本文档中的信息 ( 包括 URL 和其他 Internet 网站参考资料 ) 如有更改, 恕不另行通知 除非另行说明, 本文档范例中涉及的公司 组织 产品 人物或事件均属虚构, 并无意联系或暗示任何真实的公司 组织 产品 人物或事件 遵守任何适用的著作权法是用户的责任 在不限制著作权权利的前提下,

Transcription

1 Microsoft Office Visio 2003 用户指南 Microsoft Office 商业和技术绘图解决方案

2 本文档中的信息 ( 包括 URL 和其他 Internet 网站参考资料 ) 如有更改, 恕不另行通知 除非另行说明, 本文档范例中涉及的公司 组织 产品 人物或事件均属虚构, 并无意联系或暗示任何真实的公司 组织 产品 人物或事件 遵守任何适用的著作权法是用户的责任 在不限制著作权权利的前提下, 未经 Microsoft Corporation 的明确书面许可, 无论出于何种目的, 均不得以任何形式或借助任何手段 ( 电子 机械 影印 录音或其他手段 ) 复制或传播本文中的任何部分, 或将其存储于或引入检索系统 Microsoft 可能对本文档下标的拥有专利 专利申请 商标 著作权或其他知识产权 除了在任何 Microsoft 授权许可协议中明确书面许可, 对本文档并不赋予您有关这些专利 商标 版权或其他知识产权的任何许可 Microsoft Active Directory ActiveX FoxPro FrontPage MS-DOS Outlook PowerPoint ShapeSheet SmartShapes Visual Basic Visual C++ Visual FoxPro Visual J++ Visual SourceSafe Visual Studio Visio Win32 Windows 和 Windows NT 是 Microsoft Corporation 在美国和 / 或其他国家 ( 地区 ) 的注册商标或商标 版权所有 Microsoft Corporation 保留所有权利 部分版权所有 1996, 1998 Novell, Inc. 保留所有权利 Novell, Inc. 允许使用 复制和分发 Novell 是 Novell, Inc. 在美国和其他国家 ( 地区 ) 的注册商标 Novell Directory Services 和 NDS 是 Novell, Inc. 在美国和其他国家 ( 地区 ) 的商标 International CorrectSpell 拼写更正系统属 Lernout & Hauspie Speech Products N.V 著作权所有 1993 保留所有权利 英语辞典内容是 Bloomsbury Publishing Plc. 为 Microsoft 开发的 法语拼写检查 字典 连字符工具 同义词词典和应用 SYNAPSE Développement, Toulouse (France) 保留所有权利 西班牙语拼写引擎 连字符引擎和同义词词典引擎 by SIGNUM Cía. Ltda. Quito, Ecuador 保留所有权利 法语和西班牙语双语字典 Langenscheidt KG Berlin and Munich 2000 某些模板是 Impressa Systems, Santa Rosa, California 为 Microsoft Corporation 开发的 比较版本 Advanced Software, Inc. 保留所有权利 American Heritage 英文词典第三版著作权所有 1992 Houghton Mifflin Company 电子版本由 Lernout & Hauspie Speech Products N.V. 授权 保留所有权利

3 目录 欢迎使用 Microsoft Office Visio iii Visio 安装和激活...iv 安装...iv 激活...iv 满足所有业务和技术需要的 Visio 图表...v Visio 2003 中的新增功能... xiii 使用 Visio 2003 新增功能或改进功能可以提高工作效率, 完成更多的工作... xiii 使用新增或增强的模板和形状产生持久的印象...xiv 工作时访问的任务特定信息...xv Visio 帮助和其他信息来源...xvii 获取 Visio 帮助...xvii 使用 Visio 帮助 任务窗格...xvii 开发人员参考... xviii 入门教程... xviii 图示库... xviii Microsoft Office Online... xviii 个性化的 Visio 体验和绘图环境...xix 第 1 章 Microsoft Office Visio 基本操作...1 Visio 绘图流程概述...2 使用模板开始创建图表...4 查找更多形状...5 处理图表中的形状...6 使用手柄调整形状的大小 旋转形状并改变形状的外观...6 一次移动一个或多个形状...7 放大和缩小绘图页以处理形状...8 连接图表中的形状...9 在图表中添加和更改文本...12 设置图表中形状的格式...13 在绘图文件中添加和处理绘图页...14 保存和打印图表...15 保存图表...15 打印图表...15 共享图表...16 将 Visio 图表并入 Microsoft Office 文件...16 将图表发布到 Web 上...17 向形状或绘图页添加超链接...17

4 II MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 第 2 章创建自己的形状和模板 创建自己的形状 使用 Visio 绘图工具从头开始绘制形状 合并现有形状以创建新形状 修改现有形状 组织形状 设计自己的模板 使用背景页来显示模板中的通用页元素 第 3 章使用流程图分析业务流程 创建流程图 将信息添加到流程图中 处理大型流程图 第 4 章绘制组织结构图 创建组织结构图 绘制组织结构图 在组织结构图中存储数据 设置组织结构图中的信息和形状的格式 向组织结构图添加多个形状 更改组织结构图中各形状的位置或布局 管理大幅组织结构图 比较组织结构图中的信息 根据现有信息创建组织结构图 第 5 章使用网络图设计和管理网络 创建网络图 使用网络图 使用图层管理网络图 创建和查看网络形状的属性 第 6 章使用平面布置图设计建筑物 创建平面布置图 从组装建筑物外壳开始绘制平面布置图 创建内部空间 添加门 窗户和开口 更改墙壁 门和窗户的外观 测量墙壁和空间 处理大幅平面布置图 缩放和扫视图表 打印大幅图表 索引... 59

5 欢迎使用 Microsoft Office Visio 2003 Microsoft Office Visio 2003 提供的模板 形状和绘图工具可用于创建有效的业务图表和技术图表 使用 Visio Standard, 您可以分析业务流程 安排项目日程 形象地表达思维过程以及绘制组织结构图 使用 Visio Professional, 除完成上述任务外, 还可以形象地显示网络基础设施 平面布置图 公共设施设备 电路 软件系统和数据库结构 在熟悉的 Microsoft 环境中工作时, 您还可以导入数据来创建图表, 从图表中导出数据, 使用图表存储数据, 根据存储的数据生成报告以及将图表并入 Microsoft Office 文件 Microsoft Office Visio 2003 用户指南 包括以下帮助您入门的主题 : Visio 安装和激活 Visio 图表示例和绘图过程概述 创建任何 Visio 图表 形状或模板时需要了解的一些基本方法 可用于创建若干个常用图表类型的更具体的方法 本章中的主题 Visio 安装和激活...iv 满足所有业务和技术需要的 Visio 图表...v Visio 2003 中的新增功能... xiii 工作时访问的任务特定信息... xv Visio 帮助和其他信息来源... xvii 个性化的 Visio 体验和绘图环境... xix

6 iv MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 Visio 安装和激活 安装和激活 Visio 的过程既快速又简单 安装 开始安装之前, 请在 Visio 光盘盒上找到产品密钥 为避免安装冲突, 请关闭所有程序并关闭防病毒软件 然后, 将 Visio CD 插入 CD-ROM 驱动器中 在大多数计算机上, Visio 安装程序会自动启动并引导您完成整个安装过程 如果 Visio 安装程序不自动启动, 请完成以下步骤 手动启动 Visio 安装程序 1 将 Visio CD 插入 CD-ROM 驱动器中 2 在 开始 菜单上, 单击 运行 3 键入 drive:\setup ( 用该 CD-ROM 驱动器所用的盘符替换 drive) 4 单击 确定 Visio 安装程序随即启动并引导您完成整个安装过程 激活 您首次启动 Visio 时, 会得到提示, 要求激活该产品 激活向导 将引导您完成通过 Internet 连接或电话激活 Visio 的所有必需步骤 如果选择首次启动 Visio 时不激活它, 以后也可以通过单击 帮助 菜单上的 激活产品 来完成激活过程 注 : 如果在使用了若干次后仍不激活产品, 产品功能将减少 长此以往, 最终在不激活 Visio 的情况下所能执行的操作就只是打开和查看文件 提示 : 安装好 Visio 后, 如果发觉产品有问题, 请单击 帮助 菜单上的 检测并修复 进行修复 要查看 Web 上是否有产品更新版, 可单击 帮助 菜单上的 检查更新程序

7 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 v 满足所有业务和技术需要的 Visio 图表 与许多提供有限绘图功能的捆绑程序不同, Visio 提供了一个专用 熟悉的 Microsoft 绘图环境, 配有一整套范围广泛的模板 形状和先进工具 利用它, 可以轻松自如地创建各式各样的业务图表和技术图表 借助 Visio Standard 2003 和 Visio Professional 2003 能创建许多类型的图表, 相较于此, 以下各页中展示的图表示例仅仅是沧海一粟 提示 :Visio 2003 中包含有 图示库, 它提供了 Visio 中各种图表类型的图表示例, 并说明了哪些用户可以使用它们以及如何使用它们 要浏览这些图表示例, 请单击 帮助 菜单上的 图示库

8 vi MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 流程图 会计可以使用流程图来说明财务管理 资金管理和财务库存过程 招聘经理可以使用产品开发流程图来突出显示新雇员需要准备的重要决策 保险公司可以使用流程图来记录风险评估流程 跨职能流程图 TQM 人员可以使用跨职能流程图来了解流程是如何发挥作用的 这其中涉及了哪些部门 行政助理可以使用跨职能流程图向主管介绍进程并提出改进意见 项目经理可以使用跨职能流程图来确定项目在整个组织的效果 组织结构图 制订项目日程时, 项目经理可以使用组织结构图来显示小组的人员构成及任务分配情况 管理人员可以使用组织结构图来形象地显示如何重组其部门或如何评估职位安置需要 人力资源专家可以创建组织结构图并将它们张贴在公司的 Intranet 上

9 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 vii 框图 软件程序员可以使用框图来表达自己的想法和复杂的概念 项目经理可以创建概念性框图来讲解各个项目任务是如何结合在一起的 销售和市场营销专家可以在他们的演示文稿 提案和报告中插入框图 办公室布局 空间规划顾问可以使用办公室布局图向客户提出建议 各运作部门可以使用办公室布局图来跟踪资产库存 内部设计人员可以使用办公室布局图来确定最符合人类工程学要求的办公室布局 营销图表 CFO 可以在年度报表中使用营销图来说明公司的财务状况 报刊和杂志专业人员可以使用图表 ( 有时称为信息图 ) 来讲解统计数据 市场销售人员可以使用图表来显示数据, 其效果要比文字好得多

10 viii MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 方向图 交通部门的官员可以使用方向图来评估交通方案 活动策划者可以使用方向图为雇员提供公司活动的方位 销售经理可以使用方向图向客户提供贸易展销会的方位 日历 管理人员可以使用日历来跟踪雇员假日 项目经理可以将日历并入项目管理文档, 以便小组成员查看项目日程安排 活动策划者可以使用日历来安排一年的活动日程并进行跟踪 时间线 项目经理可以使用时间线来表示项目持续的时间和里程碑 主管可以使用时间线来确保小组成员明白各自的最终期限 文档管理专家可以使用时间线来跟踪进程的完成日期

11 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 ix 灵感触发图 在小组会议中, 项目经理可以使用灵感触发图来分析并解决进程问题, 或确定新的产品构思 作家可以使用灵感触发图来直观地组织自己的构思 项目组成员可以使用灵感触发图来生成活动项 Web 图表 Intranet 站点管理员重组部门 Intranet 站点时, 可以将 Web 图表用作直观工具 Web 开发人员可以使用其站点图来编制文件 图片 数据和其他内容的清单 Web 设计人员可以将 Web 图表并入公司开会时用的演示文稿 逻辑网络图 网络经理可以创建逻辑网络图来显示网络的高级视图 IT 专业人员可以使用逻辑网络图表来确定各地理位置之间的互连方式 IT 工程师可以标识网络通信中的障碍或堵塞情况

12 x MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 物理网络图 后勤经理可以将物理网络图并入灾难恢复计划和有关公司资产的文档中 网络经理可以使用物理网络图来显示整个组织的产品分布情况 雇员可以借助物理网络图查找打印机 复印机和其他设备 平面布置图 在灵感触发会上, 建筑师可以使用平面布置图来快速显示各种布局选项 总承包商可以使用平面布置图来设定建筑物的最佳布线图 后勤经理可以对提出的平面布置图进行批注, 然后将其交回建筑师审阅 现场平面图 后勤经理可以使用现场平面图来设计停车场构造 空间规划人员可以将现场平面图并入重布置提案中 承包商和现场设计人员可以使用现场平面图来查看建筑物与其周边环境是否相配

13 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 xi 工艺工程图 工艺工程师可以创建工艺流程图来显示石油制炼厂的管道平面图 车间操作员可以使用 P&ID 来记录对现有设施 ( 如锅炉系统 ) 的更改 控制器操作员可以使用管道布置图来显示逻辑图与物理管道平面图之间的关系 机械工程图 机械工程师可以用图表来说明液压系统 流体动力设备和阀门 工程组可以分享设计概念, 并对这些概念一一进行评论 工程师可以将二维机械工程图与三维设计方法结合使用 电气工程图 电气工程师可以创建设计图 示意图和布线图 控制工程师可以使用电气工程图来设计复杂的工业控制组件和系统 电信工程师可以使用电信图来分享组件和服务设计想法

14 xii MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 软件图 在开发过程中, 软件工程师可以先创建代码结构图, 然后再对其进行测试和修改 用户界面设计人员可以使用软件图来创建对话框 菜单 工具栏和向导的原型 可用性工程师可以使用软件图来测试用户与所提出的软件的交互情况 数据库模型图 技术支持人员可以使用数据库模型图来查看数据库架构并排除其中存在的故障 软件工程师在与同事交流讨论后可以设计并修改数据库模型图 培训人员可以用数据库模型图来向学员讲述数据库结构

