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3 目录总第 208 期 作为 一名光荣的 新常态下 信息化时代我们大步向前走 漳州市档案馆馆藏档案数字化介绍 漳州市档案局 3 档案工作者我庄严宣誓忠诚档案事业热爱档案工作严守档案法规加强档案管理精通档案业务 档界风采 闽西兰台战旗红 全省档案系统先进集体龙岩市档案局 ( 馆 ) 事迹兴化大地上档案事业的创新发展 全省档案系统先进集体莆田市档案局 ( 馆 ) 事迹滴水穿石谋长远弱鸟先飞求跨越 全省档案系统先进集体屏南县档案局 ( 馆 ) 事迹夯实档案业务基础服务城乡绿色发展 全省档案系统先进集体南平市建阳区档案局 ( 馆 ) 事迹 龙岩市档案局莆田市档案局屏南县委报道组南平市建阳区档案局 维护档案安全 业务广场 为充分发挥档案工作记载历史传承文明服务未来的作用而不懈努力为国家的繁荣昌盛贡献全部力量 改造政府信息公开查询平台 提升公开信息在线利用服务 陈仁祖 陈 亚 突出民生 夯实基础 强化服务 以新罗区档案馆功能建设为例浅谈综合性医院健康体检档案的利用浅谈县级市文明创建专题档案的服务与共享对档案工作创新发展的思考公立医院综合改革与档案管理工作浅谈如何加强农机监理档案管理档案整理外包与馆室管理链接高职院校学生实习实训档案的管理残疾人档案管理之我见基层单位数码声像档案管理探析 俞建中叶先英张桂香方文蓉游昌财蔡爱新吴信用裴应胜张秀平余建华 旅游档案管理刍议 杨 央 提高师资档案管理水平浅析 王兰芳 数字平台 中国档案工作者誓词 互联网 + 思维优化医疗档案管理的策略 医疗档案信息化管理的几点思考 王 琳 林曼芸 36 38

4 经验交流 浅谈办公室主任的档案意识 梁艳斌 40 中学教师业务档案管理探析 黄丽武 41 市政工程档案管理探讨 许秀芬 42 浅谈健康档案的管理 吴荔香 43 企业人事档案与人力资源开发 杨丽斌 44 党报新闻档案信息的服务与共享 苏 静 45 浅谈国土资源档案数字化场所的管理 余松艳 46 集中化检测模式下的血站业务档案管理 杨 颖 47 宁德市城建档案馆工作概况分析 吴 丹 48 怎样加强政协委员档案管理 林 芳 49 主办单位 福建省档案局 学术探讨 福建省档案学会 总编丁志隆 做兰台事业的有心人 谈谈信息化时代基层档案馆干部的职业化修炼党员组织关系排查促进党员档案管理规范化 试论报纸新闻图片库的建立与管理 王元新林春万陈京雁 副总编 雷乃明韩文军 ( 兼执行编辑 ) 人事档案知情权初探 黄海燕 56 高校档案职业发展探讨 钱惠云 58 古往今来 出版发行 福建档案 编辑部 档案史探之 黄帝纪元 萧何与汉代档案工作 程厚林江祖龙 刊 址 福州市华林路 省政府大院 5 号楼 随笔 邮 编 电 话 鼓岭, 那些苏醒的时光 木 木 64 传真 准印证号 ( 闽 ) 内资准字 K 第 030 号 插页 1 档案有什么用? 序言丁志隆 国际档案日暨第四届 福建省档案馆日 活动剪影 ( 摄影 ) 李丽霞封面封二省委常委 省委秘书长郑晓松在省档案馆调研 ( 摄影 ) 李丽霞封三 档案有什么用? 书讯和 侨批故事 征文通知封底老电影海报泉州市鲤城区档案馆供稿封面刊名书法郑伟 印刷中共福建省委办公厅 出版日期 文印中心 单月 20 日 内部资料免费交流

5 新常态下 信息化时代我们大步向前走 漳州市档案馆馆藏档案数字化介绍 漳州市档案局 近几年, 漳州市档案馆坚持弱势部门要有强作为 冷清行业要有热事业的工作激情, 脚踏实地, 真抓实干, 有计划 有步骤地开展馆藏档案全文数字化工作, 于 2014 年底在全省地级市档案馆率先实现馆藏档案 100% 全文数字化, 共计扫描档案 139 个全宗 7.19 万卷 720 多万页 在此基础上对新接收的档案, 也要求做到全部数字化, 为今年实现创建全国示范数字档案馆打下坚实基础 我们的主要做法是 : 一 精心规划, 试点先行档案数字化工作在行内已实施多年, 无论是建档案目录数据库, 还是开展档案全文扫描, 各地都有不同的探索与实践, 既有成功的经验, 也有失败的教训, 这一点我馆感受深刻 特别是在建立档案目录数据库阶段, 我们走过了弯路, 枉费了不少人力和财力, 结果是 推倒重来, 很是痛心, 教训深刻 由于有了这一前车之鉴,2011 年新调整后的局领导班子审慎行事, 在开展档案全文数字化工作时不急于全面上马, 而是集合大家的智慧, 进行充分讨论研究, 参照吸收兄弟单位的成功经验, 制定出详细的规划方案, 然后再组织实施 2011 年底, 我馆的档案全文数字化工作拉开序幕 我们主要分三个步骤进行 : 第一步, 试点先行 2011 年, 我们先从专题档案入手, 拿出了招工 婚姻 知青等专题档案进行全文扫描试点, 当年共扫描档案 26 万页, 初步摸清了档案全文扫描应把握的要领和注意事项, 积累了经验 第二步, 适度扩大 2012 年, 结合我馆创建国家二级档案馆奋斗目标, 我们把步子再迈开一大步, 选择案卷质量较好, 日常利用率较高的档案进行扫描, 当年扫描了约 100 万页 同时, 我 们把上述档案数据导入管理系统进行测试利用, 结果令人满意, 查询利用效率大大提高 第三步, 全面铺开 2013 年, 由于有了前两年的试点实践和经验积累, 我们底气十足, 全面开展馆藏档案全文数字化时机已经成熟, 结合我馆创建国家一级档案馆奋斗目标, 局里提出向馆藏档案 100% 实现全文数字化目标冲刺, 在中标单位和局馆相关人员的奋力拼搏下, 2013 年完成了馆藏量的 50%,2014 年再完成 50%, 共计扫描档案约 720 万页, 终于实现馆藏档案全文数字化的目标 二 脚踏实地, 打好基础档案数字化馆馆都在做, 成效各不同 有的说效果很好, 对档案工作促进很大 ; 有的说效果不理想, 做完还不能用 ; 还有的说, 做着做着进行到一半就做不下去了, 等等, 不一而足 这里头 3

6 新常态下 原因多方面, 过程很复杂 但我们的实践证明, 只要做好三个基础工作必会取得预期效果 一是打好案卷质量基础 这是基础中的基础 可以想象, 假如一本案卷页码错漏 目录残缺, 档案实体虫蛀 破损 字迹褪变等问题众多, 在这样的状态下开展档案数字化, 其结果是不言而喻的 所以, 在档案数字化前应投入大量精力对馆藏档案进行质量大检查, 将有问题的档案进行全面的细致的前处理, 使档案完整齐全, 而处理重点应放在建国前和建国后五六十年代档案 这一环节做好了, 后续的工作才可迎刃而解 二是打好目录数据质量基础 这是关系到档案数据能不能投入使用的关键环节, 应下足功夫把它做好 2004 年到 2008 年, 我们足足用了 5 年的时间对馆藏档案目录数据进行全方位录入 校对 检测, 全馆目录数据共计 48.3 万条, 经省局检测验收合格率达 97% 之后, 我们把这些数据投入到档案查询利用中, 效果很理想, 既检验了数据的准确性和可用性, 又为档案全文检索打下了坚实的基础 三是打好专业技术人才基础 档案数字化过程其实也是计算机及信息化技术的应用过程, 没有专业技术人才做支撑, 几乎寸步难行 如数字化工作前的设备准备 实施过程中的技术指导 监管 数据验收, 数字化结束后的日常管理 网络运营 维护等等, 都离不开专业技术人员的作用 所以, 这项工作应提前储备 三 加强监管, 确保安全档案安全始终是档案工作的首要任务 档案数字化工作同样必不可少, 况且这一过程可能出现的问题比平常要多得多 为此, 我们实施了如下防范措施 :(1) 设定准入门坎 要求服务机构必须持有国家保密管理机构颁发的保密许可资质 ; 服务机构人员要提供无犯罪证明 ; 服务机构无失泄密记录 (2) 签定保密协议 由我方与中标方签定保密协议, 并报市保密局备案 (3) 设备保密检测 由我方提请保密检测机构派技术员到数字化工作场所对服务机构进场的设备进行保密安全检 测, 检测合格后给出检测意见书 (4) 工作全程监控 在数字化工作场所安装可视探头全方位全天候进行监控 (5) 明确工作职责 局里专门制定了 漳州市档案馆档案全文扫描安全管理工作方案, 成立档案全文扫描安全管理工作领导小组, 局长亲自任组长 领导小组下设后勤保障保部 案卷调度部 数据安检部三个部各司其职 后勤保障部主要负责场地的布置 用电配备与安全, 消防设施配置, 监控录像开启, 扫描人员在馆内的管理等 案卷调度部主要负责案卷的进出, 质量抽查, 数量清点, 确保无误 数据安检部主要负责为扫描承包方提供所需的存贮设备 保密安全检查并封上封条 扫描后数据的检查验收 备份 导入服务器等 由于有了这些完备的防范措施, 整个扫描过程平稳 有序 安全 四 主动作为, 争取资金档案数字化工作最难的其实是资金问题 这是大家的共同烦恼 但世上无难事, 只怕有心人 这几年, 局主要领导在这方面可谓想尽了办法, 下足了功夫, 资金问题迎刃而解 首先是创出实绩, 羸取支持 2011 年底, 新到任的局主要领导以改变市馆落后状态为已任, 自加压力, 主动作为, 提出从省一级馆起步, 分两步走, 实现 四级跳 战略目标 坚持把大事干出精彩 小事做出精细 难事创出新意的工作理念和 纵向争翻番 横向争升位 单项工作争第一 整体工作争一流 的四争精神, 有计划 有步骤地开展创建工作 2012 年底, 就实现跨过省特级 国家三级, 直接晋升国家二级馆,2013 年又再接再厉全力冲刺实现国家一级馆目标 这些沉甸甸的业绩为我们干事创业, 申请资金羸得了领导的支持 其次是开发政策, 争取支持 自我开发政策是一条比较有效的途径 如近几年我市出台的 关于加快推进漳州市档案事业发展的意见 和 漳州市档案事业发展五年行动计划 两个文件就为我们申请档案数字化工作专项资金提供了有利依据 第三是抓住机遇, 获取支持 2013 年是我 市创建全国文明城市的冲刺之年, 档案馆在文明城市测评体系内占居 2 分的分值 ( 国家一级馆 ), 因此, 我们抓住这一机遇, 把创建国家一级档案馆融入创建全国文明城市的大环境中, 在此背景下申请经费相对容易, 当年我们提出馆藏档案 100% 全文数字化, 市长就批拨给我们专项经费 178 万元 一次性解决全文扫描资金问题 2015 年, 市政府又下拨 600 万元支持我们创建全国示范数字档案馆 五 积极探索, 建立机制我馆档案数字化工作虽说取得一定成绩, 积累一些经验, 但它解决的只是存量档案数字化问题, 另一部分新接收档案数字化问题即增量档案数字化问题也是摆在我们面前的一大难题, 需要我们给予化解 这方面我们正在实践探索中 主要做法 :(1) 明确责任 即今后的档案数字化工作是由各立档单位来完成的 我们以 两办 名义要求各单位在向档案馆移交档案时, 必须是纸质档案与电子档案同步移交 这就明确了立档单位的主体责任 预计今年市直相关部门将有近 12 万卷档案实现纸质档案与电子档案同步移交进馆, 届时我馆的纸质档案和电子档案馆藏量将成倍增长 (2) 委托加工 即各单位档案移交时应与档案馆签定档案委托数字化加工协议, 然后由档案馆集中统一与服务机构签订加工合同来完成各单位的档案数字化工作 (3) 分别结算 即费用由各单位按自身的档案数量与服务机构直接结算 价格由档案馆与服务机构按略低于市场价商定, 并在委托书签定前告知相应单位 这一运作方式已在我馆实施了一年, 反映良好 其好处如下 : (1) 安全 集中统一在馆内做档案数字化, 各项安全措施齐全到位, 没有后顾之忧 (2) 省钱 集中统一委托加工比各单位分散组织加工成本大幅度下降 (3) 省事 档案馆今后不再为找钱做数字化工作操心, 费神费力 (4) 统一 即标准格式统一, 与档案馆一致, 省掉不必要麻烦 ( 何联成执笔 ) 4

7 档界风采 闽西兰台战旗红 全省档案系统先进集体龙岩市档案局 ( 馆 ) 事迹 龙岩市档案局 2011 年以来, 龙岩市档案局在市委 市政府的领导和省档案局的指导下, 坚持以邓小平理论 三个代表 重要思想和科学发展观为指导, 深入学习贯彻党的十八大和十八届三中 四中 五中全会和习近平总书记系列重要讲话和来闽来岩重要讲话精神, 紧紧围绕推动闽西老区加快崛起目标和国家 省档案局工作部署, 以构建 三个体系 为重点, 认真履职 主动作为 开拓创新, 不断提升档案服务能力和水平, 各项工作取得显著成效 市档案局先后被中共龙岩市委 龙岩市人民政府授予第十一届 十二届 市级文明单位 ; 2013 年度市直机关绩效目标管理优秀单位 连续两年在党群系列中公众评议排在第一位 ; 被龙岩市综治委评为 平安建设 先进单位 ; 2015 年 7 月被龙岩市依法治市领导小组授予 全市依法治市先进集体 ; 市档案馆晋升国家一级档案馆 ; 被福建省教育厅 福建省档案局授予青少年档案教育社会实践基地 市档案局支部被中共龙岩市委授予 先进基层党组织, 被市直党工委授予 五个好党支部 ; 连续多年市档案局被省档案局评为全省档案系统信息工作 先进单位 ; 市档案学会被省档案学会评为全省档案学会工作先进集体, 被市科协授予 四星级学会 市数字档案馆被福建省档案局确 定为全省数字化建设试点 一 抓好班子建设, 着力提升班子决策能力和水平我局高度重视领导班子建设, 班子成员团结协作 求真务实, 坚决贯彻执行党的路线 方针和政策, 有较强的凝聚力和战斗力 全面贯彻落实科学发展观, 紧紧围绕推动闽西 科学发展 跨越发展 的总体要求, 深入学习贯彻习近平总书记系列重要讲话精神, 深入贯彻落实中办 国办 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 和省委办 省政府办 关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见 等文件精神, 认真研究档案事业科学发展的思路, 积极寻找档案工作服务经济社会发展 服务民生的突破口和切入点, 在各项工作中抓住重点, 攻克难点, 多项工作在全省率先开展, 取得新成效 班子牢固树立品牌意识, 根据市委提出的项目带动 品牌带动部署要求, 结合闽西实际, 把品牌带动作为 好 字当头谋发展的抓手, 持续打造经济建设 红色老区 客家文化 生态建设四大具有闽西特色的档案工作品牌, 经过多年的工作实践四大档案工作品牌实效得到突显 认真抓好党建工作, 班子按照 围绕发展抓党建, 抓好党建促发展 和市委对党建工作要打造和提升 红土先锋 品牌的要求, 以 红土当先锋 机关走前头 为活动 载体, 组织开展党建工作和 三级联创 等工作, 促进档案事业科学发展 取得实在成效 局班子始终坚持贯彻民主集中制, 坚持集体领导和分工负责的原则, 重大事项坚持集体研究决定, 制定局长办公会议制度 周一例会制度 局务会和机关效能建设问责追究等十几项制度, 用制度管人管事 班子成员认真贯彻落实党风廉政建设责任制, 严格遵守中央八项规定和党风廉政建设责任制, 以贯彻落实市委 关于在全市党员干部中纠正不良习气树立清风正气的意见 为抓手, 深化和巩固党的群众路线教育实践活动成果, 紧密结合深入开展的 三严三实 专题教育, 扎实抓好思想作风建设, 严格遵守领导干部廉洁自律的各项规定, 努力做到自重 自省 自警 自励, 清正廉洁 二 围绕大局 立足开拓创新, 进一步促进档案事业的科学发展近年来, 我局紧紧围绕国家 省档案局的工作部署和推动闽西加快崛起的目标要求, 解放思想 开拓创新, 各项工作取得明显成效 ( 一 ) 抢抓机遇, 县级新馆建设不断取得新突破 近年来, 市档案局紧紧抓住中央支持原苏区 老区县档案馆建设的机遇, 始终把县级新馆建设工作作为重中之重工作来抓, 切实加强领导和 5

8 档界风采 指导, 主动运作 跟踪协调, 我市申报的六个县 ( 市 区 ) 全部进入中央核准项目, 并列入中央 十二五 投资补助项目, 国家给予投资补助资金总计为 4665 万元 经过几年的努力, 截止目前, 我市 6 个县级新馆项目的中央投资补助资金 4665 万元已全部下拨到位, 在设区市中第一个完成争取中央投资补助建设资金的市 此外,6 个县级新馆项目分别获得省级以奖代补资金 180 万元,6 个县 ( 市 区 ) 政府投入档案馆建设项目资金共计 5800 多万 6 个县 ( 市 区 ) 均按国家一级档案馆的面积建设, 均在 5000 平方米以上, 其中永定区 武平县 2 个新馆项目已建成投入使用, 漳平市 长汀县新馆已竣工, 即将投入使用, 上杭 连城 2 个新馆项目进入二次装修阶段, 此项工作走在福建省的前列 2012 年全省县级综合档案馆建设项目推进会在龙岩召开 省档案局主要领导 市委主要领导和分管领导多次对我市县级新馆建设工作作出批示, 给予充分肯定,2015 年 7 月, 省档案局丁志隆局长在 龙岩市委办 龙岩市政府办印发的 关于县级综合档案馆项目建设进展情况的通报 上作出批示, 肯定龙岩市推进县级档案馆项目建设措施有力 ( 二 ) 全力推进, 创建国家一级档案馆 为进一步提高档案馆的整体工作水平 更好地为创建文明城市活动服务, 市档案局全力推进国家一级档案馆创建工作 在创建过程中, 不断夯实档案各项基础业务, 推进档案资源 档案安全体系 爱国主义教育基地 档案信息化建设等各项工作,2011 年 6 月, 龙岩市档案馆通过国家档案局的测评, 以总分 的优异成绩晋升为国家一级档案馆, 成为我省第 6 家, 全国 76 家国家一级档案馆之一 时任中共龙岩市委 书记 现任厦门市政协主席张健为此作出 市档案馆晋升国家一级档案馆, 展示出的是闽西的形象, 闽西档案管理工作的形象, 成绩取得殊为不易, 可喜可贺 下阶段, 要抓住国家支持原中央苏区县建设综合档案馆的机遇, 进一步提升闽西档案管理工作的新水平, 更好地服务于科学发展 跨越发展 的重要批示, 给予充分肯定, 提出新要求 ( 三 ) 突出重点, 强化档案服务职能 加大政府机构改革和事业单位分类改革试点的对接和服务力度, 重点抓好 五大战役 城市建设年 重点工程建设 对口援建 城市建设征地拆迁等重点领域和军民融合深度发展项目 厦门龙岩山海经济协作区等新增长领域的档案工作, 先后与市直 20 多个部门联合发文加强各项领域的业务工作 积极服务民生, 在全省率先开展企业退休职工人事档案的接收工作, 目前, 已接收市本级 39 家国有企业 7100 多卷企业退休人员人事档案 ; 加强对关闭转制企业档案处置工作的检查指导,2011 年以来累计深入关闭转制企业 40 家 100 多人次, 共接收 40 家关闭转制企业档案 多卷 加大生态文明建设 库区移民 村级组织换届等档案工作力度, 先后制定下发 关于做好生态建设档案管理工作的意见 关于加强水利水电工程移民档案工作的意见 和 关于加强村级组织换届档案管理工作的通知, 得到省档案局的充分肯定, 并向全省转发此三份文件 稳步推进全国新农村建设档案工作示范县创建工作, 指导连城新农村建设档案工作示范县顺利通过国家验收组的验收, 成为我省 5 个全国新农村建设档案工作示范县之一 ; 扎实抓好医保 房改 慈善捐赠 林权制度改革 生态等关系民生的各类档案监督指导工作, 其中全市建立林权改革档案近 10 万 卷 ;2015 年 10 月, 为生态文明建设保驾护航 龙岩市档案工作服务生态文明建设成效斐然 在全省档案业务监督指导工作会议上交流, 并编入福建省档案业务监督指导工作经验交流材料汇编 市档案局与市住建局 市重点办联合制发 关于加强重点建设项目档案工作的意见, 促进重点建设项目档案工作规范管理水平 ( 四 ) 多措并举, 提升 依法治档 水平 近年来, 市档案局先后与市委农办 市经贸委 市民政局 市农业局 市重点办 市铁办 市司法局 市保密局 市移民开发局 市国资委 市教育局 市委组织部 市国有资产管理中心等部门联合印发加强行业 ( 部门 ) 档案工作和档案安全保密工作等文件, 有效促进行业 ( 部门 ) 档案工作规范化水平和档案安全保密 在全省率先开展中小学档案工作 移民档案工作专项检查活动, 并针对发现的问题督促抓好整改落实 ; 先后开展县 ( 市 区 ) 档案工作 机关事业单位档案工作 国有企业档案工作 乡镇档案工作执法检查, 会同铁办 民政 交通 国资 移民 林业 保密等主管部门开展铁路建设项目征地拆迁档案工作 婚姻登记档案工作 公路建设项目档案工作 国有企业档案管理 移民安置档案管理 国有改制 ( 破产 关闭 ) 企业档案处置工作 档案安全保密等专项检查 扎实抓好 档案管理违法违纪行为处分规定 和国家档案局 8 号令 9 号令 10 号令等档案法律法规的贯彻实施工作, 将 档案管理违法违纪行为处分规定 印发给县 ( 市 区 ) 市直各单位学习 市档案局主要领导在市委党校的各级领导干部培训班以及全市档案人员上岗培训班上进行宣讲, 将 规定 纳入全市公职人员学法读本和普法考试内容, 全市公 6

9 档界风采 职人员 多人次参加考试 创新档案普法宣传载体和形式, 深入开展 6 9 国际档案日 12 4 宪法日 和档案 六进 ( 即 走进企业 走进社区 走进农村 走进校园 走进机关 走进单位 ) 系列宣传活动, 取得良好的普法效果, 共计发送 10 多种档案普法材料 1 万多份, 接待参观咨询人次达 3 万多人次 扎实推动简政放权深化审改工作, 重点加强档案行政审批和公共服务事项规范梳理, 按照 法无授权不可为 的原则, 认真清理档案行政权力清单和公共服务事项,2014 年 12 月 31 日市政府 关于公布市级行政审批和公共服务事项目录清单的通知 ( 龙政综 号 ) 公布了市档案局行政许可 1 个大项 (2 个子项 ), 公共服务 1 个大项 (10 个子项 ), 并全部进入市行政服务中心市档案局窗口办理 ; 扎实抓好 三张清单 ( 权力清单 责任清单和公共服务事项清单 ) 和运行流程图的绘制公布工作, 切实推动作风转变 效能提升和服务优化 2015 年 12 月, 福建省档案局黄建峰副局长在 龙岩市档案局扎实推动简政放权深化审改工作 经验材料上作出 龙岩市档案局这项工作做法很规范, 值得总结 推广 复制, 请督导处组织调研并在全省档案系统推广 的批示 福建档案 2016 年 2 期刊登了我局的经验材料 ( 五 ) 品牌为先, 推进档案基础业务建设 坚持品牌为先, 持续打造经济建设 红色老区 客家文化 生态建设四大档案工作品牌, 不断推进档案资源基础建设 2011 年以来, 征集习近平总书记时任福建省领导期间来岩视察水土流失治理工作及对长汀县水土流失治理工作批示件的复印件等反映我市水土流失治理有关的文件资料 照片等 300 多份 / 张, 国家档案局局长杨冬权在 2013 年全 国档案工作会议的工作报告中充分肯定我局的做法 ; 征集了 2014 年 12 月在上杭古田召开的全军政治工作会议和习近平总书记在会议期间接见老红军 军烈属和 五老 同志代表等照片共计 60 多张 ; 先后征集习近平 江泽民 胡锦涛 温家宝 张德江 李克强等党和国家领导人来岩视察照片 2000 多张 ; 完成 11 位闽粤赣边老同志 10 多位抗战老同志和多名闽西籍老红军口述档案征集工作, 并征集一大批有关的珍贵革命历史档案 资料和照片, 闽西快讯 闽西要讯 分别刊登了我局开展抗日老同志口述档案的做法 ; 征集清代 民国时期 建国初档案资料 500 多件 ; 不断加大本地重大活动和国家 省非物质文化遗产的力度, 在全省率先征集援外医疗队 援藏 援疆资料照片等特色档案 照片 建立完善闽粤赣边老同志 抗战老同志口述档案专题数据库和张鼎丞 邓子恢 项南 刘永生等名人档案专题数据库 馆藏数量逐年递增, 档案接收领域不断拓宽, 本馆的馆藏档案范围已从单纯的文书档案, 拓展到革命历史 客家文化 民国 生态 土地 会计 婚姻 诉讼 工程 社保 医保 公积金 土地 重大活动 职工退休人事 知青 学籍等多种门类档案, 馆藏档案结构有了明显改善, 近年来, 市 县 ( 市 区 ) 档案馆和专业档案馆馆藏档案已达 140 万, 其中市档案馆馆藏档案由过去的 6.5 万卷增加到 20 多万卷, 馆藏资料从 6787 册增加到 多册 ; 馆藏照片从 6932 张增加到近 张 ; 市直各部门政府公开信息报送情况统计列入当年度绩效考评指标, 确保政府公开信息文件按时完整移交进馆 ; 着力打造优质便民服务窗口,2011 年以来, 市档案馆共接待咨询查档 多人次, 提供档案 资料近 2 万卷 册, 档案资源基 础进一步夯实 建立局领导查档接待日制度, 从 2014 年 7 月份开始, 每月 5 日为局领导查档接待日, 为档案利用 咨询者提供 零距离 的档案服务, 逐步建立和形成局 ( 馆 ) 领导接待服务群众, 为群众办实事 解难题的长效机制 档案文化建设不断推进 市档案馆在全省率先建立 龙岩学院大学生档案教育社会实践基地, 并与松涛小学共建小学生档案教育实践基地 ; 与市关工委共建龙岩市青少年档案教育社会实践基地, 与市委党校共建教学基地 ; 被福建省教育厅 福建省档案局授予青少年档案教育社会实践基地 先后举办 闽西红色档案 才溪乡调查 80 周年展 党的生命线 中央苏区群众路线档案图片展 红星照耀中国 档案图片展等展览 ; 先后与市委政研室 市政府办政研室联合编印 龙岩市改革开放三十年文件选编 ( 上 下 ), 编印 闽西红色档案 画册, 与市委党史办联合编写 中国共产党龙岩市历次代表大会文件汇编 中国共产党龙岩市历史大事记, 编印下发 档案政策法规文件选编 档案工作应知应会 宣传手册; 制作 抢抓机遇, 主动运作, 推进县级新馆建设 专题片等档案文化成果, 其中, 龙岩市档案馆馆藏珍品选 闽西红色档案 画册分别荣获全省优秀档案编研成果二等奖 三等奖 档案信息化建设迈上新水平, 在全省率先建立龙岩市数字档案馆和市直单位数字档案室, 并作为全省试点, 目前, 数字档案馆已建成投入使用, 有效促进协同办公电子文件规范管理和电子档案管理工作 稳步推进馆藏档案数字化工作, 目前已完成馆藏市四套班子及有关部门的永久 长期档案 民国档案 珍贵档案 知青 企业退休人员人事档案 学籍档案 涉外婚姻档案 照片档案的全文扫描, 建立健 7

10 档界风采 兴化大地上档案事业的创新发展 全省档案系统先进集体莆田市档案局 ( 馆 ) 事迹 莆田市档案局 近年来, 莆田市档案局馆主动适应社会需要, 积极发挥部门优势, 融入中心, 服务大局, 创新发展, 努力构建全市 大档案 工作格局, 以两办名义相继出台了 关于进一步加强和改进新形势下档案工作的通知 等系列文件, 成功举办建市 30 周年与档案工作成就展, 市档案馆在成功创建国家一级档案馆的基础上, 持续推进档案工作 三个体系 建设, 城厢 涵江 2 个区档案馆成功创建国家二级档案馆, 仙游县成功创建全国社会主义新农村档案工作示范县 市档案学会获得福建省档案学会 年先进集体荣誉称号, 市档案局荣获莆田市第十一 十二届精神文明单位称号, 连续 9 年获得市 平安建设先进单位 荣誉称号 一 突出服务理念增强利用效果一是不断完善纸质档案服务窗口 窗口接待人员采取 马上就办 办就办好 的工作标准, 极大满足来馆人员的查阅需求 同时, 还建立了电话 信函 网络等多种服务形式, 方便了群众查询 每年为社会提供档案利用平均近 5000 人 ( 次 ) 在编史修志 解决地产纠纷和服务民生等方面发挥了积极的作 用 例如 :2015 年 5 月, 莆田籍 103 岁老人林元善, 在市档案局及秀屿区公安分局等部门的帮助下, 利用市档案馆馆藏的土地清册档案和东庄派出所的人口普查档案, 终于证明了 我是莆田人 爷爷是爷爷, 将户口顺利迁回莆田市, 圆了老人回乡的梦, 这则利用实例相继刊登在 海峡都市报 和 湄洲日报 上, 社会反响很大 二是不断优化政府信息公开查阅窗口 目前, 市档案局 ( 馆 ) 现行文件利用中心已收集了政府政策性 公益性 规范性文件 件, 公开文件已扫描上传 多 全馆藏档案 资料目录 声像档案 珍贵档案 重要档案 利用频繁纸质档案全文数据库, 现有目录数据近 240 万条, 全文数据 690 多万页和数字音频 视频 202 小时, 数码照片 1.5 万张, 实现开放档案 已公开信息目录网上查询, 推动档案信息化建设迈上新水平 ; 同时认真做好馆藏档案目录信息数据的异地备份 三 创先争优, 进一步加强档案干部队伍建设市档案局紧紧围绕市委 市政府工作大局和新时期档案事业发展需要, 按照 五个坚持 要求不断加强政治理论和业务知识学习, 努力提高干部职工政治素质和业务水平 一是干部队伍建设与党建工作相结合 认真贯彻落实中央 八项规定和党风廉政建设责任制, 深化学习型机关和学习型党组织创建活动, 着力增强党员干部在工作中发挥先锋模范作用, 有效提升机关党建科学化水平 二是干部队伍建设与主题实践活动相结合 把深入开展党的群众路线教育实践活动 三严三实 专题教育与开展 联乡挂村帮户 四下基层 三比一看 等活动紧密结合起来, 不断加大作风建设力度, 引导全局干部职工把心思放在干事创业上, 把精力集中到创新发展上, 大力倡导求真务实 真抓实干 廉洁高效的优良作风, 着力增强干部职工围绕中心 服务大局的责任感和使命感, 几年来, 我局干部职工队伍未发生违法违纪等问题 三是干部队伍建设与业务培训相结合 加强档案人员的 业务素质和操作技能培训力度, 每年定期举办档案人员岗位培训班,2011 年以来共计 1000 多人次参加培训, 有效提高全市档案从业人员的业务素质和操作技能 进一步加强干部队伍建设,2012 年争取增加 2 个参公编制, 专门用于招考计算机专业人员 2011 年以来, 本局 1 名正科级干部提拔为副调研员,3 名干部由副科级转任正科级,2 名由科员转任副科级职务 局主要领导连续三年在市委年度考核为 优秀 等次, 并记三等功一次,1 名党员干部被市直党工委评为优秀共产党员 1 名科级干部连续三年单位年度考核为 优秀 等次, 并记三等功一次 8

11 档界风采 件, 网页访问量达 人次, 成为群众排忧解难的窗口 三是不断提升爱国主义教育基地的教育功能 经常更新 补充展板内容, 认真做好参观人员的接待工作, 让社会各界了解档案 体验档案服务 感受档案文化, 扩大档案工作的社会影响力, 特别是与莆田学院团委签订 共建基地 协议, 把我馆爱国主义教育基地作为学院学生教育基地, 组织全市机关单位 社会团体及大中小学生到档案馆参观学习 针对中小学生还组织了一系列以动手操作和亲身体验为主的实践活动, 让学生们主动在各类实践中接受未成年爱国主义教育, 为莆田市未成年人思想道德建设发挥正能量 围绕莆田市建市 30 周年纪念活动, 制作 莆田好声音- 建市 30 年与档案工作 大型图片展, 先后在政府大院 学校等地巡回展览, 扩大了档案工作的影响力, 收到了很好的社会效果 二 加强监督指导服务发展大局一是重点建设项目档案业务指导不断深入 十二五 以来, 开展和组织了 17 个省 市重点建设项目档案专项验收和指导工作 协助市援建办做好四川彭州市援建 12 个项目文件材料的整理归档, 并全部接收进馆 督促县区档案局深入省市级重点建设项目工地, 开展项目档案业务指导工作, 服务项目建设 二是民生档案领域不断拓宽 市档案局以教育 医保和社保等民生档案建设为重点, 全市 6 个医保中心的档案工作均通过了省级医保部门的达标验收 指导荔城区做好征迁安置项目的建档工作, 协助办理完成安置房产权证近 1200 本, 盘活国有资产 1.6 亿元 三是农村档案工作有效开展 市档案局积极探索村 镇档案的管理模式, 指导仙游县积极开展全国社会主义新农村建设档案工作示范县创建活动,2013 年 11 月仙游县获得了 全国社会主义新农村建设档案工作 示范县 的荣誉称号, 从而使该县农村农业档案工作走在全省前列 ; 城厢区村档镇管的经验做法在全省进行推广 四是积极开展档案执法大检查 市档案局以执法检查为主要手段, 并形成制度化, 定期检查, 通报执法情况, 督促档案工作走上法制化轨道, 不断提高依法治档水平 三 营造宣传氛围扩大社会影响一是大力开展档案宣传活动 以 国际档案日 宣传为契机, 通过开展档案宣传 进校园 进乡镇 进机关 进企业 进重点项目和档案法制下乡 等 五进一下乡 活动, 进一步提升社会档案意识 多次发动全市档案人员参与档案法律法规知识有奖竞赛活动 利用中国移动办公平台群发档案法制宣传标语短信 向群众分发档案法制宣传品等, 通过以群众喜闻乐见的宣传方式, 让社会各界接触档案 走近档案, 增强社会档案法制意识 二是加强与地方新闻媒体的合作 先后在 莆田新闻联播 和 今日视线 等电视节目中宣传档案工作, 在 湄洲日报 等报纸上也经常刊登宣传档案工作的文章 ; 在莆田 今日视线 栏目中定期播出 关于进一步加强和改进新形势下档案工作的实施意见 条款, 让 实施意见 家喻户晓 ; 市档案局局长陈念禧作客 中国莆田 政府门户网站在线访谈栏目, 作题为 珍存历史记忆, 服务社会发展 的专访, 通过广播全面系统地介绍档案知识, 为广大网友答疑解惑, 在线解决档案方面的实际问题 ; 为全面展示档案队伍的风采, 认真完成以 忠诚事业担当责任 为主题的莆田市档案系统 道德讲堂 专场录制工作, 市政府张丽冰副市长出席, 并给予好评 四 注重馆藏建设加强信息开发一是馆藏资源不断丰富 结构不断优化 市档案局依法开展档案接收和征 集, 不断拓展档案资源的多元来源, 及时调整进馆单位和进馆年限, 继续加强对本地区重大活动 重要事件和地方特色档案的征集工作 以莆委办发 [2015] 34 号文下发了 莆田市档案馆收集档案范围实施细则 加强对各级机关 团体 企业事业单位和其它组织形成的应归档的各门类和各载体文件的监督指导工作, 进一步加强档案资源的规范管理 市档案局督促指导市直机关单位开展年度立卷归档工作, 在市直单位推行档案整理质量合格证制度, 开展目录数据政务网报送和档案在线登记工作 目前, 市档案馆馆藏有 340 个全宗 案卷接近 30 万卷, 为了进一步丰富和优化馆藏, 加强对莆商档案等地方特色档案资源的建设, 还与市工商联联合组织 4 批人员, 前往北京 天津和柳州等地开展莆商商会有关档案征集工作 弥补了馆藏商会档案资料的不足 经过多方努力征集到一批 1939 年至 1983 年间新加坡 印尼等华侨通过民间渠道以及金融邮政机构寄给福建家乡亲人的家书或简单附言及汇款的凭证 -- 即 侨批档案, 这批珍贵的 侨批档案 共有 80 份, 不仅填补了馆藏 侨批档案 的空白, 侨批档案 也为了解和丰富莆田侨乡历史, 进一步挖掘和研究 侨批档案 提供了有力的参考依据 二是建立地方新闻重大活动影视档案自动采集归档管理系统 每日把莆田电视台的 莆田新闻 及重大活动现场直播录制存档, 填补了馆藏新闻档案的空白 三是积极开发档案资源 市档案局编纂出版了 莆田市档案志, 获福建省优秀档案编研成果三等奖, 为 侨乡时报 的 历史上的今天 专栏供稿 170 期 ; 指导涵江区编纂出版 涵江村名 和 非物质文化遗产项目汇编 涵江遗珠, 涵江村名 获福建省优秀档案编研成果一等奖 9

