会 议 是 实 行 行 政 管 理 的 一 种 重 要 方 法, 是 实 现 科 学 决 策 的 重 要 途 径, 也 是 进 行 信 息 沟 通, 协 调 各 方 面 关 系 的 重 要 手 段 办 会 是 秘 书 经 常 性 的 工 作, 会 议 一 般 由 秘 书 部 门 负 责 筹 办 安 排 会 议 安 排 得 好 坏 是 衡 量 秘 书 工 作 优 劣 的 标 准 之 一, 所 以, 秘 书 人 员 对 各 种 会 议 的 安 排 组 织 策 划 要 有 充 分 的 认 识, 以 便 从 容 安 排 会 务 工 作 一 会 议 方 案 制 订 掌 握 会 议 筹 备 方 案 的 拟 订 方 法, 了 解 会 议 方 案 的 内 容 及 会 议 预 算 方 案 的 基 本 知 识, 能 够 拟 订 会 议 的 筹 备 方 案 筹 建 会 议 机 构 提 出 会 议 预 算 1 畅 会 议 筹 备 方 案 也 称 会 议 预 案, 是 召 开 会 议 的 计 划 和 蓝 图 会 前 必 须 详 细 地 制 订 会 议 方 案, 并 见 诸 文 字, 必 要 时 还 需 报 经 有 关 领 导 审 批 2 畅 会 议 筹 备 方 案 一 般 包 括 确 定 会 议 主 题 名 称 议 程 时 间 所 需 设 备 和 用 具 文 件 的 范 围 与 会 代 表 成 员 经 费 预 算 餐 饮 安 排 筹 备 机 构 与 人 员 分 工 等 3 畅 会 议 主 题 是 指 关 于 会 议 要 研 究 的 问 题 达 到 的 目 的 确 定 主 题 的 主 要 方 法 : 一 是 要 有 切 实 的 依 据 ; 二 是 要 结 合 本 单 位 的 实 际 ; 三 是 要 有 明 确 的 目 的 4 畅 会 议 筹 备 机 构 一 般 下 设 几 个 小 组, 各 组 分 工 明 确, 互 相 协 调, 既 熟 记 本 岗 位 的 职 责, 又 要 胸 有 全 局 5 畅 做 会 议 预 算 时, 需 要 多 考 虑 费 用 的 明 细 及 多 询 问 几 家 供 应 商, 了 解 行 情 中 迅 显 示 器 有 限 公 司 是 我 国 主 要 的 电 脑 显 示 器 生 产 基 地 之 一, 去 年 实 现 销 售 额 8 亿 元 人 民 币, 产 品 30% 出 口 海 外, 并 不 断 保 持 产 量 连 年 递 增 的 势 头, 质 量 管 理 也 达 到 了 同 行 业 的 先 进 水 平 为 适 应 生 产 规 模 的 进 一 步 扩 大, 去 年 底, 该 公 司 又 扩 建 了 1 万 平 方 米 厂 房, 增 加 了 3 条 国 际 先 进 的 生 产 流 水 线, 使 显 示 器 年 生 产 能 力 达 到 了 100 万 台 产 量 增 加 了, 销 售 必 须 跟 进 目 前, 中 迅 显 示 器 有 限 公 司 在 全 国 设 有 300 多 个 代 理 商, 为 了 让 代 理 商 更 多 地 了 解 公 司 的 发 展, 同 时 展 示 其 即 将 推 向 市 场 的 新 产 品 的 优 势 及 性 能, 研 究 如
38 文 秘 实 习 实 训 教 程 何 扩 大 产 品 销 售 等 问 题, 公 司 领 导 决 定 8 月 8 日 10 日 在 上 海 市 召 开 一 次 全 国 代 理 商 会 议, 由 公 司 总 经 理 介 绍 企 业 的 基 本 概 况 及 发 展 远 景 ; 研 发 部 经 理 介 绍 演 示 新 产 品 的 性 能 核 心 技 术 及 测 试 结 果 ; 生 产 部 总 监 介 绍 目 前 企 业 的 生 产 能 力 及 生 产 情 况 ; 销 售 部 总 监 介 绍 公 司 产 品 的 销 售 情 况 ; 公 司 主 管 副 总 经 理 就 下 一 步 销 售 策 略 销 售 政 策 及 开 展 销 售 竞 赛 评 比 等 事 项 做 专 题 发 言 同 时, 选 择 东 北 华 北 华 南 三 位 销 售 代 表 介 绍 各 自 的 经 验, 最 后 表 彰 50 家 优 秀 代 理 商 会 议 期 间, 还 要 组 织 与 会 代 表 参 观 企 业, 利 用 一 个 晚 上 的 时 间 举 办 一 场 联 欢 晚 会, 安 排 代 表 游 览 上 海 市 内 的 几 个 景 点 为 保 证 会 议 的 成 功 举 办, 公 司 还 决 定 会 议 地 点 安 排 在 上 海 国 际 会 议 中 心, 食 宿 也 在 上 海 国 际 会 议 中 心 同 时 各 部 门 抽 调 10 人 组 成 大 会 筹 备 处, 由 张 副 经 理 负 责, 具 体 工 作 包 括 准 备 会 议 所 需 文 件 材 料, 寄 发 会 议 通 知, 接 待, 安 排 食 宿, 布 置 会 场, 联 系 上 海 国 际 会 议 中 心 及 旅 游 景 点, 预 订 返 程 车 船 机 票, 邀 请 新 闻 媒 体, 组 织 联 欢 晚 会, 购 置 礼 品 等 总 经 理 还 特 别 强 调, 要 在 保 证 会 议 隆 重 热 烈 节 俭 的 前 提 下, 尽 量 让 代 表 们 吃 好 住 好 玩 好 根 据 公 司 领 导 的 意 见, 张 副 经 理 立 即 从 各 部 门 抽 调 了 10 位 同 志 成 立 了 大 会 筹 备 处, 并 召 开 了 会 务 工 作 会 议, 对 会 议 准 备 工 作 进 行 了 部 署 和 分 工 1 畅 为 中 迅 显 示 器 有 限 公 司 代 理 商 会 议 拟 定 一 份 会 议 方 案 2 畅 根 据 会 议 的 规 模 层 次 和 主 题, 会 议 筹 备 处 应 具 体 划 分 哪 几 