MS Word 與論文排版

MS Word 與論文排版講義格式說明 : 1. 本講義共分 11 節, 以問題為導向所有的問題前面都省略了如何或怎麼樣 2. 本講義以 Microsoft Office Word 2003 為例其他版本可能稍有不同 3. [ ] 表示在 word 中可以找到的功能表 E.g.[ 插入 ] [ 圖片 ] 4. Tab 表示鍵盤上的鍵 Ctrl + A 表示同時按住鍵盤上的 Ctrl 和 A 兩個鍵 5. 表示勾選核取方塊 (check box) ; 表示取消該核取方塊 6. 方法一方法二 : 表示兩種方法都可以, 選擇其中一種就好 Session I 字型符號 Q1. 插入 IPA 特殊符號( Π正ˇ )? [ 插入 ] [ 符號 ] 選擇字型 or [ 插入 ][ 特殊符號 ] Q2. 標注拼音注音? 方法一 : 字型 : 注音小老師 Pintone 方法二 :Unicode 方法三 :[ 格式 ] [ 亞洲配置方式 ] [ 注音標示 ] Ps. 如果先轉成簡體, 可以標注漢語拼音 ( 似乎只在 Word 2003 可以 ) 如輸入日文, 則可以轉成日文平假名 Q3. 華康粗明體? 請到所辦藉華康金碟 100 或至網站下載 :http://pbice.idv.tw Note : 這是有版權的字型 Q4. 調整字和字的距離? 或是改變字的胖瘦? [ 格式 ] [ 字型 ] [ 字元間距 ] [ 縮放比例 ] or [ 間距 ] Q5. 調整行和行的距離? 段落和段落的距離? 行距 :[ 格式 ] [ 段落 ] [ 行距 ] ( 可以手動輸入行距 [ 固定行高 ]) 段落間距 :[ 格式 ] [ 段落 ] [ 段落間距 ] ( 前段後段 ) Ps. 段落間距除了預設的單位列, 也可以手動輸入 pt Q6. 字體大小從 12pt 變成 14pt 以後, 行距會突然變大很多? [ 格式 ] [ 段落 ] [ 文件格線被設定時, 貼齊格線 ] Q7. 取消整份文件的預設格線? [ 檔案 ] [ 版面設定 ] [ 文件格線 ] [ 沒有格線 ] Q8. 將文字由右到左排列?(e.g. 阿拉伯文 ) [ 插入 ] [ 符號 ] [ 特殊字元 ] [ 從右到左標記 ] Note: 需先安裝字型 [ 控制台 ] [ 地區及語言選項 ] [ 語言 ] [ 為複雜字集和由右到左的語言..] 1

Ps. 需要輸入泰文時, 亦需安裝上面的檔案 Q9. 繁簡轉換時, 不做詞彙轉換, 只轉字體? [ 工具 ] [ 語言 ] [ 中文繁簡轉換 ] [ 翻譯常用詞彙 ] Q10. 快速複製格式? 一般工具列按一下可以複製一次格式連按兩下, 可以黏著, 無限次複製取消 :Esc Session II 段落排版 Q11. 保證對齊文字 ( 而不用空白鍵 )? 方法一 :Tab ( 但會隨字型大小變化 ) 方法二 : 定位點 +Tab Q12. 設定定位點的方法? 方法一 :[ 格式 ] [ 定位點 ] (Ps. 可以選擇 [ 靠左 ] [ 置中 ] 或 [ 靠右 ]) 方法二 : 直接在尺規上按右鍵 ( 再點兩下就可以設定 ) Q13. 更改文字書寫的方向?( 如論文書背 ) 方法一 :[ 格式 ] [ 直書橫書 ] 方法二 :[ 檔案 ] [ 版面設定 ] [ 文件格線 ] [ 直書橫書 ] Ps. 可選擇套用至整份文件 or 插入點之後 Q14. 讓第二行以後的文字, 都往右邊縮排對齊? [ 格式 ] [ 段落 ] [ 縮排 ] 左 : 整個段落的左邊往右縮排指定方式 : 第一行凸排位移點數 : 字元 pt Q15. 尺規上的三個游標有什麼用處? 首行縮排首行凸排作用同上左邊縮排 Q16. 換頁, 從下一頁開始? [ 插入 ] [ 分隔設定 ] [ 分頁符號 ] Q17. 將文字分成左右兩欄 ( 或更多欄 )? [ 格式 ] [ 欄 ] Ps. 可選中間空白的大小有分隔線及左右不等寬 Session III 圖片圖案文字方塊 Q18. 插入圖片以後, 如何決定圖片和文字的排列方式? [ 插入 ] [ 圖片 ] [ 從檔案 ] Type A: 類字元圖 : 可以隨文字移動 ( 預設值 ) Type B: 浮貼圖片 : 圖片上按右鍵,[ 設定圖片格式 ] [ 配置 ] 改成矩形或其他 2

