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磁芝熊
5 years ago
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1 天津大学公文流转系统用户使用手册 ( 内部资料 ) 编写 : 两办信网中心时间 :2015 年 1 月 15 日版本 :v1.0

2 目录一系统介绍访问方法用户界面栏目介绍...3 二用户使用说明校领导...4 (1) 查看待办公文...4 (2) 处理公文...4 (2) 查看已办公文...4 (3) 补充批注两办主任...4 (1) 校发文审稿...4 (2) 外来文初审...4 (3) 控制公文流转公文管理员...4 (1) 校发文初审...4 (2) 送交排版...4 (3) 来文登记...4 (4) 控制公文流转...4 (5) 办结部门领导...4 (1) 校发文部门复核... 4 (2) 一般公文处理...4 (3) 签呈复核...4 (4) 批复签呈主管部门意见工作人员...4 (1) 校发文拟稿...4 (2) 签呈拟稿...4 三公文流转操作发文流程...4 (1) 发文流程简介...4 (2) 分步使用说明收文流程...17 (1) 收文流程简介 (2) 使用说明签呈流程...24 (1) 签呈流程简介 (2) 使用说明...24

3 一系统介绍天津大学公文流转系统是在学校建设新校区的背景下, 为适应双校区远程办公而设计开发的下一代办公系统其特点如下 : (1) 用户协同系统参考了协同办公的理念, 利用信息流与工作流加强了同事之间部门之间以及领导之间的工作协同, 使公文在流转过程中可跟踪可统计以及可优化 (2) 界面友好系统采用了先进的用户体验设计模式, 设计了友好的用户操作界面, 最大化地简化用户操作, 使用户可以通过最短路径查找到所需资料以最简单的操作完成复杂的协同工作 (3) 及时高效同时系统采用了串行与并行相结合的工作流程设计, 可将公文在第一时间同时传递到各位校领导及各部门负责人手中, 配合短信通知功能, 可极大地提高公文流转效率 1. 访问方法试用版入口 : 所有学校教职工都可以通过此试用版入口进入天津大学公文流转系统登录过程如下 : 1) 访问该地址, 系统将会自动将用户引导至天津大学用户身份统 1

4 一认证系统页面, 如图 1 所示图 1. 天津大学用户身份统一认证系统 2) 输入工资号与密码 ( 同办公网密码 ), 点击登录按钮即可进入公文流转系统 2. 用户界面公文流转系统的页面基本布局如图 3 所示 : 图 2. 公文流转系统页面基本布局 1) 栏目菜单区 : 可切换到不同的公文栏目, 进行公文处理 2) 工作区 : 可查看公文列表及打开公文查看详细信息 ; 3) 公文分类标签 : 可以切换查看不同分类的公文目录例如 : 待 2

5 办公文和已办公文目录 4) 操作区 : 上方显示当前登录的用户及退出系统按钮并根据当前用户的权限范围, 显示其可操作的功能 3. 栏目介绍目前公文流转系统建有工作台发文管理收文管理与签呈管理四个栏目 1) 工作台即工作桌面, 体现了事找人的系统设计理念, 汇聚了全部的公文, 按照待办公文与已办公文将公文划分到两个目录内, 分别列出等待处理的公文和已经处理完毕的公文公文处理完毕后, 自动转入已办公文目录 2) 发文管理此栏目列出校发公文的签批公文流转单栏目内的公文目录包括 : 待处理已处理和校发公文, 分别列出等待当前用户处理的公文流转单已经处理过的历史公文流转单和已经正式印发的校发公文 3) 收文管理此栏目列出学校收到的外来公文及签批流转单公文目录包括 : 待处理和已处理分别列出待处理和已经处理的外来公文注 : 根据权限设置收文管理员可见收文统计公文目录, 可对学校所有的外来公文做查询统计及数据导出 3

6 4) 签呈管理此栏目列出学校的签呈, 栏目内显示的签呈仅为与当前用户相关的签呈, 即当前用户发起的或者处理过的签呈公文目录包括 : 待处理和已处理二用户使用说明 1. 校领导 (1) 查看待办公文由于领导们的公文审批工作量巨大, 因此系统采用了被动响应式的设计理念, 将需要批阅的公文推送到待办公文中领导们只需进入工作台待办公文目录, 即可看到所有需要批阅的公文如下图所示, 待办公文目录内列出了当前用户的待办公文图 3. 待办公文列表 (2) 处理公文 1 点击公文的标题, 系统将根据公文类型的不同, 打开的相对应的表单下图为公文流转单的示例批复意见上方的粗体字显示了当 4

