香 港 中 學 文 憑 考 試 特 殊 需 要 考 生 的 特 別 考 試 安 排

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1 香港中學文憑考試特殊需要考生的特別考試安排 申請指引 1. 引言 1.1 報考香港中學文憑考試而有特殊需要的考生 ( 例如殘障考生 ), 可於試前向考評局申請特別考試安排 ( 例如 : 安排在特別考室應考 延長作答時間 提供點字或放大試卷 ) 或豁免應考某科部分試題 考生若需要特別輔助器材, 例如 : 閉路電視放大器 個人電腦, 學校須提供這些器材 假若考生所要求的特別考試安排有違評核原則, 有關申請 / 要求將不獲接納 1.2 考生若獲豁免應考某科部分試題, 該部分的成績將由考評局評估 有關考生的證書將設有附頁, 列出獲豁免部分的資料, 惟考生獲豁免應考的原因不會列於證書上 至於獲特別考試安排的考生, 只要能完成整科考試, 有關安排不會列於證書上 2. 考生遞交申請及考評局處理申請時間 時間遞交申請時間 2011 年 9 月 26 日至 10 月 18 日 申請程序 1. 學校考生須經學校遞交申請 2011/ 12 學年就讀中五的考生 [ 即於 2013 年應考香港中學文憑考試 ( 文憑考試 )] 或於 2012 年度應考文憑考試而未曾遞交特別考試安排申請的特殊需要考生, 如希望獲特別考試安排, 必須遞交申請 現時就讀中五的考生, 倘若其殘障情況並不穩定, 則可在參加考試的學年遞交申請 2. 應考 2012 年文憑考試的自修生如希望獲特別考試安排, 必須於報考時遞交申請 3. 申請時間考生申請連同證明文件 [ 證明文件的要求, 詳見本指引第 4 段 ] 必須在 2011 年 9 月 26 日至 10 月 18 日期間遞交至本局辦理 由於學校處理申請需時, 欲遞交申請的考生 / 家長應盡早通知學校辦理 逾期的申請將不獲處理 4. 於 2012 年 10 至 11 月應考 其他語言科目 的考生擬於 2012 年 10 至 11 月應考 其他語言科目 ( 例如 : 法語 ) 的 2013 年文憑考試考生, 如於應考有關科目時需要特別考試安排, 必須於上述的申請時間遞交申請, 否則考評局將不能適時考慮其申請及不能為其作任何特別考試安排 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 1 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

2 時間 5. 遞交申請注意事項 申請程序 於遞交申請時, 學校應留意以下事項 : (i) 考生及家長同意書 ( 學校考生適用 ) 校方須在取得考生及其家長的同意下方可為考生遞交特別考試安排申請及證明文件 ; 考生及其家長須簽署同意書 ( 見附件 6) (ii) 特別考試安排網上服務 ( 校方 ( 即校長及特別考試安排申請主任 ) / 自修生須於透過香港中學文憑考試之 特別考試安排網上服務 遞交申請 特別考試安排網上服務 的 使用者手冊 常見問題 及 網上服務操作示範短片 與及本申請指引, 使用者可於登入該網上服務後瀏覽或下載 (iii) 證明文件 證明文件的掃描本應透過 特別考試安排網上服務 遞交 有關學校處理考生的證明文件的指引, 可參閱附件 7( 只提供英文版本 ) 6. 考評局收到申請後, 會發出確認收訖申請通知書予學校 / 自修生 2012 年 1 月初所有申請經由特殊需要考生事務委員會或學障考生事務專責小組審議 考評局將透過上述 特別考試安排網上服務 公布首批及第二批接獲結果通知書的考生 2012 年 1 月中旬首批考生接獲申請結果通知書 2012 年 1 月底前第二批考生接獲申請結果通知書 覆核申請截止日期 : 2012 年 2 月中或 2 月底 倘若考生不滿意申請結果, 可於通知書發出日期起計 4 星期內提出覆核申請 覆核申請必須以書面提出, 並附有新的理據及 / 或證明文件 2012 年 3 月中旬覆核申請由獨立的 特殊需要考生事務上訴委員會 處理 考生可於 3 月中旬獲書面通知覆核結果 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 2 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

3 3. 曾應考香港中學會考 / 香港高級程度會考的考生 在往屆香港中學會考 ( 會考 )/ 香港高級程度會考 ( 高考 ) 獲豁免應考部分試題及 / 或獲特別考試安排的考生, 在應考香港中學文憑考試時必須重新遞交特別考試安排申請 4. 證明文件 考生遞交申請時須連同由醫院管理局 衞生署 教育局或註冊醫生 專業人士 ( 例如 : 聽力學家 言語治療師或心理學家等 ) 簽發的診斷 / 評估報告, 有效期須覆蓋整個考試時段 有關診斷 / 評估報告, 須證明考生有特殊需要及列明考生需要的特別考試安排 如考生不能提交證明文件或所提供的資料 / 理據不足夠, 其申請將不獲處理 視乎其特殊需要類別, 考生須遞交下列文件 : 特殊需要證明文件 4.1 肢體活動能力障礙 肢體活動能力有障礙的考生 ( 例如 : 患大腦痳痺 肌肉營養不良 發展性協調障礙 ), 須遞交醫生 / 專家 ( 例如 : 物理治療師 職業治療師 ) 證明文件, 列明考生的殘障情況及程度 ( 即活動能力 ) 此外, 考生學校亦須填妥附件 3 若考生申請延長作答時間, 其醫生 / 專家證明文件亦須包括考生書寫能力的資料 / 評估 4.2 視障 考生學校須填妥附件 3 及考生須遞交由眼科醫生或視光師簽發的醫生證明或驗眼報告 報告須包括以下資料 : 經矯正後的視敏度 (Visual acuity)(v.a.) 數據 視野 (Visual field) 的數據 色盲或色弱的考生須遞交由眼科醫生 / 視光師 / 衞生署簽發的證明或驗眼報告, 以便考評局在安排試卷方面為考生作特別考慮 試卷內如有顏色圖畫 / 相片, 考生除可獲發普通版本的試卷外, 亦會獲發一份試卷的黑白影印本 如試卷中涉及需要考生辨別顏色的題目, 而相關題目並無顏色標示, 閱卷員將按試題的評核目標及要求, 對色盲 / 色弱考生的答案給予特別考慮及作適當的評核 4.3 聽障 考生須遞交由耳鼻喉科醫生 / 聽力學家簽發的評估報告 ( 包括聽力圖 ) 及附件 1 假若考生同時有言語困難, 其提交的附件 1, 應包括由言語治療師填寫的評估資料 此外, 該考生亦應遞交一份由言語治療師簽發的言語評核報告, 以便考評局考慮其口試的特別安排 學校考生如曾接受教育局的特殊教育服務, 可聯絡其學校, 以便取得由教育局聽力學家簽發的聽力報告及 / 或由教育局言語治療師簽發的言語評核報告 有關考生可獲豁免遞交附件 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 3 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

