本指南的内容 Microsoft Word 2010 的外观与 Word 2003 差别很大, 创建本指南是为了帮助您最大程度地缩短学习曲线 通过阅读本指南, 您可以了解新界面的重要组成部分 发现免费的 Word 2010 培训 查找 打印预览 或 选项 对话框等功能 了解如何与尚未安装 Word 2010 的用户交换文档文件以及了解如何访问宏和其他高级功能 快速访问工具栏 此处显示的命令将始终可见 可将常用命令添加 到此工具栏 功能区选项卡 单击功能区中的任意选项卡可显示 其按钮和命令 功能区组 每个功能区选项卡都包含若干个组, 每个组包含一组相关命令 此处的 段 落 组包含用于创建符号列表或编号列表以及用于使文本居中的命令 Backstage 视图 单击 文件 选项卡进入 Backstage 视图, 在此可以打开 保存 打印和管理您的 Word 文件 若要退出 Backstage 视图, 请单击任意功能区选项卡 导航窗格 按 Ctrl+F 可显示导航窗格 通过将文档标题拖入此窗格可以重新组织文档 文档中将反映您在此处所做的更改 或者, 使用此窗格, 您可以通过在搜索框中键入文本来快速轻松地应对长文档 上下文相关的功能区选项卡 有些选项卡只在您需要时才出现在功能区中 例如, 如果您插入或选择一个表, 您将看到 表格工具, 其中包括两个额外选项卡 : 设计 和 布局 对话框启动器 如果在任何功能区组标签旁边看到对话框启动器图标 ( ), 请单击该图标打开对话框, 其中将包含该组的更多选项 在视图之间切换 单击这些按钮可在 页面视图 阅读版式视图 Web 版式视图 大纲视图 或 草稿视图 ( 以前的 普通视图 ) 中显示当前文 隐藏功能区 您的屏幕上需要更多空间? 单击此图标或按 Ctrl+F1 可以隐藏或显示功能区 2010 Microsoft Corporation 保留所有权利
Word 2010 入门 如果您已经使用了 Microsoft Word 2003 很长一段时间, 则在 Word 2010 中查找 Word 2003 命令和工具栏按钮时肯定会遇到问题 我们提供了许多免费资源来帮助您了解 Word 2010, 其中包括培训课程和菜单到功能区指南 若要查找这些材料, 请在程序主窗口中单击 文件 选项卡, 再单击 帮助 然后, 在 支持 下, 单击 开始使用 菜单和工具栏在哪儿? 在 Word 2010 中, 程序主窗口顶部有一个较宽的带形区域 这是功能区, 它取代了原来的菜单和工具栏 功能区中的每个选项卡都有不同的按钮和命令, 这些按钮和命令编排到不同的功能区组中 当您打开 Word 2010 时, 将显示功能区的 开始 选项卡 此选项卡包含 Word 中的许多常用命令 例如, 您将在该选项卡左侧看到的第一项内容是 剪贴板 组, 其中包含 粘贴 剪切 和 复制 命令以及 格式刷 接下来, 在 字体 组中, 可以看到用于使文本加粗或倾斜的命令, 之后是 段落 组, 其中包含用于使文本左对齐 右对齐或居中对齐 在打开的网页中, 单击指向您感兴趣的项目的链接 特别需要指出的是, 交互式的菜单到功能区指南可以节省大量时间 当您单击任何 Word 2003 命令时, 该指南都会准确显示该命令在 Word 2010 中的位置 以及用于创建项目符号列表和编号列表的命令 功能区可调整其外观, 以适合计算机的屏幕大小和分辨率 在较小的屏幕上, 有些功能区组可能只显示组名, 不显示其中的命令 在此情况下, 只需单击组按钮上的小箭头即可显示命令
您可能正在查找的内容 查看下表, 查找您可能正在 Word 2010 中寻找的一些常用和熟悉的内容 尽管此列表并不全面, 但可作为一个绝佳的起点 若要查找 Word 2010 命 令的完整列表, 请依次单击 文件 选项卡 帮助 和 开始使用 目标... 请单击 然后查看... 打开 保存 打印 预览 保护 发送或转换文件 Backstage 视图 ( 单击此视图中左侧的链接 ) 将格式和样式应用于文本 字体 段落 和 样式 组 插入空白页 表格 图片 超链接 页眉和页脚或页码 页面 表格 插图 链接 和 页眉和页 脚 组 设置边距 添加分节符和分页符 创建简报式分栏或添加水印 页面设置 和 页面背景 组 创建目录或插入脚注和尾注 目录 和 脚注 组 创建信封或标签或执行邮件合并 创建 和 开始邮件合并 组 检查拼写和语法 获取字数统计或跟踪更改 校对 和 修订 组 在文档视图之间切换 打开导航窗格或进行缩放 文档视图 ( 普通 视图现在称为 草稿 ) 显 示 和 显示比例 组
