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行 政, 第 七 冊, 第 二 十 四 / 二 十 五 期,1 994 N o.2/3,523-544 行 政 當 局 的 職 務 的 分 類 羅 世 賢 * 前 言 一 九 八 三 年 四 月 十 三 日, 在 行 政 當 局 人 員 職 務 的 組 織 座 談 會 閉 幕 禮 上, 前 行 政 改 革 部 國 務 秘 書 羅 比 士 (FIGUEIREDO LOPES) 發 言 時 曾 清 晰 地 指 出 : 在 法 律 規 範 的 前 提 下,( 行 政 當 局 的 ) 人 事 管 理 是 一 個 需 要 繼 續 面 對 的 基 本 問 題, 人 們 首 先 關 注 的 是 職 業 的 保 障, 忽 略 生 産 力 與 報 酬 水 平 掛 鉤, 結 果, 便 在 招 募 的 方 式 上 打 轉 ; 培 訓 和 升 遷 又 是 因 循 高 度 官 僚 的 習 慣, 不 去 採 取 合 理 和 簡 單 的 人 力 資 源 管 理 方 法 他 表 示 : 行 政 當 局 必 須 衝 破 那 自 我 的 一 套 組 織 模 式, 在 傳 統 的 政 府 法 律 的 制 度 之 內, 公 職 系 統 必 須 引 入 私 人 制 度 的 元 素, 這 就 是, 在 公 職 的 管 理 當 中 加 入 一 些 私 人 企 業 的 管 理 方 法, 如 職 業 及 報 酬 與 生 産 力 掛 鉤, 因 材 錄 用 以 及 長 期 不 斷 的 培 訓 當 然 這 並 不 是 指 要 單 純 地 完 全 採 用 私 人 企 業 的 一 套, 公 共 行 政 到 底 是 明 顯 有 別 於 任 何 私 人 組 織 公 共 行 政 的 計 劃 必 須 協 調 國 家 行 政 當 局 政 治 權 力 以 及 社 會 三 方 或 者 說, 制 度 與 制 度 之 間 的 行 動 參 數 不 一 定 相 關, 例 如 : 有 時 根 本 分 不 清 誰 統 治, 誰 管 理 ; 政 治 權 力 當 局 並 不 因 專 業 化 而 選 擇 政 府 人 員 ; 行 政 當 局 不 能 有 效 地 令 道 德 與 法 律 起 作 用 : 不 理 政 治, 服 務 國 家 ; 行 政 當 局 被 社 會 視 為 屬 於 政 治 權 力 的, 過 渡 的 而 並 不 是 社 會 的 * 前 任 行 政 暨 公 職 司 副 司 長, 現 任 高 等 教 育 輔 助 辦 公 室 主 任 523

不 同 的 還 有 法 律 理 性 地 位 高 於 管 理 理 性, 要 完 全 的 嚴 格 遵 守 法 律 規 範, 在 保 守 主 義 和 ( 虛 假 的 ) 技 術 主 義 中 帶 入 法 規 的 可 怕 的 意 義 組 織 的 正 式 結 構 和 行 動 的 穩 定 以 及 守 法 行 為 的 規 律 性 相 對 於 重 視 變 化 革 新 效 率 等 的 既 定 目 標 還 要 優 先 在 行 政 當 局 裏 經 常 混 淆 人 事 管 理 與 人 事 行 政 人 事 管 理 並 不 是 控 制 假 期 缺 勸 和 休 假, 同 樣 並 不 是 處 理 支 薪 的 行 政 工 作 或 批 準 海 外 公 幹 的 規 則 還 有 不 同 的 是 一 旦 管 治 權 利 用 經 濟 社 會 及 文 化 範 圍 的 多 方 發 展 以 獲 得 資 源 的 控 制 為 社 會 提 供 福 利, 行 政 當 局 便 得 到 管 理 更 大 範 圍 的 事 務 的 權 力, 大 大 超 過 私 人 企 業, 且 部 份 更 是 獨 家 負 責 的 這 一 方 面 令 到 行 政 當 局 跟 從 一 個 官 僚 的 模 式 去 組 織 和 運 作, 另 一 方 面 則 以 社 會 的 成 本 和 收 益 行 事, 如 何 使 公 眾 利 益 最 大 化, 而 並 不 單 單 考 慮 財 政 上 的 問 題, 在 現 實 上 公 共 部 門 的 投 資 效 益 難 以 在 幣 值 上 量 化, 這 與 私 人 部 門 的 利 潤 最 大 化 的 做 法 完 全 不 同 人 事 職 務 一 個 未 來 的 職 務 既 為 國 家 政 府 的 行 政 當 局, 其 漸 進 的 起 源 和 政 治 哲 學 以 及 其 所 受 的 限 制, 使 行 政 當 局 的 運 作 管 理 習 慣 傾 向 於 管 理 的 意 念, 也 就 是 實 現 的 精 神, 滿 足 社 會 的 要 求, 開 放 人 事 與 組 織 管 理 的 思 想 模 式 這 種 態 度 在 人 事 管 理 上 是 主 要 的, 人 事 職 務 是 未 來 的 一 種 功 能 的 徵 兆 是 顯 而 易 見 的 由 人 是 物 件 到 40 年 代 末 人 是 資 源 的 意 念, 似 乎 見 到 有 一 普 遍 的 意 願 重 找 人 就 是 人, 不 單 在 組 織 層 面, 甚 至 在 政 治 社 會 及 文 化 層 面 在 組 織 範 圍 裏 這 些 徵 兆 是 易 見 的 : * 領 導 漸 見 重 視 人 力 投 資 ; * 領 導 層 的 時 間 有 一 半 是 用 於 處 理 人 事 問 題 ; * 組 織 的 社 會 性 表 現 漸 受 關 注 ; * 組 織 領 導 對 作 為 直 接 合 作 人 及 顧 問 的 管 理 人 的 需 求 增 加 ; * 對 溝 通 及 信 息 回 饋 方 面 的 投 資 有 所 增 加 ; * 細 心 研 究 日 本 的 方 法 ( 品 質 圈 生 產 組 及 意 見 組 ); * 組 織 具 有 社 會 責 任 的 意 識 : 環 境 保 護 目 前 走 向 於 人 的 管 理 的 企 業 組 織 是 基 於 九 個 意 念 在 其 組 織 中 發 展 人 事 政 策 : * 擁 有 一 個 社 會 戰 略 ; * 經 濟 表 現 與 社 會 表 現 不 能 分 離 ; * 評 估 經 濟 裏 的 社 會 後 果 以 及 社 會 裏 的 經 濟 後 果 ; * 尊 重 別 人, 尊 重 自 己 ; * 著 重 成 果 ; 524