个 小 组 展 开 准 备 工 作 3 畅 以 筹 备 处 的 名 义 提 交 一 份 本 次 会 议 经 费 预 算 方 案 报 总 经 理 审 批 本 项 目 主 要 为 文 字 写 作, 教 师 可 规 定 学 生 完 成 的 时 间 实 训 最 好 能 结 合 学 校 会 议 ( 如 团 代 会 运 动 会 演 唱 会 等 ) 展 开 1 畅 请 根 据 会 议 的 内 容 制 作 一 份 会 议 日 程 表 ( 要 有 日 期 时 间 内 容 安 排 地 点 参 加 人 负 责 人 备 注 等 项 ) 2 畅 请 根 据 会 议 内 容 拟 写 一 份 会 议 通 知 3 畅 制 作 一 份 会 议 签 到 单 二 会 场 布 置 掌 握 会 场 布 置 的 基 本 方 法, 了 解 会 场 布 置 的 基 本 要 求, 能 够 根 据 会 议 的 性 质 规 格 规 模 等 因 素 设 置 主 席 台 排 列 座 位 装 饰 会 场 1 畅 会 场 布 置 是 指 秘 书 人 员 对 会 场 内 主 席 台 的 设 置 会 场 内 座 位 的 布 局 摆 放 以 及 为 烘 托 或
39 渲 染 会 议 气 氛 所 做 的 装 饰 等 2 畅 会 场 布 置 的 基 本 要 求 是 庄 重 美 观 舒 适, 体 现 出 会 议 的 主 题 和 气 氛, 同 时 还 要 考 虑 会 议 的 性 质 规 格 规 模 等 因 素 3 畅 设 有 主 席 台 的 会 场 是 布 置 的 重 点 主 席 台 的 布 置, 一 要 讲 究 对 称, 二 要 讲 究 简 洁 4 畅 会 场 座 位 格 局 的 设 计 和 安 排 要 根 据 会 议 的 性 质 会 场 的 大 小 和 会 议 的 规 模 等 因 素 来 确 定, 一 般 可 选 择 圆 形 半 圆 形 椭 圆 形 长 方 形 T 字 形 马 蹄 形 回 字 形 方 拱 形 山 字 形 而 字 形 等 布 局 形 式 5 畅 会 场 的 装 饰 应 讲 究 艺 术 性 根 据 会 议 需 要, 应 做 好 主 席 台 的 装 饰 会 场 背 景 的 装 饰 和 色 调 的 选 择 菁 菁 饲 料 工 业 总 公 司 是 一 家 国 有 老 企 业, 年 产 200 万 吨 龙 牌 系 列 全 价 饲 料, 工 艺 设 备 先 进, 技 术 力 量 雄 厚, 饲 料 产 品 系 列 配 套, 特 别 是 公 司 采 用 国 际 先 进 配 方 后, 生 产 的 龙 牌 系 列 全 价 饲 料 含 有 畜 禽 生 长 所 必 需 的 各 种 维 生 素 氨 基 酸 微 量 元 素 抗 菌 素 及 营 养 素, 具 有 营 养 全 饲 料 省 长 得 快 防 疾 病 等 特 点, 为 不 同 品 种 不 同 生 长 阶 段 的 畜 禽 提 供 充 足 的 营 养 物 质 产 品 经 公 司 下 属 的 大 壮 猪 场 试 验 饲 养, 外 贸 出 口 猪 优 良 品 质 率 名 列 全 国 前 茅, 产 品 还 被 认 定 为 全 国 优 质 产 品 再 过 一 个 月, 就 是 企 业 成 立 50 周 年 为 此, 公 司 已 决 定 举 办 一 系 列 纪 念 活 动, 一 方 面 回 顾 总 结 企 业 50 年 来 走 过 的 历 程, 继 承 和 发 扬 当 年 艰 苦 创 业 的 优 良 传 统 和 精 神, 另 一 方 面 是 研 究 确 定 下 一 步 企 业 发 展 战 略, 寻 求 新 的 发 展 机 遇 在 系 列 纪 念 活 动 中, 安 排 了 4 次 会 议 : (1) 庆 典 大 会 邀 请 市 领 导 行 业 协 会 领 导 新 闻 记 者 有 关 专 家 客 户 代 表 退 休 老 职 工, 以 及 企 业 员 工 代 表 约 300 人 出 席 根 据 会 议 方 案, 主 席 台 将 安 排 3 位 市 领 导 2 位 行 业 领 导 2 位 专 家 1 位 客 户 代 表 1 位 退 休 老 职 工 和 企 业 总 经 理 副 总 经 理 共 11 人 就 座 (2) 报 告 会 请 2 位 专 家 讲 授 饲 料 行 业 的 发 展 状 况 新 技 术 及 国 外 发 展 现 状 等 会 议 规 模 为 100 人 (3) 企 业 发 展 战 略 研 讨 会 邀 请 研 究 院 所 高 等 院 校 及 行 业 机 构 的 专 家 学 者 以 及 金 融 界 人 士 20 人 与 15 名 企 业 中 层 以 上 领 导 干 部, 共 同 研 讨 企 业 下 一 步 的 发 展 战 略, 请 专 家 为 企 业 把 脉, 为 企 业 开 出 处 方 (4) 劳 动 模 范 座 谈 会 拟 邀 请 企 业 内 各 级 劳 动 模 范 11 人, 与 企 业 4 位 党 政 领 导 及 工 会 主 席 进 行 座 谈, 回 顾 创 业 历 程, 听 取 劳 模 对 企 业 发 展 的 意 见 和 建 议 本 着 节 俭 办 会 的 原 则, 根 据 公 司 的 安 排, 4 次 会 议 的 会 场 布 置 均 由 公 司 秘 书 小 武 负 责 1 畅 布 置 庆 典 大 会 会 场 2 畅 布 置 报 告 会 会 场 3 畅 布 置 研 讨 会 会 场 4 畅 布 置 座 谈 会 会 场