4 特殊需要 4.4 語障 4.5 特殊學習障礙 ( 學障 ) 證明文件考生須遞交由言語治療師簽發的言語評核報告及附件 1 學校考生如曾接受教育局的特殊教育服務, 可聯絡其學校, 以便取得由教育局言語治療師簽發的言語評核報告, 有關考生可獲豁免遞交附件 1 學障是指嚴重的讀寫困難 ( 即讀寫障礙 ) 考生須遞交下列文件 : (1) 一份由具備專業實務訓練的合資格教育心理學家 / 臨床心理學家及其就讀學校校長填寫的評估報告 ( 附件 2)( 考生及其家長亦須在評估報告上簽署 ) (2) 於考試前四年內撰寫的心理評估報告 報告須包括下列資料 : (I) 心理學家透過與考生會面所得的資料 (a) 有關考生的教育背景資料 (b) 考生過往在學習詞彙上遇到的困難 (c) 家庭及學校過往在學習上給予的支援 (d) 除特殊學習障礙 ( 讀寫障礙 ) 外, 其他可能影 響考生學習讀寫的因素 (II) 評估結果及分析 ( 宜使用為本地學生設計的標準化測驗作為評估工具 ) (a) 智力 : 以往或現在的評估結果 (b) 讀寫能力, 例如 : 詞彙閱讀 : 準確性及流暢性 讀默 : 錯字模式及書寫速度 閱讀理解 寫作 : 組織能力及水平 (c) 與讀寫能力相關的認知能力, 例如 : 快速命名 字型結構 詞素意識 語音記憶 (III) 結論及建議總結考生有否讀寫障礙 是否需要特別安排及就可行的特別考試安排作出建議 (3) 學校曾為該考生於校內考試作出特別安排的紀錄 / 資料 曾於會考 / 高考因學障而獲得特別考試安排的考生, 若所申請的特別考試安排與往屆考試相同, 申請時無須遞交心理學家的評估報告 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 4 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

5 特殊需要 4.6 其他特殊需要 證明文件 (1) 有自閉症 亞氏保加症 注意力不足 / 過度活躍症 與精神健康有關的疾病的考生 由精神科醫生於考試前 3 年內簽發的診斷報告 ( 只須列明診斷結果, 詳細評估資料並非必須 ) 考生學校須填妥附件 3( 證明考生申請的特別考試安排已於校內考試實施, 且學校支持考生的申請 ) (2) 長期病患 ( 例如糖尿病 ) 由醫生 / 專家於考試前 3 年內簽發的診斷 / 評估報告 醫生 / 專家或考生學校建議的特別考試安排 考生學校須填妥附件 3 (3) 考生若因其他特殊需要而要求特別考試安排, 須遞交近期由醫生 / 專家簽發的診斷 / 評估報告, 列明考生所需要的特別考試安排 考生學校須填妥附件 3 及提供有關校內考試特別安排的資料, 供考評局參考 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 5 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

6 5. 特別考試安排 5.1 適用於不同類別的特殊需要考生的特別考試安排詳列如下 : (1) 肢體活動能力障礙 申請延長作答時間的考生須接受書寫速度測試 考評局將按書寫速度測試的結果, 決定考生是否獲延長作答時間及 ( 如有的話 ) 可獲多少延長時間 至於涉及多項選擇題的卷別, 延長作答時間的安排如下 : 香港中學文憑考試 科目 / 卷別包含多項選擇題及文字題的試卷 : 生物卷一 企業 會計與財務概論卷一 化學卷一 地理卷一 資訊及通訊科技卷一 綜合科學卷二 體育卷一 物理卷一及卷二 科技與生活卷一 旅遊與款待卷一經濟卷一 ( 全卷均為多項選擇題 ) 數學卷二 ( 全卷均為多項選擇題 ) 延長作答時間幅度有關卷別的延長作答時間幅度為文字題卷別的延長作答時間的 85% 經濟卷一的延長作答時間是卷二的 50% 數學卷二的延長作答時間是卷一的 75% 假若肢體活動能力障礙考生經考評局的書寫速度測試評定獲延長作答時間, 於視覺藝術科卷一乙及卷二乙, 考生將劃一獲得 45 分鐘的延長作答時間 此外, 視乎醫生 / 專家的建議, 考生亦可申請應試時短暫休息 放大試卷 隔行 / 隔頁書寫, 或直接在試卷上圈畫多項選擇題答案而無須填畫答題紙上的格子等 倘若考生於同一日內需要應考九小時以上 ( 包括延長作答時間 ) 之考試, 考生將獲安排應考節略版 ( abridged version) 試卷 ( 內容大約是普通版試卷的一半 ), 以取代延長作答時間 即獲豁免約 50% 的考卷 ( 若考生獲豁免應考一科中的部分試題 / 卷別, 該部分積分將根據考生已應考的其他部分予以評估 考生的證書將列出獲豁免部分的資料 ) 節略版試卷的資料將隨同申請結果通知書寄予有關考生 考生如能提供足夠證明, 考評局可考慮豁免考生應考聆聽測驗 / 口試, 或准許他們於考試中以電腦作答 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 6 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

