主 計 專 題 研 究 報 告 Budget, Accounting, Statistics Papers and Monographs Series 政 府 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 處 理 之 研 究 許 庭 禎 尹 慧 珍 蔡 福 隆 林 秀 鈴 陳 志 良 李 東 宜 ( 編 號 :96-12- ) ( 日 期 :96-12-31) 行 政 院 主 計 處 Directorate-General of Budget, Accounting and Statistics Executive Yuan R.O.C
目 錄 頁 次 摘 要... ii 表 目 錄... iv 圖 目 錄... v 第 一 章 緒 論... - 1 - 第 一 節 研 究 動 機 與 目 的... - 1 - 第 二 節 研 究 範 圍... - 2 - 第 二 章 現 況 的 分 析 與 探 討... - 3 - 第 一 節 會 計 憑 證 之 處 理... - 3 - 第 二 節 會 計 簿 籍 之 編 製... - 20 - 第 三 節 會 計 報 告 之 編 送... - 25 - 第 四 節 會 計 檔 案 之 保 存... - 33 - 第 五 節 會 計 作 業 之 審 核... - 38 - 第 三 章 問 題 的 研 議 與 解 決... - 47 - 第 一 節 會 計 憑 證 之 處 理... - 47 - 第 二 節 會 計 簿 籍 之 編 製... - 61 - 第 三 節 會 計 報 告 之 編 送... - 65 - 第 四 節 會 計 檔 案 之 保 存... - 71 - 第 五 節 會 計 作 業 之 審 核... - 75 - 第 四 章 結 論 與 建 議... - 82 - 參 考 文 獻... - 84 - 附 錄 赴 財 政 部 及 經 濟 部 參 訪 應 用 電 子 簽 章 作 業 參 訪 紀 錄... - 85 - i
摘 要 電 子 簽 章 法 已 為 實 施 電 子 化 作 業 奠 定 良 好 的 法 制 基 礎, 然 而 政 府 會 計 事 務 欲 應 用 電 子 簽 章 處 理, 尚 需 考 量 政 府 會 計 相 關 法 規 之 適 用 性, 並 檢 討 改 進 政 府 會 計 資 訊 系 統 之 功 能, 以 規 劃 適 用 電 子 簽 章 之 作 業 環 境 及 流 程 本 研 究 即 針 對 政 府 會 計 事 務 處 理 作 業 進 行 電 腦 系 統 及 法 令 規 定 之 研 究, 分 析 探 討 應 用 電 子 簽 章 可 能 面 臨 之 問 題, 進 而 提 出 政 府 會 計 資 訊 系 統 實 作 及 法 規 修 訂 之 具 體 建 議 研 究 小 組 為 探 討 政 府 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 處 理 可 能 遭 遇 之 困 難 與 問 題, 首 先 藉 由 檢 視 現 行 中 央 政 府 歲 計 會 計 資 訊 管 理 系 統 (GBA 系 統 ) 作 業 模 式, 就 會 計 憑 證 之 處 理 會 計 簿 籍 之 編 製 會 計 報 告 之 編 送 會 計 檔 案 之 保 存 會 計 作 業 之 審 核 等 處 理 作 業 流 程 逐 項 分 析 研 究, 並 參 酌 電 子 簽 章 法 檔 案 法 及 商 業 使 用 電 子 計 算 機 處 理 會 計 資 料 辦 法 等 相 關 法 規 歸 納 整 理 應 辦 事 項 如 下 : 介 接 財 政 部 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台 之 電 子 化 憑 證 作 業 流 程 記 帳 憑 證 電 子 化 與 電 子 支 付 系 統 之 整 合 作 業 流 程 增 強 電 腦 儲 存 體 之 有 效 性 可 用 性 及 可 讀 性, 以 電 腦 儲 存 體 代 替 紙 本 會 計 簿 籍 之 編 製 作 業 將 目 前 上 傳 會 計 報 告 電 子 檔 改 以 電 子 簽 章 方 式 實 施, 並 經 由 ebas 認 證 方 式 建 立 會 計 資 料 交 換 平 台, 以 取 代 遞 送 紙 本 會 計 報 告 予 上 級 機 關 及 行 政 院 主 計 處 之 作 業 配 合 各 項 會 計 文 書 之 電 子 化 作 業, 建 立 會 計 檔 案 之 保 存 及 會 計 作 業 之 審 核 電 子 化 系 統 功 能 及 作 業 環 境 為 進 一 步 深 入 瞭 解, 研 究 小 組 再 安 排 參 訪 財 政 部 台 北 區 支 付 處 辦 理 之 國 庫 電 子 支 付 作 業 及 經 濟 部 試 辦 之 會 計 事 務 處 理 與 內 部 審 核 電 子 化 作 業, 實 地 觀 摩 其 應 用 電 子 簽 章 之 處 理 情 形, 以 汲 取 寶 貴 經 驗, 作 為 擬 定 解 決 方 案 之 重 要 參 考 資 料 綜 合 上 述 歸 納 整 理 事 項 及 參 訪 心 得, 提 經 研 究 小 組 多 次 會 議 研 討 結 果, 基 於 目 前 GBA 系 統 實 施 電 子 簽 章 尚 有 諸 多 問 題 須 克 服 解 決, 如 數 位 憑 ii
證 之 選 用 與 建 置 電 子 文 件 之 保 存 與 傳 送 系 統 程 式 之 更 新 與 維 護 等, 均 須 投 入 大 量 的 人 力 與 時 間 始 能 辦 理, 同 時 考 量 GBA 系 統 現 正 依 據 新 訂 中 央 政 府 普 通 基 金 普 通 公 務 會 計 制 度 重 新 規 劃 設 計, 並 已 將 電 子 簽 章 功 能 納 入 系 統 作 業 環 境, 故 本 研 究 建 議 政 府 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 之 處 理 作 業, 可 分 成 下 列 二 階 段 辦 理 : 一 目 前 可 規 劃 辦 理 事 項 在 電 腦 系 統 應 用 方 面, 建 議 先 就 可 行 性 高 變 動 較 小 且 具 效 益 之 作 業, 如 會 計 月 報 應 用 電 子 簽 章 並 上 傳 予 上 級 機 關 及 主 計 處 及 會 計 簿 籍 應 用 電 子 簽 章 處 理 等 二 項 作 業, 列 為 初 期 試 辦 的 項 目, 採 漸 進 推 廣 方 式 辦 理 另 在 法 規 修 訂 方 面, 考 量 修 正 法 律 條 文 必 須 經 立 法 院 三 讀 通 過 才 能 施 行, 如 會 計 法 之 修 正, 其 修 法 進 度 並 非 行 政 機 關 可 以 掌 控, 故 建 議 可 先 行 修 正 機 關 發 布 之 行 政 命 令, 如 內 部 審 核 處 理 準 則 支 出 憑 證 處 理 要 點 等 有 關 簽 名 或 蓋 章 部 分, 增 訂 得 以 電 子 簽 章 方 式 辦 理 二 未 來 繼 續 研 究 辦 理 事 項 在 電 腦 系 統 應 用 方 面, 應 持 續 關 注 公 務 人 員 數 位 憑 證 之 發 展 情 況, 是 否 達 到 公 務 人 員 持 有 一 張 數 位 憑 證 便 可 適 用 所 有 公 務 業 務 若 發 展 不 如 預 期, 建 議 可 朝 沿 用 GCA 憑 證 或 自 行 發 展 電 子 會 計 憑 證 等 方 式 辦 理, 而 政 府 會 計 資 訊 系 統 則 必 須 設 計 為 同 時 可 接 受 多 種 數 位 憑 證 之 適 用 模 式, 俾 利 繼 續 辦 理 會 計 憑 證 應 用 電 子 簽 章 之 處 理 另 在 法 規 修 訂 方 面, 建 議 依 據 新 普 會 制 度 試 行 電 子 簽 章 作 業 檢 討 結 果, 重 新 再 檢 視 各 主 計 法 規 需 配 合 修 訂 之 處, 俾 使 法 規 能 切 合 實 際 作 業 需 要 另 政 府 會 計 事 務 未 來 全 面 實 施 電 子 簽 章 後, 其 應 用 之 電 腦 作 業 方 式 將 與 現 行 紙 本 作 業 有 很 大 的 不 同, 為 及 早 因 應 處 理, 建 議 本 處 應 邀 集 相 關 機 關 組 成 工 作 圈, 致 力 研 訂 電 腦 處 理 支 出 憑 證 及 會 計 事 務 等 規 定 關 鍵 字 : 政 府 會 計 電 子 簽 章 電 子 文 件 數 位 憑 證 iii
表 目 錄 頁 次 表 1 本 處 行 政 知 識 網 (AKM) 可 處 理 之 電 子 表 單... - 9 - 表 2 經 濟 部 內 部 審 核 電 子 化 系 統 可 處 理 之 電 子 表 單... - 10 - 表 3 GBA 系 統 設 置 之 會 計 簿 籍... - 20 - 表 4 會 計 報 告 分 類 表... - 25 - 表 5 各 項 會 計 文 書 保 存 機 關 表... - 34 - 表 6 機 關 內 部 審 核 重 點 摘 要 表... - 38 - 表 7 流 程 管 理 功 能 開 發 方 式 比 較 表... - 76 - 表 8 各 種 數 位 憑 證 優 缺 點 比 較 表... - 79 - 表 9 經 濟 部 推 動 費 用 審 核 電 子 化 作 業 遭 遇 問 題 摘 要 表... - 93 - iv
圖 目 錄 頁 次 圖 1 基 金 分 類 及 其 會 計 事 務 種 類 示 意 圖... - 2 - 圖 2 外 來 憑 證 經 費 報 支 作 業 流 程 圖... - 5 - 圖 3 收 納 款 項 作 業 流 程 圖... - 8 - 圖 4 機 關 內 部 憑 證 經 費 報 支 作 業 流 程 圖... - 11 - 圖 5 GBA 系 統 自 動 轉 製 傳 票 功 能 畫 面... - 12 - 圖 6 GBA 系 統 匯 入 資 料 轉 製 傳 票 功 能 畫 面... - 13 - 圖 7 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 功 能 畫 面... - 13 - 圖 8 付 款 憑 單 編 製 及 支 付 作 業 流 程 示 意 圖... - 14 - 圖 9 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 支 用 機 關 端... - 15 - 圖 10 GBA 系 統 預 覽 列 印 傳 票 之 畫 面 ( 表 達 機 關 長 官 免 簽 章 )... - 15 - 圖 11 會 計 系 統 處 理 會 計 簿 籍 作 業 流 程 圖... - 21 - 圖 12 GBA 系 統 預 覽 列 印 暫 付 款 總 分 類 帳 之 畫 面... - 21 - 圖 13 GBA 系 統 自 動 過 帳 設 定 畫 面... - 22 - 圖 14 GBA 過 帳 畫 面... - 22 - 圖 15 GBA 系 統 預 覽 列 印 之 經 費 類 平 衡 表... - 27 - 圖 16 GBA 系 統 提 供 之 會 計 報 告 封 面... - 28 - 圖 17 會 計 報 告 傳 送 途 徑 示 意 圖... - 29 - 圖 18 GBA 系 統 提 供 之 會 計 報 告 遞 送 單... - 29 - 圖 19 GBA 系 統 提 供 之 產 生 書 表 檔 案 功 能 畫 面... - 35 - 圖 20 GBA 系 統 提 供 之 書 表 檔 案 管 理 功 能 畫 面... - 36 - 圖 21 GBA 系 統 預 算 科 目 執 行 情 形 查 詢 畫 面... - 39 - v
圖 22 GBA 系 統 電 子 支 付 對 帳 功 能 畫 面... - 40 - 圖 23 GBA 系 統 會 簽 案 審 核 功 能 畫 面... - 40 - 圖 24 GBA 系 統 支 付 案 審 核 功 能 畫 面... - 41 - 圖 25 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 畫 面... - 42 - 圖 26 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 付 款 資 料 ( 自 領 支 票 ) 畫 面... - 42 - 圖 27 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 付 款 資 料 ( 存 帳 ) 畫 面... - 42 - 圖 28 GBA 系 統 自 會 計 帳 表 資 料 檢 核 及 重 算 功 能 畫 面... - 43 - 圖 29 GBA 系 統 收 支 憑 證 送 審 明 細 表 編 輯 畫 面... - 44 - 圖 30 企 業 對 政 府 (B2G) 電 子 發 票 處 理 流 程... - 47 - 圖 31 機 關 介 接 電 子 發 票 作 業 環 境 示 意 圖... - 49 - 圖 32 外 來 憑 證 經 費 報 支 雙 軌 作 業 流 程 圖... - 50 - 圖 33 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 支 用 機 關 端... - 53 - 圖 34 政 府 會 計 資 訊 系 統 判 斷 傳 票 免 簽 章 作 業 流 程 圖... - 55 - 圖 35 政 府 會 計 資 訊 系 統 簡 化 會 計 憑 證 簽 核 作 業 流 程 圖... - 56 - 圖 36 GBA 新 系 統 規 劃 與 外 部 系 統 之 介 接 點 示 意 圖... - 58 - 圖 37 製 作 會 計 報 告 電 子 檔 及 簽 章 作 業 流 程 圖... - 66 - 圖 38 經 由 EBAS 認 證 的 會 計 資 料 交 換 機 制 示 意 圖... - 69 - 圖 39 國 庫 電 子 支 付 作 業 整 體 架 構... - 86 - 圖 40 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 支 用 機 關 端... - 86 - 圖 41 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 支 付 處 端... - 87 - 圖 42 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 網 路 傳 輸... - 89 - vi