15 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 xiii Visio 2003 中的新增功能 Visio 2003 中新增并改进了一些功能和模板, 和过去相比, 现在使用它来创建专业图表要更为轻松 这些专业图表可帮助您更好地传达重要信息, 进而给观众一种更为专业的印象 使用 Visio 2003 新增功能或改进功能可以提高工作效率, 完成更多的工作使用 Visio 2003 提供的下列新增或改进核心功能组, 您可以提高工作效率, 完成更多的工作 : 二维形状上新加了旋转手柄 ( ), 借助该手柄可以轻松旋转形状 新增了 区域选择 ( ) 和 套索选择 ( ) 工具以及 多重选择 模式, 借助它们, 可以轻松选取多个形状 拖动这些环绕形状的新增选择手柄, 一次即可调整所有选定形状的大小 无论身处何方, 都可以使用新增的 墨迹 工具 ( ) 在您的 Tablet PC 上与同事交流信息和想法 您可以按照自己的想法随意勾画草图, 就像在纸张或白板上一样 使用 形状 窗口中经过改进的 搜索形状 功能可快速查找形状 将找到的形状直接拖放到绘图页上 将那些常用形状有机地组织在一个地方, 这样轻易就能找到它们 将它们保存在新增的 我的形状 文件夹的新增 收藏夹 模具或自定义模具中 使用固定在绘图页右侧的任务窗格可以快速访问执行以下任务的选项 : 启动图表 搜索 Web 在图表中插入剪贴画 信息检索 审阅 协作和获取帮助 使用新增的 审阅 任务窗格, 用形状和批注对 Visio 图表进行标记 它支持全球性的小组, 这类小组的成员可以在不同的建筑物, 甚至不同的国家, 审阅项目并与他人协作 使用 Visio 2003 中的 Microsoft SharePoint 集成功能可以轻松地合编和共享文档 在 共享工作区 任务窗格中处理文档 该窗格包含所有相关文件的库, 在此, 您还能即刻访问协作组 任务分配和活动项以及信息的外部链接 使用改进后的 Visio Viewer, 即使小组成员 客户和合作伙伴没有 Visio, 也可以在 Microsoft Internet Explorer 5.0 或更高版本中查看 共享和打印 Visio 图表 确保转换成 Visio 文件格式之后的 CAD 文件的保真度高于原始的 CAD 文件 DWG 转换器 还包含改进过的文本处理和图形支持功能

16 xiv MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用新增或增强的模板和形状产生持久的印象使用新增或增强的 Visio 2003 模板可以更好地控制 Visio 图表, 在观众心目中保持更持久的印象 其形状已放置在绘图页中的模板 使用其所含形状已放置在绘图页中的新增 Visio 模板可以更快地创建图表 只需填写详细信息, 无需担心布局, 也不用从空白页开始 灵感触发图 使用新增的 灵感触发图 模板可以记录并整理小组成员产生的想法, 或用图表记录自己的构思 然后, 将此图表导出到 Microsoft Word 略图中, 供那些喜欢在线性视图中查看信息的用户使用 ; 也可以导出为 XML 文件, 再作他用 组织结构图 使用 组织结构图 模板中的增强功能和形状, 可以指定想要在组织结构图中显示的雇员信息, 在形状中添加雇员照片, 显示虚线报告关系以及尝试不同的布局 时间线 使用改进的 时间线 模板, 可以轻松地交流日程信息, 形象地显示里程碑以及加强时间的连续性 创建垂直时间线并使跨多个时间线的里程碑和时间间隔保持同步 使用新增的 展开的时间线 形状可以创建更加详细的时间线线段 一次编辑所有的日期和时间格式, 并按秒 分钟 小时或季度来划分当年的时间线 基本网络图和详细网络图 使用 Visio Standard 2003 和 Visio Professional 2003 中的增强型 基本网络图 模板可以创建达到演示文稿质量的网络图 使用 Visio Professional 2003 中的 详细网络图 模板可以记录网络的物理和逻辑拓扑结构 这两个模板中的形状的外观都得到了极大的改进 机架图 使用 Visio Professional 2003 中的 机架图 模板可以迅速绘制出新添网络设备的机架空间要求图 这些新增形状是按照行业标准尺寸设计的, 可以精确地组合在一起, 这样就能轻而易举地在一个机架中堆放多个形状并适当调整它们的大小 您还可以使用形状来存储数据 ( 例如序列号和位置 ), 然后生成详细报告 Windows XP 用户界面 使用 Visio Professional 2003 中的新增 Windows XP 用户界面 模板可以制作用户界面的原型, 该模板中包含您开始编码之前设计用户界面所需的所有控件 创建与 Microsoft Windows XP 外观相符的下拉菜单 选项卡式对话框和工具栏 网站图 利用 Visio Professional 2003 中包含的 网站图 模板中的增强功能, 可以更好地控制布局选项和形状文本, 使用新增形状可以展示当前技术和即将出现的技术, 还可以更快地生成网站图 使用新增的交互式搜索功能, 甚至还能绘制您对其具有相应访问权限的受保护网站区域的网站图

17 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 xv 工作时访问的任务特定信息 Visio 2003 包含新增的任务窗格, 您在工作时可以通过它们快速访问任务和图表的特定信息 使用这些任务窗格可以获取 Visio 和模板特定的帮助, 在图表中插入剪贴画, 搜索 Web 和检索 Web 上的信息, 与他人合写文档, 审阅共享文档以及将您的共享文档副本更新为最新版本 所有这些都可在 Visio 绘图窗口中通过 Internet 连接完成 显示特定的任务窗格 单击任务窗格标题栏上的箭头, 然后单击想要显示的任务窗格的名称 注 : 如果未打开任务窗格, 请单击 视图 菜单上的 任务窗格 Microsoft Office Visio 2003 绘图环境 1 任务窗格固定在绘图页的右侧 2 在任务窗格标题栏上, 单击箭头, 查看可以从中选择的任务窗格列表

18 xvi MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 Visio 2003 包括以下可以帮助您更迅速 更巧妙地工作的任务窗格 : 开始工作 快速打开图表, 创建新图表, 在计算机或 Microsoft Office Online 上搜索特定于形状 模板和图表信息 Visio 帮助 获得针对您提出的 Visio 疑问的详细 最新解答, 以便您有效地创建图表 剪贴画 在计算机或 Microsoft Office Online 上搜索剪贴画 然后将这些剪贴画合理地安排并插入您的 Visio 图表中 信息检索 使用包含百科全书 字典和辞典的 Microsoft 信息咨询库在 Microsoft 网站上搜索和检索图表特定的或与工作相关的主题 搜索结果 在 Microsoft 网站上搜索 Microsoft 产品信息 新建绘图 从头开始绘制绘图或者通过最近使用的一个模板来新建绘图 搜索已安装在计算机上的模板或 Microsoft Office Online 中的新模板 模板帮助 按照模板特定的过程创建图表, 获取 Microsoft Office Online 上的模板信息以及向 Microsoft Corporation 提供意见反馈 共享工作区 与邻近建筑物或邻近国家的小组成员共享图表 文档更新 更新您的共享文档的副本 此窗格与通过 共享工作区 任务窗格共享的图表结合使用 审阅 审阅和批注在小组成员之间传阅的项目图表 提示 : 有关使用特定任务窗格的详细信息, 请在菜单栏右侧的 键入需要帮助的问题 框中键入相应任务窗格的名称, 然后按 Enter 键, 再从显示的列表中选择相应的主题

19 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 xvii Visio 帮助和其他信息来源 在 Visio 联机帮助中, 只需轻点鼠标即可获得使用 Visio 的详细指导信息 获取 Visio 帮助 Visio 帮助 中包含的主题足以回答您在使用 Visio 的过程中遇到的所有问题 为了向您提供最新信息, 默认情况下, Visio 会在 Microsoft Office Online 上搜索最新的帮助信息 从 Visio 菜单栏上获取 Visio 帮助 1 启动 Visio 在菜单栏右侧的 键入需要帮助的问题 框中键入问题或关键字, 然后按 Enter 键 2 从随即显示的主题列表中, 选择回答了您提出的问题的主题 在 帮助 任务窗格中获取 Visio 帮助 启动 Visio 在 帮助 菜单上, 单击 Visio 帮助 使用 Visio 帮助 任务窗格 单击 帮助 菜单上的 Visio 帮助 后, 绘图页右侧会出现 Visio 帮助 任务窗格 它包含三个主要部分 : 帮助 借助它, 您可以使用问题或关键字来搜索相应的 帮助 主题, 还可以浏览目录 Office Online 将您引至 Microsoft Office 网站上的最新帮助 培训材料 社区论坛 新模板和 Office 更新信息 另请参阅 提供对常用信息和联机内容设置的访问, 以便您个性化自己的 帮助 体验 提示 : 使用任务窗格标题栏下的箭头键, 您可以在已经查看过的 帮助 主题之间来回移动 工作时快速获取帮助 有关以下对象的帮助 请 概念 术语和功能 在菜单栏上的 键入需要帮助的问题 框中键入问题 形状 执行以下操作之一 : 将指针放在 形状 窗口中的形状上, 直到显示屏幕提示 在绘图页或 形状 窗口中右击形状, 然后单击快捷菜单上的 帮助 菜单命令 在菜单栏上的 键入需要帮助的问题 框中键入菜单命令 对话框 单击对话框中的 帮助 按钮 ( ) 自动化和 ShapeSheet 电子表格 选中 ShapeSheet 单元格或自动化对象后, 按 F1 键 也可以单击 帮助 菜单上的 开发人员参考

20 xviii MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 开发人员参考 开发人员参考 为想要通过创建自己的应用程序或自定义现有的 Visio 环境来扩展 Visio 功能的软件开发人员提供了详细的帮助 它包含有关 Visio 2003 中为开发人员提供的新增功能的信息 详细的 Visio 对象 属性 方法和事件主题以及为首次使用 Visio 的开发人员提供的指导信息 启动 开发人员参考 启动 Visio 在 帮助 菜单上, 单击 开发人员参考 入门教程 入门教程 介绍了 Visio 绘图环境, 并采用循序渐进和动画相结合的方式讲授创建和共享任何 Visio 图表所需的基本技能 启动 入门教程 启动 Visio 在 帮助 菜单上, 单击 入门教程 图示库 图示库 提供了可使用 Visio 模板和形状创建的图表示例 它还包含哪些用户可以使用特定的图表类型以及如何使用的建议 启动 图示库 启动 Visio 在 帮助 菜单上, 单击 图示库 Microsoft Office Online 通过 Microsoft Office 网站, 可以获得您所用的 Visio 产品的任何信息 该站点提供产品漫游 模板 图表示例 教程 提示和窍门 详细讲解 Visio 用法的文章 常见问题解答, 还有 知识库 文章的链接 在此, 还可以找到帮助您获取软件升级版 新增组件和服务发布的信息 访问 Microsoft Office Online 启动 Visio 在 帮助 菜单上, 单击 Microsoft.com 上的 Office 提示 : 要查找 Microsoft Corporation 的联系信息, 请单击 帮助 菜单上的 与我们联系

21 欢迎使用 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 xix 个性化的 Visio 体验和绘图环境 您可以个性化自己的 Visio 体验和绘图环境, 以便在 Visio 中工作时更加舒适 如果您的 Internet 连接速度较慢或者不希望 Visio 在 Microsoft Office Online 上查找最新的帮助, 可通过 服务选项 对话框, 选择使用您计算机上安装的 帮助 使用您计算机上安装的 Visio 帮助 而不使用 Microsoft Office Online 上的 帮助 1 执行以下操作之一打开 服务选项 对话框 : 在任务窗格标题栏上, 单击箭头, 然后单击 帮助 在 另请参阅 下, 单击 联机内容设置 在 帮助 菜单上, 单击 客户反馈选项 在 工具 菜单上, 单击 选项 在 常规 选项卡上, 单击 服务选项 2 在 服务选项 对话框的 类别 下, 单击 联机内容 3 在 设置 下, 清除 连接时搜索联机内容 复选框, 然后单击 确定 如果您是有经验的 Visio 用户并且不希望每次打开模板时都显示 模板帮助 任务窗格, 请在 服务选项 对话框中指定此选项 使用此对话框, 还可以选择 Visio 反馈和共享工作区设置 隐藏 模板帮助 任务窗格 1 在任务窗格标题栏上, 单击箭头, 然后单击 帮助 2 在 Visio 帮助 任务窗格的 另请参阅 下, 单击 联机内容设置 3 在 服务选项 对话框的 类别 下, 单击 联机内容 4 在 设置 下, 清除 可用时自动显示模板帮助 复选框, 然后单击 确定 如果希望 Visio 在其菜单上显示所有命令而不仅是最常用的命令, 可以在 自定义 对话框中更改相应的设置 您还可以使用此对话框中的设置来自定义菜单和工具栏 显示完整的 Visio 菜单 1 在 工具 菜单上, 单击 自定义 2 在 个性化菜单和工具栏 下, 选取 始终显示完整的菜单 复选框, 然后单击 关闭

22 xx MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 如果想要自定义 Visio 绘图环境, 可以使用 选项 对话框来执行以下操作 : 更改绘图窗口和模具背景的颜色 设置文本质量, 使得文本外观平滑或呈锯齿状 Visio 显示平滑文本所需的时间较长 更改 Visio 绘图 模板 模具和其他文件的默认文件路径 指定开发人员设置 指定 搜索形状 功能查找形状的方式和地点 更改 Visio 的语言 区域设置和默认的度量单位 指定 Visio 绘图环境设置 1 在 工具 菜单上, 单击 选项 2 执行以下操作之一 : 要更改绘图窗口和模具背景的颜色, 请单击 高级 选项卡, 然后单击 颜色设置 在 颜色设置 对话框中, 更改绘图环境的颜色, 然后单击 确定 要设置文本质量, 请单击 视图 选项卡, 然后在 文本质量 下指定质量 要更改默认的文件路径, 请单击 高级 选项卡, 然后单击 文件路径, 键入新的文件路径, 再单击 确定 要指定开发人员设置, 请单击 高级 选项卡, 然后在 高级选项 下选取相应的复选框 要指定 搜索形状 功能查找形状的方式和地点, 请单击 形状搜索 选项卡, 然后指定搜索设置 要更改 Visio 的语言 区域设置和默认度量单位, 请单击 区域 选项卡, 然后更改这些设置 3 单击 确定

23 1 Microsoft Office Visio 基本操作 Microsoft Office Visio Standard 2003 和 Microsoft Office Visio Professional 2003 共享一套核心功能, 借助这些功能, 您可以使用通用的方法来创建图表 本节首先概要介绍了基本的 Visio 绘图流程, 然后解释了以下任务, 以帮助您开始创建图表 : 使用模板开始创建图表 处理图表中的形状 连接图表中的形状 在图表中添加和更改文本 设置图表中形状的格式 在绘图文件中添加和处理页 保存和打印图表 共享图表 后面的章节将主要向您介绍, 如何在日常工作中使用这些基本任务和特定于图表的工具来创建流程图 组织结构图 网络图和平面布置图 本章中的主题 Visio 绘图流程概述... 2 使用模板开始创建图表... 4 处理图表中的形状... 6 连接图表中的形状... 9 在图表中添加和更改文本...12 设置图表中形状的格式...13 在绘图文件中添加和处理绘图页 保存和打印图表...15 共享图表... 16

24 2 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 Visio 绘图流程概述 以下图解显示了创建大多数 Visio 图表所遵循的基本步骤 Visio 绘图流程概述 1 通过打开模板开始创建图表 2 通过将形状拖到绘图页上来向图表添加形状 然后重新排列这些形状 调整它们的大小和旋转它们 3 使用连接线工具连接图表中的形状 4 为图表中的形状添加文本并为标题添加独立文本 5 使用格式菜单和工具栏按钮设置图表中形状的格式