7 (2) 視障 個別科目 / 卷別的延長作答時間, 乃因應有關試卷的性質 / 設計而定 詳細資料列於下表及載於申請結果通知書內 組別 香港中學文憑考試 1 中國語文卷二 英國語文卷二 中國歷史卷二 中國文學卷一 中國文學卷二 ( 非失明考生適用 ) 設計與應用科技 倫理與宗教卷一 健康管理與社會關懷 歷史卷二 英語文學 體育卷二 科技與生活 旅遊與款待卷二 視覺藝術 加時幅度 嚴重視障視敏度 * 為 6/60(0.1) 或以下或視野在 20 度或以下每小時 20 分鐘 中度視障視敏度 * 高於 6/60(0.1) 但不超過 6/18 (0.33) 每小時 15 分鐘 2 生物 企業 會計與財務概 每小時 30 分鐘 每小時 15 分鐘 論卷一及卷二乙 化學 中國歷史卷一 中國文學卷二 ( 失明考生適用 ) 倫理與宗教卷二 歷史卷一 綜合科學 通識教育 體育卷一 物理 旅遊與款待卷一 3 中國語文卷一 中國語文卷 每小時 45 分鐘 每小時 15 分鐘 五 ( 綜合能力 ) 寫作部分 英國語文卷一 英國語文卷三 ( 聆聽 ) 寫作部分 企業 會計與財務概論卷二甲 經濟 地理 資訊及通訊科技 數學 每小時 45 分鐘 每小時 20 分鐘 * 以經矯正後, 視力較好的一隻眼睛的視敏度為依歸 除了延長作答時間外, 考評局可視乎個別視障考生的需要, 提供點字 / 放大試卷, 及准許考生於考試中使用點字機 / 放大鏡 / 閉路電視放大器及其他特別儀器 考生 / 學校須為考生提供有關儀器 ( 例如閉路電視放大器 ) 嚴重視障的考生 ( 即經矯正後視力較佳眼睛的視敏度為 0.1 或以下, 或視野在 20 度或以下 ), 可申請豁免以下卷別 / 試題 : 地理科有關閱讀地圖的特定問題 ( 即卷一中須使用考評局提供的地圖的多項選擇題 ) 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 7 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

8 非常嚴重視障考生 ( 即經矯正後視力較佳眼睛的視敏度低於 6/120(0.05), 或視野在 20 度或以下 ), 可獲豁免以下卷別 : 英國語文卷三 (Listening & Integrated Skills) 部分牽涉複雜圖畫的試題 倘若考生於同一日內需要應考九小時以上 ( 包括延長作答時間 ) 之考試, 考生將獲安排使用節略版 ( abridged version) 試卷 ( 內容大約是普通版試卷的一半 ), 以取代延長作答時間 即獲豁免約 50% 的考卷 ( 若考生獲豁免應考一科中的部分試題 / 卷別, 該部分積分將根據考生已應考的其他部分予以評估 考生的證書將列出獲豁免部分的資料 ) 節略版試卷的資料將隨同申請結果通知書寄予有關考生 非常嚴重視障考生 ( 例如 : 全失明, 或經矯正後視力較佳眼睛的視敏度低於 6/120(0.05)/ 視野在 20 度或以下 ), 如應考的科目 / 卷別涉及複雜圖畫的試題, 考評局會為這些考生在複雜圖畫加上文字標籤 / 描述, 惟在某些情況下考評局未必可作此安排 ( 例如 : 此安排會對其他考生造成不公平 ); 在此情況下, 考評局可豁免考生應考有關試題 ( 該部分積分將根據考生已應考的其他部分予以評估 ) 基於試卷的保密性, 如有試題需要豁免, 考評局會於該節考試開始前知會考生 ( 包括經調整後的考試時間 ) 考生必須於遞交申請時註明是否需要上述安排 (3) 聽障 聽障考生一般可按其聽障程度獲不同的特別考試安排 : 註 : 弱聽程度 定義 特別考試安排 輕度弱聽 聽力損失 26-40dB c 單耳弱聽 ---- c 中度弱聽 聽力損失 41-55dB c 中度嚴重弱聽 聽力損失 56-70dB def 嚴重弱聽 聽力損失 71-90dB dfg 深度弱聽 聽力損失超過 90dB dfg 如考生左耳及右耳的弱聽程度不同, 考評局將根據該考生聽覺較佳的 耳朵考慮特別考試安排 c 可獲安排在特別試場應考 ( 包括聆聽測驗及口試 ) d 可獲安排在特別試場應考筆試 e 可獲安排在特別試場應考語文科口試 f 可獲豁免應考聆聽測驗 g 可獲豁免應考語文科口試及英國語文科校本評核 ( SBA) (4) 語障 語障可分輕度 中度及嚴重程度 嚴重語障的考生可獲豁免應考語文科口試及英國語文科校本評核 (SBA) 輕度及中度語障考生, 可獲安排在特別試場應考語文科口試 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 8 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

9 (5) 特殊學習障礙 ( 學障 ) 考生如能提供有關證明確定有讀寫障礙, 可申請特別考試安排, 包括較長的作答時間 [ 一般而言, 筆試 ( 包括視覺藝術科卷一甲及卷二甲 ) 可獲延長 25%; 多項選擇題 15%; 視覺藝術科卷一乙及卷二乙涉及少量文字, 故作答時間的延長幅度為 5%] 及短暫休息 其他特別考試安排包括黑白單面印製或放大試卷 單面象牙色試卷 隔行 / 隔頁書寫或在試卷上圈畫多項選擇題答案而無須填畫答題紙上的格子等 下列學障考生可獲考慮以電腦代替書寫 : 字跡難以辨認 - 學校須提供考生近期校內中 英文科手寫作文測驗或考試樣本各一份, 供考評局考慮 書寫速度極慢 ( 即考生縱使獲上述的加時仍難以應付考試 ) - 考生須提供職業治療師 / 醫生報告作為證明 考評局會為考生進行書寫速度測試, 以決定是否接納有關要求 如考生有其他原因, 須在申請表格上列明並附證明文件 如獲准以電腦答題, 考生只能以電腦輸入文字 / 數字, 而不可使用電腦的計算 拼字檢查 文法檢查 翻譯 詞典 中文輸入法中的 顯示相關字詞 上網等功能 校方並須在公開考試為考生提供電腦設施 視乎個別情況, 考評局亦可為學障考生提供其他的特別考試安排 惟考生必須提供充分證明, 有關安排亦需適用於公開考試, 並符合公平 合理的原則 (6) 其他特殊需要考生 考評局會因應個別考生的特殊需要情況及嚴重程度, 及參考專家於診斷 / 評估報告內的建議和校內考試特別安排的資料, 為考生作特別考試安排 5.2 使用電腦讀屏器 一般來說, 符合以下資格的特殊需要考生可獲考慮於文憑考試中使用電腦讀屏器將試卷讀出 : 考生 (i) (ii) (iii) (iv) 經評估確定有讀寫障礙, 其母語的讀字能力經具備專業實務訓練的合資格教育心理學家 / 臨床心理學家評估 ( 以具備有關常模的標準化測驗評估 ), 而評估結果顯示他們有嚴重的讀字困難 ; 或 經確診有腦損傷 ( 例如 : 大腦性麻痺 大腦性視障或腦損傷 ), 及經專家 ( 例如 : 職業治療師 ) 評估有嚴重閱讀困難 ; 或 為失明或有嚴重視障, 及經職業治療師評估因手指觸感差導致其點字閱讀速度顯著地低 ; 或 於近期始失去視力, 故未能閱讀點字 除 (iv) 外, 申請使用電腦讀屏器的考生, 本局強烈建議有關考生於校內測驗 / 考試使用相同安排, 以便其熟習有關安排, 好使安排於公開考試中發揮其 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 9 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

