104 年文書處理重大改革 為使各機關處理公文有一致遵循標準, 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空 1 格 ) 書寫 ( 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 ) 書函用於舉凡答復簡單案情時使用, 為避免實務上各機關使用書函答復民眾過於

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1 國立嘉義特殊教育學校 公文寫作技巧及案例解析 前臺南縣政府行政管理室主任國立嘉義大學教育學系國家文官學院公文講座邱忠民講述 中華民國 105 年 8 月 25 日

2 104 年文書處理重大改革 為使各機關處理公文有一致遵循標準, 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空 1 格 ) 書寫 ( 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 ) 書函用於舉凡答復簡單案情時使用, 為避免實務上各機關使用書函答復民眾過於浮濫, 改為僅限於舉凡答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情時使用 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊十五 ( 一 )6(1) 乙 )

3 104 年文書處理重大改革 實務上會勘通知單為各機關普遍使用, 增列會勘通知單, 於辦理會勘時使用 ( 倂同修正手冊附件 1 開會通知單格式 ) ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊十五 ( 一 )6(2)) 實務上公示送達為各機關普遍使用, 增列公示送達, 於辦理公示送達時使用 ( 倂同修正手冊附錄 6 公告作法舉例新增公示送達範例 ) ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊十五 ( 一 )5)

4 104 年文書處理重大改革 公文用語規定增列准駁用語 - 應予照准 未便照准 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊十八 ( 一 )) 配合實務作業, 法制作業可視案件性質 先簽後稿 或 簽稿併陳 方式, 爰刪除文書處理手冊十九 ( 一 )2(1) 甲 制定 訂定 修正 廢止法令案件 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊十九 ( 一 )2(2))

5 104 年文書處理重大改革 速別 : 係指希望受文機關辦理之速別 應確實考量案件性質, 填列 最速件 速件 或 普通件 新增 : 如為限期公文則不必填列 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊三十一 ( 二 )) 公文程式條例第 3 條第 3 項規定, 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位主管署名 蓋職章 此與實務上機關內部單位主管無職章有所扞格, 爰刪除文書處理手冊四十 ( 三 )6 後段有關機關內部單位基於授權行文, 得比照辦理規定 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正文書處理手冊四十 ( 三 )6)

6 104 年文書處理重大改革 增列文書處理手冊七十二 ( 五 ) 一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件, 如已逾 30 年以上, 且具下列情形之一者, 得由各受文機關檔案管理單位會商業務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級 : 1. 受文機關建議原核定機關辦理機密等級變更或 解密, 原核定機關未予處理, 致機密等級無法 變更或註銷 2. 未能確認機密文書原核定機關 業務承受機關 或原核定機關之上級機關或主管機關 3. 原文書處理手冊六十 ( 三 ) 附件抽存後解密 刪除 ( 行政院 104 年 4 月 28 日院臺綜字第 號函修正 文書處理手冊六十 ( 三 ) ; 七十二 ( 五 ))

7 機關公文寫作常見的錯誤 不瞭解公文的簽辦方式包括 : 1. 先簽後稿 2. 簽稿併陳 3. 以稿代簽 公文書橫式書寫數字使用原則 : 應使用阿拉伯數字或中文數字之謬誤 ( 最常見錯誤 ) 公文用語及用字之謬誤 ( 錯別字及語言癌 ) 不熟悉附件之製作方法或漏未填寫附件資料 不熟悉起首語 期望語及稱謂語之製作方法 ( 漏未書寫 不應挪抬及用語不當 ) 缺乏公文保密觀念及不熟悉密件處理規定

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20 寫出好公文的五把鑰匙 一 認清發文機關與受文者之關係 ( 即行文系統 ) * 上行文 * 平行文 * 下行文 * 斜行文二 瞭解公文本文之內容結構 ( 即主旨說明辦法 ) * 主旨 = 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 * 說明 = 引據 + 申述 + 歸結 ( 三段式論證法 ) * 說明 = 事實 + 原因 + 結果 ( 因果關係法 ) 三 嫻熟公文專門用語用字規範 * 起首語 * 稱謂語 * 期望語 * 引述語 * 經辦語 * 論斷語 * 請示語 * 准駁語 * 抄送語 * 附送語 * 結束語四 遵守法律統一用字 用語及數字使用原則 * 法律統一用字 * 法律統一用語 * 公文書橫式寫數字使用原則 * 公文標點符號用法五 語言簡潔 字少而精, 避免語言癌, 儘量朝向 簡淺的文言文 濃縮的白話文 邁進

21 國立嘉義特殊教育學校公文行文系統 嘉義特教 總統 上行文用呈 嘉義特教 行政院 上行文用函 嘉義特教 教育部 上行文用函 嘉義特教 衛生福利部 平行文用函 嘉義特教 立法院 司法院 考試院 監察院 斜行文用函 嘉義特教 行政院所屬各部 會 署 總處 平行文用函 嘉義特教 審計部 考選部 銓敘部 保訓會 斜行文用函 嘉義特教 最高法院 高等法院 地方法院 斜行文用函 嘉義特教 所屬行政單位各處 室 中心 組 下行文用函 嘉義特教 所屬教師 員工及學生 下行文用函 嘉義特教 各公 私立高中 ( 職 ) 國民中 小學 平行文用函 嘉義特教 各特殊教育 衛生 醫療 福利機構 平行文用函 嘉義特教 各公司行號 民間團體 自然人 平行文用函 嘉義特教 各直轄市政府 縣 ( 市 ) 政府 平行文用函 嘉義特教 各直轄市議會 縣 ( 市 ) 議會 平行文用函

22 國立嘉義特殊教育學校行文系統之區別實益 稱謂語 ( 不挪抬 ) 起首語 ( 附送語 ) 期望語 ( 不挪抬 ) 上行文 - 稱 鈞 如 : 嘉義特教對教育部國教署 教育部 行政院稱 鈞部 鈞院 平行文 ( 同級 )- 稱 貴 如 : 嘉義特教對各公私立高中 ( 職 ) 校 稱 貴校 平行文 ( 不相隸屬 )- 稱 貴 如 : 嘉義特教對各縣 ( 市 ) 政府稱 貴府 下行文 - 稱 貴 如 : 嘉義特教對所屬各處 室 科中心稱 貴處 室 貴科 中心 斜行文 - 稱 大 如 : 嘉義特教對立法院 司法院 考試院 監察院 考選部 銓敘部 審計部 保訓會 審計室 各級法院稱 大院 大部 大會 大室 民眾 - 稱 臺端 如 : 嘉義特教對學生家長 所屬教師 員工稱 臺端 上行文 - 用 檢陳 平行文 - 用 檢送 下行文 - 用 檢發 或 檢附 ; 亦可用 檢送 如 : 嘉義特教對行政院 教育部 教育部國教署用 檢陳 如 : 嘉義特教對教育部體育署 各公私立高中 ( 職 ) 校 各縣 ( 市 ) 政府用 檢送 如 : 臺南護專對所屬各處 室 組 科 教師及員工用 檢附 檢發 檢送 上行文 - 用 請鑒核 請核示 請鑒察 請備查 請察照 平行文 - 用 請查照 請查照辦理 請查照辦理見復 請查照惠予同意 下行文 - 用 請查照 希照辦 希轉行照辦 希辦理見復 斜行文 - 用 請詧照 如 : 嘉義特教對教育部用 請鑒核 請核示 請鑒察 請備查 如 : 嘉義特教對各公私立高中 ( 職 ) 校 中央各部 會 各縣 ( 市 ) 政府用 請查 照 請查照辦理 請查照辦理見復 請查照惠予同意 如 : 嘉義特教對所屬各處 室 組 科用 請查照 希照辦 希辦理見復 如 : 嘉義特教對立法院 司法院 考試院 監察院 審計部 各級法院用 請詧照

23 公文行文系統解說 下行文 指有隸屬關係之上級機關對其下級機關所使用之 公文書, 如 : 令 下行函 書函 ( 稱謂語用 貴 ; 期望語用 希照辦 ) 上行文 指有隸屬關係之下級機關對其上級機關所使用之 公文書, 如 : 呈 上行函 ( 稱謂語用 鈞 ; 期望語用 請鑒核 ) 平行文 指無隸屬關係之同級機關及不相隸屬機關相互往 來之公文書, 如 : 咨 函 書函 申請函 ( 稱謂語用 貴 ; 期望語用 請查照 ) 斜行文 指無隸屬關係機關且不同級機關間行文時使用, 如 : 縣市政府與立法 司法 考試院之公文 ( 稱謂語用 大 ; 期望語用 請詧照 )

24 公文結構 - 內容結構 ( 本文 ) 函地址 :00000 市 區 路 00 號聯絡人 : 聯絡電話 : 轉 0000 傳真電話 : 電子信箱 :0000@000.edu.tw 檔號 : 保存年限 : 受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 ( 字數不可超過 個字 ) 說明 : 一 ( 寫引據 - 寫出辦理本案之原因 - 係依據來函 法令 計畫 會議決議 簽呈 前案 理論 研究結果 媒體報導 等 ; 如無前述則寫事實, 即現況描述 - 就本案之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述 ) 二 ( 寫申述 - 分析利弊因素 ) 三 ( 寫歸結 - 發文機關見解 ) 四 ( 如欲要求副本收受者作為時其配合方法 ) 五 ( 如有附件時列於說明最後一項, 並應列明附件之名稱及數量 ) 辦法 :( 向受文者提出具體要求或作法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 上行函 - 蓋職章 ; 平行函 下行函 - 蓋簽字章 )

