东莞理工学院文件 莞工 2017 109 号 关于印发 东莞理工学院采购管理办法 ( 修订 ) 的通知 校内各二级组织机构 : 现将 东莞理工学院采购管理办法 ( 修订 ) 印发给你们, 请 遵照执行 东莞理工学院 2017 年 10 月 20 日
东莞理工学院采购管理办法 ( 修订 ) 第一章 总则 第一条 为规范学校采购工作, 促进其高效 公正 廉洁开 展, 提高资金使用效率, 依据 中华人民共和国政府采购法 中华人民共和国招标投标法 中华人民共和国政府采购法实施条例 中华人民共和国招标投标法实施条例 东莞市政府采购实施办法 ( 修订 ) ( 东府 2012 94 号 ) 等相关规定, 结合学校实际, 特制定本办法 第二条 学校各二级组织机构使用财政性资金 贷款资金 捐赠资金 自筹资金等各类资金进行货物 工程和服务等采购活 动, 均适用本办法 第三条 本办法所称采购是指以合同方式有偿取得货物 工 程和服务的行为, 包括购买 租赁 委托或雇用等 ( 一 ) 本办法所称货物类采购, 是指各种形态和种类的物品, 包括教学科研设备 一般设备 实验器材 耗材 药品 图书 教材 软件 教学用品 办公用品 劳保用品 军训用品 学生公寓用品 食堂物资用品 园林绿化用品 水电维修材料等 ( 二 ) 本办法所称工程类采购, 是指包括新建 改建 扩建 装修 修缮 绿化 拆除等工程建设项目的施工, 勘察 设计 - 2 -
监理 造价咨询等工程咨询管理服务及与工程建设有关的设备 材料等采购 ( 三 ) 本办法所称服务类采购, 是指除货物和工程以外的其他采购对象, 包括各类保险 绿化养护 保洁 保安 物业管理 房屋租赁 检测 咨询 仪器设备维修保养等 第四条 采购工作必须依法合规, 坚持公开 公平 公正 诚信 竞争 择优 效益的原则 ; 必须注重节俭办学 资源共享, 做到计划管理与预算管理相结合, 做到决策 执行和监督分工负 责 相互协调 第二章 组织机构及相关职责 第五条 学校成立采购工作领导小组, 统一领导 协调学校 采购工作 领导小组组长由分管校领导担任, 成员由资产后勤管理处 监察处 教务处 科研处 财务处 审计处 学科建设办公室 网络与教育技术中心 科技创新研究院等部门主要负责人组成 领导小组下设办公室, 设在资产后勤管理处, 由资产后勤管理处采购中心 ( 下称 采购中心 ) 具体承担办公室的日常工作 学校采购工作领导小组主要职责为 : ( 一 ) 全面指导学校采购工作的实施 ; ( 二 ) 审议采购工作规章制度及相关文件 ; - 3 -
( 三 ) 讨论统一采购的范围与限额的调整方案 ; ( 四 ) 审定学校采购评标专家库成员 ; ( 五 ) 讨论决定学校采购实施工作中的重大事项, 处理采购过程中的有关问题 第六条 资产后勤管理处是学校采购工作具体实施和管理 机构, 其主要职责为 : ( 一 ) 贯彻国家采购法律法规和方针政策, 制定学校有关采购工作具体实施办法和工作流程 ; ( 二 ) 负责与市财政局采购监管部门 政府集中采购代理机构 社会采购代理机构等部门就学校采购事宜进行联系和沟通 ; ( 三 ) 接受采购项目申请, 审核采购项目的相关资料, 审定采购方式 ; ( 四 ) 负责集中采购项目的组织实施 ; ( 五 ) 对各二级组织机构的采购工作进行监督和管理 ; ( 六 ) 负责采购项目的备案和采购有关文件资料的整理和归档 ; ( 七 ) 必要时配合相关职能部门对投标单位或中标单位进行实地考察 调研 ; ( 八 ) 处理采购工作的质疑问题, 配合采购监督部门做好投诉处理 ; - 4 -
