2 第 章 编辑工作表中的单元格 本章导读学习目标
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 2.1 选择单元格 要对单元格进行编辑操作 必须先选择单元格或单元格区域 启动 Excel 并创建新的 工作簿时 单元格 A1 处于自动选定状态 2.1.1 选择一个单元格 单元格处于选定状态后 单元格边框线 会变成黑粗线 表示此单元格为当前单元格 当前单元格的地址显示在名称框中 内容显 示在当前单元格和编辑栏中 选定一个单元 格的常用方法有以下 3 种 1 使用鼠标选定 使用鼠标选定单元格是最常用 最快速 的方法 只需在单元格上单击即可 具体的 图 2-2 操作步骤如下 步骤 1 在工作表格区内 鼠标指针会呈 白色 形状 如图 2-1 2 单击选择单元格 使用名称框选定 在名称框中输入目标单元格的地址 如 C5 按 Enter 键即可选定第 C 列和第 5 行交汇处的单元格 如图 2-3 图 2-1 鼠标指针呈 形状 步骤 2 单击单元格即被选定 变为活动 单元格 其边框以深绿色粗线标识 如图 2-2 36 图 2-3 使用名称框选择单元格
第 2 章 编辑工作表中的单元格 3 使用方向键选定 使用键盘上的上 下 左 右 4 个方向键 格 D6 即可选定单元格区域 A2:D6 结果 如图 2-5 也可以选定单元格 按一次则可选定下一个 相应的单元格 例如 默认选定的是 A1 单元格 按一次 键则可选定 A2 单元格 再按一次 键则可选定 B2 单元格 如图 2-4 图 2-5 3 选择单元格区域 使用名称框选择 在名称框中输入单元格区域名称 图 2-4 2.1.2 使用方向键选择单元格 A2:D6 如图 2-6 所示 按 Enter 键 即可选 定 A2:D6 单元格区域 结果如图 2-5 选择连续的区域 在 Excel 工作表中 若要对多个单元格 进行相同的操作 可以先选择单元格区域 选择单元格区域的方法有 3 种 下面以选择 对 角 点 A2 D6 为 矩 形 区 域 A2:D6 为 例 进行介绍 1 使用鼠标拖曳法选择 将鼠标指针移到该区域左上角的单元 格 A2 上 按住鼠标左键不放 向该区域右 下角的单元格 D6 拖曳 即可将单元格区域 A2:D6 选定 如图 2-5 2 使用组合键选择 单 击 该 区 域 左 上 角 的 单 元 格 A2 按 住 Shift 键的同时单击该区域右下角的单元 图 2-6 2.1.3 使用名称框选择单元格区域 选择不连续的区域 选择不连续的单元格区域也就是选择不 相邻的单元格或单元格区域 具体的操作步 骤如下 37
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 步骤 1 选择第 1 个单元格区域 ( 例如单元 格区域 A2:C3) 将指针移到该区域左上角的 2.1.4 单元格 A2 上 按住鼠标左键 拖动到该区 域右下角的单元格 C3 后释放鼠标左键 如 图 2-7 选择行或列 要对整行或整列的单元格进行操作 必 须先选定整行或整列的单元格 1 选择一行 将鼠标指针移动到要选择的行号上 当 指针变成 形状后单击 该行即被选定 如 图 2-9 图 2-7 选择第一个单元格区域 步骤 2 按 住 Ctrl 键 拖 动 鼠 标 选 择 第 2 个单元格区域 ( 如单元格区域 C6:E8) 如图 2-8 图 2-9 2 选择一行 选择一列 将鼠标指针移动到要选择的列标上 当 指针变成 形状后单击 该列即被选定 如 图 2-10 图 2-8 选择另外一个单元格区域 步骤 3 使用同样的方法可以选择多个不 连续的单元格区域 图 2-10 38 选择一列
第 2 章 编辑工作表中的单元格 3 选择连续的多行 选择连续的多行的方法有以下两种 1) 方法一 步骤 1 将鼠标指针移动到起始行号上 指针变成 形状 如图 2-11 图 2-13 选择第 1 行 步 骤 2 按住 Shift 键的同时单击该区域中 最后一行的行号 如图 2-14 图 2-11 鼠标指针放在起始行 步骤 2 单击并向下拖曳至终止行 然后 松开鼠标左键即可 如图 2-12 图 2-14 4 选择最后一行 选择不连续的多行 若要选定不连续的多行 只需按住 Ctrl 键 然后依次选定需要的行即可 如图 2-15 图 2-12 向下拖曳鼠标 2) 方法二 步骤 1 单击连续行区域中第 1 行的行号 如图 2-13 图 2-15 选择不连续的多行 39