7 前公文的传送范围图 4. 公文详细信息窗口 2 在批复意见输入框中录入审批意见 ; 3 如果暂不希望提交公文, 可以点击保存按钮, 保存已经录入的信息下一次打开公文, 可继续批示 4 录入完毕后, 点击提交按钮, 即可完成公文的审批, 系统提示提交成功, 公文由待办公文转为已办公文所批示内容列入批复意见栏, 校领导们的批示按照批复时间顺序排列 (2) 查看已办公文用户可通过已办公文目录查看所有历史签批记录和追踪近期签批的流转中公文具体操作如下 : 5

8 1 点击已办公文标签, 进入已办公文栏目 ; 图 5. 已办公文列表 2 在标题输入框中, 输入标题关键字, 可进行公文的查询 ; 3 点击公文的标题, 可以查看该公文的当前签批情况, 如下图 ; 图 6. 查看已办理的公文签批情况上图为处于正在流转中的公文示例, 左下角显示了该公文的状态 ; 批复意见栏内显示了已经批示过的领导意见 6

9 (3) 补充批注在一些情况下, 可能需要对已处理的公文做补充批注具体操作如下 : 1 打开已办公文栏目, 找到相应公文并打开 ; 2 点击补充批注按钮, 弹出填写补充批注的窗口, 如下图 ; 图 7. 3 录入补充批注的内容 ; 批注录入窗口 4 点击确定按钮即可保存批注信息批注后显示如下图图 8. 补充批注 7

10 2. 两办主任 (1) 校发文审稿 1 两办主任收到转来的公文后, 可打开公文, 查看公文相关信息并下载附件图 9. 发文流程两办核稿 2 在两办核稿一栏内, 输入审核意见点击提交完成审核 (2) 外来文初审 1 两办主任收到转来的公文后, 可打开公文流转单, 查看公文相关信息并下载附件 2 在党办校办拟办意见一栏, 填写处理意见 ( 如图 10 所示 ), 录 8

11 入完毕后, 点击提交按钮即可图 10. 两办主任填写处理意见示例 (3) 控制公文流转外来公文及签呈在流转状态下, 如下图所示方框内显示了四种可选的操作 : 请示校领导转发相关单位知会以及办结图 11. 公文流转中的公文窗口 9

12 1 请示校领导请示校领导允许发文管理员同时发送给多位校领导 ( 允许多选 ), 可使公文第一时间传达给相关的领导选择窗口如下图所示图 12. 请示校领导示例请示校领导为多线程模式, 即可同时发送给多位领导, 领导们可以同时批复且互不干扰在领导批复时, 可以查看已经批复完的其他领导意见批复意见以批复时间正序排列公文发出后, 管理员可在公文流转单下方看到公文的发送记录, 如下图所示图 13. 公文流转请示校领导 10

13 校领导在批复时, 也可以看到该公文的发送范围, 如下图所示 2 转发相关单位图 14. 公文流转领导批复窗口示例点击转发相关单位按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图 : 图 15. 公文流转转发相关单位选择一个单位后, 可在附言输入框中输入相关信息点击确定 11

14 按钮, 即可完成转发转发相关单位设计为单线程运行模式, 即管理员一次只能发送给一个单位, 单位回复后再转发给第二个单位如需大范围通知, 可使用知会功能 3 知会对于不需要对方回复, 仅起到告知目的的公文流转, 可使用知会功能具体操作过程如下 : 点击知会按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图所示 : 图 16. 知会对象选择窗口在左侧下拉列表中选择知会对象分类, 如下图 : 图 17. 知会对象分类选择选定知会对象分类后, 其下方的列表中会列出相应的组或用户可选择一个或多个组或用户, 添加至右侧列表 ; 也可以点击选择全部, 12