( 九 ) 完成采购工作领导小组交办的其他工作 第七条 教务处 科研处 财务处 学科建设办公室 网络 与教育技术中心 科技创新研究院等职能机构主要负责审核采购 项目实施的可行性 必要性及经费的使用范围 落实情况等 第八条 监察处 审计处根据有关法律 法规和规章制度对 采购工作进行监督, 学校信访办公室受理采购投诉事宜 第九条 用户所在二级组织机构或课题组 项目组作为申购 人, 其主要职责是 : ( 一 ) 负责采购项目的立项论证 市场调研 购置申请及预算申请, 确定项目的技术标准 其他技术性文件及释疑 ; ( 二 ) 协助采购部门编制采购文件 拟订采购合同 ; ( 三 ) 向评标小组汇报调研情况, 接受相关质询 ; ( 四 ) 接收采购项目, 并对采购项目的制作 安装 施工过程进行监督管理, 参与验收工作 ; ( 五 ) 配合资产管理部门做好资产登记 入账等工作 第十条 学校各二级组织机构应成立由申购机构主要行政 负责人任组长, 本机构业务骨干 工会和纪检人员为组员的采购工作小组 采购工作小组负责制定本机构自行采购相关管理制度, 组织和实施采购相关工作, 并按要求做好采购活动记录等资料的存档 小组一般不少于 5 人, 对人数较少的二级组织机构, 可由 - 5 -
学校采购工作领导小组根据各二级组织机构人员情况整合组建, 采购工作小组人员名单须报资产后勤管理处备案 第三章 采购形式 第十一条学校采购形式分为 政府集中采购 校内集中采购 和 校内分散采购 三种, 具体适用范围如下 : ( 一 ) 政府集中采购政府集中采购适用于政府集中采购目录及政府采购限额标准规定范围内的采购项目, 具体如下 : 1. 政府集中采购目录中规定范围内的所有采购项目 ; 2. 政府集中采购目录以外单次采购金额 50 万元 ( 含 50 万 ) 以上的项目 ( 工程类除外 ) ( 二 ) 校内集中采购校内集中采购适用于政府集中采购范围以外或上级部门许可学校集中采购的采购项目, 具体如下 : 1. 单次采购金额 15 万元至 50 万元 ( 不含 50 万元 ) 的货物 服务类采购项目 ; 2. 预算金额 10 万元以上 ( 含 10 万元 ),100 万元以下的工程类项目 ; 3. 单次采购金额 5 万元至 15 万元的工程咨询管理服务 - 6 -
( 三 ) 校内分散采购校内分散采购适用于除集中采购之外, 经批准由校内各二级组织机构自行组织实施的采购, 具体如下 : 1. 单次采购金额 15 万元以下的货物类 服务类采购项目 ; 2. 单项总价估算金额 10 万元以下的工程类项目 ; 3. 单项采购金额 5 万元以下的工程咨询管理服务 第四章 采购方式 第十二条 政府集中采购项目的采购方式按照东莞市财政 局每年公布的政府集中采购机构采购项目实施方案 政府集中采 购目录及采购限额标准等相关文件要求执行 第十三条 校内集中采购采用公开招标 邀请招标 竞争性 谈判 竞争性磋商 询价 单一来源采购等方式, 具体将根据本办法和项目的具体情况确定 ( 一 ) 公开招标是指学校以招标公告方式邀请不特定的商家参加投标的采购方式 ; ( 二 ) 邀请招标是指学校以投标邀请书的方式从符合条件的商家中随机邀请三家以上商家参加投标的采购方式 ; ( 三 ) 竞争性谈判是指学校以公告方式原则上邀请三家以上商 家就采购项目进行谈判的采购方式 ; - 7 -
( 四 ) 竞争性磋商是指采购人 政府采购代理机构通过组建竞争性磋商小组 ( 以下简称磋商小组 ) 与符合条件的供应商就采购货物 工程和服务事宜进行磋商, 供应商按照磋商文件的要求提交响应文件和报价, 采购人从磋商小组评审后提出的候选供应商名单中确定成交供应商的采购方式 ; ( 五 ) 询价是指学校询问三个以上商家的报价后进行比较, 以确保价格具有竞争性的采购方式 ; ( 六 ) 单一来源采购是指学校向商家直接购买的采购方式 ; ( 七 ) 国务院政府采购监督管理部门认定的其他采购方式 第十四条 公开招标应作为学校集中采购的主要方式, 属于 学校集中采购范围的采购项目, 一般采取公开招标采购方式 采 取公开招标以外方式的采购活动须遵循上级部门的政策规定 第十五条 符合下列情形之一的, 可以采用邀请招标方式采 购 : ( 一 ) 具有特殊性, 只能从有限范围的供应商处采购的 ; ( 二 ) 采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的 第十六条 符合下列情形之一的, 可以采用竞争性谈判方式 采购 : - 8 -