第 一 章 緒 論 第 一 節 研 究 動 機 與 目 的 政 府 會 計 為 輔 助 政 府 預 算 管 理 之 工 具, 主 要 係 根 據 所 發 生 之 會 計 事 項, 記 錄 整 理 分 析, 產 生 明 確 之 會 計 報 告, 提 供 決 策 參 考 除 能 用 以 報 導 政 府 財 政 資 訊 外, 還 能 用 以 評 估 政 府 施 政 效 能, 其 處 理 過 程 更 需 與 預 算 決 算 作 業 配 合 惟 面 對 e 時 代 的 來 臨, 先 進 的 資 訊 科 技 已 成 為 企 業 創 新 求 變 與 提 升 競 爭 優 勢 的 利 器, 所 以 政 府 部 門 近 年 來 亦 大 量 運 用 資 訊 科 技, 以 提 升 政 府 效 能, 增 加 組 織 運 作 效 率 與 品 質 目 前 中 央 或 地 方 政 府 之 會 計 事 務 均 已 普 遍 應 用 電 腦 處 理, 會 計 事 務 品 質 亦 較 以 往 大 為 提 升, 但 仍 未 達 到 全 面 電 子 化 之 作 業 環 境, 故 為 因 應 政 府 職 能 不 斷 的 擴 充, 如 何 有 效 運 用 電 子 簽 章 技 術, 以 增 進 會 計 作 業 效 能, 並 使 會 計 紙 本 文 書 減 量, 勢 將 成 為 下 一 波 主 計 行 政 革 新 之 重 要 發 展 在 電 子 化 作 業 環 境 中, 必 需 依 賴 電 子 文 件 及 電 子 簽 章 作 為 資 訊 傳 輸 之 基 礎, 因 此 電 子 文 件 及 電 子 簽 章 是 否 具 法 律 效 力, 將 是 實 施 電 子 化 作 業 之 重 要 關 鍵 我 國 為 迎 合 數 位 經 濟 活 動 發 展 之 需 要, 已 於 民 國 91 年 制 訂 了 電 子 簽 章 法 及 其 相 關 配 套 子 法, 電 子 簽 章 法 突 破 了 過 去 法 律 規 定 對 於 書 面 及 簽 章 之 要 求, 賦 予 符 合 一 定 要 件 的 電 子 文 件 及 電 子 簽 章 法 律 上 的 效 力, 所 以 電 子 簽 章 法 已 為 實 施 電 子 化 作 業 奠 定 了 良 好 的 法 制 基 礎 然 而 政 府 會 計 若 欲 實 施 電 子 化, 尚 需 考 量 政 府 會 計 相 關 法 規 是 否 適 用 電 子 簽 章 運 用, 以 及 會 計 事 務 以 電 子 化 傳 輸 認 證 等 問 題 近 年 來 行 政 院 主 計 處 ( 下 稱 本 處 ) 為 使 我 國 政 府 會 計 符 合 當 前 國 內 整 體 財 經 環 境 需 要 迎 合 世 界 潮 流, 已 著 手 研 修 政 府 會 計 相 關 法 規, 其 中 涉 及 電 子 簽 章 適 用 之 相 關 規 定 亦 納 入 檢 討 修 訂, 以 使 政 府 會 計 法 規 更 趨 完 善, 並 符 合 發 展 政 府 會 計 電 子 化 之 需 要 本 研 究 將 就 政 府 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 產 製 電 子 會 計 文 書 所 涉 及 之 重 要 資 訊 技 術, 如 會 計 資 訊 系 統 建 置 簽 證 流 程 管 理 電 子 認 證 機 制 等 事 項, 在 實 作 時 可 能 面 臨 之 問 題 加 以 探 討 分 析 其 利 弊, 期 能 提 出 實 作 之 參 考 架 構 或 具 體 建 議, 作 為 日 後 本 處 推 動 政 府 會 計 電 子 化 作 業 之 參 考, 同 時 藉 由 相 關 技 術 之 研 究 及 實 作 過 程, 發 現 政 府 會 計 應 用 電 子 簽 章 在 現 行 相 關 法 規 上 可 能 面 臨 之 障 礙, 進 而 提 出 具 體 且 合 於 政 府 會 計 電 子 化 作 業 需 要 之 法 規 - 1 -
修 訂 建 議 第 二 節 研 究 範 圍 政 府 會 計 報 導 之 個 體, 依 據 我 國 政 府 會 計 觀 念 公 報 第 1 號 政 府 會 計 範 圍 及 個 體 之 定 義, 包 括 政 府 擁 有 所 有 權 或 負 有 責 任 者 之 公 務 機 關 公 營 事 業 機 構 及 作 業 組 織 公 立 學 校 及 行 政 法 人 等 組 織 另 依 預 算 法 就 基 金 觀 點 報 導 個 體 區 分, 則 分 為 普 通 基 金 及 特 種 基 金 二 大 類, 其 會 計 事 務 依 其 性 質 分 為 普 通 公 務 特 種 公 務 公 有 事 業 公 有 營 業 非 常 事 件 等 五 種 ( 基 金 分 類 及 其 會 計 事 務 種 類 如 圖 1) 本 報 告 係 以 上 述 政 府 會 計 報 導 個 體 及 其 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 為 研 究 範 圍, 但 考 量 各 報 導 個 體 之 會 計 事 務 大 致 均 為 相 同 處 理 程 序, 為 便 於 分 析 說 明 處 理 現 況, 將 以 各 機 關 均 需 辦 理 之 普 通 公 務 會 計 事 務 為 主, 配 合 本 處 開 發 之 政 府 歲 計 會 計 資 訊 管 理 系 統 ( 下 稱 GBA 系 統 ) 為 研 究 案 例, 探 討 法 規 面 及 技 術 面 所 遭 遇 的 問 題, 並 提 出 解 決 方 案 及 建 議 其 次, 各 機 關 自 行 開 發 與 會 計 業 務 相 關 之 資 訊 系 統 ( 本 報 告 簡 稱 GBA 外 部 之 資 訊 系 統 或 GBA 外 部 系 統 ), 也 將 視 需 要 納 入 分 析 研 究 政 府 會 計 事 務 分 類 特 種 基 金 普 通 基 金 公 有 營 業 公 有 事 業 非 常 事 件 特 種 公 務 普 通 公 務 營 業 歲 計 營 業 成 本 營 業 出 納 營 業 財 物 事 業 歲 計 事 業 成 本 事 業 出 納 事 業 財 物 特 種 財 務 公 共 債 務 徵 課 財 產 經 理 公 庫 出 納 公 務 財 物 公 務 出 納 公 務 會 計 圖 1 基 金 分 類 及 其 會 計 事 務 種 類 示 意 圖 - 2 -
第 二 章 現 況 的 分 析 與 探 討 現 行 政 府 會 計 事 務 處 理 之 相 關 法 規, 如 會 計 法 支 出 憑 證 處 理 要 點 內 部 審 核 處 理 準 則 及 各 類 特 種 基 金 會 計 制 度 等, 對 於 會 計 文 書 製 作 與 傳 遞 所 生 效 力 之 認 定, 均 規 定 以 人 工 書 面 之 簽 名 或 蓋 章 為 準 而 電 腦 作 業 處 理 系 統 之 功 能 亦 是 以 傳 統 簽 章 及 紙 本 文 書 為 基 礎 所 設 計, 若 為 配 合 電 子 簽 章 機 制 之 運 用, 上 述 相 關 法 規 及 電 腦 作 業 處 理 系 統 均 須 再 妥 適 修 正 因 應 本 章 茲 就 政 府 會 計 事 務 處 理 有 關 事 項 處 理 現 況, 以 未 來 應 用 電 子 簽 章 技 術 及 實 施 電 子 文 件 機 制 之 角 度, 分 析 與 探 討 目 前 法 令 規 定 及 電 腦 作 業 處 理 系 統 在 應 用 電 子 簽 章 處 理 時 可 能 遭 遇 之 問 題 第 一 節 會 計 憑 證 之 處 理 一 現 況 說 明 會 計 憑 證 分 為 原 始 憑 證 及 記 帳 憑 證 二 種 原 始 憑 證 係 指 證 明 事 項 發 生 經 過, 而 為 造 具 記 帳 憑 證 所 根 據 之 憑 證 其 種 類 項 目 繁 多, 包 括 收 付 現 金 票 據 證 券 財 物 材 料 債 權 債 務 等 各 項 單 據, 但 依 其 性 質 大 抵 可 區 分 為 外 來 憑 證 對 外 憑 證 及 內 部 憑 證 等 三 類 記 帳 憑 證 係 指 證 明 處 理 會 計 事 項 人 員 責 任, 而 為 記 帳 所 根 據 之 憑 證 其 種 類 分 為 收 入 傳 票 支 出 傳 票 及 轉 帳 傳 票 等 三 種, 但 公 務 機 關 實 施 集 中 支 付 制 度 者, 依 中 央 政 府 普 通 基 金 普 通 公 務 會 計 制 度 ( 以 下 簡 稱 新 普 會 制 度 ) 規 定, 其 中 之 支 出 及 轉 帳 傳 票 得 應 事 實 需 要, 可 分 別 以 付 款 憑 單 與 轉 帳 憑 單 替 代 茲 就 原 始 憑 證 及 記 帳 憑 證 分 別 說 明 處 理 現 況 如 下 : ( 一 ) 原 始 憑 證 1. 外 來 憑 證 外 來 憑 證 係 指 自 本 機 關 以 外 之 機 關 團 體 或 個 人 所 取 得 之 原 始 憑 證, 其 種 類 包 括 統 一 發 票 收 據 及 相 關 書 據 等 目 前 各 機 關 收 到 之 外 來 憑 證 主 要 係 作 為 經 費 報 支 之 單 據, 如 以 劃 撥 入 帳 撥 付 薪 資 所 取 得 之 金 融 機 構 簽 收 或 證 明 文 件 報 支 出 差 旅 費 所 取 得 之 住 宿 費 單 據 或 機 票 票 根 採 購 財 物 所 取 得 之 發 票 或 收 據 等 由 於 其 憑 證 形 式 - 3 -
多 為 紙 本 單 據, 且 按 規 定 需 黏 貼 於 憑 證 黏 存 單 上, 所 以 各 機 關 處 理 外 來 憑 證 之 程 序 大 多 仍 以 人 工 作 業 為 主 即 使 部 分 機 關 已 建 置 經 費 報 支 系 統, 可 產 製 憑 證 黏 存 單 或 經 費 報 支 申 請 單 等 表 單, 但 仍 將 報 支 單 據 黏 貼 於 憑 證 黏 存 單 上 進 行 傳 簽 完 成 以 上 原 始 憑 證 傳 簽 審 查 程 序 後, 會 計 單 位 再 根 據 合 法 的 原 始 憑 證, 將 資 料 輸 入 會 計 資 訊 系 統 產 製 記 帳 憑 證, 繼 續 經 費 報 支 之 作 業 因 各 機 關 外 來 憑 證 大 多 為 經 費 報 支 之 單 據, 故 以 中 央 政 府 普 通 公 務 機 關 現 行 經 費 報 支 之 情 形 為 例, 簡 要 說 明 外 來 憑 證 處 理 作 業, 作 業 流 程 圖 請 參 考 圖 2: (1) 總 務 單 位 或 業 務 單 位 取 得 外 來 憑 證 ( 支 出 憑 證 ), 以 人 工 方 式 或 電 腦 系 統 編 製 憑 證 黏 存 單, 並 將 憑 證 黏 貼 於 憑 證 黏 存 單 上 (2) 經 相 關 單 位 ( 如 經 辦 或 驗 收 人 員 等 ) 於 黏 存 單 上 核 章, 送 會 計 單 位 審 核 (3) 會 計 單 位 審 核 原 始 憑 證 及 程 序 是 否 符 合 相 關 規 定 (4) 機 關 長 官 核 准 後, 依 零 用 金 支 用 規 定, 決 定 是 否 以 零 用 金 支 付 若 屬 零 用 金 支 付 款 項, 則 交 出 納 單 位 ( 或 零 用 金 管 理 單 位 ) 辦 理 支 付 ; 若 非 以 零 用 金 支 付 款 項, 則 送 會 計 單 位 使 用 GBA 系 統 編 製 記 帳 憑 證 (5) 上 述 以 零 用 金 支 付 款 項, 由 出 納 單 位 於 GBA 系 統 的 零 用 金 管 理 功 能, 進 行 申 請 付 款 編 製 零 用 金 支 用 清 單 及 撥 還 零 用 金 等 作 業 ; 會 計 單 位 收 到 出 納 單 位 送 來 之 零 用 金 支 用 清 單 及 原 始 憑 證, 審 核 無 誤 後, 再 以 GBA 系 統 自 動 產 製 撥 還 零 用 金 之 付 款 憑 單 - 4 -
人 工 作 業 項 目 電 腦 作 業 項 目 說 明 總 務 單 位 / 業 務 單 位 業 務 單 位 會 計 單 位 機 關 長 官 出 納 單 位 支 出 憑 證 退 回 退 回 退 回 承 辦 人 黏 存 單 及 憑 證 複 核 通 過 審 核 通 過 核 准 通 過 零 用 金? 是 辦 理 零 用 金 付 款 作 業 相 關 案 據 將 憑 證 黏 貼 於 黏 存 單 上 否 編 製 記 帳 憑 證 編 製 零 用 金 支 用 清 單 若 業 務 單 位 委 由 總 務 單 位 辦 理 經 費 之 支 付, 則 由 總 務 單 位 將 憑 證 黏 貼 於 黏 存 單 上, 先 送 由 業 務 單 位 複 核 ; 若 由 業 務 單 位 自 行 辦 理 者, 則 將 憑 證 黏 貼 於 黏 存 單 上, 逕 送 會 計 單 位 審 核 以 紙 本 文 件 傳 簽 以 紙 本 文 件 傳 簽 以 紙 本 文 件 傳 簽 出 納 單 位 辦 理 零 用 金 付 款 作 業 後, 編 製 零 用 金 支 用 清 單, 送 會 計 單 位 編 製 記 帳 憑 證 圖 2 外 來 憑 證 經 費 報 支 作 業 流 程 圖 另 財 政 部 為 因 應 電 子 商 務 之 發 展, 建 置 之 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台 已 於 95 年 底 正 式 上 線 運 作, 目 前 可 提 供 網 購 業 者 與 民 眾 (B2C) 企 業 與 企 業 (B2B) 電 子 發 票 資 料 交 換 及 存 放 等 服 務 功 能, 使 買 受 雙 方 開 立 或 接 收 電 子 - 5 -
發 票, 均 可 透 過 網 際 網 路 完 成 至 於 企 業 對 政 府 (B2G) 採 用 電 子 發 票 已 列 入 下 一 階 段 辦 理 計 畫, 財 政 部 預 計 將 自 97 年 開 始 進 行 B2G 的 試 辦 作 業 第 一 階 段 仍 暫 時 採 試 辦 機 關 上 網 列 印 電 子 發 票 之 方 式 報 支 經 費, 俟 各 機 關 完 成 支 出 憑 證 電 子 化 系 統 或 GBA 系 統 完 成 擴 充 介 接 電 子 發 票 之 介 面, 再 推 動 第 二 階 段 之 試 辦 作 業, 屆 時 即 可 藉 由 電 子 化 方 式 處 理 電 子 發 票, 將 有 助 於 提 升 整 體 經 費 報 支 之 作 業 效 能 2. 對 外 憑 證 對 外 憑 證 係 指 由 本 機 關 製 作, 給 予 本 機 關 以 外 之 機 關 團 體 或 個 人 之 原 始 憑 證, 例 如 收 到 歲 入 款 項 所 開 立 之 自 行 收 納 收 據 收 到 押 標 金 或 保 證 金 所 開 立 之 普 通 收 據 等 另 外 各 機 關 與 國 ( 公 ) 庫 往 來 之 書 表, 如 繳 款 書 支 出 收 回 書 收 入 退 還 書 轉 正 通 知 書 等, 亦 為 各 機 關 對 外 憑 證 之 一 部 分 擁 有 大 量 歲 入 款 項 之 機 關 通 常 具 備 特 殊 之 款 項 收 入 資 訊 系 統, 亦 設 有 專 責 之 業 務 單 位 負 責, 例 如 : 各 區 國 稅 局 各 公 路 監 理 單 位 各 關 稅 局 等 機 關 這 些 機 關 可 能 由 業 務 單 位 或 委 由 代 收 機 構 或 代 庫 機 構 收 款, 並 開 立 收 據 予 繳 款 人 再 由 業 務 單 位 按 期 間 製 作 彙 計 表, 送 該 機 關 會 計 單 位 編 製 記 帳 憑 證 為 了 節 省 會 計 單 位 輸 入 記 帳 憑 證 之 人 力 及 時 間 等 成 本, 通 常 由 該 機 關 之 款 項 收 入 資 訊 系 統 產 生 資 料 交 換 之 媒 體 檔 案, 交 由 會 計 單 位 使 用 GBA 系 統 之 匯 入 功 能, 以 自 動 產 製 傳 票 之 方 式 處 理 至 於 只 有 零 星 收 入 或 收 到 押 標 金 履 約 保 證 金 之 機 關, 則 可 使 用 GBA 系 統 提 供 之 收 款 功 能, 可 開 立 普 通 收 據 自 行 收 納 收 據 或 繳 款 書 等 單 據 由 GBA 系 統 出 納 會 計 功 能 所 編 製 之 單 據, 於 會 計 單 位 編 製 傳 票 時, 則 可 使 用 自 動 轉 製 傳 票 功 能, 自 動 產 生 記 帳 憑 證, 亦 可 達 到 節 省 人 工 作 業 之 目 的 不 過, 不 論 大 量 或 零 星 收 款 之 處 理, 長 久 以 來 之 使 用 習 慣 一 直 是 採 用 紙 本 單 據 現 行 各 機 關 收 到 歲 入 款 項 之 處 理 方 式, 有 將 歲 入 直 接 繳 庫 或 由 機 關 自 行 收 納 二 種 將 歲 入 直 接 繳 庫 者, 係 由 收 入 機 關 開 具 繳 款 書, 交 繳 款 人 連 同 現 金 或 到 期 票 據, 一 併 交 公 庫 核 收 或 國 庫 代 理 機 關 派 員 經 收, 目 前 該 繳 款 書 皆 以 紙 本 形 式 為 之 另 由 機 關 自 行 收 納 者, 除 以 人 工 開 立 收 款 收 據 - 6 -
