同 济 大 学 档 案 管 理 系 统 操 作 手 册 同 济 大 学 档 案 馆 二 八 年 五 月
目 录 第 一 章 系 统 简 介 1 第 二 章 档 案 管 理 3 1. 档 案 信 息 录 入 3 2. 档 案 查 询 与 打 印 9 3. 文 件 调 整 11 4. 档 案 实 体 销 毁 12 5. 辅 助 立 卷 与 批 量 修 改 12 6. 文 件 识 别 13 7. 邮 件 系 统 管 理 15 第 三 章 名 词 解 释 16 同 济 大 学 档 案 馆 - 1 -
第 一 章 系 统 简 介 本 系 统 采 用 浏 览 器 / 服 务 器 结 构, 具 有 维 护 方 便, 不 需 要 安 装 客 户 端 软 件, 客 户 端 只 需 要 一 台 联 网 ( 局 域 网 校 园 网 互 联 网 ) 的 计 算 机 就 可 以 应 用, 具 有 操 作 简 单 维 护 方 便 安 全 可 靠 功 能 齐 全 等 特 点 该 系 统 包 括 档 案 管 理 ( 科 技 档 案 文 书 档 案 会 计 档 案 声 像 档 案 实 物 档 案 管 理 等 ) 收 发 文 管 理 全 文 自 动 著 录 与 标 引 等 子 系 统, 其 主 要 功 能 特 点 如 下 : 一 系 统 构 架 及 运 行 平 台 浏 览 器 / 服 务 器 (B/S) 结 构 作 为 客 户 机 / 服 务 器 (C/S) 的 替 代 技 术 已 经 成 为 目 前 各 类 网 络 管 理 系 统 的 主 流 技 术 本 系 统 正 是 基 于 浏 览 器 / 服 务 器 (B/S) 结 构, 具 有 易 安 装 易 维 护 易 操 作, 与 操 作 系 统, 后 台 数 据 库 无 关 等 特 点 二 系 统 主 要 功 能 1. 全 文 自 动 著 录 与 标 引 系 统 设 计 了 面 向 21 世 纪 的 办 公 自 动 化 过 程 中 形 成 电 子 文 件 全 文 自 动 采 集, 自 动 著 录 ( 即 自 动 从 电 子 文 件 全 文 提 取 各 个 著 录 项 ), 自 动 标 引 分 类 号 档 号 主 题 词 保 管 期 限 与 全 文 任 意 关 键 词 自 动 检 索 实 现 了 档 案 文 件 的 采 集 著 录 与 标 引 自 动 化 和 人 工 智 能 化, 对 办 公 自 动 化 过 程 中 形 成 的 电 子 文 件 的 利 用 十 分 方 便, 大 大 提 高 了 档 案 工 作 效 率 和 自 动 化 程 度 2. 全 文 管 理 与 全 文 检 索 本 系 统 的 全 文 管 理 通 过 高 效 的 全 文 检 索 算 法, 实 现 了 全 文 的 高 速 检 索 系 统 还 支 持 用 户 远 程 上 载 各 种 格 式 的 电 子 文 件 全 文 纸 质 文 件 扫 描 图 像, 从 而 实 现 了 对 档 全 文 检 索 打 印 下 载 上 传 备 份 等 的 全 方 位 管 理 3. 图 像 录 像 录 音 等 多 媒 体 档 案 管 理 系 统 对 扫 描 图 像 录 像 录 音 等 多 媒 体 档 案 进 行 统 一 管 理, 用 户 可 以 远 程 上 载 图 像 多 媒 体 文 件 到 系 统 中, 对 于 录 音 录 像 档 案 还 可 以 进 行 在 线 点 播 4. 档 案 信 息 统 计 系 统 可 以 对 各 类 档 案 资 料 进 行 灵 活 的 统 计, 并 且 可 以 绘 出 个 直 方 图 统 计 表 等 各 种 统 计 图 表 5. 档 案 借 阅 利 用 系 统 实 现 了 档 案 管 理 借 阅 利 用 的 网 络 化, 用 户 只 需 要 通 过 身 边 的 计 算 机 远 程 登 录 到 系 统 中 就 可 以 查 阅 馆 藏 档 案 信 息, 确 定 所 要 借 阅 的 档 案 实 体, 系 统 即 可 纪 录 完 整 的 借 阅 利 用 信 息, 并 可 以 进 行 借 出 档 案 实 体 的 催 还, 借 阅 利 用 信 息 的 统 计 等 操 作 同 济 大 学 档 案 馆 - 2 -
6. 公 文 图 像 的 OCR 识 别 本 系 统 可 以 自 动 识 别 扫 描 的 文 件 图 像, 客 户 端 通 过 系 统 的 上 传 模 块 将 文 件 扫 描 图 像 上 传 到 服 务 器 上, 服 务 器 端 自 动 利 用 系 统 自 带 的 OCR 识 别 模 块 将 该 图 像 识 别 成 文 本, 存 入 系 统 数 据 库, 这 样 用 户 就 可 以 实 现 对 文 件 扫 描 图 像 的 内 容 的 查 询, 经 过 我 们 的 大 量 测 试, 该 OCR 模 块 具 有 识 别 率 高, 识 别 速 度 快 等 特 点 三 系 统 主 要 特 点 1. 档 案 信 息 远 程 录 入 各 种 格 式 的 电 子 文 件 全 文 纸 质 文 件 扫 描 图 像 文 件 的 上 传 由 于 该 系 统 是 基 于 TCP/IP( 网 络 互 联 协 议 ) 协 议 的, 所 以 系 统 用 户 不 受 地 域 限 制, 只 要 有 一 台 接 入 互 联 网 的 计 算 机 就 可 以 登 录 到 该 系 统 中, 使 用 系 统 的 各 种 功 能 2. 