( 一 ) 招标后没有供应商投标或者没有合格标的, 或者重新招标未能成立的 ; ( 二 ) 技术复杂或者性质特殊, 不能确定详细规格或者具体要求的 ; ( 三 ) 非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的 ; ( 四 ) 因艺术品采购 专利 专有技术或者服务的时间 数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的 第十七条 符合下列情形之一的, 可以采用竞争性磋商方式 采购 : ( 一 ) 政府购买服务项目 ; ( 二 ) 技术复杂或者性质特殊, 不能确定详细规格 ; ( 三 ) 因艺术品采购 专利 专有技术或者服务的时间 数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的 ; ( 四 ) 市场竞争不充分的科研项目, 以及需要扶持的科技成果转化项目 ; ( 五 ) 按照招标投标法及其实施条例必须进行招标的工程建设项目以外的工程建设项目 第十八条符合下列情形之一的, 可采用询价采购方式 : - 9 -
( 一 ) 货物规格和标准统一 货源充足且价格变化幅度较小 的 ; ( 二 ) 学校认定的其它情形 第十九条 符合下列情形之一的, 可以采用单一来源方式采 购 : ( 一 ) 只能从唯一供应商处采购的, 或供应商拥有专有权, 且无其他合适替代标的 ; ( 二 ) 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的 ; ( 三 ) 必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求, 需要继续从原供应商处添购, 且添购资金总额不超过原合同采购金额 10% 的 第二十条 凡涉及国家安全 国家秘密和抢险救灾等特殊情 况不适宜进行招标的采购项目, 按照国家有关规定可以不进行招 标, 但必须经学校采购工作领导小组批准 第二十一条 因特殊情况需要采用单一来源采购方式的, 必 须在采购活动开始前按学校规定程序进行审批 第二十二条 属于学校集中采购的工程咨询管理服务, 参照 市政府采购项目协议商家建库的方式, 从库内协议商家中选取 - 10 -
第二十三条 属于校内分散采购范围的采购项目, 可参照上 述采购方式, 由各二级组织机构自行组织安排 第五章 采购程序 第二十四条 列入学校年度财务预算的采购项目, 按预算执 行 其他采购项目必须经过立项审批 落实资金, 方可进入实施 程序 第二十五条 属于政府集中采购机构采购项目的, 按市规定 流程实施采购 资产后勤管理处定期公布政府集中采购目录 政 府采购限额标准以及政府批量集中采购 协议供货 电商直购等 政府集中采购机构采购项目的相关信息 第二十六条 项目采购实施, 由申购机构填报 东莞理工学 院采购计划表 和 东莞理工学院采购项目审核表 采购单价 10 万元 ( 含 10 万 ) 以上的仪器设备 ( 含预算价未达 10 万元而中标成交价达 10 万元以上的仪器设备 ), 须同时提交 东莞理工学院仪器设备购置可行性论证报告 资产后勤管理处采购中心根据项目情况汇总统筹后报市财政局采购监管部门审批 第二十七条 学校一般采取公开招标方式进行采购, 对于公 开招标以外的采购方式, 由申购机构根据实际情况提出申请, 提 - 11 -
