文献管理软件 Endnote x8 基本功能使用介绍 上 2017 年 11 月 23 日 江彬彬
参考文献的重要性和必要性 我们需要站在巨人的肩膀上 : 科研过程需要查阅大量前人的研究成果, 而参考文献正是体现了你的研究成果是有丰富翔实的依据作为支撑 ; 学术圈对抄袭是零容忍, 在论文写作过程中, 当你要借鉴 引用他人观点的时候, 必须注明出处 学会正确引用他人观点
提纲 Endnote x8 的下载及安装 Endnote 的主要功能介绍 利用 Endnote 管理个人文献 ( ) 收集文献 管理文献 学习文献 利用文献 ( 写作投稿 ) 其他 文献库如何拷贝转移 文献库的共享 EndNote 学习资料 上机操作
1. Endnotex8 的下载及安装 上海科技大学 IP 范围内可以直接下载使用 路径 : 上科大主页 图书馆 软件工具下载链接及安装说明 (Windows 及 Mac X8 版 ) http://library.shanghaitech.edu.cn/library_mission/201512 10/66.html
TIPS EndNote 软件为正版软件, 正确安装时不存在试用期和需要产品序列号的问题 Windows 版本请完全解压缩到一个新文件夹后再进行安装 ( 不要直接双击打开 ) 安装过程中请先关闭其他任务或程序 安装新版本之前须将上一个版本卸载 个人文献库 (My Endnote Library) 须保存至电脑硬盘中, 请不要保存至云存储, 网络共享盘以及 u 盘等移动设备, 以便软件报错
2. Endnote 的主要功能介绍 强大的文献收集 管理功能 : 可将从不同渠道 ( 数据库 期刊网站 网页等 ) 获取的文献自动 导入或手动加入个人文献库中 ; 通过智能分组更好管理个人文献 一站式在线检索 添加文献 : 在 Endnote 软件中直接选取数据库进行在线检索, 选择所需文献直接添加到个人文献库中 协助写作及投稿内置近 500 多种期刊论文的格式模板 ( 官网提供 6000 多种期 刊模板供下载 ); 与 Word 相嵌合, 边写论文边自动插入参考 文献 ; 便捷的文献格式转换, 方便投稿到不同期刊
EndNote sample library 示例路径 :File open library EndNote Examples Sample_Library_X8
个人文献库所有文献列表 分组窗口 Endnote 主界面介绍 菜单栏 参考文献列表窗口 工具栏 单篇文献详细信息窗口 布局
选择文献格式 本地文献库 网络 ( 临时 ) 文献库 (* 推荐 ) 本地 + 网络 ( 永久 ) 文献库 将网络文献记录保存至本地 新建文献记录 检索网络文献库 Endnote 工具栏介绍 导入 导出 发现全文 打开连接 打开文件 插入文献 转到 Word 处理 更新格式 同步单机及网络库 分享文献库 追踪分享文献库的修改历史
3. 利用 Endnote 管理个人文献 3.1 收集文献 建立个人文献库 导入文献 3.2 管理文献 个人文献库的去重处理 在 EndNote 中下载 PDF 全文 选择需要的期刊 Style 保持期刊名称格式的一致 性 分组管理 3.3 学习文献 随时查看个人图书馆的文献, 做学习笔记 分析文献, 发现文献间的关联 3.4 利用文献 ( 写作投稿 ) 使用自带常用期刊模板写作, 方便投稿 按照期刊要求格式, 插入参考文献并自动生成参考文献列表 转换 ( 编辑 ) 文献输出格式
3.1 收集文献 建立个人文献库 ( Library ) 使用 EndNote 管理文献的前提 操作办法 :File New My EndNote library
几个 EndNote 概念要明确 : library 图书馆资料库, 将不同来源的资料存放此处, 包括 PDF 全文 图片 表格等资料 Reference 资料库中的参考文献 Reference type 参考文献类型 在新的 EndNote library 中, 默认设置有 : All References(library 内的所有数据 ), Recently Added( 最新加入的文献, 会被下一批次加入文献覆盖 ), unfiled( 没有加入任何分组的文献都会放在 unfiled 文件夹中 ), Trash( 被 library 删除, 还未永久删除清空数据 )
3.1 收集文献 导入文献 在线检索 添加文献 将外部网站 ( 数据库 期刊网站 网页 ) 引用格式导入 将 PDF 文件 / 文件夹直接导入 手工输入添加文献
(1) 在线检索 添加文献 三种不同的模式, 从左到右依次是 : Local Library Mode, Online Search Mode 以及 Integrated library& online Search Mode Online search Mode: 在线检索得到的结果须手动勾选后加入 本地个人文献库 ( 推荐使用该模式, 选择需要的文献加入个人文献库 ) 库 Local library Mode: 本地文献库 Integrated library & online Search Mode : 在线检索得到的结果会自动 ( 永久 ) 导入本地个人文献