25 受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 公文本文內容結構檔號 : 保存年限 : 函 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 說明 : A 式 ( 三段式論證法 = 引據 + 申述 + 歸結 ) B 式 ( 因果關係法 = 事實 + 原因 + 結果 ); 一 A 式寫引據 B 式寫事實 二 A 式寫申述 B 式寫原因 三 A 式寫歸結 B 式寫結果 辦法 :( 行政三聯制法 = 計畫 + 執行 + 考核 ) 一 計畫 ( 成立 組織 + 訂定 計畫 ) 二 執行 ( 如何加強訓練 ) 三 執行 ( 如何擴大宣導 ) 四 考核 ( 如何稽考 獎懲方法 ) 正本 : 副本 : 長 ( 簽字章 )

26 公文主旨段內容結構 - 起首語寫法檔號 : 保存年限 : 函 受文者 : 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨開頭所用的發語詞 起首語適用範圍備註 關於 有關 為 函轉 檢陳 謹查 茲有 檢送 經查 茲經 函詢 檢附 檢發 檢送 所詢 制定 ( 法律 ) 訂定 ( 法規命令 行政規則 ) 修正 廢止 核釋 特任 任命 茲聘 僱 上行文 平行文 下行文 上行文適用 平行文適用 下行文適用 公布 ( 法律 ) 發布 ( 法規命令 行政規則 ) 適用 下行文 ( 人事命令 ) 適用

27 受文者 : 保存年限 : 公文主旨段內容結構 - 期望語寫法檔號 : 函 發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日 發文字號 : 字第 號速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 機關地址 :000 縣 ( 市 ) 路 00 號聯絡方式 :( 承辦人 電話 傳真 ) 主旨 :( 起首語 + 主要意旨 + 期望語 <50 個字 ) 指公文主旨最後用以表示請求及期望之語詞 上行文期望語平行文期望語下行文期望語 請鑒核 ( 報核案件 ) ( 請求上級審查並決定准否辦理 執行 ) 請查照 請察照 ( 請求同級機關或不相隸屬機關知悉 ) 請查照 ( 僅供下級知照 照會 知悉 ) ( 請下級機關知照 知悉 ) 敬請核示 ( 請示案件 ) ( 請求上級審核並指示方法以便遵行 ) 請詧照 ( 請斜行機關知悉 ) 希照辦 希切實照辦 ( 請不相隸屬但地位較高之機關知悉, 如行 ( 請下級機關知悉後, 並照案辦理 ) 政部門對立法院 司法院 考試院 監察院 ) 請備查 ( 存查案件 ) 請核備 ( 存查案件但上級保留審核權限 ) ( 請求上級知悉並歸檔留供查考 ) 請鑒察 ( 查 ) ( 僅供瞭解 ) 請察照 ( 僅供上級知照 照會 知悉用 ) ( 請求上級知悉其已依照辦理 ) 為表示尊敬, 請字之前得加 敬 字, 期望語不須挪抬 請查照辦理 請查核辦理 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其依照辦理 ) 請查照見復 請查照辦理見復請查照惠予同意 ( 請同級機關或不相隸屬機關知悉, 並請其查明後回復 ) 請字之前不得加 惠 字, 因 惠 字不當助動詞, 期望語不須挪抬 請轉行照辦 ( 請下級機關轉行所屬照案辦理 ) 請辦理見復 ( 請下級機關照案辦理, 並作後續報告答復 ) 為表指揮監督關係, 請字得改為 希 字, 期望語不須挪抬

28 公文說明段形式結構 分項標號使用原則 : 一 分段項目符號應另列縮格以全形書寫為一 二, ( 一 ) ( 二 ),1 2,(1) (2) 括弧 () 以半形為之 二 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 三 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 範例 主旨 :ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明 : 一 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 二 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 一 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 二 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 1 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 2 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (1)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ (2)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 甲 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 乙 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ( 三 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 三 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ

29 公文說明段內容結構 ( 一 ) 說明一 : 引據 ( 依據 - 來函 法令 計畫 會議決 議 簽陳 前案 理論 研究報告 媒體報導 ) 說明二 : 事實 ( 現況描述 就案情之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述 ) 說明三 : 原因 ( 分析利弊因素 ) 說明四 : 結果 ( 發文機關見解 ) 說明五 : 補充 ( 要求副本或其他單位配合之事項 ) 說明六 : 附件 ( 有附件時說明最後一項, 請列名附件之名稱及數量 )

30 公文說明段內容結構 ( 二 ) 被動公文 ( 復文或轉文 ) 依據來文機關 ( 鈞府 貴會 臺端 )000 年 0 月 0 日 字第 號 ( 函 申請函 陳情書 ) 辦理 主動公文 ( 創稿 ) - 引據文號 ( 相關機關來文字號 ) - 引據法令 ( 現行有效的法令 ) - 引據計畫 ( 施政計畫 計畫 ) - 引據會議決議 ( 第 0000 次行政院院會 000 年 00 月 00 日 協調會議決議事項辦理 ) - 引據簽陳 ( 上級長官交辦事項, 經簽請核准後 ) - 引據前案 ( 以前處理過的案子 ) - 引據理論 ( 專家學者之理論或研究報告 ) - 引據報導 ( 重要權威媒體或雜誌之報導 ) - 引據事實 ( 目前所發生重大 眾所皆知之事實 )

31 公文說明段內容結構 ( 三 ) 引據之製作方式 全引 : 將全部抄引 節引 : 即重要部分用引號原文照錄, 不重要文字用刪節號 表達, 因此不得刪改原文 撮引 : 將撮要簡述, 於文首加 略以 略開 略云 略稱 略謂 等文字 可刪改原文, 但不能變更原意 單引 : 一文只引敘一件法條或文號 複引 : 一文輾轉連引多件法條或文號 簡引 : 僅引敘來文日期 發文字號 文別 案由或附件, 不引正文

32 公文簽辦方式 大簽 ( 制式簽 ) 種類 - 內部簽 外部簽形式 - 三段式簽 條列式簽 收文 須簽辦毋庸發文 須簽辦且須發文 小簽 ( 簡簽 ) 先簽後稿 簽稿併陳 便簽 ( 便箋 ) 角簽簽稿會核單會辦單 以稿代簽

33 簽的種類 簽承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 簽的種類 大簽凡案情較重要與複雜或因業務需要而主動簽辦案件, 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦 大簽種類 三段式簽 條列式簽 內部簽 外部簽 小簽凡案情較簡單或對來文之處理案件, 不使用制式用紙, 僅直接於來文空白角落處, 以條列式或敘述式簽辦處理意見 小簽種類 角簽 便簽 便箋 簡簽 簽稿會核單 簽辦單 會辦單

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35 大簽之種類 ( 一 ) 三段式簽 於 簽 字及 簽辦單位 為之下, 採用 主旨 說明 擬辦 等三段式結構製作 因屬案情較重要與複雜或業務需要而主動簽辦案件, 須用標準規格即簽之制式用紙來簽辦 條例式簽 於 簽 字之下, 緊接著以條列式一. 二. 三 等敘述 本著 引據 + 申述 + 歸結 之要旨用一 二 三 四 的條列方式來表達 製作要領 一 敘明案由 + 次就 二 有關事項予以說明 + 接著 三 提出擬辦意見 + 最後 四 期望語 條列式之簽因無主旨段, 故其期望語或目的語置於簽之最後一條

36 大簽之種類 ( 二 ) 內部簽 機關內部單位簽辦案件之簽 ( 又稱為內簽 ) 屬於簽給本機關內部單位主管或首長裁示之簽, 依各機關分層負責授權之規定核決, 簽末不必敘明 敬陳 長官 字樣 外部簽 下級機關首長對直屬上級機關首長之簽 ( 又稱為外簽 ) 屬於對外發出之上行文, 文末用 敬陳 長官 字樣, 如有正副首長, 排列順序依位階之低高而上下排列, 且不書其姓或名字 有幕僚長者後加 轉陳 外部簽宜比照一般文稿處理, 即簽經首長裁示後另行繕發, 並編列發文日期及字號, 按一般發文程序辦理, 原簽之稿則予存檔備查

37 簽 000 年 00 月 00 日 於 單位 大簽的本文內容結構 檔號 : 保存年限 : 主旨 : 起首語 + 本意旨 + 期望語 ( 有關 關於 為辦理 簽擬 敬陳 )+ 本案 +( 簽請核示 ) 說明 : 一 引據 來文機關及文號 手諭 ( 奉交下 ) 會議提示 業務需要 事實 計畫 方案 報導 ( 引據 ) 二 陳述現況及問題 ( 申述 ) 三 分析利弊因素 ( 申述 ) 四 承辦單位見解 ( 歸結 ) 五 如需動支經費, 請列明預算科目及數額 ( 經費 ) 六 如有補充說明或需其他單位配合請列明 ( 補充 ) 七 如有附件請列明附件名稱及份數 ( 附件 ) 擬辦 : 本案於奉核後, 將如何 辦理 ( 提出具體可行方案 )

38 大簽之製作方法 ( 一 ) 大簽 主旨 的結構 主旨 : 什麼事 + 如何做 ( 不分項,50-60 字內敘畢 ) 主旨 : 起首語 + 本案主要意旨 + 期望語 大簽 主旨 的作法 主旨 : 有關 一案, 簽請鈞參 主旨 : 為辦理 一案, 簽請核示 主旨 : 敬陳 計畫, 簽請鑒核

