Microsoft Word - ML1.doc

Transcription

1

2

3 目 录 目 录 第 4 章 办 公 设 备 第 1 章 办 公 自 动 化 办 公 自 动 化 的 定 义 办 公 自 动 化 硬 件 设 备 办 公 自 动 化 软 件... 6 综 合 练 习... 7 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 计 算 机 硬 件 系 统 计 算 机 软 件 系 统 计 算 机 基 本 操 作 Windows 操 作 系 统 基 础 文 件 管 理 知 识 控 制 面 板 的 设 置 综 合 练 习 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 文 字 输 入 法 简 介 键 盘 输 入 法 扫 描 输 入 法 语 音 输 入 法 五 笔 字 型 输 入 法 五 笔 字 型 处 理 规 律 五 笔 字 型 输 入 法 末 笔 画 的 规 定 拆 分 原 则 简 码 输 入 词 组 输 入 Z 键 的 作 用 难 拆 字 举 例 综 合 练 习 传 真 机 传 真 机 简 介 传 真 机 的 使 用 传 真 的 发 送 传 真 的 接 收 打 印 机 打 印 机 简 介 打 印 机 的 规 格 打 印 机 的 安 装 驱 动 程 序 的 安 装 打 印 参 数 的 设 置 复 印 机 扫 描 仪 扫 描 仪 简 介 扫 描 仪 的 安 装 图 像 处 理 使 用 注 意 事 项 综 合 练 习 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 Word 2002 基 础 知 识 Word 2002 启 动 和 退 出 Word 2002 新 增 功 能 Word 2002 窗 口 界 面 新 建 Word 文 档 输 入 文 字 保 存 文 档 编 辑 文 档 选 定 内 容 移 动 复 制 文 字 查 找 和 替 换 字 体 和 段 落

4 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 设 置 字 体 设 置 段 落 样 式 和 模 板 项 目 符 号 和 编 号 Word 表 格 和 图 形 创 建 表 格 表 格 自 动 套 用 格 式 插 入 和 编 辑 图 片 插 入 艺 术 字 页 面 设 置 和 打 印 不 同 的 页 面 视 图 页 面 设 置 页 眉 页 脚 打 印 文 档 综 合 练 习 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 Excel 2002 基 础 知 识 单 元 格 单 元 格 地 址 及 活 动 单 元 格 工 作 簿 表 格 数 据 输 入 图 表 的 建 立 图 表 的 基 本 类 型 柱 形 图 条 形 图 折 线 图 饼 图 XY 散 点 图 面 积 图 圆 环 图 雷 达 图 曲 面 图 气 泡 图 股 价 图 圆 锥 圆 柱 棱 锥 图 公 式 和 函 数 的 使 用 公 式 函 数 引 用 运 算 符 数 组 公 式 函 数 举 例 简 单 的 数 据 处 理 排 序 筛 选 综 合 练 习 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 PowerPoint 的 新 功 能 创 建 演 示 文 档 根 据 内 容 提 示 向 导 创 建 使 用 设 计 模 板 创 建 设 计 演 示 文 稿 外 观 其 他 功 能 幻 灯 片 母 版 设 置 超 链 接 自 定 义 放 映 实 战 演 练 :Office XP 新 增 功 能 介 绍. 133 综 合 练 习 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 计 算 机 网 络 知 识 小 型 办 公 局 域 网 共 享 文 件 和 打 印 机 网 上 邻 居 的 使 用 网 络 驱 动 器 的 映 射 网 络 打 印 机 的 使 用 综 合 练 习 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 什 么 是 Internet IE 浏 览 器 及 应 用 电 子 邮 件 的 应 用

5 目 录 9.4 政 府 和 公 司 网 站 简 介 综 合 练 习 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 计 算 机 的 日 常 维 护 计 算 机 使 用 注 意 事 项 CPU 的 维 护 外 储 存 设 备 的 维 护 显 示 器 的 维 护 电 源 的 维 护 鼠 标 和 键 盘 的 维 护 打 印 机 的 日 常 维 护 喷 墨 打 印 机 的 日 常 维 护 激 光 打 印 机 的 日 常 维 护 传 真 机 的 日 常 维 护 办 公 自 动 化 信 息 安 全 综 合 练 习

6 第 1 章 办 公 自 动 化 第 1 章 办 公 自 动 化 随 着 计 算 机 和 网 络 技 术 的 飞 速 发 展, 人 们 提 出 了 无 纸 化 办 公 的 需 求 而 无 纸 化 办 公 则 有 赖 于 自 动 化 办 公 的 实 现 办 公 自 动 化 是 指 包 括 文 字 处 理 数 据 处 理 信 息 传 递 与 收 集 等 基 本 内 容 在 内 的 科 学 化 和 现 代 化 的 工 作 方 式 学 习 要 点 : 办 公 自 动 化 的 定 义 办 公 自 动 化 硬 件 设 备 办 公 自 动 化 软 件 1.1 办 公 自 动 化 的 定 义 从 二 十 世 纪 四 十 年 代 开 始, 美 国 有 一 部 分 企 业 开 始 使 用 机 器 来 处 理 办 公 业 务, 当 时 将 这 种 手 段 称 为 办 公 室 自 动 化 随 着 经 济 和 技 术, 特 别 是 Internet 信 息 技 术 的 飞 速 发 展, 办 公 自 动 化 早 就 超 出 了 狭 隘 的 办 公 室 的 范 围, 迅 速 渗 透 到 管 理 的 范 畴 通 俗 地 讲, 办 公 自 动 化 就 是 利 用 现 代 化 的 设 备 和 技 术, 全 部 或 部 分 代 替 办 公 人 员 的 业 务 活 动, 优 质 高 效 地 处 理 办 公 信 息 和 办 公 事 务 目 前, 办 公 自 动 化 将 计 算 机 技 术 通 信 技 术 Internet 信 息 技 术 科 学 管 理 技 术 思 想 以 及 行 为 科 学 有 机 地 结 合 起 来, 应 用 在 传 统 的 数 据 处 理 技 术 难 以 处 理 数 据 量 庞 大 结 构 不 明 确 以 及 非 数 值 型 信 息 的 办 公 事 务 上, 有 效 地 提 高 了 办 公 质 量 和 办 公 效 率 1. 办 公 室 的 工 作 性 质 办 公 室 的 功 能 很 多, 归 根 到 底 表 现 在 两 个 方 面 : 一 是 处 理 办 公 信 息 ; 二 是 产 生 办 公 信 息 常 见 的 办 公 信 息 主 要 包 括 文 字 报 表 语 言 图 形 和 图 像 等 办 公 职 能 主 要 有 输 入 各 种 资 料, 保 存 查 询 分 配 各 种 信 息, 进 行 录 音 录 像 复 制 打 印 收 发 电 子 邮 件 通 话 等 办 公 室 的 工 作 内 容 主 要 集 中 在 资 料 的 收 发 与 传 递 文 档 管 理 和 信 息 处 理 等 方 面 办 公 工 作 都 是 由 办 公 人 员 来 完 成, 办 公 人 员 按 职 能 划 分 主 要 分 为 两 类 : (1) 预 定 工 作 办 公 室 内 的 大 量 人 员 的 工 作 方 法 和 步 骤 相 对 确 定, 他 们 具 有 重 复 性 的 生 产 型 办 公 人 员, 如 办 事 员 秘 书 等 (2) 创 造 性 和 决 策 性 工 作 办 公 室 内 的 另 一 类 工 作 是 对 于 主 要 决 策 人 员 的, 其 工 作 的 特 点 是 重 复 性 小, 要 求 具 有 创 造 性 和 决 策 性, 依 靠 准 确 及 时 全 面 的 信 息, 他 们 属 于 知 识 型 办 公 人 员, 如 专 业 人 员 和 管 理 人 员 等 2. 办 公 自 动 化 的 特 点 办 公 自 动 化 将 许 多 独 立 办 公 职 能 一 体 化, 并 提 高 信 息 化 程 度, 从 而 提 高 办 公 效 率, 方 便 办 公 工 作, 获 得 更 大 的 效 益, 对 信 息 社 会 产 生 积 极 影 响 其 主 要 特 点 有 : (1) 现 代 办 公 自 动 化 是 涉 及 文 秘 行 政 管 理 电 子 机 械 物 理 等 学 科 并 利 用 计 算 机 通 信 信 息 1

7 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 化 等 技 术 的 一 门 综 合 性 学 科 (2) 现 代 办 公 自 动 化 是 融 人 机 器 和 信 息 资 源 三 者 为 一 体 的 人 机 系 统, 它 包 括 了 信 息 采 集 加 工 传 递 和 保 存 四 个 基 本 环 节 (3) 办 公 自 动 化 包 括 语 言 数 据 图 像 文 字 等 信 息 的 一 体 化 处 理 功 能 (4) 办 公 自 动 化 能 优 质 高 效 地 处 理 办 公 信 息 和 事 务 3. 办 公 自 动 化 的 内 容 现 代 办 公 自 动 化 的 内 容 是 根 据 办 公 自 动 化 的 工 作 性 质 而 决 定 的 其 主 要 内 容 有 以 下 几 个 方 面 : (1) 个 人 办 公 的 内 容 办 公 人 员 在 办 公 室 的 工 作 虽 然 是 一 个 集 体 的 工 作, 但 具 体 到 每 个 办 公 人 员 的 活 动, 又 体 现 了 一 种 个 体 性 这 些 工 作 主 要 有 : 网 络 邮 件 个 人 日 程 安 排 科 室 日 程 安 排 科 室 留 言 板 传 阅 信 息 个 人 名 片 管 理 和 个 人 信 息 等 (2) 公 文 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 公 文 管 理 的 主 要 内 容 有 : 收 集 管 理 发 文 管 理 督 办 管 理 公 文 查 询 所 有 待 办 个 人 设 定 等 (3) 行 政 事 务 的 内 容 行 政 事 务 在 现 代 办 公 中 的 具 体 内 容 主 要 有 : 审 批 管 理 人 事 管 理 车 辆 管 理 资 产 管 理 值 班 管 理 接 待 管 理 食 堂 管 理 和 图 书 管 理 等 (4) 会 议 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 会 议 管 理 的 主 要 内 容 有 : 会 议 登 记 主 办 会 议 会 议 通 知 会 议 纪 要 会 议 归 档 和 会 议 查 询 等 (5) 辅 助 办 公 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 还 有 一 种 办 公 类 型 叫 做 辅 助 办 公 其 主 要 内 容 有 : 资 产 管 理 申 请 报 批 图 书 管 理 接 待 管 理 和 信 访 管 理 等 (6) 人 事 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 工 作 中, 人 事 管 理 是 办 公 自 动 化 的 主 要 内 容 人 事 管 理 的 主 要 内 容 有 : 人 员 信 息 人 员 照 片 人 员 履 历 人 员 档 案 职 务 设 置 和 角 色 设 置 等 (7) 系 统 管 理 的 内 容 系 统 管 理 是 现 代 办 公 自 动 化 的 又 一 特 色, 其 主 要 内 容 有 : 系 统 流 程 设 置 系 统 权 限 设 置 系 统 账 号 设 置 短 信 设 置 页 面 设 置 和 首 页 设 置 等 (8) 公 共 信 息 在 现 代 办 公 中, 非 常 注 意 对 公 共 信 息 的 管 理, 这 些 公 共 信 息 的 主 要 内 容 有 : 公 告 板 讨 论 组 部 门 结 构 电 子 文 件 设 备 预 约 问 卷 调 查 和 单 位 名 录 等 1.2 办 公 自 动 化 硬 件 设 备 办 公 自 动 化 系 统 是 在 办 公 自 动 化 系 统 的 硬 件 支 撑 下 发 展 起 来 的 所 谓 硬 件 是 指 组 成 系 统 中 看 得 见 的 各 种 物 理 部 件, 是 实 实 在 在 的 器 件 可 以 这 么 说, 办 公 自 动 化 系 统 中 的 硬 件 是 办 公 自 动 化 的 先 决 条 件, 是 办 公 自 动 化 工 作 的 重 要 组 成 部 分 2

8 第 1 章 办 公 自 动 化 1. 什 么 是 电 脑 电 子 计 算 机 一 般 俗 称 为 电 脑, 办 公 室 最 常 用 的 是 多 媒 体 通 用 微 型 计 算 机, 又 称 微 型 电 脑 ( 电 脑 ) 计 算 机 的 种 类 很 多, 根 据 其 规 模 大 小 可 以 分 成 巨 型 机 大 型 机 中 小 型 机 微 机 和 便 携 机 等 ; 根 据 其 用 途 又 可 分 为 专 用 计 算 机 和 通 用 计 算 机 等 (1) 计 算 机 的 基 本 工 作 原 理 计 算 机 基 本 都 是 采 用 冯 诺 依 曼 体 系 结 构 其 基 本 思 想 是 : 采 用 二 进 制 形 式 表 示 计 算 机 中 的 数 据 和 指 令 ; 将 事 先 编 制 好 的 程 序 和 原 始 数 据 预 先 存 入 主 存 储 器 中, 使 计 算 机 在 工 作 时 能 够 连 续 自 动 高 速 地 从 存 储 器 中 取 出 一 条 条 指 令 并 执 行 ; 由 运 算 器 存 储 器 控 制 器 输 入 设 备 和 输 出 设 备 五 大 基 本 部 件 组 成 计 算 机 硬 件 系 统 如 图 1-1 所 示 为 计 算 机 硬 件 的 基 本 组 成 框 图 最 原 始 的 冯 诺 依 曼 机 在 结 构 上 以 运 算 控 制 器 为 中 心, 随 着 计 算 机 体 系 结 构 的 设 计 实 践 和 发 展, 逐 渐 演 变 到 以 存 储 器 系 统 为 中 心 图 1-1 通 常, 将 运 算 器 和 控 制 器 合 在 一 起 称 为 中 央 处 理 器 (CPU), 在 采 用 大 规 模 集 成 电 路 的 微 型 计 算 机 中 往 往 把 CPU 制 作 在 一 块 芯 片 上 中 央 处 理 器 和 主 存 储 器 合 在 一 起 又 称 为 主 机, 而 把 输 入 和 输 出 设 备 统 称 为 外 部 设 备 电 脑 的 各 个 组 成 部 分 的 基 本 功 能 如 下 : 控 制 器 : 控 制 器 是 计 算 机 的 指 挥 控 制 中 心, 其 主 要 功 能 是 向 机 器 的 各 个 部 分 发 出 控 制 信 号, 使 计 算 机 能 自 动 协 调 地 工 作 运 算 器 : 运 算 器 是 用 来 完 成 算 术 运 算 和 逻 辑 运 算 的 部 件 存 储 器 : 存 储 器 是 一 个 具 有 记 忆 功 能 的 部 件 输 入 设 备 : 输 入 设 备 用 来 将 解 题 步 骤 和 原 始 数 据 转 换 成 电 信 号, 并 在 控 制 器 的 指 挥 下 按 一 定 的 地 址 顺 序 送 入 内 存 输 出 设 备 : 输 出 设 备 是 用 来 将 运 算 的 结 果 转 换 为 人 们 所 熟 悉 的 信 息 形 式 的 部 件 它 在 控 制 器 的 指 挥 之 下, 依 照 人 们 所 能 识 别 的 形 式, 由 机 内 输 出 (2) 电 脑 基 本 工 作 原 理 电 脑 系 统 解 决 问 题 的 基 本 原 理 是 输 入 处 理 输 出, 即 先 将 各 种 信 息 ( 如 文 字 声 音 图 像 各 类 传 感 器 产 生 的 信 号 等 ) 转 变 为 计 算 机 能 识 别 的 相 应 的 数 字 序 列 进 行 输 入 接 下 来 将 这 些 数 字 序 列 按 程 序 指 定 的 处 理 方 式 进 行 运 算 处 理, 最 后 将 处 理 结 果 按 一 定 的 方 式 输 出, 如 文 字 和 图 形 打 印 声 音 播 放 特 定 控 制 用 的 电 信 号 序 列 等 提 示 : 输 入 是 让 计 算 机 知 道 人 们 的 意 思, 而 输 出 则 是 计 算 机 以 人 们 能 懂 的 形 式 表 达 出 处 理 结 果 2. 多 媒 体 电 脑 的 组 成 多 媒 体 技 术 是 指 利 用 计 算 机 技 术 把 文 本 声 音 图 形 和 图 像 等 多 媒 体 信 息 综 合 一 体 化, 使 它 们 建 立 3

9 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 起 逻 辑 联 系, 并 能 进 行 加 工 处 理 的 技 术 所 谓 加 工 处 理 主 要 是 指 对 这 些 媒 体 的 录 入 对 信 息 进 入 压 缩 和 解 压 缩 存 储 显 示 传 输 等 从 应 用 的 角 度 来 看, 电 脑 都 是 由 以 下 标 准 部 件 所 组 成 的 : (1) 多 媒 体 电 脑 的 外 观 一 台 多 媒 体 电 脑 是 由 主 机 显 示 器 鼠 标 键 盘 音 箱 等 组 成, 其 外 观 如 图 1-2 所 示 图 1-2 (2) 电 脑 的 主 要 部 件 电 脑 主 机 外 的 所 有 设 备 都 是 能 够 看 到 和 摸 到 的 这 些 设 备 有 的 是 每 一 台 电 脑 上 都 必 须 配 备 的, 没 有 它 们 电 脑 就 无 法 工 作, 如 鼠 标 键 盘 和 显 示 器 等 有 的 只 是 办 公 室 中 必 须 的, 如 打 印 机 等 还 有 一 些 是 在 一 些 特 殊 场 所 才 能 见 到 的, 如 多 功 能 一 体 机 等 机 箱 : 用 于 将 电 脑 的 各 种 配 件 集 中 固 定 在 一 起, 具 有 保 护 配 件 屏 蔽 主 机 系 统 的 作 用 机 箱 面 板 上 一 般 都 有 电 源 开 关 和 复 位 键 两 个 按 钮, 以 及 电 源 硬 盘 指 示 灯, 面 板 上 至 少 有 一 个 三 英 寸 和 两 个 五 英 寸 外 设 扩 展 面 板 机 箱 的 外 观 如 图 1-3 所 示 显 示 器 : 显 示 器 是 一 台 电 脑 的 重 要 输 出 设 备, 也 是 电 脑 的 脸 面 电 脑 操 作 的 各 种 状 态 结 果, 编 辑 的 文 本 程 序 图 形 等 都 是 在 显 示 器 上 显 示 出 来 的 显 示 器 和 键 盘 鼠 标 三 者 是 人 和 电 脑 对 话 的 主 要 设 备 显 示 器 外 观 如 图 1-4 所 示 图 1-3 图 1-4 音 箱 : 多 媒 体 音 箱 也 是 多 媒 体 电 脑 的 重 要 组 成 部 分 之 一 这 是 一 种 声 音 还 原 设 备, 它 将 电 信 号 转 换 成 声 音 信 号, 然 后 将 声 音 信 号 释 放 出 来 还 原 质 量 好 的 音 箱 通 常 被 叫 做 高 保 真 音 箱 键 盘 : 键 盘 是 微 机 系 统 中 最 基 本 的 输 入 设 备, 用 户 给 电 脑 下 达 的 各 种 命 令 程 序 和 数 据 都 可 以 通 过 键 盘 输 入 到 电 脑 中 去 如 图 1-5 所 示 为 标 准 键 盘 的 外 观 鼠 标 : 鼠 标 用 于 确 定 光 标 在 屏 幕 上 的 位 置 在 应 用 软 件 的 支 持 下, 鼠 标 可 以 快 速 方 便 地 完 成 某 种 特 定 的 功 能 随 着 Windows 操 作 系 统 的 普 及, 鼠 标 已 成 为 微 机 的 标 准 输 入 设 备 鼠 标 的 外 观 如 图 1-6 所 示 4

10 第 1 章 办 公 自 动 化 图 1-5 图 1-6 打 印 机 : 打 印 机 是 办 公 自 动 化 系 统 的 主 要 输 出 设 备 之 一 击 打 式 以 针 点 阵 打 印 机 为 主, 包 括 24 针 汉 字 打 印 机 9 针 字 符 打 印 机 和 微 型 计 算 机 等 ; 非 击 打 式 则 包 括 激 光 喷 墨 及 热 转 印 打 印 机 等 针 式 打 印 机 的 外 观 如 图 1-7 所 示, 喷 墨 打 印 机 的 外 观 如 图 1-8 所 示, 激 光 打 印 机 的 外 观 如 图 1-9 所 示 图 1-7 图 1-8 图 1-9 喷 墨 打 印 机 的 价 格 比 较 便 宜, 打 印 时 噪 声 较 小, 图 形 质 量 较 高, 是 当 前 办 公 打 印 机 的 主 流 激 光 打 印 机 的 使 用 使 打 印 机 更 趋 于 智 能 化 大 多 数 激 光 打 印 机 都 有 自 己 的 内 存 和 处 理 器, 能 单 独 处 理 打 印 任 务, 大 大 减 轻 了 电 脑 的 负 担 3. 其 他 电 脑 周 边 设 备 所 谓 电 脑 的 其 他 周 边 设 备, 其 实 是 相 对 而 言 的, 是 指 一 般 的 办 公 室 没 有 必 要 配 置, 但 要 完 全 实 现 办 公 自 动 化 又 需 要 的 设 备 这 些 设 置 主 要 有 : 传 真 机 复 印 机 多 功 能 一 体 机 扫 描 仪 数 码 摄 像 机 数 码 照 相 机, 它 们 的 外 观 如 图 1-10 至 1-15 所 示 图 1-10 图 1-11 图 1-12 图 1-13 图 1-14 图

11 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 提 示 : 办 公 自 动 化 的 设 备 还 有 许 多, 伴 随 着 时 代 的 发 展, 技 术 的 进 步, 这 些 设 备 还 将 进 一 步 更 新 1.3 办 公 自 动 化 软 件 随 着 计 算 机 技 术 的 发 展, 办 公 自 动 化 系 统 从 最 初 的 汉 字 输 入 字 处 理 排 版 编 辑 查 询 检 索 等 单 机 应 用 软 件 逐 渐 发 展 成 为 现 代 化 的 网 络 办 公 系 统, 通 过 联 网 将 单 项 办 公 业 务 系 统 连 成 一 个 办 公 系 统, 再 通 过 远 程 网 络 将 多 个 系 统 连 成 更 大 范 围 的 办 公 自 动 化 系 统 建 立 Intranet/Extranet 已 经 成 为 办 公 自 动 化 发 展 的 必 然 趋 势 未 来 的 办 公 自 动 化 软 件 除 了 完 成 现 有 的 功 能 之 外, 还 将 更 有 效 地 利 用 各 种 先 进 技 术, 使 用 户 可 以 通 过 办 公 自 动 化 系 统 完 成 更 多 的 任 务, 更 方 便 与 信 息 社 会 融 合 此 外, 未 来 的 办 公 自 动 化 软 件 还 可 以 利 用 视 频 会 议 远 程 教 学 等 先 进 手 段, 在 更 广 泛 的 范 围 内 拓 展 人 们 获 取 知 识 的 渠 道, 促 进 知 识 经 济 的 发 展 近 来, 随 着 技 术 的 不 断 进 步 和 市 场 的 进 一 步 需 求, 电 子 商 务 (e-business) 和 电 子 政 府 (e-government) 已 日 益 成 为 国 内 外 企 事 业 单 位 和 商 家 关 注 的 热 点 未 来 的 办 公 自 动 化 系 统 将 在 这 股 电 子 化 大 潮 中 扮 演 重 要 的 角 色 办 公 软 件 是 针 对 办 公 环 境 设 计 的 软 件, 中 文 办 公 软 件 将 向 智 能 化 集 成 化 网 络 化 的 方 向 发 展 目 前, 在 我 国 市 场 上 较 具 代 表 性 的 办 公 软 件 有 三 个, 它 们 是 : 微 软 公 司 的 Office 金 山 公 司 的 WPS 和 IBM 旗 下 Lotus 公 司 的 Smartsuite 1.WPS 系 统 随 着 Windows 的 风 靡, 我 国 珠 海 金 山 软 件 股 份 有 限 公 司 推 出 了 WPS 在 Windows 平 台 的 更 新 换 代 产 品 WPS 2002/XP, 它 是 运 行 在 Windows 95/98/2000/Me/XP 简 体 中 文 环 境 下 的 一 套 图 文 表 并 茂 功 能 强 大 的 图 文 混 排 系 统 2.Microsoft Office 系 列 Microsoft Office 是 微 软 公 司 开 发 的 办 公 自 动 化 软 件,Office 2000 是 最 主 流 的 Office 版 本, 是 第 三 代 办 公 处 理 软 件 的 代 表 产 品, 可 以 作 为 办 公 和 管 理 的 平 台, 以 提 高 使 用 者 的 工 作 效 率 和 决 策 能 力 3.Smartsuite 系 列 Lotus 公 司 的 Smartsuite 是 一 个 流 行 的 办 公 套 件, 特 别 在 商 用 办 公 领 域 更 是 备 受 青 睐 它 包 括 Word Pro Lotus Freelance Organizer Approach ScreenCan 等 六 个 部 分 其 中,Word Pro 用 于 文 字 处 理 软 件 ;Lotus 用 于 电 子 表 格 处 理 ;Freelance 用 于 简 报 制 作 ;Organizer 是 一 个 电 子 效 率 手 册 ;Approach 用 于 数 据 库 处 理 ;ScreenCan 是 一 个 屏 幕 记 录 器 6

12 第 1 章 办 公 自 动 化 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 电 脑 的 主 要 部 件 不 包 括 以 下 哪 个 部 件 ( ) A. 机 箱 B. 显 示 器 C. 传 真 机 D. 音 箱 E. 键 盘 F. 打 印 机 G. 鼠 标 2. 人 和 电 脑 对 话 的 主 要 设 备 有 ( ) A. 显 示 器 键 盘 和 鼠 标 B. 显 示 器 音 箱 和 打 印 机 C. 机 箱 键 盘 和 打 印 机 D. 鼠 标 打 印 机 和 显 示 器 二 填 空 题 1. 办 公 室 的 工 作 内 容 主 要 集 中 在 和 等 方 面 2. 目 前 计 算 机 主 要 采 用 结 构, 其 基 本 思 想 是 3. 计 算 机 硬 件 系 统 的 五 大 基 本 部 件 是 4. 目 前 比 较 具 有 代 表 性 的 办 公 软 件 有 三 思 考 题 1. 简 述 实 现 办 公 自 动 化 的 现 实 意 义 2. 现 代 办 公 自 动 化 的 特 点 和 主 要 内 容 是 什 么? 3. 电 脑 的 基 本 工 作 原 理 是 什 么? 7

13 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 在 办 公 自 动 化 中, 电 脑 是 不 可 缺 少 的 重 要 设 备 目 前, 大 部 分 电 脑 均 使 用 Windows 操 作 系 统, 因 此, 掌 握 Windows 操 作 系 统 的 基 本 操 作 是 本 章 学 习 的 重 点 学 习 要 点 : 计 算 机 硬 件 系 统 计 算 机 软 件 系 统 计 算 机 基 本 操 作 Windows 操 作 系 统 基 础 文 件 管 理 知 识 控 制 面 板 的 设 置 2.1 计 算 机 硬 件 系 统 一 台 完 整 的 电 脑 是 硬 件 和 软 件 所 构 成 的 系 统 在 没 有 打 开 机 箱 的 情 况 下, 用 户 看 到 的 主 机 其 实 就 是 在 前 面 有 一 些 按 钮 和 提 示 灯, 在 背 面 有 各 种 开 关 插 孔 的 铁 箱 子, 但 电 脑 工 作 时 大 部 分 都 是 在 主 机 里 面 完 成 的, 其 内 部 有 些 什 么 东 西 呢? 在 电 脑 工 作 中 起 主 导 作 用 的 部 件, 如 主 板 CPU 内 存 条 显 示 卡 声 卡 硬 盘 光 驱 软 驱 电 源 等 都 集 中 在 主 机 里 面 (1)CPU CPU 是 电 脑 中 最 重 要 的 部 件, 被 喻 为 电 脑 的 心 脏 CPU 安 装 在 主 机 箱 内 部 的 主 板 上, 常 见 的 CPU 如 图 2-1 所 示 CPU 有 不 同 的 型 号, 同 一 型 号 的 CPU 还 有 主 频 的 差 别, 如 Pentium 4 1.5G Pentium 4 2.4G 等, 其 中 的 阿 拉 伯 数 字 1.5G 2.4G 则 表 示 CPU 的 工 作 频 率 ( 主 频 ), 其 单 位 为 MHz( 兆 赫 兹 ) 一 般 情 况 下,CPU 的 主 频 越 高, 电 脑 的 速 度 就 越 快 图 2-1 (2) 内 存 储 器 内 存 储 器 ( 简 称 内 存, 也 称 主 存 储 器 ), 用 于 存 放 电 脑 运 行 所 需 的 程 序 和 数 据 内 存 的 容 量 与 性 能 在 电 脑 整 体 性 能 中 也 是 一 个 起 决 定 性 因 素 的 部 件 内 存 条 也 是 安 装 在 主 机 箱 内 的 主 板 上, 其 外 观 如 图 2-2 所 示 目 前, 主 流 内 存 的 容 量 一 般 是 128MB 或 256MB 8

14 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-2 (3) 主 板 主 板 又 称 母 板, 通 常 被 喻 为 电 脑 的 躯 干, 在 主 板 上 几 乎 集 中 了 所 有 的 电 脑 部 件, 这 些 部 件 都 直 接 或 间 接 地 连 接 到 主 板 上 因 此, 主 板 性 能 的 好 坏, 对 整 机 的 速 度 和 稳 定 性 都 有 极 大 的 影 响 主 板 的 外 观 如 图 2-3 所 示 图 2-3 (4) 显 示 卡 显 示 卡 也 称 图 形 加 速 卡, 基 本 作 用 是 控 制 电 脑 的 图 形 输 出, 它 是 连 接 CPU 与 显 示 器 的 桥 梁 显 示 卡 安 装 在 电 脑 主 板 的 扩 展 槽 中 或 集 成 在 主 板 上 如 图 2-4 所 示 为 一 块 典 型 结 构 的 AGP 显 卡 图 2-4 (5) 声 卡 声 卡 也 叫 音 频 卡, 是 多 媒 体 电 脑 中 不 可 或 缺 的 重 要 部 件, 它 担 负 着 对 电 脑 中 各 种 声 音 信 息 的 运 算 处 理 的 重 任 如 图 2-5 所 示 为 一 块 典 型 结 构 的 PCI 声 卡 9

15 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-5 (6) 硬 盘 硬 盘 是 电 脑 最 重 要 的 外 部 存 储 器 之 一 硬 盘 最 重 要 的 指 标 是 硬 盘 容 量, 它 决 定 了 可 存 储 信 息 的 多 少 目 前, 常 见 的 硬 盘 容 量 有 20GB 30GB 40GB 60GB 80GB 等 与 软 盘 相 比, 硬 盘 具 有 性 能 好 速 度 快 容 量 大 等 优 点 硬 盘 的 外 观 如 图 2-6 所 示 图 2-6 (7) 光 驱 光 驱 是 对 光 盘 上 存 储 的 信 息 进 行 读 写 操 作 的 设 备, 光 驱 由 光 盘 驱 动 部 件 和 光 盘 转 速 控 制 电 路 读 写 光 头 和 读 写 电 路 聚 焦 控 制 录 道 控 制 接 口 电 路 等 部 分 组 成, 其 机 理 比 较 复 杂 光 驱 的 外 观 如 图 2-7 所 示 图 2-7 (8) 软 驱 与 可 移 动 磁 盘 软 驱 负 责 将 信 息 记 录 在 软 盘 上, 或 从 软 盘 上 读 出 信 息, 是 个 人 电 脑 中 最 常 用 的 数 据 交 换 设 备 目 前, 主 要 使 用 的 规 格 是 3.5 英 寸, 容 量 为 1.44MB 的 软 驱 近 来 随 着 闪 存 技 术 的 发 展, 一 种 叫 闪 盘 的 可 移 动 磁 盘 得 到 了 迅 速 的 发 展, 其 特 点 是 携 带 方 便 稳 定 性 比 较 好, 并 有 取 代 软 盘 的 趋 势 软 驱 和 闪 盘 的 外 观 如 图 2-8 所 示 10

16 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-8 以 上 介 绍 的 硬 件 中, 有 一 些 硬 件 是 独 立 的, 需 要 插 在 主 板 上, 如 CPU 硬 盘 内 存 等 另 一 些 硬 件 则 可 能 集 成 在 主 板 上, 如 声 卡 显 卡 等 2.2 计 算 机 软 件 系 统 软 件 是 指 能 指 挥 电 脑 工 作 和 程 序 运 行 时 所 需 的 数 据, 以 及 这 些 程 序 和 数 据 有 关 的 文 字 说 明 和 图 表 资 料 如 果 将 电 脑 硬 件 比 做 电 视 机, 那 么 软 件 就 是 电 视 节 目 尚 未 装 上 软 件 的 电 脑 称 为 裸 机, 在 裸 机 上 只 能 运 行 机 器 语 言 源 程 序, 这 种 语 言 对 于 非 专 业 人 员 就 像 天 书 一 样 难 懂 而 安 装 上 软 件 以 后 的 电 脑 就 不 同 了, 使 用 起 来 非 常 简 单, 即 使 是 第 一 次 操 作 电 脑 的 人, 也 可 以 摸 索 着 完 成 一 些 简 单 的 操 作 一 套 电 脑 系 统 必 须 由 硬 件 和 软 件 两 个 方 面 共 同 完 成, 两 者 有 机 结 合 相 得 益 彰, 才 能 使 系 统 发 挥 功 效 PC 的 软 件 系 统 主 要 由 操 作 系 统 软 件 和 应 用 软 件 所 组 成 1.PC 操 作 系 统 软 件 操 作 系 统 (Operating System, 简 称 OS) 用 于 负 责 管 理 电 脑 的 各 种 资 源, 并 提 供 操 作 电 脑 所 需 的 工 作 界 面 有 了 它 们, 人 们 才 可 以 方 便 自 如 地 使 用 电 脑 正 是 由 于 操 作 系 统 的 飞 速 发 展, 才 使 电 脑 的 使 用 从 高 度 专 业 的 技 术 人 员 转 向 了 广 大 普 通 用 户, 也 才 使 电 脑 的 应 用 出 现 了 多 姿 多 彩 的 今 天 系 统 软 件 是 指 使 用 和 管 理 电 脑 的 软 件, 它 是 电 脑 系 统 必 备 的 软 件, 一 般 在 购 买 电 脑 时 就 要 根 据 需 要 配 备 注 意 : 操 作 系 统 是 管 理 电 脑 软 硬 资 源 的 一 个 平 台, 没 有 它, 任 何 电 脑 都 无 法 正 常 运 行 在 个 人 电 脑 (PC) 发 展 史 上, 出 现 过 许 多 不 同 的 操 作 系 统, 最 为 常 见 的 是 DOS Windows Linux UNIX OS/2 等 (1)DOS 操 作 系 统 在 Windows 操 作 系 统 诞 生 之 前,DOS 操 作 系 统 是 一 种 应 用 最 普 遍 的 PC 操 作 系 统 这 种 操 作 系 统 自 1981 年 问 世 以 来, 其 基 于 单 用 户 单 任 务 字 符 界 面 和 16 位 的 大 格 局 没 有 变 化 尽 管 DOS 系 统 的 优 势 是 支 持 众 多 的 通 用 软 件, 如 各 种 语 言 处 理 程 序 数 据 库 管 理 系 统 文 字 处 理 软 件 电 子 表 格, 而 且 围 绕 DOS 开 发 了 很 多 应 用 软 件 系 统, 如 财 务 人 事 统 计 交 通 医 院 等 各 种 管 理 系 统, 但 由 于 不 能 适 应 32 位 机 的 硬 件 系 统, 在 硬 件 已 经 普 遍 升 级 的 情 况 下, 已 经 淡 出 了 操 作 系 统 的 实 用 领 域 (2)Windows 操 作 系 统 Windows 操 作 系 统 是 Microsoft 公 司 发 布 的 窗 口 式 多 任 务 系 统, 它 使 PC 机 开 始 进 入 所 谓 的 图 形 用 户 界 面 (GUI) 时 代 这 项 改 革, 正 如 发 明 了 傻 瓜 照 相 机 一 样, 把 电 脑 真 正 地 从 专 家 手 中 交 到 了 普 通 用 11

17 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 户 手 中 在 这 种 图 形 用 户 界 面 中, 每 一 种 应 用 软 件 都 用 一 个 图 标 表 示, 用 户 只 需 把 鼠 标 移 到 某 图 标 上, 双 击 图 标 即 可 进 入 该 软 件 应 用 窗 口, 这 种 界 面 方 式 为 用 户 提 供 了 很 大 的 方 便, 把 电 脑 的 使 用 提 高 到 了 一 个 新 的 阶 段 现 在 流 行 的 Windows 操 作 系 统 版 本 主 要 有 Windows 95/98/2000/XP (3)UNIX 操 作 UNIX 系 统 最 初 应 用 于 中 小 型 电 脑, 后 来 被 移 植 到 PC 机 上 ( 称 为 Xenix) Xenix 系 统 的 特 点 是 短 小 精 干, 系 统 开 销 小, 运 行 速 度 快 当 前 的 主 要 版 本 是 UNIX 3.2 V4.2 以 及 ODT 3.0 (4)Linux 操 作 系 统 Linux 是 一 个 功 能 可 与 UNIX 和 Windows 相 媲 美 的 操 作 系 统, 是 目 前 全 球 最 有 名 的 免 费 软 件, 其 本 身 有 完 备 的 网 络 功 能 Linux 最 初 由 一 个 名 叫 Linus Torvalds 的 芬 兰 人 所 开 发, 其 源 程 序 在 Internet 网 上 公 开 发 布 由 此 引 发 了 全 球 电 脑 爱 好 者 的 开 发 热 情, 许 多 人 下 载 该 源 程 序 并 按 自 己 的 意 愿 改 进 某 一 方 面 的 功 能, 再 发 回 网 上,Linux 也 因 此 被 雕 琢 成 为 一 个 全 球 最 稳 定 的 最 具 发 展 前 景 的 操 作 系 统 提 示 : 虽 说 Linux 取 代 UNIX 和 Windows 还 为 时 尚 早, 但 一 个 稳 定 性 灵 活 性 和 易 用 性 都 非 常 好 的 软 件, 一 定 会 得 到 越 来 越 广 泛 的 应 用 (5)OS/2 操 作 系 统 OS/2 操 作 系 统 是 1987 年 IBM 公 司 在 激 烈 的 市 场 竞 争 中 推 出 的, 为 PS/2 系 列 机 开 发 的 一 个 新 型 多 任 务 操 作 系 统 OS/2 克 服 了 DOS 系 统 640KB 的 限 制, 具 有 多 任 务 功 能 OS/2 也 采 用 图 形 界 面, 它 本 身 是 一 个 32 位 系 统, 不 仅 可 以 处 理 32 位 OS/2 系 统 的 应 用 软 件, 也 可 以 运 行 16 位 DOS 和 Windows 软 件 2. 应 用 软 件 系 统 应 用 软 件 是 指 向 和 解 决 具 体 应 用 问 题 的 软 件 应 用 软 件 的 种 类 繁 多, 一 般 根 据 不 同 的 应 用 范 围 进 行 分 类, 常 见 的 有 : 文 字 处 理 与 办 公 自 动 化 软 件 图 形 图 像 处 理 软 件 电 脑 辅 助 教 学 软 件 管 理 信 息 系 统 软 件 词 典 与 翻 译 系 统 软 件 网 络 软 件 工 作 软 件 游 戏 软 件 开 发 工 具 软 件 和 反 病 毒 软 件 等 下 面 简 要 列 举 一 些 常 见 的 产 品 : (1) 办 公 软 件 类 WPS 2000 Office 2000 汉 王 手 写 输 入 系 统 写 作 之 星 CCED 6.0 中 英 文 名 片 制 作 系 统 金 山 打 字 通 等 (2) 学 习 类 软 件 学 习 类 软 件 包 括 电 脑 学 习 类 的, 如 开 天 辟 地 万 事 无 忧 电 脑 学 校 网 页 设 计 梦 工 场 电 脑 世 纪 行 等 ; 外 语 学 习 类 的, 如 金 山 单 词 通 洪 恩 洋 话 连 篇 听 力 超 人 疯 狂 英 语 迪 斯 尼 神 奇 英 语 从 零 开 始 学 习 英 语 随 心 所 欲 说 英 语 着 迷 词 王 开 天 辟 地 背 单 词 洪 恩 GOGO 学 英 语 轻 轻 松 松 背 单 词 等 (3) 教 育 类 软 件 教 育 类 软 件 的 主 要 特 点 是 可 以 利 用 这 些 软 件 辅 助 日 常 的 教 育 教 学, 具 有 代 表 性 的 有 : 金 山 画 王 挑 战 托 福 怎 样 上 清 华 写 作 之 星 神 奇 涂 鸦 书 伴 子 成 龙 科 利 华 系 列 鹏 博 士 系 列 树 人 系 列 翰 林 汇 系 列 创 智 系 列 等 (4) 工 具 类 软 件 工 具 类 的 软 件 就 比 较 多 了, 一 般 的 下 载 网 站 上 都 对 其 做 了 比 较 详 细 的 分 类, 具 有 代 表 性 的 有 : 电 脑 工 具 箱 瑞 星 杀 毒 软 件 Kill2000 KV3000 金 山 毒 霸 2003 东 方 影 都 超 级 图 霸 超 级 解 霸 2000 ACDSee 4.0 Winamp RealPlayer PowerDVD 网 络 蚂 蚁 3721 中 文 网 址 腾 讯 QQ IBM 翻 译 家 2000 金 山 词 霸.net 东 方 快 车 WinZip 8.0 Norton Utilities 2000 熊 猫 卫 士 等 12

18 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 (5) 图 形 图 像 处 理 类 软 件 如 Photoshop AutoCAD 3DS MAX CorelDRAW 我 形 我 速 Flash 和 各 种 素 材 库 等 (6) 多 媒 体 电 子 图 书 类 如 中 国 古 典 名 著 大 全 中 国 大 百 科 全 书 电 脑 急 救 专 家 百 部 外 国 经 典 文 学 世 纪 名 著 百 部 股 神 二 十 五 史 中 国 大 百 科 全 书 光 盘 唐 诗 宋 词 600 首 中 国 法 律 法 规 大 全 2000 等 (7) 游 戏 娱 乐 类 如 大 话 西 游 反 击 星 际 争 霸 反 恐 精 英 剑 侠 情 缘 网 络 三 国 斗 神 传 世 纪 大 富 翁 创 造 网 络 新 世 纪 烈 火 文 明 玩 家 game2000 暗 黑 破 坏 神 地 球 2140 新 倚 天 屠 龙 记 恐 龙 危 机 极 品 飞 车 音 乐 之 声 世 界 名 著 MP3 情 趣 世 界 世 界 浪 漫 经 典 等 2.3 计 算 机 基 本 操 作 作 为 一 个 初 学 者, 要 学 会 使 用 电 脑 其 实 并 不 难 在 使 用 电 脑 的 操 作 过 程 中, 首 先 要 学 会 开 机 和 关 机, 其 次, 还 要 学 会 正 确 地 使 用 鼠 标 和 键 盘 1. 开 机 操 作 电 脑 的 第 一 步 便 是 学 会 开 机 和 关 机, 不 正 确 的 开 关 机 操 作 对 电 脑 软 硬 件 都 可 能 产 生 不 良 影 响 正 确 的 开 机 方 法 如 下 : (1) 打 开 电 源 的 开 关, 如 插 线 板 上 的 开 关 (2) 打 开 外 设 的 电 源 开 关, 如 显 示 器 打 印 机 音 箱 等 外 部 设 备 的 电 源 开 关 (3) 打 开 主 机 上 的 电 源 开 关 在 主 机 电 源 开 关 旁 ( 或 开 关 中 央 ) 一 般 都 标 注 有 POWER 字 样, 只 需 轻 轻 按 下 后 松 开 即 可, 如 图 2-9 所 示 POWER 图 2-9 注 意 : 在 打 开 电 脑 电 源 或 插 线 板 上 的 电 源 开 关 之 前, 一 定 要 注 意 :(1) 所 使 用 的 市 电 电 压 是 否 为 正 常 的 220V (2) 用 于 与 电 脑 相 连 的 电 源 插 线 板 上 是 否 连 接 好 地 线 且 连 接 良 好 (3) 各 部 件 或 设 备 之 前 的 连 接 是 否 正 确 (4) 电 脑 周 围 有 没 有 其 他 不 相 干 的 或 容 易 引 电 脑 损 坏 的 杂 物 打 开 电 源 后, 相 应 的 指 示 灯 ( 绿 色 指 示 灯 ) 会 亮, 表 示 电 源 已 经 接 通 屏 幕 上 将 出 现 一 些 英 文 信 息 这 是 系 统 在 进 行 硬 件 自 动 检 测, 用 以 检 查 电 脑 自 身 是 否 处 于 正 常 状 态 下, 初 学 者 可 不 必 深 究 稍 过 一 会 13

19 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 儿, 系 统 自 动 进 行 启 动 过 程, 最 后 显 示 器 上 出 现 如 图 2-10 所 示 的 Windows 操 作 系 统 桌 面, 表 明 开 机 启 动 成 功 图 2-10 在 启 动 Windows 98 后, 可 以 通 过 鼠 标 在 桌 面 上 进 行 需 要 的 操 作 提 示 : 正 确 地 打 开 电 源 或 重 新 启 动 电 脑 后, 一 般 情 况 下 电 脑 都 可 自 动 进 入 Windows 98 的 图 形 操 作 环 境, 不 需 要 对 启 动 过 程 作 任 何 干 预 2. 关 机 电 脑 关 机 一 定 要 采 取 正 确 的 方 法 如 果 用 直 接 关 闭 电 源 开 关 的 方 法 关 闭 电 脑, 在 下 一 次 开 机 时, 有 可 能 出 现 一 些 不 可 预 知 的 情 况, 严 重 时 可 导 致 Windows 98 破 坏 而 不 能 启 动, 或 Windows 98 中 的 一 些 应 用 程 序 不 能 正 常 工 作 正 确 关 机 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 用 鼠 标 单 击 屏 幕 中 应 用 程 序 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮, 关 闭 已 打 开 的 所 有 应 用 程 序 (2) 用 鼠 标 单 击 桌 面 左 下 角 的 开 始 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 关 闭 系 统 命 令, 如 图 2-11 所 示 图 2-11 (3) 屏 幕 出 现 关 闭 Windows 对 话 框 后, 选 中 关 闭 计 算 机 选 项, 如 图 2-12 所 示 再 用 鼠 标 单 击 是 按 钮,Windows 将 做 好 关 掉 电 源 的 准 备 (4) 待 屏 幕 出 现 现 在 可 以 安 全 关 闭 计 算 机 了 字 样 后, 便 可 关 闭 主 机 电 源, 然 后 再 关 掉 已 打 开 的 外 设 电 源 现 在 的 电 脑 大 多 是 使 用 ATX 电 源, 系 统 支 持 自 动 关 机 功 能, 在 电 脑 自 动 断 开 主 机 电 源 后 只 需 关 闭 外 设 电 源 即 可 14

20 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-12 注 意 : 有 些 电 脑 显 示 器 的 电 源 是 和 主 机 连 接 在 一 些, 开 关 机 时 可 不 必 关 闭 显 示 器 电 源 开 关 在 关 闭 Windows 对 话 框 中, 还 有 三 个 选 项 : 将 您 的 计 算 机 转 入 睡 眠 状 态 选 项 用 于 将 电 脑 不 关 闭 电 源 而 转 入 省 电 方 式, 下 次 要 用 电 脑 时 只 要 移 动 一 下 鼠 标 或 在 键 盘 上 随 便 按 一 个 键, 电 脑 即 可 恢 复 到 休 眠 前 的 状 态 重 新 启 动 计 算 机 选 项 用 于 使 电 脑 结 束 本 次 操 作, 并 重 新 启 动 重 新 启 动 计 算 机 并 切 换 到 MS-DOS 方 式 选 项 用 于 结 束 当 前 工 作, 并 进 入 到 命 令 提 示 符 状 态, 即 只 能 显 示 文 字 字 符 的 界 面 3. 重 新 启 动 如 果 在 电 脑 操 作 过 程 中 遇 到 了 异 常 现 象, 不 能 正 常 退 出 已 经 运 行 的 程 序 时, 就 需 要 重 新 启 动 电 脑 重 新 启 动 电 脑 可 以 采 用 下 列 方 法 之 一 : 同 时 按 下 Ctrl+Alt+Del 键, 进 行 热 启 动 如 果 已 经 启 动 了 多 个 程 序, 则 应 反 复 按 Ctrl+Alt+Del 键, 直 到 这 些 程 序 都 中 止 运 行 后, 方 可 重 新 启 动 按 一 下 主 机 面 板 上 的 复 位 键 ( 复 位 键 有 Reset 字 样 ), 进 行 复 位 启 动 注 意 : 按 复 位 键 后, 电 脑 在 重 新 启 动 时 需 要 自 检 在 自 检 时, 需 要 花 一 些 时 间, 如 果 比 较 着 急, 则 可 用 任 意 键 终 止 自 检 但 一 般 情 况 下, 还 是 让 电 脑 自 己 完 成 自 检 会 好 一 些 一 般 来 说, 在 出 现 异 常 现 象 时 也 可 直 接 关 闭 电 源 开 关, 目 前 大 多 使 用 的 是 ATX 电 源, 用 户 可 按 下 POWER 键 时 间 稍 长 一 会 儿 后, 才 能 关 闭 电 源 在 电 脑 主 机 断 电 状 态 下 接 通 电 源 使 电 脑 启 动, 叫 做 冷 启 动 ; 将 主 机 在 未 断 电 状 态 下 进 行 重 新 启 动, 叫 做 热 启 动 ; 按 主 机 上 的 Reset 键 重 新 启 动 叫 做 复 位 启 动 2.4 Windows 操 作 系 统 基 础 Windows 操 作 系 统 基 础 是 指 在 桌 面 上 进 行 的 一 些 基 本 的 操 作 1. 桌 面 的 组 成 日 常 工 作 中, 坐 上 办 公 桌, 面 对 的 就 是 桌 面 上 的 各 种 资 料 文 件 或 文 件 夹 Windows 借 用 了 这 种 形 式, 当 启 动 电 脑 后, 所 见 到 的 屏 幕 工 作 区 就 称 为 桌 面 用 户 可 以 在 桌 面 上 放 置 常 用 的 文 件 文 件 夹 和 工 具, 也 可 以 在 桌 面 上 书 写 绘 图 打 电 话 收 发 传 真 和 玩 游 戏 等 桌 面 的 组 成 可 由 用 户 根 据 需 要 改 变 和 调 整 图 2-10 为 一 个 典 型 的 桌 面 15

21 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (1) 桌 面 图 标 桌 面 上 的 图 标 可 以 分 为 系 统 图 标 和 应 用 程 序 图 标 系 统 图 标 有 我 的 电 脑 我 的 文 档 网 上 邻 居 Internet Explorer 和 回 收 站 等 ; 系 统 图 标 以 外 的 其 他 图 标 都 是 应 用 程 序 图 标 我 的 电 脑 主 要 用 于 查 看 和 管 理 系 统 软 硬 件 资 源 我 的 文 档 是 个 便 于 存 取 的 桌 面 文 件 夹, 其 中 保 存 的 文 档 图 形 或 其 他 文 件 可 以 得 到 快 速 访 问 网 上 邻 居 用 于 查 找 网 络 计 算 机, 以 便 网 络 用 户 之 间 的 资 源 共 享 Internet Explorer 是 Windows 98 内 嵌 的 因 特 网 浏 览 器, 简 称 IE, 用 于 浏 览 各 种 WWW 网 页 回 收 站 用 于 暂 时 存 放 删 除 的 文 件 在 桌 面 上 只 需 用 鼠 标 双 击 这 些 图 标, 即 可 启 动 相 应 的 程 序, 打 开 相 应 的 窗 口 提 示 : 在 桌 面 上 的 图 标 中, 如 果 图 标 的 左 下 角 有 一 个 向 右 上 方 的 箭 头, 这 样 的 图 标 就 是 应 用 程 序 图 标 ( 称 快 捷 方 式 ), 如 没 有, 则 属 于 系 统 图 标 (2) 任 务 栏 任 务 栏 用 于 方 便 地 浏 览 Windows 系 统 用 户 可 同 时 打 开 多 个 窗 口, 以 供 用 户 方 便 地 在 多 个 应 用 程 序 间 进 行 切 换, 如 图 2-13 所 示 并 且, 任 务 栏 在 桌 面 上 总 是 随 时 可 用 的 图 2-13 提 示 : 在 运 行 有 些 程 序 时, 如 学 习 软 件 等, 其 窗 口 可 能 将 任 务 栏 盖 住 在 此 时, 可 按 键 盘 上 的 Windows 键, 即 可 显 示 出 这 个 任 务 栏, 并 可 以 进 行 窗 口 的 切 换 2. 对 桌 面 的 操 作 (1) 窗 口 当 启 用 某 些 应 用 程 序 时, 在 桌 面 上 将 会 弹 出 一 些 矩 形 框, 这 些 矩 形 框 就 称 为 窗 口 各 种 工 作 对 象 都 分 布 在 不 同 的 窗 口 中,Windows 操 作 系 统 的 很 多 工 作 都 是 在 工 作 窗 口 中 完 成 的, 用 户 可 以 在 这 些 窗 口 内 对 应 用 程 序 及 文 件 进 行 操 作 比 如, 运 行 Windows 应 用 程 序 写 字 板 时, 屏 幕 上 便 会 弹 出 该 程 序 的 主 界 面 窗 口, 其 中 各 区 的 名 称 如 图 2-14 所 示 在 该 窗 口 中, 用 户 可 用 鼠 标 和 键 盘 在 其 中 完 成 自 己 要 做 的 各 项 工 作 标 题 栏 常 用 工 具 栏 菜 单 栏 控 制 按 钮 格 式 工 具 栏 显 示 区 状 态 栏 图

22 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 在 对 窗 口 进 行 操 作 时, 控 制 按 钮 起 到 了 非 常 重 要 的 作 用 其 中, 标 题 栏 的 右 边 有 三 个 用 于 改 变 窗 口 尺 寸 的 按 钮, 中 间 的 按 钮 会 根 据 当 前 窗 口 尺 寸 的 大 小 而 变 化 其 按 钮 名 称 和 功 能 如 表 2-1 所 示 表 2-1 窗 口 按 钮 及 功 能 按 钮 按 钮 名 称 按 钮 功 能 最 小 化 窗 口 被 最 小 化 为 任 务 栏 中 的 一 个 图 标 最 大 化 可 以 使 窗 口 充 满 除 任 务 栏 以 外 的 全 部 屏 幕 空 间 还 原 可 以 使 窗 口 恢 复 为 原 来 的 大 小 关 闭 可 以 关 闭 窗 口 提 示 : 当 窗 口 中 的 控 制 按 钮 形 状 为 时, 可 进 行 移 动 窗 口 和 改 变 窗 口 大 小 等 操 作 1 移 动 窗 口 的 方 法 : 用 鼠 标 单 击 标 题 栏 并 按 住 左 键 不 放, 然 后 拖 动 窗 口 进 行 移 动 2 改 变 窗 口 大 小 的 方 法 : 将 鼠 标 移 到 窗 口 边 框 附 近, 当 光 标 变 为 双 箭 头 形 状 后, 进 行 拖 放, 直 到 达 到 希 望 大 小 后 松 开 鼠 标 即 可 如 果 将 鼠 标 移 到 窗 口 的 四 个 顶 点 附 近, 等 光 标 变 为 斜 向 的 双 箭 头 形 状 后 进 行 拖 放, 也 可 使 窗 口 的 长 宽 同 时 进 行 缩 放 (2) 开 始 菜 单 开 始 菜 单 位 于 任 务 栏 最 左 侧, 菜 单 中 含 有 电 脑 的 大 部 分 应 用 程 序 单 击 按 钮 便 可 以 打 开 开 始 菜 单 ( 所 谓 菜 单 是 指 一 些 命 令 的 集 合, 包 含 了 供 用 户 使 用 的 一 系 列 命 令 ), 用 户 只 需 选 择 其 中 某 一 菜 单 项, 就 可 完 成 相 应 的 工 作, 如 启 动 程 序 打 开 文 档 自 定 义 桌 面 寻 求 帮 助 搜 索 计 算 机 中 的 内 容 等 开 始 菜 单 由 三 大 部 分 组 成 : 下 面 部 分 包 括 关 闭 系 统 和 注 销 两 项 基 本 操 作 任 务 或 命 令 ; 中 间 部 分 用 来 完 成 启 动 应 用 程 序 打 开 文 档 或 设 置 用 户 自 己 定 义 的 有 关 选 项 ; 上 面 部 分 大 多 是 用 户 自 主 添 加 或 应 用 软 件 自 动 添 加 的 各 种 功 能 命 令, 比 如 打 开 Office 文 档 等 对 开 始 菜 单 的 操 作 包 括 对 子 菜 单 和 对 话 框 的 操 作 两 种 在 开 始 菜 单 中, 有 些 菜 单 命 令 右 边 有 一 个 黑 色 的 小 三 角 箭 头, 当 鼠 标 光 标 指 向 某 个 有 箭 头 的 菜 单 命 令 时, 就 会 打 开 这 个 菜 单 命 令 相 应 的 子 菜 单, 如 图 2-15 所 示 为 程 序 菜 单 及 子 菜 单 17

23 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-15 有 些 菜 单 命 令 右 边 带 有 一 个 省 略 号, 当 用 鼠 标 单 击 该 菜 单 命 令 时, 会 弹 出 一 个 对 话 框, 要 求 用 户 输 入 某 些 信 息 或 选 择 某 些 选 项 比 如, 当 选 择 开 始 运 行 命 令 后, 弹 出 如 图 2-16 所 示 的 运 行 对 话 框, 只 要 用 户 在 打 开 文 本 框 中 输 入 要 打 开 的 内 容 ( 或 单 击 其 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 要 打 开 的 内 容 ), 单 击 确 定 按 钮 即 可 打 开 相 应 的 内 容 图 2-16 除 了 开 始 菜 单 外, 几 乎 所 有 的 窗 口 中 都 有 一 个 菜 单 栏, 在 菜 单 栏 中 包 含 了 多 个 命 令 菜 单, 每 个 命 令 菜 单 中 包 含 有 菜 单 和 子 菜 单 3. 鼠 标 的 使 用 在 Windows 操 作 系 统 中, 大 部 分 的 操 作 都 可 通 过 鼠 标 来 完 成, 只 有 在 写 文 章 或 输 入 字 符 等 信 息 时, 才 会 用 到 键 盘 或 其 他 输 入 设 备 握 住 鼠 标 的 正 确 姿 势 如 图 2-17 所 示, 即 用 右 手 握 着 鼠 标, 食 指 轻 轻 放 在 鼠 标 左 键 上, 中 指 放 在 鼠 标 右 键 上 鼠 标 控 制 着 屏 幕 上 的 鼠 标 光 标, 鼠 标 光 标 用 于 标 识 当 前 屏 幕 对 象 的 位 置 图 2-17 鼠 标 主 要 有 以 下 五 种 常 用 的 基 本 操 作 : (1) 移 动 并 指 向 握 住 鼠 标 在 桌 面 上 来 回 移 动, 使 屏 幕 上 的 鼠 标 光 标 移 动 到 目 标 上 当 在 桌 面 上 移 动 鼠 标 时, 鼠 标 光 标 也 跟 着 移 动, 当 光 标 经 过 某 些 对 象 时, 这 些 对 象 就 会 发 生 改 变 (2) 单 击 单 击 有 时 也 称 为 点 击, 即 手 指 快 速 按 下 后 松 开 鼠 标 左 键 (3) 双 击 双 击 表 示 在 鼠 标 左 键 上 快 速 连 续 地 按 两 次 后 松 开 (4) 右 击 右 击 表 示 快 速 按 下 后 松 开 鼠 标 右 键 (5) 拖 动 拖 动 是 将 光 标 先 指 向 某 个 对 象, 然 后 按 住 鼠 标 左 键, 将 光 标 移 到 目 标 位 置, 最 后 再 松 开 鼠 标 左 键 拖 动 操 作 主 要 用 于 移 动 屏 幕 上 的 项 目, 如 将 Windows 98 桌 面 上 的 一 个 图 标 从 左 边 移 到 右 边, 就 需 要 进 行 拖 动 操 作 初 学 者 一 定 要 重 视 鼠 标 的 使 用 和 练 习 在 练 习 鼠 标 的 使 用 时, 可 结 合 Windows 附 件 中 的 画 图 程 序 来 进 行 18

24 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 2.5 文 件 管 理 知 识 文 件 管 理 是 Windows 操 作 中 的 一 些 基 本 的 技 能, 是 操 作 系 统 的 主 要 功 能 要 理 解 操 作 系 统 中 的 文 件 管 理, 首 先 需 要 了 解 文 件 和 文 件 夹 的 概 念 1. 文 件 和 文 件 夹 的 定 义 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 主 要 在 我 的 电 脑 和 资 源 管 理 器 中 进 行 (1) 文 件 文 件 集 数 字 图 像 声 音 和 文 本 等 信 息 于 一 体, 用 于 用 户 存 储 查 询 和 管 理 信 息 所 有 文 件 都 包 括 一 个 图 标 和 一 个 文 件 名 大 部 分 类 型 的 文 件 具 有 不 相 同 的 图 标, 文 件 名 是 管 理 文 件 的 依 据 注 意 : 文 件 名 不 能 超 过 255 个 字 符 ( 包 括 空 格 ), 在 文 件 名 中 不 能 包 含 以 下 符 号 :\ / :? * < > Windows 98 的 文 件 可 以 是 文 档 程 序 和 快 捷 方 式 不 同 的 文 件, 其 图 标 和 文 件 类 型 也 不 同 在 Windows 98 中 有 多 种 不 同 的 文 件 类 型 文 件 是 按 照 它 们 所 包 含 的 信 息 的 类 型 进 行 分 类 的 在 Windows 操 作 系 统 中, 常 见 的 文 件 类 型 有 : 程 序 文 件 : 程 序 文 件 是 可 以 执 行 的 文 件 其 扩 展 名 一 般 为 EXE, 如 Winword.exe 文 件 便 是 执 行 Word 的 程 序 文 件 不 同 的 程 序 文 件 有 不 同 的 图 标 文 本 文 件 : 文 本 文 件 一 般 是 由 某 种 字 处 理 软 件 生 成 的, 它 们 通 常 是 可 阅 读 的 文 件, 常 见 的 扩 展 名 为 TXT 和 DOC 程 序 文 件 和 文 本 文 件 的 图 标 如 图 2-18 所 示 程 序 文 件 : 文 本 文 件 : 图 2-18 字 体 文 件 : 在 Windows 98 中 字 体 文 件 都 存 储 在 Windows 文 件 夹 中 的 Fonts 文 件 夹 内, 打 开 文 件 夹, 在 文 件 夹 窗 口 中 就 能 看 到 相 应 的 字 体 文 件 多 媒 体 文 件 : 多 媒 体 文 件 中 包 含 了 数 字 形 式 的 音 频 和 视 频 信 息, 如 MID 文 件 WAV 文 件 和 AVI 文 件 等, 其 图 标 如 图 2-19 所 示 图 2-19 图 像 文 件 : 图 像 文 件 是 由 图 像 处 理 软 件 所 生 成 的, 包 括 可 视 的 信 息 或 图 片 信 息, 常 见 的 有 BMP 文 件 GIF 文 件 JPG 文 件 等, 其 图 标 如 图 2-20 所 示 19

25 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-20 其 他 文 件 : 在 Windows 中, 除 以 上 典 型 的 文 件 形 式 外, 还 有 一 些 其 他 文 件, 如 压 缩 文 件 批 处 理 文 件 等 此 外, 在 安 装 了 其 他 一 些 应 用 程 序 后, 还 会 有 与 这 些 程 序 有 关 的 新 文 件 产 生 这 些 文 件 的 图 标 形 式 如 图 2-21 所 示 图 2-21 在 安 装 应 用 程 序 并 注 册 了 相 应 的 程 序 后, 同 一 文 件 类 型 的 图 标 也 可 能 会 发 生 相 应 的 变 化 在 一 般 情 况 下, 文 件 的 后 缀 名 是 隐 藏 着 的, 需 要 通 过 文 件 选 项 的 设 置 才 能 看 到 文 件 的 后 缀 名 (2) 文 件 夹 Windows 98 的 文 件 就 如 一 个 装 文 件 的 包, 在 这 个 包 中 既 可 装 文 件, 也 可 装 有 文 件 的 文 件 夹 文 件 夹 也 有 一 个 图 标 和 名 字, 但 是 所 有 文 件 夹 的 图 标 都 是 相 同 的 2. 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 文 件 和 文 件 的 操 作 是 在 我 的 电 脑 和 资 源 管 理 器 中 进 行 的, 下 面 以 我 的 电 脑 为 例, 来 说 明 文 件 或 文 件 夹 的 基 本 操 作 (1) 显 示 文 件 和 文 件 夹 在 Windows 98 操 作 系 统 中, 文 件 的 显 示 格 式 有 多 种 形 态, 各 种 显 示 方 式 均 有 不 同 的 效 果 和 作 用 显 示 文 件 或 文 件 夹 的 形 式 是 多 样 的, 在 我 的 电 脑 中 设 置 显 示 方 式 的 方 法 为 : 1 双 击 桌 面 上 我 的 电 脑 图 标, 在 弹 出 的 我 的 电 脑 窗 口 中, 双 击 一 个 盘 符 ( 如 E:) 此 时 (E) 盘 窗 口 中 将 显 示 其 下 面 所 有 的 文 件 及 文 件 夹 2 单 击 工 具 栏 上 的 查 看 按 钮 旁 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 列 出 了 所 有 的 文 件 显 示 方 式, 如 图 2-22 所 示 用 鼠 标 单 击 某 个 选 项 即 可 重 新 设 置 显 示 方 式 图 2-22 文 件 和 文 件 夹 的 显 示 方 式 有 大 图 标 小 图 标 列 表 和 详 细 资 料 四 种 显 示 方 式 各 种 显 示 方 式 如 图 2-23 所 示 20

26 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 大 图 标 : 小 图 标 : 列 表 : 详 细 资 料 : 图 2-23 按 Web 方 式 显 示, 即 普 通 窗 口 的 显 示 方 式, 它 可 和 以 上 各 种 显 示 方 式 进 行 组 合 (2) 选 择 文 件 或 文 件 夹 在 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 过 程 中, 掌 握 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 是 非 常 必 要 的 如 果 要 对 文 件 或 文 件 夹 进 行 移 动 复 制 等 操 作, 则 必 须 要 先 选 定 要 移 动 和 复 制 的 文 件 和 文 件 夹, 然 后 再 进 行 移 动 和 复 制 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 将 鼠 标 移 动 到 要 选 择 的 对 象 上, 然 后 单 击, 即 可 选 定 文 件 或 文 件 夹, 选 定 后 的 文 件 或 文 件 夹 以 反 色 方 式 显 示 ( 蓝 底 白 字 ) 执 行 编 辑 菜 单 中 的 全 部 选 定 命 令, 可 以 选 定 所 有 文 件 和 文 件 夹 如 果 要 选 择 如 图 2-24 所 示 的 几 个 不 连 续 的 文 件 或 文 件 夹, 则 按 住 Ctrl 键 后, 用 鼠 标 单 击 所 需 的 文 件 或 文 件 夹 如 果 要 选 择 连 续 的 多 个 文 件 或 文 件 夹, 其 操 作 方 法 是 按 住 Shift 键 后, 用 鼠 标 先 单 击 第 一 个 文 件 或 文 件 夹, 然 后 再 单 击 最 后 一 个 文 件 或 文 件 夹 ; 也 可 以 在 要 选 择 的 文 件 或 文 件 夹 的 下 方 按 住 鼠 标 左 键, 然 后 拖 动 鼠 标, 此 时, 会 出 现 一 个 随 鼠 标 移 动 而 变 化 的 矩 形 虚 线 框, 被 该 虚 线 框 框 住 或 被 框 住 一 部 分 的 21