15 将左侧列表中所有成员添加到右侧列表图 18. 添加发送对象选择完毕后, 点击确定按钮, 即可发出公文 13

16 3. 公文管理员 (1) 校发文初审发文稿件的初审工作由系统预设的角色发文管理员来完成其具体操作过程如下 : 1 打开待审的公文, 如下图所示 ; 图 19. 发文稿纸初审 2 管理员对文字材料进行初审后, 如果需要修改, 可驳回该流程, 由发文单位重新修改提交 ; 14

17 3 如果通过文字审核, 则进入下一审核环节 (2) 送交排版发文管理员可根据领导的签批情况, 选择何时送交排版点击下方送交排版按钮即可驱动发文流程进入下一环节注意 : 为了考虑特殊情况, 发文管理员可在校领导未签批的情况下送交排版, 强制流程向下进行因此, 在做此操作前, 请确认所有领导是否都已经签批完毕 (3) 来文登记 1 点击右侧操作区菜单收到公文图 20. 收到公文链接 2 在打开的公文流转单中, 输入公文标题发文单位公文类型公文文号等信息, 并上传相关附件, 如下图所示 3 点击保存按钮可暂存所做的操作 ; 4 录入完毕后, 点击提交按钮可发起收文工作流, 公文发送至流程的下一预设节点两办初审 15

18 图 21. 收到公文登记示例 (4) 控制公文流转外来公文及签呈在流转状态下, 如下图所示红色方框内显示了四种可选的操作 : 请示校领导转发相关单位知会以及办结 1 请示校领导图 22. 公文流转中的公文示例请示校领导允许发文管理员同时发送给多位校领导 ( 允许多选 ), 可使公文第一时间传达给相关的领导选择窗口如下图所示 16

19 图 23. 请示校领导示例请示校领导为多线程模式, 即可同时发送给多位领导, 领导们可以同时批复且互不干扰在领导批复时, 可以查看到已经批复完的其他领导意见批复意见以批复时间正序排列公文发出后, 管理员可在公文流转单下方看到公文的发送记录, 如下图所示图 24. 公文流转请示校领导校领导在批复时, 也可以看到该公文的发送范围, 如下图所示 17

20 2 转发相关单位图 25. 公文流转领导批复窗口示例点击转发相关单位按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图 : 图 26. 公文流转转发相关单位选择一个单位后, 可在附言输入框中输入相关信息点击确定按钮, 即可完成转发转发相关单位设计为单线程运行模式, 即管理员一次只能发送给 18

21 一个单位, 单位回复后再转发给第二个单位如需大范围通知, 可使用知会功能 3 知会对于不需要对方回复, 仅起到告知目的的公文流转, 可使用知会功能具体操作过程如下 : 点击知会按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图所示 : 图 27. 知会对象选择窗口在左侧下拉列表中选择知会对象分类, 如下图 : 图 28. 知会对象分类选择选定知会对象分类后, 其下方的列表中会列出相应的组或用户可选择一个或多个组或用户, 添加至右侧列表 ; 也可以点击选择全部, 将左侧列表中所有成员添加到右侧列表 19

22 图 29. 添加发送对象选择完毕后, 点击确定按钮, 即可发出公文 (5) 办结当所有相关领导及部处已经完成批复后, 管理员可以将该公文办结公文办结后不允许再添加批复或补充批注 20

23 4. 部门领导 (1) 校发文部门复核 1 单位负责人打开工作台或发文管理, 在待办公文目录中, 可发现待复核的发文流程如下图图 30. 等待单位负责人复核的发文流程 2 点击公文标题, 打开发文稿纸 ; 3 如下图所示, 单位负责人可下载附件, 可录入复核意见, 同时选择该发文流程是否需要按简明流程处理和涉及到其他会签单位图 31. 单位负责人填录 4 如果稿件存在问题, 可点击驳回按钮, 在弹出的驳回信息窗口中, 录入驳回的原因 ; 21

24 图 32. 驳回原因录入窗口 5 如审核无误, 则点击提交按钮, 通过审核 (2) 一般公文处理 1 点击公文的标题, 打开公文详细信息窗口下图为公文流转单的示例, 除此之外发文及签呈的公文也将汇聚于待办公文目录内 ; 图 33. 公文详细信息窗口 22