Online Search Mode: 在线检索模式 基于 Z39.50 协议, 主要是知名大学图书馆的馆藏目录以及重要数据库
Online Search Mode: 在线检索 添加文献 - 以 PubMed 为例 Step1: 以 heart attack 为关键词通过 All Fields 字段检索 在 Endnote 中在线检索数据库与直接在 PubMed 数据库中检索结果略有不同? Endnote<10,000 for heart attack; PubMed>200,000 for heart attack
*PubMed 在执行检索时会调用数据库自带的 MESH 词表自动识别 匹配检索词以及返还相关检索结果 ( Automatic Term Mapping ), 因此同样关键词直接在 PubMed 数据库检索得到的结果比在 Endnote 中多 Step2: 从临时的文献库中检索到的文献列表中选择需要的文献选择 copy to local library 将所需文献加入到本地永久个人文献库 Copied References: 显示最新一批从临时文献库加入本地永久个人文献库的文献 ( 会被下一批导入的文献覆盖 )
小结 如需要通过 EndNote 直接检索添加文献, 推荐使用第二个模式 :Online Search Mode( 临时文献库 ) 预览文献后将需要的文献加入到第一个模式 :Local Library Mode( 本地永久个人文献库 ) 中 (* 通过 Endnote 在线检索时不建议通过 All Fields 执行简单检索, 因为检索得到的结果太多有可能影响软件加载数据 ) 在 EndNote 中检索 PubMed 和在官网检索 PubMed 检索结果会有差别, 可根据实际需要在线检索或到数据库官网检索后再导出到本地 (* 上机操作环节会演示如果从 PubMed 导入检索结果到 EndNote)
(2) 将外部网站引用格式导入 - 数据库 以 Web of Science 数据库为例 :Step 1 选择需要的记录, 添加到 标记结果 列表
第二步 : 选择 标记结果列表, 进入输出记录界面, 导出题录信息 也可直接选择保存至 EndNote online, 将文献直接导出至 EndNote 在线账号, 随后可同步至本地个人文献库 1. 选择要保存的记录 2. 选择要保存的字段 3. 选择要保存的格式 保存为 Endnote Desktop( 每次最多 500 条 ) 4. 选择 保存至 EndNote desktop 后会将记录发送至 Endnote 本地文献库 (IE 浏览器 )
*Chrome FireFox 等浏览器不会自动将记录发送至 Endnote 本地文献库中, 可 : 1) 单击 savedrecs 将文件发送至 Endnote 中 ;2) 在 endnote 里导入 Endnote desktop 文件
Endnote Desktop 文件保存至电脑浏览器默认下载地址中
在 Endnote 里导入 Endnote Desktop 文件 选中要导入的文件后, 请注意在 Import Option 中注意选择匹配的导出格式
(2) 将外部网站引用格式导入 Endnote- 期刊官网 例 : 将 Physical Review Letters 中的检索结果导入 第一步 : 通过上科大文献集成发现系统 - 电子期刊导航系统检索刊名, 找到期刊网站 Step1: 单击 endnote 格式的文件发送至 Endnote 中或在 endnote 里通过 File- 导入 Endnote desktop 文件 其他期刊网站 :Export reference, Export 等
Step2: 根据需要输入的文献格式, 在 import option 中找到匹配项将文献导入 EndNote 在 import File 找到要导入的文件 在下拉菜单中选择 EndNote generated XML 或 Reference Manager[RIS] 格式后将 citation 导入 Endnote
TIPS 不同浏览器也会影响数据的导入 :PubMed 数据库推荐使用 Chrome 或 Firefox 期刊的引用格式标准不是一成不变的, 从其他途径上导入的期刊文献格式会存在数据滞后等问题, 也推荐根据实际需要直接从引用期刊文献官网导入最新的引用格式到 EndNote 导入时注意在 Import Option 选择合适的匹配项 ( 常用 :EndNote Generated XML 或 Reference Manager[RIS])
(2) 将外部网站引用格式导入 Endnote- 网页 年份 Year: 如果网页有多个年份, 需要输入最新修改版本的年份 Access Date&URL: 访问该网页的日期 ( 需要输入日期的完整形式 : October 23rd, 2017 作者 Author: 无人名的时候输入机构名在 author 字段, 并须在段末输入逗号, 供 Endnote 识别代码 文章 Title
