公文簽核及檔案管理系統導入 專案 操作手冊 V 1.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 100 年 11 月
目錄 1. 共用功能介紹... 3 1.1 系統登入... 3 1.2 主畫面介紹... 3 1.3 公文資訊... 5 1.4 系統安裝說明... 6 2. 設定個人資訊... 8 3 創稿開啟公文製作系統... 9 4. 來文簽辦作業... 16 4.1. 來文新增簽稿作業... 16 4.2. 選擇公文範本... 17 4.3. 修改公文作業... 19 5. 密件作業... 21 6 詞庫功能... 23 6.1 維護詞庫類別... 23 6.1.1 新增詞庫類別... 24 6.1.2 修改 刪除詞庫類別... 25 6.2 維護詞庫... 27 6.3 使用詞庫... 28 7 簽核公文管理作業... 30 7.1 公文核章作業... 30 7.2 刪除簽稿... 31 7.3. 夾帶附件... 32 7.3.1 新增附件... 32 7.3.2 修改 刪除 下載附件... 34 8. 流程管理作業... 35 8.1. 陳核 / 會辦作業... 35 8.2 受會辦理... 39 8.2.1. 會畢作業... 39 8.2.2. 退文改分作業... 40 9. 已決行公文送發文作業... 41 9.1 送發文作業... 41 10 已決行公文送歸檔... 42 11. 後會作業... 43 12 併案作業... 44 13. 銷號作業... 45 14 申請重分作業... 46 1
15 展期申請作業... 47 16 調案申請作業... 49 2
1. 共用功能介紹 1.1 系統登入操作步驟 : 1. 開啟 IE 瀏覽器後, 進入陽明入口網 2. 點選校務資訊後再點選線上公文系統 1 2 3. 在主畫面左上方, 出現您的大名, 即表示正確登入 1.2 主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息通知 3
2. 單位職務名稱 : 顯示您在系統中所屬知單位與職務名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 公告事項 單位職務名稱 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 功能按鈕 4
筆數頁數 篩選文號 公文顯示區 共用功能按鈕列表 功能按鈕圖示 功能說明 個人資訊的修改 ( 姓名 登入密碼 E-mail 電話號碼 傳真號碼) 此功能為單位登記 主管 系統管理員設定代理人分為 即時代理 與 預約代理 從檔案室調卷的公文在此檢視 調案單 展期單 改分單等表單查詢功能 對未編目公文 ( 辦理中 自行存查 銷號 ) 已編目公文查詢功能 各角色操作手冊 快速指南 影音教學 1.3 公文資訊 電子文號規定 (10 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 流水號 (7 碼 ) 5
1.4 系統安裝說明 1. 首先下載安裝基礎元件與 IE 瀏覽器設定檔 2. 系統會出詢問視窗選擇您要儲存的檔案位置, 再按下儲存按 鈕, 即會自動下載 3. 完成後至檔案儲存位置, 在檔案 INFODOC.EXE 圖示連點二下 6
滑鼠左鍵, 出現安全性警告視窗, 按下執行按鈕 4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫 面, 請按下關閉按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現 請按任意鍵繼續 訊息時按下 鍵盤任一按鍵即可關閉安裝畫面 7