25 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 3 Visio 绘图流程概述 6 在绘图文件中添加和处理绘图页 7 保存和打印图表 8 通过将图表发布到 Web 上或并入 Microsoft Office 文件, 实现图表的共享

26 4 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用模板开始创建图表 Microsoft Office Visio 2003 绘图环境 您可以使用模板开始创建 Visio 图表 模板是一种文件, 用来打开绘图页以及包含您创建图表所需形状的模具, 还包括适合该绘图类型的样式 工具和其他设置 例如, 要创建基本流程图, 您可以打开 基本流程图 模板, 该模板中包含适用于多种流程图的流程图形状和箭头线条样式 然后, 将形状从 形状 窗口的模具中拖到绘图页上 1 绘图页, 是您创建图表的区域, 代表打印页面 绘图页将以适合绘图类型的尺寸 方向 比例 网格和度量单位打开 2 网格, 可以帮助您在绘图页上对齐和放置形状 3 模具, 包含创建图表所需的形状 默认情况下, 模具固定于绘图页左侧的 形状 窗口中 4 形状信息, 当您将鼠标指针悬停在模具中的形状上时出现

27 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 5 通过打开模板并向绘图页添加形状来开始创建图表 1 启动 Visio 在 选择绘图类型 窗口的 类别 下, 单击您要创建的绘图类型 2 在 模板 下, 单击您要打开的模板 随即将出现绘图页, 以及开始创建图表所需的形状和工具 注 : 要在不重新启动 Visio 的情况下再次打开 选择绘图类型 窗口, 请在 文件 菜单上指向 新建, 然后单击 选择绘图类型 3 将形状从 形状 窗口的模具中拖到绘图页上 Visio 会将形状与绘图页上最近的网格线对齐, 因此你可以精确地确定形状在图表上的位置 提示 : 从绘图页右侧的任务窗格中, 您可以获取使用 Visio 模板的帮助 打开其他绘图文件 添加剪贴画 搜索 Web 或向图表添加审阅注释 在启动 Visio 时将打开 入门 任务窗格 如果要使用其他任务窗格, 可单击任务窗格标题栏上的箭头, 然后单击您要显示的信息类型 查找更多形状如果正在使用的模板中没有您要添加到图表中的形状, 您可以很容易地在计算机上或 Web 上搜索这些形状 查找更多形状 1 在 视图 菜单上, 确保已选择了 形状窗口 2 在 形状 窗口的 搜索形状 下, 键入您要查找的形状的名称 关键字或说明, 然后单击键头或按 Enter 键 此时将出现新的模具, 其中包含符合您键入的搜索说明的形状 3 将需要的形状从 形状 窗口中拖到绘图页上 要打开更多模具, 请执行以下操作之一 : 要打开 Visio 模具, 请在 文件 菜单上依次指向 形状 和适当的绘图类型, 然后单击您要打开的模具的名称 要打开自定义模具, 请在 文件 菜单上依次指向 形状 我的形状, 然后单击您要打开的模具的名称 该模具将在 形状 窗口中打开

28 6 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 处理图表中的形状 开始向图表添加形状后, 您可以重新排列这些形状 调整它们的大小 旋转它们并改变它们的外观, 以改进您的图表 如果您正在创建大幅的或详细的图表, 那么还可能想要放大绘图以看到更多细节 使用手柄调整形状的大小 旋转形状并改变形状的外观 Visio 形状是一维 (1-D) 形状或二维 (2-D) 形状 当选定一个形状时, 会显示用来调整形状大小的选择手柄 ( ) 和用来旋转形状的旋转手柄 ( ) 一个形状所显示的选择手柄的数量和类型取决于该形状是一维的还是二维的 二维形状也包括可用来旋转它们的旋转手柄 有些形状还具有控制手柄 ( ), 可用来执行它们在其上出现的特定形状所独有的操作 例如, 您可以使用控制手柄来创建网络形状间的连接或在文件柜形状中打开抽屉 一维形状的行为类似于直线并显示可以拖动来调整形状大小的端点 控制手柄的外观像黄色菱形 如果要查看描述某一控制手柄功能的屏幕提示, 可将鼠标指针悬停在该控制手柄上 拖动控制手柄可以执行屏幕提示中描述的动作 二维形状则具有可以按比例调整形状大小的角手柄和可以水平或垂直调整形状大小的侧边选择手柄

29 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 7 一次移动一个或多个形状 移动 Visio 形状与在图表上选择形状并将它们拖到新位置一样简单 通过使用键盘上的箭头键向一个方向微移形状, 您还可以精确地确定形状的位置 通过使用指针工具拖动形状来移动它们 移动一个形状 要移动一个形状, 请使用 指针 工具 ( ) 单击该形状, 在按住鼠标左键的同时将该形状拖到图表中您需要的位置, 然后松开鼠标按键 当形状可以移动时, 指针下会出现一个四向箭头 ( ) 注 : 虽然您不一定非要将 指针 工具放在形状正中心, 但是最好养成这个良好习惯, 这样您就不会在无意中拖动形状的手柄 拖动形状的手柄会改变形状的外观 如果不小心拖动了形状的手柄, 您只需撤消上一步操作 ( 在 编辑 菜单上, 单击 撤消 ) 移动多个形状 1 要选择多个形状, 请执行以下操作之一 : 使用 指针 工具 ( ) 单击要移动的形状之一, 按住 Shift 键, 然后单击其他要移动的形状 使用 指针 工具, 拖出一个选择矩形, 围住要移动的所有形状 单击 指针 工具旁边的箭头, 然后单击 区域选择 工具 ( ), 绘出一个选择矩形, 围住要移动的所有形状 单击 指针 工具旁边的箭头, 然后单击 套索选择 工具 ( ), 绘出任意形式的选择轮廓, 围住要移动的所有形状 单击 指针 工具旁边的箭头, 单击 多重选择, 然后选择要移动的形状 移动完形状后, 再次单击 多重选择, 以关闭多重选择 2 在选定的形状之一上移动指针, 直到该指针下出现四向箭头 ( ) 3 将形状拖到新位置 选定的所有形状都将移动, 并保持原来的相对空间关系 提示 : 要限制形状水平移动或垂直移动, 请在拖动形状的同时按住 Shift 键 微移形状 单击形状, 然后按向上 向下 向左或向右箭头键

30 8 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 放大和缩小绘图页以处理形状 如果图表中的形状看起来太小, 不适合处理, 您可能想要放大形状 如果您正在处理大型图表 ( 例如网络图或平面布置图 ), 您可能需要缩小图表以查看整体视图 使用以下键盘快捷方式之一放大绘图页 要放大图表中的特定形状, 请单击 指针 工具 ( ), 然后在按住 Ctrl+Shift 组合键的同时在该形状的周围拖出一个选择手柄 在按住 Ctrl+Shift 组合键时, 指针将变成一个放大镜 ( ) 这一图形表示您已经可以在 Visio 中指定要放大的形状了 要放大绘图页上的某个区域, 请单击 指针 工具, 将其放到您要放大的区域上, 然后在按住 Ctrl+Shift 组合键的同时单击鼠标左键 使用以下键盘快捷方式之一缩小绘图页 要缩小绘图页, 请单击 指针 工具 ( ), 将其放到您要缩小的区域上, 然后在按住 Ctrl+Shift 组合键的同时单击鼠标右键 要使绘图页在 Visio 窗口中快速居中并查看整个图表的外观, 请按 Ctrl+W 组合键 使用缩放工具栏框放大和缩小绘图页 单击 缩放 工具栏框中的箭头, 然后选择缩放百分比 提示 : 您还可以使用 扫视和缩放 窗口来缩放图表和扫视 ( 四处移动 ) 图表 要打开 扫视和缩放 窗口, 请在 视图 菜单上单击 扫视和缩放 窗口

31 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 9 连接图表中的形状 诸如流程图 组织结构图 框图 网络图和 Web 图之类的图表有一个共同的操作 : 连接 在 Visio 中, 可以通过将称为连接线的一维形状附着或粘附到二维形状上, 创建这些连接 在移动形状时, 连接线会保持粘附状态 例如, 当移动一个流程图形状时, 连接线会自动重新定位, 以确保其端点始终粘附在该形状上 在 Visio 中提供两种类型的连接 : 形状到形状连接和点到点连接 具体使用哪种类型的连接取决于您要如何控制图表布局 使用形状到形状连接,Visio 将在两个所连接形状间保持最近的连接 这表示在移动连接的形状时, 连接点可能会发生变化 使用点到点连接, 您可以通过将端点粘附到形状上的特定点来确定连接点 无论您将连接的形状移到什么位置, 连接线端点的位置都保持不变 形状到形状连接 当您移动使用形状到形状连接方式连接的形状时, 连接线将附着在两个形状间距离最近的点上, 因此连接点可能会发生变化 点到点连接 当您移动使用点到点连接方式连接的形状时, 无论怎样安排各形状在绘图页上的彼此相对位置, 连接点的位置总保持不变

32 10 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 将形状拖到绘图页后, 使用形状到形状连接方式连接形状 1 单击 连接线 工具 ( ) 2 将形状从 形状 窗口中拖到绘图页上 3 保持选定该形状, 然后从 形状 窗口将另一个形状拖到绘图页上 将出现一条连接线, 在两个形状间建立形状到形状连接 当选择该连接线时, 其两个端点变为红色, 表示端点已粘附到形状上 提示 : 您可以改变使用 连接线 工具绘制的连接线的样式 右击该连接线, 然后在快捷菜单上单击 直角连接线 直线连接线 或 曲线连接线 使用形状到形状连接方式连接绘图页上已有的形状 1 使用 指针 工具 ( ) 将两个形状从 形状 窗口中拖到绘图页上 ( 一次拖一个形状 ) 2 单击 连接线 工具 ( ), 然后将其放到第一个形状的中心上, 直到该形状的周围出现红色轮廓 3 按住鼠标按键并将连接线拖到第二个形状的中心, 直到该形状周围出现红色轮廓, 然后松开鼠标按键 连接线的端点将变为红色, 表示已粘附到形状 提示 : 要删除连接线, 只需单击该连接线以选择它, 然后按 Delete 键 使用连接 连接类型 何时使用 如何创建 形状到形状 点到点 如果连接点的具体位置对您无关紧要且您想要 Visio 保持最近的连接点时, 则可以采用此连接方式连接形状 使用此连接方式可以控制连接线在二维形状上附着的位置 单击 连接线 工具 ( ), 然后将要连接的形状拖到绘图页上 默认情况下, Visio 将创建形状到形状连接 如果形状已经位于绘图页上, 则单击 连接线 工具, 将其放到第一个形状的中心上, 然后再拖到第二个形状的中心 单击 连接线 工具 ( ), 在第一个形状的连接点 ( ) 上按住鼠标按键, 然后拖到第二个形状的连接点上

33 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 11 使用点到点连接方式连接绘图页上已有的形状 1 使用 指针 工具 ( ) 将两个形状从 形状 窗口中拖到绘图页上 ( 一次拖一个形状 ) 2 单击 连接线 工具 ( ), 然后从第一个形状上的连接点 ( ) 拖到第二个形状上的连接点 连接线的端点将变为红色, 表示它们已经粘附到指定的连接点上 如果形状是使用点到点连接方式连接的, 则其连接线的端点小于使用形状到形状连接方式连接的形状的连接线端点 如果形状在您要创建点到点连接的位置上没有连接点, 您可以添加一个连接点 向形状添加连接点 1 选择该形状 2 单击 连接线 工具旁边的箭头, 然后单击 连接点 工具 ( ) 3 按住 Ctrl 键, 然后在形状上您要添加连接点的位置单击 形状上将出现以洋红色突出显示的新连接点 ( ) 您还可以为连接线添加文本以及使用 形状 窗口中的连接线来连接形状 例如, 在流程图中, 您可以从 形状 窗口中拖出曲线连接线, 并使用它们代替直线连接线来连接形状 为连接线添加文本 单击该连接线以选择它, 然后键入文本 提示 : 通过拖动位于文本底部的控制手柄 ( ), 您可以更改文本在使用 连接线 工具绘制的连接线上的位置 使用 形状 窗口中的连接线以点到点连接方式连接形状 1 将连接线从 形状 窗口中拖到绘图页上 2 将连接线的一个端点拖到形状上的连接点 连接点变为红色, 表示连接线已经粘附到形状上 3 将连接线的另一端拖到您要连接的第二个形状上的连接点 两个连接线端点都变为红色, 表示已粘附到形状

34 12 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 在图表中添加和更改文本 根据设计, 您可以为大多数 Visio 形状 ( 包括连接线 ) 添加文本 如果形状已带有文本, 您可以通过打开其文本框来编辑它 此外, 您还可以创建仅限文本的形状 ( 即不显示线条或填充的形状 ), 用来向图表添加注释 标题和列表 向形状添加文本 1 选择该形状, 然后键入文本 2 键入完成后, 按 Esc 键或单击形状外部 删除形状中的所有文本 1 双击形状以选择其所有文本 2 按 Delete 键, 然后单击形状外部 更改或删除形状的部分文本 1 单击 文本 工具 ( ), 然后单击该形 状 2 在文本框中要放置插入点的位置单击, 然后键入新文本 或者突出显示要更改 或删除的文本, 然后键入新文本 要替换所有现有文本, 请按 Ctrl+A 组 合键选择所有文本, 然后键入新文本 3 键入完成后, 按 Esc 键或单击形状外 部 要设置所选文本的格式, 请执行以下操作之一 : 在 格式 菜单上, 单击 文本, 打开 文本 对话框 使用 格式设置 工具栏上的工具, 可以更改字体 字号 字体样式 ( 粗体 斜体 下划线 ) 水平对齐方式或文本颜色 使用 设置文字格式 工具栏上的 文字样式 列表, 可以将样式 ( 包含多种格式设置属性 ) 应用于所选文本 创建仅限文本的形状 1 单击 文本 工具 ( ) 2 在绘图页上要开始键入文本的位置单击, 然后键入文本 或者, 按住鼠标左键并拖出所需大小的文本框, 松开鼠标按键, 然后键入文本 3 键入完成后, 按 Esc 键或单击仅限文本的形状外部 移动仅限文本的形状 使用 指针 工具 ( ), 将指针直接放到文本上, 然后将文本拖到新位置 当仅限文本的形状可以移动时, 指针下会显示一个四向箭头 ( )

