安徽省教育厅电子政务系统

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钧风祁
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1 皖西学院电子政务系统用户操作手册 2015 年 5 月 1

2 第 1 章系统概述本系统可应用于政府机关企事业单位教育科研机构, 目的主要是实现一个集成的协同办公平台, 打造单位内部信息管理的中心, 让所有单位工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理系统吸收先进管理理念, 利用先进的主流的开发技术, 为企事业单位提供充分且必要的行政办公信息管理功能, 将资源共享信息联动操作简洁高效等理念贯彻到系统设计的每一个环节系统主要包括以下几个方面 : ( 一 ) 公文管理公文处理是单位日常办公的主要内容之一, 也是行政办公系统的核心功能本系统采用独立的工作流引擎和图形化的工作流设计, 可实现多路分支, 选择分支, 汇聚等复杂流程除了能够处理文件的起草审核核稿签发会签签章分发归档等文件管理的全过程之外, 还能够方便灵活地处理请示报告审批请假等公务类信息 ( 二 ) 信息发布电子政务系统是单位职工使用频率最高的信息系统, 理应作为单位内部信息的汇聚中心, 以避免信息分散给用户查阅信息带来不便, 同时亦能保证信息发布的安全性和权威性本系统支持自定义一到十级的信息发布流程管理, 既保证信息发布权威性又保证信息发布管理的灵活性同时将各类信息组织成清晰的树状结构, 方便用户查阅, 还可以根据需要对信息栏目进行重新组织与管理 ( 三 ) 信息交换信息交换是指上下级同级单位业务单位之间进行公文新闻通告等信息传送以及垂直业务部门之间业务信息报送等本系统能适应各级各类单位行政办公系统之间建立多对多的连接关系, 采用独立的信息交换引擎设计安全的密钥交换机制和可靠的信息加密传送机制, 能方便地扩展与其它办公系统之间进行信息交换 ( 例如能与高校普遍使用的教育行政办公系统无缝地进行信息交换连接与信息传送 ) ( 四 ) 流程延伸流程延伸是指各自建有自身独立行政办公系统的单位之间需要协同处理公文或信息的流程管理能力本系统支持各独立行政办公系统服务器之间协同定义文件处理流程和文件信息处理, 适应具有隶属关系的上下级部门之间集团企业总部与下属企业之间大型企业公司各事业部之间以及具有职能分工的业务部门之间进行文件审批和信息协同处理 2

3 ( 五 ) 个人助理个人助理包括了单位员工办公学习生活所必须的信息管理功能本系统提供了丰富的个人两人之间, 群体之间的信息管理和信息传送功能, 主要有个人日程安排关联人员日程安排点对点信息传送即时通讯个人及公共通讯录待办事项提醒等 ( 六 ) 资源管理这里资源管理是指个人或群体利用网络存储管理文档及文件夹并实现资源共享本系统能够实现个人资源管理群体资源协同管理个人资源共享管理群体资源共享管理等灵活多样的资源管理方式, 充分满足单位员工资源管理和资源共享的需要 ( 七 ) 信息论坛支持附件头像置项投票等主流论坛常用功能 ( 八 ) 系统部署本系统支持 LDAP 认证, 能方便地扩展并集成到各类认证平台及单点登录体系架构中 3

第 2 章如何登录系统 2.1 登录系统 2.1.1 用户登录认证的信息输入打开 IE 浏览器, 输入电子政务系统网站地址 :http://oa.wxc.edu.

4 第 2 章如何登录系统 2.1 登录系统用户登录认证的信息输入打开 IE 浏览器, 输入电子政务系统网站地址 : 在提示的用户登录接口中, 用户输入登录信息, 只有通过用户认证, 才可以进入系统, 使用系统功能用户认证时需输入一些信息, 内容如下 ( 如下表所示 ): 编号属性类型说明及约束是否必填 1 用户名字符必须是工号是 2 密码字符密码与信息门户相同是建议 : 用户从校园信息门户的单点登录中登录 OA 系统在登陆界面的下方, 提供了 PC 客户端下载, 用户可以从这里下载到正常使用电子政 4