系 统 功 能 齐 全 不 仅 可 以 管 理 文 件 级 案 卷 级 全 宗 级 的 档 案, 还 可 以 进 行 收 发 文 管 理 及 多 媒 体 档 案 管 理 3. 信 息 录 入 与 信 息 输 出 格 式 标 准 规 范 档 案 著 录 项 目 著 录 项 目 标 识 符 著 录 格 式 著 录 用 文 字 载 体 类 型 标 识 等 方 面 完 全 依 照 国 家 档 案 著 录 规 则 同 时 也 遵 循 新 的 档 案 管 理 细 则, 可 以 进 行 文 件 级 管 理 也 可 以 进 行 案 卷 级 管 理 4. 信 息 安 全 可 靠 该 系 统 的 安 全 机 制 主 要 包 括 三 个 方 面 : 一 利 用 MD5 算 法 对 数 据 库 中 用 户 密 码 等 数 据 进 行 加 密 ; 二 用 户 身 份 认 证 ; 三 数 据 授 权 等, 同 时 实 现 了 数 据 的 自 动 定 时 备 份, 确 保 了 网 上 录 入 档 案 数 据 的 安 全 性 及 可 靠 性 5. 文 档 一 体 化 及 办 公 自 动 化 系 统 的 接 口 目 前 很 多 单 位 都 已 经 或 正 在 实 行 办 公 自 动 化, 一 般 的 办 公 自 动 化 软 件 都 忽 视 了 档 案 管 理 这 块 功 能, 大 部 分 办 公 自 动 化 软 件 的 档 案 管 理 都 做 的 非 常 简 单, 不 能 满 足 档 案 管 理 部 门 的 要 求 档 案 管 理 网 络 管 理 系 统 充 分 考 虑 到 这 一 现 状, 为 各 种 办 公 自 动 化 软 件 预 留 了 标 准 的 数 据 交 换 接 口, 可 以 非 常 容 易 地 和 各 种 办 公 自 动 化 系 统 进 行 连 接 同 济 大 学 档 案 馆 - 3 -
第 二 章 档 案 管 理 由 于 该 系 统 是 浏 览 器 服 务 器 结 构 的 系 统, 客 户 端 的 计 算 机 只 要 通 过 浏 览 器 就 可 以 登 录 档 案 管 理 系 统 在 同 济 大 学 校 园 网 计 算 机 的 浏 览 器 的 地 址 栏 中 输 入 http://192.168.250.32 或 者 http://192.168.250.32/login.asp, 即 可 打 开 档 案 管 理 系 统 登 录 页 面, 输 入 用 户 名 和 密 码 即 可 进 入 档 案 管 理 系 统 的 应 用 第 一 节 档 案 信 息 录 入 用 户 成 功 登 陆 档 案 网 络 管 理 系 统 6.0 后, 系 统 自 动 进 入 档 案 信 息 管 理 的 功 能 页 面 ( 如 图 1 所 示 ) 在 此 页 面 下 用 户 可 以 实 现 创 建 删 除 编 辑 新 的 档 案 数 据 等 一 系 列 针 对 档 案 信 息 的 操 作 档 案 数 据 的 操 作 我 们 可 以 对 所 列 出 的 档 案 表 进 行 一 系 列 的 操 作 : 图 1 1. 以 图 1 为 例, 在 教 学 JX 档 案 表 中, 我 们 可 以 看 到 档 案 名 称 文 件 数 创 建 人 创 建 时 间 权 限 和 操 作 等 栏 目 栏 中 的 打 开 对 应 于 一 个 超 链 接, 即 : 此 时, 如 果 用 户 将 鼠 标 悬 停 在 这 个 超 链 接 上, 鼠 标 将 变 成 手 的 形 状, 原 本 黑 色 的 链 接 将 变 成 蓝 色, 这 表 示 该 链 接 可 以 点 击 2. 鼠 标 左 键 点 击 打 开 超 链 接, 系 统 进 入 编 辑 档 案 信 息 主 页 面 如 图 2 所 示 : 该 页 面 显 示 当 前 打 开 档 案 表 中 的 所 有 案 卷 或 文 件 记 图 2 录, 并 以 类 目 结 构 显 示, 左 边 显 示 的 是 类 目 结 构, 右 边 是 相 应 类 目 下 的 案 卷 文 件 记 录 图 2 中 存 在 一 个 档 案 表 档 案 馆 ( 教 学 JX), 它 的 下 面 有 个 教 学 综 合 JX11 的 类 目 3. 用 户 可 根 据 自 己 的 需 要 向 该 档 案 表 中 添 加 案 卷 或 文 件 记 录 信 息 鼠 标 左 键 点 击 页 面 左 栏 上 方 的 添 加 案 卷 或 添 加 文 件 按 钮, 系 统 进 入 案 卷 或 文 件 信 息 输 入 窗 体, 如 图 3 所 示 该 窗 体 分 为 三 部 分, 即 : 文 件 案 卷 所 属 类 别 ( 红 框 ) 文 件 案 卷 输 入 项 ( 蓝 框 ) 同 济 大 学 档 案 馆 - 4 -
和 最 下 方 的 按 钮 组 ( 黄 框 ) 图 3 4. 在 文 件 案 卷 所 属 类 别 中, 我 们 可 以 看 到 当 前 档 案 表 的 名 称 当 前 所 在 类 目 以 及 系 统 中 已 经 存 在 的 类 目 若 要 新 建 一 个 类 别, 可 以 点 击 选 择 类 目 按 钮 系 统 进 入 选 择 类 目 窗 口 如 图 4 图 4 所 示 分 别 选 择 一 级 类 目 二 级 类 目 和 三 级 类 目, 注.. 意 一. 二.. 级 类... 目 的 选 择 一 定 要 根 据 档 案 馆 规 定 的 类 目 表 进... 行 选 择, 不. 能... 自 行 任 意 输 入 5. 在 文 件 案 卷 输 入 项 中, 我 们 可 以 按 照 档 案 录 入 要 求, 逐 项 输 入 各 类 信 息 案 卷 必 输 项 目 : 项 目 名 称 输 入 格 式 示 例 全 宗 号 2- 代 表 同 济 大 学 2 实 体 分 类 号 年 代 号 + 实 体 分 类 号 2005-JX1214 案 卷 / 盒 号 及 件 号 案 卷 号 18 保 管 期 短 期 长 期 永 久 下 拉 选 择 密 级 公 开 内 部 秘 密 机 密 绝 密 下 拉 选 择 正 题 名 输 入 完 整 卷 名 的 通 知 同 济 大 学 档 案 馆 - 5 -