35 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 13 设置图表中形状的格式 您应用到一个形状的格式类型取决于该形状是一维 (1-D) 形状还是二维 (2-D) 形状 您可以更改二维形状的以下格式设置 : 填充颜色 ( 形状内部的颜色 ) 填充图案 ( 形状内部的图案 ) 图案颜色 ( 组成图案的线条的颜色 ) 线条颜色和线型 线条粗细 ( 线条厚度 ) 填充透明度和线条透明度 您还可为二维形状添加阴影并控制圆角 要设置二维形状的格式, 请执行以下操作之一 : 单击一个二维形状, 再在 格式设置 工具栏上单击 线条颜色 ( ) 或 填充颜色 ( ) 按钮旁边的箭头以显示调色板, 然后选择线条颜色或填充颜色 单击一个二维形状, 然后在 设置形状格式 工具栏上单击 圆角 ( ) 透明度 ( ) 填充图案 ( ) 或 阴影颜色 ( ) 按钮 要显示 设置形状格式 工具栏, 请右击菜单栏, 然后在快捷菜单上单击 设置形状格式 单击一个二维形状, 然后在 格式 菜单上, 单击 线条 填充 阴影 或 圆角 您可以更改一维形状 ( 包括连接线 ) 的以下格式设置 : 线条颜色 图案和透明度 线条粗细 ( 线条厚度 ) 线端类型和大小 线端帽 ( 无论线端是方形还是圆形 ) 您还可以为一维形状添加阴影 要设置一维形状的格式, 请执行以下操作之一 : 单击一个一维形状, 然后在 格式设置 工具栏上单击 线条颜色 ( ) 线条粗细 ( ) 线型 ( ) 或 线端 ( ) 按钮 单击一个一维形状, 然后在 设置形状格式 工具栏上单击 透明度 ( ) 或 阴影颜色 ( ) 按钮 单击一个一维形状, 然后在 格式 菜单上单击 线条 或 阴影

36 14 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 在绘图文件中添加和处理绘图页 在有些项目中, 您可能会用到多页图表, 其中每一页代表项目的不同方面或不同阶段 例如, 某绘图文件的一个绘图页上包含高级项目时间线 ; 另一个绘图页上包含项目的过程流程图 ; 还有一页包含人员和资源计划 向绘图文件添加新的绘图页后, 新页将继承当前绘图页的尺寸 方向 比例 度量单位 阴影偏移量和网格等设置 您可以在添加绘图页时或在任何时候使用 页面设置 对话框更改这些设置 添加绘图页 1 右击位于绘图页窗口底部的页标签, 然后在快捷菜单上单击 插入页 设置页面尺寸 方向和绘图比例 1 显示要更改的绘图页 2 在 文件 菜单上, 单击 页面设置 3 在 页面设置 对话框中, 单击 页面尺寸 选项卡 选择所需的页面尺寸和方向 4 单击 绘图比例 选项卡, 选择所需的比例, 然后单击 确定 显示其他绘图页 单击要显示的绘图页的页标签 删除绘图页 右击要删除的绘图页的页标签, 然后在快捷菜单上单击 删除页 重命名绘图页 1 右击要重命名的绘图页的页标签, 然后在快捷菜单上单击 重命名页 Visio 将突出显示页标签名称 2 键入新的页名称, 然后按 Enter 键 2 在 页面设置 对话框的 页属性 选项卡上, 键入绘图页名称或使用默认名称 3 要定义其他页面设置, 请单击 页面尺寸 选项卡, 选择所需设置, 然后单击 确定 重新给绘图页排序 将要移动页的页标签拖到页标签序列中的新位置上

37 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 15 保存和打印图表 完成图表后, 您可以使用与保存或打印任何 Microsoft Office 文件大体相同的方法保存或打印图表 保存图表您可以以 Visio 文件格式或其他文件格式保存 Visio 图表 保存图表 1 在 文件 菜单上, 单击 保存 或 另存为 2 在 文件名 中, 键入绘图文件的名称 3 对于 保存位置, 请打开要保存该文件的文件夹 4 如果要以其他文件格式保存图表, 请在 保存类型 框中选择所需的文件格式 如果要以 Visio 文件格式保存图表, 则可以跳过这一步 5 单击 保存 打印图表大多数模板的绘图页尺寸都设置为与打印机的纸张的尺寸相同, 因此, 您不必更改页面设置, 就可以像屏幕上显示的图表一样打印图表 但是, 您最好在打印前预览图表, 以确保得到您预期的结果 在打印前预览图表 单击 标准 工具栏上的 打印预览 按钮 ( ) 在打印预览窗口中, 灰色页边距上显示的形状将不打印 如果要打印这些形状, 请将它们移到灰色页边距内的白色区域上 如果绘图页的方向和打印纸的方向不一致, 请在 文件 菜单上单击 页面设置, 然后调整这些设置使它们一致 要打印图表, 请执行以下操作之一 : 要指定打印哪些页或打印所有页, 请在 文件 菜单上, 单击 打印 要打印当前页, 请在 标准 工具栏上单击 打印页面 按钮 ( )

38 16 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 共享图表 您可以将 Visio 图表并入使用其他程序创建的项目文档中并与小组成员共享该图表 通过将图表发布到 Web 或公司的 Intranet 站点上, 您还可以在整个公司中共享图表 您粘贴到 Word 文档中的 Visio 图表或形状将成为该文档的一部分 当您在文档中修改该图表时, 不会改变原始的 Visio 图表 将 Visio 图表并入 Microsoft Office 文件与更多人共享 Visio 图表的方法之一就是将它们并入使用 Microsoft Office 程序 ( 如 Microsoft Word Microsoft Excel 和 Microsoft PowerPoint ) 创建的项目文档 注 : 以下步骤主要介绍如何在 Word 文档中使用 Visio 图表 在其他 Office 文件中使用图表的步骤与之类似 将图表并入 Word 文档 1 打开 Visio 图表 在 编辑 菜单上, 单击 全选 提示 : 要只将少量形状并入 Word 文档, 可以只选择那些要在文档中包括的形状 2 在 编辑 菜单上, 单击 复制 3 打开一个 Word 文档, 然后在您要插入 Visio 图表的位置中的插入点上单击 4 在 编辑 菜单上, 单击 粘贴 Word 会将 Visio 图表粘贴到该文档中 您可以很方便地在 Word 文档中修改图表 在 Word 文档中修改 Visio 图表 1 在 Word 文档中, 双击该 Visio 图表 Visio 将在 Word 中打开, 并显示 Visio 工具栏和菜单 2 对图表进行更改, 例如, 移动形状或更改形状的颜色 这些更改将只应用于 Word 文档中的图表 3 在文档中单击 Visio 图表以外的区域, 可以返回 Word 文档 Visio 将关闭,Word 再次成为活动程序

39 MICROSOFT OFFICE VISIO 基本操作 17 将图表发布到 Web 上 使用 Visio 将图表发布到 Web 或 Intranet 站点与保存文件一样简单 Visio 会添加要在 Web 浏览器中显示图表所必需的 HTML 代码, 因此您要做的只是确保图表在外观上符合您的需要 您可以用多种不同的文件格式保存图表, 包括带有超链接的网页格式 将图表另存为网页 1 打开您要另存为网页的图表 在 文件 菜单上, 单击 另存为网页 2 在 保存位置 中, 打开要保存该文件的文件夹 3 单击 保存 提示 : 通过单击 另存为 对话框中的 发布 并改变设置, 您可以自定义网页设置 向形状或绘图页添加超链接在将图表另存为网页以前, 您可以向 Visio 形状和绘图页添加一个或多个超链接 链接可以跳转到某一网站 同一 Visio 图表中的其他页 其他 Visio 绘图文件或其他任何文件 例如, 您可以将流程图中的一个进程形状链接到一个包含该进程的全面质量管理 (TQM) 文档的 Microsoft Word 文件 向绘图页或形状添加链接 1 请执行以下操作之一 : 要向绘图页添加链接, 请显示该绘图页 ( 不要选定其中任何内容 ) 要向形状添加链接, 请选择该形状 2 在 插入 菜单上, 单击 超链接 3 请执行以下操作之一 : 链接到网站对于 地址, 请键入网站地址 如果您不知道地址, 可单击 浏览, 然后单击 Internet 地址, 打开默认的 Web 浏览器 链接到文件对于 地址, 请单击 浏览, 然后单击 本地文件 找到所需文件, 然后单击 打开 ( 如果需要, 可以在 文件类型 中更改文件类型 ) 4 对于 说明, 可以键入链接说明, 这些说明会出现在形状的快捷菜单上 绘图页的快捷菜单上, 或者在您将指针悬停在形状上时出现 5 单击 确定

40 18 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 向同一 Visio 图表中的其他页添加超链接 1 请执行以下操作之一 : 要向绘图页添加链接, 请显示该绘图页 ( 不要选定其中任何内容 ) 要向形状添加链接, 请选择该形状 2 在 插入 菜单上, 单击 超链接 3 在 超链接 对话框中, 对于 地址, 单击 浏览, 然后单击 本地文件 4 在 链接到文件 对话框中, 找到该 Visio 绘图文件, 然后单击 打开 5 对于 子地址, 单击 浏览 6 在 超链接 对话框中, 对于 页, 请单击下拉箭头并选择您要此形状或绘图页链接到的页, 然后单击 确定 7 在 超链接 对话框中单击 确定 注 : 要跟踪绘图页或形状上的超链接, 请右击该绘图页或形状, 然后单击快捷菜单上的链接说明

41 2 创建自己的形状和模板 Microsoft Office Visio 2003 不但提供了现成的模板和形状, 而且您还可以利用它来灵活地创建自己的模板和形状 例如, 可以使用绘图工具或菜单命令来创建或自定义形状 然后, 可以将自己喜爱的形状组织到一个位置中, 以便工作时可以很方便地找到它们 还可以设计新的模板, 在其中包括 Visio 形状 您自定义的形状以及确信将要再次使用的绘图页设置 本章中的主题创建自己的形状...20 组织形状...23 设计自己的模板...25

42 20 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 创建自己的形状 Visio 提供了几种创建自己的形状的方法 : 使用 绘图 工具栏上的任意绘图工具从头开始绘制形状, 这些工具包括 矩形 椭圆 线条 弧形 自由绘制 或 铅笔 例如, 如果想要向框图添加自由绘制箭头, 可以使用 自由绘制 工具来绘制箭头 使用 Visio 绘图工具从头开始绘制形状 使用 绘图 工具栏上的 Visio 绘图工具从头开始创建形状时, 请记住, 形状既可以是开口的, 也可以是闭合的 开口形状包括线条 弧形或之字形形状等 您可以设置线端的格式, 但不能使用颜色或图案填充这些形状, 因为它们不包含封闭区域 闭合形状包括矩形 圆或包含可以填充颜色和图案的区域的其他形状 合并两个或更多形状 例如, 要创建一个圆形标记, 其中包含一个箭头从中心将其切割, 可以在圆形的顶部放置一个箭头形状, 然后使用 组合 命令 修改现有形状 例如, 如果您的公司在流程图中使用某个特殊的进程形状, 则可以修改某个 Visio 进程形状, 保存修改后的形状, 然后在将来的流程图中使用它 提示 : 使用绘图工具时, 可以在绘图时按住 Shift 键来限制绘图行为 可以将填充和图案应用于闭合形状 ( 如矩形 ), 将端点应用于开口形状 ( 如线条 ) 使用 Visio 绘图工具绘制形状 1 单击 标准 工具栏上的 绘图工具 按钮 ( ), 显示 绘图 工具栏 2 在 绘图 工具栏上, 单击某个绘图工具 3 按住鼠标按键并在绘图页上拖动, 以创建所需的形状

43 创建自己的形状和模板 21 合并现有形状以创建新形状 创建复杂形状的一个简单方法是使用形状操作命令来合并简单形状 要使用形状操作命令, 请选择想要合并的形状, 然后在 形状 菜单上指向 操作 注 : 合并现有形状后, 新形状将继承所选的第一个形状 ( 主要选定内容 ) 的格式 显示可以使用形状操作命令的不同方法的示例 命令结果示例 拆分 将一个形状拆分为多个更小的部分, 或通过交叉线条或重叠的二维形状创建新的形状 组合 通过所选形状创建新形状 如果所选形状重叠, 则重叠区域将被切掉 ( 丢弃 ), 产生饼干模子的效果 联合 使用两个或更多重叠形状的周界创建新的形状 剪除 通过剪除选定内容与主要选定内容重叠的区域来创建新的形状 相交 通过所选形状重叠后, 剪除不重叠的区域所得的区域创建新的形状 偏移 复制一条直线或曲线, 以指定的距离放置在原始形状的左侧或右侧 如果形状是一个弧形, Visio 将创建端点与原始弧形的端点处于相同 X 轴和 Y 轴的新弧形

44 22 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 修改现有形状 您可以修改任何未锁定 ( 防止特定更改 ) 的形状 如果某个形状被锁定, 选择该形状后, 将显示灰色的框 使用 铅笔 工具修改现有形状 使用 铅笔 工具 ( ) 选择一个形状, 然后执行以下一个或多个操作 : 拖动顶点 ( ) 以更改线段的角度 按住 Ctrl 键的同时单击某个线段可以添加顶点 单击某个顶点并按 Delete 键以删除它 拖动控制点 ( ) 以更改线段的弯曲程度 带有灰色框的形状已被锁定, 无法更改 使用 铅笔 工具 ( ) 线条 工具 ( ) 弧形 工具 ( ) 或 自由绘制 工具 ( ) 选择要修改的形状后, 每条线段的末段将出现顶点 ( ) 出现顶点后, 将鼠标指针悬停于该形状上, 可以在每条线段的中点显示控制点 ( ) 拖动这些顶点和中点可以更改形状的外观 使用 铅笔 工具选择形状, 然后拖动 添加或删除顶点和控制点, 可以重新确定这些形状的外形

45 创建自己的形状和模板 23 组织形状 如果创建或修改想要为以后的图表保留的形状, 可以将它保存在模具中 模具是一种包含多组类似形状的文件 一旦将形状保存在模具中后, Visio 便将其视为其他任何形状 要再次使用它, 只需打开此模具并将该形状拖至绘图页 还可以导入在另一个程序中创建的图形, 并将它保存在模具中 例如, 如果您在所有报告中使用的公司徽标是.gif 文件格式, 则可以如同处理任何其他 Visio 形状那样, 将该文件导入 Visio 图表, 然后将它保存在模具中 将形状添加到您的 收藏夹 模具或其他自定义模具 1 显示包含想要添加到您的 收藏夹 模具或其他自定义模具的形状的绘图 2 在 文件 菜单上, 依次指向 形状 我的形状, 然后单击 收藏夹 或想要将形状添加到的模具 模具固定在绘图窗口的左侧 3 右击 收藏夹 模具的标题栏, 然后单击快捷菜单上的 编辑模具 模具标题栏上的图标带有一个红色星号 ( ), 表示您可以对其进行编辑 4 按住 Ctrl 键, 然后将形状从绘图页拖至该模具 模具上将显示一个代表您的形状的新图标, 其名称类似于 Master.0 注 : 按住 Ctrl 键并将某个形状拖至模具后, Visio 将在该模具上生成该形状的副本 如果不按住 Ctrl 键, Visio 将把形状移至模具, 而从绘图页删除该形状 可以容易地将形状保存在自定义模具中, 以便可以随时重新使用它们 5 选择模具上的新形状, 单击其名称, 然后键入新名称 6 单击模具标题栏上的 保存模具 按钮 ( ), 保存所做更改 提示 :Visio 2003 模具是只读的, 因此不能修改 但是, 您可以将任何 Visio 模具中的形状添加到您的 收藏夹 模具中 右击 Visio 模具上的形状, 指向 添加到我的形状, 然后单击 收藏夹