5 务系统所需要的客户端程序参数合法性检查在用户登录时会进行合法性检查, 包括 : 检查所有必填数据是否已经填写 / 选择输入的用户名 / 密码是否真实有效当用户忘记输入用户名时或者输错用户名时, 将会出现错误提示当通过合法性检查时 ( 即通过用户认证 ), 用户就登录成功了操作前提 : 用户必须在系统中已经有注册的正式教职工, 并且用户状态是有效状态 2.2 首页首次登陆的首页首次登录时, 系统接口如图 : 5

6 不同的用户, 首页显示的版面都是相同的, 但显示的业务功能模块个数不一定相同, 因为每个用户能够使用的功能范围不尽相同此外, 首页中显示的待办公文公告通知等内容与当前用户的权限相关首页内容说明 : 属性类型说明及约束 LOGO 显示单位的 logo 标识页面头快速通道用户常用的业务业务应用待办事宜网络公告公文阅读今日领导安排今日会议安排显示当前需要处理的所有公文信息等显示最新的通知公告显示最新的公文显示当天日期所有领导的工作安排显示当天日期所有会议安排业务模块业务模块根据当前用户的角色或权限而显示第 3 章个性化设置温馨提示 : 当用户第一次使用系统时, 建议您首先进行个性化的初始设置 3.1 个人资料点击系统管理个人信息个人信息修改, 可以修改用户的信息 6

7 个人信息包括用户姓名职务电话单位个人签名等, 其中姓名职务单位等信息, 个人不能修改, 由单位管理员统一设置 ; 该设置在下次登录时即可生效 3.2 修改密码点击系统管理个人信息修改密码, 可以修改用户的密码注意 :OA 系统的个人密码和信息门户相同, 用户在此修改密码无效 7

8 第四章公文处理 ( 工作流 ) 公文处理是单位日常办公的主要内容之一, 也是行政办公系统的核心功能本系统采用独立的工作流引擎和图形化的工作流设计, 可实现多路分支, 选择分支, 汇聚等复杂流程使用人员说明使用人员工作流设计人员单位业务人员工作流管理人员操作说明流程的设计人员, 也是业务流程管理人员, 负责管理具体的流程操作使用业务的人员, 处理工作流任务负责工作流监控的工作, 对运行中的工作流进行监视控制分析应用范围说明组织单位内部可以通过工作流进行处理的事务范围广泛, 以行政发文管理及收文管理为应用基础, 可涵盖资源申请设备申购人力资源日常报送等工作领域, 所有涉及到协同审批流转的事务都可以通过工作流来完成如 : 发文流程审批, 收文办理审批, 合同会审管理, 用品领用流程, 员工请假审批, 员工出差审批界面菜单说明菜单项说明待办事宜记录了用户当前需要处理的所有信息起草公文发文流程审批的开始收文登记收文办理审批的开始公文处理 ( 发文 ) 记录走发文流程处理的公文 ( 包括未处理已处理 ) 公文处理 ( 收文 ) 记录走收文流程处理的公文 ( 包括未处理已处理 ) 公文处理 ( 所有文件 ) 记录所有公文, 方便查找, 并可以废除文件公文清理彻底清除已废除的文件系统菜单界面如下图 : 8

9 4.1 待办事宜待办事宜中记录了用户当前需要处理的所有公文信息外单位来文以及来自个人的信息, 是一个事务处理提醒中心, 避免了用户操作查看各个功能模块信息列表等繁琐操作待办事宜条目用户可以删除, 但在各相关模块中仍保留原始记录如图 : 未处理事项将显示为红色, 点击标题进入查看 9

1 起草公文 ( 拟稿 ) 起草公文是发文审批流程的开始, 是办公系统使用最频繁的功能之一系统默认情况所以用户都有起草公文的权限,

10 4.2 发文流程典型的发文流程包括拟稿, 审批, 成文三大部分 ; 如图所示, 对于公文审批, 每个单位的的做法可能不一样, 但一般都包括 : 部门审核办公室核稿领导签发办公室复核等部分起草公文 ( 拟稿 ) 起草公文是发文审批流程的开始, 是办公系统使用最频繁的功能之一系统默认情况所以用户都有起草公文的权限, 但一般都是由科室的科员来起草公文 ( 拟稿 ) 起草公文按以下步骤进行 : 第 1 步 : 选择发文流程 ( 工作流 ) 用户选择了起草公文菜单后, 右边会出现当前用户具有权限的发文流程, 如图 : 这里的发文流程 ( 工作流 ) 是流程管理人员预先设置好的, 预了解流程如何设置, 请点击此处 10