12 档界风采 滴水穿石谋长远 弱鸟先飞求跨越 全省档案系统先进集体屏南县档案局 ( 馆 ) 事迹 屏南县委报道组 春分时节, 春意盎然 福建省 红旗不倒县 之一的老区屏南县一派勃勃生机 走进县档案局, 大厅墙壁上的 滴水穿石 谋长远 弱鸟先飞 求跨越这 14 个金色大字, 尤其惹眼 屏南县档案局是科级事业单位, 编制 9 人, 在编 6 人 馆藏有习近平总书记在闽东工作期间的照片 文字资料以及明清档案 红色档案等珍贵档案 8 万多卷 如今, 这个不起眼的小档案局, 却发生了令人欣喜的大变化 : 干部服务意识增强了, 服务设施完善了, 服务空间拓展了, 干部群众更加满意了 档案队伍在服务中提升素质羊群发展靠头羊 2010 年, 县纪委副书记陈建生, 这个刚做完肝移植手术, 原本是退到档案局 休息 的转业 军人, 却风风火火地干起来 而不如意现状让人揪心 : 领导班子涣散 服务设施滞后 档案资源匮乏 经费严重短缺, 这些棘手问题, 如何破解? 逆水行舟, 不进则退 陈建生与班子成员一起, 建立健全一系列行之有效的规章制度 : 实行 24 小时预约服务, 每周五开展局长信访日, 协调解决服务群众 最后一公里 问题 ; 创建满意窗口服务, 加强作风建设 ; 以 走出去 请进来 的方式, 多次组织业务骨干到省 市和先进地区学习 取经, 多次请进省市专家开班授课 5 年来, 屏南县共举办档案业务培训班 5 期, 培训档案员 308 人 ( 次 ) 通过这一系列做法, 干部工作积极性调动起来了, 责任心增强了, 群众满意了 陈建生说 而档案的服务功能也得到淋漓尽致的发挥 仅去年就为原造纸厂 医药公司等破产企业的 800 多名临时工, 提供查档服务 3000 多人次, 出具档案证明材料 4000 多页, 使他们顺利地参加养老保险 5 年来, 共接待查阅档案 多人 ( 次 ), 提供档案资料 多卷册, 复制档案资料 多页, 为社会各界解决林地 房产 土地纠纷 落实政策 1700 多起 ; 为党史研究 编史修志 撰写族谱 成功申报苏区县提供了大量第一手档案资料 档案设施在服务中日臻完善屏南县是个山区穷县, 受地理区位 历史原因和地方经济的制约影响, 多年来档案馆基础设置建设滞后, 经费严重短缺, 单位最穷时甚至电话都被停机, 负债 7 万多元 10

13 档界风采 首先是资金难题, 如何破解? 陈建生多次跑着找领导, 几年来共争取国家和省市县各项资金 200 万元, 并将有限的资金用在刀刃上, 解决了一批老大难问题 : 老化线路改造了, 档案库房楼顶和墙壁不漏水了, 现代化密集架取代了老旧的档案木箱, 库房里从此有了空调 祛湿机 监控和防盗防火自动报警系统, 值班室也添置了计算机, 购置了档案触摸查询一体机 原有的 3 万多卷档案也进行了抢救性修复, 重新修裱 更换卷皮, 并按档案信息化管理的要求录入数据库 档案抢救工作是一项庞大 繁琐 复杂的工作, 原本要 5 个人花 1 年时间, 但局里 3 位同志加班加点, 日夜辛劳, 仅半年时间就完成了 陈建生欣慰地说 随着馆藏档案的增多, 无库存放的问题突出, 又该如何解决?2002 年, 县档案馆综合楼投入使用后, 库房被隔成 15 个小间, 卖给了县委办 县纪委 县委组织部 县财政局等 9 个单位, 而档案局自己却面临着无库存档的尴尬境地 陈建生顶着巨大压力, 多方奔走, 沟通协调, 终于把库房全部收回, 解决了库容量和馆库安全问题, 有效地维护了档案馆大楼的独立性和完整性 信息化时代, 如何与时俱进, 加快 档案数字化建设? 陈建生带领局班子巧施良策, 按照分步走的思路, 从基础工作做起, 先后对土地 房产 林权等重要档案进行全文扫描, 使馆藏档案 80% 以上都实现了数字化, 为更高层次的档案信息化 规范化管理奠定了坚实的基础 档案空间在服务中日益拓展屏南县文化底蕴深厚, 有中国鸳鸯之乡 中国民间文化艺术之乡 中国木拱廊桥文化之乡 中国传统武术文化之乡等诸多美誉 如何利用当地品牌资源优势, 拓宽档案资源渠道呢? 我们主动出击, 在服务中拓展职能 陈建生说 为此, 通过修订收集档案范围实施细则, 做到档案收集有 则 可依, 对全县档案应收尽收, 应归尽归 同时, 以复制 接受捐赠 寄存等方式, 广泛搜集有保存价值的自然 历史 经济 文化 民俗 民族 宗教和重大事件 著名人物等地方特色档案 取得的成效是显著的 通过持续而不懈的努力, 短短的 5 年时间, 馆藏档案门类由原来的 2 种增加到 7 种, 馆藏档案从 3 万多卷增加到 8 万多卷, 极大地丰富了馆藏档案资源 当前, 农村存在土地 林权等诸多 纠纷, 而村级档案资料往往是解决矛盾纠纷的原始依据, 村级档案更承载着乡村历史 可它最容易被人忽略, 也更容易丢失 我们把档案规范化整理延伸到全县的 20 多个美丽乡村, 建立村级档案室, 手把手地教他们把历年未归档的文件资料进行规范化管理 这样就做到有档可查, 有据可依, 矛盾纠纷自然而然的就化解了 陈建生表示, 目前正继续扩大档案服务下基层活动成果, 着手对 3 个中国历史文化名镇名村 12 个中国传统村落的档案开展规范化整理, 以期打造出一批典型示范点 走进档案馆的县爱国主义教育基地, 形式多样 内容丰富的馆藏实物和图片映入眼帘, 其中 43 张习近平在屏南图片格外引人注目 时任宁德地委书记的习近平同志, 在屏南县双溪镇石牛头自然村看望群众时, 称赞到 : 这里有种精神, 石牛头精神, 也是闽东精神 此后, 滴水穿石 弱鸟先飞 的闽东精神闪耀光芒 雄关漫道真如铁, 而今迈步从头越, 如何适应新时代的要求, 锐意进取, 开拓创新, 推进档案工作再上新台阶, 屏南档案人都在思索着 ( 执笔 : 张尚瑶 张川闽 ) 11

14 档界风采 夯实档案业务基础 服务城乡绿色发展 全省档案系统先进集体南平市建阳区档案局 ( 馆 ) 事迹 南平市建阳区档案局 十二五 以来, 建阳区档案局 ( 馆 ) 认真学习贯彻中办 国办 关于加强和改进新形势下档案工作的意见, 突出档案工作服务与创新, 依法推进档案资源管理 档案服务和档案安全保障 三个体系 建设, 推动档案事业发展在服务中心 服务建阳绿色发展和城镇化建设中发挥积极作用, 取得较好实效 一 馆藏档案开发利用成绩突出年平均接待利用档案 1300 人次, 提供利用的档案资料年平均 1500 卷次, 为梳理民生关系 解决民生问题 处理纠纷 落实政策 工作查考 编史修志等发挥了重要作用 二 三重档案 督导管理有序推进积极参与武夷新区重点建设项目档案的监督指导, 每年根据上级档案部门的部署和区政府年度重点建设项目工作安排, 及时组织跟进业务指导和落实档案登记备案工作 2011 年以来, 列入南平市级以上计划建设的 170 个重点项目, 有 120 个已依法按规定办理了档案登记手续 同时较好地协调处理和指导解决了区发电公司存在的重点建设项目档案验收难等问题 十二五 期间, 全区重点建设项目档案有 617 卷移交区档案馆 三 档案馆新馆项目建设如期进行新馆建设项目 2013 年列入建阳区重点在建项目动工, 用地面积 平方米 ( 库房面积 1400 平方米 ), 中央投资 605 万元 地方配套 669 万元 省 以奖代补 补助经费 180 万, 新馆主体框架于 2015 年末基本竣工 目前正在进行二装设计和预算编制, 争取今年建成 使用 四 档案队伍建设进一步加强局馆现有干部职工 8 人 2011 年以来, 先后招考录用 4 名, 队伍的文化和专业素质得到提升, 确保了近年局馆工作的基本稳定运转 区属机关事业副科级以上单位档案员队伍建设得到较好落实, 有 32 人参加了南平市档案局举办的岗位培训并取得证书, 区本级举办的档案业务培训班 5 期 200 余人次 ; 此外, 通过每年开展的档案普法宣传 档案行政执法检查和业务督导活动, 也有效提升了基层档案员队伍的业务素质 五 档案登记和归档文件电子目录报送制度基本落实 98 家区直副科级以上机关事业单位基本建立健全档案登记制度, 有 78 家单位还一同报送了年归档的有关文件电子目录, 约占应报送单位数的 80% 同时, 较好地完成了区社保中心 医保中心 企业社保中心 农保中心四个创建档案规范化管理达标单位的业务指导任务, 指导落实有关民生部门开展机关文件资料立卷归档 5000 多卷 六 乡 ( 镇 街道 ) 村档案业务建设进一步加强根据 建阳市国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要 和市委办 市政府办印发的 关于我市村级组织依法治档工作的实施意见, 以及 建阳市档案局关于组织开展社会主义新农村档案规范化管理建设年活动实施意见的通知 等文件精神, 认真组织推进各乡镇街道党政机关档案综合规范管理工作, 指导童游街道抓好水东村和童游村的档案管理示范点工作 并采取以会带训方式, 宣贯国家有关农业农村档案工作政 策和档案法律法规及业务规范, 认真部署推动农业农村档案工作的依法规范开展, 做好村级换届档案管理工作 至 2015 年, 试点乡镇童游街道已实现 100% 村 ( 社区 ) 建立档案制度并开展了档案工作, 其他乡镇的下派村 ( 社区 ) 也基本建立了档案制度 开展了档案工作, 全区行政村的建档率在 30% 以上, 村级组织换届 村务合同等一些重要文件材料管理得到全面加强 七 乡镇 ( 街道 ) 和区直单位档案移交进馆工作按计划组织落实 十二五 期间, 区档案馆新接收 2000 年前到期档案 9800 余卷 件 ; 接收重点项目建设档案和地方特色资料档案 1176 卷 ( 册 件 ) 征集 接收有关资料档案扫描件 4 册 数码相片 1100 张 绘图照片 70 张 建窑建盏录像 23 个文件 建立馆藏名人档案 65 份 八 档案数字化建设成绩明显在基本完成 福建省分布式档案数据库建设项目 ( 二期 ) 有关软硬件平台建设的基础上, 认真组织开展各类馆藏档案的目录数据库著录和有关全文扫描挂接工作, 组织落实新移交进馆档案的文件级 案卷级目录数据库的验收工作 截止到 2015 年 12 月, 馆藏 137 个全宗 6.2 万卷档案共建成文件级目录数据库 142 万余条 案卷级目录数据库 5.3 万余条, 基本实现馆藏档案文件目录数字化检索全覆盖 同时, 较好地完成了利用频繁的 7345 卷 26 万件 92 万页重要全宗档案文件的全文扫描, 实现部分馆藏重要档案文件数据库系统挂接利用, 全面改善区档案馆数字化信息管理条件, 较好地适应了新形势下馆藏各类档案的依法开放检索利用需求 12

15 业务广场 改造政府信息公开查询平台 提升公开信息在线利用服务 陈仁祖陈亚 福建省档案馆 政府信息公开查询平台 ( 以下简称 平台 ) 自 2008 年正式开通运行以来, 上传电子版公开信息 8 万多条, 网站查询点击量已达 36.6 多万人次, 在福建省档案馆开展政府公开信息查阅场所功能建设中, 起到重要的窗口作用 为巩固现有工作成果, 进一步提升在线利用服务水平, 我们结合平台运行现状, 借鉴相关网站成功经验, 对平台功能进行升级改造, 从以下四个方面作了有益探索和实践 一 进一步优化网页布局 1. 同类项归并公开信息报送功能模块 公开信息工作启动前期, 网站建设不但要便利于公开信息查阅利用服务, 同时也要兼顾到报送单位直观 简便操作 因此, 信息报送公告 报送须知和报送入口等相关类目都在首页显示 此次升级, 考虑信息报送工作已渐入轨道, 我们只在首页显眼位置设置 公开信息报送 模块, 将报送公告 须知和报送入口等内容统一整合打包到该模块, 这样实现了主页更加干净 简洁和美观的设计, 腾出更多页面版块服务于推送 检索公开信息, 突出了服务公众的考量 2. 隐藏后台接收模块 平台建设的初衷也包括为档案部门在线接收 整理 发布公开信息, 提供一个专门 专业的网络平台 升级前, 公开信息接收模块入口直接 单独显示在首页 本次 升级将公开信息后台管理入口, 并入 公开信息报送 模块进行导航链接, 不再首页直接显示 这样实现公开信息报送 接收模块入口的归并, 也升级了后台管理的信息安全 3. 重新设置检索功能区 借鉴政府部门公开信息网站建设经验, 重点突出主功能区检索模块, 增加该模块页面画幅, 重新选择简洁图标, 着重用色彩的统一性突出和强调依据机构和关键字检索公开信息的入口 同时, 将检索入口进行归并 : 其一, 提供高级检索, 输入关键字进行搜索 ; 其二, 提供机构查询 年度查询和类目查询链接, 点击相关链接可全页交互显示相关内容 ; 其三, 推送全省生成公开信息政府各部门链接, 将全省省直和各地市公开信息生成机构检索入口集中在主页最显眼的检索模块, 也为下一步全省国家档案馆开展公开信息分布式网站建设预留了功能模块 4. 增加公开信息大数据链接 广义的公开信息既包括公开的现行文件, 更包括已开放的档案文件信息 本次升级增加了福建省 全国的档案开放数据库链接, 赋予平台其它公开信息查阅场所无可比拟的信息查全率的优点 利用者登录网站不仅能查阅到 08 年 公开信息条例 颁布以来政府各部门公开的文件信息, 也能足不出户地查阅到 条例 颁布前全国 全省开放的档案文件, 进 一步强调了平台作为查阅利用开放档案 政府公开信息资源库的功能 5. 改进页面版式设计 其一, 将升级前, 网站中下部横行排列的 最新信息 模块和 分类热点 模块, 改为左中部横行排列, 突破原先左 中 右规矩排版, 更显清新和调和 其二, 统一主页色彩风格, 选择了以红色为基本色, 相关标题点缀蓝色, 避免网站建设因色系多而造成视觉疲乏的倾向 其三, 改静态文本为滚动播放, 发挥服务指南对网站造访者的导读作用, 将一级类目 服务指南 里 在线查阅须知 友情提醒 等相关文本通知, 置放首页最左前端进行滚屏播放显示, 同时撤销不再施行的 收费政策 等文本通知 最新信息 模块也由静态显示 6 条公开信息文件改为滚屏显示 20 条最新公开信息 其四, 更新 市县查询 类目下相关内容链接 市县查询 类目由升级前点击后完整显示各地市里区 县链接, 改为下拉框仅显示选取点击的区 县名称 其五, 增加福建省档案馆微信号和 LOGO 标志 二 改造信息查阅利用模块功能 1. 剥离信息检索模块和信息目录模块 原平台首页上 信息检索 模块, 点击后链接到一级类目 公开目录 模块, 左边显示 按机构分类 按年度分类 按类目分类, 右边默认显示最新挂接的 20 条公开信息 继续点击 13

16 业务广场 按机构分类 链接, 则左边下拉出所有的政府机构部门名称, 点击其中某政府机构部门名称, 则右边以更新时间顺序每页 20 条排列分布最新公开的政府公开信息 这里有两点可改进 : 其一, 点击首页 信息检索 模块, 应与独立的检索模块进行链接, 不宜与一级类目 公开目录 模块进行链接 换言之, 信息全文检索与目录检索有差异和不同的侧重点, 不完全等同 其二, 点击一级类目 公开目录, 目录树的检索结果不应淹没显示在信息内容检索结果中, 应有独立 直观 美观的页面显示 基于以上考虑, 我们将 信息检索 模块链接从一级类目 公开目录 模块中剥离出 同时, 对现有一级类目 公开目录 模块中的左右结构目录树布局模式进行改进, 改为易用直观的全页交互模式 升级开发后 公开目录 模块以独立 合理 简便的呈现和交互界面为用户提供公开信息目录查阅和全文检索的综合利用服务 2. 升级 热点查询 模块为 信息查询 模块 升级前, 点击一级类目 热点查询, 页面上按总点击量排行 在左边显示公开信息内容 ( 索引号 信息名称 生成日期等信息 ), 按月点击量排行, 在右边仅显示公开信息标题, 二者均以条为单位成行排列, 共计有 20 条公开信息, 这主要是侧重于按点击量大小为利用者主动推送公开信息, 页面稍显堆砌 冗繁 升级后, 我们将一级类目 热点查询 名称改为 信息查询, 并调整链接, 点击后以全页交互模式跳出最核心的公开信息查询模块, 内容包括 按机构查询 按年度查询 按类目查询 高级查询 四个模块, 该模块还做为首页中上部推送的搜索窗口 原 热点查询 模块下链接的二级类目继续保留, 但不再首页推送 且仅保留其下 总点击量排行 年点击量排行 两个模块, 删除 月 点击量排行 模块 3. 首页 分类热点 功能模块 升级前, 首页左中下部显示有 分类热点 模块 该模块初衷是推送各类目最大点击量公开信息, 便于利用者分类目快速定位 直观浏览热门公开信息 因为页面受限, 各类目内容不能完整显示, 且点击相应类目也只默认弹发最高点击量的 9 条公开信息 升级后, 分类热点 一栏完全显示各分类类目, 点击各分类类目, 页面以全页交互模式按点击量大小显示相应类目的公开信息 该模块保留在主页推送, 但位置移到页面中下部 系统可依据分类类目推送点击量靠前的公开信息, 方便利用者不检索也能实现信息的查找和阅览 4. 其它功能调整 开发完善咨询留言模块, 用户可留言, 后台可答复, 并实时将最新留言和答复信息显示在主页 ; 根据机构改革后相关单位撤消和合并的情况, 重新整合机构目录信息, 并将其报送的后台公开信息数据进行合并 隐藏等调整管理 三 完善信息后台管理模块功能 1. 升级报送模块功能进行流程再造 为进一步明晰报送要求和规范, 从源头理顺公开信息整理 审校 挂接工作, 我们对报送模块进行流程再造, 增加各报送单位公开信息目录和全文挂接功能, 增设档案部门逐份审阅 上传功能 各报送单位只有规范报送公开信息, 才能通过审核挂接成功 这能确保各报送单位按照规范和要求, 实现公共信息的应报尽报, 为平台公开信息资源库建设提供切实的保证 2. 增加平台对著录项格式的自动修正和兼容功能 平台以批量形式上传挂接公开信息, 常因肉眼无法辨识的格式差异导致公开信息原文与目录无法匹配挂接, 有时反复的调试和上传既增加工作量, 也影响工作效率 针对此类问题, 此次系统升级开发了专门的错误修 正和兼容模块, 自动对各单位报送的文件清单中的文本格式进行修正, 提升系统对报送数据的自动梳理和兼容能力, 进一步提高信息的可用性 3. 简化单条信息后台管理操作步骤 在进行公开信息原文更改 替换等后台管理操作时, 往往需要逐条点击 修改 选项后, 才能进行具体操作 此次升级在后台管理系统 公开信息管理 栏目第一级交互界面上, 直接增加单条公开信息链接, 这样后台操作不需要通过点击 修改 项目进入修改界面, 便利于公开信息后台管理 四 增加被浏览信息分类统计功能 1. 以按 福建省人民政府信息公开目录 ( 下简称目录 ) 分类统计 在福建省人民政府办公厅 2008 年 2 月出台试行的 目录 中, 省政府及各部门应主动公开的政府信息共有 14 类 升级后的系统能将政府各部门每月公开信息浏览量按以上 14 类的 目录 进行分类统计 2. 以单月 半年 全年为时间单元分类统计 系统将以单月 半年和全年为时间单位, 对政府各部门公开信息被浏览总数做统计对比 3. 按 15 个政府职能分类进行统计 我们将 39 个政府部门的职能同类项合并成 15 类, 将各单位每年公开信息浏览总数对号入座统计到各类目中 4. 统计每个类目下每个单位的月浏览量 福建省人民政府信息公开目录 中的 14 个类目适用于省政府及各部门, 也就是省政府各部门的公开信息都在 14 个类目中进行分类 因此, 我们考虑将每个类目中所有政府部门每月的浏览量做罗列和汇总, 并实现不同月份汇总数据的环比, 这种角度的数据收集可以动态分析利用者对各类目公开信息的关注度, 从而协同相关部门更好地推进公开信息工作 ( 作者单位 : 福建省档案局 ) 14

17 业务广场 突出民生夯实基础强化服务 以新罗区档案馆功能建设为例 俞建中 档案功能建设是档案工作适应新形势的需要, 是实现档案事业又好又快发展的必由之路 2009 年, 国家档案局局长 中央档案馆馆长杨冬权在全国档案馆工作会上指出将打造 五位一体 公共档案馆作为今后一个时期全国档案馆工作的重点 如何围绕 五位一体 加强档案馆功能建设, 全面提高档案保管利用水平和公共服务能力, 已成为今后一个时期基层档案工作亟待破解的重大课题 一 新罗区档案馆功能建设的主要成效 ( 一 ) 突出民生, 馆藏档案资源不断丰富除接收到期档案外, 把有关政治 经济 文化 民俗 名人 名胜等具有 地方特色的档案纳入接收范围, 积极参与 跟踪本地区重大活动和新兴领域形成的档案, 将奥运圣火龙岩站传递 万人采茶灯 活动和新罗区籍奥运冠军石智勇 何雯娜 张湘祥等重大活动 名人及那些具有凭证价值 史料价值 涉及民生的档案资料征集进馆, 提前接收了土地延包档案 1638 卷, 婚姻登记档案 卷 ( 件 ), 全面完成区属国有改制企业档案寄存进馆工作, 三年来, 共征集接收档案资料 4.69 万卷 ( 册 件 ), 馆藏总量已达 万卷 ( 册 件 ), 其中民生档案 3.37 万卷 ( 盒 件 ), 居全市各县 ( 市 区 ) 首位 ( 二 ) 夯实基础, 安全保管能力稳步增强 一是认真贯彻落实 8 号令 9 号令及 重大活动档案管理办法, 全面完成文件归档范围和文书档案保管期限表的编制工作, 进一步规范馆藏档案的收集范围, 加强重大活动档案的收集 管理和利用工作, 抓好档案登记和档案电子目录数据报送工作, 全区档案的移交与接收工作基本实现规范化管理 二是及时投入资金, 先后更新了消防 防盗 温湿度计 计算机 空调机等档案保护设施, 拨付专项业务经费, 对档案馆大楼屋顶及渗水墙体进行防水处理, 在查阅厅安装了监控装置, 在预留库房安装了 立方米的密集架, 改善了档案保管条件, 确保了档案实体安全, 暂时缓解了档案馆库容饱和问题 三是树立档案安全意识, 开展经常性安全教 15

18 业务广场 育, 完善 区档案馆预防灾害和突发事件应急预案, 落实安全管理措施, 确定 安全检查月, 及时消除不安全隐患, 做好涉密档案资料管理和国家重点档案的抢救和保护工作, 提高了档案安全管理水平 ( 三 ) 强化服务, 服务利用水平全面提高一是不断完善档案查阅制度, 及时接收政府信息公开文件, 为公民 法人或其他组织获取政府信息提供便利, 在促进政务公开 依法行政, 化解社会矛盾和纠纷等方面发挥了积极作用 二是按照法律法规及时鉴定 开放档案, 为经济社会发展提供服务 三是优先做好馆藏民生档案文件级目录数据的录入工作 三年来共录入民生档案文件级目录 20 多万条, 使馆藏民生档案文件级目录数据达到 万条 并建成全市唯一的 婚姻登记档案信息中心 四是强化档案服务利用功能建设, 打造民生档案管理和服务保障体系, 不断提高档案服务水平 三年来, 提供查阅的民生档案达 8500 多卷 ( 件 册 ) 五是制作珍贵档案图片进行展示, 营造浓厚的档案文化氛围, 因地制宜地开展爱国主义教育, 发挥档案馆文化阵地作用 ; 开展珍贵档案图片展览, 宣传档案在服务和改善民生, 维护和实现政府 企业 公民各方权益以及服务经济建设等方面的作用 ; 编辑出版了一批档案编研成果, 主动为政治 经济 社会发展 民生提供服务 二 影响新罗区档案馆功能建设的主要因素 ( 一 ) 档案事业经费严重不足目前新罗区档案馆每年纳入财政预算的档案保护经费仅 11 万元, 卷均才 0.63 元, 远低于国家档案局 市 县两级综合档案馆测评细则 档案保护经费卷均 2 元以上 的标准, 致使档案馆功能建设无法正常开展 如, 馆内尚未安装自动监控装置和消防自动灭火系统, 原来安装的防火 防盗自动报警系统等设施设备无法及时更新而无法正常使用, 具有地方特色的珍贵档案资料无法征集 无法抢救, 国家重点档案和建国后重要档案全文数字化扫描工作无法开展等 ( 二 ) 档案馆库建设明显滞后馆库面积严重不足, 是造成大量应进馆档案无法接收进馆的根本原因 按 照国家档案局关于 市 县级国家综合档案馆测评办法 的标准要求, 县级二类档案馆的建筑面积应达到 平方米 目前, 虽然新罗区档案馆建筑总面积有 3665 平方米, 但是由于档案大楼进驻单位较多, 只有三至五层是档案馆库房, 面积仅 726 平方米, 且库房内尚未配齐档案密集架, 档案库容压力大 ( 三 ) 档案人员构成不合理新罗区档案馆是全省唯一一个与档案局合署办公而没有参照公务员法管理的事业单位, 因地位和待遇低下, 选拔任用标准和奖励评优制度不够科学, 理想信念宗旨意识缺失等诸多因素影响, 敬业精神欠佳, 不利于档案事业可持续发展 由于档案馆工作任务繁重 经济弱势 个人发展进步机会渺茫, 多数公务员不愿到档案馆工作, 档案馆的部分工作人员也想方设法调离, 造成档案专业人才奇缺, 阻碍了档案事业的科学发展 三 推进档案馆功能建设的建议 ( 一 ) 强化领导重视, 加大经费投入一是上级 ( 省 市 ) 档案部门要为县级档案馆创造良好的资金环境, 将保护经费卷均 2 元以上的标准纳入 福建省档案工作条例, 或者制定正式文件要求地方各级政府按照此标准加大档案事业经费的投入, 并列入财政预算, 确保档案馆库建设 档案安全保管 档案抢救保护 档案信息化建设等日常工作的顺利开展 二是各级 ( 省 市 区 ) 政府要按比例加大拨付档案业务专项经费, 保证国家重点档案抢救与保护, 档案安全保护设施配置等工作的正常开展 ( 二 ) 完善馆库建设, 提升存储能力我区档案馆于 2000 年建成投入使用, 建筑总面积达 3665 平方米,2009 年区政府没有批地给档案馆, 未能编制档案馆建设规划, 因此享受不到国家支持原中央苏区县建新馆的政策 但我们要抢抓有利契机, 多方筹集资金, 推进档案馆馆库建设 对于新罗区档案馆来说, 目前, 最关键的是收回进驻单位对档案大楼的使用权, 建设独立完善的爱国主义教育基地, 提升档案馆安全保管和教育功能 ; 安装自动灭火系统, 完善监控系统, 更新防盗 防火自动报警系 统, 提高档案安全保管能力 ; 配齐档案密集架, 增强现代档案馆档案存储能力 ( 三 ) 夯实档案基础, 丰富馆藏资源一要及时清理接收 欠账, 积极创造条件, 将关涉民生和经济社会发展的婚姻 学籍 房产 国土 退伍军人 企业退休人员 城建及政法等档案接收进馆 ; 二要努力转变管理服务理念, 拓宽档案接收范围, 创新档案接收方式, 积极为新经济组织 新社会组织 个人提供档案管理服务, 改善馆藏结构 ; 三要创新档案征集途径和方法, 抢救民间散存的珍贵历史档案 ; 四要依托馆藏档案资源, 加强馆际 跨界交流合作, 以爱教基地 电子文件中心为平台, 整合县域内党政部门 图书馆 ( 室 ) 文管所 革命烈士纪念馆等相关资源, 实现信息资源共享 ( 四 ) 强化服务意识, 提高服务水平一是不断完善档案服务利用机制, 深入挖掘丰富的馆藏档案资源, 开设党员 示范窗 示范岗, 绿色查档通道, 开展电话查询 网上查询和为残疾人 退伍军人 低保人员等提供免费查档服务 二是不断完善爱国主义教育基地 档案陈列馆等建设, 利用档案资源开展革命主义 爱国主义和传统文化教育, 充分发挥档案文化的服务功能 三是编研出版图书 拍摄影视作品 举办展览等, 激活档案文化的功能, 满足人民群众多层次 多样化的精神需求 四是与图书单位和教育科研机构合作, 加大档案数字化建设力度, 将史料价值高 利用价值大的清代 民国档案和现行文档中婚姻 产权 劳动人事等档案数字化处理, 利用先进的视听设备和电子信息查询系统, 满足公众利用需求 ( 五 ) 优化人员结构, 促进人才强档当前, 我区档案馆当务之急就是要纳入参照公务员法管理, 提高档案人员工作的地位和待遇, 同时建立健全激励机制, 完善考评制度, 提高档案工作人员的主动性 自觉性和责任心, 发挥其聪明才智, 为档案馆功能建设做出贡献 ( 作者单位 : 龙岩市新罗区档案局 ) 16

19 业务广场 浅谈综合性医院健康体检档案的利用 叶先英 健康体检档案是基于个人健康事务管理服务, 它是建立在现代健康观和信息化管理技术模式上, 从社会 心理 环境 营养 运动的角度来对每个人进行全面的健康保障服务 近年来, 随着人们健康保健意识的提高, 我院的健康体检人次大幅增长, 已由 2005 年的 人次, 增长至 2015 年的 人次, 年平均增长率达 13.5 % 体检档案的管理为进一步开展健康关口前移, 针对性地提供保健 疾病预防知识和健康管理打下良好基础 综合性医院开展健康体检管理的慢病预防 跟踪指导 健康提醒等服务有其独特的优势, 其专业性全面性权威性能更好地满足广大人民群众的医疗保健需求 本文探讨综合性医院健康档案的建立及利用 一 健康体检档案内容 1. 一般信息 : 姓名 性别 职业 单位 年龄 婚否 血型 体检时间, 体检编号等 2. 检查信息 : 内科 外科 眼科 耳鼻喉科 口腔科 妇科 血常规 肝功 乙肝标志物 空腹血糖 肾功 尿酸 血脂 尿常规 大便常规 心电图 超声检查 X 线检查等 3. 评估信息 : 根据检查结果专业医师给予健康状况评估, 分析有否异常 疾病倾向 高危风险等 4. 干预信息 : 根据上述情况, 总检医师给予体检建议 如评估有高脂血症倾向, 给予的干预意见是 : 少脂低盐高纤维素饮食, 增加运动, 定期 ( 三个月 ) 动态观察血脂情况 二 健康体检档案的管理 1. 加强档案管理意识 有专人管 理体检档案, 建立健康体检电子档案, 是突出健康管理理念 避免重医轻防 体检档案管理就是将体检的内容收集录入 整理保管 统计和提供利用的活动 体检档案是健康人群体检活动中形成的, 记录和反映个人健康体检资料, 以个人为单位组合起来, 提供个人和医务人员参考健康体检信息材料 健康档案建立得越规范, 发挥的社会效益就越大 档案管理人员应按医院病历档案管理的标准, 为体检人员建立医疗健康档案, 并赋予清晰的档案编码, 使健康档案管理有序化, 便于准确快捷地提供利用 2. 动态和规范化的管理 个体体检档案一般每年有一次应及时录入, 对档案信息进行动态管理, 保证档案齐全完整 必须强调, 档案中涉及个人与家 17

