TABLE OF CONTENTS PAGE Section 1: Welcome to your Family Council - How to use this toolkit? 2 - What is Family Leadership 3 - Definition of Family Cou

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1 FAMILY COUNCIL TOOL KIT 2016 Edition, EED Family Engagement and Support Team

2 TABLE OF CONTENTS PAGE Section 1: Welcome to your Family Council - How to use this toolkit? 2 - What is Family Leadership 3 - Definition of Family Council and Preferred Structure 4 - FAQ 5-6 Section 2: Building your Family Council - Structural Options 7 - Why People Volunteer 8 - Membership (strategies, representation of the site) 9 - Meeting Roles and Responsibilities Successful Meeting Tips Communication ( group, newsletter, etc.) 14 - Guidelines for Management of Family Council Funds 15 Section 3: Resources - Menu of Sample Activities of Family Council 16 - Sample Room Representative Duties 17 - Sample Nomination Form and List Sign-up Exploring becoming a PTA 20 - Fundraising Tips 21 - Grant Opportunities 22 - Sample Templates (agendas, sign-in sheet, etc.) Sample Event Flyers Meeting Checklist 27 - Outside Agency Resources List

3 INTRODUCTION TO THIS TOOLKIT You are your child s first teacher and we deeply appreciate your support in partnering with us to make your child s educational experience the best it can be. One way of working together is to support our Family Council. The Family Council s primary focus is to support a rich and robust school-to-home link, as well as to work with families to develop skills to become lifelong educational advocates for their child(ren). Joining a Family Council is a commitment of time and energy and we are so appreciative of your efforts. We hope this Family Council Toolkit will give you ideas for building or strengthening family leadership opportunities. This manual is divided into sections which you will see in the table of contents. We have included definitions of family councils and effective structures, ideas on how to generate interest and participation in family councils, as well as resources that can help spark ideas. Please take these ideas as only suggestions or tips. We know you may have other ideas or great practices that you are already using that can benefit your site. The intention of the toolkit is to help clarify some guidelines and to offer ideas on how to get started. Thank you so much for your involvement and support together we can take the first essential steps on your child s journey to a meaningful and joyful education! 2

4 WHAT IS FAMILY LEADERSHIP? The following is our EED definition of Family Leadership based on family and staff feedback about the main ways families can demonstrate leadership: Speaking Up o Sharing concerns and feedback, o Helping guide program and curriculum, o Improving student success/achievement Lending a Hand o Supporting other families o Sharing your skills/talents/gifts o Supporting site needs Being Connected o Building relationships with staff and other families o Getting involved in what s happening at your child s site and classroom o Helping to build a school community Learning Together o Attending workshops and family educational opportunities o Learning how to support your child s learning at home o Developing new skills 3

5 All Families are welcome to attend Family Council Meetings. Room Reps Site Staff Family Council 1-2 Family Leaders from each room are the CORE of the Family Council. They are the connection to each family in the classroom, and represent family voice at the council meetings. They also share information with all classroom families. Site Staff and others attend meetings to help ensure a strong school and family connection. * See p. 16 for sample duties. A family council is an advisory body made up of family members that work together with the principal and teachers to strengthen the school community and provide input on policies and programs. The Family Council s main priorities are: Planning, advocating, and hosting activities/events that promote links to learning between home and school. Supporting families by hosting workshops based on family interests and supporting parents role in their child s education Sharing family voice on site-based family engagement planning and curriculum/classroom data/what s happening in classroom * See p.16 for menu of sample activities. 4

6 FREQUENTLY ASKED QUESTIONS Q: WHAT IS A FAMILY COUNCIL? A: A family council is an advisory body made up of family members that work together with the principal and teachers to strengthen the school community and provide input on policies and programs. While the council can make recommendations, it does not have the authority to vote on school or district matters. The principal is the lead for the school and the final decision maker. Q: How will staff and families work together to support the Family Council? A: We have most of our families 1-2 years and because of this we know that leadership for the council is best when it is a partnership between families and staff. Over the course of the school year staff and families will vary in terms of how much leadership they are taking - we call this the arc of shared leadership. ARC OF SHARED LEADERSHIP December S - 70% P- 30% January-Feb S - 60% P- 40% March S - 50% P- 50% April S - 40% P- 60% S - STAFF P - PARENTS August July S -100% P-0% May - June S - 70% P- 30% 5

7 Q: What is the time commitment for being an active member, room rep, or officer? A: It can vary from a couple hours a month to a couple hours a week depending on site needs, availability of families, and number of events and activities the Family Council and site decides to host. Q: How long are meetings and how often? A: It varies depending on the site, ranging from once a month for an hour to quarterly. Q: Is there a fee to be a member? A: No. All families are automatically part of the school s Family Council. Q: Am I required to do fundraising? A: There is no minimum requirement. There are many different types of fundraising and we understand that you will participate as much as you can. Q: Do I have to attend a meeting to be a member? A. All families are members and you can call in if you can t make the meeting. If you are a room rep, you are strongly encouraged to attend as many meetings as possible. Q: What ways can I be involved in the school community? A: In general attend family school events such as social events, work/clean up days, fundraisers, and workshops. Other ways include: - Check in with your teachers on classroom/site specific help - Volunteer to go on field trips and neighborhood walks - Help organize class celebrations Q: What do I get out of being involved in the school? A: Sense of community, a better understanding of what your child is getting out of school, and an early foundation of partnering with school. 6

8 STRUCTURAL OPTIONS Family Council structures will vary from school to school and are determined by school culture. The chart below highlights the commonalities of titles, roles and responsibilities so that Family Council leaders can determine which structure is best for their site and their families. Meeting Facilitator/Head Chair Draft agendas Determine and spearhead activities Facilitate meetings Contribute to meetings Secretary/Meeting Minute Taker Take minutes at meetings Help write and type agenda Send minutes to community Draft flyers and posters * Treasurer (If Family Council has its own bank account) Oversees the general accounting functions for the Family Council including writing checks, balancing accounts and drafting family council budgets Room Representative/Site Participants Contribute to agenda items Contribute to discussions Undertake select projects * Please note that treasurers are required for family councils who fundraise and have their own bank account. 7

9 Taken from: 8

10 IDEAS TO BUILD MEMBERSHIP 1. During Orientation: Inform incoming parents about the Family Council and invite them to participate in the meeting and events. a. Develop a prospective list: Pass a sign-up sheet for parents interested in getting further information. Ask for their best method of contact and best available hours. 2. Call/text/ parents inviting them to a meeting. Provide further information about the role of room parents when inviting them. 3. Teachers play an important role in outreach and recruitment. Ask teachers to connect you with parents that are interested in becoming room parents and/or in attending the meetings. 4. Welcome parents during drop off/pick up time and give information about Family Council meetings. 5. Promote Family Council on school/class newsletters. 6. Request a Family Council bulletin board in the school Place pictures of activities/events held by Family Council and contact information. 7. Create posters and place them around the school promoting Family Council. 8. Create flyers and give to teachers to share with their parents. 9. Ask parents in your child s class to join. KEEPING MEMBERS 1. Train and involve Family Council members. 2. Share dates and times of meetings and events in advance. 3. Recognize parents who are part of the Family Council. 4. Send important information prior to the meeting. 5. Have Fun! 9

11 Meeting Facilitator Time Keeper MEETING ROLES and RESPONSIBILITIES (This gives suggestions on how to run Family Council meetings.) Adapted from TITLE ROLES RESPONSIBILITIES Plan and coordinate the meeting. * Prepare meeting agenda and to minute taker. * Book venue and invite attendees. * Lead and facilitate meeting. * Facilitator * Coordinator * Manager * Contributor Manage the meeting process. Facilitate the meeting. * All meeting roles are assigned and expectations clearly communicated. * Meeting protocols are negotiated and agreed. * Take leadership role and direct the meeting process through the agenda. * Guide and lead discussions to ensure all participants are given the opportunity for equal participation. * Ensure no one particular meeting participant dominates discussions. Contribute to meeting. * Contributes ideas and strategies to meeting discussions. * Meeting Time Keeper * Discussion Time Monitor Assist the meeting leader to monitor meeting time frames. * Keep an eye on the time allocated to agenda items and make sure the meeting is on track and within agreed times for each agenda items. * Inform the meeting when only 5 minutes remains on each agenda item. 10

12 Meeting Minute Taker Participant Adapted from ROLES Send proposed agenda and ask for additions. RESPONSIBILITIES * Send agenda plan to team and invite submissions for the agenda from all meeting attendees. * Help write agenda Type up agenda from facilitator. * All items carried from last meeting * New items from meeting attendees and facilitator * Send completed agenda to all participants prior to the meeting. * Discussion note taker During meeting, record key points. Record key points on all discussions: *Brainstorming sessions * Feedback and Questions * Agreements and follow-ups Share minutes with school. * After the meeting, fine tune key points and disseminate minutes via to all participants. Ensure that the rest of school will receive the minutes. * Contribute items to meeting agenda. * Agenda Contributor * Discussion Contributor Contribute to the meeting process. * Contribute during meetings in team discussions, brainstorming, and projects. * Undertake certain projects and tasks. * Read meeting minutes and keep up to date on events. 11

13 SUCCESSFUL MEETINGS 13 TIPS (Adapted from: Prepare to preside. If you re not experienced in leading a meeting, admit it and take action. Ask the former president for advice, and check with long-term parent group members about how they would like meetings to be run. It s OK to be nervous, but don t be unprepared. Promote the meeting. Get the word out in as many ways as possible: newsletter, take-home flyer, broadcast, website announcement, school cable television, display case at school, school message sign, and others. Be sure to explain why a parent or family would want to participate. What will be their benefit? Why should they take time to attend? Market the event, fulfill your parents expectations, and thank everyone for coming; they ll be more likely to come back. Be on time and start on time. Arrive early enough to allow time for final preparations such as photocopying handouts, preparing snacks, and arranging chairs. Start on time. If people continue to talk after you ve called the meeting to order, they are being rude. You re not being rude by getting started. When practical, also announce an ending time for the meeting. If the meeting is running long, table remaining business until next time. Cooperate with school staff. Work closely with the custodial and support staff. Provide advance written notice of the meeting schedule and any additional needs such as childcare. Leave the meeting room at least as clean and organized as when you arrived. Respect the custodial and support staff. How to run meetings effectively * Make time for introductions. * Have an agenda and make copies. * Keep the meetings to 60 minutes or less. * Take minutes and share them. (Tips of minutes taking: com/pto-today- articles/article/165- meeting-minutes-dosand-donts) Set up appropriate seating. If you have a small number of participants at your meeting, consider arranging the chairs in a circle or having everyone sit around the same table. Using a head table for the officers implies a separation between us and them, which doesn t convey a spirit of cooperation. Sitting in a circle also encourages quieter members to participate. Introduce yourself and others. Don t assume you know who s who! Ask. Better yet, provide nametags and introduce yourself to new faces. Start every meeting with a welcome message. Most meetings are small enough that all attendees can introduce themselves at the start of every meeting. It might seem awkward to hear your good friends introduce themselves to each other, but the newcomers will appreciate it and feel less like outsiders 12

14 Follow the agenda. Plan the meeting ahead of time and write down the sequence of events so you don t forget anything important. List specific topics under general categories such as new business, unfinished business, and committee reports. Include open discussion at the end of the meeting, and note the date, time, and place for the next meeting. Distribute hard copies so the attendees can track the progress of the meeting and take notes if desired. Be enthusiastic and upbeat. Even if you are worried about volunteer participation, fundraising, or the group s reputation, set a positive tone. As leader of the group, your excitement will rub off on other parents. Nurture new members. New members who don t speak up are probably overwhelmed, bored, satisfied, or intimidated. It s your job to figure out which. Don t leave new members to drift on their own. Treat your newest members as the future parent group leaders that they are. Keep control. It s your responsibility to keep the meeting on task. Call on individuals who want to speak to the issue at hand, trying hard to alternate between pro and con viewpoints. Do not tolerate crosstalk, side conversations, or detailed committee discussions. Unrestrained debate may be the most common reason that general parent group meetings drag and why so many parents swear they ll never attend again. Be impartial. Your personal feelings, expressed in the context of a formal parent group meeting, can improperly sway others. Your job is to preside, not influence. Respect your guests. If you invite guest speakers, put them first on the agenda. Introduce them, thank the guest speakers for their time, and allow them to leave when they re finished. Partner with your principal. Review the meeting agenda with the principal in advance. Work together to target topics for his report, and specify the amount of time allocated. During the meeting, don t be afraid to direct the principal politely to stay on point, just as you would a fellow parent. 13

