操作手册

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1 使用手册 北京北京易点固定资产云系统 北京易点易动科技有限公司

2 内容 1. 关于用户手册 登陆及账号 首页 系统管理 资产管理 易耗品管理 微信端 ( 员工自助 ) 北京易点易动科技有限公司 1 / 62

3 1. 关于用户手册 概述 易点办公的用户手册可帮助用户快速了解如何使用 易点固定资产云系统, 并指导用户设置基础数据, 管理固定资产和耗材 在易点固定资产云系统中, 实物资产管理分为两种模式 : 资产管理 : 是指实物资产按单品管理的, 每一个都是独立管理的, 比如电脑等设备 ; 耗材管理 : 是指实物资产按品类管理的, 每个品类中个体没有差异的, 比如打印纸, 硒鼓等 系统包括多个客户端版本 : 网页端 Mac 端 ios APP Android APP 微信端 ( 员工登陆使用 ) 用户可以使用同一个账号登陆不同的客户端, 数据互通 其中, 微信端用于员工登陆使用, 其他客户端由资产管理员使用 系统通过对资产设置唯一的资产编码 ( 标签 ) 进行管理, 通过 PC 端打印资产标签, 粘贴到设备上, 通过 Android 和 ios 端进行扫码管理 ( 入库 领用 退库 借用 盘点等 ) 对于第一次使用易点资产管理云系统, 建议按如下顺序进行初始化 : 1 系统管理 组织架构 员工档案 北京易点易动科技有限公司 2 / 62

4 2 资产管理 设置 资产分类 / 区域 / 标签模板设置 / 条码规则 / 签字设置 3 耗材管理 设置 仓库管理 / 核算设置 / 物品档案 / 签字设置 4 资产入库/ 耗材入库 关于易点办公 依托卓越的固定资产管理专业团队和 SaaS 云平台技术团队, 为各行业的企业 ( 政府 事业单位 ) 用户提供固定资产全生命周期的服务 : 固定资产管理, 耗材管理, 资产和耗材盘点及衍生服务 我们在不断地深化管理系统模型和流程来服务用户, 使其能够低成本及高效地管理实物资产进而降低管理成本 我们的愿景是依托云技术和行业认知为客户提供最专业的固定资产管理服务 了解更多请登录 北京易点易动科技有限公司 3 / 62

5 2. 登陆及账号 易点固定资产管理平台支持不同的客户端访问 : 浏览器 (IE9 及以上,360, 腾讯,Chrome 等等 ) 桌面客户端 (Windows, Mac OS) 手机 APP (Android, ios) 成功登陆之后, 自动跳转至 首页 功能, 可以看到对应的功能界面 ( 页面详细请查看章节 3) 易点固定资产平台账号可以登陆网页端系统 桌面端和手机 APP, 账户一致 北京易点易动科技有限公司 4 / 62

6 3. 首页 首页中, 展示了目前系统使用情况, 页面顶部包含企业名称 认证情况 购买 / 续 费 修改密码等 北京易点易动科技有限公司 5 / 62

7 4. 系统管理 角色管理 角色管理是用来管理多用户权限, 注册的管理员, 具有全部功能权限 如果需要增 加其他用户, 需要先创建角色, 然后对其授权 授权后, 可以将角色分配给一个或者多个用户 北京易点易动科技有限公司 6 / 62

8 用户管理 管理员通过用户管理功能维护用户信息, 包括新建 / 编辑用户数据 修改密码 禁用账号等 创建用户后, 可以对该用户分配相应的角色 ( 见角色管理章节 ), 以便用户有权限使用系统功能 当创建用户的时候, 管理员可以控制该用户是否可以手工盘点, 详见资产盘点章节中的移动端盘点 数据授权, 是对普通用户进行基础数据上的权限隔离, 可对用户分配可见的公司 分类 区域 ( 例如可以设置某个用户仅仅能够查看 / 操作指定公司 资产分类或区域下的数据 ) 北京易点易动科技有限公司 7 / 62

9 对用户进行数据授权时, 如果没有选择公司, 资产类别或者区域, 代表该用户拥有 全部数据权限 变更为超级管理员 : 可将超级管理员更换至他人 组织结构 在组织结构中, 用户可以自定义公司 部门 系统支持多层级公司和多层级部门 对于不再使用的公司或部门, 可以禁用, 禁用后, 在资产和耗材单据操作时, 看不 到被禁用的组织 北京易点易动科技有限公司 8 / 62