20 业务广场 庭隐私或体检结果的内容必须严格遵守保密原则, 妥善保存每份档案, 封口之后递交本人开启 3. 宣传档案管理的重要性 体检科的医务人员要面对面地宣传交流, 仔细解答来检者对健康档案的疑问, 收集个体对档案利用效果 医疗服务手段 宣传方式等方面的反馈意见, 使体检者充分认识健康档案的作用和重要性, 主动配合健康档案的管理和利用工作 三 健康体检档案的利用 1. 为医教研提供依据 档案详细记录了个人的健康问题及相关的危险因素, 一旦发病, 省去了层层检查, 特别是对患有慢性病的老年人和高危人群尤为重要 医生通过健康档案能正确分析病情, 采取正确的治疗措施, 有效提高医疗服务质量 同时, 健康档案也是医疗 教学 科研的重要参考资料, 完整和系统的健康档案还可用于评价医疗机构的诊疗 教学 科研以及提高服务质量和技术水平, 甚至作为处理医疗责任事故的法律依据 2. 为高发 高危的疾病谱提供统计分析资料 利用体检者健康档案及相关信息建立数据库, 对其各种疾病的检出率进行排位, 对前十位的疾病进行描述性分析, 选取其中主要的五种慢性病, 以这五种主要的慢性病各自作为因变量, 对吸烟 饮酒 睡眠 运动和高脂饮食情况等五大生活习惯 与代谢相关的因素 ( 血糖 甘油三酯 ) 性别 年龄 体重 指数进行多因素分析 不同时代和不同人群, 其疾病的发生发展和疾病谱均有不同, 比如 三年统计分析检出异常前五名分别是 : 高血脂 脂肪肝 高尿酸血症 高血压和糖尿病人群等 体检档案有效积累和统计分析, 有利于医生分析掌握居民中健康问题的发生 发展规律和变异情况等流行病学特征, 便于诊断和处理早期发现的问题, 并及时总结和发现规律性疾病, 为高发病和高危的病人提供预警性服务, 确保三级预防健康发展 3. 为宣教和诊疗提供信息 慢病干预 人类社会和经济的迅速发展, 使得医疗服务和生存健康水平得到显著提高, 慢性病的负担快速增加 通过档案信息分析显示 : 经常运动 每日运动和良好的睡眠质量可减少患脂肪肝 高血压的危险性, 而经常饮酒 经常吸烟 高脂饮食则是高血压 慢性胃炎 糖尿病的重要危险因素 生活方式与慢性病之间密切相关 积极开展人群合理膳食 增加体育锻炼 戒烟戒酒 保证睡眠时间的干预, 利用档案资料指导人群采取健康的生活方式对预防慢性病有非常重要的意义 针对性宣教 综合性医院专家在当地具有一定的权威性 通过健康体检档案, 医院专家走进单位团体或社区, 能够有针对性地进行预防保健和营养卫生知识的指导, 还可根据居民不同的性别 年龄及健康状况等特点, 举办关于预防心血管疾病 中老年保健 营养学 知识以及健身方法等方面的讲座, 促进单位团体和个人建立健康生活方式, 同时对慢性病患者的家庭成员进行培训, 提供健康生活方式 健康锻炼等健康教育指导 体检信息共享 检查结果直接进入个人健康档案, 同时及时进入医院信息平台, 所有的数据, 都会通过共享设备自动上传到各专科, 避免重复检查, 节省看病费用 体检档案可与专科医生形成有效互动, 有助于实现健康档案的完整性和有效性, 使体检人员及时获得健康管理指导建议, 对慢性病患者和高危患者制定个性化干预和治疗方案, 实行定期管理 定期随访 四 提升健康档案管理水平 1. 体检档案信息化管理 努力实现在健康档案计算机管理的基础上向网络化发展, 使城镇居民可以通过上网查询自己的健康档案记录及医院发布的健康 营养等信息服务, 提升健康管理水平 2. 健康档案的跟踪回访 对处于亚健康和基本健康状态的个体健康体检档案, 将从预防和提高入手, 在饮食营养 生活起居 运动保健 心理减压等方面给予个性化 有针对性的指导和调理 定期进行跟踪和回访, 密切关注每位服务对象的身心健康状况, 做到早发现 早预防 早治疗 早康复, 如此, 才能实现科学管理体检档案的价值和意义 ( 作者单位 : 福建医科大学附属南平市第一医院 ) ( 上接 19 页 ) 管理系统的开发应用, 探索实践专题档案信息化 数字化建设 建议 : 一要高度重视文明创建专题档案的使用价值 文明创建专题档案记录了一个城市文明历史进程, 我们要树立 创建材料是宝贵的专题档案 观念, 加强对此项工作的组织领导, 不断强化专题档案服务意识, 提升专题档案分量地位 着重从其学习 指导 宣传 教育作用等方面挖掘 提升, 扩大精神文明创建活动的范围和影响力, 吸引更多的群众参与支持文明创建 二要 及时构建文明创建专题档案共享平台, 以新理念 新视角开展服务 依托县级市政府门户网站或文明办互联网窗口, 借 平台 人才 技术 为己用, 建设文明创建专题档案共享平台 三要联合各级档案局 ( 馆 ) 进行业务监督和指导, 互联互通, 协同合作, 共同为建立区域性文明创建专题档案信息资源共享而努力 四要加强基础设施建设, 为网上档案利用创造条件 面向大众进行文明创建档案信息传播活动, 对档案资料进行综合性开发, 需要特定的技术手段 和工具 各相关部门 单位要加大投入, 在人员配备 使用经费 技术力量等方面给予保障, 不断夯实工作基础 五要不断高文明创建专题档案服务共享水平 文明创建专题档案的生命力在于服务 各级文明办和相关部门单位在深度挖掘档案价值 主动提供服务 创新服务方式等方面要积极作为, 不断提升服务能力, 加快推进文明创建专题档案的建设与应用, 逐步实现全国范围内文明创建档案信息服务共享 ( 作者单位 : 邵武市委文明办 ) 18

21 业务广场 浅谈县级市 文明创建专题档案的服务与共享 张桂香 我国自 80 年代初开展群众性精神文明创建活动以来, 形成大量可供考查的各类原始资料, 成为上级机关检查 考评的重要依据 我们把这些在开展文明创建活动中归集整理上报考评形成的创建材料, 即原始创建档案的副本, 称为文明创建专题档案 笔者作为某县级市文明办创建股负责人, 在此就县级市文明创建专题档案的服务与共享谈些个人粗浅看法和体会, 以期抛砖引玉 一 县级市文明创建专题档案工作现状和存在的问题群众性精神文明创建活动得到各级领导高度重视, 得到群众的广泛参与和支持 各部门 各单位均十分重视收集文明创建工作文件材料, 并下大功夫规范整理上报 这些上报的考评材料作为文明创建专题档案可对外提供 服务与共享, 而档案原件仅作为资料保管, 永久保存 由于文明创建专题档案信息资源主题相同, 内容丰富, 收集整理按照规范化 标准化的要求, 与其它档案相比具有不可比拟的优势 但是, 从目前情况看, 文明创建档案原件没有得到应有的重视, 形成的副本专题档案也仅仅是作为一项考评任务来使用 花费大量人力物力形成的文明创建考评材料, 在考评结束后, 或束之高阁, 或弃之不用, 或不知所终, 一次性 使用后即告完结 重考评, 轻档案, 忽视对文明创建档案信息资源的系统整合 深层次开发和利用, 是目前县级市普遍存在的现象, 文明创建专题档案的价值和作用很难得到有效发挥 二 实现文明创建专题档案服务与共享急需解决的问题 1. 提高认识 随着文明创建活动不断深入开展, 有效发掘和充分利用文明创建专题档案服务与共享作用是文明创建活动的需要, 也是服务民生的必然选择 其价值具体体现在 : 一是历史记录价值 文明创建专题档案记录了一个城市开展群众性精神文明创建活动情况, 承担了创城测评的重要任务, 能够全面反映创建活动全过程 二是重要的参考价值 文明创建专题档案对后人研究一个城市的发展变迁可提供准确科学的查考 三是实用价值 由于文明创建活动不断持续开展, 其形成的专题档案对现有创建活动能起到指导作用, 从事文明创建的工作人员能借助档案进行系统 全面的学习 四是宣传教育价值 文明创建档案记录了一个城市的文明历史进程, 人们在查阅 浏览的同时, 油然而生的爱国爱乡之情, 就是一种很好的宣传和教育 持续开展的道德模范 身边好人 最美志愿者等活动, 能够教育今人, 启迪后人 挖掘文明创建专题档案价值, 发挥其有效作用, 应成为各级各部门的共识 2. 建立机制 一是建立领导机制 文明创建专题档案是针对文明创建专题内容而整理收集的档案信息, 满足人们对文明创建工作信息的利用需求 面对全市上下共同创建形成的大量档案, 如何整合信息资源, 综合归档, 需要建立指导 管理和协调运行的领导机制 二是建立运行机制 要发挥文明创建专题档案独特的 社会功能, 必须建立一 套与社会发展相适应的工作运行机制 现阶段, 打破封闭运作状态, 建立网络化开放模式, 实现专题档案能够面向社会提供直接信息服务, 建立文明创建专题档案势在必行 三是建立管理机制 建立文明创建专题档案管理机制, 是提高档案管理与利用水平, 更好地发挥档案信息资源作用的重要保障 应着重从工作机构的设置 领导隶属关系和管理权限的划分上建章立制, 有针对性地建立健全文明创建专题档案管理科学体制, 促进档案管理的科学化 规范化 标准化建设 3. 构建平台 以文明创建专题档案信息资源为研究对象, 构建共享网络平台, 开发与之相适应的档案信息资源共享系统, 将文明创建专题档案在网络上整合发布或分别提供利用, 达到档案资源共享的目的, 是互联网时代精神文明建设工作的需要 三 今后努力的方向 目标和建议根据国家档案局提出的全国性档案信息资源共享平台建设相关要求, 笔者认为, 县级市文明创建专题档案把档案资源社会共享作为今后的工作目标, 把服务民生 服务 两个文明建设 为工作重点, 在区域共建共享的基础上, 实现信息社会共享 县级市文明办要积极推动文明创建档案专题建设工作, 把档案信息资源服务共享作为一项系统工程列入相关单位文明创建一项重要内容, 与时俱进, 把文明创建专题档案工作融入到经济 社会发展事业中去 搭上 互联网 + 快车, 加大基础设施配置及 ( 下转 18 页 ) 19

22 业务广场 对档案工作创新发展的思考 方文蓉 近年来, 档案部门积极推动工作创新, 努力用新视角观察问题, 用新观念研究对策, 用新思维推动工作, 取得了较好成效 再上新台阶 再创新业绩, 档案部门内在的动力渐趋用尽, 亟须一次思想和模式的深刻变革 摆脱传统思维束缚, 科学审视档案工作, 准确把握新时期档案工作特点, 推动档案工作创新, 档案工作才能符合时代发展潮流, 满足社会发展需要 结合贯彻党的十八届五中全会提出的 创新 协调 绿色 开放 共享 五大发展理念, 现就档案工作创新发展谈一些认识和思考 1. 树立超前的工作理念 档案工作创新发展, 首要树立超前的工作理念, 重点实现三个转变 一是由依赖性向自主性工作转变, 即由依赖上级指令 依赖红头文件, 转变为主动性工作 创造性工作 ; 二是由封闭型向开放型工作转变, 即由以领导为中心, 以任务为中心, 转变为面向党委政府 面向社会民众的大目标, 多层次 全方位开放型地工作 ; 三是由经验型向理性型工作转变, 即由凭经验 靠感觉转变为重研究 善思考的创造性工作 要打破习惯思维和主观偏见的束缚, 研究新情况, 解决新问题 要从传统和局限的束缚中解放出来, 打破常规, 跳出档案工作研究档案工作, 用思维的转变开拓档案工作新局面 2. 树立敏锐的问题意识 问题意识是创新的一个基本前提, 就是对档案工作的现状 对档案事业的持续发展, 提出自己的问题, 在发现问题 提出问题 直面问题 研究问题和解决问题的 过程中, 完成创新 当前, 问题意识不敏锐主要有两种表现 : 一是不善于发现问题 对于档案工作的创新 发展懒于思考, 凭上级指令 凭红头文件 凭自己习惯思维开展工作, 比葫芦画瓢, 照搬照抄 ; 二是不敢提出问题, 谈到档案工作的创新 发展, 七弯八绕, 左躲右闪, 有无过即是功的思想 树立问题意识, 就要善于发现问题和提出问题, 敢于直面问题, 积极研究和解决问题, 才能克服自我感觉良好和盲目乐观的情绪, 才能知不足而后进, 才能集聚推动档案工作创新发展的正能量, 推进档案事业持续发展 3. 确定明晰的目标定位 档案工作创新发展, 要着眼于发展的目的 一是要更新, 已有的档案管理模式 服务方式等, 要根据档案工作发展 社会利用需求去转变, 去丰富和完善 ; 二是要创造新的东西, 要敢于放弃一些成熟但陈旧办法, 去探索档案管理的新模式 档案服务的新方式, 勇于弃旧图新, 不怕脱胎换骨 ; 三是要改变, 就是不因循守旧, 抱着老黄历对付新问题, 要跳出旧思维, 与时俱进, 及时改变那些不适合档案工作发展的管理模式 服务方式, 推进档案工作发展 4. 建立完善的机制保障 一是健全创新管理机制 要将创新任务分解到部门和个人, 明确职责, 落实责任 要对创新工作实行专项督查 督办, 加强创新过程检查 要将创新工作完成情况纳入工作目标考核, 对创新工作完成较好的部门或个人, 在评优评先时予以优先考虑, 把创新能力和成果作为干部选拔 任用的重要考察指标之一 ; 二是健全创新工作的纠错调整机制, 创新的事业 创造性的工作必然伴随风险 挫折, 失败在所难免, 要善待创新者, 不能因为敢于冒尖就是冒失, 不能因为打破常规就是异类, 允许在创新过程中失误, 要营造鼓励探索 宽容失败的氛围, 激发创新的热情, 同时, 以是否违背法律法规为准绳, 区别对待创新中出现的失误, 及时纠正调整, 把控创新工作的风险 ; 三是健全创新人才的培养机制 要按照有利于创新人才的吸引和凝聚, 有利于创新人才的培养和使用, 有利于创新人才队伍的持续发展和优化原则, 多层次 多方位开发档案创新人才, 倡导勇于创新 敢为人先的创新氛围, 营造不重资历重潜力, 有利于人尽其才 人才辈出的创新环境 5. 选择适当的创新路径 创新档案工作, 要熟悉和选择适合档案工作创新的路径 : 发明创造 模仿移植 替代转换和系统整合等 发明创造是用现有的科学知识和科学技术, 首创出先进 新颖 独特的具有社会意义的事物和方法, 来有效地解决某一实际问题 模仿移植是创新中最通常和成本最小的做法, 是创新推进工作的最优路径, 它是指借鉴一些领域 地方的经验做法, 运用到另一领域 地区, 嫁接得出新成果 替代转换指用新的元素逐步或全部替代旧元素, 以达到改变事物本质的做法 系统整合指对某一事物内部不同的因素重新整合, 或者将不同的事物组合, 通过量变改变质变的做法 ( 作者单位 : 云霄县公务员局 ) 20

23 业务广场 公立医院综合改革与档案管理工作 游昌财 2010 年 2 月以来, 我国先后开展了 100 个公立医院改革国家联系试点城市, 现在大多数地区已全面启动综合改革 随着城市公立医院改革的不断深入和拓展, 给涉及改革的相关部门和医院的格局和利益带来调整和影响, 同时也给档案工作提出新内涵和新要求 面对新形势, 相关档案管理工作者如何去适应挑战和机遇, 是当前我们所面对的新任务 结合近年来自身工作实践, 就加强城市公立医院综合改革档案管理作些初步探讨 一 城市公立医院综合改革的背景和重点任务 ( 一 ) 改革背景公立医院是我国医疗服务体系的主体, 城市公立医院 ( 地级市辖区及以上城市公立医院 ) 在基本医疗服务提供 急危重症和疑难病症诊疗 培养医疗卫生人才等方面发挥着重要作用, 是解决群众看病难 看病贵问题的主战场 城市公立医院综合改革涉及管理体制 运行机制 补偿机制 人事和分配制度等诸多方面, 既需要公立医院内部综合改革, 又需要外部配合支持, 还要与医保制度 药品供应保障 基层综合改革等工作紧密衔接, 是医改中最难啃的 硬骨头 2010 年 2 月, 经国务院常务会审议通过, 原卫生部等 5 部门联合印发了 关于公立医院改革试点的指导意见, 在全国确定了 17 个国家联系试点城市, 城市公立医院改革试点工作正式启动 2014 年 4 月, 国家卫生计生委 财政部 国务院医改办联合印发通知, 新增了第二批 17 个国家联系试点城市 2015 年, 城市公立医院综合改革试点地区扩 大到 100 个地级以上城市 ( 二 ) 重点任务城市公立医院改革重点任务包括 : 一是改革公立医院管理体制 建立高效的政府办医体制, 完善多方监管机制 二是建立维护公益性 调动积极性 保障可持续的公立医院运行新机制 三是强化医保支付和监控作用 深化医保支付方式改革, 逐步提高保障绩效 四是建立符合医疗行业特点的人事薪酬制度 深化编制人事制度改革, 合理确定医务人员薪酬水平, 强化医务人员绩效考核 五是构建各类医疗机构协同发展的服务体系 推进社会力量参与公立医院改革, 强化分工协作机制, 加强人才队伍培养和提升服务能力 六是推动建立分级诊疗制度 构建分级诊疗服务模式, 完善相应的医保政策 七是加快推进医疗卫生信息化建设 加强区域医疗卫生信息平台建设, 推进医疗信息系统建设与应用 二 城市公立医院综合改革档案的归档与管理 ( 一 ) 确定归档范围城市公立医院综合改革组织领导 工作机制和舆论宣传, 领导批示, 人大建议 政协提案答复, 领导小组有关会议记录 会议纪要等材料 ; 城市公立医院综合改革指导意见 实施方案及相关配套文件, 大事记 宣传单 简报 阶段性工作的总结 ; 各级领导 专家指导 评估 考核 督导检查工作的讲话 指示等材料 ; 本单位的文件 工作部署 记录等以及向上级机关报送的总结汇报 形势分析等材料 ; 改革的好经验 好做法 交流材料等及有关人员问 责处分材料 ; 改革中形成的照片 录音带 录像带等声像材料 ; 公立医院内部加强管理和改革如财务会计 服务管理 信息公开等材料 ; 社会资本办医等与城市公立医院改革相关的其他材料 ( 二 ) 实行统一管理城市公立医院改革主要涉及组织 编制管理 人事 发改 ( 物价 ) 财政 卫生 医保等部门, 这些部门和单位形成的城市公立医院综合改革档案应由其所在部门和单位的综合档案室集中统一管理 把在工作中自身形成的和上级下发的改革业务性文件和资料等各种文件材料进行统一归档 一是把以纸质为载体的体制机制改革材料, 通过收集 整理 加工等程序, 进行编号后用专门的档案装具 ( 盒 柜 ) 存放 排列顺序一般为 : 领导批示 请示 处理单 调研报告 督查报告及调研督查过程中的有关材料 二是把数字档案一并归档, 对以光盘 硬盘等新型介质为载体的相关改革内容档案进行归档 按本单位档案分类方案进行分类 整理, 并复制拷贝至耐久性好的载体上, 一式三套, 一套封存保管, 一套异地保管, 一套提供利用 电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文, 制成纸质公文 电子公文的存储载体一同归档, 使两者建立互联, 做好准确 可靠的标识关系, 按照年度 类目进行压缩 拷贝, 并贴上标签统一存档 三 存在的主要问题 ( 一 ) 档案管理和服务意识不强目前城市公立医院改革相关部门和医院偏重于硬件设施投入 轻机制建设和管理, 对相关档案的整理 归档等管 21

24 业务广场 理工作, 存在归档不及时 材料不全 保管不当 交接不清等现象, 部分管理人员未充分认识到档案管理的重要性及敏感性 部分单位由于办公条件限制, 没有独立的档案库房, 有的单位将档案随意存放在杂物间, 未采取防范措施, 保管条件极为简陋, 存在较大安全隐患 有些单位档案管理人员不足 综合素质不高 服务意识不强, 未能实现档案的专门管理, 多数单位的档案人员为兼职, 更换频繁, 档案管理的交接工作没有做好, 出现新人不管旧帐情况 ( 二 ) 档案信息资源难以整合利用城市公立医院改革涉及面广, 各个部门和单位形成的档案资料分散在档案形成部门, 也主要是为本单位领导和本单位工作服务 尽管档案法律法规要求部门档案要按规定及时移送到各级国家档案馆, 以便及时向社会公众开放 但在实际工作中, 一些部门形成的档案资料的移送, 并没有得到较好地执行, 使得档案资料不能及时地与社会公众见面 由于受到行政管理部门条条和块块的分割, 城市公立医院改革档案信息资源不系统 不完整, 各级档案部门也难以做好涉及这些改革档案信息的整合工作, 更难以构建覆盖全体城乡居民的医改档案信息资源库 这与经济社会发展的要求相比, 与信息时代发展的趋势相比, 与人民群众不断提高的服务需求相比, 很不协调 不适应 ( 三 ) 档案信息化工作没有统一规范目前, 许多医改部门和单位在档案数字化过程中忽视档案信息资源标准规范化建设, 使档案信息系统无法转化为深化医改服务的有力支撑 主要表现在 : 计算机软件开发缺乏整体规划, 软件通用性 实用性严重不足, 档案信息规范化分类编码标准不完善 不统一 ; 缺乏技术支持 系统管理 网络技术支撑 ; 医改档案信息交流的范围和程度受到制约, 直接影响着档案信息化建设的步伐 由于没有统一的档案数字化标准规范, 而且对开展档案信息化建设缺乏 系统指导和培训, 涉及医改的有关部门和单位开展信息化建设只好各自为政, 各行其是, 导致信息化推进缓慢, 也为档案数字信息的长期保管 快速查找和交流留下后患 四 对策措施 ( 一 ) 加强档案管理制度健全和监督指导 1. 建立健全档案管理制度 城市公立医院改革有关部门和单位要制定好本单位改革文件材料归档范围和文书档案保管期表, 建立档案人员岗位责任制 归档 档案保管 保密 借阅利用 销毁鉴定等管理制度, 保障档案工作制度化 规范化 科学化 加大档案经费投入, 改善档案工作条件, 切实解决档案工作中存在的实际问题, 成立综合档案室, 改善档案工作环境, 保证档案工作的顺利开展 2. 加强档案工作监督指导 城市公立医院综合改革有关单位系统内部要做好档案工作监督指导工作, 尤其是医改办 卫生计生 财政 发改 人力资源社会保障 编办等部门要加强对本系统改革档案工作的监督指导, 督促档案管理人员及时完成接收任务, 将档案工作列入年度绩效考核, 进行系统内部案卷质量检查 同时, 档案行政管理部门要委派专人定期到有关部门监督检查档案管理制度 工作机制执行情况, 严格工作考核标准, 确保综合改革档案归档完整 准确 ( 二 ) 加快推进档案资源整合和共享共用 1. 高度重视城市公立医院综合改革档案资源整合 城市公立医院综合改革综合性 系统性 协同性强, 改革档案因其资料的连续性 地域性, 相互关联密切, 需要逐步整合, 统一纳入档案资源体系, 实现共享共用, 最大程度上发挥其存在的社会经济效益 这就要求通过对城市公立医院改革档案进行物理资源整合 数据资源整合 应用系统整合等方式, 进一步理顺档案行政管理部门与有关部门在专业档案工作中的关系, 建立以档案行政管理部门为主体, 各有关部门配合的档案监管体制, 变专业档案的多头管理 分散保管为综合档案馆集中统一管理, 最大限度地优化配置档案资源和发挥其作用 2. 积极推动城市公立医院综合改革档案资源共享共用 城市公立医院综合改革是对医疗卫生体制的创新和改革, 涉及改革的部门和医院档案工作者要顺应改革的发展和要求, 树立档案资源开发利用观念, 积极拓展工作服务范围, 适应改革新常态, 创新管理意识和管理能力, 各级医改办 ( 体改部门 ) 档案人员要做好档案收集归档工作, 注意统一收集文书档案 声像 实物档案, 并统一管理, 不可只重视文书档案, 而忽视声像 实物档案 加强医改档案的横向联系, 实现档案信息资源的共享, 提高档案的利用率, 充分发挥其社会效益 ( 三 ) 加大档案信息化建设和人才培养力度 1. 构建信息化模式管理下的档案管理工作 推进档案信息化工作, 有利高效便捷查档, 为方便利用提供强有力的技术保障 在保证档案基础设施建设的前提下, 应加大对高科技信息化设备投入, 安装档案软件, 购置专用档案软件网络, 配置扫描仪 计算机管理系统, 实现全文档案数字化, 逐步将本单位档案进行全文数字化处理, 建立档案数据库 城市公立医院还可对病历档案进行全文数字化处理 2. 加大档案人才培养培训力度 医改各相关单位和医院要创造条件吸引和培养一批具有管理基础和专业技能的档案人才, 组织档案管理人员充分运用网上培训 实地集中培训等各种有效形式, 培养培训档案人才, 不断提高档案管理能力, 为档案信息化建设提供人才支持 要让档案人才留住, 还应建立适合人才发展的人事薪酬制度和激励机制, 适当提升档案工作人员的薪酬待遇, 充分调动他们的积极性 ( 作者单位 : 福建省肿瘤医院 ) 22

25 业务广场 浅谈如何加强农机监理档案管理 蔡爱新 随着社会的不断发展进步, 我国的农业也得到前所未有的发展 近些年国家出台了一些惠农的政策, 为农业的发展创造良好的外部环境 当今是知识经济时代, 高科技不断发展会应用大量先进的农业机械, 因此一定要做好农业机械的监管工作, 而农业机械监理的档案管理作为其中的一个环节发挥着十分重要的作用, 所以对如何加强农机监理档案的管理工作进行必要的研究 本文主要从农机监理档案管理工作的主要内容 加强农机监理档案管理工作的重要意义 当前农机监理档案管理工作存在的问题和加强农机监理档案管理工作的几点建议这四个方面做了详细的阐述 一 农机监理档案管理工作的主要内容农机监理档案管理工作是一项十分繁琐的工作, 涉及的内容比较多, 要做好这项工作有一定难度, 需要培养专业人员从事该项工作 做这项工作之前首先要对农机监理档案管理工作的主要内容有所了解, 具体来说主要包括以下几个方面 : 1. 农业机械档案 农业机械的档案主要是对一些最常见的农业机械所进行的工作, 例如对脱粒机注册档案, 主要包括的内容有 : 拖拉机注册登记申请表 所有人的身份证明复印件 整车出厂价的合格证明原件 拓印膜 产权和来历证明 业务流程单 交通事故责任强制保险单以及拖拉机的标准照片等内容 这些都是农业机械档案的必备材料, 必须整理齐全 2. 农业机械驾驶人档案 农业机械 驾驶人的档案管理, 如果是第一次申请, 那么需要配备的资料有驾驶证申请表 业务流程单 所有人的身份证明复印件 考试成绩单 县级以上医疗机构出具的身体条件相关证明 驾驶技能准考证明和驾驶培训记录等资料 3. 农业机械事故档案 农业机械的事故档案主要包括的内容有农机特大事故快速报告 事故处理报告以及有关事故处理的批文等资料, 整理好这些材料对事故的妥善处理起着非常重要的作用 4. 行政处罚和行政争议案卷档案 关于行政处罚和行政争议案卷的档案资料主要包括行政处罚单 行政处罚的详细记录以及行政争议案卷等 5. 文书档案 文书档案主要包括农机监理部门中内部各部门工作形成的各种各样的文书材料, 也包括本单位形成的各种文件和向下级业务部门的相关资料等 6. 农机监理动态情报档案 农机监理动态的情报档案就是对以上五个环节的档案资料展开充分的整理, 对各个时期产生的资料档案进行及时的归档和相关处理, 这对农机监理工作起着非常重要的作用 二 加强农机监理档案管理工作的重要意义自古以来, 农业就在我国的发展中占有重要地位, 我国一直是农业大国, 当代农业的发展离不开机械, 因此应当做好农业机械的监理工作, 而农机监理档案管理工作属于农机监理工作的重要组成部分, 也是农业机械化管理的基础 工作, 对于农机监理乃至整个农业的发展都起着非常重要的作用 具体来说主要表现在以下几点 : 1. 农机监理档案是农机监理工作的重要参考资料 农机监理档案工作主要是记录每一项农机监理工作, 并保证其真实性和完整性, 将各个时期的农机监理工作的历史资料详细地记载下来, 对广大干部职工熟悉工作制定计划, 进行科学规范管理以及从事日常的执法活动有一定的借鉴意义, 并能够提供相应的参考资料 此外, 做好农机监理档案的管理工作, 对于科学合理使用农机, 提高监理工作的质量和效率发挥着非常重要的作用 同时也有利于农机监理工作向着规范化 科学化 现代化和标准化的方向发展 2. 农机监理档案有利于农机安全的宣传 农机监理档案管理工作包括对农业机械事故的相关资料整理, 对机手违章 肇事以及对事故处理的过程都有详细的记录, 这些记录对于宣传安全教育是很好的素材, 经过相关人员的整理后, 可以作为十分生动的教材来对广大人员进行农机安全教育的宣传 3. 农机监理档案是检验农机监理工作的重要依据 农机监理档案中的各项详细资料能够对农机监理的具体情况进行详细了解, 并知晓农机监理发展的历史及其各个时期的变化情况, 也能够对农机监理部门是否认真贯彻落实上级的要求以及业务标准都能够进行查证, 也能通过农机档案资料了解农机监理部门的规章制度是否健全 各项工作措施是否得体, 各个部门工作人员的具体情况 23

26 业务广场 以及各部门领导的管理能力等, 可以说农机监理档案是检验农机监理工作的重要依据 4. 农机监理档案是依法行政的依据 在对农机监理行政案件进行审理时, 农机监理机关将负举证责任, 而想要获得牌证管理以及违章处罚等工作的各项证据主要是通过查阅农机监理档案获得的 因此, 农机监理档案是农机监理机关依法行政的重要依据 三 当前农机监理档案管理工作存在的问题 1. 管理意识淡薄 农机监理档案管理是一项比较繁琐的工作, 涉及的内容比较多, 工作量比较大, 需要专业的人员从事这些工作 对农机监理的档案管理, 需要将农机监理涉及的前期 中期和后期工作全部记录并进行归档和排序, 这对于农机监理工作的质量起着不容小觑的作用, 因此要对此高度重视 但是在现实的农机监理档案管理工作中, 农机监理领导和档案管理工作的领导人员的档案管理意识比较淡薄, 对该工作不够重视, 这样很容易给农机监理档案管理工作造成极大的损失 2. 管理制度不健全 由于农机监理档案管理工作具有周期长 内容复杂等特点, 很多单位没有健全的档案管理制度, 或者表面上设立了档案管理部门, 但是只是形同虚设, 没有形成健全的档案管理和监督机制 加上上级对其监管力度不够, 很容易使重要的农机监理档案资料流失或者遗漏, 严重影响着农机监理档案资料的真实性和完整性 3. 农机档案管理人员素质不高 当前很多单位为了节约成本, 没有正式成立档案管理部门, 对于农机档案管理的工作人员大多是领导临时调动的人员, 这些人员没有经过专业的培训也没有专业知识, 加上不清楚档案管理工作流程, 很难胜任该工作 而且这些员工只是被动地接受领导的安排, 接受或者移交档案, 对现代信息技术不是很熟悉, 整体素质不高, 对相关资料进行归档和整理中不能充分利用计算机等技术, 不仅浪费了大量人力财力资源, 而且使农机监理档案质量差 参差不齐, 严重影响农机档案管理工作的顺利进行 四 加强当前农机监理档案管理工作的几点建议 1. 加强领导, 实行责任制 当前农机监理档案管理工作对农机监理建设发挥着不可或缺的作用, 各级领导应当十分重视档案的管理工作, 要加强领导, 贯彻实行责任制, 将农机监理档案管理工作纳入到单位的日常工作当中 可以实行统一领导 分级管理的原则来进行档案管理工作, 同时调配专业人员并进行一定的培训后从事该工作, 要贯彻落实责任制, 使档案管理工作人员和领导高度重视这项工作, 确保档案管理工作的质量, 从而保证农机监理工作的顺利进展 2. 健全制度, 明确职责 在今后的工作中, 农机监理档案管理部门一定要建立并健全农机监理档案管理制度, 在根据国家制定档案管理制度和法规的基础上, 结合自身农机监理建设的实际情况, 不断探索出适合本单位的档案管理制度, 尤其是在设计归档范围 立卷要求 移交手续 分类标准 保管 记录 借阅 统计以及工作职责等方面一定要有规范的管理制度 与此同时, 农机监理建设的管理部门和建立部门要认真履行自身的职责, 分工合作, 共同协助农机监理档案管理工作的顺利进行, 保证农机监理档案内容详实和完整, 促进该工作向着系统化 规范化和标准化的方向发展 3. 提高农机监理档案管理人员的素质 农机监理的档案管理工作的质量与高素质的档案管理人员有着很大关系, 因此一定要重视提高农机监理档案管理人员的综合素质 在农机监理档案管理人员就职以前一定要对其进行必要的培训, 对专业知识要不断学习, 从而提高 业务工作能力 另外, 随着科技的不断发展进步, 对档案的管理工作逐渐使用信息工具, 通过计算机网络技术进行农机档案的规整和分类, 这样不仅有利于档案信息的完整性, 而且容易归类, 从而节省大量的人力资源 因此, 当今的档案管理人员除了要掌握必要的专业知识以外, 还要熟练掌握计算机技术, 这样便于档案管理工作的顺利进行 4. 建立农机监理档案信息查询系统, 不断提高自动化管理水平 为了更好满足农机监理工作的发展要求, 在今后的发展中最好在各省 市 县和乡等各级监理部门中建立农机档案管理信息查询系统, 这样实现 四级联网 从而更好了解各地农机档案管理信息的具体情况, 能够实现资源共享, 对这些档案信息也能够进行灵活运用, 使农机档案管理工作的效率不断提高, 也使档案的利用价值提高, 使农机监理档案管理向着自动化和科学化的方向发展 5. 科学管理, 依法办事 我国是法制国家, 无论哪个行业都要严格按照法律法规办事, 对于农机监理档案管理工作, 无论是最初档案的监理完善还是到人 机和证的归档都要严格按照相应的规章程序进行 对于相关证件的核发一定要依法执行, 不能通过私人关系而获得相应资格证书, 一旦发现要严格落实责任制, 将责任追究到底 对于机动车辆和驾驶员的相关资料一定要录入计算机内, 在查阅时一定保证能够找到相关人员的各方面信息, 并对在案的车辆和驾驶人的动态数据及时掌握 此外, 要对各种牌证的办理严格把关, 对于违规违法的人员或者不合格的牌证坚决不办理, 对每一程序都要进行及时的监督和管理, 使农机监理档案的管理工作向着法制化和科学化的方向发展 ( 作者单位 : 尤溪县农业机械化管理中心 ) 24

27 业务广场 档案整理外包与馆室管理链接 吴信用 云霄县目前有 卷档案未能接收进档案馆, 除了库房严重不足外, 还有档案馆和档案室人力财力不足 专业技术跟不上 无法对大量的档案进行整理的原因, 以致馆室档案管理断链 档案整理是档案管理的重要环节, 如何化解这一矛盾, 已成为完善我县档案管理工作的关键 本文试图分析思考这个问题 一 档案整理工作内容档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称, 是档案管理的一顼重要环节 档案内容整理, 主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别, 对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动 档案实体整理, 主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案, 进行 基本的分类 组合 排列 编目, 组成有序的档案整体的工作过程 我们通常所说的档案整理, 主要指档案的实体整理, 包括档案馆对接收与征集档案的整理 机关档案的整理 ( 一 ) 档案馆对接收与征集档案的整理 1. 系统排列和编目 : 在正规的工作条件下, 档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷, 档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷 档案馆和档案室的档案整理工作, 主要是对所接收的档案, 在更大的范围内进一步系统地整理, 如全宗和案卷的排列, 案卷目录的加工等等 2. 局部调整 : 对于已经整理入馆 入室保存的档案, 经过管理实践的检验或专门质量检查, 档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量 ; 另一方面, 某些档案材料由于保存的时间较长, 其自身或档案整理体系发生了变化, 因此也必须对其进行整理 3. 全过程整理 : 档案馆 档案室有时也接收和征集一些零散的文件, 这就必须对档案进行全过程的整理工作, 包括区分全宗 全宗内档案文件的分类 组卷 案卷排列 编定档号编制案卷目录 全宗档案的系统排放等 ( 二 ) 机关档案的整理机关档案的整理工作, 主要包括机关文件的平时归卷与调整 文件组卷 案卷排列 案卷目录的编制 档号的重 25