页 数 输 入 案 卷 总 页 数 58 起 止 时 间 用 8 位 码 表 示 一 个 时 间 2004.04.05 归 档 单 位 输 入 归 档 的 单 位 ( 全 称 ) 学 院 其 它 项 目 的 内 容 可 以 根 据 案 卷 的 要 求 和 需 要 输 入 保 管 期 的 选 择 : 短 期 为 保 管 15 年 以 下 ; 长 期 为 需 保 存 16~50 年 按 同 济 大 学 档 案 立 卷 部 门 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 执 行 密 级 的 选 择 : 公 开 指 可 以 向 所 有 人 公 开 的 文 件 ; 内 部 指 在 同 济 大 学 内 部 可 以 查 阅 的 文 件 ; 秘 密 机 密 绝 密 按 文 件 密 级 决 定 文 件 必 输 项 目 : 项 目 名 称 输 入 格 式 示 例 全 宗 号 2- 代 表 同 济 大 学 2 实 体 分 类 号 年 代 号 + 实 体 分 类 号 2005-JX1214 案 卷 / 盒 号 及 件 号 案 卷 号 ( 文 件 流 水 号 自 动 生 成 ) 1.0001 保 管 期 短 期 长 期 永 久 下 拉 选 择 密 级 公 开 内 部 秘 密 机 密 绝 密 下 拉 选 择 正 题 名 输 入 完 整 卷 名 或 文 件 名 的 通 知 第 一 责 任 者 输 入 成 文 单 位 ( 全 称 ) 校 长 办 公 室 页 数 输 入 文 件 的 起 止 页 数 1-5 时 间 用 10 位 码 表 示 一 个 时 间 2003. 11.30 归 档 单 位 输 入 归 档 的 单 位 ( 全 称 ) 学 院 文 号 图 号 输 入 文 件 号 或 图 号 同 档 [2003]003 号 其 它 项 目 的 内 容 可 以 根 据 文 件 的 要 求 和 需 要 输 入 正 题 名 ( 案 卷 名 文 件 名 ) 中 如 有 表 示 时 间 的 字 词, 一 律 使 用 阿 拉 伯 数 字 表 示 ( 如 :2005 年 3 月 4 日 12:45) 如 有 括 号 书 名 号 单 双 引 号 等 标 点 符 号, 前 后 一 定 要 一 致 6. 用 户 设 定 好 档 案 类 目 和 输 入 完 档 案 信 息 后, 用 鼠 标 左 键 点 击 最 下 方 添 加 按 钮, 系 统 弹 出 添 加 案 卷 文 件 档 完 成! 对 话 框, 如 图 5 所 示 点 击 确 定 按 钮 关 闭 对 话 框 系 统 回 到 添 加 案 卷 或 添 加 文 件 页 面, 可 以 继 续 添 加 操 作 图 5 7. 添 加 完 毕 后 关 闭 添 加 案 卷 或 添 加 文 件 页 面 此 时 如 图 2 所 示 的 编 辑 档 案 信 息 主 页 面 右 栏 就 显 示 出 了 所 创 建 的 档 案 表 的 档 案 馆 ( 教 学 JX) 的 三 级 类 目 结 构 8. 鼠 标 左 键 点 击 类 目 名 称, 则 主 页 面 的 左 栏 的 就 显 示 出 这 一 级 类 目 下 所 有 的 案 卷 或 文 件 的 记 录 信 息, 并 可 以 对 其 进 行 操 作 ( 如 图 6 所 示 ) 9. 图 6 中 序 号 为 1, 档 号 为 2.2001-JX1312.24 是 一 个 案 卷, 序 号 为 2 3, 档 号 为 2.2001-JX1312.24.0001 2.2001-JX1312.24.0002 是 该 案 卷 下 的 两 个 文 件 用 户 可 根 据 使 用 需 要 添 加 案 卷 或 文 件 记 录 鼠 标 左 键 点 击 图 6 右 上 方 添 加 案 卷 或 添 加 文 件 按 钮, 进 入 图 3 所 示 的 案 卷 信 息 输 入 窗 体 10. 案 卷 或 文 件 添 加 成 功 后, 用 户 可 对 其 进 行 一 系 列 操 作, 如 删 除 编 辑 等 同 济 大 学 档 案 馆 - 6 -