2. 設定個人資訊 1. 在公文系統工具列中, 點選 個人資訊 按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊, 更新後請記得要在重新登入 8
3 創稿開啟公文製作系統 操作步驟 : 1. 在公文系統工具列中, 點選創文按鈕, 系統會詢問是否啟動離線公文製作安裝訊息, 按下是安裝離線公文製作, 按下否使用線上公文製作 2. 選擇公文範本 操作步驟 : 1. 在選擇公文格式視窗中, 系統會帶出公文範本 ( 一般範本 定型稿 ) 發文機關全銜 發文字軌 速別 密等 解密條件等供可選擇的視窗 發文字軌會依所承辦單位自動帶出, 可不需自行挑選 選擇範本完畢後, 請點選建立按鈕 2. 開啟 WEB 製作並選擇公文範本後, 系統會將個人聯絡方式 速別 密等自動帶出在開新範本時所選擇的資訊 9
3. 公文內容輸入與編輯 10
4. 在主旨欄位的部份, 請直接繕打一段到底的文字即可 ( 請直接繕打無須段行, 系統會自動斷行 ) 5. 說明與辦法的繕打模式相同, 直接在說明與辦法繕打文字, 如需要分項段落文字, 請將游標位於說明與辦法後, 按下 Enter 鍵, 系統會帶出序號一, 再按一次會出現序號二 如需要下一層次分 項段落, 請點選工具列的 ( 增加縮排 ), 最多可 一 ( 一 ) 1 (1) 甲 ( 甲 ) 子 ( 子 ) 四層次, 如果想要回到上一層次分項段 落時, 請將游標位於欲回到上一層段落後面, 點選工具列的少縮排 ) 即可 ( 如下圖 ) ( 減 如果您要刪除段落, 請將游標位於欲刪除段落後面, 點選上 11
方工具列的, 自動會把該段落刪除 ( 如下圖 ) 1. 正 副本欄位的繕打方式, 請點選上方工具列的, 在共用通訊錄內, 分為議會單位與外部公務機關 議會單位 : 以電子佈告欄的形式發佈議會內的單位 外部公務機關 : 使用電子交換機關群組 2. 選擇單位後在正 副本點選系統自動帶進該筆單位資 料, 或者亦可拖曳的方式, 拖曳至正 副本欄位 移除方 12
式在正 副本欄位點選欲移除機關, 點選 即可移除 選擇人員後, 使用拖曳的方式或在正 副 抄本欄位點選中間藍色箭頭圖示加入該筆資料 輸入完畢後, 點選確定 正 副本欄位輸入完畢後, 點選確定鈕, 系統自動將您挑選 的機關帶入 13
3. 檔號資訊請點選上方檔號圖示, 系統會帶出挑選檔號視窗 預設會顯示現在年度的檔號 ( 如 0099 年 ), 若要另外查詢請在年度號 分類號 分類名稱擇一輸入後點選查詢 ( 圖一 ) 也可以將您個人常用的分類號加入到左方我的常用分類號內 ( 圖二 ), 請選擇常用的分類號後, 點選 或直接拖曳即可 移除方式在我的常用分類號選 擇欲刪除的分類號, 點選 即可移除 最後選擇公文的 檔號, 在點選左下角的確定鈕即可 ( 圖一 ) 14
( 圖二 : 將常用分類號拖曳或加入至個人常用分類號 ) 分類號輸入後, 系統會顯示於製作的下方 ( 如下圖 ) 4. 完成輸入相關欄位後, 點選取號上傳, 即可取 得一發文號 5. 回到公文系統中, 點選 待處理公文 夾, 即可看見取號 成功之公文 15
4. 來文簽辦作業 4.1. 來文新增簽稿作業操作步驟 : 1. 來文函覆作業, 須先在 待處理公文 夾中, 將承辦之來文執行簽收 2. 在簽核系統作業畫面中, 在待處理公文夾中直接勾選要函覆之來 文 ( 圖一 ) 或點選公文號後 ( 圖二 ), 按下 新增簽稿 按鈕, 系統 即會開啟製作系統 ( 圖一 勾選來文文號, 點選主畫面上方的新增簽稿按鈕 ) 16
( 圖二 點選文號後, 選擇上方的新增簽稿按鈕 ) 4.2. 選擇公文範本操作步驟 : 1. 顯示一般範本 定型稿範本如下, 選定公文範本與資訊選定後按 確定 17
2. 系統即會將公文格式, 在製作視窗中開啟 注意事項 : 甲 來文新增簽稿作業在編輯公文內容操作與創文作業相同, 請參照前述章節方式來編輯公文內容 乙 若需簽稿併陳, 請先已新增簽稿功能完成取號後, 在重複執行新增簽稿作業即可, 簽或稿何種公文格式先新增皆可 18