39 大簽之製作方法 ( 二 ) 大簽的起首語 有關 關於 為辦理 敬陳 大簽的期望語 簽請鑒核 ( 簽報長官瞭解並作決定 ) 簽請核示 ( 提出擬辦意見給長官核定 ) 簽請鑒察 ( 將辦理情形簽報長官瞭解 ) 簽請鈞閱 ( 檢陳有關資料, 請長官過目 ) 簽請核閱 ( 檢陳有關資料, 請長官過目 ) 簽請鈞參 ( 提供長官參考 )

40 大簽之製作方法 ( 三 ) 大簽的 說明 結構說明 : 一 首先敘明來文機關及文號 ( 如無來文, 則說明簽本案的主要依據 ) ( 引據 ) 二 陳述事實現況或問題 ( 申述 ) 三 利弊因素分析及法規依據 ( 申述 ) 四 提出承辦單位見解及如何辦理 ( 歸結 ) 五 如需動支經費, 其預算科目及數額 ( 經費 ) 六 如有補充說明或需其他單位配合請列明 ( 補充 ) 七 如有附件請列明所檢附附件之名稱及數量 ( 附件 )

41 大簽之製作方法 ( 四 ) 大簽的 擬辦 作法結構 提出具體可行方案 ( 即提出本案之具體處理方式 ), 供長官核裁 擬辦 : 是否可行 + 擬請鈞長核示 ( 錯誤 ) 擬辦 : 本案於奉核後 + 將如何處理 ( 正確 ) 擬辦 : 本計畫於奉核後 + 將如何處理 ( 正確 ) 擬辦 : 奉核可後 + 將如何處理 ( 正確 )

42 大簽之製作方法 ( 五 ) 大簽的 擬辦 作法舉例 擬辦 : 本案於奉核後, 函報縣府核轉交通部申請經費補助 擬辦 : 本計畫 ( 方案 ) 於奉核後, 影印分送各課室遵照辦理 擬辦 : 奉核可後, 發函請各部會 縣 ( 市 ) 政府派員參加 擬辦 : 奉核可後, 發函該公司於 000 年 00 月 00 日前辦理簽訂契約手續及繳納履約保證金, 違者將依政府採購法第 101 條第 1 項第 7 款予以處分

43 小簽之種類 小簽之種類 角簽 = 一般存參 ( 存查 副本 ) 或案情簡單之文件, 直接於來文第 1 頁空白角落處, 以條列式或敘述式簽擬處理意見 便簽 = 凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時, 可使用便條紙以 便簽 簽擬後, 置於來文之上, 上角訂妥並加蓋騎職名章後送判行 便箋 = 凡於簡單案情之簽擬 單位間之洽商與回復或受會意見之表示時使用 簡簽 = 凡簽擬意見無法於來文中空白處撰擬時, 可使用 簡簽表 簽擬後, 置於來文之上加蓋職名章後送判行 簽稿會核單 = 凡簽擬意見需會簽較多單位表示意見, 且文內無適當位置可供撰擬時, 使用 簽稿會核單 簽擬後, 置於來文之上加蓋騎職名章後送判行 簽辦單 = 凡來文中無適當位置可供簽擬, 或需會簽相關單位表示意見時使用 簽辦單 簽擬後, 置於來文之上加蓋職名章後送判行 會辦單 = 凡會銜公文需會簽其他機關表示意見, 或需會簽其他機關加註發文字號及簽署用印時使用 會辦單 簽擬

44 擬 : 小簽(簡單案件)之製作要領 一 敘明案由 ( 本案係 ) 如 : 一 本案係 社區發展協會函請補助經費新臺幣 00,000 萬 0,000 元, 以利辦理社區觀摩聯誼活動 二 相關事項逐一說明 ( 經查 案查 復查 ) 如 : 二 經審核該協會辦理該項活動, 對推動社區總體營造並無實質助益 如 : 三 復查本所未編列是項預算, 故無法核撥經費 三 提出擬辦意見 ( 奉核後 將如何辦理 ) 如 : 四 奉核後擬予以婉復

45 小簽(重大複雜案件)之製作要領 擬 : 一 案情來源 ( 如 : 本案係 ) 二 問題關鍵 ( 如 : 案查 ) 三 法令依據 ( 如 : 查依據 法第 00 條規定 ) 四 事實理由 ( 如 : 經查 ) 五 可能產生之作用及影響 ( 如 : 惟 ) 六 承辦人意見 ( 如 : 奉核後 將如何辦理 ) 七 請求語 ( 如 : 敬請核示 )

46 公文之本別 ( 一 ) 稿本 - 為對外發文前所撰擬之草稿, 經簽署 核判 發文後所留下之公文稿, 置於文別後, 以夾註號填 ( 稿 ) 字, 字體大小以標楷體 20 號字 簽署以機關首長職銜之右僅書 姓, 名字則以 表示, 即 ( 姓 + ) ( 稿圈圈 ) 正本 - 指發文給直接作為或必須回應之機關 團體或個人列為正本 本別原則免列出, 如欲列出, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 正辦 ) 副本 - 指發文給間接相關或必須暸解本案之機關 團體或個人列為副本, 置於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 發文時須用印或蓋章戳 ( 副知 )

47 公文之本別 ( 二 ) 抄本 - 指其他機關或承辦單位如擬作為參考或留供查考時列為抄本, 毋庸蓋印信或章戳, 故無須於正 副本欄位下另列抄本款 但須註明於文面最左上方, 字體大小以標楷體 16 號字 ( 抄己 ) 影本 - 指將正本或副本影印留作查考, 毋庸蓋印信或章戳, 但須由使用人於文面空白處加註 本影本與正 ( 副 ) 本相符 後, 蓋私 ( 職 ) 章確認 ( 影相符 )

48 簽稿之製作方法 - 概述 簽 為幕僚處理公務表達意見, 以供上級瞭解案情, 並作出抉擇之依據 稿 為擬發公文之草本, 撰擬後應依各機關規定程序核判後發出 簽稿之撰擬方式 : 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽

49 簽稿之製作方法 - 先簽後稿 有關政策或重大興革 尚無結論 重要人事, 或其他須先行簽請核示之案件, 應先簽 ( 使用大簽 ) 准後, 再依簽辦公文稿發文 先簽後稿之案件種類如下 : 有關政策性或重大興革案件 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 擬提決策會議討論案件 重要人事案件 其他性質重要必須先行簽請核定案件 應於稿面加註 先簽後稿 置放順序為 :1. 上面再置放 公文稿 2. 經首長或授權人員核准之簽置於中間 3. 對方來文置於最下面

50 簽稿之製作方法 - 簽稿併陳 文稿內容須另作說明或析述, 依法准駁而案情特殊, 或限期辦理不及先行請示之案件 此時將簽 ( 得使用大簽或小簽 ) 與文稿同時陳閱, 方便長官瞭解案情, 據以判發, 以提升公文處理效率, 稱為簽稿併陳 簽稿併陳之案件種類如下 : 文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件 依法准駁, 但案情特殊須加說明之案件 須限時辦發不及先行請示之案件 應於稿面加註 簽稿併陳 置放順序為 :1. 最上面置 簽, 2. 所辦之 公文稿 置於中間, 3. 對方來文 置於最下面

51 簽稿之製作方法 - 以稿代簽 案情簡單, 文稿內容已明, 勿須另作說明, 或例行承轉之案件 此時直接辦稿陳核判後繕發, 不須另行上簽者, 稱為以稿代簽 以稿代簽之案件應在來文註明 以稿代簽 後承辦員蓋章即可, 兩紙並陳, 公文稿依程序陳核判發 其種類如下 : 一般案情簡單案件 例行承轉之案件 應於稿面加註 以稿代簽 置放順序為 :1. 最上面置放所辦之 公文稿 2. 對方來文 置於最下面

52 書函之製作方法 ( 一 ) 書函之使用時機 於公務未決階段, 需要磋商 徵詢意見或協調時使用 機關處理簡單性 例行性 固定性 通報性的公文時使用 政府機關答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情時使用 寄送普通文件 書刊於行文時使用 一般聯繫 查詢等事項行文時使用

53 書函之製作方法 ( 二 ) 書函的結構分為 三段式 或 條列式 本文結構 三段式書函比照函之作法, 本文以 主旨 說明 辦法 三段式敘述 條列式本文結構不分主旨 說明 辦法直接於 附件 欄位下以一 二 三 條列式敘述, 期望語置於最後一項

54 書函之製作方法 ( 三 ) 一般採取條列撰寫較簡便, 但對上級機關首長行文宜採三段式 書函的文字用語都比照一般的函 被動公文 ( 復文或轉文 ), 條列式第一條通常敘述來文日期 字號 所附附件 簡要事由等文字, 再加上 奉悉 ( 上行文 ) 敬悉 ( 平行文 ) 已悉 ( 下行文 ) 接悉 ( 人民 ) 等接件語, 至於目的期望語置於最後一項 以機關或單位名義發文, 文末蓋 機關或單位條戳

55 書函之製作方法 ( 四 ) 書函與函之區別 使用時機 函於公務已達成熟階段時使用 書函於公務尚在磋商 試探階段時使用 受文對象 函受文者大多為 機關 書函受文者大多為 個人 行文系統 函行文系統需受層級限制 書函可直接行文, 不受層級限制 署名用印 函之上行文蓋機關首長職章, 平行 下行文蓋簽字章 書函蓋機關條戳

56 公告之製作方法 ( 一 ) 適用時機 公告為各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定對象宣布週知時使用 適用方式 張貼各機關公布欄 ( 應署機關首長職銜簽字章 + 機關印信 ) 刊登在報章媒體或政府公報 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 刊載於機關電子公布欄 ( 免署機關首長職銜簽字章, 免蓋印信 ) 如需機關處理者, 得另行函送