外, 目 前 已 有 部 分 機 關 採 用 電 腦 系 統 處 理 收 款 收 據, 但 礙 於 對 外 憑 證 給 予 的 對 象 難 以 明 確 掌 握, 仍 舊 以 交 付 紙 本 為 主 而 本 處 GBA 系 統 為 配 合 財 政 部 推 動 國 庫 書 表 條 碼 化 作 業 需 求, 目 前 GBA 系 統 所 編 製 之 繳 款 書 支 出 收 回 書 收 入 退 還 書 轉 正 通 知 書 等 已 具 有 條 碼 功 能, 可 加 速 國 庫 單 據 處 理 效 率 整 合 上 述 二 種 作 業 方 式, 當 機 關 收 到 本 機 關 以 外 之 機 關 團 體 或 個 人 繳 納 款 項 之 處 理 情 形 為 例, 其 收 納 款 項 作 業 流 程 如 圖 3 所 示 - 7 -
本 機 關 外 之 機 關 團 體 或 個 人 國 庫 代 庫 機 構 或 本 機 關 業 務 單 位 出 納 單 位 會 計 單 位 機 關 長 官 收 據 代 庫 機 構 代 收 納 庫 款 項 收 入 機 關 存 查 聯 及 彙 計 表 將 憑 證 黏 貼 於 黏 存 單 上 黏 存 單 及 憑 證 退 回 人 工 作 業 電 腦 作 業 說 明 複 核 通 過 退 回 退 回 審 核 通 過 機 關 自 行 收 納 款 項 收 入 機 關 存 查 聯 及 彙 計 表 將 憑 證 黏 貼 於 黏 存 單 上 黏 存 單 及 憑 證 繳 納 款 項 編 製 自 行 收 納 款 項 收 據 編 製 繳 款 書 收 入 機 關 存 查 聯 及 彙 計 表 編 製 自 行 收 納 款 項 收 據 編 製 繳 款 書 編 製 記 帳 憑 證 因 目 前 已 有 部 分 機 關 採 用 電 腦 系 統 處 理 收 款 收 據, 因 此 處 理 方 式 分 為 人 工 或 電 腦 作 業 二 種 現 行 各 機 關 收 到 歲 入 款 項 之 處 理 方 式, 有 將 歲 入 直 接 繳 庫 或 由 機 關 自 行 收 納 二 種 機 關 自 行 收 納 款 項 業 務 可 能 由 業 務 單 位 或 出 納 單 位 辦 理 GBA 系 統 目 前 具 備 出 納 會 計 功 能, 可 提 供 出 納 單 位 利 用 電 腦 系 統 編 製 收 據 及 繳 款 書 核 准 通 過 圖 3 收 納 款 項 作 業 流 程 圖 - 8 -
3. 內 部 憑 證 內 部 憑 證 係 指 由 本 機 關 製 作 供 內 部 使 用 之 原 始 憑 證, 例 如 薪 資 及 獎 金 具 領 清 冊 各 項 補 助 申 請 表 出 差 旅 費 報 告 表 財 物 請 購 單 短 程 車 資 報 支 單 等, 此 類 憑 證 通 常 涉 及 機 關 內 部 行 政 作 業, 如 人 事 差 勤 出 納 薪 資 等 業 務 由 於 近 年 來 各 機 關 為 提 升 行 政 效 能, 紛 紛 研 究 原 以 人 工 作 業 方 式 處 理 之 業 務, 如 何 運 用 電 腦 化 作 業 增 進 其 效 率, 進 而 將 機 關 內 部 行 政 管 理 作 業 也 改 以 電 腦 化 作 業 取 代 了 因 此, 目 前 各 機 關 透 過 電 腦 製 作 內 部 憑 證 之 作 法 已 相 當 普 遍, 尤 其 在 行 政 作 業 上 需 填 報 的 各 式 電 子 表 單, 更 成 為 電 腦 化 作 業 流 程 不 可 或 缺 的 管 理 要 件, 例 如 本 處 建 置 之 行 政 知 識 網 (AKM) 可 處 理 之 電 子 表 單 如 表 1, 另 經 濟 部 建 置 之 費 用 審 核 電 子 化 系 統 可 處 理 之 電 子 表 單 如 表 2 表 1 本 處 行 政 知 識 網 (AKM) 可 處 理 之 電 子 表 單 原 始 憑 證 種 類 原 始 憑 證 名 稱 內 部 憑 證 支 出 憑 證 經 費 動 支 單 出 差 旅 費 報 支 單 出 差 旅 費 預 支 單 加 班 費 請 領 清 冊 員 工 未 休 假 獎 金 與 休 假 補 助 費 清 單 短 程 車 資 報 支 單 婚 喪 生 育 補 助 費 申 請 表 子 女 教 育 補 助 費 申 請 表 相 關 案 據 加 班 申 請 單 出 差 憑 證 財 產 增 減 財 物 請 購 單 財 物 減 損 單 財 物 移 動 單 - 9 -
表 2 經 濟 部 內 部 審 核 電 子 化 系 統 可 處 理 之 電 子 表 單 原 始 憑 證 種 類 原 始 憑 證 名 稱 內 部 憑 證 支 出 憑 證 值 勤 表 及 值 班 費 清 冊 加 班 費 具 領 清 冊 加 班 指 派 單 彙 總 表 結 婚 生 育 及 喪 葬 補 助 費 申 請 表 學 分 補 助 費 申 請 彙 總 表 出 勤 車 費 彙 總 清 冊 旅 費 彙 總 表 相 關 案 據 值 班 簿 加 班 申 請 單 學 分 補 助 費 申 請 單 車 費 申 請 單 差 旅 費 報 告 單 目 前 依 各 機 關 內 部 憑 證 傳 簽 作 業 之 處 理, 依 其 電 腦 化 作 業 程 度 分 為 人 工 作 業 及 電 腦 作 業 二 種 其 中 採 人 工 作 業 者, 仍 以 紙 本 進 行 傳 遞 與 簽 章 ; 而 採 電 腦 作 業 者, 如 經 濟 部 費 用 審 核 系 統 已 採 用 自 然 人 憑 證 作 為 電 子 簽 章 之 憑 證, 內 部 憑 證 傳 簽 作 業 即 可 透 過 憑 證 審 核 系 統 傳 遞 與 簽 章 另 亦 有 採 人 工 及 電 腦 雙 軌 作 業 者, 如 本 處 之 AKM 系 統 是 採 用 資 訊 系 統 之 帳 號 及 密 碼 執 行 線 上 申 請 及 審 核 作 業, 並 由 申 請 人 列 印 紙 本 資 料, 同 時 進 行 書 面 的 人 工 傳 簽 作 業 不 論 是 經 濟 部 的 費 用 審 核 系 統 或 本 處 的 AKM 系 統, 皆 可 與 GBA 系 統 銜 接 應 用 其 只 需 產 製 符 合 GBA 系 統 規 範 格 式 之 傳 票 資 料 交 換 檔, 即 可 將 資 料 自 GBA 外 部 系 統 匯 至 GBA 系 統, 由 GBA 系 統 自 動 產 製 記 帳 憑 證 其 作 業 流 程 簡 要 說 明 如 下, 作 業 流 程 圖 如 圖 4 所 示 : (1) 業 務 單 位 使 用 人 工 方 式 或 電 腦 系 統 編 製 內 部 憑 證, 並 黏 貼 於 憑 證 黏 存 單 上, 送 會 計 單 位 審 核 (2) 會 計 單 位 審 核 資 料 無 誤 後, 送 機 關 長 官 核 准 (3) 機 關 長 官 於 核 准 後, 送 會 計 單 位 編 製 記 帳 憑 證 (4) 若 內 部 憑 證 是 由 資 訊 系 統 處 理 者, 則 可 以 轉 出 相 關 傳 票 資 料 交 換 - 10 -
檔, 再 使 用 GBA 系 統 匯 入 功 能, 自 動 產 生 記 帳 憑 證 (5) 若 採 紙 本 作 業 者, 則 需 使 用 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 功 能, 以 人 工 輸 入 相 關 資 料 編 輯 產 生 記 帳 憑 證 註 : 若 牽 涉 經 費 報 支 之 內 部 憑 證 處 理 流 程, 亦 有 判 斷 是 否 採 用 零 用 金 支 付 之 需 要 請 詳 圖 2, 不 再 贅 述 人 工 作 業 GBA 系 統 電 腦 作 業 GBA 外 部 系 統 說 明 承 辦 人 承 辦 人 業 務 單 位 內 部 憑 證 相 關 案 據 編 製 黏 存 單 並 黏 貼 憑 證 線 上 申 請 / 編 製 電 子 表 單 內 部 憑 證 電 子 檔 黏 存 單 及 憑 證 會 計 單 位 機 關 長 官 退 回 退 回 審 核 核 准 通 過 通 過 編 製 記 帳 憑 證 傳 票 資 料 交 換 檔 通 過 線 上 審 核 通 過 線 上 核 准 退 回 退 回 圖 4 機 關 內 部 憑 證 經 費 報 支 作 業 流 程 圖 - 11 -
( 二 ) 記 帳 憑 證 記 帳 憑 證 分 為 收 入 傳 票 支 出 傳 票 及 轉 帳 傳 票 等 三 種, 但 公 務 機 關 支 出 及 轉 帳 傳 票 得 應 事 實 需 要, 可 分 別 以 付 款 憑 單 與 轉 帳 憑 單 替 代 以 現 行 GBA 系 統 編 製 記 帳 憑 證 之 功 能 為 例, 當 會 計 單 位 收 到 合 法 的 原 始 憑 證 時, 製 票 人 員 便 會 進 入 系 統 編 製 記 帳 憑 證 1. 系 統 產 製 記 帳 憑 證 方 式 由 於 原 始 憑 證 來 自 各 種 不 同 的 資 訊 系 統 或 紙 本 形 式, 因 此,GBA 系 統 依 原 始 憑 證 的 產 製 來 源, 設 計 三 種 編 製 記 帳 憑 證 之 功 能 (1) 原 始 憑 證 由 GBA 系 統 產 製 或 已 在 GBA 系 統 中 輸 入 記 帳 憑 證 所 需 資 料 者, 製 票 人 員 即 可 根 據 會 計 系 統 所 儲 存 的 原 始 憑 證 資 料 自 動 轉 製 傳 票, 資 料 如 有 缺 漏 之 處, 再 由 製 票 人 員 補 登 如 圖 5, 自 動 轉 製 傳 票 出 納 功 能 提 供 製 票 人 員 以 出 納 人 員 所 編 製 之 自 行 收 納 收 據 及 繳 款 書 資 料 自 動 產 製 傳 票 圖 5 GBA 系 統 自 動 轉 製 傳 票 功 能 畫 面 (2) 原 始 憑 證 非 由 GBA 系 統 所 產 製, 但 已 由 其 他 資 訊 系 統 處 理 儲 存 者, 可 透 過 資 料 交 換 之 技 術, 利 用 該 資 訊 系 統 產 生 編 製 傳 票 所 需 之 傳 票 資 料 交 換 檔, 由 製 票 人 員 匯 入 GBA 系 統 自 動 轉 製 傳 票, 資 料 如 有 缺 漏 之 處, 再 由 製 票 人 員 補 登 如 圖 6, 匯 入 傳 票 匯 入 資 料 轉 製 傳 票 功 能 提 供 製 票 人 員 以 傳 票 資 料 交 換 檔 自 動 產 製 整 批 傳 票 - 12 -
圖 6 GBA 系 統 匯 入 資 料 轉 製 傳 票 功 能 畫 面 (3) 原 始 憑 證 以 人 工 處 理 者, 製 票 人 員 則 須 輸 入 完 整 傳 票 資 料,GBA 系 統 始 能 編 製 產 生 傳 票 如 圖 7, 自 行 輸 入 傳 票 功 能 提 供 製 票 人 員 逐 一 登 打 必 要 資 料 欄 位, 以 編 製 完 成 傳 票 圖 7 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 功 能 畫 面 - 13 -
2. 記 帳 憑 證 處 理 程 序 傳 票 編 製 完 成 後, 將 原 始 憑 證 附 同 傳 票 進 行 紙 本 審 核 及 簽 章 程 序 而 公 務 機 關 實 施 集 中 支 付 制 度 者, 需 編 製 二 聯 式 付 款 憑 單 及 轉 帳 憑 單, 經 相 關 人 員 核 章 後, 第 一 聯 送 支 付 處 付 款, 第 二 聯 則 送 交 會 計 人 員 執 行 過 帳 及 憑 證 整 理 作 業 若 已 實 施 國 庫 電 子 支 付 作 業 之 機 關, 製 票 人 員 尚 需 依 國 庫 電 子 支 付 作 業 規 定 製 作 電 子 支 付 憑 單 傳 輸 檔, 且 新 臺 幣 20 萬 元 ( 含 ) 以 下 之 付 款, 免 送 紙 本 憑 證 作 業 流 程 示 意 如 圖 8 其 中, 製 票 人 員 於 GBA 系 統 製 作 憑 單 傳 輸 檔 後, 需 再 進 入 電 子 支 付 系 統, 將 電 子 支 付 憑 單 傳 輸 檔 傳 送 至 審 核 人 員 或 主 辦 會 計 進 行 線 上 審 核 及 電 子 簽 章 程 序, 其 機 關 內 部 之 電 子 支 付 傳 簽 作 業 流 程 如 圖 9 另 依 據 會 計 法 第 55 條 規 定 機 關 長 官 或 其 授 權 代 簽 人 已 於 原 始 憑 證 上 為 負 責 之 表 示 者, 傳 票 上 得 不 簽 名 或 蓋 章 因 此,GBA 系 統 提 供 傳 票 簽 證 免 蓋 章 設 定 之 選 項, 供 使 用 機 關 依 各 機 關 實 際 應 用 狀 況 設 定, 一 旦 設 為 傳 票 簽 證 免 蓋 章, 則 其 編 製 之 記 帳 憑 證, 於 機 關 長 官 或 其 授 權 代 簽 人 的 簽 章 欄 位 會 印 上 依 會 計 法 第 55 條 規 定 免 蓋 章 之 字 樣, 如 圖 10 之 右 下 角 所 示 傳 票 處 理 編 製 付 款 憑 單 付 款 憑 單 相 關 人 員 核 章 第 二 聯 過 帳 處 理 將 付 款 憑 單 過 帳, 登 入 付 款 及 入 帳 日 期 付 款 查 詢 第 一 聯 電 子 支 付 產 製 憑 單 資 料 檔 憑 單 資 料 擋 電 子 支 付 系 統 電 子 簽 章 支 付 處 付 款 圖 8 付 款 憑 單 編 製 及 支 付 作 業 流 程 示 意 圖 - 14 -
- 15 - 圖 9 國 庫 電 子 支 付 作 業 流 程 - 支 用 機 關 端 ( 資 料 來 源 : 財 政 部 台 北 區 支 付 處 ) 圖 10 GBA 系 統 預 覽 列 印 傳 票 之 畫 面 ( 表 達 機 關 長 官 免 簽 章 ) 支 付 處 承 辦 人 員 主 辦 會 計 機 關 首 長 放 行 人 員 覆 核 人 員 覆 核 人 員 覆 核 人 員 擷 取 憑 單 資 料 傳 送 憑 單 資 料 列 印 付 款 清 單 覆 核 憑 單 資 料 傳 送 憑 單 資 料 送 行 傳 輸 列 印 放 行 單 審 核 憑 單 資 料 電 子 簽 章 審 核 經 辦 人 資 料 內 容 電 子 簽 章 審 核 首 長 資 料 內 容 電 子 簽 章 註 : 退 件 後, 須 由 承 辦 人 員 重 新 製 作 檔 案 部 份 核 可 部 份 核 可
