外事接待工作指南 ( 第一版 ) 国际交流与合作处 二〇一七年十二月

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1 外事接待工作指南 ( 第一版 ) 国际交流与合作处 二〇一七年十二月

2 目录 第一章综述... 1 外事接待主要形式... 1 外事接待管理部门... 1 外事接待目的... 2 外事接待原则... 2 外事接待礼仪... 3 第二章外事接待流程... 4 来访信息处理... 5 接待工作筹备... 5 明确接待目的... 5 制定日程 / 议程... 5 审批和报备... 5 制定筹备计划... 6 接待工作后续 突发情况处置 第三章外事接待经费管理 第四章附件 附件 1. 外宾来访信息表 附件 2. 外宾邀请信模板 附件 3. 日程及议程模板 附件 4. 邀请校领导出席活动申请表 ( 校办 ) 附件 5. 校内新闻采访申请表 ( 宣传部 ) 附件 6. 学校外事宣传材料清单 附件 7. 华南理工大学国内差旅费管理办法... 22

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4 第一章综述 外事接待泛指涉及国外及港澳台地区团体或个人的来访接待工作, 一般包括参观访问 学术交流 合作洽谈 国际会议 签字仪式 重要捐赠等 国际交流与合作处是学校外事工作的归口管理部门, 负责学校外事接待的管理和协调工作, 对二级学院的外事接待予以政策及业务指导 ; 各二级学院负责本单位的外事接待活动, 并对学校的外事接待活动予以支持和配合 1 外事接待主要形式 重要捐赠 参观访问 合作洽谈 学术交流 国际会议 签字仪式 2 外事接待管理部门 国际交流与合作处 ( 归口管理部门 ) 职责一 : 负责学校外事接待的管理和协调 职责二 : 对其他二级单位予以工作指导 学院 / 机关部处等 二级单位 职责一 : 负责本单位的外事接待 职责二 : 对学校的外事接待活动予以配合 1

5 3 外事接待目的 宣传学校 了解对方 最终是为了推动学校各方面发展 促进合作 增进友谊 4 外事接待原则 级别对等专业对等任务对等务实节俭内外有别安全保密 尽量减少临时性 纯礼节性和无实质成效的接待 2

6 5 外事接待礼仪 仪表 仪表整洁 仪态大方 重要外事场合着正装 咳嗽和喷嚏应用纸巾捂住口鼻 守时 文化 遵守时间 不要失约 国际惯例, 右侧是尊重的位置, 与我国传统的 左为上 不同 举手投足以应注意不影响他人 应遵守排队 黄线外等候等公共秩序 交谈 禁忌 三人以上的场合, 应普遍与客人交谈, 不应只同个别人谈话公共场合应尽量降低说话音量, 尽量不影响他人注意各国的饮食禁忌和餐饮礼节尊重对方宗教信仰及风俗习惯 3

7 第二章外事接待流程 来访信息处理 接到来访信息 使领馆 非政府组织来访 其他一般性来访 通过国际处向省外办报批或报备 请示部门领导 决定是否接待 不接待 请外方填写 外宾来访信息表 ( 见附件 1) 礼貌回绝发送邀请信等 ( 见附件 2) 4

8 接待工作筹备 1 明确接待目的 接触了解 洽谈科研合作 开展人才培养 其他合作洽谈 2 制定日程 / 议程 ( 见附件 3) 领导会谈 参观实验室 学术讲座 留学宣讲 学术研讨 参观校园 3 审批和报备 邀请校领导, 填写 邀请校领导出席活动申请表 ( 见附件 4), 联系校办接待科协调 邀请宣传部, 填写 校内新闻采访申请表 ( 见附件 5), 联系宣传部新闻科 来访日程和议程报备国际处交流科 如举办国际 / 双边会议, 应在发布会议通知 / 发放邀请函之前三个月联系国际处引智科, 通过国际处向教育部报批 5