57 公告之製作方法 ( 二 ) 公告之適用範圍 對公眾宣布事項並有所勸誡 工程招標或物品採購 ( 得用定型化格式, 免用三段式 ) 法規命令之訂定與修正草案之預告 法規命令之廢止 法人 團體 公司 企業之設立 變更或註 ( 撤 ) 銷登記 公告之本文結構 三段式 主旨 + 依據 + 公告事項 二段式 主旨 + 依據 一段式 主旨 主旨 + 依據 + 說明 主旨 + 公告事項

58 公告之製作方法 ( 三 ) 公告分段要領 主旨 主旨 = 公告 + 本案 ( 簡要敘述公告的目的或要求 ) 主旨段不要出現 請查照 或 特此公告周知 等期望語 依據 依據 = 引據有關法規及條文名稱或 機關來函 ( 不敘來文日期 ) 有兩項以上 依據 者, 每項應冠數字並分項條列, 另列縮格書寫, 先法規後來函文號 依據段中不須出現 依 規定辦理 等文字 公告事項 將公告內容分項條列冠以數字另列縮一格書寫 公告內容僅就 主旨 段作補充說明事實經過或理由者, 本段改用 說明 為段名 公告如另有附件 附表 簡章等文件時僅說明參閱 文件, 公告事項內不必重複敘述

59 公告之製作方法 ( 四 ) 公告之行款製作 公告之行款毋庸製作 受文者 速別 及 密等及解密條件或保密期限 如有附件時, 請列 附件 欄 得列 副本 欄, 另以 函 發送, 以免相關疏忽未見公告, 造成權益受損 兩個以上機關, 共同針對某一事由而發布聯合公告稱之為 會銜公告 會銜公告, 發布機關名稱先主辦後會辦排列, 使用同一發文日期, 各機關發文字號併列, 蓋用各機關印信及首長職銜簽字章

60 公文用語 - 起首語 起首語適用範圍備註 關於 有關 為 函轉檢陳 謹查 茲有 奉 奉交下 簽陳 敬陳檢送 經查 茲經 函詢檢附 檢發 檢送 茲 茲因 所詢制定 ( 法律 ) 訂定( 法規性命令 行政規則 ) 修正 廢止 核釋 特任 特派 任命 派 茲派 聘 茲聘 僱 僱用 通用上行文用 平行文用下行文用 公 ( 發 ) 布 解釋法令用 下行文 ( 人事命令 ) 用

61 公文用語 - 稱謂語 ( 一 ) 稱謂語適用範圍舉例備註 鈞 大 有隸屬關係的下級機關對上級機關用之 無隸屬關係的較下級機關對較上級機關用之 行政院所屬各部 會 行 總處 署稱行政院為 鈞院 ; 各鄉 ( 鎮 市 區 ) 公所稱直屬直轄市政府 縣 ( 市 ) 政府為 鈞府 行政院所屬機關 各縣 ( 市 ) 政府稱立法院 司法院 考試院 監察院為 大院 ; 縣 ( 市 ) 政府 鄉 ( 鎮 市 區 ) 公所稱各級法院為 大院 ; 稱審計部 考選部 銓敘部為 大部 : 公務人員保障暨培訓委員會為 大會 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文 之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫

62 公文用語 - 稱謂語 ( 二 ) 稱謂語適用範圍舉例備註 貴 鈞長鈞座 1. 有隸屬關係之上級機關對下級機關用之 2. 無隸屬關係之機關相互間用之 3. 機關與團體相互間用之 4. 上級機關首長對下級機關首長用之 1. 屬員對長官 2. 有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用之 1. 行政院稱其下之部 會為 貴部 貴會 ; 稱縣政府為 貴府 2. 縣 ( 市 ) 政府稱縣 ( 市 ) 議會為 貴會 3. 教育部稱中華民國紅十字會為 貴會 4. 縣長稱鄉長為 貴鄉長 1. 科員稱科長 處長或縣長為 鈞長 鈞座 2. 鄉 ( 鎮 市 區 ) 長稱縣 ( 市 ) 長為 鈞長 鈞座 ; 行政院所屬各部 會 行 總處 署稱行政院長為 鈞長 鈞座 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫

63 公文用語 - 稱謂語 ( 三 ) 稱謂語適用範圍舉例備註 臺端 先生 女士 君 1. 機關對人民用之 1. 縣政府對人民 先生 2. 機關對屬員用之 稱謂為 臺端 3. 首長對屬員用之 2. 鄉公所對所屬 林月英 99 年 1 月 22 日文書課員 稱謂為 臺端 處理手冊第 11 頁 3. 縣長對所屬 邱忠民 59 頁已將 台端 主任 稱謂為 臺端 改為 臺端 台 是指喜悅之意 ; 臺 是指觀四方而高者, 是對人民或屬員之尊稱 機關對人民用之 先生 吳佳玲女士 君 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫

64 公文用語 - 稱謂語 ( 四 ) 稱謂語適用範圍舉例備註 本 1. 機關 學校 團體自稱 2. 機關首長 學校校長 團體負責人自稱 1. 本部 本縣 本校 本公司 本基金會 2. 本部長 本縣長 本校長本董事長 本理事長 本主席 職 1. 屬員對長官自稱 2. 有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱 1. 科員對科長 縣長自稱 職方妙慈 2. 臺南市麻豆區長對臺南市市長自稱 職林振祿 職 字毋庸縮小偏上側書 本人 名字 人民對機關自稱 1. 本人 所有座落於 市 段 00 號土地 2. 宗曄 生於中華民國 000 年 00 月 00 日 本人 宗曄 等字毋庸縮小偏上側書

65 公文用語 - 稱謂語 ( 五 ) 稱謂語適用範圍舉例備註 生 學生對學校自稱 生邱子晴 000 年 00 月 00 日出國遊學 生 字毋庸縮小偏上側書 該 職稱 對機關 學校 團體之全銜一再提起時, 得於第 2 次以後稱 該 ; 對職員一再提起時, 得於第 2 次以後稱 職稱 1. 臺南市立後甲國中辦學績效卓著, 該校 教師邱鑑今 2. 高雄醫學大學附設中和紀念醫院麻醉科設備齊全, 該科 主治醫師邱矜曦

66 公文用語 - 上行文期望語 ( 一 ) 期望語適用範圍備註 請鑒核 請察核 請核定 請核准辦理 請核准施行 請核示 請釋示 指陳報事項在下級機關尚未發生效力, 必須於上級機關審查核定後, 始發生效力之謂 上級機關對於所陳報事項, 不管意見如何, 均應函復, 就審查所表示之意見, 對下級機關有絕對的拘束力 請求上級機關審核指示或解釋以便下級機關有所遵行之謂 上級機關對於所陳報事項, 應表示意見且務必函復, 其所表示 解釋之意見, 對下級機關有絕對的拘束力 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫

67 公文用語 - 上行文期望語 ( 二 ) 期望語適用範圍備註 請核備 指上級機關對下級機關所陳報之事項, 除知悉其事實外, 並可審查其內容, 而表示意見之謂 上級機關未表示相反意見, 則原處分或法規即生效 ; 反之, 上級機關亦可以持相反意見而撤銷原處分或宣示該法規無效, 並得僅就部分內容予以核備 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 請備查 請備案 請察照 請鑒察 指下級機關對上級機關有所陳報或通知, 使該上級機關知悉其事實之謂, 上級機關毋庸審查 函復或其他作為 指下級機關請求上級機關知悉其已依照辦理, 上級機關毋庸審查 函復或其他作為

68 公文用語 - 平行文期望語 ( 一 ) 期望語 適用範圍 備註 請同級機關或不相隸屬機關知悉 請查照 請察照請查照辦理請查照惠辦 請詧照 請同級機關或不相隸屬機關知悉外還要辦理 詧 係察之俗字, 音同察 用於對同級機關或不相隸屬機關, 但地位較高者, 請其知悉或依照辦理 如行政院對立法院 縣市政府對縣市議會 鄉鎮市公所對鄉鎮市民代表會等使用, 因預算 法案須經彼等機關通過 ; 或行政院所屬機關 各縣 ( 市 ) 政府對立法院 司法院 考試院 監察院 各級法院 考選部 銓敘部 保訓會 審計部等使用之 行政院 104 年 3 月 25 日院臺綜字第 號函 : 自即日起有關公文之期望 目的及稱謂用語, 均無須挪抬 ( 空格 ) 書寫

69 公文用語 - 平行文期望語 ( 二 ) 期望語適用範圍備註 請查照惠復 請查明見復 請查照辦理見復請查照惠允 請查照惠予同意 請查照備案 請查照轉告 請同級機關或不相隸屬機關照案辦理並回復, 以作存案依據 請同級機關或不相隸屬機關知悉並予以同意 請同級機關或不相隸屬機關知悉並留供查考 請同級機關或不相隸屬機關查明 知悉, 並轉知所隸屬機關

70 公文用語 - 下行文期望語 期望語 適用範圍 備註 請查照 請下級機關知悉 行政院 104 年 3 希照辦 請下級機關除知悉外還要月 25 日院臺綜字第希切實照辦辦理 號希查照見復 請下級機關查明照辦後並函 : 自即日希查明見復 答復 起有關公文之希辦理見復期望 目的及 希查照轉告 請下級機關查明並轉知所稱謂用語, 均 希查照並轉知所屬知悉或辦理 無須挪抬 ( 空格 ) 書寫 屬照辦希轉行照辦 希轉知所屬照辦 請下級機關將本文轉行文所屬照案辦理