删 除 如 果 用 户 需 要 删 除 某 一 案 卷 或 文 件, 只 需 将 鼠 标 悬 停 于 该 案 卷 或 文 件 操 作 图 6 栏 的 上, 箭 头 状 的 鼠 标 图 标 变 成 手 的 形 状, 并 出 现 删 除 该 记 录 图 7 的 标 识, 左 键 点 击, 系 统 弹 出 对 话 框 询 问 是 否 放 到 回 收 站 里, 点 击 确 定 按 钮, 则 该 案 卷 或 文 件 则 被 放 入 回 收 站 此 时 在 页 面 左 侧 的 三 级 目 录 下 方, 将 出 现 一 个 回 收 站 的 图 标 点 击 回 收 站 的 图 标, 在 页 面 右 侧 就 会 出 现 刚 才 被 放 入 的 案 卷 或 文 件, 点 击 还 原 按 钮, 可 以 将 该 案 卷 或 文 件 还 原 到 原 来 的 位 置 ; 再 次 进 行 删 除 操 作, 则 完 成 彻 底 删 除, 删 除 后 不 可 恢 复 若... 选 择 多 条 记 录 后, 进.. 行 批... 量 删 除 则... 为 永 久 性 删 除, 操... 作 时 一 定 要 注 意 编 辑 在 该 页 面 下 系 统 实 现 的 最 重 要 功 能 就 是 对 案 卷 或 文 件 的 编 辑 功 能 用 户 如 果 需 要 对 案 卷 或 文 件 进 行 编 辑, 只 需 鼠 标 左 击 所 要 编 辑 案 卷 或 文 件 编 辑 栏 的 即 可 进 入 编 辑 案 卷 或 编 辑 文 件 页 面 ( 图 8) 图 标, 系 统 更 改 案 卷 的 排 列 顺 序 有 时 为 了 查 找 组 卷 的 需 要, 要 使 案 卷 的 排 列 按 照 一 定 的 顺 序 可 以 用 鼠 标 悬 停 在 档 号 密 级 题 名 或 责 任 者 上, 鼠 标 将 变 成 手 的 形 状, 原 本 蓝 色 的 字 体 将 变 成 红 色, 点 击 后 案 卷 将 按 该 列 内 容 顺 序 排 列 图 6 左 面 第 一 列 中 的 箭 头 是 用 来 改 变 卷 内 文 件 的 次 序 点 击 向 上 的 箭 头 可 使 该 文 件 移 动 到 上 面 文 件 的 前 面 ; 点 击 向 下 的 箭 头 可 使 该 文 件 移 动 到 下 面 文 件 的 后 面 同 济 大 学 档 案 馆 - 7 -
图 8 11. 用 户 在 编 辑 页 面 下, 可 以 对 所 选 的 案 卷 或 文 件 的 基 本 信 息 进 行 修 改, 修 改 完 成 后 需 用 鼠 标 左 键 点 击 页 面 最 下 方 的 保 存 按 钮, 系 统 弹 出 修 改 案 卷 文 件 完 成 对 话 框, 点 击 确 定 按 钮, 关 闭 对 话 框, 修 改 完 成 12. 档 案 网 络 管 理 系 统 6.0 除 了 可 以 支 持 用 户 实 现 对 案 卷 文 图 9 件 的 基 本 信 息 的 录 入 编 辑 修 改 外, 还 支 持 用 户 远 程 上 传 各 种 格 式 的 电 子 文 件 全 文, 纸 质 文 件 扫 描 图 像 以 及 录 音 录 像 等 音 频 视 频 多 媒 体 文 件, 从 而 实 现 了 对 档 案 的 全 方 位 现 代 化 管 理 首 先 需 要 指 出, 如 果 用 户 需 要 对 案 卷 或 文 件 进 行 全 文 图 像 或 多 媒 体 的 操 作, 可 以 有 两 条 途 径 进 入 操 作 页 面 : 1 用 户 可 以 在 档 案 文 件 信 息 管 理 页 面 ( 图 6) 下, 通 过 点 击 对 应 案 卷 或 文 件 操 作 栏 右 侧 的 三 个 超 链 接 ( 即 右 图 中 红 线 所 框 出 的 部 分 ) 2 用 户 也 可 以 在 编 辑 案 卷 文 件 页 面 ( 图 8) 下, 点 击 输 入 员 右 侧 的 三 个 按 钮 ( 即 图 中 红 线 所 框 出 的 部 分 ) 同 济 大 学 档 案 馆 - 8 -
a) 全 文 用 户 要 对 案 卷 或 文 件 进 行 全 文 操 作, 可 点 击 全 文 超 链 接 或 是 全 文 按 钮, 系 统 进 入 案 卷 文 件 提 要 页 面 ( 图 10) 该 页 面 分 为 两 部 分, 分 别 支 持 用 户 实 现 案 卷 或 文 件 全 文 提 要 信 息 的 录 入 和 附 件 包 括 电 子 文 件 全 文 的 上 传 全 文 提 要 信 息 录 入 用 户 可 以 在 图 10 所 示 的 文 件 案 卷 提 要 页 面 上 部 的 文 本 框 中 录 入 案 卷 或 文 件 全 文 的 提 要 信 息 如 : 在 图 11 中 我 们 录 入 了 案 卷 或 文 件 责 任 者 的 个 人 信 息 作 为 其 提 要 内 容 录 入 完 成 后, 用 户 切 记 用 鼠 标 左 键 点 击 下 方 的 保 存 按 钮, 系 统 自 动 弹 出 如 右 图 所 示 的 对 话 框, 鼠 标 左 键 点 击 确 定, 完 成 录 入 图 10 图 11 附 件 上 传 用 户 在 图 10 所 示 的 文 件 案 卷 提 要 页 面 上 可 以 实 现 电 子 文 件 全 文 的 上 传 操 作, 可 利 用 两 种 方 法 进 行 上 传 : 1 FTP 方 式 上 传 若 您 是 初 次 使 用 电 子 文 件 上 传 功 能, 则 需 要 安 装 上 传 程 序 如 图 10 中 所 示 电 子 文 件 上 传 插 件 手 工 安 装 程 序, 点 击 此 链 接, 下 载 webftp.rar, 进 行 解 压 安 装 安 装 成 功 后, 点 击 电 子 文 件 上 传, 则 弹 出 对 话 框 如 图 12.1, 可 对 硬 盘 中 文 件 进 行 上 传 ( 支 持 crtl 键 和 shift 键, 批 量 上 传 ): 图 12.1 同 济 大 学 档 案 馆 - 9 -