28 业务广场 写 局部案卷或保管单位的调整等项工作内容 由机关文件处理部门或业务部门与档案室共同完成, 档案室只负责对有关具体工作的指导和业务检查以及进行局部的加工处理工作 ; 但在特殊情况下, 档案室也接收和征集一些零散文件, 这就对需要对档案进行全过程的整理工作 二 档案整理工作现状 ( 一 ) 档案馆档案整理 保姆 现象近年来, 县档案局曾派员到水利局 财政局 机关社保 新农合 交通运管所 民政局 交警大队 东厦镇 陈岱镇等单位指导整理档案 与其说是监督指导, 不如说是档案整理 包干 立档单位领导对档案工作重视不够, 致使单位没有固定的档案管理人员, 更谈不上去配备档案工作所需的软硬件设施, 为了评优创先, 或者完成上级下达的目标任务, 力求在很短的时间内必需完成某项工作, 就突击性地要求县档案馆将业务指导工作 ( 归档整理工作 ) 全程包干, 帮助其收集文件材料 分类整理 打印目录 装盒入柜 ( 二 ) 档案整理 包干 对档案室的影响档案馆业务指导人员主动包办整理, 整理出的档案排列整齐, 便于查找, 最后赢得他们的肯定, 促使他们对今后的档案工作逐步重视起来 帮助基层整理的档案, 速度快 质量高 便于迎接检查和提供利用 但是也使基层档案人员处于无所事事状态, 导致档案员责任心不强, 认为整理档案是档案局的责任, 造成档案局人员一走, 档案员还是不会整理 易使单位之间产生互相推脱, 一些单位认为 : 反正经档案部门工作人员整理过的档案, 日后, 别人查找不到与己无关, 本身就责任心不强, 使他们更有说辞 ( 三 ) 摒弃档案整理 包干 对档案室的负面影响要想做好做实业务指导与基层档案管理工作, 摒弃 包办 带来的弊, 就必须做到领导重视, 选择高素质的档案员 ; 通过业务培训提高档案员业务知识 水平 ; 精心指导, 使档案员真正学会整理档案, 包办 现象产生的负面影响便可迎刃而解 三 优化档案整理工作 ( 一 ) 档案整理外包的必要性数字化处理工作是一个浩大的工程, 仅靠档案馆 5 个人员和陈旧的设备来录入 扫描, 不知要做到何年何月, 势必影响着提供利用 在时间紧 任务重的情况下, 不得不将馆藏数字化和档案整理业务工作外包 把本单位由于某种条件限制自身无法完成的业务, 如档案数字化处理 档案室积压的档案资料整理业务等, 实行网上公开招标, 让中标方派人来本单位输入目录 原文扫描 数字处理等, 档案部门只管监督检查和检索利用 ( 二 ) 档案整理 外包 的影响档案整理 外包 使输入目录和原文扫描的速度快 质量高, 便于提前实现在线查阅, 避免多走弯路 ; 使档案部门可以有更多时间 有更多人员搞编研搞业务建设, 让档案业务水平上一个台阶, 提高了人们的档案意识, 让更多的人接触档案 理解档案 ; 解决了一部分人生计问题 但是, 档案工作让外部人员介入, 易于对档案造成损毁和泄密 另外, 档案整理外包, 使档案工作人员养成事不关己高高挂起的心理, 即使数字化工作有差错, 那也是承包人员的错, 与己无关, 一旦外包人员撤离, 单位也无从追究责任, 后果将不堪设想 四 链接馆室档案整理环节 ( 一 ) 档案整理 外包 的初级模式一是由有经验已退休的档案人员成立临时整理公司, 通过业务培训 考试合格, 招收部分临时工, 专门负责整理馆藏档案以及外单位的档案, 工资协商解决 ; 二是请有丰富经验的 技术高的退休人员来机关指导, 并承担其中部分工作, 如分类工作 其余技术含量相对较低 工作量大的装订 编号 编目可抽调本系统下属单位档案员承担 这种外包形式经济实用, 可降低机关成本, 从而被普遍应用 ( 二 ) 规范档案整理 外包 模式 1. 做好前期准备工作 要制定详细 具体 可操作的服务范围, 指定专人负责全程监督检查, 以确保馆藏档案数字化质量, 避免重要档案遗失泄密, 采用 到机关加工模式, 即外包业务人员到机关办公室对文书档案进行分类 编号 编目 装订等工作 这种外包模式其实质是机关办公室利用外部人力资源, 优势是与外包业务人员沟通便利, 发现错误可随时修正, 机关办公室易于掌握和控制外包工作进展, 监督指导外包业务的开展情况, 可避免外包人因利益而故意拖延时间等问题的发生 2. 选择优秀的合作者 合作者最终决定着业务外包质量的高低, 所以要求他们提供专业的技术人员 专业的设备 专业的管理, 不但能够给合作双方带来效益, 而且达到数字化工作速度快, 质量好, 便于公众在线查阅, 提高利用效率 3. 妥善解决好后续衔接服务问题 单位可抽出部分熟悉计算机和网络应用的人员参与档案数字化建设, 向他们学习输入目录 原文扫描技巧, 即使是外包人员走了, 本单位也有人会操作, 会利用 ( 三 ) 创新档案整理 外包 模式档案整理无论是 包干 现象还是 外包 现象, 县档案管理部门都应在考察其他县成立外包公司的基础上, 根据本县实际情况, 选择成立 云霄县档案整理外包公司, 与该公司签订档案整理业务外包协议, 规定档案部门和外包公司的权利和义务 ( 在外包业务执行前期或合同中双方要对具体的承包内容作出详细规定 如制定出工作目标 合作范围 运行方式 对编目人员的上岗要求 编目完成质量要求 完成时限 责任划分 违约责任等 ) 外包公司要接受档案部门的指导监督, 进行备案登记, 全面负责全县各单位的档案整理业务, 扭转县档案局 ( 馆 ) 既当 运动员 又当 裁判员 的不利局面, 以更新的工作模式链接馆室档案管理环节 ( 作者单位 : 云霄县档案局 ) 26

29 业务广场 高职院校学生实习实训档案的管理 裴应胜 高职院校学生实习实训档案, 是指学生在校学习 实习实训等活动中直接形成的, 对学校 社会和个人具有保存 证明 使用价值的真实记录, 是高职院校学生就业及今后各级组织选拔 考核 任用的重要依据, 更是学生由学院走向社会能展示自己的 资本 它是高职院校教学档案工作的核心, 也是学校档案工作的重要组成部分 一 高职院校学生实习实训档案管理的内容 1. 上级主管部门 ( 机构 ) 文件 主要有实习实训的教学规划 ; 上级批准设立实验室的文件 ; 主管部门批准设立职业技能培训 鉴定机构的文件 ; 双证制 培养教学实践方案 ; 2+1 人才培养方案 ; 订单式人才培养规划 ; 实训 基地建设项目的有关规定文件 ; 实验室建设规划 ; 实习实训基地建设规划 ; 实现计算机网络化管理手段的文件及材料等 2. 高职院校实习实训教学制度档案 指高职院校制订的关于学生实习实训教学的一系列制度档案 主要包括实习实训规划 ; 实习实训管理规定 ; 实训教学 科研制度 ; 职业技能考核和鉴定制度 ; 仪器设备管理制度 ; 安全消防检查制度 ; 重要信息收集整理制度等 3. 高职院校实习实训过程与科研档案 包括实习实训的指导性文件材料 ; 实习实训教学大纲 教学计划 ; 实训教学课程安排 ; 参训班级 人员名单 ; 指导 ( 带队 ) 教师名单及过程记录 ; 实习 实训情况记录 ; 实习实训的成果整理, 效果分析 ; 实习实训个人总结 ; 成果汇报, 获奖材料 ; 创新训练材料 ; 论文发表, 学术研究, 成果申报等 二 高职院校学生实习实训档案管理的作用为了适应新的办学方针, 目前许多高职院校都进行了教学内容和教学方法的改革 如进行校企合作办学, 订单式培养, 项目导向 工学交替 学徒式培养等一些新的教学模式的探索 其目的就是要把学生培养成能动手 会操作的实用型 技能型人才 实习实训已经成为高职学生学习过程的重要组成部分, 因而, 学生实习实训档案的作用也随之显现出来 1. 实习实训档案为高职院校的教学 27

30 业务广场 管理提供参考依据 实习实训档案是通过零散资料的收集 整理 积累 归档而形成的, 它是高职院校学生在校学习活动的原始记录, 是院校实践教学经验的积累 它不仅为学院的实习实训教学工作提供了依据, 而且也为教学管理和研究提供重要凭证 2. 实习实训档案为培养实用创新型人才提供信息资源 高职院校主要功能是培养实用型 技能型人才 实习实训档案历史地记载了学院实践性教学的状况, 真实地记录了学生实习实训的全过程, 为学院在实习实训教学方面积累了系统 真实的素材 为学院培养合格人才提供信息资源 3. 实习实训档案为提高教学队伍业务素质提供帮助 实习实训档案的建设和管理的过程, 是高职院校教师不断学习和提高的过程 通过实习实训档案的建设, 有利于促进院校实习实训教学工作的开展, 有利于教师利用实习实训档案开展教学研究工作, 从而提高教师实习实训教学的业务素质和业务能力 三 高职院校学生实习实训档案管理的现状 1. 领导重视不够 有相当一部分高职院校的学校领导对学生实习实训档案重视不够, 没有充分认识到学生实习实训档案工作在教学管理和教学研究中的重要作用 造成学生实习实训活动没有具体 系统的记录 收藏, 原始材料档案丢失 破坏严重, 需要用到这些档案的时候拿不出来 由于领导不够重视, 高职院校学生实习实训档案工作处于被 遗忘的角落 2. 档案意识薄弱 多数院系领导和教师对学校档案管理工作认识有一些偏差, 认为档案工作不过是抄抄写写 保管的事务性工作, 不是学校的主要工作 大部分教师认为只有备好课, 教好书才是教师的职责 甚至对档案的归档工作持有抵触态度 有的教师在学生实习实训教学中形成的档案, 认为是自己的劳动成果, 据为已有, 造成学生实习实训档案的严重缺失 3. 工作制度不完善 传统的高校教育以理论教学为主, 学生的实习实训教学被摆在次要地位 在这种教育观念下, 高职院校学生的实习实训也被看成是课堂之外的辅助性活动, 缺乏严格的要求和科学指导 不少高职院校很少有学生实习实训管理方面的规章制度, 很难适应现代职业教育和人才培养的要求 4. 管理人员不稳定 很多院校没有设立专职的档案人员, 档案管理工作大部分由教师兼任, 且人员经常更动 高职院校没有形成一支档案管理人员队伍 学生的档案, 特别是学生实习实训档案, 只能 残缺不全, 直接影响档案的管理工作 5. 档案管理手段落后 大多数高职院校档案管理设施简陋, 管理手段落后, 基本限于手工操作, 数字化管理一片空白 即使辅助计算机管理, 也仅限于基本信息的录入及简单检索查询事务, 未充分发挥计算机管理效能, 落后的管理模式已经不能适应高等职业教育的快速发展 四 加强高职院校学生实习实训档案管理的办法 1. 强化学生实习实训档案管理意识 高职院校领导及教师应进一步学习 档案法 和有关的政策法规, 增强档案意识 院系主任及各位教师, 都应重视学生实习实训档案的管理工作, 自觉地把学生实习实训档案的归档管理工作纳入自己的议事日程, 清楚地认识到, 在实习实训教学活动中, 所形成的归档范围的文件材料, 是学校教学实践活动的重要历史记录, 是广大教职工工作实践的经验总结, 是学校教育教学的宝贵财富, 应倍加珍惜 2. 建立学生实习实训档案管理制度 高职院校应在学院统一领导下, 建立一套完整的学生实习实训档案管理制度 建立院 ( 系 ) 实习实训档案工作网络, 确定实习实训档案管理人员的职责范围 ; 制定目标管理标准考核制度, 实行奖惩制度 ; 制定实习实训档案归档范围 归档时间及归档实施办法 院系职能部门应建立健全收集整理 检查核对 鉴别归档 保管保密 转递送交和 管理职责等各项规章制度, 做到有章可循 有据可依 照章办事 3. 加强学生实习实训档案管理队伍建设 各高职院校应积极为档案管理人员创造提高业务水平的条件, 经常组织开展相关的业务培训和学术交流活动, 使档案人员的业务工作能力 运用现代信息技术的能力得到全面提升 ; 还要提高档案管理人员的思想政治觉悟, 使档案管理人员充分认识到, 学生实习实训档案具有服务学生 服务社会的双重功能, 责任重大 使命光荣 要充分调动档案管理人员的积极性和创造性, 切实加强学生实习实训档案管理队伍的建设 4. 加速学生实习实训档案信息化建设 首先, 建立学生实习实训电子档案数据库 按年级收集档案, 按专业分类设置模块, 师生随时可以进入学院网站, 点击自己所需专业模块, 调阅实习实训材料查看 其次, 学生实习实训工作材料数字化 学生实习实训工作管理文件材料, 根据需求提供网上访问, 如 : 学生实验操作规定, 操作流程 ; 学生实习报告指导书等, 可以随时进入网站查阅 参考 5. 提高学生实习实训档案使用效率 学校档案管理工作是学校工作的重要组成部分, 我们在做好档案的收集 整理 归档工作的同时, 又做到主动提供服务 使档案的价值得以充分体现 档案人员既要熟悉室藏档案资料, 注重档案的收集质量, 提高档案的利用率, 还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析 研究, 将学生实习实训材料进行系统地编研, 完整地反映学生实习实训教学过程的经验 方法, 为学校培养人才提供宝贵的财富 总之, 高职院校要高度重视学生实习实训档案管理工作 不断开发学生实习实训档案资源, 不断提升学生实习实训档案管理工作的能力 进一步拓宽高职院校档案门类, 丰富馆藏结构, 真正发挥高职院校学生实习实训档案在现代职业教育发展中的作用 ( 作者单位 : 闽北职业技术学院 ) 28

31 业务广场 残疾人档案管理之我见 张秀平 残疾人事业是建设有中国特色社会主义事业的重要组成部分, 彰显了社会的公平, 是崇高的事业 做好残疾人档案管理工作, 是发展残疾人事业的重要一环, 是保障残疾人的合法权益 服务好残疾人的重要着力点, 是各级残联义不容辞的责任, 对构建和谐社会具有十分重要的意义 一 残疾人档案管理工作的重要性残疾人档案包括残疾人就业档案 培训档案 康复档案和残疾人证档案等 加强残疾人档案管理可以为监督检查工作提供依据, 便于日常工作的开展, 并且有助于优惠政策的落实 建立完善残疾人基础档案制度 分门别类满 足残疾人的需求, 是使优惠政策准确落实到位的基础性工作, 可以防止优惠政策滥用 因此, 作为残疾人工作服务部门, 应该要本着 以残疾人为本 的思想, 切实加强新时期残疾人档案工作的管理, 这既是对工作负责, 更是对广大的残疾人负责 二 新时期加强残疾人档案管理工作的建议 1. 全面推行档案信息化管理 在当前社会发展日新月异 残疾人的需求日趋多样的新常态下, 残疾人的需求在不同地区 不同条件下都存在着相应的不同, 这就使传统的档案管理方式无法适应当今飞速发展的形势需要, 而档案信 息化管理, 相对于传统的档案管理模式更加便捷, 因此, 全面推行档案信息化管理已成为当务之急 全面推行档案信息化管理, 有助于建立残疾人需求大数据网络 建立和完善残疾人档案的根本目的在于利用残疾人档案信息为残疾人康复 就业 医疗 社会保障等方面提供档案信息支持, 然而, 传统档案管理在档案资料的录入上较为费时费力, 保管上要花费大量的时间与较大空间, 档案资料容易老化 丢失, 在信息检索上费时费力, 且难以在纷繁的档案资料中发现不同残疾人的不同需求 档案信息化管理不仅信息录入简单便捷, 较易保管, 且检索方便 全面推行信息化档案 29

32 业务广场 管理, 有助于杜绝政策重复享受, 保障社会公平 近年来, 国家政策资金扶持投入力度不断加大, 广大残疾人在康复 教育 就业 体育等方面享受到的优惠政策不断增多, 但是, 相对于残疾人的人口基数而言, 财政转移支付力度是有限的, 这就需要我们把政策资金用在最需要的残疾人上 一方面, 一个设计完善的档案信息系统能够通过快速检索鉴别确定哪些残疾人群体适合享受政策资金, 让享受过相同资金政策的残疾人在短时间内不再重复享受, 让没有享受过相应政策的残疾人群体及时感受到党和国家的温暖 ; 另一方面, 能够通过档案信息系统及时采集残疾人个人信息, 快速检索与残疾人沟通的方式等等, 让工作人员能够及时与享受政策的残疾人联系, 确保政策资金落实到人 ; 另外, 残疾人群众也可通过档案信息系统平台了解情况, 让一切都在阳光下运作, 杜绝资金发放时腐败行为的发生, 确保社会公平公正 2. 加强档案管理人员培训 目前, 国家对残疾人的优惠政策包含许多方面 : 康复方面的有免费装配假肢 聋儿语言康复训练 肢体矫治手术 精神病防治 白内障复明手术等 ; 教育方面的有聋哑学生入学 ; 就业方面有提供公益性岗位等 ; 较大投入的甚至包括人工耳蜗种植以及精准扶贫等 繁多的项目就需要我们细化残疾人在康复 教育 就业方面的档案管理, 这就给工作人员的自身素质与档案管理工作细节提出了很高的要求 一方面, 要加强档案管理工作人员的政治品德教育, 强化管理工作人员爱岗敬业的职业道德, 培养工作人员认真执行 档案法 与 档案法实施办法 以及相关档案规章制度的工作作风和实事求是的工作态度, 具备为残疾人档案管理事业贡献力量的自觉精神 另一方面, 要加强档案管理人员业务能力培训, 上级残联应邀请各级档案局等专业档案管理机构的档案专家, 通过举办档案管理培训班 讲座和知识竞赛等各种方式提高残疾人档案管理人员的业务素质, 推动残疾人档案管理工作良性发展 3. 全面加强残疾人康复 教育 就业 精准扶贫等方面的档案管理 一要完善残疾人基本情况档案 完善残疾人基本情况档案, 归根结底是做好残疾人证管理, 基层残联要对辖区内残疾人了如指掌, 根据残疾人精神 肢体 语言 听力 视力 智力等不同情况分别立档建卡, 颁发残疾证, 将残疾人残疾程度 家庭情况 享受康复 教育 就业 体育等各方面政策情况等基本情况登记在册, 方便查询 二要完善残疾人康复服务情况档案 康复治疗是各级残联的基础性工作, 是提高残疾人生活质量的重要举措, 残疾人 人人享有康复服务, 是党和政府对残疾人事业提出的重要目标之一 康复治疗工作包含 光明行动 白内障手术 聋儿语言康复训练 脑瘫儿童康复训练 人工耳蜗再造手术等, 种类繁多, 完善残疾人康复服务档案, 有助于各级残联掌握残疾人康复需求, 提供有针对性的服务, 在康复服务中对残疾人接受康复服务后的治疗效果进行后续跟踪, 根据残疾人反馈将结果记录在案, 形成康复服务大数据, 从而进一步提高服务水平 建立完善康复服务档案, 需要由上级残联牵头, 建立统一的康复服务信息平台, 编制统一的康复服务信息档案, 各级残联及时登记掌握残疾人康复需求 接受康复服务的种类 措施 康复服务后的恢复情况, 以便进一步提供跟踪服务, 提高康复服务水平和服务成效 三要完善残疾人教育 就业需求档案 残疾人群体是弱势群体, 在享受教育 就业等权利方面存在着天然弱势, 为了让残疾人更好地融入参与社会, 就必须为残疾人提供较为完善的教育与就业服务 各级残联应根据残疾人教育 就业年龄段分类管理, 建立完善残疾人教育 就业需求档案 对有条件享受教育 就业培训的, 应进一步细化管理, 对在教育年龄段的残疾人, 有条件推荐入学的, 应及时推荐其享受特殊教育 对在就业年龄段的残疾人, 要及时组织开展就业 创业培训, 提高残疾人就业创业能力, 对有创业需求的残疾人, 应 及时登记在册, 在国家发布各种各类残疾人创业政策资金扶持时优先考虑, 对有就业需求的, 应根据该残疾人残疾程度 文化程度 就业状况及时向其推荐各类用人单位 福利企业或者公益性岗位, 提高残疾人社会参与度和幸福感 四要完善残疾人精准扶贫档案 没有残疾人温饱问题的解决, 就没有全社会的脱贫, 为促使贫困残疾人家庭脱贫致富, 要进一步建立完善残疾人精准扶贫档案 残联组织应对贫困残疾人家庭逐户摸底, 摸清贫困残疾人底数, 及时掌握贫困残疾人家庭的家庭经济和实际生活水平 掌握变化情况, 掌握残疾人家庭住房水平 接受医疗能力 基本生活情况, 根据贫困残疾人家庭情况, 有针对性地提供最低生活保障, 在新农村合作医疗方面适当提高额度以及危房改造资金等相应政府救助 4. 要加强与档案管理部门和其他相关部门的业务联系 残疾人档案管理与各部门之间存在天然联系 例如, 残疾人档案管理要和当地的档案行政管理部门保持沟通和联系, 获取先进的管理经验 ; 体育事业要与体育部门沟通联系 ; 残疾人就业培训要与劳动就业保障部门联系, 获取就业培训信息及各方面就业政策 ; 残疾人证颁发要与公安部门沟通联系, 查证是否有人利用残疾人身份规避相关法律法规, 利用精神病患者的身份逃避违法犯罪等 这就需要我们在档案信息系统建设和档案管理方面加强与相关部门的横向沟通, 在档案管理过程中尽最大努力做到实时获取相关部门业务信息, 为档案事业负责, 为残疾人群体负责 残疾人事业是伟大的事业, 对残疾人群体的关爱与帮扶体现党和政府打理建设和谐社会的伟大决心, 残疾人档案管理工作是残疾人事业中的重要一环, 做好这项工作, 需要我们不断地在实践中学习, 与时俱进, 将新知识 新技术和行之有效的经验融入档案管理工作当中, 将档案管理工作作为残疾人事业发展的抓手之一, 做细 做实 做好 ( 作者单位 : 宁德市残疾人康复中心 ) 30

33 业务广场 基层单位数码声像档案管理探析 余建华 随着计算机 数码相机 数码摄像机和手机的发展与普及, 基层单位在生产 经营 管理 教学 科研等活动中, 数码声像资料大范围 大批量地产生, 其中相当数量的声像资料具有凭证作用和参考价值, 是单位档案资源的重要组成部分 然而, 各单位在数码声像档案的管理过程中存在着不同类型 不同程度的问题 一 数码声像档案管理现状一些单位的数码声像档案处于无序化管理状态 档案管理人员的精力有限, 对声像档案无暇顾及, 大量重要的照片和影音资料没有及时地收集整理和统一有效保存, 散落在活动组织和承办部门或负责摄影的人员手中, 自行保管使用 因保管意识淡薄 不具备保管条件 操作不当 人员调动等因素, 造成数码声像档案的损坏或散失 有些单位即使有部分数码声像档案归档也是未加筛选, 未进行规范化整理, 或是无文字说明, 开发利用也十分有限 二 数码声像档案规范管理对策 ( 一 ) 重视提高声像档案管理意识应特别重视提高声像档案形成者的档案意识, 改变只靠档案人员寻觅 索求的被动局面, 营造良好的档案管理氛围 如通过老照片展示医院发展史, 老一代的奋斗史, 来揭示声像档案的价值和重要性, 改变只有纸质材料需要归档的观念 ( 二 ) 健全管理体制, 疏通收集渠道制定数码声像档案管理制度, 构建收集管理网络体系, 狠抓落实疏通渠道, 保证数码类声像档案收集及时 齐全 完整 系统 我们的具体做法是 : 首先, 与行政人事部 医务部 护理部等职能部门保持密切联系, 掌握单位重大活动信息, 方便归档时将数码声像资料与之对应, 避免遗漏 其次, 及时进行归档提醒 催交, 并将归档情况与科室考评及绩效挂钩 ( 三 ) 抢救性收集 整理 归档我院自 2014 年开始, 采取按常规每年整理上年度声像档案的同时, 穿插整理 2012 年 2011 年 2010 年等年度的数码声像档案 我们将以往各年度的重要数码照片 录音录像资料, 最大限度地收集 扫描转换 完善文字说明 编制目录, 从而保全了相当一部分数码声像档案 ( 四 ) 探索适合本单位实际的整理方法基层单位的数码声像档案对单位的作用较大, 并不需要大量移交档案馆, 单位档案管理部门应依据相关规范, 制定适合本单位的统一管理标准, 使其更宽松 操作性更强, 更有利于提供对本单位的利用服务 同时, 我们应该与时俱进, 利用新技术 新方法不断提高对数码声像档案的现代化管理水平 1. 数量方面 由于数码类档案的占用空间小, 保存成本低, 在数码照片的筛选过程中, 不必拘泥于同一场景只保留一张照片, 可以选取有代表性和典型性, 影像清晰 画面美观, 但不同角度 不同角色的多张照片进行保存, 一般重要场景可选取 2 5 张, 整个活动以不超过 50 张为宜 目的在于提供利用时满足不同的需要 2. 分辨率及存储格式 扫描照片的分辨率一般不低于 600dpi 存储格式尽 量统一, 以便在兼容方面获得更好的支持 如 : 照片格式统一为 *.jpg, 对于采用非通用文件格式的照片, 应在保证分辨率的前提下, 将其转换为 *.jpeg, 视频格式统一为 *.avi *.mp4 有时我们也可以对比较大的视频文件进行一些处理, 比如, 用 *.rmvb 格式进行压缩, 它可以在保证图像清晰度流畅度的同时, 将文件缩小近 10 倍 3. 命名方式 采用简单的 大家乐于接受的形式进行归档文件的命名 例 : 2015 党群, 内分 2015 党群 001,, 夹内照片或视频由 编号 + 形成者原命名名称 命名, 最大限度地节省工作量, 同时也满足了查找要求 4. 归档文件模板 制作包含声像档案 六要素 在内的目录模板, 制作以一个主题活动为单位的文件模板, 统一归档模式进行在线或离线归档, 由声像档案形成者按要求填写和整理, 操作简便 反映良好 ( 五 ) 改善临时性存储环境 1. 正确选用临时性存储设备 数字影音资料占用空间比较大, 易造成电脑的运行速度变慢 死机等情况, 可以采用加装固态硬盘的方法, 并安装匹配的 windows 系统, 可使电脑的运行速度达到极致 使用移动硬盘保存时, 应注意正确插拔并尽量减少插拔次数, 不要使用 USB 延长线, 特别应防止突然跌落, 造成移动硬盘损毁数据丢失 2. 利用互联网进行保存 没有保密要求或保密要求低的, 也可以设好密码存在云端作为备份 ( 六 ) 保障数码声像档案的安全 31

34 业务广场 由于数码声像档案对软 硬件的依赖性, 信息的易改性, 与载体的可分离性等因素 应注意 : 1. 元数据的保存 摄影设备生产厂商 型号等硬件参数, 存储格式 像素 分辨率等图像参数, 能阅读数码声像数据库文件的软件等, 要一并保存 2. 数字水印加密技术 要保证一些重要照片的原始性 完整性, 可以通过加密技术来解决 3. 数码类声像档案的备份 最佳的方法就是选用 DVD 光盘刻录 要注意选用使用最广的刻录机和盘片 ; 要采取双备份及分开存放, 降低意外损坏的风险 ; 使用防磁装具, 竖立放置 ; 注意盘片的寿命及到期前的再复制 ; 注意控制温湿度及 六防 措施 ( 七 ) 挖掘数码声像档案资源, 积极开发利用 档案工作者要有强烈的服务意识, 开展主动服务 例如, 利用数码类声像档案制作医院宣传页 宣传片 支持医院网站建设 编辑照片画册 举办照片展览, 展示医院发展历程 医院文化建设 医院办学成果等, 从而扩大医院的影响 提高医院及医疗专家的知名度 ; 可以通过照片反映医院和医务人员对患者的人文关爱 对辖区群众开展义诊的各种场景, 不断改善医疗环境, 构建和谐的医患关系 ; 能够为避免医疗纠纷, 保护医务人员及患者利益提供重要证据 ; 数码声像档案对公立医院评价 优质护理服务评价等各种评比 检查工作起到了积极的佐证作用 ( 八 ) 开办摄影讲座, 优化数码声像档案我院为了提高声像档案质量, 更好地为医院宣传及各项工作服务, 特意请 来厦门日报社知名记者, 举办摄影培训班, 鼓励医护人员拿起手机, 记录身边感人瞬间, 鼓舞士气, 感动患者, 打造 有爱的医院 有文化的医院 有条件的单位, 可以引进数码声像档案管理系统与单位的档案管理系统 办公自动化系统对接, 以网络化方式交互传递到系统平台, 实现数码声像资料实时在线归档, 在网络中进行档案的整理 著录 分类 编目等组织方式, 有权限地提供检索查询 利用服务, 实现数码声像档案自动化管理 也可以跟阿里云 百度 华为等互联网公司合作, 定制企业云存储空间, 进行声像档案的云存储 管理与加密等 还可以进一步开发手机 APP, 做到即拍 即传 即归档 即共享 ( 作者单位 : 厦门市第五医院 ) ( 上接 33 页 ) 管平台, 促进新常态下旅游质监执法监督档案管理水平有效提升 ; 在全市各大景区广泛推行 一卡通平台, 借助二维码 射频识别等网络技术, 不仅为游客提供了智能便捷的服务, 还能提升我市导游员身份识别管理效率, 方便对导游员的出团信息进行核对和验证 ; 通过安装 全球眼 视频监控设备, 工作人员可以在电视 电脑等设备上进行现场监控录入, 不但方便了解现场状况, 还能对有价值的旅游信息资源进行搜集利用, 弥补纸质档案的遗漏和不足 1. 定期培训提升档案管理的保密性 旅游档案是通过文字 图片等形式来共同记录各类旅游信息的保存方式, 虽然没有国家机密档案一样存在高度的保密性, 但是随着信息化时代的到来, 旅游档案的内容和形式越来越丰富, 其中不乏会存在一些地区性的保密资料, 如何有效提高旅游档案的保密性工作显得十分重要 近年来, 我市不断完善旅游档案管理制度, 派科室负责人定期对星级饭 店 旅行社等相关行业的旅游档案保密工作进行沟通 指导和督查, 确保机密档案绝对安全 ; 邀请机要局专家对全市旅游企业及相关行业工作人员进行旅游档案信息电子化安全操作培训, 有力提高旅游档案保密资料的安全性 有效性 旅游档案管理是一项任务繁琐 涉及面广的工作, 要提高旅游档案的管理质量, 需从制定严格的档案管理规章制度 提升从业人员综合素质 运用灵活多变的管理手段等多途径入手 只有这样, 我市的旅游档案管理工作才能适应新常态下的旅游发展局势, 才能更好 更有效的为我市旅游产业发展服务, 更加有力地推进我市旅游产业发展壮大 2. 加强对旅游档案资料的挖掘和管理 旅游档案的内容涵盖了在旅游发展全过程中方方面面的资源和信息, 是十分宝贵的且不可再生的珍贵资源 现阶段, 要如何充分地挖掘和提炼优质旅游档案资源, 传承文化传统, 促进旅游产业转型升级, 显然已成为旅游档案彰显价值的重要课题 近年来, 在领导的高度重视下, 我市利用现存的旅游档案资源, 进一步挖掘整理特色旅游档案, 将各类体现民俗 地质等的文化资料进行细分和管理, 不仅丰富了现存旅游档案的类别和形态, 还为我市旅游产业的发展提供了有力的依据和佐证 如对三明郊野国家地质公园的相关材料进行挖掘整理 同时, 我们还对 2000 年我市创建优秀旅游城市的档案资料进行集中整合, 研究挖掘传统档案的发展优势, 不断创新思路和理念, 挖掘整理出适应当前旅游发展形态的旅游档案资料, 更好地发挥旅游档案查阅借鉴和服务大众的社会功能 旅游档案管理是一项任务繁琐 涉及面广的工作, 要提升我市旅游档案的管理水平, 需要从制定严格的档案管理规章制度 明确严格的人才选拔 运用多元化的档案管理技术等途径入手 只有这样, 才能更好地推进我市旅游档案工作的开展和提升, 才能更好 更有效地为旅游事业提供服务, 更有力地推动旅游产业平稳发展 ( 作者单位 : 三明市旅游局 ) 32

35 福建省档案局局长 丁志隆!"#$ %&' () *+",-./ :; ' ABCDE 0 ' F GHI;J KLM NOC M #PQ RST UVWXYP 0 ' #, Z[\ KLM ]R^_ `abc ' ^L H 7 T ' 7 < 7 ' N ' ^L X 7 ' G ;] ' H X 7 '! "#$%R&' U0 `ab ( )*+ R,-./ 0 U0 1 C] ' * 23 2 $% 4' : ; $ ' * <=>. C DEQ 7 2' ( FGHI JK L LM b]rmn O P QR STUVTR,23 W XY ' 7 U0 M 56ZX [ \ ]U0 ] D7^ _ ` a / bb ' M c./. 7 / U0 LM b _ Nc 1 D, M " ^ / 7 Y(, ]R ' D N [ MCN 7 ' 2 D N [ C: ( 7;J ` ' ;, UV7, ' FQ D 7 UV D 2 # T!"#

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39 业务广场 旅游档案管理刍议 杨 央 旅游档案作为记载旅游信息, 传承旅游资料和展望未来旅游生存发展的重要依据, 在当代旅游业中占据着越来越重要的地位 旅游行业作为一个新兴的产业, 档案管理仍处于摸索阶段, 旅游行业档案管理的特殊性和流动性同样给旅游档案管理带来一定的难度 本文立足三明旅游事业发展实际, 就如何加强旅游档案管理提几点看法 一 加强旅游档案管理的重要意义旅游档案属于当前旅游业发展中综合信息的汇总, 它可以真实可靠地反映旅游产业的发展现状 旅游档案作为一把标尺, 是旅游管理部门进行决策和管理的重要依据, 可以引导旅游管理机构作出正确的判断 辅助旅游机构进行科学 环保的旅游规划, 杜绝破坏旅游环境等行为的发生, 促进旅游业的可持续发展 同时旅游档案也是验证和衡量一个地区旅游事业发展的重要依据, 通过整理汇总本地区的旅游开发信息, 可以辅助当地旅游部门制定旅游计划 开展旅游活动和进行各项旅游研究, 促进旅游行业朝着正确 健康的发展方向前进 加强旅游档案管理可以保护和保存当地宝贵的旅游资料, 比如名胜古迹的典故 历史文化的流传等, 这些都可以作为后人品鉴的重要依据 二 加强旅游档案管理的方法 1. 提高旅游部门领导对档案管理工作的重视程度 由于旅游产业发展的特殊性, 多数的旅游宣传资料 导游员信息均分散在各个科室和个人手上, 且多数依赖于信息化管理方式 随着我市旅游产业发展 的逐渐壮大, 伴随而来的旅游宣传 媒体视频 专家讲座 汇编书籍等各类资料应运而生, 如果不加以收集整理, 统一存放, 将导致大量信息丢失 因此, 加强我市旅游档案的管理, 必须从源头上关注和重视旅游档案管理工作 例如, 2014 年年底, 在领导的高度重视下, 三明市旅游局印发了 关于加强视频 数码照片等电子档案资料收集整理工作的通知, 严格按照档案管理的规范和要求, 认真做好全市各类电子档案资料的收集整理工作 据初步统计, 近两年来, 全市共新增旅游专业策划文本 3 份, 旅游宣传图片资料 200 余张, 旅游广宣品设计稿 18 份, 旅游宣传影音资料 3 份和专家学者讲座 2 份, 涵盖了文档 图片 课件 视频 影音等档案类别, 极大地丰富和拓宽了我市旅游档案的内容和范围, 为我市旅游产业发展提供了有力支撑 建议各级旅游管理部门结合当地的旅游产业发展现状, 成立专门的旅游档案管理机构, 安排专业的档案管理人员对我市的旅游综合信息资料进行分析 收集 分类 整理 归档等工作, 确保旅游第一手档案材料的准确性和完善性 2. 提高旅游档案工作人员素质 旅游档案管理工作, 不同于一般的档案管理, 旅游资源的开发 利用 保护等不是一朝一夕就能完成的工作, 比如一个旅游景区景点从规划开发到成熟经营至少需要 2-5 年左右的时间, 这其中的旅游信息的收集 整理 分析工作非常复杂和繁琐, 没有专业 敬业的工作精神, 不可能高效 准确地完成旅游档案的管理 同时旅游行业属于一个跨 行业范围广泛的产业, 众多不同行业之前的交集和汇总产生大量需要分析对比的旅游资料, 属于一项高强度的管理工作 因此, 要提高旅游档案管理质量和效率, 关键在于提升旅游档案管理人员的专业水平和责任心 近年, 三明市旅游局组织旅游档案管理人员参加省市档案部门举办的各类档案专业知识培训, 通过系统的课程学习来提升自己的业务素质和专业水平 ; 每年组织各县 ( 市 区 ) 旅游部门及相关业务科室参加国家 省市举办的导游人员档案系统操作流程 旅游质监投诉网上操作流程等, 通过培训来充实完善自我的业务储备, 以便应对各类旅游信息的归纳和管理 ; 同时, 还可以通过安排旅游档案管理人员与其他同行之间进行交流分享, 通过学习借鉴来提升我市旅游档案的综合管理水平 3. 运用多元化的档案管理技术 旅游档案种类繁多, 各门各科的旅游信息举不胜举, 同时旅游行业也是一个活跃度高的产业, 游客在不同时间 地点的旅游活动都可能带来旅游信息的变化, 所以旅游档案的管理是一个庞大的信息处理工作 针对这种特性, 想要提高旅游档案的管理, 可以采用多元化的档案管理技术, 针对不同的旅游信息进行区别管理对待, 提高旅游档案管理的效率, 建立一套高效 精准 特色的档案管理模式 三 加强旅游档案管理的途径近年, 我市不断充实智慧旅游信息管理工程, 比如推进我市旅行社广泛应用福建省旅游服务团队监 ( 下转 32 页 ) 33

