公文寫作及技巧 行政院綜合業務處翁參議玉麟 103.5.15 1
引言 艱澀公文案例 2011/04 > 新北市政府檢討六大公文民怨, 不再用 台端 請鑒核 等文言文字眼, 改以較白話的形式與民眾互動 > 臺中市政府回復給民眾的文公寫 迥不相侔 ( 差異很大之意 ), 胡市長批太八股, 連他都看不懂, 更別說一般民眾, 要求改善 2
引言 公務員不練功寫起公文 2266 聯合報 / 豐原報導 2007.04.04 少數公務員公文寫得七零八落, 臺中縣副縣長張壯熙說, 基本功沒練好, 有的錯字連篇, 有的蓋滿職章, 縣長與副縣長無處落章, 讓他看得搖頭嘆息 他索性不蓋, 看承辦員怎麼說, 結果這名新進人員拿著公文來找副縣長說 副縣長忘了蓋章, 讓他啼笑皆非 承辦員錯字滿篇, 讓核稿的人看了頭痛, 臺北市長郝龍斌告誡所屬發現 3 次錯字就不能 升官 3
引言 長官震怒才加速吳揆 : 刻 震怒章 好了 2009.12.11 行政院長吳敦義動怒 他不滿公共建設執行率低 要求設立的 土方銀行 遲未見到方案, 在行政院會說出重話, 如果什麼事都要長官 震怒 才能加快速度, 那以後刻個 震怒章 好了 吳敦義要求各部會一定要提高行政效率 他說, 最不願見到 公文旅行, 因為民眾沒辦法等待 4
引言 針對媒體報導計程車油價補貼斷炊一事, 行政院發言人 表示, 經查公文系統, 公文係 102 年 12 月 31 日才報院核定,103 年 1 月 2 日晚間, 才送抵院長辦公室, 院長已隨即批准 發言人轉述, 院長在得悉此事後表示, 對於這種例行性 可預見的業務, 竟然延宕作業, 造成民眾不便, 無法接受, 要求相關單位檢討究責 重視行政效率, 要求政府機關各項作為均應劍及履及 展現效率 5
公文製作 公文的意義及類別 公文製作要領 公文結構 公文用語 正確用字 簽 函稿之撰擬 公文寫作注意事項 蓋章戳參考範例 蓋印及簽署 各類公文製作時效 公文夾 公文橫書數字用法 公文例式講解 6
公文製作 - 公文的意義及類別 意義 ( 公文程式條例第 1 條 ): 處理公務之文書 類別 ( 公文程式條例第 2 條 ): 令 呈 咨 函 公告 其他公文 * 其他公文如書函 開會通知 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 箋函或便箋 證書或執照等 7
公文製作 - 製作要領 ( 一 ) 顧客導向 內部顧客 : 核 ( 閱 ) 稿 判行 發文人員 外部顧客 : 收受公文之承辦 核 ( 閱 ) 稿 判行人員 ( 二 ) 問題導向 分析問題 解決問題為 主軸 與問題相關 事項, 方列 入公文 ( 三 ) 基本原則 嚴謹之依據 簡淺明確 段落分明 正確使用標點符號 注意雙方身分 掌握處理時限 8
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 顧客導向 問題導向 簡淺明確 文句少而意義足 不用奇字 奧義 僻典 不為隱語 誇張 諷刺 所述時間 數字 語詞, 皆精確真實 正確清晰簡明迅速整潔一致完整 9
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 段落分明 主旨 : 全文精要, 說明目的 期望 說明 : 敘述事實 來源 經過或理由 辦法 : 提出具體要求或處理意見 1 段可完成者, 不必勉強湊成 2 段 3 段 說明 辦法 ( 擬辦 ), 不重複主旨之用詞 說明不提擬辦意見 ( 辦法 ), 擬辦 ( 辦法 ) 不重複說明 期望語 准駁語 辦理或復文期限 重要之人名 地名 物名 數字 法規等列於主旨 批示後之一般處理程序, 不列為擬辦 主旨之敘文儘量避免 : 案, 復如說明 ( 簽請核示 ) 10