2 浏 览 上 传 : 鼠 标 左 键 点 击 选 择 文 件 右 侧 的 浏 览 按 钮, 用 户 可 以 查 找 本 地 计 算 机 以 及 局 域 网 上 所 要 上 传 的 电 子 文 件 用 户 还 可 根 据 自 己 的 使 用 需 要, 重 新 命 名 上 传 文 件 以 及 设 置 文 件 上 传 的 方 式 图 12.2 图 12.2 中 选 择 了 本 地 计 算 机 E 盘 档 案 馆 文 件 下 的 档 案 管 理 系 统 操 作 手 册.doc 作 为 上 传 文 件, 并 设 置 其 文 件 题 名 为 操 作 手 册, 上 传 方 式 为 上 传 整 个 文 件 选 择 好 上 传 文 件 并 完 成 设 置 后, 用 户 可 点 击 下 方 上 传 按 钮, 系 统 完 成 附 件 的 上 传 图 13 中 红 线 所 框 出 的 部 分 表 示 已 上 传 到 服 务 器 中 的 附 件 * 如 果 用 户 需 要 删 除 所 上 传 的 电 子 文 件, 则 需 点 击 删 除 超 链 接, 系 统 弹 出 对 话 框 询 问 用 户 是 否 真 的 要 删 除? 点 击 确 定 按 钮 完 成 删 除 * 如 果 用 户 需 要 更 新 所 上 传 的 电 子 文 件, 则 需 点 击 更 新 超 链 接, 系 统 进 入 更 新 页 面 ( 右 图 ) 点 击 浏 览 按 钮 选 定 更 新 的 电 子 文 件, 点 击 更 新 按 钮 完 成 操 作 图 13 图 像 用 户 要 对 案 卷 或 文 件 进 行 图 像 操 作, 可 点 击 图 像 超 链 接 或 是 图 像 按 钮, 系 统 进 入 案 卷 文 件 相 关 图 像 页 面 ( 图 14) 该 页 面 分 为 两 部 分, 分 别 实 现 图 像 预 览 和 图 像 文 件 的 上 传 图 14 与 上 面 所 述 的 浏 览 上 传 电 子 文 件 的 方 法 一 样, 用 户 鼠 标 左 键 点 击 选 择 文 件 右 侧 的 浏 览 按 钮, 可 以 查 找 本 地 计 算 机 以 及 局 域 网 上 所 要 上 传 的 图 像 文 件 注 意 上 传 的 图 像 文 件 最 大 不 要 超 过 5MB, 建 议 使 用 JPG 格 式, 若 是 扫 描 图 像 分 辨 率 请 用 图 15 100dpi 图 14 中 选 择 上 传 的 图 像 文 件 是 本 地 计 算 机 E 盘 新 建 活 页 夹 下 的 dagl.jpg, 并 重 命 名 为 图 像 01 选 择 好 要 上 传 的 图 像 文 件 后, 用 户 可 用 鼠 标 左 键 点 击 上 传 按 钮, 系 统 完 成 图 像 的 上 传 在 ( 图 15) 中, 用 户 可 以 用 鼠 标 左 健 点 击 预 览 图 像 浏 览 已 上 传 到 服 务 器 上 的 图 像 文 件 同 济 大 学 档 案 馆 - 10 -
* 如 果 用 户 需 要 删 除 所 上 传 的 图 像, 可 点 击 对 应 图 片 删 除 栏 下 的 删 除 超 链 接, 系 统 弹 出 对 话 框 询 问 用 户 是 否 真 的 要 删 除? 点 击 确 定 按 钮 完 成 删 除 * 如 果 用 户 需 要 浏 览 某 张 上 传 图 像 原 貌, 可 点 击 对 应 图 片 的 预 览 图 像, 用 户 可 在 系 统 打 开 的 web 页 面 下 浏 览 到 的 上 传 图 像, 还 可 以 放 大 缩 小 该 图 像 进 行 观 看 * 如 果 用 户 需 要 浏 览 所 上 传 的 一 系 列 图 像 原 貌, 可 鼠 标 左 击 图 15 中 的 浏 览 所 有 按 钮, 则 该 案 卷 下 所 有 图 像 在 系 统 打 开 的 web 页 面 下 依 次 排 列, 供 用 户 浏 览 b) 媒 体 用 户 要 对 案 卷 或 文 件 进 行 媒 体 操 作, 可 点 击 媒 体 超 链 接 或 是 视 频 音 频 按 钮, 系 统 进 入 案 卷 相 关 视 频 音 频 页 面 ( 图 16) 与 上 文 所 述 的 电 子 文 件 全 文 上 传 的 操 作 方 法 一 样, 用 户 鼠 标 左 键 点 击 选 择 文 件 右 侧 的 图 16 浏 览 按 钮, 查 找 本 地 计 算 机 以 及 局 域 网 上 所 要 上 传 的 音 频 视 频 档 注 意 本 系 统 目 前 支 持 上 传 的 音 视 频 档 类 型 仅 限 于 档 扩 展 名 为 :.mp3.asf.wma.wmv 四 种 图 14 中 选 择 上 传 的 音 频 文 件 是 本 地 计 算 机 E 盘 新 建 文 件 夹 下 的 讲 话.mp3, 并 重 命 名 为 音 频 01, 设 定 的 上 传 方 式 为 上 传 整 个 档 选 择 好 要 上 传 的 音 频 或 视 频 文 件 后, 用 户 可 用 鼠 标 左 键 点 击 上 传 按 钮, 系 统 将 完 成 文 件 的 上 传 图 17 中 用 户 可 以 看 到 已 经 上 传 到 服 务 器 中 的 音 频 档 题 名 长 度 格 式 等 基 本 信 息 注 意 由 于 媒 体 文 件 一 般 较 大, 上 传 整 个 文 件 时, 系 统 会 有 一 定 的 时 延, 用 户 请 耐 心 等 候 * 如 果 用 户 需 要 删 除 所 上 传 的 音 频 或 视 频 档, 可 点 击 相 应 档 删 除 栏 下 的 删 图 17 除 超 链 接, 系 统 弹 出 对 话 框 询 问 用 户 是 否 真 的 要 删 除? 