46 24 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 将形状添加到新模具 1 显示包含想要添加到新模具的形状的图表 2 在 文件 菜单上, 指向 形状, 然后单击 新建模具 新建的模具固定在绘图窗口的左侧 模具标题栏上的图标带有一个红色星号 ( ), 表示您可以对其进行编辑 3 按住 Ctrl 键, 然后将形状从绘图页拖至新建的模具 模具上将显示一个代表您的形状的新图标, 其名称类似于 Master.0 4 选择模具上的新形状, 单击其名称, 然后键入新名称 5 单击模具标题栏上的 保存模具 按钮 ( ) 6 在 另存为 对话框的 文件名 中, 键入模具的名称 7 单击 保存 现在可以如同使用任何其他 Visio 形状那样使用此新形状 注 : 要打开已创建的自定义模具, 请在 文件 菜单上依次指向 形状 我的形状, 然后单击您要打开的模具的名称 导入在另一个程序中创建的图形并将它保存在模具中 1 打开任意 Visio 图表 2 在 插入 菜单上, 指向 图片, 然后单击 来自文件 也可以选择其他命令直接导入来自扫描仪或数码相机的图片, 或导入剪贴画 3 在 插入图片 对话框中, 找到想要插入的图片, 然后单击 打开 Visio 将把该图片插入绘图页中 4 请执行以下操作之一 : 要将图片保存在自定义模具上, 请在 文件 菜单上, 依次指向 形状 我的形状, 然后单击 收藏夹 或想要将形状添加到的模具 然后, 右击模具的标题栏, 再单击快捷菜单上的 编辑模具 要将图片保存在新的模具上, 请在 文件 菜单上, 指向 形状, 然后单击 新建模具 5 将图片从绘图页拖到模具上 6 选择模具上的新形状, 单击其名称, 然后键入新名称 7 单击模具标题栏上的 保存模具 按钮 ( ), 保存所做更改 8 将图片保存在新模具中后, 在 另存为 对话框的 文件名 中键入模具的名称 然后单击 保存

47 创建自己的形状和模板 25 设计自己的模板 设计模板时, 可以指定页面设置, 创建自己的样式, 纳入所需模具等 将文件另存为模板后, 便可根据需要随时重新使用它或与同事共享它 如果您的绘图属于以下类别之一, 则最好创建自己的模板 : 它们需要自定义的设置, 例如页面尺寸或缩放比例 窗口大小和位置 形状或文本样式等 它们通常在绘图页的某个特定位置使用相同的形状 例如, 如果要在每个绘图上都使用相同的边框, 则可以创建一个模板, 在背景页上具有该边框 创建并保存自己的模板 1 执行以下操作之一开始创建模板 : 要打开想要另存为模板的某个现有的绘图文件, 请单击 文件 菜单上的 打开 在 打开 对话框中, 找到绘图文件, 然后单击 打开 要打开想要修改并另存为自定义模板的某个 Visio 模板, 请在 文件 菜单上依次指向 新建 和适当的绘图类型, 然后单击想要打开的模板的名称 要启动仅包含空白绘图页的模板, 请在 文件 菜单上指向 新建, 然后单击 新建绘图 2 通过执行以下操作之一, 打开想要与模板一起保存的其他任何模具 : 在 文件 菜单上, 指向 形状, 单击 打开模具, 然后单击想要打开的自定义模具 在 文件 菜单上, 依次指向 形状 和适当的绘图类型, 然后单击您要打开的模具的名称 3 更改绘图的页面设置和样式 要更改页面设置, 请单击 文件 菜单上的 页面设置 要添加或修改样式, 请单击 格式 菜单上的 定义样式 4 在 文件 菜单上, 单击 另存为 5 对于 保存类型, 选择 模板 6 对于 文件名, 键入模板的名称 7 对于 保存位置, 打开要保存该模板的文件夹 8 对于 保存, 单击 保存 旁边的箭头并确保选取了 工作区, 然后单击 保存

48 26 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用背景页来显示模板中的通用页元素 可以将背景页包括在模板中, 以便使用该模板创建的图表在外观上保持统一 例如, 如果希望您的公司徽标显示在使用您的模板创建的所有图表中, 则可以创建一个包含该徽标的背景页, 然后将此背景页分配给前景页 ( 在其中创建图表的页面 ) 将绘图文件另存为模板后, 每次打开此模板时, 绘图页上就会显示该徽标 因为该徽标位于背景页, 因此处理图表时不会无意中改动该徽标 创建图表的背景页 1 右击位于绘图窗口左下角的页标签, 然后在快捷菜单上单击 插入页 2 在 页属性 选项卡上的 类型 中, 单击 背景 3 如果需要, 可以单击 绘图比例 选项卡来更改缩放比例, 或者单击 页面尺寸 选项卡来更改新页的页面尺寸, 然后单击 确定 4 将形状和其他设计元素放置在绘图页中 注 : 将此背景页分配给某个空白前景页, 然后将其另存为模板时, 使用该模板创建的所有图表都将包含背景页上的设计元素 将背景页分配给图表 1 显示想要将背景页分配到的图表 ( 前景页 ) 2 在 文件 菜单上, 单击 页面设置, 然后单击 页属性 选项卡 3 在 背景 列表中, 选择想要分配的背景页的名称, 然后单击 确定 背景页显示在前景页上的图表中形状的后面

49 创建自己的形状和模板 27 显示背景以进行修改 单击背景页的页标签, 然后像修改任何其他页面那样修改该背景页 使用一个背景页来重复多个图表中的通用元素 在这三个绘图页中, 每一个绘图页都使用相同的背景页在相同位置中显示帆船

50 3 使用流程图分析业务流程 人们通常使用流程图来向他人分析和讲解复杂的业务流程, 使之更易让人理解 使用 Microsoft Office Visio 2003 流程图模板, 您可以完成以下任务 : 使用业务流程图来促进部门之间的交流 使用因果图可查明问题的原因并了解各个因素之间的关系 使用跨职能流程图显示进程是如何发挥作用的或如何改进进程和它所影响的部门 本章中的主题创建流程图...29 处理大型流程图... 31

51 使用流程图分析业务流程 29 创建流程图 流程图是某一进程的直观表示方式, 因而通常称为进程流程图 管理者们经常会创建进程流程图来帮助他们自己和他人理解进程是如何发挥作用的以及如何才能改进进程 Visio Standard 和 Visio Professional 提供了许多流程图绘图类型, 如下图所示 使用 Visio 创建的流程图示例

52 30 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用 连接线 工具和点到点连接创建基本流程图 1 启动 Visio 在 选择绘图类型 窗口中的 类别 下, 单击 流程图 2 在 模板 下, 单击 基本流程图 3 从 基本流程图形状 中, 将 进程 或 判定 之类的形状拖到绘图页上 4 将第二个形状拖到绘图页上 5 在 标准 工具栏上, 单击 连接线 工具 ( ), 然后从第一个形状上的连接点 ( ) 拖到第二个形状上的连接点 连接线的端点 ( ) 变为红色, 表明它们已粘附在您指定的连接点上 注 : 如果您要创建的是形状到形状的连接, 则将 连接线 工具放置于第一个形状的中心, 直到该形状四周出现红色轮廓, 然后拖到第二个形状的中心 6 要更改该连接线的样式, 右击该连接线, 然后单击快捷菜单上的直角连接线 直线连接线或曲线连接线 7 继续添加并连接形状, 以完成您的图表 提示 : 要在将形状拖到绘图页上时连接形状, 请使用 连接线 工具而不是 指针 工具将形状拖到绘图页上 Visio 会将您拖到绘图页上的每一个形状连接到选定的形状上 将信息添加到流程图中您可以通过以下方式将信息添加到流程图中 : 添加主题 标注 标题或其他文本 向流程图形状添加信息 ( 即自定义属性 ) 自定义属性为您提供了一种存储数据 ( 如与流程相关的成本 持续时间和资源 ) 的方法 将超链接添加到流程图中的形状, 以便跳转到 Intranet 上或 Web 上的其他绘图页 文件或文档 向形状添加自定义属性数据 1 右击基本流程图中的形状, 然后单击 属性 2 键入您需要的有关 成本 持续时间 和 资源 的信息 注 : 如果一个形状不包括您要向其添加的信息类型的自定义属性, 则您可以创建新的自定义属性 右击该形状, 然后在快捷菜单上, 单击 属性 在 自定义属性 对话框中, 单击 定义, 然后单击 新建 完成对新属性的设置, 然后单击 确定 通过执行以下操作之一向流程图添加超链接 在 形状 窗口中, 单击 边框和标题 标题栏以显示这些形状, 然后将这些超链接形状之一拖到绘图页上 单击您向其添加超链接的形状, 然后在 插入 菜单上, 单击 超链接

53 使用流程图分析业务流程 31 处理大型流程图 大型流程图经常描绘的是跨多页的复杂流程 Visio 提供了一些处理由多页组成的流程图的有效方法 : 使用给形状编号的方式来交叉引用说明性注解或指示大型业务流程图中的步骤顺序 使用 离页引用 形状来导航由多页组成的流程图中的各绘图页, 或链接到图表中的其他页 给流程图中的形状编号 1 打开您要为其指示步骤顺序的流程图 2 在 工具 菜单上, 依次指向 加载项 其他 Visio 方案, 然后单击 给形状编号 3 在 给形状编号 对话框中的 操作 下, 选择所需的选项 : 单击以手动编号 指定您一次可以分配一个编号, 以便能指定顺序 如果您选择该选项, 则随即会出现 手动编号 对话框, 指示您单击希望 Visio 为其分配下一个编号的形状 分配好编号后, 单击 关闭 自动编号 指定编号自动分配, 并开始新的顺序 编号顺序是从上到下和从左到右 重新编号但保留顺序 指定您可以保留已编号形状的现有编号顺序 4 在 分配的编号 下, 指定您要以它开头的编号 要使用的间隔以及要放置于每一编号前的文本类型 5 在 应用于 下, 选择您是要将编号分配方案应用到所有的形状还是仅应用到选定的形状 6 如果要给随后添加到流程图中的形状编号, 请选取 将形状放到页上时继续给形状编号 复选框 7 单击 高级 选项卡, 指定您是要将编号放在形状中的文本前还是文本后, 以及是将编号应用到所有层还是只应用于选定层 ( 若有 ) 选择您所需的编号顺序或重新编号选项 8 如果您不希望编号出现在形状中, 请选取 隐藏形状编号 复选框 如果您不希望编号选项应用于连接线形状, 请选取 不含连接线 复选框 9 单击 确定

54 32 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用 离页引用 形状连接到基本流程图中的新页或现有页 1 显示要连接到其他页的流程图页 2 从 基本流程图形状 中, 将 离页引用 形状拖到绘图页上 注 : 如果 基本流程图形状 模具未打开, 则在 文件 菜单上, 依次指向 形状 流程图, 然后单击 基本流程图形状 3 在 离页引用 对话框中, 选择您是希望该页引用图表中的新页还是现有页 4 如果您希望该页引用现有页, 则单击 确定 如果您希望该页引用新页, 则执行以下一项或多项操作 : 如果您还希望将此形状添加到新的绘图页中, 请选取 将离页引用形状放到页面上 复选框 如果希望两个 离页引用 形状中的文本都反映您对其中一个形状中所作的添加 修改或删除更改, 请选取 保持形状文本同步 如果您希望在形状之间创建链接, 则选取 在形状上插入超链接 复选框 当要在大型流程图中从一个形状移到另一个形状时, 该方法将非常有用 5 要更改 离页引用 形状的外观, 右击该形状, 然后在快捷菜单上单击 传出 传入 圆形 或 箭头 使用 离页引用 形状, 您可以轻松地在若干页上显示复杂流程的不同部分

55 4 绘制组织结构图 利用组织结构图, 您一眼就能弄清楚公司的雇员和隶属结构 借助 Microsoft Office Visio 2003 中的形状和工具, 您可以创建包括基本雇员信息 ( 如姓名和职位 ) 或详细信息 ( 如办公室位置 薪水 聘用日期 经理姓名等 ) 的组织结构图 您甚至可以在组织结构图中显示雇员的照片 如果您已经将雇员数据存储在电子表格 数据库或文本文件中, 那么 Visio 可以利用这些信息为您生成图表 而您可以选择要在图中显示哪些信息以及哪些信息要隐藏在形状属性内而不出现在绘图页中 您还可以对不同版本的组织结构图进行比较, 以确保发送给雇员的是最新的图 本章中的主题创建组织结构图...34 管理大幅组织结构图...39 比较组织结构图中的信息...40 根据现有信息创建组织结构图... 41

56 34 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 创建组织结构图 组织结构图显示的是一个公司的各个部门和隶属关系 您可以采用不同的颜色来区分各个部门, 采用不同的线条样式来区分隶属关系 组织结构图 模板包括了创建和维护组织结构图所需的所有形状和工具 使用 Visio 创建的组织结构图示例

57 绘制组织结构图 35 绘制组织结构图 要创建显示隶属关系的组织结构图, 请先添加 总经理 形状或 经理 形状, 然后将代表雇员的形状放到代表其上级的形状上 Visio 将自动在有隶属关系的两个形状之间放置并添加连接线 将形状拖放到其他形状上, 可自动放置并连接它们 开始创建组织结构图 1 启动 Visio 在 选择绘图类型 窗口的 类别 下, 单击 组织结构图 2 在 模板 下, 单击 组织结构图 3 从 组织结构图形状 中, 将 总经理 形状拖到绘图页上 随即出现 连接形状 对话框, 并动态演示放置和连接形状的过程 如果希望该演示不再出现, 请选取 不再显示此消息 复选框并单击 确定 4 将 经理 形状直接拖到 总经理 形状上 Visio 会将 经理 形状放在 总经理 形状下方, 并在它们之间添加一条连接线建立隶属关系 5 重复步骤 4, 添加更多经理 6 要在经理及其下属间建立关系, 请将 职位 形状直接拖到 经理 形状上 7 重复步骤 6, 添加更多职位 8 要在两个职位间建立第二个隶属关系, 请将 虚线报告 形状从 形状 窗口中拖到绘图页上 将连接线的一个端点拖到隶属关系中的一个形状的连接点上, 然后将另一个端点拖到另一个形状上 9 要表示其他职位类型并建立隶属关系, 请将 顾问 空缺 和 助理 形状拖到代表其上级的形状上 10 要用雇员的姓名和职位替换默认的形状文本, 请在双击形状后, 键入姓名并按 Enter 键, 然后再键入职位