71 公文用語 - 引述語 ( 一 ) 引述語適用範圍舉例 奉 准 據 接獲上級機關公文或首長交辦, 於引敘時用之, 一般用於段首 接獲平行機關或無隸屬關係機關 團體公文, 於引敘時用之, 一般用於段首 接獲下級機關公文或屬 員及人民之申請 ( 陳情 ) 函, 於引敘時用之, 一般用於段首 1. 奉鈞府 000 年 00 月 00 日 字第 號令 2. 奉鈞長 000 年 00 月 00 日交辦有關 000 線道路拓寬案 1. 准貴府 000 年 00 月 00 日 字第 號函偕同會勘案 2. 准依貴會 000 年 00 月 00 日 字第 號申請設立案 1. 據貴所 000 年 00 月 00 日 字第 號函 工程計畫書 2. 據臺端 000 年 00 月 00 日申請列入低收入戶案

72 公文用語 - 引述語 ( 二 ) 引述語適用範圍舉例 奉悉 敬悉 已悉 接悉 引述上級機關公文或首長手諭, 於起首引敘完畢時用之 引述平行機關公文或 無隸屬關係機關首長 民代書信, 於起首引敘完畢時用之 引述下級機關公文或團體函, 於起首引敘完畢時用之 引述人民申請函 陳情書, 於起首引敘完畢時用之 1. 鈞院 000 年 00 月 00 日 字第 號函奉悉 2. 鈞長 000 年 00 月 00 日手諭奉悉 1. 貴府 000 年 00 月 00 日 字第 號函敬悉 2. 貴 長 000 年 00 月 00 日 字第 號 ( 字號 ) 箋函敬悉 3. 貴委員 000 年 00 月 00 日華翰敬悉 1. 貴所 000 年 00 月 00 日 字第 號函已悉 2. 貴公司 000 年 00 月 00 日 字第 號函已悉 1. 臺端 000 年 00 月 00 日申請函接悉 2. 臺端 000 年 00 月 00 日陳情書接悉

73 公文用語 - 引述語 ( 三 ) 引述語適用範圍舉例 ( 發文機關自稱 日期 字號 文別 ) 諒蒙鈞察 諒察 鑒察 ( 發文機關自稱 日期 字號 文別 ) 諒達 ( 發文機關自稱 日期 字號 文別 ) 計達 對上級機關發文後續函時用之 對平行機關或團體 人民發文後續函時用諒達 對下級機關發文後續函時用計達 1. 本府 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙鈞察 ( 上行文 ) 2. 本所 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒察 ( 上行文 ) 1. 本部 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒達 ( 平行機關 ) 2. 本所 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒達 ( 團體 人民 ) 本府 000 年 00 月 00 日 字第 號函計達 ( 下級機關 )

74 公文用語 - 經辦語 ( 一 ) 經辦語適用範圍舉例 遵經 遵即 遵查 業經 經已 爰經 嗣經 對上級機關或首長時用之 表示本案件已經辦理過 ( 對上行文 平行文及下行文均通用 ) 業 = 已經, 不寫業已 有關本校 教授 涉及性騷擾案, 本校遵經鈞部訂定 校園性騷擾防治辦法 之規定, 由校評會審議予以解聘 有關公文橫式書寫資訊作業, 業經行政院於 000 年 00 月 00 日院授研管字第 號函頒 公文書橫式書寫推動方案, 可供參考 均經 並經 表示二件以上案件, 都已經辦理過 ( 上行文 平行文及下行文均通用 ) 關於文書及檔案管理電腦化之作業規範及技術規範, 均經行政院於 000 年 0 月 0 日修正完畢

75 公文用語 - 經辦語 ( 二 ) 迭經 歷經 續經 經辦語適用範圍舉例 當經 前經 復經 旋經 又經 即經 茲經 現經 案經 表示案件已經辦理好幾次了 ( 上行文 平行文及下行文均通用 ) 有關臺端申請籌設龍崎安養院案, 迭經本府於 000 年 00 月 00 日 字第 號函暨 000 年 00 月 00 日 字第 號函, 函復補正土地使用分區證明 表示本案件當時曾經公文書自 94 年改採由左至右之辦理 ( 上行文 平行橫行格式後, 前經行政院函領文及下行文均通用 ) 之 法令統一用語用字表 乃續沿用 表示本案件, 現在正如何辦理 ( 上行文 平行文及下行文均通用 ) 關於統一規定橫式公文製作數字書寫方式, 案經本院秘書處詳慎研究, 如附件之 公文書橫式書寫數字使用原則

76 公文用語 - 按語 論斷語 ( 一 ) 論斷語適用範圍舉例 查 復查 再查 另查 又查 於案情說明後, 要進一步敘明事實 引述規定或依據時用 繼續要敘述其他有關之事實 狀況或規定時用 要敘述相反面向之事實 狀況或有關規定時用 針對相反面向之事實 狀況再作敘述或補充規定時使用 有關工友請事假擬義一案, 查 工友管理要點第 10 點規定, 工友請假, 各機關學校應比照公務人員請假規則及相關規定辦理 復查 公務人員請假規則第 3 條規定略以, 公務人員因事得請事假, 每年准給 5 日 另查 銓敘部民國 00 年 00 月 00 日 字第 號函釋規定 : 已滿規定期限之事假, 自滿假之日起不予扣除例假日, 按日扣除奉薪 又查 銓敘部民國 00 年 00 月 00 日 字第 號書函釋略以 : 重申該部 00 年 00 月 00 日 字第 號函釋規定, 超過規定期限之事假, 公務人員請假規則雖無規定一定之期限, 但機關長官得視請假事實予以核定

77 公文用語 - 按語 論斷語 ( 二 ) 論斷語適用範圍舉例 經 要敘述已作如何處理時用 貴廠商參與本機關辦理之辦公文具採 購案 經 發現有政府採購法第 101 條 情形, 茲依規定並附記如說明一 業經 並經 頃經 要敘述本案於以前已經處理過了時使用 要敘述本案於以前同時處理過了時使用 要敘述剛剛所作的處理情形時用 最有利標評選辦法, 業經 本會於 00 年 0 月 0 日以 字第 號令修正發布 查本要點前係配合政府改造方向, 動政府業務委託民間辦理予以訂定, 經本院以 00 年 0 月 0 日人政力字第 號函分行各機關據以實施

78 公文用語 - 按語 論斷語 ( 三 ) 論斷語適用範圍備註 經查 案查 第查 於敘述背景或指示後, 接續要敘述查明之事實或有關規定時用 要敘述以往曾經辦理之有關檔案資料, 或曾作之有關處理情形時用 要探究敘明有關事實或規定時用

79 公文用語 - 按語 論斷語 ( 四 ) 論斷語適用範圍舉例 茲 起敘語或行文中要開始導入正題時用, 另作現在 此處用 1. 茲為期審慎周妥, 本府於民國 000 年 00 月 00 日邀相關機關開會研商 2. 茲依上開教育部函釋及相關規定就所詢事項分別說明如下 : 茲以要轉向敘述緣由時用茲以工友管理事項係授權由各機關學校辦理, 爰工友請假應以具有請假之具體事實及當事人之請求, 由機關學校長官本於權責認定並衡酌給假 茲經 茲據 於事故發展過程中, 要敘述已作如何處理時用 於緣由說明後, 要提出建議意見或實施辦法前, 先引述有關依據時用

80 公文用語 - 按語 論斷語 ( 五 ) 論斷語適用範圍舉例 甫經 案經 要敘述於近期內已作之處理或發生之情形時用 要敘述有案可查之處理經過時用 旨揭計畫 甫經 本會於 000 年 00 月 00 日以 字第 A 號函 ( 諒達 ) 發布 有關鄉民代表轉任公務人員且年資銜接者, 應如何倂計核休假一節 案經 銓敘部 000 年 00 月 00 日 字第 號書函規定 : 復經 嗣經 要繼續敘述已作如何處理時用 要接續敘述時間在後而具有銜接性 階段性或步驟性之處理情形時用 查本要點前係配合政府改造方向, 推動政府業務委託民間辦理予以訂定, 並經 本院以 000 年 00 月 00 日 字第 號函分行各機關據以實施, 嗣經 本院 000 年 00 月 00 日 字第 號函及 000 年 00 月 00 日 字第 號函二度修正在案

81 公文用語 - 請示語 請示語 適用範圍 舉例 僅下級機關對上 級機關請示, 絕 無上級對下級請 示之理 是否可行? 可否之處? 如何之處? 是否有當? 是否允當? 本鄉擬對全鄉戶長辦理戶長意外險, 是否可行? 請核示

82 公文用語 - 准駁語 ( 一 ) 准駁語 適用範圍 舉例 上級機關對下 級機關之決定 表示同意時用 之 應予照准 自應照准 准予照辦 應准照辦 應予不准 應予駁回 未便照准 礙難照准應從緩議 上級機關對下級機關之決定不同意時用之 貴府爭取籌辦 2015 臺灣燈會一案, 准予照辦, 請查照 准予備查 - 備查旨在陳報上級知悉, 上級毋庸審查, 故無所謂准不准予問題, 本書主張不應使用 准予備查 貴部決定投資 OO 公司 45% 股份並將工業互惠的分配權授予該公司一案, 應從緩議, 請查照