Q19. 控制圖片的絕對位置? 圖片上按右鍵,[ 設定圖片格式 ] [ 配置 ] [ 進階 ] [ 圖片位置 ] [ 物件隨圖片一起移動 ] Ps. 必須是浮貼圖片 Q20. 剪裁圖片? 叫出圖片工具列 :[ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 圖片 ] 可以剪裁圖片大小 Ps. 但並不會真正地改變圖片大小亦即, 還是可以再改回來 Q21. 插入圖片時, 類字元圖似乎會比文字高一點兒? 選取圖片,[ 格式 ] [ 字元間距 ] [ 下移 ] 2pt Ps. 如果該行會變得很寬, 請取消格線參見 Q6 Q22. 插入很多圖片以後, 檔案變得很大? 圖片上按右鍵,[ 設定圖片格式 ] [ 圖片 ] [ 壓縮 ] Ps. 預設是 [ 刪除圖片的剪裁區域 ] 亦即 Q20 剪裁後的圖片會被真正地改變大小 Q23. 浮水印? 圖片上按右鍵,[ 設定圖片格式 ] [ 配置 ] [ 文字在前 ] Q24. 取消文字方塊的邊框黑線, 以及解決覆蓋其他圖案或文字的情形? 插入文字方塊 :[ 插入 ] [ 文字方塊 ] [ 水平 ] 邊框 : 在文字方塊邊框上按右鍵,[ 文字方塊格式 ] [ 色彩及框線 ] [ 框線類別 ] [ 色彩 ] 無文字方塊的背景顏色 : 同上,[ 填滿 ] [ 色彩 ] 無 Q25. 插入快取圖案? 叫出繪圖工具列 :[ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 繪圖 ] 插入繪圖物件 : Q26. 如何準確對齊繪圖物件? 繪圖工具列 [ 繪圖 ] [ 對齊或等距分佈 ] Q27. 圖片重疊時, 改變何者在上何者在下? 在圖片上按右鍵,[ 順序 ] Ps. 必須是浮貼圖片 Q28. 浮貼圖片或繪圖物件的位置如何微調? 在圖片上按右鍵, 同時按鍵盤 Alt Ps. 亦可用在改變大小 Q29. 如何水平或垂直移動圖片? 移動圖片時, 同時按鍵盤上的 Shift 鍵 Ps. 多張圖片對齊的方法同 Q26 Q30. 如何快速複製圖片? 移動圖片時, 同時按鍵盤 Ctrl Q31. 同時有好幾個圖片時, 如何確保他們總會在一起? 連續選取多張圖片 : 在圖片上按左鍵, 同時按鍵盤 Shift 3

群組 : 在上面按右鍵 [ 群組 ] Ps. 需要修改其中一張圖片時, 需先 [ 取消群組 ] Session IV 表格 Q32. 分割 or 合併儲存格? 叫出表格工具列 :[ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 表格 ] 選取兩個以上的儲存格表格工具列分割 : 合併 : Q33. 欄寬行高等距? 選取多欄或多行表格工具列欄寬 : 行高 : Q34. 框線 & 網底? 網底 : 選取表格後 [ 格式 ] [ 框線或網底 ] [ 網底 ] 表格框線 :[ 格式 ] [ 框線或網底 ] [ 框線 ] Ps. 框線 & 網底亦可套用至一般文字, 但其範圍以行為單位 Q35. 只刪除其中的一欄或一列? 選取一欄或一列 [ 表格 ] [ 刪除 ] Q36. 貼上相同欄數的表格? 複製相同欄數的表格後, 將游標移至所欲貼附的表格下,[ 貼上 ] Ps. Word 會自動調整欄寬, 使貼上的表格和原表格一樣 Q37. 取消表格, 變成文字? 選取表格 [ 表格 ] [ 轉換 ] [ 表格轉換文字 ] Q38. 只改變其中一個儲存格的欄寬或行高? [ 表格 ] [ 選取 ] [ 儲存格 ], 再以手動拖曳 Q39. 插入表格左上角的對角線及標題? [ 表格 ] [ 插入多對角線儲存格 ] Q40. 表格跨頁重複標題? 將游標移至表格第一行 [ 表格 ] [ 跨頁標題重複 ] Q41. 在表格內讓文字精準對齊? 方法一 : 放在不同的欄, 然後使欄的垂直框線變成透明表格工具列 [ 無框線 ] 方法二 : 使用定位點 +Tab 在表格內插入 Tab 的方法 :Ctrl + Tab Q42. 論文最後的參考書目以筆畫或字母排序? 全選該段文字 [ 表格 ] [ 排序 ] [ 筆畫 ] Session V 頁首頁尾 Q43. 頁碼和格式化首頁不出現頁碼? [ 插入 ] [ 頁碼 ] [ 格式 ] Q44. 讓頁碼不從 1 開始? [ 插入 ] [ 頁碼 ] [ 格式 ] [ 起始頁碼 ] Q45. 插入修改頁首頁尾? 插入 :[ 檢視 ] [ 頁首頁尾 ] 4