4.3. 修改公文作業操作步驟 : 1. 開啟欲修改的公文 ( 點選文號左鍵兩下 ) ( 開啟後如下圖, 點選簽稿文號, 右方出現簽稿原文 ) 2. 請點選上方圖示的清稿按鈕 3. 系統會詢問是否要執行清稿請點選是 4. 開啟公文編輯模式模式請點選是 19
5. 此時請在公文製作編輯畫面, 修改您公文內容文字 6. 修改完畢後, 請點選上方工具列中的 修改上傳 7. 上傳成功後, 系統會顯示修正後的公文內容, 請重新執行核章作 20
業 5. 密件作業 操作步驟 : 1. 創文或新增簽稿後, 於選擇公文範本視窗中, 於密等欄位選擇 密 級以上 21
2. 選擇或輸入解密條件後點選確定 3. 系統即會將公文格式, 在製作系統視窗中開啟 輸入完畢後按下列印按鈕 22
4. 取號後回主畫面, 做送出的動作 6 詞庫功能 6.1 維護詞庫類別 創稿或新增簽稿選好公文範本時, 點選詞庫按鈕 23
6.1.1 新增詞庫類別 右上方分為個人 單位 機關三種詞庫分類, 機關詞庫範圍為整個機 關共享, 單位詞庫則是只有單位內部共享, 個人詞庫只屬個人所使用 操作步驟如下 : 1. 選取欲編輯的詞庫種類 ( 個人 單位 機關 ) 此範例為新增個人詞庫類別 2. 點選新增類別 3. 輸入類別名稱 24
4. 新增後顯示結果 6.1.2 修改 刪除詞庫類別 1. 選取欲修改的類別 2. 輸入欲修改的名稱後按下確定 25
1. 選取欲刪除的類別 2. 確認後按下 Yes 26
6.2 維護詞庫對現有的詞庫類別新增 刪除詞庫等維護功能 ( 一 ) 新增詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要新增的詞庫類別 2. 輸入要儲存的詞庫文字 3. 按下鈕, 系統顯示新增成功 ( 二 ) 刪除詞庫操作步驟如下 : 1. 選取要刪除的詞庫 2. 按下刪除詞庫按鈕 3. 確認此筆詞庫是否要刪除後按下是 27
4. 顯示刪除成功訊息按下 OK 6.3 使用詞庫 操作步驟如下 : 1. 先將滑鼠游標移置要插入詞庫字句的位置, 按下詞庫 2. 選取詞庫的種類, 分為個人 單位 機關三種 3. 選取詞庫的類別 4. 滑鼠左鍵雙擊兩下選取要插入的詞庫字句後按下確定 28
5. 顯示結果如下 29
7 簽核公文管理作業 7.1 公文核章作業 完成創文與新增簽稿取號作業後, 需在簽核系統中執行核章, 核章作業就如同在紙本上核章的意思一樣, 只是將紙本的核章, 移到線上系統操作 操作步驟 : 1. 請您先點選待處理公文, 選擇您要核章的公文後, 開啟該筆公文的簽核畫面 2. 先在左方卷宗資訊內容中選擇要核章之公文 ( 簽稿 ), 系統即會在右邊的公文畫面顯示公文內容, 點擊之後游標移至您要核章的地方再點擊滑鼠左鍵一下, 系統就會帶出您職章 30
3. 核章後, 系統自動將您的核章位於簽稿下方 4. 核章完畢後, 請確實的點選公文上方的儲存, 否則系統將不會儲存您的核章 7.2 刪除簽稿 提供自行創建公文後, 發現該簽稿重複或是欲刪除簽稿另新增簽稿辦理公文的作業 註 : 若該份公文是您所創的, 則必須要有兩份 ( 含 ) 以上的簽稿, 才可刪除, 來文則不受此限制 操作步驟 : 1. 在簽核畫面中的簽稿資訊頁籤, 點選欲刪除的簽稿公文 2. 確定要刪除公文時, 按下簽核畫面中的 刪除簽稿 按鈕即可將 公文刪除 請注意 : 丙 系統出現點選確定後, 系統帶出簽稿已刪除訊息, 點選確定, 該份簽稿就會被刪除, 此時無法救回 備註 : 若此公文有核章時刪除簽稿會顯示如下圖系統訊息, 有核章的 31
