公文处理办法

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贰糜
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1 受控状态 : 受控非受控发放号 : 公文处理制度 XTJ/G2-X ( 第二版 ) 编制 : 王敏文审核 : 陈湘清批准 : 李丁湖南省特种设备检验检测研究院 1

2 公文处理制度 1 目的 1.1 为使本院的公文处理工作规范化制度化科学化, 根据国务院颁布的国家行政机关公文处理办法及湖南省人民政府颁布的湖南省行政机关公文处理办法, 结合我院实际, 制定本制度 1.2 本院公文 ( 包括电报, 下同 ) 是本院在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书, 是依法行政和进行公务活动的重要工具 1.3 公文处理指公文的办理管理整理 ( 立卷 ) 归档等一系列相互关联衔接有序的工作 1.4 本院公文处理坚持实事求是精简高效的原则, 做到及时准确安全 1.5 本院公文处理严格执行国家保密法律法规和其他有关规定, 确保国家秘密的安全 1.6 办公室是本院公文处理的管理机构, 办公室文秘人员负责具体的公文处理工作 2 公文种类 2.1 本院的公文种类主要有 : 通知适用于批转下级机关的公文, 转发上级机关和不相隶属机关的公文, 传达要求下级机关办理和需要有关院周知或者执行的事项, 任免人员通报适用于表彰先进, 批评错误, 传达重要精神或者情况 2

3 2.1.3 报告适用于向上级机关汇报工作, 反映情况, 答复上级机关的询问请示适用于向上级机关请求指示批准批复适用于答复下级机关的请示事项意见适用于对重要问题提出见解和处理办法函适用于不相隶属机关之间商洽工作, 询问和答复问题, 请求批准和答复审批事项会议纪要适用于记载传达会议情况和议定事项签呈适用于全院各部门负责人向院领导请示报告各部门不可自行解决或涉及面大较为重要的事项, 留文字备查使用的一种文书 3 公文格式 3.1 本院公文除签呈的格式按照国家行政机关公文处理办法执行, 一般由秘密等级和保密期限紧急程度发文机关标识发文字号签发人标题主送机关正文附件说明成文日期印章附注附件主题词抄送机关印发机关和印发日期等部分组成涉及国家秘密的公文标明密级和保密期限其中, 绝密机密 3

4 级公文标明份数序号紧急公文根据紧急程度分别标明特急急件其中电报分别标明特提特急加急平急发文机关标识使用湖南省特种设备检验检测研究院本院与其他机构联合行文时, 保证公文首页显示正文本院发文字号包括机关代字年份序号非函类行政公文标识为湘特检发 [XXXX] X 号湘特检 XX 分院 [XXXX] X 号, 函类行政公文标识为湘特检函字 [XXXX] 第 X 号湘特检 XX 分院函字 [XXXX] 第 X 号党委公文标识为湘特检党委 [XXXX] X 号湘特检 XX 分院支部 [XXXX] X 号纪委公文标识为湘特检纪发 [XXXX] X 号, 总工程师办公室公文标识为湘特检质通 [XXXX] X 号, 团委公文标识为湘特检团发 [XXXX] X 号, 绩效考核公文标识为编号 :X X X X X X 本院上行文注明签发人会签人姓名本院公文标题中除法规规章名称加书名号外, 一般不用标点符号主送机关指公文的主要受理机关, 使用全称或者规范化简称统称公文如有附件, 在正文之后成文日期之前注明附件顺序和名称成文日期以负责人签发的日期为准电报以发出日期为准公文除会议纪要签呈外, 加盖印章当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时, 打印室人员应当调整行距字距, 务使印章与正文同处一面, 不得采取标识此页无正文的方法公文如有附注 ( 需要说明的其他事项 ) 加圆括号标注 4

5 公文标注主题词时, 上行文应使用湖南省质量技术监督局规定的公文主题词表中的词目主题词标引顺序按类别词类属词地区文种的顺序排列抄送指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位, 使用全称或者规范化简称统称公文印发机关为办公室公文印发日期以公文付印日期为准文字从左至右横写横排 3.2 公文中各组成部分的标识规则, 参照国家行政机关公文格式国家标准执行 3.3 公文用纸采用国际标准 A4 型 (210mm 297mm), 左侧装订, 格式字体以省院文函样式为准 ( 见附件 ) 张贴的公文用纸大小, 根据本院实际需要确定 4 行文规则 4.1 行文应当确有必要, 注重效用凡是能通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项, 不予行文 4.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定, 一般不得越级请示和报告, 省院的请示和报告一律主送湖南省质量技术监督局分院的请示和报告一律主送省院 4.3 省院向所属部门或者本系统的重要行文, 同时抄送湖南省质量技术监督局分院内分院间本系统同区域单位以及对外的重要行文, 同时抄报省院 4.4 请示应当一文一事 ; 主送机关为湖南省质量技术监督局, 分院为 5