修改 : 雙擊頁首頁尾的區域 Q46. 讓文件的左右頁的頁首頁尾不同? [ 檔案 ] [ 版面設定 ] [ 版面配置 ] [ 奇偶頁不同 ] Q47. 第一頁不出現頁首頁尾? [ 檔案 ] [ 版面設定 ] [ 版面配置 ] 第一頁不同然後在第一頁的頁首頁尾更改 Q48. 節的概念和分節節 : 一種隱藏性的格式, 不會被列印出來分節的目的 : 可以讓在同一節裡的文字有相同的格式如頁碼頁首頁尾等 Q49. 插入節? [ 插入 ] [ 分隔設定 ] [ 分節符號類型 ] Ps. 亦可插入下一個奇數頁或下一個偶數頁 Cf.Q16 的方式只有換行, 不分節 Q50. 顯示或隱藏每行最後的換行符號分節符號分頁符號等? 一般工具列 Ps. 顯示空白符號 [ 工具 ] [ 選項 ] [ 格式化標記 ] [ 全部 ] Q51. 同一份文件不同頁碼格式 ( 如圖表目錄和內文的數字格式不同 )? 首先要插入不同的節頁碼可以節為單位, 更改格式插入不同的節以後, 參見 Q43 Q44 Q52. 頁首文字下的橫線? 參見 Q34 Q53. 頁首或頁尾想要單獨設定, 不要和前一頁相同? [ 插入 ] [ 頁首頁尾 ] 頁首頁尾工具列連結到前一頁 Q54. 頁首文字隨章節而變? 方法一 : 分節, 手動輸入頁首參見 Q45 Q49 Q53 方法二 :[ 插入 ] [ 功能變數 ] StyleRef 抓取標題的文字 [ 插入段落編號 ] Note: 需要先設定標題樣式, 否則無法自動抓取 Note: 使用 StyleRef 功能變數後, 在使用大綱自動編號的情況下,Q47 的首頁還是會出現頁首所以只好手動刪除 Q55. 頁首頁尾可否再放置交互參照? 除了功能變數, 其他不建議 Session VI 大綱層級目錄 Q56. 插入有數字的編號或沒有數字的項目? [ 格式 ] [ 項目符號及編號 ] [ 編號 ] or [ 項目符號 ] Q57. 插入 1.2.3 這樣的編號? [ 格式 ] [ 項目符號及編號 ] [ 大綱編號 ] 5