11 第 2 步填写发文审批单点击流程名称进入发文审批单界面, 如图 : 上图发文审批单各字段说明 (* 为必填项 ) 字段名称说明流程名称流程名称是第 1 步用户选择的流程, 不可更改模板名称模板名称是第 1 步用户选择的流程对应的模板, 管理员预设, 不可更改文号文号是成文后由专人负责编写的, 拟稿人不能操作 * 标题必填项, 主要用于后续处理跟踪查询汇总统计 * 主送是指公文的主要受理单位, 即对公文负主办或答复责任的单位抄送是将文件在主送的同时发送给与公文有关需要知晓或遵照执行的单位密级分为 : 普通, 秘密, 机密, 绝密 4 种 ; 普通指无保密要求, 其他三种文件阅读的范围不同, 只有相应职务级别者, 才能阅读相应密级的文件缓急指公文送达和办理的时限要求分为 : 普通急特急公开属性依据相关规定决定是否予以公开, 分为 : 主动公开以申请公开不公开拟稿单位指拟稿人所在单位, 由系统自动产生, 不能更改拟稿人由系统自动产生, 不能更改拟稿日期由系统自动产生, 不能更改联系电话指拟稿人联系电话, 可以为空附件点击上传附件按钮, 上传附件, 一次只能上传一个文件核对指对公文进行核对的人, 一般都是拟稿人本人, 可以没有份数指公文印发份数办公室核稿人需要办公室核稿的文件由办公室最终核稿的人, 可以没有意见指对公文的意见, 一般是后续审核人员才用到, 拟稿人一般为空 11

12 第 3 步编辑正文发文审批单下面紧接着就是公文的正文, 如图 : 带模板的正文编辑界面自由拟稿如果工作流预设了公文模板, 在编辑正文时, 会显示模板, 用户只需在模板上将 (*** 标题 ***) 替换成相应的标题, 将 (*** 正文 ***) 替换成相应的正文即可 ( 其他元素无需处理, 待成文时, 会自动填充 ) 第 4 步发送至下一节点用户拟好公文后点击保存返回到拟稿界面, 点击界面上方发送按钮, 发送给下一节点处理人, 如图 : 12

这里的发送的步骤发送的部门发送的角色是由管理员在工作流中设定的, 在这里, 拟稿人只能根据已定义的选择进行选择发送给下一节点处理人后, 系统将提示发送成功之后将显示公文预览效果, 至此, 草拟公文全部结束, 如图 : 4.2.1.

13 这里的发送的步骤发送的部门发送的角色是由管理员在工作流中设定的, 在这里, 拟稿人只能根据已定义的选择进行选择发送给下一节点处理人后, 系统将提示发送成功之后将显示公文预览效果, 至此, 草拟公文全部结束, 如图 : 如何查看已起草文件用户可以通过事务处理公文处理公文处理( 发文 ), 查看当前用户已拟稿的文件未处理指用户草拟文件后, 未发送给下一节点已处理指用户已经拟稿成功公文收回用户可以通过事务处理公文处理公文处理( 发文 ) 已处理, 点击公文标题进入公文处理界面, 点击回收按钮, 回收自己草拟的公文注意 : 如下一节点经办人已经在处理该公文, 将无法收回 13

4.2.2 审批文件相关部门领导及主管部门相关人员根据分工不同, 具有不同类型的审批权限, 这些权限是由管理员初始化工作流时设定的, 包括 : 审核签发会签等动作根据工作流不同, 可能会出现同一用户同时具有审核签发会签等权限 4.2.2.1 如何查询待审批的文件当有新的文件需要用户处理时, 用户可以通过两个个通道得到待办消息