二 問 題 探 討 ( 一 ) 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 本 處 為 落 實 電 子 化 政 府, 除 積 極 研 發 GBA 系 統 協 助 中 央 政 府 各 公 務 機 關 將 會 計 事 務 電 腦 化 外, 並 為 提 升 會 計 事 務 內 部 審 核 效 能, 於 91 年 12 月 訂 定 中 央 政 府 及 其 所 屬 機 關 會 計 事 務 處 理 與 內 部 審 核 電 子 化 作 業 處 理 試 辦 計 畫, 函 請 經 濟 部 經 濟 部 智 慧 財 產 局 中 華 電 信 公 司 本 處 電 子 處 理 資 料 中 心 等 機 關 試 辦 就 其 試 辦 情 形 觀 之, 雖 因 受 到 電 腦 作 業 整 體 環 境 限 制, 試 辦 成 果 不 如 預 期 良 好, 但 經 濟 部 業 已 成 功 將 部 分 內 部 憑 證 改 採 電 子 簽 章 方 式 作 業, 除 證 明 其 實 施 之 可 行 性, 亦 獲 得 流 程 簡 化 申 請 作 業 及 審 核 效 率 提 升 等 效 益 睽 諸 現 行 政 府 會 計 資 訊 系 統 對 於 原 始 憑 證 之 處 理, 由 於 欠 缺 原 始 憑 證 認 證 的 功 能 或 無 法 將 原 始 憑 證 之 資 料 儲 存 於 系 統 內, 仍 多 採 人 工 方 式 傳 遞 與 簽 章 而 在 記 帳 憑 證 之 處 理, 雖 法 規 上 有 簡 化 作 業 之 規 範, 例 如 以 原 始 憑 證 代 替 傳 票 或 是 已 於 原 始 憑 證 簽 章 以 為 負 責 之 表 示 的 部 分 人 員 可 以 免 在 傳 票 上 簽 章 等 惟 部 分 機 關 並 未 採 用 簡 化 方 式 因 此, 其 會 計 憑 證 簽 章 約 需 經 二 至 三 次 重 覆 的 簽 核 流 程 : 原 始 憑 證 需 要 一 次 簽 核 流 程 記 帳 憑 證 也 需 要 一 次 簽 核 流 程 傳 送 支 付 處 之 付 款 憑 單 及 部 分 轉 帳 憑 單, 經 由 電 子 支 付 系 統 之 處 理 時, 也 需 要 一 次 電 子 簽 章 的 簽 核 流 程 上 述 以 紙 本 作 業 及 人 工 簽 章 為 主 的 作 業 流 程, 目 前 尚 可 順 利 運 作, 但 為 加 強 會 計 憑 證 處 理 之 功 能 及 效 率, 政 府 會 計 資 訊 系 統 宜 就 下 列 事 項 檢 討 因 應 : 1. 電 子 化 憑 證 作 業 流 程 之 處 理 隨 著 電 子 商 務 的 發 展, 電 子 化 憑 證 已 成 未 來 趨 勢, 外 來 憑 證 之 形 式 將 不 限 於 紙 本 文 件 而 目 前 政 府 會 計 資 訊 系 統 仍 欠 缺 以 電 子 化 憑 證 作 為 會 計 憑 證 處 理 之 功 能, 所 以 研 究 如 何 直 接 上 網 下 載 電 子 發 票 電 子 檔 或 與 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台 直 接 進 行 電 子 資 料 交 換 作 業, 並 結 合 線 上 傳 簽 及 電 子 記 帳 憑 證, 使 會 計 作 業 流 程 完 全 地 以 電 子 化 方 式 串 接 連 貫, 將 是 未 來 政 府 會 計 - 16 -
資 訊 系 統 研 究 開 發 的 重 點 但 由 於 原 始 憑 證 的 種 類 眾 多, 許 多 紙 本 憑 證 要 改 為 電 子 憑 證 相 當 困 難 所 以, 除 了 要 考 量 完 全 以 電 子 形 式 存 在 的 會 計 憑 證 之 作 業 流 程, 也 要 考 量 同 時 兼 顧 紙 本 形 式 的 原 始 憑 證 與 電 子 記 帳 憑 證 之 作 業 流 程, 以 期 達 成 簡 化 作 業 流 程 之 目 的 2. 電 子 化 憑 證 經 相 對 人 同 意 收 受 之 處 理 依 電 子 簽 章 法 規 定, 以 電 子 文 件 為 表 示 方 法, 應 取 得 相 對 人 同 意, 所 以 欲 以 電 子 化 憑 證 取 代 紙 本 文 件, 收 受 對 象 的 同 意 與 否 將 直 接 影 響 憑 證 電 子 化 的 可 行 性 首 先 應 就 原 始 憑 證 之 收 受 對 象 進 行 區 分, 再 研 擬 實 作 方 案, 例 如 以 相 對 人 的 明 確 性 為 區 分 原 則, 國 庫 屬 明 確 的 相 對 人, 一 般 民 眾 則 屬 不 明 確 的 相 對 人 故 與 明 確 相 對 人 往 來 之 憑 證, 可 先 取 得 其 同 意 並 朝 向 雙 方 共 同 研 擬 制 定 電 子 資 料 交 換 規 格 及 建 立 電 子 資 料 交 換 之 標 準 作 業 程 序 3. 機 關 內 部 憑 證 系 統 介 接 之 處 理 由 於 電 子 化 政 府 的 推 動, 各 機 關 行 政 作 業 電 腦 化 非 常 普 及, 其 中 亦 有 許 多 業 務 牽 涉 會 計 事 務, 但 目 前 各 機 關 行 政 作 業 系 統 與 會 計 資 訊 系 統 介 接 的 方 式 仍 舊 採 離 線 交 換 資 料 的 方 式, 此 種 作 法 可 思 考 改 進 的 問 題 如 下 : 系 統 間 用 以 交 換 資 料 之 傳 票 資 料 交 換 檔, 其 格 式 為 一 般 文 字 檔, 較 不 符 合 目 前 資 料 交 換 多 採 用 之 XML(Extensible Markup Language, 可 擴 展 標 記 語 言, 簡 稱 XML) 格 式 傳 票 資 料 交 換 檔 通 常 是 在 內 部 憑 證 已 經 線 上 傳 簽 核 准 後, 由 會 計 人 員 批 次 產 生 未 來 可 思 考 改 進 流 程 是 否 能 簡 化, 例 如 內 部 憑 證 能 否 與 記 帳 憑 證 同 時 進 行 簽 核? 目 前 的 批 次 產 生 作 業 能 否 改 為 線 上 自 動 產 製 作 業? 以 省 略 傳 票 資 料 交 換 檔 之 人 工 操 作 將 目 前 憑 證 資 料 分 別 儲 存 及 處 理 的 鬆 散 整 合 方 式 改 以 資 料 自 動 連 結 及 處 理 的 緊 密 整 合 方 式 現 行 內 部 憑 證 資 料 並 未 儲 存 在 GBA 系 統, 若 未 來 以 電 子 化 憑 證 送 審, 應 研 究 增 加 電 子 憑 證 檔 資 料 匯 入 之 處 理 4. 與 電 子 支 付 系 統 之 整 合 - 17 -
由 於 財 政 部 台 北 區 支 付 處 早 在 民 國 87 年 即 開 始 推 動 電 子 支 付 計 畫, 截 至 95 年 12 月 31 日 止 已 有 464 個 支 用 機 關 採 用 電 子 支 付 系 統 用 以 製 作 付 款 憑 單 與 轉 帳 憑 單 電 子 文 件, 目 前 並 擴 大 推 動 至 原 省 屬 機 關 及 學 校 因 該 系 統 已 採 用 GCA(Government Certification Authority, 政 府 憑 證 管 理 中 心, 簡 稱 GCA) 核 發 之 支 付 卡 數 位 憑 證, 這 將 影 響 後 續 政 府 會 計 系 統 使 用 數 位 憑 證 之 選 擇 電 子 支 付 系 統 與 政 府 會 計 系 統 之 整 合 方 式 以 及 相 關 資 訊 技 術 之 選 用 ( 二 ) 法 令 規 定 方 面 現 行 政 府 會 計 法 令 大 多 規 定 會 計 憑 證 必 須 由 經 手 人 權 責 單 位 主 管 主 辦 會 計 及 機 關 首 長 或 其 授 權 代 簽 人 簽 名 或 蓋 章, 否 則 不 生 效 力, 目 的 在 於 確 保 憑 證 內 容 的 正 確 性, 以 作 為 判 斷 當 事 人 應 負 責 任 與 權 利 義 務 之 依 據 但 為 了 發 揮 數 位 化 及 網 路 化 之 效 益, 我 國 電 子 簽 章 法 第 5 條 已 賦 予 符 合 一 定 條 件 之 電 子 文 件 可 作 為 正 本 或 原 本 提 出 之 效 力, 以 解 決 書 面 紙 本 作 業 對 於 電 子 簽 章 所 造 成 之 障 礙 對 於 電 子 簽 章 應 用 之 規 範, 電 子 簽 章 法 並 不 強 制 規 定 電 子 簽 章 在 性 質 上 能 完 全 等 同 於 實 體 簽 名 或 蓋 章, 而 是 從 功 能 的 角 度 出 發, 認 為 電 子 簽 章 相 當 程 度 上 能 與 實 體 之 簽 名 蓋 章 發 揮 相 同 之 功 能 因 此, 依 電 子 簽 章 法 第 9 條 第 1 項 之 規 定, 當 法 令 規 定 必 須 簽 名 或 蓋 章 之 行 為, 而 當 事 人 欲 以 電 子 簽 章 為 簽 名 或 蓋 章 時, 只 要 徵 得 相 對 人 的 同 意, 便 可 以 電 子 簽 章 取 代 實 體 之 簽 名 蓋 章 惟 對 於 性 質 有 特 殊 考 量 或 目 前 尚 不 宜 適 用 之 應 用 項 目, 除 可 引 用 相 對 人 同 意 條 款 拒 絕 電 子 簽 章 之 使 用 外, 對 於 非 相 對 人 之 情 形, 電 子 簽 章 法 第 9 條 第 2 項 亦 授 權 得 以 法 令 或 公 告 之 方 式 排 除 電 子 簽 章 之 適 用 依 上 述 電 子 簽 章 法 對 簽 名 蓋 章 之 應 用 規 範, 檢 討 現 行 會 計 憑 證 處 理 相 關 法 令 規 定, 其 中 對 於 核 簽 憑 證 之 規 定 大 多 尚 能 適 用, 但 有 下 列 事 項 宜 檢 討 修 正 因 應 : 1. 增 訂 得 以 電 子 簽 章 方 式 辦 理 之 規 定 各 種 原 始 憑 證 記 帳 憑 證 ( 傳 票 ) 及 會 計 報 告 等 有 關 人 員 之 簽 名 或 蓋 章, 為 配 合 電 子 簽 章 之 施 行, 應 於 會 計 法 及 支 出 憑 證 處 理 要 點 等 法 規 增 訂 - 18 -
得 以 電 子 簽 章 方 式 辦 理 之 規 定 2. 因 應 電 子 簽 章 需 求 檢 討 現 行 簽 章 作 業 規 定 會 計 法 第 55 56 57 條 規 定, 已 於 原 始 憑 證 上 為 負 責 之 表 示 者, 傳 票 上 得 不 簽 名 或 蓋 章, 或 原 始 憑 證 經 機 關 長 官 及 主 辦 會 計 人 員 簽 名 或 蓋 章 後, 得 用 作 記 帳 憑 證, 免 製 傳 票 等 簡 便 替 代 作 法, 如 改 以 電 子 簽 章 處 理 時, 為 應 電 子 化 作 業 需 要, 似 仍 應 於 傳 票 上 簽 章 註 記 以 明 責 任, 但 可 研 究 如 何 透 過 資 訊 系 統 簡 化 作 業, 法 規 部 分 則 應 配 合 修 正 3. 改 進 原 始 憑 證 黏 貼 於 支 出 憑 證 黏 存 單 作 業 方 式 支 出 憑 證 處 理 要 點 第 12 點 規 定, 各 項 支 出 憑 證 業 經 經 手 人 權 責 單 位 主 管 主 辦 會 計 及 機 關 首 長 或 其 授 權 代 簽 人 逐 級 核 簽, 如 將 其 黏 貼 於 支 出 憑 證 黏 存 單 時, 應 免 重 複 核 簽 按 該 支 出 憑 證 黏 存 單 最 大 作 用, 係 為 避 免 大 小 不 一 之 原 始 憑 證 遺 失 且 便 利 整 理, 如 導 入 電 子 簽 章 作 業, 已 電 子 化 處 理 之 原 始 憑 證, 應 無 需 再 黏 貼 於 憑 證 黏 存 單 上 4. 訂 定 支 出 憑 證 電 腦 處 理 作 業 規 定 支 出 憑 證 處 理 要 點 第 26 點 規 定, 各 機 關 支 出 憑 證 之 處 理, 得 以 電 腦 處 理 之, 其 處 理 規 定 由 行 政 院 主 計 處 會 同 審 計 部 及 相 關 機 關 定 之 為 配 合 電 子 簽 章 作 業 之 施 行, 其 相 關 電 腦 處 理 規 定 宜 儘 速 訂 定 之 - 19 -
第 二 節 會 計 簿 籍 之 編 製 一 現 況 說 明 會 計 簿 籍 分 為 帳 簿 及 備 查 簿 二 類, 係 由 會 計 人 員 根 據 合 法 之 記 帳 憑 證 所 登 載 之 紀 錄, 以 供 會 計 報 告 編 造 或 會 計 事 項 查 考 之 所 需, 其 設 置 之 原 則 應 斟 酌 事 實 需 要 及 業 務 繁 簡 情 形 設 置 會 計 帳 簿 就 其 記 載 的 方 式, 又 分 為 序 時 帳 簿 及 分 類 帳 簿 二 類 序 時 帳 簿 係 以 事 項 發 生 之 時 序 為 主 而 記 錄 之 帳 簿, 如 普 通 序 時 帳 簿 特 種 序 時 帳 簿 等 ; 分 類 帳 簿 係 以 事 項 歸 屬 之 會 計 科 目 為 主 而 記 錄 之 帳 簿, 如 總 分 類 帳 簿 明 細 分 類 帳 簿 等 上 開 記 載 會 計 資 料, 如 採 用 電 腦 處 理 者, 其 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄, 亦 視 為 會 計 簿 籍 目 前 多 數 機 關 已 使 用 政 府 會 計 資 訊 系 統, 其 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄 應 可 視 為 會 計 簿 籍, 惟 實 務 上 基 於 查 考 及 保 存 之 需 要, 各 機 關 通 常 仍 會 印 出 紙 本 帳 簿 以 中 央 政 府 公 務 機 關 使 用 GBA 系 統 為 例, 其 所 設 置 之 會 計 簿 籍 如 表 3 表 3 GBA 系 統 設 置 之 會 計 簿 籍 會 計 簿 籍 種 類 GBA 系 統 可 編 製 之 簿 籍 序 時 普 通 序 時 帳 簿 分 錄 日 記 簿 帳 簿 特 種 序 時 帳 簿 現 金 出 納 登 記 簿 總 分 類 帳 各 會 計 科 目 總 分 類 帳 預 算 明 細 分 類 帳 以 前 年 度 歲 出 保 留 數 明 細 分 類 帳 帳 簿 應 付 歲 出 款 明 細 分 類 帳 分 類 應 付 歲 出 保 留 款 明 細 分 類 帳 帳 簿 明 細 分 類 帳 簿 以 前 年 度 歲 入 保 留 數 明 細 分 類 帳 應 收 歲 入 款 明 細 分 類 帳 應 收 歲 入 保 留 款 明 細 分 類 帳 會 計 科 目 明 細 分 類 帳 可 支 庫 款 備 查 簿 備 查 簿 保 留 庫 款 備 查 簿 預 算 控 制 備 查 簿 - 20 -