9 4 制定筹备计划 1. 接待团队管理 建立微信等有效沟通方式 任务分工落实到人 各人明确任务内容和时间节点 总协调人应该认真检查重要环节和事项的落实 2. 文件资料 谈参 来访人员及介绍 机构介绍 合作基础 合作计划 日程 议程 宣传材料 讲话稿 主持稿 报告 /ppt 电子文件资料应确认及备份 邮件 云盘 U 盘 3. 会场布置和设备调试 背景板 横幅 水牌 指引标志 桌椅摆放 圆桌 U 形 6

10 回形 剧院式 课堂式 鸡尾酒式 依顺序摆放台签 台面资料 学校外事宣传材料 ( 见附件 6) 学院外事宣传材料 纸 笔 议程 麦克风 固定 移动 网络连接 电脑 投影 录音 / 摄像设备 同传设备 激光笔 签约或授聘仪式用品 聘书 / 协议 签约本 签约笔 托盘 中外国旗 ( 台式 ) 空调 灯光 杯子 水或其他饮品 7

11 4. 交通安排 接送机 住处 会场 会场 餐厅 参观 提供校园通行条 校内选择不拥堵地段上车 ( 大巴需注意 ) 部分校门有通行限制 ( 校外车辆需注意 ) 车内准备瓶装水及雨伞 确认司机知道时间 地点 线路 确保司机联系方式准确 确认车辆的大小和车况 5. 参观安排 线路 讲解人员 参观地点场地布置 6. 住宿安排 宾馆应有外事接待资质 如果不在宾馆等具有外国人临时住宿登记资质的地点住宿, 应在 24 小时内到当地公安机关进行临时住宿登记 7. 用餐安排 了解来访人员中不同国家 不同宗教信仰的饮食禁忌和礼节特色 点菜适量, 不要浪费 8. 礼宾安排 迎送 座位排序 会谈 8

12 用餐 合影 礼品 单位礼品 个人礼品 9. 通知发放 在学校 / 学院网站发布通知 通过微信 邮件等渠道通知学生及教职工 参会前一天, 再次通知确认重点人员 10. 宣传工作 各环节拍照 / 录像 事前预告性宣传 事后总结性宣传 选择多种宣传投放渠道 邀请媒体 11. 合影服务 联系专业照相人员 速冲并发放相片 发送电子相片 12. 其他 留意各环节是否需要配备翻译 交替传译 同声传译 随行人员和司机的安排 9

13 接待工作后续 及时完善相关统计表格 做好活动资料收集和存档 将可以推进的工作落实到人 宣传报道 保持联系, 重要人员可以报备国际处, 由国际处定期发送学校 Newsletter 和节日贺卡 对接待活动全过程进行总结, 梳理工作流程中存在的问题和疏漏, 对活动流程进行改进和完善 突发情况处置 1. 对方因事临时取消来访 通知我校出席人员取消任务 通知会场工作人员取消场所预定 通知司机取消行程 通知餐厅取消订餐 通知宣传部 保卫处等相关部门取消任务 2. 校领导临时无法出席 报备校办 重新安排其他校领导 给新领导发送日程 谈参及背景材料 通知会场人员撤换台签 修改台面文件中的人员信息 告知对方联络人员 10