15 COMMUNICATION STRATEGIES GROUP Collecting families addresses early on to create an list is one way to communicate information to the entire school. Note down families that opt out of sharing their address to ensure that hard copies of information gets to them. Google Group and Mail Chimp are great ways to organize groups. Google Group: Mail Chimp: DRY-ERASE BOARD Getting a large dry-erase (white) board to place by school entrance is another way to note down upcoming events, reminders, etc. NEWSLETTER Sending out a monthly newsletter to the school with information shared at Family Council meetings allow all families to be informed and in the loop. Provide ways such as /phone number that families can contact to give feedback. A suggestion/feedbox box can be helpful too. QUICK TIPS ~ Although communicating via the internet can be most convenient, some families prefer a hard copy of information and/or phone calls since not everyone has access. ~ Providing information through various methods increases success of receptiveness. 14

16 GUIDELINES FOR MANAGEMENT OF FAMILY COUNCIL FUNDS Below are options for managing funds: Family Council funds can be included in the site budget when appropriate guidelines are followed. These funds cannot be mingled with the site s instructional and operational budget, but are kept in a separate line item. In order for funds to be put into the site budget a request for authorization to receive a gift form needs to be filled out and processed by SFUSD. A Family Council can set up a bank account, but if this is the case, the council needs to have by-laws on record, and officers, including a treasurer who is responsible for the account. This account must be in the name of the Family Council (or CPAC, etc.) and a tax ID for the organization must be obtained from the IRS. SFUSD s tax ID may not be used to open a family council bank account of any kind. However, SFUSD s tax ID may be provided to families who want to make tax deductible donations to the school. The Family Council shall establish a Fund Expenditure Committee (i.e., CPAC/Family Council Executive Committee), a majority of whose members shall be parent representatives. Site Administrators and teaching staff shall also be represented on the committee and any recommendations of the aforementioned Committee shall be considered and approved by the School Administrator. (Speak with your school s Site Administrator for more information regarding school based fundraising.) 15

17 SOCIAL EVENTS SAMPLE MENU OF FAMILY COUNCIL - Back to school/open House potlucks ACTIVITES - Holiday parties (such as New Year, Kwanzaa, Cinco de Mayo, Winter Holiday, Lunar New Year, Easter, Hanukkah, Divali, etc.) - Seasonal get together (Summer BBQ, Fall Festival, Winter Party, Spring Fling) - Parents Night Out (dinner, café, bar, lounge, etc.) - Family Play Date VOLUNTEER WORK DAYS - Garden day (weeding, planting, attending to garden) - Classroom work day (cleaning and organizing classrooms and yards) SCHOOL SUPPORT - Volunteer in classroom - Co-facilitate family workshop 16

18 ROOM REPRESENTATIVE SAMPLE DUTIES Each classroom ideally has one or multiple family representative(s) who are the classroom liaisons to Family Council. Duties may include: - Coordinating with the teacher to see what support is needed and helpful - Attending Family Council meetings - Distributing communications from the Family Council to the classroom families and teaching staff -Communicating with the Family Council about classroom activities, updates, etc. - Volunteering as needed, and/or recruiting other family volunteers for school activities or other needed support -Establishing communication systems among classroom families 17

19 SCHOOL YEAR FAMILY COUNCIL NOMINATION FORM (SAMPLE) A family council is an advisory body made up of family members that work together with the principal and teachers to strengthen the school community and provide input on policies and programs. To Nominate Yourself for the Family Council Board, fill in this form and place it in the Family Council mailbox in the office by: August 17 th OR bring it to the Family Council Meeting on Monday, August 20 4:30pm in Room 4. Head Chair: The Head Chair works closely with the Principal to determine initiatives, fundraisers, activities and supplies needed whereby the Family Council can support the students, staff, and families. With input from Family Council officers and any family or staff member, the Head Chair drafts the agenda for each Family Council meeting and facilitates the meeting. (This position can be a co-chair position.) Treasurer: The Treasurer oversees the general accounting functions for the Family Council including writing checks, balancing accounts and drafting family council budgets for the school year. Secretary: The Secretary takes minutes at the Family Council meetings and reports them back to the community, updates the dry erase board in the front lobby, and generates and posts flyers and sign-up sheets. Other duties may include: creating newsletters and maintaining the school s website, Google Group, and/or social media. Room Rep: Each classroom has a lead parent representative to the Family Council. They are responsible for distributing communications from the Family Council to the classroom parents, maintaining the classroom roster, coordinating with the teacher on Family Council activities and events, and reporting back to the Family Council regarding classroom concerns. Your Name: Child s Name: Room#: Cell #: Position(s) wishing to be nominated for: How are you suited for the role?: 18

20 Communication/Interest Survey WELCOME! As part of the school community, you are automatically a member of our parents group, the Family Council. Please take a moment to fill out this form and return to the office so that we can keep you informed. Child/Room: Name: Name: Add my to the school directory and list: Yes No Interested in being a room representative? Yes No (Room Rep: Each classroom has a lead parent representative to the Family Council. They are responsible for distributing communications from the Family Council to the classroom parents, maintaining the classroom roster, coordinating with the teacher on Family Council activities and events, and reporting back to the Family Council regarding classroom concerns.) A strong interest area (gardening, music, art, cooking, etc.) or skill (web design, construction, translation, etc.) you d like to share with others? Please list them: Thank you for your time! Please contact us at: WELCOME! As part of the school community, you are automatically a member of our parents group, the Family Council. Please take a moment to fill out this form and return to the office so that we can keep you informed. Child/Room: Name: Name: Add my to the school directory and list: Yes No Interested in being a room representative? Yes No (Room Rep: Each classroom has a lead parent representative to the Family Council. They are responsible for distributing communications from the Family Council to the classroom parents, maintaining the classroom roster, coordinating with the teacher on Family Council activities and events, and reporting back to the Family Council regarding classroom concerns.) A strong interest area (gardening, music, art, cooking, etc.) or skill (web design, construction, translation, etc.) you d like to share with others? Please list them: Thank you for your time! Please contact us at: 19

21 Exploring Becoming a PTA (Parent Teacher Association) (Some sites have wanted their Family Council to become a PTA and if your site is interested, here is some information.) Mission & Values The overall purpose of PTA is to make every child s potential a reality by engaging and empowering families and communities to advocate for all children. PTA Values Collaboration: We will work in partnership with a wide array of individuals and organizations to broaden and enhance our ability to serve and advocate for all children and families. Commitment: We are dedicated to children s educational success, health, and well-being through strong family and community engagement, while remaining accountable to the principles upon which our association was founded. Diversity: We acknowledge the potential of everyone without regard, including but not limited to: age, culture, economic status, educational background, ethnicity, gender, geographic location, legal status, marital status, mental ability, national origin, organizational position, parental status, physical ability, political philosophy, race, religion, sexual orientation, and work experience. Respect: We value the individual contributions of members, employees, volunteers, and partners as we work collaboratively to achieve our association s goals. Accountability: All members, employees, volunteers, and partners have a shared responsibility to align their efforts toward the achievement of our association s strategic initiatives. (Taken from the National PTA website: * California State PTA: We connect families, schools and communities. California State PTA represents more than 800,000 members. As part of a century-long, nationwide, grassroots movement, California State PTA is a professional, non-profit volunteer organization committed to the well-being of all children and families. We believe every adult has a responsibility to ensure that all children develop to their full potential. We believe parents are children s first teachers and that parent involvement is essential throughout a child s educational experience. We believe that family is the basic unit of society responsible for the support and nurturing of all children, and we recognize that the family may be defined in many ways. We believe our responsibility includes advocating for the safety and welfare of all children and the opportunity for a quality public education for each child. We re also part of National PTA the largest child advocacy association in America. Resources: * Ed100: Ed100.org has an optimistic purpose: to help you learn how education really works, so you can make a difference whether you are a parent, a student, a teacher, or an interested citizen. Change happens. People who are prepared and informed can take moments of change and give them meaning. Ed100 can help you learn what you need to know. * California State PTA Online Toolkit: Get the tools, information and resources to help you in your PTA leadership position and help you connect families and schools! 20

22 FUNDRAISING OPPORTUNITIES ESCRIP SLOAT GARDEN CENTER SPORT S BASEMENT (IN PRESIDIO) SELLING SCHOOL T-SHIRTS RESTAURANT FUNDRAISERS - Boston Market: - California Pizza Kitchen: - Chipotle: - Panera Bread: fundraising-night.html - Patxi s: QUICK TIPS ~ This list of passive fundraisers can be beneficial for the school. Some fundraisers will do better than others. ~ Check the website for more details as some fundraisers are ongoing while others are for a specific time period. ~ Early advertising in multiple forms (flyers, s, posters, etc.) promotes success. SCHOOLA CHINOOK BOOKS 21

23 GRANT OPPORTUNITIES * Seed Money: Welcome to SeedMoney! We help food garden projects help themselves by offering them access to crowd funding tools and grants. * Donors Choose: Support a classroom. Build a future. We make it easy for anyone to help a classroom in need, moving us closer to a nation where students in every community have the tools and experiences they need for a great education. 22

24 RESOURCES Meeting Agenda Template SAMPLE School Name Family Council Meeting Agenda Feb. 3 rd, :00-6:00pm 1. Introductions/Review of Agenda 2. Room Updates 3. Upcoming Events - Multicultural Day 02/17 (Schedule, finalizing details) - Garden Day 03/08 4. Fundraising check-in: - T-shirts? - Other ideas? 5. Questions/Concerns? 6. Announcements/Updates - Parent Advisory Survey Update - Raising a Reader Parent Workshop on Tues, 02/10 4:30-5:30pm - Coffee w/ Principal Wed, 02/ am - DPAC meeting Thursday, 02/26 Cook St. - Next meeting date and time 23

25 Sign-In Sheet Template Meeting Name: Facilitators: Date and Time: Location: Sign-in Name of Attendee "Printed" 名字 Nombre Signature 簽名 Firma Child's Name 兒童姓名 Nombre del Niño Phone Number and/or 電話號碼 / 電子郵件 24

26 Event Flyer Template FAMILY GARDEN DAY Date: Saturday, December 6th 2014 Time: 10:00am noon Please come help! Bring your family and friends for a couple hours to help beautify our garden. Volunteers will be working on projects including weeding, digging, and more! Refreshments will be provided Don t forget your garden gloves. If you have shovels and wheelbarrows, please let the teachers know! 25

27 JOIN US FOR OUR AUTUMN HARVEST FESTIVAL Friday, October 9:30 am Schedule of Events 9:30: Get Ready 10:00: Parade 10:45: Class Pictures 11:00: Outdoor Play ** Volun ** VOLUNTEERS NEEDED. ** DONATIONS APPRECIATED. ~ SIGN-UP IN THE CLASSROOM. ~ 26

28 MEETING CHECKLIST Things to do: Secure location for meeting Agenda Send draft of agenda for input Send reminder of meeting Meeting Roles are Identified: - Facilitator - Time Keeper - Minute Taker Ensure there is a sign-in sheet After meeting, minutes is shared with community Person Responsible Notes Materials Needed: Pens Post-its Sign-in sheet Copies of agenda Handouts (if any) Snacks (if any) 27

29 AGENCY RESOURCES LIST Parents for Public Schools PPS-SF supports student success by developing strong parent-school partnerships, strong parent relationships, and broad community support for public education. Website: Tandem Partners in Early Learning Tandem partners with families, educators, and communities to surround young children with interactive learning opportunities that build early language and literacy skills, strengthen social and emotional skills, and foster a lifelong love of learning. Website: Support for Families of Children with Disabilities Since 1982, Support for Families of Children with Disabilities has offered information, education, and parent-toparent support free of charge to families and professionals of children with any kind of disability or special health care need in San Francisco. Website: San Francisco Public Library Website: 28