10 應有的效用 電腦讀屏器不適用於以下考核考生的閱讀理解能力及正確讀音的卷別 : 文憑考試 電腦讀屏器不適用的科目 / 卷別 中國語文卷一 ( 閱讀能力 ) 中國語文卷四甲 ( 朗讀 ) 中國語文卷五 ( 綜合能力考核 ) - 閱讀材料 英國語文卷一 (Reading) 英國語文卷三 (Listening & Integrated Skills) - 資料夾 (Data File) 考生可於香港中學文憑考試中使用以下任何一個考評局指定的讀屏軟件 : 讀屏軟件 機構 1. JAWS 看漢科技有限公司 2. 晨光 (Windows Light) 視網膜病變協會 3. 陽光 (Sunshine) 香港失明人協進會 4. 蒙恬手寫板 朗讀機 (Penpower) 蒙恬科技 考生於遞交申請時必須註明於香港中學文憑考試所選用的讀屏軟件 他們必須使用考評局指定的讀屏軟件 假若學校能證明考生於校內測驗 / 考試一直使用非考評局指定的軟件, 考評局可作個別考慮 校方須在香港中學文憑考試為考生提供電腦設施 ( 包括讀屏軟件 ) 有關於香港中學文憑考試使用電腦讀屏器的指引, 請參閱附件 5 6. 因病住院考生 若考生因病住院而擬申請在醫院應試, 須先得到主診醫生的書面批准 此外, 有關的申請及文件須於考試前最少 24 小時遞交至考評局 7. 考生個人資料 考生個人資料為處理特別考試安排申請及辦理考試所使用 學校考生透過學校向考評局提供申請資料 考生可自行決定是否提供這些資料 倘不能提供全部所需資料或部分資料不準確或不完整, 將會影響考評局的處理, 考評局因而可能拒絕考生的有關申請 8. 查詢 考評局地址 : 香港灣仔軒尼詩道 130 號修頓中心 12 樓 網址 : 香港中學文憑 為特殊需要考生提 供服務 電話 : 電郵 : [email protected] 2012 特別考試安排申請指引 ( 香港中學文憑 ) 第 10 頁 [ 共 10 頁 ] (2011 年 8 月修訂 ) [ 此申請指引紙張為象牙色 ]

11 Hong Kong Advanced Level Examination (HKALE) / Hong Kong Diploma of Secondary Education (HKDSE) Candidate with Aural and/or Oral Disabilities 附件 1 Annex 1 This form should be accompanied by an up-to-date* medical / assessment report (e.g. an audiogram or a speech and language assessment report) from the ENT specialist / audiologist or speech therapist (school candidates who have made use of the special education services provided by the Education Bureau need not submit this sheet.) * issued within 3 years before the commencement of the examination A. Candidate s personal particulars Name : (English) ( 中文姓名 ) : H.K. Identity Card No. : B. Overall assessment In connection with the candidate s application for special examination arrangements and/or exemption, I confirm that the candidate has the following disabilities which will sustain over the entire examination period from to of the examination year: (Please tick the appropriate box below.) Aural Disability (This part should be completed by an ENT specialist / audiologist.) LEFT EAR RIGHT EAR Normal Normal Mild Mild Moderate Moderate Moderately Severe Moderately Severe Severe Severe Profound Profound Name : (ENT Specialist/Audiologist) Signature : Date : Oral Disability (This part should be completed by a speech therapist.) Diagnosis : (1) Severity of oral disability Mild Moderate Severe (2) Area of difficulty (may tick more than one box) Articulation Language Voice Fluency Name : (Speech Therapist) Signature : Date :

12 香港高級程度會考 / 香港中學文憑考試特殊學習障礙考生特別考試安排申請! 附件 2 Application for Special Examination Arrangements in the HKALE / HKDSE from Candidates with Specific Learning Disabilities Annex 2 評估報告 Assessment Report 香港高級程度會考 / 香港中學文憑考試 ( 刪去不適用者 ) 考試年份 HKALE/HKDSE (Please delete as appropriate.) Examination Year: 學校 班別 School: Class: 考生姓名 Name of Candidate: 香港身分證號碼 出生日期 H.K.I.D. Card No.: Date of Birth: 特殊學習障礙紀錄 History of Specific Learning Disabilities 1. 如考生在學習讀寫的過程中有特殊困難, 請列出有關紀錄 ( 例如以往的評估結果 ) 或附上有關文件 Please indicate any history of the candidate having specific difficulties with the learning of literacy skills (e.g. previous assessment results) or attach relevant documents. 閱讀 / 書寫技能 Reading/Writing Skill ( 請於適當方格內加上 D 號 ) (Please put a 9 in the appropriate box.) 明顯在平均以下平均以下平均 / 平均以上 2. 請評估考生於以下範疇中的能力及就其能力與其他同齡學生作出比較 : Please assess the candidate s ability in each of the following Grossly Below Average/ areas in comparison with his/her age peers: below average average above average a. 閱讀準確度! reading accuracy b. 閱讀速度! reading speed c. 書寫的可辨認程度! handwriting legibility d. 書寫速度! handwriting speed e. 默書 / 串字! dictation/ spelling f. 文字表達 / 寫作! written expression / writing composition 3. 考生的口語表達能力是否比其文字表達能力顯著優勝? 有顯著差異 有些微差異 沒有差異 Is the candidate s ability to express himself /herself orally significantly better than in Significant Mild No writing? Discrepancy Discrepancy Discrepancy 校內支援 Support from School 4. 學校有否在過去兩年內於校內考試提供特別考試安排予考生?( 如有的話, 請於下面列明詳情 ) 有 無 Have special arrangements been made available to the candidate in internal examinations in the past two years? Yes No (If yes, please specify details below) 校內考試特別安排 ( 請於適當位置填寫 )# Special Arrangements in Internal Examinations (please tick/specify as appropriate) # 科目 / 卷別 Subject / Paper 請於適當方格內加上 D 號 # Please tick the appropriate box(es) # 其他 ( 請在方格內註明詳情 ) 6: Others (please specify details below) # 較長的作答時間應試時短暫休息試場的特別安排 1 = Time allowance 2 = Supervised breaks 3 = Special arrangements in examination centres 試題的特別安排 特別答題簿 其他 ( 例如 : 以電腦代替書寫 ) 4 = Special format of question papers 5 = Special answer books 6 = Others (e.g. use of computer instead of writing) 5. 你認為學校於校內考試所作的特別安排是否已照顧考生的需要? 是 否 Do you think the school s arrangements in the internal examinations have adequately Yes No addressed the need of the candidate for his/her disabilities? 如否, 請列明哪些需要未獲照顧 : If no, please specify the needs not yet addressed: 6. 你認為學校於校內考試所作的特別安排有否對其他同學構成不公平? 有 否 Do you think the school s arrangements in internal examinations have given the Yes No candidate an unfair advantage over his/her schoolmates? 如有的話, 請列明特別安排構成哪方面的不公平 : If yes, please state what kind of unfair advantage: 特別考試安排申請表格 ( 附件 2) P.1 of 3 Application for Special Examination Arrangements (Annex 2) (revised in Aug 2011)