27 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 文 件 或 文 件 夹 被 同 时 选 中, 如 图 2-25 所 示 图 2-24 图 2-25 (3) 复 制 文 件 或 文 件 夹 在 正 确 掌 握 了 文 件 和 文 件 夹 的 选 择 以 后, 就 可 以 很 方 便 地 将 选 定 的 文 件 或 文 件 夹 复 制 到 另 一 驱 动 器 或 文 件 夹 内 复 制 文 件 和 文 件 夹 的 方 法 主 要 有 拖 放 复 制 和 命 令 法 复 制 两 种 拖 放 法 复 制 : 1 选 定 要 复 制 的 文 件 或 文 件 夹, 按 住 Ctrl 键 和 鼠 标 左 键 的 同 时 拖 动 鼠 标 2 将 选 定 文 件 拖 放 到 指 定 窗 口 中, 松 开 鼠 标 即 可 完 成 复 制 操 作 提 示 : 对 于 近 距 离 文 件 或 文 件 夹 的 复 制, 即 源 文 件 或 文 件 夹 和 目 标 文 件 夹 都 是 可 见 的, 可 以 采 用 拖 放 法 复 制 在 拖 动 鼠 标 的 过 程 中, 只 要 按 下 Ctrl 键, 鼠 标 将 在 虚 图 标 下 变 为 形 状, 这 时 复 制 才 有 效 命 令 法 复 制 : 1 选 定 要 复 制 的 文 件 或 文 件 夹, 单 击 工 具 栏 中 的 复 制 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 复 制 命 令 2 打 开 要 存 放 目 标 的 文 件 夹 或 磁 盘, 最 后 单 击 粘 贴 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 命 令 提 示 : 要 把 一 个 文 件 复 制 到 多 个 文 件 夹 中, 只 要 重 复 选 定 目 标 文 件 夹, 并 执 行 粘 贴 操 作 即 可 (4) 移 动 文 件 或 文 件 夹 移 动 文 件 或 文 件 夹 是 将 选 定 的 文 件 或 文 件 夹 从 一 个 文 件 夹 或 驱 动 器 移 到 另 一 个 文 件 夹 或 驱 动 器 移 动 操 作 也 分 为 拖 放 法 和 命 令 法 两 种 鼠 标 直 接 拖 动 移 动 : 选 定 要 移 动 的 文 件 或 文 件 夹, 按 住 鼠 标 左 键 直 接 将 文 件 或 文 件 夹 拖 放 到 目 标 文 件 夹 或 驱 动 器 即 可 这 种 方 法 主 要 适 合 于 源 文 件 和 目 标 文 件 夹 都 可 见 的 场 合 可 以 利 用 拖 放 法 在 不 同 的 窗 口 之 间 移 动 或 复 制 文 件, 也 可 以 将 其 移 动 或 复 制 到 桌 面 上 使 用 工 具 按 钮 移 动 : 1 选 定 要 移 动 的 文 件 或 文 件 夹, 在 工 具 栏 上 单 击 剪 切 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 剪 切 22

28 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 命 令 2 打 开 目 标 驱 动 器 以 及 目 标 文 件 夹 窗 口, 单 击 工 具 栏 上 的 粘 贴 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 命 令, 这 样 就 可 完 成 移 动 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 3. 文 件 与 文 件 夹 的 其 他 操 作 文 件 与 文 件 夹 的 管 理 除 前 面 讲 到 的 选 择 复 制 与 移 动 等 基 本 操 作 外, 还 有 一 些 常 用 的 其 他 操 作 : (1) 新 建 文 件 夹 如 果 用 户 要 从 别 的 电 脑 中 复 制 一 些 新 的 文 件 到 自 己 的 电 脑 中, 用 户 则 必 须 新 建 一 个 文 件 夹 来 用 于 存 放 新 复 制 的 文 件 或 文 件 夹 新 建 文 件 夹 的 操 作 比 较 简 单, 其 操 作 方 法 如 下 : 在 目 标 驱 动 器 或 文 件 夹 中, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 新 建 文 件 夹 命 令 ; 或 者 在 目 标 驱 动 器 或 文 件 夹 中, 执 行 文 件 新 建 文 件 夹 菜 单 命 令, 都 可 以 完 成 文 件 夹 的 新 建 (2) 将 文 件 夹 或 文 件 夹 发 送 到 软 盘 要 将 某 个 文 件 或 文 件 夹 中 发 送 到 软 盘 上, 首 先 把 磁 盘 插 入 软 盘 驱 动 器 中, 然 后 选 择 源 文 件 或 文 件 夹, 将 其 发 送 到 软 盘 即 可 其 操 作 方 法 如 下 : 1 选 定 需 要 发 送 的 文 件 或 文 件 夹 2 执 行 文 件 发 送 到 3.5 软 盘 菜 单 命 令 也 可 在 选 定 此 文 件 或 文 件 夹 后, 右 击 鼠 标, 从 其 快 捷 菜 单 中 执 行 发 送 到 3.5 软 盘 命 令 (3) 重 命 名 文 件 或 文 件 夹 在 文 件 和 文 件 夹 管 理 中, 有 时 需 要 对 已 经 存 在 的 文 件 或 文 件 夹 进 行 重 命 名 重 命 名 操 作 最 简 单 的 方 法 如 下 : 1 单 击 需 要 重 命 名 的 文 件 或 文 件 夹, 将 其 选 定 2 右 击 鼠 标, 在 其 快 捷 菜 单 中 执 行 重 命 名 命 令, 或 者 执 行 文 件 菜 单 中 的 重 命 名 命 令 3 在 文 件 名 框 内 输 入 新 的 文 件 名 后 单 击 回 车 ( 或 在 文 件 名 框 外 单 击 ), 即 可 完 成 对 文 件 的 重 命 名 注 意 : 在 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 过 程 中, 还 有 一 些 操 作, 如 改 变 文 件 或 文 件 夹 属 性 的 操 作 快 捷 方 式 的 创 建 等, 均 可 通 过 快 捷 菜 单 或 者 文 件 菜 单 进 行, 用 户 可 以 试 着 做 一 下 就 会 明 白 2.6 控 制 面 板 的 设 置 Windows 的 设 置 一 般 是 在 控 制 面 板 或 者 桌 面 属 性 中 完 成 的 控 制 面 板 是 用 来 对 系 统 进 行 设 置 的 一 个 工 具 集 用 户 可 以 根 据 自 己 的 爱 好 对 桌 面 系 统 显 示 器 键 盘 鼠 标 等 硬 件 进 行 设 置, 以 便 更 有 效 地 利 用 计 算 机 的 各 种 资 源 在 Windows 中, 打 开 控 制 面 板 的 方 法 有 很 多 种, 最 常 用 的 有 以 下 几 种 : 在 桌 面 上 执 行 开 始 设 置 控 制 面 板 命 令 在 Windows 资 源 管 理 器 的 左 窗 格 中, 单 击 控 制 面 板 图 标 在 我 的 电 脑 窗 口 中, 双 击 控 制 面 板 图 标 23

29 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 1. 桌 面 设 置 Windows 98 允 许 用 户 对 桌 面 进 行 个 性 化 设 置, 这 也 是 Windows 操 作 系 统 人 性 化 的 一 个 方 面 这 些 桌 面 设 置 主 要 在 显 示 属 性 对 话 框 中 进 行 设 置, 其 中 包 括 了 背 景 屏 幕 保 护 程 序 外 观 Web 效 果 和 设 置 六 个 方 面 改 变 桌 面 显 示 属 性 主 要 有 如 下 三 种 方 法 : 在 桌 面 上, 执 行 开 始 设 置 控 制 面 板 命 令, 打 开 控 制 面 板 窗 口, 在 该 窗 口 中 双 击 显 示 图 标, 在 弹 出 的 对 话 框 中 即 可 对 桌 面 环 境 进 行 设 置 右 击 桌 面 上 任 意 空 白 部 分, 弹 出 快 捷 菜 单, 选 择 属 性 命 令 单 击 或 右 击 任 务 栏 中 的 显 示 器 图 标, 从 弹 出 的 菜 单 中 选 择 调 整 显 示 器 属 性 命 令 显 示 属 性 对 话 框 如 图 2-26 所 示 图 2-26 在 显 示 属 性 对 话 框 中, 各 标 签 页 的 名 称 和 功 能 如 下 : 背 景 标 签 页 : 用 于 设 置 桌 面 背 景 图 案 ( 即 墙 纸 ) 屏 幕 保 护 程 序 标 签 页 : 用 于 设 置 某 种 方 式 将 用 户 在 屏 幕 中 的 工 作 内 容 隐 藏 起 来, 显 示 一 些 有 趣 的 画 面 外 观 标 签 页 : 用 于 选 择 或 创 建 窗 口 外 观 方 案 效 果 标 签 页 : 用 于 设 置 桌 面 图 标 和 视 觉 效 果 Web 标 签 页 : 用 于 设 置 按 Web 方 式 查 看 活 动 桌 面 的 有 关 选 项 设 置 标 签 页 : 用 于 设 置 显 示 器 或 显 示 卡 2. 设 置 日 期 和 时 间 在 电 脑 的 主 板 上 提 供 了 一 个 由 机 内 电 池 供 电 的 时 钟, 便 于 系 统 调 用 用 户 如 果 需 要 修 改 系 统 日 期 和 时 间, 可 在 控 制 面 板 中 双 击 日 期 / 时 间 图 标, 或 者 直 接 双 击 任 务 栏 上 的 数 字 时 钟, 弹 出 如 图 2-27 所 示 的 日 期 / 时 间 属 性 对 话 框 改 变 日 期 和 时 间 的 方 法 很 简 单, 只 需 在 日 期 时 间 和 时 区 栏 内 各 组 合 框 中 进 行 相 应 设 置 即 可 提 示 : 利 用 这 个 对 话 框 中 的 日 期 的 设 置, 还 可 以 查 寻 10 年 前 和 10 年 后 的 日 历 24

30 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 键 盘 的 设 置 如 果 用 户 要 对 键 盘 进 行 设 置, 则 双 击 控 制 面 板 中 的 键 盘 图 标, 在 弹 出 的 键 盘 属 性 对 话 框 中 可 对 当 前 系 统 的 键 盘 进 行 必 要 的 设 置 在 键 盘 属 性 对 话 框 的 速 度 标 签 页 包 含 了 两 个 设 置 区 域 : 在 字 符 重 复 选 项 组 中, 用 户 可 以 设 置 键 盘 字 符 的 重 复 延 缓 时 间 和 重 复 速 度 ; 在 光 标 闪 烁 速 度 选 项 组 中, 可 以 对 光 标 的 闪 烁 频 率 进 行 调 整, 如 图 2-28 所 示 4. 设 置 鼠 标 Windows 98 为 了 用 户 能 方 便 地 使 用 鼠 标, 允 许 用 户 根 据 自 己 的 习 惯 对 鼠 标 进 行 相 应 的 设 置 双 击 控 制 面 板 中 的 鼠 标 图 标, 将 弹 出 如 图 2-29 所 示 的 鼠 标 属 性 对 话 框, 该 对 话 框 由 按 钮 指 针 和 移 动 三 个 标 签 页 组 成 在 该 对 话 框 中 用 户 可 以 定 义 鼠 标 左 右 键 的 功 能, 包 括 增 加 或 减 小 鼠 标 光 标 对 鼠 标 移 动 的 反 应 速 度 灵 敏 度, 调 整 双 击 动 作 的 快 慢, 设 置 鼠 标 光 标 的 移 动 速 度 和 移 动 轨 迹 等 图 2-28 图 声 音 设 置 Windows 98 中 提 供 了 多 种 声 音, 用 于 提 示 用 户 在 电 脑 上 进 行 不 同 的 操 作 双 击 控 制 面 板 中 的 声 音 图 标, 弹 出 如 图 2-30 所 示 的 声 音 属 性 对 话 框, 先 在 事 件 列 表 框 中 选 择 一 种 系 统 事 件, 然 后 在 声 音 选 项 组 中 为 该 事 件 指 定 声 音 完 成 设 置 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 将 当 前 的 设 置 保 存 起 来, 并 关 闭 声 音 属 性 对 话 框 这 样, 在 弹 出 菜 单 关 闭 应 用 程 序 退 出 系 统 等 时, 都 会 有 不 同 的 声 音 提 示 与 之 关 联 25

31 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 系 统 配 置 和 优 化 在 控 制 面 板 中,Windows 98 提 供 一 个 系 统 配 置 和 优 化 的 工 具 双 击 控 制 面 板 中 的 系 统 图 标, 弹 出 如 图 2-31 所 示 的 系 统 属 性 对 话 框, 该 对 话 框 由 常 规 设 备 管 理 器 硬 件 配 置 文 件 和 性 能 四 个 标 签 页 组 成 在 该 对 话 框 中 可 以 查 看 电 脑 的 系 统 性 能 计 算 机 名 计 算 机 所 有 已 安 装 的 硬 件 设 备 和 虚 拟 内 存 的 设 置 等 内 容 7. 输 入 法 的 设 置 根 据 用 户 的 习 惯, 中 文 Windows 98 还 提 供 了 多 种 中 文 输 入 法, 用 户 可 以 使 用 中 文 Windows 98 内 置 的 全 拼 双 拼 区 位 智 能 ABC 和 郑 码 等 输 入 法, 也 可 安 装 五 笔 字 型 等 输 入 法 其 具 体 设 置 是 双 击 控 制 面 板 中 的 输 入 法 图 标, 在 弹 出 的 输 入 法 属 性 对 话 框 中 选 择 输 入 法 标 签 页, 在 该 标 签 页 中, 用 户 可 以 添 加 删 除 输 入 法, 也 可 以 对 输 入 法 的 功 能 和 界 面 等 进 行 设 置 如 图 2-32 所 示 图 2-31 图 2-32 注 意 : 在 默 认 状 态 下, 使 用 快 捷 键 Alt+Shift 可 以 启 动 或 关 闭 中 文 输 入 法 ; 使 用 快 捷 键 Ctrl+Shift 可 以 在 英 文 输 入 法 和 各 种 汉 字 输 入 法 之 间 切 换 26

32 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 硬 盘 最 重 要 的 指 标 是 ( ) A. 速 度 B. 容 量 C. 质 量 D. 价 格 2. 下 列 ( ) 不 是 OS/2 操 作 系 统 的 特 点 A. 多 任 务 B. 图 形 界 面 C.32 位 系 统 D. 单 任 务 3. 文 件 名 中 不 能 包 括 以 下 哪 种 字 符 ( ) A.? B.- C. 字 母 D. 数 字 4. 程 序 文 件 的 扩 展 名 一 般 为 ( ) A.EXE B.TXT C.DOC D.PRN 二 填 空 题 1.CPU 的 型 号 如 Pentium 4 1.5G, 其 中 的 1.5G 表 示 CPU 的, 其 单 位 为 2. 文 件 和 文 件 夹 的 显 示 方 式 有 3. 鼠 标 主 要 有 以 下 五 种 常 用 的 基 本 操 作 : 三 思 考 题 1. 简 述 冷 启 动 热 启 动 和 复 位 启 动 的 区 别 2. 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 方 法 有 哪 几 种? 四 上 机 题 1. 学 会 电 脑 的 开 机 和 关 机 操 作 2. 在 我 的 电 脑 中 新 建 并 重 命 名 文 件 夹 27

33 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 曾 几 何 时, 计 算 机 的 主 要 输 入 设 置 只 有 键 盘 一 提 到 计 算 机 专 家, 在 人 们 的 脑 海 中 就 会 出 现 戴 着 厚 厚 眼 镜, 坐 在 显 示 器 前 猛 敲 键 盘 的 形 象 如 今, 随 着 计 算 机 技 术 的 飞 速 发 展, 输 入 方 法 越 来 越 多, 也 越 来 越 简 单 学 习 要 点 : 文 字 输 入 法 简 介 微 软 拼 音 输 入 法 介 绍 OCR 软 件 手 写 输 入 键 盘 与 指 法 使 用 常 识 指 法 练 习 进 阶 五 笔 字 型 输 入 法 3.1 文 字 输 入 法 简 介 键 盘 输 入 法 到 目 前 为 止, 键 盘 仍 然 是 计 算 机 最 主 要 的 输 入 设 置 键 盘 上 只 有 英 文 字 母 和 数 字 符 号, 要 输 入 中 文, 直 接 靠 键 盘 是 办 不 到 的, 这 就 要 使 用 中 文 输 入 法 现 在 中 文 输 入 法 主 要 有 两 类 : 一 类 是 拼 音 输 入 法 这 类 输 入 法 通 过 输 入 汉 字 拼 音 来 输 入 汉 字, 目 前 最 常 用 的 是 智 能 拼 音 输 入 法 和 微 软 拼 音 输 入 法 另 一 类 是 笔 型 输 入 法 这 种 输 入 法 是 将 汉 字 拆 分 成 一 些 基 本 部 分, 通 过 输 入 这 些 基 本 部 分 组 合 成 汉 字, 其 中 最 有 代 表 性 的 输 入 法 是 王 码 五 笔 字 型 输 入 法 随 着 计 算 机 技 术 的 发 展, 通 过 不 断 创 新 和 完 善, 汉 字 输 入 法 正 向 音 型 输 入 合 一, 同 时 混 用 多 种 输 入 法 以 及 智 能 识 别 的 方 向 发 展, 并 已 经 有 许 多 简 单 易 用 功 能 强 大 的 输 入 法 问 世 扫 描 输 入 法 扫 描 输 入 法 是 指 使 用 扫 描 仪 将 文 字 输 入 计 算 机, 并 使 用 识 别 软 件 将 扫 描 得 到 的 图 像 转 换 成 文 本 格 式 的 文 字 输 入 方 法 这 种 输 入 方 法 适 用 于 将 印 刷 质 量 比 较 高 的 文 稿 输 入 计 算 机, 其 最 大 的 特 点 就 是 方 便 快 捷, 能 够 节 省 大 量 劳 动 ; 最 大 的 缺 点 就 是 识 别 的 错 误 率 比 较 高 该 输 入 法 需 要 扫 描 仪 和 相 应 的 输 入 软 件 配 合, 成 本 也 比 较 高 28

34 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 语 音 输 入 法 通 过 语 言 控 制 奇 妙 的 仪 器, 这 是 以 前 经 常 出 现 在 科 幻 片 中 的 情 景 如 今, 这 已 经 变 成 了 现 实 随 着 技 术 的 不 断 进 步, 人 们 终 于 可 以 使 用 语 音 输 入 文 字 了 目 前 已 经 成 熟 的 商 品 化 技 术 就 是 IBM 公 司 的 Via Voice 输 入 系 统 了 目 前, 通 过 这 一 系 统, 人 们 可 以 以 较 高 的 效 率 输 入 文 字 3.2 五 笔 字 型 输 入 法 五 笔 字 型 输 入 法 是 由 王 永 民 教 授 研 究 发 明 的, 是 目 前 较 为 广 泛 使 用 的 一 种 汉 字 输 入 法 之 一 五 笔 字 型 汉 字 的 编 码 属 于 字 形 编 码 型, 其 汉 字 的 编 码 方 案 是 采 用 字 根 拼 形 输 入 方 案, 其 特 点 是 : 编 码 简 单, 科 学 地 使 用 仅 30 种 字 根 来 组 成 字 或 词 组, 易 学 易 记, 重 码 少, 输 入 速 度 快 五 笔 字 型 处 理 规 律 五 笔 字 型 编 码 的 主 要 思 想 是 根 据 汉 字 的 结 构 规 律, 其 基 本 的 组 字 单 位 是 字 根 字 根 是 由 若 干 笔 画 构 成 的 相 对 不 变 的 结 构, 而 且 大 多 数 的 字 根 是 由 汉 字 的 偏 旁 部 首 衍 变 而 成 字 根 按 一 定 的 位 置 关 系 经 过 拼 形 组 合 便 构 成 了 汉 字 能 拼 形 组 合 出 常 用 字 的 字 根, 称 为 基 本 字 根, 它 们 按 一 定 的 结 构 规 律 被 安 排 在 25 个 英 文 字 母 键 位 上, 形 成 了 字 根 键 位 表 1. 汉 字 的 三 个 层 次 笔 画 字 根 单 字 是 汉 字 的 三 个 层 次, 以 基 本 的 字 根 为 单 位 来 组 字 编 码 拼 形 输 入 汉 字, 这 就 是 五 笔 字 型 的 基 本 出 发 点 (1) 笔 画 汉 字 是 由 字 根 组 成 的, 而 字 根 则 由 笔 画 构 成 笔 画 是 构 成 汉 字 的 最 小 单 位, 在 书 写 汉 字 时, 笔 画 是 指 一 次 不 间 断 地 连 续 书 写 而 成 的 线 条 汉 字 的 笔 画, 按 书 写 顺 序 分 为 五 种 类 型, 分 别 为 : 横 竖 撇 捺 折, 如 表 3-1 所 示 表 3-1 汉 字 的 五 种 笔 画 字 母 代 号 笔 画 代 号 笔 画 名 称 书 写 方 向 笔 画 及 其 变 形 G 1 横 左 右 一 H 2 竖 上 下 丨 T 3 撇 右 上 左 下 丿 Y 4 捺 左 上 右 下 丶 N 5 折 转 折 乙 按 照 笔 画 的 划 分, / 属 于 横 笔 类 ; 属 于 竖 笔 类 ; 丶 属 于 捺 笔 类 ; 而 所 有 一 笔 带 过 去 连 续 的 归 并 为 折 笔 类 乙 (2) 字 根 字 根 是 由 若 干 笔 画 构 成 的 相 对 不 变 的 结 构, 在 五 笔 字 型 方 案 中, 把 组 字 能 力 最 强 日 常 使 用 最 多 的 29

35 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 汉 字 的 字 根 称 为 基 本 字 根 五 笔 字 型 方 案 中 共 优 选 出 130 种 字 根 作 为 其 基 本 字 根, 在 这 130 种 字 根 中, 基 本 上 是 选 用 传 统 汉 字 的 偏 旁 部 首 但 也 选 择 了 一 些 不 属 于 偏 旁 部 首 的 笔 画 结 构 作 为 字 根 优 选 出 的 这 130 种 字 根 是 组 字 的 基 本 依 据, 按 照 其 起 笔 的 代 号, 并 考 虑 键 位 设 计 的 需 要, 分 为 五 大 区, 每 区 分 为 五 个 位, 命 名 为 区 号 位 号, 以 共 5 个 代 码 组 成, 这 就 是 五 笔 字 型 汉 字 编 码 方 案 的 字 根 键 位 表, 如 图 3-1 所 示, 将 其 归 并 在 键 盘 的 25 个 英 文 字 母 (A-Y) 键 位 上, 分 成 5 大 区, 每 区 分 成 5 个 位, 每 位 由 2-7 个 字 根 组 成 五 笔 字 型 字 根 助 记 词 如 图 3-2 所 示 图 3-1 图 3-2 键 位 表 的 特 点 1 区 : 横 区, 共 有 27 种 字 根, 其 第 一 笔 为 横 笔 开 始, 分 王 土 大 木 工 五 个 位 ; 2 区 : 竖 区, 共 有 23 种 字 根, 其 第 一 笔 为 竖 笔 开 始, 分 目 日 口 田 山 五 个 位 ; 3 区 : 撇 区, 共 有 29 种 字 根, 其 第 一 笔 为 撇 笔 开 始, 分 禾 白 月 入 金 五 个 位 ; 4 区 : 捺 区, 共 有 23 种 字 根, 其 第 一 笔 为 捺 笔 开 始, 分 言 立 水 火 之 五 个 位 ; 5 区 : 折 区, 共 有 28 种 字 根, 其 第 一 笔 为 折 笔 开 始, 分 已 子 女 又 纟 五 个 位 区 号 与 位 号 之 间 的 联 系 例 如,54 表 示 第 5 区 第 4 位 ;32 位 表 示 第 3 区 第 2 位 字 根 键 位 表 的 记 忆 方 法 1 熟 记 字 根 助 记 词 字 根 助 记 词 是 记 忆 字 根 键 位 分 配 表 的 最 好 方 法, 因 此, 首 先 要 背 熟 它 2 熟 悉 26 个 英 文 字 母 键 的 排 列 位 置, 如 图 3-3 所 示 3 先 记 五 种 单 笔 画 在 键 盘 上 的 位 置, 如 G( 一 ) T( 丿 ) H( 丨 ) Y( 丶 ) N( 乙 ) 4 只 要 熟 悉 英 文 字 母 的 排 列 位 置, 便 可 找 出 记 忆 字 根 的 一 些 规 律, 如 在 G 键 位 上 为 字 根 一, 它 的 隔 壁 键 F 键 位 的 字 根 为 二,D 键 位 的 字 根 为 三, 其 余 类 推 30

36 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 5 方 框 L 囗 上 框 B 凵 下 框 M 冂 左 框 N 右 框 A 匚 6 常 用 的 偏 旁 部 首 图 3-3 (3) 单 字 单 字 由 基 本 字 根 经 组 合 叠 加 而 成 如, 汉 由 氵 又 字 根 组 成, 能 字 由 厶 月 匕 匕 字 根 组 成 2. 汉 字 的 三 种 字 型 根 据 构 成 汉 字 的 各 字 根 之 间 的 位 置 关 系, 可 把 所 有 汉 字 分 为 三 种 类 型, 如 表 3-2 所 示 表 3-2 汉 字 字 型 表 笔 画 代 号 字 型 字 例 1 左 右 汉 湘 结 封 2 上 下 字 莫 花 华 3 杂 合 困 凶 这 乘 本 天 且 (1) 左 右 型 ( 代 号 为 1) 字 根 与 字 根 之 间 有 一 定 的 间 距 如 : 肚 胡 理 胆 咽 冲 柱 侧 别 谈 轻 难 例 (2) 上 下 型 ( 代 号 为 2) 字 根 与 字 根 之 间 有 一 定 的 间 距 如 : 字 节 严 导 员 显 若 苦 意 想 花 架 复 (3) 杂 合 型 ( 代 号 为 3) 除 左 右 型 上 下 型 之 外 的 汉 字 如 : 团 国 因 固 斗 头 习 飞 末 夹 未 这 进 3. 汉 字 的 结 构 分 析 基 本 字 根 组 成 汉 字 时, 按 照 它 们 之 间 的 位 置 关 系 可 分 为 四 种 类 型 : (1) 单 : 指 基 本 字 根 本 身 单 独 成 为 一 个 汉 字 如 : 口 木 山 田 马 雨 尸 (2) 散 : 指 基 本 字 根 之 间 以 一 定 的 间 距 构 成 汉 字 如 : 仇 字 如 汉 没 吕 足 想 它 们 之 中 有 左 右 上 下 杂 合 之 分, 从 而 形 成 了 三 种 不 同 的 字 形, 当 对 汉 字 提 取 左 右 上 下 杂 合 型 的 字 型 信 息 时, 正 是 以 字 根 之 间 这 种 散 的 关 系 为 前 提 的, 由 字 根 这 种 散 根 拼 合 形 成 的 字, 称 为 散 根 结 构 (3) 连 : 指 基 本 字 根 连 一 单 笔 或 带 点 结 构 ( 属 于 杂 合 型 ) 如 : 自 义 产 生 才 不 且 久 千 斥 夭 乏 其 中, 单 笔 画 可 连 上 或 连 下, 如 丿 下 连 目 形 成 自, 而 丿 下 连 十 形 成 千, 月 下 连 一 形 成 且, 这 种 情 况 下 的 字 根 与 单 笔 画 之 间 不 能 当 作 散 的 关 系 31

37 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 连 的 另 一 种 情 况 是 带 点 结 构, 如 : 勺 术 户 斥 叉 主 等 字 中 的 点, 近 也 可, 稍 远 也 可, 连 也 可, 不 连 也 可, 为 了 使 问 题 简 化, 王 码 五 笔 规 定, 一 个 基 本 字 根 之 前 或 之 后 的 孤 立 点, 一 律 视 作 是 与 基 本 字 根 相 连 的 因 此, 一 切 基 本 字 根 连 一 单 笔 画 或 带 点 结 构 所 形 成 的 汉 字, 都 是 不 能 分 作 为 几 个 保 持 一 定 距 离 的 部 分 的 所 以, 在 判 断 这 一 类 汉 字 的 字 型 时, 它 们 不 可 能 是 左 右 型 或 上 下 型, 而 只 能 是 属 于 杂 合 型 (4) 交 : 指 基 本 字 根 相 交 叉 的 汉 字 如 : 里 未 末 申 朱 失 史 东 乐 无 中 本 农 击 牛 夫 基 本 字 根 相 交 叉 如 : 申 字 由 日 丨 中 字 由 口 丨 本 字 由 木 一 里 字 由 日 土 夫 字 由 二 人 相 交 叉 而 成 五 笔 字 型 输 入 法 五 笔 字 型 是 由 四 位 编 码 组 成 一 个 汉 字 ( 一 个 汉 字 对 应 四 位 编 码 ), 输 入 时 要 采 用 小 写 字 母 在 汉 字 操 作 系 统 中, 共 有 6763 个 汉 字 五 笔 字 型 编 码 遵 从 人 们 的 习 惯 书 写 顺 序, 以 基 本 字 根 为 单 位 组 字 编 码, 其 取 码 原 则 为 : 五 笔 字 型 均 直 观, 依 照 笔 顺 把 码 编 ; 键 名 汉 字 打 四 下, 基 本 字 根 请 照 搬 一 二 三 末 取 四 码, 顺 序 拆 分 大 优 先 ; 不 足 四 码 要 注 意, 交 叉 识 别 补 后 边 五 笔 字 型 拆 分 取 码 的 五 项 规 则 : 1 按 书 写 顺 序, 从 左 到 右, 从 上 到 下, 从 外 到 内 取 字 根 编 码 2 以 基 本 的 字 根 为 单 位 取 码 3 字 根 数 大 时, 按 一 二 三 末 取 字 根 编 码, 最 多 取 四 个 字 根 编 码 4 单 体 结 构 拆 分 取 大 优 先 5 字 根 数 不 足 四 个 时, 要 加 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 1. 键 位 表 以 内 的 汉 字 (1) 键 名 每 键 位 最 左 上 角 的 字 根 是 键 名, 键 名 是 一 组 组 字 频 度 较 高, 而 形 体 上 又 有 一 定 代 表 性 的 字 根, 它 们 中 的 大 多 数 本 身 就 是 一 个 汉 字 其 编 码 是 : 该 键 打 4 次 即 可 如 : 王 (GGGG) 目 (HHHH) 禾 (TTTT) (2) 单 笔 画 单 笔 画 是 指 五 笔 字 型 中 的 五 种 基 本 笔 画, 其 编 码 是 : 该 键 打 2 次, 再 打 2 个 L 即 可 如 : 一 (GGLL) 丨 (HHLL) (3) 成 字 字 根 在 字 根 表 里 指 除 键 名 单 笔 画 外, 其 余 为 可 读 出 来 的 字 根 ( 本 身 是 一 个 汉 字 ), 称 之 为 成 字 字 根, 其 编 码 是 : 键 名 代 码 + 首 笔 代 码 + 次 笔 代 码 + 末 笔 ( 如 不 够 4 个 编 码 时 用 空 格 键 代 替 ) 如 : 文 ( 文 丶 一 丶 ) 丁 ( 丁 一 丨 ) 车 ( 车 一 乙 丨 ) 32

38 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 2. 键 位 表 以 外 的 汉 字 ( 单 字 ) 单 字 是 指 除 键 名 汉 字 和 成 字 字 根 以 外 的 其 他 所 有 汉 字, 它 们 在 键 位 上 是 看 不 到 的, 而 是 通 过 键 位 上 的 基 本 字 根 组 合 而 成 其 取 码 分 为 : (1) 足 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 取 其 第 一 二 三 四 字 根 编 码 如 : 能 ( 厶 月 匕 匕 ) 量 ( 日 一 日 土 ) (2) 超 过 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 取 其 第 一 二 三 最 末 字 根 编 码 如 : 概 ( 木 彐 厶 儿 ) 暨 ( 彐 厶 匚 一 ) (3) 不 足 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 除 取 其 字 根 编 码 外, 要 加 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 3. 汉 字 图 形 的 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 汉 字 是 一 种 图 形 文 字, 字 根 是 构 成 图 形 的 基 本 单 位, 这 些 基 本 单 位 有 一 定 的 位 置 关 系, 两 个 相 同 的 字 根 位 置 不 同, 构 成 的 汉 字 也 不 同 如, 同 一 键 位 如 何 区 别 : 叭 ( 口 八 ) ( 此 处 的 4 是 指 末 笔 代 码,1 是 指 字 型 代 码 ), 叭 (KWY) 只 ( 口 八 ) ( 此 处 的 4 是 指 末 笔 代 码,2 是 指 字 型 代 码 ), 只 (KWU) 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 如 表 3-3 所 示 表 3-3 末 笔 字 型 识 别 码 左 右 型 1 上 下 型 2 杂 合 型 3 横 1G 11G 12F 13D 竖 2H 21H 22J 23K 撇 3T 31T 32R 33E 捺 4Y 41Y 42U 43I 折 5N 51N 52B 53V 末 笔 画 的 规 定 (1) 包 围 型 汉 字 的 末 笔, 规 定 取 其 被 包 围 那 一 部 分 的 最 后 一 笔 为 末 笔 如 : 国 末 笔 为 丶, 而 不 是 一, 拆 成 ( 囗 王 丶 43), 编 码 为 (LGYI) (2) 对 于 字 根 九 刀 力 匕, 末 笔 为 乙 如 : 化 末 笔 为 乙, 而 不 是 丿, 拆 成 ( 亻 匕 51), 编 码 为 (WXN) 拆 分 原 则 (1) 能 连 不 交 能 按 连 的 关 系 拆 分 就 不 要 按 相 交 的 关 系 拆 分 如 : 于 ( 一 十 )( 二 丨 ) 天 ( 一 大 )( 二 人 ) 33

39 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (2) 取 大 优 先 按 书 写 顺 序, 每 次 拆 出 尽 可 能 大 的 字 根 (3) 能 散 不 连 能 按 散 的 关 系 拆 出 就 不 要 按 连 的 关 系 拆 分 (4) 兼 顾 直 观 如 : 产 ( 立 丿 )( 六 厂 ) 简 码 输 入 为 提 高 汉 字 的 输 入 速 度, 五 笔 字 型 除 设 计 了 全 码 外, 还 设 计 了 简 码 (1) 一 级 简 码 ( 高 频 字 共 25 个 汉 字 ) 25 个 键 位, 每 键 打 一 次, 再 加 上 一 个 空 格 即 可, 五 笔 字 型 将 这 25 个 键 赋 予 25 个 使 用 频 率 最 高 的 高 频 字 (2) 二 级 简 码 (625 个 汉 字 ) 二 级 简 码 由 单 字 的 前 两 个 字 根 组 成, 取 码 时, 每 个 汉 字 只 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码, 再 加 上 一 个 空 格 如 : 根 ( 木 彐 ) 量 ( 日 一 ) (3) 三 级 简 码 (4400 个 汉 字 ) 三 级 简 码 由 单 字 的 前 面 三 个 字 根 组 成, 取 码 时, 每 字 只 取 其 前 面 3 个 字 根 编 码, 再 加 上 一 个 空 格 通 常, 只 要 一 个 汉 字 的 前 三 个 字 根 码 在 整 个 编 码 体 系 中 是 惟 一 的, 一 般 都 选 为 三 级 简 码 三 级 简 码 总 共 有 4400 个 汉 字 对 于 三 级 简 码 的 输 入 而 言, 它 并 没 有 减 少 总 的 击 键 次 数, 但 由 于 省 略 了 最 后 一 个 字 根 或 末 笔 交 叉 识 别 码 的 判 断, 故 也 可 达 到 提 高 输 入 速 度 的 目 的 如 : 华 ( 亻 匕 十 ) 微 ( 彳 山 一 ) (4) 全 码 取 足 四 个 字 根 编 码 的 汉 字 为 全 码 汉 字 词 组 输 入 (1) 双 字 词 ( 重 点 训 练 ) 每 字 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码 如 : 教 师 ( 土 丿 刂 一 ) 广 州 ( 广 丶 丶 丿 ) (2) 三 字 词 第 一 二 个 汉 字 取 其 前 面 第 1 个 字 根 编 码, 最 后 一 个 汉 字 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码 如 : 广 州 市 ( 丶 丶 亠 冂 ) 上 海 市 ( 上 氵 亠 冂 ) (3) 四 字 根 每 个 汉 字 取 其 前 面 第 1 个 字 根 编 码 如 : 经 济 管 理 ( 纟 氵 竹 王 ) (4) 多 字 词 取 第 一 二 三 及 最 末 汉 字 前 面 第 1 个 字 根 的 编 码 如 : 四 个 现 代 化 ( 四 人 王 亻 ) 王 码 电 脑 公 司 软 件 中 心 ( 王 石 日 心 ) 34

40 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 Z 键 的 作 用 在 五 笔 字 型 字 根 键 位 表 中 只 使 用 了 25 个 英 文 字 母 键 (A-Y), 剩 下 Z 键 没 有 用 上, 在 此 它 被 用 于 易 学 键, 当 对 键 盘 字 根 不 太 熟 悉 或 对 某 一 汉 字 的 拆 分 难 以 确 定 时, 可 用 Z 键 来 代 替, 如 : 身 拆 成 丿 ZZ 丿 (TZZT) 难 拆 字 举 例 帮 (DTBH) 交 (UQU) 余 (WTU) 狗 (QTQK) 埔 (FGEY) 藏 (ADNT) 所 (RNRH) 片 (THGN) 予 (CBJ) 追 (WNNP) 改 (NTY) 越 (FHAT) 东 (AII) 乐 (QII) 敝 (UMIT) 曹 (GMAJ) 遭 (GMAP) 场 (FNRT) 民 (NAY) 离 (YBMC) 专 (FNYI) 身 (TMDT) 且 (EGD) 不 (GII) 拳 (UDRJ) 太 (DYI) 心 (NYNY) 鸟 (QYNG) 段 (WDMC) 永 (YNII) 临 (JTYJ) 软 (LQWY) 饭 (QNRC) 服 (EBCY) 载 (FALK) 默 (LFOD) 梁 (IVWS) 辨 (UYTU) 夜 (YWTY) 年 (RHFK) 啤 (KRTF) 凸 (HGMG) 凹 (MMGD) 黎 (TQTI) 棒 (SDWH) 桃 (SIQN) 张 (XTAY) 制 (RMHJ) 滴 (IUMD) 判 (UDJH) 卷 (UDBB) 喝 (KJQN) 成 (DNNT) 龙 (DXV) 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 切 换 输 入 法 可 使 用 ( ) 键 A.Ctrl+Alt B.Ctrl+Shift C.Alt+Shift D.Ctrl+ 空 格 二 基 础 题 1. 汉 字 的 三 个 层 次 是 和 2. 按 照 汉 字 之 间 的 位 置 关 系 可 分 为 和 3. 汉 字 的 拆 分 原 则 是 和 三 思 考 题 1. 目 前 常 用 的 文 字 输 入 法 有 几 种? 试 比 较 它 们 的 优 缺 点 2. 在 五 笔 字 型 输 入 法 中,Z 键 的 作 用 是 什 么? 3. 什 么 是 正 确 打 字 姿 势? 四 上 机 操 作 1. 键 盘 指 法 综 合 练 习 在 完 成 9 个 部 分 键 盘 字 符 练 习 后, 即 可 进 行 英 文 字 母 的 综 合 指 法 练 习 手 指 应 按 要 求 分 布 在 基 准 键 的 相 应 键 位 上 对 于 基 准 键 以 外 的 其 他 键, 击 打 完 后, 应 立 即 回 到 基 准 键 的 键 位 上, 这 是 对 初 学 者 最 基 35

41 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 本 的 要 求, 其 目 的 是 经 过 多 次 的 严 格 训 练 后, 使 初 学 者 能 够 正 确 和 熟 练 地 掌 握 好 基 准 键 和 其 他 各 键 范 围 的 距 离 和 位 置 POP Server: This is the name of your mail server where you get your mail from. You can either put its name or Ip address in this field. If you are unsure of your Pop server contact your Internet Service Provider. The POP Server is also known as Incoming mail server. Leave Mail on Server: By checking this you will leave a copy of your mail on the POP3 mail server. This option allows you to get the same mail at your office and at home. POP Username: is the name that your Internet Service Provider gave you to receive mail with. Some Internet Service Providers call this the POP Account. If you are unsure of your POP3 Username contact your Internet Service Provider. 2. 数 字 键 盘 综 合 练 习 * 输 入 法 练 习 试 用 五 笔 输 入 法 输 入 下 面 的 一 篇 文 章 有 人 说, 名 字 不 过 符 号 而 已, 没 有 多 大 意 义 在 纸 面 上 拥 护 这 一 说 者 颇 多, 可 是 他 们 自 己 也 还 是 使 用 着 精 心 结 构 的 笔 名 当 然 这 不 过 是 人 情 之 常 谁 不 愿 意 出 众 一 点? 即 使 在 理 想 化 的 未 来 世 界 里, 公 民 全 都 像 囚 犯 一 般 编 上 号 码, 除 了 号 码 之 外 没 有 其 他 的 名 字, 每 一 个 数 目 字 还 是 脱 不 了 它 独 特 的 韵 味 三 和 七 是 俊 俏 的, 二 就 显 得 老 实 张 恨 水 的 秦 淮 世 家 里, 调 皮 的 姑 娘 叫 小 春, 二 春 是 她 的 朴 讷 的 姊 姊 夜 深 沉 里 又 有 忠 厚 的 丁 二 和, 谨 愿 的 田 二 姑 娘 符 号 运 动 虽 不 能 彻 底 推 行, 不 失 为 一 种 合 理 化 的 反 响, 因 为 中 国 人 的 名 字 实 在 是 过 于 复 杂 一 下 地 就 有 乳 名 从 前 人 的 乳 名 颇 为 考 究, 并 不 像 现 在 一 般 用 囡 囡 宝 宝 来 搪 塞 乳 名 是 大 多 数 女 人 的 惟 一 的 名 字, 因 为 既 不 上 学, 就 用 不 着 堂 皇 的 学 名, 而 出 嫁 之 后 根 本 就 失 去 了 自 我 的 存 在, 成 为 张 门 李 氏 了 关 于 女 人 的 一 切, 都 带 点 秘 密 性 质, 因 此 女 人 的 乳 名 也 不 肯 轻 易 告 诉 人 在 香 奁 诗 词 里 我 们 可 以 看 到, 新 婚 的 夫 婿 当 着 人 唤 出 妻 的 小 名, 是 被 认 为 很 唐 突 的, 必 定 要 引 起 她 的 娇 嗔 36

42 第 4 章 办 公 设 备 第 4 章 办 公 设 备 在 现 代 办 公 自 动 化 中, 电 脑 是 核 心 设 备, 而 传 真 机 打 印 机 复 印 机 等 则 是 必 不 可 少 的 辅 助 设 备 它 们 在 日 常 办 公 事 务 中 发 挥 着 非 常 重 要 的 作 用, 有 助 于 工 作 的 协 调 和 沟 通 学 习 要 点 : 传 真 机 打 印 机 复 印 机 扫 描 仪 4.1 传 真 机 传 真 机 在 日 常 办 公 事 务 中 发 挥 着 非 常 重 要 的 作 用, 成 为 许 多 公 司 传 递 信 息 的 重 要 工 具, 通 过 它, 可 以 更 方 便 地 向 客 户 发 送 信 息 传 真 机 简 介 1. 传 真 机 外 观 及 功 能 传 真 机 的 外 观 如 图 4-1 所 示 图 4-1 传 真 机 主 要 由 受 话 器 导 纸 器 文 件 原 稿 入 口 文 件 原 稿 出 口 和 操 作 面 板 等 组 成 在 传 真 机 的 左 侧 还 有 一 个 音 量 调 节 开 关 ( 向 右 拨 动 调 节 钮 可 以 使 免 提 的 音 量 增 大 ) 蜂 鸣 器 音 量 开 关 ( 其 上 有 三 个 选 择 位 置 :OFF M H 其 中,OFF 表 示 音 量 处 于 关 闭 状 态 ;M 表 示 音 量 处 于 中 间 状 态 ;H 表 示 蜂 鸣 器 音 量 最 大 ) 其 OFF 旁 边 还 有 一 个 受 话 器 插 座 在 接 电 源 电 缆 的 一 侧 还 有 一 个 电 话 插 座 和 外 接 电 话 插 座 可 以 在 传 真 机 背 后 的 外 接 插 座 上 连 接 外 接 电 话 或 应 答 机 器 操 作 面 板 中 各 部 分 如 图 4-2 所 示, 其 中 各 部 分 的 具 体 功 能 如 表 4-1 所 示 37

43 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 号 码 库 自 动 / 手 动 功 能 设 置 应 答 应 答 错 误 自 动 精 细 度 对 比 度 单 独 拨 号 快 速 拨 号 音 频 停 止 重 拨 / 暂 保 留 免 提 开 始 复 印 图 4-2 表 4-1 传 真 机 各 功 能 键 的 作 用 1 应 答 键 按 该 键 将 接 收 模 式 设 置 在 应 答 状 态 2 应 答 灯 当 传 真 机 设 置 在 应 答 接 收 模 式 时 点 亮 3 错 误 灯 当 通 信 发 生 错 误 时 点 亮 4 自 动 灯 当 传 真 机 设 置 在 自 动 接 收 模 式 时 点 亮 5 显 示 屏 显 示 日 历 / 时 间 操 作 指 引 和 机 器 状 态 等 6 号 码 库 键 按 该 键 再 次 拨 出 号 码 库 存 储 的 电 话 号 码 7 自 动 / 手 动 键 按 该 键 在 自 动 接 收 模 式 及 手 动 接 收 模 式 两 者 间 进 行 切 换 8 功 能 键 按 该 键 选 择 各 种 功 能 9 设 置 键 按 该 键 确 定 选 择 10 对 比 度 键 按 该 键 选 择 对 比 度 11 精 细 度 键 按 该 键 选 择 精 细 度 12 停 止 键 按 该 键 终 止 传 送 / 接 收 / 复 印 或 关 闭 错 误 灯 按 该 键 取 消 各 种 设 置 / 拨 号 功 能 及 移 去 已 设 置 在 文 件 原 稿 托 架 上 的 文 件 原 稿 13 复 印 键 按 该 键 进 行 复 印 14 开 始 键 按 该 键 开 始 传 送 或 开 始 手 动 接 收 15 数 字 键 按 该 键 进 行 传 真 号 / 电 话 拨 号 及 切 换 各 种 功 能 16 重 拨 / 暂 停 键 1. 按 该 键 重 拨 最 后 一 次 被 输 入 的 号 码 2. 按 该 键 在 两 个 拨 出 的 号 码 之 间 插 入 停 顿 符 17 免 提 键 可 以 在 不 使 用 受 话 器 的 情 况 下 进 行 电 话 监 听 18 保 留 键 暂 时 终 止 通 话 1. 用 这 8 个 键 可 以 存 储 经 常 使 用 的 号 码 19 单 触 拨 号 键 2. 同 样 可 用 于 设 置 :[5]: ( 使 光 标 向 左 移 动 );[6] ( 使 光 标 向 右 移 动, 在 输 入 名 称 时, 与 输 入 键 有 同 样 的 作 用 ) 20 音 频 键 按 该 键 将 脉 冲 拨 号 模 式 切 换 到 音 频 拨 号 模 式 21 快 速 拨 号 键 按 该 键 使 用 快 速 拨 号 38

44 第 4 章 办 公 设 备 2. 连 接 电 话 线 及 电 源 电 话 线 及 电 源 的 连 接 可 以 用 图 4-3 来 表 示 电 源 插 座 EXT.TEL LINE HANDSET 图 4-3 具 体 的 连 接 过 程 如 下 : (1) 将 电 话 受 话 器 软 线 插 入 HANDSET 插 座, 即 受 话 器 插 座 (2) 用 附 带 的 电 话 软 线 将 电 话 线 路 与 LINE 插 座 ( 电 话 线 插 座 ) 连 接 注 意 : 请 勿 将 传 真 机 与 其 他 通 信 设 置 共 用 一 条 电 话 线 路, 否 则 会 影 响 传 真 机 的 正 常 功 能 (3) 将 传 真 机 的 电 缆 插 入 电 源 插 座 请 将 电 源 插 座 安 装 在 便 于 安 装 和 靠 近 传 真 机 的 地 方 (4) 其 他 外 接 电 话 或 应 答 机 器 可 用 电 话 软 线 连 接 在 传 真 机 的 EXT.TEL 插 座 ( 外 接 电 话 插 座 ) 上 注 意 : 或 杂 音, 影 响 传 真 机 的 操 作 在 闪 电 期 间, 请 不 要 进 行 电 话 线 路 的 连 接 工 作 除 非 电 话 线 插 座 是 为 潮 湿 环 境 特 别 设 计 的, 否 则 请 不 要 将 电 话 线 插 座 安 装 在 潮 湿 的 环 境 中 除 非 电 话 线 与 网 络 处 于 分 离 状 态, 否 则 请 不 要 触 及 电 话 软 线 的 破 损 部 分 或 端 子 部 分 3. 安 装 记 录 纸 安 装 记 录 纸 的 具 体 步 骤 如 下 : (1) 打 开 操 作 面 板 (2) 按 下 开 启 按 钮 打 开 操 作 面 板 (3) 将 纸 卷 按 正 确 的 方 向 安 装 到 位 (4) 拉 着 记 录 纸 端 拉 出 记 录 纸, 使 其 离 记 录 纸 出 口 约 10cm (5) 按 住 操 作 面 板 左 右 两 端, 关 闭 操 作 面 板 (6) 掀 起 纸 端 将 其 撕 掉 39

45 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 4. 传 送 文 件 尺 寸 有 效 的 正 文 宽 度 和 有 效 厚 度 传 送 文 件 尺 寸 有 效 的 正 文 宽 度 分 别 如 图 4-4 图 4-5 图 4-6 和 图 4-7 所 示 图 4-4 表 示 传 送 文 件 的 最 大 尺 寸 ; 图 4-5 表 示 多 页 原 稿 的 最 小 尺 寸 ; 图 4-6 表 示 单 页 原 稿 的 最 小 尺 寸 ; 图 4-7 表 示 有 效 的 正 文 宽 度 文 件 原 稿 的 有 效 厚 度 标 准 是 : 若 是 一 份 文 件, 每 页 的 厚 度 为 0.05~0.15mm; 若 是 由 多 页 组 成 的 文 件, 其 每 页 的 厚 度 为 0.08~0.13mm 图 4-4 图 4-5 图 4-6 图 4-7 如 果 文 件 原 稿 大 小 或 小 于 上 面 指 定 的 尺 寸, 就 需 用 复 印 机 缩 小 或 扩 大 复 印, 用 复 印 件 作 为 传 真 的 文 件 原 稿 若 需 要 传 真 的 纸 张 太 薄 时, 也 可 以 用 复 印 机 复 印 后 再 传 真 或 者 把 需 传 真 的 纸 张 粘 贴 在 一 张 大 小 合 适 的 复 印 纸 上, 待 干 后 再 传 递 在 使 用 传 真 机 时 一 定 要 注 意 使 用 合 适 的 原 稿, 主 要 注 意 以 下 几 点 : 在 插 入 原 稿 前 要 使 墨 水 和 胶 水 干 燥 不 要 传 递 卷 曲 或 双 重 的 原 稿 去 除 原 稿 中 的 回 形 针 钉 书 钉 大 头 钉 等 当 文 件 是 碳 纸 蜡 纸 或 过 塑 纸, 请 先 复 印, 然 后 以 复 印 件 作 为 原 稿 不 要 使 用 厚 度 超 过 0.15mm 的 纸 金 属 片 或 布 料 作 为 原 稿 如 果 厚 度 超 过 0.15mm, 可 用 复 印 件 代 替 5. 热 敏 记 录 纸 的 使 用 热 敏 记 录 纸 对 热 敏 感 因 此 在 储 存 和 取 用 时 应 特 别 注 意 在 70 的 条 件 下, 热 敏 纸 会 逐 渐 变 色 当 不 使 用 热 敏 纸 时 不 能 使 其 暴 露 在 热 的 潮 湿 的 光 照 的 环 境 中, 应 将 其 存 储 于 阴 暗 凉 爽 干 燥 的 地 方, 而 且 要 避 免 将 其 放 置 在 有 热 源 的 地 方 一 旦 打 开 包 装 就 应 尽 快 使 用 ; 在 取 用 时 不 要 用 多 汗 的 手 接 触 热 敏 纸, 以 免 使 热 敏 纸 蘸 上 指 印 或 污 染 图 案 ; 也 不 要 用 手 来 回 摩 擦 热 敏 纸, 以 免 使 纸 因 为 摩 擦 而 变 色 另 外, 油 或 化 学 物 和 热 敏 纸 接 触 会 发 生 褪 色 的 现 象 因 此 只 能 用 水 溶 性 粘 合 剂 粘 合 ; 如 果 想 使 用 胶 带 粘 合, 建 议 使 用 双 面 胶 在 底 面 粘 合, 否 则 可 能 会 变 色 ; 要 使 用 聚 乙 烯 或 聚 酯 塑 料 箱 子 存 放 热 敏 纸, 而 不 能 使 用 PVC 塑 料 箱 ( 否 则 这 些 敏 感 材 料 将 使 热 敏 纸 褪 色 ); 不 能 把 已 经 复 合 好 的 热 敏 纸 和 重 氮 化 合 物 或 湿 式 图 片 等 堆 放 在 一 起 ( 不 然 会 使 热 敏 纸 褪 色 ); 热 敏 纸 接 触 酒 精 或 其 他 有 机 溶 剂 时 将 褪 色 6. 放 置 文 件 原 稿 放 置 文 件 原 稿 的 方 法 为 : 将 导 纸 器 调 整 到 原 稿 的 宽 度, 然 后 将 原 稿 文 字 面 朝 下 插 入 托 架 中, 原 稿 开 始 慢 慢 地 输 入 在 传 送 多 页 原 稿 时 请 将 原 稿 前 部 边 缘 对 齐 如 果 原 稿 小 于 5 张 ( 有 些 传 真 机 最 多 只 能 放 3 张 ), 可 同 时 放 入 文 件 原 稿 托 架 上, 当 原 稿 超 过 5 张 时, 可 在 第 一 个 五 张 纸 传 送 的 过 程 中 继 续 放 其 他 原 稿 40

46 第 4 章 办 公 设 备 传 真 机 的 使 用 前 面 讲 述 了 传 真 机 的 一 些 基 础 知 识, 下 面 对 传 真 机 的 使 用 进 行 详 细 讲 述 1. 手 动 传 送 手 动 传 送 类 似 打 电 话 后 传 真, 当 对 方 传 来 一 个 传 真 提 示 声 音 后, 传 真 机 自 动 开 始 发 送 传 真, 使 用 免 提 或 受 话 器 都 可 以 监 听 电 话 线 路 的 活 动 其 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 文 件 原 稿 有 内 容 的 一 面 向 下 放 置, 将 导 纸 器 的 宽 度 调 整 到 与 原 稿 的 宽 度 相 同 (2) 如 果 有 必 要 可 选 择 对 比 度 / 精 细 度 (3) 提 起 受 话 器 ( 或 按 免 提 键 ) (4) 拨 出 电 话 号 码 也 可 以 使 用 下 列 的 拨 号 方 法 : 单 触 拨 号 : 按 单 触 拨 号 键 (1-8), 内 容 需 要 预 先 设 置 快 速 拨 号 : 按 快 速 拨 号 键, 并 输 入 快 速 拨 号 号 码 (01-20), 内 容 需 要 预 先 设 置 号 码 库 拨 号 : 按 号 码 库 键 在 号 码 库 的 存 储 中 选 择 频 繁 使 用 的 20 个 号 码 中 的 一 个 号 码, 然 后 按 开 始 键 直 接 拨 号 : 用 数 字 键 直 接 拨 号 (5) 当 传 真 机 收 到 接 收 方 的 传 真 信 号 后, 自 动 开 始 传 送 如 果 接 收 方 有 人 接 电 话, 你 可 以 在 通 话 后 按 开 始 键 发 送 传 真 在 发 送 过 程 中, 可 以 按 停 止 键 中 断 传 真, 或 从 传 真 机 中 卸 除 原 稿 如 果 在 拨 号 中 发 生 错 误, 可 以 重 新 挂 起 和 提 起 受 话 器 ( 或 按 免 提 键 两 次 ), 然 后 重 新 输 入 正 确 的 号 码 (6) 挂 起 电 话 受 话 器 2. 自 动 传 送 在 不 使 用 受 话 器 或 免 提 键 的 情 况 下 也 可 以 发 送 传 真 在 不 使 用 受 话 器 或 免 提 键 的 情 况 下, 由 传 真 机 自 动 向 对 方 发 出 一 个 传 真 信 号, 叫 做 自 动 传 送 其 具 体 的 操 作 如 下 : (1) 将 文 件 原 稿 文 字 面 朝 下 放 置, 并 调 整 导 纸 器 的 宽 度 到 原 稿 宽 度 (2) 选 择 需 要 的 对 比 度 / 精 细 度 的 模 式 (3) 拨 电 话 号 码 其 中 的 拨 号 方 法 和 手 动 传 送 中 的 拨 号 方 法 一 样 (4) 当 电 话 线 路 连 接 后, 开 始 自 动 传 送 提 示 : 不 管 手 动 传 送 还 是 自 动 传 送, 如 果 接 收 方 的 传 真 机 有 设 置 名 称 / 号 码, 就 会 显 示 在 你 的 传 真 机 的 显 示 屏 上 如 果 遇 到 线 路 繁 忙 或 无 应 答, 传 真 机 会 自 动 重 拨 该 号 码 两 次 按 停 止 键 可 中 断 传 送 或 卸 除 原 稿 如 果 您 拨 号 时 发 生 错 误, 请 按 停 止 键, 然 后 再 输 入 正 确 的 号 码 3. 定 时 传 送 传 真 机 可 以 设 置 定 时 传 送, 定 时 的 开 始 时 间 可 设 定 在 未 来 24 小 时 之 内, 使 用 定 时 功 能 可 向 一 个 目 的 地 发 送 多 达 5 张 传 真 其 具 体 的 操 作 如 下 : 41

47 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (1) 将 文 件 原 稿 文 字 朝 下 放 置, 调 整 导 纸 器 宽 度 到 原 稿 宽 度 ; (2) 选 择 你 需 要 的 对 比 度 / 精 细 度 模 式 ; (3) 按 功 能 键 3 次 再 按 设 置 键 ; (4) 用 数 字 键 输 入 预 定 开 始 时 间 ( 预 定 开 始 时 间 必 须 要 用 24 小 时 制 输 入 ); (5) 按 设 置 键, 输 入 传 真 号 码 ; (6) 按 设 置 键, 这 时 会 响 起 一 个 连 续 信 号 4. 重 拨 (1) 自 动 重 拨 当 自 动 传 送 因 线 路 繁 忙 ( 或 无 应 答 ) 而 告 失 败 时, 传 真 机 会 重 拨 该 号 码 两 次 这 时 显 示 屏 显 示 : WAITING REDIAL 这 时 传 真 机 的 运 行 程 序 是 : 拨 号 忙 音 自 动 拨 号 忙 音 自 动 拨 号 忙 音 开 始 传 送 开 始 传 送 按 重 拨 / 暂 停 键 继 续 重 拨 如 果 原 稿 被 卸 除, 自 动 重 拨 自 行 取 消 传 真 机 设 置 两 次 ( 在 定 时 传 送 时, 每 个 号 码 拨 3 次 ) 自 动 重 拨, 每 隔 3 分 钟, 可 使 用 功 能 开 关 改 变 这 些 设 置 (2) 手 动 重 拨 只 需 按 重 拨 / 暂 停 键 即 可 重 拨 该 号 码 5. 接 收 (1) 选 择 接 收 方 式 传 真 机 提 供 了 3 种 接 收 模 式 : 自 动 手 动 和 应 答 按 手 动 / 自 动 键 可 以 在 自 动 和 手 动 两 个 模 式 之 间 切 换, 当 你 选 择 了 自 动 模 式 时, 自 动 灯 亮 按 应 答 键, 设 置 应 答 模 式 若 设 置 应 答 模 式, 就 没 有 必 要 设 置 手 动 / 自 动 键 再 按 应 答 键 关 闭 应 答 模 式, 传 真 机 恢 复 到 原 来 设 定 的 模 式 (2) 自 动 模 式 在 自 动 模 式 中 自 动 接 收 传 真 在 传 真 或 外 界 电 话 不 进 行 操 作 的 情 况 下, 通 过 电 话 线 路 可 接 收 传 真 自 动 模 式 使 单 一 线 路 的 用 户 在 一 个 电 话 号 码 的 情 况 下, 既 可 接 收 传 真 又 可 接 听 电 话 当 你 拥 有 一 条 专 用 的 传 真 电 话 线 时, 可 选 择 该 模 式 用 户 可 用 响 铃 时 间 设 置 功 能, 对 响 铃 时 间 重 新 设 置 当 传 真 机 处 在 自 动 模 式 状 态, 在 电 话 线 路 连 接 前 响 铃 3 次, 如 果 没 有 对 话 框 进 行 应 答, 在 电 话 线 路 连 接 好 后, 传 真 机 响 起 正 式 的 模 拟 铃 声 两 种 铃 声 的 先 后 次 序 和 铃 声 的 次 数 可 由 用 户 设 定 (3) 手 动 模 式 如 果 用 户 的 传 真 机 主 要 用 于 传 真 传 送, 并 且 希 望 由 你 来 控 制 传 真 接 收, 请 选 用 该 模 式 一 切 传 真 都 要 经 用 户 应 答 电 话 之 后 才 可 以 接 收 (4) 应 答 模 式 当 用 户 外 出 时, 希 望 传 真 机 同 时 自 动 接 收 传 真 和 留 言, 请 选 择 该 模 式 42

48 第 4 章 办 公 设 备 所 有 的 传 真 电 话 由 外 接 的 电 话 应 答 机 器 管 理 6. 自 动 接 收 模 式 当 有 电 话 拨 入 时, 传 真 机 在 铃 声 响 过 3 次 后, 连 接 电 话 线 路 当 来 电 是 某 一 自 动 传 真 时, 传 真 机 检 测 到 信 号 后 开 始 接 收 ; 无 论 这 时 的 来 电 是 电 话 或 手 动, 传 真 机 均 会 根 据 功 能 开 关 的 设 置 而 切 换 到 自 动 接 收 模 式 7. 手 动 接 收 模 式 当 设 置 在 手 动 模 式 时, 传 真 机 的 铃 声 就 像 电 话 铃 声 一 样, 当 有 电 话 拨 入 时, 传 真 机 和 外 接 电 话 机 的 铃 声 响 起, 直 到 你 接 听 电 话 为 止 如 果 是 传 真, 需 由 你 来 启 动 传 真 机 进 行 接 收 当 传 真 机 的 铃 声 响 起 时 提 起 受 话 器, 如 果 来 电 是 电 话, 经 过 通 话 即 可 ; 如 果 通 话 双 方 在 通 话 后 想 发 送 传 真, 当 你 按 开 始 键 时, 对 方 在 听 到 传 真 信 号 后 传 送 传 真 ; 如 果 来 电 是 传 真, 当 你 听 到 了 传 真 的 信 号 音, 传 真 机 将 自 动 接 收 传 真 如 果 电 话 线 路 噪 音 太 大 或 54 号 功 能 开 关 设 置 在 [00] 时, 你 可 能 需 要 按 开 始 键 开 始 接 收 该 功 能 开 关 在 出 厂 前 设 置 在 开 启 [01] 状 态, 挂 起 受 话 器 时 显 示 屏 显 示 :RECEIVING, 当 传 真 接 收 完 毕 后, 显 示 屏 将 显 示 日 期 和 时 间 如 果 你 在 传 真 机 的 外 接 电 话 上 接 听 了 传 真, 请 在 外 接 电 话 上 按 3 键 两 次, 启 动 传 真 机 接 收 传 真 传 真 的 发 送 1. 手 动 发 送 下 面 以 给 广 州 总 部 公 司 发 送 一 份 传 真 回 函 ( 号 码 为 ) 为 例, 具 体 步 骤 如 下 : (1) 把 要 传 真 的 稿 纸 放 在 导 纸 器 上 ( 有 文 字 一 方 朝 下 放 置 ), 调 整 导 纸 器 宽 度, 以 防 止 走 纸 过 程 中 纸 走 斜 而 卡 纸 (2) 拿 起 受 话 器 或 按 下 免 提 键, 拨 号 ( ) 后, 接 通 电 话 后, 若 有 人 接 听, 就 请 对 方 给 出 传 真 信 号 几 秒 钟 后, 本 地 传 真 机 接 收 到 对 方 的 传 真 信 号, 开 始 自 动 传 送 2. 自 动 发 送 其 操 作 如 下 : (1) 将 所 要 传 送 的 原 稿 反 向 放 置 在 导 纸 器 上 ; (2) 选 择 需 要 的 对 比 度 / 精 细 度 的 模 式 ; (3) 拨 电 话 号 码 ; (4) 当 电 话 线 路 接 通 后, 开 始 自 动 传 送 注 意 : 必 须 让 对 方 的 传 真 机 处 于 自 动 接 受 状 态 传 真 的 接 收 1. 手 动 接 收 其 操 作 如 下 : 43

49 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (1) 当 传 真 机 收 到 电 话 信 号 后, 拿 起 受 话 器 (2) 对 方 若 请 你 给 一 个 传 真 信 号 时, 你 可 以 按 下 开 始 键 发 出 信 号 ; (3) 当 传 真 机 在 送 出 传 真 纸 时, 即 可 放 下 受 话 器, 传 真 结 束 后 自 动 停 止 2. 自 动 接 收 只 要 把 你 的 传 真 机 面 板 上 的 自 动 键 按 一 次, 灯 亮 后 表 示 传 真 机 处 于 自 动 接 收 状 态, 只 要 对 方 拨 打 该 传 真 号 码 时, 线 路 接 通 后 振 铃 3 声 ( 可 自 行 设 置 振 铃 次 数 ) 后 无 人 接 听, 传 真 机 输 入 自 动 接 受 模 式, 给 出 信 号 开 始 自 动 接 受 传 真 机 除 了 可 以 直 接 与 电 话 连 接 外, 还 可 以 通 过 Modem 与 网 络 连 接 起 来, 进 行 网 上 传 真 的 收 发 但 网 络 传 真 的 收 发 还 存 在 安 全 性 等 众 多 的 问 题, 并 且 除 一 般 的 硬 件 配 置 外, 还 需 要 其 他 的 软 件 配 置, 在 此 就 不 多 述 4.2 打 印 机 打 印 机 是 电 脑 的 重 要 外 设 之 一, 自 从 20 世 纪 50 年 代 美 国 施 乐 公 司 推 出 第 一 台 商 用 打 印 机 以 来, 打 印 机 取 得 了 突 飞 猛 进 的 发 展 目 前 市 场 上 的 打 印 机 主 要 分 为 针 式 打 印 机 喷 墨 打 印 机 和 激 光 打 印 机 激 光 打 印 机 是 复 印 机 计 算 机 和 激 光 技 术 的 综 合 产 品, 由 于 其 打 印 质 量 好, 价 格 适 中, 被 广 泛 应 用 于 办 公 自 动 化, 在 此 以 激 光 打 印 机 为 例 进 行 介 绍 图 4-8 就 是 一 款 常 用 的 打 印 机 外 形 图 打 印 机 简 介 图 4-9~4-11 是 打 印 机 的 前 面 右 侧 和 背 面 左 侧 及 打 印 机 内 部 示 意 图 其 中 各 部 分 的 名 称 及 功 能 如 表 4-2 所 示 图