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 5 选择不连续的多列 若要选定不连续的多列 只需按住 Ctrl 键 然后依次选定需要的列即可 如图 2-16 图 2-17 选择整个表格 (2) 按 Ctrl+A 组合键也可以选择整个表 格 如图 2-18 图 2-16 2.1.5 选择不连续的多列 选择所有单元格 选择所有单元格 即选择整个工作表 方法有以下两种 (1) 单击工作表左上角行号与列标相交处 的 选定全部 按钮 即可选定整个工 作表 如图 2-17 2.2 图 2-18 选择整个表格 调整单元格 通常单元格的大小是 Excel 默认设置的 根据需要 可以对单元格进行调整 以使所 有单元格的内容都显示出来 2.2.1 单元格的合并与拆分 合并与拆分单元格是最常用的调整单元格的方法 1 合并单元格 合并单元格是指在 Excel 工作表中 将两个或多个选定的相邻单元格合并成一个单元格 方法有以下两种 40
第 2 章编辑工作表中的单元格 (1) 用 对齐方式 选项组进行设置, 具 体的操作步骤如下 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 办 公用品采购清单.xlsx 文件, 选择单元格区 域 A1:F1, 如图 2-19 图 2-21 合并后居中 (2) 用 设置单元格格式 对话框进行设 置, 具体的操作步骤如下 图 2-19 选择单元格区域 在 开始 选项卡单击 对齐方式 组中 图标右边的下拉按钮, 在弹出 的列表中选择 合并后居中 选项, 如图 2-20 选择单元格区域 A1:F1, 在 开始 选项卡单击 对齐方式 组右下角的按钮, 弹出 设置单元格格式 对话框, 如图 2-22 图 2-22 设置单元格格式 对话框 图 2-20 选择 合并后居中 选项 该表格标题行即合并且居中, 如 图 2-21 选择 对齐 选项卡, 在 文本 对齐方式 区域的 水平对齐 下拉列表中 选择 居中 选项, 在 文本控制 区域选 中 合并单元格 复选框, 然后单击 确定 按钮, 如图 2-23
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 图 2-23 对齐 选项卡 步骤 3 该表格标题行即合并且居中 结 果如图 2-24 图 2-24 2 合并后居中显示 拆分单元格 在 Excel 工作表中 拆分单元格就是将 一个单元格拆分成多个单元格 方法有以下 两种 (1) 用 对齐方式 选项组进行设置 具 体的操作步骤如下 图 2-25 取消单元格合并 选项 步 骤 2 该表格标题行即被取消合并 恢 复成合并前的单元格 如图 2-26 图 2-26 取消单元格合并 (2) 用 设置单元格格式 对话框进行设 置 具体的操作步骤如下 步 骤 1 右键单击合并后的单元格 在弹 出的快捷菜单中选择 设置单元格格式 菜 单命令 如图 2-27 步 骤 2 弹出 设置单元格格式 对话框 在 对 齐 选 项 卡 中 取 消 合 并 单 元 格 步骤 1 选择合并后的单元格 在 开始 复 选 框 的 选 中 状 态 然 后 单 击 确 定 按 选项卡单击 对齐方式 组中右边的下拉箭头 钮 即可取消单元格的合并状态 如图 2-28 在弹出的列表中选择 取消单元格合并 选项 如图 2-25 42
第 2 章 编辑工作表中的单元格 左拖曳可以使列变窄 向右拖曳则可使列变 宽 如图 2-29 图 2-27 设置单元格格式 菜单命令 图 2-29 拖动列宽 步 骤 2 拖曳时 将显示出以点和像素为 单位的宽度工具提示 拖曳完成后 释放鼠标 即可显示出全部数据 如图 2-30 图 2-28 2.2.2 设置单元格格式 对话框 调整列宽 在 Excel 工作表中 如果单元格的宽度 图 2-30 正常显示数据 不足以使数据显示完整 则数据在单元格里 会以科学计数法表示或被填充成 ###### 的形式 当列被加宽后 数据就会显示出来 2 调整多列的列宽 根据不同的情况 可以选择使用以下方法调 步 骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 办 公用品采购清单.xlsx 文件 选择 B C 和 整列宽 E 等 3 列数据 将鼠标指针移动到 E 列的右 1 拖动列标之间的边框 步骤 1 将鼠标指针移动到两列的列标之 间 当指针变成 形状时 按住鼠标左键向 边框上 按住鼠标左键并拖动到合适的位置 如图 2-31 步 骤 2 释放鼠标左键 B 列 C 列和 E 列 43