* 給 予 社 會 目 標 和 等 級 ; * 關 心 人 們 幹 什 麼 多 於 關 心 人 們 是 什 麼 ; * 在 社 會 中 不 斷 學 習 革 新 ; * 令 人 事 職 務 成 為 組 織 的 一 個 關 鍵 職 務 行 政 當 局 的 人 事 管 理 慢 慢 地 吸 收 企 業 單 位 的 方 法 和 技 術, 慢 慢 地 是 由 於 先 前 所 提 的 組 織 文 化 所 存 在 的 限 制, 因 為 這 些 限 制 深 深 地 根 植 於 管 理 者 腦 裏 然 而, 人 們 同 樣 承 認 在 眾 多 行 政 當 局 的 眾 多 管 理 制 度 當 中, 在 公 共 部 門 的 健 全 狀 況 所 反 映 出 的, 人 事 管 理 應 當 逐 漸 扮 演 一 個 更 決 定 性 的 角 色 這 是 一 項 主 要 的 工 作, 應 該 包 含 在 先 重 質 後 重 量 的 計 劃 當 中 人 力 資 源 管 理 亦 即 管 理 那 些 最 終 是 組 織 賴 以 生 存 和 運 作 的 人 這 句 話 是 那 麼 的 普 通 就 如 人 們 日 常 工 作 時 常 把 它 忘 掉 也 是 很 普 遍 的 任 何 一 次 的 查 核 都 很 容 易 證 實 這 種 遺 忘 其 實 更 甚 於 我 們 所 想 像 人 的 價 值 和 材 能 是 組 織 最 寶 貴 的 資 本 而 人 事 職 務 就 是 它 的 主 要 保 證 管 理 所 基 本 關 注 的 是 給 予 工 具 使 其 任 何 時 刻 都 能 系 統 地 認 識 和 評 估 其 所 配 置 的 人 力 資 源 的 量 和 質 的 潛 力 這 個 關 注 有 三 重 目 標 : 依 據 人 員 的 能 力 材 幹 和 學 識, 適 當 安 排 人 員 的 工 作 崗 位 和 職 務 ; 依 公 平 分 配 的 原 則, 評 價 職 務 的 方 法 與 哲 學, 給 予 每 人 的 工 作 相 應 的 評 分 與 報 酬 ; 從 分 析 個 人 的 需 要 與 工 作 時 的 行 為 和 態 度, 提 高 和 發 展 人 員 的 專 業 水 平 對 人 力 資 源 的 潛 力 進 行 研 究 和 評 估 需 要 事 先 分 析 組 織 內 的 社 會 專 業 狀 況, 換 言 之, 需 要 認 識 那 些 人 做 什 麼, 如 何 做, 為 何 做, 最 後 就 是 對 某 項 特 定 職 務 的 執 行 者 有 什 麼 要 求 而 令 他 能 做 好 工 作 這 樣 我 們 便 到 了 人 事 管 理 的 起 點 : 認 識 工 作 人 員 的 群 體, 認 識 組 織 的 工 作 目 標 研 究 行 政 當 局 的 工 作 目 標 認 識 工 作 的 目 標 在 任 何 合 約 裏 皆 是 個 人 或 集 體 工 作 規 章 的 中 心 重 點, 任 何 沒 有 訂 明 這 種 情 況 的 協 議 或 規 章 都 是 無 效 的 這 種 在 協 議 中 包 括 界 定 職 務 的 做 法 在 世 界 大 部 份 國 家 的 私 人 部 門 行 之 已 有 數 十 載, 使 職 工 的 權 利 與 義 務 有 個 健 全 的 均 衡, 直 接 或 間 接 界 定 責 任, 使 每 一 個 上 級 可 以 評 分 訂 定 報 酬 水 平, 可 以 為 組 織 本 身 重 新 劃 分 專 業 或 簡 化 工 作 同 樣 地, 不 同 國 家 的 行 政 當 局 皆 有 採 用 類 似 的 步 驟 525

事 實 上, 在 行 政 當 局 中 一 般 都 有 採 用 職 務 分 類 的 制 度, 尤 其 是 亞 洲, 由 菲 律 賓 (1 957 年 ) 至 新 加 坡 (1 957 年 ), 馬 來 西 亞 (1 966 年 ), 泰 國 (1 971 年 ), 印 尼 (1 974 年 ) 香 港 (1 979 年 ) 及 其 他 與 大 多 數 的 行 政 當 局 所 有 的 一 樣, 澳 門 的 行 政 當 局 亦 不 能 缺 少 對 各 類 職 務 的 系 統 分 析, 作 為 執 行 一 個 正 確 的 人 力 資 源 管 理 的 基 本 工 具, 其 中 包 括 職 程 的 發 展 及 幫 助 公 務 員 本 地 化 的 進 程 要 有 一 個 正 確 的 人 力 資 源 管 理 便 要 使 人 能 夠 : 系 統 地 認 識 行 政 當 局 的 各 種 職 務, 在 澳 門 行 政 當 局 內 沒 有 人 客 觀 地 知 道 誰 在 做 什 麼 ; 認 識 和 令 不 同 職 務 的 稱 謂 與 內 容 相 符 例 如, 我 們 沒 辦 法 知 道 助 理 技 術 員 或 秘 書 或 高 級 技 術 員 的 職 務 究 竟 是 什 麼 ; 設 立 或 改 正 職 程, 明 確 地 知 道 根 據 什 麼 某 個 職 程 要 收 取 某 個 薪 級 點 是 必 需 的 ; 建 立 整 體 的 基 礎 改 善 行 政 當 局 的 薪 酬 結 構 大 可 質 疑 是 否 所 有 的 高 級 技 術 員 都 要 收 取 同 一 的 薪 酬, 其 根 據 又 是 什 麼 ; 界 定 每 一 職 工 的 工 作 範 圍 例 如, 工 作 評 核 用 作 評 估 某 人 的 表 現 而 並 沒 有 參 考 參 數 了 解 其 職 務 內 容 ; 使 招 聘 及 甄 選 工 作 目 標 化, 即 是 甄 選 具 有 某 些 符 合 某 個 職 務 要 求 的 材 幹 的 人 ; 訂 定 培 訓 工 作 的 目 標, 即 是 令 課 程 內 容 與 教 學 方 法 配 合 某 項 職 務 的 要 求 ; 比 較 不 同 職 務 範 圍 及 不 同 部 門 的 職 務 的 統 計 數 據 或 將 分 析 行 政 當 局 不 同 社 會 專 業 的 統 計 數 據 系 統 化 : 幾 多 個 工 程 師 建 築 師 設 計 師... 列 個 專 業 表 ; 協 助 行 政 當 局 的 部 門 組 織 工 作 及 提 供 專 業 資 訊 : 公 職 表, 權 責 衝 突 ; 通 知 準 公 職 人 員, 專 業 表 等 等 ; 有 助 本 地 化 乃 由 於 它 : 可 以 更 客 觀 地 執 行 人 員 的 預 先 管 理 ( 本 地 化 計 劃 ) 更 清 楚 認 識 什 麼 及 幾 多 職 務 需 要 本 地 人 和 採 用 那 些 招 聘 和 培 訓 措 施 ; 可 以 認 識 和 辨 別 行 政 當 局 裏 每 一 不 同 職 務 的 要 求 的 特 性, 以 決 定 執 行 職 務 所 需 的 中 葡 語 文 能 力 及 後 擬 定 公 職 考 試 的 特 別 要 求 清 楚 認 識 澳 門 行 政 當 局 的 工 作 環 境 對 澳 門 公 務 員 納 入 葡 萄 牙 編 制 的 工 作 同 樣 重 要, 故 而 要 評 估 兩 地 行 政 當 局 的 現 行 職 務 內 容 在 澳 門 行 政 當 局 裏 是 引 入 了 職 務 分 析 和 資 格 的 意 念 但 卻 從 來 沒 有 採 用 其 方 法 和 技 術 八 九 年 十 二 月 二 十 一 日 第 86/89/M 號 法 令 說 明 了 這 個 人 力 資 源 管 理 的 基 本 工 具 : 第 4 條 :( 定 義 )a,b,c,d,e,f,g,h 項 特 定 職 務 職 務 內 容 工 作 要 求 複 雜 性 第 8 條 :( 對 語 言 的 認 識 ) 因 職 務 上 之 要 求 526