30 The following agencies provide consultation to most of our sites through the Early Childhood Mental Health Consultation Initiative: Fu Yau Project RAMS The Fu Yau Project provides prevention and early intervention mental health services to the family resource centers and childcare community that cares for children, ages 0-5 years old. Services includes the following: on-site program and child observation; clinical consultation with childcare staff and families; on-site intervention with individual and groups of children; parenting classes and support groups; and in-service training for the childcare staff relating to child development and mental health related issues. Website: Instituto familiar de la Raza IFR s programs span a continuum of mental health, HIV-related & social services, including health promotion & prevention, family support, early intervention, case management, violence prevention, comprehensive behavioral health services, and cultural activities and practices. Website: Infant-Parent Program/Daycare Consultants The Infant-Parent Program is an infant and early childhood mental health program focusing on the relationships between young children and their adult caregivers. Diversity-informed services are provided to a multicultural population of children, families and professionals throughout San Francisco. Clinical services include assessment and intervention offered at San Francisco General Hospital or, more commonly, in community settings including families homes, residential programs, shelters and transitional housing programs. The program also provides consultation to multidisciplinary professionals serving children birth through age five in early childhood education, primary care, and other service settings. Website: Edgewood Edgewood Center for Children and Families serves thousands of children, youth, and families that have experienced traumatic stress leading to learning disabilities, mental illness, and debilitating behavioral issues. With treatment and prevention programs, many children and families can overcome these challenges and transform their lives. Website: 29

31 2016 Edition, EED Family Engagement and Support Team 30

32 GUIA DE CONSEJOS DE FAMILIA Editado en 2016, por el Equipo de Participación de la Familia y Apoyo del EED

33 ÍNDICE PÁGINA Sección 1: Bienvenido a su Consejo de Familia -Cómo usar estas herramientas 2 - Quiénes conforman el liderazgo del Consejo de Familia? 3 - Definición de lo que significa el Consejo de Familia y de la Estructura de Funcionamiento Preferida 4 - Preguntas frecuentes 5-6 Sección 2: Como formar su Consejo de Familia - Opciones de estructura 7 - Por qué decide alguien servir como voluntario? 8 - Membresía (estrategias, representación de la escuela) 9 - Funciones y responsabilidades de los participantes en las reuniones Consejos para tener reuniones exitosas Comunicación (grupo de correo electrónico, boletines informativos, etc.) 14 - Normas para administrar los fondos del Consejo de Familia 15 Sección 3: Recursos - Ejemplo de una lista de actividades del Consejo de Familia 16 - Ejemplo de las funciones del representante del salón 17 - Ejemplo de formularios para nominar un representante, y para recopilar direcciones de correo electrónico Explorar la posibilidad de que el Consejo de Familia se convierta en una PTA 20 - Consejos para recaudar fondos 21 - Oportunidades para obtener donaciones 22 - Ejemplo de plantillas (para agendas, listas de registro de asistencia, etc.) Ejemplos de circulares para anunciar eventos Lista de responsabilidades y personas asignadas a ellas en las reuniones 27 - Lista de recursos fuera de la agencia

34 INTRODUCCIÓN A ESTA GUIA Usted es el primer maestro de su hijo, y apreciamos profundamente su ayuda al asociarse con nosotros para hacer que la experiencia educativa de su niño sea la mejor. Apoyar a nuestro Consejo de Familia es una forma de trabajar juntos. El enfoque principal del Consejo de Familia es apoyar una conexión rica y sólida entre la escuela y el hogar, y trabajar con las familias con el fin de que desarrollen habilidades que las transformen en las defensoras de la educación de sus hijos para toda la vida. Unirse a un Consejo de Familia es un compromiso de tiempo y energía, y les estamos muy agradecidos por sus esfuerzos. Esperamos que esta Guía de Consejos de Familia le proporcione ideas para desarrollar o reforzar las oportunidades de liderazgo de la familia. Este manual está dividido en secciones que se pueden ver en el índice. Hemos incluido definiciones que describen en qué consiste el Consejo de Familia y estructuras de funcionamiento eficaces, ideas sobre la manera de generar interés en la participación en los Consejos de Familia, así como los recursos que pueden ayudar a generar ideas. Por favor, tenga en cuenta que estas ideas sólo son sugerencias o consejos. Sabemos que usted puede tener ideas diferentes, o métodos maravillosos que ya está utilizando y que pueden beneficiar a su escuela. La intención de esta guía es ayudar a aclarar algunas pautas y ofrecerle ideas sobre cómo empezar. Muchas gracias por su participación y su apoyo, juntos podemos dar los primeros pasos esenciales en el camino de su hijo hacia una educación significativo y feliz! 2

35 QUÉ ES LIDERAZGO DE LA FAMILIA? La siguiente es la definición del Departamento de Educación Temprana (EED) del liderazgo de la familia, que se basa en las opiniones que las familias han compartido con el personal sobre las principales formas en que las familias pueden demostrar su liderazgo: Expresar su opinión abiertamente o Compartir inquietudes y opiniones, o Contribuir a guiar el programa y los planes de estudio, o Mejorar el éxito y el logro estudiantil Dar una Mano o Apoyar a otras familias o Compartir sus habilidades/talentos/aptitudes o Apoyar las necesidades de la escuela Estar Conectado o Crear relaciones con el personal y otras familias o Participar en lo que ocurre en la escuela y en el aula de su hijo o Ayudar a construir una comunidad escolar Aprender juntos o Asistir a talleres y participar en oportunidades educacionales para la familia o Informarse con respeto a la forma de apoyar el aprendizaje de su hijo en casa o Desarrollar destrezas nuevas 3

36 Quien forma parte del Consejo de Familia Todas las familias son bienvenidas a participar en las reuniones del Consejo de Familia Representantes del salón de clase Personal de la escuela Consejo de Familia El núcleo del Consejo de Familia son 1 a 2 líderes de cada salón de clase que representan las familias. Ellos son la conexión entre cada familia del aula, y representan la voz de la familias en las reuniones del Consejo. También comparten información con todas las familias en el aula. *Consulte p.16 para ejemplos El personal de la escuela y otras personas asisten a las reuniones para ayudar a asegurar una conexión solida entre la escuela y la familia. Un Consejo de Familia es un grupo asesor formado por miembros de las familias que trabajan en conjunto con el director y los maestros para fortalecer la comunidad escolar y proporcionar sus opiniones sobre las normas y los programas. Las prioridades principales del Consejo de Familia son: Planificar, abogar, y servir como anfitriones de actividades/eventos que promueven vínculos entre el hogar y la escuela para fomentar el aprendizaje. Apoyar a las familias por medio de talleres basados en los intereses de las familias, y apoyar el papel de los padres en la educación de sus hijos. Escuchar las voces de las familias en la planificación de la participación familiar, utilizando la información sobre las escuelas, los planes de estudio y lo que ocurre en las aulas * Consulte página 16 para ejemplos 4

37 PREGUNTAS FRECUENTES P: QUÉ ES UN CONSEJO DE FAMILIA? R: Un Consejo de Familia es una organización asesora formada por miembros de las familias. Ellos trabajan en conjunto con el director y los maestros para fortalecer la comunidad escolar y proporcionar su opinión sobre normas y programas. Aunque el Consejo de Familia puede hacer recomendaciones, no tiene la autoridad para votar sobre asuntos de la escuela o del Distrito Escolar. El director es el líder de la escuela, y tiene la última palabra con respecto a estos asuntos. P: Cómo trabajarán el personal escolar y las familias en conjunto para apoyar al Consejo de Familia? R: La mayor parte de nuestras familias están con nosotros de 1 a 2 años, y debido a esto sabemos que el liderazgo del Consejo de Familia es óptimo cuando es una colaboración entre las familias y el personal. En el transcurso del año la cantidad de liderazgo que toman el personal de la escuela y las familias varía, y a esto lo llamamos liderazgo compartido. TRAYECTORIA DEL LIDERAZGO COMPARTIDO O Enero - Febrero J a nua ry-f e S 60% S - 60 % P 40% P- 40% Dec Diciembre er S - 70% % P- P 30% Ma Marzo rc h S - 50% % P- P 550% 0 % Abril Ap ri l S - 40% S - 40 % P- P 60 60% % S - P - = PERSONAL ESCOLAR = PADRES Julio - Agosto Aug ust Jul y S - 100% -100% P 0% P-0 % Mayo y - J Junio une S - 70% P- P 330% 0 % 5

38 P: Cuál es el compromiso de tiempo para poder ser un miembro activo, representante del salón, o funcionario? R: Puede variar desde un par de horas al mes hasta un par de horas a la semana, dependiendo de las necesidades de la escuela, la disponibilidad de las familias, y el número de eventos y actividades que el Consejo de Familia y la escuela decidan organizar. P: Cuánto duran las reuniones y con qué frecuencia se llevan a cabo? R: Esto varía dependiendo de la escuela. Pueden ser reuniones de una hora que se llevan a cabo mensualmente o cada tres meses. P: Hay que pagar una cuota para ser miembro? R: No. Todas las familias automáticamente forman parte del Consejo de Familia de la escuela. P: Estoy obligado a hacer recaudación de fondos? R: No hay ningún requisito mínimo. Hay muchos tipos diferentes de recaudación de fondos, y entendemos que usted participará tanto como le sea posible. P: Tengo que asistir a una reunión para ser miembro? R. Todas las familias son miembros, y usted puede avisar en caso de que no pueda venir a una reunión. Si usted es un representante del salón se le recomienda que asista a tantas reuniones como sea posible. P: De qué manera puedo participar en la comunidad escolar? R: Participar regularmente en los eventos escolares para la familia, tales como eventos sociales, días de limpieza, recaudación de fondos, y talleres. Otras formas de participar pueden ser: - Preguntarle a su maestro que ayuda específica necesita él/ella en su salón de clase. - Prestarse como voluntario para ir a excursiones escolares y paseos por las cercanías de la escuela. - Ayudar a organizar las celebraciones de la clase. P: Qué recibo a cambio de participar en la escuela? R: Sentir que forma parte de la comunidad, tener un mejor entendimiento de que beneficios recibe su hijo por estar en la escuela, y adquirir desde un principio los fundamentos para ser un socio de la escuela. 6

39 DIFERENTES OPCIONES DE ESTRUCTURAS DE FUNCIONAMIENTO Estructuras para el funcionamiento del Consejo de Familia varían de escuela en escuela, y las determinan la cultura de cada escuela. En el diagrama a continuación se destacan los títulos, funciones y responsabilidades más comunes con el fin de que los líderes del Consejo de Familia puedan determinar qué estructura es apta para su propia escuela y sus familias. Organizador de la reunión/presidente Redacta las propuestas para la agenda Determina y dirige las actividades Modera las reuniones Contribuye en las reuniones Secretario/persona que lleva las actas/notas Lleva las actas/notas en las reuniones Ayuda a redactar y a escribir la agenda Envía las actas a la comunidad Redacta circulares y carteles * Tesorero (Si el Consejo de Familia tiene su propia cuenta bancaria) Supervisa las funciones de contabilidad general para el Consejo de Familia, lo que incluye escribir cheques, sacar un balance de cuentas y elaborar los presupuestos del Consejo de Familia Representante del salón de clase/participantes de la escuela Contribuye temas para la agenda Contribuye a las conversaciones Realiza proyectos seleccionados *Tenga en cuenta que se requieren tesoreros para los consejos de familia que recaudan fondos y que tienen su propia cuenta bancaria. 7

40 Por qué la gente hace trabajo voluntario.,, Para hacer una diferencia en las vidas de los demás. Para aprender algo nuevo. Para apoyar a una organización, una comunidad, o una causa. Para desarrollarse personalmente o profesionalmente. Para sentirse mejor de si mismo. Para conocer a otras personas. Por qué la gente NO hace trabajo voluntario Tienen una idea idealizada de los que hacen trabajos voluntarios y se sienten que no tienen confianza. Nadie les preguntó. Lo que hacen como voluntario no es consistente con lo que habían esperado lograr de hacer trabajo voluntario. Intentaron pero nadie se puso en contacto con ellos. O vinieron pero no los necesitaban o no les dieron nada significativo que hacer. No entienden claramente lo que se les está pidiendo. Adaptado de: 8