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 等 3 列的宽度都会得到调整且宽度相同 如 图 2-32 图 2-33 图 2-31 选择两列 选择列数据 图 2-34 选择 列宽 菜单命令 步 骤 3 弹出 列宽 对话框 在 列宽 文本框中输入 8 然后单击 确定 按钮 如图 2-35 图 2-32 3 调整列宽 使用快捷菜单调整列宽 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 办 公用品采购清单.xlsx 文件 同时选择 B 列 和 C 列 如图 2-33 步骤 2 在列标上右击 从弹出的快捷菜 单中选择 列宽 菜单命令 如图 2-34 44 图 2-35 列宽 对话框 步 骤 4 B 列和 C 列即被调整为宽度均为 8 的列 如图 2-36
第 2 章 编辑工作表中的单元格 图 2-36 2.2.3 调整列宽 调整行高 在输入数据时 Excel 能根据输入字体的 大小自动地调整行的高度 使其能容纳行中 图 2-38 选择 行高 菜单命令 步 骤 3 在弹出的 行高 对话框的 行高 文本框中输入 25 然后单击 确定 按钮 如图 2-39 最大的字体 用户也可以根据自己的需要来 设置行高 调整行高可使用快捷菜单 也可 手工操作 具体的操作步骤如下 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 办 公用品采购清单.xlsx 文件 选择需要调整高 度的第 3 5 行 如图 2-37 图 2-37 图 2-39 行高 对话框 步 骤 4 可以看到第 3 5 行的行高均被 设置为 25 了 如图 2-40 选择 3 行 步骤 2 在行号上右击 从弹出的快捷菜 单中选择 行高 菜单命令 如图 2-38 图 2-40 调整行高 45
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 ( 视频教学版 ) 2.2.4 插入行和列 在编辑工作表的过程中, 插入行和列是 不可避免的操作 在工作表中插入行与列的 即可在工作表的第 2 行和第 3 行 中间插入一个空行, 而选定的第 3 行变为第 4 行, 如图 2-43 具体操作步骤如下 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 公 司日常费用开支表.xlsx 文件, 将鼠标指针 移动到需要插入行的下面一行, 如这里在第 3 行的行号上单击, 选择第 3 行, 如图 2-41 图 2-43 插入一行 插入列的方法与插入行相同, 选 择需要插入列左侧的列号, 然后单击 开始 选项卡 单元格 组中的 插入 下拉按钮, 在弹出的下拉列表中选择 插入工作表列 选项, 即可在工作表中插入一列, 如图 2-44 图 2-41 选择第 3 行 单击 开始 选项卡 单元格 组中的 插入 下拉按钮, 在弹出的下拉列 表中选择 插入工作表行 选项, 如图 2-42 图 2-44 插入一列 2.2.5 删除行和列 工作表中如果不需要某一个数据行或列, 图 2-42 选择 插入工作表行 选项 可以将其删除, 具体的操作步骤如下
第 2 章编辑工作表中的单元格 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 公 司日常费用开支表.xlsx 文件, 将鼠标指针 移动到第 6 行的行号上单击, 选定第 6 行, 如图 2-45 图 2-47 删除选定的行 图 2-45 选择第 6 行 在 开始 选项卡单击 单元格 组中的 删除 按钮, 在弹出的下拉列表中 选择 删除工作表行 选项, 如图 2-46 删除列的方法与删除行相同 只 需选定需要删除的列, 然后单击 开始 选 项卡 单元格 组中的 删除 按钮, 在弹 出的下拉列表中选择 删除工作表列 选项 即可, 如图 2-48 图 2-48 删除选择的列 图 2-46 选择 删除工作表行 选项 工作表中的第 6 行记录即被删除, 而原来第 7 行的内容自动调整为第 6 行, 如 图 2-47 提示