10 如果公司部门比较多, 也可以使用导入功能, 从系统中下载导入模板, 编辑好后, 导入到系统中 同步功能是指手工进行系统同步, 详见系统集成说明 员工管理 新建和维护员工档案, 可单独新建和编辑, 也可以进行批量导入 北京易点易动科技有限公司 9 / 62

11 注意 : 员工档案中必须有手机号, 才能与微信端绑定 系统在使用时, 这种标记, 均需选择使用人 北京易点易动科技有限公司 10 / 62

12 系统集成 用于设置同步企业钉钉中的组织结构和员工信息, 通过钉钉的 CropID 和 CropSecret, 实现 同企业钉钉同步 如何与钉钉集成同步组织架构和员工? 1 进入钉钉工作台, 点击 自建应用 北京易点易动科技有限公司 11 / 62

13 2 新增授权 北京易点易动科技有限公司 12 / 62

14 3 选择本企业开发者 选择授权人 输入 ip 白名单 4 同页面内, 下面勾选通讯录权限, 根据实际需要, 选择全公司或特定部门 如需按部门同步数据, 需选择指定部门, 可以每个部门获取一个 secret 北京易点易动科技有限公司 13 / 62

15 5 点击 提交并授权 按钮 北京易点易动科技有限公司 14 / 62

16 6 返回后, 查下 id 和 secret 北京易点易动科技有限公司 15 / 62

17 7 登录易点系统, 进入系统管理 系统集成, 选择 钉钉集成 8 按公司设置 Corpid 和 Corpsecret 9 进入系统管理 组织架构, 点击 同步 / 导入 按钮下的 同步组织结构, 如设置无误, 即可同步到钉钉中的部门和员工信息 北京易点易动科技有限公司 16 / 62

18 如何与企业微信集成同步组织架构和员工? 1 进入企业微信后台, 我的企业 页面, 页面下方包含企业 id 北京易点易动科技有限公司 17 / 62

19 2 企业后台 管理工具 通讯录同步, 获的企业 secret 3 部门 id, 企业后台 通讯录, 左侧部门列表中, 可查看每个部门的部门 id 北京易点易动科技有限公司 18 / 62

20 4 页面内, 下面勾选通讯录权限, 根据实际需要, 选择全公司或特定部门 ; 如 需按部门同步数据, 需选择指定部门, 可以每个部门获取一个 secret 北京易点易动科技有限公司 19 / 62

21 5 登录易点系统, 系统管理 系统集成, 选择企业微信, 最下方设置 id 和 secret, 如需按部门同步, 则需要按公司设置微信部门 id 北京易点易动科技有限公司 20 / 62

22 按公司设置 id 和 secret 6 进入系统管理 组织架构, 点击 同步 / 导入 按钮下的 同步组织结构, 如设置无误, 即可同步到钉钉中的部门和员工信息 北京易点易动科技有限公司 21 / 62

23 北京易点易动科技有限公司 22 / 62 易点固定资产管理云系统

24 5. 资产管理 设置 资产分类 在注册并首次登陆系统后, 平台默认创建国家标准的资产分类数据 企业也可以跟着自己的业务需求, 创建新的资产分类, 或者编辑默认数据 易点资产管理平台支持多级资产分类的创建 当创建资产数据时, 只能使用最末级的资产分类, 如果在已有资产分类下, 增加下级分类, 系统自动将该分类下的资产数据迁移到新建的第一个下级分类 注意 : 年限单位为月 区域 区域即资产归属地的概念, 如华北区 东北区, 也可以是小范围分类, 如长安街, 或者是具体地址, 如盘古大厦, 企业可以按自己的需求设置 北京易点易动科技有限公司 23 / 62

25 标签模板设置 用于设置资产信息生成的标签样式, 目前系统提供 9 种样式以供选择, 如有特殊 需求, 请发送邮件至 service@yideamobile.com 签字与员工自助设置 签字设置是用于设置资产管理下的各个单据是否需要在保存时必须签字 北京易点易动科技有限公司 24 / 62

26 如果选择需要签字, 则该单据在保存后, 会发送签字任务到当前操作员的移动端上, 由操作员要求需要签字的人员, 在移动端设备上签字 资产单据的签字和耗材单据的签字需要分别设置 北京易点易动科技有限公司 25 / 62

27 签字完成后, 单据上会体现已签, 可查看签字图片 员工自助设置, 用于设置哪些分类允许员工在微信端自助申请领用 退还 借用 交接等 北京易点易动科技有限公司 26 / 62