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 大 雨 大 雨 (50 公釐 ) 豪 雨 豪 雨 (130 公釐 ) 特大豪雨 大豪雨 (200 公釐 ) 超大豪雨 超大豪雨 (350 公釐 ) 11
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 高淹水潛勢地區 高淹水機率地區 明星災區 高機率災區 金門地區大都設有或規劃增設海淡廠 金門地區設有海淡廠 座, 規劃增設 座 12
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 各單位承辦人員請於 年 月 日下 班前, 將填妥之報名表傳回承辦人 各單位承辦人請於 年 月 日下班 前, 將填妥之報名表傳回主辦單位承辦人 13
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 主旨 : 政府函以, 檢陳 政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點 ( 草案 ) 一案, 檢附原函暨附件影本各 1 份, 請查照惠示卓見, 俾憑研辦 主旨 : 檢送 政府所屬工程機關員工工程 效率獎金發給要點 ( 草案 ) 影本 1 份, 請 惠示卓見還辦 14
公文製作 - 製作要領 ( 續 ) 主旨 : 函囑就 政府所屬工程機關員工程效率獎金發給要點 ( 草案 ) 表示意見一案, 檢送本會意見表 ( 詳附件 ), 復請查照 主旨 : 檢送本會對 政府所屬工程機關員工工程效率獎金發給要點 ( 草案 ) 意見表 1 份, 復請查照 15
公文製作 - 公文的結構 主旨 : 全文精要說明目的與期望 ; 力求具體扼要 說明 : 敘述事實來源經過或理由, 勿重複期望語, 如 請核示 請查照 等 ; 只摘述來文要點 辦法 : 提出具體要求或處理意見, 勿重複期望語 ; 視內容改稱 建議 請求 擬辦 或 核示事項 16
公文製作 - 公文用語 期望及目的用語 : 對上級機關用 : 請鑒核 請鑒察 請核示 請核轉 請備查 請釋示 復請鑒核 對平行機關用 : 請查照 請查照辦理 請查照見復 請查照轉告 請同意見復 請查明見復 請惠允見復 對下級機關用 : 請查照 請查照轉告 請照辦 請查照並轉行照辦 請辦理見復 請轉行照辦 請依規定辦理 請切實照辦 17
公文製作 - 公文用語 稱謂用語 : 有隸屬關係 : 下對上稱 鈞 ; 上對下稱 貴 ; 自稱 本 無隸屬關係 : 下對上稱 大 ; 上對下稱 貴 ; 自稱 本 對機關首長 : 鈞長 機關對人民 : 臺端 ; 君 行文數機關或單位 : 於文內同時提及, 通稱 貴機關 18
公文製作 - 公文用語 准駁語 : - 上級對下級機關或首長表示同意 : 應予照准 准予照辦 准予備查 表示不同意 : 未便照准 礙難照准 應從緩議 應予不准 應予駁回 - 對平行機關或首長表示同意 : 敬表同意 同意照辦 表示不同意 : 歉難同意 礙難同意 無法照辦 未便照辦 - 對下級機關斥責 : 應予檢討 應切實檢討 應切實檢討改進 19
公文製作 - 公文用語 經辦語 : - 遵即 遵經 : 對上級機關或首長用 - 茲經 業經 經已 均經 復經 並經 嗣經 迭經 前經 : 普通用 20
公文製作 - 公文用語 引述語 : * 奉 : 引敘上級機關或首長公文時用 * 准 : 引敘平行機關或首長公文時用 * 據 : 引敘下級機關 首長 屬員或民眾公文時用 * 復...( 來文機關發文年月日字號及文別 ) 函 : 復文時用 * 依 ( 依據 )...( 來文機關發文年月日字號及文別或有關法令 ) 辦理 : 告知辦理的依據時用 *...( 發文年月日字號及文別 ) 諒蒙 ( 鈞察 ): 對上級機關發文後, 又去函續事時用 *...( 發文年月日字號及文別 ) 諒達 ( 計達 ): 對平行或下級機關發文後, 又去函續事時用 21