GBA 系 統 會 計 簿 籍 作 業 程 序, 係 由 會 計 單 位 根 據 完 成 簽 核 或 收 支 轉 帳 程 序 之 記 帳 憑 證, 執 行 過 帳 GBA 系 統 即 將 記 帳 憑 證 資 料 寫 入 GBA 資 料 庫 之 日 結 及 月 結 資 料 表 ; 會 計 人 員 可 依 需 要 隨 時 使 用 GBA 系 統 進 行 查 詢 或 列 印 會 計 簿 籍 惟 由 於 GBA 資 料 庫 所 儲 存 之 日 結 及 月 結 資 料 表 實 際 上 並 非 按 各 種 會 計 簿 籍 格 式 設 計, 需 透 過 GBA 系 統 會 計 簿 籍 列 印 功 能 加 以 運 算 及 編 排, 才 能 列 印 出 符 合 會 計 制 度 規 範 格 式 之 各 式 會 計 簿 籍, 此 與 人 工 設 置 會 計 簿 籍 逐 筆 登 帳 之 處 理 程 序 有 所 不 同 GBA 系 統 處 理 過 帳 及 顯 示 會 計 簿 籍 之 作 業 流 程 如 圖 11 所 示 記 帳 憑 證 過 帳 GBA 資 料 庫 ( 日 結 月 結 資 料 表 ) 查 詢 列 印 螢 幕 顯 示 會 計 簿 籍 圖 11 會 計 系 統 處 理 會 計 簿 籍 作 業 流 程 圖 針 對 以 會 計 簿 籍 格 式 顯 示 帳 務 資 料 之 處 理,GBA 系 統 另 設 計 有 會 計 書 表 管 理 功 能 配 合 之 因 此,GBA 系 統 表 達 會 計 簿 籍 資 料 之 格 式 有 二 種 : 資 料 庫 記 錄 格 式, 需 透 過 程 式 運 算 處 理 才 可 顯 示 會 計 簿 籍, 運 算 後 呈 現 之 會 計 簿 籍 如 圖 12( 以 暫 付 款 總 分 類 帳 為 例 ) 會 計 簿 籍 格 式, 目 前 因 其 電 子 檔 格 式 為 PowerBuilder 專 屬 之 PSR 格 式, 故 仍 需 以 GBA 程 式 或 PowerBuilder 開 發 工 具 讀 取 之, 才 可 以 顯 示 出 會 計 簿 籍 圖 12 GBA 系 統 預 覽 列 印 暫 付 款 總 分 類 帳 之 畫 面 - 21 -
在 執 行 過 帳 的 作 業 上,GBA 系 統 提 供 自 動 過 帳 及 過 帳 ( 人 為 ) 二 種 方 式 自 動 過 帳 : 於 機 關 基 本 資 料 中 勾 選 自 動 過 帳 設 定, 如 圖 13 則 系 統 將 於 製 票 人 編 製 記 帳 憑 證 完 成 時, 直 接 以 製 票 日 期 為 入 帳 日 期 寫 入 資 料 庫 中 圖 13 GBA 系 統 自 動 過 帳 設 定 畫 面 過 帳 : 由 負 責 過 帳 人 員 使 用 過 帳 功 能 執 行 傳 票 入 帳 作 業, 如 圖 14 其 入 帳 日 期 可 選 擇 製 票 日 系 統 日 收 付 款 日 或 自 行 輸 入 等 四 種, 系 統 將 根 據 選 定 之 入 帳 日 期 寫 入 資 料 庫 中 圖 14 GBA 過 帳 畫 面 若 發 現 會 計 簿 籍 登 載 錯 誤 時, 目 前 可 透 過 GBA 系 統 另 製 傳 票 或 修 改 原 傳 票 內 容 更 正 之 惟 傳 票 於 過 帳 後, 即 由 系 統 設 為 保 護 狀 態, 非 經 授 權 之 人 員 無 法 修 改 傳 票 摘 要 以 外 的 內 容, 因 此, 若 採 行 此 種 作 業 程 序 者, 需 配 - 22 -
合 完 整 的 使 用 者 權 限 設 定, 由 指 定 專 人 負 責 傳 票 之 保 護 與 解 除, 再 由 製 票 人 員 更 正 傳 票 內 容, 經 傳 票 審 核 的 程 序, 再 執 行 過 帳 作 業, 並 重 新 印 製 相 關 會 計 簿 籍 二 問 題 探 討 ( 一 ) 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 目 前 各 機 關 雖 然 普 遍 使 用 會 計 資 訊 系 統 處 理 會 計 資 料, 但 仍 會 印 製 紙 本 會 計 簿 籍 保 存, 所 以 可 從 會 計 資 料 之 保 存 性 可 讀 性 及 滿 足 查 帳 需 求 等 方 面 檢 討 會 計 資 訊 系 統 之 功 能 設 計 如 下 : 1. 加 強 電 腦 處 理 資 料 之 保 存 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄 之 所 以 可 以 視 為 會 計 簿 籍, 其 前 提 是 會 計 資 訊 系 統 應 能 詳 實 記 錄 帳 務 處 理 的 過 程, 包 含 製 票 審 核 過 帳 更 正 等 相 關 資 料 項 目 及 處 理 流 程 紀 錄 現 行 GBA 系 統 雖 已 預 留 相 關 資 料 欄 位, 但 仍 需 配 合 設 計 流 程 管 理 機 制, 完 整 記 載 作 業 流 程 中 相 關 之 資 訊, 才 能 保 存 最 詳 實 的 紀 錄 2. 考 量 電 腦 處 理 資 料 之 可 讀 性 由 於 採 用 電 腦 處 理 之 會 計 資 料, 其 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄, 亦 視 為 會 計 簿 籍, 故 在 屆 滿 保 存 年 限 前, 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄 必 需 保 持 隨 時 可 讀 取 之 狀 態 但 隨 著 電 腦 科 技 之 進 展 及 會 計 系 統 之 改 版, 以 往 年 度 電 腦 儲 存 體 之 紀 錄 有 可 能 無 法 讀 取, 將 造 成 會 計 簿 籍 保 存 之 問 題 因 此, 如 何 避 免 未 來 無 法 讀 取 電 腦 儲 存 體 資 料 之 設 計, 應 納 入 實 施 電 子 會 計 簿 籍 之 設 計 考 量 ( 二 ) 法 令 規 定 方 面 現 行 政 府 會 計 法 令 對 於 會 計 簿 籍 之 編 製 規 範, 主 要 係 以 人 工 處 理 作 業 為 主, 如 會 計 法 第 68 條 有 關 登 載 帳 簿 產 生 之 空 白 頁 或 誤 空 行 列 之 註 銷, 係 規 定 應 以 劃 線 方 式 註 銷, 並 由 登 記 員 及 主 辦 會 計 人 員 簽 名 或 蓋 章 證 明 等 但 為 兼 顧 會 計 資 料 若 採 用 機 器 處 理 者, 另 於 會 計 法 第 40 條 第 2 項 規 定, 其 機 器 儲 存 體 中 之 紀 錄, 亦 視 為 會 計 簿 籍, 惟 該 儲 存 體 紀 錄 資 料 因 處 理 方 式 及 表 達 型 式, 與 人 工 作 業 產 生 之 紙 本 不 同, 現 行 規 定 大 多 均 無 法 適 用, 故 又 於 會 計 法 第 77 條 規 定, 得 不 適 用 本 法 第 68 條 第 72 至 76 條 規 定 - 23 -
依 上 述 會 計 簿 籍 編 製 現 況, 檢 討 現 行 相 關 法 令 規 定 應 用 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業, 有 下 列 事 項 宜 檢 討 或 修 正 因 應 : 1. 訂 定 採 用 電 腦 處 理 會 計 資 料 之 相 關 規 範 依 會 計 法 第 40 條 第 3 項 規 定, 會 計 資 料 採 用 機 器 處 理 之 紀 錄, 應 於 處 理 完 畢 時, 附 置 總 數 控 制 數 碼, 並 另 以 書 面 標 示, 由 主 辦 會 計 人 員 審 核 簽 名 或 蓋 章 查 現 行 會 計 事 務 採 用 電 腦 處 理 者, 由 於 資 訊 技 術 的 進 步, 有 關 應 用 資 訊 系 統 產 生 紀 錄 之 控 制 程 式, 已 不 限 於 附 置 總 數 控 制 數 碼 一 種 方 法, 應 可 依 適 用 之 電 腦 資 訊 系 統 採 用 更 有 效 益 方 法 控 管 ; 另 由 資 訊 系 統 處 理 所 產 生 之 會 計 簿 籍, 如 以 電 子 簽 章 方 式 審 核 完 畢, 是 否 需 印 出 紙 本 保 存, 宜 由 機 關 視 需 要 自 行 決 定 2. 檢 討 修 正 不 適 用 電 子 簽 章 作 業 或 細 節 性 之 規 定 查 會 計 法 第 68 72 73 75 條 有 關 會 計 簿 籍 首 頁 應 標 明 機 關 名 稱 帳 簿 名 稱 冊 次 頁 數 啟 用 日 期, 末 頁 應 列 經 管 人 員 一 覽 表, 填 明 主 辦 會 計 人 員 及 記 帳 覆 核 等 關 係 人 員 之 姓 名 職 務 與 經 管 日 期, 及 空 白 頁 劃 線 註 銷 之 處 理, 均 需 由 相 關 人 員 簽 名 或 蓋 章 等 規 定, 已 不 適 用 電 子 簽 章 作 業 之 要 求, 且 均 屬 會 計 事 務 處 理 程 序 細 節 性 之 規 定, 宜 儘 速 檢 討 修 正 3. 會 計 簿 籍 交 代 之 處 理 依 會 計 法 第 116 條 規 定, 交 代 人 員 應 將 經 管 帳 簿 及 重 要 備 查 簿, 由 前 任 人 員 蓋 章 於 其 經 管 最 末 一 筆 帳 項 之 後, 新 任 蓋 章 於 其 最 初 一 筆 帳 項 之 前, 且 均 註 明 年 月 日, 證 明 責 任 之 終 始 查 會 計 簿 籍 之 交 代 應 由 前 後 任 人 員 簽 名 或 蓋 章, 如 會 計 簿 籍 係 採 用 電 腦 資 訊 系 統 處 理 者, 將 涉 及 電 子 簽 章 技 術 之 應 用, 該 項 規 定 宜 納 入 檢 討 修 正, 惟 交 代 應 辦 理 之 事 項 及 其 程 序, 公 務 人 員 交 代 條 例 已 有 相 關 規 定, 會 計 法 是 否 需 重 複 規 範, 亦 可 通 盤 考 量 - 24 -
第 三 節 會 計 報 告 之 編 送 一 現 況 說 明 會 計 報 告 係 為 提 供 有 用 資 訊, 以 供 報 告 使 用 者, 對 政 府 有 限 資 源 作 最 佳 配 置, 以 及 評 估 政 府 公 開 報 導 施 政 績 效 及 財 務 遵 循 之 責 任 與 是 否 達 成 跨 期 間 公 平 性 之 目 標 會 計 法 普 通 公 務 單 位 會 計 制 度 一 致 規 定 中 央 政 府 各 機 關 單 位 預 算 執 行 作 業 手 冊 中 央 政 府 總 預 算 半 年 結 算 報 告 編 製 要 點 及 中 央 政 府 總 決 算 編 製 要 點 等 皆 制 訂 有 關 中 央 政 府 公 務 機 關 應 編 送 會 計 報 告 之 規 範 若 按 報 告 編 製 期 間, 可 大 致 區 分 月 報 季 報 半 年 結 算 報 告 年 度 報 告 ( 即 決 算 書 ) 等, 詳 表 4 會 計 報 告 種 類 會 計 月 報 表 4 會 計 報 告 分 類 表 報 表 名 稱 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 平 衡 表 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 現 金 出 納 表 ( 歲 入 / 經 費 ) 累 計 表 以 前 年 度 ( 歲 入 / 歲 出 ) 保 留 數 餘 額 表 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 平 衡 表 各 科 目 明 細 表 可 支 庫 款 計 算 表 以 前 年 度 保 留 庫 款 計 算 表 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 轉 帳 分 錄 清 單 財 產 增 減 表 中 央 政 府 總 預 算 歲 入 歲 出 執 行 狀 況 月 報 表 季 報 半 年 結 算 報 告 年 度 報 告 ( 決 算 書 ) 重 大 計 畫 預 算 執 行 績 效 分 析 表 總 說 明 歲 入 來 源 別 結 算 表 歲 出 機 關 別 結 算 表 ( 以 單 位 決 算 列 示, 主 管 決 算 應 編 製 之 報 表 略 有 不 同 ) 封 面 目 錄 總 說 明 歲 入 來 源 別 決 算 表 歲 出 政 事 別 決 算 表 歲 出 機 關 別 決 算 表 以 前 年 度 歲 入 來 源 別 轉 入 數 決 算 表 - 25 -
以 前 年 度 歲 出 政 事 別 轉 入 數 決 算 表 以 前 年 度 歲 出 機 關 別 轉 入 數 決 算 表 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 平 衡 表 歲 入 類 / 經 費 類 ) 現 金 出 納 表 ( 歲 入 類 / 經 費 類 ) 平 衡 表 各 科 目 明 細 表 歲 出 用 途 別 決 算 分 析 表 歲 出 用 途 別 決 算 綜 計 表 歲 出 按 職 能 及 經 濟 性 綜 合 分 類 表 公 用 財 產 目 錄 總 表 公 用 珍 貴 動 產 不 動 產 目 錄 總 表 本 年 度 經 費 預 算 國 庫 已 撥 及 未 撥 款 項 明 細 表 以 年 前 年 度 歲 出 轉 入 數 國 庫 已 撥 及 未 撥 款 項 明 細 表 國 庫 退 還 以 前 年 度 納 庫 款 明 細 表 歲 入 保 留 數 ( 或 未 結 數 ) 分 析 表 歲 入 餘 絀 數 ( 或 減 免 註 銷 數 ) 分 析 表 歲 出 保 留 數 ( 或 未 結 清 數 ) 分 析 表 歲 出 賸 餘 數 ( 或 減 免 註 銷 數 ) 分 析 表 人 事 費 分 析 表 增 購 及 汰 換 車 輛 明 細 表 補 捐 ( 獎 ) 助 其 他 政 府 機 關 或 團 體 私 人 經 費 報 告 表 委 託 辦 理 計 畫 ( 事 項 ) 經 費 報 告 表 出 國 計 畫 執 行 情 形 報 告 表 因 擔 保 保 證 或 契 約 可 能 造 成 未 來 會 計 年 度 支 出 明 細 表 立 法 院 審 議 中 央 政 府 總 預 算 案 所 提 決 議 附 帶 決 議 及 注 意 辦 理 事 項 辦 理 情 形 報 告 表 重 大 計 畫 預 算 執 行 績 效 分 析 表 調 整 年 度 預 算 支 應 災 害 防 救 經 費 報 告 表 其 中 因 GBA 系 統 僅 紀 錄 財 產 統 制 帳, 而 未 提 供 財 產 增 減 表, 以 及 並 未 設 計 季 報 功 能, 而 未 提 供 重 大 計 畫 預 算 執 行 績 效 分 析 表 季 報 其 餘 報 表 皆 可 由 GBA 系 統 產 製 以 各 機 關 編 製 會 計 月 報 之 作 業 為 例, 會 計 人 員 通 常 會 於 月 底 前 核 對 該 月 各 項 傳 票 並 逐 一 過 帳, 並 與 出 納 單 位 確 認 該 月 專 戶 存 款 相 關 會 計 科 目 之 月 結 金 額 無 誤 後 關 帳, 即 進 行 報 表 數 字 關 聯 性 及 正 確 性 之 勾 稽 檢 核 作 業, 彙 訂 成 會 計 月 報, 由 相 關 事 務 之 承 辦 人 員 及 主 管 簽 名 或 蓋 章, 並 陳 送 機 關 - 26 -