13 此部分由心理學家填寫 This part to be filled in by the psychologist ( 曾於香港中學會考 / 香港高級程度會考因學障而獲得特別考試安排的考生, 若所申請的特別考試安排與往屆考試相同, 申請時無須心理學家填寫此部分 ) (Candidates who have been given special examination arrangements in a previous Hong Kong Certificate of Education Examination or Hong Kong Advanced Level Examination on the ground of specific learning disabilities will not need to have this part completed by the psychologist if they apply for the same special examination arrangements.) 1. 以前曾作的評估 Previous Assessment 智力 Intellectual Functioning 讀寫能力 Reading & Writing 測試日期 Date administered 測驗名稱 Test administered 測試結果 Test Results 正常? Normal? 讀寫障礙? Dyslexia? 是 Yes 有 Yes ( 請於適當方格內加上 D 號 ) (Please put a 9 in the appropriate box.) 結論 Conclusion 不是 No 無其他 No Others ( ) 2. 目前的評估 ( 考試前四年內 )* Current Assessment (within four years before the examination)* 測試日期測驗名稱 Date administered Test administered 智力 Intellectual Functioning 讀寫能力 Reading & Writing 測試結果 Test Results 符合有關測驗的讀寫障礙準則 Criteria of the test for dyslexia are met 不符合有關測驗的讀寫障礙準則 Criteria of the test for dyslexia are not met 其他已知診斷 ( 如有的話, 請註明 :) Other known diagnoses (if yes, please specify: ) 有 Yes 正常? Normal? 讀寫障礙? Dyslexia? 無 No 結論 Conclusion 是 Yes 有 Yes 不是 No 無 No * 請於心理評估報告內列出測驗結果及相關的數據 Please list the test results with relevant data in the psychological assessment report. 請根據所有所得資料 ( 包括但不限於目前的測試結果 ) 為個案作結論 Please draw your conclusion on the case based on all the available information (including but not limited to the current test results). 3. 本人確定上述資料正確無誤 現附上考生最近期的心理評估報告 I confirm that the above information is accurate. The latest psychological assessment report of the candidate is attached. 心理學家姓名 服務機構 Name of Psychologist: Organisation: 資歷 ( 例如 : 專業學會會員資格 ) Qualifications (e.g. professional membership): 考評局或會要求提供證明文件作核對用 The HKEAA may ask for documentary proof. 心理學家簽名 Signature of Psychologist: 日期 Date: 特別考試安排申請表格 ( 附件 2) P.2 of 3 Application for Special Examination Arrangements (Annex 2) (revised in Aug 2011)

14 香港高級程度會考 / 香港中學文憑考試特別考試安排建議 Recommendations for Special Examination Arrangements in the HKALE/HKDSE 註 : 特別考試安排只提供予經評估確定有讀寫障礙的考生 Note: Special examination arrangements will only be made for candidates with confirmed diagnosis of Dyslexia. 7. 就考生的特別考試安排作出建議前, 請參閱考評局印發的 為學障考生提供服務 資料單張 ( 可從考評局網頁 下載 ) Before summarising below the recommendations of special arrangements for the candidate, please refer to the leaflet Providing services to candidates with specific learning disabilities (may be downloaded from the HKEAA web site: ( 請於適當的方格內加上 D 號及列明詳情 Please tick the relevant boxes and specify details against each ticked box.) 較長的作答時間 ( 筆試一般可延長 25%, 多項選擇題可延長 15%; 如考生需要更長的作答時間, 請列明所需的時間及原因 ) Time allowance (normally 25% for written papers and 15% for multiple-choice; if more allowance is needed, please state the amount and give supporting reasons) 應試時短暫休息 ( 適用於獲較長作答時間的考生 一般而言, 只設於 90 分鐘或以上的考試, 通常為每 45 分鐘有 5 分鐘休息時間 - 如 要求不同, 請列明需要詳情及原因 ) Supervised breaks (applicable to candidates with time allowance; normally a 5-minute break for every 45 minutes for examinations lasting 90 minutes or more - if different, please state details of the proposed breaks and give supporting reasons.) 需要 Required 不需要 Not Required 試場的特別安排 Special arrangements in examination centres 試卷的特別安排 : 單面印製放大至 A3 顏色 ( 象牙色 ) 試卷 Special format of question papers(qp) : One-side printing enlarged to A3 coloured (ivory) QP 特別答題簿 Special answer books 以電腦代替書寫 - 原因為 : Use of computer instead of writing the reason is: 字跡難以辨認 ( 請提供考生近期校內中 英文科手寫作文測驗 / 考試樣本各一份, 供考評局考慮 ) Illegible handwriting (Please provide a copy of the candidate s handwritten Chinese/English composition work in a recent internal test/exam for the HKEAA to consider) 書寫速度極慢 ( 請提供職業治療師 / 醫生報告作為證明 ) Extremely slow handwriting speed (Please provide report from occupational therapist/medical practitioner as supporting evidence) 其他原因 ( 請註明原因及提供證明文件 ) Other reasons (Please specify and provide supporting documents) 使用電腦讀屏器 ( 請註明所使用的讀屏軟件, 及於最近期的心理評估報告內提供考生的讀字困難評估結果 ) Use of screen reader (please specify the name of the text-to-speech software to be used, and provide the assessment result of the candidate s word reading difficulties in the latest psychological assessment report) 其他 Others 簽名 Signature: 日期 Date: 校長 Principal ********************************************************************************************************************************** 簽名 Signature: 日期 Date: 家長 Parent 日期 Date: 考生 Candidate 特別考試安排申請表格 ( 附件 2) P.3 of 3 Application for Special Examination Arrangements (Annex 2) (revised in Aug 2011)