交 东莞理工学院政府采购项目公开招标以外方式申请表, 经批准后由采购中心按规定组织实施 第二十八条公开招标 邀请招标应按照下列采购程序 : ( 一 ) 编制招标文件 采购中心参照采购文件示范文本, 编制招标文件 ; ( 二 ) 发布招标公告或发出招标邀请 对于公开招标项目, 采购中心将审核后的招标公告在校园网或校外相关媒体发布, 公告期不少于 5 个工作日 对于邀请招标项目, 在学校监督机构派员在场的情况下, 由采购中心工作人员从符合相应资格条件的商家中随机抽取三家以上商家, 并向其发出投标邀请书 ; ( 三 ) 发售招标文件 招标文件编制完成后, 由采购中心向报名商家发售 ; 需要资格预审的, 采购中心组织对报名商家进行资格审查 ; ( 四 ) 投标 自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止, 原则上不少于 5 个工作日 ; ( 五 ) 开标 评标 采购中心在投标人送达投标文件截止之日后, 按招标文件确定的时间 地点组织开标 开标时, 由监督部门对投标文件的密封情况进行检查, 由工作人员当众拆封并宣读投标文件 采购中心应指定专人对开标过程进行记录 - 12 -
评标工作由采购项目评标小组负责 评标小组由组长 专家组成, 成员总数为三人以上单数 评标小组成员应在学校监督部门派员在场的情况下, 由采购中心工作人员从专家库中抽取 评标工作视情况安排申购人 采购中心代表列席会议 评标小组根据采购项目的评标结果按 1 2 3 顺序推荐中标供应商, 特殊项目或特别重大项目的评标结果由评标小组提出建议, 报请采购工作领导小组确定 ; ( 六 ) 结果公示 评标结果产生后, 采购中心在校园网发布结果公示, 公示期不少于 5 个工作日 ; ( 七 ) 中标通知 经公示无异议后, 由采购中心向排序第一的中标供应商发出中标通知 中标供应商放弃中标资格的, 征求申购人意见后, 确定是否按顺序递补或重新招标 第二十九条竞争性谈判应按照下列程序 : ( 一 ) 成立谈判小组 谈判小组由组长 专家共三人以上的单数组成 ; ( 二 ) 制定谈判文件 谈判文件应当明确谈判程序 谈判内容 合同草案的主要条款以及评定成交的标准等事项 ; ( 三 ) 确定参加谈判的商家名单 参照公开招标程序, 确定不少于三个商家参加谈判 ; - 13 -
( 四 ) 谈判 谈判小组所有成员集中与每个商家分别进行谈判 在谈判中, 谈判的任何一方不得向其他商家透露与谈判有关的技术资料 价格和其他信息 谈判文件有实质性变动的, 谈判小组应当通知所有参加谈判的商家, 并作好记录 ; ( 五 ) 确定成交商家 谈判结束时, 谈判小组应当要求所有参加谈判的商家在规定时间内进行最后报价 谈判小组根据符合采购需求 质量 服务 最后报价等因素综合评议, 确定候选成交商家 第三十条竞争性磋商应按照下列程序 : ( 一 ) 成立磋商小组 由采购人代表和评审专家组成三人以上且人数为单数组成的磋商小组 ; ( 二 ) 审查 磋商小组根据磋商文件规定的评审程序 评审方法和评审标准进行独立评审 未实质性响应磋商文件的响应文件按无效响应处理, 磋商小组应当告知提交响应文件的供应商 ; ( 三 ) 磋商 磋商小组所有成员集中与每一个被邀请的供应商分别进行磋商 ; ( 四 ) 报价 供应商根据最终采购需求提交最后报价 ; ( 五 ) 评审 磋商小组采用综合评分法对提交最后报价的供应商的响应文件和最后报价进行综合评分 ; - 14 -
( 六 ) 确定成交候选供应商 按照评审得分由高到低顺序推荐成交候选供应商, 并编写评审报告 评审得分相同的, 按照最后报价由低到高的顺序推荐 评审得分且最后报价相同的, 按照技术指标优劣顺序推荐 第三十一条询价采购应按照下列程序 : ( 一 ) 成立询价小组 询价小组由组长 专家共三人以上的单数组成 询价小组应当事先明确采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项 ; ( 二 ) 确定被询价的商家名单 从符合相应资格条件的商家名单中, 