50 第 4 章 办 公 设 备 图 4-10 图 4-11 表 4-2 打 印 机 各 部 分 名 称 及 功 能 编 号 名 称 功 能 1 控 制 面 板 有 5 个 指 示 灯, 从 左 到 右 依 次 是 : 电 源 准 备 就 绪 卡 纸 多 功 能 纸 盘 状 态 和 标 准 纸 盘 状 态 ( 就 绪 灯 亮 为 进 纸 或 纸 张 就 绪 状 态, 就 绪 灯 灭 且 纸 盒 灯 闪 表 明 对 应 纸 盒 缺 纸 ) 2 多 功 能 纸 盒 装 纸 信 封 胶 片 灯 打 印 介 质 同 时 按 住 两 侧 凸 块 向 前 拉, 打 开 3 伸 展 纸 架 拉 开, 可 放 更 大 的 纸 4 纸 张 宽 度 导 板 按 纸 张 大 小 调 节 位 置, 将 纸 张 夹 紧 5 标 准 纸 盒 标 准 的 250 张 纸 盒, 可 装 B5-A4 纸 或 公 文 纸 6 顶 盖 按 下 此 按 钮, 打 印 机 顶 盖 弹 开 7 电 源 线 盖 板 扣 盖 板 前 端 的 突 出 块, 打 开 盖 板, 可 插 入 打 印 机 的 电 源 线 8 打 印 机 电 源 开 关 按 钮 控 制 打 印 机 电 源 开 关 9 通 风 孔 使 打 印 机 散 热 10 顶 盖 按 下 顶 盖 释 放 按 钮, 打 印 机 顶 盖 可 弹 开 11 顶 部 出 纸 盘 接 收 打 印 后 的 纸 12 后 出 纸 盘 接 收 打 印 机 后 的 纸 使 用 时, 向 后 推 上 沿 凹 槽 可 打 开 13 侧 面 板 14 并 行 端 口 打 印 信 息 输 入 口, 用 专 用 并 行 端 口 电 缆 插 入 此 端 口 与 计 算 机 连 接 15 清 洁 刷 用 于 清 洁 打 印 机 内 部 的 光 学 装 置 两 手 大 拇 指 和 食 指 捏 两 端 即 可 取 下 16 齿 轮 带 动 转 印 橡 皮 辊 转 动 17 纸 的 传 输 引 导 装 置 使 纸 在 打 印 机 中 平 整 光 滑 的 移 动 18 转 印 橡 皮 辊 将 碳 粉 转 送 到 待 印 纸 面 19 晒 鼓 盒 安 装 部 位 20 上 盖 支 架 打 开 的 上 盖 可 放 在 支 架 上 打 印 机 的 规 格 购 买 一 台 适 合 于 自 己 办 公 的 打 印 机 很 重 要, 但 购 买 前 还 应 了 解 它 的 规 格 (1) 打 印 分 辨 率 DPI(Dot Per Inch): 是 指 打 印 机 在 每 英 寸 可 打 印 的 点 数, 通 常 被 人 们 称 为 DPI 它 是 衡 量 打 印 质 量 的 一 个 重 要 标 准, 也 是 一 个 最 为 基 本 的 判 断 打 印 机 分 辨 率 的 指 标 至 少 应 有 300dpi 的 分 辨 率, 才 能 使 打 印 效 果 得 到 基 本 保 证 但 应 用 DPI 值 也 不 一 定 是 越 大 越 好,720dpi 左 右 比 较 合 适 45

51 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (2) 打 印 速 度 PPM(Page Per Minute): 是 指 打 印 机 每 分 钟 可 打 印 的 页 数, 是 衡 量 打 印 机 打 印 速 度 的 一 个 重 要 指 标 打 印 说 明 书 上 所 标 明 的 PPM 值 是 指 该 打 印 机 所 能 达 到 的 最 高 打 印 速 度, 实 际 使 用 时, 这 个 值 会 受 到 多 种 因 素 的 影 响, 肯 定 会 低 于 标 准 值, 且 说 明 书 上 标 准 的 PPM 一 般 为 英 文 环 境 下 的 数 值, 而 在 中 文 环 境 下 将 减 少 一 半 注 意 : 这 种 速 度 是 连 续 打 印 的 平 均 速 度, 有 可 能 打 印 一 页 需 要 一 分 钟 时 间, 而 打 印 若 干 页 却 少 于 一 分 钟 时 间 (3) 分 辨 率 增 强 技 术 RET(Resolution Enhancement Technology): 也 称 微 补 点 技 术, 可 让 打 印 机 输 出 的 字 形 几 乎 达 到 无 锯 齿 效 果 ( 但 这 是 高 档 次 打 印 机 才 具 有 的 功 能 ) (4) 打 印 幅 面 : 打 印 机 的 打 印 幅 面 一 般 以 A4 为 主 打 印 机 的 安 装 要 使 用 打 印 必 须 首 先 安 装 打 印 机, 其 操 作 步 骤 如 下 : (1) 连 接 打 印 机 的 数 据 线 到 计 算 机 在 打 印 机 连 接 插 口 上 有 防 止 打 印 线 脱 落 的 卡 子, 在 插 入 打 印 线 后 把 卡 子 向 内 推, 直 到 卡 住 卡 槽 为 止 (2) 连 接 电 源 线 将 电 源 线 的 D 型 头 插 入 打 印 机 的 电 源 插 座 中 开 机 进 行 打 印 机 的 驱 动 程 序 安 装 后 应 进 行 打 印 测 试, 检 测 打 印 机 是 否 能 够 正 常 工 作 驱 动 程 序 的 安 装 安 装 并 连 接 好 打 印 机 后, 还 要 安 装 打 印 机 的 驱 动 程 序, 打 印 机 才 能 开 始 工 作 下 面 我 们 对 安 装 本 地 打 印 机 的 驱 动 程 序 进 行 讲 解 其 具 体 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 开 始 设 置 打 印 机 命 令, 弹 出 如 图 4-12 所 示 的 对 话 框 (2) 双 击 添 加 打 印 机 图 标, 弹 出 如 图 4-13 所 示 的 添 加 打 印 机 向 导 对 话 框 图 4-12 图 4-13 (3) 单 击 下 一 步 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 本 地 打 印 机 单 选 框 ( 若 为 网 络 打 印, 则 可 选 取 网 络 打 印 机 ), 如 图 4-14 所 示, 单 击 下 一 步 按 钮 (4) 在 弹 出 的 对 话 框 中, 根 据 当 前 需 安 装 的 打 印 机 选 择 生 产 商 及 打 印 机 型 号, 如 图 4-15 所 示 选 择 好 后 单 击 下 一 步 按 钮 46

52 第 4 章 办 公 设 备 图 4-14 图 4-15 如 果 在 Windows 98 光 盘 中 没 有 该 打 印 机 驱 动 程 序, 可 以 单 击 从 软 盘 安 装 按 钮, 将 装 有 该 打 印 机 驱 动 程 序 的 软 盘 或 光 盘 插 入 驱 动 器 即 可 (5) 在 如 图 4-16 所 示 的 对 话 框 中 选 择 好 打 印 机 的 端 口 打 印 机 的 端 口 通 常 是 LPT1, 如 果 不 是, 可 以 单 击 设 置 端 口 按 钮, 选 择 相 应 的 端 口 (6) 选 择 好 端 口 后, 单 击 下 一 步 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 是 单 选 按 钮, 将 安 装 的 打 印 机 设 置 为 Windows 系 统 默 认 的 打 印 机, 如 图 4-17 所 示 图 4-16 图 4-17 (7) 经 过 以 上 操 作 后, 系 统 将 提 示 用 户 可 在 安 装 好 打 印 机 后 打 印 测 试 页, 表 示 刚 安 装 好 的 打 印 机 能 正 常 工 作, 单 击 完 成 按 钮, 系 统 即 进 行 文 件 的 复 制 打 印 机 安 装 完 备 在 Windows 中 可 同 时 安 装 多 个 打 印 机 驱 动 程 序, 使 用 时 只 要 将 某 个 打 印 机 设 置 为 缺 省 状 态, 将 电 脑 后 面 的 打 印 电 缆 插 到 相 应 的 打 印 机 上 即 可 这 里 主 要 讲 解 本 地 打 印 机 的 安 装, 对 于 使 用 网 络 打 印 机 的 用 户 不 适 用, 如 果 要 安 装 网 络 打 印 机, 只 需 按 说 明 书 中 讲 解 的 步 骤 进 行 操 作 即 可, 在 此 就 不 讲 述 在 安 装 网 络 打 印 机 时, 必 须 保 证 计 算 机 与 局 域 网 打 印 机 的 权 限, 否 则 将 无 法 使 用 打 印 机 打 印 参 数 的 设 置 打 印 时 各 项 参 数 的 设 置 非 常 重 要, 下 面 对 其 进 行 详 细 讲 解 首 先 来 了 解 如 图 4-18 所 示 的 打 印 对 话 框, 在 此 对 话 框 的 打 印 机 选 项 组 中 的 名 称 下 拉 列 表 中 可 以 选 择 要 用 的 打 印 机 在 页 面 范 围 选 项 组 中, 有 全 部 当 前 页 所 选 内 容 和 页 码 范 围 4 个 单 选 项 : 全 部 选 项 将 打 印 当 前 的 全 部 文 档 ; 当 前 页 只 打 印 插 入 点 所 在 页 ; 所 选 内 容 主 要 用 于 打 印 选 中 的 内 容, 如 某 页 中 的 一 段 文 字 或 一 幅 图 片 等 ; 若 选 择 页 码 范 围, 只 需 在 其 后 的 文 本 框 中 输 入 需 打 印 的 页 码 即 可 在 打 印 内 容 下 拉 列 表 中 有 如 图 4-19 所 示 的 几 个 选 项 在 打 印 下 拉 列 表 中 主 要 有 所 选 页 面 奇 数 页 和 偶 数 页 选 项, 可 以 在 此 选 择 采 用 何 种 方 式 打 印 在 副 本 选 项 组 中 可 选 择 打 印 的 份 数, 既 可 以 手 动 输 入, 也 可 以 用 鼠 标 单 击 旁 边 按 钮 进 行 选 择, 在 此 还 可 选 取 47

53 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 逐 份 打 印 复 选 框 打 印 多 份 文 件 图 4-18 图 4-19 单 击 打 印 对 话 框 中 的 属 性 按 钮, 可 弹 出 如 图 4-20 所 示 的 对 话 框 在 此 对 话 框 中 主 要 有 设 备 选 项 纸 张 图 形 和 字 体 标 签 页, 下 面 分 别 对 这 些 标 签 页 进 行 详 细 讲 解 设 备 选 项 标 签 页 : 如 图 4-21 所 示, 在 此 可 设 置 打 印 的 质 量 ( 标 准 快 速 简 报 ), 在 此 也 可 选 择 还 原 默 认 值 按 钮 选 择 系 统 默 认 的 设 置 图 4-20 图 4-21 纸 张 标 签 页 : 如 图 4-22 所 示, 在 此 可 设 置 纸 张 的 大 小 ( 被 选 定 的 纸 张 的 大 小 在 此 项 中 显 示 出 来 ) 方 向 ( 纵 向 横 向 ) 纸 张 来 源 ( 手 动 送 纸 上 层 纸 盒 ) 几 项 此 外, 还 可 以 设 置 打 印 的 介 质 ( 标 签 债 券 纸 特 殊 用 纸 光 面 纸 正 片 ) 图 形 标 签 页 : 如 图 4-23 所 示, 在 此 可 设 置 图 形 的 分 辨 率 抖 动 ( 无 粗 糙 精 细 线 条 样 式 误 差 分 散 ) 浓 度 深 浅 等 图 4-22 图

54 第 4 章 办 公 设 备 字 体 标 签 页 : 如 图 4-24 所 示, 在 此 可 以 设 置 TrueType 字 体 的 打 印 方 式 单 击 打 印 对 话 框 中 的 选 项 按 钮, 将 弹 出 如 图 4-25 所 示 的 打 印 对 话 框 图 4-24 图 4-25 各 选 项 的 含 义 如 下 : 草 稿 输 出 : 以 最 少 的 格 式 打 印 文 档, 可 加 快 打 印 速 度, 但 某 些 打 印 机 不 支 持 此 项 在 文 本 上 方 打 印 PostScript: 将 转 换 后 的 Word for the Macintosh 文 档 中 Postscript 代 码 打 印 在 文 字 的 前 方, 而 不 是 文 字 的 底 层 更 新 域 : 打 印 文 档 前 更 新 文 档 中 所 有 的 域 逆 页 序 打 印 : 按 颠 倒 次 序 打 印 页 面, 先 打 印 最 后 一 页 如 果 要 打 印 信 封, 请 不 要 选 中 此 复 选 框 更 新 链 接 : 打 印 文 档 前 更 新 文 档 中 的 链 接 信 息 允 许 重 调 A4/Letter 的 纸 型 :Word 自 动 调 整 设 为 使 用 其 他 地 区 标 准 纸 张 尺 寸 的 文 档, 此 项 只 影 响 打 印 输 出, 不 影 响 文 档 中 的 格 式 后 台 打 印 : 以 后 台 方 式 打 印 文 档, 以 便 在 打 印 文 档 时 能 继 续 使 用 Word 文 档 属 性 : 打 印 完 成 后, 将 文 档 的 摘 要 信 息 打 印 在 单 独 的 Word 上 隐 藏 文 字 : 打 印 文 档 的 隐 藏 文 字,Word 不 打 印 隐 藏 文 字 的 虚 线 域 代 码 : 只 打 印 域 代 码, 而 不 是 域 结 果 图 形 对 象 : 不 勾 选 此 项, 将 打 印 不 出 用 Word 绘 图 工 具 栏 上 的 工 具 创 建 的 图 形 对 象, 对 象 位 置 打 印 时 呈 空 的 方 框 状 态 ( 不 勾 选 的 好 处 是 可 以 加 快 打 印 的 速 度 ) 批 注 : 在 文 档 结 尾 另 起 一 页 打 印 批 注 仅 打 印 窗 体 域 内 容 : 只 打 印 在 联 机 窗 体 中 输 入 的 数 据 而 不 打 印 联 机 窗 体 打 印 顺 序 1: 指 定 奇 数 页 的 打 印 顺 序 打 印 顺 序 2: 指 定 偶 数 页 的 打 印 顺 序 4.3 复 印 机 现 代 办 公 中 的 辅 助 办 公 所 牵 涉 的 内 容 比 较 多, 像 会 议 管 理 车 辆 管 理 物 品 管 理 档 案 管 理 图 书 管 理 等 与 日 常 事 务 性 的 办 公 工 作 相 结 合 的 各 种 辅 助 办 公 中, 复 印 机 的 使 用 都 是 相 当 普 遍 的 复 印 机 的 外 观 如 图 4-26 所 示 49

55 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 复 印 机 的 种 类 自 从 二 十 世 纪 五 十 年 代 美 国 施 乐 公 司 推 出 第 一 台 商 用 复 印 机 以 来, 复 印 机 经 历 了 五 十 多 年 的 风 风 雨 雨, 复 印 技 术 日 趋 完 善 据 不 完 全 统 计, 世 界 共 有 几 十 家 公 司 独 立 生 产 复 印 机, 有 近 千 个 型 号 的 复 印 机 按 照 复 印 机 显 影 方 式 来 分, 可 分 为 单 组 分 和 双 组 分 两 种, 大 部 分 复 印 机 都 是 单 组 分 复 印 机, 例 如 佳 能 NP1215 复 印 机 施 乐 5017 和 5317 等 ; 双 组 分 复 印 机 以 美 能 达 和 理 光 最 为 典 型, 如 美 能 达 EP-3170 和 理 光 FT-4490 等 2. 复 印 机 与 复 印 纸 目 前 国 内 复 印 机 有 环 保 型 的, 为 了 环 保 尽 量 减 少 废 粉 的 产 生, 设 计 的 复 印 机 墨 粉 是 循 环 使 用 的 纸 张 在 生 产 过 程 中 需 要 酸 碱 等 成 分 的 化 学 物 质, 在 形 成 纸 张 后, 纸 中 的 ph 值 如 果 偏 向 酸 性, 在 复 印 中 复 印 纸 的 纸 屑 就 会 随 墨 粉 回 到 显 影 仓, 不 停 地 与 复 印 机 的 鼓 接 触, 使 鼓 表 面 产 生 化 学 反 应, 复 印 产 品 的 质 量 就 会 受 到 影 响, 严 重 的 整 个 鼓 要 报 废, 造 成 损 失 所 以 购 买 复 印 纸 时, 一 定 要 清 楚 自 己 使 用 的 是 什 么 样 的 复 印 机 3. 数 字 复 印 机 数 字 复 印 机 是 通 过 激 光 扫 描 数 字 化 图 像 处 理 技 术 成 像 的, 它 既 是 一 台 复 印 设 备, 又 可 作 为 输 入 / 输 出 设 备 与 计 算 机 以 及 其 他 办 公 自 动 化 (OA) 设 备 联 机 使 用, 或 成 为 网 络 的 终 端 因 此, 随 着 人 类 社 会 信 息 时 代 的 到 来, 数 字 化 技 术 将 会 更 广 泛 地 应 用 到 人 类 社 会 生 产 生 活 的 各 个 方 面, 数 字 复 印 机 也 必 将 成 为 复 印 设 备 的 主 导 产 品 数 字 复 印 机 将 以 其 输 出 的 高 生 产 力 卓 越 的 图 像 质 量 功 能 的 多 样 化 ( 复 印 传 真 网 络 打 印 ) 高 可 靠 性 及 可 升 级 的 设 计 系 统, 而 成 为 人 们 办 公 自 动 化 的 好 帮 手 4.4 扫 描 仪 由 于 文 秘 工 作 的 特 殊 性, 常 常 需 要 处 理 大 量 的 图 片 和 文 字, 为 了 更 快 捷 高 效 地 获 得 这 些 信 息, 我 们 可 以 使 用 扫 描 仪 对 其 进 行 处 理 扫 描 仪 简 介 1. 扫 描 仪 的 分 类 根 据 工 作 原 理 的 不 同, 扫 描 仪 可 分 为 两 种 : 滚 筒 式 扫 描 仪 和 平 板 式 扫 描 仪 (1) 滚 筒 式 扫 描 仪 50

56 第 4 章 办 公 设 备 滚 筒 式 扫 描 仪 具 有 以 下 优 点 : 光 学 分 辨 率 很 高 (2500~8000dpi) 高 色 深 (30~48bit), 很 宽 的 动 态 范 围 能 处 理 大 幅 面 的 图 像 速 度 快, 其 输 出 图 像 普 遍 具 有 色 彩 还 原 逼 真 阴 影 区 细 节 丰 富 放 大 效 果 优 秀 等 特 点 因 此 在 需 要 扫 描 一 些 特 大 幅 面 的 图 像 或 者 大 量 精 细 艺 术 出 版 物 时 常 选 用 滚 筒 式 扫 描 仪 但 由 于 它 占 地 面 积 大 造 价 非 常 昂 贵 ( 是 平 板 扫 描 仪 的 5~50 倍 ), 因 此 并 不 常 用 (2) 平 板 式 扫 描 仪 平 板 扫 描 仪 又 称 CCD 扫 描 仪, 其 外 观 如 图 4-27 所 示 图 4-27 平 板 扫 描 仪 因 其 占 地 面 积 小 售 价 低 廉 等 特 点 很 受 办 公 用 户 的 欢 迎, 下 面 以 平 板 式 扫 描 仪 为 例 对 扫 描 仪 进 行 介 绍 2. 扫 描 仪 的 性 能 平 板 扫 描 仪 的 主 要 性 能 指 标 有 x y 方 向 的 分 辨 率 色 彩 分 辨 率 ( 色 彩 位 数 ) 扫 描 幅 面 和 接 口 方 式 等 各 类 扫 描 仪 都 标 明 了 它 的 光 学 分 辨 率 和 最 大 分 辨 率 分 辨 率 的 单 位 是 dpi( 每 英 寸 的 像 素 点 数 ) 光 学 分 辨 率 : 指 扫 描 仪 的 光 学 系 统 可 采 集 的 实 际 信 息 量, 即 扫 描 仪 的 感 光 元 件 CCD 的 分 辨 率 常 见 光 学 分 辨 率 有 或 者 更 高 最 大 分 辨 率 : 又 叫 内 插 分 辨 率, 它 是 在 相 邻 像 素 之 间 求 出 颜 色 或 者 灰 度 的 平 均 值, 从 而 增 加 像 素 的 办 法 内 插 算 法 增 加 了 像 素 数, 但 不 能 增 添 真 正 的 图 像 细 节, 因 此, 我 们 应 更 重 视 光 学 分 辨 率 色 彩 分 辨 率 : 又 叫 色 彩 深 度 色 彩 模 式 色 彩 位 或 色 阶, 它 是 扫 描 仪 分 辨 彩 色 或 灰 度 细 腻 程 度 的 指 标, 其 单 位 是 bit( 位 ) 色 彩 位 的 含 义 是 用 多 少 个 位 来 表 示 扫 描 得 到 的 一 个 像 素 从 理 论 上 讲, 色 彩 位 数 越 多, 颜 色 就 越 逼 真 TWAIN(Technology Without An Interesting Name): 是 扫 描 仪 厂 商 共 同 遵 循 的 规 格, 是 应 用 程 序 与 影 像 捕 捉 设 备 间 的 标 准 接 口 只 要 支 持 TWAIN 的 驱 动 程 序, 就 可 以 启 动 符 合 这 种 规 格 的 扫 描 仪 提 示 : 在 Microsoft Word 中 即 可 启 动 扫 描 仪, 方 法 是 单 击 插 入 图 片 来 自 扫 描 仪 菜 单 命 令, 利 用 Adobe Photoshop 也 可 以 做 到 这 一 点 接 口 方 式 : 又 叫 连 接 界 面, 是 指 扫 描 仪 与 计 算 机 之 间 采 用 的 接 口 类 型 主 要 有 USB 接 口 SCSI 接 口 和 并 行 打 印 接 口 SCSI 接 口 的 传 输 速 度 最 快, 采 用 并 行 打 印 机 接 口 则 很 简 便 扫 描 仪 的 安 装 扫 描 仪 是 输 入 照 片 或 图 片 一 类 图 像 的 专 用 外 部 设 备, 通 过 专 用 信 号 电 缆 连 接 到 电 脑 用 户 可 在 电 脑 上 操 作 其 驱 动 程 序 和 图 像 处 理 程 序, 控 制 扫 描 仪 工 作, 将 图 片 输 入 到 电 脑 中, 保 存 成 为 图 像 文 件 51

57 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 安 装 扫 描 仪 需 要 进 行 四 个 环 节 的 操 作 : (1) 设 备 连 接 并 行 端 口 和 USB 端 口 是 电 脑 固 有 的 端 口, 采 用 这 两 种 接 口 标 准 的 扫 描 仪 可 直 接 连 接 电 脑 ( 其 方 法 与 安 装 打 印 机 相 同 ) 但 许 多 扫 描 仪 采 用 SCSI 接 口, 需 要 经 SCSI 卡 连 接 电 脑 (2) 安 装 接 口 驱 动 程 序 设 备 连 接 好 后, 启 动 Windows 系 统 若 接 口 是 即 插 即 用 的, 在 Windows 启 动 过 程 中 即 可 完 成 接 口 驱 动 程 序 的 安 装 ; 若 接 口 不 是 即 插 即 用 的, 则 需 要 用 户 使 用 控 制 面 板 中 的 添 加 / 删 除 硬 件 安 装 接 口 驱 动 程 序 ( 只 有 SCSI 才 需 要 如 此 ) 在 添 加 / 删 除 硬 件 向 导 中 直 接 指 定 选 择 安 装 SCSI 和 RAID 控 制 器, 在 在 选 择 一 个 设 备 驱 动 程 序 对 话 框 中 指 定 制 造 商 和 SCSI 卡 的 型 号, 安 装 相 应 的 驱 动 程 序, 如 果 SCSI 卡 有 附 带 安 装 软 件, 则 可 以 运 行 安 装 程 序 完 成 驱 动 程 序 的 安 装 安 装 过 程 中 需 要 设 置 I/O 地 址 和 中 断 号 在 SCSI 卡 的 说 明 书 中 可 查 到 上 述 安 装 信 息 安 装 后, 重 新 启 动 计 算 机 即 可 (3) 安 装 扫 描 仪 驱 动 程 序 如 果 Windows 的 驱 动 程 序 库 中 包 括 安 装 扫 描 仪 的 驱 动 程 序, 同 时 扫 描 仪 是 即 插 即 用 的, 则 在 重 新 启 动 过 程 中 会 自 动 完 成 驱 动 程 序 的 安 装 否 则, 可 使 用 添 加 / 删 除 硬 件 或 扫 描 仪 和 数 字 相 机 中 的 添 加 功 能, 指 定 扫 描 仪 型 号 进 行 安 装 一 般 情 况 下, 扫 描 仪 附 带 专 用 的 安 装 程 序 此 时 无 论 是 否 安 装 了 Windows 的 驱 动 程 序 都 要 运 行 安 装 其 专 用 的 驱 动 程 序 专 用 的 驱 动 程 序 往 往 提 供 最 好 或 更 多 的 控 制 功 能 (4) 安 装 检 查 在 控 制 面 板 窗 口 中 双 击 扫 描 仪 和 照 相 机 图 标, 显 示 扫 描 仪 和 数 字 相 机 属 性 对 话 框, 选 择 刚 安 装 的 扫 描 仪, 单 击 属 性 按 钮, 打 开 属 性 对 话 框 单 击 测 试 扫 描 仪 或 数 字 相 机 按 钮, 控 制 设 备 进 行 自 检 自 检 通 过 后, 将 显 示 测 试 成 功 对 话 框 图 像 处 理 Windows 系 统 提 供 了 映 像 应 用 程 序 支 持 使 用 图 像 扫 描 仪 和 数 字 相 机 输 入 图 像, 使 用 它 可 以 对 图 像 进 行 初 步 处 理 用 户 也 可 使 用 其 应 用 程 序 输 入 图 像 并 进 行 处 理 常 用 的 应 用 软 件 有 Office 系 统 中 的 照 片 编 辑 器 和 Photoshop, 前 者 适 合 于 辅 助 Office 处 理 图 像, 后 者 是 功 能 全 面 的 专 用 图 像 处 理 应 用 程 序, 适 合 于 专 业 图 像 处 理 要 使 用 扫 描 仪, 需 要 做 以 下 的 准 备 工 作 : 添 加 专 用 接 口 设 备, 如 SCSI 卡 及 驱 动 程 序 安 装 扫 描 仪 或 数 字 相 机 驱 动 程 序 如 果 需 要, 安 装 其 他 图 像 处 理 应 用 程 序, 如 Photoshop 扫 描 仪 安 装 好 后, 可 使 用 Windows 的 映 像 程 序 扫 描 输 入 图 片 方 法 是 : 单 击 开 始 程 序 附 件 映 像 命 令, 打 开 映 像 程 序 窗 口 如 图 4-28 所 示 单 击 工 具 栏 左 边 的 扫 描 新 文 档 按 钮, 可 打 开 扫 描 对 话 框, 对 图 片 进 行 扫 描 扫 描 图 片 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 图 片 中 要 扫 描 的 一 面 朝 下 置 于 玻 璃 板 上 (2) 在 设 置 对 话 框 中 选 择 图 像 类 型 下 拉 列 表 中 的 彩 色 照 片 选 项, 然 后 在 预 览 对 话 框 中 单 击 预 览 按 钮, 预 览 扫 描 仪 扫 描 的 图 像, 显 示 在 对 话 框 右 边 的 预 览 窗 格 中 52

58 第 4 章 办 公 设 备 图 4-28 (3) 拖 动 预 览 窗 格 中 的 虚 线 框, 移 动 其 位 置, 使 虚 线 框 将 要 扫 描 的 局 部 图 像 框 住, 虚 线 框 可 略 大 些 拖 动 虚 线 框 的 四 个 角 可 比 较 方 便 地 设 置 其 大 小 (4) 在 设 置 对 话 框 中 将 分 辨 率 设 置 为 300ppi, 单 击 预 览 对 话 框 中 的 扫 描 按 钮, 扫 描 仪 即 开 始 扫 描 图 像, 并 显 示 在 映 像 窗 口 中 如 果 图 像 的 方 向 不 对, 可 单 击 旋 转 按 钮 进 行 调 整 (5) 扫 描 完 成 后 在 映 像 窗 口 中 单 击 文 件 菜 单 中 的 保 存 命 令, 打 开 另 存 为 对 话 框, 在 保 存 类 型 下 拉 列 表 中 选 择 文 件 格 式, 一 般 选 择 位 图 图 像 或 JPG 文 件, 输 入 文 件 名, 单 击 保 存 按 钮, 将 图 像 保 存 为 文 件 扫 描 图 像 时 可 以 在 扫 描 前 设 置 扫 描 参 数, 通 过 扫 描 得 到 效 果 较 好 的 图 像 使 用 注 意 事 项 在 使 用 扫 描 仪 进 行 图 像 处 理 时 需 要 注 意 以 下 几 个 问 题 : (1) 图 片 素 材 的 质 量 最 重 要, 因 为 图 像 无 论 怎 么 处 理, 其 精 确 度 都 不 会 超 过 素 材 或 者 说, 任 何 处 理 过 的 图 像 都 是 失 真 的 借 用 素 材 图 片 产 生 新 图 片, 则 另 当 别 论 (2) 扫 描 仪 的 最 高 扫 描 精 度 是 其 质 量 的 主 要 技 术 指 标 精 度 有 两 个, 即 光 学 精 度 和 插 值 精 度, 单 位 是 dpi 光 学 精 度 的 值 越 大, 扫 描 仪 质 量 越 高 ; 插 值 精 度 是 以 光 学 精 度 为 基 础, 在 相 邻 像 素 间 插 入 过 滤 像 素 而 得 到 的 精 度, 经 常 高 出 光 学 精 度 一 倍 或 数 倍 插 入 像 素 值 是 由 专 用 软 件 计 算 求 出 的, 而 不 是 来 自 光 学 扫 描 的 结 果 一 般 的 光 学 精 度 有 600 dpi 1200 dpi 或 更 高 (3) 在 扫 描 前, 要 根 据 图 像 用 途 选 择 扫 描 精 度 使 用 过 高 的 精 度 会 产 生 过 大 的 图 像 文 件 可 能 的 情 况 有 下 列 几 种 : 电 脑 屏 幕 显 示 : 扫 描 精 度 为 100 dpi 即 可, 一 般 不 超 过 100 dpi 书 报 印 刷 : 扫 描 精 度 在 300 dpi 以 下, 因 为 图 书 印 刷 精 度 不 超 过 300 dpi 普 通 激 光 或 喷 墨 打 印 : 扫 描 精 度 在 600 dpi 以 下, 因 为 普 通 激 光 或 喷 墨 打 印 的 最 高 精 度 为 600 dpi 高 级 打 印 印 刷 或 照 片 复 制, 扫 描 精 度 应 在 600 dpi 以 上 (4) 专 业 扫 描 仪 不 仅 精 度 高, 而 且 可 以 以 透 射 方 式 扫 描 胶 片 普 通 的 扫 描 仪 只 能 以 反 射 方 式 扫 描 图 片 某 些 扫 描 仪 还 可 以 扫 描 立 体 实 物 (5) 扫 描 仪 的 颜 色 数 量 一 般 选 择 24 位 真 彩 色 或 1600 万 种 颜 色 (6) 扫 描 图 片 时, 如 果 图 片 的 主 要 内 容 是 文 字 或 水 平 垂 直 线, 则 旋 转 图 片 时 要 尽 量 放 正, 使 文 字 行 或 线 段 在 扫 描 图 像 上 保 持 垂 直 或 水 平 因 为 扫 描 仪 以 水 平 垂 直 方 向 取 得 像 素 信 号, 斜 向 图 像 的 误 差 大 于 53

59 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 水 平 垂 直 图 像 的 误 差 在 使 用 OCR 方 法 扫 描 输 入 文 字 时, 这 一 因 素 直 接 关 系 到 识 别 率 的 高 低 在 图 像 处 理 中, 每 进 行 一 次 非 垂 直 的 旋 转 就 会 使 图 像 的 精 度 损 失 一 次, 因 此 旋 转 应 一 次 到 位 而 垂 直 旋 转 翻 转 或 镜 像 均 不 影 响 图 像 精 确 度 (7) 采 用 图 像 处 理 方 法, 可 加 工 扫 描 的 图 像, 使 其 显 示 或 打 印 出 较 好 效 果 的 图 像 因 此, 在 扫 描 图 像 时 不 必 太 讲 究 显 示 效 果, 只 要 扫 描 图 像 清 晰 即 可 (8) 保 存 图 像 时, 如 果 图 像 的 精 度 与 尺 寸 较 大, 应 选 择 使 用 具 有 数 据 压 缩 特 点 的 JPG 文 件 格 式, 这 可 使 文 件 大 小 减 小 数 倍 或 数 十 倍 为 使 压 缩 不 失 真, 如 果 能 够 设 置 图 像 压 缩 质 量, 则 应 设 置 为 最 高 要 在 网 上 传 输 的 图 像 文 件, 其 数 据 量 一 般 不 应 超 过 1MB 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 色 彩 分 辨 率 的 别 称 是 ( ) A. 色 彩 深 度 B. 色 彩 模 式 C. 色 彩 位 D. 色 阶 2. 以 下 ( ) 不 是 传 真 机 的 主 要 部 件 A. 受 话 器 B. 导 纸 器 C. 齿 轮 D. 文 件 原 稿 入 口 及 出 口 E. 操 作 面 板 二 填 空 题 1. 传 真 机 提 供 了 三 种 接 收 模 式, 分 别 是 2. 打 印 分 辨 率 是 指, 通 常 称 为 3. 扫 描 仪 的 扫 描 精 度 有 两 个, 即 和, 单 位 是 三 思 考 题 1. 传 真 机 的 手 动 接 收 模 式 和 自 动 接 收 模 式 的 区 别 是 什 么? 2. 如 何 设 置 打 印 选 定 的 文 档 内 容? 3. 按 其 工 作 原 理 的 不 同, 扫 描 仪 可 分 为 几 种? 四 上 机 题 1. 在 公 司 的 内 部 局 域 网 上 安 装 网 络 打 印 机 2. 试 用 扫 描 仪 扫 描 一 幅 图 像 并 保 存 下 来 54

60 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 Word 2002 是 用 于 文 字 处 理 的 大 型 应 用 软 件, 它 易 学 易 用, 在 编 辑 排 版 格 式 化 处 理 图 文 混 排 等 操 作 方 面 均 比 较 简 单, 是 目 前 应 用 最 为 广 泛 的 软 件 Word 的 一 些 基 础 操 作 不 仅 是 针 对 Word 而 言 的, 而 且 是 Office 其 他 组 件 的 操 作 基 础 比 如 启 动 和 退 出 程 序 新 建 和 保 存 文 档 输 入 文 字 文 字 选 取 和 复 制 等 都 是 Office 中 通 用 的 学 习 要 点 : Word 2002 基 础 知 识 编 辑 文 档 字 体 和 段 落 设 置 表 格 和 图 形 页 面 设 置 和 打 印 5.1 Word 2002 基 础 知 识 Word 2002 启 动 和 退 出 在 Windows 操 作 系 统 下 启 动 Word 2002 的 方 法 一 般 有 以 下 几 种 : (1) 单 击 任 务 栏 上 的 开 始 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 单 击 程 序 Microsoft Word, 启 动 Word 2002 (2) 单 击 任 务 栏 上 的 开 始 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 单 击 运 行, 弹 出 运 行 对 话 框, 在 运 行 文 本 框 中 输 入 winword, 单 击 确 定 按 钮, 启 动 Word 2002 (3) 双 击 Word 2002 文 档 的 图 标 或 是 文 件 名, 通 过 这 种 方 式 可 以 在 启 动 Word 2002 的 同 时 将 双 击 的 文 档 在 Word 2002 中 打 开 退 出 Word 2002 的 方 法 一 般 有 下 面 几 种 : (1) 单 击 Word 2002 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮 在 程 序 界 面 上 有 两 个 这 样 的 关 闭 按 钮, 上 面 的 是 关 闭 所 有 的 Word 文 档, 下 面 的 是 关 闭 当 前 的 Word 文 档 关 闭 当 前 Word 文 档, 不 会 影 响 到 其 他 打 开 的 文 档 如 果 文 章 被 编 辑 过, 关 闭 时, 程 序 会 自 动 弹 出 对 话 框 询 问 是 否 保 存 修 改 (2) 单 击 文 件 菜 单 中 的 退 出 命 令, 这 个 命 令 所 实 现 的 功 能 和 单 击 界 面 右 上 角 的 关 闭 按 钮 是 一 样 的 (3) 按 Alt+F4 键, 可 以 关 闭 当 前 文 档 该 快 捷 键 是 Windows 系 统 的 通 用 快 捷 键, 用 来 关 闭 当 前 工 作 窗 口 55

61 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 Word 2002 新 增 功 能 1. 主 要 新 增 功 能 (1) 易 于 设 置 格 式 Word 2002 提 供 了 广 泛 的 新 途 径, 以 优 化 文 档 中 的 格 式 设 置 使 用 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 可 以 创 建 查 看 选 择 应 用 甚 至 清 除 文 本 中 的 格 式, 如 图 5-1 所 示 也 可 单 击 格 式 菜 单 中 的 显 示 格 式 命 令, 调 出 任 务 窗 格 来 显 示 文 本 格 式 属 性 如 图 5-2 所 示 图 5-1 图 5-2 此 外, 也 可 以 控 制 自 动 更 正 和 粘 贴, 而 不 必 单 击 工 具 栏 中 的 按 钮 或 打 开 对 话 框 自 动 更 正 选 项 按 钮 和 粘 贴 选 项 按 钮 直 接 显 示 在 文 档 中 以 精 细 调 整 这 些 任 务 (2) 创 建 协 作 文 档 Word 使 我 们 与 同 事 之 间 的 协 作 变 得 更 加 容 易 可 使 用 经 改 进 的 审 阅 工 具 栏 用 于 文 档 协 作 修 订 以 清 晰 易 读 的 标 记 表 示, 而 不 再 遮 盖 原 文 档 或 影 响 其 布 局 启 用 修 订 时 将 显 示 修 订 标 记, 修 订 标 记 也 作 为 一 篇 文 档 的 两 个 版 本 之 间 的 比 较 结 果 出 现 Word 同 时 增 强 了 比 较 和 合 并 功 能 除 了 与 修 订 相 结 合, 改 进 功 能 还 包 括 了 全 面 的 准 确 性 和 稳 定 性 可 跟 踪 更 多 类 型 的 更 改 和 创 建 包 含 比 较 的 第 三 方 文 档 的 选 项 分 发 审 阅 的 文 档 是 一 个 完 整 集 成 的 过 程 如 果 发 送 一 篇 用 于 审 阅 的 文 档, 当 审 阅 者 接 收 文 档 时, Word 自 动 创 建 审 阅 申 请 表, 启 用 并 显 示 审 阅 工 具, 并 提 示 在 审 阅 的 副 本 返 回 时 合 并 更 改 可 以 使 用 这 些 审 阅 工 具 接 受 或 拒 绝 更 改 (3) 语 音 和 手 写 识 别 在 Word 2002 中, 可 通 过 语 音 识 别 来 选 择 菜 单 工 具 栏 对 话 框 和 任 务 窗 格 项 目 通 过 单 击 语 言 工 具 栏 上 的 按 钮 使 用 手 写 输 入 识 别 可 在 文 档 中 输 入 文 本 可 使 用 手 写 输 入 设 备 ( 例 如 图 形 写 字 板 或 个 人 电 脑 写 字 板 ) 或 鼠 标 进 行 输 入 可 以 将 自 然 手 写 输 入 转 换 为 键 入 的 字 符, 或 保 留 文 本 的 手 写 形 式 2. 其 他 新 增 功 能 (1) 常 规 任 务 改 进 了 表 格 和 列 表 格 式 : 提 供 了 表 格 的 拖 放 复 制 自 定 义 表 格 和 列 表 样 式, 以 及 改 进 的 排 序 也 可 以 设 置 项 目 符 号 和 编 号 的 格 式, 使 其 不 同 于 列 表 中 的 文 本 改 进 的 校 对 工 具 :Word 改 进 了 对 适 当 名 称 和 自 定 义 词 典 的 处 理 56

62 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 增 强 的 记 忆 式 键 入 功 能 :Microsoft Word 将 识 别 Microsoft Outlook 中 的 任 何 收 件 人 姓 名, 并 用 于 记 忆 式 键 入 的 建 议 多 项 选 择 : 可 以 选 择 文 本 中 不 连 续 的 区 域, 以 便 在 不 同 的 位 置 设 置 文 本 的 格 式 也 可 以 用 查 找 功 能 来 选 择 并 设 置 相 似 文 本 的 格 式 更 方 便 的 字 数 统 计 : 使 用 字 数 统 计 工 具 栏 可 以 检 查 文 档 中 的 当 前 字 数, 而 不 必 重 复 打 开 字 数 统 计 对 话 框 简 化 邮 件 合 并 :Word 利 用 任 务 窗 格 的 功 能 为 用 户 提 供 一 种 崭 新 的 途 径 创 建 套 用 信 函 邮 件 标 签 信 封 目 录 以 及 大 量 电 子 邮 件 和 传 真 通 讯 组 邮 件 合 并 向 导 提 供 了 大 量 的 高 级 功 能 隐 藏 空 白 区 域 : 在 页 面 视 图 中, 通 过 隐 藏 文 档 顶 部 和 底 部 的 空 白 区 域, 可 以 快 速 消 除 屏 幕 中 多 余 的 空 格 绘 图 画 布 : 新 的 绘 图 画 布 使 在 文 档 中 插 入 放 置 分 层 和 调 整 绘 图 对 象 的 大 小 更 加 简 单 图 表 示 例 : 使 用 绘 图 工 具 栏 的 图 表 工 具 可 以 添 加 不 同 类 型 的 图 表 改 进 的 水 印 : 可 以 方 便 地 选 择 图 片 徽 标 或 自 定 义 文 本, 并 将 之 用 于 打 印 文 档 的 背 景 (2) 安 全 性 新 增 安 全 性 标 签 页 : 安 全 性 选 项 ( 例 如 密 码 保 护 文 件 共 享 选 项 数 字 签 名 和 宏 安 全 性 ) 现 已 被 收 集 在 选 项 对 话 框 的 安 全 性 标 签 页 上 保 护 个 人 信 息 : 可 以 从 文 档 中 删 除 个 人 信 息, 例 如 文 件 属 性 ( 作 者 单 位 以 及 上 次 保 存 者 ) 与 批 注 或 修 订 相 关 的 姓 名 以 及 其 他 用 户 从 智 能 标 记 下 载 URL 的 能 力 (3)Web 文 档 和 Web 站 点 改 进 的 CSS 支 持 : 可 以 使 用 Word 加 载 删 除 并 管 理 级 联 样 式 表 (CSS) 级 联 样 式 表 为 设 置 部 分 Web 页 或 整 个 Web 站 点 的 格 式 提 供 了 一 种 方 便 的 途 径 若 要 更 改 页 面 的 格 式, 可 以 更 改 样 式 表, 而 不 必 编 辑 每 一 个 Web 页 面 改 进 的 图 片 项 目 符 号 : 图 片 项 目 符 号 的 功 能 类 似 于 Word 中 的 其 他 项 目 符 号 不 同 的 图 片 项 目 符 号 可 以 用 于 不 同 的 级 别, 以 增 强 其 在 通 信 信 息 中 的 使 用 经 筛 选 的 HTML: 若 要 减 小 HTML 格 式 的 Web 页 和 电 子 邮 件 消 息 的 大 小, 可 将 其 保 存 为 经 筛 选 的 HTML 格 式, 以 删 除 Microsoft Office 程 序 使 用 的 标 记 该 功 能 推 荐 给 有 经 验 的 网 页 设 计 人 员, 他 们 对 HTML 文 件 中 出 现 的 标 记 有 特 殊 要 求 (4) 未 锁 定 的 数 据 智 能 标 记 : 在 Word 中 使 用 智 能 标 记 执 行 操 作 可 节 省 时 间, 而 这 些 操 作 通 常 需 要 打 开 其 他 程 序 来 完 成 例 如, 可 以 从 文 档 中 将 人 名 和 地 址 添 加 到 Microsoft Outlook 联 系 人 文 件 夹, 只 需 单 击 智 能 标 记 再 选 择 操 作 即 可 完 成 邮 件 合 并 中 流 畅 的 数 据 连 接 : 执 行 邮 件 合 并 时, 使 用 选 择 数 据 源 对 话 框 可 以 进 行 到 数 据 源 的 无 缝 连 接 改 进 的 到 Excel 数 据 的 链 接 : 链 接 到 Microsoft Excel 工 作 表 中 的 数 据 时, 可 以 用 粘 贴 选 项 按 钮, 来 确 认 对 文 档 中 对 象 所 做 的 格 式 更 改 在 更 新 源 文 件 中 的 对 象 时 没 有 丢 失 (5) 和 语 言 有 关 的 功 能 翻 译 :Word 提 供 基 本 的 双 语 词 典 和 翻 译 功 能, 并 可 访 问 万 维 网 上 的 翻 译 服 务 符 号 和 国 际 字 符 的 插 入 :Word 提 供 了 改 进 的 方 法 将 此 类 型 字 符 添 加 到 文 档 中, 一 种 方 法 是 通 过 改 进 的 符 号 对 话 框, 另 一 种 方 法 是 使 用 Alt+X 快 捷 键 对 其 他 字 符 集 的 支 持 :Microsoft Windows 2002 支 持 键 入 泰 语 印 地 语 泰 米 尔 语 格 鲁 吉 亚 语 亚 美 尼 亚 语 越 南 语 波 斯 语 乌 尔 都 语 和 其 他 复 杂 语 言 57

63 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 Word 2002 窗 口 界 面 Word 2002 窗 口 包 括 标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 文 档 窗 口 状 态 栏 5 个 部 分, 如 图 5-3 所 示 下 面 用 表 格 的 形 式 给 出 各 个 部 分 的 初 步 介 绍 图 5-3 表 5-1 Word 窗 口 的 组 成 部 分 标 题 栏 标 题 栏 包 括 控 制 菜 单 按 钮 文 档 名 称 窗 口 名 称 窗 口 控 制 按 钮, 具 体 功 能 参 见 下 面 的 操 作 菜 单 栏 菜 单 栏 中 包 含 了 文 件 编 辑 等 9 个 菜 单, 每 个 菜 单 都 有 一 个 下 拉 菜 单, 用 鼠 标 单 击 即 可 打 开 下 拉 菜 单 工 具 栏 工 具 栏 中 汇 集 了 Word 2002 中 常 用 的 操 作 命 令, 每 一 个 图 标 都 代 表 一 种 操 作, 将 鼠 标 放 在 任 一 个 图 标 上, 可 以 观 看 它 的 说 明 文 档 窗 口 文 档 窗 口 由 标 尺 滚 动 条 页 面 切 换 按 钮 以 及 页 面 区 域 组 成 标 尺 标 尺 位 于 文 档 窗 口 的 左 边 和 上 边, 左 边 的 称 为 垂 直 标 尺, 上 面 的 称 为 水 平 标 尺 滚 动 条 类 似 标 尺 的 名 称, 滚 动 条 分 为 垂 直 滚 动 条 和 水 平 滚 动 条, 用 鼠 标 拖 动 它, 可 以 移 动 文 档 窗 口, 观 察 被 挡 住 的 部 分 页 面 视 图 按 钮 页 面 视 图 按 钮, 这 4 个 按 钮 代 表 4 种 视 图, 默 认 情 况 下 使 用 的 是 第 三 种 页 面 视 图, 这 4 个 按 钮 可 以 在 视 图 菜 单 中 找 到 状 态 栏 状 态 栏 位 于 Word 2002 窗 口 的 最 下 面 在 状 态 栏 上, 可 以 获 得 如 下 信 息 : 文 档 的 页 数 节 数 当 前 所 在 页 数 光 标 所 在 位 置 等 等 (1) 单 击 窗 口 右 上 角 的 最 小 化 按 钮, 观 察 窗 口 最 小 化 到 任 务 栏 上 的 状 态 (2) 单 击 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮, 关 闭 打 开 的 Word 2002 文 档 (3) 单 击 文 件 菜 单, 观 察 其 下 拉 菜 单, 然 后 移 动 光 标 到 其 他 菜 单 上, 观 察 其 他 菜 单 的 下 拉 菜 单 (4) 将 光 标 放 在 工 具 栏 的 任 一 图 标 上, 观 察 显 示 的 说 明 (5) 用 鼠 标 拖 动 滚 动 条, 观 察 页 面 的 变 化 58

64 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 新 建 Word 文 档 要 用 Word 2002 创 建 一 个 文 档, 第 一 步 是 新 建 一 个 空 文 档 启 动 Word 2002 之 后, 就 已 经 新 建 了 一 个 Word 文 档, 系 统 自 动 将 其 名 称 设 为 文 档 1 ; 单 击 工 具 栏 中 的 新 建 按 钮, 即 可 新 建 一 个 默 认 文 档 的 空 文 档, 系 统 自 动 将 其 名 称 设 为 文 档 2 下 面 介 绍 从 开 始 菜 单 新 建 空 文 档, 这 种 新 建 文 档 的 方 法 不 但 可 以 新 建 一 个 Word 文 档, 而 且 可 以 新 建 其 他 的 Office 文 档 (1) 单 击 开 始 按 钮, 弹 出 开 始 菜 单, 如 图 5-4 所 示 图 5-4 (2) 单 击 开 始 菜 单 中 的 新 建 Office 文 档, 弹 出 新 建 Office 文 档 对 话 框, 如 图 5-5 所 示 图 5-5 (3) 单 击 常 用 标 签 页 中 的 空 白 文 档, 将 其 选 中, 单 击 确 定 按 钮, 这 样 就 启 动 了 Word 2002, 并 创 建 了 一 个 新 的 Word 文 档, 文 件 名 为 文 档 1, 如 图 5-6 所 示 59

65 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 输 入 文 字 用 上 面 介 绍 的 方 法 建 好 空 文 档 之 后, 就 像 铺 开 了 一 张 白 纸, 就 等 着 往 上 面 写 东 西 了 在 Word 2002 的 页 面 窗 口 中 有 一 个 闪 烁 的 光 标, 这 个 光 标 用 于 提 示 在 光 标 所 在 位 置 输 入 文 字 或 是 其 他 内 容, 如 图 片 等 打 开 一 种 中 文 输 入 法, 即 可 在 空 文 档 中 输 入 文 字 在 输 入 文 字 的 过 程 中, 如 果 文 字 已 经 到 了 一 行 的 末 尾,Word 2002 会 自 动 换 行 如 果 需 要 另 外 开 始 一 段 文 字, 可 以 按 Enter 键, 实 现 换 行, 光 标 定 位 到 下 一 行 的 开 头 处 如 果 只 想 换 行, 而 不 想 开 始 新 的 段 落, 可 以 在 按 住 Shift 键 的 同 时, 按 Enter 键, 实 现 软 回 车 提 示 : 手 写 文 章 时, 可 能 会 出 现 错 别 字, 错 误 的 词 语 成 语, 不 通 顺 的 句 子, 在 Word 2002 下 输 入 文 章 时, 这 些 情 况 一 样 会 遇 到 Word 2002 可 以 对 输 入 的 文 字 进 行 识 别, 并 自 动 检 查 文 章 中 的 英 文 单 词 中 文 词 语 是 否 正 确 如 果 Word 2002 自 动 在 单 词 下 面 标 注 了 彩 色 的 波 浪 线, 说 明 这 个 单 词 可 能 是 错 误 的 Word 2002 对 英 文 单 词 的 纠 错 率 是 很 高 的 下 面 介 绍 如 何 利 用 Word 2002 进 行 拼 写 检 查 : (1) 打 开 一 种 中 文 输 入 法, 在 Word 2002 窗 口 中 输 入 一 段 文 字, 其 中 我 一 定 认 清 我 得 方 向 一 句 中 的 得 字 有 语 法 错 误, 如 图 5-7 所 示 关 闭 中 文 输 入 法, 切 换 到 英 文 输 入 状 态 输 入 My heart will live in the place whre you are! 其 中 的 whre 是 错 误 的 单 词 图 5-7 (2) 在 这 段 文 章 中 有 一 首 中 文 诗, 语 法 错 误 的 地 方 会 自 动 出 现 绿 色 的 波 浪 线 错 误 的 英 文 单 词 下 会 自 动 出 现 红 色 的 波 浪 线, 如 图 5-8 所 示 60

66 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 图 5-8 (3) 右 键 单 击 错 误 的 英 文 单 词, 在 弹 出 的 菜 单 中 将 自 动 显 示 出 单 词 的 正 确 拼 写 方 法, 见 图 5-8 选 择 where 就 可 以 把 错 误 的 单 词 改 过 来 保 存 文 档 通 过 上 面 的 学 习, 你 知 道 怎 么 创 建 文 档, 怎 么 输 入 文 字 了 但 是 这 些 显 示 在 屏 幕 上 的 文 字, 只 是 驻 留 在 计 算 机 的 内 存 中, 如 果 计 算 机 突 然 死 机, 辛 苦 半 天 敲 打 出 来 的 文 章 就 会 丢 失 掉, 前 功 尽 弃 避 免 这 种 情 况 出 现 的 方 法 就 是 将 文 档 保 存 在 硬 盘 上 保 存 在 硬 盘 上 的 文 档 不 会 因 为 断 电 或 是 一 般 的 程 序 出 错 而 丢 失 单 击 文 件 菜 单, 有 3 个 与 保 存 有 关 的 命 令, 如 图 5-9 所 示 图 5-9 下 面 围 绕 前 两 个 命 令 分 几 种 情 况 介 绍 一 下 文 档 保 存 的 技 巧 1. 首 次 保 存 文 档 创 建 了 一 个 文 档 之 后, 最 好 立 即 保 存 文 档 第 一 次 保 存 文 档 时,Word 2002 会 打 开 一 个 对 话 框, 在 这 个 对 话 框 中, 用 户 需 要 选 择 把 文 档 保 存 在 硬 盘 上 的 哪 个 文 件 夹 下, 并 要 给 文 档 设 置 一 个 名 字 (1) 确 定 文 档 1 是 当 前 工 作 对 象, 单 击 文 件 菜 单 中 的 保 存 命 令, 或 者 按 Ctrl+S 快 捷 键, 或 者 单 击 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮, 弹 出 另 存 为 对 话 框, 如 图 5-10 所 示 图 5-10 (2) 在 另 存 为 对 话 框 中, 保 存 位 置 下 拉 列 表 用 于 选 择 存 放 文 档 的 文 件 夹 文 件 名 文 本 框 中,Word 2002 已 经 根 据 文 章 的 首 行 文 字 给 这 篇 文 档 预 设 了 一 个 名 字, 如 图 5-8 所 示 如 果 觉 得 预 设 的 名 字 不 合 适, 可 以 输 入 新 文 件 名 (3) 文 件 名 设 置 完 成 之 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 完 成 保 存 文 档 的 过 程 (4) 任 意 修 改 一 下 文 章, 然 后 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮, 将 修 改 过 的 内 容 保 存 2. 保 存 文 档 副 本 在 编 写 一 份 说 明 书 或 是 草 拟 一 份 报 告 时, 可 能 会 经 常 地 修 改 文 章 的 内 容, 而 且 修 改 的 幅 度 很 大, 每 一 次 的 修 改 都 和 上 次 有 很 大 不 同 这 时 就 需 要 把 每 一 次 的 修 改 都 保 存 下 来, 以 便 以 后 想 要 找 以 前 的 版 本 来 看 时, 不 至 于 找 不 到 文 档 这 种 情 况 下 可 以 用 另 存 为 命 令, 把 文 档 以 一 个 新 名 字 保 存 为 副 本 61

67 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (1) 单 击 文 件 菜 单 中 的 另 存 为 命 令, 弹 出 另 存 为 对 话 框 (2) 在 另 存 为 对 话 框 中 选 择 保 存 文 档 的 文 件 夹, 在 文 件 名 文 本 框 中 输 入 一 个 便 于 区 分 的 新 名 字 (3) 如 果 想 改 变 文 件 类 型, 可 以 在 保 存 类 型 下 拉 列 表 中 选 择 所 需 的 文 件 类 型 (4) 单 击 确 定 按 钮 3. 自 动 保 存 Word 2002 还 可 以 自 动 每 隔 几 分 钟 保 存 文 档, 这 需 要 设 置 文 档 的 保 存 选 项 (1) 选 择 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 弹 出 如 图 5-11 所 示 的 选 项 对 话 框 (2) 单 击 该 对 话 框 中 的 保 存 标 签 页, 调 出 关 于 保 存 的 选 项 设 置, 如 图 5-12 所 示 图 5-11 图 5-12 (3) 单 击 保 留 备 份 复 选 框, 使 其 有 效, 将 自 动 保 存 时 间 间 隔 设 为 8 分 钟, 单 击 确 定 按 钮 这 样,Word 2002 就 会 自 动 每 隔 8 分 钟 自 动 保 存 文 档 一 次, 并 且 产 生 扩 展 名 为.wbk 的 Word 2002 备 份 文 件 5.2 编 辑 文 档 文 档 的 新 建 文 字 的 输 入, 只 是 完 成 一 篇 文 章 最 基 础 的 步 骤 为 了 让 文 章 更 加 美 观, 更 易 于 阅 读, 需 要 做 很 多 后 期 的 编 辑 工 作 Word 2002 提 供 了 大 量 的 编 辑 功 能, 使 文 章 的 编 辑 变 得 非 常 简 单 选 定 内 容 无 论 是 移 动 复 制, 还 是 设 置 格 式 合 并 表 格 单 元, 都 是 基 于 选 择 的 内 容 而 进 行 操 作 的, 掌 握 如 何 选 择 内 容 的 技 巧 是 很 有 必 要 的 参 考 下 面 的 操 作 学 习 选 定 各 种 对 象 的 方 法 (1) 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 经 过 要 选 择 的 文 本, 可 以 用 此 方 法 选 择 任 意 数 量 的 文 本, 如 图 5-13 所 示 (2) 双 击 一 个 单 词, 用 此 方 法 选 择 一 个 单 词 (3) 单 击 一 个 图 形, 用 此 方 法 选 择 一 个 图 形, 图 像 被 选 中 时, 周 围 被 8 个 小 黑 框 包 围 (4) 把 鼠 标 移 到 一 行 左 首, 参 照 标 尺 将 光 标 移 到 零 刻 度 左 边, 待 光 标 变 成 箭 头 样 后 单 击, 用 此 方 法 可 以 选 择 一 行 文 字, 如 图 5-14 所 示 62

68 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 图 5-13 图 5-14 (5) 将 鼠 标 移 到 某 一 行 的 行 首, 待 光 标 变 成 箭 头 之 后, 单 击 并 拖 动, 用 此 方 法 选 择 多 行 文 字 (6) 按 住 Ctrl 键, 单 击 句 中 任 意 位 置, 用 此 方 法 选 定 一 句 (7) 将 鼠 标 移 到 某 段 落 左 侧, 待 光 标 改 变 形 状 后 双 击, 或 在 该 段 落 中 的 任 意 位 置 双 击, 用 此 方 法 选 择 一 个 段 落 (8) 在 某 个 起 始 处 单 击, 将 光 标 定 位 在 此 处, 按 住 Shift 键 后 在 另 一 处 单 击, 用 此 方 法 可 以 选 择 两 次 单 击 处 中 间 的 文 本 这 种 方 法 对 于 选 择 没 有 规 则 的 大 块 文 字 很 有 效 (9) 按 住 Alt 键 用 鼠 标 拖 动, 用 此 方 法 可 以 选 择 一 矩 形 文 字 移 动 复 制 文 字 编 辑 文 档 时, 经 常 需 要 在 同 一 个 文 档 中 移 动 或 者 复 制 部 分 内 容, 有 时 候 可 能 要 在 两 个 文 档 之 间, 甚 至 两 个 应 用 程 序 之 间 移 动 或 者 复 制 部 分 内 容 这 些 移 动 复 制 的 操 作 对 于 文 档 的 编 辑 是 很 方 便 的, 既 可 以 借 助 于 剪 贴 板, 也 可 以 直 接 用 鼠 标 拖 放 要 通 过 剪 贴 板 进 行 移 动 或 复 制, 首 先 要 按 照 上 面 介 绍 的 选 定 内 容 的 方 法 选 择 要 复 制 的 内 容, 后 面 的 步 骤 参 考 下 面 的 复 制 操 作 (1) 用 上 面 的 方 法 选 定 一 段 文 字, 如 图 5-15 所 示 图 5-15 (2) 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 光 标 到 另 一 个 地 方, 松 开 鼠 标, 选 中 的 段 落 就 被 移 动 到 该 处 执 行 这 个 操 作 时, 如 果 按 住 Ctrl 键 就 是 将 选 定 内 容 复 制 到 别 处 (3) 在 文 档 中 选 定 一 个 词, 按 Ctrl+C 快 捷 键 将 选 定 内 容 复 制 到 剪 贴 板 中 将 光 标 移 到 要 粘 贴 该 单 词 的 地 方, 按 Ctrl+V 快 捷 键 将 选 定 内 容 粘 贴 到 该 处 即 可 用 快 捷 键 来 完 成 复 制 粘 贴 是 很 方 便 的 63

69 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (4) 要 把 选 择 的 内 容 复 制 到 剪 贴 板 中, 还 可 以 使 用 编 辑 菜 单 中 的 复 制 命 令, 或 者 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 复 制 按 钮 ; 同 样, 粘 贴 操 作 也 可 以 用 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 命 令, 或 者 常 用 工 具 栏 上 的 粘 贴 按 钮 (5) 用 鼠 标 右 键 来 拖 放 选 择 的 文 本 或 图 像, 松 开 鼠 标 右 键 时, 弹 出 一 个 快 捷 菜 单, 如 图 5-16 所 示 图 5-16 (6) 选 择 移 动 到 此 位 置 命 令, 把 选 定 的 内 容 移 动 到 鼠 标 松 开 的 地 方 ; 选 择 复 制 到 此 位 置 命 令, 把 选 择 的 内 容 复 制 到 鼠 标 松 开 的 地 方 提 示 : 如 果 移 动 或 复 制 时, 想 要 撤 消 上 次 操 作, 可 以 使 用 Ctrl+Z 快 捷 键, 也 可 以 使 用 编 辑 菜 单 中 的 撤 消 命 令, 或 者 单 击 常 用 工 具 栏 的 撤 消 按 钮 Word 还 支 持 多 级 撤 消, 只 要 单 击 撤 消 按 钮 右 边 的 黑 色 小 三 角,Word 将 列 出 在 此 之 前 的 所 有 操 作, 选 择 其 中 一 个 操 作, Word 就 会 撤 消 这 个 操 作 以 及 这 个 操 作 之 后 的 所 有 操 作 查 找 和 替 换 在 编 辑 比 较 小 的 文 档 时, 查 找 和 替 换 的 功 能 可 能 不 会 怎 么 用 到 但 是, 当 编 辑 一 篇 很 长 的 论 文, 或 是 出 版 物 的 时 候, 经 常 遇 到 要 统 一 修 改 某 个 字 或 其 他 对 象, 而 这 些 对 象 在 一 篇 文 章 有 很 多 此 时, 用 查 找 和 替 换 就 非 常 方 便 我 们 不 仅 可 以 在 文 档 中 查 找 文 本, 还 可 以 查 找 指 定 的 格 式 和 其 他 特 殊 字 符, 如 段 落 标 记 域 图 像 等, 甚 至 还 可 以 查 找 和 替 换 单 词 的 不 同 形 式 例 如, 可 以 把 您 替 换 为 你 1. 查 找 文 本 打 开 一 篇 已 经 创 建 好 的 文 档 单 击 编 辑 菜 单 中 的 查 找 命 令, 弹 出 查 找 和 替 换 对 话 框, 如 图 5-17 所 示 图 5-17 在 查 找 内 容 文 本 框 内 键 入 要 查 找 的 文 本, 然 后 单 击 查 找 下 一 处 按 钮,Word 就 开 始 查 找 如 果 找 到 了 要 查 找 的 内 容,Word 会 自 动 选 择 该 内 容 查 找 和 替 换 对 话 框 是 一 个 典 型 的 无 模 式 对 话 框 也 就 是 说, 在 进 行 查 找 操 作 的 同 时, 不 必 退 出 对 话 框 就 可 以 继 续 在 文 档 中 工 作 选 择 其 他 所 需 选 项 : 如 果 要 一 次 查 找 选 中 所 有 的 查 找 对 象, 可 以 选 中 突 出 显 示 所 有 在 该 范 围 找 到 64

70 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 的 项 目 复 选 框, 然 后 在 突 出 显 示 所 有 在 该 范 围 找 到 的 项 目 列 表 框 下 单 击 下 拉 按 按 钮 来 选 择 要 在 其 中 进 行 搜 索 的 文 档 部 分 按 Esc 可 取 消 正 在 执 行 的 搜 索 2. 查 找 格 式 在 文 档 中 查 找 格 式, 可 以 使 用 编 辑 菜 单 中 的 查 找 命 令 弹 出 查 找 和 替 换 对 话 框, 单 击 高 级 按 钮 扩 展 对 话 框, 扩 展 之 后 的 对 话 框 如 图 5-18 所 示 图 5-18 如 果 要 查 找 指 定 格 式 的 文 本, 需 要 在 查 找 内 容 框 内 键 入 要 查 找 的 文 本 ; 如 果 只 是 查 找 格 式, 必 须 把 查 找 内 容 框 清 空 单 击 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 字 体 段 落 制 表 位 语 言 图 文 框 样 式 或 突 出 显 示 命 令, 并 指 定 相 应 的 格 式 如 果 要 撤 消 格 式 的 查 找, 可 以 单 击 不 限 定 格 式 按 钮 把 作 为 查 找 条 件 的 格 式 全 部 清 除 掉 单 击 查 找 下 一 处 按 钮,Word 就 开 始 查 找 3. 查 找 特 殊 字 符 有 些 情 况 下, 我 们 需 要 把 段 落 标 记 之 类 的 特 殊 字 符 替 换 成 其 他 的 对 象, 比 如 替 换 成 空 格 用 查 找 和 替 换 功 能 可 以 很 方 便 地 实 现 这 个 功 能 Word 2002 能 查 找 某 些 特 殊 的 字 符, 例 如 段 落 标 记 分 页 符 域 图 形 等 要 查 找 和 替 换 这 些 特 殊 的 内 容, 可 以 使 用 编 辑 菜 单 中 的 查 找 或 替 换 命 令, 然 后 单 击 特 殊 字 符 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 要 查 找 的 内 容 4. 替 换 文 本 或 格 式 要 在 文 档 中 替 换 文 本, 可 以 使 用 编 辑 菜 单 中 的 替 换 命 令,Word 将 打 开 查 找 和 替 换 对 话 框 中 的 替 换 标 签 页, 如 图 5-19 所 示 图 5-19 在 查 找 内 容 文 本 框 中 键 入 要 查 找 和 被 替 换 的 文 本, 在 替 换 为 文 本 框 内 键 入 用 于 替 换 的 文 本, 如 果 需 要 替 换 为 特 殊 格 式 的 符 号, 可 以 单 击 高 级 按 钮, 扩 展 对 话 框, 单 击 特 殊 格 式 按 钮, 选 择 特 殊 格 式 符 号 单 击 查 找 下 一 处 按 钮,Word 就 开 始 查 找 如 果 找 到,Word 会 自 动 选 择 该 内 容 如 果 要 替 换, 可 以 单 击 替 换 按 钮 ; 如 果 不 想 替 换, 可 以 单 击 查 找 下 一 处 按 钮,Word 就 跳 过 此 处 并 查 找 下 一 处 ; 65