15 校內考試特別安排資料! Information on Special Arrangements in Internal Examinations 附件 3 Annex 3 * 此頁不適用於學障考生 學障考生的校內考試特別安排, 請填寫在專為學障考生而設的 評估報告 內 ( 見附件 2) This page is not applicable to candidates with specific learning disabilities (SLD). Please provide the information on special arrangements in internal examinations for candidates with SLD on the Assessment Report Form specially prepared for them (see Annex 2). 學校 School: 考生姓名 香港身分證號碼 Name of Candidate: H.K.I.D. Card No.: 1. 學校過去曾經在校內考試提供以下特別安排予考生 The following special arrangements have been made available to the candidate in internal examinations in the past (please specify details below). 科目 / 卷別 Subject / Paper 學校過去提供的校內考試特別安排 ( 請於適當位置填寫 )# Special Arrangements in Internal Examinations in the past (please tick/specify as appropriate) # 請於適當方格內加上 D 號 # 6: 其他 ( 請在方格內註明詳情 ) 6: Others (please specify details below) # 較長的作答時間應試時短暫休息試場的特別安排 1 = Extra time allowance 2 = Supervised breaks 3 = Special arrangements in examination centres 試題的特別安排 特別答題簿 其他 4 = Special format of question papers 5 = Special answer books 6 = Others 2. 學校會否在未來的校內考試提供特別安排予考生? Will special arrangements be made available to the candidate in internal examinations in the future? 會 不會 Yes No [ 假若有關安排與上表所列的相同, 則無需重覆將安排於下表列出 ; 惟若有關安排與上表所列的不同 / 學校不會再為 考生提供特別安排, 請於以下適當位置提供原因及 ( 如適用 ) 於下表列出有關安排 ] (In case the special arrangements are the same as those listed in the table above, then there is no need to repeat the arrangements in the table below. However, if the special arrangements are different from those listed in the table above / will not be made, please state the reasons in the spaces provided and (if applicable) state the details in the table below.) 原因 : Reasons: 科目 / 卷別 Subject / Paper # 較長的作答時間 1 = Extra time allowance 試題的特別安排 4 = Special format of question papers 學校未來提供的校內考試特別安排 ( 請於適當位置填寫 )# Special Arrangements in Internal Examinations in the future (please tick/specify as appropriate) # 請於適當方格內加上 D 號 # 6: 其他 ( 請在方格內註明詳情 ) : Others (please specify details below) 應試時短暫休息 2 = Supervised breaks 特別答題簿 5 = Special answer books 試場的特別安排 3 = Special arrangements in examination centres 其他 6 = Others 校長簽名 Signature of Principal: 日期 Date: 特別考試安排申請表格 ( 附件 3) Application for Special Examination Arrangements (Annex 3) (revised in Aug 2011)

16 特別答題紙 Special Answer Sheets 單行答題紙 - 行線較深色 ( 行距 :0.8 厘米 ; 紙張大小 : A4) H1 Single line answer sheets darker colour (line width: 0.8cm) (H1) 附件 4 Annex 4 放大單行答題紙 ( 行距 : 1 厘米 ; 紙張大小 : A4) H2 Enlarged single line answer sheets line width : 1cm (H2) 放大單行答題紙 ( 行距 : 1.2 厘米 ; 紙張大小 : A4) H3 Enlarged single line answer sheets line width : 1.2cm (H3) 放大原稿紙 (15 x 15 格 ; 紙張大小 : A4) C1 Enlarged Chinese graph paper (15 x15 boxes) (C1) 放大原稿紙 (12 x 13 格 ; 紙張大小 : A4) C2 Enlarged Chinese graph paper (12 x13 boxes) (C2) 特別考試安排申請表格 ( 附件 4) Application for Special Examination Arrangements (Annex 4) (revised in Aug 2011)

17 特別答題紙 Special Answer Sheets 放大格仔紙 ( 紙張大小 : A3) ( 顏色 : 黑白色 / 綠色 ) Enlarged graph paper (black & white colour / green colour) 放大多項選擇題答題紙 ( 方格大小 : M1) ( 紙張大小 : A4) Enlarged MC answer sheets (Size of the box : M1) A B C D A B C D 放大多項選擇題答題紙 ( 方格大小 : M2) ( 紙張大小 : A4) Enlarged MC answer sheets (Size of the box: M2) A B C D A B C D 特別考試安排申請表格 ( 附件 4) Application for Special Examination Arrangements (Annex 4) (revised in Aug 2011)

18 附件 5 有關考生於香港高級程度會考 / 香港中學文憑考試使用電腦讀屏器的指引 資格 1. 一般來說, 符合以下資格的特殊需要考生可獲考慮於香港高級程度會考 ( 高考 )/ 香港中學文憑考試 ( 文憑考試 ) 中使用電腦讀屏器將試卷讀出 : (1) 考生 (i) 經評估確定有讀寫障礙, 其母語的讀字能力經具備專業實務訓練的合資格教育心理學家 / 臨床心理學家評估 ( 以具備有關常模的標準化測驗評估 ), 而評估結果顯示他們有嚴重的讀字困難 ; 或 (ii) 經確診有腦損傷 ( 例如 : 大腦性麻痺 大腦性視障或腦損傷 ), 及經專家 ( 例如 : 職業治療師 ) 評估有嚴重閱讀困難 ; 或 (iii) 為失明或有嚴重視障, 及經職業治療師評估因手指觸感差導致其點字閱讀速度顯著地低 ; 或 (iv) 於近期始失去視力, 故未能閱讀點字 2. 除 (iv) 外, 申請使用電腦讀屏器的考生, 本局強烈建議有關考生於校內測驗 / 考試使用相同安排, 以便其熟習有關安排, 好使安排於公開考試中發揮其應有的效用 電腦讀屏器不適用的科目 / 卷別 3. 考評局只會在沒有違反考試的評核目標的情況下, 准許考生於考試中使用電腦讀屏器 電腦讀屏器不適用於以下考核考生閱讀理解能力及正確讀音的語文科卷別 / 部分 : 電腦讀屏器不適用的科目 / 卷別 高考 中國語文及文化卷一乙 ( 閱讀理解 ) 英語運用 C 部 (Reading and Language Systems) 文憑考試 中國語文卷一 ( 閱讀能力 ) 中國語文卷四甲 ( 朗讀 ) 中國語文卷五 ( 綜合能力考核 ) - 閱讀材料 英國語文卷一 (Reading) 英國語文卷三 (Listening & Integrated Skills) - 資料夾 (Data File) 特別考試安排申請表格 ( 附件 5) i (2011 年 8 月修訂 )