25 1 在批复意见输入框中录入部门意见或办理情况反馈 ; 3 如果暂不希望提交公文, 可以点击保存按钮, 保存已经录入的信息下一次打开公文, 可继续批示 4 录入完毕后, 点击提交按钮, 即可完成公文的审批, 公文进入下一环节图 34. 提交成功 (3) 签呈复核 1 在待办公文目录内, 打开待复核的签呈, 如下图图 35. 单位负责人审核签呈 1 在单位负责人一栏的输入框中输入复核意见 ; 2 点击提交主管部门按钮, 弹出如下图所示窗口 ; 23

26 图 36. 选择主管部门 3 选择主管部门后, 点击确定按钮, 完成操作 (4) 批复签呈主管部门意见 1 打开待办签呈 ; 2 录入主管部处审批意见 ; 4 点击提交完成审批, 签呈进入下一环节 24

27 图 37. 录入主管部处意见 25

28 5. 工作人员 (1) 校发文拟稿系统为发文流程预设了一个发文拟稿人的角色, 用于发起工作流程各院级单位可根据需要, 报送发文拟稿人名单 ( 只有具有发文拟稿人角色的用户才可发起发文流程 ) 发起工作流的操作过程如下 : 1 发文拟稿人进入发文管理栏目, 在右侧的操作区域可见发起工作流校发公文 2 点击校发公文链接, 即可打开天津大学发文稿纸 ( 简称发文稿纸 ), 如下图所示 ; 图 38. 天津大学发文稿纸 26

29 3 在发文稿纸下方的可编辑区域内, 录入发文的相关信息 ; 图 39. 录入发文信息 ( 示例 ) 拟稿人需要将所拟稿件以附件形式上传在附件栏内, 点击添加按钮, 即可打开附件上传窗口先点击选择文件, 打开 Windows 浏览窗口, 选择需要上传的附件, 选定后点击上传按钮, 即可将附件上传至服务器 27

30 图 40. 选择附件窗口图 41. 上传的附件如附件上传有误或需要修改, 可点击删除按钮删除附件 4 保存如果所录入信息还需进一步修改, 可以点击保存按钮保存所做的工作 ; 5 录入信息及上传附件完毕后, 点击提交按钮发出公文, 即发起了一项发文流程 (2) 签呈拟稿各单位的签呈拟稿人具有创建签呈的权限, 其操作过程如下 : 1 进入签呈管理栏目, 在右侧的操作区, 点击创建签呈链接, 打开天津大学签呈用纸窗口 28

31 图 42. 天津大学签呈用纸 2 录入相关签呈报告及上传附件后, 点击提交按钮, 即可创建签呈 29

32 三公文流转操作 1. 发文流程 (1) 发文流程简介为了使各单位尽快适应电子化的发文流程, 本系统发文流程基本沿袭了学校纸质发文流程并尽量保留了纸质发文稿纸的样式本系统的发文流程泳道图如下图所示各部处拟稿人单位负责人两办秘书发文管理员法制办相关单位教代会两办核稿校领导拟稿核稿初审审核选择相关 1 2 审核单位与是否简明流流转 3 4 审核审核程 6 5 发布签发图 43. 发文流程泳道图其发文流程如下 : 1) 由发文的承办单位拟稿人起草公文 ; 2) 经该单位负责领导复核后, 公文提交至两办秘书科 ; 3) 秘书科发文管理员对公文进行初审 ; 30

4) 初审通过后, 发文管理员对公文流转进行控制, 可根据公文是否简明流程是否涉及其他部处等选择发送给相关审批环节其公文流转为星形结构, 即以发文管理员为核心的请求响应式公文审批 ; 5) 经各环节审批通过后, 发文管理员提交校领导签发 ; 6) 校领导签发完毕后, 发文管理员进行校发公文的排版与发布 (2) 分步使用说明 1) 发起流程系统为发文流程预设了一个发文拟稿人