58 36 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 在组织结构图中存储数据 您可以将数据作为自定义属性存储在组织结构图的形状中 并将这些数据用于图表的报告 引用或形状文本 组织结构图形状的默认自定义属性包括 部门 电话 姓名 职位 和 电子邮件 默认情况下, 形状中会显示 姓名 和 职位 属性 而其他默认的自定义属性和您创建的其他属性都随形状一并存储, 但不显示在图中 您可以选择是将它们隐藏还是显示在形状中 将自定义属性数据与组织结构图形状一并存储 1 选择要向其添加数据的形状 2 在 形状 菜单上, 单击 自定义属性 3 在 自定义属性 对话框的每个字段中键入数据, 然后单击 确定 查看未显示在组织结构图形状中的自定义属性 右击形状, 然后在快捷菜单上单击 属性 添加 更改或删除自定义属性 1 右击形状, 然后在快捷菜单上单击 属性 2 在 自定义属性 对话框中, 单击 定义, 然后在 定义自定义属性 对话框中, 添加 更改或删除属性, 然后单击 确定 设置组织结构图中的信息和形状的格式 默认情况下, 组织结构图形状中会显示 姓名 和 职位 自定义属性 ; 不过, 您也可以在形状中显示其他默认的自定义属性, 包括 部门 电话 和 电子邮件 您还可以在形状中插入雇员照片 ; 将一种颜色用于一个部门的所有形状, 以此来区分各个部门 ; 更改图的设计主题或配色方案 您可以选择要在组织结构图形状中显示哪些雇员信息 在组织结构图形状中显示雇员信息并设置其格式 1 在 组织结构图 菜单上, 单击 选项, 然后单击 字段 选项卡 2 在每个文本块中, 选择要在其中显示的信息的类型 对话框右侧的预览中会随即显示该信息, 所显示的内容与将在形状中显示的相同 3 单击 文本 选项卡 在 字段 框中, 选择您要设置其格式的信息, 指定格式选项, 然后单击 确定 4 要替换默认的形状文本, 请单击形状, 选择您要替换的文本所在的文本块, 然后键入新文本

59 绘制组织结构图 37 在组织结构图形状中插入雇员照片 1 右击您要将照片添加到其中的形状, 然后在快捷菜单上单击 插入图片 2 在 插入图片 对话框中, 找到照片, 然后单击 打开 替换组织结构图形状中的雇员照片 1 右击您要替换其照片的形状, 然后在快捷菜单上单击 替换图片 2 在 插入图片 对话框中, 找到照片, 然后单击 打开 隐藏组织结构图形状中的雇员照片 右击您要隐藏其照片的形状, 然后在快捷菜单上单击 隐藏图片 提示 : 要隐藏组织结构图中所有雇员的照片, 请在 组织结构图 菜单上, 单击 选项, 然后清空 显示图片 复选框 删除组织结构图形状中的雇员照片 右击您要删除其照片的形状, 然后在快捷菜单上单击 删除图片 更改某部门中所有形状的颜色 1 单击该部门中的一个形状, 按住 Shift 键, 同时单击该部门中的所有其余形状, 以此选取所有形状 提示 : Visio 提供了多种用于选取多个形状的方法和工具 单击 指针 工具 ( ) 旁边的箭头, 然后单击 区域选择 工具 ( ) 套索选择 工具 ( ) 或 多重选择 2 单击工具栏上 填充颜色 按钮 ( ) 旁边的箭头, 然后单击调色板上的一种颜色 提示 : 要转换形状的职位类型, 请右击形状, 单击 更改职位类型, 然后选择所需的新职位, 再单击 确定 更改组织结构图的设计主题 1 在 组织结构图 菜单上, 单击 选项 2 在 选项 对话框的 选项 选项卡上的 组织结构图主题 下, 从列表中选择相应的主题, 然后单击 确定 更改组织结构图的配色方案 1 右击绘图页, 然后在快捷菜单上单击 配色方案 2 在 配色方案 对话框中, 选择所需的方案, 然后单击 确定

60 38 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 向组织结构图添加多个形状 使用 多个形状 形状, 一次即可添加一个由属于同一级别的 50 人组成的部门 而使用 三个职位 形状, 一次即可添加三个职位 一次可向图中添加最多 50 个职位 1 从 组织结构图形状 中, 将 多个形状 形状拖到绘图页上或拖到代表其上级的形状上 2 在 添加多个形状 对话框的 形状的数目 中, 选择要添加的形状的数目 3 从 形状 列表中, 选择所需的形状类型, 然后单击 确定 一次向图中添加三个职位 从 组织结构图形状 中, 将 三个职位 形状拖到绘图页上或拖到代表其上级的形状上 更改组织结构图中各形状的位置或布局通过使用 组织结构图 工具栏上的按钮, 您可以更改组织结构图中单个形状的位置或某部门中所有形状的布局 您还可以更改各隶属关系 使用组织结构图工具栏可以快速更改某部门的布局并重新排列形状 更改单个隶属关系 将下属形状拖到您希望它隶属的新上级形状上 在不改变隶属关系的情况下移动形状 选择形状, 然后在 组织结构图 工具栏上, 单击 左移 ( ) 或 右移 ( ) 更改整个部门的布局 1 选取代表您要更改其布局的部门的经理的形状 2 在 组织结构图 工具栏上, 单击以下按钮之一 : 重新布局 ( ), 排列页面上的全部形状 水平布局 ( ) 垂直布局 ( ) 或 并排 ( ), 然后单击代表所需布局的按钮

61 绘制组织结构图 39 管理大幅组织结构图 要显示公司的所有部门和职位, 可能需要创建一幅跨多个绘图页的组织结构图 一旦将所需的所有形状添加到第一个绘图页中后, 即可在新的绘图页上继续绘制您的图表 您可以通过在新页上创建部门的同步副本来添加新页 Visio 会维护绘图页之间的关系, 因此, 您对某个形状的文本或自定义属性所作的更改将应用到该形状的所有同步副本上 您可以使用形状的同步副本来创建跨多页的组织结构图 在新页上创建部门的同步副本 1 打开组织结构图, 然后选择您要放在新页顶层的形状 2 在 组织结构图 菜单上, 指向 同步, 然后单击 创建同步副本 或者, 右击所选形状, 然后在快捷菜单上单击 创建同步副本 3 如果要隐藏原始页上的下属职位, 请在 创建同步副本 对话框中, 选取 隐藏原始页上的下属形状 复选框 提示 : 要隐藏任何顶层形状的下属职位, 请右击该顶层形状, 然后在快捷菜单上单击 隐藏下属形状 4 在 创建同步副本 对话框中, 单击 确定, 以创建并打开一个新的绘图页, 其中会显示所选形状的副本以及隶属于它的所有形状 Visio 会使新形状与原始形状保持同步 当您更改某个形状的文本 自定义属性数据或照片时, 这些更改还会显示在其所有同步副本上 注 : 添加 删除或移动同步形状之类的更改不会应用于该同步形状的所有副本上, 只会体现在该形状和绘图页上 5 要向部门添加雇员, 请将相应的形状拖到新页上并创建隶属关系 6 在绘图页窗口的底部, 单击原始绘图页的页标签可以显示该绘图页

62 40 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 比较组织结构图中的信息 如果您需要经常更新组织结构图, 又需要确保将最新的更改发送给公司中的其他人, 那么比较不同版本的组织结构图中的信息就显得非常有用 您可以使用 比较组织结构数据 命令生成一份报告, 列出图的当前版本与前一版本之间的不同之处 比较组织结构图 1 打开要与另一幅图进行比较的组织结构图 2 在 组织结构图 菜单上, 单击 比较组织结构数据 在 比较组织结构数据 对话框中, 已在 Visio 中打开的结构图的名称将显示在 要比较的绘图 中 3 单击 浏览, 找到要与 Visio 中打开的结构图进行比较的结构图 您找到的结构图的名称将显示在 要与之比较的绘图 中 4 在 比较类型 下, 选择以下选项之一 : 绘图较旧 如果在 要比较的绘图 中指定的结构图不是最新的版本, 请选择此选项 绘图较新 如果在 要比较的绘图 中指定的结构图是最新的版本, 请选择此选项 5 如果要比较结构图中的自定义属性数据, 请单击 高级, 然后在 比较数据值 对话框中选择要比较的自定义属性 单击 确定 6 在 比较组织结构数据 对话框中, 单击 确定 Visio 会创建一份比较报告, 以网页格式显示两个结构图之间的差别 ( 如果有 ), 并在浏览器中打开该报告 提示 : 如果您想在以后发送或引用这份报告, 可以保存此网页

63 绘制组织结构图 41 根据现有信息创建组织结构图 如果您已将姓名 职位 隶属结构之类的雇员信息存储在另一个数据文件中, 那么可以使用 组织结构图向导, 根据该文件中的信息来生成 Visio 组织结构图 可以使用的数据文件包括文本文件 Microsoft Excel 文件 Microsoft Exchange Server 目录或其他与 ODBC 兼容的数据源 注 : 如果您尚没有数据文件, 但又想在文件中键入数据, 而不愿在 Visio 中拖动形状, 则可以使用 组织结构图向导 来打开文本文件 (.txt) 或 Excel (.xls) 格式的数据文件模板 然后, 可以通过在文件中键入数据来建立结构图, 再在 Visio 中使用这个文件生成组织结构图 根据文本文件在 Visio 中生成组织结构图的示例

64 42 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 在使用 组织结构图向导 时, 您可以指定以下要素 : 希望向导在组织结构图形状中显示的数据, 如姓名 职位和部门 数据文件中您想用作组织结构图形状的自定义属性的字段 是希望由向导还是由您在创建结构图时来决定每页显示的职位个数 根据数据文件创建组织结构图 1 启动 Visio 在 选择绘图类型 窗口的 类别 下, 单击 组织结构图 2 在 模板 下, 单击 组织结构图向导 3 在向导的第一个屏幕上, 选择 已存储在文件或数据库中的信息, 然后单击 下一步 4 在下一向导屏幕上, 选择存储雇员信息的文件的格式, 然后单击 下一步 5 在下一向导屏幕上, 找到包含雇员信息的文件, 然后单击 下一步 6 在下一向导屏幕上, 选择数据文件中与组织结构图的 姓名 隶属于 和 名字 信息相对应的字段, 然后单击 下一步 7 在下一向导屏幕的 数据文件列 下, 选择要在形状中显示的信息的类型 ( 如姓名 ), 然后单击 添加, 将其移到 显示字段 列表中 对每种要显示的信息重复此步骤, 然后单击 下一步 8 在下一向导屏幕的 数据文件列 下, 选择要作为自定义属性字段添加到形状的信息类型, 然后单击 添加, 将其移到 自定义属性字段 列表中 对每种要作为自定义属性字段添加到形状的信息重复此步骤, 然后单击 下一步 9 在下一向导屏幕上, 执行以下操作之一 : 选择 我要指定每页显示多少组织结构 在后面的向导屏幕上, 指定组织结构图的每页上要显示的信息 在最后一个向导屏幕上, 单击 完成 选择 我希望向导自动将组织结构图分成多页 单击 完成 向导将生成组织结构图 提示 : 您还可以将信息导入现有的组织结构图中 在 Visio 中打开组织结构图, 然后在 组织结构图 菜单上单击 导入组织结构数据

65 5 使用网络图设计和管理网络 Microsoft Office Visio Standard 2003 和 Microsoft Office Visio Professional 2003 包含创建详细逻辑网络图和详细物理网络图所需的各种工具 使用 Visio Professional 2003 中的 详细网络图 模板来安排网络的布局后, 便可以使用图层来标识和处理图表中的特定组件 例如, 您可以在图表中快速标识特定制造商生产的所有计算机或仅打印服务器 还可以使用各个网络形状来存储信息, 例如制造商 产品名 产品说明和型号, 以便可以排除有问题的地方出现的问题 跟踪设备 快速清点库存和生成自定义报告 本章中的主题创建网络图...44 使用网络图...46

66 44 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 创建网络图 可以使用详细网络图来设计和实施网络配置, 跟踪缆线和设备, 并形象地显示错综复杂的现有网络 对网络基础设施进行故障排除的工作变的轻而易举, 因为您有准确而详细的参考信息 使用 Visio 绘图工具可以指定图层以区分网络组件, 从而使图表更为实用 还可以使用自定义属性来存储和报告与网络形状关联的数据 可以使用 Visio 创建网络图的示例

67 使用网络图设计和管理网络 45 创建详细逻辑网络图或详细物理网络图 1 启动 Visio Professional 在 选择绘图类型 窗口的 类别 下, 单击 网络 2 在 模板 下, 单击 详细网络图 3 从 网络和外设 中, 将 以太网 或 环形网络 网络主干形状拖到绘图页上 4 从 形状 窗口的模具中, 将服务器 工作站和其他组件形状拖到绘图页上, 并将它们放置于网络主干形状的周围 注 : 要在 形状 窗口中显示特定模具上的形状, 请单击模具标题栏 5 选择网络主干形状, 然后将控制手柄 ( ) 拖至周围某个形状上的连接点 ( ) Visio 将绘制一条连接线, 并且此连接线的端点将变成红色, 表示它已粘附到该形状 6 继续将其他形状连接到网络主干 提示 : 在大型网络图中, 可以使用 扫视和缩放 窗口来放大形状, 以便可以准确地确定这些形状的位置并正确地连接它们 在 视图 菜单上, 单击 扫视和缩放窗口 7 通过拖动形状顶部的相应控制手柄, 隐藏网络主干形状上所有不需要的连接线 8 要更改网络图的配色方案, 请右击绘图页, 然后单击快捷菜单上的 配色方案 选择一种颜色, 然后单击 确定 9 要向网络形状添加文本, 请选择形状, 然后键入文本 要重新确定许多网络形状的文本的位置, 请拖动在键入文本后在该文本顶部显示的控制手柄 ( ), 将文本拖至其他位置 提示 : 还可以通过使用 Visio Professional 2003 附带的 机架图 模板, 以机架图来表示网络设备