19 設施要求 4. 電腦讀屏器乃安裝了讀屏軟件的電腦 於考試中為考生提供電腦讀屏器, 必須遵照以下的設施要求 : 一 電腦設施 電腦 讀屏軟件 ( 已獲使用者授權 ) MS Word 以檢視試題的電子版本 (softcopy) 音效卡 耳筒 二 考生可於高考 / 文憑考試中使用以下任何一個考評局指定的讀屏軟 件 : (i) JAWS (ii) 晨光 (Windows Light) (iii) 陽光 (Sunshine) (iv) 蒙恬手寫板 朗讀機 (Penpower) 蒙恬手寫板的 翻譯 功能須刪除 三 電腦不可接駁互聯網 5. 校方須在高考 / 文憑考試為考生提供電腦設施 除較少考生使用電腦讀屏器的考試外, 於其他考試, 考生將於原校應考, 本校老師將到他校監考 6. 自修生須自備上述任何一個讀屏軟件及筆記本電腦 假若自修生不能提供軟件自用, 考評局會為考生提供電腦設施, 及晨光或陽光讀屏軟件 在此情況下, 考評局會安排考生於考試前的特定時段內試用電腦及軟件 7. 考生於遞交申請時必須註明於高考 / 文憑考試所選用的讀屏軟件 他們必須使用考評局指定的讀屏軟件 假若學校能證明考生於校內測驗 / 考試一直使用非考評局指定的軟件, 考評局可作個別考慮 於公開考試使用電腦讀屏器的限制 8. 於考試中, 電腦讀屏器僅為考生閱讀試卷的輔助工具 因應讀屏軟件及試卷的設計, 考生須留意於公開考試使用電腦讀屏器的限制 : 一 獲准使用電腦讀屏器的考生, 除了試卷的電子版本外, 將同時獲發試卷的印刷本 ( 或點字版本 ) 假如電腦讀屏器讀出的試題與試卷印刷 特別考試安排申請表格 ( 附件 5) ii (2011 年 8 月修訂 )

20 本 ( 或點字版本 ) 上的內容有所不同, 應以試卷印刷本 ( 或點字版本 ) 為準 二 於個別考試 ( 例如 : 數學 附加數學 ) 中, 電腦讀屏器不能讀出大部分的數學公式及數字 三 考生須熟習讀屏軟件的功能 例如 : 部分軟件不能讀出特殊符號如 α 及 β 此外, 不同軟件可能以不同方式讀出數字 考生亦須留意, 個別軟件可能錯誤地解讀數學 / 科學公式和算式中的數字和字母 四 讀屏軟件不能解讀電子版本試卷內, 任何以圖象方式儲存的資料 ( 例如 : 相片 圖 地圖及圖表 ) 在此情況下, 讀屏軟件會跳過有關圖象 有關資料, 考生應參考試卷的印刷本 ( 或點字版本 ) 五 使用電腦讀屏器的學障考生不會獲得額外的延長作答時間, 即考生與其他學障考生一樣, 於筆試及多項選擇題卷別分別獲加時 25% 及 15% 同樣地, 使用電腦讀屏器的失明 / 腦損傷 / 嚴重視障考生亦不會獲得額外的延長作答時間 9. 考評局不接受考生聲稱因以下情況導致其考試表現受影響 : 一 考生不熟悉讀屏軟件的運作 二 讀屏軟件的設計影響其表現 三 電腦讀屏器讀出的試題與試卷印刷本 ( 或點字版本 ) 上的內容有所不同 四 由於試卷的電子版本未能配合, 導致讀屏軟件未能讀出試卷內的部分資料 10. 假若考試期間電腦讀屏器發生故障, 考生可獲補時 試前準備 11. 獲准於公開考試使用電腦讀屏器的考生, 應於考試前熟習讀屏軟件的運作 12. 考生可利用開考前的短暫時間 ( 大約 10 至 15 分鐘 ) 練習軟件的運作 於考試期間, 考生應自行運作軟件 特別考試安排申請表格 ( 附件 5) iii (2011 年 8 月修訂 )

21 香港考試及評核局 HONG KONG EXAMINATIONS AND ASSESSMENT AUTHORITY 香港中學文憑考試 HONG KONG DIPLOMA OF SECONDARY EDUCATION EXAMINATION 特別考試安排申請 APPLICATION FOR SPECIAL EXAMINATION ARRANGEMENTS 附件 6 Annex 6 考生及家長同意書 Candidate s and Parent s Consent Form 致 : 香港考試及評核局 To: Hong Kong Examinations and Assessment Authority 本人確認 : 甲 已清楚細閱香港中學文憑考試特別考試安排的 申請指引 ; 乙 同意授權 ( 學校名稱 ) 為本人 / 敝子弟 : (1) 透過香港考試及評核局 ( 考評局 ) 的網上電子表格系統向該局遞交香港中學文憑考試特別考試安排申請 附件 3( 如有的話 ) 及此同意書 ; 及 (2) 按 申請指引 內的文件要求, 將醫生 / 專家簽發的證明文件 / 附件遞交考評局 ; 及丙 已得悉本人 / 敝子弟香港中學文憑考試特別考試安排申請的詳情 I hereby acknowledge that: A. I have read the Application Guide on applications for special examination arrangements in the Hong Kong Diploma of Secondary Education Examination (HKDSE); B. I agree to authorize (Name of School) to submit on my / my child s behalf: (1) my / my child s application for special examination arrangements in the HKDSE, Annex 3 (if any) and this consent form via the online electronic application system of the HKEAA; and (2) supporting document(s) / annexe(s) signed by registered medical practitioner(s) / professional(s) in accordance with the documentation requirements in the Application Guide ; and C. I have noted the information in my / my child s application for special examination arrangements in the HKDSE. 考生簽署日期 Signature of Candidate: Date: 考生姓名 (Name of Candidate: ) 考生身分證號碼首 4 個字母 / 數字 First 4 characters / digits of the candidate s HKID No: 家長簽署 Signature of Parent: 日期 Date: 家長姓名 (Name of Parent : )