14 第三章外事接待经费管理 下表为普通外宾接待标准的摘要, 详细的经费使用管理规定请见文件原文 经费使用项目及标准 省部级 院士 二级教 授和相当人员 副处级及以上管理人 员 副高级及以上职称 人员 其他人员 基准限额 900 元 / 人 / 天 600 元 / 人 / 天 450 元 / 人 / 天 住宿 北京 上海 三亚限额 1100 元 / 人 / 天 700 元 / 人 / 天 550 元 / 人 / 天 旺季城市限额 1200 元 / 人 / 天 750 元 / 人 / 天 550 元 / 人 / 天 火车软席 ( 软座 软 火车软席 ( 软座 软 火车硬席 ( 硬座 硬 火车 ( 含高铁 动车 卧 ), 高铁 / 动车商务 卧 ), 高铁 / 动车一等 卧 ), 高铁 / 动车二等 全列软席列车 ) 座, 全列软席列车一等 座, 全列软席列车一等 座 全列软席列车二等 软座 软座 软座 头等舱 ( 省部级 院士 ) 经济舱 ( 乘坐飞机当天 交通 飞机 公务舱 ( 院士 二级教授和相当人员 ) 往返的可以乘坐一次公务舱 ) 经济舱 轮船 ( 不包括旅游船 ) 一等舱二等舱三等舱 其他交通工具 ( 不包括 出租小汽车 ) 凭据报销 日常伙食 500 元 / 人 / 天 300 元 / 人 / 天 300 元 / 人 / 天 宴会 400 元 / 人 / 次 300 元 / 人 / 次 300 元 / 人 / 次 宴请 ( 外宾在华期间不得超过 2 次, 级别以出面举办宴会的人员为标准 ) 冷餐 酒会 茶会 150 元 / 人 / 次 100 元 / 人 / 次 60 元 / 人 / 次 陪同人员 外宾 5 人 ( 含 ) 以内的, 中外人数原则上在 1:1 以内安排 ; 外宾超过 5 人的, 超过部分中外人数原则上在 1:2 以内安排 对外赠礼 ( 原则上由接待单位赠礼 1 次, 以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准 ) 400 元 / 人次 200 元 / 人次 可视情况赠送小纪念品 11

15 备注 : 外宾接待应严格遵照国家和学校的有关规定 要点如下 : 1. 普通外宾接待标准参照我校人员国内差旅标准, 详见 华南理工大学国内差旅费管理办法 ( 华南工材 号, 见附件 6) 2. 国家外国专家局资助的外专接待标准, 请参阅国家外国专家局 外国文教专家经费管理暂行办法 ( 外专发 号, 可参阅国际处引智科网站 ) 3. 国际会议的外宾接待标准, 请参见 华南理工大学会议管理办法 ( 财行 号, 可参阅国际处引智科网站 ) 12

16 第四章附件 1. 外宾来访信息表 2. 外宾邀请信模板 3. 日程及议程模板 4. 邀请校领导出席活动申请表 ( 校办 ) 5. 校内新闻采访申请表 ( 宣传部 ) 6. 学校外事宣传材料清单 7. 华南理工大学国内差旅费管理办法 13

17 附件 1. 外宾来访信息表 Visit Request Form, South China University of Technology Date and time of the visit: Duration of the visit (hours, ½ day, full day): Delegation details: Title (Prof./Dr./Mr./Ms.) First Name Last Name Position If there are more than 10 delegates, please attach a separate list. I. Short introduction to your institution (strong areas included): 14

18 Ⅱ. Overall purpose of the visit and topics of interest for discussion: Ⅲ. Person(s) or units you would like to meet with: Ⅳ. Have you/your institution once worked with SCUT? If yes, what is the area and how about the existing progress? 15

19 附件 2. 外宾邀请信模板 Letter of Invitation Dear Prof. XXX, We are pleased to extend invitations to you and your colleagues to visit South China University of Technology in September of the year We understand that your delegation will include: Prof.XXX, W.M. Keck Provost Professor and Chair of Stem Cell Biology and Regenerative Medicine, USC Mrs. XXX, Director of Development of Eli and Edythe Broad Center for Regenerative Medicine and Stem Cell Research Cell, USC Mrs. XXX, Program Director of Eli and Edythe Broad Center for Regenerative Medicine and Stem Cell Research Cell, USC The visit is to further strengthen the relationship between the University of South California and South China University of Technology in terms of joint research, student co-training and other projects that are in line with both interests. We greatly appreciate your acceptance to our invitation and look forward to meeting you in Guangzhou this September. Yours sincerely, XXX Director XXX South China University of Technology 16