公文製作 - 公文用語 抄送語 ( 有副本或抄件時用之 ): * 抄陳 : 對上級機關或首長用 * 抄送 : 對平行機關 單位或人員用 * 抄發 : 對下級機關或人員用 附件語 ( 有附件時用 ): * 附 附送 檢附 檢送 : 對平行及下級機關或人員用 * 附陳 檢陳 : 對上級機關或首長用 22
案例 公文製作 - 公文用語 ( 續 ) 主旨 : 檢陳 黃金十年國家願景 各部會優先具體政策 102 年上半年執行成果報告 ( 如附件 )1 份, 謹請核備 說明 : 依鈞院 年 月 日 字第 函辦理 主旨 : 檢陳 黃金十年國家願景 各部會優先具體政策 102 年上半年執行成果報告 ( 如附件 )1 份, 請備查 說明 : 依鈞院 年 月 日 字第 函辦理 23
案例 附件語 主旨 : 謹陳 法部分條文修正草案一案, 請鑒核 說明 : 期望語 稱謂語 一 旨揭修正草案條文, 經鈞院 政務委 員及 政務委員於 年 月 日邀集 其他四院及中央部會 直轄市政府召 開會議進行討論, 本部並已依上開會 議結論事項修正條文文字竣事 24
案例 行政院秘書長函主旨 : 有關各機關處理民眾致本院院長函件, 奉示 : 來函應該一一詳閱, 用心處理, 並真誠回復, 萬不可敷衍了事 請查照並轉知所屬 說明 : 一 奉本院院長 年 7 月 日批示辦理 二 民眾致院長陳情案件, 事涉部會權責者, 以本院移文單移請主管機關參處逕復並副知 行政院秘書長函主旨 : 有關各機關處理民眾致本院院長函件, 奉示 : 公務不論權屬中央或地方, 皆應以 真誠 效率 同理心 服務, 並於處理中 或告一段落時, 以函或電回復陳情人 請查照並轉知所屬 說明 : 一 奉本院院長 年 8 月 日批示辦理 二 另 年 月 日院臺 字第 號函諒達, 請併案辦理 25
案例 委員會書函 主旨 : 本會原訂於 年 月 日 ( 星期 ) 召開 計畫 推動座談會, 因故改於 年 月 日 ( 星期 ) 上午 時 分於 會議室舉行, 請查照 說明 : 本會 年 月 日 字第 號開會通知單諒達 26
公文製作 - 正確用字 侵占 ; 竊佔 ; 占有 ; 佔領 消弭 ; 弭平戰亂 ; 彌平預算 部分 ; 不法分子 ; 身分 ; 處分 防範 ; 防患未然 聯繫 ; 連絡 掩埋 ; 淹沒 亟需 ; 必須 偵查 ; 檢察 擁擠 ; 壅塞 凸顯 ; 突出 27
公文製作 - 正確用字 ( 續 ) 反映意見 ; 生理反應 型塑 ; 形象 澈底 ; 貫徹 布置 ; 佈達 ; 佈局 ; 部署 費時 ; 曠廢 ; 曠日費時 紓解 ; 抒發 計畫 ( 名詞 ); 擘劃 規劃 計劃 ( 動詞 ) 雇主 雇員 ( 名詞 ); 僱用 約聘僱 ( 動詞 ) 制定 公布 ( 法律 ); 訂定 發布 ( 法規命令 ) 紀錄 ( 名詞 ); 記錄 ( 動詞 ) 給與 ( 慰問金 ); 給予 授予 ( 名位 榮譽 ) 28
公文製作 - 正確用字 ( 續 ) 貿 ( 冒 ) 然 周 ( 週 ) 延 ; 周 ( 週 ) 知 已 ( 己 ) 經 撲朔 ( 塑 ) 迷離 厲 ( 勵 ) 行 真相 ( 象 ) 假借 ( 藉 ) 楬 ( 揭 ) 櫫 伎 ( 技 ) 倆 以身作 ( 做 ) 則 以資 ( 咨 ) 規範 躋 ( 擠 ) 身 函復 ( 覆 ) 重複 ( 覆 ) 扎 ( 紮 ) 根 29
公文製作 - 正確用字 ( 請挑出錯誤 ) 合理反應市場機制 政府己擘畫出未來的施政願景 ; 推動 優質網路政府計劃 ; 規劃成立 文化部 徹底檢討教改成效 ; 穩建的步伐推動各項改革 為民興利除幣 ; 青年就業旗鑑計畫 ; 調整評艦機制 抒緩通膨壓力 ; 茲生疑義 制定 公布 ( 國家機密保護法施行細則 ); 訂定 發布 ( 國家機密保護法 ) 檢送 會議記錄 力行廉能政府 在兼顧安全 尊嚴與繁榮的前題下 公立學校教員退休撫恤條例 草案 30