22 Annex 7 HONG KONG DIPLOMA OF SECONDARY EDUCATION EXAMINATION Applications for Special Examination Arrangements Guidelines for Processing of Supporting Documents by Schools Introduction 1. In processing applications for special examination arrangements from Hong Kong Diploma of Secondary Education (HKDSE) candidates with special needs, schools (on behalf of candidates presented by them) and private candidates should submit the applications online together with the supporting documents (e.g. psychological assessment reports, medical documents, annexes, supporting letters from schools / teachers) to the Hong Kong Examinations and Assessment Authority (HKEAA) via the Special Examination Arrangements (SEA) Online Services (hereafter called Online Services ) on the HKDSE Examination Online Services. 2. Each application for SEA must be accompanied by supporting documents. Before starting to make an application on the Online Services, schools should carefully read the Application Guide for special examination arrangements for the types of supporting documents to be submitted by candidates with different types of special needs. 3. The supporting documents contain information about candidates special needs, e.g. diagnoses of candidates medical problems, results of psychological assessment of candidates reading and writing abilities. These are candidates personal data and shall be classified and handled as restricted information. They must be handled with the strictest confidence and guarded against unauthorized access. 4. With the launch of the Online Services, schools are requested to submit all the supporting documents via this platform. Supporting documents are usually issued by medical practitioners or professionals (e.g. occupational therapists, audiologists and psychologists) in the form of hardcopies. Under such circumstances, each of these documents, after submission to schools by the candidates, must be converted into an electronic format (electronic file) via scanning, before it can be uploaded onto the Online Services for transmission to the HKEAA. 5. If the supporting documents received by schools are in an electronic format, then the files can be uploaded directly to the Online Services provided that the files are in any of the following formats and do not exceed 2MB each: pdf, gif, jpeg, tiff, zip, rar 6. For each school, please ensure that only the principal and a Special Examination Arrangements (SEA) Application Officer designated by the school can access the Online Services. While the SEA Application Officer is responsible for making the applications on the Online Services, the school may designate the SEA Application Officer or other staff member(s) to handle the supporting documents after making certain that they are aware of the guidelines in handling restricted personal data. 7. All applications and supporting documents should be processed on a designated computer with restricted access. Furthermore, during the conversion of the supporting documents into electronic files, where necessary, the electronic files thus created should 1

23 only be sent to and stored on this computer. Any temporary storage device used must be password-protected. 8. The following provide some guidance to schools on how to handle the supporting documents when making applications for SEA via the Online Services. Receipt of Hardcopies of Supporting Documents 9. Upon receipt of the supporting documents from the candidates, record the following information: (a) number of supporting documents submitted by the candidate; and (b) name, issue date and total number of pages of each document. Keep the documents in safe custody and away from any unauthorized access. Conversion of Hardcopies of Supporting Documents into Electronic Files 10. Prior to making an application on the Online Services, convert the hardcopies of supporting documents into electronic files via scanning. 11. The SEA Application Officer (or the staff designated for handling the supporting documents) should be present throughout the process of scanning. Never leave the supporting documents unattended at the scanning machine. 12. Some fax machines can save their scanned documents in the machine, same for photocopiers or scanning machines. If there is such a function, that function should be turned off before scanning. 13. In case a supporting document has more than one page but is not paginated, before de-stapling, write the page number at the back (if the document is single-sided) or at a corner of each page using a pencil. This allows the pages to be arranged in the correct sequence again in case the pages are accidentally mixed up after de-stapling. 14. If the count of number of pages scanned is available on the scanning machine, check this count against the total number of pages of the document. 15. After scanning one document, staple the document immediately to avoid the loss of any page of the document. 16. In case a candidate has more than one supporting document, scan each document into a separate electronic file. 17. If the designated staff has to scan the supporting documents of more than one candidate, to avoid mixing up of the documents of the candidates, he / she should scan all the supporting documents of one candidate before proceeding to handle those of another candidate. 18. Where the scanning is done on a photocopier or fax machine, in case paper jamming occurs, check to ensure that all jammed papers are cleared from the photocopier or fax 2

24 machine. It is advisable to scan the whole document again to ensure that it is completely scanned. 19. After scanning, cross check that the hardcopies of the supporting documents are not left at the scanning machine. Keep the documents in safe custody again. 20. Specifications of the electronic files (scanned images) (a) File formats: Adobe Portable Document Format (PDF) / Graphics Interchange Format (GIF) / Joint Photographic Experts Group (JPEG) / Tag Image File Format (TIFF) (b) File size: 2MB or below per file (c) Image resolution: 200dpi or below It is advisable to scan the documents into black & white images in order to minimize the file size. Checking, Processing and Storing of Electronic Files (Scanned Images) of Supporting Documents 21. Process and store the electronic files of the supporting documents on a designated computer / drive / folder with restricted access and with screen saver protection. The designated staff should activate the screen saver whenever he / she needs to be away from the workstation for a short while in order to ensure that the supporting documents displayed on the monitor or stored in the hard disk cannot be accessed by others. Under such circumstances, the hardcopies of the documents must not be left unattended. 22. Check on the designated computers that the electronic files of all supporting documents scanned are successfully created. 23. For each electronic file of the documents, check to ensure that: (a) the total number of pages of the scanned document in the electronic file tallies with that of the hardcopy and the record stated in paragraph 9; (b) each page of the hardcopy of the document has been scanned; (c) each page of the document has been completely scanned; and (d) the information in the electronic file is clearly legible. In case of incomplete or unclear scanning of any page of the supporting documents, scan the whole document again. The electronic files with incomplete or unclear scanning should be deleted from the computer / drive / folder at once to avoid mixing up with the files of the same documents created during re-scanning. 24. The filenames of the electronic files created by the computer during scanning are usually sets of numbers. It is thus difficult for one to tell which candidate a particular file belongs to. This is particularly risky when the supporting documents of more than one candidate have to be handled at the same time, as the files of different candidates can be easily mixed up. Thus, it is advisable to rename the electronic files of the supporting documents by including, say, the names of the candidates as part of the filenames. It is important that the electronic files are clearly and systematically indexed in order to minimize the chance of mixing up of supporting documents of different candidates. 3

25 Submission of Electronic Files of Supporting Documents via the Online Services 25. The SEA Application Officer should upload the electronic files of the supporting documents onto the Online Services. Activate the screen saver whenever he / she needs to be away from the computer for a short while. 26. After successful submission of an application, delete all the electronic files of the supporting documents of the candidate from the hard disk of the computer and / or any storage media. Clear the files in the Recycle Bin of the computer. 31 August