40 文 秘 实 习 实 训 教 程 本 实 训 可 选 择 模 拟 会 议 室 教 室 或 食 堂 进 行 实 训 需 准 备 一 定 数 量 的 桌 椅 台 布 茶 杯 话 筒 名 签 等, 条 件 许 可 最 好 能 配 置 一 块 横 幅 实 训 拟 分 组 进 行, 每 个 小 组 确 定 一 名 负 责 人 教 师 可 根 据 场 地 和 设 施 规 定 完 成 时 间 1 畅 公 司 年 前 将 举 行 大 型 茶 话 会, 邀 请 各 地 客 商 参 加 为 营 造 轻 松 和 缓 的 会 议 气 氛, 请 布 置 星 点 形 或 众 星 拱 月 形 的 会 场 布 局 2 畅 公 司 中 层 领 导 干 部 实 行 竞 聘 制, 为 此 将 举 行 竞 聘 演 说 请 根 据 会 议 内 容, 布 置 半 圆 形 会 场 3 畅 有 外 宾 来 公 司 会 谈, 考 虑 到 宾 主 双 方 有 译 员 记 录 员, 请 布 置 马 蹄 形 的 会 场 4 畅 市 里 将 召 开 党 代 会, 抽 调 你 到 会 务 组 工 作 请 根 据 党 代 会 安 排 三 排 主 席 台 的 要 求, 布 置 大 会 主 席 台 三 会 务 服 务 掌 握 会 场 内 外 的 服 务 技 巧, 了 解 会 议 中 秘 书 人 员 的 服 务 内 容, 学 会 协 助 领 导 掌 握 会 议 信 息, 对 会 议 实 施 有 效 指 挥 和 控 制, 培 养 会 务 服 务 的 能 力 1 畅 会 议 期 间 的 各 项 组 织 服 务 是 秘 书 的 重 要 工 作 之 一 主 要 包 括 会 前 检 查 签 到 引 导 就 座 分 发 文 件 维 持 会 场 秩 序 内 外 联 系 与 传 递 信 息 处 理 临 时 交 办 事 项 做 好 会 议 记 录 收 集 会 议 资 料 编 写 会 议 简 报, 以 及 做 好 经 费 食 宿 交 通 活 动 保 卫 等 安 排 2 畅 会 议 签 到 有 簿 式 签 到 证 卡 签 到 电 子 签 到 秘 书 代 签 座 次 表 签 到 等 方 式 3 畅 会 议 期 间 发 放 文 件 必 须 及 时, 尤 其 是 简 报 和 临 时 产 生 的 会 议 讨 论 稿 分 发 时 要 注 意 准 确 性 保 密 性 以 及 登 记 手 续 完 整 无 误 4 畅 及 时 准 备 好 会 议 期 间 所 须 的 物 品, 如 笔 墨 纸 张 等, 准 备 好 会 场 摄 影 等 5 畅 会 议 期 间 应 本 着 准 确 及 时 全 面 适 用 的 原 则, 随 时 收 集 有 价 值 的 信 息 供 领 导 参 考 或 会 议 交 流 6 畅 对 中 型 以 上 会 议 应 编 写 简 报 同 时, 根 据 会 议 内 容 搞 好 对 外 宣 传 工 作 滨 江 市 商 业 糖 酒 批 发 公 司 是 一 家 由 全 民 企 业 改 制 的 股 份 制 企 业, 公 司 经 济 实 力 雄 厚, 主 营 糖 酒 副 食 品 非 酒 精 饮 料 滋 补 品 粮 油 及 制 品 食 用 香 精 及 添 加 剂, 兼 营 日 用 百 货 针
41 纺 织 品 文 化 用 品 五 金 交 电 等 公 司 营 销 方 式 以 调 拨 批 发 为 主, 辅 以 零 售 代 购 代 销, 薄 利 多 销 为 该 公 司 的 一 大 特 色 该 公 司 目 前 已 与 国 内 150 多 家 厂 商 建 立 了 直 接 的 业 务 关 系, 以 互 惠 互 利 为 合 作 之 本, 各 厂 商 通 过 商 业 糖 酒 批 发 公 司 反 馈 的 信 息, 在 管 理 和 经 营 上 都 获 益 匪 浅, 也 使 商 业 糖 酒 批 发 公 司 得 到 了 更 多 的 信 赖, 相 互 合 作 更 加 紧 密 适 逢 滨 江 市 商 业 糖 酒 批 发 公 司 投 资 兴 建 的 商 业 大 厦 竣 工 暨 商 场 开 业, 为 进 一 步 加 强 工 商 合 作, 滨 江 市 商 业 糖 酒 批 发 公 司 决 定 召 开 商 品 供 货 商 业 务 恳 谈 会, 邀 请 年 供 货 1000 万 元 以 上 的 30 家 企 业 老 总 莅 临 滨 江 市 共 谋 发 展, 同 时 为 滨 江 市 商 业 大 厦 商 场 开 业 剪 彩 剪 彩 后, 30 家 厂 商 的 老 总 还 将 举 行 购 物 签 名 活 动 在 公 司 办 公 室 主 任 夏 雨 的 精 心 准 备 下, 上 午 的 业 务 恳 谈 会 议 在 友 好 热 情 的 气 氛 中 开 始 由 于 大 家 相 互 间 都 很 熟 悉, 又 有 一 段 时 间 没 有 见 面, 因 此 会 议 开 始 很 长 一 段 时 间 大 家 都 在 相 互 问 好, 谈 论 对 近 期 国 家 大 事 的 看 法 期 间 还 有 很 多 传 接 电 话 作 为 会 议 召 集 人 的 夏 雨, 很 想 控 制 会 议 的 进 程, 但 她 不 知 道 怎 样 说 事 后, 公 司 老 总 批 评 了 办 公 室 主 任 夏 雨, 认 为 本 次 会 议 没 有 达 到 预 期 的 效 果 1 畅 模 拟 演 示 做 好 会 议 开 始 前 的 签 到 工 作 2 畅 模 拟 演 示 会 间 奉 送 茶 水 3 畅 模 拟 演 示 会 议 记 录 4 畅 模 拟 演 示 正 确 处 理 会 间 找 公 司 老 总 和 会 议 代 表 的 来 电 5 畅 针 对 会 议 出 现 下 列 情 况, 模 拟 演 示 协 助 会 议 召 集 人 控 制 会 议 进 程 : (1) 与 会 者 偏 离 议 程 ; (2) 会 议 决 定 片 面 ; (3) 与 会 者 沉 默, 没 有 气 氛 ; (4) 会 议 决 定 与 现 行 政 策 或 规 定 相 抵 触 本 项 目 可 选 择 模 拟 会 议 室 接 待 室 或 教 室 等 场 所 进 行 实 训 场 地 需 准 备 一 定 数 量 的 桌 椅 茶 杯 热 水 