長 官 核 閱 蓋 章 後, 即 可 分 送 各 該 上 級 主 管 機 關 審 計 機 關 財 政 機 關 及 主 計 機 關 如 該 會 計 報 告 為 機 關 內 部 使 用 之 管 理 性 報 表, 機 關 長 官 則 可 免 予 簽 名 或 蓋 章 現 行 GBA 系 統 對 於 上 述 會 計 月 報 之 關 帳 勾 稽 檢 核 及 簽 章 等 作 業 處 理 情 形 如 下 : ( 一 ) 關 帳 作 業 : 關 帳 係 會 計 資 料 於 某 一 時 點 截 止 時, 據 以 編 製 會 計 報 告 之 動 作, 意 即 會 計 帳 務 已 告 一 段 落, 資 料 將 不 再 變 動 惟 目 前 GBA 系 統 並 無 關 帳 作 業 之 功 能, 未 能 以 系 統 控 制 某 月 帳 務 資 料 之 更 動 ( 二 ) 勾 稽 檢 核 作 業 : 從 編 製 記 帳 憑 證 開 始, 至 帳 務 處 理 完 成, 系 統 皆 設 有 許 多 檢 核 條 件, 以 維 持 資 料 之 完 整 性 另 設 有 自 動 勾 稽 檢 核 功 能, 可 隨 時 執 行 帳 務 檢 核 及 重 算 作 業 ( 三 ) 簽 章 作 業 : 印 製 會 計 月 報 時, 可 由 系 統 選 擇 是 否 列 印 簽 證 欄 位 ( 如 圖 15 經 費 類 平 衡 表 下 方 的 簽 證 欄 位 ), 惟 目 前 各 機 關 皆 採 裝 訂 會 計 月 報 成 冊 後, 於 封 面 簽 章 的 作 法 因 此, 在 各 種 會 計 月 報 上 通 常 不 列 印 簽 證 欄 位 除 封 面 上 要 求 之 主 辦 會 計 人 員 及 機 關 長 官 需 要 簽 章 外, 另 需 加 蓋 機 關 印 信,GBA 系 統 提 供 之 會 計 月 報 封 面 如 圖 16 圖 15 GBA 系 統 預 覽 列 印 之 經 費 類 平 衡 表 - 27 -
機 關 名 稱 (XX 類 ) 會 計 報 告 中 華 民 國 年 月 份 ( 年 度 ) 主 辦 會 計 人 員 機 關 長 官 圖 16 GBA 系 統 提 供 之 會 計 報 告 封 面 各 機 關 編 製 之 對 內 或 對 外 會 計 報 告, 由 於 對 內 報 告 為 機 關 內 部 使 用 之 會 計 報 告, 目 前 仍 以 紙 本 作 業 為 主, 而 對 外 報 告 部 分, 除 以 紙 本 遞 送 外, GBA 系 統 已 具 備 完 整 的 電 子 檔 案 上 傳 功 能, 可 透 過 系 統 進 行 彙 總 及 自 動 產 生 統 制 紀 錄 等 作 業, 遞 ( 傳 ) 送 途 徑 如 圖 17 所 示, 作 業 情 形 說 明 如 下 : 1. 分 會 計 機 關 : 完 成 分 會 計 機 關 會 計 報 告 後, 送 紙 本 報 告 予 單 位 會 計 機 關 彙 整, 並 利 用 GBA 系 統 執 行 電 子 檔 案 上 傳 作 業 2. 單 位 會 計 機 關 : 有 分 會 計 機 關 者, 先 於 GBA 系 統 下 載 所 屬 分 會 計 機 關 之 會 計 報 告 電 子 檔 案, 由 系 統 進 行 自 動 檢 核 無 誤 後, 自 動 彙 總 產 生 統 制 紀 錄, 並 印 製 單 位 會 計 機 關 及 所 屬 會 計 報 告 ; 無 分 會 計 機 關 者, 則 直 接 印 製 單 位 會 計 機 關 會 計 報 告 以 上 均 送 紙 本 報 告 予 主 管 機 關 審 計 機 關 財 政 機 關 及 主 計 機 關, 同 時 進 行 電 子 檔 案 上 傳 作 業 3. 主 管 機 關 : 主 管 機 關 透 過 GBA 系 統 自 動 彙 總 所 屬 單 位 會 計 機 關 傳 送 之 電 子 傳 輸 檔, 並 印 製 主 管 機 關 所 需 之 會 計 報 告, 例 如 半 年 結 算 報 告 等, 同 時 進 行 電 子 檔 案 上 傳 作 業 4. 審 計 機 關 財 政 機 關 及 主 計 機 關 : 接 收 各 機 關 傳 送 之 紙 本 報 告 及 電 子 檔 案 後, 以 人 工 或 電 腦 進 行 審 核 或 彙 總 之 處 理 - 28 -
審 計 部 主 計 處 財 政 部 主 管 機 關 單 位 會 計 機 關 設 有 分 會 計 之 單 位 會 計 機 關 分 會 計 機 關 及 學 校 圖 17 會 計 報 告 傳 送 途 徑 示 意 圖 遞 送 會 計 月 報 時, 編 製 機 關 會 列 印 會 計 月 報 遞 送 單, 由 經 辦 人 主 辦 會 計 人 員 及 機 關 長 官 簽 章, 附 於 會 計 月 報 上, 並 由 收 受 會 計 月 報 之 機 關 回 填 存 根 聯 編 製 機 關 取 回 存 根 聯, 通 常 將 其 與 機 關 留 存 之 會 計 月 報 副 本 一 起 歸 檔 GBA 系 統 提 供 之 會 計 月 報 遞 送 單 如 圖 18 圖 18 GBA 系 統 提 供 之 會 計 報 告 遞 送 單 - 29 -
凡 利 用 電 腦 處 理 會 計 資 料 產 生 錯 誤 時, 應 由 會 計 人 員 依 據 各 機 關 採 用 機 器 處 理 會 計 資 料 或 貯 存 體 之 錯 誤 更 正 要 點 規 定 編 製 帳 務 更 正 之 其 中 較 為 複 雜 之 更 正 作 業, 為 決 算 報 告 遭 行 政 院 核 定 增 減 或 審 計 部 審 定 增 減 之 更 正 作 業 以 審 計 部 審 定 增 減 決 算 數 為 例, 因 各 機 關 收 到 審 計 部 審 定 決 算 增 減 通 知 書 時, 通 常 是 在 辦 理 該 年 度 決 算 後 的 次 年 度 4 月 份 以 後, 同 時 牽 涉 上 年 度 決 算 報 告 之 更 正 及 本 年 度 帳 務 之 表 達, 因 此 其 處 理 程 序 較 為 複 雜, 說 明 如 下 : 1. 依 據 審 計 部 審 定 增 減 事 項, 使 用 GBA 系 統 提 供 之 修 正 上 年 度 決 算 之 功 能 進 行 資 料 輸 入, 並 將 其 儲 存 於 專 屬 的 資 料 表 中, 但 未 直 接 更 改 原 編 決 算 資 料 2. 完 成 資 料 輸 入 後, 由 於 GBA 系 統 的 決 算 報 告 提 供 有 列 印 選 項, 透 過 列 印 選 項 勾 選 含 審 計 部 審 定 增 減 數, 即 可 由 系 統 重 新 印 製 審 定 後 的 決 算 報 告 3. 重 新 執 行 電 子 檔 案 上 傳 作 業, 傳 送 上 年 度 決 算 報 告 4. 於 新 年 度 需 表 達 之 帳 務 則 可 透 過 自 動 轉 製 傳 票 功 能, 從 步 驟 1. 所 輸 入 的 資 料 中 自 動 產 製 5. 印 製 及 傳 送 會 計 月 報 時, 即 包 含 審 計 部 審 定 增 減 事 項 所 應 表 達 之 帳 務 修 正 內 容 二 問 題 探 討 ( 一 ) 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 從 會 計 報 告 的 編 製 到 分 送 使 用 的 作 業 流 程 中, 印 製 紙 本 報 告 裝 訂 成 冊 及 簽 章 作 業 皆 為 人 工 作 業, 目 前 GBA 系 統 尚 無 法 處 理, 亦 是 未 來 實 施 會 計 報 告 電 子 化 需 思 考 的 作 業 項 目, 相 關 問 題 說 明 如 下 : 1. 會 計 報 告 完 整 性 之 問 題 各 機 關 遞 送 一 份 裝 訂 成 冊 的 會 計 報 告, 其 內 容 必 需 包 含 完 整 的 報 表, 目 前 其 中 仍 有 少 數 報 表 無 法 由 系 統 編 製, 各 機 關 通 常 是 使 用 文 書 處 理 或 試 算 表 軟 體 編 製 列 印, 再 與 GBA 系 統 產 製 之 報 表 合 併 裝 訂 未 來, 若 以 現 行 人 工 作 業 直 接 轉 換 為 電 子 化 作 業 的 方 式 實 作 系 統, 將 GBA 系 統 的 電 子 檔 案 及 其 它 軟 體 系 統 所 編 製 的 檔 案 合 併 後 施 以 電 子 簽 章, 必 須 克 服 傳 送 端 與 接 - 30 -
收 端 必 須 具 備 相 同 軟 體 的 問 題, 且 作 業 程 序 上 較 不 順 暢 因 此, 若 欲 完 全 以 電 子 文 件 代 替 紙 本 會 計 報 告, 而 不 需 電 子 紙 本 雙 軌 作 業 並 行, 並 使 得 整 個 的 會 計 報 告 產 製 與 簽 章 流 程 可 以 更 順 暢, 系 統 應 朝 向 發 展 完 整 的 會 計 報 告 編 製 功 能 為 宜 2. 會 計 報 告 封 面 及 遞 送 單 上 簽 章 是 否 能 簡 化 之 問 題 會 計 報 告 封 面 及 遞 送 單 有 重 覆 的 簽 章 : 主 辦 會 計 人 員 及 機 關 長 官 在 紙 本 報 告 上 之 封 面 及 遞 送 單, 或 許 有 其 各 自 存 在 並 簽 章 的 必 要 ; 但 在 電 子 化 後, 包 裝 成 一 個 會 計 報 告 電 子 檔 應 可 朝 向 整 併 兩 者, 以 簡 化 所 需 之 簽 章 作 業 3. 報 告 內 容 標 準 化 之 問 題 目 前 系 統 所 產 製 之 電 子 傳 輸 檔 案 之 內 容 形 式 不 一, 部 分 會 計 報 告 可 能 是 以 資 料 庫 中 的 記 錄 部 分 可 能 是 採 用 報 告 格 式, 並 無 一 定 的 資 料 格 式 標 準 所 以, 可 能 發 生 相 同 資 料, 卻 有 不 同 欄 位 名 稱 或 不 同 格 式 之 定 義, 增 加 資 料 交 換 與 使 用 之 難 度 若 朝 向 資 料 格 式 標 準 化 方 向 發 展, 未 來 資 料 交 換 與 使 用 之 範 圍 亦 容 易 擴 展, 不 論 會 計 報 告 之 接 收 對 象 是 誰, 提 供 的 資 料 格 式 皆 是 同 一 套 標 準, 甚 至 可 以 提 供 應 用 程 式 介 面 函 式 庫, 對 於 資 料 之 運 用 與 處 理, 具 有 快 速 與 便 利 等 效 益 ( 二 ) 法 令 規 定 方 面 現 行 政 府 會 計 法 令 對 於 會 計 報 告 處 理 之 規 範, 在 會 計 報 告 編 製 之 種 類 期 限 內 容 表 答 方 式 等 相 關 規 定, 就 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業 之 應 用 而 言, 大 多 尚 能 適 用, 但 仍 有 下 列 事 項 宜 檢 討 或 修 正 因 應 : 1. 刪 除 細 節 性 且 不 符 電 腦 化 作 業 需 求 之 規 定 會 計 法 第 67 條 規 定 : 會 計 報 告 帳 簿 及 重 要 備 查 簿 或 憑 證 內 之 記 載, 繕 寫 錯 誤 而 當 時 發 現 者, 應 由 原 登 記 員 劃 線 註 銷 更 正, 於 更 正 處 簽 名 或 蓋 章 證 明, 不 得 挖 補 擦 刮 或 用 藥 水 塗 滅 及 第 80 條 規 定 : 會 計 報 告 簿 籍 及 憑 證 上 之 簽 名 或 蓋 章, 不 得 用 別 字 或 別 號 屬 細 節 性 之 規 定, 且 不 符 電 腦 化 作 業 需 求, 建 議 修 正 刪 除 2. 檢 討 修 正 電 腦 處 理 作 業 規 定 - 31 -
會 計 法 第 92 條 規 定 : 採 用 機 器 集 中 處 理 會 計 資 料 者, 其 產 生 之 會 計 報 告 或 資 料, 由 集 中 處 理 機 關 分 送 各 有 關 機 構 鑒 於 電 腦 處 理 會 計 事 務 已 日 趨 普 及, 惟 因 電 腦 機 型 處 理 會 計 資 料 方 式 不 一, 且 隨 著 科 技 進 步 而 日 新 月 異, 有 關 電 腦 處 理 ( 包 括 電 子 簽 章 ) 之 規 範, 宜 隨 著 技 術 進 步 而 修 改, 以 免 對 帳 務 處 理 審 計 軌 跡 會 計 資 料 及 檔 案 之 管 理 控 制 等 造 成 不 利 影 響 - 32 -
第 四 節 會 計 檔 案 之 保 存 一 現 況 說 明 會 計 檔 案 包 括 會 計 憑 證 會 計 簿 籍 會 計 報 告 電 腦 處 理 會 計 資 料 之 儲 存 體 及 處 理 手 冊 及 其 他 相 關 會 計 檔 案 其 中 會 計 憑 證 中 之 原 始 憑 證, 以 每 月 是 否 送 審 計 機 關 審 核 區 分 憑 證 送 審 及 就 地 審 計 二 種 送 審 之 機 關 每 月 需 整 理 當 月 份 憑 證 並 編 製 收 支 憑 證 送 審 明 細 表, 連 同 會 計 月 報 送 達 該 管 審 計 機 關, 由 審 計 機 關 審 查 與 保 管 ; 而 就 地 審 計 的 部 分 則 由 機 關 自 行 整 理 會 計 憑 證 裝 訂 成 冊 製 作 封 面 及 目 錄, 並 保 管 備 查 至 於 會 計 簿 籍 之 保 存, 依 據 會 計 法 第 40 條 規 定 : 會 計 資 料 採 用 機 器 處 理 者, 其 機 器 貯 存 體 中 之 紀 錄, 視 為 會 計 簿 籍 因 此, 部 分 機 關 並 未 另 製 紙 本 會 計 簿 籍, 而 以 電 腦 儲 存 體 為 會 計 簿 籍 ; 但 部 分 機 關 卻 仍 習 慣 印 製 紙 本 會 計 簿 籍 予 以 保 存 備 查 又 依 會 計 法 第 84 條 規 定, 該 電 腦 處 理 會 計 資 料 之 儲 存 體 亦 應 列 入 會 計 檔 案 保 存, 但 在 移 交 檔 案 保 管 人 員 之 規 範 上, 則 依 政 府 所 屬 各 級 行 政 機 關 電 腦 軟 體 管 理 作 業 要 點 另 行 處 理 之 因 此, 會 計 單 位 移 交 管 理 檔 案 人 員 保 管 之 會 計 檔 案 通 常 並 未 包 含 電 腦 處 理 會 計 資 料 之 儲 存 體, 而 由 會 計 人 員 或 資 訊 人 員 ( 或 單 位 ) 保 管 或 另 行 製 作 備 份, 以 磁 片 光 碟 磁 碟 或 磁 帶 等 媒 體 加 以 保 存 除 上 述 會 計 憑 證 及 會 計 簿 籍 之 保 存 方 式 略 有 不 同 外, 各 機 關 負 責 會 計 檔 案 之 保 管 單 位 亦 不 盡 相 同 部 分 機 關 由 會 計 單 位 自 行 保 管 ; 部 分 則 由 機 關 檔 案 管 理 單 位 負 責 保 管, 並 依 機 關 公 文 管 理 方 式 加 以 分 類 編 號 與 順 序, 但 會 計 單 位 通 常 亦 會 自 行 留 存 副 本 備 查 目 前 獲 知 各 項 會 計 檔 案 之 保 存 機 關 大 致 如 表 5 所 示 - 33 -