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 2.2.6 隐藏行和列 在 Excel 工作表中 有时需要将一些不 需要公开的数据隐藏起来 Excel 提供有将整 行或整列隐藏起来的功能 1 2 拖动鼠标隐藏 步 骤 1 将鼠标指针移至第 5 行和第 6 行 行号的中间位置 此时指针变为 形状 如 图 2-51 使用功能区隐藏 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 公 司日常费用开支表.xlsx 文件 选择要隐藏 行中的任意一个单元格 如这里选择第 5 行 中的任意单元格 然后在 开始 选项卡单 击 单元格 组中的 格式 按钮 在弹出 的下拉列表中选择 隐藏和取消隐藏 隐 藏行 选项 如图 2-49 图 2-51 移动指针至行中间 步 骤 2 向上拖动鼠标使第 6 行超过第 5 行 即可隐藏第 5 行 如图 2-52 图 2-49 选择 隐藏行 选项 步骤 2 工作表中选定的第 5 行即被隐藏 起来了 如图 2-50 图 2-52 2.2.7 隐藏行 显示隐藏的行和列 将行或列隐藏后 这些行或列中单元格 的数据就变得不可见了 如果需要查看这些 图 2-50 48 选定的行被隐藏 数据 就需要将这些隐藏的行或列显示出来
第 2 章 编辑工作表中的单元格 1 使用功能区显示隐藏的行 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 公 司日常费用开支表.xlsx 文件 如图 2-53 图 2-55 2 图 2-53 打开工作簿 步骤 2 选择第 4 6 行 在 开始 选项 卡单击 单元格 组中的按钮 在弹出的下 显示隐藏的行 拖动鼠标显示隐藏的列 步 骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 公 司日常费用开支表.xlsx 文件 并隐藏 C 列 数据 如图 2-56 拉列表中选择 隐藏和取消隐藏 取消 隐藏行 选项 如图 2-54 图 2-56 步骤 2 图 2-54 选择 取消隐藏行 选项 步骤 3 工作表中被隐藏的第 5 行即可显 示出来 如图 2-55 隐藏 C 列数据 将鼠标指针移动到 B 列和 D 列 中 间 偏 右 处 指 针 变 成 形 状 如 图 2-57 步 骤 3 按住鼠标左键向右拖动 直到 C 列显示出来 如图 2-58 49
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 图 2-57 2.3 移动鼠标 图 2-58 显示隐藏的列 复制与移动单元格区域 在编辑 Excel 工作表时 若数据放错了位置 不必重新输入 可将其移动到正确的单 元格区域 若某些单元格区域数据与其他区域数据相同 为了避免重复输入 提高效率 可采用复制的方法来编辑工作表 2.3.1 使用鼠标复制与移动单元格区域 使用鼠标复制与移动单元格区域是编辑 工作表最快捷的方法 1 复制单元格区域 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 学 院人员统计表.xlsx 文件 选择单元格区域 B2:B9 将鼠标指针移动到所选区域的边框线 上 指针变成 形状 如图 2-59 步骤 2 按住 Ctrl 键 当鼠标指针右上角 出现 + 时 拖动到单元格区域 E2:E9 即 可将单元格区域 B2:B9 中的数据复制到新的 位置 如图 2-60 50 图 2-59 选择要复制的单元格区域
第 2 章 编辑工作表中的单元格 1 复制单元格区域 步 骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 学 院人员统计表.xlsx 文件 选择单元格区域 A3:C3 并按 Ctrl+C 组合键进行复制 如图 2-62 图 2-60 2 复制单元格区域 移动单元格区域 在上述操作中 拖动单元格区域时不按 住 Ctrl 键 即可移动单元格区域 如图 2-61 图 2-62 复制单元格区域 步 骤 2 选择目标位置 ( 如选定目标区域 的 第 1 个 单 元 格 A11) 按 Ctrl+V 组 合 键 A3:C3 单 元 格 区 域 即 被 复 制 到 单 元 格 区 域 A11:C11 中 如图 2-63 图 2-61 2.3.2 移动单元格区域 利用剪贴板复制与 移动单元格区域 利用剪贴板复制与移动单元格区域是编 辑工作表常用的方法之一 图 2-63 粘贴单元格区域 51