公文製作 - 正確用字 ( 解答 ) 合理反映市場機制 政府已擘劃出未來的施政願景 ; 推動 優質網路政府計畫 ; 規劃成立 文化部 澈底檢討教改成效 ; 穩健的步伐推動各項改革 為民興利除弊 ; 青年就業旗艦計畫 ; 調整評鑑機制 紓緩通膨壓力 ; 滋生疑義 制定 公布 ( 國家機密保護法 ); 訂定 發布 ( 國家機密保護法施行細則 ) 檢送 會議紀錄 厲行廉能政府 在兼顧安全 尊嚴與繁榮的前提下 公立學校教職員退休撫卹條例 草案 31
公文製作 - 簽之撰擬 簽為幕僚處理公務表達意見, 以供上級瞭解案情, 並作抉擇之依據, 分為下列 2 種 : 機關內部單位簽辦案件, 依分層授權規定核決, 簽末不必敘明陳某某長官 具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之 簽, 文末得用敬陳 長官字樣 32
簽作法舉例 ( 機關內簽 ) 公文製作 - 簽之撰擬 簽稿併陳簽於資訊管理處主旨 : 辦理推動公文橫式書寫資訊作業研習營, 擬訂於 年 月 日於公文交換 G2B2C 服務中心辦理 2 場次研習營, 如奉核可, 擬函請各部會 縣市政府派員參加, 謹附稿, 簽請核判 說明 : 依據 ( 公文橫式書寫資訊作業實施計畫 ) 第 5 點實施方式暨推動時程之 ( 三 ) 辦理 33
簽作法舉例 ( 下級機關首長對上級機關首長 ) 公文製作 - 簽之撰擬 簽於 ( 機關或單位 ) 主旨 : 部為亞洲開發銀行請撥付亞洲蔬菜研究發展中心補助新臺幣 00 元, 擬准動支本年度第 2 預備金, 簽請核示 說明 : 擬辦 : 敬陳副 長 長 ( 蓋職章 ) ( 日期及時間 ) 34
公文製作 - 簽之撰擬 擬辦方式 先簽後稿 : 政策或重大案件 法律案, 須先簽請核定案件 簽應按 主旨 說明 擬辦 3 段式辦理 簽稿併陳 : 須限時辦發不及先行請示之案件 須視情形使用 簽, 如案情簡單, 可使用便條紙, 不分段, 以條列式簽擬 以稿代簽 : 案情簡單, 照例承轉案件 直接辦稿 存參或案情簡單者, 得於原件空白處簽擬 35
公文製作 - 簽之撰擬 撰擬要領 : 主旨 : 扼要敘述, 概括 簽 之整體目的與擬辦, 不分項,1 段完成 說明 : 對案情之來源 經過 與有關法規或前案, 以及處理方法之分析等, 作簡要之敘述, 並視需要分項條列 擬辦 : 為 簽 之重點所在, 應針對案情提出具體處理意見, 或解決問題之方案, 意見較多時分項條列 36
公文製作 - 函稿之撰擬 函稿之性質 主動行文 : 創稿, 係承辦人員據公務需要, 主動擬稿 被動行文 : ( 一 ) 轉文, 甲機關行文乙機關, 乙機關據以轉文丙機關 ( 二 ) 復文, 甲機關行文乙機關請求釋示或研提意見時, 乙機關將處理情形回復甲機關 37
公文製作 - 函稿之撰擬 承辦人員於辦稿 ( 為公文之草本 ) 時, 應分別填列下列各點 : 文別 : 令 函 書函 速別 : 希望受文機關辦理之速別 填 最速件 速件, 或 普通件 密等及解密條件或保密期限 : 填 絕對機密 極機密 機密 密, 解密條件或保密期限於其後以括弧註記 非機密件, 則不必填列 附件 : 註明名稱 媒體型式 數量及其他有關字樣 正本 副本 : 分別逐一書明全銜, 或以明確之總稱概括表示 ; 其地址非眾所周知者, 請註明 機關內部得以加發 抄本 方式處理 38
公文製作 - 函稿之撰擬 撰擬格式 依內容 繁簡及需要性採 : 1 段式 ( 主旨 ) 2 段式 ( 主旨 說明 ) 3 段式 ( 主旨 說明 辦法 ) 39