83 公文用語 - 准駁語 ( 二 ) 准駁語適用範圍舉例 敬表同意 同意照辦 未便同意 歉難同意 礙難同意 歉難照辦 無法照辦 對平行機關之決定表示同意時用之 對平行機關之決定表示不同意時用之 貴幼兒園擬借用本校禮堂辦理畢業典禮一案, 本校敬表同意, 請查照 有關貴公司申請延遲簽訂 戶役政資訊系統電腦軟硬體設備維護 勞務契約一案, 本府歉難同意, 敬請諒察

84 公文用語 - 准駁語 ( 三 ) 准駁語適用範圍備註 如擬 可 准 照准 准如所請 如擬辦理 准如所擬不准 緩議 再議 駁回 未便照准 應毋庸議 著毋庸議 機關首長於公文最後決行或核定, 表示同意時用之 機關首長於公文最後決行或核定表示不同意時用之

85 公文用語 - 抄送語 附送語 適用範圍 舉例 檢陳 附陳 對上級機關或首長檢陳本鄉 000 年 00 月致送附件時用之 份人口統計表 1 份 檢送 附送 檢送 檢附檢發 附 對平行機關或不相隸屬機關致送附件時用之 對下級機關致送附件時用之 檢送修正 公營事業移轉民營條例 第十四條及第十五條條文 檢附上揭函及附件影本各 1 份

86 公文用語 - 結束語 結束語 適用範圍 舉例 敬呈 謹呈對總統報告用 敬陳秘書長轉呈 總統敬呈總統 簽呈 謹呈對總統簽末用 簽呈 謹呈 總統 總統 敬陳 謹陳對長官報告用 敬陳 謹陳 院長 縣長 簽陳 對長官簽末用 簽陳市長 此致 此上於便箋用 此致 政風處 人事室此上

87 法律統一用字表 ( 一 ) 用字舉例統一用字錯誤用字 說 明 公布 分布 頒布 布 佈 布 字已含 人 在內布 : 發布 宣布 布置 布告 布達佈 : 佈道 傳佈 徵兵 徵稅 稽徵 徵 征 徵指國家召集 ; 征指出兵征伐 部分 身分 分 份 不可計數 ( 量化 ) 用分, 如 : 身分證 一部分 大部分 本分 情分 過分 充分 水分可計數 ( 量化 ) 用份, 如 :1 份 2 份 月份 股份 省份 帳 帳目 帳戶帳賬賬是帳的俗字 韭菜韭韮韮是韭的俗字 礦 礦物 礦藏礦鑛礦與鑛自古並用, 指銅 鐵 璞石等 釐訂 釐定釐厘厘是釐的俗字 使館 領館 圖書館 館舘舘是館的俗字

88 法律統一用字表 ( 二 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 穀 穀物穀谷 行蹤 失蹤蹤踪踪是蹤的俗字 妨礙 障礙 阻礙礙碍碍是礙的俗字 穀是糧食的禾木植物之總稱, 如 : 五穀谷是兩山間之流水道, 如 : 谷底 山谷 賸餘賸剩剩是賸的俗字, 賸是用有餘之意 占 占有 獨占占佔佔是占的俗字 牴觸牴抵 牴 是觸 ; 抵 是 推 雇員 雇主 雇工雇僱名詞用 雇 僱 僱用 聘僱僱雇動詞用 僱 贓物贓臟 贓 指貪污受賄所得的財務 臟 指內臟器官的統稱 黏貼黏粘一從黍, 一從米 ; 從黏較多

89 法律統一用字表 ( 三 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 計畫畫劃名詞用 畫 如 : 計畫 計畫書 年度計畫 策劃 規劃 擘劃劃畫動詞用 劃 如 : 策劃 規劃 擘劃 重劃 蒐集蒐搜 蒐 是聚集 ; 搜 是索求, 如 : 搜查 搜尋 菸葉 菸酒菸煙 菸 由菸草採葉烘烤製成故用菸盡 儘 當動詞解作極盡, 如 : 儘先 儘量當副詞解作任憑 不加限制, 如 : 儘管儘先 儘量儘 盡 當動詞解作全力用出, 如 : 盡力 盡責任當副詞解作都 全, 如 : 盡人皆知 盡數收回 麻類 亞麻麻蔴蔴是麻的俗字 電表 水表 表 錶 錶是表的俗字 刮 是拭擦 除去, 如 : 刮垢 刮目相看 擦刮 刮 括 括 是包容, 如 : 包括 概括 ; 又作搜求, 如 : 搜括

90 法律統一用字表 ( 四 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 拆除拆撤 磷 硫化磷磷燐 貫徹徹澈 拆 是打開 分散, 如 : 拆卸 拆除 拆夥 撤 是免除 取回, 如 : 撤銷 撤職 撤除 磷 是化學非金屬元素 ; 燐 是化學元素, 如 : 燐火 徹 是貫通 自始至終, 如 : 貫徹 透徹 徹頭徹尾 澈底澈徹 澈 是水清見底, 如 : 澈底 清澈 祗祗只副詞 ; 只為祇之簡體字 並並并 聲請聲申 申請申聲 並 = 同 位置相等 ( 形 ), 一齊 共同 完全 ( 副 ), 和 ( 連 ) 并 = 合 ( 動 ), 并州 ( 名 ) 對法院用 聲請, 如 : 聲請羈押, 簡稱聲押 對行政機關用 申請, 如 : 申請駕照 申請獎學金 關於 對於於于于為於的古字, 今統一用於字

91 法律統一用字表 ( 五 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 給與與予給與實物, 如 : 給與紙筆 講義 飲料 食物等 給予 授予予與給予名位 榮譽等抽象事物, 如 : 給予結業證書 紀錄紀記名詞用 紀錄, 如 : 會議紀錄 主席 : 紀錄 : 記錄記紀動詞用 記錄, 如 : 記錄詳實 事蹟 史蹟 遺蹟蹟跡蹟指功業 前人或事務的遺痕, 如 : 古蹟 蹤跡跡蹟跡指腳印 痕跡, 如 : 足跡 跡象 蹤跡 糧食 糧 粮 粮是糧的俗字 覆核覆複覆核係指由上級再審核一遍, 如 : 覆審 覆試 覆轍 反覆 復查復複復查係指由原單位或當事人再審查一遍, 如 : 函復 謹復 敬復 復次 複驗複復複驗係指由不同單位或機關多方審驗, 如 : 重複 複習 複決 複印 日據 據 治 為求機關公文用字正確表達我國主權有一致性規範 ( 行政院 102 年 7 月 23 日院臺綜字第 號函 ) 取消 消 銷 取消 指消除已成立的事( 中華民國 104 年 12 月 16 日立法院第 8 屆第 8 會期第 14 次會議通過新增一則 )

92 法律統一用語表 ( 一 ) 統一用語說明 設 機關 置 人員 第九十八條 第一百條 第一百十八條 自公布日施行 處 五年以下有期徒刑 科 五千元以下罰金 處 五千元以下罰鍰 如 : 教育部組織法 第四條 : 教育部設左列各司 處 室 如 : 司法院組織法 第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任, 不寫為 : 第九八條 不寫為 : 第一 條 不寫為 : 第一百 一 十八條 不寫為 : 自公 佈 之 日施行 自由刑之處分, 用 處, 不用 科 罰金用 科 不用 處 且不寫為 : 科五千元以下 之 罰金 罰鍰用 處 不用 科 且不寫為 : 處五千元以下 之 罰鍰 92

93 法律統一用語表 ( 二 ) 統一用語說明 準用 第 條 之規定法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫 本法 第 條, 而逕書 第 條 又如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金 第二項 之未遂犯罰之 制定 與 訂定 法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫 本條 第 項, 而逕書 第 項 如刑法第三十七條第四項 依第一項宣告褫奪公權者, 自裁判確定時發生效力 法律之創制, 用 制定 ; 行政命令之制作, 如 訂定 製定 製作 書 表 證照 冊 據等, 公文書之製成用 製定 或 製作, 即用 製 不用 制 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 百 千 法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為 : 壹 貳 參 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 零 萬 法律條文中之數字 零 萬 不寫為 : 万

94 常見公文疑義文詞用字表 ( 一 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 需需須 須須需 做做作 作作做 需 = 一定要 有 NEED, 當主動詞, 下接名詞, 如 : 必需品 需才 不時之需通用 : 必需 = 指不可或缺的必須 = 指事理上必要 須 = 一定要 做 MUST, 當助動詞, 下接動詞, 如 : 須知 亟須 仍須 務須通用 : 需要 = 一定要 有 須要 = 一定要 做 做 = 指具體東西的製造 有 興辦 之意, 如 : 做事 做案 做主 做作 作 = 指抽象的形容, 如 : 作業 作為 作法 作成

95 常見公文疑義文詞用字表 ( 二 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 周 周 週 周 = 指完整 完全, 如 : 周全 周知 周到 周圍 週 週 周 週 = 指循環不止, 如 : 週年 一週 週轉 週期 察 察 查 察 = 指仔細觀看 考核, 如 : 洞察 覺察 體察 觀察 審查 考察 明察暗訪通用 : 查訪 = 調查案情察訪 = 觀察瞭解 考查 = 衡量檢 考察 = 實地觀察 巡查 = 邊走邊看巡察 = 巡視考察 查 查 察 查 = 指檢查 查驗, 如 : 查報 查證 查辦 究查 追查 徹查 復查 複查通用 : 檢查 = 查看點驗檢察 = 法律術語偵查 = 法律術語偵察 = 軍事術語查看 = 檢驗事情察看 = 仔細觀看