第 1 3 條 :( 橫 向 互 通 性 )1 款 b 項 將 擔 任 之 職 務 與 原 職 務 性 質 類 似 第 1 5 條 :( 職 務 性 質 )1 款 各 職 程 列 出 之 職 務 性 質, 為 概 括 介 紹 在 職 程 內 各 職 級 職 務 之 工 作 特 徵 第 23 條 :( 特 別 制 度 職 程 設 立 )1 款 b 項 對 所 擔 任 職 務 之 分 析 c 項 職 務 的 專 門 性 質 法 令 附 件 表 二 不 恰 當 地 將 人 員 組 別 內 容 描 繪 為 職 務 內 容 事 實 上 是 職 業 內 容 多 於 職 務 內 容 所 有 這 些 名 詞 術 語 與 財 貨 或 勞 務 生 產 圈 的 行 政 人 員 所 擔 當 的 任 務 的 內 容 並 不 相 符 這 種 無 知 令 公 共 部 門 在 處 理 以 下 事 項 遇 到 困 難 : 客 觀 的 選 擇 公 職 的 應 徵 者 ; 評 估 工 作 人 員 的 表 現 ; 辨 別 培 訓 需 要 的 特 點 ; 擬 訂 本 地 化 計 劃 這 裏 要 特 別 指 出 我 認 為 重 要 的 列 明 各 項 職 務 稱 謂 的 問 題 一 項 職 務 的 命 名 是 以 名 字 識 別 一 項 職 務 的 最 簡 單 的 方 式 國 際 勞 工 組 織 對 此 曾 有 作 規 定 稱 謂 的 識 別 的 基 本 目 的 是 迅 速 的 說 明 一 項 職 務 所 要 負 責 的 工 作 類 別 如 果 我 們 稱 某 工 作 人 員 為 機 械 工 程 師 電 腦 程 序 員 秘 書 統 計 員 放 射 科 助 理 員 或 花 農 則 較 稱 他 為 高 級 技 術 員 技 術 員 助 理 技 術 員 輔 助 技 術 員 或 工 人 來 得 清 楚 明 白 得 多 了, 而 把 這 些 職 稱 列 入 職 業 組 別 當 中 亦 沒 有 什 麼 問 題 在 教 學 上, 在 機 構 組 織 法 例 當 中 列 入 這 些 不 同 職 務 的 簡 明 稱 謂 和 定 義 將 對 人 事 管 理 帶 來 明 顯 正 面 的 影 響 以 一 個 簡 明 的 例 子 作 結, 就 是 職 務 分 析 的 術 語 的 使 用 如 何 植 根 於 工 作 種 類, 因 此, 在 管 理 的 合 理 性 方 面, 可 以 在 某 些 勞 工 問 題 的 評 價 當 中 引 起 含 糊 情 況 我 們 皆 知 在 行 政 當 局 裏 有 秘 書 這 個 職 務, 我 們 或 多 或 少 對 它 的 職 務 內 容 有 個 經 驗 上 的 概 念, 即 是 一 個 秘 書 所 負 責 的 任 務 是 什 麼 同 樣 我 們 知 道 秘 書 的 職 務 要 求 一 個 特 別 和 適 當 的 專 業 材 能 以 及 一 些 專 門 的 條 件, 尤 其 是 可 以 在 工 作 時 間 以 外 候 命 工 作 我 們 亦 知 道 秘 書 的 職 務 可 獲 取 相 當 於 薪 級 點 一 百 點 的 百 分 之 五 十 作 為 補 償 給 予 這 個 補 償 一 方 面 是 想 使 這 個 職 務 與 其 他 相 似 的 有 所 區 別, 另 一 方 面 是 想 清 楚 說 明 隨 時 候 命 是 這 個 職 務 固 有 的 性 質 而 非 偶 然 的 特 殊 對 待 這 個 職 務 和 給 予 補 償 的 中 心 意 思 是 考 慮 到 它 的 職 務 內 容, 性 質 和 要 求 這 樣 令 人 假 定, 當 一 名 祕 書 維 持 與 行 政 當 局 的 僱 傭 關 係 的 時 候 就 應 當 收 取 這 補 償 但 並 非 如 此 法 律 的 解 釋 和 定 義 對 ( 第 86/89/M 號 法 令 第 22 條 2 款 裏 的 ) 那 句 因 執 行 秘 書 職 務 理 解 為 考 慮 有 關 補 償 結 合 實 際 執 行 祕 書 職 務, 這 補 償 包 括 在 實 際 服 務 狀 況 的 特 別 報 酬 當 中, 故 此 只 有 在 該 人 員 履 行 職 務 時 才 給 予 補 償 527