公文製作 - 函稿之撰擬 撰擬要領 定有辦理或復文期限者, 請在 主旨 內敘明 擬辦復文或轉行之稿件, 請將來文機關之發文日期及字號敘入, 俾便查考 承轉公文如有需要, 請摘敘來文要點, 無法摘敘時, 可照規定列為附件 概括之期望語 請核示 請查照 請照辦 等列入主旨 說明 辦法 分項條列時, 每項表達一意 如要求副本收受者作為時, 請在 說明 段內列明 文末首長簽署 敘稿時, 為簡化起見, 首長職銜之下可僅書 姓, 名字則以 表示 40
公文寫作注意事項 承辦案件時, 首先要清楚地瞭解案情的來龍去脈 ; 並就 人 事 時 地 物 5 要項加以考量 公文寫作應考量所涉的法令, 與曾經有過的相關案例 承辦人撰擬公文時, 所代表的是本機關的立場與機關首長的身分, 故寫作公文時, 要切記遣辭用句 卑亢之間 ( 上行 下行或平行 ) 準確拿捏 承辦人撰擬公文時, 不能只站在自己的立場陳述, 還應以受文者的位置檢視成果, 排解閱讀障礙 公文陳核前, 應仔細做最後檢視, 檢視範圍包括 : 錯別字 文體 文句 形式等 公文如有附件隨陳, 應檢齊隨文稿 ( 文稿 1 頁以上者請裝訂妥當, 並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章, 同時於每頁右下角加註頁碼 ) 或簽再陳核 ; 附件有 2 種以上, 應依序分別標示附件 1 附件 2 41
公文用印及蓋章戳參考範例 19 42
蓋印及簽署 職銜簽字章 平行文及下行文 職銜姓名蓋職章 上行文 機關或單位條戳 書函 開會通知單 移文單及一般事務性之通知 聯繫 洽辦等公文 43
各類公文製作時效 一般公文會簽 最速件 :1 日 1 小時 速件 :3 日 2 小時 普通件 :6 日 4 小時 限期公文 專案管制案件 人民申請案件 人民陳情案件 訴願案件 44
公文夾 文書之陳核 陳判等過程中, 均應使用公文夾, 並以公文夾顔色做為機關內部傳送速度之區分 ; 公文夾之應用, 必須與夾內文書性質相稱, 最速件之使用比例應予適當控制 速件 : 藍色 普通件 : 白色 最速件 : 紅色 機密件 : 黃色 45
公文書橫式書寫數字使用原則 為使各機關公文書橫式書寫之數字使用有一致之規範可循, 特訂定本原則 數字用語具一般數字意義 ( 如代碼 國民身分證統一編號 編號 發文字號 日期 時間 序數 電話 傳真 郵遞區號 門牌號碼等 ) 統計意義 ( 如計量單位 統計數據等 ) 者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉伯數字 數字用語屬描述性用語 專有名詞 ( 如地名 書名 人名 店名 頭銜等 ) 慣用語者, 或以中文數字表示較妥適者, 使用中文數字 數字用語屬法規條項款目 編章節款目之統計數據者, 以及引敘或摘述法規條文內容時, 使用阿拉伯數字 ; 但屬法規制訂 修正及廢止案之法制作業者, 應依 中央法規標準法 法律統一用語表 等相關規定辦理 46
阿拉伯數字 / 中文數字 阿拉伯數字 用語類別 代號 ( 碼 ) 國民身分證統一編號 編號 發文字號 用法舉例 ISBN 988-133-005-1 M234567890 附表 ( 件 )1 院臺秘字第 0930086517 號 臺 79 內字第 095512 號 序數第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀錄 第 7 組 日期 時間 電話 傳真 (02)3356-6500 郵遞區號 門牌號碼 計量單位 統計數據 ( 如百分比 金額 人數 比數等 ) 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理 100 臺北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃 80 % 3.59 % 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,442,789 人 1:3 47