28 资产管理流程 领用退库 借用归还 资产入库 实物信息变更 财务信息变更 维修信息登记 清理报废 北京易点易动科技有限公司 27 / 62

29 资产入库 易点固定资产管理云系统 用户可以使用资产入库功能完成资产新增 各种业务处理 打印标签及入库单 查 看资产处理记录等 列表中所有字段支持排序和查询 北京易点易动科技有限公司 28 / 62

30 处理功能 : 详见各资产处理功能介绍 易点固定资产管理云系统 新增 : 新增固定资产卡片 系统会根据使用公司和资产分类, 自动生成资产条 码 注意 : 使用期限 ( 月 ) 务必注意单位是 月, 分析报表中的到期资产, 是以资产采购时间加使 用期限判断的 北京易点易动科技有限公司 29 / 62

31 编辑 : 其中修改和删除功能只能用于尚未经过其他处理单的资产, 即没有处理记录的资产, 可以直接修改或删除 已有处理记录的资产, 只能通过其它处理单修改其内容或清理报废 其中删除功能仅限企业管理员可以使用 导入 / 导出 : 用于批量导入资产数据 及导出资产到 excel 表 复制 : 用于相同资产大批量增加, 如购入同型号电脑 10 台, 只需录入一台, 复制 9 个即可 打印 : 打印资产标签或打印入库单 查看使用记录 : 用于查询所选资产从入库到清理的全部处理过程 自定义字段 : 系统可自定义字段, 在资产新增或在编辑 管理自定义属性中维护 自定义字段可设置为全局 ( 全部资产均增加 ) 分类( 当前分类增加 ) 当前资产( 仅当前资产增加 ), 同时可选择是否为必填项 全局字段会自动扩展到资产入库和资产清单的列表中 分类 当前资产字段会汇总显示到扩展字段列中, 可通过模糊查询搜索 北京易点易动科技有限公司 30 / 62

32 领用退库 领用退库用于资产长期归属某员工使用的操作 例如新员工入职后, 领用电脑, 在 离职时, 将其退库 已领出的资产不能重复领出 退库只能对在用的资产进行退库 北京易点易动科技有限公司 31 / 62

33 借用归还 借用归还用于临时借用资产, 短时间归还的情况, 如员工借用相机 投影仪去开会, 事后立刻归还 已借出的资产不能重复借出 资产调拨 资产调拨支持将资产从一个公司 ( 或部门 ) 调拨到另一个公 ( 或部门 ), 由调出人或系统管理员做调出操作, 调入的管理员必须确认调入, 确认后, 资产信息自动变更, 并保存处理记录 调拨取消功能, 只能由系统管理员 ( 注册用户 ) 取消, 其他用户没有权限取消调拨 北京易点易动科技有限公司 32 / 62

34 系统支持对调拨单中的资产逐条确认调入或打回 : a) 调入确认页面更新, 可按每行资产进行确认 b) 可选择要确认的资产, 然后确认去调入部门 使用人 调入日期 区域和存放 地点 ; 表头对应内容, 为快速输入, 选择后, 明细行中会自动选择其内容 北京易点易动科技有限公司 33 / 62

35 c) 如有未收到的资产, 可暂不处理, 只确认已收到的, 下次再确认其他明细行 实物信息变更 实物信息变更用于资产信息的修改, 除了管理员 所属公司和金额外, 均可变更, 用于资产管理员维护资产信息 北京易点易动科技有限公司 34 / 62

36 财务信息变更 财务信息变更用于资产管理员维护资产的所属公司和金额, 主要用于公司之间占用 资产, 或金额发生变化的情况 北京易点易动科技有限公司 35 / 62

37 维修登记 维修登记用于登记资产维修情况 维修记录可以有俩个来源 : 1 管理员创建维修登记单, 可以控制资产是否在维修中, 记录维修花费 维修内容等 2 员工通过微信报修, 报修后的单据会自动生成状态为 保修中 的维修单并发送通知给相应资产管理员, 资产管理员再通过修改维修登记, 确定资产的维修情况 ( 同 1) 资产清理 资产清理用于记录固定资产清理报废 北京易点易动科技有限公司 36 / 62

38 资产盘点 盘点流程 创建盘点单 下载盘点单 资产盘点 提交盘点单 上传盘点结果 完成 北京易点易动科技有限公司 37 / 62

39 PC 端资产盘点 易点固定资产管理云系统 资产盘点功能包括创建盘点单 分配盘点人员 提交盘点结果 完成盘点等 创建盘点单 : 根据所选条件筛选出符合条件的资产, 加入到盘点单中, 分配用 户用于分配哪些用户可以在移动端看见此盘点单进行盘点 北京易点易动科技有限公司 38 / 62