点 击 确 定 按 钮 完 成 删 除 * 如 果 用 户 需 要 播 放 所 上 传 的 音 频 或 视 频 档, 可 点 击 相 应 档 播 放 栏 下 的 图 标, 系 统 将 启 动 相 应 的 媒 体 播 放 器, 如 :Windows Media Player, 进 行 播 放 第 二 节 档 案 信 息 查 询 与 打 印 一. 查 询 系 统 为 用 户 提 供 两 种 查 询 接 口 一 综 合 查 询 ; 二 针 对 具 体 档 案 的 查 询 ( 表 内 查 询 ) 1. 综 合 查 询 综 合 查 询 可 以 提 供 给 所 有 用 户 使 用, 包 括 没 有 账 号 的 访 问 者 该 查 询 接 口 的 查 询 范 围 比 较 同 济 大 学 档 案 馆 - 11 -
宽, 对 于 没 有 登 录 的 用 户, 可 以 查 询 所 有 密 级 为 公 开 的 案 卷 和 文 件 ; 对 于 已 经 登 录 系 统 的 用 户 而 言, 用 户 可 以 查 询 所 有 登 录 者 本 人 创 建 的 档 案 表 以 及 所 有 被 授 予 访 问 权 限 的 档 案 表 2. 针 对 具 体 档 案 的 查 询 ( 表 内 查 询 ) 该 查 询 只 有 登 录 系 统 的 用 户 才 可 以 使 用, 在 用 户 打 开 某 一 个 档 案 表 后, 利 用 该 查 询 接 口, 用 户 可 以 对 该 档 案 表 中 的 案 卷 和 文 件 进 行 查 询 该 查 询 有 多 种 方 式 : 任 意 关 键 词 查 询 实 体 分 类 号 + 案 卷 号 的 组 合 查 询 题 名 密 级 保 管 期 实 体 分 类 号 案 卷 号 全 文 等 查 询 方 式 用 户 完 全 可 以 根 据 自 己 的 需 要 选 择 不 同 的 查 询 方 式 进 行 查 询 任 意 关 键 词 查 询 这 种 查 询 方 式 是 目 前 最 流 行 的 查 询 方 式, 各 大 网 上 的 搜 索 引 擎 都 是 利 用 该 搜 索 方 式 为 用 户 提 供 查 询 服 务 用 户 只 要 输 入 所 要 查 询 的 关 键 词, 点 击 查 询 按 钮, 系 统 就 自 动 开 始 搜 索 包 含 该 关 键 词 的 案 卷 和 文 件 任 意 关 键 词 查 询 对 所 有 字 段 进 行 匹 配, 包 括 题 名 责 任 者 密 级 时 间 实 体 分 类 号 全 文 附 注 主 题 词 等, 只 要 其 中 含 有 用 户 所 输 入 的 关 键 词, 系 统 就 会 自 动 将 其 归 入 查 询 结 果 中 另 外 用 户 还 可 以 用 多 个 关 键 词, 以 提 高 搜 索 精 度 如 用 户 要 查 询 一 个 关 于 校 庆 的 通 知, 只 要 输 入 关 键 词 : 校 庆 和 通 知 即 可, 不 同 的 关 键 词 用 空 格 隔 开 单 项 组 合 查 询 如 果 用 户 明 确 地 要 在 哪 个 字 段 中 进 行 查 询, 如 要 查 询 题 名 中 包 含 通 知 的 所 有 案 卷 和 文 件, 用 户 可 以 在 选 择 查 询 方 式 中 选 择 题 名, 然 后 输 入 关 键 词 如 要 查 询 某 个 类 目 内, 题 名 中 包 含 通 知 的 所 有 案 卷 和 文 件, 用 户 可 以 在 选 择 查 询 范 围 中 选 中 该 类 目 ; 在 选 择 查 询 方 式 中 选 择 题 名, 然 后 输 入 关 键 词 组 合 查 询 不 能 输 入 两 个 以 上 的 关 键 词 二. 打 印 目 录 系 统 参 照 国 家 档 案 局 2002 年 最 新 颁 布 的 有 关 标 准, 系 统 为 用 户 预 制 好 了 各 种 常 用 的 目 录 格 式, 如 案 卷 目 录 卷 内 文 件 目 录 全 引 目 录 案 卷 封 面 ( 如 图 18) 等 同 济 大 学 档 案 馆 - 12 -
图 18 如 图 18 所 示, 用 户 可 根 据 需 要 选 择 左 上 方 和 右 上 方 的 各 种 已 定 义 目 录 格 式, 若 有 其 他 需 求, 可 再 在 左 下 部 分 自 行 点 选 是 否 打 印 序 号 栏 页 面 顶 部 文 字 页 面 底 部 文 字 等 选 项 本 管 理 系 统 默 认 勾 选 自 动 设 置 边 距, 集 成 自 动 设 置 打 印 参 数 功 能 ( 如 图 18 右 下 部 分 所 示 ), 一 般 情 况 下 用 户 无 需 再 进 行 设 置 即 可 点 击 打 印 预 览, 进 行 正 常 打 印 点 击 打 印 预 览 后, 若 发 生 页 面 只 有 滚 动 条, 无 其 他 反 应 的 现 象, 原 因 是 用 户 未 进 行 打 印 插 件 的 安 装 如 何 才 能 正 确 执 行 打 印 预 览? 