14 4.2.2 审批文件相关部门领导及主管部门相关人员根据分工不同, 具有不同类型的审批权限, 这些权限是由管理员初始化工作流时设定的, 包括 : 审核签发会签等动作根据工作流不同, 可能会出现同一用户同时具有审核签发会签等权限如何查询待审批的文件当有新的文件需要用户处理时, 用户可以通过两个个通道得到待办消息 : (1) 待办事宜用户可以通过快速通道的提醒系统桌面的推送等查看待办事宜中的待审批公文注 : 以红色显示的文件, 表示用户还没有打开签收的文件 (2) 公文处理 ( 发文 ) 单击事务处理公文处理公文处理 ( 发文 ) 菜单, 将显示所有文种类型为发文的未处理公文单击上方已处理按钮, 将显示已处理的公文 14

4.2.2.2 批阅正文在正文编辑窗口, 用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订在修改过程中, 系统会自动记录用户的修改内容作者时间, 不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分修改完成后, 单保存按钮,

15 批阅正文在正文编辑窗口, 用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订在修改过程中, 系统会自动记录用户的修改内容作者时间, 不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分修改完成后, 单保存按钮, 完成正文修订操作并自动为正文形成一个新的版本号退回修改如正文错误太多或不符合要求, 审批人也可以选择退回文件, 让拟稿人重新签署审批意见单击文件标题, 进入审批表单页面, 根据操作提示处理公文 15

16 注 : 有些用户可能具体很多不同身份的权限, 而打开某个公文后操作提示会提示用户当前文件到底需要做什么操作会签核搞签发等操作都是类似, 这里的操作提示表达的意思如图所示 : 在填写审批意见的区域, 用户可以自定义设置了几个常用审批意见, 直接选择引用 16

处理表单的按钮功能说明如下表 : 按钮说明备注保存保存表单信息发送完成审批处理操作, 发送到下一节点退回将此节点处理的文件, 退回到上一节点的处理人那里内部流转将正在处理的文件, 选择本单位人员继续流转, 而主流程不变流程查看查看该文件详细办理步骤每一节点的办理人时间及状态接受修订接受上一节点人员对文件的修订公文稿纸网页的方式显示公文稿纸,

17 处理表单的按钮功能说明如下表 : 按钮说明备注保存保存表单信息发送完成审批处理操作, 发送到下一节点退回将此节点处理的文件, 退回到上一节点的处理人那里内部流转将正在处理的文件, 选择本单位人员继续流转, 而主流程不变流程查看查看该文件详细办理步骤每一节点的办理人时间及状态接受修订接受上一节点人员对文件的修订公文稿纸网页的方式显示公文稿纸, 可以打印审批表单返回返回上级菜单文件列表处理完公文后选择发送按钮, 完成处理操作, 发送到下一节点成文成文是发文流程的最后一步清稿这里的清稿指的是清楚公文的修改痕迹, 当不同的审批人核稿人会签人都完成文件的批示后, 成文前需要确定并接受这些修订如图所示, 点击接受修订按钮即可! 当然, 如果没有修订, 则无须此操作 17

点击查询可以查询以往文件编号情况如图 : 2 替换正文要素一般用户在拟稿是都使用模板,

18 生成文号打开需编号成文的文件, 生成文号界面如下图所示首先, 选择字号 ( 需要有字号分配的权限, 在系统管理中文号管理中设置 ), 其次选择年份, 选择后, 编号会根据字号年自动出现 ( 如果需要调整, 可在编号下拉列表中选择 ), 然后点击生成, 文号中即得到规范的文号点击查询可以查询以往文件编号情况如图 : 替换正文要素一般用户在拟稿是都使用模板, 这时文件已经形成, 相关元素已经确定, 我们需要用实际信息替换模板中的 (*** 文号 ***) (*** 成文日期 ***) 等元素操作如下图所示 : 替换后效果如下图 : 替换前替换后 18

19 盖章 ( 可以忽略 ) 点击需要盖的公章 ( 需要有公章权限, 在系统管理的公章管理中设置 ), 并将公章拖到合适位置成文最后点击成文按钮, 结束发文流程, 如图 : 至此, 发文流程全部结束但在分发归档之前, 用户是无法查看到该公文的, 欲了解分发归档相关操作, 请点击此处 19