40 查看 : 用于查看盘点单内容及盘点结果 提交盘点结果 : 提交后, 系统会自动将已盘资产的新信息更新到资产信息中, 并记录处理记录 ; 盘盈的, 如果系统中存在, 则更新其信息, 如不存在则会新增一个资产 ; 未盘不处理 北京易点易动科技有限公司 39 / 62

41 导出 : 将所选盘点单的结果导出到 excel 易点固定资产管理云系统 分配用户 : 设置可以查看所选盘点单的用户 ; 完成 / 反完成 : 设置盘点单到完成状态, 已完成的不能再进行盘点 移动端 ( 手机 APP) 资产盘点 下载盘点单 : 在移动端, 首先需要下载盘点单才可使用 点击同步数据按钮, 下载 完成提示同步数据完成 北京易点易动科技有限公司 40 / 62

42 过滤条件及默认地点 : 此过滤条件是查询当前盘点单中的资产 易点固定资产管理云系统 操作按钮同步数据 : 将盘点结果上传到服务端 扫码 : 通过手机摄像头进行扫码, 盘盈 : 对于没有标签 在盘点过程中发现的资产, 进行盘盈处理, 增加一个资产 北京易点易动科技有限公司 41 / 62

43 盘点界面当用户使用手机摄像头或者扫描枪扫描资产条码后, 资产详细信息被显示 ( 如下图 ) 在当前界面, 允许用户修改资产的区域, 使用公司 / 部门, 使用人等信息 APP 也支持用户手工选择 / 定位一个资产 ( 管理员可以在 用户管理 功能中设置不允许手工盘点, 只能通过扫码 ) 北京易点易动科技有限公司 42 / 62

44 北京易点易动科技有限公司 43 / 62 易点固定资产管理云系统

45 6. 易耗品管理 设置 仓库管理 仓库管理, 用于易耗品仓库的创建 修改和删除 库存核算设置 用于设置消耗品库存的核算方式, 目前系统支持按批次核算和移动加权两种核算方 式 一旦有入库或出库单据后, 核算方式不可再修改, 请谨慎选择 北京易点易动科技有限公司 44 / 62

46 易耗品档案 易耗品档案, 用于管理易耗品分类和易耗品列表 在消耗品档案中, 可以设置消耗品信息及是否启用 ( 禁用的消耗品不算在付费数量中 ) 签字设置 请参考资产签字设置 易耗品入库 入库单 用于记录易耗品入库的信息 在创建入库单页面, 选择要入库的物品, 然后输入数 量和金额 单价将根据输入的数量和金额自动计算 北京易点易动科技有限公司 45 / 62

47 盘盈入库 用于记录物品盘点后的入库 在创建盘盈入库单页面, 选择物品后, 填写数量和金 额 单价将根据输入的数量和金额自动计算 北京易点易动科技有限公司 46 / 62

48 易耗品出库 易点固定资产管理云系统 出库单 用于日常领用出库, 出库只需选择物品, 填写出库数量即可 单价和金额会根据所 选核算方式自动计算 注意 : 如果是使用批次核算, 出库时每个批次会独立有一行记录 盘亏出库 盘亏出库用于盘点后盘亏物品出库, 无需填写使用人 ; 与领用出库相同, 只需填写 数量 单价和金额会自动计算 北京易点易动科技有限公司 47 / 62

49 易耗品调拨 调拨单用于物品在仓库之间的转移, 系统会根据核算方式, 自动计算调拨价格 北京易点易动科技有限公司 48 / 62

50 调拨后, 需要由有调入仓库权限的用户进行调入确认, 确认后, 调拨才算完成 消耗品盘点 用于消耗品的盘点工作 首先在系统中创建盘点单, 选择盘点范围及盘点人, 保存 后, 系统会自动将所选仓库的即时库存同步到盘点单中用于盘点, 同时系统会冻结 该仓库, 直到盘点结束 通过移动端进行盘点, 扫码消耗品的商品码或手工选择耗材, 输入实盘数量, 北京易点易动科技有限公司 49 / 62