选取三个以上商家, 向其发出询价通知书 ; ( 三 ) 询价 询价小组要求被询价的商家报出不得更改的价格 ; ( 四 ) 确定成交商家 询价小组根据符合采购需求 质量和服务相等且报价最低的原则确定成交商家 第三十二条 采取单一来源采购方式的, 申购机构除填报 东 莞理工学院政府采购项目公开招标以外方式申请表 外, 还须提供采用单一来源方式的调研报告, 经批准后方可实施 采购中心遵循本办法规定的原则, 在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购 其采购程序参照竞争性谈判 程序 - 15 -
第三十三条 校内集中采购项目可根据项目特点, 委托集中 采购机构 ( 市公共资源交易中心 ) 或具有政府采购招标代理资质 的社会采购代理机构组织实施, 也可由采购中心组织实施 第三十四条 校内分散采购范围的采购项目, 可参照上述采 购程序, 由各二级组织机构自行组织实施 第六章 采购合同 第三十五条 采购项目确定供应商后, 原则上由申购机构负 责人代表学校签订采购合同 工程类中标 ( 成交 ) 金额达 10 万元 ( 含 10 万 ) 以上的采购项目及其他类中标 ( 成交 ) 金额达 15 万元 ( 含 15 万 ) 以上的采购项目, 签订合同前, 供应商须向学校缴纳合同金额 5% 的履约保证金, 自项目验收合格之日起一年后无息退回 属于由申购机构自行采购的项目, 采购手续完成后, 申购机构须按规定签订相关合同 第三十六条 采购合同生效后, 双方必须全面履行合同规定 的义务, 不得擅自变更或解除合同 申购机构负责对合同的履行 情况进行跟踪管理, 督促中标人及时履行合同, 对实施的过程和 质量进行监督管理 - 16 -
第三十七条 项目实施过程中, 如合同内容发生变更, 申购 机构需对变更项目进行论证, 并将论证结果与相关资料报审计处和资产后勤管理处审批 未经论证审批的变更行为无效, 继续实施项目带来的后续问题, 由变更机构自己承担 变更部分的金额不得超出合同金额的 10%, 否则不予审批 第七章 采购验收 第三十八条 采购项目完成后, 根据 东莞理工学院采购验 收管理暂行办法 相关规定进行验收 合同金额 15 万元 ( 含 15 万 ) 以上的货物及服务类采购项目 合同金额 10 万元 ( 含 10 万 ) 以上的工程项目, 由中标供应商向使用机构提出验收申请, 使用机构签字同意后, 由资产后勤管理处按规定组织专家 项目负责人 使用机构代表 监管人员等组成 5 人以上验收小组进行验收, 出具验收报告 合同金额 15 万元以下的货物及服务项目和合同金额 10 万元以下的工程项目, 由申购机构自行组织验收 申购机构应针对项目成立 3 人以上的验收小组进行验收, 出具验收报告 第三十九条 工程类项目竣工后, 结算金额达到市规定标准 的工程项目送市财政投资审核办公室进行工程结算审核, 按规定支付工程款 低于市规定标准的, 审计处负责审核或者由审计处委托符合国家规定资质条件的社会中介机构审核 10 万元以下的 - 17 -
工程项目结算由审计处抽查复核 第四十条 采购计划表 采购审核表 验收报告 合同 验 收清单等资料须及时交资产后勤管理处办理新增固定资产登记手 续, 登记完成后按合同支付货款 第八章 采购档案 第四十一条 所有采购项目均应建立资料档案, 采购项目资 料档案应当包括从立项到验收等各个环节的全部资料, 包括采购计划表 采购审核表 招标文件 投标文件 评标标准 评估报告 评标记录 合同文本 验收报告及其他有关文件 资料等 资产后勤管理处采购中心负责采购档案资料的收集整理, 并按相关规定保存 采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年 第四十二条 属于由申购机构自行采购的项目, 采购完成 后, 申购机构须将采购工作小组人员签字的 东莞理工学院采购 成交确认表 及合同等相关资料于合同签订后 15 天内交资产后勤 管理处备案 第四十三条 设备采购项目应建立技术档案 内容包括使用 说明书 合格证 质保书 物件清单 技术资料等文件材料 技 术档案由使用单位收集整理 - 18 -