40 业务广场 提高师资档案管理水平浅析 王兰芳 近年, 学校师资档案的内容和整理形式存在诸多问题 如师资档案的内容不完整 不齐全, 干部履历表 填写不规范, 有些 干部履历表 涂改严重, 年度考核材料漏缺, 年度考核表中需要填写的栏目未能填写完整 ; 学历学位更改不符合要求 ; 职称材料 有头无尾, 该归档的 专业技术职务任职资格评审表 没有归档 ; 干部任免审批表 没有干部考察材料作为附件 师资档案中新的内容没有及时补充较为普遍, 有的档案甚至还有假材料 在整理装订方面存在的问题也不少, 诸如错装混装现象屡见不鲜, 分类不合理, 材料的纸张大小参差不齐, 装订松散不结实等 一 加大宣传教育力度, 明确师资档案的重要性及其作用 1. 首先, 要认真学习贯彻实施 档案法 等相关法律法规, 结合学校自身实际开展一系列档案法规的宣传工作, 不断增强教职员工的法制意识, 使师资档案能真正实现依法管理 其次, 要向本校教职员工宣传建立师资档案管理制度的重大意义, 使他们充分认识到师资档案与学校教育的发展 教师队伍的健康成长是息息相关的, 并向有关人员宣传档案专业技术基础知识等 通过宣传教育, 让学校师资档案管理工作得到全体教师的理解 支持与配合, 从而自觉主动地将散存于各部门和个人手中的一些具有重要保存价值的文件材料及时归档入库 2. 全面认识师资档案应有的作用 一是有利于提高教职员工的主动性和创 造性 建立健全科学 系统 规范的师资档案, 能真实有效地记载教师的工作成绩, 让他们的教学业绩与科研成果得到认可, 并能激发教师的竞争意识, 提高积极性与创造性, 充分发掘教师的潜能 二是学校对教师队伍进行职业规划的重要依据 师资档案不仅是对教师个人以往工作的真实记录与恰如其分的评价, 还包括教师的职业发展规划 努力方向与学校的指导考核意见等 因此, 通过文字方式记载教师的教育教学能力 科研能力的程度和当前参加的培训科目 工作总结与发展计划等内容, 是对教师各方面的综合反映, 为学校的教师队伍建设和人才培养工作提供决策 三是师资档案是学校掌握教师综合情况的信息资源 学校领导可借助师资档案 34

41 业务广场 了解掌握教师的教学情况和学术能力高低, 并将它作为进行职称评定 职务晋升 年度考核 评优选优的可靠依据, 并鼓励教师锐意进取, 促使师资队伍综合能力的提升 四是能为学校顺利通过教学评估 学科评估等评定提供凭证实据 二 加强制度建设, 确保师资档案的完整性和真实性 档案管理者对应归档的材料要留心收集, 保证档案的完整性和真实性 掌握平时零星材料形成的规律, 把握收集工作主动性, 可有效避免收集工作中的盲目性 随意性, 少走弯路, 提高工作效率 一般地讲, 产生师资档案材料有两种规律 : 一是时间规律 特定的时间往往会形成特定的材料, 诸如年终总结材料, 职称评聘材料等 ; 二是信息规律 师资档案材料是信息的载体, 它所记载的内容必然要在一定的范围内传播, 当档案管理者得知消息后, 就要根据这些信息所反映的情况开展收集工作, 确保师资档案的真实性 师资档案材料形成面广, 内容多, 动态性强, 要及时完整收集, 必须建立健全收集制度, 抓好收集的重要环节, 疏通收集渠道, 及时组织补充 在收集师资材料的同时, 还应建立查档通知 移交登记 检查核对等相应的制度 对于迟迟未交的, 可通过电话及时催要或登门索要, 以免材料的遗漏 在此基础上, 进一步做好日常审核工作, 减少和杜绝假材料归档 在实际接收中必须注意 : 一定要向有关形成材料的部门收集, 个人报送时接收原件而不收复印件, 接收学历 学位材料时, 一定要同时验两证 ( 毕业证书 学位证书 ) 以及认真审核毕业生登记表和成绩单等, 严格把关, 做到取之有据, 舍之有理, 准确完整 手续完备 三 提高师资档案管理水平的措施 1. 科学划分师资档案的项目内容 根据师资档案的形成特点和利用需求, 其项目内容大致可分为如下几类 :1 教 师个人基本情况类 : 个人简历 各种证书复印件 ( 如学历学位 职称 教师资格 教师岗前培训等 ) 教学 科研岗位聘任等 2 教育进修培训情况类 : 包含提高学历 脱产进修 短期培训 参加各种学术会议 外出考察等活动中所形成和记载的进修培训材料 学术交流材料 考察访问资料等 3 教师教育教学材料类 : 如每学年的教学任务书 教学大纲 教案 教学总结 听课记录 班主任工作 ( 校共青团工作 ) 完成教育教学计划等情况的统计表 教学质量评估表 各级别公开教学活动材料 课堂教学日志 教学反思 每周各班大事记和特长生指导获奖等 4 工作业绩考核评估类 : 包含学生对教师 学校领导对教师 家长对教师 教师同行之间的评估 年度考核登记表 期中 期末考试及省市会考试卷分析和班级学生成绩材料 教学意见建议或改进措施等 5 职称评审和聘任材料类 : 包含职称评定材料 职称评定时的述职报告 教学论著 历次专业技术职务晋升呈报表 普通话等级证书 聘任书 评定小组的评语以及年度考核的等级评定材料等等 6 科研成果论文专著类 : 包含获得的科研成果 撰写和发表的论文 专著 教学心得 教改计划与总结 经验交流材料 编著的校本教材等 对于一般科研成果和论文 专著可以进行详细统计和登记, 对于重大的科研成果 发明创造, 则应收藏相应的复印件 7 奖惩材料类 : 各种教学和科研方面获奖证书或批文复印件, 教学事故登记表 除教育教学奖励 表彰外, 其他综合 单项的奖励, 如书法 美术 音乐 演讲 体育均可归入此类 8 其他类 : 如业余爱好 参加各类协会等 2. 学校要根据实际构建档案工作网络 学校需要选择一名副校级领导负责学校档案管理工作, 选拔年纪轻 精通电脑技术 热爱档案事业的教师担任学校专职或兼职档案管理员, 主要负责档案资料收集与整理 ; 另外, 还要充分调 动全校师生的积极性, 让他们都来充当信息员 同时, 学校还要重视档案管理者的学习 培训工作, 不断拓宽档案管理者的知识领域, 提高其整体素质和管理水准 学校领导还要解决档案管理者的职称评聘问题, 解除他们的后顾之忧, 确保他们能安心工作 3. 借助计算机网络技术科学管理师资档案 首先要加强档案管理队伍建设 档案管理者要掌握计算机技术 网络技术 多媒体技术等, 并将其应用于档案管理与信息技术的开发利用中 档案管理者要运用现代化的管理手段, 建立系统有效的目录和检索体系, 开发和使用档案管理软件, 实现档案信息网络共享, 积极有效地开发师资档案的信息资源 加强学校师资档案部门的硬件基础设施建设, 配备先进的设备, 为学校师资档案现代化管理和档案信息资源的开发利用提供强有力的保障 4. 积极做好师资档案的查阅利用工作 师资档案在利用过程中既要主动提供档案信息, 有效服务于学校师资队伍的建设 ; 又要顾及其他特殊性, 注意保密, 即对学校领导及相关部门要调阅师资档案的要求应尽可能地给予满足, 及时提供基本信息, 供其利用 ; 而对教师本人的需求, 必须根据实际情况提供本人可以查阅的档案信息, 而对组织评价或量化内容有一定保密要求的部分, 应不予查阅 5. 多点开花, 丰富师资档案管理工作内容 师资档案工作是一项积累性的工作, 首先需要档案管理者在日常工作中注重学校师资档案材料的收集和整理, 全方位收集相关档案资料, 倡导全体教师支持学校, 主动提供有记录价值的教育教学和科研资料, 同时也要努力拓宽档案收集渠道, 挖掘档案资源, 例如收集分散的知名校友档案等, 让本校师资档案内容丰富充实起来 ( 作者单位 : 中共云霄县委党校 ) 35

42 数字平台 互联网 + 思维优化医疗档案管理的策略 王 琳 本文提出的 互联网 + 医疗档案管理, 是依托并超越信息化基础上的医疗档案管理阶段, 是医疗档案管理信息化的高级应用形态, 是贯彻李克强总理 互联网 + 行动计划开展医疗档案管理的设想和实践 具体而言, 就是利用信息通信技术以及互联网平台, 让互联网和医疗档案管理工作进行深度融合, 对档案信息资源进行处置 管理和为社会提供服务, 使不同单位 不同地域 不同类型的医疗档案信息可异地共享, 切实加快医疗档案管理工作的数据化 集成化 智能化的进程, 从而更全面地提高医疗档案的利用效率, 有效促进医疗事业的发展 比如, 在 互联网 + 的医疗档案管理状态下, 由于突破了时空 距离, 患者无须携带或邮寄病例 影像资料 切片等材料, 就可以直接进行异地会诊, 医生可实时调度患者不同阶段的各种诊疗档案的信息, 这样极大地方便了医生诊疗, 提高了诊疗的效果及效率 从这个层面上来说, 互联网 + 模式的医疗档案管理, 不仅提高了医疗机构管理水平 促进了医疗科技发展 减少了医疗事故, 同时也保障了患者权益和维护公民健康 一 当前医疗档案管理不适应 互联网 + 模式的问题近几年来, 随着我国经济社会各项事业的快速发展, 信息化水平的提升, 信息化技术手段已得到广泛应用, 医疗档案信息化建设的应用也取得了较大进 展 但是, 由于我国医疗档案管理信息化建设中还存在信息化建设起步晚 缺少规划等问题, 因此, 尚未打开 互联网 + 之门 如何使医疗档案管理工作更快更好地适应 互联网 + 时代的发展需要, 是医疗档案管理工作人员所需考虑和谋划的现实问题 与 互联网 + 的各项前提要求相比, 当前我国医疗档案管理工作主要存在以下几方面的问题 : ( 一 ) 信息化的医疗档案积累尚不厚实 目前, 我国医疗机构在医疗工作过程中已基本实现计算机的普及和联网, 一般都已经建立了医疗管理信息系统 (HIS) 电子病历系统 (EMR) 检验信息系统 (LIS) 图像存储与传输系统 36

43 数字平台 (PACS) 等信息系统, 既提高了医疗的质量和服务的效率, 也形成了较多的医疗档案 但是, 目前还没有完全跟上医疗档案信息化建设应用的进程, 使得医疗档案信息化建设远远落后于医疗信息化建设, 信息没有及时归集和联网应用, 从而造成大量档案信息流失 尤其是在基层卫生医疗机构, 尽管多数基层医疗机构已经配备了网络信息系统, 但由于缺乏相应的专业技术人才, 缺少相关的技能培训, 使得信息化设备功能没有得到充分地开发 有些信息化设备虽然耗资较大, 但是只开发出了简单的功能, 仅用于简单打字和患者病程记录, 没有充分地利用网络功能, 对患者的诊疗数据进行科学地整理 分析和干预, 更没有与其他医疗机构共享医疗档案信息 ( 二 ) 信息化的档案管理体系尚不健全 档案信息化的步伐远远跟不上整体社会信息化的进度, 特别是在专业医疗档案管理软件的开发上暂未有一个统一的标准, 软件的质量参差不齐, 不能实现共享医疗档案信息, 从而约束了医疗档案信息化的发展 在实际工作中, 绝大部分医疗机构的档案室都是用于收集管理文书档案 设备档案 科研档案和财务档案等, 而未把病历档案纳入统一管理中来, 导致医疗档案没有办法集中统一管理 医疗档案信息化从系统层面上来看, 基本还处于独立分割的状态, 患者的医疗档案保存在不同诊疗的医院中, 患者自己保留门诊病历, 各医疗机构独立地进行医疗档案信息化建设, 导致医疗档案信息相对封闭, 连续性与协调性较差, 使得医疗机构之间不能交换与共享信息, 从而形成了医疗档案信息的 壁垒 ( 三 ) 信息化的联网应用探索尚不充分 时至今日, 即便是大中城市中具有相当规模的医疗机构, 尽管一般有设立相应的档案管理部门, 但是由于受到机构架构 财力以及档案资源数量等方面的限制, 这些机构的档案管理部门的规模通常比较小, 档案管理工作水平也较低 互联网 + 是要把各个独立的医疗机构的档案管理部门的这种 点 连 接起来, 形成较为强大的医疗档案的 云 数据, 从而发挥医疗档案信息化应用的强大支撑作用 然而, 截至目前, 我国医疗档案管理尚未充分地探索联网应用 为此, 必须在整合医疗行业档案资源上加大力度, 需要通过 互联网 + 促进医疗档案管理工作转型升级 二 探索 互联网 + 医疗档案管理的对策与传统的医疗档案管理模式相比, 互联网 + 医疗档案管理具有明显优势, 例如形成先进的医疗档案的保存方法及手段 ; 使得档案管理工作省时省力, 提高人力资本的利用率高 ; 更能快速 准确地检索档案 ; 大大增加信息量和丰富载体形式 ; 使得医疗档案信息能够在各机构之间共享 远程传输, 最大限度地发挥医疗档案的作用 随着我国 互联网 + 战略的深入推进, 互联网 + 医疗档案管理的现实需要 应用前景也将越来越明朗, 值得我们深入探讨, 为今后实施 互联网 + 医疗档案管理提供有益借鉴 ( 一 ) 加强 互联网 + 医疗档案管理所需的基础设施建设 相比于一线的科室, 在许多医疗机构中, 医疗档案管理工作的条件还是相对落后的, 有些医疗机构目前仍然以传统的纸质档案和手工操作为主 这种管理方式不但耗费人力物力, 而且对于某些重要的医疗档案来说也是很不安全的 为进一步实施 互联网 + 医疗档案管理, 目前, 亟需加快医疗档案管理的信息化 网络化和智能化的进程 为此, 在基础设施建设上应该加大资金的投入, 增加信息化程度高的管理设备, 开发网络化管理软件, 扩大医疗电子档案储备, 搭建互通互联的网络平台, 尽快实现医疗档案管理的全面信息化和网络化 ( 二 ) 加强 互联网 + 医疗档案管理的应用探索 实现医疗档案资源的随时随地查找是 互联网 + 医疗档案管理工作的最大特点 在大量的医疗档案数据面前, 要开发强度高的信息搜索引擎, 以组合查询 模糊查询或者分类查询等各种查询信息方式, 充分发挥 人 工智能 查找与识别档案信息的功能, 在网络化的医疗档案数据库中检索出自己需要的医疗档案, 帮助检索对象精确地获取医疗档案的信息 在医疗档案数据的数字化和信息化传输方面, 要充分发挥互联网的优势, 最大程度地接入医疗机构 卫生主管部门 科研院所和保险公司等各个涉医相关部门, 最大限度地发挥 互联网 + 医疗档案管理所形成的社会效益 ( 三 ) 加强 互联网 + 医疗档案管理的安全保障 众所周知, 互联网是把双刃剑 互联网 + 医疗档案管理主要是将医疗档案信息管理直接体现在互联网应用上, 在给人们带来巨大便捷和共享资源的同时, 仍然存在被不法分子或者黑客等非法群体利用, 他们采用窃秘 篡改或者删除等非法操纵手段, 让 互联网 + 医疗档案管理工作存在各种风险 为实施 互联网 + 医疗档案管理, 我们必须加强网络安全的意识, 防患于未然, 有效提高网络安全的技术水平, 充分享受医疗档案信息化带来的优势的同时, 也要更好地保障医疗档案数据的信息安全 首先要选用可靠的操作系统, 并对操作系统进行安全配置 ; 在网络服务功能中要加强用户合法性的认证环节, 严格限制登录者的操作权限 其次, 要加强电子医疗档案数据库的异地和异质备份, 以确保医疗档案信息资源的绝对安全和电子文件的长期可读可查 ( 四 ) 加强 互联网 + 医疗档案管理的能力培养 实行 互联网 + 医疗档案管理, 需要加大对现有医疗档案管理相关工作人员的能力培养, 使之适应未来医疗档案管理工作的需要 现有的医疗档案管理工作人员应在业余时间多学习一些有关计算机网络技术方面的知识, 多参加相应的专业计算机技术培训, 从而提高自身对计算机技术的应用水平 同时, 也要提高对医疗档案信息的分析能力和鉴别选择能力, 增强医疗档案的保密意识, 掌握各种保密方法 ( 作者单位 : 福建省立医院 ) 37

44 数字平台 医疗档案信息化管理的几点思考 林曼芸 随着科技的进步和计算机网络技术的发展, 医疗行业也进入了数字化时代 目前, 医院实行电子医疗档案和纸质病案双轨并行, 并有电子医疗档案逐步取代纸质病案的趋势 因此, 加快医疗档案信息化工作迫在眉睫, 势在必行 一 推进医疗档案信息化管理的必要性一是医疗档案信息化管理有助于提高医疗工作效率 电子医疗档案能方便 快捷地被医护人员调阅 反复查看 传递, 减少不必要的重复工作, 缩短诊查流程 患者异地转诊 远程会诊等也可以通过电子医疗档案共享病案相关信息 二是医疗档案信息化管理有助于提高医疗质量 医护人员可以随时调取患 者全面的诊疗信息, 能对疾病予以整体辩证判断, 提高诊疗准确性, 保障医疗安全 电子医疗档案中规范化医疗模板的应用, 能有效规范医疗行为, 降低医疗风险 三是医疗档案信息化有助于改进医院管理 电子医疗档案存储信息丰富完整, 原始数据得以及时采集 处理, 可以形成实时的环节控制信息, 为医院各项管理指标的制订 监控 落实提供依据 四是医疗档案信息化管理有助于医疗费用的控制 电子医疗档案调取方便, 资源共享, 可以避免患者重复检查 重复治疗, 为医院控制医疗费用不合理增长提供数据支持 同时, 电子医疗档案信息也可成为医疗保险支付依据 五是医疗档案信息化能为国家卫生宏观管理提供丰富的基础信息 近年来, 公立医院改革深入推进, 各级卫生行政主管部门对公立医院的考核很多就是通过调取医疗档案信息数据进行分析 考评, 从而优化管理政策, 落实管理目标, 让政策指导更符合实际医疗工作 二 电子医疗档案与纸质病案相比的优势一是完整性 电子医疗档案能容纳患者在诊疗过程中产生的全部信息, 除了纸质的诊病记录, 像 CT MRI X 线 超声等影像图片 声像动态等诊疗信息, 通过信息技术, 可以借助格式模板 标准用语 印刷字符等方式, 让医护人员能准确 方便 快捷地予以记 38

45 数字平台 录, 形成医疗档案 二是规范性 随着各种卫生信息标准和规范颁布出台, 结构化病案已成为一种趋势, 卫生部出台了 电子病历基本规范 ( 试行 ), 电子文档的规范性和电子模板的灵活性将有助于病案格式标准化, 使电子医疗档案的规范性特点得以凸显 三是时效性 通过网络技术, 电子医疗档案可以在电子病案系统中以实时传递, 一改传统模式下的医疗信息报告方式, 让诸如会诊等医疗活动变得更加便捷有效 同时, 有了网络技术平台, 电子医疗档案还为医院信息系统下的其它系统提供相关的动态数据共享, 提高医疗档案的利用率 四是节约性 随着医院信息化建设的逐步深入, 与电子医疗档案配套的很多辅助诊断信息化系统被结合应用, 能让医护人员更加迅速 直观 准确地了解到患者病情, 迅速确定诊疗方案, 节约有限的医疗资源, 甚至可便捷地实现远程异地医疗资源共享 五是灵活性 电子医疗档案为临床医疗 教学 科研提供了多种快捷信息检索方式, 在检索内容的广度 深度及有关项目组合灵活性上是传统病案无法比拟的, 大大提高病案的使用价值 六是多样性 基于计算机网络技术的发展, 电子医疗档案的存储已不局限于某个诊疗系统的内部, 电子医疗档案也可根据需要 还原 成传统形式供医护人员 患者使用, 为医疗信息资源在更大范围共享奠定了基础 三 医疗档案信息化发展亟待解决的问题 1. 医疗档案信息化的法律问题 一是电子医疗档案法律认可问题 在医疗诉讼和纠纷调解中, 病案都是重要的法律证据 为此, 电子医疗档案书写的签名问题就成为亟待解决的技术难题 目前, 通常做法是医院为每位书写电子病案的医生购买密钥, 医生在书写病案后不能做任何修改, 这就要求医生能在第一时间对病程作最客观准确的描 述, 这与现实操作存在相当距离, 阻碍了电子医疗档案的真正实施 推广 二是电子医疗档案法律认识问题 医疗档案发挥法律证据功能, 关键在于能证实医疗档案的原始性 如影像病案, 我国民法和刑法是认可影像可以作为法律证据的, 但在实际应用中, 如缩微胶片等, 虽档案法认可其与原件具有同等法律效力, 但在证据使用时, 若不能证实其来源的原始性, 它的法律证据功能也是无效的, 这无形中也限制了电子医疗档案的实施 2. 医疗档案信息化的信息共享问题 一是机构间信息系统相互独立 医疗机构 社区卫生机构 卫生行政主管部门等不同机构都有各自不同的信息系统, 使得一个居民的健康档案有可能存在于不同机构的不同系统中, 医疗档案信息相互脱节, 无法交换共享 二是医疗机构内各信息系统关联性差 随着医院信息化建设的推进, 医院临床诊疗信息系统 图像存储与传输系统 检验信息系统 电子病历系统等信息系统逐步建立, 但这些系统之间是垂直建设, 在信息交换共享中存在障碍 三是电子医疗档案共享的法律问题 电子医疗档案具有专业性 专属性 保密性的特点, 具有法律效用, 因此不是任何用户都能共享信息, 只有符合条件的用户才有资格共享信息 医疗档案信息以患者为中心, 在医疗机构保存, 其归属权在我国法律上尚无界定, 因此在信息共享上存在模糊界限, 从而存在法律争议隐患 四是专业技术人员素质也限制了电子医疗档案的信息共享 目前, 在我国还有部分基层医疗机构, 虽建立医疗档案信息系统, 但由于缺乏病案管理专业技术人才, 或者现有从业人员观念老旧, 相关技能培训又无法跟上, 使得信息化功能无法被充分利用, 只停留在数据录入, 未对数据进行加工整理分析, 使电子医疗档案信息共享功能大打折扣 四 医疗档案信息化发展存在问题的对策 一是标准化推进医疗档案信息化信息共享 2011 年, 卫生部发布 电子病历系统功能规范 ( 试行 ), 此规范吸纳了医疗档案信息化系统供应商参加编写, 成为当前很多医院在进行电子病历招标时的参考规范 数据标准统一 模板和权限标准统一, 复用性强, 在信息技术上不需重复建设 模板共享在院级层面实现医疗档案信息化全流程的覆盖和共享 近两年来, 在标准化规范的推行下, 随着云电子病历系统的开发, 电子病历系统可以覆盖到县级医院甚至覆盖到社区卫生服务中心, 让更多医疗机构受益于电子病历系统, 大大推进了医疗档案信息化信息共享 目前, 医疗档案信息化供应商在不断市场摸索和专业尝试后, 对电子病历的深入推广更加全面化, 在不断完善产品的同时, 也很注重培训产品的使用者, 所以, 病案管理专业技术人员的素质也在逐步提高, 有利于推进医疗档案信息化信息共享 二是加快推进医疗档案信息化法律问题的解决 中华人民共和国电子签名法 于 2005 年 4 月 1 日正式颁布实施, 但在电子病历中的应用, 还需要进行研究和补充相关的法律规定 电子病历电子签名因为投入资金巨大, 且在实际运用中有诸多局限, 故目前在大多医院基本采用电子病历手工签名的方式 医生在书写电子病历时, 有修改的地方, 信息系统都会留下记录备查 在医疗档案被作为证据采用时, 不管是电子医疗档案还是纸质病案, 首先考量的还是医师签字以及产生医疗档案的医院资质等级 医疗档案信息化是在医院信息化建设, 特别是临床信息管理发展中逐步提出来并不断发展的, 虽然存在一些问题, 但随着信息技术的日益成熟, 专业化人才队伍的充实, 电子医疗信息建设不仅要实现医院内部患者医疗信息的充分利用, 还要实现一个患者在不同医疗机构之间医疗信息共享, 医疗机构与其他相关机构之间的医疗信息共享, 最大限度发挥医疗档案信息化的功用 ( 作者单位 : 福州市中医院 ) 39

46 经验交流 浅谈办公室主任的档案意识 梁艳斌 一个单位的办公室往往是参与决策 执行决策和协调服务的重要职能机构, 而档案室大多数归办公室直管 办公室主任是领导的参谋和助手, 发挥档案的作用, 是不可或缺但又容易忽视的一项工作 笔者就办公室主任须具备的档案意识谈些看法, 并与同行商榷 一 法 的意识随着档案法制化进程的不断加快, 办公室主任必须把档案意识装进脑 记在心, 从 法 的高度理解档案工作的地位和作用 一是要把档案工作列入领导决策内容 办公室主任要加强与领导的沟通, 把档案工作的进展 取得的成绩 遇到的问题及时向领导汇报, 多渠道 多途径增强领导的档案意识, 使之进入领导工作的决策视野 ; 要争取当地档案局对本单位档案工作的支持, 使本单位的档案工作与属地档案工作接轨, 形成内外互补的良性循环 ; 要充分展现档案工作者的工作价值和发挥室藏档案的利用价值, 从而彰显档案工作的重要性 二是努力营造人人重视档案的氛围 办公室主任应做好档案法律法规的宣传, 提高全体干部职工的档案意识, 增强档案法制观念, 努力提高本单位依法治档水平 三是建立健全档案管理制度 办公室主任要在领导重视并做好法律法规宣传的基础上建立各项规章制度 如本级本部门各职能科室的文件材料归档范围和保管期限表 档案借阅制度 档案鉴定销毁制度 档案室工作制度 档案员工作制度等, 并抓好这些规章制度的落实, 真正做到用制度管人, 依制度办事 二 超 的意识办公室主任应发挥档案管理 掌门人 作用, 在单位中心工作与档案管理之间架起桥梁, 创造平台, 推动档案工作超前介入, 从头参与, 全程落实 一是在参与政务中推动档案工作落实 办公室一般由单位主要领导直接分管, 这意味着档案工作在领导者的视线之内 办公室主任是领导的参谋和助手, 这就为随时汇报档案工作, 使领导及时了解档案工作的成绩 问题和难点提供了机会 ; 办公室主任参与重要文件的修改和起草, 参与组织重要决策会议, 可以争取将档案工作从不同角度和侧面纳入领导讲话或重要文件中 ; 办公室主任经常组织各类会议, 可以把档案工作中急需解决的重大问题适时列入重要会议的议程 对单位重大活动采取超前管理的方法, 在整体活动开始之前加强与当地档案局的联系, 与各相关部门或科室就归档的范围进行确认, 就注意事项进行提醒, 以确保文件材料的齐全完整 二是在综合协调中形成档案工作合力 办公室担负着上情下达 下情上报 对外交往和后勤服务等繁重工作, 是连接上下左右的中枢, 协调各方的平衡点 办公室主任要善于协调本单位档案室与各科室的关系, 推动本单位各门类档案的整理 ; 例如要协调档案员同文秘人员的关系, 督促文秘人员做好公文的草拟 审核 修改 收转等工作, 提高归档文件材料的质量 ; 要协调档案员同业务科室的关系, 加强档案员和业务科室的沟通, 促使档案员积极参与职能科室的各项业务, 确保本单位各门类档案的齐全 完整 三是在注重创新中提升档案工作水平 随着时代的发展, 档案已不仅以单一的纸质形式存在, 大量的电子文件应运而生 因此, 如何做到检索效率的提高 确保电子档案的安全保管, 也将是不断努力的方向 这就要求办公室主任熟悉网上信息资源, 不断提高收集与处理信息 分析与鉴别信息的能力, 创新信息化时代的档案管理工作, 实现档案管理科学化 系统化 规范化 三 用 的意识一是室藏档案的查阅应用 办公室主任通过查阅历年档案资料, 总结问题 查找不足, 提出新的方案供领导决策 要注重时效性, 在规定时限内快速提供档案信息, 误时迟报就无法充分发挥档案信息的作用 ; 要注重真实性, 确保档案信息内容准确无误 真实可靠 ; 要注重完整性, 全面反映事物状态和发展变化的全过程, 防止以偏概全 二是编研成果的综合应用 办公室主任要从 年鉴 大事记 数字汇编 等各类编研信息中找出带有规律性 普遍性 倾向性的问题, 抓住事物本质, 化浅为深, 从整体上开发其深层价值, 以保证档案资料内容的深刻性, 达到为领导决策提供高质量信息资源的目的 三是解决历史遗留问题的独特应用 化解边界 土地 房产纠纷等历史遗留问题, 还原历史真伪是关键 不仅需要查阅本部门的历史档案, 还要印证相关部门的档案资料, 甚至要用到民间的家庭档案, 以助于历史遗留问题的解决 ( 作者单位 : 三明市档案局 ) 40

47 经验交流 中学教师业务档案管理探析 黄丽武 加强教师业务档案管理, 可以充实 丰富教学科研档案的内容, 有效地防止一部分重要教学档案的遗失 ; 可以弥补人事档案的不足, 共同构成选择人才的信息库 ; 可以为正确评价教师业绩, 形成公平合理的竞争机制 激励机制提供可靠的依据 因此, 教师业务档案的建立和管理在深化学校改革, 实现教育管理科学化中具有深远意义 一 教师业务档案管理工作中存在的问题 1. 思想认识不到位, 工作中缺乏主动性 做好教师业务档案管理, 对于全面了解教师 科学地安排使用教师具有重要意义 但有些人往往看不到它的重要性, 认为教师业务档案没有多大的作用, 与己无关, 或口头上讲档案工作的重要性但实际上却不重视 不支持或不配合教师业务档案的收集和管理 对教师业务档案的重要性认识不到位挫伤了档案管理人员的积极性, 同时也影响到档案材料的系统收集和及时归档 因此, 思想认识滞后是制约教师业务档案管理水平提高的一个重要因素 2. 从属关系不清, 管理机制分散 初中学校教师业务活动范围非常广泛, 除教师本人完成日常教学和科研工作外, 往往有的教师还承担班主任 行政管理等多项职务的工作, 部分教师同时承担几门学科的教学 科研工作 教师工作性质的多样性, 就会产生内容丰富 种类不同的活动记录, 形成反映不同性质活动的档案 为了保持档案的系统性和完整性, 应将同一性质活动中形成的材料归为同一类 作为人事档案的 补充, 教师业务档案要服从学校档案全宗, 应与人事档案 文书档案及其他档案在收集内容上明确划分, 互为补充, 由校档案室统一协调管理 但在许多初中学校, 还没有理顺关系, 没有统一的职能部门对全校的档案进行协调组织与管理, 学校文书档案 人事档案 教师业务档案等管理存在各自为政 材料分散管理 从属关系不清的现象 这种管理格局, 极易使教师业务档案材料产生重复收集或遗漏, 不能全面地反映教师的真实面貌 3. 档案内容单一, 管理手段落后 目前, 初中教师业务档案材料主要包括记载教师本人基本状况的履历表 各学期基本教学工作 ( 授课工作量 授课和实训内容 教务科及科室评价意见等 ) 个人总结等 记载信息简单, 反映个人特征的材料少, 档案中语言僵化抽象, 缺乏科学的定性描述和定量考核, 信息资源往往不能系统全面地反映个人的真实情况, 也不能准确地评价一个人 档案管理虽然已经初步进入电子信息操作阶段, 但是缺乏合理的现代化管理手段 材料收集办法老化而单一, 随意性大, 实时性 系统性差, 影响了档案管理质量和使用价值 二 优化教师业务档案管理的做法 1. 规范原始教师业务资料及材料的收集工作 进校时的个人档案, 包括毕业学校 参加工作时间 所教课程名称 所教年级 ; 在教学过程中反映本校重大工作与活动 具有考查利用价值的文字 声像制品 图片 图纸 电子文档等资料均属归档范围 当然, 各职能 部门在日常工作中形成的在今后的办学过程中有参考 利用价值的资料也属归档范围 一所中学产生和形成的文件材料很多, 遍及学校各个部门, 涉及个人的也不少 如 : 教师个人的论文 专著手稿, 科研人员的各种科研记录 草稿等 凡属归档的各种文字材料, 必须要求字迹 图像清晰, 书写工整, 保存完好, 所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔 铅笔 纯蓝墨水等易褪色的载体书写 2. 认真收集整理归档 学校档案员平时要及时收集各种教学业务档案并整理归类, 电子档案及时复制到电脑中保管, 有价值的档案做到不漏收 学期结束时, 对收集到的材料要分门别类, 因为有些教师在教学比试中获得奖项较多, 另外还要加上各种荣誉证书等许多档案, 如不及时收集整理归档, 就有可能遗失, 给个人或学校造成一定的损失 所以, 在学校有教师参加的重大活动之后, 要主动问询有关教师并索取有保存价值的文件材料 3. 严格落实档案管理 在管理上, 严格执行借阅制度, 确保档案安全 部门借阅, 一般在档案室进行, 特殊情况, 经学校分管领导批准后方可借出, 但不得超过借阅期限 本人要求查阅, 须经领导同意, 但只能借阅不能将档案带出档案室 有关组织推荐意见 鉴定 民意测验一般不允许查阅, 专业技术人员调动工作时, 其业务档案应及时转入有关单位组织人事部门, 转出时必须登记注销手续, 不得个人自带 ( 作者单位 : 邵武第四中学 ) 41

48 经验交流 市政工程档案管理探讨 许秀芬 市政工程档案是城市规划 建设与管理的结晶, 是保障城市建设的基础, 它直接反映了工程建设活动的过程 如何加强市政工程档案管理, 发挥档案在城市建设中的重要作用, 是档案员的重要职责 一 市政工程档案在城市建设中的作用 1. 市政工程档案是市政工程管理 养护 维修的工作依据 市政设施养护时, 需根据工程历年设计 施工 维修 竣工验收等记载, 制定管养经济责任制度 比如, 我市路灯照明设施维修养护 2006 年实行市场化管理, 三年为一承包期, 每期承包维护工程招投标方案都参照上期维护工程数量 造价 质量要求等资料, 分析比较, 制定下一期承包方案 2. 市政工程档案是市政设施新建 改建 扩建的依据 如我市市区胜利路, 经多次改建升级, 普通路灯改为中华灯及行道树景观照明设置 ; 进行电力电缆下地及通信电缆下地 ; 增设污水管道 ; 铺设燃气管道等, 每次改建设计及施工都根据工程档案资料制定改建设计及施工方案, 从而减少重复勘测 3. 利用好市政工程档案, 可以及时发现解决运行中的故障 市政设施出现问题时, 要以工程档案为依据, 查找该项目的设计 施工 竣工验收详细记载, 确定抢修方案, 才能在最短的时间内及时解决问题 4. 以市政工程档案为依据, 可以准确判断市政设施的利用价值, 科学管理市政设施, 减少勘测设计费用及试验费用, 节约资金, 提高社会效益和经济效益 二 做好市政工程档案管理工作 ( 一 ) 建立标准化档案档案标准化是规范化管理的基础, 建立统一标准化档案是国家的要求, 也是城市可持续发展的需要 市政工程档案应该按照 建设工程文件归档整理规范 (BG/T ) 的要求, 在完成市政工程档案的收集后, 要将文件完整 准确 系统地进行编制 组卷 归档 验收及保管 从收集整理到归档验收 移交严格把关, 达到市政工程档案的规范化管理 1. 工程资料编制 要求真实 准确 完整 系统 具有保存价值 资料要使用原件, 由于各种原因不能使用原件的, 应在复印件上加盖原件存放单位公章, 注明原件存放处, 并有经办人签字及时间 施工图的变更 洽商绘图应符合技术要求 凡采用施工蓝图改绘竣工图的, 必须使用反差明显的蓝图 2. 工程资料组卷 组卷应保持卷内文件的有机联系, 便于档案的保管和利用 文件的排列按照 批复在前 请示在后, 印本在前 定稿在后, 主件在前 附件在后 的顺序排列, 既有文字材料又有图纸的案卷, 文字材料排前, 图纸排后 图纸按专业排列, 同专业图纸按图号顺序排列 立卷过程中, 案卷不宜过厚, 案卷内不应有重复文件 3. 工程资料的归档 归档文件要经过分类整理, 组成符合要求的案卷 凡需要向本单位归档的文件, 应按国家有关规定和相关要求立卷归档 4. 工程档案的验收 档案验收的要求是档案的完整性 准确性和系统性 ( 查文件 查设计文件 查施工技术文件 查验收材料 核对竣工图 查案卷 质量 ) 档案验收的方法包括 : 阶段验收和预验收 档案验收与工程验收同步进行 5. 工程资料的保管 档案保管要贯彻 防重于治 防治兼施 的原则 设立专门的库房, 确定专职人员集中管理档案 各类档案一律入柜保管, 档案库房要具备 八防 功能, 保持库房清洁及合适的温湿度 库房严禁明火照明, 严禁存放杂物 易燃易爆物品及腐蚀霉变物品 调阅档案要执行 档案利用制度, 轻拿轻放, 减少磨损, 防止丢失损坏, 定期清点核对 ( 二 ) 保证市政档案的延续性随着城市的发展, 城市对市政工程的要求越来越高, 市政工程日新月异, 市政档案必须不断更新 城市的点 线 面有所变化, 市政档案必须跟上, 确保其延续性 ( 三 ) 档案管理的自动化随着办公条件的提高, 档案管理工作更应该走向自动化, 把原有文件 图纸 文字性的纸张编入计算机管理体系, 建立地下管网监测网络, 及时有效地解决城市中不同时间 不同地点出现的各种问题, 从而提高档案的利用率和经济效益 ( 四 ) 建立档案检查和调审制度, 确保档案的准确性档案是市政工作建 管 养工作实践活动的真实记录, 所以, 要求档案要具有真实性, 对重点项目的档案应定期进行检查和调审, 确保档案的准确和真实 ( 作者单位 : 漳州市市政工程管理处 ) 42