71 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 如 果 要 自 动 替 换 所 有 匹 配 的 文 本, 可 以 单 击 全 部 替 换 按 钮 提 示 : 编 辑 文 档 时, 经 常 用 到 快 捷 键, 尽 管 使 用 菜 单 上 的 命 令 也 能 完 成 全 部 编 辑 操 作, 但 使 用 快 捷 键 可 能 更 方 便 些 最 典 型 的 例 子 是, 要 删 除 一 个 字 符, 通 常 是 按 下 键 盘 上 的 Del 键, 而 不 必 使 用 编 辑 菜 单 中 的 清 除 命 令 5.3 字 体 和 段 落 为 了 使 文 档 美 观 并 且 便 于 阅 读, 应 当 掌 握 设 置 格 式 的 技 巧 例 如, 为 了 使 标 题 更 加 醒 目, 对 标 题 和 正 文 应 当 采 用 不 同 的 字 体 种 类 大 小 和 颜 色 本 节 详 细 介 绍 如 何 设 置 字 符 及 段 落 的 格 式, 如 何 应 用 样 式, 如 何 自 动 套 用 格 式, 如 何 使 用 项 目 符 号 和 编 号 列 表 设 置 字 体 1. 中 文 字 体 简 体 中 文 版 的 Office XP 中 附 带 了 14 种 中 文 字 体 这 些 中 文 字 体 都 是 TrueType 字 体 采 用 典 型 安 装 方 式 ( 这 是 默 认 的 安 装 方 式 ) 时, 将 安 装 以 下 9 种 字 体 : STZhongsong( 华 文 中 宋 )GBK Lisu( 隶 书 )GBK STXingkai( 华 文 行 楷 )GB2312 STCaiyun( 华 文 彩 云 )GB2312 FZShuTi( 方 正 舒 体 简 体 )GB2312 STXihei ( 华 文 细 黑 )GBK SimYou( 幼 圆 )GBK STXinwei( 华 文 新 魏 )GB2312 FZYaoTi( 方 正 姚 体 简 体 )GB2312 采 用 典 型 安 装 方 式 时, 不 会 安 装 以 下 5 种 字 体, 但 在 自 定 义 安 装 方 式 中 可 以 进 行 安 装 若 要 安 装 这 些 字 体, 你 可 以 选 择 自 定 义 安 装, 或 者 在 已 经 安 装 了 Office XP 的 情 况 下, 双 击 控 制 面 板 中 的 添 加 / 删 除 程 序 图 标, 然 后 从 列 表 中 选 择 Microsoft Office XP 并 单 击 添 加 / 删 除 按 钮, 进 入 维 护 模 式 单 击 添 加 或 删 除 功 能 按 钮, 展 开 Office 共 享 功 能 中 的 中 文 字 体, 然 后 单 击 附 加 字 体 前 的 图 标, 选 择 在 本 机 上 运 行 选 项 STSong( 华 文 宋 体 )GBK STFangsong( 华 文 仿 宋 )GBK STHupo( 华 文 琥 珀 )GB2312 STKaiti( 华 文 楷 体 )GBK STLiti( 华 文 隶 书 )GB2312 这 里 的 GBK 是 继 简 体 中 文 Windows 3.2 之 后 的 简 体 中 文 Windows 所 使 用 的 Windows 代 码 页, 它 包 含 了 Unicode 的 所 有 个 中 文 字 符 以 及 中 国 国 家 标 准 化 组 织 添 加 的 大 约 80 个 中 文 字 符 GB-2312 是 简 体 中 文 Windows 3.2 的 代 码 页, 仅 含 有 6763 个 汉 字 GBK 包 含 了 Big5 的 繁 体 中 文 字 符 和 GB2312 中 的 简 体 中 文 字 符 66

72 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 除 了 YouYuan( 幼 圆 ) 和 LiShu( 隶 书 ), 其 余 的 GBK 中 文 字 体 都 支 持 大 部 分 西 欧 语 言 和 欧 元 符 号 当 在 语 言 设 置 工 具 中 启 用 了 日 文 繁 体 中 文 或 朝 鲜 语 进 行 编 辑 之 后, 除 了 得 到 相 应 的 语 言 支 持 外, 你 还 可 以 安 装 日 文 繁 体 中 文 和 朝 鲜 语 字 体 你 也 可 以 在 Office 安 装 程 序 中 安 装 这 些 字 体 2. 字 符 的 格 式 在 文 档 中 输 入 文 字, 字 符 的 格 式 默 认 的 大 小 是 五 号 字, 字 体 为 宋 体, 颜 色 为 黑 色 为 了 让 文 档 更 加 美 观 和 有 条 理, 通 常 要 设 置 字 体 的 大 小 颜 色 和 其 他 修 饰 效 果 还 有 一 些 特 殊 的 效 果, 这 些 效 果 手 写 很 难 做 到, 而 在 Word 2002 中 只 要 设 置 一 下 就 可 以 了, 比 如 字 符 阴 影 阴 文 阳 文 空 心 动 态 等 修 改 字 符 的 字 体 和 尺 寸 时, 需 要 选 中 要 修 改 的 文 字 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 弹 出 字 体 对 话 框, 如 图 5-20 所 示 在 字 体 对 话 框 中 有 3 个 标 签 页, 分 别 用 来 设 置 字 体 字 符 间 距 文 字 效 果 图 5-20 如 图 5-20 所 示, 在 中 文 字 体 列 表 框 中 默 认 字 体 是 宋 体, 在 西 文 字 体 列 表 框 中 默 认 字 体 是 Times New Roman 单 击 列 表 框 右 边 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 可 以 选 择 其 他 的 字 体 字 符 的 字 形 包 括 常 规 加 粗 倾 斜 既 粗 又 斜 等 字 体 的 颜 色 默 认 的 是 黑 色, 可 以 在 字 体 对 话 框 中 选 择 字 体 的 颜 色, 也 可 以 用 格 式 工 具 栏 上 的 字 体 颜 色 按 钮 来 设 置,Word 2002 提 供 了 40 种 常 用 的 颜 色 供 选 择, 如 果 需 要, 可 以 自 定 义 颜 色 Word 有 11 种 字 符 修 饰 效 果, 包 括 : 删 除 线 (Strikethrough) 双 删 除 线 (Double Strikethrough) 上 标 (Superscript) 下 标 (Subscript) 阴 影 (Shadow) 空 心 (Outline) 阴 文 (Emboss) 阳 文 (Engrave) 小 型 大 写 字 母 (Small Caps) 完 全 大 写 字 母 (All Caps) 隐 藏 文 字 (Hidden) 如 果 创 建 的 Word 文 档 是 用 来 在 投 影 仪 下 演 示 的, 可 以 给 文 字 设 置 动 态 效 果, 这 样 在 演 示 的 时 候, 恰 当 的 动 态 效 果 可 使 得 文 档 更 加 活 泼, 吸 引 人 Word 提 供 了 赤 水 情 深 礼 花 绽 放 七 彩 霓 虹 闪 烁 背 景 乌 龙 绞 柱 亦 真 亦 幻 共 6 种 动 态 效 果, 在 同 一 个 时 刻 只 能 选 择 其 中 一 种 要 取 消 动 态 效 果, 首 先 要 选 择 文 本, 在 动 态 效 果 列 表 框 中 选 择 无 注 意 : 动 态 效 果 只 在 显 示 时 有 效, 在 打 印 时 无 效 打 开 一 篇 已 经 创 建 好 的 文 档, 选 择 其 中 一 段 文 字, 如 图 5-21 所 示 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 弹 出 字 体 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 设 置 : 中 文 字 体 选 择 华 文 行 楷, 字 形 选 择 常 规, 字 号 选 择 小 四, 如 图 5-22 所 示 67

73 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 5-21 图 5-22 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 字 体 对 话 框 选 择 另 一 段 文 字, 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 弹 出 字 体 对 话 框, 将 字 体 颜 色 设 置 成 橘 黄 色, 将 着 重 号 项 设 置 成., 单 击 确 定 按 钮 选 择 第 三 段 文 字, 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 弹 出 字 体 对 话 框, 在 效 果 选 项 组 中, 选 中 删 除 线 复 选 框 单 击 确 定 按 钮 最 终 效 果 如 图 5-23 所 示 图 字 符 间 距 选 择 要 改 变 字 符 间 距 的 文 本, 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 单 击 字 符 间 距 标 签 页, 如 图 5-24 所 示 图 5-24 一 般 情 况 下, 字 符 的 间 距 为 标 准 要 使 字 符 间 距 扩 大, 可 在 间 距 下 拉 列 表 中 选 择 加 宽, 68

74 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 然 后 在 其 右 的 磅 值 文 本 框 内 输 入 要 加 宽 的 磅 值 如 果 要 使 字 符 间 距 缩 小, 就 在 间 距 下 拉 列 表 中 选 择 紧 缩, 然 后 在 其 右 的 磅 值 文 本 框 内 输 入 要 缩 小 的 磅 值 如 果 要 让 Word 在 大 于 某 一 尺 寸 的 条 件 下 自 动 调 整 字 符 间 距, 则 选 中 调 整 字 体 的 字 间 距 前 的 复 选 框, 并 在 文 本 框 中 输 入 磅 值 4. 字 符 在 垂 直 方 向 上 的 位 置 要 在 不 改 变 字 符 大 小 的 前 提 下 改 变 字 符 在 垂 直 方 向 上 的 位 置, 先 选 择 要 调 整 的 文 本, 然 后 使 用 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 打 开 字 符 间 距 标 签 页, 在 位 置 下 拉 列 表 中 选 择 提 升 或 降 低, 然 后 在 磅 值 文 本 框 内 输 入 要 移 动 的 磅 值 5. 首 字 下 沉 或 悬 挂 在 报 纸 之 类 的 文 档 中, 经 常 会 看 到 首 字 下 沉 的 例 子, 即 一 个 段 落 的 头 一 个 字 放 大 并 占 据 2 行 或 3 行, 其 他 字 符 围 绕 在 它 的 右 下 方, 如 图 5-25 所 示 图 5-25 要 实 现 首 字 下 沉 或 悬 挂 效 果, 先 选 择 要 下 沉 或 悬 挂 的 文 本, 然 后 使 用 格 式 菜 单 中 的 首 字 下 沉 命 令,Word 2002 将 打 开 首 字 下 沉 对 话 框, 如 图 5-26 所 示 图 5-26 在 首 字 下 沉 对 话 框 中 选 择 下 沉 或 悬 挂, 报 刊 杂 志 通 常 使 用 下 沉 模 式 在 字 体 选 项 中 可 以 选 择 首 字 的 字 体 在 下 沉 行 数 文 本 框 中, 可 以 设 置 首 字 下 沉 的 行 数 与 正 文 的 距 离 由 距 正 文 文 本 框 指 定 如 果 要 取 消 首 字 下 沉 或 悬 挂 的 效 果, 先 选 择 下 沉 或 悬 挂 的 文 本, 再 使 用 格 式 菜 单 中 的 首 字 下 沉 命 令, 单 击 位 置 选 项 组 中 的 无 即 可 69

75 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 设 置 段 落 文 字 的 修 饰 只 是 局 部 上 的 润 色, 段 落 格 式 的 设 计 则 可 以 从 整 体 上 把 握 文 档 的 布 局, 使 其 更 美 观 易 读 段 落 的 格 式 包 括 对 齐 方 式 缩 进 行 距 制 表 位 等 这 些 因 素 共 同 决 定 段 落 的 布 局 页 边 距 ( 页 面 上 打 印 区 域 之 外 的 空 白 空 间 ) 决 定 页 面 中 所 有 的 文 本 到 页 面 边 缘 的 距 离, 而 段 落 的 缩 进 和 对 齐 方 式 决 定 段 落 如 何 适 应 页 边 距 此 外 可 以 改 变 行 间 距 段 前 和 段 后 间 距 的 大 小 1. 对 齐 方 式 Word 2002 在 默 认 情 况 下, 文 档 的 段 落 是 左 对 齐 的, 首 行 缩 进 为 零 在 Word 2002 中 有 4 个 用 来 设 置 水 平 对 齐 方 式 的 按 钮, 如 图 5-27 所 示 两 端 对 齐 按 钮 使 段 落 两 端 对 齐 ; 居 中 按 钮 使 段 落 居 中 对 齐 ; 右 对 齐 按 钮 使 段 落 右 对 齐 ; 分 散 对 齐 按 钮 使 段 落 分 散 对 齐 在 图 5-27 中, 显 示 了 每 一 种 对 齐 方 式 的 快 捷 键 图 缩 进 和 间 距 缩 进 就 是 文 本 与 页 面 边 界 的 距 离 段 落 有 三 种 缩 进 方 式 : 首 行 缩 进 负 缩 进 ( 段 落 超 出 左 边 的 页 边 距 ) 悬 挂 缩 进 单 击 格 式 菜 单 中 的 段 落 命 令, 弹 出 段 落 对 话 框, 如 图 5-28 所 示, 在 该 对 话 框 中 可 以 完 成 段 落 缩 进 的 设 置 图 5-28 在 该 对 话 框 的 缩 进 选 项 组 中, 左 文 本 框 用 于 设 置 整 个 段 落 的 左 缩 进 值, 右 文 本 框 用 于 设 置 整 个 段 落 的 右 缩 进 值 在 特 殊 格 式 下 拉 列 表 中, 如 果 选 择 首 行 缩 进, 表 示 在 整 个 段 落 缩 进 的 基 础 上, 段 落 的 首 行 再 缩 进 由 度 量 值 文 本 框 指 定 的 值 决 定 如 果 选 择 悬 挂 缩 进, 表 示 在 整 个 段 落 缩 进 的 基 础 上, 段 落 中 除 首 行 以 外 的 其 他 行 再 缩 进 由 度 量 值 文 本 框 指 定 的 值 决 定 段 落 间 距 是 指 段 落 与 它 前 后 相 邻 的 段 落 之 间 的 距 离 要 调 整 段 落 间 距, 首 先 选 择 要 调 整 间 距 的 段 落, 然 后 使 用 格 式 菜 单 中 的 段 落 命 令, 打 开 缩 进 和 间 距 标 签 页, 在 段 前 和 段 后 文 本 框 中 分 别 设 置 段 前 和 段 后 的 间 距, 见 图

76 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 3. 行 间 距 行 间 距 是 指 段 落 内 部 行 与 行 之 间 的 距 离 单 击 格 式 菜 单 中 的 段 落 命 令, 弹 出 段 落 对 话 框, 打 开 缩 进 和 间 距 标 签 页, 单 击 行 距 列 表 框 右 边 的 下 拉 按 钮, 弹 出 下 拉 列 表, 如 图 5-29 所 示 图 5-29 在 该 下 拉 列 表 中 包 括 了 6 种 行 距, 其 中 单 倍 行 距 为 行 中 最 大 字 符 的 高 度 再 加 一 个 额 外 的 附 加 量 ; 1.5 倍 行 距 为 单 倍 行 距 的 1.5 倍 ; 2 倍 行 距 为 单 倍 行 距 的 2 倍 ; 最 小 值 为 能 容 纳 本 行 中 最 大 字 体 或 图 形 的 最 小 行 距, 如 果 在 设 置 值 文 本 框 内 输 入 了 一 个 值, 则 行 距 不 会 小 于 这 个 值 ; 固 定 值 是 固 定 的, 如 果 有 文 字 或 图 形 超 出 这 个 行 距 将 被 裁 剪 ; 多 倍 行 距 为 单 倍 行 距 乘 以 指 定 的 倍 数 4. 换 行 和 分 页 为 了 避 免 一 个 段 落 被 分 在 两 页 上, 可 以 使 用 格 式 菜 单 中 的 段 落 命 令, 打 开 换 行 和 分 页 标 签 页, 如 图 5-30 所 示 图 5-30 如 果 选 中 孤 行 控 制 复 选 框, 可 以 避 免 在 页 面 顶 端 出 现 段 落 的 最 后 一 行 或 在 页 面 底 端 出 现 段 落 的 第 一 行 如 果 选 中 段 前 分 页 复 选 框, 可 以 在 所 选 段 落 前 插 入 一 个 人 工 分 页 符 来 强 制 分 页 如 果 选 中 与 下 段 同 页 复 选 框, 可 以 避 免 所 选 段 落 与 后 一 个 段 落 之 间 出 现 分 页 符 如 果 选 中 段 中 不 分 页 复 选 框, 可 以 避 免 在 段 中 分 页 这 样, 如 果 一 个 段 落 在 一 页 中 显 示 不 下, 会 自 动 全 部 移 到 下 一 页 5. 格 式 刷 在 工 具 栏 上 有 个 像 刷 子 的 按 钮, 就 是 格 式 刷 有 时 候, 我 们 需 要 把 一 些 文 本 的 格 式 设 置 成 与 文 档 中 某 个 地 方 的 格 式 一 样, 格 式 刷 可 以 很 方 便 地 完 成 这 个 工 作 格 式 刷 的 作 用 是 复 制 字 符 和 段 落 的 格 式 选 择 被 复 制 格 式 的 文 本, 然 后 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 格 式 刷 按 钮, 光 标 将 变 成 一 个 刷 子, 拖 动 刷 子 选 中 要 改 变 格 式 的 文 本, 松 开 鼠 标 之 后, 原 文 本 的 格 式 就 应 用 在 修 改 文 本 上 了 在 常 用 工 具 栏 上 单 击 选 择 格 式 刷, 格 式 刷 只 能 使 用 一 次 如 果 双 击 格 式 刷 按 钮, 待 光 标 变 成 刷 子 形 状 之 后, 就 可 以 用 这 个 刷 子 重 复 的 去 改 变 其 他 文 本 的 格 式, 按 Esc 键 可 以 撤 消 格 式 刷 71

77 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 样 式 和 模 板 Word 2002 提 供 强 大 的 功 能 优 化 文 档 中 的 格 式 设 置 单 击 格 式 菜 单 中 的 样 式 和 格 式 命 令, 调 出 样 式 和 格 式 任 务 窗 格, 使 用 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 可 以 创 建 查 看 选 择 应 用 甚 至 清 除 文 本 中 的 格 式, 如 图 5-31 所 示 也 可 单 击 格 式 菜 单 中 的 显 示 格 式 命 令, 调 出 任 务 窗 格 来 显 示 文 本 格 式 属 性 样 式 指 的 是 字 符 段 落 制 表 位 标 题 正 文 等 文 档 元 素 的 格 式 的 集 成 使 用 样 式 的 优 势 在 于, 对 一 个 段 落 或 整 个 文 档 而 言, 不 必 分 别 设 置 字 符 格 式 段 落 格 式 或 其 他 格 式, 只 要 把 一 个 已 有 的 样 式 应 用 于 它 就 行 了 特 别 是 如 果 要 修 改 文 档 中 某 种 元 素 的 格 式, 只 要 修 改 样 式 中 该 元 素 的 格 式, 所 有 使 用 该 样 式 的 段 落 或 文 档 的 格 式 都 将 改 变 图 用 样 式 来 设 置 格 式 Word 2002 为 用 户 设 计 了 一 些 常 用 的 通 用 的 样 式, 基 本 涵 盖 了 文 档 的 各 种 元 素 在 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 中 已 经 提 供 了 内 建 的 多 种 样 式, 每 一 种 样 式 的 名 称 都 和 该 样 式 的 格 式 保 持 一 致, 也 就 是 说 在 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 中 看 到 的 就 是 该 样 式 的 示 范 如 果 是 对 一 个 段 落 使 用 某 种 样 式, 只 要 把 光 标 放 在 该 段 落 的 任 意 地 方, 然 后 单 击 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 中 要 使 用 的 样 式 如 果 是 多 于 一 段, 就 需 要 全 部 选 中, 然 后 使 用 样 式 单 击 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 的 底 部 显 示 列 表 框 的 下 拉 按 钮, 弹 出 下 拉 列 表, 见 图 5-31 在 该 下 拉 列 表 中, 如 果 选 择 使 用 中 的 样 式, 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 内 将 只 列 出 文 档 中 当 前 正 在 使 用 的 样 式 如 果 选 择 所 有 样 式, 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 内 将 列 出 所 有 的 样 式, 包 括 内 建 的 样 式 和 自 定 义 的 样 式 如 果 选 择 自 定 义, 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 内 将 只 列 出 用 户 自 定 义 的 样 式 2. 创 建 新 的 样 式 通 常 需 要 根 据 自 己 的 需 要 来 设 计 样 式, 达 到 美 观 新 颖 的 效 果 Word 2002 中 可 以 自 己 创 建 样 式, 创 建 了 新 样 式 的 文 档, 如 果 不 是 模 板 文 件, 那 么 这 些 新 样 式 只 对 这 一 篇 文 档 有 效, 在 其 他 文 档 中 无 法 使 用 具 体 的 创 建 步 骤 参 考 下 面 的 操 作 : (1) 单 击 格 式 菜 单 中 的 样 式 和 格 式 命 令, 调 出 样 式 和 格 式 任 务 窗 格 (2) 单 击 该 任 务 窗 口 顶 部 的 新 样 式 按 钮, 弹 出 新 建 样 式 对 话 框, 如 图 5-32 所 示 我 们 可 以 在 该 对 话 框 中 设 置 新 样 式 的 属 性 72

78 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 图 5-32 (3) 在 名 称 文 本 框 中 输 入 新 样 式 的 名 称, 这 个 名 称 可 以 自 己 任 意 设 定 (4) 在 样 式 类 型 文 本 框 中 选 择 样 式 类 型 是 段 落 还 是 字 符, 在 样 式 基 于 下 拉 列 表 中 选 择 一 种 基 准 样 式 (5) 在 格 式 下 拉 列 表 中, 选 择 华 文 中 宋, 字 号 选 择 四 号, 如 图 5-33 所 示 图 5-33 (6) 单 击 新 建 样 式 对 话 框 底 部 的 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 段 落, 弹 出 段 落 对 话 框, 如 图 5-34 所 示 图 5-34 (7) 在 段 落 对 话 框 的 缩 进 选 项 组 中, 将 左 缩 进 设 置 为 5 个 字 符, 特 殊 格 式 设 为 首 行 缩 进, 度 量 值 为 2 字 符 在 间 距 选 项 组 中 将 行 距 设 为 1.5 倍 行 距 (8) 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 段 落 对 话 框 73

79 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (9) 单 击 新 建 样 式 对 话 框 底 部 的 格 式 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 快 捷 键, 弹 出 自 定 义 键 盘 对 话 框, 如 图 5-35 所 示 图 5-35 (10) 将 光 标 放 置 在 请 按 新 快 捷 键 文 本 框 中, 在 键 盘 上 按 F4 功 能 键, 也 可 以 按 其 他 的 键, 单 击 指 定 按 钮, 将 快 捷 键 加 载 到 当 前 快 捷 键 列 表 框 中 单 击 关 闭 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 (11) 单 击 新 建 样 式 对 话 框 底 部 的 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 (12) 选 择 文 档 中 的 一 段 文 本, 按 F4 键, 将 该 段 文 字 的 格 式 设 置 为 上 面 定 义 的 新 样 式 3. 修 改 样 式 通 常 需 要 根 据 自 己 的 需 要 来 设 计 样 式, 达 到 美 观 新 颖 的 效 果 Word 提 供 的 现 成 样 式 也 许 不 能 全 部 满 足 你 的 要 求, 可 以 对 样 式 进 行 修 改 修 改 和 新 建 样 式 参 考 下 面 的 操 作 (1) 单 击 格 式 菜 单 中 的 样 式 和 格 式 命 令, 调 出 样 式 和 格 式 任 务 窗 格, 如 图 5-31 所 示 (2) 用 鼠 标 右 键 单 击 要 修 改 的 样 式, 弹 出 快 捷 菜 单, 如 图 5-36 所 示 图 5-36 (3) 单 击 修 改 样 式 命 令 弹 出 修 改 样 式 对 话 框, 修 改 样 式 对 话 框 和 新 建 样 式 对 话 框 基 本 上 是 一 样 的, 只 是 样 式 名 称 不 用 再 设 置 了 (4) 参 考 新 建 样 式 中 的 设 置 步 骤, 修 改 样 式 (5) 完 成 修 改 后, 单 击 确 定 按 钮 提 示 : 若 要 在 基 于 相 同 模 板 的 新 文 档 中 使 用 经 修 改 的 样 式, 请 选 中 新 建 样 式 对 话 框 或 是 修 改 样 式 对 话 框 中 的 添 加 到 模 板 复 选 框 Word 2002 会 将 经 修 改 的 样 式 添 加 到 活 动 文 档 加 载 的 模 板, 以 后 所 有 使 用 该 模 板 的 文 档 都 可 以 应 用 此 样 式 如 果 选 中 自 动 更 新 复 选 框, 则 当 你 修 改 使 用 该 样 式 的 段 落 的 格 式 时,Word 2002 将 自 动 使 用 最 新 的 格 式 更 新 这 个 样 式, 并 自 动 更 新 文 档 中 所 有 使 用 该 样 式 的 段 落 74

80 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 4. 删 除 样 式 如 果 要 删 除 自 定 义 的 样 式, 可 以 选 择 格 式 菜 单 中 的 样 式 和 格 式 命 令, 调 出 样 式 和 格 式 任 务 窗 口, 用 鼠 标 右 击 要 删 除 的 样 式, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 删 除 命 令 一 个 样 式 被 删 除 后,Word 将 对 文 档 中 原 先 使 用 该 样 式 的 段 落 应 用 正 文 样 式 换 句 话 说, 不 管 该 段 落 原 先 应 用 什 么 样 式, 现 在 一 律 变 为 正 文 如 果 被 删 除 的 样 式 是 自 定 义 的,Word 将 从 模 板 中 取 消 该 样 式 的 定 义 如 果 被 删 除 的 样 式 是 内 建 的,Word 将 在 模 板 中 保 留 该 样 式 的 定 义 也 就 是 说, 样 式 并 没 有 真 正 被 删 掉 以 后, 只 要 在 样 式 和 格 式 任 务 窗 口 显 示 下 拉 列 表 中 选 择 所 有 样 式, 就 可 以 重 新 使 用 这 个 内 建 的 样 式 有 些 内 建 的 样 式 如 各 级 标 题 和 正 文 是 不 能 删 除 的 项 目 符 号 和 编 号 项 目 符 号 的 使 用 可 以 使 文 章 显 得 更 加 条 理 化, 更 加 有 序 在 罗 列 什 么 的 时 候, 比 如 产 品 说 明 书 中 的 产 品 特 点, 用 一 个 项 目 符 号, 或 是 编 号 将 是 非 常 恰 当 的 项 目 符 号 和 编 号 与 Word 2002 其 他 的 很 多 工 具 一 样, 都 是 可 以 自 定 义 的, 也 就 是 说, 如 果 你 不 喜 欢 Word 2002 自 带 的 项 目 符 号 的 样 式, 可 以 自 己 设 计 图 片 来 作 为 项 目 符 号 项 目 符 号 和 编 号 是 使 用 在 多 个 段 落 上 的 使 用 项 目 符 号 或 编 号 之 前, 需 要 选 中 这 些 段 落 然 后 单 击 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 命 令, 弹 出 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 设 置 项 目 符 号 也 可 以 用 一 个 简 单 的 方 法, 直 接 单 击 工 具 栏 上 的 项 目 符 号 或 编 号 按 钮 在 已 经 创 建 了 项 目 符 号 的 段 落 中 按 回 车 键,Word 2002 会 自 动 给 新 的 段 落 分 配 一 个 项 目 符 号 或 编 号, 可 以 连 续 按 Enter 键 两 次, 也 可 以 按 Backspace 键 删 除 自 动 创 建 的 项 目 符 号 或 编 号 下 面 介 绍 如 何 设 置 项 目 符 号 和 编 号 : (1) 自 定 义 项 目 符 号 的 格 式 (2) 单 击 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 命 令, 弹 出 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框, 如 图 5-37 所 示 (3) 在 该 对 话 框 中 选 择 一 种 项 目 符 号 ( 除 无 之 外 ), 选 择 底 部 的 自 定 义 按 钮, 弹 出 自 定 义 项 目 符 号 列 表 对 话 框, 如 图 5-38 所 示 图 5-37 图 5-38 (4) 在 项 目 符 号 字 符 选 项 组 中, 列 出 了 6 种 字 符, 实 际 上 项 目 符 号 的 样 式 远 不 止 这 6 种, 单 击 字 符 按 钮 或 图 片 按 钮 都 可 以 引 入 许 多 的 符 号 (5) 单 击 字 符 按 钮, 弹 出 符 号 对 话 框, 如 图 5-39 所 示 75

81 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 5-39 (6) 在 符 号 对 话 框 中 选 择 一 种 符 号, 单 击 确 定 按 钮, 将 选 择 的 符 号 添 加 到 项 目 符 号 字 符 列 表 中, 如 图 5-40 所 示 图 5-40 (7) 在 自 定 义 项 目 符 号 列 表 对 话 框 中, 改 变 项 目 符 号 位 置 文 字 位 置 选 项 组 中 的 文 本 框 的 数 字, 在 预 览 框 中 预 览 项 目 符 号 和 段 落 文 字 的 位 置 (8) 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 选 择 多 段 文 字, 单 击 格 式 菜 单 中 的 项 目 符 号 和 编 号 命 令, 弹 出 项 目 符 号 和 编 号 对 话 框, 选 择 上 面 步 骤 中 定 义 的 项 目 符 号, 单 击 确 定 按 钮, 效 果 如 图 5-41 所 示 图

82 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 5.4 Word 表 格 和 图 形 Word 2002 提 供 了 一 系 列 的 命 令 帮 助 用 户 创 建 图 文 并 茂 的 文 档 插 入 表 格 可 以 使 文 档 中 的 数 据 规 范 有 序, 表 格 还 可 以 排 出 特 殊 的 版 式 另 外, 可 以 使 用 两 种 基 本 类 型 的 图 形 来 增 强 Microsoft Word 文 档 的 效 果 : 图 形 对 象 和 图 片 图 形 对 象 包 括 自 选 图 形 图 表 曲 线 线 条 和 艺 术 字 图 形 对 象 这 些 对 象 都 是 Word 文 档 的 一 部 分 创 建 表 格 在 Word 2002 中 创 建 表 格 主 要 有 三 种 方 式 : 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 插 入 表 格 按 钮, 插 入 表 格 单 击 表 格 绘 制 表 格 菜 单 命 令, 弹 出 表 格 和 边 框 工 具 栏, 在 该 工 具 栏 中 提 供 了 多 种 工 具 来 绘 制 表 格 或 是 插 入 表 格 单 击 表 格 插 入 表 格 菜 单 命 令, 弹 出 插 入 表 格 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 设 置 表 格 的 行 列 数 使 用 哪 种 方 式 创 建 表 格, 取 决 于 表 格 的 复 杂 程 度, 如 果 是 一 般 的 表 格, 使 用 常 用 工 具 栏 上 的 插 入 表 格 按 钮 足 够 胜 任 了 如 果 需 要 绘 制 复 杂 的 表 格 单 元 大 小 不 一 的 表 格, 使 用 绘 制 表 格 命 令 比 较 好 1. 创 建 表 格 (1) 单 击 要 创 建 表 格 的 位 置 (2) 在 常 用 工 具 栏 中, 单 击 插 入 表 格 按 钮 (3) 拖 动 鼠 标 选 定 所 需 的 行 列 数, 如 图 5-42 所 示 单 击 鼠 标 就 可 以 将 一 定 行 列 数 的 表 格 插 入 到 文 档 中 图 5-42 下 面 我 们 来 绘 制 复 杂 的 表 格, 包 含 不 同 高 度 的 单 元 格 每 行 包 含 的 列 数 不 同 (1) 单 击 要 创 建 表 格 的 位 置 (2) 单 击 表 格 绘 制 表 格 菜 单 命 令, 弹 出 表 格 和 边 框 工 具 栏, 如 图 5-43 所 示 图

83 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (3) 单 击 表 格 和 边 框 工 具 栏 中 的 绘 制 表 格 按 钮, 待 光 标 变 成 铅 笔 形 状 即 可 绘 制 表 格 (4) 用 鼠 标 控 制 铅 笔 状 的 光 标, 像 在 纸 上 绘 制 表 格 一 样, 在 文 档 中 绘 制 如 图 5-44 所 示 的 表 格, 在 表 格 中 一 样 可 以 绘 制 斜 线, 表 格 边 框 的 颜 色 可 以 用 工 具 箱 中 的 边 框 颜 色 按 钮 设 置 按 Esc 键 取 消 绘 制 表 格 的 状 态 图 5-44 (5) 用 鼠 标 拖 动 表 格 线, 改 变 表 格 的 宽 度 和 高 度, 如 图 5-45 所 示 通 常 情 况 下, 鼠 标 拖 动 只 能 大 致 地 改 变 表 格 的 大 小, 如 果 需 要 平 均 表 格 的 高 度, 可 以 使 用 表 格 和 边 框 工 具 栏 中 的 平 均 分 布 各 行 或 是 平 均 分 布 各 列 按 钮 图 5-45 (6) 选 中 图 5-45 中 的 表 格 右 上 角 的 四 个 单 元 格, 单 击 工 具 栏 中 的 平 均 分 布 各 行 按 钮, 改 变 之 后 的 表 格 如 图 5-46 所 示 图 5-46 提 示 : 创 建 嵌 套 表 格 以 设 计 Web 页 可 以 将 Web 页 想 象 为 一 个 包 含 其 他 表 格 的 大 表 格, 将 文 本 和 图 形 置 于 不 同 的 表 格 单 元 格 之 内, 以 帮 助 你 排 列 页 面 中 的 不 同 部 分 2. 文 本 转 换 成 表 格 当 用 某 种 途 径 得 到 一 些 文 本, 这 些 文 本 的 结 构 和 一 个 表 格 的 内 容 很 像 时,Word 2002 可 以 帮 助 用 户 将 文 本 转 换 为 表 格 把 文 本 转 换 为 表 格, 首 先 要 在 文 本 中 添 加 分 隔 符 来 把 文 本 分 行 分 列 一 般 情 况 下, 建 议 使 用 制 表 符 来 分 列, 使 用 段 落 标 记 来 分 行 78

84 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 如 图 5-47 所 示 是 Word 2002 中 关 于 格 式 的 快 捷 键, 每 个 快 捷 键 都 用 Tab 键 来 和 其 功 能 分 开, 每 行 的 两 个 元 素 之 间 Tab 键 只 能 使 用 一 次, 否 则 Word 2002 无 法 正 确 辨 认 表 格 形 式 图 5-47 (1) 选 择 要 转 换 的 文 本, 这 里 选 择 全 部 的 功 能 和 快 捷 键, 单 击 表 格 转 换 文 字 转 换 为 表 格, 弹 出 将 文 字 转 换 成 表 格 菜 单 命 令 对 话 框, 如 图 5-48 所 示 图 5-48 (2) 在 表 格 尺 寸 选 项 组 中 的 列 数 文 本 框 中 填 入 数 字 2, 也 可 以 分 成 4 列, 行 数 是 根 据 列 数 自 动 计 算 得 出 的 单 击 选 中 根 据 内 容 调 整 表 格,Word 2002 将 根 据 文 本 的 长 度 来 设 计 表 格 在 文 字 分 隔 位 置 选 项 组 中 选 中 制 表 符 如 果 文 本 是 用 其 他 的 符 号 隔 开 相 应 的 单 元 组, 则 在 此 栏 选 择 相 应 的 符 号, 例 如 段 落 标 记 逗 号 或 其 他 符 号 (3) 单 击 确 定 按 钮, 转 换 成 的 表 格 如 图 5-49 所 示 图 5-49 在 表 格 菜 单 中 有 一 个 表 格 自 动 套 用 格 式 命 令, 该 命 令 将 打 开 一 些 已 经 设 计 好 的 表 格, 一 般 情 况 下, 这 些 预 设 好 格 式 的 表 格 都 能 满 足 用 户 的 需 求 所 以, 选 择 一 个 预 设 的 表 格, 只 需 填 入 新 的 数 据, 这 样 可 以 达 到 事 半 功 倍 的 效 果 79

85 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 表 格 自 动 套 用 格 式 单 击 表 格 菜 单 中 的 表 格 自 动 套 用 格 式 命 令, 弹 出 表 格 自 动 套 用 格 式 对 话 框, 如 图 5-50 所 示 在 类 别 下 拉 列 表 中 选 择 所 有 表 格 样 式, 表 格 样 式 列 表 框 中 将 显 示 Word 2002 自 带 的 多 种 表 格 格 式, 分 成 13 大 类 :Web 型 专 业 典 雅 列 表 古 典 彩 色 普 通 流 行 立 体 竖 列 简 明 精 巧 网 络 等, 单 击 选 中 一 种 类 型, 在 预 览 框 中 预 览 该 种 类 型 底 部 的 将 特 殊 格 式 应 用 于 选 项 组 中 的 复 选 框 用 于 设 定 特 殊 格 式 应 用 的 范 围, 一 般 情 况 下 全 选 图 5-50 Word 2002 还 可 以 在 这 些 表 格 的 基 础 上 进 行 修 改, 单 击 表 格 自 动 套 用 格 式 对 话 框 中 的 修 改 按 钮, 弹 出 修 改 样 式 对 话 框 该 对 话 框 中 的 各 项 设 置 和 前 面 所 讲 的 修 改 样 式 对 话 框 基 本 上 是 一 样 的, 不 同 的 这 里 修 改 的 是 表 格 的 样 式, 所 以 预 览 框 中 显 示 的 是 表 格 修 改 样 式 前, 在 格 式 应 用 于 下 拉 列 表 中 选 择 需 要 修 改 的 表 格 的 某 个 部 分 修 改 的 技 巧 和 文 本 样 式 相 似, 这 里 就 不 赘 述 了 插 入 和 编 辑 图 片 Word 2002 有 一 系 列 的 命 令 帮 助 用 户 创 建 图 文 并 茂 的 文 档 可 以 使 用 两 种 基 本 类 型 的 图 形 来 增 强 Microsoft Word 文 档 的 效 果 : 图 形 对 象 和 图 片 图 形 对 象 包 括 自 选 图 形 图 表 曲 线 线 条 和 艺 术 字 图 形 对 象 这 些 对 象 都 是 Word 文 档 的 一 部 分 使 用 绘 图 工 具 栏 可 以 更 改 和 增 强 这 些 对 象 的 颜 色 图 案 边 框 和 其 他 效 果 单 击 插 入 菜 单 中 的 图 片 命 令, 图 片 子 菜 单 如 图 5-53 所 示 前 三 个 命 令 是 插 入 图 片 的 三 种 不 同 的 途 径 后 5 个 命 令 是 插 入 其 他 的 对 象, 分 别 是 组 织 结 构 图 绘 制 新 图 形 自 选 图 形 艺 术 字 图 表 图

86 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 1. 插 入 剪 贴 画 Word 附 带 了 一 个 非 常 丰 富 的 剪 贴 画 库 这 些 剪 贴 画 都 是 经 过 专 业 设 计 的, 其 内 容 几 乎 涵 盖 了 制 作 文 档 所 需 要 的 各 个 方 面, 从 地 图 到 人 物 从 建 筑 到 风 景 名 胜, 应 有 尽 有 单 击 插 入 菜 单 中 的 图 片 命 令, 再 选 择 剪 贴 画 命 令, 调 出 插 入 剪 辑 画 任 务 窗 口, 如 图 5-52 所 示 在 该 任 务 窗 口 中 提 供 一 个 搜 索 剪 辑 画 的 功 能 在 插 入 剪 贴 画 任 务 窗 格 中 的 搜 索 文 字 文 本 框 中, 键 入 描 述 所 需 剪 辑 ( 剪 辑 : 一 个 媒 体 文 件, 包 含 图 片 声 音 动 画 或 电 影 ) 的 单 词 或 短 语, 或 键 入 剪 辑 的 完 整 或 部 分 文 件 名 单 击 搜 索 范 围 下 拉 列 表 并 选 择 要 搜 索 的 集 合, 这 样 可 以 缩 小 搜 索 的 范 围 单 击 结 果 类 型 下 拉 列 表 并 选 中 要 查 找 的 剪 辑 类 型 旁 的 复 选 框, 这 样 可 以 将 搜 索 结 果 限 制 为 特 定 的 媒 体 文 件 类 型, 如 图 5-53 所 示 图 5-52 图 5-53 在 插 入 剪 辑 画 任 务 窗 口 的 底 部 有 如 图 5-54 所 示 的 几 个 选 项, 单 击 剪 辑 管 理 器, 打 开 Microsoft 剪 辑 管 理 器, 如 图 5-55 所 示 Microsoft 剪 辑 管 理 器 中 包 含 图 画 照 片 声 音 视 频 和 其 他 媒 体 文 件, 统 称 为 剪 辑, 可 将 它 们 插 入 到 其 他 Microsoft Office 文 档 中 图 5-54 图 5-55 Microsoft 剪 辑 管 理 器 也 是 一 个 活 动 窗 口, 可 以 在 打 开 此 窗 口 的 同 时 编 辑 文 档 在 Microsoft 剪 辑 管 理 器 的 收 藏 集 列 表 中,Word 2002 自 动 将 剪 辑 分 成 三 大 类 : 我 的 收 藏 集 Office 收 藏 集 Web 收 藏 集 单 击 Web 收 藏 集, 如 果 已 经 打 开 了 Internet 连 接, 剪 贴 画 搜 索 结 果 中 会 自 动 包 括 来 自 Web 站 点 上 的 内 容 单 击 收 藏 集 列 表 中 的 Office 收 藏 集, 可 以 看 到 Word 2002 自 带 的 多 种 剪 辑 画,Word 2002 将 81

87 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 这 些 剪 辑 画 分 成 多 级 模 式, 便 于 用 户 查 找 单 击 其 中 一 种 类 别, 例 如 地 点 地 标,Word 将 显 示 该 类 别 的 剪 贴 画, 用 鼠 标 左 键 单 击 其 中 一 个 剪 贴 画, 将 弹 出 快 捷 菜 单, 见 图 5-55 选 择 复 制 命 令 可 以 把 该 剪 贴 画 复 制 到 剪 贴 板, 即 可 在 文 档 中 粘 贴 该 剪 贴 画 选 择 查 找 类 似 样 式 命 令,Word 将 在 剪 贴 画 库 中 查 找 主 题 相 似 的 剪 贴 画 为 了 在 众 多 的 剪 贴 画 中 迅 速 找 到 需 要 的 剪 贴 画, 剪 贴 画 库 中 的 每 一 幅 剪 贴 画 都 有 主 题 2. 编 辑 图 片 对 于 插 入 到 文 档 中 的 剪 贴 画 图 片 艺 术 字 等 图 像, 可 以 使 用 图 片 工 具 栏 来 设 置 图 像 的 属 性 例 如 亮 度 黑 白 对 比 度 颜 色 等 在 工 具 栏 上 右 击 鼠 标, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 图 片, 调 出 图 片 工 具 栏 如 图 5-56 所 示 也 可 以 单 击 一 幅 图 片, 即 可 调 出 图 片 工 具 栏, 如 果 没 有 调 出, 可 右 击 图 片, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 显 示 图 片 工 具 栏 图 5-56 插 入 图 片 按 钮 : 单 击 此 按 钮, 弹 出 插 入 图 片 对 话 框 颜 色 按 钮 : 用 于 控 制 图 像 的 颜 色 单 击 此 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中, 如 果 选 择 自 动, 表 示 使 用 原 始 图 像 的 颜 色 ; 如 果 选 择 灰 度, 表 示 以 灰 度 显 示 图 像 ; 如 果 选 择 黑 白, 表 示 以 黑 白 两 色 显 示 图 像 如 果 选 择 冲 蚀, 表 示 以 水 印 效 果 显 示 图 像 裁 剪 按 钮 : 单 击 此 按 钮, 将 光 标 放 在 图 像 边 框 上, 按 住 鼠 标 左 键, 即 可 拖 动 裁 减 图 片 文 字 环 绕 按 钮 : 单 击 此 按 钮, 弹 出 如 图 5-57 所 示 的 下 拉 菜 单 该 菜 单 中 列 出 了 8 种 图 片 在 文 字 中 的 放 置 方 式 图 5-57 设 置 图 片 格 式 按 钮 : 单 击 此 按 钮, 弹 出 设 置 图 片 格 式 对 话 框 在 该 对 话 框 中 可 以 设 置 图 片 的 颜 色 与 线 条 大 小 版 式 等 插 入 艺 术 字 在 文 档 中 插 入 艺 术 字, 可 以 增 加 文 档 的 美 观, 收 到 意 想 不 到 的 效 果 艺 术 字 不 同 于 普 通 的 文 字, 它 具 有 很 多 特 殊 的 效 果, 例 如 阴 影 斜 体 旋 转 延 伸 等 单 击 绘 图 工 具 栏 中 的 插 入 艺 术 字 按 钮, 或 者 单 击 插 入 图 片 艺 术 字 菜 单 命 令, 弹 出 艺 术 字 库 对 话 框, 如 图 5-58 所 示 在 艺 术 字 库 中 选 择 一 种 风 格 的 字 体 样 式, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 编 辑 艺 术 字 文 字 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 输 入 文 字, 这 些 文 字 将 被 做 成 艺 术 字 样 式 对 于 文 字 输 入 框 中 选 中 的 文 字 可 以 设 置 文 字 字 体 字 号 粗 体 斜 体, 设 置 完 毕 后 单 击 确 定 按 钮, 即 可 将 艺 术 字 插 入 到 文 档 中 如 果 要 修 改 具 有 艺 术 字 效 果 的 文 字, 可 以 双 击 要 修 改 的 艺 术 字,Word 将 打 开 显 示 编 辑 艺 术 字 文 字 对 话 82

88 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 框, 重 新 输 入 文 字 即 可, 如 图 5-59 所 示 图 5-58 图 5-59 下 面 我 们 具 体 介 绍 如 何 修 改 艺 术 字 插 入 的 艺 术 字 并 不 是 最 终 效 果, 可 以 使 用 艺 术 字 工 具 栏 进 行 各 种 编 辑, 熟 练 此 工 具 栏 的 使 用 可 以 制 作 出 很 有 特 点 的 艺 术 字 单 击 选 中 文 档 中 的 艺 术 字, 即 可 调 出 艺 术 字 工 具 栏 如 图 5-60 所 示 图 5-60 插 入 艺 术 字 按 钮 : 用 以 插 入 新 的 艺 术 字 按 钮 : 用 以 重 新 输 入 文 字, 相 当 于 在 文 档 中 双 击 艺 术 字, 单 击 此 按 钮 将 打 开 编 辑 艺 术 字 文 字 对 话 框 艺 术 字 库 按 钮 : 用 以 重 新 选 择 艺 术 字 式 样, 单 击 此 按 钮 将 打 开 艺 术 字 库 对 话 框 设 置 艺 术 字 格 式 按 钮 : 实 际 上 就 是 设 置 图 像 的 格 式, 单 击 此 按 钮 将 打 开 设 置 艺 术 字 格 式 对 话 框 艺 术 字 形 状 按 钮 : 可 对 艺 术 字 进 一 步 变 形 艺 术 字 字 母 高 度 相 同 按 钮 : 使 艺 术 字 中 大 小 写 字 母 的 高 度 相 同 文 字 环 绕 按 钮 : 调 整 文 字 与 艺 术 字 的 位 置 关 系 艺 术 字 竖 / 横 排 文 字 按 钮 : 使 艺 术 字 在 竖 排 和 横 排 之 间 进 行 切 换 艺 术 字 对 齐 方 式 按 钮 : 要 指 定 艺 术 字 的 对 齐 方 式 ( 如 果 艺 术 字 有 几 行 的 话 ), 可 以 单 击 此 按 钮, 然 后 选 择 一 种 对 齐 方 式 艺 术 字 字 符 间 距 按 钮 : 要 调 整 字 符 间 距, 可 以 单 击 此 按 钮, 然 后 指 定 字 符 的 紧 密 程 度 5.5 页 面 设 置 和 打 印 如 果 要 制 作 具 有 一 定 专 业 效 果 的 文 档, 页 面 设 置 是 其 中 关 键 的 一 环 不 同 的 页 面 视 图 适 合 不 同 要 求 的 文 档 掌 握 文 档 的 版 式 页 面 大 小 页 眉 页 脚 等 设 计 技 巧 是 非 常 有 必 要 的 打 印 页 数 不 多 的 文 档 时, 没 有 必 要 对 页 面 进 行 很 细 致 的 设 置, 但 是, 当 文 档 的 页 数 很 多 时, 比 如 论 文 书 籍 等 出 版 物, 就 非 常 有 必 要 对 页 面 进 行 各 种 设 置, 以 达 到 美 观 易 于 阅 读 等 要 求 83

89 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 不 同 的 页 面 视 图 Word 2002 提 供 了 多 种 浏 览 视 图 的 方 式, 不 同 的 视 图 适 合 不 同 的 任 务 要 更 改 视 图 可 以 单 击 视 图 菜 单 中 的 普 通 Web 版 式 页 面 大 纲 等 命 令, 如 图 5-61 所 示 图 5-61 在 页 面 视 图 中, 可 以 查 看 打 印 页 面 中 的 文 本 图 片 和 其 他 元 素 的 位 置 页 面 视 图 可 用 于 编 辑 页 眉 页 脚 调 整 页 边 距 处 理 分 栏 和 图 形 对 象 如 果 你 喜 欢 在 该 视 图 中 键 入 和 编 辑 文 本, 可 以 通 过 隐 藏 页 面 顶 部 和 底 部 的 空 白 空 间 来 节 省 屏 幕 空 间 在 Web 版 式 视 图 中, 可 以 创 建 能 在 屏 幕 上 显 示 的 Web 页 或 文 档 在 该 视 图 下 可 看 到 背 景 和 为 适 应 窗 口 而 换 行 显 示 的 文 本, 且 图 形 位 置 与 在 Web 浏 览 器 中 的 位 置 一 致 在 普 通 视 图 中, 可 以 键 入 编 辑 和 设 置 文 本 格 式 普 通 视 图 可 以 显 示 文 本 格 式, 但 简 化 了 页 面 的 布 局, 可 以 便 捷 地 进 行 键 入 和 编 辑 在 该 视 图 下 不 显 示 页 边 距 页 眉 和 页 脚 背 景 图 形 对 象 以 及 没 有 设 置 为 嵌 入 型 环 绕 方 式 的 图 片 在 大 纲 视 图 中, 可 以 查 看 文 档 的 结 构, 通 过 拖 动 标 题 来 移 动 复 制 和 重 新 组 织 文 本, 通 过 折 叠 文 档 来 查 看 主 要 标 题, 或 者 展 开 文 档 以 查 看 所 有 标 题 以 及 正 文 大 纲 视 图 还 使 得 主 控 文 档 的 处 理 更 为 方 便 主 控 文 档 有 助 于 使 较 长 文 档 ( 例 如 有 很 多 部 分 的 报 告 或 多 章 节 的 书 ) 的 组 织 和 维 护 更 为 简 单 易 行 大 纲 视 图 中 不 显 示 页 边 距 页 眉 和 页 脚 图 片 和 背 景 文 档 结 构 图 是 一 个 独 立 的 窗 格, 能 够 显 示 文 档 的 标 题 列 表 使 用 文 档 结 构 图 可 以 对 整 个 文 档 快 速 进 行 浏 览, 同 时 还 能 够 跟 踪 你 在 文 档 中 的 位 置 单 击 文 档 结 构 图 中 的 标 题 后,Word 就 会 跳 转 到 文 档 中 的 相 应 标 题, 并 将 其 显 示 在 窗 口 的 顶 部, 同 时 在 文 档 结 构 图 中 突 出 显 示 该 标 题, 并 可 以 随 时 显 示 或 隐 藏 文 档 结 构 图 要 在 屏 幕 上 尽 可 能 多 地 显 示 文 档 内 容, 可 以 切 换 为 全 屏 显 示 在 该 模 式 下,Word 会 删 除 分 散 注 意 力 的 屏 幕 元 素, 例 如 工 具 栏 和 滚 动 条 如 果 要 在 全 屏 模 式 下 选 择 菜 单 命 令, 可 将 鼠 标 光 标 置 于 屏 幕 顶 部, 菜 单 栏 即 可 显 示 出 来 若 要 关 闭 全 屏 显 示 模 式, 并 切 换 到 上 一 个 视 图, 在 全 屏 显 示 工 具 栏 中 单 击 关 闭 全 屏 显 示 按 按 钮, 或 者 按 Esc 键 在 打 印 预 览 模 式 下, 可 以 通 过 缩 小 尺 寸 来 显 示 多 页 文 档 在 该 模 式 中, 可 以 看 到 分 页 符 隐 藏 文 字 以 及 水 印, 还 可 在 打 印 前 编 辑 和 改 变 格 式 84

90 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 页 面 设 置 一 般 情 况 下, 采 用 Word 2002 提 供 的 默 认 的 页 面 设 置 就 可 以 了 如 果 需 要 将 文 档 打 印 出 来, 并 且 装 订 成 册, 多 数 情 况 下 应 该 对 页 面 设 置 进 行 重 新 设 计 单 击 文 件 菜 单 中 的 页 面 设 置 命 令, 弹 出 页 面 设 置 对 话 框, 如 图 5-62 所 示 图 5-62 单 击 页 面 设 置 对 话 框 中 的 页 边 距 标 签 页, 该 标 签 页 可 以 设 置 文 档 各 个 方 向 的 文 字 和 纸 边 的 距 离 在 上 下 左 右 文 本 框 内 分 别 输 入 上 下 左 右 的 页 边 距 单 击 页 码 范 围 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 有 对 称 页 边 距 选 项 如 果 选 中 它, 当 双 面 打 印 时 正 反 两 面 的 内 外 侧 边 距 宽 度 相 等 此 时, 原 先 的 左 和 右 文 本 框 分 别 变 为 内 侧 和 外 侧 文 本 框 如 果 文 档 需 要 装 订, 就 需 要 在 已 有 的 左 边 距 或 内 侧 边 距 的 基 础 上 再 空 出 一 段 距 离, 这 个 距 离 叫 装 订 线, 它 是 在 装 订 线 文 本 框 内 输 入 的 在 应 用 于 下 拉 列 表, 如 果 选 择 整 篇 文 档, 表 示 整 个 文 档 采 用 相 同 的 页 边 距 ; 如 果 选 择 所 选 文 字,Word 会 在 所 选 文 本 前 后 各 加 一 个 分 节 符, 这 意 味 着 所 选 文 本 已 成 为 单 独 的 一 节 ; 如 果 选 择 插 入 点 之 后, 页 边 距 的 应 用 范 围 就 是 插 入 点 以 后 的 所 有 文 档, 这 样, 整 个 文 档 至 少 被 划 为 两 个 节, 这 两 个 节 的 页 边 距 可 能 是 不 同 的 页 边 距 调 整 好 以 后, 如 果 单 击 默 认 按 钮 并 确 认 的 话, 当 前 的 页 边 距 设 置 将 变 成 默 认 的 设 置, 以 后 新 创 建 的 文 档 都 将 采 用 这 样 的 设 置 用 页 面 设 置 对 话 框 可 以 很 精 确 地 设 置 页 边 距, 不 过, 只 有 在 退 出 对 话 框 后 才 能 看 到 页 边 距 的 效 果, 不 太 直 观 单 击 页 面 设 置 对 话 框 中 的 纸 张 标 签 页, 该 标 签 页 用 于 设 置 打 印 时 纸 张 的 大 小 和 来 源, 如 图 5-63 所 示 图

91 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 默 认 情 况 下, 纸 型 是 标 准 的 A4 纸, 其 宽 度 是 21cm, 高 度 是 29.7cm, 页 面 方 向 是 纵 向 单 击 纸 型 列 表 框 的 下 拉 按 钮, 弹 出 下 拉 列 表 中 提 供 了 其 他 的 几 种 纸 型 供 选 择, 也 可 以 选 择 自 定 义, 然 后 在 下 面 的 宽 度 和 高 度 框 内 输 入 纸 张 的 宽 度 和 高 度 页 眉 页 脚 在 页 面 设 置 中, 页 眉 页 脚 的 设 计 有 时 候 是 非 常 关 键 的 一 环 页 眉 和 页 脚 通 常 用 于 显 示 文 档 的 附 加 信 息, 例 如 页 码 日 期 作 者 名 称 单 位 名 称 徽 标 及 章 节 名 等 如 果 设 计 得 新 颖, 还 可 以 起 到 美 化 页 面 的 作 用 设 计 页 眉 和 页 脚 时, 首 先 要 切 换 到 页 面 视 图 方 式 只 有 页 面 视 图 方 式 和 打 印 预 览 方 式 下 才 能 看 到 页 眉 和 页 脚 的 效 果 单 击 视 图 菜 单 中 的 页 眉 和 页 脚 命 令, 即 可 切 换 到 编 辑 页 眉 页 脚 状 态, 并 弹 出 页 眉 和 页 脚 工 具 栏, 如 图 5-64 所 示 图 5-64 此 时,Word 2002 自 动 把 正 文 变 灰, 表 示 当 前 不 能 编 辑 正 文 页 面 的 顶 部 和 底 部 将 各 出 现 一 个 虚 线 框, 用 来 编 辑 页 眉 页 脚 这 两 个 虚 线 框 的 宽 度 与 页 面 的 宽 度 相 同 文 档 或 节 的 首 页 往 往 比 较 特 殊, 通 常 是 内 容 简 介 或 是 封 面, 一 般 不 排 页 眉 和 页 脚 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 中 的 页 面 设 置 按 钮, 弹 出 页 面 设 置 对 话 框, 选 择 版 式 标 签 页, 如 图 5-65 所 示 图 5-65 选 中 首 页 不 同 复 选 框, 然 后 单 击 确 定 按 钮 这 样, 就 可 以 单 独 设 计 首 页 的 页 眉 和 页 脚 先 把 插 入 点 移 到 首 页 的 页 眉 或 页 脚 中, 然 后 输 入 内 容 如 果 不 希 望 首 页 有 页 眉 或 页 脚, 就 把 首 页 的 页 眉 或 页 脚 中 的 内 容 删 掉 选 择 奇 偶 页 不 同 复 选 框, 可 以 给 奇 偶 页 设 置 不 同 的 页 眉 页 脚 若 要 调 整 文 档 正 文 与 页 眉 页 脚 的 间 距, 可 以 在 页 眉 页 脚 状 态 下 把 鼠 标 指 向 顶 边 或 底 边, 当 光 标 变 成 双 向 箭 头 后 上 下 拖 动 86

92 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理 打 印 文 档 Word 的 打 印 功 能 非 常 强 大 它 可 以 在 打 印 文 档 前 预 览 文 档, 可 以 选 择 要 打 印 的 范 围, 可 以 一 次 打 印 多 份, 可 以 对 版 面 进 行 缩 放, 可 以 逆 序 打 印, 可 以 只 打 印 奇 数 页 或 偶 数 页, 可 以 把 文 档 输 出 到 一 个 文 件 中 Word 还 支 持 后 台 打 印, 以 节 省 时 间 1. 打 印 预 览 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 预 览 命 令, 将 文 档 切 换 到 打 印 预 览 状 态 下, 出 现 打 印 预 览 工 具 栏, 如 图 5-66 所 示 图 5-66 单 击 打 印 预 览 工 具 栏 上 的 百 分 数, 选 择 预 览 的 比 例, 可 以 一 屏 只 显 示 一 页, 也 可 以 全 部 预 览 在 打 印 预 览 状 态 下, 不 用 打 印 也 可 以 观 察 到 打 印 的 效 果, 为 了 使 你 看 到 的 与 打 印 效 果 完 全 一 样, 最 好 把 预 览 比 例 设 为 100% 如 果 在 文 档 中 使 用 了 TrueType 字 体,Word 将 使 用 相 同 的 字 体 在 屏 幕 上 显 示 和 在 打 印 机 上 打 印 如 果 在 文 档 中 使 用 了 非 TrueType 字 体, 预 览 文 档 时 字 体 可 能 发 生 变 化 在 预 览 文 档 时, 也 可 以 对 文 档 进 行 编 辑, 操 作 方 法 是 : 先 翻 到 要 编 辑 的 页 面, 然 后 单 击 打 印 预 览 工 具 栏 上 的 放 大 镜 按 钮 该 按 钮 原 先 处 于 按 下 位 置, 作 放 大 镜 用 如 果 这 个 按 钮 处 于 弹 起 位 置, 表 示 现 在 可 以 编 辑 文 档 如 果 要 同 时 预 览 多 页, 可 以 单 击 打 印 预 览 工 具 栏 上 的 多 页 显 示 按 钮, 然 后 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 如 果 预 览 时 候 发 现 文 章 最 后 就 多 了 一 小 段, 可 以 通 过 调 整 页 边 距, 增 大 版 面 容 纳 的 字 数 也 可 以 单 击 打 印 预 览 工 具 栏 的 缩 小 字 体 填 充 按 钮,Word 2002 将 自 动 减 小 字 体 的 尺 寸 以 使 文 档 显 得 紧 凑 2. 打 印 文 档 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 命 令, 弹 出 打 印 对 话 框, 如 图 5-67 所 示 图 5-67 在 打 印 机 选 项 组 的 名 称 下 拉 列 表 中 选 择 打 印 机, 单 击 属 性 按 钮 设 置 相 应 的 打 印 机 参 数 也 可 以 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 打 印 按 钮 来 执 行 打 印 文 档 的 操 作, 但 是 Word 2002 不 会 打 开 打 印 对 话 框, 只 能 按 默 认 的 设 置 来 打 印 文 档 要 一 次 打 印 几 个 文 档 时, 可 以 使 用 文 件 菜 单 中 的 打 开 命 令, 在 打 开 对 话 框 中 选 择 多 个 文 档, 然 后 单 击 该 对 话 框 中 的 工 具 打 印 命 令 单 击 Word 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 选 择 打 印 标 签 页, 选 中 后 台 打 印 复 选 框, 让 Word 87

93 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 在 后 台 打 印, 后 台 打 印 需 要 消 耗 额 外 的 内 存, 将 使 打 印 的 速 度 变 慢 后 台 打 印 的 好 处 是,Word 2002 只 要 把 打 印 任 务 传 送 给 Windows 的 打 印 管 理 器 后 就 返 回, 而 不 需 要 等 打 印 结 束, 这 样, 在 打 印 过 程 中 就 可 以 继 续 工 作 而 不 用 等 待 如 果 没 有 使 用 后 台 打 印, 只 要 单 击 取 消 按 钮 或 按 Esc 键 就 可 以 取 消 打 印 如 果 采 用 后 台 打 印, 则 需 要 双 击 状 态 栏 上 的 打 印 机 图 标, 在 打 印 管 理 器 中 删 除 打 印 任 务, 这 样 才 能 取 消 打 印 3. 打 印 特 殊 页 打 印 特 殊 页 时, 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 命 令, 弹 出 打 印 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 设 置 一 些 选 项 可 以 打 印 特 殊 的 要 求 单 击 选 中 页 码 范 围 选 项, 键 入 页 码 或 页 码 范 围, 或 同 时 键 入 页 码 和 页 码 范 围, 可 以 打 印 若 干 页 单 击 打 印 下 拉 列 表 中 的 奇 数 页 或 偶 数 页, 只 打 印 奇 数 页 或 偶 数 页 若 要 打 印 指 定 的 页 码, 可 按 如 下 步 骤 操 作 : (1) 单 击 文 件 菜 单 中 的 打 印 命 令, 弹 出 打 印 对 话 框 (2) 单 击 页 面 范 围 选 项 组 中 的 页 码 范 围 单 选 框, 在 该 文 本 框 中 键 入 页 码, 并 以 逗 号 相 隔 对 于 某 个 范 围 的 连 续 页 码, 可 以 键 入 该 范 围 的 起 始 页 码 和 终 止 页 码, 并 以 连 字 符 相 连 例 如, 若 要 打 印 第 页 和 第 8 页, 可 键 入 2,4-6,8 (3) 单 击 确 定 按 钮 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 如 果 只 想 换 行, 不 想 开 始 新 的 段 落, 可 以 按 住 ( ) 键, 实 现 软 回 车 A.Shift+Enter B.Shift+Tab C.Ctrl+Enter D.Alt+Tab 2. 选 定 矩 形 文 本 块 的 方 法 是 按 住 ( ) 键 时 拖 动 鼠 标 A.Shift B.Tab C.Ctrl D.Alt 二 填 空 题 1.Word 2002 的 窗 口 包 括 5 个 部 分 2. 在 Word 文 档 中 输 入 文 字 时, 字 符 的 格 式 默 认 的 大 小 是, 字 体 为, 颜 色 为 3. 缩 进 是 指 段 落 有 三 种 缩 进 方 式 : 三 思 考 题 1. 如 何 设 置 首 字 下 沉 或 悬 挂? 2. 格 式 刷 的 作 用 是 什 么? 四 上 机 题 1. 在 Word 中 录 入 一 篇 文 章 2. 为 录 入 的 文 章 设 置 页 眉 页 脚, 保 存 为 我 的 文 档 3. 试 将 文 章 打 印 出 来 88

94 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 Excel 2002 是 在 中 文 Windows 操 作 系 统 环 境 下 运 行 的 一 种 电 子 表 格 软 件, 其 应 用 非 常 广 泛 除 了 基 本 的 制 表 功 能 外, 还 提 供 了 大 量 用 于 数 学 统 计 财 会 等 方 面 的 函 数, 并 可 绘 制 与 表 格 相 关 的 各 种 图 表, 实 现 制 表 自 动 化 学 习 要 点 : Excel 2002 基 础 知 识 图 表 的 建 立 公 式 和 函 数 的 使 用 数 据 的 排 序 和 筛 选 6.1 Excel 2002 基 础 知 识 Excel 2002 的 文 件 与 Word 2002 的 文 件 有 所 不 同,Excel 2002 的 文 件 称 为 工 作 簿, 每 一 个 工 作 簿 中 可 以 包 含 多 张 表 格 (Sheet), 如 图 6-1 所 示 图 6-1 Excel 2002 的 文 件 保 存 时, 默 认 的 格 式 是 Microsoft Excel 工 作 簿 这 个 工 作 簿 中 可 以 包 含 表 格 图 表 单 元 格 单 元 格 地 址 及 活 动 单 元 格 每 张 工 作 表 是 由 多 个 长 方 形 的 单 元 格 所 构 成, 见 图 6-1 我 们 输 入 的 任 何 数 据 都 将 保 存 在 这 些 单 元 格 中 这 些 数 据 可 以 是 一 个 字 符 串 一 组 数 字 一 个 公 式 或 者 一 个 图 形 声 音 等 等 每 个 单 元 格 都 有 其 固 定 的 地 址 在 Excel 2002 中, 每 一 张 工 作 表 都 有 个 单 元 格 所 构 成 行 号 的 编 号 是 由 上 到 下 从 1 89

95 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 到 ; 列 号 则 由 左 到 右 采 用 字 母 编 号 为 A 到 IV 每 个 单 元 格 有 一 个 惟 一 的 地 址, 这 个 地 址 由 列 号 和 行 号 组 成 例 如 : C7, 见 图 6-1,C7 就 是 图 中 输 入 数 字 的 活 动 单 元 格 由 于 一 个 工 作 簿 文 件 可 能 会 有 多 个 工 作 表, 为 了 区 分 不 同 工 作 表 的 单 元 格, 要 在 地 址 前 面 增 加 工 作 表 名 称 例 如 :Sheet2! C7, 就 说 明 了 该 单 元 格 是 Sheet2 工 作 表 中 的 C7 单 元 格 注 意 : 工 作 表 名 与 单 元 格 之 间 必 须 使 用! 号 来 分 隔 活 动 单 元 格 是 指 正 在 使 用 的 单 元 格, 在 其 外 有 一 个 黑 色 的 方 框, 见 图 6-1, 这 时 输 入 的 数 据 会 被 保 存 在 该 单 元 格 中 工 作 簿 一 个 工 作 簿 文 件 可 以 含 有 多 张 工 作 表, 针 对 每 张 工 作 表 可 以 输 入 不 同 类 型 的 数 据 同 时, 还 可 以 将 一 张 工 作 表 分 割 成 两 个 部 分, 或 者 在 不 同 的 工 作 表 之 间 拷 贝 数 据, 或 者 插 入 一 张 新 的 工 作 表 等 等 1. 工 作 表 通 常 在 一 个 新 建 的 工 作 簿 中 含 有 默 认 的 3 张 工 作 表, 分 别 以 Sheet1 Sheet2 Sheet3 命 名 实 际 工 作 中, 可 能 在 一 个 工 作 簿 中 使 用 超 过 3 张 或 者 少 于 3 张 的 工 作 表 Excel 可 以 改 变 工 作 表 的 数 目, 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 弹 出 选 项 对 话 框, 选 择 常 规 标 签 页, 在 新 工 作 簿 内 的 工 作 表 数 文 本 框 中 输 入 需 要 的 数 字, 如 图 6-2 所 示, 单 击 确 定 按 钮 即 可 如 果 要 插 入 一 张 工 作 表, 单 击 插 入 菜 单 中 的 工 作 表 命 令, 一 张 新 的 工 作 表 就 被 添 加 到 工 作 簿 中, 同 时 被 命 名 为 Sheet4, 新 插 入 的 工 作 表 变 成 当 前 活 动 工 作 表, 如 图 6-3 所 示 图 6-2 图 6-3 注 意 : 虽 然 在 Excel 2002 中 每 个 工 作 簿 最 多 可 以 拥 有 255 张 工 作 表, 但 我 们 插 入 的 工 作 表 也 受 使 用 的 微 机 可 用 内 存 的 限 制 右 击 工 作 表 标 签, 弹 出 如 图 6-4 所 示 的 快 捷 菜 单 该 菜 单 集 中 了 对 工 作 表 的 大 部 分 操 作, 包 括 插 入 删 除 重 命 名 移 动 或 复 制 工 作 表 选 定 全 部 工 作 表 工 作 表 标 签 颜 色 查 看 代 码 等 90