33 4) 初审通过后, 发文管理员对公文流转进行控制, 可根据公文是否简明流程是否涉及其他部处等选择发送给相关审批环节其公文流转为星形结构, 即以发文管理员为核心的请求响应式公文审批 ; 5) 经各环节审批通过后, 发文管理员提交校领导签发 ; 6) 校领导签发完毕后, 发文管理员进行校发公文的排版与发布 (2) 分步使用说明 1) 发起流程系统为发文流程预设了一个发文拟稿人的角色, 用于发起工作流程各院级单位可根据需要, 报送发文拟稿人名单 ( 只有具有发文拟稿人角色的用户才可发起发文流程 ) 发起工作流的操作过程如下 : 1 发文拟稿人进入发文管理栏目, 在右侧的操作区域可见发起工作流校发公文, 如下图所示图 44. 发起校发公文的发文流程 2 点击校发公文链接, 即可打开天津大学发文稿纸 ( 简称发文稿纸 ), 如下图所示 ; 31

34 图 45. 天津大学发文稿纸 3 在发文稿纸下方的可编辑区域内, 录入发文的相关信息 ; 拟稿人需要将所拟稿件以附件形式上传在附件栏内, 点击添加按钮, 即可打开附件上传窗口先点击选择文件, 打开 Windows 浏览窗口, 选择需要上传的附件, 选定后点击上传按钮, 即可将附件上传至服务器 32

35 图 46. 选择附件窗口图 47. 上传的附件如附件上传有误或需要修改, 可点击删除按钮删除附件 4 保存如果所录入信息还需进一步修改, 可以点击保存按钮保存所做的工作 ; 5 录入信息及上传附件完毕后, 点击提交按钮发出公文, 即发起了一项发文流程 2) 所在单位复核所在单位复核的工作是由该单位的单位负责人角色来操作具体操作过程如下 : 1 单位负责人打开工作台或发文管理, 在待办公文目录中, 可发现待复核的发文流程如下图图 48. 等待单位负责人复核的发文流程 2 点击公文标题, 打开发文稿纸 ; 3 如下图所示, 单位负责人可下载附件, 可录入复核意见, 同时选择该发文流程是否需要按简明流程处理和涉及到其他会签单位 33

36 图 49. 单位负责人填录 4 如果稿件存在问题, 可点击驳回按钮, 在弹出的驳回信息窗口中, 录入驳回的原因 ; 图 50. 驳回原因录入窗口 5 如审核无误, 则点击提交按钮, 通过审核 3) 两办初审发文稿件的初审工作由系统预设的角色发文管理员来完成其具体操作过程如下 : 1 打开待审的公文, 如下图所示 ; 34

37 图 51. 发文稿纸初审 2 管理员对文字材料进行初审后, 如果需要修改, 可驳回该流程, 由发文单位重新修改提交 ; 2 如果通过文字审核, 则进入下一审核环节 4) 会签单位法制办及教代会审核根据主办单位所填写的内容, 选择审批环节如果选择了简明流程, 则不需要发送教代会审核具体原则由发文管理员掌握 35

38 1 发送审核请求点击协同审核按钮, 在打开的角色选择窗口中, 选择发送对象如下图所示图 52. 选择下一环节的接收对象发送会签单位需展开各单位负责人, 选择其下所属的相应单位, 如下图图 53. 选择会签单位 2 审核回复收到审核请求的工作人员在登录系统后, 可在待办公文中打开该公文打开公文并在相应输入框中输入审核意见后, 点击提交即可返回审批意见如下图所示, 为法制办用户正在进行审核 36

39 图 54. 法制办审核视图 5) 两办主任审核 1 发文管理员点击协同审核按钮, 在打开的角色选择窗口中, 选择两办核稿人点击确定按钮, 发送请求, 如图 55 所示 2 两办核稿人打开待审核公文, 在两办核稿栏内填写审核意见, 点击提交按钮完成审核 37

40 图 55. 选择两办核稿人 6) 领导签发 1 点击协同会签按钮, 选择校领导图 56. 选择校领导 2 点击确定按钮, 即可发送请求页面提示已成功发出请求 3 发出请求后, 该发文流程处于公文流转状态, 管理员仍可继续请求更多的校领导参与会签 ( 重复步骤 1 2) 38

