广州科技贸易职业学院

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1 穗科贸 号 广州科技贸易职业学院关于印发采购 与招投标管理制度的通知 院属各部门 : 现将 广州科技贸易职业学院采购与招投标管理制度 印发给你们, 请遵照执行 附 : 广州科技贸易职业学院采购与招投标管理制度 广州科技贸易职业学院 2015 年 6 月 24 日 - 1 -

2 广州科技贸易职业学院 采购与招投标管理制度 第一章总则 第一条为了规范广州科技贸易职业学院 ( 以下简称 学院 ) 采购与招投标行为, 提高政府采购资金的使用效益, 维护国家利益和社会公共利益, 保护政府采购当事人的合法权益, 遵循 中华人民共和国政府采购法 ( 中华人民共和国主席令第 68 号 ), 中华人民共和国政府采购法实施条例 ( 中华人民共和国国务院令第 658 号 ) 制定本办法 第二条本办法所称采购, 是指以合同方式有偿取得货物 工程和服务的行为, 包括购买 租赁 委托 雇用等 1. 本办法所称政府采购, 是指学院使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物 工程和服务的行为 2. 本办法所称货物, 是指各种形态和种类的物品 ( 设备和产品 ), 包括原材料 燃料 设备 产品等 3. 本办法所称工程, 是指建设工程, 包括建筑物和构筑物的新建 改建 扩建 装修 拆除 修缮等 4. 本办法所称服务, 是指除货物和工程以外的其他政府 - 2 -

3 采购对象 第三条学院采购应坚持公开透明 公平竞争 公正和诚实信用 综合权衡 量力而行 物有所值的原则 第四条本办法适用于学院所有采购 学院采购应严格按照批准的预算执行 第二章机构职能与岗位职责 第五条学院采购的最高决策机构是学院党委和院长办公会, 审议机构是学院采购招投标领导小组 学院根据申购项目的性质 额度, 授权相应机构负责货物 工程和服务采购的决策 管理 执行职能和代表学院进行审核以及协助校领导决策的职能, 并依法接受监督 第六条学院成立采购招投标领导小组, 全面负责学院各类采购与招标工作 领导小组由书记 ( 院长 ) 担任组长, 分管后勤设备处的学院领导担任副组长, 后勤设备处 财务处 教务处 教育技术中心 实验实训中心等相关部门的负责人为成员 主要工作职责有 : ( 一 ) 依据国家相关法律法规, 拟订学院招标规章制度 ; ( 二 ) 研究处理采购招投标过程中的重大问题 第七条采购招投标领导小组下设采购招投标办公室 ( 以下简称采购招标办 ), 具体组织和协调学院各类招标活动 采购招标办设在后勤设备处, 主管后勤设备处的学院领导任 - 3 -

4 采购招标办主任, 后勤设备处长 计划与财务处长任副主任, 工作人员由后勤设备处 财务处及各部门采购联络员兼任 第八条采购招标办作为采购职能部门, 负责对采购招投标工作的统管, 对外履行采购计划申报 进行招标委托等, 对内管理采购行为 审批采购方式等 其主要工作职责有 : ( 一 ) 受理和初步审议使用单位 ( 如系 部等 ) 项目申请, 向招标办报送招标计划 ; ( 二 ) 拟定立项书, 组织调研论证, 并办理报批手续 ; ( 三 ) 制作招标书和招标公告, 规定主要技术指标 标准, 提出标底的价格控制范围 ( 必要时可委托专门机构编制标底 ); ( 四 ) 根据需要进行市场调查 对潜在投标人进行资质审验, 并在开标前向评标委员会报告审验结果 ; ( 五 ) 负责发标 接标 保函 ; ( 六 ) 按照评标结果和各项要求, 拟定合同, 按权限负责与中标人签订合同 ; ( 七 ) 监督合同执行 ; ( 八 ) 组织采购项目验收 ( 九 ) 完成学院采购招投标领导小组授权的其他事项并依法接受监督 第九条学院申购单位 ( 部门 ) 项目负责人负责组织制定采购计划及参与验收 ; 申购单位 ( 部门 ) 负责人根据学院授 - 4 -