96 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 图 删 除 工 作 表 如 果 要 删 除 工 作 表, 单 击 工 作 表 标 签 来 选 定 要 删 除 的 工 作 表, 然 后 单 击 编 辑 菜 单 中 的 删 除 命 令, 就 会 看 到 选 中 的 工 作 表 被 删 除, 同 时 后 面 的 工 作 表 变 成 了 当 前 活 动 工 作 表 也 可 以 右 击 工 作 表 标 签, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 删 除, 见 图 移 动 工 作 表 要 在 一 本 工 作 簿 中 调 整 工 作 表 的 次 序, 只 需 在 工 作 表 标 签 上 单 击 选 中 要 移 动 的 工 作 表 标 签, 然 后 沿 着 标 签 行 拖 动 选 中 的 工 作 表 到 新 的 位 置, 松 开 鼠 标 即 可 将 工 作 表 移 动 到 新 的 位 置 4. 将 工 作 表 移 动 到 另 外 一 个 工 作 簿 在 源 工 作 簿 工 作 表 标 签 上 单 击 选 中 要 移 动 的 工 作 表 标 签 执 行 编 辑 菜 单 中 的 移 动 或 复 制 工 作 表 命 令, 这 时 屏 幕 上 出 现 如 图 6-5 所 示 的 移 动 或 复 制 工 作 表 对 话 框 图 6-5 在 工 作 簿 下 拉 列 表 中 选 择 要 复 制 到 的 工 作 簿, 在 下 列 选 定 工 作 表 之 前 列 表 框 中 选 择 一 个 工 作 表 单 击 确 定 按 钮 5. 重 新 命 名 工 作 表 Excel 在 建 立 一 个 新 的 工 作 簿 时, 所 有 的 工 作 表 都 以 Sheet+ 数 字 来 命 名 但 在 实 际 工 作 中, 这 样 不 便 于 记 忆 和 进 行 有 效 的 管 理 要 改 变 工 作 表 的 名 字, 只 需 双 击 选 中 的 工 作 表 标 签, 这 时 屏 幕 上 会 看 到 工 作 表 标 签 反 黑 显 示, 在 其 中 输 入 新 的 名 字, 按 Enter 键 来 确 定 重 命 名 6. 拆 分 工 作 表 在 工 作 中 我 们 经 常 会 建 立 一 些 较 大 的 表 格, 在 对 其 编 辑 的 过 程 中 可 能 希 望 同 时 看 到 表 格 的 不 同 部 分 在 Excel 2002 中, 系 统 为 我 们 提 供 了 拆 分 工 作 表 的 功 能, 拆 分 之 后 可 以 在 一 个 窗 口 中 同 时 显 示 两 个 工 作 表, 如 图 6-6 所 示 这 样, 在 表 格 行 数 很 多 的 时 候, 可 以 让 上 面 的 工 作 表 只 显 示 表 头 部 分, 在 下 面 的 工 作 表 中 进 行 编 辑 操 作 91

97 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 将 光 标 放 在 垂 直 滚 动 条 的 上 边 界, 待 其 形 状 变 成 双 向 箭 头 时, 按 住 鼠 标 左 键, 拖 动 鼠 标 即 可 拆 分 工 作 表, 如 图 6-7 所 示 拆 分 后 的 部 分 被 称 为 窗 格, 在 每 一 个 窗 格 上 都 有 其 各 自 的 滚 动 条, 我 们 可 以 使 用 它 们 滚 动 本 窗 格 中 的 内 容 水 平 拆 分 工 作 表 的 方 法 和 垂 直 拆 分 是 一 样 的 图 6-6 图 6-7 注 意 : 分 割 后 的 工 作 表 还 是 一 张 工 作 表, 对 任 一 窗 格 内 容 的 修 改 都 会 反 映 到 另 一 窗 格 中 也 可 以 使 用 窗 口 菜 单 中 的 拆 分 窗 口 命 令 来 达 到 上 述 拆 分 窗 口 的 目 的 表 格 数 据 输 入 1. 单 元 格 的 数 据 输 入 单 击 某 单 元 格, 使 其 成 为 当 前 单 元 格, 即 可 在 该 单 元 格 中 输 入 数 据 例 如, 单 击 A1 单 元 格, 使 其 成 为 当 前 单 元 格, 输 入 字 符 串 excel, 然 后 回 车 即 可, 此 时 A2 自 动 成 为 当 前 单 元 格 向 A1 单 元 格 输 入 数 据 时, 数 据 不 仅 出 现 在 A1 单 元 格 中, 而 且 还 出 现 在 编 辑 栏 右 侧 的 公 式 文 本 框 中, 如 图 6-8 所 示 图 6-8 需 要 修 改 数 据 时, 有 两 种 方 式 : 单 击 要 修 改 的 单 元 格, 这 时 输 入 的 数 据 将 自 动 替 换 原 有 的 数 据 ; 双 击 单 元 格, 这 时 输 入 的 数 据 是 在 原 有 数 据 的 基 础 上 进 行 添 加 2. 对 多 个 单 元 格 输 入 相 同 数 据 如 果 要 对 多 个 单 元 格 输 入 相 同 的 数 据, 可 以 按 照 下 列 操 作 步 骤 执 行 : (1) 按 住 Ctrl 键 的 同 时, 单 击 需 要 输 入 数 据 的 单 元 格, 如 图 6-9 所 示 92

98 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 (2) 在 光 标 闪 动 的 单 元 格 中 输 入 数 据 (3) 同 时 按 下 Ctrl 和 Enter 键, 数 据 就 被 同 时 输 入 了, 如 图 6-10 所 示 图 6-9 图 各 种 类 型 数 据 的 输 入 Excel 2002 中 输 入 到 单 元 格 的 数 据 分 为 三 大 类 : 文 本 数 值 ( 包 括 日 期 ) 公 式 其 中, 前 两 类 是 常 量, 公 式 则 又 称 为 变 量, 一 旦 该 公 式 所 引 用 的 单 元 格 的 数 值 发 生 变 化, 该 公 式 的 值 将 立 即 自 动 重 新 计 算 (1) 数 值 数 据 在 Excel 2002 中 输 入 数 字, 当 建 立 新 的 工 作 表 时, 所 有 单 元 格 都 采 用 默 认 的 通 用 数 字 格 式 通 用 格 式 一 般 采 用 整 数 (779) 小 数 (7.79) 格 式, 而 当 数 字 的 长 度 超 过 单 元 格 的 宽 度 时,Excel 将 自 动 使 用 科 学 记 数 法 来 表 示 输 入 的 数 字 例 如 输 入 时,Excel 会 在 单 元 格 中 用 1.23E+07 来 显 示 该 数 字 输 入 时, 单 元 格 中 数 字 靠 右 对 齐, 这 是 判 断 输 入 数 据 是 否 是 数 值 数 据 的 一 种 简 易 方 法 要 作 为 常 量 值 输 入 数 字, 选 定 单 元 格 并 键 入 数 字 数 字 可 以 是 包 括 数 字 字 符 (0~9) 和 下 面 特 殊 字 符 中 的 任 意 字 符 :+ ( ), / $ %. E e 在 输 入 数 字 时, 可 参 照 下 面 的 规 则 : 可 以 在 数 字 中 包 括 一 个 逗 号, 如 1,450,500 数 值 项 目 中 的 单 个 句 点 作 为 小 数 点 处 理 在 数 字 前 输 入 的 正 号 被 忽 略 在 负 数 前 加 上 一 个 减 号 或 者 用 圆 括 号 括 起 来 Excel 会 自 动 地 为 条 目 指 定 正 确 的 数 字 格 式 例 如, 当 输 入 一 个 数 字, 而 该 数 字 前 有 货 币 符 号 或 其 后 有 百 分 号 时,Excel 会 自 动 地 改 变 单 元 格 格 式, 从 通 用 格 式 分 别 改 变 为 货 币 格 式 或 百 分 比 格 式 要 在 公 式 中 包 括 一 个 数 字, 只 要 键 入 该 数 字 即 可 在 公 式 中, 不 能 用 圆 括 号 来 表 示 负 数, 不 能 用 逗 号 来 分 隔 千 位, 也 不 能 在 数 字 前 使 用 美 元 符 号 ($) 如 果 我 们 在 数 字 后 键 入 一 个 百 分 号 (%),Excel 把 它 解 释 为 百 分 比 运 算 符 并 作 为 公 式 的 一 部 分 存 储 起 来 当 公 式 计 算 时, 百 分 比 运 算 符 作 用 于 前 面 的 数 字 (2) 文 本 数 据 在 Excel 2002 中 输 入 的 文 字 通 常 是 指 字 符 或 者 是 任 何 数 字 和 字 符 的 组 合 任 何 输 入 到 单 元 格 内 的 字 符 集, 只 要 不 被 系 统 解 释 成 数 字 公 式 日 期 时 间 逻 辑 值, 则 Excel 一 律 将 其 视 为 文 字 在 Excel 中 输 入 文 字 时, 默 认 对 齐 方 式 是 单 元 格 内 靠 左 对 齐, 这 也 是 判 断 文 本 数 据 的 方 法 之 一 对 于 全 部 由 数 字 组 成 的 字 符 串, 比 如 : 邮 政 编 码 电 话 号 码 等 字 符 串 的 输 入, 为 了 避 免 被 Excel 认 为 是 数 字 型 数 据,Excel 2002 提 供 了 在 这 些 输 入 项 前 添 加 的 方 法, 来 区 分 是 数 字 字 符 串 而 非 数 字 数 据 (3) 日 期 数 据 在 Excel 2002 中, 当 在 单 元 格 中 输 入 可 识 别 的 日 期 和 时 间 数 据 时, 单 元 格 的 格 式 就 会 自 动 从 通 用 转 换 为 相 应 的 日 期 或 者 时 间 格 式, 而 不 需 要 去 设 定 该 单 元 格 为 日 期 或 者 时 间 格 式 93

99 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 6.2 图 表 的 建 立 图 表 具 有 较 好 的 视 觉 效 果, 可 方 便 用 户 查 看 数 据 的 差 异 图 案 和 预 测 趋 势 例 如, 不 必 分 析 工 作 表 中 的 多 个 数 据 列 就 可 以 立 即 看 到 各 个 季 度 销 售 额 的 升 降, 或 很 方 便 地 对 实 际 销 售 额 与 销 售 计 划 进 行 比 较, 如 图 6-11 所 示 图 6-11 可 以 在 工 作 表 上 创 建 图 表, 或 将 图 表 作 为 工 作 表 的 嵌 入 对 象 使 用, 也 可 以 在 Web 页 上 发 布 图 表 要 创 建 图 表, 就 必 须 先 在 工 作 表 中 为 图 表 输 入 数 据, 然 后 再 选 择 数 据 并 使 用 常 用 工 具 栏 上 的 图 表 向 导 按 钮, 逐 步 完 成 图 表 的 制 作, 或 使 用 图 表 工 具 栏 来 创 建 以 后 可 设 置 格 式 的 基 本 图 表 下 面 以 一 个 实 例 具 体 介 绍 创 建 图 表 的 过 程 : (1) 创 建 一 个 工 作 表, 数 据 内 容 如 图 6-12 所 示 (2) 拖 动 鼠 标 选 中 整 个 数 据 区 A1:C3, 包 括 表 的 各 行 各 列 的 标 题, 如 图 6-13 所 示 图 6-12 图 6-13 (3) 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 图 表 向 导 按 钮, 弹 出 图 表 向 导 -4 步 骤 之 1- 图 表 类 型 对 话 框, 如 图 6-14 所 示 在 图 表 类 型 列 表 框 中, 有 14 种 图 表, 选 择 默 认 的 柱 形 图, 在 子 图 表 类 型 中 选 择 簇 状 柱 形 图 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 图 表 向 导 步 骤 2 图

100 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 (4) 在 图 表 向 导 的 数 据 区 域 标 签 页 中, 数 据 区 域 文 本 框 中 显 示 了 图 表 基 于 的 数 据 区 域, 用 对 单 元 格 的 绝 对 应 用 来 表 示 在 系 列 产 生 在 选 项, 可 以 选 择 纵 横 坐 标 与 数 据 行 列 的 对 应 关 系 (5) 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 到 图 表 向 导 步 骤 3, 如 图 6-15 所 示 在 标 题 标 签 页 中, 在 图 表 标 题 文 本 框 中 输 入 销 售 图, 在 分 类 轴 文 本 框 中 输 入 季 度, 也 就 是 横 坐 标 的 名 称, 在 数 值 轴 文 本 框 中 输 入 台, 也 就 是 纵 坐 标 的 数 值 单 位 可 以 单 击 其 他 的 标 签 页, 设 置 如 网 格 线 类 型 图 例 的 位 置 等 图 6-15 (6) 单 击 数 据 标 志 标 签 页, 在 数 据 标 签 包 括 选 项 组 中 选 中 值 复 选 框, 在 柱 形 顶 部 显 示 具 体 数 据 值 (7) 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 图 表 向 导 步 骤 4, 如 图 6-16 所 示, 在 该 对 话 框 中 有 两 种 插 入 图 表 的 方 式 供 选 择 : 可 以 作 为 新 工 作 表 插 入, 也 可 以 作 为 工 作 表 中 的 对 象 插 入 这 里 选 择 后 者, 单 击 完 成 按 钮 图 6-16 (8) 插 入 图 表 的 效 果 如 图 6-17 所 示, 用 鼠 标 左 键 按 住 图 表, 拖 动 鼠 标, 可 以 移 动 图 表 在 工 作 表 中 的 位 置 图

101 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 6.3 图 表 的 基 本 类 型 Excel 2002 提 供 了 15 种 图 表 类 型 和 20 种 自 定 义 图 表 类 型, 这 些 图 表 类 型 各 有 自 己 的 特 点 和 不 同 的 视 觉 效 果, 在 不 同 的 用 途 下 应 该 使 用 不 同 的 图 表 类 型 柱 形 图 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 图 表 向 导 按 钮, 打 开 图 表 类 型 对 话 框, 单 击 柱 形 图 柱 形 图 的 七 种 子 类 型 为 : 簇 状 柱 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 的 数 值 大 小 堆 积 柱 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 的 每 一 类 数 值 所 占 总 数 值 的 大 小 百 分 比 堆 积 柱 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 每 一 类 数 值 所 占 总 数 值 百 分 比 的 大 小 三 维 簇 状 柱 形 图 三 维 堆 积 状 柱 形 图 三 维 百 分 比 堆 积 状 柱 形 图 三 维 柱 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 和 系 列 轴 的 数 值 柱 形 图 适 合 于 显 示 一 定 时 间 段 内 数 据 的 变 化 趋 势 和 各 段 内 数 据 的 比 较, 效 果 如 图 6-18 所 示 图 条 形 图 条 形 图 和 柱 形 图 的 主 要 区 别 在 于 其 分 类 轴 垂 直 而 数 据 轴 水 平, 因 此 更 加 突 出 了 数 据 的 变 化 条 形 图 有 以 下 六 种 子 类 型 : 簇 状 条 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 的 数 值 大 小 堆 积 条 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 的 每 一 个 数 值 占 总 数 值 的 大 小 百 分 比 堆 积 条 形 图 : 比 较 相 交 于 类 别 轴 上 的 每 一 个 数 值 占 总 数 值 百 分 比 的 大 小 三 维 簇 状 条 形 图 : 簇 状 条 形 图 的 三 维 效 果 图 三 维 堆 积 条 形 图 : 堆 积 条 形 图 的 三 维 效 果 图 三 维 百 分 比 堆 积 条 形 图 : 百 分 比 堆 积 条 形 图 的 三 维 效 果 图 典 型 的 条 形 图 如 图 6-19 所 示 96

102 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 图 折 线 图 折 线 图 是 表 明 数 据 在 均 匀 时 间 间 隔 之 中 变 化 趋 势 的 最 佳 选 择 折 线 图 有 七 种 子 类 型 : 折 线 图 : 显 示 随 时 间 和 类 别 变 化 的 趋 势 线 堆 积 折 线 图 : 显 示 每 一 数 值 所 占 大 小 随 时 间 或 者 类 别 而 变 化 的 趋 势 线 百 分 比 堆 积 折 线 图 : 显 示 每 一 数 值 所 占 百 分 比 随 时 间 或 者 类 别 而 变 化 的 趋 势 线 另 外 三 种 折 线 图 是 数 据 点 折 线 图 堆 积 数 据 点 折 线 图 和 百 分 比 堆 积 数 据 点 折 线 图 三 维 折 线 图 : 带 有 三 维 效 果 的 折 线 图 典 型 的 折 线 图 如 图 6-20 所 示 图 饼 图 饼 图 可 以 显 示 数 据 系 列 中 每 一 个 数 值 所 占 该 系 列 总 和 的 比 例, 因 此 饼 图 具 有 突 出 重 要 数 据 项 的 作 用 它 一 般 只 显 示 一 个 数 据 系 列 饼 图 有 六 种 子 类 型 : 饼 图 : 显 示 每 一 数 值 相 对 于 总 数 值 的 大 小 三 维 饼 图 : 带 三 维 效 果 的 饼 图 复 合 饼 图 : 将 用 户 定 义 的 数 值 提 取 并 组 合 进 第 二 个 饼 图 的 饼 图 分 离 型 饼 图 : 显 示 每 一 数 值 相 对 于 总 数 值 的 大 小, 同 时 强 调 单 独 的 值 复 合 条 饼 图 : 将 用 户 定 义 的 数 值 提 取 并 且 组 合 进 堆 积 条 形 图 的 饼 图 典 型 的 饼 图 如 图 6-21 所 示 97

103 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 XY 散 点 图 XY 散 点 图 用 来 比 较 几 个 数 据 系 列 中 的 数 据, 并 将 两 种 数 值 显 示 为 XY 坐 标 系 中 的 一 个 数 据 系 列 散 点 图 具 有 下 列 五 种 子 类 型 : 散 点 图 : 比 较 成 对 的 数 值 平 滑 线 散 点 图 : 自 动 对 折 线 做 平 滑 处 理 无 数 据 点 平 滑 线 散 点 图 : 不 显 示 平 滑 线 上 的 数 据 点 折 线 散 点 图 : 折 线 形 式 的 散 点 图 无 数 据 点 折 线 散 点 图 : 不 显 示 数 据 点 的 折 线 散 点 图 典 型 的 散 点 图 如 图 6-22 所 示 图 面 积 图 面 积 图 强 调 了 部 分 和 整 体 之 间 的 关 系 实 际 上, 将 折 线 间 的 空 间 填 充 起 来 就 是 面 积 图 面 积 图 有 六 种 类 型 : 面 积 图 : 显 示 各 种 数 值 随 时 间 和 类 别 变 化 的 趋 势 线 堆 积 面 积 图 : 显 示 每 一 数 值 所 占 大 小 随 时 间 和 类 别 而 变 化 的 趋 势 线 百 分 比 堆 积 面 积 图 : 显 示 每 一 数 值 所 占 百 分 比 随 时 间 和 类 别 而 变 化 的 趋 势 线 三 维 面 积 图 : 三 维 效 果 的 面 积 图 三 维 堆 积 面 积 图 : 三 维 效 果 的 堆 积 面 积 图 三 维 百 分 比 堆 积 面 积 图 : 三 维 效 果 的 百 分 比 堆 积 面 积 图 典 型 的 面 积 图 如 图 6-23 所 示 98

104 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 图 圆 环 图 圆 环 图 类 似 于 饼 图, 但 是 可 以 含 有 多 个 数 据 系 列 每 个 环 表 示 一 个 数 据 系 列 圆 环 图 有 两 种 子 类 型 : 圆 环 图 : 类 似 于 饼 图, 但 可 以 包 括 多 个 数 据 系 列 分 离 型 圆 环 图 : 类 似 于 分 离 型 饼 图, 但 可 以 包 括 多 个 数 据 系 列 典 型 的 圆 环 图 如 图 6-24 所 示 图 雷 达 图 雷 达 图 的 特 别 之 处 是 每 个 分 类 都 有 一 个 数 值 坐 标 轴, 这 些 坐 标 轴 都 是 从 中 心 向 外 辐 射 的, 并 且 有 一 条 折 线 将 同 一 个 数 据 系 列 中 的 数 值 连 接 起 来 雷 达 图 可 以 比 较 若 干 种 数 据 系 列 的 总 和, 覆 盖 面 积 最 大 的 数 据 系 列 总 和 值 最 大 雷 达 图 有 下 列 三 种 子 类 型 : 雷 达 图 : 显 示 相 当 于 中 心 点 的 数 值 变 化 数 据 点 雷 达 图 : 显 示 数 据 点 的 雷 达 图 填 充 雷 达 图 : 被 数 据 系 列 覆 盖 的 区 域 显 示 有 颜 色 的 雷 达 图 典 型 的 雷 达 图 如 图 6-25 所 示 图

105 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 曲 面 图 曲 面 图 可 以 用 来 寻 找 两 组 数 据 之 间 的 最 佳 组 合 曲 面 图 中 的 颜 色 和 区 域 用 来 指 示 同 一 个 取 值 范 围 之 内 的 区 域 曲 面 图 有 以 下 四 种 类 型 : 三 维 曲 面 图 : 在 连 续 曲 面 图 中 跨 两 维 显 示 数 值 的 趋 势 线 三 维 曲 面 图 ( 框 架 图 ): 不 带 颜 色 的 三 维 曲 面 图 曲 面 图 ( 俯 视 ): 颜 色 代 表 数 值 范 围 曲 面 图 ( 俯 视 框 架 图 ): 不 带 颜 色 的 曲 面 图 典 型 的 曲 面 图 如 图 6-26 所 示 图 气 泡 图 气 泡 图 是 一 种 特 殊 类 型 的 XY 散 点 图, 气 泡 标 志 的 大 小 表 示 出 数 据 组 中 第 三 变 量 的 值 气 泡 图 有 两 种 子 类 型 : 气 泡 图 : 比 较 成 组 的 三 个 数 值, 类 似 于 散 点 图 三 维 气 泡 图 : 三 维 效 果 的 气 泡 图 典 型 的 气 泡 图 如 图 6-27 所 示 图 股 价 图 股 价 图 可 以 描 绘 股 票 价 格 的 走 势 生 成 股 价 图 必 须 以 正 确 的 顺 序 组 织 数 据 股 价 图 有 四 种 类 型 : 100

106 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 盘 高 盘 低 收 盘 图 开 盘 盘 高 盘 低 收 盘 图 成 交 量 盘 高 盘 低 收 盘 图 成 交 量 开 盘 盘 高 盘 低 收 盘 图 只 有 在 数 据 序 列 严 格 地 按 照 以 上 系 列 给 出 的 时 候, 才 能 绘 制 出 这 种 图 表 圆 锥 圆 柱 棱 锥 图 圆 锥 圆 柱 棱 锥 图 除 了 数 据 表 之 外, 其 他 功 能 都 很 相 似 各 有 七 种 子 类 型 : 柱 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 堆 积 柱 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 百 分 比 堆 积 柱 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 条 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 堆 积 条 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 百 分 比 堆 积 条 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 三 维 柱 形 圆 锥 / 圆 柱 / 棱 锥 图 典 型 的 圆 柱 图 如 图 6-28 所 示 图 公 式 和 函 数 的 使 用 Excel 2002 作 为 一 个 电 子 表 格 系 统, 除 了 一 般 的 制 作 表 格 绘 制 图 标 的 能 力 外, 主 要 的 还 是 它 的 数 据 计 算 能 力 通 过 在 Excel 2002 的 单 元 格 中 输 入 公 式 和 函 数, 可 以 完 成 各 种 各 样 的 计 算, 还 可 以 通 过 多 维 应 用 来 完 成 更 复 杂 的 计 算 在 学 习 公 式 和 函 数 的 时 候, 会 遇 到 一 些 编 程 语 言 中 的 名 词 ( 在 Excel 2002 中, 这 些 名 词 的 含 义 可 能 与 编 程 语 言 中 的 有 出 入 ) 为 了 方 便 初 级 用 户 的 学 习 要 求, 下 面 列 出 这 些 名 词 在 Excel 2002 中 的 解 释 常 量 : 不 进 行 计 算 的 值, 因 此 也 不 会 发 生 变 化 例 如, 数 字 200 以 及 文 本 每 季 度 收 入 都 是 常 量 表 达 式 以 及 表 达 式 产 生 的 值 都 不 是 常 量 运 算 符 : 一 个 标 记 或 符 号, 指 定 表 达 式 内 执 行 的 计 算 的 类 型, 有 数 学 比 较 逻 辑 和 引 用 运 算 符 等 函 数 : 函 数 是 预 先 编 写 的 公 式, 可 以 对 一 个 或 多 个 值 执 行 运 算, 并 返 回 一 个 或 多 个 值 函 数 可 以 简 化 和 缩 短 工 作 表 中 的 公 式, 尤 其 是 在 用 公 式 执 行 很 长 或 复 杂 的 计 算 时 参 数 : 函 数 中 用 来 执 行 操 作 或 计 算 的 值 参 数 的 类 型 与 函 数 有 关 函 数 中 常 用 的 参 数 类 型 包 括 数 字 101

107 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 文 本 单 元 格 引 用 和 名 称 数 组 : 用 于 建 立 可 生 成 多 个 结 果 或 可 对 在 行 和 列 中 排 列 的 一 组 参 数 进 行 运 算 的 单 个 公 式 数 组 区 域 共 用 一 个 公 式 ; 数 组 常 量 是 用 作 参 数 的 一 组 常 量 公 式 公 式 是 工 作 表 中 的 数 值 进 行 计 算 的 等 式 公 式 要 以 等 号 (=) 开 始 例 如, 在 下 面 的 公 式 中, 结 果 等 于 2 乘 3 再 加 5 =5+2*3 公 式 也 可 以 包 括 下 列 所 有 内 容 或 其 中 之 一 : 函 数 引 用 运 算 符 和 常 量 下 面 给 出 一 个 典 型 的 公 式 结 构 : =PI()*C4^2 这 个 公 式 包 括 五 个 部 分 : PI() * C4 ^ 2 第 一 部 分 表 示 函 数 :PI() 函 数 返 回 值 pi 为 第 二 和 第 四 部 分 表 示 运 算 符 :^( 键 盘 上 的 插 入 符 号 ) 运 算 符 表 示 将 数 字 乘 幂,*( 键 盘 上 的 星 号 ) 运 算 符 表 示 相 乘 第 三 部 分 表 示 引 用 ( 或 名 称 ):A2 返 回 单 元 格 A2 中 的 数 值 第 四 部 分 表 示 常 量 : 直 接 输 入 公 式 中 的 数 字 或 文 本 的 值, 例 如 函 数 函 数 是 一 些 预 定 义 的 公 式, 通 过 使 用 一 些 称 为 参 数 的 特 定 数 值 来 按 特 定 的 顺 序 或 结 构 执 行 计 算 函 数 可 用 于 执 行 简 单 或 复 杂 的 计 算 例 如,ROUND 函 数 可 将 单 元 格 A10 中 的 数 字 四 舍 五 入 下 面 给 出 一 个 函 数 实 例 : =ROUND(C4,2) 函 数 的 结 构 以 等 号 (=) 开 始, 后 面 紧 跟 函 数 名 称 和 左 括 号, 然 后 以 逗 号 分 隔 输 入 的 参 数, 最 后 是 右 括 号 函 数 名 称 : 如 果 要 查 看 可 用 函 数 的 列 表, 可 单 击 一 个 单 元 格 并 按 Shift+F3 快 捷 键 参 数 : 参 数 可 以 是 数 字 文 本 逻 辑 值 ( 例 如 TRUE 或 FALSE) 数 组 错 误 值 ( 例 如 #N/A) 或 单 元 格 引 用 指 定 的 参 数 都 必 须 为 有 效 参 数 值 参 数 也 可 以 是 常 量 公 式 或 其 他 函 数 参 数 工 具 提 示 : 在 键 入 函 数 时, 会 出 现 一 个 带 有 语 法 和 参 数 的 工 具 提 示 例 如, 键 入 =ROUND( 时, 工 具 提 示 就 会 出 现 工 具 提 示 只 在 使 用 内 置 函 数 时 出 现 输 入 公 式 : 如 果 创 建 含 有 函 数 的 公 式, 插 入 插 入 函 数 打 开 的 对 话 框 将 有 助 于 输 入 工 作 表 函 数 在 公 式 中 输 入 函 数 时, 插 入 函 数 对 话 框 将 显 示 函 数 的 名 称 各 个 参 数 函 数 功 能 和 参 数 说 明 函 数 的 当 前 结 果 和 整 个 公 式 的 当 前 结 果 在 某 些 情 况 下, 可 能 需 要 将 某 函 数 作 为 另 一 函 数 的 参 数 使 用 例 如, 下 面 的 公 式 使 用 了 嵌 套 的 AVERAGE 函 数 并 将 结 果 与 值 50 进 行 了 比 较 =IF(AVERAGE(E2:E5) 50,SUM(G2,G5),0) 有 效 的 返 回 值 : 当 嵌 套 函 数 作 为 参 数 使 用 时, 它 返 回 的 数 值 类 型 必 须 与 参 数 使 用 的 数 值 类 型 相 同 例 如, 如 果 参 数 返 回 一 个 TRUE 或 FALSE 值, 那 么 嵌 套 函 数 也 必 须 返 回 一 个 TRUE 或 FALSE 值 否 则,Excel 将 显 示 #VALUE! 错 误 值 102

108 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 嵌 套 级 别 限 制 : 公 式 可 包 含 多 达 七 级 的 嵌 套 函 数 当 函 数 B 在 函 数 A 中 用 作 参 数 时, 函 数 B 则 为 第 二 级 函 数 例 如,AVERAGE 函 数 和 SUM 函 数 都 是 第 二 级 函 数, 因 为 它 们 都 是 IF 函 数 的 参 数 在 AVERAGE 函 数 中 嵌 套 的 函 数 则 为 第 三 级 函 数, 以 此 类 推 引 用 引 用 的 作 用 在 于 标 识 工 作 表 中 的 单 元 格 或 单 元 格 区 域, 并 指 明 公 式 中 所 使 用 的 数 据 的 位 置 通 过 引 用, 可 以 在 公 式 中 使 用 工 作 表 不 同 部 分 的 数 据, 或 者 在 多 个 公 式 中 使 用 同 一 个 单 元 格 的 数 值 还 可 以 引 用 同 一 个 工 作 簿 中 不 同 工 作 表 上 的 单 元 格 和 其 他 工 作 簿 中 的 数 据 引 用 不 同 工 作 簿 中 的 单 元 格 称 为 链 接 (1)A1 引 用 样 式 默 认 情 况 下,Excel 使 用 A1 引 用 样 式, 此 样 式 引 用 字 母 标 识 列 ( 从 A 到 IV, 共 256 列 ), 引 用 数 字 标 识 行 ( 从 1 到 65536) 这 些 字 母 和 数 字 称 为 行 号 和 列 标 若 要 引 用 某 个 单 元 格, 请 输 入 列 标 和 行 号 例 如,C5 引 用 列 C 和 行 5 交 叉 处 的 单 元 格 表 6-1 列 出 了 其 他 的 引 用 对 象 的 语 法 表 6-1 引 用 对 象 的 语 法 引 用 的 对 象 语 法 列 A 和 行 10 交 叉 处 的 单 元 格 A10 在 列 A 和 行 10 到 行 20 之 间 的 单 元 格 区 域 A10:A20 在 行 15 和 列 B 到 列 E 之 间 的 单 元 格 区 域 B15:E15 行 5 中 的 全 部 单 元 格 5:5 行 5 到 行 10 之 间 的 全 部 单 元 格 5:10 列 H 中 的 全 部 单 元 格 H:H 列 H 到 列 J 之 间 的 全 部 单 元 格 H:J 列 A 到 列 E 和 行 10 到 行 20 之 间 的 单 元 格 区 域 A10:E20 (2) 引 用 其 他 工 作 表 中 的 单 元 格 下 面 的 示 例 中,AVERAGE 工 作 表 函 数 将 计 算 同 一 个 工 作 簿 中 名 为 Sheet1 的 工 作 表 的 B1:B10 区 域 内 的 平 均 值 =AVERAGE(Sheet1!B1:B10) 感 叹 号! 表 示 链 接 到 同 一 个 工 作 簿 中 的 另 一 张 工 作 表 上, 注 意 : 工 作 表 的 名 称 和 感 叹 号! 应 位 于 区 域 引 用 之 前 运 算 符 运 算 符 对 公 式 中 的 元 素 进 行 特 定 类 型 的 运 算 Microsoft Excel 包 含 了 四 种 类 型 的 运 算 符 : 算 术 运 算 符 比 较 运 算 符 文 本 运 算 符 和 引 用 运 算 符 1. 运 算 符 的 类 型 算 术 运 算 符 : 完 成 基 本 的 数 学 运 算, 如 加 法 减 法 和 乘 法, 连 接 数 字 和 产 生 数 字 结 果 等 103

109 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 表 6-2 算 术 运 算 符 算 术 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) +( 加 号 ) 加 法 运 算 (3+3) ( 减 号 ) 减 法 运 算 (3 1) 负 数 ( 1) *( 星 号 ) 乘 法 运 算 (3*3) /( 正 斜 线 ) 除 法 运 算 (3/3) %( 百 分 号 ) 百 分 比 (20%) ^( 插 入 符 号 ) 乘 幂 运 算 (3^2) 比 较 运 算 符 : 使 用 下 列 运 算 符 比 较 两 个 值, 当 用 运 算 符 比 较 两 个 值 时, 结 果 是 一 个 逻 辑 值, 不 是 TRUE 就 是 FALSE 表 6-3 比 较 运 算 符 比 较 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) =( 等 号 ) 等 于 (A1=B1) >( 大 于 号 ) 大 于 (A1>B1) <( 小 于 号 ) 小 于 (A1<B1) >=( 大 于 等 于 号 ) 大 于 或 等 于 (A1>=B1) <=( 小 于 等 于 号 ) 小 于 或 等 于 (A1<=B1) 文 本 连 接 运 算 符 : 使 用 和 号 & 加 入 或 连 接 一 个 或 更 多 文 本 字 符 串 以 产 生 一 串 文 本 表 6-4 文 本 运 算 符 文 本 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) &( 和 号 ) 将 两 个 文 本 值 连 接 或 串 起 来 产 生 一 个 连 续 的 文 本 值 ("North"&"wind") 引 用 运 算 符 : 使 用 引 用 运 算 符 可 以 将 单 元 格 区 域 合 并 计 算 表 6-5 引 用 运 算 符 引 用 运 算 符 含 义 ( 示 例 ) :( 冒 号 ) 区 域 运 算 符, 产 生 对 包 括 在 两 个 引 用 之 间 的 所 有 单 元 格 的 引 用 (B5:B15),( 逗 号 ) 联 合 运 算 符, 将 多 个 引 用 合 并 为 一 个 引 用 (SUM(B5:B15,D5:D15)) ( 空 格 ) 交 叉 运 算 符 产 生 对 两 个 引 用 共 有 的 单 元 格 的 引 用 (B7:D7 C6:C9) 2. 公 式 中 的 运 算 次 序 公 式 按 特 定 次 序 计 算 数 值 Excel 中 的 公 式 通 常 以 等 号 (=) 开 始, 用 于 表 明 之 后 的 字 符 为 公 式 紧 随 等 号 之 后 的 是 需 要 进 行 计 算 的 元 素 ( 操 作 数 ), 各 操 作 数 之 间 以 运 算 符 分 隔 Excel 将 根 据 公 式 中 运 算 符 的 特 定 顺 序 从 左 到 右 计 算 公 式 (1) 运 算 符 优 先 级 如 果 公 式 中 同 时 用 到 多 个 运 算 符,Excel 将 按 表 6-6 所 示 的 顺 序 进 行 运 算 如 果 公 式 中 包 含 相 同 优 先 级 的 运 算 符, 例 如, 公 式 中 同 时 包 含 乘 法 和 除 法 运 算 符, 则 Excel 将 从 左 到 右 进 行 计 算 104

110 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 表 6-6 运 算 符 优 先 级 运 算 符 说 明 :( 冒 号 ) 引 用 运 算 符,( 逗 号 ) 负 号 ( 例 如 1) % 百 分 比 ^ 乘 幂 * 和 / 乘 和 除 + 和 加 和 减 & 连 接 两 个 文 本 字 符 串 ( 连 接 ) = < > <= >= <> 比 较 运 算 符 (2) 使 用 括 号 若 要 更 改 求 值 的 顺 序, 请 将 公 式 中 要 先 计 算 的 部 分 用 括 号 括 起 来 例 如, 下 面 公 式 的 结 果 是 11, 因 为 Excel 先 进 行 乘 法 运 算 后 进 行 加 法 运 算 将 2 与 3 相 乘, 然 后 再 加 上 5, 即 得 到 结 果 =5+2*3 与 此 相 反 如 果 使 用 括 号 改 变 语 法,Excel 先 用 5 加 上 2, 再 用 结 果 乘 以 3, 得 到 结 果 21 =(5+2)*3 在 下 例 中, 公 式 第 一 部 分 中 的 括 号 表 明 Excel 应 首 先 计 算 C4+D5, 然 后 再 除 以 单 元 格 D6 E6 和 F6 中 数 值 的 和 =(C4+D5)/SUM(D6:F6) 数 组 公 式 1. 关 于 数 组 公 式 和 数 组 常 量 数 组 公 式 可 以 同 时 进 行 多 个 计 算 并 返 回 一 种 或 多 种 结 果 数 组 公 式 对 两 组 或 多 组 被 称 为 数 组 参 数 的 数 值 进 行 运 算 每 个 数 组 参 数 必 须 有 相 同 数 量 的 行 和 列 除 了 不 能 用 Ctrl+Shift+Enter 生 成 公 式 外, 创 建 数 组 公 式 的 方 法 与 创 建 其 他 公 式 的 方 法 相 同 如 果 不 想 在 工 作 表 的 单 个 单 元 格 里 输 入 每 个 常 量 值, 则 可 用 数 组 常 量 来 代 替 引 用 一 些 内 置 函 数 就 是 数 组 公 式, 因 此 必 须 将 其 作 为 数 组 输 入 才 可 得 到 正 确 结 果 2. 使 用 数 组 常 量 在 普 通 公 式 中, 可 输 入 包 含 数 值 的 单 元 格 引 用, 或 数 值 本 身, 其 中 该 数 值 与 单 元 格 引 用 被 称 为 常 量 同 样, 在 数 组 公 式 中 也 可 输 入 数 组 引 用, 或 包 含 在 单 元 格 中 的 数 值 数 组, 其 中 该 数 值 数 组 和 数 组 引 用 被 称 为 数 组 常 量 数 组 公 式 可 以 按 与 非 数 组 公 式 相 同 的 方 式 使 用 常 量, 但 是 必 须 按 特 定 格 式 输 入 数 组 常 量 数 组 常 量 可 包 含 数 字 文 本 逻 辑 值 ( 如 TRUE FALSE 或 错 误 值 #N/A) 数 组 常 量 中 可 包 含 不 同 类 型 的 数 值 例 如,{1,3,4;TRUE,FALSE,TRUE} 数 组 常 量 中 的 数 字 可 以 使 用 整 数 小 数 或 科 学 记 数 格 式 文 本 必 须 包 含 在 半 角 的 双 引 号 内, 例 如 "Tuesday" 数 组 常 量 不 包 含 单 元 格 引 用 长 度 不 等 的 行 或 列 公 式 或 特 殊 字 符 $( 美 元 符 号 ) 括 弧 或 %( 百 分 号 ) 105

111 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 数 组 常 量 的 格 式 : 数 组 常 量 置 于 大 括 号 { } 中 不 同 列 的 数 值 用 逗 号, 分 开 例 如, 若 要 表 示 数 值 和 40, 必 须 输 入 {10,20,30,40} 这 个 数 组 常 量 是 一 个 1 行 4 列 数 组, 相 当 于 一 个 1 行 4 列 的 引 用 不 同 行 的 值 用 分 号 ; 隔 开 例 如, 如 果 要 表 示 一 行 中 的 和 下 一 行 中 的 , 应 该 输 入 一 个 2 行 4 列 的 数 组 常 量 :{10,20,30,40;50,60,70,90} 函 数 举 例 1. 日 期 和 时 间 函 数 DATE 语 法 :DATE(year,month,day) 功 能 : 返 回 代 表 特 定 日 期 的 序 列 号 如 果 在 输 入 函 数 前, 单 元 格 格 式 为 常 规, 则 结 果 将 设 为 日 期 格 式 参 数 说 明 : year: 参 数 year 可 以 为 一 到 四 位 数 字 Microsoft Excel 将 根 据 所 使 用 的 日 期 系 统 来 解 释 year 参 数 默 认 情 况 下,Microsoft Excel for Windows 将 使 用 1900 日 期 系 统, 而 Microsoft Excel for Macintosh 将 使 用 1904 日 期 系 统 1900 日 期 系 统 的 含 义 : 如 果 year 位 于 0( 零 ) 到 1999( 包 含 ) 之 间, 则 Excel 会 将 该 值 加 上 1900, 再 计 算 年 份 例 如 :DATE(109,1,2) 将 返 回 2009 年 1 月 2 日 ( ) 如 果 year 位 于 1900 到 9999( 包 含 ) 之 间, 则 Excel 将 使 用 该 数 值 作 为 年 份 例 如 :DATE(2009,1,2) 将 返 回 2009 年 1 月 2 日 如 果 year 小 于 0 或 大 于 等 于 10000, 则 Excel 将 返 回 错 误 值 #NUM! month: 代 表 每 年 中 月 份 的 数 字 如 果 所 输 入 的 月 份 大 于 12, 将 从 指 定 年 份 的 一 月 份 开 始 往 上 加 算 例 如 :DATE(2009,14,2) 返 回 代 表 2009 年 2 月 2 日 的 序 列 号 day: 代 表 在 该 月 份 中 第 几 天 的 数 字 如 果 day 大 于 该 月 份 的 最 大 天 数, 则 将 从 指 定 月 份 的 第 一 天 开 始 往 上 累 加 例 如,DATE(2009,1,35) 返 回 代 表 2009 年 2 月 4 日 的 序 列 号 Microsoft Excel 可 将 日 期 存 储 为 可 用 于 计 算 的 序 列 号 默 认 情 况 下,1900 年 1 月 1 日 的 序 列 号 是 1, 而 2009 年 1 月 1 日 的 序 列 号 是 39449, 这 是 因 为 它 距 1900 年 1 月 1 日 有 天 Microsoft Excel for the Macintosh 使 用 另 外 一 个 默 认 日 期 系 统 函 数 DATE 在 年 月 日 为 变 量 的 公 式 中 非 常 有 用 示 例 : 在 A3 单 元 格 中 输 入 =DATE(A2,B2,C2), 返 回 上 述 日 期 的 序 列 号, 使 用 1900 日 期 系 统 ( 或 39449) 如 图 6-29 所 示 图 6-29 注 意 : 若 要 将 数 字 转 换 为 日 期 形 式, 请 选 中 单 元 格, 选 择 格 式 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 再 选 择 数 字 标 签 页, 然 后 单 击 分 类 列 表 框 中 的 常 规 选 项 106

112 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 DATEVALUE 语 法 : DATEVALUE(date_text) 功 能 : 返 回 date_text 所 表 示 的 日 期 的 序 列 号 函 数 DATEVALUE 的 主 要 功 能 是 将 以 文 本 表 示 的 日 期 转 换 成 一 个 序 列 号 参 数 说 明 : Date_text: 代 表 以 Microsoft Excel 日 期 格 式 表 示 的 日 期 的 文 本 例 如, 或 30-Jan-09 就 是 带 引 号 的 文 本, 它 用 于 代 表 日 期 在 使 用 Excel for Windows 中 的 默 认 日 期 系 统 时,date_text 必 须 表 示 1900 年 1 月 1 日 到 9999 年 12 月 31 日 之 间 的 一 个 日 期 ; 而 在 使 用 Excel for Macintosh 中 的 默 认 日 期 系 统 时,date_text 必 须 表 示 1904 年 1 月 1 日 到 9999 年 12 月 31 日 之 间 的 一 个 日 期 如 果 date_text 超 出 了 上 述 范 围, 则 函 数 DATEVALUE 返 回 错 误 值 #VALUE! 如 果 省 略 date_text 中 的 年 份 部 分, 则 函 数 DATEVALUE 使 用 计 算 机 系 统 内 部 时 钟 的 当 前 年 份 date_text 中 的 时 间 信 息 将 被 忽 略 Microsoft Excel 可 将 日 期 存 储 为 可 用 于 计 算 的 序 列 号 默 认 情 况 下,1900 年 1 月 1 日 的 序 列 号 是 1, 而 2009 年 1 月 1 日 的 序 列 号 是 39449, 这 是 因 为 它 距 1900 年 1 月 1 日 有 天 Microsoft Excel for the Macintosh 使 用 另 外 一 个 默 认 日 期 系 统 大 部 分 函 数 都 会 自 动 将 日 期 值 转 换 成 序 列 号 示 例 : 在 A3 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中 ( 图 6-30), 返 回 所 表 示 的 日 期 的 序 列 号 图 6-30 注 意 : 若 要 查 看 序 列 号 所 代 表 的 日 期, 请 选 择 该 日 期 所 在 的 单 元 格, 单 击 格 式 菜 单 中 的 单 元 格 命 令, 再 选 择 数 字 标 签 页, 然 后 单 击 分 类 列 表 框 中 的 日 期 选 项 TODAY 语 法 :TODAY( ) 功 能 : 返 回 当 前 日 期 的 序 列 号 序 列 号 是 Microsoft Excel 日 期 和 时 间 计 算 使 用 的 日 期 - 时 间 代 码 如 果 在 输 入 函 数 前, 单 元 格 的 格 式 为 常 规, 则 结 果 将 设 为 日 期 格 式 2. 统 计 函 数 AVEDEV 语 法 :AVEDEV(number1,number2,...) 功 能 : 返 回 一 组 数 据 与 其 均 值 的 绝 对 偏 差 的 平 均 值,ADEDEV 用 于 评 测 这 组 数 据 的 离 散 度 参 数 说 明 :number1, number2,... 用 于 计 算 绝 对 偏 差 平 均 值 的 一 组 参 数, 参 数 的 个 数 可 以 有 1~30 个, 可 以 用 单 一 数 组 ( 即 对 数 组 区 域 的 引 用 ) 代 替 用 逗 号 分 隔 的 参 数 参 数 必 须 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 107

113 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 计 算 在 内 示 例 : 在 A9 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-31 所 示 图 6-31 AVERAGE 语 法 :AVERAGE(number1,number2,...) 功 能 : 返 回 参 数 的 平 均 值 ( 算 术 平 均 值 ) 参 数 说 明 :number1, number2,... 为 需 要 计 算 平 均 值 的 1 到 30 个 参 数 参 数 可 以 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 计 算 在 内 提 示 : 当 对 单 元 格 中 的 数 值 求 平 均 值 时, 应 牢 记 空 白 单 元 格 与 含 零 值 单 元 格 的 区 别, 尤 其 在 选 项 对 话 框 中 的 视 图 标 签 页 上 已 经 清 除 了 零 值 复 选 框 的 条 件 下, 空 白 单 元 格 不 计 算 在 内, 但 计 算 零 值 若 要 查 看 选 项 对 话 框, 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令 示 例 : 在 A7 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-32 所 示 图 6-32 AVERAGEA 语 法 :AVERAGEA(value1,value2,...) 功 能 : 计 算 参 数 列 表 中 数 值 的 平 均 值 ( 算 术 平 均 值 ) 不 仅 数 字, 而 且 文 本 和 逻 辑 值 ( 如 TRUE 和 FALSE) 也 将 计 算 在 内 参 数 说 明 :value1, value2 为 需 要 计 算 平 均 值 的 1 到 30 个 单 元 格 单 元 格 区 域 或 数 值 参 数 必 须 为 数 值 名 称 数 组 或 引 用 包 含 文 本 的 数 组 或 引 用 参 数 将 作 为 0( 零 ) 计 算 空 文 本 ("") 也 作 为 0( 零 ) 计 算 如 果 在 平 均 值 的 计 算 中 不 能 包 含 文 本 值, 请 使 用 函 数 AVERAGE 包 含 TRUE 的 参 数 作 为 1 计 算 ; 包 含 FALSE 的 参 数 作 为 0 计 算 示 例 : 在 A7 单 元 格 中 ` 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-33 所 示 计 算 数 字 与 108

114 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 文 本 不 可 用 的 平 均 值 在 计 算 中 使 用 了 包 含 文 本 不 可 用 的 单 元 格 图 6-33 COVAR 语 法 :COVAR(array1,array2) 功 能 : 返 回 协 方 差, 即 每 对 数 据 点 的 偏 差 乘 积 的 平 均 数, 利 用 协 方 差 可 以 决 定 两 个 数 据 集 之 间 的 关 系 例 如, 可 利 用 它 来 检 验 教 育 程 度 与 收 入 档 次 之 间 的 关 系 参 数 说 明 : array1: 第 一 个 所 含 数 据 为 整 数 的 单 元 格 区 域 array2: 第 二 个 所 含 数 据 为 整 数 的 单 元 格 区 域 参 数 必 须 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 ; 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 计 算 在 内 如 果 array1 和 array2 所 含 数 据 点 的 个 数 不 等, 则 函 数 COVAR 返 回 错 误 值 #N/A 如 果 array1 和 array2 当 中 有 一 个 为 空, 则 函 数 COVAR 返 回 错 误 值 #DIV/0! 示 例 : 在 A7 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中 ( 图 6-34), 返 回 协 方 差 数 值 结 果 图 6-34 DEVSQ 语 法 :DEVSQ(number1,number2,...) 功 能 : 返 回 数 据 点 与 各 自 样 本 平 均 值 偏 差 的 平 方 和 参 数 说 明 :number1, number2 为 1 到 30 个 需 要 计 算 偏 差 平 方 和 的 参 数, 也 可 以 不 使 用 这 种 用 逗 号 分 隔 参 数 的 形 式, 而 用 单 个 数 组 或 对 数 组 的 引 用 参 数 可 以 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 ; 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 计 算 在 内 示 例 : 在 A9 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-35 所 示 109

115 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 6-35 EXPONDIST 语 法 :EXPONDIST(x,lambda,cumulative) 功 能 : 返 回 指 数 分 布 使 用 函 数 EXPONDIST 可 以 建 立 事 件 之 间 的 时 间 间 隔 模 型, 例 如, 在 计 算 银 行 自 动 提 款 机 支 付 一 次 现 金 所 花 费 的 时 间 时, 可 通 过 函 数 EXPONDIST 来 确 定 这 一 过 程 最 长 持 续 一 分 钟 的 发 生 概 率 参 数 说 明 : x: 函 数 的 数 值 lambda: 参 数 值 cumulative: 为 一 逻 辑 值, 指 定 指 数 函 数 的 形 式 如 果 cumulative 为 TRUE, 函 数 EXPONDIST 返 回 累 积 分 布 函 数 ; 如 果 cumulative 为 FALSE, 返 回 概 率 密 度 函 数 如 果 x 或 lambda 为 非 数 值 型, 函 数 EXPONDIST 返 回 错 误 值 #VALUE! 如 果 x<0, 函 数 EXPONDIST 返 回 错 误 值 #NUM! 如 果 lambda 0, 函 数 EXPONDIST 返 回 错 误 值 #NUM! 示 例 : 在 A4 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-36 所 示 图 6-36 FORECAST 语 法 :FORECAST(x,known_y's,known_x's) 功 能 : 根 据 已 有 的 数 值 计 算 或 预 测 未 来 值 此 预 测 值 为 基 于 给 定 的 x 值 推 导 出 的 y 值 已 知 的 数 值 为 已 有 的 x 值 和 y 值, 再 利 用 线 性 回 归 对 新 值 进 行 预 测 可 以 使 用 该 函 数 对 未 来 销 售 额 库 存 需 求 或 消 费 趋 势 进 行 预 测 参 数 说 明 : x: 需 要 进 行 预 测 的 数 据 点 known_y's: 因 变 量 数 组 或 数 据 区 域 known_x's: 自 变 量 数 组 或 数 据 区 域 如 果 x 为 非 数 值 型, 函 数 FORECAST 返 回 错 误 值 #VALUE! 如 果 known_y's 和 known_x's 为 空 或 含 有 不 同 个 数 的 数 据 点, 函 数 FORECAST 返 回 错 误 值 #N/A 如 果 known_x's 的 方 差 为 零, 函 数 FORECAST 返 回 错 误 值 #DIV/0! 110

116 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 示 例 : 在 A7 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中 ( 图 6-37), 基 于 给 定 的 x 值 30 为 y 预 测 一 个 值 图 6-37 FREQUENCY 语 法 :FREQUENCY(data_array,bins_array) 功 能 : 以 一 列 垂 直 数 组 返 回 某 个 区 域 中 数 据 的 频 率 分 布 例 如, 使 用 函 数 FREQUENCY 可 以 计 算 在 给 定 的 分 数 范 围 内 测 验 分 数 的 个 数 由 于 函 数 FREQUENCY 返 回 一 个 数 组, 所 以 必 须 以 数 组 公 式 的 形 式 输 入 参 数 说 明 : data_array: 为 一 数 组 或 对 一 组 数 值 的 引 用, 用 来 计 算 频 率 如 果 data_array 中 不 包 含 任 何 数 值, 函 数 FREQUENCY 返 回 零 数 组 bins_array: 为 间 隔 的 数 组 或 对 间 隔 的 引 用, 该 间 隔 用 于 对 data_array 中 的 数 值 进 行 分 组 如 果 bins_array 中 不 包 含 任 何 数 值, 函 数 FREQUENCY 返 回 data_array 中 元 素 的 个 数 在 选 定 相 邻 单 元 格 区 域 ( 该 区 域 用 于 显 示 返 回 的 分 布 结 果 ) 后, 函 数 FREQUENCY 应 以 数 组 公 式 的 形 式 输 入 返 回 的 数 组 中 的 元 素 个 数 比 bins_array( 数 组 ) 中 的 元 素 个 数 多 1 返 回 的 数 组 中 所 多 出 来 的 元 素 表 示 超 出 最 高 间 隔 的 数 值 个 数 例 如, 如 果 要 计 算 输 入 到 三 个 单 元 格 中 的 三 个 数 值 区 间 ( 间 隔 ), 请 一 定 在 四 个 单 元 格 中 输 入 FREQUENCY 函 数 计 算 的 结 果 多 出 来 的 单 元 格 将 返 回 data_array 中 大 于 第 三 个 间 隔 值 的 数 值 个 数 函 数 FREQUENCY 将 忽 略 空 白 单 元 格 和 文 本 对 于 返 回 结 果 为 数 组 的 公 式, 必 须 以 数 组 公 式 的 形 式 输 入 示 例 : 选 择 区 域 C6:C9, 按 F2 键, 在 C6 单 元 格 中 输 入 公 式 再 按 Ctrl+Shift+Enter 快 捷 键, 在 C6:C9 单 元 格 中 显 示 4 个 数 字, 分 别 表 示 : 分 数 小 于 等 于 70 的 个 数 成 绩 介 于 之 间 的 个 数 成 绩 介 于 之 间 的 个 数 成 绩 大 于 等 于 90 的 个 数 如 果 公 式 未 以 数 组 公 式 的 形 式 输 入, 则 返 回 的 结 果 为 1 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-38 所 示 图 6-38 GEOMEAN 语 法 :GEOMEAN(number1,number2,...) 功 能 : 返 回 正 数 数 组 或 区 域 的 几 何 平 均 值 例 如, 可 以 使 用 函 数 GEOMEAN 计 算 可 变 复 利 的 平 均 增 长 111

117 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 率 参 数 说 明 :number1, number2 是 用 于 计 算 平 均 数 的 1 到 30 个 参 数, 也 可 以 不 使 用 这 种 用 逗 号 分 隔 参 数 的 形 式, 而 用 单 个 数 组 或 数 组 引 用 的 形 式 参 数 可 以 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 ; 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 计 算 在 内 如 果 任 何 数 据 点 小 于 0, 函 数 GEOMEAN 返 回 错 误 值 #NUM! 示 例 : 在 A9 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 计 算 数 据 集 的 几 何 平 均 值, 如 图 6-39 所 示 图 6-39 GROWTH 语 法 :GROWTH(known_y's,known_x's,new_x's,const) 功 能 : 根 据 现 有 的 数 据 预 测 指 数 增 长 值 根 据 现 有 的 x 值 和 y 值,GROWTH 函 数 返 回 一 组 新 的 x 值 对 应 的 y 值 可 以 使 用 GROWTH 工 作 表 函 数 来 拟 合 满 足 现 有 x 值 和 y 值 的 指 数 曲 线 参 数 说 明 : known_y's : 满 足 指 数 回 归 拟 合 曲 线 y=b*m^x 的 一 组 已 知 的 y 值 如 果 数 组 known_y's 在 单 独 一 列 中, 则 known_x's 的 每 一 列 被 视 为 一 个 独 立 的 变 量 如 果 数 组 known-y's 在 单 独 一 行 中, 则 known-x's 的 每 一 行 被 视 为 一 个 独 立 的 变 量 如 果 known_ y's 中 的 任 何 数 为 零 或 为 负 数,GROWTH 函 数 将 返 回 错 误 值 #NUM! known_x's: 满 足 指 数 回 归 拟 合 曲 线 y=b*m^x 的 一 组 已 知 的 x 值, 为 可 选 参 数 数 组 known_x's 可 以 包 含 一 组 或 多 组 变 量 如 果 只 用 到 一 个 变 量, 只 要 known_y's 和 known_x's 维 数 相 同, 它 们 可 以 是 任 何 形 状 的 区 域 如 果 用 到 多 个 变 量,known_y's 必 须 为 向 量 ( 即 必 须 为 一 行 或 一 列 的 区 域 ) 如 果 省 略 known_x's, 则 假 设 该 数 组 为 {1,2,3,...}, 其 大 小 与 known_y's 相 同 new_x's 为 需 要 通 过 GROWTH 函 数 返 回 的 对 应 y 值 的 一 组 新 x 值 new_x's 与 known_x's 一 样, 对 每 个 独 立 变 量 必 须 包 括 单 独 的 一 列 ( 或 一 行 ) 因 此, 如 果 known_y's 是 单 列 的,known_x's 和 new_x's 应 该 有 同 样 的 列 数 如 果 known_y's 是 单 行 的,known_x's 和 new_x's 应 该 有 同 样 的 行 数 如 果 省 略 new_x's, 则 假 设 它 和 known_x's 相 同 如 果 known_x's 与 new_x's 都 被 省 略, 则 假 设 它 们 为 数 组 {1,2,3,...}, 其 大 小 与 known_y's 相 同 Const 为 一 逻 辑 值, 用 于 指 定 是 否 将 常 数 b 强 制 设 为 1 如 果 const 为 TRUE 或 省 略,b 将 按 正 常 计 算 ; 如 果 const 为 FALSE,b 将 设 为 1,m 值 将 被 调 整 以 满 足 y = m^x 对 于 返 回 结 果 为 数 组 的 公 式, 在 选 定 正 确 的 单 元 格 个 数 后, 必 须 以 数 组 公 式 的 形 式 输 入 当 为 参 数 ( 如 known_x's) 输 入 数 组 常 量 时, 应 当 使 用 逗 号 分 隔 同 一 行 中 的 数 据, 用 分 号 分 隔 不 同 行 中 的 数 据 112

118 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 示 例 : 选 择 区 域 C2:C7, 按 F2 键, 在 C2 单 元 格 中 输 入 公 式 再 按 Ctrl+Shift+Enter 快 捷 键, 在 C2:C7 单 元 格 中 显 示 6 个 数 字, 预 测 下 个 月 的 值 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 如 图 6-40 所 示 图 6-40 HARMEAN 语 法 :HARMEAN(number1,number2...) 功 能 : 返 回 数 据 集 合 的 调 和 平 均 值 调 和 平 均 值 与 倒 数 的 算 术 平 均 值 互 为 倒 数 参 数 说 明 :number1, number2 是 用 于 计 算 平 均 值 的 1 到 30 个 参 数, 也 可 以 不 使 用 这 种 用 逗 号 分 隔 参 数 的 形 式, 而 用 单 个 数 组 或 数 组 引 用 的 形 式 参 数 可 以 是 数 字, 或 者 是 包 含 数 字 的 名 称 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 包 含 文 本 逻 辑 值 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 ; 但 包 含 零 值 的 单 元 格 将 计 算 在 内 如 果 任 何 数 据 点 小 于 等 于 0, 函 数 HARMEAN 返 回 错 误 值 #NUM! 调 和 平 均 值 总 小 于 几 何 平 均 值, 而 几 何 平 均 值 总 小 于 算 术 平 均 值 示 例 : 在 A9 单 元 格 中 输 入 公 式, 公 式 显 示 在 编 辑 栏 的 公 式 输 入 框 中, 计 算 数 据 集 的 调 和 平 均 值, 如 图 6-41 所 示 图 逻 辑 函 数 AND 语 法 :AND(logical1,logical2...) 功 能 : 所 有 参 数 的 逻 辑 值 为 真 时, 返 回 TRUE; 只 要 有 一 个 参 数 的 逻 辑 值 为 假, 即 返 回 FALSE 参 数 说 明 :logical1, logical2,... 表 示 待 检 测 的 1 到 30 个 条 件 值, 各 条 件 值 可 为 TRUE 或 FALSE 参 数 必 须 是 逻 辑 值 TRUE 或 FALSE, 或 者 包 含 逻 辑 值 的 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 中 包 含 文 本 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 如 果 指 定 的 单 元 格 区 域 内 包 括 非 逻 辑 值, 则 AND 将 返 回 错 误 值 #VALUE! 示 例 : 在 A4 单 元 格 中 输 入 公 式, 判 断 为 真, 返 回 TRUE, 如 图 6-42 所 示 113

119 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 6-42 IF 语 法 :IF(logical_test,value_if_true,value_if_false) 功 能 : 执 行 真 假 值 判 断, 根 据 逻 辑 计 算 的 真 假 值, 返 回 不 同 结 果 可 以 使 用 函 数 IF 对 数 值 和 公 式 进 行 条 件 检 测 参 数 说 明 : logical_test: 表 示 计 算 结 果 为 TRUE 或 FALSE 的 任 意 值 或 表 达 式 例 如,A10=100 就 是 一 个 逻 辑 表 达 式, 如 果 单 元 格 A10 中 的 值 等 于 100, 表 达 式 即 为 TRUE, 否 则 为 FALSE 本 参 数 可 使 用 任 何 比 较 运 算 符 value_if_true:logical_test 为 TRUE 时 返 回 的 值 例 如, 如 果 本 参 数 为 文 本 字 符 串 预 算 内, 而 且 logical_test 参 数 值 为 TRUE, 则 IF 函 数 将 显 示 文 本 预 算 内 如 果 logical_test 为 TRUE 而 value_if_true 为 空, 则 本 参 数 返 回 0( 零 ) 如 果 要 显 示 TRUE, 请 为 本 参 数 使 用 逻 辑 值 TRUE value_if_true 也 可 以 是 其 他 公 式 value_if_false :logical_test 为 FALSE 时 返 回 的 值 例 如, 如 果 本 参 数 为 文 本 字 符 串 超 出 预 算, 而 且 logical_test 参 数 值 为 FALSE, 则 IF 函 数 将 显 示 文 本 超 出 预 算 如 果 logical_test 为 FALSE 且 忽 略 了 value_if_false( 即 value_if_true 后 没 有 逗 号 ), 则 会 返 回 逻 辑 值 FALSE 如 果 logical_test 为 FALSE 且 Value_if_false 为 空 ( 即 value_if_true 后 有 逗 号, 并 紧 跟 着 右 括 号 ), 则 本 参 数 返 回 0 ( 零 ) value_if_false 也 可 以 是 其 他 公 式 函 数 IF 可 以 嵌 套 七 层, 用 value_if_false 及 value_if_true 参 数 可 以 构 造 复 杂 的 检 测 条 件 在 计 算 参 数 value_if_true 和 value_if_false 后, 函 数 IF 返 回 相 应 语 句 执 行 后 的 返 回 值 如 果 函 数 IF 的 参 数 包 含 数 组, 则 在 执 行 IF 语 句 时, 数 组 中 的 每 一 个 元 素 都 将 计 算 Microsoft Excel 还 提 供 了 其 他 一 些 函 数, 可 依 据 条 件 来 分 析 数 据 例 如, 如 果 要 计 算 单 元 格 区 域 中 某 个 文 本 字 符 串 或 数 字 出 现 的 次 数, 则 可 使 用 COUNTIF 工 作 表 函 数 如 果 要 根 据 单 元 格 区 域 中 的 某 一 文 本 字 符 串 或 数 字 求 和, 则 可 使 用 SUMIF 工 作 表 函 数 示 例 : 在 A5 单 元 格 中 输 入 公 式, 判 断 第 1 行 是 否 超 出 预 算 (Over Budget), 如 图 6-43 所 示 图 6-43 OR 语 法 :OR(logical1,logical2...) 功 能 : 在 其 参 数 组 中, 任 何 一 个 参 数 逻 辑 值 为 TRUE, 即 返 回 TRUE; 任 何 一 个 参 数 的 逻 辑 值 为 FALSE, 114

120 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 即 返 回 FALSE 参 数 说 明 :logical1,logical2... 为 需 要 进 行 检 验 的 1 到 30 个 条 件, 分 别 为 TRUE 或 FALSE 参 数 必 须 能 计 算 为 逻 辑 值, 如 TRUE 或 FALSE, 或 者 为 包 含 逻 辑 值 的 数 组 或 引 用 如 果 数 组 或 引 用 参 数 中 包 含 文 本 或 空 白 单 元 格, 则 这 些 值 将 被 忽 略 如 果 指 定 的 区 域 中 不 包 含 逻 辑 值, 函 数 OR 返 回 错 误 值 #VALUE! 可 以 使 用 OR 数 组 公 式 来 检 验 数 组 中 是 否 包 含 特 定 的 数 值 若 要 输 入 数 组 公 式, 请 按 Ctrl+Shift+Enter 快 捷 键 TRUE 语 法 :TRUE( ) 功 能 : 返 回 逻 辑 值 TRUE 可 以 直 接 在 单 元 格 或 公 式 中 键 入 值 TRUE, 而 不 使 用 此 函 数 函 数 TRUE 主 要 用 于 与 其 他 电 子 表 格 程 序 兼 容 6.5 简 单 的 数 据 处 理 一 个 数 据 库 ( 也 被 称 为 一 个 表 ), 是 以 相 同 结 构 方 式 存 储 的 数 据 的 集 合 例 如 电 话 簿 公 司 的 客 户 名 录 库 存 账 等 等 利 用 数 据 库 技 术 可 以 方 便 地 管 理 这 些 数 据, 例 如 对 数 据 库 排 序 和 查 找 那 些 满 足 指 定 条 件 的 数 据 等 等 在 Excel 2002 中, 数 据 库 是 作 为 一 个 数 据 清 单 来 看 待 的 在 一 个 数 据 库 中, 信 息 按 记 录 存 储 每 个 记 录 中 包 含 信 息 内 容 的 各 项, 称 为 字 段 例 如, 公 司 的 客 户 名 录 中, 每 一 条 客 户 信 息 就 是 一 个 记 录, 它 由 字 段 组 成 所 有 记 录 的 同 一 字 段 存 放 相 似 的 信 息 ( 例 如, 公 司 名 称 街 道 地 址 电 话 号 码 等 ) Excel 2002 提 供 了 一 整 套 功 能 强 大 的 命 令 集, 使 管 理 数 据 清 单 ( 数 据 库 ) 变 得 非 常 容 易, 比 如 排 序 筛 选 检 验 数 据 等 等 排 序 通 过 排 序, 可 以 根 据 某 特 定 列 的 内 容 来 重 排 数 据 清 单 中 的 行 例 如, 假 设 一 个 包 含 销 售 数 据 的 数 据 清 单 中 有 销 售 员 单 位 数 量 和 订 单 日 期 等 列 可 以 用 排 序 命 令 按 销 售 员 重 排 数 据 清 单 从 高 到 低 组 织 单 位 数 量 或 从 早 到 晚 排 好 订 单 日 期 在 Excel 2002 中 可 以 对 数 据 进 行 简 单 的 排 序 操 作 可 以 根 据 一 个 或 者 多 个 字 段 进 行 排 序, 以 便 按 照 一 定 顺 序 查 看 现 实 数 据 表 中 的 数 据, 有 利 于 浏 览 和 应 用 把 光 标 定 位 在 要 排 序 的 表 格 上 面, 并 且 激 活 它 选 择 数 据 菜 单 中 的 排 序 命 令,Excel 2002 会 弹 出 排 序 对 话 框, 如 图 6-44 所 示 可 以 看 到 这 个 对 话 框 中 有 很 多 的 选 项, 可 以 按 最 多 三 个 字 段 进 行 排 序 ( 每 个 字 段 就 是 一 列 相 应 的 数 据 ), 三 列 数 据 都 有 相 应 的 升 序 还 是 降 序 的 选 项 在 关 键 字 ( 主 要 关 键 字 次 要 关 键 字 第 三 关 键 字 ) 下 拉 列 表 中, 可 以 看 到 系 统 自 动 把 表 格 的 第 一 行 列 在 上 面 作 为 字 段 名, 并 可 在 列 表 栏 中 选 择 第 一 行 是 数 据 还 是 标 题 名 字 当 对 星 期 日 期 进 行 排 序 或 者 想 定 制 排 序 的 时 候, 就 需 要 设 置 排 序 选 项, 单 击 对 话 框 中 的 选 项 按 钮, 弹 出 排 序 选 项 对 话 框, 如 图 6-45 所 示 115

