利用 Visual Basic 宏自动执行任务 如果您不熟悉宏, 不要为该术语所吓倒 宏只不过是可用于为自动执行您不希望每次都从头执行的任务而录制的一组键击和指令 例如, 可以录制一个宏, 使其应用特定页边距, 插入自定义项目符号列表, 或者插入复杂表格 学习本教程了解如何使用宏 开设之前... 1 1. 显示 开发工具 选项卡... 2 2. 为宏指定键盘快捷方式... 4 3. 录制宏... 6 4. 运行宏... 8 5. 编辑宏... 10 课程摘要卡... 14 开始之前 将要学习的内容 完成此教程后, 您将能够 : 在功能区显示 开发工具 选项卡 录制插入样式化表格的宏 为宏指定键盘快捷方式 运行所录制宏 编辑宏 要求 Word for Mac 2011 基本 Word 技巧, 包括如何打开文档 剪切和粘贴以及格式化文本 估计的完成时间 : 25 分钟 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 1
1. 显示 开发工具 选项卡 开发工具 选项卡是专用的功能区选项卡, 其中包含用于处理宏的命令 默认情况下, 开发工具 选项卡不会出现在功能区中 现在, 在 Word 功能区上显示 开发工具 选项卡 重要说明 本教程使用 Word 演示如何利用宏开展工作 原则与在 Excel 中类似 在 Word 中, 单击 文件 > 新建空白文档 在功能区上, 单击 功能区选项, 然后单击 功能区首选项 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 2
在 选项卡或组标题 框中, 选中 开发工具 复选框, 然后单击 确定 注意, 现在功能区上已显示 开发工具 选项卡 提示 若要重新安排或移动功能区中的功能区选项卡, 请单击 功能区选项, 然后单击 自定义功能区的 Tab 键顺序 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 在功能区显示 开发工具 选项卡 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 3
2. 为宏指定键盘快捷方式 在开始录制宏之前, 可以为其指定键盘快捷方式 为某个宏指定键盘快捷方式之后, 可以通过随时按这些快捷键运行该宏 现在为将在下一个课程中录制的宏指定键盘快捷方式 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 录制 在 宏名 框中, 键入 MySpecialTable, 然后单击 键盘 注意宏的名称不能包含空格或特殊字符, 如 @ 或! 确保光标位于 按新的快捷键 框中, 然后按 +OPTION+T 注意如果该键盘快捷方式已指定给另一个命令, 则该命令将在 目前指定到 旁边显示 如果指定其他键盘快捷方式, 请记住该快捷方式, 因为您将在下一个课程中使用到它 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 4
单击 指定 该快捷方式将在 当前快捷键 框中显示 然后单击 确定 注意, 开发工具 选项卡上的 录制 按钮现在显示为 停止 Word 现在处于宏录制模式下 提示 默认情况下, 保存宏是为了在基于 Normal 模板 (Normal.dotx) 的所有文档中使用该宏 若要仅将宏限于当前文档, 在 录制宏 对话框 ( 第 2 步中显示 ) 中, 在 宏的存储位置 弹出菜单上, 单击 文档 1 ( 文档 ), 其中 文档 1 就是当前文档的名称 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 为宏指定键盘快捷方式 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 5
3. 录制宏 若要录制宏, 按正常情况逐步执行任务即可 执行任务时,Word 将录制每次单击 键击和作为可稍后编辑的 VBA 代码输入的任何文本 现在录制将插入两列样式化 问题和答案 表格的宏 重要说明 在完成本课程之前, 必须执行第 2 课中的步骤 在 表格 选项卡上, 在 表格选项 下, 单击 新建, 然后拖动以创建 2 x 6 表格 在按住 SHIFT 和 OPTION 键的同时, 按键盘上的右箭头键, 直到选定如下所示的表格为止 注意录制宏时, 不能使用鼠标选择 复制或拖动文档中的内容 若要录制这些操作, 必须使用键盘 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 6
在 表格样式 下, 单击 浅色底纹 - 强调文字颜色 1 在 表格 选项卡上, 在 绘制边框 下, 单击 边框, 然后单击 全部 键入 问题, 按 TAB 键, 然后键入 答案 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 7
在 开发工具 选项卡上, 单击 停止 现在已录制并保存宏 提示 当您录制自己的宏时, 请务必仔细计划需要录制的内容 宏录制器会记录每个键击和单击, 如果记录了大量不需要的键击, 则会导致宏无效 若要在录制宏时暂停, 请在 开发工具 选项卡上单击 暂停 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 录制插入两列表格的宏 4. 运行宏 运行宏时,Word 将执行所录制任务序列 现在通过使用所指定键盘快捷方式和 开发工具 选项卡上的命令运行宏 单击 文件 > 新建空白文档 按 +OPTION+T 注意如果您在前面的课程中指定了其他键盘快捷方式, 则按该快捷方式 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 8