阿拉伯數字 / 中文數字 用語類別 用法舉例 中文數字 描述性用語 一律 一致性 再一次 一再強調 一流大學 前一年 一分子 三大面向 四大施政主軸 一次補助 一個多元族群的社會 每一位同仁 一支部隊 一套規範 不二法門 三生有幸 新十大建設 國土三法 組織四法 零歲教育 核四廠 第一線上 第二專長 第三部門 公正第三人 第一夫人 三級制政府 國小三年級 專有名詞 ( 如地名 書名 人名 店名 頭銜等 ) 九九峰 三國演義 李四 五南書局 恩史瓦第三世 慣用語 ( 如星期 比例 星期一 週一 正月初五 十分之概數 約數 ) 一 三讀 三軍部隊 約三 四天 二三百架次 幾十萬分之一 七千 48 餘人 二百多人
阿拉伯數字 / 中文數字 阿拉伯數字 用語類別 法規條項款目 編章節款目之統計數據 用法舉例 事務管理規則共分 15 編 415 條條文 法規內容之引敘或摘述依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定者, 處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 49
阿拉伯數字 / 中文數字 中文數字 用語類別 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 用法舉例 1. 行政院令 : 修正 事務管理規則 第一百十一條條文 2. 行政院函 : 修正 事務管理手冊 財產管理第五十點 第五十一點 第五十二點, 並自中華民國九十三年二月十六日生效... 3. 法 草案總說明 :... 爰擬具 法 草案, 計五十一條 4. 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之 說明 欄 - 修正條文第十六條之說明 : 一 關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五, 本條第一項爰予配合修正 50
公文書橫式書寫數字使用 常見問題 三日內付清 3 日 合約書二份 2 份 已近十年 10 年 九十四年五月底 94 年 5 月底 三場次 3 場次 三家旅行社 3 家 五日遊 5 日遊 四月初 4 月初 民國一 一年民國 101 年 挑戰 2 8 挑戰 2008 51
公文用語使用 乙份 或 一份 疑義? 文書處理手冊對於 乙份 或 一份 之使用並未規定, 惟實務上二者均有使用 另依手冊附錄 5 之 公文書橫式書寫數字使用原則 第 2 點規定數字用語如為計量單位者, 使用阿拉伯數字, 是以份數可以 1 份 表示較為清楚 52
公文例式講解 53
例式講解 1 簽原版 簽於 主旨 : 謹陳第 2 屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮程序表及鈞長致詞參考稿, 敬請鑒核 說明 : 一 第 2 屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮將於本 (94) 年 月 日 ( 星期二 ) 下午 14 時 30 分假台泥大樓士敏廳 ( 台北市中山北路 2 段 113 號 3 樓 ) 舉行, 恭請鈞長蒞臨致詞及頒獎 二 謹陳鈞長致詞參考稿如后附 敬陳 長 ( 蓋章 ) 年 月 日 54
例式講解 1 簽修正版 簽於 主旨 : 謹陳第 2 屆機關檔案管理金檔獎暨金質獎頒獎典禮程序表及鈞長致詞參考稿 ( 如附 ), 敬請鑒察 說明 : 旨揭頒獎典禮定於本 (94) 年 月 日 ( 星期二 ) 下午 2 時 30 分假台泥大樓士敏廳 ( 臺北市中山北路 2 段 113 號 3 樓 ) 舉行, 恭請鈞長蒞臨致詞及頒獎 敬陳 長 ( 蓋職章 ) 年 月 日 55