121 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 6-44 图 6-45 排 序 的 选 项 有 以 下 几 种 : 1 自 定 义 排 序 次 序 : 当 需 要 对 星 期 日 期 天 干 地 支 等 等 排 序 的 时 候 可 以 选 择 如 何 进 行 排 序, 如 图 6-45 所 示 2 区 分 大 小 写 : 用 于 确 定 是 否 区 分 大 小 写, 如 果 区 分 的 话,a 与 A 不 一 样, 也 就 是 升 序 排 序 的 时 候 先 排 大 写 的, 然 后 再 排 小 写 的 ( 小 写 字 母 的 ASCII 码 比 大 写 字 母 的 大 ) 3 方 向 选 项 组 : 在 缺 省 的 情 况 下 按 照 列 进 行 排 序, 也 就 是 列 上 的 数 据 上 下 可 以 移 动 以 适 应 排 序 但 是 也 可 以 按 行 进 行 排 序, 这 样 整 列 的 数 据 可 以 移 动 来 排 序 4 方 法 选 项 组 : 字 母 排 序 是 以 字 母 顺 序 来 排 序, 对 于 汉 字 则 是 使 用 汉 语 拼 音 的 顺 序 来 排 序 而 笔 画 排 序, 是 按 笔 画 的 多 少 跟 笔 画 的 顺 序 来 排 序, 这 个 对 日 文 汉 字 等 的 影 响 较 大 在 按 字 母 先 后 顺 序 对 文 本 项 进 行 排 序 时,Excel 从 左 到 右 一 个 字 符 一 个 字 符 地 进 行 排 序 例 如, 如 果 一 个 单 元 格 中 含 有 文 本 A100, 则 这 个 单 元 格 将 排 在 含 有 A1 的 单 元 格 的 后 面, 含 有 A11 的 单 元 格 前 面 文 本 以 及 包 含 数 字 的 文 本, 默 认 的 按 下 列 次 序 排 序 : ( 空 格 )! " # $ % & ( ) *,. / : [ \ ] ^ _ ` { } ~ + < = A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z 在 逻 辑 值 中,FALSE 排 在 TRUE 之 前 所 有 错 误 值 的 优 先 级 相 同 空 格 始 终 排 在 最 后 设 置 完 毕 后 单 击 确 定 按 钮,Excel 就 会 按 照 给 定 的 排 序 方 式 进 行 排 序 了 筛 选 筛 选 是 查 找 和 处 理 数 据 清 单 中 数 据 子 集 的 快 捷 方 法 与 排 序 不 同, 筛 选 并 不 重 排 清 单 筛 选 只 是 暂 时 隐 藏 不 必 要 显 示 的 行 Excel 筛 选 行 时, 可 以 对 清 单 子 集 进 行 编 辑 设 置 格 式 制 作 图 表 和 打 印, 而 不 必 重 新 排 列 或 移 动 筛 选 清 单 仅 显 示 满 足 条 件 的 行, 该 条 件 由 用 户 针 对 某 列 指 定 Microsoft Excel 提 供 了 两 种 筛 选 清 单 的 命 令 : 自 动 筛 选 : 包 括 按 选 定 内 容 筛 选, 它 适 用 于 简 单 条 件 高 级 筛 选 : 适 用 于 复 杂 条 件 1. 自 动 筛 选 单 击 数 据 菜 单 中 的 筛 选 命 令, 其 子 菜 单 包 括 自 动 筛 选 全 部 显 示 高 级 筛 选 三 个 命 令 选 择 自 动 筛 选, 系 统 自 动 把 第 一 行 作 为 标 题 栏, 每 一 列 的 标 题 上 面 都 出 现 一 个 下 拉 按 钮, 如 图 6-46 所 示 116

122 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 图 6-46 用 鼠 标 单 击 下 拉 按 钮 可 以 看 到 一 个 下 拉 列 表, 里 面 是 一 些 列 中 按 由 小 到 大 顺 序 的 数 据, 选 择 以 后 相 当 于 把 等 于 相 应 数 据 的 行 都 找 出 来 除 此 以 外 还 可 以 进 行 自 定 义 的 筛 选, 单 击 下 拉 列 表 中 的 自 定 义 选 项, 弹 出 自 定 义 自 动 筛 选 方 式 对 话 框, 如 图 6-47 所 示 图 6-47 自 定 义 的 自 动 筛 选 方 式 可 以 将 某 个 区 段 的 数 据 筛 选 出 来 在 这 个 对 话 框 中 最 多 只 有 两 个 筛 选 条 件 每 一 个 条 件 左 边 是 表 达 式 下 拉 列 表, 可 以 选 择 需 要 的 方 式, 如 : 大 于 或 等 于, 等 于, 大 于, 不 等 于, 小 于, 小 于 或 等 于 右 边 的 下 拉 列 表 是 数 据 清 单 里 面 的 相 应 列 的 数 据, 也 可 以 自 行 输 入 上 下 的 两 个 条 件 可 以 用 与 或 者 或 来 连 接 起 来, 与 就 是 两 个 条 件 都 要 满 足, 或 就 是 两 个 条 件 满 足 一 个 就 行 了 例 如 : 要 找 出 列 中 大 于 12.4 而 小 于 13.6 的 数 据, 可 以 在 第 一 个 条 件 下 拉 列 表 中 选 择 大 于, 数 据 填 上 12.4, 然 后 在 第 二 个 条 件 下 拉 列 表 中 选 择 小 于, 数 据 填 上 13.6,2 个 条 件 用 与 方 式 连 接 起 来, 这 样 就 可 以 把 数 据 清 单 中 小 于 13.6, 大 于 12.4 的 数 据 行 都 筛 选 出 来 如 图 6-48 所 示 图 高 级 筛 选 高 级 筛 选 命 令 像 自 动 筛 选 命 令 一 样 筛 选 清 单, 但 不 显 示 列 的 下 拉 列 表, 而 是 在 清 单 上 单 独 的 条 件 区 域 中 键 入 筛 选 条 件 可 以 选 择 把 数 据 在 原 有 区 域 显 示, 或 者 把 结 果 复 制 到 别 的 位 置 需 要 选 择 要 筛 选 的 数 据 区 域, 以 及 筛 选 条 件 所 在 的 位 置 使 用 高 级 条 件 筛 选 的 示 例 如 下 : (1) 在 可 用 作 条 件 区 域 的 数 据 清 单 上 插 入 至 少 三 个 空 白 行 条 件 区 域 必 须 具 有 列 标 志 确 保 在 条 件 117

123 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 值 与 数 据 清 单 之 间 至 少 留 了 一 个 空 白 行, 在 单 元 格 中 输 入 筛 选 条 件, 如 图 6-49 所 示 图 6-49 (2) 单 击 数 据 清 单 中 的 单 元 格, 单 击 数 据 筛 选 高 级 筛 选 菜 单 命 令, 弹 出 高 级 筛 选 对 话 框, 如 图 6-50 所 示 图 6-50 (3) 若 要 通 过 隐 藏 不 符 合 条 件 的 数 据 行 来 筛 选 数 据 清 单, 可 单 击 在 原 有 区 域 显 示 筛 选 结 果 若 要 通 过 将 符 合 条 件 的 数 据 行 复 制 到 工 作 表 的 其 他 位 置 来 筛 选 数 据 清 单, 可 单 击 将 筛 选 结 果 复 制 到 其 他 位 置 (4) 在 条 件 区 域 编 辑 框 中, 输 入 条 件 区 域 的 引 用, 并 包 括 条 件 标 志 然 后 在 复 制 到 编 辑 框 中 指 定 显 示 结 果 区 域 的 左 上 角 单 元 格 的 地 址 (5) 设 置 好 三 个 区 域 之 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 看 到 筛 选 结 果, 如 图 6-51 所 示 图

124 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 求 一 组 数 据 的 平 均 值, 应 使 用 ( ) 函 数 A.Sum B.Average C.Avedev D.AVERAGEA 2.DATE(2009,13,2) 返 回 代 表 ( ) 的 序 列 号 A.2009 年 2 月 2 日 B.2009 年 1 月 2 日 C.2009 年 3 月 2 日 D.2009 年 2 月 13 日 3. 下 列 ( ) 是 正 确 的 运 算 符 优 先 顺 序 ( 由 高 到 低 ) A.^ % * B.+ & = C.* + > D., : % 二 填 空 题 1. 在 Excel 2002 中, 每 一 张 工 作 表 由 个 单 元 格 所 构 成 行 号 的 编 号 由 上 到 下 是 从 到 编 号 ; 列 号 由 左 到 右 则 采 用 字 母 编 号 为 到 每 个 单 元 格 有 一 个 惟 一 的 地 址, 这 个 地 址 由 组 成 2.Microsoft Excel 包 含 四 种 类 型 的 运 算 符 : 和 3. 在 Excel 中 输 入 文 字 时, 默 认 对 齐 方 式 是, 这 也 是 判 断 文 本 数 据 的 方 法 之 一 三 思 考 题 1. 自 动 筛 选 与 高 级 筛 选 的 区 别 是 什 么? 2. 如 何 拆 分 工 作 表? 四 上 机 题 1. 制 作 一 张 如 下 表 所 示 的 表 格, 利 用 函 数 求 其 平 均 分 和 总 分 姓 名 语 文 数 学 政 治 英 语 平 均 分 总 分 邓 丽 民 钟 长 江 李 斯 刘 海 涛 严 昌 胜 根 据 上 表 的 数 据 制 作 一 张 统 计 图 表, 类 型 为 折 线 图 3. 筛 选 出 表 中 平 均 分 高 于 85 分 的 记 录 119

125 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 7.1 PowerPoint 的 新 功 能 1. 主 要 新 增 功 能 (1) 联 机 审 阅 将 Microsoft PowerPoint 和 Microsoft Outlook 一 起 使 用 可 以 帮 助 将 演 示 文 稿 用 电 子 邮 件 发 送 给 同 事, 并 开 始 审 阅 过 程 当 审 阅 者 将 演 示 文 稿 退 还 时,PowerPoint 可 以 将 他 们 的 批 注 和 更 改 合 并 到 单 个 演 示 文 稿 中 以 便 审 阅 将 鼠 标 光 标 放 在 更 改 的 标 记 上 以 查 看 更 改 的 详 细 资 料 并 接 受 或 拒 绝 更 改 还 可 以 在 新 的 修 订 任 务 窗 格 中 审 阅 所 做 的 更 改 该 任 务 窗 格 给 出 一 个 统 一 的 图 库 视 图 以 显 示 每 处 的 更 改, 并 允 许 全 部 或 逐 个 接 受 或 拒 绝 更 改 批 注 也 可 以 用 于 新 增 的 审 阅 功 能 这 些 批 注 由 审 阅 者 以 颜 色 标 出, 并 置 于 适 当 的 位 置 以 免 影 响 重 要 的 幻 灯 片 元 素, 而 且 易 于 打 印 (2) 动 画 效 果 和 动 画 方 案 PowerPoint 具 有 新 的 动 画 效 果, 包 括 进 入 和 退 出 动 画 其 他 计 时 控 制 和 动 作 路 径 ( 动 画 序 列 中 的 项 目 沿 行 的 预 绘 制 路 径 ), 因 此 可 以 使 多 个 文 本 和 对 象 动 画 同 步 使 用 动 画 方 案 可 以 立 即 将 一 组 预 定 义 的 动 画 和 切 换 效 果 应 用 于 整 篇 演 示 文 稿 使 用 动 画 方 案 任 务 窗 格 可 以 选 择 适 合 观 众 和 材 料 的 动 画 方 案 ( 细 微 型 方 案 如 典 雅, 华 丽 型 方 案 如 玩 具 风 车 ), 还 可 以 逐 个 幻 灯 片 应 用 动 画 效 果 (3) 更 好 的 组 织 结 构 图 和 新 的 图 示 类 型 现 在 的 组 织 结 构 图 使 用 PowerPoint 中 的 绘 图 工 具, 从 而 只 产 生 较 小 的 文 件 并 且 易 于 编 辑 此 外, PowerPoint 还 包 括 一 个 通 用 概 念 性 图 示 的 新 库 可 以 使 用 文 本 动 画 效 果 和 大 量 格 式 化 样 式 自 定 义 这 些 预 绘 制 的 图 示 例 如, 从 图 示 中 选 择 棱 锥 图 显 示 关 系 的 组 成 部 分, 选 择 射 线 图 显 示 与 核 心 元 素 相 关 的 项 目, 等 等 2. 其 他 新 增 功 能 (1) 日 常 工 作 应 用 幻 灯 片 和 演 示 文 稿 格 式 的 任 务 窗 格 : 幻 灯 片 版 式 和 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 格 将 版 式 设 计 模 板 和 配 色 方 案 组 织 在 幻 灯 片 旁 边 的 虚 拟 库 中 当 从 任 务 窗 格 中 选 择 一 个 项 目 时, 幻 灯 片 的 外 观 立 即 更 新 打 印 预 览 : 就 如 在 Microsoft Word 和 Microsoft Excel 中 一 样, 现 在 可 以 在 打 印 之 前 预 览 演 示 文 稿 使 用 打 印 预 览 中 的 特 殊 设 置 可 以 预 览 和 打 印 幻 灯 片 备 注 页 和 多 种 讲 义 版 式 每 篇 演 示 文 稿 的 多 个 设 计 模 板 :PowerPoint 2002 支 持 演 示 文 稿 中 的 多 个 设 计 模 板 当 需 要 将 多 个 演 示 文 稿 合 并 到 一 个 文 件 中, 但 每 部 分 仍 保 持 其 各 自 的 外 观 时, 此 功 能 非 常 有 用 显 示 网 格 : 若 要 轻 松 地 对 齐 占 位 符 形 状 和 图 片, 可 以 在 PowerPoint 中 显 示 绘 图 网 格 并 调 整 其 网 格 线 的 间 距 120

126 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 普 通 视 图 中 的 幻 灯 片 缩 略 图 : 当 需 要 直 观 地 导 航 演 示 文 稿 时, 请 单 击 普 通 视 图 中 的 幻 灯 片 标 签 页 使 用 代 表 每 张 幻 灯 片 的 缩 略 图 快 速 找 到 要 使 用 的 幻 灯 片, 或 拖 动 缩 略 图 以 将 幻 灯 片 移 动 到 演 示 文 稿 中 的 一 个 新 位 置 上 用 于 幻 灯 片 放 映 的 演 示 者 视 图 : 如 果 使 用 支 持 多 监 视 器 的 计 算 机, 则 可 以 在 幻 灯 片 放 映 时 使 用 此 功 能 查 看 演 讲 者 备 注 ( 但 对 观 众 始 终 是 隐 藏 的 ) 跳 到 序 列 外 的 特 定 幻 灯 片 跟 踪 时 间 等 等 文 本 自 动 调 整 增 强 功 能 : 可 以 对 每 个 占 位 符 打 开 或 关 闭 文 本 自 动 调 整, 从 而 得 到 进 一 步 的 操 控 性 文 本 自 动 调 整 还 可 作 用 于 其 他 类 型 的 占 位 符 用 于 插 入 对 象 的 自 动 版 式 : 在 工 作 时,PowerPoint 将 自 动 调 整 幻 灯 片 版 式 以 协 调 添 加 的 图 片 图 示 图 表 和 其 他 项 目 当 选 择 一 个 新 幻 灯 片 版 式 之 后,PowerPoint 会 自 动 重 新 排 列 幻 灯 片 上 的 现 有 项 目 以 适 应 新 的 版 式 将 背 景 或 选 项 保 存 为 图 片 : 在 PowerPoint 中 使 用 绘 图 工 具 创 建 绘 图 时, 可 以 通 过 用 鼠 标 右 键 单 击 它 将 其 保 存 为 图 片 还 可 以 用 相 同 的 方 法 保 存 幻 灯 片 的 纹 理 或 图 片 背 景, 从 而 可 以 方 便 地 重 新 使 用 这 些 图 片 元 素 轻 松 选 择 组 中 的 对 象 : 使 用 此 新 功 能 可 以 选 择 组 中 的 单 个 自 选 图 形, 而 不 用 取 消 组 合 当 需 要 对 特 定 类 型 的 格 式 进 行 更 改 ( 例 如 更 改 组 中 单 个 形 状 的 颜 色 ) 时, 该 功 能 特 别 有 用 插 入 多 张 图 片 : 当 通 过 硬 盘 驱 动 器 上 的 文 件 插 入 图 片 时, 可 以 选 择 多 张 图 片 并 立 即 将 它 们 全 部 插 入 图 片 压 缩 : 根 据 查 看 图 片 的 位 置 ( 例 如, 在 Web 上 或 打 印 文 稿 ) 选 择 演 示 文 稿 中 的 图 片 要 使 用 的 分 辨 率, 并 设 置 其 他 选 项, 以 达 到 图 片 质 量 和 文 件 大 小 的 最 佳 平 衡 效 果 图 片 旋 转 : 现 在 可 以 在 PowerPoint 演 示 文 稿 中 旋 转 和 空 翻 任 何 类 型 的 图 像 文 件, 包 括 位 图 相 册 : 此 功 能 使 从 硬 盘 驱 动 器 扫 描 仪 或 数 字 照 相 机 向 演 示 文 稿 中 获 取 图 片 更 加 便 捷 相 册 的 特 殊 版 式 选 项 包 括 椭 圆 形 相 框 每 张 图 片 之 下 的 标 题 等 等 (2)Web 文 档 和 Web 站 点 播 放 声 音 和 动 画 : 将 演 示 文 稿 保 存 为 Web 页 (HTML 格 式 ) 时, 声 音 和 大 多 数 新 动 画 效 果 都 可 以 播 放 (3) 演 示 文 稿 广 播 其 他 编 辑 控 制 : 现 在 可 以 在 发 布 演 示 文 稿 广 播 之 前 重 新 录 制 它 音 频 和 视 频 支 持 : 观 众 可 以 听 到 或 看 到 包 含 在 演 示 文 稿 广 播 中 的 声 音 或 视 频, 而 无 论 它 们 是 实 时 的 还 是 存 档 的 档 案 广 播 的 更 佳 浏 览 操 作 : 改 进 的 导 航 控 制 使 档 案 演 示 文 稿 广 播 的 快 退 和 快 进 操 作 更 加 方 便 (4) 安 全 性 口 令 保 护 : 一 项 最 需 要 的 功 能, 它 现 在 已 经 实 现 了 就 如 在 Word 中 一 样, 可 以 将 演 示 文 稿 设 置 为 使 用 口 令 打 开, 从 而 指 定 该 文 件 的 只 读 或 可 读 写 访 问 权 限 (5) 与 语 言 相 关 的 功 能 如 果 没 有 使 用 Microsoft Office 的 指 定 语 言 版 本, 并 为 此 版 本 指 定 这 些 功 能 中 的 一 种 功 能, 那 么 只 有 当 安 装 了 Microsoft Office XP Multilingual User Interface Pack 或 该 语 言 的 Microsoft Office 校 对 工 具 后 才 能 使 用 此 功 能 此 外, 必 须 通 过 Microsoft Office 语 言 设 置 启 用 该 语 言 支 持 状 态 栏 上 的 语 言 指 示 器 : 就 如 在 Word 中 一 样, 可 以 通 过 查 看 状 态 栏 上 的 指 示 器 快 速 了 解 插 入 点 处 文 本 的 语 言 通 过 插 入 符 号 对 话 框 的 改 进 字 符 插 入 : 字 体 中 的 所 有 字 符 都 按 类 别 进 行 组 织 选 择 所 需 的 字 体, 再 选 择 类 别 ( 例 如, 片 假 名 或 半 宽 和 全 宽 形 式 ), 然 后 得 到 所 需 的 字 符 日 语 印 刷 错 误 的 检 测 : 错 误 的 击 键 和 日 文 输 入 法 (IME) 转 换 中 剩 余 的 字 符 将 用 熟 悉 的 红 色 波 浪 线 标 121

127 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 记, 并 建 议 更 正 输 入 法 (IME) 中 的 其 他 下 划 线 样 式 : 可 以 将 文 本 和 下 划 线 的 颜 色 和 样 式 的 其 他 选 项 用 于 通 过 IME 输 入 的 字 符 串 嵌 入 某 种 字 体 的 字 符 子 集 : 之 所 以 嵌 入 字 体 之 后 文 件 仍 然 较 小, 是 由 于 使 用 了 可 以 只 包 括 在 演 示 文 稿 中 使 用 的 字 符 ( 而 不 包 括 整 个 字 体 ) 的 新 选 项 此 选 项 适 用 于 大 字 符 集 中 的 某 些 字 体, 例 如 Japanese 和 Unicode 字 体 支 持 其 他 纸 张 大 小 :PowerPoint 支 持 世 界 上 通 用 的 纸 张 大 小, 包 括 A3 B4 B5 和 US Ledger (11 x 17), 以 便 使 打 印 的 幻 灯 片 大 小 正 好 合 适 自 动 键 盘 切 换 : 对 从 右 向 左 书 写 的 语 言 ( 如 阿 拉 伯 语 ) 极 其 有 用, 此 功 能 自 动 识 别 选 中 文 本 中 文 本 的 语 言 并 相 应 地 更 改 键 盘 布 局 其 他 与 语 言 相 关 的 字 体 : 通 过 设 置 字 体 格 式 对 话 框 中 的 选 项, 现 在 完 全 可 以 支 持 使 用 复 杂 文 种 的 语 言 ( 如 印 地 语 ) 校 对 工 具 的 改 进 : 语 言 对 话 框 ( 通 过 工 具 菜 单 中 的 语 言 命 令 打 开 ) 现 在 显 示 已 安 装 的 语 言 词 典 和 最 近 使 用 过 的 语 言 词 典 7.2 创 建 演 示 文 档 在 Microsoft PowerPoint 2002 中 创 建 演 示 文 稿 涉 及 的 内 容 包 括 : 基 础 设 计 入 门 添 加 新 幻 灯 片 和 内 容 选 取 版 式 版 式 : 图 表 上 元 素 ( 如 标 题 和 副 标 题 文 本 列 表 图 片 表 格 图 表 自 选 图 形 和 影 片 ) 的 排 列 更 改 配 色 方 案 配 色 方 案 : 作 为 一 套 的 八 种 协 调 色, 这 些 颜 色 可 应 用 于 幻 灯 片 备 注 页 或 听 众 讲 义 配 色 方 案 包 含 背 景 色 线 条 和 文 本 颜 色 以 及 其 他 六 种 的 颜 色 应 用 不 同 的 设 计 模 板 设 计 模 板 : 包 含 演 示 文 稿 样 式 的 文 件, 包 括 项 目 符 号 和 字 体 的 类 型 和 大 小 占 位 符 大 小 和 位 置 背 景 设 计 和 填 充 配 色 方 案 以 及 幻 灯 片 母 版 和 可 选 的 标 题 母 版 修 改 幻 灯 片 设 计 创 建 效 果 ( 例 如 动 态 幻 灯 片 切 换 ) 启 动 PowerPoint 2002 时,PowerPoint 2002 中 的 新 建 演 示 文 稿 任 务 窗 格 提 供 了 4 种 创 建 演 示 文 稿 的 方 法, 以 供 用 户 选 择, 如 图 7-1 所 示 图 7-1 创 建 新 的 空 白 演 示 文 稿 : 从 具 备 最 小 设 计 且 未 应 用 颜 色 的 幻 灯 片 开 始 122

128 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 根 据 设 计 模 板 创 建 新 的 演 示 文 稿 : 在 已 经 具 备 设 计 概 念 字 体 和 颜 色 方 案 的 PowerPoint 2002 模 板 的 基 础 上 创 建 演 示 文 稿 除 了 使 用 PowerPoint 2002 提 供 的 模 板 外, 还 可 使 用 自 己 创 建 的 模 板 根 据 内 容 提 示 向 导 创 建 新 的 演 示 文 稿 : 使 用 内 容 提 示 向 导 应 用 设 计 模 板, 该 模 板 会 提 供 有 关 幻 灯 片 的 文 本 建 议 根 据 内 容 提 示 向 导 创 建 启 动 PowerPoint 2002, 如 图 7-2 所 示 是 启 动 后 的 窗 口 窗 口 右 边 的 新 建 演 示 文 稿 任 务 窗 格 提 供 了 4 种 创 建 演 示 文 稿 的 方 法 图 7-2 单 击 根 据 内 容 提 示 向 导, 弹 出 如 图 7-3 所 示 的 内 容 提 示 向 导 对 话 框 如 果 PowerPoint 2002 已 经 打 开, 要 找 到 内 容 提 示 向 导, 可 以 单 击 文 件 菜 单 中 的 新 建 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 的 常 用 标 签 页 单 击 内 容 提 示 向 导 图 7-3 在 内 容 提 示 向 导 对 话 框 中 给 出 了 一 个 工 作 向 导 内 容 的 说 明, 在 对 话 框 的 左 半 部 给 出 了 向 导 执 行 的 流 程 图, 从 开 始 到 完 成 之 间 经 历 三 个 步 骤, 绿 色 的 方 框 代 表 当 前 步 骤 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 到 演 示 文 稿 类 型 步 骤, 如 图 7-4 所 示 在 该 对 话 框 中, 给 出 了 多 种 演 示 文 稿 类 型 PowerPoint 2002 将 这 些 类 型 分 成 几 大 类, 单 击 每 一 个 大 类 的 按 钮, 即 可 在 右 边 的 列 表 框 中 列 出 具 体 的 演 示 文 稿 类 型 如 果 不 能 确 定 希 望 创 建 的 演 示 文 稿 类 型 的 存 储 位 置, 可 以 单 击 全 部 按 钮, 列 出 所 有 的 类 型 本 例 选 择 成 功 指 南 中 的 介 绍 并 感 谢 演 讲 人 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 到 演 示 文 稿 样 式 步 骤, 如 图 7-5 所 示 在 该 对 话 框 中, 指 定 演 示 文 123

129 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 稿 的 输 出 类 型 用 户 的 选 择 包 括 : 屏 幕 演 示 文 稿 Web 演 示 文 稿 黑 白 投 影 机 彩 色 投 影 机 3 5 毫 米 幻 灯 片 图 7-4 图 7-5 选 择 之 后, 单 击 下 一 步 按 钮, 进 入 到 演 示 文 稿 选 项 步 骤, 如 图 7-6 所 示 在 该 对 话 框 中 要 求 输 入 演 示 文 稿 标 题, 以 及 出 现 在 每 张 幻 灯 片 中 的 内 容 ( 如 公 司 的 名 称 或 演 示 者 姓 名 ), 可 以 选 择 是 否 需 要 更 新 日 期 以 及 是 否 在 每 张 幻 灯 片 上 打 印 幻 灯 片 编 号 图 7-6 在 该 对 话 框 中 进 行 图 7-6 所 示 的 设 置, 单 击 下 一 步 按 钮, 可 以 观 察 到 流 程 图 已 经 到 了 完 成 步 骤 单 击 完 成 按 钮, 转 入 正 常 编 辑 演 示 文 档 的 阶 段, 程 序 窗 口 如 图 7-7 所 示 图 7-7 程 序 窗 口 分 成 左 右 两 个 部 分, 左 边 的 窗 口 有 两 种 显 示 方 式 : 大 纲 幻 灯 片 在 大 纲 标 签 页 下, 显 示 每 一 张 幻 灯 片 的 文 本 内 容 单 击 大 纲 标 签 页 下 的 按 钮, 可 以 切 换 到 相 应 的 幻 灯 片 右 边 的 窗 口 显 示 幻 灯 片 的 具 体 内 容, 幻 灯 片 中 的 内 容 都 可 以 单 击 激 活, 选 中 文 本 之 后 即 可 用 Word 124

130 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 2002 中 编 辑 文 本 的 方 法 来 编 辑 文 本 单 击 大 纲 标 签 页 下 的 第 二 张 幻 灯 片, 单 击 选 中 文 本, 编 辑 文 本, 如 图 7-8 所 示 根 据 自 己 的 要 求 修 改 其 他 的 文 本 内 容 图 7-8 单 击 视 图 菜 单 中 的 幻 灯 片 放 映 命 令, 放 映 幻 灯 片, 检 验 一 下 放 映 的 效 果 单 击 鼠 标 以 进 行 幻 灯 片 的 放 映 过 程 使 用 设 计 模 板 创 建 如 果 新 建 演 示 文 稿 任 务 窗 格 没 有 显 示, 可 单 击 文 件 菜 单 中 的 新 建 命 令 在 任 务 窗 口 中, 单 击 根 据 设 计 模 板, 进 入 到 根 据 模 板 设 计 幻 灯 片 的 阶 段, 如 图 7-9 所 示 图 7-9 在 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 口 的 应 用 设 计 模 板 列 表 中, 单 击 要 应 用 的 设 计 模 板, 单 击 幻 灯 片 中 的 内 容, 选 中 文 本 后 即 可 修 改 文 本 若 要 插 入 新 幻 灯 片, 在 工 具 栏 上 单 击 按 钮, 再 单 击 要 应 用 于 幻 灯 片 的 版 式 重 复 执 行 以 上 的 步 骤 5 和 6 以 连 续 添 加 幻 灯 片, 而 且 可 以 添 加 任 何 其 他 想 要 的 设 计 元 素 或 效 果 提 示 : 若 要 对 选 定 幻 灯 片 应 用 其 他 的 设 计 模 板, 选 择 幻 灯 片 缩 略 图 ( 幻 灯 片 标 签 页 ), 然 后 在 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 口 中 指 向 所 需 的 设 计 模 板, 并 单 击 小 三 角 箭 头, 然 后 单 击 应 用 于 选 定 幻 灯 片 125

131 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 设 计 演 示 文 稿 外 观 在 设 计 幻 灯 片 的 文 本 内 容 之 前, 应 该 考 虑 一 下 背 景 或 配 色 方 案, 因 为 这 些 颜 色 影 响 添 加 的 文 本 的 字 体 大 小 和 颜 色 幻 灯 片 的 外 观 效 果 和 它 的 内 容 一 样 重 要, 作 为 演 示 之 用, 给 人 的 整 体 感 觉 色 彩 感 觉 都 应 该 仔 细 考 虑 1. 选 择 背 景 色 如 果 正 在 创 建 作 为 高 架 投 影 仪 上 的 透 明 胶 片 使 用 的 演 示 文 稿, 或 者 计 划 利 用 它 生 成 打 印 的 讲 义, 就 应 该 选 择 较 淡 的 背 景 色 如 果 正 在 创 建 放 映 幻 灯 片 或 联 机 内 容, 较 深 的 颜 色 可 以 给 人 以 深 度 的 感 觉 (1) 打 开 希 望 应 用 背 景 的 演 示 文 稿 (2) 单 击 格 式 菜 单 中 的 背 景 命 令, 打 开 背 景 对 话 框, 如 图 7-10 所 示 (3) 在 颜 色 下 拉 列 表 中, 从 基 于 演 示 文 稿 的 默 认 配 色 方 案 的 少 数 颜 色 中 做 出 选 择 如 果 没 有 看 到 满 意 的 颜 色, 可 以 单 击 其 他 颜 色 按 钮, 然 后 单 击 调 色 板 中 所 需 的 颜 色 样 块 如 果 想 使 用 特 殊 的 填 充 效 果, 可 以 单 击 填 充 效 果 按 钮, 弹 出 填 充 效 果 对 话 框, 如 图 7-11 所 示 图 7-10 图 7-11 (4) 在 填 充 效 果 对 话 框 中, 提 供 了 过 渡 纹 理 图 案 图 片 4 种 类 型 的 背 景 在 过 渡 标 签 页 中, 可 设 置 以 多 种 方 式 将 一 种 或 两 种 颜 色 合 并 到 一 种 颜 色 中 通 过 单 击 单 色 或 双 色 选 项 选 择 自 己 的 配 色 方 案, 或 选 择 某 种 预 设 方 案, 在 预 设 方 案 中 包 含 某 些 色 彩 缤 纷 的 颜 色 混 合 在 纹 理 标 签 页 中, 提 供 了 包 括 了 大 理 石 木 材 纹 理, 以 及 水 纹 等 多 种 纹 理 单 击 该 对 话 框 底 部 的 其 他 纹 理 按 钮 可 以 导 入 用 户 保 存 在 自 己 电 脑 中 的 纹 理, 任 意 一 张 图 片 都 可 以 作 为 纹 理 使 用 如 果 用 户 希 望 使 用 某 一 个 浅 色 的 标 志 作 为 演 示 文 稿 的 背 景, 可 以 做 成 图 片, 在 图 片 标 签 页 中 单 击 选 择 图 片 按 钮, 导 入 自 己 设 计 的 图 片 设 置 好 背 景 后, 单 击 应 用 按 钮 把 背 景 应 用 到 当 前 幻 灯 片 上, 单 击 全 部 应 用 按 钮 则 应 用 新 背 景 到 整 个 演 示 文 稿 2. 定 义 演 示 文 稿 的 配 色 方 案 在 为 演 示 文 稿 选 择 了 合 适 的 背 景 以 后, 演 示 文 稿 的 配 色 方 案 能 够 对 其 提 供 补 充 同 时, 配 色 方 案 从 根 本 上 定 义 了 文 本 项 目 符 号 和 对 象 的 显 示 方 式 要 开 始 选 择 配 色 方 案, 可 以 单 击 格 式 菜 单 中 的 幻 灯 片 设 计 命 令, 打 开 幻 灯 片 设 计 任 务 126

132 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 窗 口 单 击 该 任 务 窗 口 中 的 配 色 方 案 选 项, 调 出 配 色 方 案 列 表 框, 共 有 6 种 预 定 义 的 配 色 方 案, 如 图 7-12 所 示 图 7-12 选 中 其 中 一 种 配 色 方 案, 单 击 即 可 应 用 到 幻 灯 片 中 如 果 对 预 设 的 配 色 方 案 都 不 满 意, 可 以 单 击 任 务 窗 口 底 部 的 编 辑 配 色 方 案, 弹 出 编 辑 配 色 方 案 对 话 框, 用 户 可 以 定 义 自 己 的 方 案 3. 动 画 方 案 我 们 可 以 给 文 本 或 对 象 添 加 特 殊 视 觉 或 声 音 效 果, 使 文 本 项 目 符 号 逐 字 从 左 侧 飞 入, 或 在 显 示 图 片 时 播 放 掌 声 范 围 可 从 微 小 到 显 著, 每 个 方 案 通 常 包 含 幻 灯 片 标 题 效 果 和 应 用 于 幻 灯 片 的 项 目 符 号 或 段 落 的 效 果 要 设 置 动 画 方 案, 可 以 单 击 格 式 菜 单 中 的 幻 灯 片 设 计 命 令, 打 开 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 口 然 后 单 击 该 任 务 窗 口 中 的 动 画 方 案 选 项, 调 出 动 画 方 案 对 话 框, 如 图 7-13 所 示 图 7-13 在 应 用 于 所 选 幻 灯 片 列 表 框 中 列 出 了 多 种 动 画 方 案, 拖 动 滚 动 条 可 以 浏 览 各 种 动 画 方 案 单 击 任 意 一 种 动 画 方 案, 即 可 将 动 画 应 用 到 当 前 幻 灯 片 如 果 要 将 方 案 应 用 于 所 有 幻 灯 片, 单 击 应 用 于 所 有 幻 灯 片 按 钮 单 击 播 放 按 钮, 可 以 预 览 动 画 效 果 单 击 幻 灯 片 放 映 按 钮, 可 以 在 放 映 状 态 下 观 看 动 画 效 果 如 果 选 中 自 动 预 览 复 选 框, 则 选 择 一 种 动 画 方 案 时, 幻 灯 片 自 动 演 示 动 画 效 果 上 面 这 种 使 用 预 设 的 动 画 方 案, 只 能 对 整 张 幻 灯 片 使 用 动 画 效 果, 如 果 要 对 一 张 幻 灯 片 中 不 同 的 部 127

133 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 分 使 用 不 同 的 效 果, 需 要 自 定 义 动 画 效 果 单 击 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 口 顶 部 的 小 三 角 形 按 钮, 弹 出 如 图 7-14 所 示 的 菜 单 图 7-14 选 择 自 定 义 动 画 选 项, 切 换 到 自 定 义 动 画 任 务 窗 口, 整 个 窗 口 如 图 7-15 所 示 图 7-15 可 以 看 到 在 幻 灯 片 中 每 个 文 本 行 之 前 都 添 加 了 编 号, 这 些 编 号 代 表 在 放 映 幻 灯 片 时 文 本 出 现 的 次 序 单 击 幻 灯 片 中 编 号 为 1 的 图 标, 激 活 右 边 的 自 定 义 动 画 任 务 窗 口 中 的 更 改 按 钮 单 击 该 按 钮 右 边 的 小 三 角 形 按 钮, 弹 出 4 个 菜 单 选 项 : 进 入 强 调 退 出 动 作 路 径, 每 个 菜 单 都 有 下 一 级 菜 单, 前 三 个 菜 单 分 别 代 表 了 文 本 在 不 同 情 况 下 的 动 画 效 果 其 中, 动 作 路 径 是 指 进 入 和 退 出 时 的 路 径 下 面 具 体 给 出 一 个 动 画 效 果 设 置 的 过 程 : (1) 按 住 Ctrl 键 的 同 时, 单 击 幻 灯 片 中 的 编 号 为 2 的 几 个 文 本 标 记, 选 中 这 4 个 文 本, 如 图 7-16 所 示 图

134 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 (2) 单 击 任 务 窗 口 中 的 更 改 进 入 飞 入, 如 图 7-17 所 示, 给 这 4 个 文 本 选 择 进 入 画 面 时 飞 入 的 动 画 效 果 图 7-17 (3) 单 击 开 始 列 表 框 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 单 击 时, 表 示 放 映 幻 灯 片 时, 鼠 标 单 击 即 可 调 出 文 本, 没 有 延 迟 时 间, 如 图 7-18 所 示 图 7-18 (4) 在 单 击 时 方 式 下,4 个 文 本 自 动 重 新 编 号 (5) 单 击 方 向 列 表 框 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 自 底 部, 表 示 放 映 幻 灯 片 时, 文 本 自 底 部 出 现, 如 图 7-19 所 示 图 7-19 (6) 单 击 速 度 列 表 框 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 中 速, 设 置 放 映 幻 灯 片 时, 文 本 出 现 的 速 度 没 有 延 迟 时 间, 如 图 7-20 所 示 图 7-20 (7) 单 击 播 放 按 钮 预 览 效 果, 也 可 以 单 击 幻 灯 片 放 映 按 钮 在 全 屏 放 映 下 观 看 动 画 效 果 另 外, 单 击 重 新 排 列 按 钮, 可 以 给 文 本 重 新 排 列 出 场 顺 序 单 击 删 除 按 钮, 可 以 删 除 设 置 的 动 画 效 果 129

135 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 7.3 其 他 功 能 本 节 中 介 绍 的 幻 灯 片 母 版 设 置 超 链 接 自 定 义 放 映 等 内 容, 都 是 制 作 专 业 演 示 文 稿 不 可 少 的 熟 练 掌 握 这 些 内 容 将 有 助 于 制 作 更 加 吸 引 人 的 交 互 式 演 示 文 稿 幻 灯 片 母 版 幻 灯 片 母 版 是 存 储 关 于 模 板 信 息 的 设 计 模 板 的 一 个 元 素, 这 些 模 板 信 息 包 括 字 形 大 小 和 位 置 背 景 设 计 和 配 色 方 案 占 位 符 的 含 义 是 带 有 虚 线 或 影 线 标 记 边 框 的 框, 它 是 绝 大 多 数 幻 灯 片 版 式 的 组 成 部 分 这 些 框 容 纳 标 题 和 正 文, 以 及 对 象, 如 图 表 表 格 和 图 片 幻 灯 片 母 版 的 目 的 是 进 行 全 局 更 改 ( 如 替 换 字 形 ), 并 使 该 更 改 应 用 到 演 示 文 稿 中 的 所 有 幻 灯 片 中 通 常 可 以 使 用 幻 灯 片 母 版 进 行 下 列 操 作 : 更 改 字 体 或 项 目 符 号 插 入 要 显 示 在 多 个 幻 灯 片 上 的 艺 术 图 片 ( 如 徽 标 ) 更 改 占 位 符 的 位 置 大 小 和 格 式 单 击 视 图 母 版 幻 灯 片 母 版 菜 单 命 令, 可 以 打 开 幻 灯 片 母 版, 进 入 母 版 视 图, 如 图 7-21 所 示 可 以 像 更 改 任 何 幻 灯 片 一 样 更 改 幻 灯 片 母 版 ; 但 要 记 住 母 版 上 的 文 本 只 用 于 样 式, 而 不 是 文 本 的 内 容, 文 本 内 容 应 在 普 通 视 图 的 幻 灯 片 上 键 入, 而 页 眉 和 页 脚 应 在 页 眉 和 页 脚 对 话 框 中 键 入 图 7-21 基 本 上, 要 进 行 全 局 修 改 只 需 在 标 记 区 域 内 单 击 ; 或 选 定 一 个 元 素, 然 后 对 字 形 字 号 颜 色 或 效 果 进 行 修 改 在 某 些 情 况 下, 可 能 需 要 立 刻 应 用 效 果, 对 于 项 目 符 号 就 是 这 种 情 况 提 示 : 如 果 添 加 到 母 版 上 的 图 片 未 显 示 在 部 分 幻 灯 片 上, 可 能 演 示 文 稿 正 在 使 用 多 个 设 计 模 板 母 版 是 基 于 设 计 模 板 的, 不 同 的 设 计 模 板 有 不 同 的 母 版, 这 样 就 需 要 给 其 他 母 版 添 加 图 片 对 母 版 的 更 改 只 会 影 响 基 于 该 母 版 的 幻 灯 片 删 除 幻 灯 片 母 版 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 当 删 除 幻 灯 片 母 版 时, 标 题 母 版 将 自 动 随 其 一 起 被 删 除 130

136 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 (2) 选 择 视 图 母 版 幻 灯 片 母 版 菜 单 命 令 (3) 在 左 边 的 缩 略 图 窗 口 中, 单 击 要 删 除 的 母 版 (4) 在 幻 灯 片 母 版 视 图 工 具 栏 上, 单 击 删 除 母 版 按 钮 如 果 删 除 了 母 版 中 的 占 位 符, 要 将 其 重 新 插 入, 可 执 行 以 下 操 作 : (1) 选 择 视 图 母 版 幻 灯 片 母 版 菜 单 命 令, 选 中 要 恢 复 占 位 符 的 母 版 (2) 单 击 格 式 菜 单 中 的 母 版 版 式 命 令, 弹 出 母 版 版 式 对 话 框, 如 图 7-22 所 示 图 7-22 (3) 在 占 位 符 选 项 组 中, 选 择 要 恢 复 的 占 位 符 类 型 设 置 超 链 接 在 Microsoft PowerPoint 中, 超 链 接 是 从 一 个 幻 灯 片 到 另 一 个 幻 灯 片 Web 页 或 文 件 的 连 接 超 链 接 本 身 可 能 是 文 本 或 对 象 ( 例 如 图 片 图 形 形 状 或 艺 术 字 ) 动 作 按 钮 是 现 成 的 按 钮, 可 以 插 入 演 示 文 稿 并 为 其 定 义 超 链 接 如 果 链 接 指 向 另 一 个 幻 灯 片, 目 标 幻 灯 片 将 显 示 在 PowerPoint 演 示 文 稿 中 如 果 它 指 向 某 个 Web 页 网 络 位 置 或 不 同 类 型 文 件, 则 会 在 适 当 的 应 用 程 序 或 Web 浏 览 器 中 显 示 目 标 页 或 目 标 文 件 在 PowerPoint 中, 超 链 接 可 在 运 行 演 示 文 稿 时 激 活, 而 不 能 在 创 建 时 激 活 当 指 向 超 链 接 时, 光 标 变 成 手 形, 表 示 可 以 单 击 它 表 示 超 链 接 的 文 本 用 下 划 线 显 示, 并 且 文 本 采 用 与 配 色 方 案 一 致 的 颜 色 图 片 形 状 和 其 他 对 象 超 链 接 没 有 附 加 格 式, 可 以 添 加 动 作 设 置 ( 例 如 声 音 和 突 出 显 示 ) 来 强 调 超 链 接 当 希 望 转 到 下 一 张 上 一 张 第 一 张 和 最 后 一 张 幻 灯 片 的 操 作 用 易 懂 的 符 号 表 示 时, 最 好 使 用 动 作 按 钮 PowerPoint 还 包 含 播 放 影 片 或 声 音 的 动 作 按 钮 动 作 按 钮 最 常 用 于 自 运 行 演 示 文 稿, 例 如 在 售 货 亭 或 书 报 亭 在 创 建 指 向 非 幻 灯 片 的 超 链 接 时, 其 目 标 被 编 码 为 URL( 统 一 资 源 定 位 符 ), 例 如 或 file://computer Name/Shared Folder/FileName.htm 创 建 指 向 本 地 文 件 系 统 的 网 页 或 文 件 的 超 链 接 时, 超 链 接 的 目 标 由 文 件 的 路 径 表 示, 例 如 C:\Documents and Settings\myname\My Documents\file.xls 超 链 接 包 括 绝 对 链 接 和 相 对 链 接 绝 对 链 接 是 指 向 文 件 服 务 器 万 维 网 或 公 司 Intranet 上 文 件 的 精 确 位 置 的 超 链 接 绝 对 链 接 使 用 精 确 路 径, 如 果 移 动 包 含 超 链 接 或 超 链 接 目 标 的 文 件, 该 链 接 将 断 开 在 创 建 带 有 指 向 几 个 文 件 链 接 的 演 示 文 稿 时, 最 好 的 方 法 是 将 所 有 文 件 都 放 在 服 务 器 上 的 一 个 公 共 位 置 并 设 置 超 链 接 如 果 服 务 器 URL 发 生 变 化, 则 只 需 更 新 超 链 接, 而 不 必 更 改 指 向 超 链 接 目 标 的 路 径 新 建 一 个 演 示 文 稿, 选 中 一 段 文 本, 单 击 工 具 栏 中 的 插 入 超 链 接 按 钮, 弹 出 插 入 超 链 接 对 话 框, 如 图 7-23 所 示 131

137 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 7-23 在 该 对 话 框 的 链 接 到 列 表 框 中 有 4 个 选 项 : 原 有 文 件 或 Web 页 本 文 档 中 的 位 置 新 建 文 档 电 子 邮 件 地 址 单 击 任 意 一 个 选 项, 都 会 在 右 边 的 请 选 择 文 档 中 的 位 置 列 表 框 中 显 示 详 细 的 链 接 对 象 或 具 体 设 置 如 果 是 链 接 幻 灯 片, 则 可 以 在 幻 灯 片 预 览 框 中 预 览 在 要 显 示 的 文 字 文 本 框 中 显 示 的 链 接 在 幻 灯 片 上 显 示 的 名 称, 默 认 的 是 用 户 选 中 要 做 超 链 接 的 文 字 从 这 个 对 话 框 中 用 户 可 以 链 接 到 各 种 位 置, 包 括 Web 站 点 其 他 PowerPoint 演 示 文 稿, 以 及 存 储 在 Intranet 上 的 非 PowerPoint Office 文 档 等 等 自 定 义 放 映 可 以 通 过 创 建 自 定 义 放 映 使 一 个 演 示 文 稿 适 于 多 种 听 众 自 定 义 放 映 可 以 是 演 示 文 稿 中 组 合 在 一 起, 能 够 单 独 放 映 的 幻 灯 片, 也 可 以 是 超 链 接 所 指 向 的 演 示 文 稿 中 的 一 组 幻 灯 片 自 定 义 放 映 本 质 上 是 在 一 个 演 示 文 稿 内 专 门 化 的 演 示 文 稿 假 如, 用 户 需 要 在 两 个 不 同 的 时 间 向 一 组 管 理 人 员 和 一 组 教 员 做 一 次 关 于 最 新 软 件 产 品 的 演 示 用 户 不 必 设 计 两 个 几 乎 完 全 相 同 的 演 示 文 稿, 可 以 在 使 用 核 心 的 公 用 幻 灯 片 的 同 时, 创 建 适 合 每 一 组 特 殊 需 求 的 自 定 义 放 映 由 于 用 于 相 关 的 自 定 义 放 映 的 所 有 幻 灯 片 存 储 在 一 个 演 示 文 稿 文 件 中, 因 此 携 带 它 们 是 很 容 易 的 事 并 且 所 需 的 磁 盘 空 间 更 小, 因 为 许 多 幻 灯 片 在 演 示 文 稿 之 间 是 共 享 的 在 开 始 设 置 自 己 的 自 定 义 放 映 之 前, 要 确 保 已 经 创 建 了 用 于 每 个 自 定 义 放 映 的 所 有 幻 灯 片, 并 且 它 们 都 位 于 同 一 个 父 演 示 文 稿 中 在 完 成 这 些 工 作 后, 可 以 按 下 列 步 骤 开 始 从 一 个 已 有 的 演 示 文 稿 创 建 自 定 义 放 映 (1) 打 开 希 望 在 其 基 础 上 创 建 新 的 自 定 义 放 映 的 演 示 文 稿, 然 后 单 击 幻 灯 片 放 映 自 定 义 放 映 菜 单 命 令, 弹 出 自 定 义 放 映 对 话 框 (2) 单 击 自 定 义 放 映 对 话 框 中 的 新 建 按 钮, 弹 出 定 义 自 定 义 放 映 对 话 框, 如 图 7-24 所 示 图 7-24 (3) 在 幻 灯 片 放 映 名 称 文 本 框 中 输 入 幻 灯 片 的 名 称 要 确 保 这 个 名 称 能 充 分 地 反 应 要 定 义 的 自 132

138 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 定 义 放 映 的 用 途 和 预 定 的 观 众 在 该 对 话 框 左 侧 的 在 演 示 文 稿 中 的 幻 灯 片 列 表 框 中, 有 一 个 当 前 演 示 文 稿 中 所 有 幻 灯 片 的 列 表 要 给 自 定 义 放 映 添 加 一 个 幻 灯 片, 可 以 单 击 其 标 题, 然 后 单 击 添 加 按 钮, 即 可 将 该 幻 灯 片 移 动 到 该 对 话 框 右 侧 的 在 自 定 义 放 映 中 的 幻 灯 片 列 表 框 中 要 改 变 幻 灯 片 在 自 定 义 放 映 中 显 示 的 次 序, 可 以 在 在 自 定 义 放 映 中 的 幻 灯 片 列 表 框 中 单 击 其 名 称, 然 后 使 用 或 按 钮 将 该 幻 灯 片 按 所 希 望 的 次 序 上 移 或 下 移 当 所 有 幻 灯 片 在 在 自 定 义 放 映 中 的 幻 灯 片 列 表 框 内 以 正 确 次 序 显 示 后, 单 击 确 定 按 钮 保 存 新 近 创 建 的 自 定 义 放 映, 返 回 到 自 定 义 放 映 对 话 框 在 该 对 话 框 内, 可 以 单 击 放 映 按 钮 预 览 选 定 的 自 定 义 放 映, 或 者 单 击 关 闭 按 钮 关 闭 该 对 话 框 单 击 幻 灯 片 放 映 设 置 放 映 方 式 菜 单 命 令, 弹 出 如 图 7-25 所 示 的 对 话 框 在 放 映 幻 灯 片 选 项 组 中 选 中 自 定 义 放 映 单 选 框, 在 该 列 表 框 中 选 择 自 定 义 的 演 示 文 稿 图 7-25 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 单 击 视 图 幻 灯 片 放 映 菜 单 命 令, 即 可 观 察 到 放 映 的 内 容 是 自 定 义 的 部 分, 而 不 是 全 部 的 幻 灯 片 7.4 实 战 演 练 :Office XP 新 增 功 能 介 绍 学 习 Office XP 这 套 办 公 软 件 的 方 法 不 外 乎 两 种, 一 种 是 从 熟 悉 每 个 菜 单 命 令 入 手, 另 一 种 则 是 从 模 仿 实 例 入 手, 这 两 种 方 法 当 然 各 有 优 缺 点 前 一 种 方 法 将 使 用 户 比 较 系 统 地 掌 握 软 件 的 使 用, 而 后 一 种 方 法 则 能 较 快 地 使 用 户 增 强 学 习 的 信 心, 可 以 在 较 短 的 时 间 内 掌 握 软 件 最 基 本 最 实 用 的 操 作 步 骤, 知 道 这 个 软 件 是 做 什 么 的, 并 且 是 怎 么 做 的 下 面 制 作 一 个 Office XP 新 增 功 能 介 绍 的 演 示 文 稿 当 然,Office XP 新 增 功 能 不 止 实 例 中 列 出 的 部 分, 因 为 是 实 例, 着 重 在 操 作, 内 容 是 次 要, 读 者 熟 悉 了 操 作 之 后, 完 全 可 以 制 作 自 己 的 演 示 文 稿 本 实 例 同 时 还 向 读 者 提 供 了 一 般 的 演 示 文 稿 的 制 作 思 路, 学 习 之 后 可 以 有 事 半 功 倍 的 效 果 这 个 演 示 文 稿 一 共 包 括 6 张 第 一 张 的 文 本 内 容 是 Microsoft Office 新 功 能, 给 出 本 次 演 示 的 主 题, 同 时 在 备 注 栏 中 添 加 一 些 和 Office XP 发 布 有 关 的 信 息, 演 示 者 在 演 示 之 前 可 以 查 看 备 注 (1) 运 行 PowerPoint 2002, 程 序 窗 口 如 图 7-26 所 示 程 序 启 动 之 后, 自 动 调 出 新 建 演 示 文 稿 任 务 窗 口, 如 果 用 户 对 自 己 要 制 作 的 演 示 文 稿 的 内 容 编 排 很 熟 悉, 可 以 选 择 根 据 设 计 模 板 选 项 来 开 始 制 作 如 果 对 内 容 不 是 很 熟 悉, 可 以 选 择 根 据 内 容 提 示 向 导 选 项 来 开 始 (2) 本 例 选 择 根 据 设 计 模 板, 进 入 幻 灯 片 设 计 阶 段, 程 序 窗 口 如 图 7-27 所 示 133

139 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 7-26 图 7-27 (3) 在 幻 灯 片 设 计 任 务 窗 口 中, 有 三 个 选 项 : 设 计 模 板 配 色 方 案 动 画 方 案 这 三 个 选 项 的 排 列 顺 序 也 就 是 制 作 演 示 文 稿 的 三 个 主 要 步 骤 的 次 序 如 图 7-27 所 示, 程 序 已 经 为 第 一 张 幻 灯 片 预 设 一 种 标 题 型 的 版 式, 这 种 版 式 只 需 用 户 在 占 位 符 中 输 入 标 题 和 副 标 题 第 一 张 幻 灯 片 计 划 输 入 的 内 容 就 是 标 题 内 容 Microsoft Office 新 功 能, 给 出 本 次 演 示 的 主 题, 与 预 设 的 版 式 正 好 吻 合 第 一 张 幻 灯 片 的 版 式 不 用 修 改 (4) 单 击 任 务 窗 口 中 的 配 色 方 案 选 项, 直 接 进 入 配 色 方 案 的 选 择 幻 灯 片 的 颜 色 直 接 影 响 到 其 中 文 字 的 颜 色 字 体 大 小, 且 是 给 观 众 的 第 一 感 觉, 设 计 的 好 坏 直 接 影 响 放 映 的 效 果 在 任 务 窗 口 中 列 出 几 种 配 色 方 案, 如 果 对 这 些 方 案 不 满 意, 可 以 自 定 义 (5) 单 击 格 式 菜 单 中 的 背 景 命 令, 弹 出 如 图 7-28 所 示 的 对 话 框 在 该 对 话 框 中 可 以 设 置 幻 灯 片 的 背 景 颜 色, 这 个 背 景 颜 色 可 以 只 应 用 于 当 前 幻 灯 片, 后 面 的 幻 灯 片 的 背 景 可 以 与 此 不 同 如 果 不 满 意 该 对 话 框 中 提 供 的 几 种 颜 色, 可 以 单 击 其 他 颜 色 或 填 充 效 果 选 项, 进 行 较 复 杂 的 背 景 选 择 图 7-28 (6) 单 击 颜 色 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 其 他 颜 色, 弹 出 颜 色 对 话 框, 如 图 7-29 所 示 (7) 在 颜 色 对 话 框 中 选 择 一 种 颜 色, 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 单 击 背 景 对 话 框 中 的 应 用 按 钮, 将 该 背 景 应 用 于 当 前 幻 灯 片 如 果 单 击 全 部 应 用 按 钮, 则 将 背 景 应 用 到 所 有 的 幻 灯 片 上 (8) 设 置 好 背 景 色 的 程 序 窗 口 如 图 7-30 所 示 134

140 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 图 7-29 图 7-30 (9) 如 图 7-30 所 示, 在 幻 灯 片 上 有 两 个 占 位 符 单 击 添 加 副 标 题 的 占 位 符, 按 键 盘 上 的 Delete 键, 删 除 该 占 位 符 单 击 添 加 标 题 的 占 位 符, 输 入 Microsoft Office 新 功 能 选 中 文 字, 单 击 格 式 菜 单 中 的 字 体 命 令, 在 弹 出 的 格 式 对 话 框 中 将 文 字 的 颜 色 设 为 白 色, 如 图 7-31 所 示 (10) 第 一 张 的 幻 灯 片 暂 时 设 计 到 此, 单 击 工 具 栏 上 的 新 幻 灯 片 按 钮, 新 建 第 二 张 幻 灯 片, 如 图 7-32 所 示 为 系 统 第 二 张 幻 灯 片 预 设 了 一 个 标 题 和 文 本 型 的 模 板, 在 任 务 窗 口 的 应 用 幻 灯 片 版 式 中 可 以 选 择 其 他 的 版 式 图 7-31 图 7-32 (11) 本 例 继 续 使 用 系 统 提 供 的 版 式 仿 照 步 骤 (5) (6) (7) 给 第 二 张 幻 灯 片 设 计 背 景 颜 色 单 击 幻 灯 片 的 标 题 和 文 本 占 位 符, 按 键 盘 上 的 Delete 键, 删 除 占 位 符 单 击 绘 图 工 具 栏 上 的 插 入 艺 术 字 按 钮, 在 弹 出 的 艺 术 字 库 对 话 框 中 选 择 一 种 艺 术 字 样 式, 单 击 确 定 按 钮, 弹 出 如 图 7-33 所 示 的 编 辑 艺 术 字 文 字 对 话 框 在 该 对 话 框 中 输 入 文 本, 选 择 字 体 和 字 号, 例 如 设 置 粗 体 或 斜 体 等 图 7-33 (12) 单 击 确 定 按 钮, 将 艺 术 字 插 入 到 幻 灯 片 上 单 击 艺 术 字, 弹 出 艺 术 字 工 具 栏, 如 图 7-34 所 示 135

141 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 7-34 (13) 利 用 艺 术 字 工 具 栏 中 的 工 具 对 艺 术 字 进 行 一 系 列 编 辑 操 作 : 改 变 大 小 旋 转 方 向 移 动 位 置 改 变 颜 色 等 等, 直 至 达 到 满 意 的 效 果 最 终 效 果 如 图 7-35 所 示 图 7-35 (14) 仿 照 上 面 的 步 骤 新 建 幻 灯 片 设 置 背 景 色 添 加 文 本, 制 作 出 第 3 4 张 幻 灯 片, 如 图 7-36 所 示 图 7-36 (15) 至 此, 幻 灯 片 的 静 态 工 作 就 完 成 了 下 面 的 工 作 主 要 是 利 用 超 链 接 把 这 些 幻 灯 片 联 系 起 来, 成 为 一 个 整 体, 同 时 给 幻 灯 片 加 上 动 画 效 果 (16) 单 击 普 通 视 图 下 大 纲 标 签 页 中 的 第 一 张 幻 灯 片, 使 第 一 张 幻 灯 片 成 为 当 前 幻 灯 片, 进 入 编 辑 状 态, 如 图 7-37 所 示 图 7-37 (17) 单 击 程 序 窗 口 中 幻 灯 片 下 面 的 单 击 此 处 添 加 备 注 文 本 框, 添 加 一 段 备 注, 如 图 7-38 所 示 备 注 一 般 是 为 演 讲 者 演 示 前 准 备 的, 用 来 帮 助 演 讲 者 记 忆 某 些 重 要 的 东 西 在 放 映 的 时 候 可 以 右 击 幻 灯 片, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 演 讲 者 备 注 即 可 查 看 备 注 的 内 容 136

142 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 图 7-38 (18) 单 击 视 图 母 版 幻 灯 片 母 版 菜 单 命 令, 切 换 到 母 版 视 图 下, 如 图 7-39 所 示 在 母 版 中 编 辑 的 内 容 都 会 显 示 到 每 一 张 幻 灯 片 中, 是 一 种 整 体 上 的 修 改 本 例 在 母 版 的 日 期 占 位 符 中 输 入 演 示 文 稿 制 作 的 日 期, 这 样, 这 个 日 期 就 被 添 加 到 全 部 的 幻 灯 片 中 单 击 工 具 栏 上 的 关 闭 母 版 视 图 按 钮, 切 换 到 普 通 视 图 下 (19) 单 击 大 纲 标 签 页 中 的 第 二 张 幻 灯 片, 使 其 成 为 当 前 幻 灯 片 单 击 日 常 工 作 艺 术 字, 使 其 被 选 中, 右 击 该 艺 术 字, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 超 链 接, 如 图 7-40 所 示 在 日 常 工 作 上 设 置 一 个 超 链 接, 单 击 此 超 链 接 可 以 链 接 到 日 常 工 作 的 下 一 级 内 容 :Office 任 务 窗 格 新 外 观 概 念 图 表 ( 也 就 是 第 三 张 幻 灯 片 的 内 容 ) 因 为 本 例 主 要 是 为 了 介 绍 操 作, 所 以 其 他 几 个 选 项 的 超 链 接 就 没 有 做 了, 它 们 对 应 的 下 一 级 内 容 也 没 有 写 出 图 7-39 图 7-40 (20) 单 击 超 链 接 命 令 后, 弹 出 插 入 超 链 接 对 话 框, 如 图 7-41 所 示 单 击 该 对 话 框 中 本 文 档 中 的 位 置, 在 右 边 的 请 选 择 文 档 中 的 位 置 框 中 选 择 幻 灯 片 3, 在 预 览 框 中 进 行 预 览 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 图 7-41 (21) 单 击 大 纲 标 签 页 中 的 第 三 张 幻 灯 片, 对 其 中 的 Office 任 务 窗 格 文 字 仿 照 上 面 的 过 程 137

143 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 做 超 链 接, 链 接 到 第 4 张 幻 灯 片 当 演 示 文 稿 中 的 幻 灯 片 数 量 很 多 时, 这 种 链 接 是 非 常 必 须 的 做 了 超 链 接 的 文 字, 系 统 自 动 给 其 添 加 下 划 线, 并 且 颜 色 相 同 而 对 于 艺 术 字 等 其 他 对 象 做 超 链 接 不 会 改 变 原 状 态 (22) 有 时 候, 当 放 映 某 个 标 题 的 最 后 一 级 时, 需 要 回 到 上 一 级 目 录 去 重 新 演 讲 另 一 个 标 题 的 内 容 这 种 情 况 下 设 置 动 作 按 钮 来 实 现 这 个 功 能 是 很 方 便 的 (23) 确 定 第 4 张 幻 灯 片 为 当 前 幻 灯 片 单 击 幻 灯 片 放 映 动 作 按 钮 菜 单 命 令, 在 弹 出 的 子 菜 单 中 选 择 后 退 或 前 一 项 按 钮, 如 图 7-42 所 示 图 7-42 (24) 在 幻 灯 片 的 左 下 角 绘 制 出 按 钮, 系 统 此 时 会 弹 出 动 作 设 置 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 的 超 链 接 到 下 拉 列 表 中 有 多 个 选 项, 这 些 选 项 包 括 演 示 文 稿 中 邻 近 的 幻 灯 片, 也 包 括 其 他 演 示 文 稿 中 的 幻 灯 片, 还 可 以 链 接 到 其 他 的 文 件 同 时, 还 可 以 设 置 单 击 时 的 声 音 如 图 7-43 所 示 图 7-43 (25) 拖 动 超 链 接 到 下 拉 列 表 中 的 滚 动 条, 选 择 幻 灯 片, 弹 出 超 链 接 到 幻 灯 片 对 话 框, 在 该 对 话 框 中 选 择 幻 灯 片 3, 如 图 7-44 所 示 图 7-44 (26) 单 击 确 定 按 钮, 关 闭 该 对 话 框 单 击 动 作 设 置 对 话 框 的 确 定 按 钮, 返 回 程 序 界 面, 用 鼠 标 移 动 按 钮 的 位 置, 调 整 大 小 这 样, 在 放 映 时 单 击 此 按 钮, 可 以 回 到 上 一 级 目 录 本 例 中 关 于 给 幻 灯 片 中 的 对 象 设 置 动 画 效 果 的 步 骤 就 不 赘 述 了 138

144 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作 综 合 练 习 一 填 空 题 1. 幻 灯 片 母 版 是 存 储 关 于 模 板 信 息 的 设 计 模 板 的 一 个 元 素, 这 些 模 板 信 息 包 括 和 2. 超 链 接 包 括 和 3. 演 示 文 稿 的 输 出 方 式 包 括 : 二 思 考 题 1. 幻 灯 片 母 版 的 作 用 是 什 么? 2. 如 何 在 幻 灯 片 中 设 置 超 级 链 接? 三 上 机 题 1. 试 制 作 一 个 关 于 公 司 简 介 的 幻 灯 片 2. 将 做 好 的 幻 灯 片 上 传 到 Internet 中 139