41 IDEAS PARA INCREMENTAR LA MEMBRESÍA 1. Durante la Orientación: Informar a los a los padres nuevos sobre el Consejo de Familia e invitarlos a participar en las reuniones y eventos. a. Elaborar una lista de posibles candidatos: Pasar una hoja de inscripción para los padres interesados en obtener más información. Pídales que proporcionen el mejor método para comunicarse con ellos, y la mejor hora para llamarlos. 2. Llamar/mandar textos/correos electrónicos a los padres para invitarlos a una reunión. Proporcione más información sobre la función de los padres de salón cuando los invite. 3. Los maestros juegan un papel importante en el reclutamiento de nuevos miembros. Pedir a los maestros que le proporcionen la información de padres que están interesados en ser voluntarios como padres de salón y/o en asistir a las reuniones. 4. Dar la bienvenida a los padres cuando vienen a dejar o a recoger sus niños, y proporcionarles información sobre las sesiones del Consejo de Familia. 5. Promover el Consejo de Familia en los boletines informativos de la escuela/clase. 6. Solicitar que se instale un tablero de anuncios del Consejo de Familia en la escuela - Colocar fotografías de actividades/eventos realizados por el Consejo de Familia y la información para comunicarse con sus representantes. 7. Crear carteleras y colocarlas por toda la escuela para promover el Consejo de Familia. 8. Crear volantes para que los maestros los distribuyan a los padres en sus salones de clase. 9. Pedir a los padres en la clase de su hijo que se unan al Consejo de Familia. Conservar los miembros del Consejo de Familia 1. Capacitar y fomentar la participación de los miembros del Consejo de Familia. 2. Compartir las fechas y horas de las reuniones y eventos con anticipación. 3. Mostrar agradecimiento a los padres que forman parte del Consejo de Familia. 4. Enviar la información importante antes de la reunión. 5. Disfrutar esta experiencia! 9

42 Organizador de la reunión Monitor de tiempo FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES EN LAS REUNIONES (Aquí damos sugerencias sobre cómo llevar a cabo las sesiones del Consejo de Familia.) Adaptado de TITULO FUNCIÓN RESPONSABILIDADES * Organizador * Coordinador * Administrador * Contribuyente Planifica y coordina la reunión. Gestiona el proceso de la reunión. * Preparar la agenda de la reunión y enviarla por correo electrónico a la persona que toma notas para las actas..* Reservar el lugar donde tendrá lugar la reunión, e invitar a los asistentes. * Moderar y dirigir la reunión * Todas las funciones son asignadas y las expectativas se explican claramente. * Se llega a un acuerdo con respecto a los protocolos de las reuniones. Modera la reunión. * Liderar y dirigir el proceso de la reunión siguiendo los puntos de la agenda. * Guiar y dirigir la conversación para asegurar que todos los participantes tengan la oportunidad de participar igualmente. * Durante la reunión asegurar que ningún participante en particular domine la conversación. Contribuye a la reunión. * Durante las conversaciones de la reunión contribuir con ideas y estrategias. * Monitor del tiempo en la reunión * Monitor del tiempo en las conversaciones Ayuda al líder de la reunión a controlar los límites de tiempo de la reunión. * Vigilar el tiempo asignado a los temas de la agenda y asegurar que la reunión se lleva a cabo dentro del tiempo acordado para cada uno de los temas. * Informar a los participantes en la reunión cuando sólo quedan 5 minutos del tiempo asignado a cada tema. 10

43 Persona que toma notas para las actas Participante Adaptado de ROLES * Ayuda a escribir la agenda * Toma notas durante las conversaciones Envía la agenda propuesta y solicita adiciones. Escribe e imprime la agenda del moderador. * Envía RESPONSIBILITIES la agenda que se propone a todo el equipo, y pregunta a todos los participantes si quieren añadir algo a la agenda. * Todas las acciones que se llevaron a cabo desde la última reunión * Nuevos temas que los asistentes a la reunión y moderador han traído a la reunión * Enviar una agenda completa a todos los participantes antes de la reunión. Durante la reunión registra los puntos clave. Durante la reunión registrar los puntos clave en todas las discusiones: * Compartir ideas * Comentarios y preguntas * Acuerdos y seguimiento Comparte las actas con la comunidad escolar. * Después de la reunión, aclarar los puntos clave y distribuir las actas vía correo electrónico a todos los participantes. Asegurar que el resto de la escuela reciba las actas. * Contribuye a la agenda * Contribuye a las conversaciones Contribuye al proceso que se lleva a cabo en la reunión. *Contribuir temas para la agenda de la reunión * Contribuir a las conversaciones del equipo durante las reuniones, intercambiar ideas y proponer proyectos. * Llevar a cabo ciertos proyectos y tareas. * Leer las actas de la reunión y mantenerse al día sobre los eventos. 11

44 13 Consejos para llevar a cabo una reunión exitosa (Adaptado de: Prepararse para presidir. Si no tiene experiencia dirigiendo una reunión, reconózcalo y tome medidas. Pídale al presidente anterior del Consejo que lo asesore al respecto, y consulte con los padres que han sido miembros del grupo por más tiempo acerca de cómo les gustaría que las reuniones se llevaran a cabo. No tiene nada de malo sentirse nervioso, pero debe estar preparado. Promover la reunión. Correr la voz de tantas maneras como sea posible: boletín informativo, circulares para llevar a casa, anuncios por correo electrónico y en el portal de internet de la escuela, cable de televisión de la escuela, carteleras en la escuela, letrero de mensajes de la escuela, y otros. Asegúrese de explicar por qué un padre, o un familiar estarían interesados en participar. Cómo se beneficiaran? Por qué deberían tomarse el tiempo para asistir? Lleve a cabo el evento, haga realidad las expectativas de los padres, y agradezca a todos los participantes por venir; esto los anima a volver a la próxima reunión. Llegue a tiempo y comience a tiempo. Llegue temprano para tener tiempo de darle los toques finales a los preparativos, tales como hacer copias de los folletos, preparar el refrigerio, y organizar las sillas. Comience a tiempo. Si la gente continua hablando después de que usted ha iniciado la reunión, eso significa que estas personas tienen malos modales. Usted es cortés al comenzar la reunión a tiempo. Cuando sea práctico, también anuncie a qué hora finalizará la reunión. Si la reunión se alarga, posponga la conversación acerca de los temas que faltan para la próxima reunión. Coopere con el personal escolar. Trabaje en estrecha colaboración con el personal de mantenimiento y apoyo. Avise con anticipación y por escrito cual es el calendario de las reuniones, y que necesidad adicional se debe suplir, por ejemplo, el cuidado de niños durante la reunión. La sala de reuniones tiene que quedar por lo menos tan limpia y organizada como estaba al comienzo de la reunión. Respete al personal de mantenimiento y apoyo. Cómo llevar a cabo una reunión eficazmente. * Al comienzo, tomar tiempo para que las personas se presenten. * Crear una agenda y hacer copias. * Reuniones de 60 minutos de duración o menos. * Llevar actas de las reuniones, y compartirlas. (Consejos para tomar notas para las actas: com/pto-today- articles/article/165- meeting-minutes-dosand-donts) Proporcione el ambiente adecuado. Si el número de participantes en la reunión no es muy grande, considere el organizar las sillas en círculo, o haga que todos se sienten alrededor de la misma mesa. Utilizar la cabeza de la mesa para los oficiales implica una separación entre "nosotros" y "ellos", que no transmite un espíritu de cooperación. Sentarse en un círculo también anima a los miembros menos extrovertidos a participar. Haga las presentaciones de los participantes. No asuma que usted conoce a cada participante! Pregunte quienes son. Mejor aún, ofrezca etiquetas de identificación y preséntese a los participantes nuevos. Comience cada reunión con un mensaje de bienvenida. La mayoría de las 12

45 reuniones son suficientemente pequeñas como para que todos los asistentes puedan presentarse al inicio de cada reunión. Puede parecer difícil escuchar a sus buenos amigos cuando se presentan entre sí, pero los recién llegados lo apreciarán y se sentirán menos como extraños. Siga los puntos de la agenda. Planifique la reunión con anticipación y anote la secuencia de eventos para que no se olvide nada importante. Enumere temas específicos en las categorías generales tales como "nuevos negocios", "asuntos pendientes", y "los informes del comité." Incluya la sesión de conversación abierta al final de la reunión, y tome nota sobre la fecha, hora y lugar de la próxima reunión. Distribuya copias impresas de la agenda para que los asistentes puedan seguir el progreso de la reunión y puedan tomar notas si lo desean. Demuestre entusiasmo y optimismo. Incluso si usted está preocupado acerca de la participación de voluntarios, recaudación de fondos, o la reputación del grupo, establezca un tono positivo. Como líder del grupo, su entusiasmo se contagiará a los otros padres. Mantenga el interés de los nuevos miembros. Cuando los miembros nuevos no hablan, probablemente es porque se sienten abrumados, aburridos, satisfechos, o intimidados. Es su trabajo averiguar cómo se sienten. No deje a los nuevos miembros a la deriva, abandonados a su propia suerte. Trate a sus miembros más nuevos como los futuros líderes de los grupos de padres que ellos son. Mantenga el control. Es su responsabilidad mantener la atención de los reunidos en la tarea que están llevando a cabo. Busque personas que quieran hablar sobre el tema en cuestión, haciendo el esfuerzo en su presentación de alternar entre los puntos de vista a favor y en contra. No permita que más de una persona hable al mismo tiempo, que haya conversaciones paralelas, o conversaciones largas y detalladas sobre el comité. Debates sin restricciones pueden ser la razón más común de que las reuniones de grupos de padres en general se alarguen, dando como resultado qué muchos padres juran nunca volver a asistir a una reunión de estas. Sea imparcial. Sus sentimientos personales, expresados manera incorrecta en el contexto de una reunión formal de un grupo de padres, podrían influir en los demás. Su trabajo consiste en presidir, no influir. Respete a sus invitados. Si tiene oradores invitados, ellos deben ocupar el primer lugar en su agenda. Los debe presentar, agradecerles por su tiempo, y permitir que se retiren cuando terminen su discurso. Sea el socio del director de su escuela. Usted y el director pueden revisar la agenda de la reunión de antemano, trabajar en equipo para escoger los temas de su informe, y especificar la cantidad de tiempo asignado. Durante la reunión, no tema pedirle al director cortésmente que no se salga del tema escogido, tal como lo haría con un padre participando en la reunión. 13

46 ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN CORREO ELECTRÓNICO EN GRUPO Reunir direcciones de correo electrónico de las familias desde el principio para crear una lista de correo electrónico es una manera de comunicar información a toda la escuela. Tome nota de las familias que optan por no compartir su dirección de correo electrónico para asegurar que las copias impresas de la información les lleguen a ellos. Google Group y MailChimp son grandes maneras de organizar grupos de correo electrónico. Google Group: MailChimp: PIZARRÓN Conseguir un tablero grande (blanco) que se pueda borrar en seco para colocarlo cerca a la entrada de la escuela, es otra manera de anotar eventos que se acercan, recordatorios, etc. BOLETÍN INFORMATIVO Enviar un boletín informativo mensual de la escuela para compartir la información de las reuniones del Consejo de Familia, posibilita que todas las familias se mantengan informadas e incluidas. Proporcionar medios para que las familias puedan comunicarse y dar su opinión, tales como correos electrónicos/números de teléfono. Un buzón de sugerencias/opiniones puede ser útil también. CONSEJOS RÁPIDOS ~ A pesar de que la comunicación a través del internet puede ser más conveniente, algunas familias prefieren una copia impresa de la información y/o llamadas telefónicas, ya que no todo el mundo tiene acceso al correo electrónico. ~ Proporcionar información a través de diversos métodos aumenta el éxito de su difusión. 14