打印预览 在什么位置? 在 Word 2010 中, 打印预览 不再显示在一个单独的窗口中 在 Backstage 视图中查找它以及其他与打印相关的有用设置 工具 选项 有何变化? 您是否要查找一些 Word 程序设置, 以控制诸如 Word 是否在用户键入时检查拼写和语法错误或者 Word 是否在用户键入时自动设置格式 ( 例如, 通过将两个连字号替换为一个长划线 ) 等事项? 单击 文件 选项卡, 然后单击 选项 此时将打开 Word 项 对话框, 在此可以自定义 Word 设置和首选项 选 单击 文件 选项卡, 然后单击 打印 窗口右侧将显示当前文档在打印时的外观预览 可以使用左侧窗口来微调首选项 例如, 将方向由 纵向 更改为 横向 更改纸张大小或选择用于只打印当前页面而不是整个文档的选项 如果要设置其他打印选项, 请单击打印选项下的 页面设置 链 接, 或单击功能区中的 页面布局 选项卡, 以关闭 Backstage 视图 并显示其他选项 Word 选项 对话框中的一些设置仅适用于 Word 但其他首选项 ( 例如, 配色方案 ) 将适用于您已安装的所有其他 Microsoft Office 2010 程序
将常用命令放置在附近 Word 程序窗口左上角的快速访问工具栏提供了访问常用命令的捷径 通过向此工具栏中添加按钮, 可使所有常用命令始终可见并且可用, 即使在切换功能区选项卡时也是如此 单击快速访问工具栏旁边的向下箭头, 以打开或关闭快捷菜单中列出的任何命令 如果列表中未显示您要添加的命令, 请切换到显示对应按钮的功能区选项卡, 然后在此单击右键 在出现的快捷菜单中, 单击 添加到快速访问工具栏 创建自己的功能区选项卡或组 您可以通过将按钮放入您希望在其中显示该按钮的功能区组中, 或者通过创建自己的自定义功能区选项卡, 来自定义功能区命令 右键单击任何功能区组, 然后单击 自定义功能区 在 Word 选项 对话框中, 可以向您自己的选项卡或组中添加命令 例如, 您可以创建一个名为 快速文档 的选项卡, 然后将您的常用命令添加到此选项卡上的自定义组中 如果出现错误, 不要惊慌 可以使用 重置 按钮恢复默认 ( 出厂 ) 设置 并非所有早期版本的 Word 命令都会出现在功能区中, 但这些命令仍然可用 如果您必须使用其中一些命令, 只需将其添加到功能区或快速访问工具栏即可 在 Word 选项 对话框的 从下列位置选择命令 列表中, 选择 不在功能区中的命令 接下来, 查找您需要的命令并将其添加到自定义功能区选项卡或组中
键提示简介 Word 2010 提供了功能区的快捷键 ( 称为键提示 ), 这样您无需使用鼠 标即可快速执行任务 键盘快捷方式是否仍然可用? Word 2003 中的键盘快捷方式在 Word 2010 中仍然可用 如果知道快捷键序列, 请尽管键入该序列 例如,Ctrl+C 仍可将选定信息复制到剪贴板, Ctrl+S 仍可保存对当前文档的更改,Alt+F8 仍可打开 宏 对话框 许多原有的 Alt 菜单加速键在 Word 2010 中仍然可用 例如, 连续按 Alt T O 可打开 Word 选项 对话框 ( 以前的 工具 选项 ) 类似地, 按 Alt I P C 可打开 剪贴画 窗格 ( 以前的 插入 图片 ) 等 若要在功能区中显示键提示, 请按 Alt 键 但是, 当您开始键入一个 Alt 键序列时, 可能会看到类似如下的框 : 接下来, 若要使用键盘切换到功能区中的选项卡, 请按该选项卡下显示的字母对应的键 在上面所示的示例中, 按 N 可打开 插入 选项卡, 按 P 可打开 页面布局 选项卡, 按 S 可打开 引用 选项卡等 以此方式切换到某一功能区选项卡后, 屏幕中将显示可用于该选项卡的所有键提示 然后, 可以按要使用的命令的最终键, 以完成该序列 若要在序列中后退一级, 请按 Esc 键 连续多次执行此操作会取消键提 示模式 如果您知道所需的整个序列, 请尽管键入该序列 如果您不记得 ( 或者从 来不知道 ) 任何 Alt 键序列, 请按 Esc 键取消并改用键提示