145 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 随 着 计 算 机 的 广 泛 应 用 和 网 络 的 流 行, 越 来 越 多 的 单 位 和 部 门 开 始 引 入 了 计 算 机 网 络 管 理, 实 现 资 源 的 共 享 了 解 局 域 网 的 基 础 应 用, 是 每 一 个 办 公 自 动 化 人 员 的 必 备 知 识 学 习 要 点 : 计 算 机 网 络 知 识 小 型 办 公 网 络 文 件 和 打 印 机 共 享 网 络 驱 动 器 的 映 射 8.1 计 算 机 网 络 知 识 简 单 地 讲, 计 算 机 网 络 就 是 由 不 同 通 信 媒 体 连 接 物 理 上 互 相 分 开 的 多 台 计 算 机 组 成 的, 可 以 对 数 据 进 行 传 输 和 处 理 的 系 统 1. 计 算 机 网 络 的 功 能 计 算 机 网 络 的 功 能 主 要 包 括 以 下 几 个 方 面 : (1) 资 源 共 享 这 里 的 资 源 指 电 脑 系 统 的 软 硬 件 资 源, 资 源 共 享 是 指 使 网 络 中 的 用 户 能 够 分 享 网 络 中 各 个 计 算 机 系 统 的 全 部 或 部 分 资 源 (2) 数 据 通 信 数 据 通 信 是 指 文 字 数 字 图 像 语 音 视 频 等 信 息 通 过 电 子 邮 件 电 子 数 据 交 换 电 子 公 告 牌 远 程 登 录 和 信 息 浏 览 的 方 式 进 行 传 输 收 集 与 处 理 数 据 通 信 是 计 算 机 网 络 最 基 本 的 功 能 (3) 分 布 式 处 理 分 布 式 处 理 是 指 将 分 散 在 各 个 计 算 机 系 统 中 的 资 源 进 行 集 中 控 制 与 管 理, 从 而 将 复 杂 的 问 题 交 给 多 台 计 算 机 分 别 同 时 进 行 处 理, 以 提 高 工 作 效 率 (4) 均 衡 任 务, 互 相 协 作 利 用 计 算 机 网 络, 可 以 将 任 务 量 大 的 作 业 交 给 网 络 中 较 空 闲 的 计 算 机 完 成, 分 担 工 作 任 务, 从 而 提 高 了 计 算 机 的 协 作 性 与 可 靠 性 2. 计 算 机 网 络 的 分 类 通 常 人 们 按 照 地 理 范 围 的 不 同, 将 计 算 机 网 络 分 为 三 类 : 局 域 网 城 域 网 广 域 网 (1) 局 域 网 局 域 网 (LAN,Local Area Network) 在 地 理 上 有 一 个 有 限 范 围, 例 如 一 个 校 园 一 个 企 业 等, 目 前 局 域 网 发 展 非 常 迅 速 根 据 所 采 用 的 技 术 应 用 的 范 围 和 协 议 标 准 的 不 同, 局 域 网 又 可 以 分 为 局 域 地 区 网 高 速 局 域 网 等 (2) 城 域 网 140

146 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 城 域 网 (MAN,Metropolitan Area Network) 是 地 理 范 围 介 于 局 域 网 和 广 域 网 之 间 的 一 种 高 速 网 络 (3) 广 域 网 广 域 网 (WAN,Wide Area Network) 所 覆 盖 的 地 理 范 围 可 以 达 到 几 千 公 里, 例 如 一 个 洲 国 家 地 区, 形 成 一 个 国 际 化 的 远 程 网 络 另 外, 还 可 以 按 以 下 几 种 方 法 对 计 算 机 网 络 进 行 分 类 : 根 据 传 输 介 质 ( 如 同 轴 电 缆 双 绞 线 光 纤 卫 星 微 波 等 ) 的 不 同, 可 以 将 计 算 机 网 络 分 为 有 线 网 光 纤 网 和 无 线 网 等 类 型 按 照 拓 扑 结 构 的 不 同, 计 算 机 网 络 可 以 分 为 : 星 型 网 络 总 线 型 网 络 和 环 型 网 络 这 三 种 网 络 的 结 构 如 图 8-1 所 示 PC PC 集 线 器 或 称 Hub PC PC PC PC 2 PC PC N PC 1 N-1 环 型 网 3 4 PC PC PC PC PC PC PC PC 星 型 网 络 总 线 型 网 络 环 型 网 路 图 8-1 按 带 宽 速 率, 计 算 机 网 络 可 以 分 为 低 速 网 中 速 网 和 高 速 网 各 种 网 络 采 用 的 通 信 协 议 往 往 不 同, 例 如 以 太 网 使 用 CSMA 协 议, 令 牌 环 网 采 用 令 牌 传 递 协 议, Internet 网 采 用 的 是 TCP/IP 协 议 等 8.2 小 型 办 公 局 域 网 小 型 局 域 网 是 指 占 地 空 间 小 规 模 小 建 网 经 费 少 的 计 算 机 网 络, 常 用 于 办 公 室 学 校 多 媒 体 教 室 游 戏 厅 网 吧, 甚 至 家 庭 中 的 两 台 电 脑 也 可 以 组 成 小 型 局 域 网 办 公 室 每 天 面 对 的 是 繁 杂 的 事 务 性 工 作, 如 堆 积 如 山 的 资 料 待 签 发 的 文 件 和 传 真 紧 张 的 会 议 安 排 接 待 来 访 群 众 和 官 员 等 等 对 此, 采 用 办 公 局 域 网 是 最 佳 的 解 决 方 案 使 用 办 公 局 域 网 可 以 实 现 以 下 功 能 : 1 信 息 共 享 业 务 来 往 有 记 录, 联 系 人 资 料 也 共 享, 长 期 的 工 作 积 累 是 一 笔 财 富, 它 不 再 掌 握 在 少 数 人 手 中, 频 繁 的 人 员 流 动 不 会 带 来 损 失 2 硬 件 和 软 件 共 享 十 几 台 电 脑 只 需 一 台 打 印 机 即 可 完 成 打 印 任 务 ; 日 常 的 传 真 是 一 项 非 常 耗 时 的 工 作, 而 此 方 案 的 传 真 服 务 将 可 以 直 接 从 桌 面 进 行 传 真, 并 对 接 收 的 传 真 进 行 集 中 管 理, 节 省 了 大 量 纸 张 时 间 金 钱 的 开 销 ; 网 络 版 应 用 软 件 比 单 机 版 更 能 降 低 成 本 3 高 效 协 同 工 作 协 同 工 作 将 提 高 每 个 员 工 的 工 作 效 率, 它 会 帮 助 员 工 管 理 消 息 约 会 业 务 联 系, 组 织 安 排 会 议 和 分 配 工 作 任 务 反 馈 工 作 情 况 等, 使 业 务 操 作 更 加 流 畅 下 面 介 绍 一 种 中 小 型 企 业 常 见 的 组 网 方 案 1. 组 网 要 素 中 小 型 企 业 常 见 的 组 网 要 素 有 局 域 网 广 域 网 连 接 网 络 管 理 和 安 全 性 141

147 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 2. 应 用 目 标 中 小 型 企 业 网 络 实 现 应 用 有 以 下 几 个 方 面 : 首 先 是 资 源 共 享, 网 络 内 的 各 个 桌 面 用 户 可 共 享 数 据 库 共 享 打 印 机, 实 现 办 公 自 动 化 系 统 中 的 各 项 功 能 ; 其 次 是 通 信 服 务, 最 终 用 户 通 过 广 域 网 连 接 可 以 收 发 电 子 邮 件 实 现 Web 应 用 接 入 互 联 网, 进 行 安 全 的 广 域 网 访 问 ; 再 次 是 多 媒 体 应 用, 该 方 案 支 持 多 媒 体 组 播, 具 有 卓 越 的 服 务 质 量 保 证 3. 网 络 结 构 网 络 结 构 如 图 8-2 所 示 网 络 打 印 机 服 务 器 Internet 网 络 管 理 机 路 由 器 防 火 墙 工 作 站 图 局 域 网 部 分 该 方 案 的 局 域 网 采 用 交 换 机 构 建 一 个 小 型 局 域 网 一 般 说 来, 主 服 务 器 与 交 换 机 之 间 的 链 路 数 据 流 量 较 大, 因 此 其 采 用 两 个 100M 高 速 交 换 端 口 连 接 服 务 器, 以 免 形 成 传 输 瓶 颈 ;24 个 10M 交 换 端 口 最 多 可 连 接 24 个 桌 面 用 户 此 外, 它 还 通 过 10M 接 口 连 接 共 享 网 络 打 印 机, 普 通 打 印 机 也 可 以 通 过 打 印 服 务 器 的 方 式 共 享 2 广 域 网 部 分 该 方 案 采 用 一 个 路 由 器, 可 以 通 过 ADSL DDN 或 帧 中 继 方 式 与 广 域 网 连 接 3 防 火 墙 该 方 案 的 安 全 措 施 采 用 了 路 由 器 内 置 的 软 件 防 火 墙 防 火 墙 在 路 由 器 原 有 的 访 问 列 表 对 数 据 的 源 地 址 目 标 地 址 协 议 类 型 TCP 端 口 号 检 测 的 基 础 上 加 入 了 基 于 应 用 流 量 控 制 Java 小 程 序 过 滤 对 恶 意 攻 击 的 监 测 与 防 治 数 据 轨 迹 跟 踪 和 实 时 报 警 等 功 能 它 使 路 由 器 在 承 担 远 程 连 接 的 同 时 实 施 数 据 包 检 验 和 过 滤, 防 止 非 法 用 户 侵 入 到 内 部 局 域 网 中 8.3 共 享 文 件 和 打 印 机 1. 设 置 文 件 和 打 印 机 共 享 设 置 文 件 和 打 印 共 享 的 目 的 是 为 网 络 上 的 其 他 用 户 提 供 文 件 和 打 印 机 共 享 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 执 行 开 始 设 置 控 制 面 板 命 令, 打 开 控 制 面 板 (2) 在 控 制 面 板 中, 选 择 网 络 图 标, 打 开 网 络 对 话 框 (3) 在 网 络 对 话 框 的 配 置 标 签 页 中, 单 击 文 件 及 打 印 共 享 按 钮, 打 开 文 件 及 打 印 共 享 对 话 框, 如 图 8-3 所 示 142

148 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 图 8-3 (4) 选 中 允 许 其 他 人 访 问 我 的 文 件 复 选 框 即 设 置 了 文 件 共 享 ; 选 中 允 许 其 他 计 算 机 使 用 我 的 打 印 机 复 选 框 即 设 置 了 打 印 共 享 (5) 单 击 确 定 按 钮, 根 据 系 统 提 示 重 新 启 动 以 后, 就 可 为 其 他 用 户 提 供 共 享 服 务 了 2. 文 件 共 享 设 置 文 件 及 打 印 共 享 以 后, 就 可 以 为 其 他 用 户 提 供 共 享 服 务 了 双 击 网 上 邻 居 中 自 己 的 计 算 机, 会 发 现 其 中 没 有 共 享 内 容, 这 是 因 为 没 有 提 供 共 享 资 源 在 网 络 中 提 供 文 件 共 享 的 方 法 是 设 置 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 共 享, 设 置 完 成 以 后, 其 他 用 户 就 可 以 访 问 该 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 中 的 文 件 (1) 双 击 我 的 电 脑 图 标, 选 定 提 供 共 享 的 驱 动 器 ( 或 驱 动 器 下 的 任 一 文 件 夹 ), 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 共 享, 打 开 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 属 性 对 话 框, 如 图 8-4 所 示 图 8-4 提 示 : 选 定 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 后, 也 可 执 行 开 始 文 件 共 享 菜 单 命 令, 打 开 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 属 性 对 话 框 如 果 文 件 菜 单 中 没 有 共 享 命 令, 在 控 制 面 板 网 络 配 置 标 签 页 中 单 击 文 件 及 打 印 机 共 享 按 钮, 设 置 文 件 夹 共 享 (2) 在 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 属 性 窗 口 共 享 标 签 页 中, 选 择 共 享 为 单 选 按 钮 共 享 名 文 本 框 用 于 指 定 共 享 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 的 名 称, 可 以 不 输 入 内 容 使 用 默 认 名 称, 也 可 以 输 入 新 名 称 当 网 络 上 的 其 他 用 户 访 问 此 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 时, 将 看 到 所 指 定 的 名 称 备 注 文 本 框 用 于 给 共 享 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 添 加 注 释, 当 网 络 上 的 其 他 用 户 查 看 该 计 算 机 上 的 详 细 资 料 时, 将 看 到 这 段 详 细 注 释 (3) 访 问 类 型 选 项 组 中 有 只 读 完 全 和 根 据 密 码 访 问 三 个 选 项, 用 户 可 根 据 自 己 的 要 求 分 别 选 择 143

149 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (4) 密 码 选 项 组 中 有 只 读 密 码 和 完 全 访 问 密 码 两 个 文 本 框, 如 果 输 入 了 密 码, 用 户 必 须 输 入 密 码 才 能 访 问 (5) 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 在 该 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 图 标 的 下 方 会 看 到 一 只 托 住 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 的 手, 表 示 该 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 已 被 设 置 为 共 享, 可 以 被 其 他 用 户 访 问, 如 图 8-5 所 示 图 8-5 注 意 : 在 网 络 中 不 仅 驱 动 器 文 件 夹 可 以 设 置 为 共 享, 设 备 也 可 以 设 置 为 共 享 例 如 光 驱 软 驱 均 可 以 设 置 为 共 享, 设 置 光 驱 软 驱 共 享 的 方 法 也 与 上 述 方 法 相 同 3. 打 印 机 共 享 如 果 网 络 上 的 用 户 要 使 用 打 印 机, 可 以 为 他 们 提 供 打 印 机 共 享 服 务 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 我 的 电 脑 中 的 打 印 机 图 标, 打 开 打 印 机 窗 口 (2) 选 定 提 供 共 享 的 打 印 机, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 共 享, 打 开 打 印 机 属 性 窗 口, 如 图 8-6 所 示 图 8-6 提 示 : 选 定 打 印 机 后, 也 可 执 行 文 件 共 享 菜 单 命 令, 打 开 打 印 机 属 性 窗 口 如 果 打 印 机 窗 口 中 没 有 打 印 机, 请 安 装 相 应 的 打 印 机 驱 动 程 序 144

150 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 (3) 在 打 印 机 属 性 对 话 框 的 共 享 标 签 页 中, 选 中 共 享 为 单 选 项 注 意 : 1 共 享 名 文 本 框 用 于 指 定 共 享 打 印 的 名 称, 可 以 不 输 入 内 容 而 使 用 默 认 名 称, 也 可 以 输 入 新 名 称 当 网 络 上 其 他 用 户 访 问 此 打 印 机 时, 将 看 到 指 定 的 名 称 如 果 网 络 上 的 共 享 打 印 机 很 多, 建 议 使 用 网 络 管 理 员 推 荐 的 口 令 以 方 便 管 理, 网 络 上 的 其 他 用 户 也 可 以 使 用 该 名 称 寻 找 这 台 打 印 机 2 备 注 文 本 框 用 于 给 共 享 的 打 印 机 添 加 注 释, 当 网 络 上 其 他 用 户 查 看 该 计 算 机 上 的 打 印 机 属 性 或 详 细 资 料 时, 将 看 到 这 段 详 细 注 释 可 在 此 备 注 文 本 框 输 入 打 印 机 的 类 型 和 位 置, 以 方 便 网 络 上 的 其 他 用 户 使 用 此 打 印 机 3 口 令 文 本 框 用 于 设 置 口 令, 以 防 止 非 法 用 户 使 用 此 文 本 框 可 以 不 输 入 口 令, 允 许 所 有 用 户 使 用 此 打 印 机, 如 果 输 入 了 口 令, 用 户 必 须 输 入 口 令 才 能 使 用 打 印 机 (4) 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 在 该 打 印 机 图 标 下 方 会 看 到 一 只 托 住 打 印 机 的 手, 表 示 该 打 印 机 已 被 设 置 为 共 享, 可 以 被 其 他 用 户 使 用, 如 图 8-7 所 示 图 网 上 邻 居 的 使 用 双 击 桌 面 上 的 网 上 邻 居 图 标, 将 弹 出 网 上 邻 居 窗 口, 从 中 可 以 看 到 局 域 网 中 的 计 算 机 以 及 整 个 网 络 的 标 记, 如 图 8-8 所 示 (1) 查 看 或 调 用 其 他 电 脑 的 信 息 资 源 图

151 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 如 要 查 看 或 调 用 其 他 电 脑 的 信 息 资 源, 只 要 双 击 打 开 指 定 的 计 算 机 名, 找 到 共 享 盘 或 文 件 夹, 然 后 双 击 打 开 即 可 (2) 查 看 或 调 用 文 件 服 务 器 的 信 息 资 源 要 查 看 或 调 用 文 件 服 务 器 的 信 息 资 源, 只 要 双 击 整 个 网 络, 再 双 击 文 件 服 务 器, 就 可 以 打 开 文 件 服 务 器 的 共 享 盘 或 文 件 夹, 查 看 或 调 用 相 关 资 料 (3) 将 自 己 的 文 件 或 文 件 夹 上 传 到 文 件 服 务 器 中 打 开 自 己 的 计 算 机, 找 到 需 要 上 传 的 文 件, 选 中 后 选 择 复 制 命 令, 然 后 通 过 网 上 邻 居 找 到 文 件 服 务 器 的 共 享 盘 或 共 享 文 件 夹, 双 击 打 开, 最 后 选 择 粘 贴 命 令, 这 样 就 完 成 了 文 件 夹 上 传 (4) 将 文 件 服 务 器 中 的 文 件 下 载 到 自 己 的 计 算 机 上 通 过 网 上 邻 居 打 开 文 件 服 务 器 的 共 享 盘 或 共 享 文 件 夹 找 到 自 己 需 要 的 文 件, 然 后 选 择 复 制 命 令 在 自 己 的 计 算 机 上 找 到 存 放 要 下 载 文 件 的 文 件 夹, 双 击 打 开 后 选 择 粘 贴 命 令, 就 完 成 了 文 件 的 下 载 (5) 安 装 文 件 服 务 器 上 提 供 的 共 享 软 件 如 果 想 在 自 己 的 计 算 机 上 安 装 文 件 服 务 器 提 供 的 一 些 共 享 软 件 ( 这 些 软 件 必 须 是 文 件 服 务 器 上 提 供 了 安 装 程 序 的, 才 能 在 自 己 的 计 算 机 上 安 装 ), 先 利 用 网 上 邻 居 在 文 件 服 务 器 上 找 到 该 软 件 的 安 装 程 序, 双 击 安 装 程 序, 该 软 件 就 会 自 行 安 装 在 本 地 计 算 机 上 8.5 网 络 驱 动 器 的 映 射 将 网 络 共 享 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ) 设 置 为 自 己 计 算 机 上 的 驱 动 器 盘 符, 称 为 映 射 网 络 驱 动 器 如 果 经 常 用 某 个 网 络 驱 动 器 ( 或 文 件 夹 ), 就 可 以 把 它 映 射 到 自 己 的 计 算 机 上, 像 使 用 自 己 的 驱 动 器 一 样 使 用 网 络 驱 动 器 设 置 驱 动 器 映 射 步 骤 如 下 : (1) 在 网 上 邻 居 窗 口 选 定 提 供 共 享 的 计 算 机 图 标, 打 开 其 共 享 内 容 窗 口, 如 图 8-9 所 示 (2) 选 定 需 要 映 射 的 网 络 驱 动 器, 单 击 鼠 标 右 键, 选 择 映 射 网 络 驱 动 器 命 令, 打 开 映 射 网 络 驱 动 器 对 话 框, 如 图 8-10 所 示 也 可 执 行 文 件 映 射 网 络 驱 动 器 菜 单 命 令 来 打 开 映 射 网 络 驱 动 器 对 话 框 图 8-9 图 8-10 (3) 在 映 射 网 络 驱 动 器 对 话 框 的 驱 动 器 下 拉 列 表 中 已 给 出 了 系 统 自 动 指 定 的 驱 动 器 盘 符, 并 给 出 了 该 映 射 网 络 驱 动 器 的 网 络 路 径, 也 可 以 下 拉 列 表 中 自 行 选 择 驱 动 器 盘 符 (4) 如 果 经 常 使 用 此 网 络 驱 动 器, 可 选 中 登 录 时 重 新 连 接 复 选 框, 则 Windows 每 次 启 动 时 均 自 146

152 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用 动 连 接 此 网 络 驱 动 器 但 如 果 很 少 使 用 网 络 驱 动 器, 请 不 要 选 择 此 复 选 框, 以 免 影 响 Windows 的 启 动 速 度 (5) 设 置 完 成 后, 单 击 确 定 按 钮, 在 我 的 电 脑 窗 口 中 会 看 到 新 增 的 网 络 驱 动 器 图 标, 如 图 8-11 所 示 现 在, 就 可 以 像 使 用 自 己 计 算 机 上 的 驱 动 器 一 样, 使 用 该 网 络 驱 动 器 网 络 驱 动 器 与 硬 盘 驱 动 器 的 图 标 略 有 不 同, 其 下 还 连 接 着 一 条 一 字 形 管 道 图 网 络 打 印 机 的 使 用 使 用 网 络 打 印 机 需 在 当 前 机 器 上 安 装 打 印 机 的 驱 动 程 序 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 我 的 电 脑 中 的 打 印 机 图 标, 打 开 打 印 机 对 话 框 (2) 双 击 添 加 打 印 机 图 标, 在 添 加 打 印 机 向 导 对 话 框 中 单 击 下 一 步 按 钮 (3) 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 网 络 打 印 机, 如 图 8-12 所 示 单 击 下 一 步 按 钮 (4) 在 新 出 现 的 对 话 框 的 网 络 路 径 或 队 列 名 文 本 框 中 输 入 \\1\wycc, 如 图 8-13 所 示 单 击 下 一 步 按 钮 图 8-12 图 8-13 提 示 : 如 果 不 知 道 如 何 在 网 络 路 径 或 队 列 名 文 本 框 中 输 入 正 确 路 径, 可 单 击 浏 览 按 钮, 在 网 上 邻 居 中 找 到 提 供 共 享 打 印 机 的 计 算 机, 选 中 打 印 机 图 标 后 按 确 定 按 钮, 该 打 印 机 的 信 息 会 自 动 添 加 在 网 络 路 径 或 队 列 名 文 本 框 中 (5) 以 后 按 照 提 示 插 入 Windows 9x 安 装 光 盘 即 可 完 成 安 装, 安 装 完 成 后 就 可 以 使 用 该 网 络 打 印 机 了 147

153 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 综 合 练 习 一 选 择 题 1.Internet 网 采 用 的 是 ( ) 协 议 A.CSMA 协 议 B.TCP/IP 协 议 C. 令 牌 传 递 协 议 D.IPX/SPX 协 议 二 填 空 题 1. 计 算 机 网 络 是 由 组 成 的, 可 以 对 数 据 进 行 的 系 统 2. 文 件 的 共 享 属 性 有 三 种 : 3. 常 见 的 组 网 要 素 有 和 三 思 考 题 1. 局 域 网 城 域 网 和 广 域 网 的 定 义 是 什 么? 2. 网 络 的 传 输 介 质 有 哪 些? 3. 防 火 墙 的 作 用 是 什 么? 四 上 机 题 1. 将 自 己 电 脑 中 我 的 文 档 文 件 夹 以 只 读 属 性 共 享 给 局 域 网 中 的 所 有 用 户 2. 在 公 司 的 局 域 网 内 设 置 打 印 机 网 络 共 享 148

154 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 Internet 即 国 际 互 联 网, 也 称 为 因 特 网, 它 是 由 符 合 TCP/IP 网 络 协 议 的 网 络 组 成 的 互 联 网, 是 当 今 世 界 范 围 内 最 大 的 计 算 机 网 络 Internet 包 含 着 丰 富 多 彩 的 信 息 并 提 供 方 便 快 捷 的 服 务, 缩 短 了 人 们 之 间 的 距 离 通 过 Internet, 人 们 可 以 与 接 入 Internet 的 任 何 一 台 计 算 机 进 行 交 流, 如 发 邮 件 聊 天 通 话 等 学 习 要 点 : 什 么 是 Internet IE 浏 览 器 及 应 用 电 子 邮 件 的 应 用 政 府 和 公 司 网 站 简 介 9.1 什 么 是 Internet Internet 最 初 起 源 于 20 世 纪 60 年 代 美 国 国 防 部 的 ARPANet, 其 目 的 是 用 于 军 事 20 世 纪 70 年 代 末, 开 始 有 计 算 机 网 络 运 行, 它 允 许 计 算 机 之 间 进 行 交 流, 通 过 国 际 互 联 协 议 方 式 在 网 络 之 间 把 作 为 数 据 包 的 信 息 发 送 给 指 定 的 地 址 Internet 与 大 多 数 现 有 的 商 业 计 算 机 网 络 不 同, 不 是 为 某 些 专 用 的 服 务 而 设 计 的 Internet 能 够 适 应 计 算 机 网 络 和 服 务 的 各 种 变 化, 提 供 多 种 信 息 服 务, 因 此 成 为 一 种 全 球 信 息 基 础 设 施 它 主 要 的 功 能 是 实 现 全 球 信 息 资 源 的 共 享, 进 行 广 泛 的 信 息 传 递 和 交 流 Internet 采 用 的 是 网 络 级 互 连 的 方 法, 它 把 通 信 从 网 络 技 术 的 细 节 中 分 离 出 来, 对 用 户 隐 蔽 了 底 层 连 接 细 节 对 于 用 户 来 说,Internet 是 一 个 单 独 的 虚 拟 网 络, 所 有 的 联 网 计 算 机 都 只 需 与 它 相 连, 而 不 必 考 虑 它 是 由 多 个 网 络 构 成 的 网 络, 也 不 必 考 虑 网 络 间 的 物 理 连 接 1.Internet 特 点 Internet 具 有 以 下 的 特 点 : (1) 采 用 TCP/IP 协 议 TCP/IP 协 议 是 网 络 互 联 的 基 础, 没 有 TCP/IP 协 议 的 支 持, 整 个 网 络 就 不 能 统 一 运 作 形 象 地 说, TCP/IP 协 议 就 像 是 电 话 网 的 指 令 系 统 TCP/IP 的 地 位 相 当 重 要, 凡 是 遵 守 TCP/IP 标 准 的 计 算 机 网 络 按 一 定 规 则 都 可 以 连 入 Internet (2) 良 好 的 透 明 性 Internet 上 的 计 算 机 网 络 是 千 差 万 别 的, 各 国 的 公 用 通 信 网 也 不 尽 相 同, 因 此 用 户 并 不 知 道 它 是 怎 么 和 另 一 台 计 算 机 联 系 上 的 用 户 不 用 了 解 整 个 网 络 的 结 构 及 其 工 作 过 程, 它 的 这 种 透 明 性 特 征 让 用 户 在 使 用 时 感 到 十 分 方 便 (3) 以 用 户 为 核 心 Internet 中 各 个 计 算 机 网 络 和 计 算 机 终 端 是 由 用 户 来 管 理 的, 目 前 Internet 没 有 对 网 上 的 通 信 进 行 149

155 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 统 一 管 理 的 机 构 Internet 网 上 的 功 能 服 务 都 是 由 用 户 开 发 经 营 管 理 的 (4) 采 用 客 户 机 / 服 务 器 的 工 作 模 式 在 计 算 机 网 络 中, 服 务 器 起 到 了 核 心 的 作 用 其 主 要 任 务 是 将 资 源 提 供 给 网 上 用 户, 进 行 文 件 的 操 作 运 行 应 用 软 件 负 责 网 络 间 的 通 信 等 服 务 从 以 上 特 点 可 以 看 出,Internet 具 有 相 当 大 的 优 势, 也 正 是 这 些 优 势, 使 得 Internet 日 益 受 到 人 们 的 关 注, 并 不 断 发 展 壮 大 2.Internet 的 主 要 功 能 就 互 联 网 用 户 而 言,Internet 提 供 了 相 当 丰 富 而 实 用 的 应 用 功 能 (1) 信 息 检 索 Internet 上 的 信 息 与 日 俱 增, 各 类 网 站 数 不 胜 数, 任 何 上 网 用 户 都 可 以 使 用 IE 等 浏 览 器 的 搜 索 功 能 或 者 专 门 的 搜 索 引 擎 来 查 找 所 需 资 源 (2) 电 子 邮 件 电 子 邮 件 ( ) 是 通 过 Internet 在 用 户 之 间 收 发 电 子 文 件 格 式 的 邮 件, 是 Internet 上 使 用 最 多 的 信 息 服 务 电 子 邮 件 利 用 计 算 机 的 存 储 转 发 原 理, 通 过 计 算 机 终 端 和 通 信 网 络 进 行 信 息 的 传 送 它 不 仅 能 传 送 普 通 的 文 字 信 息, 还 可 以 传 送 图 像 声 音 等 多 媒 体 信 息 (3) 文 件 的 下 载 和 上 传 下 载 是 指 把 网 上 的 信 息 复 制 到 用 户 使 用 的 电 脑 中, 而 上 传 则 正 好 相 反, 是 上 网 者 把 自 己 电 脑 中 的 信 息 传 送 到 服 务 器 中 相 对 来 说, 下 载 的 操 作 比 上 传 要 更 为 普 遍 (4) 文 件 传 输 FTP 服 务 器 中 存 储 着 大 量 共 享 文 件 和 免 费 软 件, 国 内 用 户 无 须 争 抢 拥 挤 的 国 际 通 道, 就 可 以 由 FTP 服 务 器 获 得 利 用 FTP, 可 以 将 Internet 中 一 台 主 机 上 的 文 件 传 输 到 另 一 台 主 机 或 自 己 的 计 算 机 上 (5) 网 上 聊 天 网 上 聊 天 是 当 前 网 络 上 的 一 大 热 点 由 于 交 谈 的 双 方 之 间 存 在 一 种 捉 摸 不 清 的 距 离, 也 许 近 在 眼 前, 也 许 远 在 天 边 ; 更 由 于 用 户 可 以 在 网 上 畅 所 欲 言, 无 所 不 谈, 所 以 其 魅 力 有 时 甚 至 远 远 大 于 面 对 面 的 交 谈 (6)BBS 电 子 公 告 BBS 是 网 上 人 们 直 接 交 流 的 场 所, 它 就 像 一 个 公 共 广 告 宣 传 栏, 用 户 可 以 在 BBS 服 务 器 上 阅 读 其 他 人 的 文 章 在 这 里, 用 户 可 以 随 意 地 表 达 自 己 的 观 点, 或 者 对 别 人 的 观 点 提 出 评 论, 没 有 人 会 干 涉 (7) 网 上 游 戏 游 戏 是 一 种 休 闲 娱 乐 的 方 式, 在 工 作 之 余 玩 玩 游 戏 是 一 种 很 好 的 调 节 在 Internet 上, 由 于 联 网 游 戏 给 人 一 种 参 与 感 和 神 秘 感, 因 而 越 来 越 受 人 们 的 欢 迎, 特 别 是 青 少 年 朋 友 们 对 它 情 有 独 钟 (8) 电 子 商 务 Internet 上 的 电 子 商 务 在 全 球 已 经 成 为 一 种 新 兴 的 技 术 和 引 人 注 目 的 焦 点, 它 与 传 统 商 业 模 式 相 比 是 新 型 的 商 业 模 式, 不 论 是 在 经 营 思 路, 还 是 在 商 品 营 销 方 面, 都 与 传 统 的 商 业 模 式 有 巨 大 的 差 别, 它 的 出 现 意 味 着 一 个 全 新 的 全 球 性 网 络 经 济 的 诞 生 3. Internet 的 接 入 方 法 要 使 用 Internet 上 的 资 源, 首 先 要 将 自 己 的 计 算 机 连 接 到 Internet 上, 在 接 入 Internet 之 前, 个 人 和 企 业 用 户 都 必 须 通 过 ISP( 即 Internet Service Provider, 即 Internet 服 务 提 供 商 ) 连 接 到 Internet 上, 同 时 还 要 完 成 以 下 工 作 : 选 择 ISP, 申 请 上 网 账 号 150

156 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 安 装 硬 件 ( 主 要 指 Modem) 安 装 软 件 ( 指 Internet 浏 览 器, 通 常 为 Internet Explorer) 如 果 已 经 申 请 了 账 号, 并 安 装 设 置 好 了 硬 件 和 软 件, 就 可 以 按 照 以 下 的 步 骤 连 接 进 入 Internet 了 (1) 在 我 的 电 脑 窗 口 中, 用 鼠 标 双 击 拨 号 网 络 图 标, 打 开 拨 号 网 络 窗 口, 如 图 9-1 所 示 图 9-1 (2) 在 拨 号 网 络 窗 口 中 双 击 建 立 好 的 连 接 图 标, 如 ChinaNet, 将 弹 出 如 图 9-2 所 示 的 连 接 到 对 话 框 图 9-2 (3) 在 连 接 到 对 话 框 中 输 入 用 户 名 和 密 码, 单 击 连 接 按 钮, 就 会 弹 出 如 图 9-3 所 示 的 对 话 框, 显 示 正 在 拨 号 图 9-3 (4) 当 系 统 检 验 完 用 户 名 和 密 码, 并 验 证 为 正 确 后, 开 始 登 录, 此 时 将 会 弹 出 如 图 9-4 所 示 的 对 话 框 图 9-4 (5) 登 录 之 后 在 任 务 栏 右 侧 显 示 一 个 连 接 图 标, 当 用 户 把 鼠 标 放 在 该 图 标 上 时, 就 可 以 看 到 收 到 发 送 字 节 数 和 连 接 速 率 双 击 该 图 标, 就 会 弹 出 如 图 9-5 所 示 的 连 接 状 态 对 话 框, 单 击 断 开 连 接 按 钮, 将 断 开 与 Internet 的 连 接 151

157 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 IE 浏 览 器 及 应 用 全 球 网 ( 也 称 万 维 网 全 球 资 源 网, 简 称 为 Web WWW) 是 一 种 把 所 有 Internet 的 信 息 ( 包 括 用 户 自 己 愿 意 加 进 去 的 本 地 信 息 ) 组 织 成 超 文 本 文 件 形 成 的 信 息 检 索 服 务 工 具 尽 管 这 还 有 点 不 太 现 实, 但 是 全 球 网 确 实 让 用 户 能 访 问 Internet 的 所 有 资 源, 只 需 用 浏 览 器 读 适 当 的 文 件 就 行 浏 览 器 是 一 个 把 在 互 联 网 上 找 到 的 文 本 文 档 和 其 他 类 型 的 文 件 翻 译 成 网 页 的 工 具 网 页 可 以 包 含 各 种 图 形 音 频 和 视 频 文 件 以 及 文 本 浏 览 器 是 安 装 在 电 脑 上 进 入 互 联 网 查 看 信 息 的 窗 口 ( 软 件 ), 目 前 电 脑 用 户 大 多 采 用 由 微 软 公 司 生 产 的 Internet Explorer( 简 称 IE) 浏 览 器 和 网 景 公 司 生 产 的 Netscape 浏 览 器, 其 中 最 常 用 的 是 IE 1. 打 开 Internet Explorer IE 是 Windows 自 带 的 一 种 Internet 浏 览 器, 在 安 装 Windows 操 作 系 统 时, 将 自 动 安 装 并 在 桌 面 显 示 其 快 捷 图 标 需 要 启 动 IE 时, 双 击 其 快 捷 图 标 即 可 IE 窗 口 如 图 9-6 所 示, 由 标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 地 址 栏 浏 览 区 和 状 态 栏 组 成 其 中 标 题 栏 菜 单 栏 工 具 栏 和 状 态 与 其 在 Word 中 的 作 用 相 同, 只 有 地 址 栏 和 浏 览 区 少 有 接 触 标 题 栏 工 具 栏 菜 单 栏 地 址 栏 浏 览 区 状 态 栏 图 9-6 地 址 栏 : 用 于 显 示 当 前 网 页 的 路 径 同 时, 通 过 单 击 地 址 栏 右 边 的 下 拉 按 钮, 将 弹 出 地 址 下 拉 列 表, 在 其 中 列 出 了 最 近 访 问 的 若 干 个 网 址, 通 过 单 击 相 应 的 网 址, 即 可 实 现 对 该 网 址 的 快 速 访 问 浏 览 区 : 用 于 显 示 所 访 问 的 网 页 的 当 前 内 容 例 如, 从 广 东 省 人 民 政 府 公 众 网 上 查 阅 政 府 工 作 报 告, 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 在 IE 地 址 栏 中 输 入 广 东 省 人 民 政 府 公 众 网 的 网 址 : 然 后 按 Enter 键 (2) 稍 后 屏 幕 上 出 现 如 图 9-7 所 示 的 画 面, 这 就 是 广 东 省 人 民 政 府 公 众 网 的 首 页 152

158 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 图 9-7 (3) 将 鼠 标 移 向 网 页 左 边 导 航 栏 上 的 政 府 工 作 报 告 上, 鼠 标 光 标 变 为 手 型, 说 明 此 处 为 一 个 链 接, 如 图 9-8 所 示 图 9-8 (4) 单 击 政 府 工 作 报 告 链 接, 将 进 入 如 图 9-9 所 示 的 页 面 图 IE 的 工 具 按 钮 当 在 IE 窗 口 内 打 开 多 个 网 页 时, 可 以 利 用 工 具 栏 中 的 工 具 按 钮 可 以 在 网 页 之 间 进 行 切 换 IE 工 具 栏 如 图 9-10 所 示 图 9-10 后 退 和 前 进 : 单 击 后 退 按 钮 可 以 返 回 到 打 开 当 前 页 之 前 访 问 过 的 网 页 ; 单 击 前 进 按 钮 则 可 以 转 到 后 一 页, 如 果 后 退 和 前 进 按 钮 都 呈 灰 色 ( 不 可 用 ), 那 表 明 目 前 在 IE 窗 口 中 只 打 开 过 一 个 网 页 153

159 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 停 止 : 单 击 停 止 按 钮, 将 中 止 当 前 正 在 进 行 的 打 开 网 页 的 操 作 比 如, 单 击 该 按 钮 就 可 以 停 止 数 据 的 传 送, 从 而 节 省 时 间 去 浏 览 其 他 的 网 页 刷 新 : 单 击 刷 新 按 钮 将 重 新 打 开 当 前 的 网 页 主 页 : 单 击 主 页 按 钮 将 跳 转 到 所 设 置 的 主 页 上 用 户 可 以 将 自 己 经 常 访 问 或 喜 欢 的 网 页 设 置 为 主 页 设 置 主 页 的 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 工 具 菜 单 中 的 选 项 命 令, 打 开 Internet 选 项 对 话 框, 如 图 9-11 所 示 图 9-11 (2) 在 常 规 标 签 页 的 地 址 文 本 框 内 输 入 要 设 置 为 主 页 的 网 页 地 址 (3) 单 击 使 用 当 前 页 按 钮 可 以 将 当 前 打 开 的 网 页 作 为 主 页 ; 单 击 使 用 默 认 页 按 钮 将 把 微 软 公 司 的 首 页 作 为 主 页 ; 单 击 使 用 空 白 页 按 钮, 则 表 示 不 设 置 任 何 主 页 网 页 的 全 屏 浏 览 : 单 击 查 看 菜 单 中 的 全 屏 显 示 命 令, 可 以 将 网 页 设 为 全 屏 显 示 状 态 转 到 指 定 网 页 : 在 查 看 菜 单 中 选 择 转 到 命 令, 将 弹 出 一 个 子 菜 单, 从 中 可 以 转 到 当 前 网 页 的 前 一 页 后 一 页 主 页 或 者 已 打 开 的 某 一 页 脱 机 浏 览 : 脱 机 浏 览 就 是 在 计 算 机 与 Internet 断 开 连 接 的 情 况 下 浏 览 网 页, 方 法 是 单 击 文 件 菜 单 中 的 脱 机 工 作 命 令 9.3 电 子 邮 件 的 应 用 电 子 邮 件 ( ) 是 通 过 Internet 邮 寄 的 电 子 信 件, 它 能 够 容 纳 大 量 的 内 容 与 一 般 信 件 相 比, 它 的 传 送 速 度 更 快, 更 经 济 在 办 公 事 务 中 使 用 , 可 以 科 学 地 提 高 工 作 效 率 以 及 资 源 的 有 效 利 用 率, 树 立 全 新 的 办 公 理 念 Outlook Express 是 Windows 自 带 的 一 种 专 门 处 理 电 子 邮 件 的 应 用 程 序, 在 安 装 Windows 操 作 系 统 时, 将 自 动 安 装, 并 在 桌 面 和 任 务 栏 中 显 示 其 快 捷 图 标 通 过 它, 用 户 可 以 轻 松 地 完 成 邮 件 的 撰 写 邮 件 账 号 的 管 理 和 邮 件 的 发 送 在 需 要 启 动 Outlook Express 时 只 需 单 击 任 务 栏 或 桌 面 上 的 快 捷 图 标, 或 者 单 击 开 始 按 钮, 执 行 程 序 Outlook Express 命 令, 都 可 以 将 其 启 动 启 动 后 的 Outlook Express 154

160 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 窗 口 如 图 9-12 所 示 图 9-12 文 件 夹 列 表 : 有 收 件 箱 发 件 箱 已 发 送 邮 件 已 删 除 邮 件 等 多 个 文 件 夹, 单 击 某 一 文 件 夹, 就 在 邮 件 列 表 区 内 显 示 相 应 文 件 夹 中 的 内 容 联 系 人 列 表 : 用 于 存 放 收 集 联 系 人 的 地 址 邮 件 列 表 区 : 用 于 显 示 在 文 件 夹 区 选 定 文 件 夹 中 的 邮 件 邮 件 预 览 区 : 用 于 显 示 在 邮 件 列 表 区 中 选 定 的 某 个 邮 件 内 容 1. 撰 写 与 发 送 邮 件 要 给 他 人 发 送 邮 件, 需 要 先 在 新 邮 件 窗 口 中 撰 写 好 信 件 的 内 容, 填 写 好 发 件 人, 然 后 才 能 发 送 出 去 撰 写 与 发 送 邮 件 的 步 骤 如 下 : (1) 单 击 Outlook Express 工 具 栏 中 的 创 建 邮 件 按 钮, 将 弹 出 如 图 9-13 所 示 的 新 邮 件 窗 口 (2) 在 收 件 人 文 本 框 内 输 入 收 件 人 的 地 址 ( 必 填 ), 在 抄 送 文 本 框 内 输 入 其 他 邮 件 地 址 ( 可 以 填, 也 可 不 填 ) 邮 件 将 同 时 发 给 收 件 人 和 抄 送 人, 然 后 在 新 邮 件 窗 口 的 正 文 输 入 区 内 输 入 邮 件 的 内 容, 如 图 9-14 所 示 图 9-13 图 9-14 (3) 附 件 是 随 同 邮 件 正 文 一 起 发 送 的 文 件, 如 果 需 要 为 发 送 的 邮 件 添 加 附 件, 可 以 在 工 具 栏 中 单 击 按 钮, 或 执 行 插 入 菜 单 中 的 文 件 附 件 命 令, 打 开 插 入 附 件 对 话 框, 如 图 9-15 所 示 选 择 要 插 入 的 文 件, 然 后 单 击 附 件 按 钮, 即 可 将 附 件 添 加 到 邮 件 中, 同 时 将 返 回 写 邮 件 的 窗 口, 此 时 窗 155

161 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 口 中 增 加 了 附 件 一 栏, 如 图 9-16 所 示 图 9-15 图 9-16 (4) 邮 件 撰 写 好 之 后, 单 击 按 钮, 该 邮 件 将 即 刻 发 送 到 指 定 的 地 址 也 可 在 Outlook Express 主 窗 口 中 单 击 按 钮 将 邮 件 发 送 到 指 定 的 地 址 2. 回 复 邮 件 当 收 到 别 人 的 邮 件 需 要 回 复 时, 可 直 接 利 用 Outlook Express 提 供 的 回 复 功 能 进 行 回 复 (1) 在 邮 件 列 表 中, 单 击 选 定 要 回 复 的 邮 件, 然 后 单 击 工 具 栏 中 的 答 复 按 钮, 将 打 开 一 个 如 图 9-17 所 示 的 新 邮 件 窗 口 图 9-17 (2) 其 中 收 件 人 文 本 框 已 自 动 填 入 了 收 件 人 的 地 址, 主 题 显 示 Re: 原 邮 件 主 题 的 形 式 如 果 需 要, 可 以 对 主 题 进 行 修 改 在 邮 件 的 正 文 区 内, 会 附 上 原 邮 件 的 内 容 (3) 写 完 要 回 复 的 邮 件 后, 单 击 工 具 栏 中 的 按 钮 即 可 9.4 政 府 和 公 司 网 站 简 介 所 谓 政 府 上 网, 就 是 将 政 府 职 能 搬 到 网 上, 即 在 网 上 成 立 一 个 虚 拟 的 政 府, 在 Internet 上 实 现 政 府 的 职 能 工 作 凡 是 在 网 下 可 以 实 现 的 政 府 职 能, 在 网 上 基 本 都 可 以 实 现 ( 一 些 特 殊 情 况 除 外 ) 政 府 上 网 以 后, 可 以 在 网 上 向 所 有 公 众 公 开 政 府 部 门 的 名 称 职 能 机 构 组 成 办 事 章 程 各 项 文 件 资 料 156

162 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用 档 案 等, 凡 是 可 以 公 开 的, 应 尽 可 能 上 网 在 网 上 建 立 起 政 府 与 公 众 之 间 相 互 交 流 的 桥 梁, 为 公 众 与 政 府 部 门 打 交 道 提 供 方 便, 并 从 网 上 行 使 对 政 府 的 民 主 监 督 权 利 同 时, 公 众 也 可 从 网 上 完 成 交 税 项 目 审 批 等 与 政 府 有 关 的 各 项 工 作 在 政 府 内 部, 各 部 门 之 间 也 可 以 通 过 Internet 互 相 联 系, 各 级 领 导 也 可 以 在 网 上 向 各 部 门 做 出 各 项 指 示, 指 导 各 部 门 机 构 的 工 作 自 1999 年 1 月 22 日 政 府 上 网 工 程 启 动 大 会 召 开 以 来, 政 府 部 门 IT 领 域 新 闻 界 及 社 会 各 界 反 响 热 烈, 应 者 云 集 政 府 上 网 已 成 为 一 道 亮 丽 的 风 景, 成 为 全 社 会 关 注 的 焦 点 目 前, 国 内 各 级 政 府 部 门 基 本 都 在 网 上 建 立 了 自 己 的 站 点, 但 整 体 发 展 不 平 衡, 东 部 的 沿 海 发 达 地 区 省 市 占 了 很 大 比 例, 同 时 政 府 站 点 建 设 缺 乏 有 效 的 组 织 和 规 划, 还 存 在 诸 如 名 称 域 名 不 规 范 网 站 内 容 设 计 不 合 理 主 页 形 象 与 政 府 形 象 不 符 网 站 建 设 缺 乏 规 划 等 诸 多 问 题 如 图 9-18 和 9-19 所 示 为 部 分 政 府 网 站 的 网 页 图 9-18 图 9-19 企 业 上 网 指 企 业 在 Internet 上 建 立 自 己 的 网 站, 利 用 网 站 宣 传 介 绍 推 广 企 业 形 象 和 产 品, 利 用 网 站 收 集 客 户 信 息, 提 供 技 术 支 持 服 务 等, 先 进 一 些 的 网 站 还 可 用 来 从 事 电 子 商 务 目 前, 越 来 越 多 的 企 业 通 过 建 立 网 站 等 方 式, 将 希 望 传 播 的 企 业 各 类 信 息 跨 越 时 间 和 空 间 的 限 制, 快 速 传 达 到 市 场 及 用 户 之 中, 并 与 之 交 流, 形 成 企 业 信 息 门 户 但 总 的 来 说 我 国 的 企 业 上 网 的 现 状 不 容 乐 观 在 很 多 中 小 型 企 业 甚 至 是 大 型 企 业 中, 企 业 上 网 的 概 念 仅 仅 局 限 在 做 个 网 站, 宣 传 一 个 产 品, 有 的 甚 至 连 这 些 最 基 本 的 东 西 都 没 有, 企 业 上 网 只 是 通 过 收 发 电 子 邮 件 来 联 系 客 户 很 多 企 业 虽 然 有 了 最 基 本 的 网 站, 但 是 却 很 少 有 人 来 访 问 与 此 形 成 鲜 明 对 比 的 是 一 些 大 型 企 业 凭 借 雄 厚 的 财 力 人 才 后 盾 与 IT 提 供 商 进 行 合 作, 充 分 利 用 IT 工 具 提 高 自 身 的 运 营 效 率, 优 化 内 部 程 序, 构 建 更 科 学 有 效 的 管 理 模 式, 并 通 过 与 供 应 商 和 合 作 伙 伴 保 持 高 效 的 双 向 沟 通, 所 有 的 内 部 周 边 资 源 被 充 分 利 用, 新 的 市 场 也 不 断 被 拓 展 其 结 果 就 是 使 大 企 业 变 得 更 加 灵 敏 快 捷 和 容 易 接 近 如 图 9-20 和 9-21 所 示 为 一 些 企 业 网 站 的 页 面 157

163 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 9-20 图 9-21 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 在 IE 中, 刷 新 网 页 的 按 钮 是 ( ) A. B. C. D. 2. 通 过 Internet 在 用 户 之 间 收 发 电 子 邮 件 的 服 务 称 为 ( ) A. 网 上 聊 天 B. 电 子 邮 件 C.FTP 服 务 D.BBS 服 务 二 填 空 题 1. 万 维 网 是 2.Internet 的 特 点 有 : 3. 在 接 入 Internet 之 前, 个 人 和 企 业 用 户 都 必 须 通 过 连 接 到 Internet 上 4.Internet 的 主 要 功 能 是 实 现, 进 行 广 泛 的 信 息 三 思 考 题 1. 文 件 的 下 载 和 上 传 是 指 什 么? 2. 如 何 撰 写 和 回 复 电 子 邮 件? 四 上 机 题 1. 给 你 的 朋 友 发 送 一 封 电 子 邮 件 2. 试 登 录 浏 览 新 闻 信 息 158

164 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 在 办 公 自 动 化 中, 办 公 自 动 化 系 统 的 安 全 性 可 靠 性 和 稳 定 性, 是 保 证 日 常 办 公 事 务 正 常 进 行 的 关 键 任 何 一 个 办 公 系 统 的 使 用 人 员 都 应 积 极 主 动 地 担 当 维 护 防 治 病 毒 和 信 息 安 全 的 义 务 学 习 要 点 : 计 算 机 的 日 常 维 护 打 印 机 的 日 常 维 护 传 真 机 的 日 常 维 护 办 公 自 动 化 信 息 安 全 10.1 计 算 机 的 日 常 维 护 随 着 计 算 机 技 术 的 飞 速 发 展, 计 算 机 日 益 普 及, 越 来 越 大 众 化, 由 此 带 来 的 计 算 机 故 障 也 越 来 越 突 出 为 计 算 机 提 供 良 好 的 运 行 环 境 和 经 常 进 行 维 护, 不 但 可 以 保 证 计 算 机 的 正 常 运 行 及 延 长 计 算 机 的 使 用 寿 命, 还 可 以 为 使 用 者 提 供 良 好 的 工 作 条 件, 减 少 计 算 机 故 障, 提 高 工 作 效 率 因 此, 加 强 对 计 算 机 的 日 常 维 护 是 十 分 重 要 的 计 算 机 使 用 注 意 事 项 使 用 电 脑 应 该 注 意 以 下 几 方 面 的 问 题 : (1) 手 脚 麻 木 防 止 手 脚 麻 木 的 最 好 方 法 是 预 防 每 个 小 时 花 上 10 分 钟 动 动 手 和 手 腕 保 持 手 腕 和 手 向 前 并 与 键 盘 平 行 如 果 使 用 的 是 曲 线 式 的 微 软 风 格 键 盘 的 话, 在 输 入 时 不 需 要 旋 转 手 腕 如 果 不 休 息 和 锻 炼, 对 肘 也 是 有 害 处 的 当 开 始 感 到 手 指 或 者 位 于 手 腕 内 上 部 的 腱 发 麻 时, 可 以 使 用 在 任 何 地 方 的 医 疗 中 心 都 可 买 到 的 低 价 尼 龙 护 腕, 这 是 很 有 帮 助 的 (2) 眼 睛 过 度 疲 劳 为 了 防 止 悬 浮 在 显 示 器 周 围 的 灰 尘 被 吸 入, 应 该 把 显 示 器 置 于 距 自 己 三 英 尺 远 的 地 方 灰 尘 对 那 些 有 窦 性 疾 病 的 人 来 说 就 更 糟 了 看 显 示 器 时, 要 保 持 向 前 并 和 显 示 器 的 前 部 保 持 一 点 向 下 的 轻 微 的 角 度 要 经 常 向 远 处 看 一 看, 每 隔 一 小 时 花 十 分 钟 休 息 一 下 眼 睛 最 好 是 在 上 面 用 散 射 的 白 炽 灯, 在 桌 上 用 一 个 更 小 的 灯 泡, 不 要 让 灯 光 直 接 照 在 显 示 器 上 面 对 显 示 器 时 要 远 离 反 射 太 阳 光 的 窗 户 (3) 姿 势 一 个 带 有 中 后 背 支 撑 和 可 调 节 的 手 臂 支 撑 物 的 直 背 座 椅 是 最 好 的 选 择 桌 子 应 该 比 较 低 以 保 证 手 以 及 从 肘 部 到 手 腕 都 和 桌 面 及 键 盘 保 持 平 行 (4) 静 电 静 电 会 不 断 地 损 坏 计 算 机 部 件 甚 至 立 即 破 坏 它 们 如 果 坐 在 桌 前 敲 键 盘 时, 感 到 有 静 电, 它 就 能 够 通 过 键 盘 导 入 计 算 机 每 周 两 次 用 含 1 份 柔 性 液 体 兑 4 份 水 的 喷 雾 瓶 对 周 围 环 境 进 行 喷 洒, 干 燥 后 再 吸 159

165 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 尘 确 保 要 有 一 个 高 品 质 低 价 位 的 电 压 保 护 器, 它 可 以 保 护 和 避 免 低 或 高 的 尖 峰 信 号 不 要 把 别 的 器 具 插 到 计 算 机 电 压 保 护 器 上 (5) 通 风 在 外 围 设 备 和 计 算 机 之 间 留 出 至 少 半 英 寸 的 空 间 过 热 可 能 会 烧 毁 计 算 机 内 的 电 子 部 件 当 器 件 被 移 动 时 要 检 查 CPU 风 扇 和 动 力 供 给 风 扇, 以 保 证 它 们 稳 定 正 常 运 行 (6) 温 度 和 光 线 要 保 持 恒 温 让 软 盘 和 计 算 机 避 免 直 接 阳 光 照 射, 否 则 会 使 温 度 过 高 让 计 算 机 远 离 窗 户, 否 则 会 带 来 更 加 严 重 的 直 接 阳 光 照 射 和 温 度 经 常 变 化 的 问 题 (7) 尘 土 灰 尘 覆 盖 物 会 缩 短 键 盘 显 示 器 和 计 算 机 的 寿 命 灰 尘 往 往 能 够 进 入 计 算 机 内 部, 覆 盖 住 计 算 机 的 电 子 部 件, 这 会 使 得 计 算 机 的 器 件 迅 速 升 温 在 满 是 粉 尘 的 环 境 下 要 每 六 个 月 一 次 或 更 频 繁 地 用 清 理 机 箱 的 喷 气 罐 清 扫 表 面 灰 尘 要 用 干 布 或 者 完 全 干 净 的 水 来 清 扫 如 显 示 器 屏 幕 这 样 的 表 面, 不 要 使 用 清 洁 液 当 打 扫 计 算 机 机 箱 内 的 灰 尘 时, 不 要 抓 住 各 种 卡 的 接 口 的 金 属 边 在 手 指 上 涂 上 一 点 油 可 以 减 少 接 触 的 机 会, 如 图 10-1 所 示 图 10-1 (8) 磁 体 把 诸 如 夹 纸 器 这 样 的 磁 体 放 置 在 计 算 机 旁 边 可 能 会 损 坏 计 算 机 部 件 磁 会 擦 去 它 附 近 软 磁 盘 中 的 文 件, 还 会 使 显 示 器 显 示 不 正 常 把 收 音 机 放 在 计 算 机 旁 边 也 可 能 引 起 同 样 的 问 题 (9) 液 体 液 体 的 溢 出 雨 水 或 湿 气 也 会 缩 短 电 子 器 件 的 寿 命, 可 以 用 吹 风 机 吹 干 一 块 软 布 来 擦 在 重 启 计 算 机 前 保 证 部 件 要 完 全 干 燥 在 把 溢 出 的 水 擦 干 后, 让 计 算 机 呆 上 一 个 晚 上 或 更 长 时 间 变 干 是 最 好 不 过 的 了 (10) 一 直 开 着 计 算 机 计 算 机 一 旦 打 开, 如 果 在 一 个 工 作 日 里 可 能 再 次 使 用 它, 那 么 最 好 一 直 到 晚 上 让 它 开 着 让 计 算 机 来 回 开 关, 它 的 主 板 就 要 做 不 断 的 调 整 以 适 应 温 度 的 变 化, 这 样 做 带 来 的 磨 损 代 价 要 比 保 持 计 算 机 一 直 运 行 所 花 费 的 电 费 和 磨 损 的 代 价 之 和 还 要 高 CPU 的 维 护 根 据 电 子 学 理 论, 频 率 的 提 高 ( 如 果 稳 定 ) 对 于 元 件 寿 命 不 会 有 影 响, 但 是 频 率 变 高 后, 却 会 产 生 较 高 的 热 量, 例 如, 如 果 P133 是 12W 的 话,P200=12 (1+( )/133)=18W, 多 出 这 六 瓦 在 这 颗 小 小 的 CPU 里, 如 散 热 不 好 将 会 产 生 极 高 的 温 度, 温 度 对 半 导 体 确 是 一 大 杀 手, 所 以 如 果 想 超 频 的 话, 一 定 要 有 很 好 的 散 热 条 件 我 们 已 经 知 道 超 频 会 产 生 大 量 的 热, 使 CPU 温 度 升 高, 从 而 引 发 电 子 迁 移 现 象, 而 为 了 超 频, 通 常 都 会 提 高 电 压, 如 此 一 来, 产 生 的 热 会 更 多 然 而 必 须 弄 清 楚 的 是, 并 不 是 热 直 接 伤 害 CPU, 而 是 热 所 导 致 的 电 子 迁 移 现 象 (Electro migration) 在 损 坏 CPU 内 部 的 芯 片 通 常 160

166 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 的 说 法 是 CPU 超 到 烧 掉, 其 实 严 格 来 说, 应 该 是 高 温 所 导 致 的 电 子 迁 移 现 象 所 引 发 的 结 果 为 了 防 止 电 子 迁 移 现 象 的 发 生, 就 必 须 把 CPU 的 表 面 温 度 控 制 在 50 以 下, 这 样 CPU 的 内 部 温 度 就 可 以 维 持 在 80 以 下, 电 子 迁 移 现 象 就 不 会 发 生 电 子 迁 移 现 象 并 非 立 刻 就 损 坏 芯 片, 它 对 芯 片 的 损 坏 是 一 个 缓 慢 的 过 程, 或 多 或 少 会 降 低 CPU 的 寿 命, 假 如 让 CPU 持 续 在 非 常 高 的 温 度 下 工 作, 那 CPU 可 就 离 烧 掉 不 远 了 1. 电 子 迁 移 现 象 电 子 迁 移 属 于 电 子 科 学 的 领 域, 在 1960 年 才 被 广 泛 了 解, 是 指 电 子 的 流 动 所 导 致 的 金 属 原 子 的 迁 移 现 象 在 电 流 强 度 很 高 的 导 体 上, 最 典 型 的 就 是 IC 内 部 的 电 路, 电 子 的 流 动 带 给 上 面 的 金 属 原 子 一 个 动 量 (Momentum), 使 得 金 属 原 子 脱 离 金 属 表 面 四 处 流 动, 结 果 就 导 致 金 属 导 线 表 面 上 形 成 坑 洞 (Void) 或 土 丘 (Hilllock), 造 成 永 久 的 损 害, 这 是 一 个 缓 慢 的 过 程, 一 旦 发 生, 情 况 会 越 来 越 严 重, 到 最 后 就 会 造 成 整 个 电 路 的 短 路 (Short), 整 个 CPU 就 报 销 了 电 子 迁 移 现 象 受 许 多 因 素 影 响, 其 中 一 个 是 电 流 的 强 度 电 流 强 度 越 高, 电 子 迁 移 现 象 就 越 显 著 从 CPU 的 发 展 史 中 可 以 发 现, 为 了 把 CPU 的 die size ( 晶 圆 面 积 ) 缩 小,IC 越 做 越 小, 线 路 做 得 越 细 越 薄, 如 此 一 来, 线 路 的 电 流 强 度 就 变 得 很 大, 所 以 电 子 的 流 动 所 带 给 金 属 原 子 的 动 量 就 变 得 很 显 著, 金 属 原 子 就 容 易 从 表 面 脱 离 而 四 处 流 窜, 形 成 坑 洞 或 土 丘 另 外 一 个 因 素 就 是 温 度, 高 温 有 助 于 电 子 迁 移 的 产 生, 这 就 是 为 什 么 要 把 CPU 的 温 度 维 持 在 50 以 下 ( 手 摸 起 来 是 温 的 ) 的 原 因 任 何 硅 芯 片, 随 着 使 用 时 间 的 增 长, 都 会 逐 渐 老 化 但 和 机 械 零 件 不 同, 硅 芯 片 并 非 由 于 不 断 磨 损 而 失 效, 而 是 由 于 电 子 在 电 路 中 不 断 运 动, 造 成 芯 片 逐 渐 老 化 芯 片 失 效 的 原 因 有 : 工 作 时 的 发 热 ( 电 阻 产 生 的 热 量 ) 会 造 成 晶 体 管 不 断 熔 化 偶 尔 出 现 的 电 压 高 峰, 冲 击 整 个 电 路 芯 片 温 度 不 断 升 高 / 降 低, 造 成 原 子 级 的 热 胀 冷 缩 如 此 不 断 往 复, 造 成 芯 片 失 效 其 中 最 严 重 的 问 题 便 是 发 热 工 作 电 压 环 境 温 度 芯 片 冷 却 方 式 及 时 钟 速 度 都 会 对 发 热 程 度 产 生 影 响 时 钟 速 度 的 提 高, 会 直 接 增 大 耗 电 量, 造 成 核 心 逻 辑 电 路 散 发 出 更 多 的 热 量 ( 每 个 时 钟 周 期 都 会 产 生 一 定 的 热 量, 进 而 消 耗 相 应 的 功 率 ) 通 过 更 好 的 散 热, 可 部 分 解 决 这 一 问 题, 但 也 只 能 在 一 定 程 度 上 加 快 热 量 从 电 路 中 散 发 出 去 的 速 度 为 了 以 更 高 的 时 钟 速 度 工 作, 有 时 需 要 增 大 电 压, 以 便 加 快 电 路 的 切 换 速 度 然 而, 散 发 出 的 热 量 也 会 相 应 增 多 2.CPU 发 热 原 理 CPU 中 的 门 就 是 一 系 列 晶 体 管, 作 为 开 关 使 用 ( 与 放 大 器 刚 好 相 反 ) 如 果 向 其 施 加 的 电 压 低 于 一 个 阈 值, 门 就 处 于 关 闭 状 态 ; 但 只 要 电 压 超 过 这 个 阈 值, 门 就 会 打 开, 让 电 荷 通 过 为 安 全 起 见, 一 般 采 用 了 不 同 的 阈 值, 在 它 们 之 间 营 造 一 个 自 然 区, 作 为 一 个 安 全 地 带 使 用 简 单 地 说, 为 了 使 电 路 开 关 真 正 发 挥 作 用, 必 须 用 电 压 来 驱 动 电 路, 或 者 说 必 须 累 积 一 定 的 电 荷 ( 充 电 ) 施 加 的 电 压 越 高, 充 放 电 的 速 度 越 快, 开 关 速 度 就 更 快 此 外, 电 荷 越 少, 电 路 中 的 电 容 越 小, 所 以 能 以 更 快 的 速 度 开 关 事 实 上, 小 型 电 路 之 所 以 能 达 到 更 快 的 速 度 ( 比 较 0.25 和 0.18 微 米 两 种 制 造 工 艺 就 可 以 知 道 ), 这 正 是 关 键 所 在 另 外, 电 路 越 小, 用 来 驱 动 它 的 电 压 也 越 小, 更 容 易 实 现 超 频 功 率 = 电 压 电 流, 这 是 一 个 基 本 的 物 理 学 公 式 由 于 需 要 更 大 的 电 压 来 驱 动 电 流 ( 移 动 的 电 荷 ), 所 以 功 耗 会 增 加, 造 成 更 多 的 散 热 对 电 压 / 电 阻 / 电 流 定 律 作 一 番 简 单 的 代 数 换 算 后 可 以 知 道, 功 率 与 161

167 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 散 热 均 与 电 压 成 正 比 关 系 现 在 回 答 一 个 常 见 的 问 题 : 提 升 电 压 之 前, 超 得 很 厉 害 的 一 个 CPU 为 什 么 完 全 不 能 工 作, 或 在 启 动 Windows 时 就 死 机 呢? 这 是 由 于 在 电 路 完 全 开 关 之 间 的 一 个 电 压 带,CPU 便 被 凝 住 了 时 钟 频 率 变 化 过 快, 电 荷 来 不 及 完 全 聚 集 或 放 掉, 所 以 无 法 得 到 开 关 电 路 所 需 的 正 负 电 压 阀 值 Windows 启 动 对 CPU 是 个 严 峻 的 考 验, 其 活 动 将 达 到 最 频 繁 的 状 态, 电 路 内 部 瞬 间 聚 集 大 量 热 量, 温 度 急 剧 上 升 3. 散 热 器 的 相 关 问 题 散 热 器 的 热 传 导 性 能 与 其 材 料 有 相 当 大 的 关 系, 金 属 材 料 一 般 都 是 热 传 导 性 能 好 的 材 料, 但 也 有 区 别, 纯 铜 导 热 性 能 较 理 想, 铝 的 热 导 系 数 是 铜 的 1/2, 钢 约 是 铜 的 1/7 从 上 述 公 式 来 考 虑 增 加 散 热 的 方 法, 即 散 热 器 材 料 的 热 导 系 数 要 大, 如 用 铜 铝 等 材 料 ; 散 热 器 的 面 积 要 大, 散 热 面 积 增 加 则 可 使 散 热 量 按 其 比 例 增 加,CPU 或 显 示 芯 片 到 散 热 器 的 距 离 要 短, 也 就 是 说 散 热 器 要 尽 量 贴 紧 CPU 或 显 示 芯 片 为 了 使 两 者 充 分 接 触, 应 使 用 导 热 硅 胶 或 导 热 硅 脂 均 匀 涂 抹 在 CPU 或 显 示 芯 片 表 面, 然 后 再 安 装 散 热 片 散 热 器 有 各 种 形 状, 在 制 造 工 艺 上, 有 的 用 板 材 加 工 而 成, 有 的 用 铸 造 件 制 成 (1) 常 见 的 几 种 散 热 方 法 1 风 冷 风 扇 是 最 常 用 的 风 冷 设 备, 是 电 子 设 备 散 热 不 可 缺 少 的 电 子 设 备 冷 却 用 的 风 扇 种 类 大 致 可 分 为 轴 流 风 扇 和 离 心 风 扇 轴 流 风 扇 的 工 作 原 理 是 利 用 风 扇 叶 片 的 扬 力 使 空 气 在 轴 向 方 向 流 动, 其 风 扇 叶 片 一 般 与 电 动 机 直 接 相 连, 体 积 小, 重 量 轻, 是 最 常 见 的 一 种 离 心 式 风 扇 则 利 用 离 心 力, 空 气 在 叶 片 的 半 径 方 向 流 动, 可 以 得 到 很 高 的 风 压, 可 装 置 在 通 风 阻 抗 大 的 场 合 发 挥 效 果 2 半 导 体 散 热 电 子 冷 却 元 件 在 通 电 后 吸 热 的 现 象 称 为 珀 尔 帖 效 应, 这 是 德 国 科 学 家 珀 尔 帖 发 现 的 一 种 现 象 在 异 种 金 属 的 接 触 面 上 通 以 电 流, 其 接 触 面 会 产 生 热 或 吸 收 热, 这 种 产 生 热 和 吸 收 热 还 会 因 电 流 方 向 的 逆 转 而 翻 转, 而 且 在 单 位 时 间 内 发 生 或 吸 收 热 与 电 流 值 成 正 比 3 冷 凝 散 热 冷 凝 散 热 管 是 一 个 圆 筒 形 的 中 空 容 器, 在 其 管 壁 内 填 充 烧 结 金 属 金 属 毡 等 材 料, 主 要 是 利 用 其 毛 细 管 力 较 大 的 特 性, 使 工 作 液 由 上 面 冷 凝 部 回 流 到 下 部 的 蒸 发 部 当 蒸 发 部 受 热 后 使 工 作 液 蒸 发, 这 种 蒸 汽 快 速 地 向 凝 缩 部 转 移, 并 迅 速 带 走 热 量, 而 在 凝 缩 部 受 冷 却 而 使 蒸 汽 状 工 作 液 凝 聚 成 液 体 并 积 累 由 于 蒸 发 部 的 工 作 液 缺 乏 毛 细 管 力 的 作 用 下 使 工 作 液 回 流, 这 样 工 作 液 的 蒸 发 ( 吸 热 过 程 ) 蒸 汽 的 移 动 ( 输 送 热 量 ) 凝 缩 ( 放 热 过 程 ) 工 作 液 回 流, 自 动 完 成 了 容 器 的 导 热 过 程 这 种 冷 凝 散 热 器 有 很 多 优 点, 不 仅 导 热 性 能 十 分 优 异 热 响 应 快 受 热 部 分 和 散 热 部 分 可 以 隔 离 构 造 简 单 重 量 轻 使 用 寿 命 长 故 障 率 低 可 在 无 重 力 情 况 下 使 用, 还 具 有 热 二 极 管 及 热 开 关 的 特 性 特 别 是 一 般 的 固 体 传 导 热 量 与 传 导 通 路 长 度 呈 反 比 例 减 少, 而 冷 凝 散 热 管 具 有 其 他 固 体 传 热 所 不 具 有 的 特 性 在 电 子 设 备 中 使 用 时, 其 一 端 可 以 连 接 多 个 发 热 部 件, 另 一 端 可 连 接 散 热 器 机 壳 其 他 冷 却 器 件, 散 热 效 果 十 分 理 想 (2) 几 点 散 热 的 注 意 事 项 1 散 热 片 的 材 料 目 前 市 面 上 散 热 风 扇 所 使 用 的 散 热 片 (Heat Sink) 材 料 几 乎 都 是 铝 合 金, 只 有 极 少 数 是 使 用 其 他 材 料 事 实 上, 铝 并 不 是 导 热 系 数 最 好 的 金 属, 效 果 最 好 的 是 银, 其 次 是 铜, 再 其 次 才 是 铝 但 是 银 的 价 格 昂 贵, 而 铜 又 太 过 笨 重, 都 不 太 可 能 拿 来 做 散 热 片 ( 涡 轮 风 扇 除 外 ), 而 铝 的 重 量 非 常 轻, 兼 顾 导 热 性 和 质 量 轻 两 方 面, 因 此 普 遍 被 用 作 电 子 零 件 散 热 的 最 佳 材 料 162