6 省院, 需要同时送其他机关的, 用抄送形式报告中不得夹带请示事项 4.5 除湖南省质量技术监督局直接交办的事项外, 不得以本院名义向局长报送请示意见报告和签呈 ; 也不得将需要审批的公文以内部签报白头信函等形式报送局长及局里其他领导 5 发文办理 5.1 发文办理指以本院名义制发公文的过程, 包括草拟审核签发复核缮印用印登记分发等程序 5.2 办公室草拟公文应当做到 : 符合国家的法律法规及其他有关特种设备的规定如提出新的政策规定等, 要切实可行并加以说明情况确实, 观点明确, 表述准确, 结构严谨, 条理清楚, 直述不曲, 字词规范, 标点正确, 篇幅力求简短公文的文种应当根据行文目的发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定拟制紧急公文, 应当体现紧急的原因, 并根据实际需要确定紧急程度拟制秘密公文, 应当根据涉密事项, 按照有关保密规定确定密级和保密期限人名地名数字引文准确引用公文应当先引标题, 后引发文字号引用外文应当注明中文含义日期应当写明具体的年月日结构层次序数, 第一层为一, 第二层为 ( 一 ), 第三层为 1., 第四层为 (1) 应当使用国家法定计量单位 6

7 5.2.8 文内使用非规范化简称, 应当先用全称并注明简称使用国际组织外文名称或其缩写形式, 应当在第一次出现时注明准确的中文译名公文中的数字, 除成文日期部分结构层次序数和在词词组惯用语缩略语具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外, 应当使用阿拉伯数字本院各部门拟制公文, 需经各部门负责人进行审核公文送省院院长签发前, 应当由办公室再次进行审核党委的公文由党委办进行审核审核的重点是 : 是否确需行文, 行文方式是否妥当, 是否符合行文规则和拟制公文的有关要求, 公文格式是否符合国家行政机关公文处理办法和本办法的规定等以省院名义发的上行文, 由省院院长签发 ; 以省院名义发的下行文或平行文, 由省院院长或者由省院院长授权的其他负责人签发以分院名义发的上行文, 由分院院长签发 ; 以分院名义发的下行文或平行文, 由分院院长或者由分院院长授权的其他负责人签发党委或支部的行文由党委书记或支部书记签发 ; 签呈要由本部门或分院负责人签署姓名和日期, 签呈经办人应为我院部长分院长副总工程师以上的干部 ; 签呈内容涉及院内多个部门时, 由签呈部门签后呈报院领导公文正式印制前, 办公室应当进行复核, 重点是 : 审批签发手续是否完备, 附件材料是否齐全, 格式是否统一规范等经签发的公文, 统一由办公室编制并印刷, 签发后的公文, 未经签发人同意, 不得改动经复核需要对文稿进行实质性修改的, 应按程序复审 7

8 未经正式程序的公文, 打印室人员一律不得打印公文办完后, 涉密文件办公室应及时将公文的签发稿正本和有关材料整理归档签呈一经院领导审批, 有关部门要迅速认真落实, 承办签呈部门负责催办, 并将办理情况及时报告院领导 ; 签呈内容需召集会议讨论决定的, 由办公室根据院领导批示意见统一安排 ; 已办理的签呈, 应由承办签呈的有关部门交办公室存档, 以备查询 5.3 OA 办公系统发文发文流程图发文部门起草发文部门核稿分管院长审核办公室 / 党办核稿 / 中转办公室 / 党办盖章办公室 / 党办编号院领导签发领导会签办公室 / 党办发文办公室 / 党办存档需打印再印出下发填写发文登记表 ( 电子版 ) 6 第六章收文办理 6.1 收文办理指对收到公文的办理过程, 包括签收登记审核拟办批办承办催办等程序 6.2 公文一律由办公室签发, 按办件阅件简报等进行分类登记, 依程序办理员工查阅借阅文件, 须登记, 阅完即刻归还, 方便办公室存档 8