如何与尚未安装 Word 2010 的用户协作 Microsoft Word 2010( 和 Word 2007) 文档使用一种新文件格式来保存文件 如果与您协作的用户使用的是不同版本的 Word, 请不必担心 - 您仍然可以在 Word 2010 中打开并编辑早期的文档, 并与尚未安装 Word 2010 的用户共享您的文件 在 Word 2010 中... 会出现什么情况? 我该怎么办? 打开一个用 Word 2003 创建的文 档 在 Word 2010 程序窗口中, 您将在标题栏上的文件名旁边看到 * 兼容模式 + 字样 这表示, 即使在 Word 2010 中, 从技术角度来说, 您仍然是使用早期文件格式工作, 并且您将无法使用新图表工具或数学公式等 Word 2010 功能, 直到将该文件转换为 Word 2010 文件格式 若要退出兼容模式并将 2003 文件转换为新的 Word 2010 格式, 请依次单击 文件 选项卡 信息 和 转换 在转换文件之前, 请确定您是否仍然需要与使用 Word 2003( 甚至更早版本 ) 的用户协作处理文档 如果答案是肯定的, 您可能要继续在兼容模式下工作, 这样就不会使用早期文件格式不支持的新功能 您将文档另存为 Word 2010 文件 如果有人在 Word 2003 中打开文档, 将出现一个提示, 其中包括用于下载免费兼容包的链接 ( 前提是已安装最新的修补程序和 Service Pack) 用 Word 2003 打开 Word 2010 文档并与之交互需要使用兼容包 如果文档中使用了新的 Word 2010 功能或格式 ( 如图表工具或数学公式 ),Word 2003 用户可能会看到有关不受支持功能的警告, 或者文件中将不会出现该格式或功能 如果您认为 Word 2003 用户可能需要与您的 Word 2010 文档交互, 则应运行兼容性检查器工具, 以确保文件可正常使用 若要检查兼容性, 请依次单击 文件 选项卡 信息 检查问题, 然后单击 检查兼容性 该工具会告诉您,Word 2010 中的哪些新功能在早期版本中不受支持 然后, 您可以决定是否删除这些功能, 以避免 Word 2003 中出现警告 您将文档另存为 Word 2003 文件 如果有人在 Word 2003 中打开该文档, 文档将正常打开, 无需使用任何兼容包 如果文档中使用了新的 Word 2010 功能或格式 ( 如图表工具或数学公式 ),Word 2003 用户可能会看到有关不受支持功能的警告, 或者文件中将不会出现该格式或功能 您不必执行任何操作 在以早期 Word 2003 文件格式保存文件时, 兼容性检查器将自动运行, 并针对任何不受支持的功能向您发出警告 然后, 您可以对文件进行任何必要的设计更改
恢复 Word 2003 中的行距 在 Word 2003 中, 行距为 1.0, 段落之间没有空白行 在 Word 2010 ( 以及 Word 2007 中 ), 行距更改为 1.15, 段落之间有一个空白行 您可能希望具有以前的间距 查找高级功能 如果您打算定期使用 Word 2010 来设计宏 表单以及 XML 或 Microsoft Visual Basic for Applications (VBA) 解决方案, 则可将 开发工具 选项卡添加到 Word 功能区中 若要为整个文档还原 Word 2003 行距, 请在 开始 选项卡的右侧查 找相应命令 在 样式 组中, 单击 更改样式 中向下的小箭头 接下来, 指向 样式集 命令, 然后单击 Word 2003 在功能区中, 单击 文件 选项卡, 然后单击 选项 在 Word 选项 对话框中, 单击 自定义功能区, 然后在右侧显示的列表中选中 开发工具 复选框 单击 确定 关闭 Word 选项 对话框 现在, 开发工具 选项卡将出现在 视图 选项卡右侧 如果您以后决定恢复 Word 2010 间距, 请单击 更改样式 ( 在 样式 组中 ) 上的小箭头, 指向 样式集 命令, 然后单 击 Word 2010 有关调整 Word 2010 中的行距的详细信息, 请按 F1 打开 帮助, 然后搜索 行间距或段落间距 提示如果您只需在 Word 2010 中录制宏, 则不必添加 开发工具 选项卡 只需单击 视图 选项卡, 然后在右侧查找 宏 组