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 视频教学版 2 移动单元格区域 动单元格下移 单选按钮 如图 2-67 移动单元格区域的方法是先选择单元格 区域 按 Ctrl+X 组合键将此区域剪切到剪贴 板中 然后通过粘贴 ( 按 Ctrl+V 组合键 ) 的 方式移动到目标区域 如图 2-64 图 2-65 图 2-64 2.3.3 复制单元格区域 移动单元格区域 用插入方式复制 单元格区域 在编辑 Excel 工作表的过程中 有时根 据需要会插入包含数据和公式的单元格 使 用插入方式复制单元格区域的具体步骤如下 图 2-66 选择 插入复制的单元格 选项 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 学 院人员统计表.xlsx 文件 选择包含公式的 单元格区域 A5:C5 并按 Ctrl+C 组合键进行 复制 如图 2-65 步骤 2 选 定 目 标 区 域 的 第 1 个 单 元 格 A13 右 击 鼠 标 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 插 入 复 制 的 单 元 格 选 项 如 图 2-66 步骤 3 弹出 插入粘贴 对话框 选中 活 52 图 2-67 插入粘贴 对话框 步 骤 4 单 击 确 定 按 钮 即 可 将 复 制 的 数 据 插 入 到 目 标 单 元 格 中 如 图 2-68
第 2 章 编辑工作表中的单元格 图 2-68 2.4 粘贴复制的单元格区域 单元格的基本操作 在 Excel 工作表中 对单元格的操作包括插入 删除 清除等 2.4.1 插入单元格 在 Excel 工作表中 可以在活动单元格 的上方或左侧插入空白单元格 同时将同一 列中的其他单元格下移或将同一行中的其他 单元格右移 具体的操作步骤如下 步骤 1 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 学 院 人 员 统 计 表.xlsx 文 件 选 择 要 插 入 空 白 单 元 格 的 单 元 格 区 域 A4:C4 如 图 2-69 步骤 2 在 开始 选项卡单击 单元格 组中的 插入 按钮右侧的下拉按钮 在弹 出的下拉列表中选择 插入单元格 选项 如图 2-70 图 2-69 选择单元格区域 步 骤 3 弹出 插入 对话框 选中 活 动单元格右移 单选按钮 单击 确定 按钮 如图 2-71 53
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 ( 视频教学版 ) 2.4.2 删除单元格 在 Excel 中可以删除不需要的单元格, 具体的操作步骤如下 选择 2.4.1 小节中插入的空白单元 格区域 A4:C4, 如图 2-73 图 2-70 选择 插入单元格 选项 图 2-73 选择单元格区域 图 2-71 插入 对话框 即可在当前位置插入空白单元格 区域, 原位置数据则右移, 如图 2-72 在 开始 选项卡单击 单元格 组中 删除 按钮右侧的下拉按钮, 在弹出 的下拉列表中选择 删除单元格 选项, 如 图 2-74 图 2-74 选择 删除单元格 选项 图 2-72 右移数据 弹出 删除 对话框, 选中 下 方单元格上移 单选按钮, 单击 确定 按钮, 如图 2-75
第 2 章编辑工作表中的单元格 选中的单元格即被删除, 同时下方的单元格上移一行, 如图 2-76 图 2-75 删除 对话框 图 2-76 删除选择的单元格 2.4.3 清除单元格 清除单元格即是删除单元格内容 ( 公式和数据 ) 格式 ( 包括数字格式 条件格式和边框 ) 以及 所有附加的批注, 具体的操作步骤如下 打开随书光盘中的 素材 \ch02\ 学院人员统计表.xlsx 文件, 选择要清除内容的 单元格或单元格区域 A7:C7 在 开始 选项卡单击 编辑 组中的 清除 按钮, 在弹出的下拉列表中选择 全 部清除 选项, 如图 2-77 单元格 A7:C7 中的数据和公式被全部删除, 如图 2-78 图 2-77 全部清除 选项 图 2-78 清除单元格
Excel 2013 财务与会计应用实战从入门到精通 ( 视频教学版 ) 2.5 疑难问题解答 问题 1: 如何选择工作表中的单元格? 解答 : 如果要选择单个单元格, 直接用鼠标单击要选择的单元格即可 ; 如果要选择多个连续的单元格, 则需要先选择第一个要选择的单元格, 然后按住 Shift 键的同时单击最后一个要选择的单元格即可 ; 如果选择不连续的单元格区域, 则需要先选择第一个要选择的单元格, 然后按住 Ctrl 键依次单击所有要选择的单元格即可 问题 2: 有时在单元格中输入 00001 时, 为什么会直接显示一个 1 呢? 解答 : 出现这种情况, 一般是由于单元格格式不匹配造成的, 为此可以对其进行单元格格式的设置 在该单元格的右键快捷菜单中选择 设置单元格格式 选项, 弹出 设置单元格格式 对话框, 切换至 数字 选项卡, 在左侧 分类 列表框中选择 自定义 选项, 在右侧 类型 文本框中输入 00000 即可