96 法制用字 用語之補充 ( 一 ) 定 及 訂 之慣用法 : 固定不變的用定 ; 曾變動的用訂明 定 ; 增 訂 ; 定 之 ( 如 之辦法, 由 定之 ) 所 定 ( 如 依本法所定之 辦法 ); 新 訂 應使用 修正 制定 或 訂定, 不寫 修訂 修改 或 制訂 : 表明法律之 制定 及命令之 訂定 時, 可寫為 法規之制 ( 訂 ) 定 ; 合併表明新訂及修正時, 應寫成 法規之制 ( 訂 ) 定 修正 或 法規之訂修 名詞解釋時, 用 所稱, 其他情形用 所定 : 本法 所稱 各級學校, 指 本法 所定 各級學校, 應由教育部 解釋名詞之條文, 使用 用詞, 不寫 用辭 或 用語 : 本法用詞, 定義如下 : 一 二

97 法制用字 用語之補充 ( 二 ) 核定 備查之用法, 如下 : 應擬訂 計畫, 報 核定 應訂定 計畫, 報 備查 於表示 核定 ( 行政處分 ) 時, 不使用 核備 備案 等文字 Δ 在同一法規中, 使用 許可 核定 核准 同意 等准駁用詞, 應注意統一使用或按情形分別使用 Δ 在一定期間內必須行為者, 使用 屆期, 不用 逾期 ; 表達已過一定期限之事實, 則使用 逾期 ; 如 : 應限期令其改善 ; 屆期不改善者 請求權之行使, 以二年為限, 逾期不予受理

98 法制用字 用語之補充 ( 三 ) Δ 引述條文時, 應在條文之後加列 規定 二字, 不寫 之規定 : 如 : 本辦法依醫療法第 條第 項規定訂定之 違反第二十一條規定者, 處新臺幣五萬元以上二十五萬元以下罰鍰 依前條規定申請許可證時, 應填具申請書, 並檢具下列文件 資料, 有第七條各款規定 ( 或所定 ) 情事之一者, Δ 序言有 者 字, 各款不再使用 者 字, 反之亦然, 如 : 有下列各款情事之一者, 處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰 : 一 違反第五條第二項規定者 二 違反中央主管機關依第十二條第三項規定所為之命令者 Δ 法規條文不宜太長, 立法技術上, 可採分項 款 目方式規定, 並善用標點符號, ;, 以利大眾閱覽及明白 Δ 處罰機關及強制執行之體例, 如下 : 本法所定之罰鍰 停業, 由直轄市 縣 ( 市 ) 主管機關處罰之 依本法所處之罰鍰, 經限期繳納, 屆期仍未繳納者, 依法移送強制執行

99 立法慣用語詞 條文中如僅有一連接詞時, 須用 及 字 ; 如有二個連接詞時, 則上用 與 字, 下用 及 字, 不用 暨 字作為連接詞 條文中之 省市政府 或 省政府及直轄市政府 用語, 均改為 省 ( 市 ) 政府 依此體例將 縣市政府 改為 縣 ( 市 ) 政府 ; 將 鄉 鎮公所 改為 鄉 ( 鎮 ) 公所 ; 將 鄉 鎮 ( 縣轄市 ) 公所 改為 鄉 ( 鎮 市 ) 公所 ; 將 鄉 鎮 ( 市 ) 區公所 改為 鄉 ( 鎮 市 區 ) 公所 引用他處條文, 其條次係連續者, 則用 至 字代替中間條次, 例如 第三條 第四條 第五條, 改為 第三條至第五條 項 款 目之引用準此 條文中 第 條之規定 字樣, 刪除 之 字, 改為 第 條規定, 項 款 目準此

100 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 一 ) 代號 ( 碼 ):ISBN 國民身分證統一編號 :M 編號 : 附表 ( 件 )1 發文字號 : 院臺秘字第 號 序數 : 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀錄 第 7 組

101 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 二 ) 日期 時間 : 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 挑戰 2008: 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理 電話 傳真 :(02) 郵遞區號 門牌號碼 : 臺北市中正區忠正四路 1 段 2 號 3 樓 304 室

102 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 三 ) 計量單位 :150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃 土地 1.5 筆 1 份 1 案 1 式 2 份 ( 院臺秘字第 號 ) 統計數據 百分比 : 80 % 3.59 % 金額 : 新臺幣 6 億 3,944 萬 2,789 元 新臺幣 1 萬 500 元 (104 新版行政院文書處理手冊 ) 人數 : 639,442,789 人 比數 : 1:3

103 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 四 ) 描述性用語 : 有關 一案 一律 一致性 再一次 一再強調 一流大學 前一年 一分子 三大面向 四大施政主軸 一次補助 一個多元族群的社會 每一位同仁 一支部隊 一套規範 不二法門 三生有幸 新十大建設 國土三法 組織四法 零歲教育 核四廠 第一線上 第二專長 第三部門 公正第三人 第一夫人 三級制政府 國小三年級

104 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 五 ) 專有名詞 : 地名 : 九九峰 書名 : 三國演義 人名 : 李四 店名 : 五南書局 頭銜 : 恩史瓦第三世 慣用語 : 星期 : 星期一 週一 正月初五 比例 : 十分之一 概數 : 三讀 三軍部隊 約數 : 約三 四天 二三百架次 幾十萬分之一 七千餘人 二百多人

105 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 六 ) 法規條項款目 編章節款目之統計數據 : 事務管理規則共分 15 編 415 條條文 法規內容之引敘或摘述 : 依兒童福利法第 44 條規定 : 違反第 2 條第 2 項規定者, 處新臺幣 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰 兒童出生後 10 日內, 接生人如未將出生之相關資料通報戶政及衛生主管機關備查, 依兒童福利法第 44 條規定, 可處 1 千元以上 3 萬元以下罰鍰

106 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 七 ) 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 令 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 行政院令 修正 事務管理規則 第一百十一條條文 函 行政院函 修正 事務管理手冊 財產管理第五十點 第五十一點 第五十二點, 並自中華民國九十三年二月十六日生效...

107 公文書橫式書寫數字使用原則 ( 八 ) 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 法規草案總說明 法 草案總說明 :... 爰擬具 法 草案, 計五十一條 條文對照表 關稅法施行細則部分條文修正草案條文對照表之 說明 欄- 修正條文第十六條之說明 : 一 關稅法第十二條第一項計算關稅完稅價格附加比例已減低為百分之五, 本條第一項爰予配合修正

108 文言語彙白話解釋實務例句 俾以便請貴部切實如期完成該法修正草案, 俾提報行政院會審議 併 合在一起 併 = 兩者合在一起, 如 : 簽稿併陳 併以敘明 併科罰金 ; 並 = 位置相等, 如 : 並無不當 並行不悖 並駕齊驅 甫剛剛貴府甫升格為直轄市, 請迅將附屬機關組織規程報院核備 復 迭 1. 答覆 2. 再次 1. 復臺端 000 年 00 月 00 日陳情書 2. 有關人身自由權, 憲法第 8 條定有明文 ; 復依大法官會議 經常 履次民眾迭有反應, 警察取締交通不力, 致車禍肇事逃匿頻仍 得 可有可無 1. 得 = 任意規定, 可有可無, 如沒有這樣做, 亦不違反規定 如 : 公文得分段敘述, 冠以數字, 採由左而右之橫行格式 2. 應 = 強制規定, 一定要這樣做, 如沒有這樣做就違反規定 如 : 公文應記明國曆年 月 日 機關公文應記明發文字號 殆幾乎 恐怕公務員收受賄賂, 刑法已定有處罰明文, 有關免予處分一案, 殆無可議之處 亟急切本案因事涉跨縣市共管事項, 亟需貴府鼎力襄助 遽 實務常見公文的文言語彙 ( 一 ) 突然 立即迫於我國與菲律賓關係遽然變動, 所請引進外勞案, 礙難照准

109 實務常見公文的文言語彙 ( 二 ) 文言語彙白話解釋實務例句 逕直接本案屬貴管業務, 請查明後逕復陳情人 迄 到 至今 本府 000 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙鈞察, 惟迄未見復 頃不久 剛剛本案頃獲行政院同意, 本府刻已積極規劃中 悉 1. 知曉 2. 全部 1.00 月 00 日大函敬悉, 承囑關於 案, 刻已積極辦理中 2. 各機關至 12 月底未執行完成之工程剩餘款, 應悉數繳回國庫 咸皆 都邇來竊盜案頻傳, 民眾咸認與失業率遽增 治安敗壞有關 旋隨即 頃刻本案經本縣都市計畫委員會審議通過後, 本府旋即報院備查 之 的 公文書較文言化, 須使用 的 的語句, 宜全部用 之 表 示 如 : 臺端所提之建議, 本府已轉稅務局研議並逕復之 臻達到貴府所提興建小巨蛋計畫未臻完備, 俟環境影響評估報告通過後再議 殊 極其 非常 貴屬劉員公爾忘私, 英勇救人, 殊堪嘉許, 特頒發獎金 1 萬元, 用茲 嘉勉

110 實務常見公文的文言語彙 ( 三 ) 文言語彙白話解釋實務例句 滋發生 生出中輟生流連網咖, 易滋事端, 各校宜加強中輟生調查與輔導 嗣往後 從此有關公文橫式書寫資訊作業, 嗣經行政院函頒 公文書橫式書寫推動方案, 可供參考 俟等到本案因年度預算已用罄, 俟辦理追加減預算通過後再予執行 抑或貴屬員工上班遲到抑有早退者, 人事單位應加強不定期查勤 尤 更加 該所人事管理鬆散, 員工除上班遲到早退外, 尤有甚者既不 上班亦未請假 安豈可法官職司審判, 安能置法令規定於不顧? 爰 於是 為建構學校營養午餐之管理制度, 爰訂定 國中 小學校營 養午餐品質暨經費管控辦法 1 份 係 是 主管人員是否實際負領導責任, 係由機關依個案實際情況予 以審認 蓋大概公務員請假, 職務代理人都流於形式, 蓋未實際負代理之責