瓶 签 到 本 等, 如 有 可 能 可 配 置 一 部 电 话 机 实 训 拟 分 组 进 行, 每 小 组 6 ~8 人 小 组 中 的 每 个 成 员 均 需 扮 演 一 次 秘 书, 负 责 会 务 服 务, 其 余 学 生 轮 流 扮 演 总 经 理 及 会 议 代 表 模 拟 会 议 可 根 据 学 生 关 心 或 关 注 的 问 题 确 定 主 题 如 中 学 生 是 否 可 以 使 用 手 机 我 的 理 想 我 的 职 业 生 涯 设 计 职 高 生 上 营 业 性 网 吧 的 利 弊 如 何 开 展 研 究 性 学 习 做 个 称 职 的 秘 书 我 们 还 需 进 行 哪 些 准 备 等 教 师 可 根 据 分 组 情 况 及 实 际 状 况 规 定 会 议 的 时 间 表 格 式 签 到 单 参 考 样 式 见 表 3-1
42 文 秘 实 习 实 训 教 程 表 3-1 会 议 签 到 单 会 议 名 称 主 办 单 位 时 间 会 议 地 点 出 席 签 名 1 畅 结 合 学 校 召 开 团 代 会 表 彰 会 等 会 议, 做 好 会 务 服 务 工 作 2 畅 出 席 或 列 席 一 次 班 干 部 会 议 或 团 支 部 会 议, 负 责 做 好 会 议 记 录 3 畅 陪 同 同 学 到 你 家 乡 或 到 当 地 名 胜 游 玩, 担 当 一 次 导 游, 向 同 学 介 绍 家 乡 或 名 胜 的 情 况, 并 演 示 秘 书 组 织 会 议 期 间 活 动 的 过 程 4 畅 在 学 校 迎 接 新 生 活 动 中, 主 动 到 车 站 接 站, 并 陪 同 新 生 报 到 注 册 交 费 安 排 住 校 学 生 宿 舍 等 工 作 5 畅 代 表 性 会 议 往 往 有 选 举, 需 要 秘 书 参 与 协 助, 此 时 秘 书 应 做 好 哪 些 准 备 工 作 四 会 议 设 备 操 作 掌 握 会 议 常 用 设 备 的 操 作 与 维 护, 了 解 音 响 灯 光 通 信 录 音 录 像 投 影 仪 空 调 等 设 备 的 功 能 与 特 点, 并 能 熟 练 操 作 1 畅 会 议 常 用 设 备 主 要 包 括 麦 克 风 扩 音 器 录 音 机 录 像 机 影 碟 机 幻 灯 机 投 影 机 电 脑 及 配 套 设 备 空 调 等 2 畅 视 听 设 备 要 在 会 前 预 先 试 用 并 熟 练 掌 握, 确 保 这 些 装 备 是 好 的, 以 及 会 场 内 所 有 的 位 置 都 能 听 到 声 音, 看 到 图 像 3 畅 重 要 的 会 议 应 有 录 音, 从 而 使 整 理 会 议 记 录 时 有 据 可 依 4 畅 会 议 室 的 温 度 对 身 体 及 大 脑 活 动 都 有 影 响 所 以, 会 前 要 检 查 空 调 系 统 是 否 完 好, 还 要 掌 握 温 控 操 作 方 法, 知 道 怎 样 进 行 温 度 调 节 5 畅 灯 光 的 强 弱 明 暗 及 颜 色, 会 给 会 场 带 来 不 同 的 效 果 一 般 性 会 议 宜 使 用 白 炽 灯 和 日 光 灯 作 照 明 电 源, 且 注 意 掌 握 好 主 席 台 与 台 下 代 表 席 的 光 线 亮 度 的 比 例
43 振 兴 房 地 产 开 发 有 限 公 司 是 建 设 部 部 颁 一 级 资 质 房 地 产 开 发 企 业, 年 开 发 能 力 达 50 万 平 方 米 以 上, 公 司 秉 承 20 年 的 开 发 实 力 技 术 力 量 和 管 理 经 验, 一 直 走 在 当 地 产 业 的 前 沿 作 为 一 家 从 事 房 地 产 开 发 的 专 业 公 司, 近 年 来, 公 司 抓 住 市 场 机 遇 在 当 地 成 功 开 发 了 阳 光 大 地 日 月 晨 星 金 湾 华 庭 春 江 花 城 等 多 个 住 宅 项 目, 在 当 地 市 民 中 留 下 了 振 兴 出 品 必 属 精 品 的 口 碑 在 积 极 拓 展 本 地 市 场 的 同 时, 公 司 还 加 快 了 异 地 开 发 的 脚 步, 在 北 方 诸 城 市 开 发 了 100 万 平 方 米 的 住 宅 及 写 字 楼 项 目, 同 样 以 品 质 在 市 民 中 树 立 了 极 佳 的 公 司 形 象, 并 取 得 了 良 好 的 销 售 业 绩 振 兴 房 产 崇 尚 以 人 为 本 敬 业 奉 献 的 企 业 文 化, 在 强 手 如 林 的 房 地 产 企 业 竞 争 中 始 终 保 持 着 清 醒 的 头 脑, 他 们 一 方 面 加 强 与 知 名 建 筑 设 计 公 司 园 林 工 程 公 司 和 物 业 管 理 公 司 携 手 合 作 ; 另 一 方 面 强 化 房 地 产 发 展 趋 势 的 预 测 与 研 究, 每 年 承 办 一 次 全 国 性 的 房 地 产 行 业 高 层 论 坛 12 月 的 北 方 已 是 大 雪 纷 飞, 但 振 兴 房 产 的 办 公 室 人 员 正 在 紧 张 地 进 行 着 会 议 的 准 备 工 作 与 往 年 不 同 的 是, 本 次 论 坛 不 仅 邀 请 中 国 房 地 产 协 会 的 专 家 作 专 题 报 告, 还 将 通 过 录 像 展 示 今 年 评 出 的 房 地 产 开 发 精 品 项 目, 评 选 中 国 房 地 产 十 大 风 云 人 物 等, 会 后 还 将 编 辑 枟 中 国 房 地 产 行 业 高 层 论 坛 文 集 枠 由 于 会 议 内 容 丰 富 以 及 会 议 要 求 的 多 样 性, 办 公 室 人 员 专 门 察 看 了 多 个 适 合 举 办 会 议 