49 经验交流 浅谈健康档案的管理 吴荔香 健康档案是以居民个人健康为核心, 贯穿整个生命过程 涵盖家族病史 过敏史 本院就诊记录等多项健康信息的系统化文件记录 建立居民永久性健康档案有重要意义 首先, 建立居民健康档案, 是政府推进公共卫生服务均等化的重大举措和抓手 其次, 医疗机构利用健康档案, 可规范医务人员诊疗服务, 避免患者的重复检查, 提高服务质量和效率, 帮助患者节省医疗费用 同时, 真实完整的健康档案为各级政府制定医疗政策提供依据, 促进深化医改工作的推进 一 健康档案的收集健康档案的收集一要以慢性病人 妇女 儿童和老年人等重点管理人群为突破口, 提高建档率 二要明确建档主体, 提高民众的建档积极性 社区卫生服务机构 乡镇卫生院 村卫生室 综合医院 专科医院及其他专业公共卫生服务机构都是建档主体, 各建档单位应本着 为病人服务 的精神, 认真做好居民健康档案资料的填写和收集, 确保健康档案的真实有效 三要统一健康档案填写格式, 完整填写个人基本信息 主要健康问题 医疗服务记录等基本内容, 推进健康档案的标准化和规范化, 着力提升健康档案的质量 四要动态更新健康档案内容 建档人员要利用自愿与引导相结合的方法, 定期更新重点管理人群档案, 及时收集新进患者档案, 保障健康档案的完整性和连续性, 实现健康档案的动态管理 二 健康档案的整理健康档案整理, 要制定分类标准, 一人一档, 统一编号, 以活页形式装订成册, 避免将同一病种, 同一日期, 或同一经办归为一档 根据居民身份证唯一性特点, 可以受检者居民身份证号作为检索标识, 建立检索目录, 并对纸质档案进行扫描录入, 转换成电子档案 此外, 因健康档案的内容较多, 可以按 个人一般情况 主要健康问题目录 周期性检查记录 接诊记录或重点管理人群的随访记录 会诊和转诊记录 辅助检查资料等 顺序对每份健康档案进行排序, 方便查找利用 同时, 健康档案归档后, 要及时通过日常医疗和公共卫生服务中更新档案资料 如已建档居民到乡镇卫生院 村卫生室 社区卫生服务中心复诊时, 接诊医生要根据复诊情况及时更新 补充相应记录内容 ; 医务人员入户开展医疗卫生服务时, 应事先查阅服务对象的健康档案并携带相应表单, 在服务过程中记录 补充相应内容 三 健康档案的保管强化健康档案的管理意识, 改善健康档案管护条件, 合理规划档案库建设, 及时更新健康档案管理必需的保管设施设备, 按照要求妥善保管健康档案, 并指定专兼职人员负责健康档案管理工作, 保证健康档案完整 安全 健全完善健康档案管理制度, 规范健康档案的调取 借阅 使用程序 同时, 健康档案归档保存后, 定期整理, 动态管理, 不得有死档 空档出现, 条件允许可每月进行一次更新 增补内容及档案分析, 以便及时鉴定健康档案的价值 对达到保管期限的健康档案, 销毁时应 执行销毁程序, 制作销毁档案清册, 禁止擅自销毁 四 健康档案的利用档案利用是档案收集与管理的出发点和落脚点, 只有通过对健康档案的有效利用才能充分发挥健康档案的社会经济效益 这要求医疗机构要定期对居民健康信息进行汇总 统计与编研 如居民在就诊或健康咨询时, 接诊人员要及时对健康档案信息进行分析, 根据健康档案信息反映出的个体健康问题, 制定更加具体的健康管理计划和诊疗方案, 帮助高血压病人更好掌握控制血压的方法, 指导糖尿病病人及时抑制病情的恶化, 为有过敏体质的病人普及禁忌, 进一步提高广大居民的健康水平 同时, 完整的健康档案能为科研与教学提供第一手的资料 在大数据时代, 健康档案形成的数据资料是科研与教学的宝贵财富, 健康体检的各项数据 各类患者的病情康复过程等都可为医疗单位提升医疗服务 强化疾病防治等提供参考 总之, 健康档案作为一种专门档案, 其管理与利用目前还尚不规范, 做好这项工作不可能一蹴而就, 而是一个长期的 循序渐进的系统工程 在管理过程中, 各建档单位 各工作人员必须紧密配合, 利用现代信息技术, 改进工作方法, 推进健康档案管理信息化, 并在实践中不断探索和创新, 以提高健康档案管理水平, 发挥健康档案的价值, 使健康档案能为医疗单位所用 为社会大众服务 ( 作者单位 : 福州市晋安区医院 ) 43

50 经验交流 企业人事档案与人力资源开发 杨丽斌 人力资源开发是增强企业竞争力的重要因素, 因此, 如何合理配置人员岗位, 是当前企业急需实践和探索的问题 人事档案与人力资源开发 提高企业市场竞争力有直接关系, 值得我们关注 一 人事档案对人力资源开发的作用企业人事管理部门可以通过人事档案了解人员信息, 进而动态分析人员工作轨迹, 预测人员发展潜力, 帮助企业发现人才, 避免出现埋没人才 压制人才的情况 无论哪种类型的人才, 只有在合适的岗位才能充分发挥自身作用 企业可根据人事档案中的信息区分人才类型, 扬长避短, 给每个人安排合适的岗位, 给人才提供展示自己 发挥才能的平台 同时可依此对人才进行管理, 进而促进组织之间 系统之间 部门之间的人才合理流动, 有效地优化人力资源 二 人事档案欠缺对人力资源开发的影响人事档案的基本特性之一是真实性, 如果档案信息不真实, 档案就失去了利用和参考价值 例如, 涂改人事档案将学历提高 将参加工作的时间加长等, 都会使档案失真 人事档案不真实, 企业就不能正确制定人员使用计划 补充计划 配备计划以及解聘计划, 给人力资源合理配置带来负面影响 另外, 企业人事档案内容雷同的情况严重, 不能体现每个人的特点和个性, 这种简单的记录方式不能为用人企业选择人才提供有效的参考 再者, 人事档案信息收集和归档是一个有机的整体, 人事部门要充分掌握人员的工资水 平 职称评定 学历 政治面貌等信息, 但是档案中体现人员工作业绩的信息却没有收集归档, 这就影响了企业对工作人员能力的评定, 不利于对人才进行配置 三 发挥人事档案在人力资源开发中作用的措施 1. 完善收集工作 收集工作是人事档案管理的基础, 档案信息是否具有竞争力或吸引力, 主要取决于档案是否具有充沛的信息储存量 企业人事档案要有每个人员在各个单位 各个阶段的工作经历 工作能力 工作态度以及工作业绩等信息完整准确的记录, 并在此基础上对人事档案进行利用和开发 用人企业还要不断丰富档案信息, 扩大考察范围, 并且在尊重事实的基础上, 去伪存真 去粗取精 鉴别筛选 档案人员要将能反映员工综合情况的信息进行认真收集, 文件材料必须完整, 如果是照片和视频档案要附加文字说明, 同时要注意归档文件一定要原件, 如需使用要进行复印, 图片清晰, 字迹工整 2. 健全管理制度 企业要健全档案管理相关制度, 让档案管理有章可依 有规可循 档案员要根据管理制度, 明确人事档案收集要求和范围, 要全面体现人员的基本情况, 同时对档案信息进行查缺补漏 去伪存真 用人企业还要采取相关措施, 杜绝出现人为破坏或者更改档案信息的行为, 确保档案信息安全可靠 要明确认识档案的应用途径, 保证档案的真实性和安全性, 并且制定相关制度对人事档案进行管理, 保证管理质量, 提高管理水平, 使人事档案逐渐向制度化 科学化转变 尤其是调阅管理, 借阅时间最多为一周, 如果有特 殊需求, 可以适当延长借阅的时间 同时, 调阅档案的过程中, 文件材料不得损坏, 如果调阅的人员与业务无关, 需要得到上级领导的授权 3. 提高信息化水平 当前, 随着用人企业的人员多样化, 以往的手工管理模式, 已经不能适应时代的发展, 给人事档案管理工作带来不便, 容易出现错误, 影响档案质量 因此, 对人事档案进行现代化管理是当前亟需解决的问题 为了充分适应新时代对人事档案的要求, 用人企业一定要提高人力资源的开发与管理水平, 建立完善的人事档案信息系统, 人员信息实现联网查询和微机检索, 不断扩大信息的内容和内涵, 实现档案利用以及档案管理智能化 信息化, 确保人事档案成为用人企业选才 留才 激才 育才 用才的重要参考和依据 4. 强化管理队伍 档案员的工作能力和综合素质是决定人事档案管理水平 发挥人事档案作用的关键因素 作为档案管理人员, 要坚持学习, 不断提高自身的专业能力和综合素质, 保守秘密 遵守制度 严守纪律 坚持原则, 在枯燥单调 繁杂琐碎的工作中尽职尽责, 确保工作不出现错误 同时, 档案管理人员还要提高自身的管理水平, 通过参加培训 自学等形式, 充分熟悉和掌握人事档案管理的基本要求和工作环节, 运用科学有效的管理方法和原则, 提高档案质量以及工作效率, 让人事档案更实用 更科学 更可靠 ( 作者单位 : 宁德市城市建设投资开发有限公司 ) 44

51 经验交流 党报新闻档案信息的服务与共享 苏 静 新闻档案是档案信息资源的重要组成部分, 不仅对社会发展具有重要作用, 而且对新闻事业建设有较高的研究价值 因此, 探讨新闻档案信息的服务与共享有着重要的意义 一 党报新闻档案信息服务与共享的必然性 1. 新闻档案的属性 党报新闻档案记载了党和国家政策的变化 当地社会事业的发展, 为群众的生产生活提供信息和决策帮助, 反映群众的呼声 ; 党和政府又通过报纸了解基层呼声和要求, 检验政策贯彻落实效果 2. 档案信息服务与共享有利于党报新闻事业 党报宣传党和国家的大政方针, 坚持正确舆论导向 ; 报道社会新闻, 提供经济 文化发展信息 其新闻档案除了自身报刊外, 还有党和国家的导向政策 各级各部门的宣传规章以及报社内部的采编管理制度 重要稿批改件 来信来访件 重要领导批阅件等档案 新闻出版重大决议和发展战略, 都需要根据政策制度和现实情况定夺 3. 网络技术为党报新闻档案信息服务与共享提供保障 党报利用其新闻信息资源构建网络信息平台, 网络数据库将每天报纸上的新闻以电子版的形式进行传播和保存, 网络存储空间也成为党报档案的信息化存储空间 二 党报新闻档案信息服务与共享的内容党报新闻档案是指报社在新闻主体业务活动中形成的有保存价值的档案, 不仅有出版的报刊 新闻稿件 新闻报表剪报, 还有采编规章 采访图片录音 来信来访批转件等, 其档案载体有 纸质 照片 录音录像带以及磁盘 光盘 u 盘等存储介质, 是编研材料 查考资料 总结经验 研究历史的重要依据 党报新闻档案直接关系到宣传导向 新闻报道的质量 党报报道对象理论性强 内容丰富, 报道的任务重 难度大 要求高, 党报的特性对档案信息存量 结构 实用价值和服务等方面都提出了更高的要求 因此, 新闻档案服务工作除了保存以往积累的各种资料, 收集整理档案外, 还要对档案进行分类 筛选 分析研究, 把蕴藏其中的动态 深层信息提炼出来 档案信息服务与共享由单一的借阅服务向情报化 信息化方向提升, 及时为采编工作提供有针对性的 系统的 有指导价值的信息, 为党报工作奠定基础 三 党报新闻档案信息服务与共享的障碍 1. 手工为主的档案管理手段在共享上存在技术障碍 报社的报纸基本以合订本形式存档 合订本式的档案, 只能通过手工检索, 不便查阅 其他新闻档案归档环节较复杂, 如逐件编页号 抄目录, 先进行纸质的转化, 然后半手工整理后再归档到档案部门 编辑成品的新闻稿件也未通过网络归档, 数据不能直接进入档案管理系统 此外, 报刊发黄变脆现象会影响档案的服务与共享 2. 现代借阅方式已转变为以传递为主, 信息通过电子格式在网络上存储和传递, 借阅者可在任何地方得到服务 现行报社新闻档案的计算机管理系统大都只起辅助管理作用, 还不能在报社内部及外界之间实现档案信息资源的共 享 四 党报新闻档案信息服务与共享的对策 1. 加强信息资源开发 (1) 建立新闻档案数据库, 实现档案自动编目和检索 辅助管理 自动标引 文档一体化管理 (2) 制定新闻资料分类法编制标准, 对档案的接收 分类 保存 缩微 检索和利用进行科学化的设置 (3) 建立全文专题信息资料数据库, 对电子剪报 图片 历史报纸等档案进行数字化 2. 对新闻档案进行整理编研 信息资料需要人去积累 提炼 加工 通过编研, 发掘其内在价值 新闻档案工作者要掌握新闻敏感性 政策性, 将搜集来的档案筛选分类 编研文献资料, 有针对性地为编辑记者服务 (1) 以档案信息的及时性 前瞻性弥补政策理论水平不足 新闻档案工作要参与采编工作, 熟悉宣传报道进程, 了解新闻报道对档案信息的需求方向 ; 要围绕宣传报道课题, 将零散的信息进行收集加工, 及时传递完整真实准确的信息和动态, 为新闻报道提供依据 (2) 以专题案例研讨弥补新闻专业深度不足 党报新闻档案服务的主要对象是从事宣传报道的采编人员, 要主动和采编人员沟通, 了解其需求和愿望, 并将交流情况反馈给有关部门, 以便准确及时地为他们提供服务, 避免服务与需求脱节 这样, 不但能提高档案信息利用率, 还能节省编采人员查找资料时间 ( 作者单位 : 福建日报社 ) 45

52 经验交流 浅谈国土资源档案数字化场所的管理 余松艳 宁德市国土资源档案管理中心顺应档案数字化工作的需求, 于 2015 年 6 月 1 日完成了档案数字化场所建设和改造, 并在当日开启了档案数字化工作 经过一段时间的运行, 针对档案数字化场所管理中存在的问题, 有必要进行探讨 一 确保档案实体和档案信息安全首先, 我们从档案数字化场所选址建设上下功夫, 由于国土资源需要进行数字化的档案存量巨大, 因此这将是一项长期性的工程, 绝非朝夕可以完成, 所以, 档案数字化场所的位置, 一定要距离档案库房近些, 缩短因提取实体档案进行数字化而耗费的时间, 避免因数字化场所距离档案库房太远而产生提取档案数字化扫描的安全风险 同时, 为方便档案员对数字化场所进行不定时的巡查, 我们将档案员办公室 档案库房 档案数字化场所安排在同一楼层, 处于同一工作平台, 以确保实体档案在数字化过程中不泄密 不遗失 我们根据宁德市国土资源档案管理中心的实际情况, 利用原有的档案阅览室并进行了改造, 按照 档案数字化外包安全管理规范 ( 档办发 号 ) 文的要求对阅览室加装了安全防盗网, 视频监控系统 LED 冷光源照明系统 配置了符合国家标准的档案柜 专用储物柜 以及灭火器等相关设备, 通过硬件设施的不断改造升级, 确保国土资源档案数字化场所的安全 但实践中我们也发现由于办公条件以及资金的缺乏, 很多国土资源局的档案库房条件简陋 设施相对 不够完善, 对于数字化场所的建设是心有余而力不足, 为此我们建议一是积极争取上级部门和领导的支持, 加大资金的投入力度, 先从改善国土资源档案库房的建设做起, 针对有些地方的国土资源档案室和办公场所混合在一起不利于保存档案的现状, 先将办公场所和档案库房做到 馆办分离, 确保档案库房实体档案的安全, 然后再逐步规划档案数字化场所的建设 有条件的地方可在新建设的办公场所中提前预留设置好档案数字化场所的位置, 这样就可以避免因后期改造档案数字化场所耗费更多的时间和精力 二是可以结合工作需要集中统一建设数字化场所, 这样可以确保有限的资金投入到最需要的地方, 鉴于涉及不动产登记的数十万份历史遗留的地籍档案需要完成数字化, 而国土资源文书档案的数字化也将逐步开展, 可以考虑到二者的需求共同建设永久性的数字化场所, 这样可以确保数字化场所的永久性利用 二 人员是关键由于国土资源档案需要完成的数字化数量庞大, 必然需要一支具有保密资质的作业队伍完成档案数字化工作 为此, 我们一是在公开招标公告中, 明确要求必须是具有保密局授予的 国家秘密载体印制资质 ( 档案数字化类 ), 并在县级以上档案局备案的作业队伍, 完成国土资源档案的数字化工作 ( 相关作业队伍的资质严格按照 福建省档案数字化工作安全保密管理规定 和国家档案局 档案数字化外包安全管理规范 的规定执行 ) 二是加强现场监管, 除了由档案管理人员定期对现场的视屏监控录像进行回放检查, 同时也加强与现场项目主管的沟通联系 在实际工作中我们发现, 虽然相关的文件规定参与档案数字化工作的操作人员和管理人员必须与所在的档案服务机构签订正规的劳动合同, 但是企业往往出于节约用工成本的考虑, 档案数字化作业队伍常常大量地雇佣暑期工和临时工从事数字化工作, 而临时雇佣的人员来自社会各界, 他们往往按照工作量计件发放工资, 虽然从事数字化的工作流程是固定的, 且这些工作人员都进行了上岗前的保密教育的培训工作, 但从档案安全保密的角度却是不利的, 从长远的发展角度来看建立一支稳定的数字化作业队伍很有必要 为此我们与数字化作业队伍签订保密协议, 并让数字化作业队伍与所属工作人员签订规范的用工合同和保密承诺书, 定期开展保密教育, 通过制度确保对档案数字化场所人员的监管到位 三 借鉴有关单位的先进经验和成果我们通过外出考察学习等方式, 借鉴吸收本系统单位以及档案系统单位的先进经验和成果 例如, 省国土资源厅档案馆和厦门市国土房产测绘档案管理中心的档案数字化工作走在了前面, 积累了丰富的经验, 对我们进行的档案数字化工作具有重要的启发和借鉴作用 ( 作者单位 : 宁德市国土资源档案管理中心 ) 46

53 经验交流 集中化检测模式下的血站业务档案管理 杨 颖 血液集中化检测模式是采供血机构运行的最新工作模式, 即集中购置血液检测设备, 将技术力量集中管理, 开展采供血服务业务所需的信息设备 关键物件等统一采购, 成立集中的检测信息平台, 确保成本效益最优化, 血液采供安全化 血液集中化检测在发达国家因高效率 低成本而广泛开展 国外多年的实践应用表明, 该种工作模式不仅大幅度降低了血站设备购置以及运营成本, 其集中的信息平台更有效地解决了血液调配问题, 尤其是稀有血液 偏型用血, 以及急诊用血等 但我国幅员辽阔, 血站数量多, 设置分散, 目前各地实行血液集中化检测的进程不尽一致 血液集中化检测模式虽带来了诸多成效, 但同样给血站业务档案管理工作带来严峻挑战 所谓血站业务档案, 就是记录血站采供血活动的原始材料, 由于血站业务活动广泛性突出, 原始资料形式也是多种多样, 即存在文字与数字记录, 同时也包含影像 声像等资料, 其记载的活动内容也十分全面, 包含了血液贡献者的筛选 登记详情, 以及血液采集 检测以及储存 运输至使用等过程 新的检测模式下, 应从血站业务档案的特点入手, 探讨管理对策, 促使业务档案管理满足新模式要求 一 血站业务档案具有的特点分析 ( 一 ) 涉及面广 无偿献血是临床用血的最主要途径, 由于献血人群来自不同的阶层, 包含各事业单位 企业 部队等, 为此档案信息的收集以及归档任务艰巨, 需要较大的人力物力投入 同时, 业务档案的内容复杂, 既要收集献血人员的个人信息, 同时还需整理检 测 成分制备 储存 运输 输血等诸多环节 众多内容, 且在集中化检测模式下, 业务活动涉及的部门有所增多, 进一步凸显了档案面广的特点 ( 二 ) 数量庞大 调查显示, 无偿献血人数呈现增长趋势, 越来越多的人支持无偿献血事业, 使血站业务档案数量更为庞大 以泉州市为例,2015 年献血人数 8 万多人次, 若采用纸质资料进行档案保存, 依据归档内容, 最少需要普通纸张约 30 多万张 ( 三 ) 保留时间长 依据 WHO 的相关规定, 依据国家出台的相关政策要求, 血站业务档案需要长期保存, 其中献血资料 检测结果 临床供血资料等需保存 10 年以上 ; 若原始资料具有某方面的研究意义, 档案保存时间则相应地延长, 甚至部分档案将作为历史见证, 需永久保存 二 新模式下血站业务档案管理措施 ( 一 ) 完善制度建设, 规范归档程序 档案管理工作不仅要满足规范的基本要求, 同时也应结合自身发展实际, 建立健全适合血站发展的规章制度 首先, 明确档案管理人员的工作责任, 完善工作责任制度, 确保工作人员具体了解自己的工作职责, 提高其责任意识 ; 其次, 建立健全归档 保管等工作制度, 尤其对归档流程加以完善, 为归档效率的提高提供依据, 确保档案管理工作能够做到业务分类不重不漏 归档文件齐全 交接手续统一 最后, 针对档案的查阅以及销毁工作, 应建立相关的工作制度, 采用科学 统一 规范的方式进行各项工作 ( 二 ) 利用现代技术, 加强信息化建设 纸质档案保存与利用, 显然不能满足血站业务档案面广 量大等需求, 若一味地沿用纸质档案管理方式, 无疑将阻碍血站业务的开展, 更不利于业务活动发挥其社会效益 基于现代信息化技术的不断发展, 采供血机构应充分借助现代化技术, 加强信息化建设, 利用信息化平台提高工作效率, 提升档案资料的有效利用率, 尤其在集中化检测模式下, 档案信息的内部共享尤为重要 为此, 血站机构应充分利用当前先进的技术成果, 利用网络与计算机, 建立电子档案与信息分享平台, 促使数据的内部共享 ; 同时, 各血站之间可构建网络平台, 既保证血站间的技术交流, 掌握检测技术发展的最新动态, 还可提高偏型用血的供血效率 ( 三 ) 重视人员素质, 实施人员培训 基于血站业务档案所具有的特点, 要想保证档案管理质量, 对档案管理者的素质提出较高要求, 不仅需要掌握足够的业务技能, 同时更应具备法律意识与安全责任意识 为此, 档案管理人员的选拔应受到重视, 全面考核人员的业务水平与素质, 并不断对在职档案管理人员加强培训工作, 既要求熟悉掌握归档流程, 以及档案管理各环节需具备的管理技能, 同时还需掌握基础的法律法规, 比如说档案法或相关管理办法 除此之外, 培训中应加强安全责任内容, 保护好献血者与输血者的自身利益, 比如说不得泄露献血者个人隐私, 做好保密工作 ( 作者单位 : 泉州市中心血站 ) 47

54 经验交流 宁德市城建档案馆工作概况分析 吴 丹 一 城建档案工作概况 1. 狠抓基础业务工作, 坚持进馆档案质与量并重 狠抓基础业务工作, 做好人员职责分工和流程管理, 努力增加馆藏量的同时, 严格按照 建设工程文件归档整理规范 的要求, 确保进馆档案更加优质 同时加强城建档案收集力度, 将宁德市蕉城区和东侨区城建档案归集到市城建档案馆, 使城市规划区内城建档案更加集中, 不仅避免档案在归集管理上可能造成的流失, 也为社会归档及利用提供了便利 2. 建立和完善建设工程档案管理制度, 进一步规范工程档案管理行为 通过深入研究城建档案管理特点, 组织相关业务科室探讨分析, 制定和完善了建设工程档案整理 验收和归档等各项制度, 明确相关主体的职责, 为更好地开展城建档案工作提供了依据, 使我馆制度建设迈上一个新台阶 3. 强化服务理念, 以良好服务带动归档意识提升 做好利用工作不仅能体现城建档案的价值, 同时, 在良好服务的带动下, 很多建设单位感觉到利用的便捷性, 更加愿意积极主动地加强归档工作 我馆强化服务理念, 积极提高服务质量 为了便于社会了解相关档案知识和归档制度规范, 我馆还在市住建局网站上增设城建档案页面, 为社会提供了一个和档案馆联系的窗口, 也为以后档案开发利用建立了一个平台 4. 积极开展专业学习和业务交流活动 一方面, 业务上鼓励职工积极参加有关业务培训, 认真学习城建档案新的规范, 提升业务技能 ; 另一方面, 加强兄弟城市城建档案馆的交流, 通过实地考察 线上保持联系 适时沟通等方式, 不断学习先进的管理理念和建设经 验 在学习交流过程中, 不仅大家的业务能力有了很大提升, 同时, 也将自身掌握的技能, 积极传授给建设单位档案管理人员, 促进企业档案管理业务能力的提升 二 存在问题 1. 档案管理方式还比较落后 全国多数城建档案馆已经具备专门的城建档案管理系统, 并积极建设数字化城建档案馆 而我馆目前还没有专门软件来管理档案 技术落后, 导致工作效率难以提高, 开发利用效果不理想, 无法跟上城市建设日新月异的步伐 2. 城建档案社会意识有待加强 虽然今年经过我馆努力加强各方面宣传, 情况有了一定改观, 但是仍然有一些建设单位对城建档案的重要性认识不够, 对归档工作不重视, 还没有形成主动整理归档的意识, 影响归档工作的顺利进行 3. 城建档案执法工作没能很好展开 开展城建档案执法工作, 是城建档案馆利用政策法规对违法行为进行引导的必要方式, 是规范档案管理行为的一个必要手段 过去由于人员不足 制度建设滞后等原因, 城建档案执法工作一直没有得到很好地开展 三 解决措施 1. 积极推进城建档案信息化建设 引入合适的城建档案管理软件系统, 并逐步根据数字化城建档案馆的建设要求, 配备相应的设备和技术 在新接收档案可以适用软件系统管理的基础上, 以后可以逐步将原有的馆藏档案扫描录入, 最后实现全馆档案数字化管理 建设城建档案管理系统, 运用软件技术改进旧的工作方法和工作手段, 将大量城市建设档案信息资料数字化, 在系统平台的支撑下, 进行综合 整理分析, 可以更科学 更有效地为社会 公众和企业服务, 积极跟上城市快速建设发展的步伐 2. 加强重点建设项目城建档案管理工作的监管 重点建设项目是城市各项建设中的重中之重, 必须对其档案资料整理和归档工作予以高度重视 对于重点建设项目城建档案馆应积极与其对接, 及时沟通 联系深入进行工程档案管理工作的监督和指导 对重点建设项目实行专人负责制, 切实保证其工程档案完整顺利归档, 为其他建设项目档案监管工作积累经验 3. 积极提升服务能力, 加强对企业的城建档案管理业务培训 增强服务能力是提高城建档案管理工作发展活力的根本手段, 基于城建档案工作社会认识不够, 建设单位缺乏城建档案整理经验的情况, 一方面城建档案馆要转变观念, 以主动有为的思路, 把服务工作作为重点来抓, 不断拓展服务方式 ; 另一方面, 要加强档案管理人员的培训工作和业务指导工作, 提高从业人员的业务能力, 便于更好开展档案整理工作 4. 加强城建档案管理工作执法检查 基于以往城建档案管理执法检查工作没有很好开展的情况 今后工作中要积极予以加强 在平时工作中, 我们不仅要积极宣传城建档案管理的相关政策, 也要利用好政策法规对违法行为进行处罚引导 可以对管辖区域内的工程项目抽取一定比例, 按照 建设工程质量管理条例 和 城市建设档案管理规定 的有关要求进行执法检查 逐步积累城建档案执法检查经验, 并使这项工作常态化 ( 作者单位 : 宁德市城市建设档案馆 ) 48

55 经验交流 怎样加强政协委员档案管理 林 芳 政协委员档案是人民政协档案的重要构成, 它记录了委员的基本信息 履职中的成就等, 具有长久的考察和利用价值 通过管理政协委员档案, 能准确评价委员工作, 体会其在地方经济社会发展中的努力, 探寻他们在推进社会发展中的风采, 同时为换届委员的人选提供参考资料, 等等 一 政协委员档案管理工作存在 三缺 现象 1. 缺乏重视 政协是行政机关, 虽然省 市设了委员工作室, 但没有专门的档案管理人员编制, 县一级更是委员工作室都没有 各委员会又各司其职, 没有将各自的工作与档案对接 随着时间的变更, 委员为经济社会发展发挥的作用因没被收入档案而无法体现 大部分领导认为档案管理不是单位的主要工作, 只要不丢失, 不泄密, 能应付档案查找就行了 甚至认为档案工作只是档案部门的事, 对政协委员档案工作不管不问, 忽视档案管理工作, 没有把档案管理工作纳入议事日程, 档案工作得不到重视, 工作人员的积极性无法提高, 档案工作自然就做不好 2. 缺乏管理 现存的档案材料大多为委员的个人基本情况, 内容较空洞 涉及个人诚信 能力 成就等方面的材料较少, 反映不出委员的专长 特点 有的政协委员档案材料内容如党龄 学历 专业特长 所在届别等填写前后不一, 甚至出现了所在单位与所在届别相差甚远的现象 还有些委员的单位和通讯更换没有及时报告并由专人负责存档, 这些都影响了政协委员履职活动的开展, 降低了档案的利用率 3. 缺乏创新 档案管理工作重保管轻服务 重结果轻过程, 档案服务形式单一 服务水平不高, 无法满足社会的利用需求 工作人员多为兼职, 认为该部门没有什么重要工作, 而且多数是跨专业人士, 新手占多数, 对业务不熟, 对档案的重要性 管档要求 档案材料的收集 整理 归档 装订等业务不太了解, 影响了政协委员档案管理的水平 二 如何加强政协委员档案管理工作 1. 领导要重视 委员档案管理工作要列入政协工作计划, 摆上重要议事日程 建立健全委员履职档案, 将委员的基本信息 参加会议 各类活动 撰写提案 反映社情民意 参加委员小组活动 请假和奖惩 信息变更情况 每年考核结果等内容录入履职档案 指定由各级委员工作室完善政协委员档案, 包括政协委员个人档案与政协工作综合档案 建立健全委员履职管理工作机制, 定期检查和考核 比如, 委员参加各专委会组织的各项会议和活动的情况, 将由各专委会负责考勤 考绩登记 ; 委员反映社情民意和提出提案情况, 由各专委会自行开展考绩统计, 报政协办公室汇总并及时下文通报 对不作为的政协委员 动真格, 对无故缺席政协会议 无故不参加政协学习等的委员进行通报甚至劝辞 2. 提高管理水平 档案管理工作应该与时俱进 在档案管理工作中, 运用先进的管理方法 科技手段与工具等, 提高档案工作的效率和水平 如, 改进档案的检索与查阅方法, 查档人员利用计算机, 在不接触档案原件的前提下查 阅档案, 不仅可以提高查档速度, 同时也有利于保密工作和安全性方面的问题 ; 再如, 利用扫描仪等, 将无法近距离跟踪报道 记录的档案资料整理输入计算机, 将文字 图片 影像等资料转变成数据资料, 实现政协委员档案纸质与电子格式并存, 减少纸质档案存在的风险 关注一些政协机关的门户网站, 对委员的提案和社情民意直接信息化处理, 要将信息系统的内容纸质化, 尽可能完善政协委员档案, 不要胡编乱造 有电子格式和纸质两种形式的档案, 应分别存在两地, 减少风险 对于重要的 需要保密的资料更应做好安全措施, 有条件的应该派专人看守 3. 引进专业人才 档案室的人员配置上, 应该给予专业编制, 招进比较优秀的档案管理人才, 给予固定编制并定时加强学习培训, 确保引得进留得住 为了提高工作人员的专业素质, 尽可能招录档案管理专业的大学毕业生或者对档案管理上有丰富的经验, 而且有创新精神的人员 同时应着重提高现有人员的专业素质, 调动积极性, 使他们意识到档案工作的重要性, 有高度的责任心, 对他们进行专业化的培训, 让他们掌握新的管理知识和先进的管理技术, 能熟练运用现代化设备管理档案又有较高的文化素养, 从而提高档案管理水平 加强政协委员档案的管理具有重要意义, 我们要认识政协委员档案管理中存在的问题, 提出解决建议, 更好地服务政协工作全局和经济社会发展 ( 作者单位 : 浦城县政协委员服务中心 ) 49

56 学术探讨 做兰台事业的有心人 谈谈信息化时代基层档案馆干部的职业化修炼 王元新 档案是对历史的记忆, 是未来的基石, 是 今可以知古, 后可以知今 的重要素材 随着信息化时代的到来, 档案干部不再是一纸档案的 传递员, 而是头脑灵活的咨询人员 面对物与物 人与物 人与人的全面互联 互通 互动的数字档案馆 智慧档案馆新环境, 基层档案馆干部要提高认知, 与时俱进, 自我修炼, 才能成为兰台事业的有心人 一 从职业化谈起职业化是内力 想在职业上获得发展, 就需要职业化 职业化的第一层次看穿衣戴帽 ( 知识 ), 而第二层次看待人接物 ( 技能 ), 第三层次则是看价值观 ( 素养 ) 档案馆干部的职业化修炼是指档案干部素质的修炼 干部素质是指知识 技能及各种基本素养的总和 档案馆干部的素质, 直接影响着档案馆业务工作的效率 水平和质量, 对发挥档案资料整体效能有着不可替代的作用 数字档案馆 智慧档案馆的逐步建立, 档案馆已从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变 档案干部要承担档案资源信息化 数字化 网络化的开发 传播 利用的重要角色, 不再是档案被动的 管理人员, 而是要具有现代科学技术能力的专业人才 为应对新的更高的挑战, 基层档案馆干部必须加强职业化修炼 二 漫谈档案干部职业化修炼的内容档案工作具有产生效益的间接性 对人类历史的传承性 工作内容的专业性 涉猎知识的广泛性 职业道德水准的特殊性等职业特点 这些职业特点决定了档案干部至少应该修炼和提高如下几个方面素质 ( 一 ) 职业化修炼的基础 丰富知识结构 1. 文史知识 档案干部应该具有较高的语言文字水平, 包括历史 古代汉语 外语 少数民族语言等方面的知识, 并运用知识正确地判断档案的价值和社会需求, 搞好档案的收集 管理和开发利用 2. 档案管理和相关学科的知识 档案干部应熟练掌握档案学 ( 包括档案学概论 档案法规学 档案管理学 科技档案管理学 档案文献编纂学 档案保护技术学等 ) 及档案整理 检索 编研 缩微复制 修裱 档案自动化管理 电子文件与电子档案管理等专业知识和基本技能 此外, 随着档案 --- 图书 --- 情报管理一体化的日益加强, 还要求档案干部既要学习和掌握文书学 情报学 图书馆学 目录学等, 还要涉猎哲学 自然科学 社会科学 思想科学等知识, 成为 专才 基础上的 通才 3. 现代科技知识 信息化时代, 信息资源共享成为社会发展的迫切需要 与此同时, 档案管理的方法和手段正从传统的手工管理模式向现代化管理模式转变, 出现了许多新的课题 : 电子文件归档和电子档案管理, 建立数字档案馆 智慧档案馆, 在互联网建立网络发布档案信息, 实现 智慧查档 等等 因此, 要求档案干部必须要学习和掌握现代科技知识 ( 特别是计算机知识与技术 信息开发技术 网络技术 通信技术 多媒体技术等 ), 才能智能管理好和开发好多元化档案信息资源 4. 必要的法律知识 首先要了解宪法和其他基本法, 用法律保护个人生命安全和合法权利 其次, 要掌握选举法 教育法 婚姻法 知识产权法等法律知识 第三, 要熟悉掌握党和政府的方针 政策 法规 标准和制度等与档案专业密切相关的法律知识 第四, 领会甚至精通档案法规等 ( 二 ) 职业化修炼的关键 提高基本能力 1. 文字表达能力 文字表达能力是档案干部的基本功 这要求档案干部不仅要懂语法 逻辑 修辞等多种知识和写作技巧, 而且要具备一定的理论修养 政策水平 专业知识和科学的思维方式以及理解和把握领导意图和获取信息的能力 2. 信息意识能力 信息时代信息无处不在 档案信息以它独具的最直接 最真实 最原始的特点区别于其他信息, 从而在信息领域占有特殊的地位 首先, 档案干部对档案信息要有很强的敏感力 对信息价值要充分认识, 对信息内容应特别敏感 其次, 档案干部对档案信息要有很强的观察力 对信息的关注应成为一种习惯, 要善于收集信息, 并与解决的问题联系在一起 第三, 档案干部对档案信息价值要有很强的判断力 信息不在于谁先发现, 而在 50