41 图 57. 发文稿纸 - 填写会签意见 4 领导登录系统后, 可在工作台或发文管理栏目的待办公文目录内看到此会签请求打开公文, 在发文稿纸的编辑框内输入签发意见, 如图 57 所示由于是并行会签, 在打开公文时, 可以看到已经签批完的其他领导意见签批意见以签批时间倒序排列 5 点击提交按钮即可完成签批操作 7) 排版发文管理员可根据领导的签批情况, 选择何时送交排版点击下方送交排版按钮即可驱动发文流程进入下一环节注意 : 为了考虑特殊情况, 发文管理员可在校领导未签批的情况下送交排版, 强制流程向下进行因此, 在做此操作前, 请确认所有 39

42 领导是否都已经签批完毕 8) 发布当发文流程进入送交排版环节, 表示公文的所有审核流程已经完毕, 此时进入线下排版阶段, 其排版过程与本系统是独立的排版完成并在办公网上发文后, 管理员进入此发文流程, 点击提交按钮, 将此流程设为已完成状态 9) 追踪办理过的校发公文在发文管理栏目的已处理公文目录内, 可以查询所有办理公文的历史记录打开公文后, 可查看到该公文的最新办理情况, 包括发文稿纸上的签批审核内容点击表单右下角的办理记录, 可以查看该公文流转的各环节的审批办理情况, 如下图所示图 58. 公文办理情况 40

43 2. 收文流程 (1) 收文流程简介外来公文流转程序主要分为三个阶段 : 收文登记拟办 ; 领导批阅 ; 部门反馈及归档其典型流程描述如下 : 1) 收文管理员登记外来公文, 录入公文标题类别文号等信息 ; 2) 两办主任提出拟办意见 ; 3) 收文管理员根据拟办意见, 进行公文流转控制, 传递给校领导批复或知会各单位及中层干部等 ; 4) 根据领导批复的意见, 转相关单位, 要求其进行反馈 ; 5) 公文流转完毕后, 办结公文, 进行归档以上过程的可由下图表示 : 收文管理员两办主任校领导相关单位来文登记拟办意见批复流转请示传达阅知办结回复办理情图 59. 收文流程泳道图 41

44 (2) 使用说明 1) 收文登记系统预设的收文管理员角色, 具有发起收文流程的权限具体操作如下 : 1 收文管理员收到外来公文后, 进入本系统的收文管理栏目, 点击右侧操作区菜单收到公文图 60. 收到公文链接 2 在打开的公文流转单中, 输入公文标题发文单位公文类型公文文号等信息, 并上传相关附件, 如下图所示图 61. 收到公文登记示例 3 点击保存按钮可暂存所做的操作 ; 42

45 4 录入完毕后, 点击提交按钮可发起收文工作流, 公文发送至流程的下一预设节点两办初审 2) 两办主任填写处理意见两办主任收到转来的公文后, 可查看公文相关信息并下载附件图 62. 两办主任填写处理意见示例填写处理意见后, 点击提交按钮, 即可返回给收文管理员 3) 公文流转公文在流转中, 发文管理员有四种操作可供选择 : 请示校领导转发相关单位知会和办结 4 请示校领导请示校领导允许发文管理员同时发送给多位校领导 ( 允许多选 ), 可使公文第一时间传达给相关的领导选择窗口如下图所示 43

46 图 63. 请示校领导示例请示校领导为多线程模式, 即可同时发送给多位领导, 领导们可以同时批复且互不干扰在领导批复时, 可以查看到已经批复完的其他领导意见批复意见以批复时间顺序排列公文发出后, 管理员可在公文流转单下方看到公文的发送记录, 如下图所示图 64. 公文流转请示校领导校领导在批复时, 也可以看到该公文的发送范围, 如下图所示 44

47 5 转发相关单位图 65. 公文流转领导批复窗口示例点击转发相关单位按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图 : 图 66. 公文流转转发相关单位选择发送单位后, 可在附言输入框中输入相关信息点击确定 45

48 按钮, 即可完成转发转发相关单位设计为单线程运行模式, 即管理员一次只能发送给一个单位, 单位回复后再转发给第二个单位如需大范围通知, 可使用知会功能 3 知会对于不需要对方回复, 仅起到告知目的的公文流转, 可使用知会功能具体操作过程如下 : 点击知会按钮, 打开发送对象选择窗口, 如下图所示 : 图 67. 知会对象选择窗口在左侧下拉列表中选择知会对象分类, 如下图 : 图 68. 知会对象分类选择选定知会对象分类后, 其下方的列表中会列出相应的组或用户可选择一个或多个组或用户, 添加至右侧列表 ; 也可以点击选择全部, 46