第九章 纪律与监督 第四十四条学校采购项目必须经过相关机构的论证审批, 并严格按照财务处事先审定的预算执行 临时追加的采购项目, 经相关职能机构同意, 由财务处核实经费来源后方可实施 大额资金的采购须符合 三重一大 决策机制 第四十五条学校采购活动必须遵守以下工作纪律 : ( 一 ) 各有关人员不得以行政权力干预采购公正 ; ( 二 ) 参与采购的相关人员, 必须持公正态度, 按章办事, 不得以权谋私, 不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇 ; ( 三 ) 参与采购的相关人员与供应商之间存在采购法实施条例规定须回避的利害关系的, 必须回避 ; 供应商认为参与采购的相关人员与其他供应商有利害关系的, 可以向采购组织者申请回避 第四十六条 投标人对采购过程的质疑, 由采购中心受理 投标人对采购过程的投诉, 由学校信访办公室受理 第四十七条学校有关机构或其经办人员出现下列问题时, 由资产后勤管理处责令限期改正, 给予校内通报, 如发现涉嫌违 纪行为, 由监察处按有关规定进行处理 : - 19 -
( 一 ) 未按规定审批, 擅自采购的 ; ( 二 ) 擅自更改采购项目内容 数量或技术参数的 ; ( 三 ) 故意设定倾向性参数或条款被投诉, 经查实的 ; ( 四 ) 故意将采购项目化整为零, 规避学校统一组织采购与招标的 ; ( 五 ) 采购工作不按学校有关规定和程序操作的 ; ( 六 ) 其他违纪违规的行为 第四十八条学校审计处对采购活动实施全过程抽查监督, 相关机构及其工作人员应当积极配合 学校审计处对下列事项应当实施重点审计 : ( 一 ) 有质疑 投诉的采购项目 ; ( 二 ) 应当公开招标以非公开招标方式采购的项目 ; ( 三 ) 集中采购转为自行采购的项目 ; ( 四 ) 学校要求重点监督的采购项目 第四十九条 供应商有下列情形之一的, 列入不良行为记录 名单, 两年内禁止参加学校采购活动 ; 给学校公共利益造成损害的, 应当承担赔偿责任, 其中符合以下 ( 一 ) ( 三 ) ( 六 ) 款的, 成交无效 : ( 一 ) 提供虚假材料, 骗取学校采购人资格的 ; ( 二 ) 采用不正当手段诋毁 排挤其他供应商的 ; - 20 -
( 三 ) 与学校采购当事人员违规串通的 ; ( 四 ) 无正当理由不与学校签订合同的 ; ( 五 ) 向学校采购当事单位和个人行贿或提供不正当利益 的 ; ( 六 ) 擅自变更或终止合同的 ; ( 七 ) 其他违反学校采购管理规定的行为 由学校委托的社会采购代理机构组织的采购活动, 适用上述规定 第五十条 社会采购代理机构不得违反相关规定, 侵害学校 利益的行为, 一经发现, 取消其与学校的采购代理服务资格 第五十一条 任何机构或个人不得将依本办法必须进行集 中采购的项目化整为零或者以其他方式规避集中采购 第五十二条 学校各二级组织机构须建立健全本机构采购 制度, 遵循公开 公平 公正 诚信的原则, 认真组织实施规定 范围内的采购工作, 并按要求做好采购记录等资料的存档 第十章 附则 第五十三条 本办法由自发布之日起实施, 原 东莞理工学 院采购管理办法 ( 试行 ) ( 莞工 2015 50 号 ) 同时废止 其 他相关管理规定与本办法有冲突的, 以本办法为准 - 21 -
第五十四条 本办法由资产后勤管理处负责解释 - 22 -
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东莞理工学院办公室 2 0 1 7 年 1 0 月 2 3 日印发 - 25 -