的 场 所, 重 点 是 会 议 设 备 与 环 境, 最 终 选 择 国 际 大 厦 报 告 厅 作 为 本 次 会 议 的 场 所 鉴 于 报 告 厅 的 投 影 机 坏 了 还 未 修 好, 公 司 办 公 室 的 秘 书 还 专 门 到 租 赁 公 司 租 了 一 台 投 影 机 1 畅 请 在 主 席 台 放 置 2 只 话 筒, 并 将 话 筒 线 连 接 到 控 制 室 内 的 调 音 台 上, 然 后 开 启 调 音 台, 根 据 场 地 调 好 话 筒 音 量 2 畅 将 投 影 机 连 接 到 讲 台 上 的 笔 记 本 电 脑 上, 并 打 开 电 脑 和 投 影 机, 调 好 放 映 的 角 度 大 小 及 清 晰 度 3 畅 将 录 像 机 与 调 音 台 投 影 机 连 接, 并 试 放 录 像 带 4 畅 使 用 微 型 录 音 机 录 音, 检 查 是 否 能 录 下 清 晰 的 声 音, 以 便 会 后 整 理 记 录 5 畅 将 空 调 器 调 至 22 本 项 目 可 选 择 模 拟 会 议 室 谈 判 室 或 学 校 会 议 室 报 告 厅 教 室 等 场 所 进 行, 但 必 须 具 备 相 应 的 设 施 设 备, 以 便 实 训 操 作 实 训 拟 分 组 进 行 为 防 止 设 备 操 作 不 当 导 致 损 坏, 教 师 可 对 各 组 组 长 先 行 训 练 和 指 导, 然 后 由 组 长 负 责 实 训 的 控 制 实 训 前 要 强 调 纪 律 和 操 作 规 程, 避 免 影 响 其 他 同 学 学 习 及 设 备 损 坏 录 音 机 与 空 调 器 的 操 作 可 安 排 学 生 在 课 余 及 家 庭 中 进 行
44 文 秘 实 习 实 训 教 程 1 畅 请 将 无 线 话 筒 与 调 音 台 音 箱 连 接, 并 调 试 音 量 与 使 用 范 围 2 畅 将 影 碟 机 与 调 音 台 投 影 仪 连 接, 并 试 放 VCD 片 3 畅 将 笔 记 本 电 脑 或 台 式 电 脑 与 背 投 电 视 机 连 接, 并 检 查 放 映 效 果 4 畅 盛 夏 季 节, 将 空 调 器 调 至 22 五 会 议 善 后 工 作 事 项 掌 握 会 议 后 的 善 后 落 实 工 作 技 巧, 了 解 会 议 后 的 具 体 工 作 内 容, 掌 握 会 议 善 后 工 作 的 注 意 1 畅 一 般 来 说, 会 议 善 后 工 作 包 括 会 后 服 务, 整 理 会 议 文 件, 拟 写 发 出 会 议 纪 要 总 结 会 议 工 作 经 验 等 2 畅 根 据 预 先 登 记 的 返 程 日 期 和 交 通 工 具, 做 好 送 行 工 作 ; 对 个 别 需 要 暂 留 者, 则 要 帮 助 安 排 好 食 宿 等 事 宜 3 畅 会 议 过 程 形 成 的 文 件 材 料, 要 及 时 回 收 整 理 或 立 卷 归 档, 确 保 文 件 的 安 全 与 保 密 4 畅 重 要 会 议 秘 书 应 撰 写 会 议 纪 要, 并 及 时 做 好 会 议 纪 要 的 印 发 工 作 5 畅 及 时 回 顾 会 议 的 组 织 情 况, 总 结 经 验, 吸 取 教 训, 便 于 做 好 以 后 的 会 议 秘 书 工 作 总 结 的 情 况 应 向 有 关 领 导 和 上 级 机 关 进 行 汇 报 6 畅 会 议 决 定 或 形 成 决 议 的 事 项, 如 果 需 要 通 知 有 关 部 门 办 理 或 知 晓 的, 秘 书 应 负 责 催 办, 同 时 应 将 在 实 际 贯 彻 执 行 中 所 得 到 的 结 果 引 起 的 反 应 以 及 造 成 的 影 响 等 情 况, 反 馈 给 主 管 领 导 南 方 氨 纶 有 限 公 司 是 在 特 种 化 纤 生 产 经 营 领 域 中 脱 颖 而 出 的 生 产 高 质 量 氨 纶 的 一 流 企 业 该 公 司 择 优 从 美 国 德 国 瑞 士 等 国 家 引 进 了 目 前 世 界 上 较 为 先 进 的 连 续 聚 合 高 速 纺 氨 纶 生 产 工 艺 技 术 和 设 备, 比 常 规 的 间 歇 式 低 速 纺 工 艺 跃 进 了 一 大 步, 填 补 了 国 内 空 白, 其 产 品 的 质 量 和 适 用 性 在 国 内 同 行 业 中 处 于 领 先 水 平, 年 产 差 别 化 氨 纶 纤 维 12000 吨 目 前 该 公 司 已 成 为 资 产 优 良 管 理 科 学 技 术 领 先 产 品 过 硬 的 特 种 氨 纶 纤 维 研 发 与 生 产 基 地 又 至 年 末, 公 司 要 召 开 一 年 一 度 的 股 东 大 会 由 于 股 东 大 会 拥 有 至 高 的 权 利, 它 决 定 着 公 司 的 经 营 方 针 和 投 资 计 划, 决 定 着 公 司 领 导 层 的 任 免, 决 定 着 公 司 年 度 财 政 预 算 方 案 和 决 算 方 案, 决 定 着 公 司 利 润 的 分 配 方 案 因 此, 公 司 对 股 东 大 会 极 为 重 视, 专 门 交 代 公 司 秘 书 小 方 依 公 司 章 程 组 织 会 议 的 召 开 会 议 召 开 30 天 前, 小 方 就 以 书 面 形 式 通 知 股 东, 内 容 包 括 会 议 的 时 间 地 点 及 主 要 事 宜