68 46 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用网络图 可以使用图层来管理形状并使用网络图存储数据 使用图层管理网络图使用 详细网络图 模板创建网络图时, 可以将某些网络形状放置在图层上 例如, 可以将 以太网 形状添加到常规的 网络 图层上 通过使用图层, 可以管理图表的一种类别 ( 例如所有服务器形状或特定制造商生产的所有设备 ), 这既不会影响其他图层, 也不会受到其他图层的妨碍 例如, 您可以隐藏或锁定除要使用的图层外的所有图层, 也可以根据形状的图层分配来打印形状 还可以创建自己的图层并向其分配形状 使用 图层属性 对话框可以查看和更改图层的属性 创建新属性以及删除旧属性 只查看或打印网络图中的一个图层 1 在 视图 菜单上, 单击 图层属性 2 在 图层属性 对话框中, 执行以下操作之一 : 在 可见 下, 清除除想要查看的图层以外的所有图层的复选框, 然后单击 确定 在 打印 下, 清除除想要打印的图层以外的所有图层的复选框, 然后单击 确定 向现有图层添加形状 1 选择想要添加到现有图层的形状 2 在 格式 菜单上, 单击 图层 3 在 图层 对话框中, 选择图层, 然后单击 确定 创建新图层并向其添加形状 1 选择想要添加到新图层的形状 2 在 格式 菜单上, 单击 图层 3 在 图层 对话框中, 单击 新建 4 在 新建图层 对话框中, 键入新图层的名称, 然后单击 确定 Visio 会自动选择 图层 对话框中的新图层 5 在 图层 对话框中, 单击 确定 提示 : 要快速查看形状分配至的图层, 可显示 设置形状格式 工具栏 右击菜单栏, 然后单击快捷菜单上的 设置形状格式 选择一个形状, 然后在 设置形状格式 工具栏的 图层 框中查看该形状分配至的图层

69 使用网络图设计和管理网络 47 创建和查看网络形状的属性 详细网络图 模板包含的网络形状在默认情况下具有与其关联的单个自定义属性, 使用这些属性可以快速标识网络图中的组件 跟踪设备以及生成报告, 例如库存 成本估计或材料单 例如, 主机 形状具有 资产号 序列号 位置 建筑物 房间 制造商 等属性, 可以使用这些属性来标识和跟踪该形状 执行以下任何操作之一来查看网络形状的自定义属性 如果 自定义属性 窗口已经打开, 选择某个形状后即可在该窗口中显示该形状的自定义属性 如果 自定义属性 窗口未打开, 请右击某个形状, 然后单击快捷菜单上的 属性 将打开 自定义属性 窗口, 其中显示已为该形状定义的自定义属性 注 : 如果形状的快捷菜单上未显示 属性 命令, 则表示该形状没有自定义属性 按照 定义新的自定义属性 过程中的步骤来添加自定义属性 选择形状, 然后单击 形状 菜单上的 自定义属性 将打开 自定义属性 对话框, 其中显示已为该形状定义的自定义属性 查看自定义属性并在 自定义属性 窗口中输入网络形状数据 打开 自定义属性 窗口 在 视图 菜单上, 单击 自定义属性窗口 在选择了带有自定义属性的形状 ( 或页 ) 之前, 自定义属性 窗口不会显示任何自定义属性 提示 : 可以通过拖动窗口边缘来调整 自定义属性 窗口的大小 还可以取消窗口的固定状态, 以便可以四处移动它 右击窗口, 单击快捷菜单上的 浮动窗口, 然后将窗口拖至新的位置

70 48 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 定义新的自定义属性 1 选择想要向其添加自定义属性的形状 2 在 形状 菜单上, 单击 自定义属性 注 : 如果该形状没有任何自定义属性, 将显示一个消息, 询问您是否想要添加自定义属性 单击 是 3 在 自定义属性 对话框中, 单击 定义 将显示 定义自定义属性 对话框 4 在 定义自定义属性 对话框中, 单击 新建, 然后输入新的自定义属性的标签 类型 格式 值和提示 5 分别在 定义自定义属性 和 自定义属性 对话框中单击 确定 输入形状的自定义属性数据 1 右击某个形状, 然后单击快捷菜单上的 属性 2 在 自定义属性 窗口中, 选择该自定义属性, 然后输入该形状的数据 要移到列表中的下一个属性, 请按 Enter 键

71 使用网络图设计和管理网络 49 除定义单个自定义属性外, 还可为形状定义自定义属性集 自定义属性集包含一个或多个单独的自定义属性, 并提供了轻松添加 组织和报告多个自定义属性的方法 例如, 如果想要创建一系列包含名称 制造商和序列号信息的自定义网络设备形状, 则可以为这三个属性创建一个自定义属性集 向形状应用该属性集时,Visio 将一次添加所有这三个属性 执行以下操作之一打开 自定义属性集 窗口 如果 自定义属性 窗口已打开, 请右击它, 然后单击快捷菜单上的 自定义属性集 如果 自定义属性 窗口未打开, 则在 工具 菜单上单击 自定义属性集 提示 : 要调整 自定义属性集 窗口的大小, 可拖动窗口的边缘 要移动窗口, 首先右击该窗口并单击快捷菜单上的 浮动窗口 来取消它的固定状态, 然后将窗口拖至新的位置 定义自定义属性集 1 在 工具 菜单上, 单击 自定义属性集 将显示 自定义属性集 窗口 2 在 自定义属性集 窗口中, 单击 添加 3 在 添加自定义属性集 对话框中, 键入属性集的名称, 选择 创建新的属性集, 然后单击 确定 4 要定义属性集中的单个自定义属性, 请在 自定义属性集 窗口中单击 定义 5 在 定义自定义属性 对话框中定义属性, 然后单击 确定 每个属性集的单个自定义属性将出现在 自定义属性集 窗口的 属性 列中

72 50 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 使用形状现有的单个属性来定义自定义属性集 1 右击包含想要为其创建属性集的自定义属性的形状, 然后单击快捷菜单上的 属性 2 右击 自定义属性 窗口, 然后单击 自定义属性集 3 在 自定义属性集 窗口中, 单击 添加 4 在 添加自定义属性集 对话框中, 键入属性集的名称, 选择 从 Visio 中的所选形状创建新的属性集, 然后单击 确定 该属性集的单个自定义属性将出现在 自定义属性集 窗口的 属性 列中 将自定义属性集应用于形状 1 选择形状, 然后在 自定义属性集 窗口中选取要应用于该形状的属性集旁边的复选框 2 在 将选中的自定义属性集应用到 下, 选择 绘图中所选形状, 然后单击 应用 生成网络图中自定义属性的报告 1 在 工具 菜单上, 单击 报告 2 在 报告 对话框中, 选择现有报告, 或单击 新建 来创建自定义报告 3 按照向导屏幕上的步骤操作

73 6 使用平面布置图设计建筑物 无论您是设计商业建筑的建筑设计师还是规划内部空间的后勤经理, 都可以使用 Microsoft Office Visio Professional 2003 提供的工具来创建成比例的详细平面布置图 借助 Visio Professional 中的 平面布置图 模板, 您可以在绘制的平面布置图中显示墙壁和门窗的位置 建筑物核心部分 ( 如楼梯和电梯 ) 以及电气和电信系统 ( 如电灯 插座和开关 ) 使用 Visio Professional 中包含的其他建筑设计图模板, 您可以创建建筑或景观现场平面图 规划制造车间以及为自己绘制用于家居改造 内部设计或景观布置项目的家居规划图 本章中的主题创建平面布置图...52 处理大幅平面布置图...56

74 52 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 创建平面布置图 平面布置图是一套建筑文档中的核心图表, 经常被用作各种图表的背景图, 从办公室家具布局到电气布线图, 都是如此 借助 Visio Professional 中包括的许多形状和工具, 使用它们, 您能够快速组合墙壁 添加门窗, 还可以在平面布置图中加入尺寸线 使用 Visio Professional 创建的平面布置图示例

75 使用平面布置图设计建筑物 53 从组装建筑物外壳开始绘制平面布置图 在创建平面布置图时, 首先要将建筑物的外壳组合在一起 ; 建筑物外壳包括内外墙 柱子以及主要结构部分 ( 如楼梯和电梯 ) 开始绘制平面布置图 1 启动 Visio Professional 在 选择绘图类型 窗口的 类别 下, 单击 建筑设计图 2 在 模板 下, 单击 平面布置图 3 要更改页面尺寸或绘图比例, 请在 文件 菜单上, 单击 页面设置 4 单击 页面尺寸 选项卡可选择页面尺寸, 然后单击 绘图比例 选项卡可选择绘图比例 5 单击 确定, 接受新设置并开始创建平面布置图 组装建筑物的外壳 1 将参考线从水平标尺和垂直标尺拖放到绘图页上, 这些参考线用于指明建筑物的边界 2 对于每堵外墙, 将一个墙壁形状从 形状 窗口中的 墙壁 外壳和结构 中拖到绘图页上 将该墙壁形状的端点拖到水平参考线和垂直参考线的交点, 以将这些端点粘附到参考线并连接墙壁 3 要挪动外墙的位置, 只需拖动外墙所粘附的参考线 4 从 墙壁 外壳和结构 或从 建筑物核心 中添加柱子或其他结构形状 5 通过将墙壁形状拖到绘图页上来放置内墙和隔间墙壁 将一堵墙壁的端点拖到另一个墙壁上, 可以连接并粘附这两堵墙壁 6 通过右击墙壁并单击快捷菜单上的 添加参考线, 向内墙添加参考线 7 要挪动内墙的位置, 只需拖动内墙所粘附的参考线 提示 : 您可以在图表中插入 CAD 平面布置图作为建筑物外壳, 然后再使用 Visio 形状来添加其他细节 要插入 CAD 平面图, 请在 插入 菜单上, 单击 CAD 绘图

76 54 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 创建内部空间 绘制平面布置图的下一步是使用空间形状创建内部空间并布置建筑, 您能够轻而易举地将这些空间形状转换成由完全计算好尺寸的墙壁划分出的房间 然后, 您可以根据需要继续创建平面布置图的其他细节 创建内部空间 1 从 墙壁 外壳和结构 中, 将空间形状拖到绘图页上 要创建非矩形的空间, 可放置若干个空间形状来表示该房间 选取所有的形状, 右击它们, 然后单击快捷菜单上的 联合 剪除 或 相交, 以合并这些形状 3 放置其他形状来表示平面布置图中的所有房间和公共区域 4 要将空间形状转换为房间, 请选取该形状, 然后在 规划 菜单上, 单击 转换为墙壁 5 在 转换为墙壁 对话框的 设置 下, 选择 添加尺寸 和 添加参考线, 以便在创建墙壁后仍可以方便地挪动它们的位置 6 在 原始几何图形 下, 单击 删除, 删除该空间形状, 然后单击 确定 2 要调整空间形状的大小, 可拖动形状的角部 形状会进行相应的更新以显示其新的尺寸 提示 : 您还可以使用 绘图 工具栏上的 线条 工具 ( ) 或 矩形 工具 ( ) 来绘制平面图中的房间和公共区域的轮廓 然后再使用 规划 菜单上的 转换为墙壁 命令将它们转换为房间

77 使用平面布置图设计建筑物 55 添加门 窗户和开口 向平面布置图添加门 窗户和其他开口形状与创建建筑物外壳一样简单 当您将门形状或窗户形状拖到墙壁上后, 门或窗户会自动与墙壁对齐并粘附到其上 门和窗户还会继承该墙壁的厚度 在墙壁上添加门 窗户和开口 1 从 墙壁 外壳和结构 中, 将门 窗户或开口形状拖到墙壁上 形状会与该墙壁对齐并粘附在其上 2 要挪动门或窗户, 只需沿墙壁拖动它 更改墙壁 门和窗户的外观对于具体的建筑图表, 您可以更改某一墙壁 门 窗户 空间的默认外观, 也可以更改绘图页上所有墙壁 门 窗户 空间的默认外观 例如, 您可以隐藏门楣或门框部分, 或者以单线条而不是双线条来显示墙壁 更改绘图页上所有墙壁 门 窗户和空间的外观 1 在 规划 菜单上, 单击 设置显示选项 2 在 门 选项卡 墙壁 选项卡 窗户 选项卡或 空间 选项卡上, 选择所需设置 更改单个墙壁 门 窗户或空间的外观 1 右击某个墙壁 门 窗户或空间形状, 然后在快捷菜单上单击 设置显示选项 2 在 门 选项卡 墙壁 选项卡 窗户 选项卡或 空间 选项卡上, 选择所需设置 测量墙壁和空间使用 Visio Professional, 您可以随时为墙壁添加尺寸线 当您对平面图进行优化时, 尺寸会随之更新 您还可以测定平面布置图中各房间的面积和周长 为墙壁添加尺寸线 1 选择要为其添加尺寸线的墙壁 2 右击所选墙壁之一, 然后在快捷菜单上单击 添加一条尺寸线 测量房间的面积和周长 1 选取构成周长的各墙壁形状 2 在 工具 菜单上, 依次指向 加载项 其他 Visio 方案, 然后单击 形状面积和周长 您可以快速地将绘图页上所有墙壁的外观从双线条更改为单线条

78 56 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 处理大幅平面布置图 平面布置图通常很大, 包含的形状也很多 Visio 2003 提供的工具可供您轻松处理大幅图表 您可以放大细节, 跨多页打印大幅图表, 也可以缩放图表的比例使之能打印在一页纸上 缩放和扫视图表您可以使用 扫视和缩放 窗口快速找到并放大大幅图表的某个区域 扫视可以在绘图窗口中移动图表的可视部分 缩放可以更改绘图的放大倍数 缩放和扫视图表 1 在 视图 菜单上, 单击 扫视和缩放窗口 2 在 扫视和缩放 窗口中, 拖出一个矩形框, 围住要放大的区域 3 要扫视图表的其他部分, 可将指针置于该矩形框上直到指针变成四向箭头 ( ), 然后拖动矩形框 4 要放大图表的某部分, 可通过拖动角部或侧边控制手柄来减小红色矩形框的大小 ; 要缩小图表的某个部分, 可增大红色矩形框的大小 扫视和缩放 窗口中的视图绘图页上放大的视图

79 使用平面布置图设计建筑物 57 打印大幅图表 在处理大幅图表时, 某个绘图页的大小可能会超过打印纸的大小 如果某个 Visio 图表的大小超过了打印机中的纸张的大小, Visio 将平铺该图表, 也就是说将图表打印到多张纸上 您可以预览大幅图表, 看看它是否需要多张打印纸 如果图表将要打印到多张纸上, 您可以选择平铺图表在相邻页之间的重叠量 您还可以指定绘图所跨的纸张数 确定是否将大幅图表打印到多张纸上 在 视图 菜单上, 单击 分页符 绘图页上将显示灰色宽带, 表示 打印设置 对话框中选定的打印页面大小和页边距 您可以在一张大打印纸上打印图表, 也可以在若干张较小的打印纸上打印图表