5 予权限负责组织申购计划的论证 审核及项目的预验收 ; 采购招投标部门负责人根据学院授予权限负责对申购计划审核审批, 组织对购置计划的论证 申购计划的执行和项目的验收 ; 法律顾问负责为学院采购决策提供法律意见, 配合学院处理采购法律 经济纠纷, 根据学院安排审查招标文件 合同的合法性 第十条学院采购过程中涉及的相关人员应当掌握相关法律法规政策和学院内部制度, 具备采购岗位要求的业务能力, 依法履行岗位职责 第三章项目立项与论证 第十一条采购计划指的是学院内部二级单位 ( 部门 ) 编制的向学院申请立项的计划 第十二条各类采购项目立项的采购计划, 按照每年广州市财政局 广州市发改委相关文件, 组织项目立项申报 论证及财政投资评审 第十三条信息化项目在立项及论证时, 严格执行广州市科技与信息化局颁布的 广州市财政投资信息化项目管理办法 ( 穗科信字 号 ), 并遵循我院制定的 广州科技贸易职业学院教育信息化建设项目管理办法 ( 附件 2) 采购计划一般情况下由学院申购部门负责编制, 多部门共享的由主要申购部门指定某个部门负责组织编制, 根据工作需 - 5 -

6 要, 必要时由学院组织编制 第十四条学院采购计划不得委托或者变相委托潜在供应商或者与潜在供应商有利益关联的社会机构, 根据潜在供应商的意图编制货物 工程和服务采购计划 第十五条采购计划的编制应当注重长期综合效益, 考虑货物 工程和服务的市场成熟度 使用的效果 售后服务 维护维修和更换成本等因素, 不盲目追求最低价格或者高端高价格货物 工程和服务, 所需经费符合预算要求 第十六条采购计划中的各项技术招标应符合政府政策 国家待业法规与技术规范 国家安全标准和强制性标准 优先选择环保 节能产品 国产产品等 第十七条需要招标采购的货物 工程和服务, 其技术指标及商务要求的设定应当是共性的, 不得以单一品牌产品的规格配置 技术指标作为申购项目的技术要求 ; 不得要求或者标明某一特定的专利 商标 品牌 型号 设计 原产地或者制造厂商 供应商等 ; 不得以特有企业资质 技术和商务要求或专项授权证明排斥潜在供应商 ; 不得列有不利于公平竞争的区域或者行业限制的内容 ; 不得在供应商注册资金 注册和办公地点 同类项目经验等方面设置不符合法律法规政策的内容 第十八条申购进口货物的论证, 按照 政府采购进口产品管理办法 ( 财库 号 ) 规定进行 - 6 -

7 第十九条对学院涉及科研活动的采购, 如省内已有大型科学仪器设施的共享服务能够满足科学研究和技术开发活动需要的, 原则上不再批准使用学院资金新购 新建大型科学仪器设施 第二十条学院委托中介机构制作或者职能部门制作的标书及合同, 应经申购单位 ( 部门 ) 采购招标办公室审核通过, 必要时, 法律顾问参与审核 第二十一条 采购招标过程中因故需要改变主要配置 关键技术指标 关键商务要求时, 由采购招标部门列明原因 及相关事项, 申购单位 ( 部门 ) 负责调整采购要求, 重新进 行审核审批 第四章采购方式确定和项目实施 第二十二条 严格执行广州市政府有关集中采购目录 及限额标准确定采购方式 不得采取化整为零 错开不同时 间段进行采购等形式来规避公开招标或者指定某种采购方 式 第二十三条 学院采购进口产品时, 遵照 政府采购进 口产品管理办法 ( 财库 [2007]119 号 ) 和 关于政府采购进 口产品管理有关问题的通知 ( 财办库 [2008]248 号 ) 等规定 办理 - 7 -

8 第二十四条学院领导 采购招标部门负责人和采购有关关键岗位等人员不得直接指定代理机构和协议采购 分散采购方式下的供应商 第二十五条学院通过公开招标方式确定招标代理机构, 建立招标代理机构和供应商评价体系 重点评价代理机构和供应商的执行合同的能力 合同期内的服务能力和表现, 努力创造依法 有序 竞争和诚实 信用的采购环境 第二十六条 集中采购限额以下且在三万元以上 ( 含三 万元 ) 的货物和服务采购委托学院通过公开招标产生的代理招标公司进行公开招标, 执行 中华人民共和国招投标法 ( 中华人民共和国主席令 9 届第 21 号 ) 中华人民共和国招投标法实施条例 ( 中华人民共和国国务院令第 613 号 ) 以及广州市政府颁的相关法规政策 第二十七条 货物与服务类三万元以下的零星采购, 执 行 广州科技贸易职业学院分散采购项目管理办法 ( 附件 1) 第二十八条 工程类项目, 遵循 广州市建设工程招标 投标管理办法 ( 穗建筑 号 ) 广州市小额建设工 程交易管理办法 ( 穗纪字 号 ) 和 广州科技贸易 职业学院小额工程项目管理办法 ( 附件 3) 第二十九条 项目完成招投标工作, 由项目负责人负责 与中标单位依据招投标文件及实际情况洽谈合同, 合同内容 - 8 -