公文需先執行清稿將核章清除後儲存上傳, 在無核章的情況下才能執 行刪除簽稿動作 7.3. 夾帶附件公文若有實體附件或電子附件需夾帶時, 可使用此功能將電子附件夾帶與實體公文記錄至系統中 7.3.1 新增附件操作步驟 : 1. 在待處理公文中開啟公文, 並點選左方的簽稿, 選取承辦附件 2. 點選新增附件, 系統便會切換至新增附件操作區 1. 點選簽稿中的承辦附件 2. 點選新增附件 3. 在新增附件視窗中, 輸入附件名稱 勾選是否為發文附件 選擇 媒體形式 附件數量 計量單位 按下瀏覽按鈕選擇本機端 ( 自己 的電腦主機 ) 要上傳的電子檔案, 完成後按下新增附件 32
4. 在承辦附件區可檢視已新增成功附件 5. 若要新增實體附件, 請在新增附件畫面中輸入附件名稱 是否為發文附件 選擇媒體形式 除電子文件外, 其餘皆屬實體附件類型 附件數量 計量單位與附件說明, 完成後點選下方新增附件按鈕 6. 新增的附件若為實體附件, 在做好 陳核 / 會辦 的作業後, 請在 已送未收 開啟公文後點選 承辦附件, 再點選 開啟實體附件清單 按鈕, 列印出的傳遞單就會帶出流程會經過的單位或 33
7.3.2 修改 刪除 下載附件操作說明 : 1. 附件新增成功後, 即可在承辦附件區檢視新增成功之附件, 若要修改可直接修改上方附件資訊 ( 附件名稱 是否為發文附件等 ) 後, 在點選下方重新上傳按鈕 2. 若要刪除可直接點選下方刪除附件按鈕, 即可將附件刪除 3. 如需下載附件, 可開啟簽稿的承辦附件, 點選下方下載檢視按鈕 34
8. 流程管理作業 8.1. 陳核 / 會辦作業 提供針對公文, 設定欲會辦的單位 人員順序 陳核順序, 系統會依照您所設定的流程進行送件作業 在會辦作業可選擇會辦方式 會畢模式 與陳核作業的差異在於, 將公文送至會辦單位前, 會先給原承辦單位主管審核後, 再將公文送至會辦單位 當公文承辦後, 需要陳核給主管審核 決行, 這時可以利用系統的陳核作業 如您若要會辦單位前先給主管審核, 請您選擇送會作業 1. 會辦方式選項 : 順會 : 提供依順序送會辦理 分會 : 提供同時送會辦理 2. 會畢模式選項 會畢陳核 : 在會辦流程結束後, 該公文直接陳核主管 會畢回 : 在結束會辦流程後, 送回至原 ( 在分會作 業預設以會畢回, 待彙整後再行送出 ) 操作步驟 : 1. 在待處理公文勾選欲會辦的公文文號, 在上方點選送會陳核 35
會辦單位區域 單位組織樹 陳核與決行區域 2. 系統會先帶出一 會辦單位區域, 請在右方單位組織樹選單中 ( 我的單位 所有單位 ), 直接將右方單位或人名以拖曳 ( 左鍵按住不放直接移動滑鼠 ) 的方式拉至左方會辦清單 3. 選擇會辦方式選項 會畢模式選項後 ( 範例為順會 會畢陳核 ), 接著確認下方流程順序是否正確 ; 如不正確可直接拖曳移動 ( 陳核會辦流程不能互換 ) 或選取刪除, 確認無誤後按送出 36
4. 在待處理資料夾中, 先勾選需要陳核會辦的公文, 接著點選上方陳核會辦按鈕後, 系統會帶出陳核會辦流程選單 5. 系統會先在左方陳核清單中帶出預設的陳核流程 ( 可刪除 ), 您可以從右方單位選單 ( 我的單位 所有單位 ) 展開您要選取的單位, 以拖曳的方式將主管拉至左方陳核會辦清單中 6. 拖曳完畢後, 可直接在左方陳核清單以拖曳的方式調整陳核順序, 或移除不陳核的流程 37
最後點選送出, 系統會告知陳核會辦成功 備註 : 送出前可儲存陳核流程, 可利用新增儲存設定的自訂流程 38
8.2 受會辦理 針對原主辦單位, 將公文會送給您辦理時, 所提供的辦理程序 操作步驟 : 8.2.1. 會畢作業 1. 若會辦公文內容已核章或加註意見, 如需結束會辦流程, 核章後請點選會畢鈕 39
2. 系統字會自動出現單位主管流程確認畫面, 按下送出即可 8.2.2. 退文改分作業 操作步驟 : 1. 勾選該公文, 點選退文改分按鈕 2. 系統提示 請輸入申請重分理由 視窗, 輸入申請重分理由, 點選確定送出 40