80 58 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 缩小或放大要打印的图表的大小 1 在 文件 菜单上, 单击 页面设置 2 在 打印设置 选项卡的 打印缩放比例 下, 选择 调整为, 然后键入大于或小于 100% 的数字 3 查看对话框的右侧的预览, 确定绘图页和打印纸张的显示方式是否符合要求, 如需调整, 在进行必要的调整后单击 确定 为平铺的图表指定打印纸的数量 1 在 文件 菜单上, 单击 页面设置 2 在 打印设置 选项卡的 打印缩放比例 下, 选择 适合于, 然后键入您希望绘图跨页打印输出多少张纸上 3 查看对话框的右侧的预览, 确定绘图页和打印纸张的显示方式是否符合要求, 如需调整, 在进行必要的调整后单击 确定 减小或增大平铺图表在打印页之间的重叠量 1 在 文件 菜单上, 单击 页面设置 2 在 页面设置 选项卡上, 单击 设置 按钮 3 键入较小或较大的页边距设置值, 然后单击 确定 页边距越大, 重叠得越多 出现在页边距内的形状不会打印 4 在 页面设置 对话框中, 单击 确定

81 索引 字母 AutoCAD, 导入 CAD 文件 xiii CAD 绘图, 在 Visio 中打开 xiii, 53 DWG 转换器 xiii Excel 文件, 生成组织结构图 Exchange Server 目录, 生成组织结构图 HTML, 将图表转换为 17 Internet 查找 Visio 信息 xviii Internet, 将图表发布到 Microsoft Office Online xviii Microsoft SharePoint, 与 Visio 一起使用 xiii Microsoft Word 将 Visio 图表并入 Word 文档 16 ODBC 兼容的数据库, 生成组织结构图 ShapeSheet, 查找所需 帮助 xvii Viewer, 没有 Visio 也能打开图表 xiii Visio 窗口 4 Visio 绘图环境 4 Visio 绘图流程概述 2 3 Web 查找 Visio 信息 xviii Web, 将图表发布到 Web 图表, 图解示例 ix A 安装程序, 安装和激活 Visio iv 安装和激活 Visio iv 安装后激活 Visio iv B 办公室布局请参阅平面布置图图解示例 vii 帮助 Visio 帮助 任务窗格 xvii Web 上的 Visio 信息 xviii 开发人员参考 xviii 联机文档 xvii 模板帮助 显示设置 xix 使用安装的 帮助 而不使用 Web 上的 帮助 xix 保存模板 25 保存图表 15 另存为网页 17 报告, 从自定义属性生成 50 背景页 分配给前景页 26 为重复的页元素创建 26 修改 27 本版产品中的改进功能 xiii xvi 本版产品中的新增功能 xiii xvi 比例, 绘图页 14, 53 闭合形状 20 边框, 绘图页请参阅背景页标签, 在绘图页上 14 布局更改组织结构图中的隶属关系 38 重新排列组织结构图中的形状 38 C 材料单, 使用自定义属性创建 50 菜单, 显示完整的菜单 xix 菜单命令, 查找所需 帮助 xvii 参考线, 添加到图表中 53 查看图表, 没有 Visio xiii 查看大幅图表中的分页符 57 查看绘图中的图层 46

82 60 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 查找形状 xiii, 5 更改搜索参数 xx 拆分命令 21 超链接添加到形状和绘图页 30 超链接, 添加到形状和绘图页 17 撤消操作 7 成比例的图表 53 重命名绘图页 14 重新排列图表中的各页 14 窗口调整大小 47, 49 绘图页 4 取消固定状态 47, 49 扫视和缩放 8, 56 形状 4 自定义属性 47 自定义属性集 49 创建新模具 创建自己的模板 25 创建自己的形状 从图表中删除页 14 从形状中删除文本 12 D 打开模具 5, 24, 25 打印图表 15 打印预览 窗口 15 跨多页平铺 57 缩小或放大 58 指定页数 58 大幅图表查看分页符 57 打印 57, 58 导航多页图表 14 导入 AutoCAD 文件 xiii 导入其他格式的文件 24 点到点的连接 30 点到点连接 9 11 顶点 22 度量单位, 更改默认设置 xx 端点 6 对图表进行批注 xiii 多个形状选择 xiii 多个形状, 选择和移动 7 多个页面上的重复元素 26 多页图表导航 14 流程图 31 删除页 14 添加背景 添加页 14 重新排列页 14 组织结构图 39 多重选择 模式 xiii E 二维形状 6, 13 F 方向, 绘图页 14 方向图, 图解示例 viii 放大和缩小图表 8, 56 分层结构, 在组织结构图中创建 35, 38 分发 Visio 图表 分页符查看大幅图表 57 调整页间重叠量 58 复制形状 16 G 给流程图中的形状编号 31 给形状上颜色 13 给形状添加自定义属性 30, 36 根据数据文件创建组织结构图 根据数据文件生成组织结构图 更该图表的放大比例 8 更新组织结构图 40 工程图, 图解示例 xi 工具绘图工具栏 20 绘制 20, 22 连接点 11 连接线 10 连接线 工具 30 墨迹 xiii 区域选择 xiii 缩放框 8 套索选择 xiii 指针 7

83 索引 61 工具栏组织结构图 38 功能, 查找所需 帮助 xvii 共享 Visio 图表 xiii, H 合并形状以创建新形状 21 绘图比例, 更改 14, 53 绘图工具 20, 22 限制绘图行为 20 绘图环境 4 绘图流程, 图解 2 3 绘图页重命名 14 从图表中删除 14 方向 14 将背景用于重复元素 将超链接添加到 17 设置页面尺寸和比例 14 添加 14 页标签 14 绘图页 窗口 4 绘图页设置和属性 14 绘制形状 20 基本 Visio 任务, 图解 2 3 基本流程图, 创建 30 J 加载项测量形状的面积和周长 55 给形状编号 31 剪除命令 21 键盘快捷方式放大和缩小绘图页 8 使绘图页居中 8 选择文本框中的所有文本 12 建筑设计图另请参阅平面布置图创建 图解示例 52 建筑文档, 创建建筑设计图 建筑物外壳, 平面布置图中 53 将 Visio 图表并入其他文档 16 将 Visio 图表添加到其他文档 16 将 Visio 与 Microsoft Word 一起使用 16 将格式应用到形状 13 将图表发布到 Web 上 将图表转换为网页 17 将信息导入组织结构图 42 将形状保存在自定义模具中 将形状添加到模具 将形状与参考线对齐 53 教程, 入门 xviii 仅限文本的形状, 创建 12 K 开发人员参考联机帮助 xviii 开口形状 20 控制点 22 控制手柄 6 库存报告, 从自定义属性生成 50 框图, 图解示例 vii L 离页引用 形状 31 用于链接流程图中的各页 32 联合命令 21 联机帮助, 查找 xvii 联系 Microsoft Corporation xviii 连接点 添加到形状 11 连接点工具 11 连接类型点到点 9 11, 30 形状到形状 9 10, 30 连接线 9 11 将文本添加到 11 连接线 工具 30 连接线工具 10 连接形状更改连接线样式 10, 30 连接点 连接点工具 11 连接类型 9 11, 30 连接线 9 11 连接线工具 10 向形状添加连接点 11 链接, 向形状和绘图页添加超链接 17, 30 链接流程图中的各页 32

84 62 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 链接页组织结构图中 39 灵感触发图, 图解示例 ix 流程图给形状编号 31 基本 30 链接各页 32 流程图的图解示例 29 图解示例 vi 流程图示例 29 浏览图表示例 v, xviii 逻辑网络图请参阅网络图 M 没有 Visio 也能打开图表 xiii 没有 Visio 也能打印图表 xiii 面积, 在形状中计算 55 命名绘图页 14 模板 4 本版产品中的新增或改进功能 xiv 创建图表 4 5 创建自己的 25 模板帮助 显示设置 xix 模板帮助, 隐藏或显示 xix 模具 4 编辑 24 创建自己的 打开 5, 24, 25 将形状添加到 收藏夹模具 23 拖出形状 5 墨迹 工具 xiii N 内墙, 平面布置图中 53 P 偏移命令 21 平面布置图测量房间的面积和周长 55 创建 图解示例 x, 52 向墙壁添加尺寸线 55 平面布置图中的尺寸度量 55 平铺打印大幅图表 57 调整页间重叠量 58 在打印前查看分页符 57 Q 墙壁平面布置图中 53 区域选择 工具 xiii 取消窗口的固定状态 47, 49 R 任务窗格 xiii, xv xvi, xvii, xix 日历, 图解示例 viii 入门安装和激活 Visio iv 绘图流程概述 2 3 入门教程 xviii 使用 Visio 联机帮助 xvii 使用模板 4 5 软件图, 图解示例 xii S 扫视和缩放 窗口 8 扫视和缩放窗口 56 扫视图表 8, 56 删除形状 10 设计主题更改组织结构图的 37 设置形状格式填充颜色和图案 13 文本 12 线条颜色和线型 13 组织结构图中 36 设置形状格式 工具栏 46 审阅意见, 添加到图表 xiii 时间线, 图解示例 viii 使用 检测并修复 功能排除 Visio 故障 iv 使用模板 4 5 使用图层管理图表 46 使用颜色填充形状 13 使组织结构图中的形状保持同步 39 收藏夹模具 xiii, 23 手柄请参阅形状手柄

85 索引 63 属性另请参阅自定义属性更改组织结构图的设计主题 37 绘图页 14 图表中的图层 46 术语, 查找 帮助 xvii 数据查看自定义属性 36 存储在形状中 36 生成组织结构图 添加到形状 数据, 添加到形状 30 数据库文件, 生成组织结构图 搜索形状 xiii, 5 更改搜索参数 xx 缩放工具栏框 8 T 套索选择 工具 xiii 填充颜色调色板 13 调整窗口大小 47, 49 调整形状的大小 6 调整形状的位置 7, 12 跳转请参阅超链接图表保存 15 成比例 14, 53 创建, 图解概述 2 3 打印 15 多页 14 发布到 Web 根据数据文件生成组织结构图 将背景页分配给 26 将形状添加到 5 使用模板创建 4 5 使用图层管理 46 图表类型成比例 53 基本流程图 30 建筑设计图和平面布置图 网络 组织结构图 图表示例请参阅图表示例 Web 图表 ix 办公室布局 vii 方向图 viii 工程 xi 框图 vii 灵感触发图 ix 流程图 vi 平面布置图 x 日历 viii 软件 xii 时间线 viii 数据库模型 xii 图示库 xviii 网络 ix, x, 44 现场平面图 x 营销图表 vii 组织结构图 vi, 34, 41 图层查看 46 创建形状并将其分配至 46 图片, 导入 24 图示库 v, xviii 图形, 导入 24 拖动形状 5 W 外墙, 平面布置图中 53 完整的菜单, 默认情况下显示 xix 网格, 绘图页 4 网络图创建和管理 连接形状 45 使用图层 46 图解示例 ix, x, 44 网络形状中的自定义属性 47 网页, 将图表转换为 17 微移形状 7 文本从形状中删除 12 格式设置 12 仅限文本的形状 12 添加到形状 11, 12 修改 12

86 64 MICROSOFT OFFICE VISIO 2003 用户指南 文本文件生成组织结构图 文件 CAD, 导入 53 保存 15 打印 15 其他格式, 导入 24 我的形状 xiii, 5, 23, 24 物理网络图请参阅网络图 X 显示背景页以进行编辑 27 现场平面图, 图解示例 x 限制绘图行为 20 限制形状水平移动或垂直移动 7 相交命令 21 向图表添加超链接 30 向图表添加审阅意见 xiii 向图表添加形状 5 向图层分配形状 46 向形状和绘图页添加超链接 17 向形状添加文本 11, 12 形状保存在自定义模具中 本版产品中的新增或改进功能 xiv 闭合 20 查找所需 帮助 xvii 创建自己的 存储数据 36 二维 6, 13 复制 16 格式设置 13 合并 21 将超链接添加到 17 将数据添加到 30, 将文本添加到 12 仅限文本的形状 12 开口 20 删除 10 设置文本格式 12 搜索 xiii, 5 锁定以防止更改 22 添加到图表 5 调整大小 6 我的形状 5, 23, 24 形状手柄 6 修改现有的 22 旋转 6 一维 6, 13 移动 7, 12 在流程图中编号 31 粘贴 16 自定义属性 形状操作命令 21 拆分命令 21 剪除命令 21 联合命令 21 偏移命令 21 相交命令 21 组合命令 21 形状 窗口 4 形状到形状的连接 30 形状到形状连接 9 10 形状上的灰色选择手柄 22 形状手柄 6 顶点 22 灰色框 22 控制点 22 旋转手柄 xiii 修改背景 27 修改模具 修改形状使用绘图工具 22 使用形状操作命令 21 旋转手柄 xiii, 6 旋转形状 6 选择多个形状 xiii, 7 选择手柄 6 Y 页请参阅绘图页页边距, 打印纸上 58 页标签 14 页眉和页脚请参阅背景页页顺序, 更改 14

87 索引 65 一维形状 6, 13 移动形状 7, 12 微移 7 限制形状水平移动或垂直移动 7 已锁定的形状 22 隐藏 模板帮助 任务窗格 xix 营销图表, 图解示例 vii 用于故障排除的 检测并修复 功能 iv 用于填充形状的调色板 13 Z 在打印前查看图表 15 在打印前预览图表 15 在平面布置图中测量空间 55 在形状中键入文本 11 粘附 9 另请参阅连接形状粘贴形状 16 照片, 添加到组织结构图形状 37 指针工具 7 周长, 计算形状 55 主控形状请参阅将形状保存在自定义模具中自定义 Visio 创建模板 25 创建自己的形状 个性化绘图环境 xix xx 将形状保存在自定义模具中 23 显示完整的菜单 xix 自定义模具 23 自定义属性查看 36, 47 定义新的 48 集, 创建 将数据添加到 36, 48 显示组织结构图形状的数据 36 在形状中添加和删除 36 自定义属性, 添加到形状 30 自定义属性 窗口 47 自定义属性集定义新的 关于 49 应用于形状 50 自定义属性集 窗口 49 自定义形状 21, 22 自动化, 查找所需 帮助 xvii 组合命令 21 组织结构图创建 35 创建部门 38 对版本进行比较 40 多页 39 格式设置 36 根据数据文件生成 更改设计主题 37 更新 40 建立隶属关系 35 将雇员照片添加到形状 37 使形状保持同步 39 图解示例 vi, 34, 41 显示自定义属性数据 36 在形状中存储数据 36 转换形状类型 37 组织结构图工具栏 38 组织结构图向导 组织结构图中的隶属关系创建 35 更改 38 转换形状类型 37 组织形状 23 24