會 計 憑 證 原 始 憑 證 記 帳 憑 證 會 計 文 書 種 類 表 5 各 項 會 計 文 書 保 存 機 關 表 保 存 機 關 機 關 內 部 保 存 檔 案 管 理 局 外 來 憑 證 就 對 外 憑 證 地 內 部 憑 證 審 憑 證 黏 存 單 計 收 入 傳 票 支 出 傳 票 轉 帳 傳 票 付 款 憑 單 轉 帳 憑 單 會 計 簿 籍 會 計 月 報 半 年 結 算 報 告 決 算 書 表 審 計 部 憑 證 送 審 GBA 系 統 除 了 具 備 查 詢 列 印 各 項 會 計 書 表 功 能 外, 亦 開 發 有 書 表 檔 案 管 理 功 能, 可 將 預 算 書 會 計 月 報 及 決 算 報 告, 按 預 算 階 段 按 月 按 年 分 別 產 生 唯 讀 檔 案, 並 有 簡 易 的 書 表 檔 案 管 理 功 能, 可 於 系 統 中 查 閱 報 表, 其 顯 示 之 格 式 如 同 紙 本 報 表 ; 並 有 文 字 檢 索 功 能, 便 於 快 速 查 找 所 需 報 表 唯 會 計 人 員 的 作 業 習 慣 仍 多 在 紙 本 報 表 上 查 閱 資 料 目 前 GBA 系 統 提 供 之 會 計 檔 案 製 作 之 書 表 包 含 預 算 書 表 會 計 書 表 及 決 算 書 表, 會 計 書 表 包 含 會 計 簿 籍 及 會 計 月 報, 產 生 書 表 檔 案 之 功 能 如 圖 19 會 計 書 表 及 決 算 書 表 之 科 目 層 級 及 相 關 選 項 如 同 列 印 紙 本 選 項, 可 以 按 需 要 自 行 設 定, 若 未 詳 加 設 定, 則 依 預 設 層 級 及 選 項 製 作 書 表 檔 案 目 前 檔 案 格 式 採 用 軟 體 開 發 工 具 PowerBuilder 專 屬 之 報 表 檔 案 格 式 PSR - 34 -
圖 19 GBA 系 統 提 供 之 產 生 書 表 檔 案 功 能 畫 面 製 作 完 成 之 書 表 檔 案 自 動 儲 存 於 硬 碟 中 GBA 資 料 夾 下 之 History 資 料 夾 下, 再 依 年 度 及 書 表 種 類 及 月 份 區 分 資 料 夾 例 如 96 年 度 的 會 計 書 表 檔 案 儲 存 於 \GBA\History\096 年 度 \ 普 通 會 計 書 表 \11 月 資 料 夾 下 需 要 調 閱 資 料 時, 可 使 用 書 表 檔 案 管 理 功 能, 如 圖 20 畫 面 左 上 方 是 一 樹 狀 結 構, 表 達 書 表 儲 存 於 硬 碟 資 料 夾 中 的 位 置, 中 間 是 該 資 料 夾 下 的 書 表 清 單, 最 下 方 是 報 表 說 明 欄 位 文 字 之 檢 索 功 能 ; 右 邊 畫 面 則 為 報 表 之 顯 示 畫 面 至 於 電 腦 處 理 會 計 資 料 儲 存 體 之 保 存, 目 前 GBA 系 統 提 供 資 料 庫 備 份 及 資 料 庫 年 度 資 料 轉 出 與 轉 入 等 功 能 其 產 製 結 果 即 為 電 子 檔 案, 而 非 紙 本 資 料, 因 此, 後 續 複 製 至 其 他 儲 存 媒 體 或 實 施 電 子 簽 章 機 制 加 以 保 存, 應 無 問 題 - 35 -
圖 20 GBA 系 統 提 供 之 書 表 檔 案 管 理 功 能 畫 面 二 問 題 探 討 ( 一 ) 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 對 於 政 府 會 計 事 務 處 理 過 程 中 需 要 留 存 並 妥 善 保 管 的 資 料, 現 行 各 機 關 大 多 為 紙 本 資 料 因 此, 會 計 檔 案 保 存 仍 以 紙 本 資 料 為 主, 調 閱 紙 本 檔 案 查 找 資 料 亦 是 一 般 會 計 人 員 的 作 業 習 慣 若 未 來 擬 以 電 子 會 計 檔 案 為 主 要 保 存 方 式, 在 會 計 檔 案 管 理 的 功 能 設 計 上 尚 有 以 下 許 多 問 題 需 克 服 : 1. 目 前 GBA 系 統 的 會 計 檔 案 保 存 方 案 並 不 完 整 目 前 GBA 系 統 產 製 歸 檔 保 存 用 之 檔 案 格 式 為 特 殊 之 格 式 (.PSR), 需 要 特 定 的 程 式 開 發 工 具 才 能 讀 取 ; 未 來 轉 換 作 業 平 台 或 更 換 程 式 開 發 工 具 可 能 造 成 原 歸 檔 保 存 的 檔 案 無 法 讀 出 因 此, 應 使 用 較 普 遍 的 標 準 檔 案 格 式 為 宜 目 前 資 料 檢 索 的 功 能 設 計 上, 僅 就 報 表 之 說 明 文 字 進 行 文 字 比 對 搜 尋, 搜 尋 資 料 的 功 能 尚 有 不 足 之 處 如 果 期 望 在 調 閱 查 找 資 料 上, 改 以 電 子 會 計 檔 案 代 替 紙 本 檔 案, 則 需 再 加 強 檢 索 搜 尋 功 能, 才 能 達 到 節 省 時 間 與 人 力 等 目 的 - 36 -
2. 電 子 化 會 計 檔 案 保 存 方 案 相 關 議 題 由 於 GBA 系 統 會 計 檔 案 保 存 及 管 理 功 能 之 不 足, 因 此 在 會 計 資 訊 系 統 的 設 計 上 仍 有 許 多 議 題 需 要 重 新 思 考 諸 如 : 會 計 檔 案 歸 檔 的 時 點 及 作 業 程 序 保 存 媒 體 的 選 擇 及 內 容 完 整 性 等 問 題 ( 二 ) 法 令 規 定 方 面 現 行 政 府 會 計 法 令 對 於 會 計 檔 案 保 存 之 規 範, 主 要 著 重 於 會 計 憑 證 之 彙 訂 整 理 留 存 備 查 保 存 年 限 等 注 意 事 項, 就 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業 之 應 用 而 言, 大 多 尚 能 適 用, 但 仍 有 下 列 事 項 宜 檢 討 或 修 正 因 應 : 1. 刪 除 以 人 工 作 業 觀 點 之 規 定 會 計 法 第 69 條 規 定 : 各 傳 票 入 帳 後, 應 依 照 類 別 與 日 期 號 數 之 順 序, 彙 訂 成 冊, 另 加 封 面, 並 於 封 面 詳 記 起 訖 之 年 月 日 張 數 及 號 數, 由 會 計 人 員 保 存 備 核 會 計 法 第 70 條 規 定 : 原 始 憑 證, 除 依 法 送 審 計 機 關 審 核 者 外, 應 逐 一 標 註 傳 票 編 號, 附 同 傳 票, 依 前 條 規 定 辦 理 ; 其 不 附 入 傳 票 保 管 者, 亦 應 標 註 傳 票 編 號, 依 序 黏 貼 整 齊, 彙 訂 成 冊, 另 加 封 面, 並 於 封 面 詳 記 起 訖 之 年 月 日 頁 數 號 數 及 由 主 辦 會 計 人 員 於 兩 頁 間 中 縫 與 每 件 黏 貼 邊 縫, 加 蓋 騎 縫 印 章, 由 會 計 人 員 保 存 備 核 但 原 始 憑 證 便 於 分 類 裝 訂 成 冊 者, 得 免 黏 貼 對 於 會 計 憑 證 之 保 存, 須 另 加 封 面 登 載 註 記 張 數 依 序 黏 貼 整 齊 加 蓋 騎 縫 印 章 等 人 工 作 業 規 定, 宜 予 刪 除, 另 以 適 用 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業 之 觀 點 重 新 思 考 訂 定 2. 檢 討 修 正 不 符 實 際 需 要 之 規 定 會 計 法 第 71 條 規 定 各 種 原 始 憑 證, 無 法 附 同 傳 票 保 存 者, 應 於 裝 訂 成 冊 之 傳 票 內 註 明 其 保 管 處 所 及 其 檔 案 編 號 俾 利 查 對, 現 行 係 採 列 舉 方 式 規 定, 如 各 種 契 約 應 另 歸 檔 案 之 文 書 及 另 行 訂 冊 之 報 告 書 表 等, 為 符 合 電 腦 處 理 作 業 需 求, 並 使 適 用 範 圍 更 具 彈 性, 類 似 條 文 宜 檢 討 修 正 為 原 則 性 規 定 - 37 -
第 五 節 會 計 作 業 之 審 核 一 現 況 說 明 會 計 作 業 之 審 核 有 內 部 及 外 部 審 核 內 部 審 核 之 範 圍 包 括 財 務 審 核 財 物 審 核 及 工 作 審 核 等 三 類, 其 中 財 務 審 核 又 分 為 預 算 審 核 收 支 審 核 及 會 計 審 核 等 三 種 本 節 主 要 係 就 上 述 財 務 審 核 部 分 予 以 探 討, 即 會 計 人 員 審 核 預 算 執 行 收 支 數 字 之 勾 稽 與 查 核 會 計 憑 證 報 表 簿 籍 及 會 計 事 務 處 理 程 序 等 有 關 電 子 簽 章 事 項 之 處 理 情 形 政 府 機 關 會 計 作 業 之 外 部 審 核 主 要 是 來 自 審 計 單 位 的 審 查, 例 如 : 各 機 關 需 按 月 整 理 該 月 憑 證 送 審 計 單 位 審 查 等 ( 一 ) 內 部 審 核 目 前 各 機 關 實 施 內 部 審 核 作 業, 係 採 書 面 審 核 與 定 期 或 不 定 期 實 地 抽 查 方 式 辦 理, 對 於 完 成 審 核 程 序 之 帳 表 憑 證 賦 予 日 期 戳 記, 並 予 簽 名 或 蓋 章 因 此, 就 現 行 實 施 內 部 審 核 作 業 方 式 及 作 業 環 境 而 言, 多 數 機 關 會 計 審 核 業 務 仍 採 書 面 審 核 為 主, 其 審 核 項 目 及 重 點 臚 列 如 表 6 表 6 機 關 內 部 審 核 重 點 摘 要 表 序 號 審 核 項 目 審 核 重 點 1 預 算 執 行 預 算 執 行 進 度 與 支 用 是 否 符 合 規 定 2 收 支 數 字 核 對 各 項 收 支 報 表 數 字 是 否 相 符 3 動 支 經 費 預 算 是 否 能 容 納 支 出 用 途 是 否 相 符 4 經 費 報 支 原 始 憑 證 是 否 註 明 用 途 及 案 據 原 始 憑 證 是 否 經 相 關 人 員 簽 名 或 蓋 章 支 付 程 序 是 否 符 合 規 定 5 記 帳 憑 證 傳 票 是 否 根 據 合 法 之 原 始 憑 證 編 製 傳 票 是 否 於 規 定 付 款 期 限 內 編 製 傳 票 應 歸 屬 之 會 計 科 目 是 否 適 當 傳 票 金 額 是 否 與 原 始 憑 證 所 載 金 額 相 符 傳 票 之 受 款 人 是 否 與 原 始 憑 證 之 受 款 人 相 符 傳 票 及 附 件 上 有 關 人 員 之 簽 名 或 蓋 章 是 否 齊 全 - 38 -
6 會 計 帳 簿 各 種 帳 簿 之 記 載 是 否 與 傳 票 相 符 現 金 出 納 登 記 簿 記 載 與 結 總 是 否 與 相 關 原 始 憑 證 總 分 類 帳 與 明 細 分 類 帳 相 符 各 種 明 細 分 類 帳 是 否 與 總 分 類 帳 統 制 科 目 核 對 相 符 7 會 計 報 告 會 計 報 告 所 列 之 內 容 數 據 是 否 正 確 對 外 會 計 報 告 是 否 由 機 關 長 官 及 主 辦 會 計 人 員 簽 名 或 蓋 章 為 增 進 會 計 審 核 處 理 效 率, 會 計 人 員 可 以 利 用 會 計 資 訊 系 統 輔 助 審 核 會 計 文 書 及 會 計 處 理 程 序 以 GBA 系 統 所 執 行 之 相 關 作 業, 說 明 如 下 : 1. 預 算 執 行 GBA 系 統 依 據 中 央 政 府 各 機 關 單 位 預 算 執 行 作 業 手 冊, 建 置 各 類 預 算 執 行 所 需 書 表 之 編 製 功 能, 並 提 供 綜 合 查 詢 功 能, 藉 以 隨 時 瞭 解 預 算 執 行 之 狀 況, 並 計 算 預 算 執 行 比 例, 提 醒 機 關 預 算 執 行 進 度 是 否 符 合 規 定 如 圖 21, 為 GBA 系 統 提 供 之 本 年 度 歲 出 預 算 執 行 狀 況 查 詢 功 能 圖 21 GBA 系 統 預 算 科 目 執 行 情 形 查 詢 畫 面 2. 收 支 數 字 核 對 GBA 系 統 提 供 日 記 簿 或 月 報 等 功 能, 方 便 會 計 單 位 進 行 人 工 核 對 或 編 輯 差 額 解 釋 表 例 如 核 對 GBA 系 統 產 生 相 關 收 支 的 報 表 所 列 之 專 戶 存 款 金 額 是 否 與 出 納 單 位 當 月 結 算 數 字 相 符 核 對 歲 入 累 計 表 與 國 庫 經 辦 行 經 收 庫 款 明 細 表 是 否 一 致, 若 有 差 異 應 編 差 額 解 釋 表 核 對 可 支 庫 款 計 算 表 與 國 庫 往 來 對 帳 單 是 否 相 符, 若 有 差 異 應 編 差 額 解 釋 表 等 以 與 國 庫 付 款 資 料 對 帳 為 例, 目 前 系 統 提 供 自 動 轉 入 國 庫 付 款 資 料 檔, 並 與 GBA 系 統 記 錄 - 39 -
當 月 會 計 帳 務 之 付 款 資 料 進 行 自 動 對 帳, 若 有 差 異, 亦 可 自 動 產 製 當 月 之 可 支 庫 款 差 額 解 釋 表 GBA 系 統 之 電 子 支 付 - 對 帳 功 能 畫 面 如 圖 22 圖 22 GBA 系 統 電 子 支 付 對 帳 功 能 畫 面 3. 動 支 經 費 會 計 單 位 收 到 業 務 單 位 之 動 支 經 費 申 請, 於 系 統 提 供 之 審 核 功 能, 可 以 使 用 圖 23 中 之 餘 額 查 詢 得 知 目 前 的 預 算 執 行 狀 況, 並 自 動 檢 查 預 算 餘 額 是 否 可 以 容 納 此 筆 經 費 動 支 ; 但 系 統 無 法 自 動 判 斷 此 筆 經 費 之 動 支 是 否 與 其 用 途 相 符, 仍 需 依 賴 審 核 人 員 確 認 圖 23 GBA 系 統 會 簽 案 審 核 功 能 畫 面 4. 經 費 報 支 當 會 計 單 位 收 到 業 務 單 位 之 經 費 報 支 申 請 及 原 始 憑 證 黏 存 單 等 資 料 時, 可 以 使 用 支 付 審 核 功 能 進 行 確 認, 如 圖 24 但 因 經 費 報 支 之 審 核 重 點 多 在 於 原 始 憑 證 之 合 法 性, 是 系 統 尚 未 處 理 的 部 分, 需 由 審 核 人 員 - 40 -
於 原 始 憑 證 上 進 行 書 面 審 核 圖 24 GBA 系 統 支 付 案 審 核 功 能 畫 面 5. 記 帳 憑 證 會 計 單 位 依 審 核 無 誤 之 經 費 報 支 資 料 編 製 記 帳 憑 證 時, 可 以 使 用 系 統 提 供 之 自 動 轉 製 傳 票 或 自 行 輸 入 傳 票 功 能 編 製 ; 為 減 輕 會 計 人 員 審 核 工 作, 系 統 於 編 製 傳 票 時, 即 具 備 許 多 檢 誤 及 篩 選 之 功 能, 例 如 : 篩 選 過 濾 科 目 : 根 據 使 用 權 限 及 科 目 層 級 之 設 定, 篩 選 可 使 用 之 科 目 等 功 能, 避 免 誤 選 科 目 如 圖 25 中 的 預 算 來 源 業 務 / 工 作 計 畫 用 途 別 等 欄 位 金 額 之 自 動 計 算 及 檢 誤 : 明 細 金 額 之 自 動 累 總 計 算 傳 票 金 額 與 付 款 金 額 相 等 檢 誤 等 例 如 : 圖 25 圖 26 中 的 各 金 額 欄 位 必 要 資 料 項 目 之 控 管 : 控 管 必 要 欄 位 之 輸 入, 否 則 不 允 許 儲 存 例 如 : 圖 26 27 中, 系 統 根 據 不 同 的 領 取 支 票 方 式, 控 管 受 款 人 資 料 欄 位 之 輸 入 - 41 -