Ps.[ 自訂 ] 可以更改縮排起始數字等 Q58. 改變大綱層級? 方法一 :[ 格式 ] [ 段落 ] [ 大綱階層 ] 方法二 : 大綱工具列 [ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 大綱 ] Q59. 如何快速察看所有的大綱層級? 方法一 :[ 檢視 ] [ 大綱模式 ] Ps. 不推薦方法二 :[ 檢視 ] [ 文件引導模式 ] Q60. 分頁符號後的第一行標題, 在文件引導模式中, 其編號會消失? 這是 Word 的 Bug, 無法解決迂迴的辦法 : 插入一行,[ 固定行高 ] 設為 1 參見 Q5 Ps. 但其實不會影響目錄 Q61. 做目錄? 在文件的開始, 插入換頁符號參見 Q16 需要有大綱層級參見 Q58 [ 插入 ] [ 參照 ] [ 索引及目錄 ] [ 目錄 ] Ps. 可修改目錄的樣式 Q62. 做圖表目錄? 方法同 Q60 但需先插入表格或圖片的標號參見 Q63 Q63. 文件中表格或圖片的編號? [ 插入 ] [ 參照 ] [ 標號 ] Ps. 可以自己修改標號的名稱 [ 插入 ] [ 參照 ] [ 標號 ] [ 新增標籤 ] Q64. 讓每一個新增加的表格或圖片都能自動增加標號? [ 插入 ] [ 參照 ] [ 標號 ] [ 標號自動設定 ] [Microsoft Word 表格 ] [ Microsoft Word 圖片 ] Q65. 讓圖片或表格的標號有兩層, 如第一章第三個表格表 1-3? [ 插入 ] [ 參照 ] [ 標號 ] [ 編號方式 ] [ 包含章節編號 ] Q66. 如果章的標題是第一章, 圖片表格的編號會是表一 - 3 如何改成表 1-3? 另外設一個章的標題數字並令其繼承章標題的格式在 [ 工作窗格 ] [ 格式與樣式 ] 中修改 Q67. 想要讓讀者可以參考整份文件中的另一處?( 如本講義的參見 ) [ 插入 ] [ 參照 ] [ 交互參照 ] 可以參照標題圖片表格書籤註腳編號項目或方程式等 Q68. 做索引? 這部分因為少有人在論文裡製作, 故而從略請參考 Word 排版的書籍 : 侯捷,2004 Word 的排版藝術台北 : 碁峰資訊第八章 6

Millhollon, Mary and Katherine Murray. 2004. Microsoft Office Word 2003 Inside Out. US: Microsoft Press. Chapter 22 Creating Effective Indexes. Q69. 更新整份文件的功能變數? 方法一 :[ 編輯 ] [ 全選 ] F9 方法二 :[ 編輯 ] [ 全選 ] 在任一個功能變數上按右鍵,[ 更新功能變數 ] Q70. 在列印時確保會更新功能變數? [ 工具 ] [ 選項 ] [ 列印 ] [ 更新功能變數 ] Session VII 自訂樣式 Q71. 怎樣知道現在文字所使用的樣式? 方法一 :[ 檢視 ] [ 工作窗格 ]( 上方黑色的倒三角 )[ 格式與樣式 ] 方法二 : 格式工具列 [ 樣式與格式 ] 方法三 :[ 格式 ] [ 樣式與格式 ] Q72. 修改樣式? 在工作窗格中, 某一個樣式上, 右邊的三角形,[ 修改樣式 ] [ 格式 ] Ps. 也可以修該樣式名稱 Q73. 套用樣式? 選取所欲套用的文字, 在 [ 工作窗格 ] [ 格式與樣式 ] 中按左鍵 Ps. 或從格式工具列 [ 樣式 ] Q74. 如何一次選取所有相同樣式的文字? 參見 Q72,[ 選取相同設定 ] Note: 盡量使用 Word 原有之樣式 Q75. 想修改樣式, 但卻找不到? 在使用過某一樣式後 [ 格式 ] [ 樣式與格式 ] [ 顯示 ] [ 自訂 ] 式選取所需的樣 Session VIII 檢閱追蹤修訂註解 Q76. 兩個人要修改同一份文件? 檢閱工具列 :[ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 檢閱 ] 開啟追蹤修訂功能 : Q77. 同意或是拒絕別人的修訂? 檢閱工具列 : 參見 Q76 接受修訂拒絕修訂 Q78. 插入註解? 將游標移到要插入註解的地方 [ 插入 ] [ 註解 ] Ps. 除非設定, 不然註解不會被列印出來, 也沒有修改文字的作用 Q79. 一開啟文件時同時強迫開啟追蹤修訂 (e.g. 要給指導教授修改時 )? 7