49 将左侧列表中所有成员添加到右侧列表图 69. 添加发送对象选择完毕后, 点击确定按钮, 即可发出公文 4) 办结当所有相关领导及部处已经完成批复后, 收文管理员可以将该公文办结公文办结后不允许再添加批复或补充批注 47

50 3. 签呈流程 (1) 签呈流程简介签呈流程主要分为四个阶段 : 起草主管部处审核公文签批流转相关部处反馈具体流程描述如下 : 1) 各单位签呈拟稿人起草签呈并呈送单位负责人 ; 2) 单位负责人进行复核, 审核通过后选择发送该事由的主管部处 ; 3) 主管部处审核通过后, 呈送两办 ; 4) 两办的签呈管理员根据该事由的主管领导及主管部处的签署意见, 选择请求相关校领导批示意见 ; 5) 批示完毕后, 两办签呈管理员根据批示意见, 选择发送签呈报送单位填写常委会讨论结果或者发送管理部门填写办理执行情况其泳道流程图如下所示 : 签呈拟稿人单位负责人主管单位签呈管理员校领导相关部处拟稿核稿并选择发送主管部处审批意见批复意见流转批复意见阅览 ( 填批复意见写常委会讨论结填写办果 ) 办结理情况图 70. 签呈流程泳道图 48

51 (2) 使用说明 1) 创建签呈各单位的签呈拟稿人具有创建签呈的权限, 其操作过程如下 : 1 进入签呈管理栏目, 在右侧的操作区, 点击创建签呈链接, 打开天津大学签呈用纸窗口图 71. 天津大学签呈用纸 2 录入相关签呈报告及上传附件后, 点击提交按钮, 即可创 49

52 建签呈 2) 所在部门审核签呈发起后, 第一个环节为其所在单位的负责人审核拥有该单位负责人角色的用户登录系统后, 可对该签呈进行审核其操作过程与普通的审批过程类似如下图所示图 72. 单位负责人审核 50

53 3) 提交主管部门 1 点击提交主管部门按钮, 打开部处单位选择窗口 ; 图 73. 选择主管部处 2 选择该签呈的主管部门, 输入附言, 点击确认按钮, 即可将签呈转发至选定的主管部处 4) 主管部处审批签呈由发起部门的领导复审通过后, 由其选择签呈事由的主管部处, 如果本身即是该事请的主管部处, 仍需选择本部处, 由本部处的负责人填写主管部处意见 : 1 主管部处的部门负责人打开待办签呈 ; 2 录入主管部处审批意见 ; 3 点击提交完成审批, 签呈进入下一环节 51

54 图 74. 录入主管部处意见 5) 签呈公文流转主管部处审批通过后, 签呈进入公文流转中, 签呈管理员可以对其进行的操作有 : 请示校领导转发相关部门知会和办结其操作过程请参考收文管理的公文流转 6) 办结签呈流转结束后, 管理员可以将该签呈办结点击办结按钮即可完成此操作 52

1.3 选择校内发文流程并点击确定 1.4 在出现的琼州学院发文稿纸界面中填入相关的公文信息

1.3 选择校内发文流程并点击确定 1.4 在出现的琼州学院发文稿纸界面中填入相关的公文信息琼州学院协同办公系统校内发文操作流程起草公文办文单位负责人初审校党办秘书科审格式校党办负责人审核会签公文校领导审批校党办发文 1 公文发起人起草公文操作流程 1.1 相关人员首先登录到 OA 平台, 出现一下界面后点击公文管理 1.2 点击新增按钮开始新公文的创建 1.3 选择校内发文流程并点击确定 1.4 在出现的琼州学院发文稿纸界面中填入相关的公文信息其中, 主送单位和抄送单位可以双击空白处进行单位选择,

目录 一 系统介绍 访问方法 用户界面 栏目介绍...3 二 用户使用说明 校领导...4 (1) 查看待办公文...4 (2) 处理公文...4 (2) 查看已办公文...4 (3) 补充批注 两办主任...4 (1) 校发文审

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