操作办法 : 路径 Reference New Reference 假设需要输入人名, 格式 : Last Name, First Name( 姓, 名 ) 再依次按要求添加 :Year, Title, Access Date, URL 等必要字段即完成网页参考文献必要字段的输入
输入以下必要字段即可选择保存 : Author, Year, Title, Access Date,URL
选择 File-Save 保存添加好的参考文献
添加好的网页的参考文献 参考文献引文格式
小结 文献类型注意选择 :Web Page 文献作者无人名的时候输入机构名, 段末加逗号, 人名输入格式 :Last Name, First Name( 姓, 名 ) 手头添加网页参考文献著录信息时请注意添加以下必要字段 : Author, Year, Title, Access day, URL
(3) 将 PDF 文件 / 文件夹直接导入 利用 EndNote 可以轻松将已经下载到本地的 PDF 文件 / 文件夹中路径 :File Import Folder 整个文件夹以及子文件夹按照原有结构一并导入分组中 也可以根据实际需要在进行分组管理时把相关文献拖入已建立的分组 可把整个文件夹以及子文件夹一并导入 Endnote 中
如果希望某个文件夹中的 PDF 文件与 Endnote 同步, 可通过路径 :Edit- Preference-PDF handling 中设置 Enable automatic importing
当导入的 PDF 文件信息不完整时,EndNote 可在线自动更新题录信息
示例 : 轻松利用 Endnote 自动更新题录信息 ( 补充 :Title Author Year 三个字段后选择 Reference Find Reference Update) Endnote 检索后获取的完整文献信息 Title Year Author 关闭小窗后选择 Yes 保存修改内容 把文章中的 title, author,year 字段复制到到参考文献著录信息中 确认后点击 update All Fields 更新文献著录信息 Endnote 根据更新字段的提取 doi 信息从而获取文献的完整著录信息
小结 PDF 文件导入规则 :EndNote 导入 PDF 文件时会首先提取文件中的 DOI 号, 然后会自动通过 http://www.crossref.org/ 站点查找相应的文献信息, 并自动导入 Endnote 出现 PDF 文件信息不完整的情况是因为 EndNote 无法通过 PDF 文件识别 提取 DOI 信息 ( 如 : 老的文献 : 格式为扫描的 PDF 文件 ) 可在参考文献著录信息中手动补充添加 Author Year Title 等必要字段后选择 Find Reference update 让 Endnote 提取 DOI 号从而在线自动更新题录信息
(4) 手动添加文献 选择文献类型给文章打分 填写文献信息 Journal Article Conference paper Thesis Web page Online database Government document Unpublished work
TIPS 手动添加参考文献的著录规则与添加网页参考文献类似 : Author 字段人名输入格式 :Last Name, First Name( 姓, 名 ) 机构名输入格式 : 段末加逗号, xxx, 一个作者占一行, 一个作者输入完毕要回车
3.2 管理文献 个人文献库的去重处理 在 EndNote 中下载 PDF 全文 选择需要的期刊 Style 保持期刊名称格式的一致性 分组管理
(1) 个人文献库的去重处理 : 查重 Reference Find Duplicates; 去重 Edit Clear EndNote 会把题名 作者 年份一致的记录提取出来供判断哪条记录需要保留在个人文献后导入的文献被库中任意选高亮选中, 如果择一条记录确认高亮的文献激活窗口需要去除, 可选择 Edit-Clear 删除重复记录
(2) 在 EndNote 中下载 PDF 全文 可通过 Endnote 选中文献点击右键 Find Full Text 自动下载全文 (PDF)
通过 Find Full Text 发现全文前, 需要先确认发现通道是否打开! 路径 :Edit Preferences Find Full Text 确认所有资源通道是否已勾选, 及 OpenURL 是否填好 OpenURL: http://coreej.cceu.org.cn:3410/shtu
小结 从数据库中导入的仅为题录信息, 并无全文 可从 Endnote 中直接下载全文的前提条件是所在 IP 地址有下载全文的权限 通过 Find Full Text 发现全文前, 需要先确认发现通道是否打开 OPEN URL 地址 :http://coreej.cceu.org.cn:3410/shtu