47 NORMAS PARA LA ADMINISTRACION DE LOS FONDOS DEL CONSEJO DE FAMILIA A continuación se presentan opciones para la administración de los fondos: Los fondos del Consejo de Familia pueden ser incluidos en el presupuesto de la escuela cuando se siguen las pautas adecuadas. Estos fondos no pueden ser combinados con el presupuesto para la enseñanza y el funcionamiento de la escuela, sino que se mantienen en un presupuesto separado. A fin de que los fondos se incluyan en el presupuesto escolar se debe llenar un formulario con el fin de "solicitar autorización para recibir un regalo" que el SFUSD debe procesar. Un Consejo de Familia puede abrir una cuenta de banco, pero si este es el caso, el consejo debe tener estatutos, y funcionarios, incluyendo un tesorero responsable de la cuenta. Esta cuenta debe estar a nombre del Consejo de Familia (o CPAC, etc.) y la Agencia de Impuestos le debe asignar un número de identificación fiscal. El número de identificación fiscal del SFUSD no puede ser utilizado para abrir una cuenta bancaria de cualquier tipo del Consejo de Familia. Sin embargo, número de identificación fiscal del SFUSD se puede proporcionar a las familias que quieren hacer donaciones deducibles de impuestos a la escuela. El Consejo de Familia establecerá un Comité de Gastos del Fondo (por ejemplo, CPAC/Comité Ejecutivo del Consejo de Familia), siendo la mayoría de los miembros representantes de los padres. Los administradores de la escuela y el personal docente también estarán representados en el comité y las recomendaciones del Comité antes mencionado serán examinadas y aprobadas por el administrador de la escuela. (Hable con el administrador de su escuela para obtener más información con respecto a la recaudación de fondos en la escuela.) 15

48 EJEMPLO DEL MENÚ DE ACTIVIDADES DEL CONSEJO DE FAMILIA EVENTOS SOCIALES - Noche de Orientación / Día de Puertas Abiertas de la Escuela y cena para compartir platos favoritos - Celebraciones de días festivos (tales como el Año Nuevo, Kwanza, Cinco de Mayo, Celebraciones de Invierno, Año Nuevo Lunar, Pascua, Hanukka, Divali, etc.) - Celebraciones según la temporada (Asado de Verano, Festival de Otoño, Celebración de Invierno, Baile de Primavera) - Noche de los Padres (cena, café, bar, sala de estar, etc.) - Cita de juegos para la familia DÍAS TRABAJO VOLUNTARIO - Día de Jardinería (limpieza de malezas, sembrar, cuidado del jardín) - Día de trabajo en el aula (limpieza y la organización de las aulas y los patios) APOYO ESCOLAR - Voluntarios en el aula - Co-organizar un taller para la familia 16

49 REPRESENTANTES DE SALONES MUESTRA DE DEBERES Idealmente cada salón tiene uno o más representantes de las familias que son los enlaces entre el aula y el Consejo de Familia. Las tareas pueden incluir: - Coordinar con el maestro qué tipo de apoyo se necesita y es útil - Asistir a las reuniones del Consejo de Familia - Distribuir las comunicaciones del Consejo de Familia a las familias y al personal escolar -Comunicarse con el Consejo de Familia sobre las actividades de la clase, actualizaciones, etc. - Trabajar como voluntario, según sea necesario, y/o reclutar a otras familias voluntarias para las actividades escolares, o para todo otro tipo de apoyo necesario -Establecer un sistema de comunicación entre las familias del aula 17

50 AÑO ESCOLAR CONSEJO DE FAMILIA FORMULARIO DE NOMINACIÓN (MUESTRA) Un consejo de familia es un grupo asesor formado por miembros de familias que trabajan en conjunto con el director y los maestros para fortalecer la comunidad escolar y proporcionar su punto de vista con respecto a las normas y programas. Para nominarse a sí mismo para la junta directiva del Consejo de Familia, rellene este formulario y deposítelo en el buzón del Consejo de Familia en la oficina principal antes del: 17 de agosto de 2016 O llévelo a la reunión del Consejo de Familia el lunes, 20 agosto de 2016 a las 4:30 p.m., en el salón 4. Presidente: El presidente trabaja en estrecha colaboración con el director para determinar las iniciativas, recaudación de fondos, actividades y materiales que el Consejo de Familia necesita para poder apoyar a los estudiantes, al personal y las familias. Con el aporte de los funcionarios del Consejo de Familia, y cualquier miembro de familia o del personal, el presidente elabora la agenda de cada reunión del Consejo de Familia y modera la reunión. (Este puesto puede ser compartido entre dos co-presidentes). Tesorero: El Tesorero supervisa las funciones de contabilidad general para el Consejo de Familia, incluyendo escribir cheques, sacar el balance de cuentas y la elaboración de los presupuestos del Consejo de Familia para el año escolar. Secretario: El secretario toma notas, redacta las actas de las reuniones del Consejo de Familia y las distribuye a la comunidad, actualiza el pizarrón en el vestíbulo principal, y crea mensajes, circulares y hojas de inscripción. Otras tareas pueden incluir: la creación de boletines informativos, y el mantenimiento del portal de internet de la escuela, el grupo de Google, y/o los medios de comunicación social. Representante del Salón: Cada salón de clase tiene un padre líder como representante ante el Consejo de Familia. Ellos se encargan de distribuir en los salones de clase los mensajes del Consejo de Familia para los padres, mantienen la lista de la clase, coordinan con el maestro las actividades y eventos del Consejo de Familia, e informan al Consejo de Familia acerca de las inquietudes concernientes a los salones de clase. Su nombre: Nombre de su niño: Correo electrónico: Nº del salón de clase Celular: Puesto (s) para el que desea ser nominado: Qué lo hace apto para desempeñar esta función? 18

51 Comunicación/ Encuesta de Interés BIENVENIDO! Como parte de la comunidad escolar, usted es automáticamente un miembro de nuestro grupo de padres, el Consejo de Familia. Por favor tome un momento para llenar este formulario y devuélvalo a la oficina para que podamos mantenerlo informado. Nombre del niño y su salón de clase: Nombre: Correo electrónico: Nombre Correo electrónico: Añada mi correo electrónico al directorio escolar y la lista de correo electrónico: Sí No Estoy interesado en ser un representante del salón de clase Si No (Representante del Salón de Clase: Cada salón de clase tiene un padre líder como representante ante el Consejo de Familia. Ellos se encargan de distribuir en los salones de clase los mensajes del Consejo de Familia para los padres, mantienen la lista de la clase, coordinan con el maestro las actividades y eventos del Consejo de Familia, e informan al Consejo de Familia acerca de las inquietudes concernientes a los salones de clase). Hay un área que le interesa mucho (jardinería, música, arte, cocina, etc.), o una habilidad (diseño de portales de internet, construcción, traducción, etc.) que le gustaría compartir con los demás? Por favor enumere estas áreas: Gracias por su tiempo! Por favor, comuníquese con nosotros en: 19

52 Estudiar la posibilidad de convertirse en una PTA (Asociación de Padres y Maestros) (Algunas escuelas han expresado su deseo de que el Consejo de Familia se convierta en una PTA, y si en su escuela hay ese interés, a continuación le ofrecemos información al respecto). Misión y Valores El propósito general de la PTA es realizar el potencial de todos los niños mediante la participación, y el empoderamiento de las familias y las comunidades con fin de que puedan abogar por todos los niños. Valores de la PTA Colaboración: Trabajaremos en asociación con una extensa variedad de individuos y organizaciones para ampliar y mejorar nuestra capacidad de servir y abogar por todos los niños y las familias. Compromiso: Estamos dedicados al éxito educativo, la salud y bienestar de los estudiantes, por medio de una participación solida de la familia y la comunidad, sin dejar de ser responsables de los principios sobre los que se fundó nuestra asociación. Diversidad: Reconocemos el potencial de todas las personas sin tener en cuenta, incluyendo pero no limitado a: edad, cultura, situación económica, nivel educativo, grupo étnico, género, ubicación geográfica, situación jurídica, estado civil, capacidad mental, origen nacional, posición en la organización, situación de los padres, capacidad física, filosofía política, raza, religión, orientación sexual, y experiencia laboral. Respeto: Valoramos las contribuciones individuales de los miembros, empleados, voluntarios y socios a medida que trabajamos en colaboración para lograr los objetivos de nuestra asociación. Responsabilidad: Todos los miembros, empleados, voluntarios y socios tienen una responsabilidad compartida para alinear sus esfuerzos hacia el logro de las iniciativas estratégicas de nuestra asociación. (Tomado del portal de internet de la PTA Nacional: * PTA de California: "Ponemos en contacto a familias, escuelas y comunidades. La PTA de California representa a más de 800,000 miembros. Como parte de un movimiento a nivel nacional, de base secular, la PTA de California es una organización profesional de voluntarios, sin fines de lucro, comprometida en garantizar el bienestar de todos los niños y las familias. Creemos que cada adulto tiene la responsabilidad de garantizar que todos los niños desarrollen al máximo su potencial. Creemos que los padres son los primeros maestros de los niños y que la participación de los padres es esencial en toda la experiencia educativa de un niño. Creemos que la familia es la unidad básica de la sociedad responsable del sustento y el cuidado de todos los niños, y reconocemos que "la familia" se puede definir de muchas maneras. Creemos que nuestra responsabilidad incluye la defensa de la seguridad y el bienestar de todos los niños, y la oportunidad de tener una educación pública de calidad para cada niño. También somos parte de la PTA Nacional, la mayor asociación de defensa de los niños en Estados Unidos. Recursos: * ED100: "Ed100.org tiene un propósito optimista: Ayudarle a usted a entender cómo funciona la educación realmente, para que usted pueda tener un verdadero impacto, ya sea como padre, estudiante, maestro, o un ciudadano interesado. El cambio sí ocurre. Las personas que están preparadas e informadas pueden encontrar estos momentos de cambio y darles un significado. ED100 le puede ayudar a aprender lo que necesita saber". * Juego de Herramientas de la PTA de California en el portal de internet: " Obtenga las herramientas, información y recursos para ayudarle en su puesto de liderazgo en la PTA, y ayudarle a comunicarse con las familias y las escuelas!" 20

53 Oportunidades para recaudar fondos ESCRIP SLOAT GARDEN CENTER SPORT S BASEMENT (EN EL PARQUE PRESIDIO) VENDER CAMISETAS DE LA ESCUELA RECAUDACIÓN DE FONDOS EN RESTAURANTES - Boston Market: - California Pizza Kitchen: CONSEJOS RÁPIDOS ~ Esta lista de recaudación de fondos pasivos puede ser de beneficio para la escuela. Algunas recaudaciones de fondos darán mejores resultados que otras. ~ Consulte el portal de internet para más detalles, ya que algunos métodos de recaudación de fondos son continuos, mientras que otros son por un período de tiempo específico. ~ Propaganda por múltiples medios de comunicación (folletos, carteles, correos electrónicos, etc.) promueve el éxito. - Chipotle: - Panera Bread: fundraising-night.html - Patxi s: SCHOOLA CHINOOK BOOKS 21

54 OPORTUNIDADES PARA OBTENER DONACIONES * Dinero Semilla: Bienvenidos a Dinero Semilla! Ayudamos a que los proyectos de huertas de alimentos se ayudan a sí mismos, ofreciendo acceso a las herramientas de financiación y micro financiación colectiva. * El donante escoge: Apoyar los salones de clase. Construir un futuro Asistimos a toda persona con deseos de ayudar a un salón de clase que lo necesite, para que esta persona pueda proporcionar esa ayuda. De este modo podremos ser pronto una nación donde los estudiantes en todas las comunidades tienen las herramientas y experiencias que necesitan para obtener una educación de alta calidad. 22

55 RECURSOS MUESTRA de una agenda para una reunión Nombre de la escuela Agenda de la Reunión del Consejo de Familia 3 de febrero, de 2015 de 5:00 a 6:00 p.m. 1. Presentaciones/revisar la agenda 2. Actualizaciones 3. Acontecimientos que se aproximan - Día Multicultural, 17 de febrero (Programa del evento, finalizar detalles) - Día de Jardinería 8 de marzo 4. Revisar la recaudación de fondos: - Camisetas? - Otras ideas? 5. Preguntas/inquietudes? 6. Anuncios/actualizaciones - Actualización sobre la Encuesta de Asesoramiento de los Padres - Taller para padres sobre cómo educar a niños que amen la lectura, martes 10 de febrero de 4:30 5:30 pm - Café con el director, miércoles 11 de febrero de 8 a 10 am - Reunión del DPAC, jueves 26 de febrero de 5:30 a 7: 30 pm en las instalaciones de la Calle Cook - La hora y fecha de la próxima reunión 23