20 附件 3. 日程及议程模板 会谈 参观简版日程参考 时间 活动 地点 参加人员 负责人 / 联络人及联系方式 会谈参观实验室参观校园工作餐讲座 / 研讨会 会谈简版议程参考 时间 活动 地点 参加人员 负责人 / 联络人及联系方式 会谈主题一会谈主题二合影 讲座简版议程参考 时间 地点 活动 参加人员 负责人 / 联络人及联系方式 主持人介绍演讲人讲座 问答 17

21 国际会议简版议程参考 时间 活动 地点 参加人员 负责人 / 联络人及联系方式 主持人开场领导致辞发言一发言二合影茶歇发言一发言二分组讨论会议总结自助餐 注 : 日程和议程应与外方及时商讨确认 18

22 附件 4. 邀请校领导出席活动申请表 ( 校办 ) 活动主题 华南理工大学二级单位邀请校领导出席活动申请表 活动时间 活动地点 参加人员 邀请理由 拟邀请校领导 是否需要讲话 举办单位意见 举办单位 ( 盖章 ): 单位负责人 ( 签字 ): 年月日 学校办公室意见校办负责人 ( 签字 ): 年月日 填表说明 : 邀请理由栏需写明邀请校领导出席活动的主要理由, 如活动的重要意义 出席活动的主要嘉宾职务等 举办单位联系人 : 办公电话 : 手机 : 19

23 附件 5. 校内新闻采访申请表 ( 宣传部 ) 华南理工大学校内新闻采访申请表 申请单位 ( 盖章 ) 活动主题出席领导参加人员 联系人 手机 是否邀请校外媒体 活动时间 固话 报道内容是否涉密 活动地点 电子邮件 活动主要议程简要说明 ( 附带活动议程可不填写 ) 是 否 序号 时间段 各环节内容 备注 说明 : 1. 北校区活动主办单位请提前两个工作日加盖公章报送南秀村综合楼旁的博士后公寓 8 楼党委宣传部 806 室 联系人 : 周老师电话 : 南校区活动主办单位请提前两个工作日加盖公章传真至党委宣传部办公室, 收件人 : 周老师, 传真 : 根据有关保密法规, 为防止泄密, 涉密的报道内容不得上传和发布于互联网 20

24 附件 6. 学校外事宣传材料清单 学校英文介绍 ppt 学校英文介绍画册 学校英文介绍折页 学校历史建筑 ( 中英文 ) 学校中英文新闻快讯 ( 电子版季刊 ) 学校广州国际校区宣传册 ( 以上宣传材料可向国际交流与合作处取用 ) 21

25 附件 7. 华南理工大学国内差旅费管理办法 22

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31 顾问 : 邱学青副校长主编 : 王庆年国际交流与合作处长副主编 : 马宁执行编辑 : 陈薇余少华余莞婷张云飞胡晨曦制作 : 国际交流与合作处联系我们 : ,international@scut.edu.cn 28

第四条中央单位邀请外宾来访应当按照有关外事管理规定, 严格执行计划审批规定 未经批准或授权, 不得对外发出正式邀请或作出承诺 接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数 天数, 费用开支范围以及资金来源 列支渠道 预算等 计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内, 不得突破 第二章预算管理第五条外

第四条中央单位邀请外宾来访应当按照有关外事管理规定, 严格执行计划审批规定 未经批准或授权, 不得对外发出正式邀请或作出承诺 接待计划应当明确外宾团组中由我方招待的人数 天数, 费用开支范围以及资金来源 列支渠道 预算等 计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内, 不得突破 第二章预算管理第五条外 中央和国家机关外宾接待经费管理办法 财行 [2013]533 号党中央各部门 国务院各部委 各直属机构 总后勤部 武警总部 全国人大常委会办公厅 全国政协办公厅 高法院 高检院 各人民团体 各民主党派中央 全国工商联 : 根据中共中央政治局关于改进工作作风 密切联系群众的八项规定和中央领导对有关厉行节约 反对浪费等方面的重要批示, 为进一步做好接待外宾工作, 规范接待外宾管理, 我们对 关于接待外宾费用开支标准和管理办法的规定

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