換 句 話 說, 當 一 名 秘 書 休 假 或 放 大 假 時 即 非 秘 書 身 份, 因 此 而 不 會 收 取 補 償 然 而 當 其 恢 復 工 作, 在 同 一 地 點, 負 同 一 任 務 而 與 行 政 當 局 仍 有 具 效 力 的 合 約 時, 即 恢 復 秘 書 身 份, 可 以 說 其 勞 動 標 的 是 執 行 秘 書 的 職 務 這 種 含 糊 不 清 的 情 況 自 然 對 當 事 人 有 害, 而 含 糊 的 產 生 乃 由 於 在 立 法 過 程 中 使 用 了 勞 動 學 及 人 事 管 理 學 的 概 念 或 名 詞 術 語, 而 缺 乏 對 現 實 的 了 解 職 務 分 析 : 一 個 定 義 的 概 述 對 象 : 研 究 與 設 立 一 些 工 作 和 職 務 崗 位, 探 求 其 稱 謂 內 容 職 務 條 件 及 心 理 要 求 做 法 : 採 用 直 接 觀 察, 面 試 或 問 卷 作 答 的 方 法 目 的 : 在 於 一 個 清 楚 界 定 的 管 理 範 圍 : 招 聘 甄 選 培 訓 評 估 功 績 組 織 工 作 衛 生 與 安 全 職 業 計 劃 職 務 資 格 等 等 概 言 之 : 透 過 它 本 身 的 調 查 方 法, 職 務 分 析 令 人 對 貨 財 與 服 務 生 產 圈 裏 的 人 所 做 的 工 作 有 客 觀 和 理 性 的 認 識, 這 對 決 定 正 確 使 用 人 力 因 素 作 為 組 織 生 產 力 元 素 是 不 可 或 缺 的 職 務 分 析 人 事 管 理 的 一 個 工 具 在 所 有 人 力 資 源 管 理 的 基 礎 上 要 有 或 必 須 有 職 務 分 析, 倘 考 慮 到 : 在 任 何 組 織 中, 有 需 要 使 人 力 資 源 管 理 理 性 化 和 具 有 目 標 : 任 何 組 織 都 是 由 其 內 的 不 同 職 務 和 工 作 崗 位 所 組 成 的 ; 在 沒 有 適 當 管 理 工 具 的 時 候 這 些 區 別 只 能 從 推 測 找 出 ; 任 何 人 事 管 理 政 策 的 計 劃 和 結 構 一 個 工 作 環 境 的 重 組 成 本 的 合 理 化 結 構 安 全 等 等 都 幾 乎 完 全 依 賴 一 個 正 確 的 工 作 分 析 ; 同 樣, 在 任 何 組 織 內 有 一 個 健 全 的, 保 証 所 有 工 作 獲 得 合 理 報 酬 的 薪 酬 政 策 是 無 可 爭 議 的, 酌 情 裁 決 除 外 ; 只 是 一 個 協 調 的 制 度, 在 職 務 分 類 與 各 自 的 資 格 等 級 之 間 建 立 一 個 合 理 的 關 係, 這 制 度 能 夠 消 除 薪 酬 待 遇 招 聘 與 甄 選 培 訓 功 績 等 方 面 的 528

不 平 等, 在 組 織 裏 形 成 一 個 健 康 和 有 效 率 的 氣 氛 (Dr a. Manuela Mo ta) 職 務 分 析 的 應 用 * 作 為 可 以 在 人 力 資 源 管 理 的 多 個 範 圍 使 用 的 一 個 基 本 技 術, 職 務 分 析 可 以 達 到 各 種 管 理 的 目 的, 包 括 : 訂 明 工 作 標 的 在 組 織 法 例 當 中 列 入 每 個 部 門 工 作 標 的 的 範 圍, 即 職 務 名 稱 和 定 義, 是 行 政 當 局 的 一 個 不 慣 常 的 做 法 這 個 做 法 在 某 種 形 式 上 成 為 一 種 教 導 上 的 措 施, 為 求 加 強 部 門 有 關 人 力 資 源 管 理 事 務 的 客 觀 性 工 作 標 的 的 定 義, 尤 其 職 務 的 描 述 可 為 組 織 帶 來 某 些 益 處 : 當 事 人 可 以 獲 得 清 晰 的 信 息 透 過 這 些 描 述, 每 名 員 工 會 清 楚 : 知 道 理 由, 接 受 職 務 的 責 任 ; 預 先 知 道 人 們 對 他 的 期 望 及 上 級 的 評 核 標 準 ; 不 會 忽 視 上 級 的 職 務 與 職 責, 明 白 領 導 的 理 由 ; 激 勵 主 動 這 句 話 與 那 非 常 普 遍 的 信 條 相 對 那 信 條 是 支 持 活 動 範 圍 少 作 界 定 的 好 處, 這 樣 可 使 進 取 的 員 工 更 顯 雄 心, 從 另 一 方 式 使 他 們 面 對 更 緊 迫 的 工 作 在 現 實 中 這 種 做 法 令 到 容 許 干 預 職 權 的 分 配, 甚 至 更 壞 的 干 預 活 動 的 計 劃 和 成 績 應 當 讓 當 事 人 積 極 參 與 描 述 職 務 並 經 上 級 通 過 以 及 要 定 期 對 成 績 進 行 檢 討, 擴 大 工 作 崗 位 的 範 圍 及 根 據 每 人 的 能 力 加 強 目 的 的 重 要 性 : 員 工 知 道 他 們 所 屬 的 範 圍, 能 夠 在 範 圍 內 自 由 發 揮 ; 目 標 經 常 刺 激 收 益, 因 為 如 果 沒 有 可 以 讓 手 上 的 成 績 和 心 目 中 的 成 績 進 行 比 較 的 參 考 方 式 則 沒 可 能 有 所 發 展 ; 要 只 細 地 認 識 評 核 的 標 準 而 評 核 者 則 需 被 接 受 的 在 組 織 方 面, 讓 員 工 或 在 位 人 擬 定 一 分 工 作 表 是 重 要 的, 除 記 載 工 作 任 務 還 記 載 其 職 位 的 有 關 資 料 * 這 裏 的 職 務 資 格 只 是 被 視 為 在 人 力 資 源 管 理 範 圍 內 職 務 分 析 的 一 個 副 產 品 529

有 助 協 調 領 導 層 經 常 以 不 同 的 職 務 說 話 和 思 想 向 主 管 人 員 提 出 協 調 上 的 實 際 問 題 並 要 獲 得 回 應, 這 是 重 要 的 當 必 須 要 共 同 工 作 的 每 一 個 負 責 人 認 識 目 標 以 及 各 同 事 間 的 權 責 時 便 有 助 於 協 調 職 業 分 類 工 作 標 的 的 研 究 証 明 是 有 即 時 作 用 的, 然 而, 人 們 可 以 問 單 是 職 務 研 究 不 就 是 可 以 認 識 行 政 當 局 裏 的 各 種 不 同 職 務 了 麼, 它 所 指 的 工 作 種 類 的 性 質 和 範 圍 是 什 麼, 它 們 之 間 的 關 係 又 是 怎 樣 職 業 分 類 正 正 是 因 為 要 回 應 這 些 問 題 而 出 現, 然 而, 如 果 國 家 的 和 國 際 的 機 關 並 沒 有 以 客 觀 的 標 準 和 系 統 的 方 式 整 理 這 些 職 業 / 務, 事 實 上 認 識 所 有 的 職 務 類 別 是 很 困 難 的 和 難 有 條 理 的 這 樣 國 際 勞 工 組 織 便 有 了 職 業 種 類 國 際 分 類 作 為 模 範 和 指 引, 讓 不 同 國 家 設 立 國 家 分 類 機 構, 如 葡 萄 牙 的 國 家 職 業 分 類 委 員 會 就 幾 乎 完 全 轉 向 照 顧 私 人 機 構 的 職 業 事 務 根 據 1 958 年 職 業 種 類 國 際 分 類 結 構 而 設 的 國 家 職 業 分 類 委 員 會 將 職 業 分 成 各 組 基 礎 類 別, 繼 而 再 細 分 成 各 大 小 支 類, 分 類 是 以 工 作 的 性 質 作 為 標 準, 有 時 亦 按 經 濟 活 動 分 類 對 每 一 個 細 分 的 組 別 乃 以 五 個 數 目 字 進 行 編 碼 系 統 表 述,1 為 大 組,2 為 支 組,3 為 基 本 組 而 最 後 兩 個 數 字 代 表 基 本 組 內 的 一 個 職 業 國 內 的 這 種 將 職 業 以 數 字 編 碼, 界 定 職 務 內 容 和 名 稱 的 分 類 法 是 一 項 相 當 有 用 的 工 作, 不 單 有 助 管 理 亦 可 作 為 統 計 普 查 的 工 具, 甚 至 因 為 它 資 訊 豐 富 而 可 作 為 考 慮 其 他 職 業 分 類 方 式 的 主 要 文 件, 如 從 其 他 工 作 評 核 的 角 度 作 不 同 的 分 類 實 際 上, 職 業 分 類 所 欠 缺 的 是 直 接 和 即 時 的 再 分 類 行 政 當 局 裏 人 事 管 理 的 所 有 做 法 中, 職 業 再 分 類 可 能 是 最 不 完 美 的, 因 為 事 先 沒 有 一 個 具 備 所 有 現 實 資 料 ( 職 務 內 容 的 描 述 和 名 命 的 詳 細 說 明, 責 任 及 其 他 要 求 ) 的 職 業 分 類, 任 何 一 個 崗 位 或 職 務 的 負 責 人 都 不 會 想 及 再 分 類 的 人 員 的 招 聘 與 甄 選 職 務 分 析 旨 在 獲 得 對 每 一 職 務 的 資 格 要 求 的 客 觀 認 識, 人 員 招 聘 與 甄 選 的 過 程 包 括 了 升 遷 和 調 職, 即 是, 所 有 涉 及 對 一 個 員 工 職 位 的 安 排 這 種 安 排 工 作 的 方 式 取 決 於 一 定 的 原 則 ( 圖 1 ): 有 不 同 要 求 的 工 作 崗 位 ; 有 不 同 能 力 個 性, 包 括 體 能 與 智 能 的 人 ; 有 安 排 人 員 於 真 正 缺 乏 人 手 的 崗 位, 並 盡 可 能 保 証 在 崗 位 ( 從 要 求 上 ) 與 人 員 ( 從 能 力 上 ) 之 間 有 個 完 美 的 配 合 530