56 Plantilla para una lista de asistencia Nombre de la Reunión: Moderadores: Fecha y hora: Lugar: Registro de asistencia Name of Attendee 名字 Nombre del participante "impreso" Signature 簽名 Firma Child's Name 兒童姓名 Nombre del niño Phone Number and/or 電話號碼 / 電子郵件 Número de teléfono/correo electrónico 24

57 Plantilla de una circular para anunciar un evento Fecha: Sábado, 6 de diciembre de 2014 Hora: 10:00am a 12 del mediodía Por favor, venga y preste ayuda! Traiga a su familia y amigos por un par de horas para ayudar a embellecer nuestro jardín. Los voluntarios estarán trabajando en proyectos tales como limpiar maleza, excavar, y mucho más! No olvide sus guantes de jardinería. Si usted tiene palas y carretillas, por favor, informe a los maestros! Día de Jardinería de la Familia Se proporcionarán refrigerios 25

58 VENGA A NUESTRA CELEBRACIÓN DEL FESTIVAL DE LA COSECHA DE OTOÑO Viernes, 31 de octubre a las 9:30 am Horario de eventos: 9:30: Prepárese 10:00: Desfile 10:45: Fotos de la Clase 11:00: Juegos al aire libre ** Volun ** SE NECESITAN VOLUNTARIOS. ** SE AGRADECEN LAS DONACIONES. ~ REGÍSTRESE EN EL SALÓN DE CLASE. ~ LISTA DE ELEMENTOS 26

59 ELEMENTOS NECESARIOS PARA UNA DE REUNIÓN Cosas por hacer: Persona encargada Notas Asegúrese de encontrar un lugar para la reunión Agenda Envíe un borrador de la agenda para recibir sugerencias y opiniones Enviar anuncio recordando la reunió Las funciones de los participantes se identifican: - Moderador - Monitor de tiempo - Persona tomando notas para las actas Asegúrese de que haya una hoja de registro de asistencia Después de la reunión, comparta las actas con la comunidad Materiales necesarios: Plumas Post-its Hoja de registro de asistencia Copias de la agenda Folletos (si los hay) Refrigerios (si los hay) 27

60 LISTA DE AGENCIAS DE RECURSOS Padres para las Escuelas Públicas "PPS-SF apoya el éxito de los estudiantes mediante el desarrollo de asociaciones solidas entre los padres y la escuela, relaciones sólidas entre los padres, y un apoyo comunitario abundante para la educación pública." Portal de internet: Alianza Tandem para la Educación Temprana Tándem se asocia con las familias, los educadores y las comunidades para rodear a los niños pequeños con oportunidades de aprendizaje interactivo que desarrollan las destrezas iniciales para el lenguaje y la lectoescritura, fortalecen las habilidades sociales y emocionales, y fomentan el amor por el aprendizaje de por vida. Portal de internet: Apoyo para Familias de Niños con Discapacidades Desde 1982, Apoyo para Familias de Niños con Discapacidades ofrece información, educación y apoyo a través de padres que asisten a otros padres y a las familias de forma gratuita, y profesionales que proporcionan atención a niños con todo tipo de discapacidad, o con necesidad de cuidados especiales en San Francisco. Portal de internet: Biblioteca Pública de San Francisco Portal de internet: 28

61 Las siguientes agencias ofrecen consultas para la mayoría de nuestros planteles a través de la Iniciativa de Consulta de Salud Mental de la Primera Infancia: Proyecto Fu Yau RAMS "El Proyecto Fu Yau proporciona prevención, y servicios de intervención temprana para la salud mental a los centros de recursos para la familia, y a la comunidad encargada del cuidado de niños, que atiende a niños desde que son recién nacidos hasta los 5 años de edad. Los servicios incluyen lo siguiente: programa dentro de plantel y la observación del niño; consulta clínica con el personal encargado del cuidado de los niños y las familias; intervención con los niños individualmente o en grupos; clases y grupos de apoyo para padres; y la capacitación del personal encargado del cuidado de los niños, con respeco al desarrollo del niño y temas relacionados con la salud mental". Portal de internet: Instituto Familiar de la Raza (IFR) "Los programas de IFR abarcan servicios de salud mental, servicios relacionados con el VIH, y servicios sociales, tales como promoción de la salud y prevención, apoyo a la familia, intervención temprana, manejo de casos, prevención de la violencia, servicios integrales de salud del comportamiento, y actividades y prácticas culturales." Portal de internet: Programa para Padres de Bebés/Consultantes para Guarderías "Este Programa para Bebés y Padres es un programa de salud mental infantil que se centra en las relaciones entre los niños pequeños, y los adultos encargados de su cuidado. Estos servicios, que tienen en cuenta la diversidad, se proporcionan a una población multicultural de niños, familias y profesionales en todo San Francisco. Los servicios clínicos incluyen la evaluación y la intervención ofrecida en el Hospital General de San Francisco, o más comúnmente, en el seno de la comunidad, ya sea en los hogares de las familias, en programas residenciales, en refugios, y en programas de vivienda de transición. El programa también ofrece consultas a los profesionales multidisciplinarios en el área de la educación temprana, quienes atienden a niños desde recién nacidos, hasta niños de cinco años de edad, en las áreas de la educación temprana infantil, la atención medica primaria, y otras áreas de servicio". Portal de internet: Edgewood "El Centro Edgewood para Niños y Familias sirve a miles de niños, jóvenes, y familias que han sufrido estrés traumático, resultando en problemas de aprendizaje, enfermedades mentales, y problemas de comportamiento. Con los programas de tratamiento y prevención, muchos niños y sus familias pueden superar estos desafíos y transformar sus vidas". Portal de internet: 29

62 Editado en 2016, por el Equipo de Participación de la Familia y Apoyo del EED Document translated by the SFUSD Translation and Interpretation Unit/Documento traducido por la Oficina de Traducción e Interpretación del SFUSD 30

63 家庭理事會 指南 2016 年版 / 早期兒童教育部 - 家庭參與及支援小組

64 目錄 頁數 第 1 部分 : 歡迎您加入家庭理事會 - 如何使用本指南? 2 - 什麼是家庭領導? 3 - 家庭理事會的定義及首選架構 4 - 常問問題與解答 5-6 第 2 部分 : 建立您的家庭理事會 - 架構模式選擇 7 - 為何成為義工? 8 - 會員 ( 策略 學校代表 ) 9 - 會議人員角色及職責 成功會議的小貼士 通訊 ( 電郵群組 簡訊等 ) 14 - 管理家庭理事會經費指引 15 第 3 部分 : 資源 - 家庭理事會活動參考例子 16 - 課室代表職責例子 17 - 提名表格及電郵登記名單樣本 了解如何籌組家教會 (PTA) 20 - 籌款小貼士 21 - 獲得資助金機會 22 - 範本例子 ( 議程 簽到表等 ) 活動宣傳單張例子 會議清單 27 - 校外機構資源名單

65 指南簡介 您是孩子首位的啟蒙老師 我們深深感謝您與我們成為合作夥伴並給予支持, 使您的孩子獲得最佳的教育體驗 支持家庭理事會乃是我們共同努力的方式之一 家庭理事會的首要目標是建立學校與家庭之間緊密而強大的關係, 並與所有家長合作, 幫助他們發展畢生所需的技能, 從而為孩子爭取教育權益 參加家庭理事會需付出時間和精神, 我們很感激您為此所投入的努力 我們希望此家庭理事會指南會為您提供一些建立或加強家庭領導機會的構思 此冊子分為幾個部分, 您可從目錄中參閱細節 冊子內包含不同內容, 包括家庭理事會的定義及有效的架構模式 吸引家長參加家庭理事會之構思, 以及有助激發新點子的資源等 這些構思僅作為參考建議或小貼士之用 我們知道您可能已有其他能幫助貴校的想法或有效措施 此指南的目的是幫助您明瞭一些指引內容, 以及向您提供一些開展工作的構思 非常多謝您的參與和支持 我們能一起踏出重要的第一步, 為孩子的教育旅程添上意義與歡樂! 2

66 什麼是家庭領導? 根據家長及教職員就家庭領導主要方式之意見, 我們早期兒童教育部 (EED) 訂立了以下的家庭領導定義 : 敢於發言 o 分享關注事項及意見 ; o 協助指導計劃及課程 ; o 提升學生成功 / 成就 伸出援手 o 支援其他家庭 ; o 分享您的技能 / 才華 / 天賦 ; o 支援學校的需要 保持聯繫 o 與教職員及其他家庭建立關係 ; o 參與您孩子學校及課室的事務 ; o 幫助建立學校社區關係 一起學習 o 出席工作坊及家庭教育活動 ; o 了解如何在家支援孩子的學習 ; o 發掘新的技能 3

67 家庭理事會是由 我們歡迎所有家庭出席 家庭理事會會議 哪些人士組成? 課室 代表 學校 教職員 家庭 理事會 來自每個課室的一至兩名家長領導乃是家庭理事會的核心 他們是課室裡各家庭的聯絡員, 並在理事會會議中代表家長發聲 他們也會向所有家庭分享資訊 學校教職員及其他人士也會 出席會議, 以幫助學校與家 庭之間保持強大的聯繫 * 請參閱第 16 頁的職責例子 家庭理事會是一個由家庭成員組成的諮詢組織, 其目的是與校長和教師一起合作, 以加強學校社區關 係, 並對相關政策及計劃提出意見 家庭理事會的主要優先事項如下 : 計劃 提倡及舉辦一些促進家庭與學校學習交流的活動 / 項目 根據家庭的興趣及家長在孩子教育中扮演的角色, 舉辦工作坊來支援家庭 就學校的家庭參與計劃, 以及反映課室教學情況的課程數據, 分享家長意見 * 請參閱第 16 頁的活動參考例子 4

68 常問問題與解答 問 : 什麼是家庭理事會? 答 : 家庭理事會是一個由家庭成員組成的諮詢組織, 目的是與校長和教師一起合作, 以加強學校社區關係, 並對相關政策及計劃提出意見 雖然理事會可提出建議, 但它在學校或校區事務上並沒有任何投票表決權 校長是學校的領導, 也是最終決策者 問 : 教職員及家長將如何一起合作去支援家庭理事會? 答 : 我們會與大部分家庭相處一至兩年 因此, 我們認為, 當家長與教職員能成為合作夥伴, 理事會便能發揮最佳領導 在學年期間, 教職員與家長承擔領導責任之多少不一 我們對此情況稱之為 領導責任分擔弧線 (arc of shared leadership) 領導責任分擔弧線 12 月 S - 70 % P- 3 0 % 1 至 2 月 S - 6 0% P- 4 0 % 3 月 S % P- 50% 4 月 S - 40 % P- 6 0 % S - 教職員 P - 家長 7 至 8 月 S % P-0 % 5 至 6 月 S - 70 % P- 3 0 % 5

69 問 : 若成為會員 課室代表, 或委員, 他們需付出多少時間? 答 : 視乎學校需要 家長參與情況, 以及家庭理事會和學校舉辦活動次數等而定, 由每月數小時至每週數小時不等 問 : 通常會議需時多少, 及每隔多久舉行一次會議? 答 : 視乎學校而定, 由每月一次 ( 每次一小時 ) 至每季一次不等 問 : 是否需付費成為會員? 答 : 不需要 所有家庭會自動成為自身學校家庭理事會的一份子 問 : 我是否需要負責籌款活動? 答 : 對於籌款活動要求, 我們沒有明文規定 籌款活動類型層出不窮, 而我們希望您能盡量抽空參與 問 : 我是否需出席會議才可成為會員? 答 : 所有家長就是會員 若不能出席會議, 您可致電通知 若您是課室代表, 我們強烈建議您盡量出席所有會議 問 : 我可以什麼的方式參與學校社區事務? 答 : 一般來說, 您可出席學校舉辦的家庭活動, 如社交活動 工作 / 清潔日活動 籌款活動, 以及工作坊等 其他方式包括 : - 向您的課室 / 學校教師查詢需協助的具體事項 - 在校外旅行及鄰里步行活動中當義工 - 幫助安排課室裡的慶祝活動 問 : 我可從參與學校事務中獲得什麼? 答 : 建立對學校社區的歸屬感 ; 對於孩子在校的學習情況有更佳的了解 ; 以及更早與學校建立合作夥伴關係的基礎 6