安 装 数 字 证 书, 打 印 插 件 1 在 http://192.168.250.32 登 录 页 左 下 角, 点 击 安 装 南 大 之 星 数 字 证 书 ; 2 在 internet explorer 浏 览 器 菜 单 栏 依 次 点 击 工 具 internet 选 项 安 全 自 定 义 级 别, 将 ActiveX 插 件 和 控 件 项 目 下 各 个 条 目 点 选 提 示 或 启 用 完 成 以 上 两 个 步 骤, 再 执 行 图 18 的 打 印 预 览 功 能, 则 会 弹 出 插 件 安 装 提 示, 用 户 允 许 其 安 装 即 可, 安 装 结 束 后, 就 能 够 正 确 显 示 打 印 页 面 第 三 节 文 件 调 整 文 件 调 整 包 括 : 不 同 目 录 之 间 移 动 文 件 不 同 档 案 表 之 间 移 动 / 复 制 文 件 该 功 能 可 以 让 用 户 自 行 调 整 文 件 案 卷 的 位 置, 如 将 指 定 的 文 件 案 卷 分 别 放 到 相 应 的 不 同 的 目 录 中, 也 可 以 将 指 定 的 文 件 案 卷 复 制 或 移 动 到 不 同 的 档 案 表 中 目 录 之 间 文 件 / 案 卷 的 调 整 同 济 大 学 档 案 馆 - 13 -
图 19 如 上 图, 为 目 录 之 间 调 整 案 卷 文 件 的 操 作 界 面, 如 果 要 将 指 定 的 案 卷 文 件 ( 在 要 调 整 的 案 卷 文 件 前 方 框 内 勾 选 ) 调 整 到 一 个 已 有 目 录 中, 则 点 击 选 择 目 录 出 现 图 4 的 选 择 页 面 后, 在 已 有 目 录 中 选 择 相 应 的 目 录 即 可, 如 果 已 有 目 录 下 拉 列 表 中 没 有 您 需 要 的 目 录, 则 在 目 录 输 入 框 中 输 入 您 所 需 要 的 目 录 名 称, 然 后 点 击 更 改 类 目 按 钮, 则 系 统 会 自 动 将 您 所 指 定 文 件 案 卷 移 动 到 所 指 定 的 目 录 中 如 果 要 将 该 目 录 下 所 有 文 件 也 一 起 移 动, 则 先 勾 选 移 动 当 前 类 目 下 所 有 文 件 前 的 方 框 后, 再 点 击 更 改 类 目 按 钮 档 案 表 之 间 调 整 文 件 / 案 卷 图 20 如 上 图, 为 档 案 表 之 间 调 整 文 件 案 卷 的 操 作 界 面 调 整 有 两 种 方 式 : 复 制 移 动, 并 且 可 以 保 持 原 有 文 件 案 卷 的 目 录 位 置 不 变, 即 文 件 在 原 来 档 案 表 中 的 目 录 信 息 也 同 时 被 带 到 目 的 档 案 表 中, 同 样 也 可 以 使 指 定 的 文 件 案 卷 调 整 到 目 的 档 案 表 中 的 其 他 目 录 中 第 四 节 档 案 实 体 销 毁 档 案 实 体 销 毁 功 能 是 对 要 销 毁 的 文 件 案 卷 进 行 鉴 定 销 毁, 并 且 打 印 出 销 毁 清 单 如 下 图 21 是 鉴 定 销 毁 的 操 作 界 面 图 21 选 中 所 要 销 毁 的 文 件 和 案 卷, 然 后 点 击 销 毁 实 体 按 钮, 这 些 文 件 案 卷 信 息 就 记 录 成 销 毁 状 态, 如 下 图 22, 已 经 被 销 毁 的 文 件 案 卷 的 题 名 上 被 加 上 删 除 标 志, 并 且 显 示 出 被 销 毁 的 时 间, 并 且 可 以 打 印 出 销 毁 清 单 图 22 同 济 大 学 档 案 馆 - 14 -
第 五 节 辅 助 立 卷 与 批 量 修 改 辅 助 立 卷 如 下 图 23, 用 户 可 以 将 需 要 归 入 一 卷 ( 盒 ) 的 文 件 选 中, 然 后 在 操 作 界 面 内 的 实 体 分 类 号 输 入 框 中 输 入 相 应 的 实 体 分 类 号, 在 盒 / 案 卷 号 输 入 框 中 输 入 相 应 的 案 卷 ( 盒 ) 号, 点 击 提 交 按 钮, 则 系 统 会 自 动 将 所 选 中 的 文 件 归 入 指 定 的 案 卷 ( 盒 ) 中 批 量 修 改 批 量 修 改 是 针 对 具 体 的 档 案 著 录 项 目 而 言 的, 如 实 体 分 类 号 题 名 密 级 保 管 期 等 进 行 批 量 修 改 首 先 选 中 需 要 进 行 修 改 的 文 件 案 卷, 然 后 在 批 量 修 改 界 面 中 选 择 修 改 项 目, 并 且 输 入 修 改 值, 点 击 修 改 按 钮, 则 系 统 会 自 动 将 所 选 文 件 中 的 指 定 的 著 录 项 修 改 为 指 定 的 值 该 功 能 为 批 量 数 据 修 改 提 供 了 一 个 便 捷 的 途 径 图 23 第 六 节 公 文 识 别 公 文 识 别 是 档 案 网 络 管 理 系 统 6.0(OCR 版 ) 的 一 个 功 能 我 们 知 道, 目 前 档 案 的 介 质 主 要 以 纸 为 主, 对 于 这 些 纸 质 档 案 的 数 字 化 的 最 有 效 途 径, 就 是 将 他 们 扫 描 成 数 字 图 像 文 件, 然 后 通 过 档 案 软 件 对 之 同 一 管 理 利 用 标 准 版 中 仅 仅 提 供 了 对 纸 质 档 案 的 扫 描 图 像 的 管 理, 但 是 如 果 要 对 这 些 数 字 图 像 文 件 档 案 进 行 全 文 检 索, 显 然 就 有 些 力 不 从 心 了 为 此, 我 们 对 标 准 版 进 行 了 改 进, 增 加 了 OCR( 图 像 识 别 ) 功 能, 这 样 通 过 图 像 识 别 模 块, 就 可 以 将 数 字 图 像 档 案 识 别 成 可 以 进 行 全 文 检 索 的 文 本 文 件 您 只 要 输 入 一 个 关 键 词, 系 统 就 可 以 在 全 文 中 搜 索 您 的 关 键 词, 并 将 搜 索 结 果 返 回 给 您 同 济 大 学 档 案 馆 - 15 -