職 務 分 析 研 究 條 件 要 求 ; 特 定 的 心 理 學 研 究 才 能 和 組 合 可 能 的 配 搭, 這 不 單 改 變 工 作 崗 位 或 職 務 的 內 容, 亦 改 變 工 作 的 性 質, 崗 位 和 職 務 的 區 別 在 於 要 求 的 內 容 和 水 平, 無 論 是 屬 於 工 作 本 身 的, 或 是 心 理 上 的, 可 以 說 每 個 不 同 的 崗 位 或 職 務 就 是 決 定 和 擬 定 一 份 專 門 的 職 業 資 料 這 份 職 業 資 料 將 包 括 以 下 幾 點 : 職 務 的 法 律 構 架 組 織 內 職 務 的 特 性 職 務 要 求 的 描 述 與 分 析 名 稱 簡 潔 的 定 義 詳 細 的 定 義 職 務 要 求 心 理 要 求 只 有 在 透 過 職 務 分 析 所 擬 訂 的 這 份 資 料 完 成 後, 招 聘 和 甄 選 才 有 依 據 進 行 適 當 的 甄 選 職 務 分 析 和 甄 選 的 關 係 可 歸 結 為 : 圖 1 總 言 之 : 職 務 分 析 乃 研 究 某 一 職 務 的 內 容, 要 求 的 種 類 和 水 平, 然 後 設 立 一 個 相 應 資 料 檔, 這 份 資 料 經 由 心 理 學 家 研 究, 推 論 出 對 候 選 人 的 要 求 的 種 類 和 心 智 能 力 的 水 平 被 選 者 將 會 是 那 些 才 幹 接 近 從 資 料 所 推 論 的 要 求 因 而 能 成 功 擔 起 職 務 的 機 會 較 大 事 實 上, 心 理 學 家 可 根 據 資 料 : 制 訂 問 卷 寄 給 候 選 人 清 晰 和 明 確 地 發 出 公 告 制 訂 面 試 卷 和 評 分 表 組 織 和 舉 行 心 理 測 驗, 知 識 和 健 康 測 驗 等 531

職 業 培 訓 職 務 研 究 對 職 業 培 訓 的 計 劃 很 重 要, 有 助 針 對 某 項 職 務 或 類 同 職 務 所 要 求 的 知 識 ( 圖 2) 圖 2 培 訓 圈 如 果 我 們 明 白 職 業 培 訓 主 要 是 為 了 得 到 應 付 某 一 職 務 或 經 濟 活 動 的 知 識 能 力 和 態 度, 則 很 容 易 理 解 對 執 行 職 務 時 所 生 之 工 作 活 動 的 認 識 是 重 要 的, 以 及 要 求 條 件 的 特 性, 必 需 的 基 礎 是 制 訂 培 訓 計 劃 所 要 確 定 的, 因 為 培 訓 的 需 要 是 直 接 與 職 務 本 身 和 當 事 人 的 執 行 水 平 有 關 的 我 們 以 秘 書 職 務 為 例 :( 圖 3) 圖 3 秘 書 的 培 訓 ( 資 料 來 源 :Luís Rodrigues) 532

一 個 部 門 要 進 行 秘 書 培 訓 首 先 需 要 認 識 該 職 務 的 工 作 與 要 求 的 內 容, 認 識 秘 書 的 活 動 以 及 根 據 一 份 評 核 過 的 職 業 資 料 檔, 確 定 一 個 優 秀 秘 書 所 需 的 活 動 ( 圖 3) 接 著 組 織 有 關 的 培 訓 為 擬 訂 一 個 培 訓 計 劃, 有 關 職 務 分 析 所 必 需 的 基 本 項 目 為 : 定 名 ; 職 務 的 簡 潔 定 義 ; 職 務 內 容 詳 細 定 義 ; 每 項 任 務 的 執 行 方 式 的 詳 情 ; 執 行 職 務 所 需 的 技 術 理 論 及 實 踐 的 認 識 需 詳 細 列 明, 可 能 的 話 要 對 應 每 項 任 務 ; 廣 泛 敘 述 所 使 用 的 機 器 與 配 件 工 具 器 皿 原 材 料 物 料 及 文 件 ; 在 其 他 職 務 獲 得 的 但 又 是 現 職 務 所 需 的 專 業 經 驗 ; 執 行 職 務 時 要 小 心 機 器 工 具 設 備 原 材 料 物 料 和 可 能 發 生 的 危 險 ; 有 助 職 務 發 展 的 主 要 活 動 及 一 般 知 識 將 職 務 界 定 之 後 便 需 要 評 估 每 項 任 務 的 學 習 等 級, 培 訓 的 優 先 與 一 般 規 則 取 決 於 以 下 問 題 的 答 案 : 當 事 人 對 一 項 任 務 必 需 要 認 識 到 什 麼 程 度 呢? 解 答 這 個 問 題 需 要 採 用 DI F 分 析 技 術 來 研 究 任 務 DI F 是 指 任 務 的 難 度, 重 要 性 及 頻 密 度 三 個 變 數 可 形 成 培 訓 要 求 的 等 級, 根 據 一 個 決 策 表 分 成 各 種 級 別 一 個 DI F 分 析 例 子, 設 立 培 訓 等 級 : 任 務 出 現 的 頻 密 度 533