51 盘点完成后与服务端同步数据 北京易点易动科技有限公司 50 / 62

52 完成盘点单 北京易点易动科技有限公司 51 / 62

53 7. 微信端 ( 员工自助服务 ) 普通员工 ( 资产使用人 ) 可关注易点办公微信公众号 (YDOffice), 使用员工自 助服务查看自己名下资产 报修 / 报错 盘点 领用 退还 借用 交接等工作 登陆及账号 扫描关注易点办公服务号, 点击 员工服务, 即可进入易点固定资产管理平台 - 员工端 输入手机号, 点击 获取验证码 按钮, 短信消息将发送到当前手机号 输入短信 验证码, 点击 绑定 按钮, 进入微信员工端系统 北京易点易动科技有限公司 52 / 62

54 我的资产 易点固定资产管理云系统 登陆员工端系统后, 点击下方 资产 菜单, 进入 我的资产 页面 在 我的资产 页面, 员工可以管理自己名下的资产, 包括查看资产列表和详情 报修 / 报错等 点击页面上方的 手动搜索 按钮, 输入关键字快速查找资产 或通过 扫码定位 功能定位和查看资产详情 点击资产列表中的 报修 或 报错 按钮, 员工可以输入报修 / 报错内容, 并提交给管理员 员工从微信端报修一个资产, 该资产的管理员将在 PC 端和手机端收到一个通知, 当前被报修的资产状态将改变到 报修中 在 PC 和 APP 端的维修信息登记页面, 资产管理员可以根据实际情况改变资产状态到 维修中 或 已完成 北京易点易动科技有限公司 53 / 62

55 对于报错的资产, 该资产的管理员将在 PC 端和手机端收到一个通知, 并可查看资 产的报错内容 报错人等信息 工作 点击下方 工作 菜单, 进入 工作 页面 在当前页面, 可以申请领用 退还 借用资产, 员工之间交接资产 盘点自己名下资产, 以及查看申请进度 首先系统管理员需要在易点 PC 端配置 ( 资产管理 -> 设置 -> 签字与员工自助 ) 允 许员工自助领用 借用 交接的资产类别, 配置完成后, 员工可以使用微信端自助 申请领用 借用及交接资产 北京易点易动科技有限公司 54 / 62

56 (PC 端配置员工自助服务 ) 我的申请 查看当前员工的领用 退还 借用申请 北京易点易动科技有限公司 55 / 62

57 领用在 工作 页面, 点击 领用 按钮, 选择要申请领用的资产, 可以输入领用说明, 点击 确定 按钮后, 管理员会收到消息通知 员工可以在 我的申请 功能中查看领用申请的批准进度 管理员审批通过后, 微信端将收到申请批复通知 北京易点易动科技有限公司 56 / 62

58 退还在 工作 页面, 点击 退还 按钮, 选择要申请退还的资产, 可以输入退还说明, 点击 确定 按钮后, 管理员会收到消息通知 员工可以在 我的申请 功能中查看申请批准进度 管理员审批通过后, 微信端将收到退还申请的批复通知 北京易点易动科技有限公司 57 / 62

59 借用在 工作 页面, 点击 借用 按钮, 选择要申请借用的资产, 可以输入借用说明, 点击 确定 按钮后, 管理员会收到消息通知 员工可以在 我的申请 功能中查看借用申请的批准进度 管理员审批通过后, 微信端将收到申请批复通知 交接 北京易点易动科技有限公司 58 / 62

60 员工之间自助交接资产 原资产使用人点击 交接 按钮, 从名下的资产中选择要 交接的资产 : 点击 交接 按钮, 一个二维码弹出 资产接收人扫描二维码, 点击确定后, 完成 资产交接过程 资产交接完成后, 消息通知发送到管理员 北京易点易动科技有限公司 59 / 62

61 盘点点击 盘点 按钮, 进入 我的盘点单 页面 在该页面中, 员工可以查看资产管理员创建的所有盘点单, 并对自己名下的资产进行盘点确认 在 我的盘点单 页面, 默认列出进行中的所有盘点单, 可以点击右上角的 已完成 按钮, 查看完成状态的盘点单 点击列表中的一个盘点单, 进入明细页面 在明细页面中, 列出了当前盘点单中该员工名下所属的资产 北京易点易动科技有限公司 60 / 62

62 点击 盘点 或 盘亏 按钮进行资产盘点确认 点击 盘点 按钮后, 员工可以 对资产拍照, 并填写盘点备注 已盘资产可以重新拍照 我的 点击下方 我的 按钮, 进入 员工详情 页面, 可以查看当前员工的详情信息, 如绑定的手机号, 公司, 部门等 北京易点易动科技有限公司 61 / 62

63 北京易点易动科技有限公司 62 / 62 易点固定资产管理云系统

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