45 对 会 议 材 料 的 准 备 小 方 也 是 非 常 认 真 和 细 致 的, 如 企 业 年 度 报 告 中 的 文 字 修 饰 工 作, 做 到 清 楚 明 确 又 形 象 生 动, 数 据 结 果 尽 量 使 用 图 表 来 说 明 ; 在 内 容 编 排 上 将 多 数 股 东 关 心 的 反 映 最 强 烈 的 问 题 排 在 前 面 ; 材 料 页 面 装 订 非 常 精 美, 页 内 还 插 入 了 相 关 的 图 片, 同 时 还 专 门 多 印 了 一 些, 方 便 人 们 索 取 至 于 招 待 工 作, 小 方 更 是 做 到 了 无 微 不 至, 会 议 期 间, 股 东 们 的 饮 食 起 居 各 个 细 节 问 题 都 考 虑 到 了 住 宿 安 排 在 清 静 之 处, 会 议 室 与 住 宿 处 相 距 很 近, 会 议 进 程 安 排 不 是 很 紧, 会 议 中 途 的 休 息 期 间 还 准 备 了 点 心, 正 式 宴 会 做 到 不 吝 啬 也 不 铺 张, 并 为 股 东 安 排 了 适 当 的 娱 乐 活 动 会 议 准 备 是 充 分 的, 会 议 进 行 得 也 非 常 顺 利 会 议 一 结 束, 如 释 重 负 的 小 方 即 申 请 了 半 个 月 的 假 期, 到 外 地 度 假 旅 游 当 小 方 回 公 司 上 班 时, 总 经 理 问 起 股 东 大 会 议 定 事 项 的 实 施 情 况, 小 方 才 想 起 会 议 还 有 很 多 善 后 工 作 尚 未 进 行 1 畅 列 出 会 议 善 后 工 作 清 单 2 畅 列 出 会 后 需 要 收 集 的 文 件 清 单 3 畅 会 议 总 结 时 应 考 虑 的 主 要 因 素 ( 列 举 影 响 决 定 会 议 效 果 的 主 要 因 素 ) 4 畅 设 计 一 份 表 格 形 式 的 会 议 备 忘 录 5 畅 模 拟 演 示 会 后 秘 书 检 查 催 办 工 作 本 实 训 先 由 个 人 完 成, 然 后 组 织 小 组 讨 论, 每 个 学 生 均 可 结 合 项 目 情 景 中 的 内 容 发 表 自 己 的 见 解 在 可 能 的 条 件 下, 由 学 生 来 完 成 一 次 班 级 年 级 或 校 级 会 议 的 善 后 工 作 会 议 决 定 事 项 催 办 通 知 单 参 考 样 式 见 表 3-2: 表 3-2 会 议 决 定 事 项 催 办 通 知 单 办 通 编 号 通 字 ( ) 号 催 办 人 催 办 内 容 催 办 日 期 年 月 日 午 年 月 日 午 年 月 日 午 受 催 单 位 联 系 人 联 系 电 话 办 理 情 况 备 注 1 畅 有 50 多 位 外 部 人 员 出 席 会 议, 模 拟 演 示 秘 书 提 前 做 好 与 会 者 车 船 飞 机 票 的 登 记 预
46 文 秘 实 习 实 训 教 程 售 工 作 2 畅 列 出 会 议 文 件 资 料 的 立 卷 归 档 应 注 意 的 具 体 事 项 3 畅 设 计 一 份 会 议 评 估 表, 以 对 会 议 的 成 效 1 ( 最 低 ) 到 8 ( 最 高 ) 进 行 打 分 六 会 见 与 会 谈 的 安 排 原 则 掌 握 安 排 会 见 与 会 谈 的 方 法, 了 解 会 见 与 会 谈 的 一 般 知 识, 理 解 安 排 会 见 与 会 谈 的 一 般 1 畅 会 见 指 双 方 会 晤 ; 会 谈 是 指 双 方 或 多 方 就 某 些 重 大 问 题 正 式 交 换 意 见 或 磋 商 企 事 业 单 位 的 会 见 会 谈, 常 以 业 务 洽 商 或 谈 判 为 主 要 形 式 2 畅 会 见 与 会 谈 往 往 相 辅 相 成 领 导 者 出 面 会 见 客 人, 往 往 为 正 式 会 谈 定 下 基 调 或 创 造 条 件 会 见 中 双 方 达 成 的 原 则 性 共 识, 往 往 要 通 过 具 体 而 细 致 的 会 谈 加 以 系 统 化 条 文 化 3 畅 会 见 与 会 谈 的 准 备 工 作 包 括 确 定 会 见 与 会 谈 的 目 标 和 口 径, 确 定 参 加 人 员, 确 定 地 点 和 时 间, 通 知 对 方, 布 置 场 所 及 安 排 座 位 等 4 畅 会 见 与 会 谈 需 做 好 迎 送 赠 礼 合 影 等 工 作 5 畅 一 般 会 谈 结 束 后, 往 往 会 产 生 合 同 协 议 书 条 约 意 向 书 备 忘 录 会 议 纪 要 等 文 件, 这 些 文 件 由 秘 书 记 录 整 理 起 草, 然 后 提 交 各 方 讨 论, 直 到 达 成 一 致 南 方 职 业 技 术 学 校 是 一 所 以 培 养 文 秘 类 计 算 机 类 和 商 贸 旅 游 类 为 主 要 特 色 的 全 日 制 中 等 职 业 技 术 学 校, 学 校 占 地 10 万 平 方 米, 建 筑 面 积 6 万 平 方 米, 设 有 公 关 文 秘 电 脑 文 秘 涉 外 文 秘 计 算 机 应 用 计 算 机 网 络 技 术 电 子 技 术 电 脑 美 术 设 计 幼 儿 教 育 外 资 企 业 管 理 与 服 务 等 10 个 专 业, 在 校 生 4 500 余 人, 每 年 除 有 500 名 毕 业 生 对 口 报 考 高 职 外, 约 有 1000 名 毕 业 生 走 上 就 业 岗 位 为 此, 该 校 专 门 设 立 了 就 业 办 公 室, 负 责 学 生 的 就 业 指 导, 搜 集 用 人 单 位 信 息, 向 用 人 单 位 推 荐 应 届 毕 业 生 又 到 了 毕 业 生 推 荐 的 时 节 由 于 南 方 职 业 技 术 学 校 近 年 来 每 年 均 向 工 业 园 区 的 外 资 企 业 输 送 600 多 名 毕 业 生, 而 且 通 过 毕 业 生 跟 踪 调 查, 毕 业 生 对 就 业 去 向 普 遍 反 映 很 好, 用 