利 用 先 前 的 決 策 表 並 在 難 度 因 素 加 入 平 均 值 以 及 界 定 任 務 的 難 度 重 要 性 和 頻 密 度 的 水 平 : 決 定 每 項 工 作 所 需 的 培 訓 要 求 的 等 級 可 依 下 表 作 出 : 作 為 上 述 資 料 的 補 充, 培 訓 工 作 也 可 使 用 其 他 標 準 決 定 工 作 所 需 的 學 習 等 級 : 職 務 的 整 體 資 料, 尤 其 知 識 因 素 ; 受 訓 者 的 數 目 ; 培 訓 可 以 小 組 或 特 殊 情 況 ( 例 如 個 別 ) 下 進 行 ; 學 習 時 間 包 括 了 課 程 與 工 作 在 內 ; 培 訓 後 進 行 工 作 上 實 地 監 察 等 等 表 現 評 核 表 現 評 核 是 管 理 的 一 個 範 圍 以 及 一 個 工 具, 旨 在 獲 得 工 作 上 某 些 表 現 的 資 料, 以 作 出 人 力 資 源 管 理 上 的 決 策, 主 要 是 升 遷, 培 訓 等 534

但 要 評 核 人 的 工 作 行 為 表 現 需 要 二 個 參 考 資 料 : 一, 是 關 於 讓 員 工 作 出 被 評 核 的 表 現, 行 為, 成 績 及 效 率 的 那 份 工 作, 即 是 一 個 職 務 的 分 析 和 評 定 的 制 度 ; 另 一 是 關 於 一 系 列 的 標 準, 是 被 社 會 認 同 和 被 組 織 及 人 員 接 受 作 為 集 體 價 值 的 標 準, 即 是 一 個 功 績 記 錄 制 度 這 並 不 表 示 沒 有 職 務 分 析 和 評 定 制 度 就 不 可 以 有 表 現 評 核 評 核 是 人 類 活 動 中 經 常 存 在 的, 儘 管 我 們 最 終 可 以 不 同 意 所 用 的 標 準 的 合 理 性 和 客 觀 性, 人 們 所 祈 求 的 是 一 個 功 績 評 核 制 度 能 客 觀 判 斷 人, 即 是 當 不 是 判 斷 一 個 而 是 多 個 人 的 時 候 和 它 使 用 的 價 值 都 是 依 據 一 個 既 定 文 化 的 社 會 固 定 形 式 進 行 但 當 已 有 一 個 事 先 制 定 的 職 務 分 析 和 評 定 制 度 時, 功 績 評 核 制 度 將 更 有 作 用 而 客 觀 性 就 可 以 為 每 項 工 作 或 職 務 識 別 和 界 定 合 意 的 表 現 請 記 著 一 個 功 績 評 核 控 制 的 過 程 ( 圖 4) 圖 4 職 務 分 析 就 是 這 樣 一 種 決 定 人 的 工 作 行 為 評 核 的 技 術 職 程 計 劃 認 識 組 織 現 存 職 務 的 內 容 與 性 質 是 職 程 定 義 與 設 置 的 主 要 條 件, 以 決 定 相 關 職 務 的 組 別 及 每 組 之 間 的 複 雜 程 度, 連 同 其 他 元 素 以 得 出 一 個 真 正 的 職 程 計 劃 儘 管 抽 象, 職 程 的 概 念 是 由 下 列 各 點 合 成 一 體 的 : 最 低 的 法 律 的 要 求 入 職 條 件 獲 準 進 入 的 實 質 條 件 專 業 知 識 535

晉 升 可 能 升 遷 條 件 職 位 的 互 通 性 功 績 職 務 分 析 在 使 人 認 識 每 項 職 務 的 要 求 和 複 雜 性 亦 可 確 定 職 程 變 動 的 條 件 : 招 聘 和 甄 選 方 面, 培 訓 方 面 及 晉 升 要 求 的 表 現 水 平 或 模 型 方 面 職 程 的 變 動 可 以 是 在 同 一 專 業 範 圍 但 在 不 同 部 門, 也 可 以 是 在 不 同 的 專 業 範 圍 其 他 方 面 的 應 用 有 : 職 務 分 析 也 可 因 應 不 同 的 方 式 和 做 法 適 用 於 不 同 層 次 的 目 標, 這 些 方 式 和 做 法 管 理 合 理 化, 例 如 : 雖 然 組 織 學 以 本 身 的 方 法 與 技 巧 發 展 其 活 動, 職 務 分 析 和 考 核 方 法 的 貢 獻 是 經 常 被 認 同 的, 它 讓 人 們 認 識 和 研 究 組 織 結 構 和 運 作 我 們 簡 潔 地 指 出 職 務 分 析 和 組 織 之 間 可 能 合 作 的 範 圍 組 織 分 析 : 確 定 結 構, 機 關 和 連 繫 制 定 運 作 圖 表 行 政 職 務 分 析 : 生 物 學 的 大 小 與 範 圍 主 題 的 執 行 的 信 息 因 目 標, 因 當 事 人 536

任 務 分 析 ( 由 負 責 人 或 組 分 配 工 作 ) 任 務 與 負 責 人 / 職 權 與 機 關 的 關 係 職 務 的 理 論 模 式 任 務 紀 錄 表 按 機 關 重 新 分 配 任 務 等 工 作 進 行 情 況 的 分 析 制 訂 圖 表 各 類 圖 表 ( 活 動, 進 程, 流 動 等 ) 設 置 分 析 建 立 研 究 工 作 對 個 人 之 適 合 性 的 和 環 境 條 件 決 定 部 門 設 置 和 在 工 作 地 方 擺 設 物 件 的 特 點 確 定 探 險 的 範 圍 分 析 人 和 物 的 動 向 分 析 活 動 的 規 矩 固 是 工 作 方 法 分 析 用 過 的 文 件 和 設 備 正 常 化 分 析 機 器 ( 由 最 簡 單 的 器 皿 到 電 腦 ), 研 究 科 技 以 工 作 措 施 分 析 行 動 與 時 間 研 究 Therbligs 其 他 職 務 要 求 和 報 酬 在 研 究 一 份 報 酬 表 的 時 候, 不 管 它 是 勞 工 集 體 協 議 的 抑 或 是 行 政 當 局 的, 人 們 會 問 報 酬 為 何 會 根 據 職 務 或 崗 位 而 不 同, 不 同 又 是 從 什 麼 標 準 而 來 一 如 所 知, 報 酬 是 可 以 由 管 理 層 單 方 面 訂 定, 例 如 政 府, 也 可 以 是 由 有 關 方 面 集 體 談 判 達 成 的 共 識 釐 定 然 而, 訂 定 報 酬 等 級 的 標 準 很 多 時 是 脫 離 了 一 些 方 法 和 技 巧, 這 些 方 法 和 技 巧 可 使 人 在 一 個 連 貫 的 薪 酬 政 策 內 認 識, 比 較 和 整 理 職 務 或 崗 位, 該 政 策 是 以 社 會 價 值 以 及 職 務 或 工 作 的 經 濟 用 途 又 或 者 是 協 議 談 判 為 基 礎 537