4.3 收文流程收文办理审批 ( 收文流程 ) 是办公系统最核心的功能之一, 典型的发文流程包括登记, 批示, 成文三大部分 ; 如图所示, 对于批示来文的过程, 可能每个单位都不一样, 但一般都包括拟办意见领导批示收文处理几个部分 4.3.1 收文登记收文登记是收文流程的开始, 也是办公系统使用最频繁的功能之一

20 4.3 收文流程收文办理审批 ( 收文流程 ) 是办公系统最核心的功能之一, 典型的发文流程包括登记, 批示, 成文三大部分 ; 如图所示, 对于批示来文的过程, 可能每个单位都不一样, 但一般都包括拟办意见领导批示收文处理几个部分收文登记收文登记是收文流程的开始, 也是办公系统使用最频繁的功能之一一般都是由学校办公室秘书或机要秘书进行收文登记登记步骤如下 : 第 1 步 : 选择收文流程用户选择了收文登记菜单后, 右边会出现当前用户具有权限的收文流程, 如图 : 这里的收文流程是流程管理人员预先设置好的第 2 步填写收文办理表单点击流程名称进入收文办理界面, 填写完成后, 点击左上方保存按钮, 如图 : 20

上图收文办理表单各字段说明字段名称说明流程名称流程名称是第 1 步用户选择的流程, 不可更改模板名称模板名称是第 1 步用户选择的流程对应的模板, 管理员预设, 不可更改文号文号是在第 3 步生成, 这里不可更改来文单位可以直接填写, 也可以从后面下来菜单中选择常用的来文单位来文文号默认为 :( 年份 ) 号, 如 :(2014) 号来文日期默认为当前系统时间,

21 上图收文办理表单各字段说明字段名称说明流程名称流程名称是第 1 步用户选择的流程, 不可更改模板名称模板名称是第 1 步用户选择的流程对应的模板, 管理员预设, 不可更改文号文号是在第 3 步生成, 这里不可更改来文单位可以直接填写, 也可以从后面下来菜单中选择常用的来文单位来文文号默认为 :( 年份 ) 号, 如 :(2014) 号来文日期默认为当前系统时间, 可以更改密级分为 : 普通, 秘密, 机密, 绝密 4 种 ; 普通指无保密要求, 其他三种文件阅读的范围不同, 只有相应职务级别者, 才能阅读相应密级的文件缓急指公文送达和办理的时限要求分为 : 普通急特急公开属性依据相关规定决定是否予以公开, 分为 : 主动公开以申请公开不公开拟办单位指收文登记人所在单位, 由系统自动产生, 不能更改拟办人由系统自动产生, 不能更改拟办日期由系统自动产生, 不能更改 21

其次选择年份, 选择后, 编号会根据字号年自动出现 ( 如果需要调整, 可在编号下拉列表中选择 ), 然后点击生成, 收文编号中即得到规范的文号第 4 步发送至下一节点

22 联系电话附件领导批示拟办意见承办情况办理结果指拟办人联系电话, 可以为空点击上传附件按钮, 上传附件, 一次只能上传一个文件显示领导批示, 具有相关权限的用户可以编辑显示拟办意见, 具有相关权限的用户可以编辑显示承办情况, 具有相关权限的用户可以编辑显示办理结果, 具有相关权限的用户可以编辑第 3 步生成文号如图所示, 首先, 选择字号, 其次选择年份, 选择后, 编号会根据字号年自动出现 ( 如果需要调整, 可在编号下拉列表中选择 ), 然后点击生成, 收文编号中即得到规范的文号第 4 步发送至下一节点文号生成后, 用户点击界面上方发送按钮, 发送给下一节点处理人, 如图 : 这里的发送的步骤发送的部门发送的角色是由管理员在工作流中设定的, 在这里, 拟办人只能根据已定义的选择进行选择 22