单击下面插入的表格, 然后按 RETURN 键可插入空行 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏 单击 MySpecialTable, 然后单击 运行 注意如果您在列表中看不到相关宏, 则在 宏的位置 弹出菜单上单击 所有的活动模板和文档 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 9
注意, 每次运行宏时,Word 将插入一个表格 提示 若要更改已指定给宏的键盘快捷方式, 请单击 视图 > 工具栏 > 自定义工具栏和菜单 然后, 在 命令 选项卡的 类别 下, 单击 宏 单击要为其更改快捷键的宏, 然后单击 键盘 若要更改宏安全警告, 请单击 Word> 首选项 然后, 在 个人设置 下, 单击 安全性 该选项在 宏安全性 下列出 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 通过使用所指定键盘快捷方式和使用 开发工具 选项卡上的 宏 命令运行宏 5. 编辑宏 录制宏时,Word 会自动将每个键击和单击转换为 VBA 代码 对于刚刚录制的宏, 其代码指定该宏将插入 2 x 6 表格, 以及所键入全部占位符文本 可以使用内置的 Visual Basic 编辑器修改代码, 使宏执行操作 现在编辑宏, 使插入的表格包括三列而不是原先的两列 注意高级宏编辑不在本教程的讨论范围 有关编辑宏和 Visual Basic 编辑器的详细信息, 请参阅 Visual Basic 文档 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 编辑器 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 10
注意, 该窗口包含所创建表格的代码 注意如果未显示其代码, 则在 项目 窗口中, 在 模块表 下, 双击 NewMacros 在该代码中, 在 NumColumns:=_ 后, 将 2 替换为 3 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 11
在该窗口的底部, 选择下面显示的代码行, 然后单击 编辑 > 复制 在该代码中, 在 答案 后的引号后单击, 按 RETURN 键, 然后单击 编辑 > 粘贴 将第二个 答案 实例替换为 注释 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 12
单击 Word> 关闭并返回到 Microsoft Word 在现有表格下, 按 RETURN 键, 然后按 +OPTION+T( 或者在上面的课程中指定的键盘快捷方式 ) 注意, 该宏现在将根据所编辑代码插入三列表格 提示 若要编辑非刚刚录制的宏, 则在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏 选择希望编辑的宏, 然后单击 编辑 若要删除宏, 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏 选择希望删除的宏, 然后单击 删除 在您继续之前 确保您可以执行下列操作 : 通过使用内置 Visual Basic 编辑器编辑宏 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 13
课程摘要卡 若要 在功能区上显示 开发工具 选项卡 开始录制宏 为宏指定键盘快捷方式 仅将宏限于在其中录制它的文档 执行此操作 单击 功能区首选项 齿轮图标, 然后单击 功能区首选项 选中 开发工具 复选框 计划要执行的任务的步骤顺序 ( 例如, 插入样式化表格 ) 然后, 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 录制 开始录制宏 然后, 在 将宏指定到 下, 单击 键盘, 然后按需要的键盘快捷方式 ( 例如, +OPTION+T) 开始录制宏 然后, 在 宏的存储位置 弹出菜单上, 单击 文档 1 ( 文档 ), 其中 文档 1 ( 文档 ) 就是正在其中录制宏的文档 录制宏时暂停在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 暂停 运行宏 编辑宏 删除宏 更改宏的键盘快捷方式 按指定给宏的键盘快捷方式 或者, 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏, 单击该宏, 然后单击 运行 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏 在列表中单击某个宏, 然后单击 编辑 在 开发工具 选项卡上, 在 Visual Basic 下, 单击 宏 在列表中单击该宏, 然后单击 删除 单击 视图 > 工具栏 > 自定义工具栏和菜单 然后, 在 命令 选项卡的 类别 下, 单击 宏 单击要为其更改快捷键的宏, 然后单击 键盘 更多提示 开发工具 选项卡是专用的功能区选项卡, 其中包含用于处理宏的命令 默认情况下, 开发工具 选项卡不会出现在功能区中 可以使用 开发工具 选项卡上的命令录制和编辑 Word Excel 和 PowerPoint 中的宏 当您录制自己的宏时, 请务必仔细计划需要录制的内容 宏录制器会记录每个键击和单击, 如果记录了大量不需要的键击, 则会导致宏无效 宏的名称不能包含空格或特殊字符, 如 @ 或! 默认情况下, 保存宏是为了在所有文档中使用它 不过, 也可以仅将宏限于在其中录制它的文档 录制宏时,Word 会自动将每个键击和单击转换为 VBA 代码 可以使用内置的 Visual Basic 编辑器修改代码, 使宏执行操作 Microsoft Office for Mac 2011: 利用 Visual Basic 宏自动执行任务 14