图 24 关 于 数 字 图 像 档 案 管 理 可 以 参 照 前 面 档 案 信 息 录 入, 这 里 重 点 放 在 图 像 档 案 的 识 别 上 用 户 首 先 将 一 个 扫 描 的 数 字 图 像 文 件 通 过 系 统 的 上 传 功 能 上 传 到 系 统 中, 然 后 进 入 识 别 模 块, 如 下 图 25 图 25 同 济 大 学 档 案 馆 - 16 -
识 别 控 制 项 中 主 要 是 针 对 识 别 字 体 和 版 面 的 一 些 参 数 这 里 特 别 对 版 面 的 选 择 参 数 作 些 说 明 倾 斜 校 正 : 对 一 些 扫 描 时 没 有 放 正 的 数 字 图 象 文 件, 需 要 将 这 个 选 上, 这 样 识 别 模 块 在 做 识 别 时 会 自 动 校 正 版 面 分 析 : 对 于 一 些 如 报 纸 双 栏 排 版 图 书 等 这 种 版 面 比 较 复 杂 的 数 字 图 象, 需 要 将 这 个 参 数 选 上, 这 样 系 统 会 自 动 分 析 版 面, 从 而 识 别 出 准 确 的 内 容 旋 转 180 度 识 别 : 对 于 颠 倒 的 数 字 图 象, 用 这 个 参 数 可 以 自 动 翻 转 图 象, 然 后 再 进 行 识 别 通 常 如 果 没 有 上 述 情 况, 请 不 要 选 择 这 些 参 数, 因 为 这 会 给 系 统 以 错 误 的 判 断, 从 而 造 成 识 别 错 误 以 及 系 统 资 源 的 浪 费, 因 为 额 外 的 处 理 是 要 消 耗 系 统 的 资 源 的 点 击 识 别 按 钮 系 统 即 可 对 图 象 进 行 识 别, 识 别 时 间 视 图 象 文 件 大 小, 一 般 在 10 秒 之 内 可 以 识 别 的 图 象 格 式 为 :JPG GIF TIF, 一 般 而 言, 用 于 识 别 的 扫 描 图 像 不 需 要 太 大 ( 扫 描 分 辨 率 最 好 为 150), 一 般 在 100KB 左 右 的 图 像 文 件 就 能 够 做 到 很 高 的 识 别 率 图 26 上 图 26 为 识 别 结 果, 我 们 用 的 是 一 份 1988 年 的 教 育 部 的 油 印 发 文, 扫 描 文 件 大 小 为 1.4MB, 识 别 时 间 为 3 秒 (CPU PIII 800, 内 存 512MB). 识 别 率 100%. 用 存 入 全 文 按 钮, 识 别 出 来 的 结 果 可 以 直 接 添 加 到 全 文 字 段, 这 样 就 可 以 进 行 全 文 关 键 词 检 索 同 济 大 学 档 案 馆 - 17 -
第 七 节 邮 件 系 统 管 理 由 于 本 系 统 是 一 个 网 络 环 境 下 的 档 案 管 理 系 统, 档 案 职 能 部 门 通 过 该 系 统 与 各 个 立 档 部 门 进 行 数 据 交 换, 信 息 交 流 邮 件 系 统 的 目 的 就 是 实 现 系 统 中 用 户 相 互 之 间 的 信 息 交 流 登 录 用 户 会 在 左 下 脚 出 现 一 个 收 件 箱, 如 果 有 新 邮 件, 会 有 铃 声 提 示 用 户, 并 显 示 出 新 邮 件 数 量 直 接 点 击 收 件 箱 进 入 邮 件 系 统, 如 下 图 27, 可 以 察 看 收 到 的 邮 件, 并 且 可 以 进 行 回 复, 转 发, 删 除 的 操 作 图 27 该 系 统 仅 用 于 档 案 系 统 内 部 用 户 之 间 的 消 息 传 递, 如 档 案 职 能 部 门 对 立 档 部 门 的 档 案 业 务 指 导, 档 案 人 员 之 间 进 行 交 流, 都 可 以 通 过 该 系 统 来 进 行 第 三 章 名 词 解 释 档 案 表 在 档 案 网 络 管 理 系 统 中, 我 们 将 若 干 份 以 某 种 分 类 方 案 归 到 一 起 的 文 件 和 案 卷 的 集 合 称 之 为 一 个 档 案 表 具 体 关 系 见 图 29 类 目 系 统 中, 大 量 的 档 案 数 据 为 了 便 于 管 理, 系 统 可 以 让 用 户 对 同 一 个 档 案 表 下 的 案 卷 文 件 进 行 分 类 这 个 类 就 称 之 为 类 目 在 这 里, 类 目 就 相 当 于 windows 中 的 文 件 夹 的 概 念 系 统 允 许 的 最 大 类 目 层 数 为 3 层 如 用 户 有 一 批 文 件 和 案 卷 是 属 于 党 群 (DQ) 党 务 综 合 各 部 门 的, 那 么 用 户 可 以 在 当 前 的 档 案 集 中 新 建 一 个 类 目 : 党 群 党 务 综 合 各 部 门 具 体 在 系 统 中 如 下 图 28 图 28 同 济 大 学 档 案 馆 - 18 -
图 29 同 济 大 学 档 案 馆 - 19 -