因 此, 是 由 人 事 管 理 部 門 感 到 有 需 要 得 到 分 析 工 具 以 協 助 建 立 一 個 公 平 的 薪 酬 等 級 並 且 消 除 或 減 少 企 業 間 甚 至 企 業 本 身 之 內 的 無 理 的 差 別, 這 樣 形 成 和 完 善 了 不 同 的 評 核 方 法, 這 就 是 職 務 的 資 格 要 求 制 度 職 務 要 求 來 自 於 一 個 簡 單 的 意 念, 薪 酬 等 級 應 基 於 每 項 職 務 的 性 質 與 複 雜 性 而 定, 要 合 理 實 施 需 要 一 個 能 夠 容 易 把 不 同 職 務 進 行 比 較 的 分 析 和 評 核 工 具 為 達 目 的 要 進 行 三 步 工 作 : 首 先, 描 述 工 作 崗 位 或 職 務 ; 接 著 按 要 求 條 件 評 估 崗 位 或 職 務 ; 最 後, 給 予 一 特 定 系 數 ( 分 數 ) 及 相 應 報 酬 記 著 兩 個 觀 點 : 一 個 是 可 以 從 量 和 從 質 地 評 估 崗 位 或 職 務, 並 分 成 四 大 要 素 ( 能 力, 責 任, 體 能 和 智 能 及 工 作 條 件 ), 且 按 深 度 和 頻 密 度 分 級 ; 另 一 個 是 評 估 永 遠 是 對 崗 位 或 職 務 而 不 是 員 工 應 當 認 識 每 項 要 素 的 比 重 以 便 可 以 決 定 它 們 之 間 的 位 置 行 政 當 局 的 職 務 分 析 與 要 求 在 行 政 當 局 裏 採 用 一 個 職 務 分 析 與 要 求 的 制 度 是 可 能 和 可 取 的, 它 可 以 在 有 關 社 會 職 業 範 圍 的 事 務 上 帶 來 客 觀 及 合 理 的 實 際 益 處 然 而, 為 使 這 管 理 工 具 技 術 上 可 行 及 得 到 預 期 成 績, 需 要 事 先 有 以 下 條 件 : 1. 一 個 不 單 是 部 門 且 要 政 治 權 力 方 面 承 擔 的 承 諾, 使 法 律 上 有 能 力 推 行 計 劃, 因 為 一 方 面, 引 入 任 何 一 種 評 核 制 度 都 不 可 避 免 地 引 致 深 刻 的 結 構 性 改 變 ; 另 一 方 面 是 因 為 財 政 成 本, 尤 其 是 社 會 成 本 會 提 高, 逼 使 承 擔 和 控 制 到 最 高 的 層 次 2. 推 行 制 度 的 財 力 事 實 上 推 行 一 種 評 核 制 度 需 要 更 多 財 政 資 源, 包 括 用 於 物 料 的 準 備, 人 員 的 培 訓 和 工 作 小 組 開 支, 顧 問 人 員 或 公 司 的 報 酬, 甚 至 維 持 制 度 本 身 運 作 的 費 用 ( 技 術, 行 政 及 物 料 資 源 ) 是 一 個 初 期 投 資 頗 大 ( 可 見 成 本 ) 的 選 擇, 中 期 方 面 可 以 遠 不 及 行 政 當 局 用 於 本 身 和 社 會 的 見 不 到 的 成 本 3. 推 行 制 度 所 涉 及 的 各 方 的 參 與 社 會 對 人 力 資 源 管 理 各 項 事 物 的 參 與 和 同 意 是 成 績 的 效 力 和 可 信 性 的 不 可 缺 少 的 條 件 人 力 資 源 管 理 是 一 種 有 條 件 的 制 度, 主 要 是 依 賴 一 組 在 組 織 活 動 的 複 雜 的 變 數 因 此 人 力 資 源 管 理 並 沒 有 共 通 的 法 律 或 原 則 管 理 以 其 所 行 的 政 策 才 具 價 值, 這 政 策 要 適 合 其 原 理 及 實 際 需 要, 主 要 是 適 合 為 求 個 人 或 組 織 效 益 而 用 的 方 法 和 技 巧 行 動 的 原 理 是 使 對 話 和 共 識 的 實 效 作 為 基 本 價 值, 使 到 任 何 管 理 措 施, 尤 其 是 在 一 個 職 務 分 析 與 要 求 的 計 劃 當 中, 能 優 先 被 接 受 並 得 到 有 社 會 用 途 的 成 績, 需 要 一 個 廣 泛 的 共 識, 尤 其 是 措 施 所 施 行 的 對 象 群 體 或 其 代 表 事 實 上, 稱 這 職 務 資 格 評 審 作 為 一 個 工 作 評 核 的 客 觀 制 度, 只 是 社 會 學 上 的 意 義, 即 是 說 以 判 斷 一 眾 人 取 代 判 斷 一 個 人 而 所 考 慮 的 價 值 則 與 現 行 文 化 的 某 些 社 會 模 型 一 致 可 以 說 社 會 的 參 與 是 成 功 的 要 素 538

在 行 政 當 局 內 採 用 職 務 分 析 與 評 審 制 度 將 可 以 : 理 解 職 務 的 整 體 狀 況, 其 相 同 和 差 異 並 設 置 由 薪 酬 反 映 的 相 應 等 級 重 新 思 考 專 業 職 程 並 根 據 管 理 標 準 提 出 一 個 職 程 計 劃 參 考 以 上 兩 點 擬 訂 一 個 職 務 分 類 考 慮 到 這 計 劃 的 規 模 和 範 圍, 有 必 要 設 立 一 個 職 務 分 類 跨 部 門 委 員 會, 按 行 政 現 代 化 中 央 機 關 的 指 示 負 責 推 行 這 個 計 劃 委 員 會 內 有 所 有 部 門 及 公 職 團 體 的 代 表, 以 及, 如 有 需 要 的 話, 職 務 分 析 與 評 審 方 面 的 專 家 委 員 會 全 權 負 責 計 劃, 主 要 任 務 分 以 下 幾 步 :( 圖 5) 一 選 擇 所 採 用 的 職 務 資 格 評 審 的 方 法 職 務 分 析 與 評 審 的 方 法 與 技 巧 的 事 前 研 究 從 眾 多 方 法 中 作 一 挑 選 選 擇 提 供 方 法 或 負 責 專 家 的 公 司 二 計 劃 及 安 排 要 展 開 的 工 作 事 先 研 究 工 作 環 境 的 特 點 列 出 行 政 當 局 現 有 職 務 名 稱 按 不 同 職 級 分 的 員 工 人 數 估 計 不 同 職 務 的 數 目 確 定 相 同 及 特 別 職 務 安 排 所 有 的 工 作 準 備 要 用 的 物 料 ( 手 冊 分 析 紀 錄 表 等 ) 宣 傳 運 動 的 時 間 安 排 培 訓 分 析 員 和 委 員 會 的 日 程 委 員 會 推 行 計 劃 時 的 會 議 的 周 期 確 定 工 作 的 標 準 確 定 一 個 宣 傳 政 策 宣 傳 運 動? 什 麼 方 式? 政 府 公 報? 宣 傳 單 張? 與 工 會 代 表 和 領 導 開 會? 等 等 根 據 宣 傳 對 像 的 範 圍 和 要 達 到 效 果 水 平 測 試 所 使 用 的 傳 媒 招 聘 和 甄 選 分 析 員 可 能 : 聘 用 行 政 暨 公 職 司 本 身 的 分 析 員 或 聘 用 其 他 部 門 的 分 析 員 或 兩 者 共 行 三 宣 傳 運 動 指 派 負 責 運 動 的 人 指 派 人 員 負 責 到 各 部 門 宣 傳 講 解 宣 傳 的 時 間 安 排 539