70 架構模式選擇 家庭理事會架構會因學校情況而各有不同, 並取決於該校的文化風氣 以下圖表顯示不同職份 角色及職責的共 通性 家庭理事會領導層可以此決定哪個架構最適合他們的學校及家庭 會議主持人 / 主席 草擬議程決定及推動活動主持會議在會議中提出建議 秘書 / 會議記錄員 撰寫會議記錄協助撰寫及打出議程向學校社區發出會議記錄草擬宣傳單張及海報 * 司庫 ( 若家庭理事會設有銀行帳戶 ) 負責監管一般家庭理事會的會計職能, 包括開出支票 保持收支平衡, 以及草擬家庭理事會預算等 課室代表 / 學校參與者 就議程事項提出建議在會議中提出建議協助籌備選定項目 * 請注意, 若家庭理事會需進行籌款活動及開設自身的銀行帳戶, 它必須選出司庫一職 7

71 為何成為義工? 改善他人的生命 學習新的東西 為了支持一個組織, 社區或原因 為了個人或專業發展 自我感覺良好 認識他人 為何不做義工? 他們理想化義工和感覺自己沒有達到義工的要求 沒有人問他們 做義工的結果沒有達到他們的理想 他們嘗試過, 但是沒有人聯絡他們 或他們出現, 但不被需要或沒有得到有意義事情去做 他們沒有清楚了解被要求做什么 資料來源 : 8

72 建立會員的構思 1. 在迎新期間 : 知會新來的家長有關家庭理事會事務, 並誠邀他們參與會議及活動 a. 制定跟進名單 : 對於有興趣了解更多資訊的家長, 請求他們在登記名單上填寫聯絡資料 詢問他們首選的聯絡方式及最佳的聯絡時間 2. 以電話 / 短訊 / 電郵方式邀請家長出席會議 當誠邀家長成為課室代表時, 向他們提供更多有關其角色的資訊 3. 在外展及招募工作上, 教師扮演非常重要的角色 向教師查詢有興趣成為課室代表及 / 或出席會議家長的聯絡資料, 以便與他們聯繫 4. 當家長接送學生時, 向他們打招呼以表歡迎, 並提供有關家庭理事會會議資訊 5. 在學校 / 課室簡訊內推廣家庭理事會事務 6. 要求在校設置一塊家庭理事會公佈欄 把家庭理事會聯絡資料和活動 / 項目中的相片刊登在公佈欄上 7. 製作海報, 並把它展示在校內四周, 以宣傳家庭理事會活動 8. 製作宣傳單張, 並請求教師分發予家長 9. 在您孩子的班裡邀請其他家長加入家庭理事會 保持會員投入參與 1. 訓練家庭理事會會員, 並安排他們參與事務 2. 事先通知大家有關會議及活動的舉行日期和時間 3. 表揚成為家庭理事會一份子的家長 4. 在會議前, 發出重要資訊 5. 一起分享樂趣! 9

73 會議人員角色及職責 ( 就如何舉行家庭理事會會議, 以下建議僅供參考 ) 資料來源 : 職銜 角色 職責 * 主持人 * 統籌員 * 會議主管 計劃及統籌會議 * 準備會議議程, 並把它經電郵發送予會議記錄員 * 預訂會議場地及邀請與會者 * 主導及主持會議 * 獻策者 管理會議 * 安排所有會議人員角色, 並清晰地 程序 傳達會議要求 會議主持人 主持會議 * 會議規程需經協商及同意 * 發揮領導角色, 並按議程主導會議 程序 * 主導和帶領討論事項, 以確保所有 與會者得到平等參與的機會 * 確保討論環節並非由個別與會者獨 佔發言 在會議中 * 在會議討論中, 獻上構思及策略 提出建議 * 會議計時員 協助會議領 * 注意議程事項的分配時間, 並確保 會議計時員 * 討論時間 監察員 導, 以監察 會議時間 會議按部及在預定時間內討論各事項 * 當討論事項時間尚餘五分鐘時, 請知會相關會議人員 10

74 資料來源 : * 協助撰寫議程 ROLES * 討論事項筆記員 發出議程初稿, 並詢問有否新增事項 * 向會議團隊發出議程 RESPONSIBILITIES, 並邀請所有與會者就議程提交其他討論事項 會議記錄員 按會議主持人安排打出議程 在會議期間, 記錄討論重點 * 議程包括所有上次會議的待續事項 * 議程也包括與會者及主持人提出的新增事項 * 在會議前, 向所有與會者發出完整議程 記錄所有討論重點 : * 集思環節 * 意見及疑問 * 同意事項及跟進事宜 與學校分享 會議記錄 * 會議後, 再次過濾重點, 並把會議 記錄經電郵發送給所有與會者 確 保校內其他人士獲得會議記錄 * 議程獻策者 * 討論事項獻策者 在會議過程 中, 提出建 議 * 就會議議程, 提出建議 * 在會議中的小組討論 集思環節, 及商討專題項目期間, 提出建議 與會者 * 負責某些項目及任務 * 細閱會議記錄及留意最新活態 11

75 成功會議的 13 個小貼士 ( 資料來源 : 為主持會議做好準備 若您對主持會議並沒有太多經驗, 勇於承認不足, 並採取積極行動 您可請教前任主席, 並向資深的家長會員詢問有關他們希望以什麼方式進行會議 不要太在意因主持會議而產生的緊張, 但千萬不要事前毫無準備 宣傳會議 盡量以多種途徑把會議消息向外宣傳, 如簡訊 單張 電郵 網頁公告 校內電視廣播 校內公佈欄 學校訊息海報, 及其他方式等 務必向他人解釋家長或家庭成員參加會議的重要性 家長怎樣從中得益? 他們為什麼要抽出時間來出席會議? 若大家能推廣活動 滿足家長要求, 並感謝各人的參與, 家長自不然會繼續出席會議 準時出席及開始會議 提前到達會場, 以備足夠時間作最後的準備, 如複印講義 預備茶點, 及安排座椅等 務必準時開始會議 當您宣布會議正式開始後, 參與人士不應繼續細語交談, 以表尊重 您能準時開始會議也表示您尊重各人的寶貴時間 在實際情況許可下, 您亦可宣布會議的結束時間 若會議超出預定時間, 把餘下事項留待下次會議再作討論 與學校教職員合作 與校內清潔及支援人員緊密合作 向他們事先提供會議時間安排的書面通知, 並知會他們任何額外的需要 ( 如托兒服務 ) 保持會議場地的整潔 尊重所有校內清潔及支援人員 安排適合的座椅擺設 若與會人數較少, 您可嘗試把座椅安排成一個圓圈, 或安排各人環繞同一桌子而坐 若您安排所有委員同坐於主持席上, 這看似把 我們 與 他們 分隔開, 並不能傳達合作精神 把座椅安排成一個圓圈也可鼓勵較靜的會員參與發言 如何有效地舉行 會議 * 騰出時間作會前介紹 * 備有議程及複印副本 * 把會議時間維持在 60 分鐘內 * 撰寫會議記錄, 並把它分享給所有相關人士 ( 有關會議記錄的小貼士, 可參閱以下網址 : m/pto-today- articles/article/165- meeting-minutes-dosand-donts) 介紹自己及其他人士 不要假設您認識所有與會人士! 向各人問安並互相認識 更好的是, 在會議上提供名牌, 並向新面孔人士介紹自己 在每個會議開始時致歡迎辭 大部分會議出席人數都較少, 可在會議開始時讓所有與會者介紹自己, 您可能對於您認識的好友介紹他們自己感到不自然, 但對於新的與會者來說, 他們會不勝感激, 並感到不像局外人 按議程進行會議 事先計劃好會議, 並把會議事項的次序寫下, 以免忘記任何重要部分 在一般事項 ( 如 新增事項 待續事項 及 委員會報告 等 ) 12

76 中, 列出具體議題 議程內容也應包括會議尾段的公開討論環節, 以及下次會議日期 時間和地點等 向與會者發送議程的複印本, 以便他們可追蹤會議進度及做筆記 ( 如有需要 ) 保持熱心及樂觀的態度 即使您擔心義工參與情況 籌款活動, 或小組聲譽等, 您也應樹立一個正面的態度 身為小組領導, 您的興奮投入會感染其他家長 培育新成員 不勇於發言的新成員可能感到不堪重負 沉悶 滿意, 或害怕等 您的職責之一就是要了解他們不同的感受 不要對新成員不聞不問 善待您的新成員猶如未來家長小組領導一般 控制場面 您的責任是要保持會議如常進行 若與會者對當前事項有意見, 呼籲他們發言, 並嘗試讓持正反觀點人士輪流發表意見 不容忍閒談 私下細語, 或冗長的委員會討論等 不受約束的辯論或許是導致會議時間拖長, 以及不少家長不再出席會議的最普遍原因 大公無私 您在一個正式的家長會議中表達個人感受, 此舉可能不當地動搖他人立場 您的職責是主持會議, 而非影響他人 尊重您的嘉賓 若您邀請嘉賓講員蒞臨會議, 安排他們在議程的首要部分 在出場前, 向與會者介紹他們, 多謝他們抽空出席, 並在其環節結束後, 可容讓他們提前離開 與您的校長成為合作夥伴 事先與校長檢閱議程 就校長的報告, 一起合作去制定議題, 並預定所需報告時間 在會議期間, 若您能以禮提示校長專注於議題重點, 則無需感到介懷, 正如您會向其他家長作出提示一樣 13

77 通訊策略 電郵群組 預早收集家長的電郵地址, 以便編製電郵名單, 此舉是與全校交流資訊的途徑之一 對於那些不願透露電郵地址的家長, 請作出備註, 並確保向他們發送資訊的打印本 谷歌 (Google) 群組及 Chimp 電郵是一些非常有用的通訊工具, 並有助組織電郵群組 谷歌 (Google) 群組 : 小貼士 ~ 雖然透過互聯網通訊非常快捷方便, 但由於不是每個人都擁有電郵帳戶, 某些家長希望索取資訊的打印本及 / 或接獲來電 Chimp 電郵 : 便攜式乾擦板 在學校入口放置一塊可刷掉 ( 無需用水 ) 的大白板, 並在板上刊登即將舉行活 動 提醒事項, 等等 ~ 以多種方式提供 資訊能增加成功被 接納的機會 簡訊 向學校發送包含家庭理事會資訊的每月簡訊, 好讓所有家庭獲得信息及保持聯繫 簡訊內頁應提供不同的聯絡方式 ( 如電郵或電話 ), 以便家長發表意見 設立意見箱也是一個很有用的溝通工具 14

78 以下是一些管理經費的選擇 : 管理家庭理事會經費指引 根據適當的指引, 家庭理事會經費可納入學校預算內 這些經費不得與學校教學及營運預算混用, 並需列作為獨立項目 為了把經費納入學校預算內, 理事會需填妥一份 要求接受禮品授權書 (request for authorization to receive a gift) 表格, 並交由 SFUSD 審理 家庭理事會也可開設一個銀行帳戶 在此情況下, 理事會需備有其組織章程, 並選出委員 ( 包括負責帳戶的司庫一職 ) 此帳戶必須以家庭理事會 ( 或中心家長諮詢委員會 (CPAC) 等 ) 名義開設, 並須為該組織取得國稅局的稅務認證號 家庭理事會不得以 SFUSD 的稅務認證號開設任何銀行帳戶 然而, 您可向那些希望捐款並作抵稅的家長提供 SFUSD 的稅務認證號 家庭理事會還可設立 經費開支委員會 ( 即 CPAC/ 家庭理事會執行委員會 ), 其大多數成員必須由家長代表出任 該委員會成員也必須有學校行政人員及教職員擔任, 而任何上述委員會的建議應由學校行政人員批核 ( 欲了解更多有關學校籌款事宜, 請與貴校行政人員查詢 ) 15