人 单 位 也 对 该 校 毕 业 生 多 有 青 睐 为 此, 学 校 决 定 邀 请 工 业 园 区 管 委 会 领 导 来 校 会 谈, 一 方 面 征 询 用 人 单 位 对 人 才 培 养 的 意 见 和 建 议, 另 一 方 面 了 解 今 年 工 业 园 区 对 应 届 毕 业 生 的 需 求, 向 工 业 园 区 推 荐 毕 业 生 4 月 上 旬, 苏 州 工 业 园 区 管 委 会 主 管 人 力 资 源 的 副 主 任 人 力 资 源 部 经 理 办 公 室 主 任 和 秘 书 共 4 人 莅 临 南 方 职 业 技 术 学 校, 与 学 校 校 长 副 校 长 就 业 办 主 任 及 秘 书 在 学 校 会 议 室 举 行 了 会 谈 会 谈 期 间, 双 方 领 导 分 别 介 绍 了 各 自 的 情 况, 并 就 今 年 7 月 中 旬 南 方 职 业 技 术 学 校 向
47 工 业 园 区 5 家 外 资 企 业 输 送 800 名 应 届 毕 业 生 达 成 了 意 向 1 畅 起 草 一 份 邀 请 工 业 园 区 领 导 来 校 考 察 的 函 件 2 畅 模 拟 演 示 会 谈 的 程 序 ( 标 明 宾 主 双 方 的 座 位 安 排 与 合 影 布 置 图 ) 3 畅 模 拟 举 行 会 谈, 秘 书 做 会 议 记 录 4 畅 撰 写 一 份 会 谈 纪 要 本 项 目 可 在 模 拟 会 议 室 模 拟 谈 判 室 模 拟 接 待 室 或 学 校 会 议 室 教 室 等 场 所 进 行 实 训 可 分 组 进 行, 每 小 组 可 由 6 ~8 人 组 成 学 生 分 别 扮 演 学 校 校 长 副 校 长 就 业 办 公 室 主 任 秘 书 及 工 业 园 区 管 委 会 副 主 任 人 力 资 源 部 经 理 办 公 室 主 任 秘 书 每 位 学 生 均 需 轮 流 扮 演 秘 书 角 色 实 训 时, 会 谈 的 具 体 内 容 可 虚 拟, 但 最 终 必 须 达 成 一 致 意 见, 以 便 于 撰 写 会 谈 纪 要 实 训 可 限 定 时 间, 并 应 准 备 相 应 的 材 料 ( 如 学 校 简 介 宣 传 画 册 等 ) 1 畅 美 国 某 企 业 主 动 要 求 与 上 海 市 某 IT 企 业 就 开 发 新 产 品 的 合 作 举 行 会 谈 为 此, 请 考 虑 此 次 会 谈 的 性 质, 并 对 会 谈 的 工 作 程 序 进 行 模 拟 设 置 2 畅 某 职 业 学 校 为 推 荐 毕 业 生 就 业, 专 门 邀 请 了 10 家 企 业 领 导 进 行 会 谈 作 为 秘 书 请 你 就 多 边 会 谈 安 排 座 位 3 畅 当 会 见 宾 主 超 过 20 人 时, 请 安 排 会 见 座 次 及 合 影 七 小 型 会 议 的 主 持 进 行 掌 握 小 型 会 议 的 主 持 方 法, 学 会 准 备 会 议 主 持 计 划 与 控 制 会 场 的 气 氛, 并 能 保 证 会 议 顺 利 1 畅 会 前 应 明 确 会 议 的 目 的 内 容 与 程 序, 注 意 有 效 地 利 用 时 间 2 畅 当 会 议 参 加 者 进 入 会 场 时, 与 他 们 打 招 呼, 并 保 证 他 们 各 有 其 座, 最 好 能 与 他 们 进 行 短 时 间 的 非 正 式 交 流 3 畅 会 议 开 始 后, 应 简 明 扼 要 地 引 出 主 题, 并 说 明 讨 论 的 目 的 要 鼓 励 每 一 个 人 发 表 自 己 的 见 解 4 畅 在 一 段 时 间 里 集 中 讨 论 一 个 议 题, 对 已 表 述 的 观 点 要 及 时 加 以 概 括 总 结, 保 证 会 议 顺 利 进 行
48 文 秘 实 习 实 训 教 程 5 畅 缓 和 可 能 导 致 会 议 产 生 不 良 结 果 的 紧 张 气 氛 如 果 大 家 同 时 发 言 或 讨 论 时 偏 离 了 主 题, 可 起 立 引 起 大 家 的 注 意, 然 后 提 醒 大 家, 围 绕 主 题 按 顺 序 发 言 6 畅 对 讨 论 和 任 何 决 定 了 的 事 进 行 总 结, 统 一 大 家 的 认 识 滨 海 市 港 湾 集 团 公 司 是 由 一 家 以 混 凝 土 工 程 机 械 设 备 高 压 橡 胶 软 管 高 级 润 滑 油 商 品 混 凝 土 等 四 大 产 品 为 支 柱 的 产 业 集 团 10 多 年 来, 集 团 从 无 到 有, 从 有 到 优, 从 优 到 强, 赢 得 了 广 大 用 户 的 支 持 与 信 赖, 集 团 公 司 生 产 的 大 洋 牌 系 列 产 品 遍 布 神 州 大 地, 产 品 一 举 成 为 全 国 知 名 品 牌 为 了 增 强 企 业 的 实 力 和 后 劲, 港 湾 集 团 公 司 新 近 组 建 了 一 个 项 目 团 队, 团 队 15 个 人 来 自 各 个 部 门, 每 月 团 队 要 开 一 次 例 会, 围 绕 一 个 主 题, 发 表 个 人 的 观 点, 类 似 于 头 脑 风 暴, 秘 书 孙 英 是 这 个 团 队 的 负 责 人, 会 议 都 由 孙 英 主 持 由 于 上 周 孙 英 随 董 事 长 到 北 京 出 差, 故 没 有 确 定 本 周 会 议 主 题, 大 家 也 都 没 有 准 备 项 目 小 组 开 会 时, 孙 英 提 出 本 次 会 议 大 家 就 企 业 文 化 展 开 讨 论, 因 为 要 营 造 中 国 混 凝 土 橡 胶 输 送 管 的 航 空 母 舰, 有 赖 于 企 业 文 化 的 创 新 孙 英 本 以 为 