9 6.3 不相隶属的院的公文经审核, 对符合国家行政机关公文处理办法和湖南省行政机关公文处理办法规定的公文, 办公室应及时提出拟办意见送省院院长批示或者交有关部门办理对不符合国家行政机关公文处理办法和湖南省行政机关公文处理办法规定的公文, 经办公室主任批准后, 可以退回原单位并说明理由 6.4 承办部门收到交办的公文后应当及时办理, 不得延误推诿紧急公文应当按时限要求办理, 确有困难的, 应当及时予以说明对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的, 应当及时退回办公室并说明理由 6.5 收到上级下发或者交办的公文, 由办公室按文件的内容和性质进行分送, 院领导阅示后, 由办公室按领导批示意见进行分办 6.6 送省院院长批示或者交有关部门办理的公文, 办公室要负责催办, 送党委书记批示或交有关部门办理的公文, 党委办要负责催办, 做到紧急公文跟踪催办, 重要公文重点催办, 一般公文定期催办 6.7 OA 办公系统收文上级来文处理流程图收文登记表 ( 电子版 ) 上级来文收文登记文件扫描存档并上传至 OA 办公室主任批示公文处理笺收文中转传阅或部门承办收文中转主要领导批示 9

10 存档文件原稿加盖收文存档印章后入卷归档 7 第七章公文归档 7.1 公文办理完毕后, 应当根据中华人民共和国档案法和其他有关规定, 及时将公文正本原稿附件及有关材料整理 ( 立卷 ) 归档个人不得保存应当归档的公文 7.2 归档范围内的公文, 应当根据其相互联系特征和保存价值等整理 ( 立卷 ), 要保证归档公文的齐全完整, 能正确反映本院的主要工作情况, 便于保管和利用 7.3 归档范围内的公文应当确定保管期限, 按照有关规定定期向档案部门移交 7.4 拟制修改和签批公文, 一般使用钢笔毛笔专用签字笔, 不得使用铅笔圆珠笔, 书写及所有纸张和字迹材料必须符合存档要求 7.5 电子公文下载后, 按收文时间进行收文登记处理, 同时, 将其保存至相应文件夹或软盘中以备查阅 8 公文管理 8.1 公文由办公室文秘人员统一收发审核用印档案和销毁 8.2 上级机关的公文, 除绝密组和注明不准翻印的以外, 所属部门经省院院长或者办公室主任批准, 可以翻印翻印时, 应当注明翻印的机关日期份数和印发范围 8.3 公文复印件作为正式公文使用时, 应当加盖复印机关证明章, 视同正式公文妥善保管 10

11 8.4 复印秘密公文按照有关规定执行 8.5 公文被撤销, 视作自始不产生效力 ; 公文被废止, 视作自废止之日起不产生效力 8.6 不具备归档和存查价值的公文, 经过鉴别并经办公室主任批准, 可以销毁 8.7 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销, 保证不丢失不漏销其中, 销毁绝密公文 ( 含密码电报 ) 应当严格履行登记手续 8.8 办公室工作人员调离工作岗位时, 应当将本人暂存借用的公文按照有关规定移交清退 8.9 其他对外报送的材料, 须由院长书记或其分管领导签字, 办公室加盖公章后方可对外报送 9 附则 9.1 本制度自批准颁布之日起执行 9.2 本制度由省院办公室负责解释 11

12 附件 : 12

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第三条各级行政机关的办公厅 ( 室 ) 是公文处理的管理机构, 主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作第四条各级行政机关的办公厅 ( 室 ) 应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作文秘人员应当忠于职守, 廉洁正派, 具备有关专业知识第五条各级行政机关要发扬深入实际联系群众调查

第三条各级行政机关的办公厅 ( 室 ) 是公文处理的管理机构, 主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作第四条各级行政机关的办公厅 ( 室 ) 应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作文秘人员应当忠于职守, 廉洁正派, 具备有关专业知识第五条各级行政机关要发扬深入实际联系群众调查国家行政机关公文处理办法 2000 年 ( 庚辰年 )8 月 24 日, 国务院以国发 2000 23 号印发国家行政机关公文处理办法办法分总则公文种类公文格式行文规则发文办理收文办理公文归档公文管理附则 9 章 57 条, 自 2001 年 1 月 1 日起施行 2012 年 4 月 16 日, 中共中央办公厅国务院办公厅印发党政机关公文处理工作条例 ( 中办发 2012