圖 5 ( 圖 表 取 自 Francisco de Carvalho - Doc.CE 34/FC) 540

四 訓 練 分 析 員 隊 伍 職 務 分 析 與 評 審 的 緊 湊 的 課 程 ( 三 週 ), 包 括 以 下 內 容 : 人 力 資 源 管 理 簡 介 職 務 描 述, 分 析 及 評 核 技 術 會 談 技 術 實 習 五 訓 練 職 務 分 類 跨 部 門 委 員 會 向 委 員 會 灌 輸 所 有 有 關 該 制 度 的 緊 湊 課 程 六 手 冊 的 分 析 與 改 正 訂 定 一 關 鍵 職 務 的 模 樣 評 估 關 鍵 職 務 改 正 手 冊 七 制 訂 職 務 分 類 的 結 構 制 訂 一 個 行 政 當 局 普 通 職 務 的 一 般 分 類 : 司 機 打 字 員 司 長 秘 書 法 律 員 經 濟 員 人 事 行 政 文 員 等 等 由 擁 有 非 一 般 職 務 的 部 門 制 訂 特 別 的 分 類 : 繪 圖 及 登 記, 衛 生, 氣 象 等 這 些 分 類 是 以 和 薪 酬 水 平 相 應 的 職 業 層 次 安 排, 薪 酬 的 幅 度 是 事 先 經 由 社 會 經 濟 研 究 訂 定 的 這 些 層 次 水 平 一 方 面 把 不 同 的 職 務 與 工 作 性 質 結 合 一 起 但 又 使 之 與 工 作 負 擔 和 要 求 等 級 相 對 稱, 另 一 方 面 又 可 以 同 時 結 合 職 務 的 起 始, 中 級 及 高 級 階 段, 即 所 有 職 程 都 包 含 入 職 務 分 類 的 架 構 當 中 為 求 更 好 的 運 作, 跨 部 門 委 員 會 可 以 設 立 附 屬 委 員 會 按 照 既 定 參 數 作 部 份 特 別 分 類 這 樣 做, 委 員 會 會 有 兩 種 行 動 方 式 : 給 所 有 部 門 統 一 職 務 分 析 和 評 核 的 標 準 ; 把 結 合 職 務 與 預 定 薪 酬 水 平 的 工 作 分 放, 設 立 適 當 的 控 制 機 制, 例 如 : 研 究 職 務 與 水 平 結 合 的 樣 本, 把 公 務 員 在 重 新 分 類 的 權 利 制 度 化, 重 新 分 類 的 工 作 亦 要 受 到 規 範 八 落 實 職 程 計 劃 的 決 心 這 一 步 匯 集 了 四 個 不 同 方 面 :( 圖 6) 界 定 職 業 日 益 增 加 的 複 雜 性 的 工 作 資 格 審 核 ; 訂 定 符 合 進 入 職 程 或 晉 升 的 專 業 培 訓 種 類 的 培 訓 工 作 ; 招 聘 和 甄 選 參 與 訂 定 入 職 或 任 職 的 法 律 上 的 條 件 ; 表 現 評 核 訂 定 適 合 晉 升 更 高 層 次 的 工 作 行 為 的 指 數 或 監 察 工 作 失 當 的 行 為, 使 管 理 方 面 能 有 所 回 應 或 防 止 衝 突 541

圖 6 最 複 雜 的 工 作 將 會 是 為 不 同 時 期 的 職 程 建 立 對 等 性, 這 些 時 期 是 以 其 社 會 及 技 術 價 值 去 評 估 的 ( 圖 7) 圖 7 九 成 績 及 分 類 結 果 的 總 體 鑑 定 十 制 度 的 法 律 框 架 要 制 訂 的 法 案 應 包 括 以 下 幾 點 : 說 明 職 務 分 析 與 評 審 制 度 的 概 念 ; 列 出 制 度 的 特 點 : 订 明 因 素 ( 或 水 平 ) 和 因 素 的 等 級 將 職 務 分 類 的 機 關 ; 列 明 及 說 明 運 作 制 度 542

申 請 分 類 的 程 序 和 所 經 途 徑 申 駁 或 重 新 分 類 的 程 序 ; 檢 討 制 度 的 週 期 結 論 對 行 政 當 局 裏 的 職 務 作 有 人 力 資 源 管 理 方 面 的 研 究 具 有 前 文 述 及 的 好 處, 大 可 歸 納 如 下 : 更 合 理 地 利 用 現 有 的 人 力 資 源 及 得 到 一 個 更 精 確 的 管 理, 認 識 每 一 職 務 的 要 求 以 及 當 事 人 的 特 性 ; 改 善 員 工 的 工 作 關 係 和 品 行, 對 職 務 的 認 識 了 解 可 以 在 一 些 存 在 壓 力 和 衝 突 的 地 方 安 排 合 適 的 管 理 : 表 現 評 核, 工 作 環 境, 報 酬 ; 一 旦 客 觀 和 開 明 地 對 不 同 職 務 訂 明 工 作 範 圍 和 要 求 水 平 以 及 相 應 的 報 酬 水 平, 將 減 少 不 服 或 調 職 的 要 求 ; 改 善 招 聘 甄 選 升 遷 及 移 調 的 方 法, 使 管 理 工 作 更 為 對 事 和 透 明 ; 革 新 工 作 和 職 務 內 容, 消 除 員 工 在 職 務 中 的 局 限 ; 使 專 業 培 訓 客 觀 和 有 目 標 地 訓 練 員 工, 執 行 實 在 而 非 虛 無 的 職 務 ; 最 後, 能 夠 在 一 個 更 嚴 格 的 基 礎 上 就 有 關 工 作 評 估, 特 別 是 薪 酬, 其 他 酬 勞 和 重 新 分 類 的 問 題 進 行 談 判 雖 然 談 判 的 各 方 很 多 時 都 是 敵 對 和 相 左 的, 依 據 工 作 分 析 的 結 果 來 進 行 的 談 判 則 會 更 客 觀 和 有 成 果 的, 亦 會 簡 化 談 判 543

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