79 家庭理事會活動參考例子 社交活動 - 回校夜 / 開放日聚餐 - 假日派對 ( 如新年 寬扎節 五月五日節 冬假 農曆新年 復活節 光明節 排燈節等 ) - 季節性聯歡 ( 暑假燒烤 秋季嘉年華會 冬季派對 春季狂歡會等 ) - 家長之夜活動 ( 晚宴 咖啡室 酒吧 酒廊, 等等 ) - 家庭康樂日 義工日 - 園藝日 ( 除草 種植 打理花園 ) - 課室工作日 ( 清潔和整理課室及操場 ) 學校支援 - 安排課室義工 - 共同主持家庭工作坊 16

80 課室代表職責例子 每個課室最好設有一位或多位家長代表, 作為家庭理事會的課室聯絡員 職責可包括 : - 與教師攜手統籌, 以提供所需及有幫助的支援 ; - 出席家庭理事會會議 ; - 向班內的家庭及教職員傳達來自家庭理事會的信息 ; - 就課室活動 更新資訊等, 與家庭理事會溝通 ; - 當有需要時, 樂於當義工, 及 / 或在學校活動或其他有需要支援的方面上, 招募其他家長義工 ; - 建立一套與其他家庭聯繫的通訊系統 17

81 學年 家庭理事會 提名表格 ( 樣本 ) 家庭理事會是一個由家庭成員組成的諮詢組織, 目的是與校長和教師一起合作, 以加強學校社區關 係, 並對相關政策及計劃提出意見 若您希望提名自己成為家庭理事會委員, 請填妥此表格, 並把它放入校務處內的家庭理事會郵箱內 截止日期 : 8 月 17 日 或親身在家庭理事會會議中遞交 ( 會議日期 : 8 月 20 日 ( 一 ), 下午 4 時 30 分, 地點 :4 號課室 ) 主席 : 主席職責主要與校長緊密合作, 以決定方案 籌款 活動及所需物資等事宜, 而家庭理事會可藉此支援學生 教職員 及其他家庭 當收集家庭理事會委員及任何家長或教職員的意見後, 主席會草擬各家庭理事會會議的議程, 並主持會議 ( 主席一職可由兩人共同擔任 ) 司庫 : 司庫職責主要負責監管家庭理事會的一般會計職能, 包括簽發支票 平衡帳戶及草擬各學年的家庭理事會預算等 秘書 : 秘書職責主要在家庭理事會會議上做會議記錄, 並向學校社區匯報記錄 此外, 秘書也需要更新學校大堂前的公佈 欄, 以及製作和刊登宣傳海報及簽到表 其他職責還包括 : 編輯簡訊, 以及維持學校網頁 Google 群組, 及 / 或社交媒體內 的資訊 課室代表 : 各課室需有一位家長領導代表參加家庭理事會 他們負責向其他家長傳達來自家庭理事會的信息 保持課室名 單 與教師攜手統籌家庭理事會的活動及項目, 並就課室內的關注事項向家庭理事會匯報 你的姓名 : 孩子姓名 : 課室號 #: 電郵 : 手提電話 #: 您希望獲提名的職位 ( 可多於一個 ): 您何以適合擔任該職位?: 18

82 通訊 / 興趣問卷調查 歡迎! 身為學校社區的一份子, 您已自然成為我們家庭理事會家長小組的成員 請花點時間來填寫此表格, 並把它交回校務處, 以便我們可與您保持聯繫 孩子姓名 / 課室號 : 家長姓名 : 電郵 : 家長姓名 : 電郵 : 把我的電郵加入學校名錄及電郵名單 : 是 否 有興趣成為課室代表? 是 否 ( 課室代表 : 各課室需有一位家長領導代表參加家庭理事會 他們負責向其他家長傳達來自家庭理事會的信息 保持課室名單 與教師攜手統籌家庭理事會的活動及項目, 並就課室內的關注事項向家庭理事會匯報 ) 您有哪些獨特興趣 ( 如園藝 音樂 藝術 烹飪等 ) 或卓越技能 ( 如網頁設計 建築 翻譯等 ) 希望與他人分享? 請列舉 : 多謝您的合作! 請經以下方式與我們聯絡 : WELCOME! As part of the school community, you are automatically a member of our parents group, the Family Council. Please take a moment to fill out this form and return to the office so that we can keep you informed. Child/Room: Name: Name: Add my to the school directory and list: Yes No Interested in being a room representative? Yes No (Room Rep: Each classroom has a lead parent representative to the Family Council. They are responsible for distributing communications from the Family Council to the classroom parents, maintaining the classroom roster, coordinating with the teacher on Family Council activities and events, and reporting back to the Family Council regarding classroom concerns.) A strong interest area (gardening, music, art, cooking, etc.) or skill (web design, construction, translation, etc.) you d like to share with others? Please list them: Thank you for your time! Please contact us at: 19

83 了解如何籌組家教會 (PTA) ( 某些學校希望他們的家庭理事會可轉為 PTA 模式 若貴校對此感興趣, 您可參考以下資訊 ) 使命及價值觀 PTA 的整體目的是透過家庭社區各方的積極參與, 並賦予他們爭取孩子權益的權力, 從而發揮每個孩子的潛質 PTA 價值觀 合作 : 我們與各種各樣人士及組織成為合作夥伴, 以擴大和加強我們為所有兒童及家庭提供服務與爭取權益的努力 承諾 : 我們透過強大的家庭及社區參與來竭力為兒童的教育成功 健康, 及福祉作出承諾, 並堅守我們所創立組織的宗旨 多元化 : 我們確認每個人的潛能, 並不區分任何 ( 包括但不限於 ) 年齡 文化 經濟狀況 教育背景 族裔 性別 地區 合法身份 婚姻狀況 心理能力 國籍 組織職位 家長身份 體能 政治立場 種族 宗教 性取向, 及工作經驗等 尊重 : 我們珍視每位人士為達到本組織目標而合作的貢獻, 他們包括 : 會員 雇員 義工, 及合作夥伴等 問責 : 所有會員 雇員 義工, 及合作夥伴皆共同承擔責任, 為達至本組織策略方案的成就互相配合, 付出努力 ( 摘自全國 PTA 網站 : * 加州 PTA 網址 : 我們把家庭 學校及社區聯繫一起 加州 PTA 代表超過 80 萬會員 作為擁有一個世紀歷史的全國性草根運動之一份子, 加州 PTA 是一個專業 非牟利的義工組織, 並致力於所有兒童及家庭的福祉 我們相信每個成人均負起責任, 以確保所有兒童能充分發揮他們的潛能 我們也相信家長是兒童首位啟蒙老師, 而家長的參與對兒童整個教育體驗是非常重要的 我們還相信家庭乃是社會中負責支援及養育所有兒童的基本單位, 並認同 家庭 一詞可有多方面的定義 此外, 我們更深信我們有責任為所有兒童的安全及福祉爭取權益, 並為每個兒童提供優質公立教育的機會 我們隸屬全國 PTA(National PTA) 全美最大爭取兒童權益組織 資源 : * Ed100 網址 : Ed100.org 組織抱有一個樂觀的宗旨 : 幫助您了解教育如何真正運作, 以致您能發揮影響 不論您是家長 學生 教師, 抑或一位感興趣的市民 世事多變, 若能做好準備及洞悉先機, 您便可掌握轉變, 並賦予它新的意義 Ed100 能助您了解您需要知道的事物 * 加州 PTA 線上指南 : 獲取工具 資訊及資源來幫助您在 PTA 的領導地位, 以及與家庭及學校保持聯繫! 20

84 籌款機會 ESCRIP 網址 : SLOAT 園藝中心 網址 : SPORT S BASEMENT (IN PRESIDIO) 網址 : 售賣學校 T- 恤 網址 : 餐廳募捐 - Boston Market: 網址 : - California Pizza Kitchen: 網址 : - Chipotle: 網址 : - Panera Bread: 網址 : 小貼士 ~ 學校可從這個非直接募捐機構名單中受益 有些募捐機構比其他機構會有更好的安排 ~ 欲了解更多詳情, 請瀏覽各機構網頁 有些募捐活動會持續進行, 而有些僅限於指定時段內進行 ~ 盡早以多種方式 ( 單張 電郵 海報等 ) 宣傳, 這將提高成功募捐的機會 fundraising-night.html - Patxi s: 網址 : SCHOOLA 網址 : CHINOOK BOOKS 網址 : 21

85 獲得資助金機會 * Seed Money 網址 : 歡迎來到 SeedMoney! 我們會向大家提供有關集資經費工具及資助金資訊來協助貴校的園林種植食物項目 * Donors Choose 網址 : 為課室提供支援 創造未來 我們會幫助所有人輕鬆地為有需要的課室提供協助, 從而使我們邁向一個學生 ( 在每個學校社區 ) 擁有優質教育所 需工具及體驗的國家 22

86 資源 會議議程範本例子 學校名稱 家庭理事會會議議程 2015 年 2 月 3 日, 下午 5 至 6 時 1. 議程簡介 / 回顧 2. 課室更新事項 3. 即將舉行的活動 - 於 2 月 17 日舉行的多元文化日 ( 制定時間表 細節等 ) - 於 3 月 8 日舉行的園藝日 4. 籌款事宜 : - T- 恤? - 其他構思? 5. 疑問 / 關注事項? 6. 報告 / 更新事項 - 家庭諮詢問卷調查更新資訊 - 家長工作坊 : 培養孩子閱讀興趣 ( 日期 : 2 月 10 日 ( 二 ), 下午 4 時 30 分至 5 時 30 分 ) - 校長茶聚 ( 日期 : 2 月 11 日 ( 三 ), 上午 8 至 10 時 ) - 校區家長諮詢委員會 (DPAC) 會議 ( 日期 : 2 月 26 日 ( 四 ), 下午 5 時 30 分至 7 時 30 分 ; 地點 :Cook 街 ) - 下次會議日期及時間 23

87 簽到表範本 會議名稱 : 會議主持人 : 日期及時間 : 地點 : 簽到名單 Name of Attendee "Printed" 出席人士姓名 ( 以正楷填寫 ) Nombre Signature 簽名 Firma Child's Name 孩子姓名 Nombre del Niño Phone Number and/or 電話號碼及 / 或電郵 24

88 活動宣傳單張樣本 家庭園藝日 日期 :2014 年 12 月 6 日 ( 星期六 ) 時間 : 上午 10 時至中午 12 時 請前來幫忙! 帶同親朋好友, 利用一至兩小時來美化我們的花園 義工將負責不同項目, 包括除草 掘泥, 等等! 屆時將提供茶點千萬不要忘記帶備花園工作手套 如果您有鏟子和手推車, 請告知老師! 25

89 歡迎參加我們的秋季收成節 10 月 31 日 ( 五 ), 上午 9 時 30 分活動時間表 上午 9 時 30 分 : 準備就緒 上午 10 時 : 巡遊 上午 10 時 45 分 : 分班拍照 上午 11 時 : 戶外遊戲 ** Volun ** 我們需要義工 ** 歡迎踴躍捐助 ~ 請前往課室報名 ~ 會議清單 26

90 會議清單 安排事項 負責人員 備註 安排會議地點議程發出議程初稿, 並收集意見發出會議提示確認會議人員角色 : - 主持人 - 會議計時員 - 會議記綠員確保備有簽到表會議後, 向學校社區分享會議記錄 所需物品 : 原子筆筆記貼簽到表議程副本講義 ( 若有 ) 茶點 ( 若有 ) 27

91 機構資源清單 家長支持公校 機構 (Parents for Public Schools) 家長支持公校 機構 ( 三藩市分會 ) 透過建立家長與學校及家長與家長之間的強大合作夥伴關係, 以及擴大社區對公立教育的支持, 從而支援學生取得成功 網址 : 早期學習攜手夥伴 (Tandem Partners) 該機構與家庭 教育工作者, 及社區人士組成合作夥伴, 為年幼兒童提供多種互動學習機會, 從而有助他們建立早期語言及讀寫技巧 加強社交與情緒技能, 及培養畢生受用的學習興趣 網址 : 網址 : 特殊兒童支援中心 自 1982 年, 特殊兒童支援中心 已在三藩市免費提供以下支援服務: 為家庭, 以及照顧殘障或有特別保健需要兒童的專業人士提供資訊和教育, 以及給予家長與家長之間的支援 網址 : 三藩市公共圖書館網址 : 28