3. 此時系統會提示 您選擇的公文目前送至 ( 單位名稱 )( 職稱 )( 姓名 ) 受會待分文 訊息, 按下確定按鈕即將公文送會登記桌 9. 已決行公文送發文作業 9.1 送發文作業 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選送發文按鈕 2. 選擇發文歸檔或是發文後退, 按下確定按鈕 41
10 已決行公文送歸檔 公文經由主管決行後送回待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如不發文則送至檔管室歸檔 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後點選送歸檔按鈕 2. 該公文即送至發文人員處待處理公文 42
11. 後會作業 公文經由主管決行後送回待處理公文中, 處理狀態為已決行, 如需會辦其他單位, 可利用此功能 操作步驟 : 1. 在待處理公文中勾選公文後, 點選後會按鈕 2. 此時系統會出現會辦設定畫面, 請將右方單位清單 ( 我的單位 所有單位 ) 以拖曳的方式將加會單位或人員拉至左方流程清單中 3. 請確認流程順序 ( 可用拖曳方式調整 ), 設定會辦方式, 確認無誤後可以點選送出 43
12 併案作業 承辦公文時, 如果發現兩件公文主旨大致相同, 就可以利用併案的方式承辦公文, 併案公文處理狀態必須為辦理中 操作步驟 : 1. 勾選想要併案的公文 ( 主案 ) 後, 點選併案按鈕 2. 系統帶出的畫面中, 點選待合辦公文 ( 子案 ) 後, 點併案按鈕 3. 最後在點選右上角紅色 X, 完成併案 4. 如果需要解除併案, 點選該公文後再點選併案按鈕 5. 在併案畫面中點選取子案清單後, 再點選解除按鈕後點選右上角紅色 X, 完成解除併案 44
13. 銷號作業 此功能提供, 針對公文無需再辦理或是此份公文已失去辦理的意義, 讓將該文件完全消失於系統中 ( 註 : 來文不可由作廢 ) 操作步驟 : 1. 請在待處理公文勾選您欲 銷號 的公文 2. 點選銷號, 系統提示 確定是否銷號, 您真要銷號請點選確定 3. 系統會出現銷號理由, 請輸入銷號原因, 按下確定按鈕 45
14 申請重分作業提供針對本件公文需要由單位內的同仁辦理時所使用, 簡單說就是單位內重新分文 操作步驟 : 1. 請在待處理公文, 點選您要重分的公文, 點選申請重分 2. 系統會請您輸入重分理由, 請在輸入欄位內輸入理由 3. 點選確定後, 系統會將公文送往前一流程, 由單位登記桌重新分 文給單位內的其他同仁辦理 46
. 15 展期申請作業 線上展期作業目前只針對收文的部份, 讓針對已逾期收文辦理展期作業 操作步驟 : 1. 請在 承辦公文未結案件 公文夾中, 勾選欲辦理展期之公文文號, 然後點選展期申請按鈕 2. 系統會自動帶出展期申請單, 選定申請方式與用下拉式選單選擇展期原因與展延結按日後, 點選上方儲存按鈕 47
3. 進入表單簽核畫面按下核章按鈕, 核章完畢後按下儲存按鈕 4. 按下展期單送出按鈕即可將展期申請單送往主管處核定 48
16 調案申請作業 員若想從檔案室調閱某一份文件, 可在公文查詢作業查出該筆資料後, 填寫調案申請作業 操作步驟 : 1. 請先點選公文管理系統上方的公文查詢 2. 請先點選上方公文查詢資訊 歸檔查詢資訊 選擇已編目或未編目公文, 並輸入查詢條件 ( 範例為輸入年度號 收創文號 專案編號 ) 後點選左下公文查詢按鈕 49
3. 勾選下方符合查詢條件的公文文號, 再點選上方調案申請 4. 系統帶出線上調案單, 請利用下拉式選單選擇調卷項目 5. 勾選第一次調案申請並輸入原因 6. 確認調案單無誤後, 請點選上方儲存, 系統會告知已新增完成 7. 在待處理公文就會出現調案單, 滑鼠左鍵二下點選調案單文號 8. 在調案單核章儲存後, 再點選上方 調卷單送出 9. 調案核准後, 可在 調卷檢視 看到所調案的公文 50