[ 工具 ] [ 保護文件 ] [ 修訂 ](for Word 2000) or [ 編輯限制 ] [ 追蹤修訂 ] (for Word 2003) 設定密碼 Q80. 已保護的文件, 如何取消保護? [ 工具 ] [ 取消保護 ] 輸入密碼 Session IX 巨集工具列 Q81. 開啟巨集? [ 工具 ] [ 巨集 ] [ 安全性 ] [ 中您可以選擇是否需要執行具有潛在危險的巨集 ] Q82. 錄製巨集? [ 工具 ] [ 巨集 ] [ 錄製新巨集 ] Q83. 執行巨集? [ 工具 ] [ 巨集 ] [ 巨集 ] [ 執行 ] Q84. 自訂工具列? [ 檢視 ] [ 工具列 ] [ 自訂 ] [ 新增 ] 然後加進指令自訂的格式也可以加進去 Ps. 亦可將巨集製作成一個按鈕 Q85. 自訂快速鍵? [ 工具 ] [ 自訂 ] [ 鍵盤 ] 指定所需的快速鍵 Tip : 快速鍵最好能以左手一手完成, 右手可以操控滑鼠 Q86. 自行定義的樣式工具列巨集如何複製到別的電腦? [ 工具 ] [ 範本與增益集 ] [ 組合管理 ] [ 樣式 ] and [ 工具列 ] and [ 巨集專案項目 ] Q87. Word 所有的快速鍵? [ 說明 ] [Microsoft Office Word 的說明 ] 輸入快速鍵,[ 指定 ] Session X 轉換成 PDF Q88. 如何將文件轉成 PDF? 需安裝 Adobe Acrobat (Note: 不是 Adobe Acrobat Reader!) 方法一 : 在 Word 裡, 按 [Adobe PDF] [ 轉換成 PDF] 方法二 :[ 檔案 ] [ 列印 ] [Adobe PDF] Q89. 已經轉成 PDF 的文件, 能不能再更改? 可以在 Adobe Acrobat 中,[ 文件 ] [ 插入頁面 ] or [ 刪除頁面 ] Q90. 在文件中使用了特殊的字型, 轉成 PDF 會不見? 在 Word 中,[Adobe PDF] [ 變更轉換設定 ] [ 設定 ] [ 進階設定 ] [ 字型 ] [ 總是嵌入 ] Ps. 字型檔案需放在 Windows 的預設目錄下 (C:\Windows\fonts) Q91. 文件中如果有日文和韓文, 轉成 PDF 會變成問號? 安裝 Adobe Acrobat 時, 選擇 [ 自訂安裝 ] 安裝日韓字元 Q92. 禁止別人複製或列印 PDF 檔案? 8

在 Word 中,[Adobe PDF] [ 變更轉換設定 ] [ 設定 ] [ 保全 ] Q93. 在 PDF 中保留 Word 檔之章節目錄書籤? [Adobe PDF] [ 變更轉換設定 ] [ 書籤 ] 將 Word 標題轉換為書籤 Ps. 轉換註解 :[Adobe PDF] [ 變更轉換設定 ] [Word] 轉換顯示的註解為 Session XI 其他 Q94. 在 Word 中快速存檔? 另存新檔快速鍵 Ctrl + S Note: Word 會每隔 10 分鐘自動儲存一個臨時檔案如果要變更存檔時間 :[ 工具 ] [ 選項 ] [ 儲存 ] [ 儲存自動回復時間間隔 ] Q95. 電腦當機後,Word 暫存檔的位置? 可從 [ 工具 ] [ 選項 ] [ 檔案位置 ] 中查找 (For Win 98/ME) C:\WINDOWS\Application Data\Microsoft\Word (For Win 2000/XP) C:\Documents and Settings\Administrator\Application Data 將 *.asd 改成 *.doc 即可 Q96. 在 word 裡插入方程式? [ 插入 ] [ 物件 ] [ 插入新物件 ] [Microsoft 方程式編輯器 3.0] Ps. 需 Office 光碟片, 安裝方程式編輯器 Q97. 想用兩個視窗人工比較同一份文件不同的地方? [ 視窗 ][ 視窗分割 ] Q98. 想讓電腦自動比較兩份文件的不同之處? [ 工具 ] [ 比較並合併文件 ] ( 不過別太期待這個功能 ) Q99. 設定開啟 Word 檔案的密碼? [ 工具 ] [ 選項 ] [ 安全性 ] 保護密碼 : 打開檔案的時候就需要密碼沒有密碼無法看到內容防寫密碼 : 防止寫入到原本的檔案但可以複製到別的檔案 Q100. 如何手動雙面列印? 先反序列印偶數頁 :a. [ 檔案 ] [ 列印 ] [ 列印 ] [ 偶數頁 ] b. [ 檔案 ] [ 列印 ] [ 選項 ] 反序列印再正序列印奇數頁 :a. [ 檔案 ] [ 列印 ] [ 選項 ] 反序列印 b. [ 檔案 ] [ 列印 ] [ 列印 ] [ 奇數頁 ] Ps. 印奇數頁時, 記得先取消反序最後的叮嚀 : 繳交論文全文電子檔時, 必須把所有的文件合併成一個檔案包括封面目錄謝詞摘要全文參考書目等最後祝大家順利畢業! 9

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