111 文言語彙白話解釋實務例句 裨益 有所利益 幫助 補益 實施十二年國教, 除解決學生升學壓力外, 對減輕家長教育經費負擔亦有所裨益 短絀經費不足本項重劃案, 因年度經費短絀, 俟明年度預算通過後再議 略以 大概是 法務部 101 年 10 月 23 日法律字第 號書函略以, 違 法行政處分之撤銷, 應自原處分機關或其上級機關知有撤銷 之原因時起 2 年內為之 臚列 實務常見公文的文言語彙 ( 四 ) 逐一陳列或逐一表列 有關貴縣各鄉 ( 鎮 市 ) 公所為民服務電話禮貌抽測結果, 茲臚列如下 : 賡續 持續不斷 各國小運用社會資源補助低收入戶學生免費使用早餐案, 對 低收入戶經濟改善裨益甚鉅, 本年度請賡續辦理 更迭經常變動貴府ㄧ級主管人事更迭頻仍, 恐影響行政效率, 應檢討改進 剋日立即 馬上臺南大學七股分校籌建案, 業延宕多年, 為免一再辦理預算保留, 排擠教育預算經費, 請貴府剋日查明見復 或謂另一說法或謂為趕上班時間致闖紅燈, 惟此皆企圖減輕罰則搪塞之詞 惠允懇求同意為辦理本校 50 週年校慶暨運動會, 請貴府惠允借用體育場

112 實務常見公文的文言語彙 ( 五 ) 文言語彙白話解釋實務例句 函囑 來函吩咐 鈞部函囑查復有關本校 教師 性侵害案, 經查該案已繫 屬地方法院審理中, 俟法院判決確定後, 旋即奉復 拮据經費很不足本案因本府預算拮据, 俟明年財源情況及寬列預算後再議 擷取選擇採用不肖廠商藉由得標辦理學童營養午餐之機會, 擷取不法暴利 前揭前面 ( 或上 ( 或上揭 ) 面 ) 所提過 前揭 ( 或上揭 ) 不法暴利, 例如全班有 30 名學生, 報銷 30 支雞腿, 卻只有供應 20 支雞腿 闕漏欠缺臺端申請營利事業登記一案, 獨闕漏商店圖記, 請剋日補正 闕如 欠缺 本件性騷擾案, 申訴人一再聲稱事發時不在場, 惟相關不在 場證明闕如, 尚難證明非其所為 盱衡檢視情況盱衡我國與菲律賓之緊張關係, 本項合作計畫暫緩簽定為宜 卓見高明的見解有關提高勞工最低標準工資案, 請惠賜卓見, 俾為修正參考 旨揭 主旨所提過 旨揭 性騷擾 係指性侵害犯罪以外, 對他人實施違反其意 願而與性或性別有關之行為

113 實務常見公文的文言語彙 ( 六 ) 文言語彙白話解釋實務例句 贅述 冗長的說明 滿 20 歲為成年, 民法第 12 條規定甚明, 至於其身心發展正常 與否? 並不影響其已為成年之法律事實, 本案應毋庸贅述 轉圜 挽救 臺端駕駛違規超速, 有照片可稽, 且已逾 15 日陳述意見之不 變期間, 所請免予處罰, 尚無轉圜空間 縝密 周詳細密 國家考試評分標準影響考生權益甚鉅, 考選部於訂定試評規 則時應力求公平縝密 庶幾 幾乎 有關由員工上班前打掃辦公廳環境一案, 本府員工庶幾無人 反對, 故明年請賡續辦理 熟稔澈底明瞭為期考試週延合法公正, 各監試人員務請熟稔考試規則 甚鉅非常重大校園霸凌事件影響受害學生身心甚鉅, 各校應嚴加防治 挹注 注入 茲因教育預算逐年縮減中, 有關各校充實圖書 材料及設備 等經費, 請發動校友樂捐予以挹注 囿於受限於本案囿於本鄉財源窘困, 謹請鈞府寬列預算惠予全額補助 誤植 繕入錯字 有關小巨蛋興建經費, 原函誤植為 新臺幣 16 億 39,44 萬 2,789 元, 請更正為 新臺幣 6 億 39,44 萬 2,789 元

114 文言語彙白話解釋實務例句 毋庸不用 不必有關國民身分證遺失申請補發, 毋庸本人親自到場辦理 無訛沒有錯誤公文發文前應由校對或監印人員校對無訛後, 始得用印發文 罔顧 不予理會 澱粉業者罔顧消費者飲食安全, 竟於澱粉中違法滲入 順丁 烯二酸, 各縣 ( 市 ) 衛生局應嚴加查緝, 並予以加重處分 邇來 最近 近來 邇來詐騙集團猖狂, 嚴重影響社會秩序, 各檢調機關應積極 查緝, 掃蕩不法, 有效維護民眾身心 財產之安全 合先敘明 未敢擅專 概括的先以說明 不敢擅自定奪 有關公務人員請求權益救濟, 查依公務人員保障法第 3 條規定, 本法所稱公務人員係指法定機關依法任用之有給專任人員及公立學校編制內依法任用之職員, 合先敘明 本案擬逕送調查局偵辦, 惟恐影響員工士氣及機關聲譽, 未敢擅專, 特簽請鈞長裁示 應毋庸議不必再討論本案既經行政院審查核定, 照案執行應毋庸議 併予澄明 昭然若揭 實務常見公文的文言語彙 ( 七 ) 同時澄清說明 事情真相已大白 性侵害與性騷擾尚有不同, 兩者之處罰尚無參照援用之問題, 併予澄明 本案案情已昭然若揭, 請本於職權妥適自處, 並將處分結果報府備查

115 文言語彙白話解釋實務例句 諒蒙鈞察 礙難照辦歉難照辦 實務常見公文的文言語彙 ( 八 ) 上級機關大概已經收悉 抱歉無法遵照辦理 窒礙難行困難重重, 無法執行 本府 00 年 00 月 00 日 字第 號函諒蒙鈞察 依大學法第 23 條規定, 入學修讀碩士學位, 需取得學士學位或具有同等學力 吳君僅係國中畢業, 申請就讀 EMBA 一案, 礙難 ( 歉難 ) 照辦 貴所所提興建公園化公墓經費補助案, 尚未通過環境影響評估, 恐窒礙難行, 請俟環境影響評估通過後再議 刻不容緩不容許拖延汛期將屆, 各縣 ( 市 ) 防洪物資之準備與演練已是刻不容緩 究其原因考量其原由貴縣競爭力評比殿後, 究其原因乃一級主管調動頻仍所致 綜上所述 總結上所言 綜上所述, 主管人員是否實際負領導責任, 由各機關依個案 實際情況予以審認 莫衷一是 無法決斷 實際負領導責任之主管人員得支領主管職務加給, 惟主管人 員是否實際負領導責任莫衷一是, 由各機關依個案實際情況 予以審認 莫此為甚以此最嚴重該員上班時間收受賄賂又上酒家, 公務員違法亂紀莫此為甚 彰明較著非常明確該員違反公務懲戒法員已彰明較著, 實不宜寬恕之

116 文言語彙白話解釋實務例句 惠示卓見給予高見有關 12 年國教計畫案, 請貴協會惠示卓見, 俾為實施參考 俾憑辦理辦理依據請貴所將該案計畫書及經費收支概算表送府, 俾憑辦理 為資周妥 本於權責本於職權 自行核處 為求得周詳妥善 本於應有的職權與責任 自行決定及處理 有關 H7N9 禽流感之防治, 為資周妥, 應從境外阻絕開始, 凡進入本國之旅客, 於機場應接受嚴格檢測, 始准予入關 有關貴校擬辦理戶外教學一案, 涉及教學教法 經費 交通及飲食安全等問題, 請本於權責 ( 職權 ) 自行核處 有關 88 水災受災戶住宅積水認定及補助額度, 請貴所結合各村里辦公處村里長本於權責 ( 職權 ) 自行核處 尚無不同 完全相同 鄉 ( 鎮 市 ) 公所與區公所之組織及職能尚無不同, 僅區公所 係市政府之派出機關, 區長官派, 屬非法人團體 前案可稽 兩案併陳 簽稿併陳 實務常見公文的文言語彙 ( 九 ) 以前面的案例作為憑據 兩個方案文案一同陳閱 將簽與函稿同時陳閱 有關國中小學因縮編, 原擔任組長者, 現因縮編致已無擔任主管, 可否續領主管加給案? 與精省縮編無異, 有前案可稽 核四續建與否? 眾說紛紜, 意見分歧, 茲就續建與停建之利弊兩案併陳, 謹陳鈞長核示 本項促各縣 ( 市 ) 衛生局檢測澱粉含順丁烯二酸案, 因事涉全民飲食安全, 須限時辦發不及先行請示之案件, 特簽稿併陳

117 公文寫作參考文獻 國家考試公文得分技巧及寫作要領 機關學校公文寫作與異樣解析 邱忠民著 104 年 1 月出版鼎文書局股份有限公司臺北市客服專線 :(02) (02) 傳真 :(02)

118 感恩與祝福 感謝聆聽敬請指教 有任何公文寫作疑問請 或來電 邱忠民誠摯服務

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