圖 25 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 畫 面 圖 26 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 付 款 資 料 ( 自 領 支 票 ) 畫 面 圖 27 GBA 系 統 自 行 輸 入 傳 票 - 付 款 憑 單 付 款 資 料 ( 存 帳 ) 畫 面 - 42 -
6. 會 計 帳 簿 GBA 系 統 提 供 完 整 的 會 計 帳 簿 功 能, 各 機 關 可 使 用 查 詢 或 列 印 功 能, 查 得 各 帳 簿 之 間 所 應 勾 稽 之 數 字 是 否 相 符 GBA 系 統 目 前 並 無 建 置 帳 簿 間 勾 稽 檢 核 之 功 能, 是 因 為 GBA 系 統 將 記 帳 憑 證 儲 存 於 資 料 庫 中, 並 記 錄 其 入 帳 日 期, 於 查 詢 或 列 印 帳 簿 時, 才 以 程 式 至 資 料 庫 讀 取 相 關 記 錄, 並 依 該 帳 簿 之 形 式 表 達 於 電 腦 螢 幕 上 或 輸 出 至 印 表 機 亦 即, 若 帳 簿 間 之 明 細 與 總 數 不 符 時, 排 除 程 式 問 題 後, 即 表 示 資 料 應 有 異 常 情 形 發 生, 此 時, 則 可 透 過 會 計 帳 表 資 料 檢 核 及 重 算 功 能, 由 系 統 自 動 進 行 檢 核 與 重 算 作 業 畫 面 如 圖 28 圖 28 GBA 系 統 自 會 計 帳 表 資 料 檢 核 及 重 算 功 能 畫 面 7. 會 計 報 告 經 付 款 作 業 流 程 後, 會 計 單 位 執 行 入 帳 作 業, 即 可 印 製 會 計 報 告, 進 行 核 對 因 入 帳 作 業 是 由 系 統 自 動 計 算 處 理, 為 避 免 資 料 異 常 情 況 發 生, 會 計 系 統 具 備 帳 表 間 勾 稽 檢 核 之 功 能, 如 圖 28 GBA 系 統 的 會 計 帳 表 資 料 檢 核 及 重 算, 可 以 勾 稽 相 關 帳 簿 及 報 表 間 的 資 料 是 否 一 致, 當 發 現 錯 誤 時, 可 以 找 出 錯 誤 並 自 動 重 算 ( 二 ) 外 部 審 核 憑 證 送 審 機 關 每 月 需 整 理 當 月 收 支 憑 證, 於 規 定 期 限 送 交 審 計 單 位 其 會 計 憑 證 整 理 步 驟 大 致 說 明 如 下 : 1. 使 用 GBA 系 統 編 印 收 支 憑 證 送 審 明 細 表, 可 於 備 註 欄 填 上 收 支 憑 證 之 編 號, 目 前 系 統 先 預 留 原 始 憑 證 圖 檔 之 連 結 功 能, 但 目 前 尚 未 正 式 開 放 使 用 編 輯 畫 面 如 圖 29-43 -
圖 29 GBA 系 統 收 支 憑 證 送 審 明 細 表 編 輯 畫 面 2. 按 照 收 支 憑 證 送 審 明 細 表 所 列 之 傳 票 順 序, 將 傳 票 與 原 始 憑 證 分 開 存 放 ; 傳 票 依 序 裝 訂, 自 行 留 存 備 查 ; 原 始 憑 證 依 序 排 列 裝 訂 成 冊 3. 將 裝 訂 妥 當 之 憑 證 裝 箱, 於 箱 外 填 上 年 月 箱 次 冊 數 等 資 料, 連 同 當 月 會 計 月 報 送 交 審 計 單 位 憑 證 整 理 之 過 程 需 要 許 多 人 工 作 業, 目 前 無 法 藉 由 會 計 資 訊 系 統 輔 助, 例 如 : 檢 查 憑 證 是 否 完 整 齊 全 憑 證 上 之 核 章 是 否 齊 備 等 作 業 將 傳 票 與 原 始 憑 證 分 開 依 序 存 放 整 齊 等 作 業 裝 訂 成 冊 作 業 時, 每 冊 之 厚 度 要 恰 當 ; 超 出 A4 規 格 時, 需 細 心 摺 疊 等 作 業 二 問 題 探 討 ( 一 ) 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 會 計 資 訊 系 統 經 由 權 限 控 管 機 制 防 止 未 經 授 權 之 操 作, 並 於 輸 入 資 料 時 透 過 同 步 篩 選 過 濾 及 檢 誤 等 設 計, 以 降 低 資 料 輸 入 時 的 錯 誤, 輔 助 會 計 人 員 執 行 審 核 若 未 來 欲 以 電 子 文 件 取 代 紙 本 時, 需 建 置 電 子 化 審 核 作 業 環 境 與 功 能 ; 其 中 有 二 項 重 要 的 基 礎 建 設 即 是 線 上 流 程 管 理 系 統 及 電 子 簽 章 技 術 之 選 擇 因 此, 在 電 腦 作 業 系 統 方 面, 尚 有 以 下 問 題 待 解 決 : - 44 -
1. 建 置 流 程 管 理 系 統 目 前 各 項 會 計 文 書 之 主 要 作 業 方 式 是 在 系 統 輸 入 資 料, 然 後 列 印 紙 本 資 料, 並 在 紙 本 上 執 行 書 面 審 核 及 簽 章 確 認 等 作 業 未 來, 若 不 再 列 印 紙 本 文 件 時, 則 必 須 有 取 代 人 工 傳 簽 作 業 的 流 程 管 理 系 統, 以 進 行 各 個 作 業 點 的 審 核 及 簽 章 工 作 2. 電 子 簽 章 的 功 能 及 數 位 憑 證 的 選 用 目 前 會 計 資 訊 系 統 資 料 庫 中 已 儲 存 記 帳 憑 證 會 計 簿 籍 及 會 計 報 告 等 資 料, 部 分 資 料 並 留 有 作 業 人 員 處 理 之 記 錄 ; 惟 記 錄 之 依 據 是 會 計 資 訊 系 統 之 使 用 者 帳 號, 並 未 具 有 明 確 的 法 律 效 力 因 此, 仍 應 採 用 經 濟 部 商 業 司 所 核 定 之 憑 證 中 心 所 發 行 之 數 位 憑 證 實 施 簽 章, 才 具 公 信 力, 而 會 計 資 訊 系 統 應 增 建 實 施 電 子 簽 章 之 功 能 目 前 實 施 電 子 簽 章 普 遍 採 用 數 位 憑 證, 經 濟 部 商 業 司 所 核 定 ( 許 可 ) 之 憑 證 機 構 有 20 家 目 前 政 府 會 計 相 關 作 業 中, 已 實 施 電 子 簽 章 作 業 所 使 用 之 數 位 憑 證 略 有 不 同, 未 來 如 何 選 用 數 位 憑 證, 亦 是 未 來 需 克 服 的 問 題 3. 憑 證 送 審 功 能 之 加 強 現 行 的 憑 證 送 審 作 業 行 之 有 年, 但 面 臨 電 子 發 票 等 電 子 支 出 憑 證 之 發 展, 原 紙 本 憑 證 送 審 之 作 業 應 有 所 變 革 ; 如 果 一 直 沿 用 原 憑 證 送 審 作 業 方 式, 將 電 子 發 票 以 紙 本 方 式 送 審, 並 未 善 用 電 子 化 的 優 勢, 無 法 創 造 更 高 的 效 益 ( 二 ) 法 令 規 定 方 面 現 行 政 府 會 計 法 令 對 於 內 部 審 核 之 規 範, 於 審 核 預 算 執 行 收 支 數 字 之 勾 稽 與 查 核 會 計 憑 證 報 表 簿 籍 及 會 計 事 務 處 理 程 序 等 事 項 時, 須 經 審 查 人 員 簽 章 或 注 意 是 否 符 合 相 關 規 定, 就 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業 之 應 用 而 言, 大 多 尚 能 適 用, 但 仍 有 下 列 事 項 宜 檢 討 或 修 正 因 應 : 1. 簽 名 或 蓋 章 得 以 電 子 簽 章 方 式 辦 理 內 部 審 核 處 理 準 則 第 10 條 規 定 : 執 行 內 部 審 核 人 員 對 於 完 成 審 核 程 序 之 帳 表 憑 證, 均 應 加 蓋 日 期 戳 記 並 簽 名 或 蓋 章 證 明 檢 查 現 金 票 據 - 45 -
證 券 應 將 檢 查 日 期 檢 查 項 目 檢 查 結 果 及 負 責 檢 查 人 員 姓 名 等 項 逐 項 登 記, 並 簽 名 或 蓋 章 證 明 第 28 條 規 定 : 採 購 案 件 之 結 算 驗 收 證 明 書 與 驗 收 紀 錄, 主 驗 會 驗 人 員 是 否 分 別 簽 認 確 認 相 符 後, 監 驗 人 員 應 於 結 算 驗 收 證 明 書 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章 有 關 執 行 內 部 審 核 人 員 對 於 完 成 審 核 程 序 之 簽 名 或 蓋 章 證 明 規 定, 宜 增 訂 以 電 子 簽 章 方 式 辦 理 2. 書 面 報 告 得 以 電 子 文 件 替 代 內 部 審 核 處 理 準 則 第 11 條 規 定 : 執 行 內 部 審 核 人 員, 如 發 現 特 殊 情 況 或 提 出 重 要 改 進 建 議, 均 應 以 書 面 報 告 行 之, 送 經 主 辦 會 計 人 員 報 請 機 關 首 長 核 定 後 辦 理 有 關 以 書 面 報 告 提 出 重 要 改 進 建 議 一 節, 為 應 電 子 簽 章 及 電 腦 處 理 作 業 需 求, 宜 增 訂 得 以 電 子 文 件 形 式 行 之 - 46 -
第 三 章 問 題 的 研 議 與 解 決 為 研 議 政 府 會 計 事 務 應 用 電 子 簽 章 產 製 電 子 會 計 文 書 所 涉 及 之 重 要 資 訊 技 術, 如 會 計 資 訊 系 統 建 置 簽 證 流 程 管 理 電 子 認 證 機 制 等 事 項, 作 為 日 後 本 處 推 動 政 府 會 計 電 子 化 作 業 之 參 考, 本 章 茲 就 現 況 所 面 臨 之 問 題, 提 出 實 作 之 參 考 架 構 或 具 體 建 議 第 一 節 會 計 憑 證 之 處 理 一 電 腦 作 業 處 理 系 統 方 面 1. 電 子 化 憑 證 作 業 流 程 之 處 理 基 於 商 業 交 易 的 習 慣 及 帳 務 處 理 的 需 要, 政 府 會 計 作 業 長 久 以 來 均 以 紙 本 作 為 記 錄 保 存 之 依 據, 但 為 因 應 電 子 簽 章 法 的 實 施 及 電 子 商 務 活 動 日 漸 盛 行, 政 府 部 門 也 必 須 跟 上 時 代 腳 步, 適 時 變 更 處 理 作 業 方 式, 以 簡 化 行 政 程 序, 增 進 處 理 效 率 目 前 財 政 部 規 劃 企 業 對 政 府 ( 以 下 簡 稱 B2G) 電 子 發 票 之 作 業 流 程 圖 如 圖 30, 簡 要 說 明 如 下 : (1) 廠 商 開 立 電 子 發 票, 並 傳 送 至 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台, 並 通 知 政 府 採 購 單 位 或 人 員 發 票 已 開 立 (2) 機 關 ( 採 購 人 員 ) 上 網 列 印 或 下 載 電 子 發 票 (3) 機 關 進 行 費 用 核 銷 的 簽 辦 及 審 核 等 作 業 發 票 開 立 發 票 交 付 B 2 G 電 子 發 票 B2G 發 票 處 理 流 程 政 府 機 關 費 用 核 銷 流 程 簽 辦 審 核 核 銷 存 查 或 送 審 支 出 憑 證 處 理 作 業 電 子 化 圖 30 企 業 對 政 府 (B2G) 電 子 發 票 處 理 流 程 ( 資 料 來 源 : 企 業 對 政 府 (B2G) 電 子 發 票 應 用 規 劃 簡 報 資 料 ) - 47 -
上 述 B2G 電 子 發 票 之 作 業 流 程, 財 政 部 規 劃 先 於 97 年 度 試 辦, 初 期 係 採 上 網 列 印 電 子 發 票 之 方 式 報 支 經 費 但 如 為 真 正 提 升 整 體 經 費 報 之 作 業 效 能, 各 機 關 應 採 支 出 憑 證 處 理 系 統 自 動 與 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台 介 接, 自 動 下 載 電 子 發 票, 並 且 實 施 線 上 審 核, 甚 至 自 動 轉 製 記 帳 憑 證, 才 能 真 正 達 到 經 費 報 支 電 子 化 預 期 的 效 益 根 據 財 政 部 規 劃 B2G 電 子 發 票 之 作 業 流 程, 現 行 政 府 會 計 處 理 作 業 應 配 合 處 理 事 項 如 下 : 建 置 支 出 憑 證 處 理 系 統 或 加 強 其 功 能, 以 自 動 介 接 電 子 發 票 建 立 支 出 憑 證 線 上 審 核 及 電 子 簽 章 機 制, 以 電 子 化 方 式 處 理 接 收 之 電 子 發 票 建 立 支 出 憑 證 自 動 轉 製 傳 票 之 功 能 或 介 面, 以 電 子 發 票 及 相 關 科 目 及 用 途, 自 動 轉 製 記 帳 憑 證 依 據 各 機 關 支 出 憑 證 處 理 系 統 之 建 置 情 況, 可 區 分 二 部 分 說 明 : (1) 機 關 自 行 建 置 支 出 憑 證 處 理 系 統 機 關 若 已 建 置 支 出 憑 證 處 理 系 統 者, 首 先 應 加 強 之 功 能 為 圖 30 B2G 電 子 發 票 處 理 流 程 圖 中 的 發 票 交 付 功 能 目 前 電 子 發 票 整 合 服 務 平 台 已 建 置 Web Service( 用 以 支 援 網 路 上 不 同 電 腦 間 互 動 作 業 的 一 種 軟 體 系 統 ) 網 路 服 務 功 能, 機 關 內 之 支 出 憑 證 處 理 系 統 只 需 建 置 自 動 化 呼 叫 Web Service 的 功 能, 便 可 達 到 自 動 介 接 不 需 人 工 介 入 的 效 果 在 自 動 下 載 電 子 發 票 之 後, 繼 續 使 用 支 出 憑 證 處 理 系 統 進 行 費 用 報 支 流 程 完 成 原 始 憑 證 審 核 之 後, 則 可 由 系 統 自 動 產 生 傳 票 資 料 交 換 檔, 匯 入 至 GBA 系 統 自 動 轉 製 傳 票 (2) 使 用 GBA 系 統 若 中 央 政 府 公 務 機 關 並 未 自 行 建 置 支 出 憑 證 處 理 系 統, 則 可 考 慮 採 用 目 前 正 發 展 中 的 GBA 新 系 統 因 應 新 普 會 制 度 規 範 實 施 就 源 輸 入 作 業,GBA 新 系 統 將 具 備 經 費 報 支 等 就 源 輸 入 功 能, 以 及 線 上 審 核 及 簽 章 等 功 能 GBA 新 系 統 將 規 劃 以 Web Service 方 式 自 動 介 接 電 子 發 票 整 - 48 -