例式講解 2 函原版 苗栗縣警察局 分局函 主旨 : 本分局因協尋失蹤人口范 案, 亟需調閱范民投保單位與工作地點, 懇請貴分局惠允協助查詢, 至紉公誼, 請查照 說明 : 一 依據本分局田美派出所 年 月 日一般陳報單辦理 二 有關民眾范, 身分證字號, 籍設苗栗縣 鄉 村田美 100 號, 於 96 年 2 月 1 日與家人失聯, 經范 女士於 96 年 3 月 2 日報案請求警方協尋 56
例式講解 2 函修正版 苗栗縣警察局 分局函 主旨 : 本分局因協尋失蹤人口范 案, 亟需查詢范民投保單位與工作地點, 請貴分局惠允協助, 請查照 說明 : 一 依據本分局田美派出所 年 月 日一般陳報單辦理 二 民眾范, 身分證字號, 設籍苗栗縣 鄉 村田美 100 號, 於 96 年 2 月 1 日與家人失聯, 經范 女士於 96 年 3 月 2 日報案請求警方協尋 57
例式講解 3 函原版 行政院函 主旨 : 所報訂定 市 管理自治條例 草案一案, 因內容複雜 所涉層面甚廣, 需較長間審查, 特先復請查照 說明 : 復貴府 年 月 日府授法規字 號函, 並依 地方制度法 第 32 條第 3 項但書規定辦理 58
例式講解 3 函修正版 行政院函 主旨 : 所報制定 市 管理自治條例 草案一案, 因內容複雜 所涉層面甚廣, 須較長時間審查, 爰依 地方制度法 第 32 條第 3 項但書規定延長核定期限, 特先復請查照 說明 : 復貴府 年 月 日府授法規字 號函 59
公文實例討論 擬辦方式 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 存參或案情簡單者, 得於原件空白處簽擬 60
案例分享 (1) 內政部函受文者 : 行政院主旨 : 本部舉辦 101 年宗教團體表揚大會有關獲行政院表揚部分擬恭請院長賜匾額題詞簽字章戳及行政院印模並蒞臨會場致詞嘉勉暨表揚一案, 敬請鑒核 61
案例分享 (2) 嘉義市民賴 先生 96 年 3 月 5 日致院長函, 檢送 10 份自製之時事封, 請院長惠賜簽名, 俾利保存一案 62
案例分享 (3) 財團法人山達基教會函 受文者 : 行政院院長 主旨 : 敬邀臺端蒞臨參加 山達基教會 - 高雄理想機構 開幕典禮, 詳如附件及說明, 敬請惠允並覆 63
案例分享 (4) 總統府函受文者 : 行政院主旨 : 檢送本府新修正 總統府辦理請見總統副總統作業要點, 請查照並轉知所屬 說明 : 一 旨揭作業要點於本 ( ) 年 月 日核定修正 二 請見總統 副總統案請儘早行文本府, 俾爭取辦理時效, 外賓另請配合以下事項 : ( 一 ) 中文簡歷請加註曾訪華日期 總統與副總統曾見面或款宴等互動紀錄 ( 均含就任前 ) ( 二 ) 代擬總統 副總統接見外賓之致詞稿, 請單獨編列頁碼, 加註撰稿人及核稿人之 單位 姓名 職稱 及 行動電話號碼, 以利文稿內容查證 64
案例分享 (5) 申請書受文者 : 行政院主旨 : 請提供貴院頒布之 行政院及所屬各機關處理人民陳情案件要點 全文影本一份, 俾資參考, 實為感便 申請人 : 住 : 中華民國 年 月 日 65
案例分享 (6) 行政院 處移文單 受文者 : 內政部發文日期 : 發文字號 : 院臺 字第 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 陳情書 1 份主旨 : 君陳訴, 為建請協助解決台三線苗栗段重型機車飆車問題一案, 移請就貴管部分卓處逕復並副知本處 正本 : 內政部 交通部副本 : 君 66
案例分享 (7) 先生 96 年 4 月 5 日致 院長陳情書就台灣之身分地位與國歌所提問題一案 文內敍及害怕遭受白色恐怖, 或成為如 228 事件之其一寃魂, 故乃借假名假地址表達 67
祝 身體健康! 工作順利!! 68