57 学术探讨 于谁先从中找出价值, 谁最先加以利用 3. 驾驶现代科技设备的能力 现代科技日新月异的发展和办公自动化的普及, 特别是计算机技术 现代通信技术 物联网技术 云计算技术和自动控制技术在档案馆的应用, 必然对档案干部的能力提出更新更高的要求 档案干部要具有掌握现代化办公设备的能力 熟练使用计算机 打印机 传真机 扫描仪等设备, 掌握计算机操作 复印 录音录像 缩微 光盘刻录 电子传输 数字化扫描 数据库 多媒体 语音识别等现代技术手段 特别是运用计算机完成档案的全文存贮 自动标引 图形处理 字迹恢复 档案真伪的辨别 自动借阅等, 从而实现对档案信息的现代化存贮 检索 提取和交流 并且要不断提高驾驭现代化科技设备能力, 变单机操作为联机操作, 运用网络系统, 实现档案信息资源共享 4. 沟通协调能力 第一, 非常需要加强与领导和领导部门以及其他各部门的联系, 争取他们对档案工作的支持, 将档案工作纳入议事日程, 定期研究, 并提供必要的人 财 物保障 第二, 要协调好各科室之间的联系, 保证档案管理各个环节畅通无阻 ; 第三, 要协调好与基层档案室的联系, 确保按时按要求移交档案进馆, 努力实现档案信息资源共享 ; 第四, 要协调好与利用者的关系, 向利用者提供优质服务 5. 综合分析能力 就是对信息的处理能力 这就要求档案干部 : 一要有较强的档案阅读概括能力和分析加工能力 ; 二要在实践中注意探索和总结档案工作经验 特点和规律, 研究出现的新情况 新经验 新问题 ; 三要注重政治经济形势的学习和分析, 找准档案工作与社会热点问题的切入点, 使档案工作更好地为党委和政府工作服务, 为社会和百姓生活服务 6. 计划执行能力 缺乏计划性是工作的大忌 档案干部的工作计划, 是提高档案工作效率的有效手段, 是走向积 极式工作的起点, 也是档案管理水平的体现 档案干部要紧跟时代步伐, 加强工作计划性, 未雨绸缪, 避免 活动陷阱, 杜绝 混日子 的态度 当然, 有计划就有执行 执行力是档案干部走向成功的必备能力 多说不如多做, 多思不如笃行 档案馆干部要领悟执行魅力, 打造卓越的执行力, 才能让档案生命之树常青 ( 三 ) 职业化修炼的核心 提升职业素养 1. 守口如瓶的保密意识 档案干部要自觉遵守保密纪律, 客观公正对待专业 特权 要注意保护国家的机密安全 集体和公民个人的隐私, 严格执行保密纪律和借阅制度, 保证档案载体和内容的安全, 自觉养成良好的职业保密习惯 2. 雷厉风行的效率意识 没有 非常效能, 难建 非常之功 面对日趋激烈的行业竞争, 基础相对薄弱的档案行业, 要与在实现 两富 的社会主义现代化征程保持同步, 慢不得 更 等不得, 必须要有高效率 高速度 基层档案馆干部要进一步强化效率意识, 立说立行 高效勤政, 以 人一之, 我十之 的努力, 以 人十之, 我百之 的干劲, 勤于开拓创新, 勤于拼搏奋斗, 全力提高行政效率, 着力打造一流的档案服务环境 3. 热情周到的服务意识 信息化时代, 要求档案干部重点在 好 字上下功夫, 以精心 精细 精致的工作态度, 做到查档人员接待式服务又好又快, 编研人员主动性 跟踪式服务又准又快, 业务督导人员指导性 介入式服务又精又快, 遵循档案服务 零关系 办事过程 零停留 咨询处理 零距离 服务结果 零差错 服务对象 零投诉 的 五个零 工作原则, 进一步提升便捷高效的档案服务质量 4. 忠于职守的敬业意识 档案工作的滞后性 服务性等决定了档案干部不可能像其他行业的干部那样站在 舞 台 的前台和中央, 而是需要默默无闻的当 无名英雄, 长作绿叶扶红花, 愿为蜡烛照他人 同时更要尊重档案, 尊重历史, 无私无畏地维护历史的真实面貌, 对待工作倾心注力, 做一名有心人 好心人 热心人, 时刻牢记 为党管档 为国守史 的神圣使命, 做忠于职守 爱岗敬业的模范 5. 通力合作的团队意识 档案馆的许多工作, 要靠集体的协作才能完成 比如档案数字化工作, 涉及调档 - 拆卷 - 扫描 - 检查 - 审校 - 装订 - 归还等多个环节, 至少要 3 个人才能完成 再比如, 新任干部缺乏实践经验, 老干部以 1+1 X+1 形式对新干部进行 传 帮 带, 帮助他们掌握本领 少走弯路 规范行为, 适时给年轻干部 压担子, 开展轮岗交流, 努力将他们培养成档案工作的 行家里手 档案馆的荣辱与每位干部息息相关 大家只有做到心与心的相应, 手与手的相携, 彼此真诚沟通 相互配合 全力支持, 充分信任集体 服从集体 依靠集体, 才能增强档案馆的总能量, 也能使个人能量充分释放 6. 与时俱进的创新意识 一是管理思路要创新 档案部门应去除 就档案管档案 的思想模式, 从 伸手派 变成 创造者 档案干部应树立由事后搜集材料变为事前介人 事中参与的新的档案管理工作理念, 以超前的意识 超前的节奏 超前的服务赢得利用者的满意, 力争让档案工作在社会上 热 起来 二是管理模式要创新 要进行档案信息转化, 根据需要把相关信息系统地 规范地整理出来, 把档案内容通过加工整理变成更直接 更适应需要的信息, 更好地体现档案的信息价值 要强化档案信息利用效率, 建立大档案观念, 利用 互联网 +, 强化网络利用, 实现信息共享, 更加有效地利用档案信息资源 ( 作者单位 : 宁化县档案局 ) 51

58 学术探讨 党员组织关系排查促进党员档案管理规范化 林春万 近期, 全国各级党组织出现 党员档案 查档热 这是因为年初中共中央组织部印发 关于开展党员组织关系集中排查的通知 ( 组通字 号 ), 要求全国上下各级党组织集中排查党员组织关系, 从严管理党员队伍, 将每名党员纳入党组织有效管理 明确排查的主要任务 : 掌握党员基本情况, 核查党员身份信息, 摸清流动党员底数, 理顺党员组织关系, 健全完善党员档案 要完成这次集中排查, 有个必经的环节就是 查阅党员档案, 核实党员身份信息 党员档案 查档 热就是这样产生的 但是, 在集中排查过程中, 各级党组织查档结果不容乐观, 普遍存在党员档案材料不齐全 不完整, 甚至出现档案丢失等现象 下面, 笔者拟以泉州市鲤城区为例, 试从党员组织关系集中排查查阅党员档案发现的问题, 提出加强和改进党员档案的对策措施, 与大家共勉 一 当前党员档案管理存在的问题 1. 党员档案意识相对薄弱 一些单位主要领导对党员档案管理工作不够重视, 存在 重发展 轻党建 的理念, 认为档案工作与单位发展无关, 不会产生效益, 不想也不愿去抓 部分单位分管领导特别是乡镇 ( 街道 ) 组织委员, 存在 重业务 轻档案 的思想, 没有认识到党员档案是党员的重要材料, 是抓好党员队伍建设的 关键要素, 是做好党务工作的基础和保障, 认为党员档案可有 可无, 听之任之 极少数党组织特别是乡镇 ( 街道 ) 党工委的党务干部, 认为党员档案管理是档案管理的一个分支, 这项工作应该是党委办公室的责任, 就以此项理由进行搪塞 推脱, 对党员档案管理工作不管不顾 一些党员在填写入党材料时, 不懂或不按有关要求规范填写, 甚至出于某种自身利益的考虑, 而弄虚作假, 给日后的工作带来巨大的麻烦和隐患 以上各种情况, 使得党员档案管理工作处于相对被动 甚至落后的局面, 严重地影响一些单位基层党建工作的正常开展, 特别是影响党员队伍的从严管理 2. 党员档案缺乏完整规范 一是归档范围不够明确 发展党员工作程序须经历入党积极分子的培养和教育, 发展对象的确定和考察, 预备党员的接收, 预备党员的教育 考察和转正等 4 个阶段,4 个阶段还可细分为几十道程序, 每道程序都会形成过程性资料, 有的需要归档, 有的不需归档, 部分党务干部头脑模糊, 不够清晰 二是滞后归档较为严重 部分上级党委和基层党支部对党员入党资格 程序 手续等审核把关不严, 存在事前不办 事后补办的现象, 造成党员基本资料收集归档不及时, 往往是在转移组织关系时才集中收集整理 弥补完善, 造成相关材料失真失实 比如, 在确定发展对象时才补充填写积极分子考察登记表, 预备党员转正时才补充填写预备党员考察情况记 录, 等等 三是档案目录与归档资料不符 很多党员档案没有目录, 基本档案信息反映不全面, 特别是对入党申请 积极分子培养明细表 外调资料 党校学习成绩, 以及个人总结及思想汇报等有关重要行为反映资料, 往往缺少部分资料, 或者有资料整体细节性失误较为普遍等情况存在 3. 党员档案管理制度不够健全 一是管理责任不够明确 党内有关制度对党员档案管理没有作明确规定, 管什么 怎么管, 任务不够清晰, 有些是乡镇 ( 街道 ) 党政办代管, 有些是党务干部兼, 由谁管责任不够明确 二是管理制度不够健全 多数单位没有建立规范的收集 管理 保存 转移和交接制度, 有些党员档案与其它行政档案资料一起随意存放, 造成党员档案 串袋 破损 极少数单位由于管理人员岗位变动, 没有做好工作交接, 让党员档案长期滞留在村 ( 社区 ) 支部或党员个人手中, 造成党员档案遗失 三是党员档案转接相对混乱 一般党员工作调动, 其党员档案未能及时随迁到新单位, 或者新单位没有专人接收, 出现了原单位 有档案却没有人, 新单位 有人却没有档案 的尴尬局面 ; 有些老党员退休后组织关系转入乡镇 ( 街道 ), 但是本人的档案却未带走, 仍留在原单位, 一旦工作单位合并 改体或解散, 档案就容易遗失或 查无此人 成为无头档案 4. 党员档案条件保障不够有力 首 52

59 学术探讨 先, 硬件设施相对简陋 部分单位都没有相对独立的档案用房, 办公区域狭小, 不具备防火 防盗等 八防 保管条件 极少数单位将党员档案直接堆放在闲置的办公用房里, 看起来像是一个仓库, 档案的安全根本无法保障 接着, 人员素质有待提高 大多数单位虽然配备有专职或兼职的党员档案管理人员, 但是由于缺乏档案管理相关专业知识, 对档案材料的规范性 严肃性认识不足, 对党员档案材料指导填写不规范, 要求不到位, 这与党员的严肃认真形成了强烈的反差 最后, 管理手段相对落后 党员档案管理基本停留在手工阶段, 多数档案目录还是手写的, 尚未建立统一的机读目录, 更谈不上建立党员档案专门数据库, 这与电子技术的广泛应用和普及的时代大大背离 二 加强和规范党员档案管理工作的思路对策 1. 强化党员档案意识 各单位党组织主要领导要正确客观对待党员档案管理工作的业务开展, 坚决杜绝 怕麻烦 的工作意识, 要高站位 宽视野, 把规范党员档案的管理工作纳入党建工作的重要内容, 着力发挥党员档案应有价值和作用, 真正服务好党建工作 分管领导要了解党员档案工作政策, 掌握基本工作情况, 定期研究部署党员档案工作和开展日常监督指导, 促进党员档案日常管理抓在平时 严在平时 党务干部要牢固树立档案意识, 将党员档案纳入党建日常工作范围, 实行党员发展工作与党员档案管理同步推进 同步建档, 保持档案的完整性和连续性 党员自身要树立规范填写档案的意识, 通过参加专题讲解 细读 党员发展规范文本 等方式, 提高填写档案材料的准确性和规范性 2. 提高党员档案建设质量 一要明确归档范围 组织部门可单独出台, 或与档案部门联合出台规范性文件, 明确 归档资料范围, 让党务工作者收集材料有目标, 归档有方向 应坚持应收尽收的原则, 除了新增需补充的 党员履历表 收集难度较大的 党员体检表 以外, 其他如入党材料 民主评议材料 发挥作用材料等资料平时注重收集积累 收好收齐 二要实施同步管理 坚持把发展党员工作看成一个完整的系统工程, 参照工程档案实行项目化管理, 发展党员工作具体到哪个阶段哪道程序, 党员档案就收集到哪个阶段哪道程序, 坚决摒弃事前不办 事后补办的恶习, 防止漏收漏归 三要目录内容相符 党员档案尽量做到规范整洁, 可以借鉴干部档案管理的成功经验, 采用统一的党员档案盒 统一的档案袋和统一的材料目录, 让每份党员档案同一个 面孔 同一款 样式 要规范填写目录 规范整装资料, 确保党员档案资料应归尽归 档案目录与实体资料完全统一 同时, 要妥善处理好 问题 档案, 针对 有人无档 情况, 要通过多种渠道核实党员身份, 查找档案去向 ; 对党员档案部分短缺或丢失的, 要按照程序补办相关证明手续, 完善补齐档案资料 经努力确实无法收集和补充的个人资料, 也要采取相应的措施进行补救 3. 健全党员档案管理体制 一是健全管理责任体系 党员档案管理责任主体要明确, 让党员档案有处 安身 比如, 农村 社区 两新 组织发展的农民党员 社区居民党员 个体工商户党员及非公企业党员档案, 分别由各乡镇党委 街道党工委 非公企业党工委管理, 党员组织关系转出后, 党员档案随同转出 ; 县 ( 市 区 ) 直机关工委发展的党员档案, 由县 ( 市 区 ) 直机关工委负责管理预备党员档案, 预备党员转正后, 按干部管理权限, 及时将党员档案转递组织 人事档案管理部门, 由组织 人事部门负责归入本人人事档案, 等等 二是健全日常管理制度 要根据 发展党员工作细则( 试行 ) 和 档案法 有关规定, 制定科学的党员档案管理办法, 建立健全党员档案管理的相关制度, 严格党员档案管理规范 党员档案管理除了要保证档案的完整性, 还应针对档案查阅设置一些规定, 防止档案遗失 比如 : 任何非党员或没有正式的介绍信都不准查阅党员档案, 等等 三是健全党员档案的转接程序 要建立相应的档案转接程序, 对转入转出党员组织关系实行党员档案必审制, 由党员管理责任主体审查档案, 审查无误后再办理组织关系和档案转移, 并对党员组织关系和档案接转事宜进行登记造册, 记录在案, 做到查有所依 此外, 要建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度, 有效地制约造成档案丢失 泄密 涂改等人为因素, 保证档案管理规范有序 4. 优化党员档案管理环境 一要抓好硬件建设 在硬件配备上要达到 三有, 即有一间档案用房用于保管党员档案 有专柜保存 有专盒存放 同时配备有防火 防盗 防潮 防尘 防虫 防污染等设备设施, 并组织定期检查, 掌握档案保管情况, 确保党员档案完整 准确与安全 二要提升人员素质 要明确一名政治上可靠 作风正派 责任心强, 具备档案等相关专业, 或接受过档案管理专门培训, 并熟悉党务工作的正式党员管理党员档案, 通过选派参加本级或上级档案教育培训, 不断提升档案管理人员的综合素质与业务水平 三要推行信息化管理 要建立信息化管理系统, 可以使用中组部开发的 全国党员管理信息系统 ( 基层版 ) 进行对党员党籍信息 组织关系转接 党费收缴和发展党员工作等进行管理 ; 也可以建立专门的党员信息管理网络模块, 实现计算机对党员档案的完整 准确和动态管理, 提升党员档案信息化管理水平 ( 作者单位 : 泉州市鲤城区档案局 ) 53

60 学术探讨 试论报纸新闻图片库的建立与管理 陈京雁 无图无真相, 有图有真相 是近年来流行的网络用语, 其深入人心之处在于揭示了网络信息的真假难辨, 而图片就以其可视化肩负起了 辨真假 的功效 随着互联网络的发展, 特别是 宽带中国 的建设, 报纸新闻也已不再是简单的信息堆砌, 而是对重要信息的筛选 对比, 尽可能地提供给读者最大量的 有用的 真实的信息 新闻图片作为信息的重要组成部分, 以其具体 可视和信息量大而逐渐成为信息传递过程中最重要的部分, 有人甚至称之为 读图时代 的到来 一 新闻图片的功能 1. 历史记录 新闻图片包括照片及各种图片 ( 如经济分析图表 艺术图画等 ), 它是新闻工作者在工作中创造性记录的工作产物, 它以独具的成像性 多元性和即时性而成为反映新闻内容的特殊资料, 是文字无法替代的有的甚至具有无法复制的历史意义, 具有很高的保存价值 在报纸上, 图片多是文字的补充, 实际上, 由于报纸的版面局限, 能够刊登出来的图片仅仅是所有新闻图片的冰山一角 而所有这些刊出的和未刊出的图片一起构成了真正的历史图像, 文字反而只是它们的注解 2. 证实与美化 新闻图片以其现场拍摄的可视化效果, 已经成为文字新闻的证实工具, 正如本文开头所说的 有图有真相, 在报纸上, 图片让读者产生了重要的真实感 不仅如此, 图片的存在突出了视觉效果, 其强烈的视觉冲击 力是文字无法企及的, 因此, 图片新闻已越来越成为所有平面媒体最关注的部分, 这是时代的要求, 也是报纸发展的必然要求 同时, 由于图片的可视化效果, 妥善应用也必然给报纸平添一份美感, 让读者更加喜欢 有研究认为 : 图片应用的水平很大程度上影响甚至决定了报纸的销量 例如 : 全世界销量排名第一的日本 读卖新闻 排名第五的德国 图片报 均以图文并茂 图片比例大 ( 图片报 有时干脆以图片为主) 而闻名, 其它诸如日本的 朝日新闻 英国的 太阳报 美国的 今日美国 也均以图片比例大 内容简明 版面活泼而排名靠前, 与之相反, 英国著名的严肃报纸 泰晤士报 仅排名九十一名 ( 当然, 它的影响并不小 ) 3. 综合利用 新闻图片不仅具有了历史记录以及证实美化的功能, 同时, 因为新闻图片的产生是专业的新闻工作者创造性的个体的专业行为后果, 其具备有其它图片不具有的专业性, 相对于其它图片档案来说, 由于新闻专业人员的聚集性 角度的专业性和社会触角的广泛性, 所以报纸新闻图片除去本身的特点外, 还有着寓社会性 历史性于一体的特性 所以, 新闻图片也就有了综合利用的专业价值 它不仅可以用于各种宣传 展览, 而且还可具有资料比对 检索比对 图片多媒体制作等其它种种商业功能 二 新闻图片库建立的可行性 1. 当前存在的问题 (1) 专业边缘化 新闻图片库是档案管理的一部分, 但与传统档案管理相比又有很大的不同点, 特别是专业要求, 不仅要求有扎实的档案管理专业知识, 还要求有一定的计算机知识 这种专业的交叉就产生了边缘化的问题, 即这项工作由谁来做? 目前, 档案管理工作往往不能引起足够的重视, 甚至档案管理工作人员也常常缺乏工作热情和责任感, 从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程中遇到新的障碍, 有边缘化的危险 档案管理工作总体如此, 那么专业要求边缘化的新闻图片库建设则是边缘的边缘 (2) 档案管理工作基础落后, 表现在 ⑴ 档案管理技术落后 目前的档案管理仍采用简单的柜式保存, 由于条件有限, 八防 措施难以落实, 温湿度控制乏术 ⑵ 档案信息开发严重滞后, 难以产生社会和经济效益 ⑶ 从业人员状况不佳 由于较长时期以来对档案管理工作的不重视, 造成了档案管理工作人员往往严重缺乏进取心, 一来是没有合理的绩效考评方法, 更谈不上奖励激励措施 ; 二来, 人事安排往往对档案管理职位也不够重视, 有些单位甚至将这一岗位看成 中低层次及中老年养老的照顾岗 关系岗 (3) 新闻图片保存难度大 一是新闻图片本身的管理困难 :⑴ 由于新闻图片具有很强的时效性, 一旦离开相关的说明, 一段时间后图片的意义就可能模 54

61 学术探讨 糊, 无法看出它反映的真实内容, 这就要求新闻图片的归档要及时, 要做好文字记录, 填写好各种标签 但是, 摄影的各种特性使得新闻照片的著作权常常很模糊, 再加上摄影记者工作时间的不规律性, 从而使大量的新闻图片难以及时归档, 或归档了但缺乏相应的文字说明和标签, 甚至照片与电子文件 ( 或底片 ) 分离 ⑵ 图片保存的技术要求严格, 对保存条件要求高, 如果管理不善, 时间一长, 图片容易发黄 失真 二是图片电子文件的保存存在困难 :⑴ 电子文件的保存介质不同于纸质文件, 更容易被破坏, 保存所需要的技术要求也就更高 ⑵ 随着数码技术的发展, 需要保存的新闻图片数量会越来越多, 单个文件也越来越大 ( 像素越来越高 ), 保存图片所需要的系统空间越来越大 ⑶ 特别重要的是图片的检索技术要求极高, 单纯的文字检索工具根本无法满足图片检索的需要, 因此就要求更高端的计算机 更先进的识别软件 更优化的检索技术 如果没有相应的技术支撑, 新闻图片库就难以真正存在和发挥效益 2. 解决问题的途径 (1) 建制度 首先要解决的是新闻图片的归属权问题 如前所述 : 新闻图片是新闻工作者在工作中创造性记录的工作产物 显然, 新闻图片的产生有两个基本特点 : 一是在工作中产生 其岗位 工具及要求均是报社提供的, 是报社的工作要求产生的产品 二是创造性 新闻图片是新闻工作者个人以其专业水平创造性工作产生的产品 据此, 新闻图片的归属权 ( 含著作权 ) 是很明显的 : 它因工作而产生, 报社同时提供了产生的所有必要条件, 也就是说, 它的产生是必然的, 并不因工作者意志而变化, 工作者的创造性只是使它的质量发生变化 显然, 它的归属权 ( 含著作权 ) 是报社的 当然, 对于新闻工作者的创造性, 报社也应有相应的鼓励制度予以适 当的回报 所以, 建立相关制度就尤为重要, 只有明确了归属权, 新闻图片的归档才有理可据 其次还要对新闻图片的归档流程 干部奖惩机制等等工作建立相应的制度 只有完善的制度, 才能确保新闻图片库的建立有章可循 (2) 壮队伍 要根据实际情况, 制定队伍建设方案, 切实壮大档案管理工作队伍 ; 要对工作人员加强培训, 除培训档案管理专业知识外, 还要注重培训两个方面 : 一是计算机专业知识 二是素质教育, 新闻图片库工作人员必须具备的基本素质包括创新意识 自学能力和敬业精神 (3) 强装备 这是新闻图片库建立的物质基础 要实现新闻图片库的所有功能, 就需要有一个计算机网络及其配套设施, 同时, 为了解决及时方便归档的问题, 摄影装备也应尽可能相对统一 3. 新闻图片库的基本要求 (1) 新闻图片库必须实现归档方便 保存长久 检索便利 易于开发等功能, 就需要满足一些基本要求 : 一是存储介质的技术要求 新闻图片的保存必须保证这些档案的原始性 真实性 完整性 安全性, 这就对保存介质及环境提出了较高的技术要求 :⑴ 要控制好温 湿度, 保存常规照片的适宜温度为 , 相对湿度为 40%--60%, 而保存电子磁光介质的适宜温度为 相对湿度为 35%--45%⑵ 要控制好光线, 应阻止光线尤其是紫外线直射入库, 尽可能避光保存 ⑶ 要控制好空气质量, 应定期净化空气, 防止载体落上灰尘 ⑷ 要防虫 防鼠 防霉 ⑸ 要避开磁场 电场, 防止机械损伤 防火 防盗 ⑹ 要加强拷贝复制, 电子档案至少要一式三套, 同时还要定期检测和拷贝, 确保电子档案信息的可靠性 二是尽可能统一摄像设备, 以使存档的图片格式尽量一致, 便于管理 在现阶段, 胶片摄影已基本上被淘汰了, 要收集整理原胶片图片档案, 尽量减少今后的胶片照片档案, 新入库存档的电子图片要采用通用统一的格式, 保证文档与计算机系统间长期兼容, 确保其长期可读 (2) 建立新闻图片库的统一平台 新闻图片库平台是报社信息资源一体化管理平台的一部分, 但因其与文字档案管理的不同性, 技术上暂时难以用统一的软件和平台来处理 特别是图片检索技术与文字检索技术存在明显不同 为此, 可先建立独立的新闻图片库管理平台, 之后再并入全报社信息资源平台 目前, 新闻图片库必须解决两个问题 : 一是入库资料的完整性, 不仅入库图片格式要一致, 而且应增加足够的标签和文字说明, 如拍摄日期 地点 相机型号 光圈 快门等, 加上基本的关键字 发表日期等文字说明, 以降低检索难度 二是提取图片特征作为基本检索技术, 可采用目前已用的以图像颜色和纹理特征相结合的综合特征检索技术, 配合以入库资料完整条件下的文字检索 (3) 建立相应的管理机制 新闻图片库要有完善的管理机制 一要规定图片档案归档流程, 责任落实到岗, 要有相应的奖惩方案以保证图片的及时归档 二要规定图片档案查看保密制度, 保证图片档案管理的安全性 要特别加强对平台系统的保密管理, 做好内外网分离工作, 布置防火墙等措施, 并防止内部人员将保密资料非法外传 (4) 建立专业管理队伍 应建立由报社领导总管 办公室归口管理 专职人员办公 各部门明确专人负责协助的管理队伍, 只有这样, 才能完善报纸新闻图片库的各个环节, 做到整个流程无缝衔接 ( 作者单位 : 闽西日报社 ) 55

62 学术探讨 人事档案知情权初探 黄海燕 人事档案是组织人事部门在培养 选拔和任用干部等工作中的重要依据, 也是维护个人权益的法律凭证, 与档案当事人切身利益和前途命运息息相关 近年来, 因人事档案中记录了 不实之词 或被塞进不利于当事人的材料等, 对当事人造成人身伤害 ( 精神上的伤害和经济上的损失 ) 由此引发的档案纠纷甚至诉讼经媒体曝光引起全社会的关注 因此, 解开人事档案神秘面纱, 赋予当事人对自身档案知情权和用人单位对员工人事档案知情权已刻不容缓 一 人事档案知情权涵义知情权是指知悉 获取信息的自由与权利, 包括从官方或非官方知悉 获取相关信息 随着知情权外延的不断扩展, 知情权既有公法权利的属性, 也有民事权利的属性, 特别是对个人信息的知情权, 是公民作为民事主体所必须享有的人格权的一部分 人事档案知情权是近年来伴随着我国公民知情权的发展和政府信息公开进程而呈现出来的 人事档案知情权是指在不损害国家和集体利益前提下, 当事人合法拥有对本人人事档案材料内容真实性 完整性等状况及其利用情况等知晓的权利 虽然人事档案历来被蒙上神秘的面纱, 但作为当事人对自己的档案并不是一无所知, 当事人对档案材料应包含学籍档案 工作期间的各种审批表 考核表等状况其实是有一定了解的, 而且档案中一些个人基本信息也几乎是由本人填写的 赋予当事人知情权, 不仅局限 于当事人自己所填写的内容, 更重要的是指当事人有权了解学校 用人单位或组织人事部门对当事人各方面的评价意见 鉴定结果等情况, 这些意见材料在入档之前应该告知当事人, 当事人如有异议, 有权提出申诉 ; 应让当事人知晓究竟哪些材料需要入档及其是否按时按要求入档 ; 当事人在需要时, 可向有关档案机构了解其个人范围内的档案构成情况, 自己在工作学习成长过程中形成的应当归档的材料, 可向档案机构提供补充 当事人有权知道自身档案被利用情况, 当事人有权了解查阅其人事档案的单位名称 利用者姓名 利用目的 查阅内容 查阅时间和查阅结果等 用人单位知情权是指用人单位合法拥有的对其员工人事档案记录内容的客观真实程度的知晓权利 人事档案随着个人成长逐步形成和充实, 在保管和利用个人档案方面用人单位虽然拥有主动权, 但由于 档随人走 档案管理部门保管 等特点, 加上有的单位或个人出于种种原因刻意隐瞒事实 进行档案造假或者遗漏档案材料, 使得用人单位并不完全知晓档案内容的真实和完整情况 因此, 在赋予当事人对本人人事档案知情权的同时, 也应保证用人单位对其员工人事档案真实完整情况的知情权 二 人事档案管理中知情权缺位带来的问题及公开人事档案知情权的必要性和重要性 1. 公民对人事档案的重要性和人事档案知情权的意识不足 近年来, 随着政府信息公开相关法律法规相继出台, 提倡公民享有人事档案知情权的呼声越来越高, 但是我国公民对人事档案知情权观念理解还不够深入, 对自身档案材料的社会价值仍认识不足, 导致越来越多的人认为人事档案可有可无, 几年来 弃档 死档 现象屡见不鲜, 严重影响了档案内容的真实性 完整性和档案利用价值的提升 保障人事档案的知情权, 人们对自身档案价值有了新的认识, 明确了档案的内容和用途及与本人的相关性, 就会尽力去维护它的完整和安全 ; 了解组织和领导对自己的评价, 更加全面准确地认识自我, 进一步明确今后努力方向, 有利于增强公民对人事档案的重视程度, 一定程度上有利于减少 弃档 死档 现象发生 2. 人事档案信息资源开发利用率低 人事档案收集整理的目的是为了服务和利用 长期以来, 受滞后的法制建设和传统封闭的人事档案管理模式等因素影响, 人事档案的利用是只对单位不对个人的, 人事档案当事人无权查阅本人档案信息, 很多人不了解自己档案中的内容和信息甚至根本不知道自己档案的下落, 档案的利用价值大打折扣 鉴此, 保障人事档案的必要性 重要性在于适当开放人事档案, 把档案利用的权利交与个人, 人们可以依据有关规定通过正当程序查看自己的档案, 知晓自身档案的内容, 明白档案的价值, 有利于提高档案利用率 同时, 由于个人的积极参与也有利于扩充档案利用效果的反馈渠道, 有助于激活人事档案, 从而最大限度发挥人事档案的价值, 为社会大 56

63 学术探讨 众服务 3. 人事档案流动卡档 一人多档问题时有发生 市场经济条件下, 人才的合理流动有利于人才资源与物质资源优化配置, 有利于推动生产力发展 但现行的人事档案制度, 档案由用人单位管理, 使得人事档案成为 卡 人的工具, 严重阻碍优秀人才合理流动 有些人才为了谋求更好的发展平台, 主动放弃人事档案, 出现了 弃档 现象 ; 而一些单位为了招纳人才, 为新引进的人才重新建立了一份人事档案 为取悦人才, 新单位往往在新建人事档案中突出人才的成绩和优点, 而少有甚至没有留下其缺点与不足的记录, 没有对当事人进行客观 公正地评价, 严重影响了人事档案的真实性与权威性 与此同时, 一人多档 的现象也不利于对人才进行合理有效管理 因此, 实现人事档案知情权, 明确人事档案由单位和个人共同拥有, 单位对人事档案所有权具有时效性, 这样就可以做到 人档不离, 防止出现 卡档 和 一人多档 的怪现象 4. 人事档案监管工作有待加强 长期以来, 人事档案存在组织 人事 劳动 档案局等 多头管理, 有关部门权责不明的状况, 加上传统封闭式的管理模式, 档案利用率低, 有关单位和人事档案主体无法对档案主管部门及档案管理人员进行有效监督, 人事档案缺失或不实的现象时有发生, 给当事人造成极大的损失, 有的因此引起纠纷 争议甚至诉讼 保障人事档案知情权, 个人可以通过正当程序查阅自己的人事档案, 了解档案内容, 核实档案材料的真实性 完整性和准确性, 可以督促相关单位和人员及时补充或修改档案材料, 防止他人人为恶意篡改, 这样就能降低公民权利受损程度, 增强档案主管部门和档案管理人员责任心, 有效监督人事档案工作, 促进档案工作科学发展 三 保障人事档案知情权的具体途径 1. 更新观念, 提高认识, 营造氛 围 当前人事档案知情权的理念尚未深入人心, 普通民众对这个概念还比较陌生, 组织人事等档案管理部门应结合实际及时制定相关政策法规, 积极开展对相关政策法规的舆论宣传和人事档案知情权咨询服务, 提高公民的档案意识和法制意识, 提升他们维护自身合法权益的能力, 使公民能够充分行使知情权 同时, 要通过电视 报刊 网络等媒介, 多渠道多方式地宣传人事档案的功能和价值, 打破公民对人事档案的神秘感和陌生感, 让人们充分了解人事档案在自身学习 工作和学习中的重要作用, 勇于捍卫本人对人事档案的知情权利, 营造一个开放人事档案的良好舆论氛围 2. 健全完善人事档案知情权的法律法规 完善人事档案知情权相关的法律法规是实现档案知情权的根本保证 虽然 中华人民共和国档案法 第二十条已经规定了公民可以根据需要, 利用有关单位保存的档案的权力 但是我国其他人事档案法律法规都规定 任何人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案 因此, 必须修改和完善现有人事档案法律法规, 从法律的角度来界定人事档案知情权, 确保公民合法拥有自身档案知情权利 笔者认为, 在法律法规中应明确公民对自身档案有申请知晓的权利 但是人事档案向本人开放必须有所规范, 一是确有查阅 利用本人人事档案的需要 ; 二是申请要符合公布的法规中的规定的时间 地点 费用和应当遵循的程序 在法律法规中应明确公民提请相关部门的更正权, 即公民在发现涉及自身的档案信息有错误之处或者与实事不符合时, 有权要求相关部门进行修改或更正 ; 公民在对其享有获取的档案信息中, 发现有不齐全 不正确, 已过时或使人误解的内容时, 有权要求更正 如果相关单位拒绝更正时, 必须书面提出拒绝的理由, 当事人有权就相关单位拒绝更正的决定向法院提起诉讼 在法律法规中还应明确公民获得救济的 权利, 即人事档案当事人不服行政机关作出的关于人事档案信息开放利用的决定时, 有权在申请行政复议和提起行政诉讼中进行选择的权利, 以便使人事档案相对人的知情请求权在受到侵害时能及时获得司法上的救助 3. 正确处理公开权与隐私权关系 我们在维护公民拥有合法知情权的同时, 也要注意严格保护公民的隐私权 要树立 立档为民 理念, 坚持 积极利用 与 谨慎开放 的有机结合, 一方面, 要积极倡导保障公民知情权, 对人事档案开放利用, 即在法律允许的范围内, 公民提出书面申请, 可以查阅利用本人的档案 另一方面, 开放人事档案必须以尊重公民的隐私权为前提, 凡是涉及个人出生状况 健康状况 财产收入状况 婚姻状况 宗教信仰等人事档案中有关个人利益或专属个人特征且当事人不愿为他人知晓或散布的个人信息, 相关部门必须保护个人隐私而限制他人利用, 要坚持保持知情权与隐私权的有机平衡原则, 更好地保护公民的合法权利 4. 健全监督机制, 加强档案管理 加强监督, 规范管理是公民人事档案知情权的有力保障 要明确规定档案主管部门及档案管理人员的法律责任和义务, 对应当公开而不予公开人事档案内容或者是应当保密人事档案内容却公开的单位和个人, 要给予严厉的处罚, 追究其相应的法律责任 要设立专门的评估机构, 定期或不定期监测人事档案材料的真实性 合法性和实用性, 对个人或用人单位就材料真假提出的异议做出鉴定, 督促有关单位采取措施解决问题 建立健全投诉机制, 通过设立举报电话 信箱等方式保障公民知情权, 畅通监督渠道, 自觉接受社会各界的监督, 保障公民知情权实现 ( 作者单位 : 泉州市鲤城区人力资源和社会保障局 ) 57