168 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 但 散 热 片 并 非 是 百 分 之 百 纯 铝 的, 因 为 纯 铝 太 过 于 柔 软, 所 以 要 加 入 少 量 的 其 他 金 属, 铸 造 成 为 铝 合 金, 以 获 得 适 当 的 硬 度, 不 过 铝 还 是 占 了 约 百 分 之 九 十 八 左 右 另 外 可 以 看 到, 散 热 片 的 颜 色 五 花 八 门, 有 蓝 色 黑 色 绿 色 红 色 等, 这 只 不 过 是 表 面 的 一 层 镀 漆 而 已, 如 果 使 用 刀 片 刮 出 一 道 痕 迹, 就 会 看 到 银 白 色 光 泽, 这 就 是 铝 合 金 而 那 些 五 花 八 门 的 形 状 是 大 部 分 都 是 用 车 床 刨 出 来 的 2 表 面 积 非 常 重 要 市 面 上 的 散 热 风 扇 所 用 的 散 热 片 形 状 实 在 是 令 人 目 不 暇 接, 但 是 除 去 材 质 上 的 差 异 后, 要 判 断 一 个 散 热 片 的 好 坏, 有 一 个 相 当 重 要 的 判 断 依 据, 那 就 是 看 其 表 面 积 大 小 一 般 来 说, 表 面 积 越 大, 散 热 效 果 越 好 ; 表 面 积 越 小, 散 热 效 果 就 越 差 因 为 散 热 片 的 热 量 是 经 由 流 动 的 冷 空 气 带 走, 所 以 跟 空 气 接 触 的 面 积 越 多, 散 热 的 速 率 就 越 快 3 强 劲 风 扇 如 果 散 热 片 不 加 风 扇, 就 算 表 面 积 再 大, 也 没 有 用 因 为 空 气 不 流 通, 散 热 效 果 肯 定 会 大 打 折 扣 从 这 个 观 点 来 说, 风 扇 甚 至 比 散 热 片 还 重 要 假 如 没 有 好 的 风 扇, 散 热 片 表 面 积 大 的 特 点 便 无 法 充 分 展 现 出 来 散 热 片 是 看 表 面 积, 那 么 风 扇 要 看 什 么 呢? 看 转 速, 看 功 率 转 速 越 高, 功 率 越 大, 风 扇 吹 出 来 的 风 就 越 强 劲 风 扇 吹 出 来 的 风 力 越 强, 空 气 流 动 的 速 度 越 快, 越 能 加 速 热 的 循 环, 迅 速 将 热 量 带 走 而 要 注 意 的 是, 大 风 扇 未 必 强 劲 一 般 认 为 大 风 扇 散 热 效 果 一 定 会 更 好 其 实 大 风 扇 的 优 点 在 于 扇 叶 长, 所 以 气 流 量 大, 散 热 面 积 广 但 转 速 低, 未 必 会 比 较 强 劲 总 之, 要 使 用 更 大 的 风 扇 也 是 可 以 的, 只 不 过 风 扇 的 重 点 在 于 强 劲, 也 就 是 风 扇 吹 出 来 的 风, 要 强 才 行, 气 流 量 大 是 没 有 用 的 4 风 扇 超 频 CPU 可 以 超 频, 风 扇 一 样 可 以 超 频 后 的 风 扇 可 以 大 大 提 高 散 热 速 度 常 见 的 CPU 风 扇 有 100mA/12V, 120mA/12V,160mA/12V 等 几 种 CPU 风 扇 引 出 的 两 根 电 源 线 : 一 根 是 红 线, 代 表 CPU 风 扇 电 机 的 正 极 ; 另 一 根 是 黑 线, 代 表 CPU 风 扇 电 机 的 负 极 它 们 分 别 接 主 机 机 箱 电 源 的 黄 色 线 (12V) 和 黑 色 线 (0V) 对 于 一 个 普 通 的 100mA/12V 的 CPU 风 扇, 转 速 大 约 是 5300 转 / 分 要 想 使 其 散 热 能 力 加 强, 只 能 增 加 其 转 速, 这 样 就 需 要 更 大 的 电 流 和 更 高 的 功 率 要 获 得 更 大 的 电 源, 可 以 通 过 提 高 电 压 的 方 法 来 实 现 主 机 机 箱 电 源 除 了 提 供 上 述 的 12V( 黄 ) 0V( 黑 ), 还 有 +5V( 红 ) -5V( 白 ) -12V( 蓝 ) 等 电 压 利 用 不 同 的 电 压 组 合, 改 变 加 载 CPU 风 扇 上 的 电 压 首 先, 将 CPU 风 扇 的 负 极 ( 黑 色 线 ) 接 在 主 机 机 箱 电 源 的 白 色 线 (-5V) 上, 正 极 ( 红 色 线 ) 接 在 主 机 机 箱 电 源 的 黄 色 线 (+12V) 上, 这 时 候 加 载 的 电 压 就 是 17V 通 电 后 可 以 观 察 到 CPU 风 扇 的 转 速 有 很 大 的 提 高, 噪 音 有 所 增 加, 看 起 来 想 法 没 有 错 误, 可 以 继 续 提 高 电 压 再 试 然 后, 将 CPU 风 扇 的 负 极 ( 黑 色 线 ) 接 在 主 机 机 箱 电 源 线 的 蓝 色 线 (-12V) 上, 正 极 接 在 主 机 机 箱 电 源 线 的 黄 色 线 (+12V) 上, 这 时 候 加 载 在 CPU 风 扇 上 的 电 压 就 是 24V 通 电 后 风 扇 的 噪 音 很 大 一 般 来 说, 最 好 采 用 17V 来 超 频 风 扇, 这 时 CPU 风 扇 调 整 旋 转 产 生 的 噪 音 不 是 很 大, 散 热 效 果 也 相 当 好 成 功 率 和 安 全 性 都 有 很 大 的 提 高 超 频 到 24V 的 时 候,CPU 风 扇 的 散 热 能 力 虽 然 进 一 步 提 高, 但 是 产 生 的 噪 音 也 增 大,CPU 风 扇 本 身 的 散 热 也 就 成 为 了 问 题 一 般 来 说, 除 非 找 到 160mA/12V 的 CPU 风 扇, 否 则 不 要 采 用 24V 来 超 频 CPU 的 风 扇 总 之, 在 CPU 风 扇 超 频 过 程 中 要 特 别 注 意 以 下 几 点 : 不 要 将 CPU 风 扇 正 负 极 接 反, 这 样 会 使 CPU 风 扇 不 能 转 动, 时 间 一 长, 在 线 圈 内 积 存 的 大 量 热 量 可 能 将 风 扇 电 机 烧 毁, 报 废 一 个 CPU 风 扇 一 定 要 把 CPU 风 扇 从 CPU 上 拆 下 来 试 验, 测 试 几 分 钟 后, 如 果 成 功, 再 安 装 到 CPU 上 正 常 使 用, 这 样 主 要 是 为 了 保 护 CPU 不 受 到 损 害 163

169 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 不 要 让 机 箱 内 的 排 线 卡 住 CPU 风 扇 的 扇 叶, 保 证 扇 叶 运 转 自 如 5 使 用 散 热 硅 胶 和 散 热 硅 脂 散 热 硅 胶 和 散 热 硅 脂 都 是 白 色 的 液 体 散 热 硅 胶 比 较 粘 稠, 而 散 热 硅 脂 比 较 稀 将 它 们 涂 在 散 热 片 与 CPU 之 间, 可 以 较 好 地 将 CPU 的 热 量 传 给 散 热 片 6 定 期 清 洁 风 扇 和 散 热 片 使 用 一 段 时 间 后, 风 扇 和 散 热 片 上 会 有 灰 尘 灰 尘 不 利 于 散 热, 需 要 清 除 如 图 10-2 所 示, 拧 开 固 定 风 扇 的 四 颗 螺 丝, 将 散 热 片 上 的 风 扇 拆 卸 下 来 图 10-2 用 毛 刷 清 除 风 扇 和 散 热 片 上 的 灰 尘, 如 图 10-3 和 图 10-4 所 示 图 10-3 图 10-4 然 后 将 散 热 片 安 装 上 风 扇, 重 新 插 回 CPU 插 槽, 如 图 10-5 所 示 图 外 储 存 设 备 的 维 护 1. 硬 盘 的 维 护 硬 盘 集 精 密 机 械 微 电 子 电 路 电 机 驱 动 电 磁 转 换 等 为 一 体, 十 分 娇 贵 虽 然 目 前 硬 盘 技 术 比 较 成 熟, 平 均 寿 命 达 十 几 万 小 时 以 上, 但 使 用 维 护 不 当 也 会 出 现 问 题 在 计 算 机 系 统 中, 硬 盘 故 障 有 很 大 比 例 是 由 于 使 用 与 维 护 不 当 引 起 的 使 用 硬 盘 时 应 注 意 以 下 几 个 问 题 : (1) 减 少 震 动 与 冲 击 164

170 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 硬 盘 在 工 作 时, 磁 头 与 盘 面 浮 动 高 度 为 0.3μm 左 右 不 工 作 时, 磁 头 与 盘 片 是 接 触 的, 因 此 在 关 机 后, 主 轴 电 机 尚 未 停 止 转 动 时, 严 禁 搬 动 计 算 机 在 工 作 时 同 样 严 禁 搬 动 计 算 机, 因 为 硬 盘 加 电 后 盘 片 就 转 动, 所 以 严 禁 带 电 搬 动 计 算 机, 以 免 磁 头 与 盘 片 冲 撞 而 划 伤 盘 片, 损 坏 磁 头 可 见, 要 搬 动 带 硬 盘 的 计 算 机, 必 须 在 关 机 后 等 待 主 轴 电 机 停 止 转 动 才 可 搬 动 (2) 防 止 静 电 硬 盘 的 微 电 子 电 路 中 控 制 部 分 的 芯 片 是 用 MOS 工 艺 制 成 的, 对 静 电 很 敏 感, 所 以 硬 盘 的 外 壳 上 接 地 插 片 要 接 入 系 统 地 线 拆 装 维 护 过 程 不 可 在 橡 皮 或 塑 料 垫 板 上 进 行, 因 为 这 样 的 工 作 台 带 有 上 百 伏 的 静 电, 会 损 坏 硬 盘 机 的 MOS 器 件 (3) 合 理 的 环 境 温 度 和 清 洁 卫 生 若 硬 盘 散 发 的 热 量 不 能 及 时 地 传 导 出 去, 硬 盘 就 会 急 剧 地 升 温, 一 方 面 会 使 硬 盘 的 电 路 工 作 在 不 稳 定 的 状 态, 另 一 方 面 硬 盘 的 盘 片 与 磁 头 长 时 间 在 高 温 下 工 作 也 很 容 易 使 盘 片 出 现 读 写 错 误 和 坏 道, 而 且 对 硬 盘 使 用 寿 命 也 会 有 一 定 影 响 幸 而 随 着 技 术 的 发 展, 市 场 上 大 多 数 硬 盘 的 发 热 量 都 有 渐 小 之 势, 这 一 点 现 在 不 必 过 于 担 心 如 果 实 在 不 放 心, 可 以 加 一 个 硬 盘 风 扇, 使 硬 盘 散 热 加 快, 温 度 降 低 (4) 防 止 感 染 病 毒 使 用 软 盘 光 盘 及 上 网 时, 要 注 意 防 止 病 毒 的 感 染 另 外 还 要 注 意 经 常 备 份 硬 盘 上 的 重 要 文 件, 防 止 硬 盘 出 现 问 题 而 使 文 件 丢 失 (5) 打 开 S.M.A.R.T. 选 项 如 果 硬 盘 和 主 板 都 支 持 S.M.A.R.T. 技 术, 那 就 要 在 主 板 BIOS 中 打 开 S.M.A.R.T. 选 项 由 于 硬 盘 的 容 量 越 来 越 大, 为 了 保 证 数 据 的 安 全 性, 硬 盘 厂 商 都 在 努 力 寻 求 一 种 硬 盘 安 全 监 测 机 制,S.M.A.R.T. 技 术 便 应 运 而 生 S.M.A.R.T. 技 术 的 全 称 是 Self-Monitoring,Analysis and Reporting Technology, 即 自 我 监 测 分 析 及 报 告 技 术 在 ATA-3 标 准 中,S.M.A.R.T. 技 术 被 正 式 确 立 S.M.A.R.T. 监 测 的 对 象 包 括 磁 头 磁 盘 马 达 电 路 等, 由 硬 盘 的 监 测 电 路 和 主 机 上 的 监 测 软 件 对 被 监 测 对 象 的 运 行 情 况 历 史 记 录 及 预 设 的 安 全 值 进 行 分 析 比 较, 当 出 现 安 全 值 范 围 以 外 的 情 况 时, 会 自 动 向 用 户 发 出 警 告, 而 更 先 进 的 技 术 还 可 以 提 醒 网 络 管 理 员 的 注 意, 自 动 降 低 硬 盘 的 运 行 速 度, 把 重 要 数 据 文 件 转 存 到 其 他 安 全 扇 区, 甚 至 把 文 件 备 份 到 其 他 硬 盘 或 存 储 设 备 通 过 S.M.A.R.T. 技 术, 确 实 可 以 对 硬 盘 的 潜 在 故 障 进 行 有 效 预 测, 提 高 数 据 的 安 全 性 另 外, 硬 盘 的 工 作 环 境 应 该 远 离 高 磁 场, 特 别 是 在 使 用 时 严 禁 震 动, 不 要 热 插 拔, 经 常 读 写 使 用 的 扇 区 最 好 经 常 改 换 位 置, 用 除 FDISK 之 外 的 DM PQMAGIC SFDISK 等 很 多 软 件, 都 可 以 让 一 些 主 分 区 在 磁 盘 中 的 任 意 位 置 开 始, 这 样 可 以 避 免 一 些 软 件 系 统 频 繁 读 写 同 一 扇 区 需 要 注 意 的 是, 由 于 FAT16 的 限 制, 使 用 FAT16 的 操 作 系 统 如 MS-DOS 6.22,Windows 95,Windows NT 4.0 等 系 统 的 主 引 导 区 不 能 在 硬 盘 的 2.1G 之 后 2. 软 驱 的 维 护 软 驱 是 微 机 系 统 中 需 要 重 点 维 护 的 外 部 设 备 之 一 积 尘 过 多 是 导 致 软 驱 故 障 的 最 常 见 原 因, 而 软 驱 清 洗 除 尘 的 重 点 有 磁 头 光 电 检 测 器 步 进 电 机 传 动 丝 杆 清 洗 除 尘 时 注 意 不 要 损 伤 磁 头 或 使 磁 头 移 位, 否 则 人 为 导 致 的 磁 头 损 伤 和 磁 头 移 位 故 障 都 是 极 难 处 理 的 如 磁 头 不 是 太 脏, 可 用 清 洗 盘 清 洗, 不 必 拆 卸 软 驱 就 可 以 进 行 假 如 用 清 洗 盘 清 洗 的 效 果 不 好, 就 必 须 拆 开 软 驱 手 工 清 洗 了 下 面 按 顺 序 介 绍 其 处 理 过 程 : (1) 用 清 洗 盘 清 洗 磁 头 由 于 磁 头 与 软 盘 片 经 常 接 触, 盘 片 上 的 各 种 污 物 将 污 染 磁 头, 积 尘 过 多 导 致 软 驱 磁 头 不 能 正 常 读 写 是 最 常 见 的 软 驱 故 障 用 软 驱 清 洗 盘 清 洗 软 驱 磁 头 十 分 简 单, 将 清 洁 剂 或 无 水 乙 醇 ( 要 求 分 析 纯 级 别 ) 165

171 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 均 匀 喷 洒 在 清 洗 盘 面 上, 给 微 机 上 电, 系 统 启 动 成 功 之 后, 将 清 洗 盘 插 入 软 驱 中, 软 驱 将 自 行 转 动, 清 洗 盘 会 吸 附 磁 头 上 污 垢 及 周 围 的 灰 尘 (2) 拆 卸 清 洗 软 驱 1 取 下 上 盖 软 驱 的 凹 形 薄 铁 皮 上 盖 是 用 螺 丝 固 定 在 铸 铝 底 座 上 的, 手 工 清 洗 时 先 用 十 字 螺 丝 刀 拧 下 固 定 上 盖 的 一 颗 或 两 颗 螺 丝 ( 有 的 软 驱 没 有 螺 丝, 可 省 去 此 步 ), 将 上 盖 略 向 两 侧 外 扳, 使 上 盖 脱 离 铸 铝 底 座 上 的 凸 出 卡 扣, 即 可 取 下 软 驱 上 盖 板 2 清 洗 磁 头 软 驱 的 两 个 磁 头 分 别 固 定 在 寻 道 小 车 上 下 方, 下 方 磁 头 贴 在 塑 料 磁 头 小 车 的 下 固 定 臂 上, 不 能 移 动, 较 容 易 清 洗 上 方 磁 头 通 过 一 弹 性 片 贴 在 塑 料 磁 头 小 车 的 活 动 臂 上, 活 动 臂 另 一 端 是 螺 丝 固 定 的 弹 簧 片 清 洗 上 磁 头 时 可 以 略 略 用 力, 但 应 注 意 用 力 过 大 会 造 成 磁 头 偏 移, 而 人 为 导 致 的 磁 头 偏 移 故 障 极 难 调 校, 清 洗 时 千 万 注 意 清 洗 磁 头 时 用 医 用 脱 脂 棉 签 沾 无 水 乙 醇 或 专 用 的 磁 头 清 洁 剂, 轻 轻 地 擦 洗 磁 头, 多 擦 几 次 则 可 把 较 顽 固 的 附 着 物 擦 去 清 洗 上 磁 头 时 可 用 手 将 磁 头 略 略 向 下 压, 以 免 磁 头 移 位, 待 酒 精 溶 解 上 磁 头 污 物 后, 轻 轻 擦 除 污 物 3 清 洗 步 进 电 机 转 轴 丝 杆 软 驱 读 盘 过 程 中, 如 果 系 统 经 常 给 出 读 取 文 件 错 误 或 扇 区 找 不 到 的 提 示, 多 半 是 步 进 电 机 转 轴 与 磁 头 小 车 有 衔 接 不 好 的 现 象, 请 检 查 步 进 电 机 转 轴 丝 杆 上 的 润 滑 油, 如 果 太 脏 或 有 凝 固 现 象, 可 将 其 用 酒 精 擦 洗 干 净 后 补 充 少 许 钟 表 油 或 者 高 级 黄 油, 还 可 用 手 转 动 丝 杆 来 移 动 磁 头 小 车, 以 便 清 洗 整 个 丝 杆 4 清 洗 光 电 检 测 器 老 式 软 驱 的 写 保 护 检 测 盘 密 度 检 测 换 盘 检 测 0 道 检 测 是 由 光 电 检 测 器 完 成 的, 可 用 棉 签 沾 少 许 无 水 乙 醇 擦 拭 光 电 发 射 管 和 光 电 接 收 管 表 面 新 型 软 驱 其 检 测 器 均 为 微 动 开 关, 则 无 须 处 理 3. 光 驱 的 维 护 现 在 的 家 用 电 脑 中 绝 大 多 数 都 装 有 光 盘 驱 动 器, 人 们 称 之 为 光 驱 光 驱 是 一 个 非 常 娇 贵 的 部 件, 它 的 使 用 寿 命 很 有 限, 而 很 多 商 家 对 光 驱 部 件 只 保 修 一 年, 其 他 电 脑 配 件 均 可 保 修 一 年 以 上 或 终 生 保 修 因 此 如 何 保 养 好 光 驱 就 显 得 尤 为 重 要, 影 响 光 驱 寿 命 的 零 件 主 要 是 激 光 头, 激 光 头 的 寿 命 实 际 上 就 是 光 驱 的 寿 命 下 面 是 延 长 光 驱 的 使 用 寿 命 的 几 点 建 议 : (1) 由 于 光 驱 采 用 了 非 常 精 密 的 光 学 部 件, 而 光 学 部 件 最 怕 的 是 灰 尘 污 染 灰 尘 来 自 于 光 盘 装 入 退 出 的 整 个 过 程, 光 盘 是 否 清 洁 与 光 驱 的 寿 命 也 直 接 相 关 所 以, 光 盘 在 装 入 光 驱 前 应 做 必 要 的 清 洁, 对 不 使 用 的 光 盘 要 妥 善 保 管, 以 防 灰 尘 污 染 另 外 平 时 不 要 把 托 架 留 在 外 面, 也 不 要 在 电 脑 周 围 吸 烟 (2) 光 驱 使 用 一 段 时 间 之 后, 激 光 头 必 然 要 染 上 灰 尘, 从 而 使 光 驱 的 读 盘 能 力 下 降 具 体 表 现 为 读 盘 速 度 减 慢, 显 示 屏 画 面 和 声 音 出 现 马 赛 克 或 停 顿, 严 重 时 可 听 到 光 驱 频 繁 读 取 光 盘 的 声 音 这 些 现 象 对 激 光 头 驱 动 电 机 及 其 他 部 件 都 有 损 害 所 以, 要 定 期 对 光 驱 进 行 清 洁 保 养 或 请 专 业 人 员 维 护 (3) 在 机 器 使 用 过 程 中, 光 驱 要 保 持 水 平 放 置 其 原 因 是 光 盘 在 旋 转 时 重 心 因 不 平 衡 而 发 生 变 化, 轻 微 时 可 使 读 盘 能 力 下 降, 严 重 时 可 能 损 坏 激 光 头 有 时 使 用 电 脑 光 驱 在 不 同 的 机 器 上 安 装 软 件, 常 会 把 光 驱 拆 下 拿 来 拿 去, 甚 至 随 身 携 带, 这 对 光 驱 损 害 很 大 其 危 害 是 光 驱 内 的 光 学 部 件 激 光 头 因 受 振 动 和 倾 斜 放 置 发 生 变 化, 导 致 光 驱 性 能 下 降 (4) 光 驱 内 一 旦 有 光 盘, 不 仅 计 算 机 启 动 时 要 有 很 长 的 读 盘 时 间, 而 且 光 盘 也 将 一 直 处 于 高 速 旋 转 状 态 因 为 光 驱 要 保 持 一 定 的 随 即 访 问 速 度, 所 以 盘 片 在 其 内 会 保 持 一 定 的 转 速, 这 样 就 加 快 了 电 机 166

172 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 老 化 ( 特 别 是 塑 料 机 芯 的 光 驱 更 易 损 坏 ) 这 样 既 增 加 了 激 光 头 的 工 作 时 间, 也 使 光 驱 内 的 电 机 及 传 动 部 件 处 于 磨 损 状 态, 无 形 中 缩 短 了 光 驱 的 寿 命 另 外 在 关 机 时, 如 果 劣 质 光 盘 留 在 离 激 光 头 很 近 的 地 方, 那 当 电 机 转 起 来 后 很 容 易 划 伤 激 光 头 建 议 要 养 成 关 机 前 及 时 从 光 驱 中 取 出 光 盘 的 习 惯 (5) 减 少 光 驱 的 使 用 时 间, 以 延 长 其 寿 命 在 硬 盘 空 间 允 许 的 情 况 下, 可 以 把 经 常 使 用 的 光 盘 做 成 虚 拟 光 盘 存 放 在 硬 盘 上, 如 教 学 软 件 游 戏 软 件 等, 以 后 可 直 接 在 硬 盘 上 运 行 一 般 使 用 虚 拟 光 驱 把 光 盘 上 的 文 件 制 作 成 FCD 或 VCD 文 件 存 在 硬 盘 中, 使 用 起 来 非 常 方 便 快 捷, 同 时 也 省 去 了 频 繁 使 用 光 驱 的 麻 烦, 一 举 两 得 (6) 不 要 购 买 盗 版 光 盘 要 尽 可 能 地 使 用 正 版 光 盘 不 少 人 因 盗 版 光 盘 价 格 与 正 版 光 盘 价 格 有 一 定 差 距, 加 上 光 盘 内 容 丰 富 而 购 买 使 用 其 实 这 是 很 吃 亏 的 因 为 光 驱 长 期 读 取 盗 版 光 盘, 因 其 盘 片 质 量 差, 激 光 头 需 要 多 次 重 复 读 取 数 据 这 样 就 增 加 了 电 机 与 激 光 头 的 工 作 时 间, 从 而 缩 短 了 光 驱 的 使 用 寿 命 而 正 版 光 盘 虽 价 格 高 点, 但 光 驱 读 盘 有 了 保 障, 所 以 建 议 少 用 盗 版 光 盘 多 用 正 版 光 盘 但 由 于 种 种 原 因, 盗 版 光 盘 的 使 用 还 是 十 分 普 遍, 那 么 在 购 买 时 要 认 真 挑 选, 如 果 不 知 道 如 何 挑 选, 可 事 先 拿 一 盘 正 版 光 盘 和 盗 版 光 盘 作 一 比 较 如 果 遇 到 光 驱 读 数 据 不 良 的 碟 片, 最 好 不 要 硬 读, 要 么 拿 回 去 更 换, 要 么 报 废 (7) 无 论 哪 种 光 驱, 前 面 板 上 都 有 出 盒 与 关 盒 按 键, 利 用 此 按 键 是 正 确 的 开 关 光 驱 盘 盒 的 方 法 按 键 时 手 指 不 能 用 力 过 猛, 以 防 按 键 失 控 如 果 用 手 直 接 推 回 盘 盒, 对 光 驱 的 传 动 齿 轮 是 一 种 损 害, 建 议 克 服 这 一 不 良 习 惯 (8) 利 用 程 序 进 行 开 关 盘 盒 在 很 多 软 件 或 多 媒 体 播 放 工 具 中 都 有 这 样 的 功 能 如 在 Windows 9x 中 用 鼠 标 右 键 单 击 光 盘 盘 符, 其 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 也 有 弹 出 命 令, 可 以 弹 出 光 盘 盒 建 议 尽 量 使 用 软 件 控 制 开 关 盘 盒, 这 样 可 减 少 光 驱 故 障 发 生 率 (9) 在 拆 开 及 安 装 光 驱 的 过 程 中 一 定 要 注 意 方 式 和 方 法, 注 意 记 录 原 来 的 固 定 位 置 如 果 没 有 把 握 的 话, 可 请 专 业 维 修 人 员 拆 装 和 维 修 特 别 是 激 光 头 老 化, 需 要 调 整 驱 动 电 源 来 提 高 激 光 管 功 率 时, 一 定 要 请 专 业 维 修 人 员 调 试, 以 防 自 己 调 整 得 过 大, 烧 坏 激 光 头 (10) 无 论 使 用 哪 一 种 机 型 播 放 影 碟, 都 要 尽 量 控 制 播 放 时 间, 以 免 光 驱 长 时 间 工 作 特 别 是 多 媒 体 电 脑, 因 光 驱 长 时 间 连 续 读 盘, 对 光 驱 寿 命 影 响 很 大 用 户 可 将 需 要 经 常 播 放 的 节 目 拷 入 硬 盘, 以 确 保 光 驱 长 寿 (11) 使 用 双 光 驱 如 果 手 中 有 以 前 用 剩 下 的 并 且 具 有 一 定 读 盘 能 力 的 旧 光 驱, 就 用 上, 安 装 成 双 光 驱 系 统 让 旧 光 驱 负 担 一 些 读 盘 量, 如 播 放 音 乐 等, 相 对 延 长 主 光 驱 的 使 用 寿 命 除 了 上 面 提 到 的 几 点 外, 还 要 注 意 一 些 意 外 情 况 的 发 生, 如 光 驱 托 盘 较 脆 弱, 意 外 的 撞 击 将 造 成 断 裂 等 总 之, 要 想 延 长 光 驱 的 使 用 寿 命, 在 使 用 过 程 中 就 要 认 真 对 待, 做 到 安 全 使 用, 光 驱 的 使 用 寿 命 自 然 会 更 长 久 显 示 器 的 维 护 显 示 器 一 般 很 难 升 级 换 代, 所 以 应 当 妥 善 地 维 护 和 保 养, 尽 量 延 长 其 使 用 寿 命 显 示 器 的 清 洁 维 护 分 为 机 外 和 机 内 两 部 分 机 外 清 洁 主 要 是 擦 拭 显 示 屏 幕 表 面, 机 内 清 洁 则 需 要 打 开 显 示 器 外 壳 (1) 擦 拭 显 示 器 表 面 彩 显 屏 幕 表 面 为 防 眩 光 防 静 电 涂 了 一 层 极 薄 的 化 学 物 质 涂 层, 不 要 用 酒 精 一 类 的 化 学 溶 液 擦 拭 也 不 要 用 粗 糙 的 布 纸 之 类 的 物 品 和 湿 抹 布 用 力 擦 清 洁 屏 幕 表 面 应 用 脱 脂 棉 或 镜 头 纸 从 屏 幕 内 圈 向 外 呈 放 射 状 轻 轻 地 擦 拭, 如 果 屏 幕 表 面 较 脏, 可 以 用 少 量 的 水 湿 润 脱 脂 棉 或 镜 头 纸 擦 拭, 如 图 10-6 所 示 另 外, 显 示 器 上 表 面 的 擦 拭 也 非 常 重 要, 一 般 用 毛 刷 进 行 清 理, 如 图 10-7 所 示 167

173 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 10-6 图 10-7 (2) 显 示 器 内 部 除 尘 显 示 器 使 用 时 的 高 压 静 电 对 灰 尘 有 很 强 的 吸 附 能 力, 如 果 使 用 环 境 中 灰 尘 较 多, 不 仅 会 使 屏 幕 表 面 污 染, 而 且 机 壳 内 的 电 路 板 及 其 他 部 件 周 围 也 将 有 很 多 灰 尘, 严 重 时 会 导 致 内 部 电 路 或 元 器 件 损 坏, 影 响 显 示 器 的 寿 命 当 打 开 显 示 器, 看 到 显 示 屏 幕 上 字 迹 模 糊 不 清 时, 说 明 需 要 为 显 示 器 内 部 除 尘 了 如 果 闻 到 一 股 臭 氧 的 味 道, 在 黑 暗 处 看 到 显 示 器 内 部 发 出 的 紫 红 色 火 花, 一 定 不 能 再 继 续 使 用 显 示 器, 必 须 打 开 显 示 器 为 其 除 尘 为 显 示 器 内 部 除 尘 时, 先 断 开 显 示 器 电 源, 用 十 字 螺 丝 刀 拧 下 显 示 器 四 角 的 螺 丝, 向 后 取 下 显 示 器 后 盖 先 用 油 漆 刷 为 显 示 器 打 扫 卫 生, 除 尘 重 点 部 位 是 显 像 管 高 压 包 和 显 像 管 尾 部 的 电 路 板 主 电 路 板 中 间 细 缝 中 的 灰 尘 可 用 油 画 笔 和 皮 老 虎 清 除 由 于 显 示 器 内 部 有 高 压, 操 作 不 慎 将 会 造 成 机 毁 人 伤, 因 此 必 须 特 别 注 意 以 下 事 项 : 1 打 开 显 示 器 前 若 断 电 时 间 不 长, 在 显 像 管 前 部 石 墨 层 和 高 压 帽 上 还 会 有 残 余 高 压, 此 高 压 提 供 的 能 量 足 以 伤 人, 请 用 导 线 短 接 显 示 器 电 路 板 边 缘 金 属 板 和 高 压 帽 内 侧 ( 手 不 可 接 触 导 线 裸 露 部 分 ), 释 放 残 余 电 荷 2 显 像 管 是 玻 璃 器 件, 小 心 不 要 损 坏, 大 多 显 示 器 的 视 放 电 路 板 插 在 显 像 管 尾 部 管 座 上, 有 些 视 放 电 路 板 插 头 与 显 像 管 尾 部 管 座 粘 接 在 一 起, 强 行 扳 下 有 可 能 损 坏 显 像 管, 操 作 时 要 注 意 电 源 的 维 护 开 关 电 源 是 整 个 主 机 的 动 力 虽 然 电 源 的 功 率 只 有 200~350W, 但 是 由 于 输 出 电 压 低, 输 出 电 流 很 大, 因 此 其 中 的 功 率 开 关 晶 体 管 发 热 量 十 分 大 除 了 对 功 率 晶 体 管 加 装 散 热 片 外, 还 需 要 用 风 扇 把 电 源 盒 内 的 热 量 抽 出 在 风 扇 向 外 抽 风 时, 电 源 盒 内 形 成 负 压, 使 得 电 源 盒 内 的 各 个 部 分 吸 附 了 大 量 的 灰 尘, 特 别 是 风 扇 的 叶 片 上 更 是 容 易 堆 积 灰 尘 功 率 晶 体 管 和 散 热 片 上 堆 积 灰 尘 将 影 响 散 热, 风 扇 叶 片 上 的 积 尘 将 增 加 风 扇 的 负 载, 降 低 风 扇 转 速, 也 将 影 响 散 热 效 果 在 室 温 较 高 时, 如 果 电 源 不 能 及 时 散 热, 将 烧 毁 功 率 晶 体 管 因 此 电 源 的 除 尘 维 护 是 十 分 必 要 的 电 源 的 维 护 除 了 除 尘 之 外, 还 应 该 为 风 扇 加 润 滑 油 具 体 操 作 方 法 如 下 : (1) 拆 卸 电 源 盒 电 源 盒 一 般 是 用 螺 丝 固 定 在 机 箱 后 侧 的 金 属 板 上, 拆 卸 电 源 时 从 机 箱 后 侧 拧 下 固 定 螺 丝, 即 可 取 下 电 源 有 些 机 箱 内 部 还 有 电 源 固 定 螺 丝, 也 应 当 取 下 电 源 向 主 机 各 个 部 分 供 电 的 电 源 线 也 应 该 取 下 (2) 打 开 电 源 盒 电 源 盒 由 薄 铁 皮 构 成, 其 凹 形 上 盖 扣 在 凹 形 底 盖 上, 用 螺 丝 固 定 取 下 固 定 螺 丝, 将 上 盖 略 从 两 侧 向 内 推, 再 向 上 即 可 取 出 上 盖 (3) 电 路 板 及 散 热 片 除 尘 取 下 电 源 上 盖 后 即 可 用 油 漆 刷 ( 或 油 画 笔 ) 为 电 源 除 尘, 固 定 在 电 源 凹 形 底 盖 上 的 电 路 板 下 常 有 不 168

174 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 少 灰 尘, 可 拧 下 电 路 板 四 角 的 固 定 螺 丝, 取 下 电 路 板 为 其 除 尘 (4) 风 扇 除 尘 电 源 风 扇 的 四 角 是 用 螺 丝 固 定 在 电 源 的 金 属 外 壳 上, 为 风 扇 除 尘 时 先 卸 下 这 四 颗 螺 丝, 取 下 风 扇 后 即 可 用 油 漆 刷 为 风 扇 除 尘, 风 扇 也 可 以 用 较 干 的 湿 布 擦 拭, 但 注 意 不 要 使 水 进 入 风 扇 转 轴 或 线 圈 中 (5) 风 扇 加 油 风 扇 使 用 一 两 年 后, 转 动 的 声 音 明 显 增 大, 大 多 是 由 于 轴 承 润 滑 不 良 所 造 成 为 风 扇 加 油 时 先 用 小 刀 揭 开 风 扇 正 面 的 不 干 胶 商 标, 可 看 到 风 扇 前 轴 承 ( 国 产 的 还 有 一 橡 胶 盖, 需 撬 下 才 能 看 到 ); 在 轴 的 顶 端 有 一 卡 环, 用 一 镊 子 将 卡 环 口 分 开, 然 后 将 其 取 下, 再 分 别 取 下 金 属 垫 圈 塑 料 垫 圈 ; 用 手 指 捏 住 风 叶 往 外 拉, 拉 出 电 机 风 叶 连 同 转 子, 此 时 前 后 轴 承 都 一 目 了 然 将 钟 表 油 分 别 在 前 后 轴 承 的 内 外 圈 之 间 滴 上 二 到 三 滴 ( 油 要 浸 入 轴 承 内 ), 重 新 将 轴 插 入 轴 承 内, 装 上 塑 料 垫 圈 金 属 垫 圈 卡 环, 贴 上 不 干 胶 商 标, 再 把 风 扇 装 回 机 器 长 期 未 润 滑 的 轴 承 加 油 后 转 动 声 音 明 显 减 小 稳 压 电 源 CPU 风 扇 应 每 年 加 油 一 次, 以 减 小 噪 音, 提 高 工 作 效 率, 同 时 也 减 少 了 轴 承 的 磨 损 鼠 标 和 键 盘 的 维 护 1. 鼠 标 的 维 护 鼠 标 在 长 期 使 用 中, 由 于 滚 球 与 鼠 标 垫 相 接 触, 会 将 灰 尘 等 污 垢 带 入 鼠 标 内 污 垢 会 附 着 在 垂 直 滚 轴 水 平 滚 轴 及 定 位 轮 上, 使 得 鼠 标 失 灵 因 此, 鼠 标 的 清 洁 工 作 是 必 不 可 少 的 将 鼠 标 翻 转 过 来, 按 照 封 盖 上 的 提 示, 一 般 是 逆 时 针 旋 转 取 下 封 盖, 将 橡 胶 球 取 出, 如 图 10-8 和 图 10-9 所 示 图 10-8 图 10-9 用 水 湿 润 脱 脂 棉 或 镜 头 纸 擦 拭 橡 胶 球, 如 图 所 示 然 后 利 用 旋 转, 使 用 水 湿 润 脱 脂 棉 或 镜 头 纸 清 洁 附 着 在 垂 直 滚 轴 水 平 滚 轴 及 定 位 轮 上 的 污 垢 要 注 意 将 掉 在 鼠 标 内 的 污 垢 碎 片 倒 出 来 将 橡 胶 球 放 入 鼠 标 内, 顺 时 针 将 封 盖 旋 紧, 如 图 所 示 最 后 水 湿 润 脱 脂 棉 或 镜 头 纸 擦 拭 鼠 标 垫 2. 键 盘 的 维 护 图 图

175 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 键 盘 是 最 常 用 的 输 入 设 备 之 一, 即 使 一 个 键 失 灵, 用 起 来 也 很 不 方 便 由 于 键 盘 是 一 种 机 电 设 备, 使 用 频 繁, 加 之 键 盘 底 座 和 各 按 键 之 间 有 较 大 的 间 隙, 灰 尘 容 易 侵 入 因 此 定 期 对 键 盘 做 清 洁 维 护 也 是 十 分 必 要 的 最 简 单 的 维 护 : 将 键 盘 反 过 来 轻 轻 拍 打, 让 其 内 的 灰 尘 落 出 ; 用 湿 布 清 洗 键 盘 表 面, 注 意 湿 布 一 定 要 拧 干, 以 防 水 进 入 键 盘 内 部 ; 用 毛 刷 清 理 键 盘 表 面, 如 图 所 示 图 使 用 时 间 较 长 的 键 盘 需 要 拆 开 进 行 维 护 拆 卸 键 盘 比 较 简 单, 拔 下 键 盘 与 主 机 连 接 的 电 缆 插 头, 然 后 将 键 盘 正 面 向 下 放 到 工 作 台 上, 拧 下 底 板 上 的 螺 钉, 即 可 取 下 键 盘 后 盖 板 以 下 分 别 介 绍 机 械 式 按 键 键 盘 和 电 触 点 按 键 键 盘 的 拆 卸 和 维 护 方 法 (1) 机 械 式 按 键 键 盘 取 下 机 械 式 按 键 键 盘 底 板 后 将 看 到 一 块 电 路 板, 电 路 板 被 几 颗 螺 丝 固 定 在 键 盘 的 前 面 板 上, 拧 下 螺 丝 即 可 取 下 电 路 板 拔 下 电 缆 线 与 电 路 板 连 接 的 插 头, 就 可 以 用 油 漆 刷 或 者 油 画 笔 扫 除 电 路 板 和 键 盘 按 键 上 的 灰 尘 一 般 不 必 用 湿 布 清 洗 按 键 开 关 焊 接 在 电 路 板 上, 键 帽 卡 在 按 键 开 关 上 如 果 想 将 键 帽 从 按 键 开 关 上 取 下, 可 用 平 口 螺 丝 刀 轻 轻 将 键 帽 往 上 撬 松 后 拔 下 一 般 情 况 没 有 必 要 取 下 键 帽, 且 有 些 键 盘 的 键 帽 取 下 后 很 难 还 原 若 有 某 个 按 键 失 灵, 可 以 焊 下 按 键 开 关 进 行 维 修, 但 由 于 组 成 按 键 开 关 的 零 件 极 小, 拆 卸 维 修 很 不 方 便, 而 且 由 于 是 机 械 方 面 的 故 障, 大 多 数 情 况 下 维 修 后 的 按 键 寿 命 极 短, 最 好 的 办 法 是 用 同 型 号 键 盘 按 键 或 非 常 用 键 ( 如 F12) 焊 下 与 失 灵 按 键 交 换 位 置 (2) 电 触 点 按 键 键 盘 打 开 电 触 点 键 盘 的 底 板 和 盖 板 以 后, 就 能 看 到 嵌 在 底 板 上 的 三 层 薄 膜, 三 层 薄 膜 分 别 是 下 触 点 层 中 间 隔 离 层 和 上 触 点 层, 上 下 触 点 层 压 制 有 金 属 电 路 连 线 和 与 按 键 相 对 应 的 圆 形 金 属 触 点, 中 间 隔 离 层 上 有 与 上 下 触 点 层 对 应 的 圆 孔 电 触 点 键 盘 的 所 有 按 键 嵌 在 前 面 板 上, 在 底 板 上 三 层 薄 膜 和 前 面 板 按 键 之 间 有 一 层 橡 胶 垫, 橡 胶 垫 上 的 凸 出 部 位 与 嵌 在 前 面 板 上 的 按 键 相 对 应, 按 下 按 键 后 胶 垫 上 相 应 凸 出 的 部 位 向 下 凹, 使 薄 膜 上 下 触 点 层 的 圆 形 金 属 触 点 通 过 中 间 隔 离 层 的 圆 孔 相 接 触, 送 出 按 键 信 号 在 底 板 的 上 角 还 有 一 小 块 电 路 板, 其 上 的 主 要 部 件 有 键 盘 插 座 键 盘 CPU 和 指 示 灯 由 于 电 触 点 键 盘 是 通 过 上 下 触 点 层 的 圆 形 金 属 触 点 接 触 送 出 按 键 信 号, 因 而 薄 膜 上 圆 形 金 属 触 点 有 氧 化 现 象 时 需 用 橡 皮 擦 拭 干 净 另 外, 输 出 接 口 插 座 处 如 有 氧 化 现 象, 也 需 用 橡 皮 擦 干 净 接 口 部 位 的 氧 化 层 嵌 在 底 板 上 的 三 层 薄 膜 之 间 一 般 无 灰 尘, 只 需 用 油 漆 刷 清 扫 薄 膜 表 面 即 可 橡 胶 垫 前 面 板 嵌 在 前 面 板 上 的 按 键 可 以 用 水 清 洗, 如 键 盘 较 脏, 可 使 用 清 洁 剂 有 些 键 盘 嵌 在 前 面 板 上 的 按 键 可 以 全 部 取 下, 但 由 于 取 下 后 还 原 一 百 多 只 按 键 很 麻 烦, 建 议 不 要 取 下 170

176 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 将 所 有 的 按 键 前 面 板 橡 胶 垫 清 洗 干 净 后, 就 可 以 进 行 安 装 还 原 了 注 意 : 安 装 还 原 时, 一 是 注 意 要 等 按 键 前 面 板 橡 胶 垫 全 部 晾 干 以 后, 方 能 还 原 键 盘, 否 则 会 导 致 键 盘 内 触 点 生 锈 ; 二 是 注 意 三 层 薄 膜 准 确 对 位, 否 则 会 导 致 按 键 无 法 接 通 10.2 打 印 机 的 日 常 维 护 打 印 机 作 为 一 种 比 较 精 密 的 设 备, 平 时 的 维 护 工 作 显 得 非 常 重 要 尤 其 是 打 印 机 工 作 时, 需 要 不 断 地 执 行 进 纸 出 纸 操 作, 而 打 印 纸 不 可 避 免 地 会 带 有 某 些 灰 尘 杂 物, 这 些 都 有 可 能 对 打 印 机 造 成 损 害 为 了 延 长 打 印 机 的 使 用 寿 命, 保 证 高 质 量 的 打 印 效 果, 就 要 对 其 进 行 有 效 的 日 常 维 护 考 虑 到 喷 墨 打 印 机 与 激 光 打 印 机 在 组 成 结 构 工 作 方 式 上 都 有 所 有 不 同, 下 面 对 它 们 的 日 常 维 护 分 别 进 行 介 绍 喷 墨 打 印 机 的 日 常 维 护 喷 墨 打 印 机 由 于 内 部 结 构 复 杂, 出 现 故 障 的 可 能 性 和 操 作 注 意 事 项 也 较 多, 所 以 更 应 在 平 时 勤 加 维 护 喷 墨 打 印 机 的 日 常 维 护 主 要 是 进 行 喷 墨 头 墨 水 和 墨 盒 的 维 护 1. 喷 墨 头 的 维 护 喷 墨 打 印 机 的 喷 墨 头 由 很 多 细 小 的 喷 嘴 组 成 喷 嘴 的 尺 寸 与 灰 尘 颗 粒 差 不 多, 如 果 灰 尘 或 细 小 的 杂 物 掉 进 喷 嘴 中, 就 很 可 能 将 喷 嘴 阻 塞 而 使 其 无 法 喷 出 墨 水 来, 同 时 还 容 易 使 喷 嘴 面 板 被 墨 水 污 染 此 外, 若 喷 嘴 内 残 存 有 气 泡, 也 有 可 能 发 生 墨 水 喷 射 不 良 的 现 象, 所 以 在 日 常 维 护 中 应 该 特 别 注 意 对 喷 墨 头 的 维 护 维 护 喷 墨 头 应 该 注 意 如 下 几 条 : (1) 不 要 将 喷 墨 头 从 主 机 上 拆 下 并 单 独 放 置 尤 其 是 在 高 温 低 湿 状 态 下, 如 果 长 时 间 单 独 放 置, 墨 水 中 所 含 的 水 分 会 逐 渐 蒸 发, 干 涸 的 墨 水 容 易 导 致 喷 嘴 阻 塞, 从 而 形 成 永 久 性 损 害, 如 果 喷 嘴 已 出 现 阻 塞 现 象, 应 用 清 水 进 行 清 洗 若 清 洗 达 不 到 目 的, 则 应 更 换 新 的 喷 墨 头 (2) 避 免 用 手 指 和 工 具 碰 撞 喷 嘴 面, 以 防 止 喷 嘴 面 损 伤, 或 杂 物 油 质 等 阻 塞 喷 嘴, 不 要 向 喷 嘴 部 位 吹 气, 不 要 将 汗 油 药 品 ( 酒 精 ) 等 沾 染 到 喷 嘴 上, 否 则 墨 水 的 成 分 粘 度 将 发 生 变 化, 造 成 墨 水 凝 固 阻 塞 同 时 还 要 注 意 不 要 用 面 纸 镜 片 纸 布 条 等 擦 拭 喷 嘴 表 面 (3) 切 记 一 定 要 先 关 掉 打 印 机 再 切 断 电 源 先 将 打 印 机 置 于 关 机 状 态, 当 喷 墨 头 被 盖 帽 后 方 可 关 闭 电 源, 最 后 拔 下 插 头 否 则 对 于 某 些 型 号 的 打 印 机, 打 印 机 无 法 执 行 盖 帽 操 作, 喷 嘴 暴 露 于 空 气 中 会 导 致 墨 水 干 涸 一 旦 出 现 非 正 常 断 电, 要 及 时 让 打 印 头 回 复 到 停 机 待 命 位 置, 以 避 免 打 印 喷 嘴 干 涸 造 成 阻 塞 而 形 成 永 久 性 损 害 2. 墨 水 及 墨 水 的 维 护 (1) 墨 水 盒 在 使 用 之 前 应 储 于 密 闭 的 包 装 袋 中, 温 度 以 室 温 为 宜 温 度 太 低 会 使 盒 内 的 墨 水 冻 结 ; 而 长 时 间 置 于 高 温 环 境 中, 墨 水 成 分 有 可 能 发 生 变 化 (2) 不 要 将 墨 水 盒 放 在 日 光 直 射 的 地 方, 安 装 墨 水 盒 时 注 意 避 免 灰 尘 混 入 墨 水 造 成 污 染 对 于 与 墨 水 盒 分 离 的 打 印 机 喷 墨 头, 不 要 用 手 触 摸 墨 水 盒 的 墨 水 出 口, 以 免 杂 质 混 入 (3) 为 保 护 打 印 质 量, 墨 水 要 尽 量 使 用 与 打 印 机 对 应 的 型 号 墨 水 盒 是 一 次 性 用 品, 用 完 后 要 更 换, 171

177 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 不 能 向 旧 墨 水 盒 中 注 入 墨 水 (4) 墨 水 具 有 导 电 性, 因 此 应 防 止 废 弃 的 墨 水 溅 到 打 印 机 的 印 刷 电 路 板 上, 以 免 出 现 短 路 现 象 如 果 印 刷 电 路 板 上 有 墨 水 沾 染, 可 用 含 酒 精 的 纸 巾 将 其 擦 掉 (5) 不 要 随 便 拆 开 墨 水 盒, 墨 水 盒 安 装 好 后, 也 不 要 轻 易 用 手 去 移 动 它, 以 免 造 成 打 印 机 故 障 激 光 打 印 机 的 日 常 维 护 越 来 越 多 的 用 户 将 激 光 打 印 机 作 为 自 己 的 首 选 打 印 机, 而 激 光 打 印 机 相 对 喷 墨 打 印 机 而 言 采 用 了 较 多 的 先 进 技 术, 其 部 件 也 比 较 精 密, 所 以 在 日 常 的 使 用 过 程 中, 同 样 需 要 经 常 对 其 进 行 有 效 的 维 护, 以 维 持 激 光 打 印 机 良 好 的 打 印 效 果 一 般 激 光 打 印 机 使 用 一 段 时 间 后, 由 于 空 气 中 的 灰 尘 与 碎 屑 的 侵 蚀, 有 可 能 会 损 坏 打 印 机, 不 能 保 证 正 常 的 打 印 效 果, 所 以 要 养 成 定 期 清 洁 打 印 机 的 好 习 惯 清 洁 打 印 机 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 断 开 打 印 机 电 源 (2) 用 清 水 打 湿 干 净 的 布 条, 将 布 条 拧 成 稍 微 有 点 湿, 然 后 用 来 清 洁 打 印 机 外 部 (3) 用 毛 刷 或 光 滑 的 干 布 清 洁 打 印 机 内 部, 擦 去 打 印 机 内 所 有 的 灰 尘 和 碎 屑 (4) 当 激 光 打 印 机 硒 鼓 中 的 碳 粉 消 耗 尽 后, 打 印 出 的 文 字 就 不 清 晰 了, 这 时 就 要 更 换 硒 鼓 更 换 硒 鼓 的 方 法 比 较 简 单 : 断 开 电 源, 打 开 打 印 机 的 外 壳, 捏 住 硒 鼓 上 的 手 柄, 将 其 拔 出 然 后 抽 出 新 硒 鼓 上 的 封 条, 安 装 上 新 硒 鼓 即 可 注 意 : 清 洁 打 印 机 时, 若 衣 服 上 沾 染 了 碳 粉, 可 用 干 布 将 其 擦 掉, 然 后 用 冷 水 冲 洗, 切 记 不 要 用 热 水, 因 为 热 水 会 使 碳 粉 固 定 在 布 料 的 织 物 纤 维 里 10.3 传 真 机 的 日 常 维 护 传 真 机 在 使 用 过 程 中, 要 经 常 进 行 保 养 维 护, 勤 擦 拭, 保 持 传 真 机 清 洁 干 净 由 于 各 种 型 号 的 传 真 机 有 各 自 独 特 的 结 构, 所 以 维 护 的 方 法 不 尽 相 同 我 们 在 平 时 的 使 用 中, 应 该 养 成 良 好 的 操 作 习 惯, 以 延 长 传 真 机 的 使 用 寿 命, 保 证 传 真 机 高 质 量 地 收 发 传 真 本 节 总 结 了 一 些 传 真 机 日 常 使 用 中 应 该 注 意 的 问 题 1 不 要 频 繁 地 打 开 或 关 闭 传 真 机 每 次 打 开 或 关 闭 传 真 机 都 会 使 传 真 机 内 的 电 子 元 件 发 生 冷 热 变 化, 而 频 繁 的 冷 热 变 化 容 易 导 致 传 真 机 内 的 元 器 件 提 前 老 化, 每 次 开 机 的 冲 击 电 流 也 会 缩 短 传 真 机 的 使 用 寿 命 保 持 传 真 机 处 于 通 电 状 态 是 最 好 的 保 养 方 法 2 使 用 标 准 的 传 真 纸 劣 质 的 传 真 纸 光 洁 度 不 够, 使 用 时 可 能 会 对 热 敏 头 和 输 纸 辊 造 成 磨 损 此 外, 如 果 记 录 纸 上 的 化 学 染 料 配 方 不 合 理, 会 造 成 印 字 质 量 不 佳, 同 时 还 会 使 保 存 时 间 缩 短 3 不 宜 在 高 温 强 磁 或 强 腐 蚀 性 气 体 环 境 中 使 用 传 真 机 高 温 强 腐 蚀 性 气 体 不 但 会 影 响 传 真 机 记 录 纸 的 印 字 质 量, 而 且 会 对 电 子 线 路 造 成 不 良 影 响 或 毁 坏 强 磁 场 不 仅 会 干 扰 通 话, 还 有 可 能 使 传 送 的 图 像 失 真 4 不 要 传 送 带 有 装 订 针 大 头 针 之 类 硬 物 的 图 文 资 料, 以 及 墨 迹 或 胶 水 未 干 的 稿 件 因 为 硬 物 容 易 划 伤 扫 描 玻 璃 或 其 他 装 置, 引 起 传 真 机 故 障 ; 稿 件 上 的 墨 迹 或 胶 水 未 干 时, 容 易 弄 脏 扫 描 玻 璃, 造 成 传 172

178 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 真 机 发 送 传 真 质 量 下 降 5 不 宜 在 雨 天 使 用 传 真 机, 下 雨 打 雷 时 容 易 通 过 电 话 线 损 坏 传 真 机, 因 此 在 雷 雨 天 气 如 不 使 用 传 真 机, 除 关 掉 电 源 外, 还 应 将 电 话 线 插 拔 掉 在 传 真 机 使 用 过 程 中, 可 能 还 会 出 现 一 些 异 常 现 象, 可 对 照 下 面 介 绍 的 知 识 找 到 相 应 的 解 决 方 法 1. 发 送 接 收 或 复 印 传 真 不 清 晰 (1) 如 果 接 收 的 传 真 不 清 晰, 首 先 要 确 认 发 送 的 传 真 是 否 清 晰, 然 后 对 自 己 的 传 真 机 进 行 热 敏 头 的 测 试, 测 试 方 法 在 传 真 机 的 说 明 书 中 有 介 绍 如 果 热 敏 头 损 坏, 应 及 时 更 换 (2) 如 果 发 送 或 复 印 的 传 真 不 清 晰, 应 检 查 热 敏 头 是 否 损 坏, 此 外 还 应 检 查 CIS 或 CCD 扫 描 器 及 机 器 的 镜 片 是 否 干 净 如 果 传 真 机 使 用 的 是 CIS 扫 描 器, 还 应 检 查 记 录 纸 接 触 的 输 纸 辊 ( 白 色 ) 上 是 否 有 灰 尘 一 般 要 用 工 业 酒 精 擦 拭 这 些 部 件, 最 好 不 要 用 水 (3) 如 果 排 除 了 上 面 的 原 因, 一 般 可 能 是 机 器 的 扫 描 器 或 主 控 板 损 坏, 应 请 专 业 人 员 及 时 更 换 2. 机 械 故 障 (1) 传 真 机 记 录 纸 被 卡 住, 可 揭 开 纸 舱 盖 板, 抬 起 输 纸 辊, 然 后 将 卡 住 的 记 录 纸 取 出 即 可 (2) 记 录 的 传 真 拉 长 或 压 缩, 出 现 这 种 现 象 一 般 可 能 是 因 为 传 真 机 电 机 松 动 或 齿 轮 老 化, 应 将 相 应 部 件 调 整 至 合 适 位 置 或 更 换 老 化 器 件 (3) 发 送 的 传 真 被 卡 住, 可 按 说 明 书 介 绍 的 方 法 取 出 卡 纸, 不 要 硬 拉, 以 免 造 成 机 器 损 坏 此 外, 各 类 传 真 机 在 出 现 故 障 时 都 会 在 显 示 器 里 显 示 出 故 障 代 码, 可 根 据 故 障 代 码 查 找 说 明 书 中 提 示 的 解 决 办 法, 并 进 行 相 应 处 理, 应 该 注 意 的 是 : 传 真 机 一 旦 出 现 故 障 不 宜 自 己 修 理, 应 该 请 专 业 人 员 维 修, 以 免 将 故 障 扩 大, 造 成 不 必 要 的 损 失 10.4 办 公 自 动 化 信 息 安 全 1. 办 公 信 息 的 威 胁 及 其 防 范 实 现 办 公 自 动 化 后 对 办 公 信 息 的 威 胁 是 指 对 电 脑 系 统 中 存 储 或 传 输 的 信 息 的 威 胁 它 又 有 以 下 几 个 方 面 的 含 义 : 1 信 息 被 故 意 或 非 故 意 地 泄 露 出 去, 被 外 人 获 取 而 造 成 泄 露 事 件 这 种 情 况 下, 信 息 本 身 是 完 整 的, 未 遭 到 破 坏, 受 到 损 害 的 只 是 信 息 的 保 密 性 2 信 息 被 故 意 或 非 故 意 地 破 坏 了 其 准 确 性 完 整 性, 从 而 造 成 信 息 的 不 可 利 用 或 错 误 利 用 3 截 获 用 户 和 他 人 之 间 的 通 信, 然 后 将 经 过 篡 改 的 信 息 传 递 给 用 户 ; 采 用 非 法 手 段 窃 取 合 法 用 户 标 识, 冒 充 合 法 用 户 与 他 人 进 行 通 信 它 直 接 损 害 信 息 的 可 控 性 以 上 行 为 均 已 构 成 计 算 机 犯 罪, 也 是 目 前 全 球 范 围 内 广 泛 存 在 的 社 会 问 题 针 对 这 些 问 题, 在 办 公 信 息 自 动 化 建 设 中, 应 采 取 相 应 的 措 施 加 以 防 范 从 法 律 行 政 和 技 术 三 个 方 面 入 手, 采 取 相 应 的 综 合 防 范 措 施 1 在 法 律 方 面, 应 制 定 有 关 计 算 机 安 全 方 面 的 法 律 法 规 2 在 行 政 方 面, 主 要 是 加 强 行 政 管 理, 包 括 建 立 相 应 的 安 全 机 构, 配 备 负 责 计 算 机 安 全 工 作 的 专 职 人 员, 制 定 有 关 的 安 全 制 度, 如 机 房 安 全 制 度 人 员 录 用 和 辞 退 制 度 等 3 对 办 公 信 息 威 胁 的 防 范 主 要 是 从 技 术 上 采 取 防 范 措 施 对 存 储 在 电 脑 系 统 中 信 息 的 保 护 主 要 是 采 取 对 电 脑 进 行 保 护, 避 免 对 电 脑 造 成 损 害 如 防 火 防 盗, 对 所 存 储 的 信 息 进 行 权 限 控 制 和 加 密 ; 173

179 文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 对 处 于 通 信 中 的 信 息 采 取 严 格 的 加 密 措 施 2. 计 算 机 病 毒 防 治 计 算 机 病 毒 是 一 种 人 为 编 制 的 通 过 非 授 权 入 侵 而 隐 藏 在 可 执 行 程 序 或 数 据 文 件 中 的 特 殊 计 算 机 程 序 它 会 占 用 系 统 空 间, 降 低 计 算 机 运 行 速 度, 甚 至 破 坏 计 算 机 系 统 的 程 序 和 数 据, 造 成 极 大 损 失 当 运 行 电 脑 时, 它 将 实 现 自 身 的 不 断 复 制, 在 满 足 其 触 发 条 件 时 将 被 激 活, 从 而 破 坏 计 算 机 系 统 (1) 计 算 机 病 毒 的 特 点 通 常 计 算 机 病 毒 都 具 有 以 下 特 点 : 1 破 坏 性 : 破 坏 性 是 指 计 算 机 病 毒 占 用 系 统 资 源, 干 扰 系 统 的 正 常 运 行 破 坏 数 据 不 同 的 计 算 机 病 毒 其 破 坏 形 式 和 破 坏 力 也 各 不 相 同 2 潜 伏 性 : 计 算 机 病 毒 具 有 依 附 其 他 媒 体 而 寄 生 的 能 力 当 它 侵 入 用 户 计 算 机 时 并 不 马 上 发 作, 而 是 潜 伏 在 合 法 文 件 中 等 待 触 发 条 件 满 足 后 再 发 作 其 潜 伏 期 可 以 是 1 分 钟 1 小 时 1 天 数 月 不 等 3 传 染 性 : 计 算 机 病 毒 具 有 较 强 的 自 我 复 制 能 力 和 扩 散 能 力 潜 伏 在 系 统 中 的 计 算 机 病 毒, 根 据 病 毒 程 序 的 中 断 请 求 随 机 进 行 读 写 操 作, 不 断 进 行 病 毒 的 再 生 和 扩 散 4 激 发 性 : 计 算 机 病 毒 会 按 照 设 计 者 的 要 求, 在 特 定 的 条 件 下 被 激 活, 去 攻 击 计 算 机 系 统 这 个 条 件 可 以 是 某 个 特 定 的 日 期 时 间 或 特 定 的 字 符 和 文 件 等 (2) 计 算 机 病 毒 的 防 范 为 了 抵 制 计 算 机 病 毒 的 肆 意 猖 獗, 目 前 已 经 研 制 出 大 量 的 反 病 毒 软 件, 用 它 们 可 以 对 病 毒 进 行 检 测 和 清 除 但 任 何 电 脑 用 户 都 应 提 高 警 惕, 加 强 防 范 下 面 介 绍 基 本 的 防 毒 措 施 : 1 不 要 使 用 来 历 不 明 的 磁 盘, 尽 量 做 到 专 机 专 用 专 盘 专 用 2 对 重 要 的 数 据 和 程 序 进 行 备 份 3 安 装 防 杀 毒 软 件 4 发 现 有 病 毒 出 没 的 迹 象 时 应 及 时 采 取 查 杀 毒 措 施 3.KV3000 杀 毒 王 的 基 本 使 用 面 对 电 脑 黑 客 和 网 络 病 毒 的 日 益 泛 滥, 北 京 江 民 公 司 推 出 了 KV 系 列 的 最 新 一 款 杀 毒 产 品 KV3000 杀 毒 王, 它 集 杀 毒 反 黑 救 护 等 互 联 网 病 毒 安 全 防 范 措 施 于 一 身, 具 有 较 好 的 杀 毒 能 力 用 KV3000 杀 毒 王 查 杀 病 毒 的 具 体 操 作 步 骤 如 下 : (1) 单 击 开 始 按 钮, 执 行 程 序 KVW 3000 KV3000 杀 毒 王 命 令, 即 可 启 动 KV3000 杀 毒 王, 其 窗 口 界 面 如 图 所 示 图 (2) 在 查 杀 目 标 列 表 中 自 动 列 出 了 本 地 驱 动 器 和 软 盘 光 盘 驱 动 器, 单 击 驱 动 器 前 的 小 方 框 即 174

180 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全 可 选 定 该 目 标 (3) 单 击 查 毒 按 钮 会 弹 出 查 病 毒 窗 口, 从 窗 口 中 可 以 看 到 检 查 的 文 件 数 检 查 出 的 病 毒 数 量 以 及 检 查 所 用 的 时 间 在 窗 口 的 最 下 面 显 示 的 是 正 在 扫 描 的 文 件 检 查 病 毒 的 过 程 中 可 以 暂 停 或 者 停 止 检 查 病 毒 的 工 作 在 查 杀 结 果 的 列 表 中 显 示 的 是 发 现 病 毒 的 信 息, 包 括 发 现 病 毒 的 文 件 路 径 病 毒 名 称 等 (4) 可 以 通 过 单 击 控 制 中 心 的 开 / 关 病 毒 实 时 监 视 开 / 关 网 页 实 时 监 视 开 / 关 邮 件 实 时 监 视 和 开 / 关 注 册 表 实 时 监 视 来 控 制 实 时 监 视 功 能 的 开 启 与 关 闭, 以 使 其 在 打 开 文 件 浏 览 网 页, 接 收 邮 件 等 情 况 下 发 现 病 毒 时, 提 示 用 户 进 行 相 应 操 作 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 导 热 系 数 最 好 的 金 属 是 ( ) A. 铝 B. 银 C. 铜 D. 铁 2. 下 面 ( ) 不 能 决 定 风 扇 的 性 能 A. 转 速 B. 扇 叶 C. 功 率 二 填 空 题 1. 超 频 的 核 心 在 于 2. 计 算 机 病 毒 的 特 点 有 3.S.M.A.R.T. 技 术 的 全 称 是, 即 技 术 4. 及 都 会 对 发 热 程 度 产 生 影 响 三 思 考 题 1. 什 么 是 电 子 迁 移 现 象? 2. 简 述 CPU 的 发 热 原 理 3. 基 本 的 防 毒 措 施 有 哪 些? 四 上 机 题 1. 使 用 KV3000 对 电 脑 进 行 病 毒 的 查 杀 175