发送给下一节点处理人后, 系统将提示发送成功之后将显示公文处理界面, 至此, 收文登记全部结束 4.3.1.1 如何查看已登记文件用户可以通过事务处理公文处理公文处理( 收文 ), 查看当前用户已登记的文件如图 : 未处理指用户拟办文件后, 未发送给下一节点已处理指用户已经拟办成功公文已呈阅指用户选择呈阅的文件 4.3.2

23 发送给下一节点处理人后, 系统将提示发送成功之后将显示公文处理界面, 至此, 收文登记全部结束如何查看已登记文件用户可以通过事务处理公文处理公文处理( 收文 ), 查看当前用户已登记的文件如图 : 未处理指用户拟办文件后, 未发送给下一节点已处理指用户已经拟办成功公文已呈阅指用户选择呈阅的文件批示文件如何查询待批示的文件当有新的文件需要用户处理时, 用户可以通过两个个通道得到待办消息 : (1) 待办事宜用户可以通过快速通道的提醒系统桌面的推送等查看待办事宜中的待批示公文以红色显示的文件, 表示用户还没有打开签收的文件 (2) 公文处理 ( 收文 ) 单击事务处理公文处理公文处理( 收文 ) 菜单, 将显示所有文种类型为收文的未处理公文 23

24 拟办意见拟办意见是指对收文的处理意见, 这一节点的权限一般由学校办公室主任担任如图所示, 点击公文名称进入拟办界面, 在拟办意见字段填写意见并签名, 然后点击发送按钮发送至下一节点收文办理收文办理工作主要是根据领导的拟办意见具体落实的过程一般由办公室秘书担任如图所示 24

25 呈阅发送 ( 子流程 ) 在收文办理时, 点击呈阅发送可以选择多人, 这样多个人可以同时办理同一个收文, 如果发送有误, 可以通过在流程查看中将对应项目删除即可, 流程查看中可以实时看到文件的办理情况在收文处理过程中, 可以通过流程查看查看呈阅人的阅读情况, 发送错误可以删除, 如图 : 25

26 4.3.3 成文成文是收文流程的最后一步, 点击成文按钮, 结束发文流程但在分发归档之前, 用户是无法查看到该公文的 4.4 分发归档无论是发文还是收文, 当走完流程还需要归档后, 用户才能在系统里看到文件归档主要的操作是选择公文的分类及可以阅读权限归档步骤一 : 点击公文分发归档按钮, 选择需归档的公文 26

27 步骤二 : 选择归档类别及阅读人权限如图 : 27

28 4.4.2 成文后修改在日常使用办公系统过程中经常会出现成文后, 有些公文还需要修改, 系统在发文归档时, 提供了修改功能点击公文分发归档, 选择修改历史文档按钮, 点击标题进入修改界面, 如图 : 4.5 公文清理在我们的日常工作中, 用户有时需要临时删除或彻底清除公文废除公文点击公文处理 ( 所有文件 ) 废除文件按钮, 出现废除文件界面, 如图 : 28

29 4.5.2 还原公文如图 : 点击公文处理 ( 所有文件 ) 废除文件回收站按钮, 可以将废除的文件还原彻底清除点击公文清理按钮, 进入公文清理界面, 点击彻底清除即可如图 : 29

4.6 其他说明 4.4.1 关于流程查看用户在公文处理的各个环节都能看到流程查看按钮, 如图 : 点击流程查看按钮, 将出现流程详细情况, 如图 : 如图 : 继续点击流程图,

30 4.6 其他说明关于流程查看用户在公文处理的各个环节都能看到流程查看按钮, 如图 : 点击流程查看按钮, 将出现流程详细情况, 如图 : 如图 : 继续点击流程图, 将出现该公文所要走的流程, 其中打表示已经处理了的节点, 关于内部流转用户在公文处理的各个环节也都能看到内部流程按钮, 如图 : 点击内部流程按钮, 将出现内部流程界面, 如图 : 30

31 内部流转流程不需要在流程设置中设计, 默认在每个流程节点都可以使用, 当文件处理人需要其他人员协助或将文件转给其他人办理时, 可以通过内部流转将文件处理权移交给本单位其他人内部流转只能在文件处理人的本单位内流转 31

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