64 学术探讨 高校档案职业发展探讨 钱惠云 高校档案职业是对高校教学 管理 研究等活动中的资料进行收集 整理 甄别 保存 利用等的工作 经过长期的发展, 高校已经形成了一套不同于社会档案 政府档案管理的工作模式 近年来, 随着高校档案向电子化 网络化进行转型, 高校档案工作面临新的机遇和挑战, 高校档案职业发展步入新的阶段, 对从业人员提出了新的要求 新形势下, 高校档案职业发展问题也愈来愈受到学界的关注, 本文立足于笔者职业院校档案活动实际, 从职业角色定位出发, 探讨高校档案职业发展的困境及因素, 以期提出实现高校档案职业良性循环的优化思路 一 高校档案职业现状目前, 我国高校档案工作已基本完成职业化建设, 具备专门的机构, 专业 的人员, 并形成系统的管理模式 然而信息社会的飞速发展给高校档案职业带来新的改变, 一方面信息技术的发展赋予档案资源以更丰富的载体, 另一方面高校档案的公共服务需求在扩展, 因此高校档案业务工作在不断的调整, 职业结构在不断优化 然而, 与为适应社会公众需求频频转型升级的社会档案工作相比, 高校档案职业在主体状况和环境条件等方面都存在一些问题 : 一是从专业配置来看, 专业发展不够清晰, 高校档案人才匮乏, 在工作配置上未能形成人才梯队 二是从职业成就来看, 高校档案管理仍然囿于传统的工作目标和管理模式, 从业者的预期发展 公众的服务需求与现实工作相脱节 这些问题, 使得高校档案从业者陷入职业困境, 影响日常的工 作积极性和学习主动性, 职业倦怠问题逐步显现, 加剧了档案工作与公众需求的差异, 导致高校档案职业边缘化, 从而制约着高校档案职业整体发展 二 高校档案职业发展困境的主要因素 ( 一 ) 高校档案职业认识差异在学术氛围浓厚的高校校园内, 教学与研究部门受到大量的关注, 而档案部门显得较为冷清 一方面, 由于档案价值的实现本身具有滞后性, 其本身又很难直接实现经济效益, 因此档案职业在重视学术发展, 科研成效的高校校园内, 最容易被忽视 另一方面, 近年来, 高校进行了一系列的人事改革, 政策天平进一步倾向于一线的教职员工, 高校档案工作作为后勤工作中最默默无闻的一环, 虽然发挥着重要的职能作 58

65 学术探讨 用, 但是在福利待遇 科研力量等资源配置中却处于劣势 因此, 高校档案职业被认为是一个发展空间有限的职业 与行政部门相比, 档案部门似乎是一个封闭性的技术部门, 但是与教学 研究部门相比, 档案部门又被列入到行政系列中, 这样的地位使得档案职业在高校校园内尤为尴尬 如此可见, 档案工作的重要性被经济价值所掩盖, 公众对于高校档案职业的认识有所偏颇, 这是影响该职业陷入困境的意识因素 ( 二 ) 核心专业技能不突出核心专业技能是一项职业的灵魂, 也是社会分工的本质 高校档案职业具备核心专业技能, 例如档案的编研 鉴定 开发 利用等环节, 需要专业人士甚至不同学科的专业相互配合 但是许多人片面的将档案工作划进入门门槛不高的职业范围, 认为只要会整理材料, 用电脑打字就能上岗, 只要通过简单培训就能胜任 这是认识的误区, 将 上手 与 胜任 混淆了, 毫无疑问档案工作是一种上手较快的职业, 但是上手并不代表做好, 更与胜任的要求差距甚远 有些档案从业人员工作多年, 仍然只是机械 被动地保存档案, 难以达到档案工作的科学管理 有效开发的要求 由此可见, 正是这种误区淡化了高校档案职业的核心专业技能, 模糊了职业的发展前景 ( 三 ) 缺乏科学有效的激励制度许多高校甚至于社会档案部门都存在共同的问题, 高校档案从业人员长期处于相对封闭工作环境, 从事单调的工作流程, 因此非常容易产生心理疲劳, 严重的话造成职业倦怠 虽然在理论界, 学者们十分重视激励制度与工作成效的关系, 但是在高校档案人员管理时间上, 仍然较少通过制定和实施一套科学合理的量化指标进行绩效考核, 来评估档案工作成效和进行合理的资源配置 缺乏有效激励制度导致两个不良效果, 一是部分高校档案人员为了追求自身发展价值, 获得更多的发展资源而向其他部门 专业流失 二是高校档案部门竞争压力小的认知, 使得高校档案部门要么被当做工作的跳板, 要么当做养 老的福地 如此进而加剧高校档案职业的年龄断层和专业狭隘问题, 许多高校档案管理人员年龄普遍偏大, 难以形成老 中 青相结合的人才梯队 ( 四 ) 重内部管理, 轻社会服务长期以来, 高校档案的服务对象主要是校内人员, 而其服务流程繁琐而机械, 因此公众看不到封闭大门后的真实工作情况, 给高校档案职业带来了几分神秘感 信息服务的孤岛是许多学者对高校档案部门的评价, 过于重视内部管理, 使得高校档案工作人员甚少与外界沟通交流, 更不用说工作上的互动 一是校内部门工作缺乏协调, 日常工作主要就是校内部门在年终时移送档案和日常的查档工作, 因缺乏协调机制, 导致在遇到问题时, 只能分开寻求解决, 无法形成工作合力 ; 二是校际合作壁垒, 在信息时代, 档案不应该只局限于校园范围内, 而应该随着人员流动, 科研发展而使得学校与学校之间的合作更为紧密, 但是目前学校的档案服务工作各自为政, 软件不同 数据库不同等问题使得大量信息资源无法交流 由此可见高校档案职业仍然定位为内部管理者和后勤保障者, 与公共服务参与者的转型要求相距较远 三 高校档案职业发展优化策略 ( 一 ) 正确定位高校档案职业对高校档案职业的角色定位很重要, 不少学者在研究中都提出了角色定位的理念 高校档案从业者应该跟随时代的变化, 而相应的对自己的角色进行调整, 才能展现出更广阔的职业发展前景 高校档案反映学校在各个时期的管理 学术 培养等情况, 高校档案职业不能被动等待资料移交, 而应主动搜集高校档案信息, 参与到高校的历史建设中, 定位不能仅仅是信息保管者的身份, 而应是开发者 建设者 服务者的身份, 如此才能让社会公众认识到高校档案职业的地位, 才能焕发出该职业的使命感, 将从业者拉出机械工作的泥潭, 进入创新服务的时代 ( 二 ) 培养复合型高校档案人才档案管理队伍是激发高校档案部门活力的基础, 在队伍建设的层面上, 高 校要适当引进计算机专业 公共管理专业人才, 有针对性地细分设置档案工作岗位, 拓展技能外延, 合理配置人才队伍, 形成 以老带新, 以新促老 的局面, 避免人才断层 复合型人才是时代的要求, 在人才培养上, 要注重核心专业技能的培养, 针对档案鉴定 信息建设等工作薄弱环节进行人才培养, 提高档案从业者的核心竞争力, 推动档案职业的可持续发展 同时不仅注重提升档案管理者的档案鉴定 编研等核心能力, 还要提升网络利用, 服务创新等能力, 才能转变高校档案职业发展滞后的被动局面 ( 三 ) 健全档案职业绩效 激励机制为了吸引人才流入高校档案职业, 调动从业人员的积极性, 要重视绩效评估制度的建设和工作激励机制的完善 参考企业和政府所执行的绩效评估制度, 合理设置指标, 通过引入竞争机制, 激发高校档案人员的工作热情, 提高档案人员的工作积极性和主动性, 保持学习和创新的动力 实施科学可行的工作激励机制, 将学术 科研 福利等高校发展资源合理配置到档案部门, 在物质和精神层面上给予支持, 提升高校档案工作者的岗位价值, 创造档案人才成长的优质环境, 才能有效地避免档案人才的流失和档案职业边缘化 ( 四 ) 拓展服务职能, 适应社会发展当前社会处于网络时代, 互联网是重要的信息传播平台 要打破传统面对面的服务方式, 积极构建高校数字档案馆, 积极扩展高校档案职业外延 高校可以开拓个性化的档案服务工作, 通过建立门户网站, 利用高校资源和学术特点, 构建特色数据库, 促进高校档案满足特定用户的需求, 有针对性地提供高校档案服务 这样, 才能让高校档案不仅仅是躺在档案室 ( 馆 ) 里蒙灰, 而是发挥其应有的社会价值, 并以此为契机, 让高校档案工作者从 幕后 走到 台前, 成为公共服务的重要参与者, 从而树立良好的职业形象, 摆脱高校档案职业边缘化的局面 ( 作者单位 : 泉州市农业学校 ) 59

66 古往今来 档案史探之 黄帝纪元 程厚林 档案是记录和传承历史的重要载体, 自古就有 今世赖之以知古, 后世赖之以知今 的高度评价, 在当代社会又被人们冠以 历史记忆 的美誉 档案承载的 历史记忆 既 有其记载内容的直观展现, 也有其字里行间的隐藏蕴含, 需要我们去挖掘与探索 厦门市国土房产测绘档案管理中心现藏档案中, 有一张中华民国成立前夕由福建都督府颁发的契单和官契纸, 其形制 内容与清末相仿, 没有什么特别之处, 唯有其落款时间标注与众不同, 既不是前清及以前各朝所采用的王朝年号, 也不是中华民国的年号, 更不是公元纪年, 而是 黄帝纪元四千六百 年 这种 黄帝纪元 纪年方式, 是大家比较陌生甚至有人从未听说过的一种纪年法, 因而引起了档案编研人员和文史爱好者的极大兴趣 清朝后期, 大清王朝对外无御敌避患之力, 对内无安民定邦之策, 政局动荡 风雨飘摇 随着新文化新思想的影响越来越大, 民智大开, 反清廷 反封建的思想潮流涌动, 反君主 求共和的革命志士不断涌现 当时, 革命进步人士反对封建君主制的一个重要表现方式, 就是抵制使用封建君主年号 最早提出不用君主年号的人是康有为 ( 笔者注 : 康有为, 字广厦, 号长素,1858 年生, 广东南海人, 清末政治家 思想家 教育家 他先是资产阶级改良派领 袖, 后为保皇派首领 与弟子梁启超等推行 戊戌变法 失败后出走海外 辛亥革命后回国定居上海, 主编 不忍 杂志 1927 年 3 月去世 ) 他主张使用 孔子纪元 纪年法, 即以孔子的出生日为纪年开始 不过, 康有为的主张没有得到人们的响应 光绪二十九年 (1903 年 ), 刘师培 ( 笔者注 : 刘师培, 字申叔, 号左盦,1884 年生, 江苏仪征人 后来由革命派走向反动派, 参加袁世凯复帝筹安会, 为其称帝效力 1917 年, 蔡元培聘请他为北京大学教授,1919 年 60

67 古往今来 与黄侃 朱希祖 马叙伦 梁漱溟等成立 国故月刊社, 成为国粹派, 同年 11 月因肺结核病逝于北京 ) 提出既反对使用君主年号, 同时也不同意康有为提出的 孔子纪元 纪年法, 他主张采用 黄帝纪元 纪年法, 即以黄帝降生之年作为纪年之始, 以 1903 年为 黄帝纪元四千六百一十四年 同时, 他在当时的进步报刊 国民日日报 ( 笔者注 : 国民日日报 1903 年 8 月 7 日创刊于上海, 是当时少有的资产阶级革命报纸 该刊主要以反对君主专制, 宣传资产阶级民主思想为使命, 刊载了一系列揭露和批判国民奴隶性的文章, 进而鞭挞了封建君主专制的腐朽统治 ) 发表 黄帝纪年论 刘师培的这一主张得到了一些革命人士的响应, 此后, 革命人士和一些进步刊物都纷纷采用 黄帝纪元 作为纪年方式 黄帝是我国古代传说中的人物, 与炎帝一起, 被尊为中华民族 始祖, 炎黄子孙 之说亦出于此 由于黄帝是传说人物, 其生卒年份古籍所载互有歧异, 因而黄帝纪元的使用推演也不尽相同, 当时流行的主要有三种 黄帝纪元 纪年法 第一种 黄帝纪元 纪年法是刘师培所主张的以黄帝降生之年为纪年开始, 推定 1903 年为黄帝纪元四千六百一十四年 当时使用此纪年法的除了少数革命人士外, 还有刊物 黄帝魂 黄帝魂 初刊于 1903 年, 编者黄藻, 署名为 黄帝子孙之多数人撰述, 黄帝子孙之一个人编辑, 刊载内容汇集了所有的反清言论, 当时流行甚广 ; 第二种 黄帝纪元 纪年法主要是刊物 江苏 所采用的纪年法, 将 1903 年推定为黄帝纪元四千三百九十四年 江苏 由中国留日学生江苏同乡会编, 1903 年 4 月在日本东京创刊, 系月刊, 共出 12 期 主要是宣传推翻清政府, 建立共和国的政治思想, 也曾提出地方自治的主张 至于 江苏 是依据什么 如何推演 黄帝纪元 确定年份的, 没有看到相关文献记载, 现在无可考证 ; 第三种 黄帝纪元 纪年法是民主 革命先驱宋教仁所主张, 以黄帝即位元年作为纪年之开始, 推定 1903 年为黄帝纪元四千六百零一年 宋教仁, 字钝初, 号渔父,1882 年生, 湖南常德人, 他是国民党的主要筹建人, 伟大的民主革命先行者 中华民国的主要缔造者, 中国 宪政之父, 与黄兴 孙中山齐名并称,1913 年在上海被暗杀 宋教仁的纪年法被大多数革命人士所认同, 后来 民报 也采用了这种纪年法 民报 系中国同盟会机关报,1905 年 11 月在日本东京创刊,1908 年遭日本政府封禁, 1910 年初在日本秘密出版两期后停刊, 共出版 26 号 孙中山在 民报 发刊词中首次提出 三民主义, 民报 也是最早刊译 共产党宣言 的中国刊物 1911 年 10 月 10 日, 武昌起义爆发, 没落的清朝政权土崩瓦解, 从此终结了中国两千多年的封建统治 武昌起义后, 湖北军政府在其向全国通电的文告中, 采用了宋教仁主张的 黄帝纪元 纪年法, 即确定 1911 年为 黄帝纪元四千六百零九年, 并得到其他大多数省份的响应 福建是较早独立的省份之一, 早在武昌起义之前的 9 月 23 日就成立了 中华民国军政府闽都督府 ( 笔者注 : 辛亥革命时期, 全国多省设都督, 为一省最高军政长官 清史稿 宣统皇帝本纪 中记载 : 三年八月, 武昌军民拥陆军第二十一混成协统领官黎元洪称都督, 置军政府 嗣是行省各拥兵据地号独立, 举为魁者皆称都督 1916 年后改称督军,1922 年又改称督理 ) 孙道仁任都督, 参议会参议员 10 人, 下设参谋部 司令部 军务部 民政部 外交部 司法部 教育部 交通部 警务部等 10 月 22 日, 都督府进行改组, 撤消参议会, 成立政务院, 下设法制局 叙官局 统计局 印铸局 民政 部 外交部 财政部 司法部 教育部 交通部 警务部等 在中华民国政府未正式成立之前, 为了加强对契税的管理, 闽都督府财政部仿照清末契税管理模式, 推出了 契单 和 官契纸 在这份契单和官契纸的谕文中提到的 黄帝纪元四六 九年十月二十二日, 就是 1911 年 12 月 11 日 武昌起后, 多数革命党人认为, 采用 黄帝纪元 原本是反对封建君主制度的权宜之计, 国民政府成立后, 如果还使用 黄帝纪元 就与民主共和之宗旨不相符了, 因此,1911 年 12 月 29 日, 孙中山被十七省推举就任中华民国临时大总统时, 即通电各省, 以 黄帝纪元 四六 九年十一月十三日 (1912 年 1 月 1 日 ) 为中华民国元年元旦, 黄帝纪元 使用至该年的十一月十二日 (1911 年 12 月 31 日 ) 为止 1949 年 9 月 27 日, 中国人民政治协商会议第一届全体会议决定 : 中华人民共和国采用公元纪年 公元为 公历纪元 的简称, 以传说中耶稣基督的生年为元年 ( 相当于中国西汉平帝元年 ), 是国际通行的纪年体系 由此可见, 黄帝纪元 在福建地区只使用了三个月, 现存使用 黄帝纪元 的文本资料极为罕见, 足以证明这式闽都督府颁发的 官契纸 弥足珍贵了 ( 作者单位 : 厦门市国土房产测绘档案管理中心 ) 61

68 古往今来 萧何与汉代档案工作 江祖龙 萧何 (?- 公元前 193 年 ), 西汉初期政治家, 汉初三杰之一, 沛 ( 今属江苏沛县 ) 人 早年任秦沛县狱吏, 秦末辅佐刘邦起义 汉代建立后, 以他功最高封为 赞侯, 高祖死后, 他辅佐惠帝 惠帝二年 ( 前 193 年 ) 卒, 谥号 文终侯 萧何对于汉朝是不可或缺的人物, 其深谋远虑 慧眼识才 镇国安邦 鞠躬尽瘁, 为汉朝的建立和汉初社会经济恢复作出了不可磨灭的贡献 萧何在文化建设方面, 也有其突出的成就, 尤其是在汉朝的档案工作方面, 颇有建树, 成绩斐然, 留下了许多宝贵经验供后人参考学习 一 对秦朝档案的收集萧何早在参加秦末农民战争的时候就十分重视对档案的收集和保管 他搜集 保护和利用档案的事迹, 就像他月下追韩信的故事一样, 口碑相传, 脍炙人口 他深知只有充分掌握当时的政治 经济 生产 民情方面的情况, 才能吸取有益的经验, 制定出正确的具体的政策与策略从而辅佐刘邦在秦末的战争中赢得胜利 公元前 206 年, 刘邦领兵进入咸阳, 除了军纪严明外, 还封秦宫室 还军灞上 与民 约法三章 萧何面对咸阳这座繁华的大都市, 并没有忙着去发战争财和迷恋美女, 而是独具慧眼地首先抢救和收藏了秦朝史丞相府保存的地图 律令 户籍等档案文件, 并派士兵迅速包围丞相御史府不准任何人出入 将秦朝有关国家户籍 地形 法令等图书档案一一进行清查, 分门别类, 登记造册, 统统收藏起来, 留待日 后查用 尽收秦丞相府图籍文书 不同于其他的将领, 萧何是这样做的, 沛公至咸阳, 诸将皆争走, 金帛财物之府分之, 何独先入收秦丞相御史律令图书藏之 萧何此举, 可谓是一举四得 第一, 从对文明的贡献上来讲, 他的抢救使得大量珍贵的档案得以保存, 免受战火的毁坏, 避免了档案遭受一次浩劫 为整个民族保留了大量珍贵的历史文化财产, 让今后的治学有典可依 有档可察 第二, 将秦朝几乎所有的档案图籍和国家情报都掌握在自己手中, 汉王所以具知天下阨塞, 户口多少, 彊弱之处, 民所疾苦者, 以何具得秦图书也 可见, 从萧何保存的这些档案中, 可以了解到当时全国的地理区划 官吏 财政 人口 风土民情等等重要情报, 为刘邦势力的发展乃至日后新兴的汉王朝的建设争取到了大量的信息 剑桥中国秦汉史 是这样叙述: 在中国其他地方发现的几乎是同时代的文献都证明, 这些国家文献很可能包括法律文告 土地和税收簿册或地图, 既秦帝国赖以维持和施政和防御的图籍 事实也证明, 无论在楚汉争霸中萧何对关中的出色经营还是汉初经济的快速恢复和全面建设中, 这些档案都起到了至关重要的作用 第三, 是 改秦之败 的重要措施 秦灭亡的教训是汉朝统治者最深有体会的, 从秦朝档案中可以了解到秦朝施政的得失等, 吸取了秦亡的教训 通过利用档案充分地做到以史为鉴, 从而及时调整和更改自己的施政方针 第 四, 从争取民心方面上讲, 萧何此举为刘邦势力赢得了民心, 所以 秦人大喜, 争持牛羊酒食献飨军士 相比项羽进入咸阳后的 项王与诸侯屠烧咸阳而去, 杀子婴 烧宫室 焚档案 掠财宝, 秦人理所当然要倾向于刘邦, 唯恐沛公不为秦王 可见对档案的保护和档案工作的好坏也直接关系到民心的向背 二 对档案的保藏对档案的保护和收藏关系到档案能否长久存有 平定天下之后, 萧何更加注重对档案的保护和收藏 汉高祖八年 ( 前 199 年 ), 萧何受命营造未央宫时, 在巍峨的未央宫大殿北面建造了石渠阁, 其目的就是为了收藏萧何入涵谷关后所收的秦御史丞相府图籍文书 班固的 西都赋 云 : 天禄石渠, 典籍之府, 石渠阁是西汉政府的国家档案馆和图书馆 据 三辅黄图 所载 : 石渠阁, 萧何造 其下砻石为渠以导水, 若今御沟, 因为阁名 所藏入关所得秦之图籍 至於成帝, 又於此藏秘书焉 石渠阁因其建筑特色而得名, 但同时从档案保护技术的观点上看, 如此设计并不是单纯的为了威严美观 纵观石渠阁的建筑特点, 在阁的周围构筑用石块磨制而成的水渠, 并导入流水环绕在阁的四周 这样的建筑结构完全起到了防火和防盗的作用, 体现了萧何对档案保护技术的深刻认识 值得一提的是, 汉初之时, 民生凋弊 百废待兴, 经济到了崩溃的边缘 连皇帝都找不到四匹一样白色的马来拉车, 官员们甚至都不得不乘坐牛车 天 62

69 古往今来 下既定, 民亡盖臧, 自天子不能具醇驷, 而将相或乘牛车 而萧何此时还拥有如此的决心投入人力财力去营建石渠阁这样的档案库房, 充分体现了他高超的政治智慧 卓识的远见和深入其内心的档案意识 而萧何的良苦用心也得到了回报, 因为这批档案对汉王朝的建设和发展起到了重要作用 自武帝后, 石渠阁由单一的档案典籍收藏机构发展为兼有学术讨论性质的场所, 许多名儒学者 公卿大臣充分利用阁中所藏档案典籍研究文学经义 石渠阁以不仅是存放档案的库房, 又是撰史著述 校勘典籍和学术交流的场所 汉代著名学者刘向父子在此辩章学术, 著 别录 七略 辞赋家扬雄, 也在天禄阁校书 汉宣帝曾召集当时的著名学者在石渠阁论定 五经 在现代的档案学理论中, 档案具有文化作用 档案的文化作用主要指档案是人类所创造的一种宝贵的精神文化财富, 以及对于人类社会文化的积累 传播 发展与进步所发挥的各种功能 可见, 正由于萧何建立石渠阁这样的国家档案馆, 注重对档案的保护, 起到了档案对文化的积累和传播等作用 也可以说, 是萧何成就了扬雄 刘向一批学者, 成就了司马迁这样的史学大家, 将西汉的文化成就推向了一个全新的高度, 筑就了汉代文化的灿烂和辉煌 三 利用档案制定律令档案的利用是收集保管工作的最终目的 在对收集和保管这两个环节充分重视之后, 萧何同时也十分重视档案的利用工作 众所周知, 汉承秦制, 西汉朝廷在中央延续了秦的三公九卿制, 在地方上也延续了郡县制 国以法为纲, 无法无以为治 当初, 刘邦入咸阳时, 尽废秦法, 与民约法三章 与父老约法三章耳 : 杀人者死, 伤人及盗抵罪 馀悉除去秦法 而如今, 天下归一, 百废待兴 仅仅依靠这样的约法三章是不足以治理偌大的一个国家, 处理全国上下 层出不穷的各类案件 面对具体法令的一片空白, 制定一部西汉朝廷自己的律令就摆在了眼前 于是, 高祖令萧何制定汉律 天下既定, 命萧何定律令 其后四夷未附, 兵革未息, 三章之法不足以御奸, 于是相国萧何攈摭秦法, 取其宜于时者, 作律九章 萧何制定的这部汉律是在秦律的基础上完成的 萧何整理了以前收藏的秦朝律令, 引用了其中适用的法律条文, 盗律 贼律 囚律 捕律 杂律 具律, 又新增加了 户律 兴律 厩律 三篇, 为 九章律 九章律 一直成为汉律主体, 是司法审判的依据 汉承秦制, 萧何定律, 除参夷连坐之罪, 增部主见知之条, 益事律兴废户三篇 不难得知, 萧何在制定这部律令之时, 大大得益于他从咸阳抢救出来的那批档案文书 这里面包含了许多秦朝律法的原件和秦人办案的档案记录 萧何合理地对这批档案进行了利用, 制定了汉九章律 剑桥中国秦汉史 中对萧何利用秦朝档案修订律令作了这样的叙述 : 汉代的新法典编于公元前 200 年, 它是汉朝的著名功臣 丞相萧何作的 据说他在秦代的六章法典之上增加三章, 这九章法典都是关于刑法的, 其中有两章则涉及诉讼程序 四 严格文书档案人员的选拔西汉政府为适应封建政治 经济 文化的发展, 建立起比秦更为完整的档案管理工作体系 综理中央政务的三公府 ( 丞相 御史大夫 太尉 ) 集中了大量的文书档案, 由长史及御史中丞主管, 同时下属各曹各设掾史或令史具体管理各项事务 地方郡县的档案文书工作则由主簿 丞等负责 汉代中央有内 外朝之分, 西汉政府中央的档案文书人员除了内朝的中常侍 侍中等宦官文书官员和外朝的御史中丞等高级文书官员由皇帝直接任命外, 其余的文书档案官员都通过察举 辟除 考试等途径选拔任 用的 察举是汉代选官的常设制度 通过察举, 由高级官员把能力出众 品德高尚的平级或下级官员向朝廷推荐, 经考核后任官 重要衙署的档案文书官员同样要以察举任官 辟除是汉代高级官员任用属员的制度 在汉代, 主簿 掾史及令史等 曹掾官 都由主官任命 但辟除制尽用于一般的档案文书官员, 王朝中央重要部门的文书档案官员, 都要通过严格的考试任用 在汉王朝建立之初, 萧何就定下政府选拔档案文书人员的标准和要求 要求其有扎实的文字功底和一定的文书处理能力, 同时还要通过严格的考试并择优录取 汉兴, 萧何草律, 亦著其法, 曰 : 太史试学童, 能讽书九千字以上, 乃得为史 又以六体试之, 课最者以为尚书 御史 史书令史 档案文书人员素质的高低, 直接关系到档案工作水平的好环 拥有一批高水平高素质的档案人员, 无疑对档案工作起到一个整体提升的作用 萧何很好地意识到了这点, 通过制定对档案文书人员严格选拔标准, 严格地高标准地进行档案文书人员的选拔 从今往后, 西汉政府的档案工作由一批高素质的档案文书官员负责, 为西汉政府的档案文书工作整体水平和持续稳定提供保证 五 启示在对萧何所进行的档案工作的研究之中, 一次次地对他高超的政治智慧和良好的档案意识深感佩服, 令笔者不禁想称他为 汉代档案工作之父 究其原因, 其良好档案意识的养成与其早期的经历有密切的关系 萧何早年担任沛县功曹一职, 以文无害为沛主吏掾 他平时勤奋好学, 思想机敏, 对历代律令颇有研究 长期地与一系列的文书档案打交道的过程中, 逐渐树立起了档案意识 萧何对汉代档案工作的诸多贡献, 在今天看来, 仍有许多借鉴意义 ( 作者单位 : 厦门外国语学校 ) 63

70 随笔 鼓岭, 那些苏醒的时光 木 木 2015 年初冬, 应童鞋之约, 开启了这一季户外活动的新模式, 让自己从办公室的电脑前挣脱出来, 走向大自然 为了让更多的童鞋能参加, 心细的文做了一个又一个的方案, 终于心有所向, 我们将目的地从将乐改向鼓岭, 尽管 世界很大, 我想去看看, 但去哪儿真的不重要, 重要的是与谁在一起 几多回眸 几多擦肩 一切尽在这浓浓的情谊里, 相信这份暖意足以温暖这个冬季 清晨, 我们驱车沿着山路十八弯 崎岖的盘山公路而行, 在柳山王公园前吹响集结号 下了车, 即刻感受到风在眉梢处肆意的疯狂, 多日来一直享受的暖, 在这寂静 空灵的山岭前, 顿时消失得无影无踪 冷, 突如其来地袭来 尽管此时的北方早已银装素裹 白雪皑皑, 但我们早已习惯南方这种不明显的季节更替, 只有此刻, 才真正地感受到, 冬天, 在我们无法预知的时刻悄然而至, 这也意味着春天的脚步不远了 沿着山路, 映入眼底的是清山碧水, 湖光山色 这浓墨重彩, 构成了一幅幅水墨山水画 寂静山间, 层林尽染, 那些古旧深长的句子与诗篇, 仿佛都无法跃然纸上, 访一程云途, 让这一份写意静静地在木石上流淌, 在空谷里回响 在这样的冬日, 看山风吹过的云朵和花沟, 极目抒怀, 远眺榕城, 城在脚下, 都说恋一座城, 是恋着城里人, 这座城池里, 有你, 有我, 有他... 有着我们温暖的一群人 云上鼓岭, 有古老的别墅 300 多座, 而今许多老别墅都已年久失修, 许多已面目全非, 多半已湮灭在历史的红 尘中, 在残存的这砖石老别墅中, 我们寻找着传说中的那些片段与景致, 而正在苏醒的 大梦书屋 便是其中的一座 曾经多少繁华落尽成殇, 看世事变迁, 而今这黑白石头砌成的石屋, 处处都透着浓烈的波希米亚风情, 回溯当年外国友人生活的场景... 感叹光阴在指缝间穿梭而过, 梦回鼓岭 仿佛时光倒流, 曾经的繁华场景再度上演 那些与鼓岭融为一体的老别墅, 而今只剩下寥寥数栋, 保留着的老别墅上的斑驳青苔, 依然刻录着大山深处似水流年的繁华梦 在遗留的建筑中, 最有代表有万国公益社 李世甲别墅 邮局 古井 游游池 映明湖 老街等, 这些元素向我们讲述着当年鼓岭的珍贵时光 位于柳杉王公园旁这座西式别墅, 石土结构, 据说曾是李世甲将军的别墅, 现为 大梦书屋, 为鼓岭增添了一份浓郁的书香 踏入书吧, 恍若隔世, 一种怀旧的气息弥漫在空气里, 旧的时光就像书本般一页页翻过 走进书屋, 是童鞋们电光火闪 激情燃烧的时刻 屋内书香飘逸, 靠在这古老的墙边, 手里捧书, 每一个低眉 会心的一笑, 那些智慧和精彩, 那些果敢与穿透, 让我们在惊叹的同时拈页展颜 大梦书屋 既是书屋, 也是处安静的咖啡吧, 我们围坐在小木桌旁, 一杯清咖, 对视而笑, 空气中流淌着一种温热的气息, 仿佛时光在此滞留, 书屋里处处洋溢着大梦山畔理想不灭的人文精神 在云端执卷, 如此的文艺, 此乃人生乐事! 古老的别墅正在慢慢地苏醒 我想在这里虚度光阴, 我想在这诗意的书屋里做无用的事, 一直终老, 把清浅的日子折叠 成缤纷的诗行 大梦书吧 -- 梦开始的地方... 在这里, 有咖啡, 还有诗和远方 走出书吧, 这里远离城市的喧嚣和浮躁, 为青山绿水所环绕, 俨然是一个幽静怡然的世外桃源 鼓岭邮局是上世纪鼓岭另一个标志性的符号, 半个世纪前, 它铸下了通向世界文明的烙印, 世界在这里为它打开了另一扇窗口, 追溯过往, 这里曾演绎着一幕幕鲜为人知的动人故事, 步入邮局, 满墙的心愿签, 书写了前世今生的深情厚意 我不禁拾起一张带着油香的明信片, 我想慢递 寄给未来的你... 我们一路探访, 驻足沉思, 放空心灵 这里的建筑延用了老洋房的风情, 外表古色古香, 内在却上演了一幕幕西式风情 而今沿道两旁的村民们日出而作, 日落而息, 不时上山采摘时令山货, 过着自给自足 绿色生态的生活, 他们纯朴的脸上洋溢着对大地大山满怀的感激之情 沿路树枝上高挂的红色灯笼花, 在空中摇曳, 尽展花容, 都说花的世界有花之语, 与它对望, 宛如一个自己与另一个自己在光阴里隔世重逢, 也许是生命里最熨贴的言语, 就这样相望相守, 无言最美! 沿路几经周折跋涉, 我们终于找到这座藏于山林深处的 柯坪水库, 一道半月形的大坝揽住一池清水, 远眺水库, 无比宏伟壮观 ; 近看大坝, 碧波荡漾, 这是鼓岭景区的饮水源, 宛如母亲河灌溉 滋养着周遭的生命, 是生命之河, 我们为之点赞 眷恋中告别鼓岭, 但愿那些正在苏醒的时光依然延续 64

71 !" #$%&' % ()*+, "*+-."*+/ : ; ; < =>?@ A BCD E ; ;F BGH*+I2#J K"LM-. N"O %/0*+ PQ RHST 0 UU VW GHXYF H Z I [\ GH *+XY]^_ L`abc[ 7 B I BGH*+ XY ` GHXY % R RH 为更好地传承 延续和保护侨批这一华侨历史文脉 积极打造福建侨批文化品牌 为我省侨务工作和 世纪海上丝绸之路建设战略服务 福建省档案局向社会公开征集 侨批故事 一 征文内容 我与侨批 围绕侨批的产生 递送 经营与管理等话题 讲述自己或家族经历的侨批往事 特别是侨批局经营者 水客鲜为人知的口述历史 围绕侨批申遗 讲述自己在侨批申遗过程中的经历和感悟 解读侨批档案 根据收藏的侨批 文献史料记载或家庭口述历史 深入解读侨批档案 反映侨批与海上丝绸之路的关系和作用 以及海外华侨华人艰苦打拼 顾家赡养 爱国爱乡 乐于奉献等史实的故事 二 征文要求 作品需原创 内容健康真实 主题突出 可读性强 可附上侨批扫描件 影印件 或实物图片 并编写简要说明 作品篇幅为 字 优秀之作不受此限 请注明撰稿人真实姓名 联系电话 电子邮箱和邮寄地址等信息 三 征文时间 年 月 日起至 年 月 日 四 征文方式撰稿人可将稿件通过电子邮件发送至电子邮箱 邮件标题注明侨批故事字样 也可以邮寄至福建省档案馆 封面注明侨批故事字样 五 奖励办法此次征文活动中 所有符合录用发表条件的稿件将发给撰稿人相应稿酬 相关稿件将发表在新闻媒体 并免费结集出版 六 联系方式邮寄地址 福建省福州市大学城明德路 号 福建省档案馆 信封注明 侨批故事 邮编! 电子邮箱 标题注明 侨批故事 联系人 郑宗伟联系电话 "!"" 欢迎广大社会民众和侨批收藏爱好者踊跃投稿 福建省档案馆长期对外征集侨批及相关实物 保存条件好 专业力量强 有意捐赠者请与福建省档案馆联系洽谈 联系人及方式同上 福建省档案馆 年 月 日

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