大 家 有 很 多 的 话 要 说, 也 一 定 有 不 少 好 点 子, 谁 知 她 的 开 场 白 过 后, 冷 场 了 好 一 阵 子 终 于 有 人 开 口 了, 营 销 部 的 小 李 认 为, 要 使 施 工 单 位 了 解 港 湾 胶 管 的 特 点, 可 以 尝 试 先 让 施 工 单 位 免 费 使 用 一 段 时 间, 等 使 用 单 位 对 产 品 的 质 量 认 可 了 再 签 合 同, 这 样 用 户 就 用 得 放 心 会 场 一 下 子 热 闹 起 来, 有 的 说 这 个 方 案 可 行, 也 有 人 说 如 果 都 这 样, 别 人 就 不 用 付 钱 了, 要 用 时 到 你 这 里 拿 去, 用 完 了 还 未 等 签 合 同, 别 人 以 各 种 理 由 退 还 给 我 们, 我 们 可 就 吃 大 亏 了 这 时, 孙 英 的 脾 气 上 来 了 : 你 们 都 说 些 什 么 呀? 现 在 我 们 谈 企 业 文 化 这 时, 办 公 室 的 老 张 发 言, 他 从 古 代 的 篆 书 谈 到 罗 浮 宫 的 绘 画, 从 中 国 四 大 发 明 又 唠 叨 到 名 画 枟 蒙 娜 丽 莎 枠, 孙 英 又 禁 不 住 打 断 他 的 发 言 : 你 能 不 能 说 得 快 点? 当 老 张 提 到 是 否 可 以 组 织 一 次 企 业 书 画 作 品 展, 并 以 书 画 会 友, 促 进 企 业 发 展 时, 孙 英 又 插 嘴 说 : 你 不 就 是 要 成 立 个 书 画 协 会 吗? 这 时, 大 伙 不 再 议 论 了, 有 的 说 下 周 要 考 虑 一 下 卫 生 问 题, 最 近 发 现 企 业 卫 生 死 角 很 多 ; 有 人 说, 要 加 强 广 告 宣 传, 扩 大 企 业 的 知 名 度 ; 还 有 人 提 出 要 重 视 信 息 工 作, 现 在 都 已 是 网 络 时 代 了 ; 有 人 还 提 出 要 解 决 困 难 职 工 的 生 活 问 题 孙 英 不 仅 都 一 一 作 了 记 录, 还 发 表 了 自 己 的 观 点 最 后, 孙 英 总 结 说 : 今 天 大 家 提 出 了 一 些 意 见 和 建 议, 今 后 我 将 整 理 出 一 份 材 料 上 报 给 经 理, 下 周 我 看 还 是 讨 论 一 下 卫 生 问 题, 请 大 家 事 先 做 好 准 备 1 畅 主 持 一 次 小 组 会 议, 议 题 可 围 绕 上 述 项 目 情 景 进 行 ( 即 后 面 的 任 务 ), 也 可 自 定 议 题 或 根 据 教 师 的 要 求 进 行 2 畅 讨 论 上 述 会 议 主 持 人 主 持 会 议 存 在 哪 些 问 题, 主 要 原 因 是 什 么? 3 畅 讨 论 主 持 人 应 怎 样 控 制 会 场 的 气 氛? 4 畅 讨 论 主 持 人 应 如 何 对 待 冷 场? 5 畅 讨 论 主 持 人 应 如 何 确 保 大 家 参 与?
49 6 畅 讨 论 主 持 人 应 如 何 保 持 中 立 和 建 立 信 任 7 畅 讨 论 主 持 人 应 如 何 对 付 迟 到 早 退 者 老 调 重 弹 者 否 定 论 者 心 不 在 焉 者 人 身 攻 击 者 传 播 不 确 切 信 息 者 抢 断 别 人 说 话 者 等 问 题 人 物 本 项 目 拟 通 过 主 持 人 主 持 讨 论 与 会 议 主 持 人 有 关 的 问 题 进 行, 旨 在 使 学 生 掌 握 主 持 人 主 持 小 型 会 议 的 方 法 与 技 巧 实 训 必 须 分 组 进 行, 每 组 6 ~8 人, 每 人 主 持 一 次 小 型 会 议, 充 当 一 次 记 录 人 要 求 主 持 人 能 围 绕 主 题, 控 制 会 场 气 氛, 力 求 人 人 参 与, 记 录 人 应 模 拟 会 议 记 录 对 于 初 学 主 持 的 人, 学 习 头 脑 风 暴 法 可 能 是 最 有 用 的, 它 不 仅 简 单 有 效, 而 且 用 处 广 这 种 方 法 要 求 大 家 互 相 激 发 创 造 力 而 不 急 于 下 判 断 规 则 为 每 个 人 尽 可 能 多 地 提 出 自 己 的 主 意, 并 由 记 录 人 记 下 来, 同 时 不 允 许 对 提 出 的 主 张 进 行 批 评 或 评 估, 除 非 这 项 工 作 结 束 除 上 述 任 务 外, 教 师 也 可 设 置 学 生 熟 悉 或 感 兴 趣 的 议 题 让 学 生 讨 论, 如 当 代 秘 书 需 要 哪 些 知 识 与 技 能 信 息 时 代 对 文 秘 工 作 的 挑 战 文 秘 人 员 如 何 掌 握 沟 通 的 艺 术 怎 样 才 能 学 好 应 用 文 写 作 文 秘 人 员 应 该 成 为 通 才 还 是 专 才 秘 书 应 如 何 塑 造 良 好 的 形 象 等, 但 最 终 目 的 是 训 练 学 生 主 持 会 议 的 能 力 1 畅 争 取 主 持 一 次 班 会 活 动, 事 先 选 定 主 题 2 畅 围 绕 文 秘 专 业 学 习 秘 书 职 业 生 涯 设 计 文 秘 专 业 毕 业 生 求 职 应 聘 文 秘 专 业 学 生 能 力 提 升 等 问 题, 组 织 一 个 项 目 小 组, 小 组 成 员 利 用 课 余 时 间 轮 流 主 持 小 组 会 议 3 畅 兴 趣 爱 好 相 同 的 学 生 组 成 兴 趣 小 组, 如 时 事 组 等 学 生 可 以 定 期 或 不 定 期 地 对 某 一 事 物 现 象 或 热 点 问 题 展 开 讨 论, 有 意 识 地 轮 流 主 持 讨 论 活 动