9 与规范遵照 中华人民共和国合同法 ( 中华人民共和国主席令第 15 号 ), 具体合同格式参照 广州科技贸易职业学院合同样本 ( 附件 6) 合同经采购招标办公室负责审核, 根据情况邀请学院聘请的常年法律顾问进行审核, 由项目负责人 项目申报单位负责人 采购招标办公室副主任 主任及书记 ( 院长 ) 审批 第三十条项目实施过程由各申报项目负责人监督跟进, 依法接受监督 第五章 采购项目验收 第三十一条 学院采购项目验收由采购招标办公室负 责组织进行, 根据实际情况邀请专业技术人员参加并依法接 受监督 第三十二条 采购项目验收按照文件审核 现场验收两 个阶段进行 文件审核通过后, 再进行现场验收 第三十三条 文件审核主要是对采购申请文件 审核审 批手续 合同 供应商 ( 承建商 ) 验收申请 申购单位 ( 部门 ) 意见 采购招标部门意见 清单等进行审核 重点审核以上文件是否齐全 完整和符合规定, 相关的配置 技术指标和商务要求等以上文件是否前后相符, 修改部分是否得到审核审批 第三十四条 现场验收的重点是依据采购合同以及招 - 9 -

10 投标文件, 对数量 规格 型号及各项技术指标进行查验 第三十五条 文件审核和现场验收情况应进行记录并 作出清晰 准确的结论, 形成验收报告, 负责审核和参加验 收的人员应分别对记录 结论和验收报告签名确认 遵循 广 州科技贸易职业学院采购验收管理办法 ( 附件 4) 第三十六条 信息化项目的验收, 遵循 广州市财政投 资信息化项目管理办法 ( 修订稿 ) ( 穗科信字 号 ) 第六章 文件与记录 第三十七条 采购文件的控制主要是指 : 按照采购法律 法规制度及需要形成文件 审核审批 发布 修改 再审核审批 发布到存档 采购项目采购记录的控制主要是指 : 明确内容和填写 签名要求, 不得随意修改记录, 专人收集 整理记录, 现场分类存放记录, 备份重要记录, 按照档案管理办法归档 未经学院审核批准 非公开发布的采购项目采购文件和记录原件不得交予供应商 第三十八条 采购文件包括 : 立项申请表 批准立项文 件 采购计划批复文件 申购文件 招投标文件 评标报告 采购结果通知 合同 验收申请 货物的质检报告 验收报告 项目的监理报告等 ; 记录包括 : 会议记录和签名 论证结论和签名 审核审批的具体意见和签名 法律顾问的意见和签名 采购招标部门的意见和签名 代理机构的意见和签

11 名 招投标结果 合同签署和执行情况 验收意见和签名 结算意见和签名等 第三十九条 学院明确采购文件和记录的保存媒介 保 管责任人 保管地点和保管方式, 为采购活动的管理 研究提供证据, 实现采购项目采购活动的可追溯性 第四十条学院建立采购活动不同环节的文件和记录东西, 规范文件和记录的内容和要求, 保证文件和记录的合法 准确 完整 清晰 第四十一条 采购文件和记录被修改后, 应当及时再次 得到批准或者有效的确认 未获授权人员, 不得对文件和记 录进行修改 第七章信息公开 第四十二条 学院加强采购信息的公开, 通过校内 外 媒体对采购项目进行公开, 保证校内相关单位 ( 部门 ) 教 职工及招标采购代理商 潜在供应商能够方便 迅速 公平 地获取采购项目的信息 第四十三条 学院对采购计划 立项 招投标 验收 采购进度等内容根据学院制定的制度在校内或者校外公开, 接受教职工和社会的监督和听取意见, 努力推进阳光采购 第四十四条 学院明确由采购招标办公室作为接受处

12 理校内外投诉和意见的部门, 建立信函 电子邮件书面投诉渠道, 并在学院网站等媒体上显眼的地方予以公开 建立接受投诉和意见 及时处理 反馈处理情况 保护投诉和意见提出人的工作指引, 并采取措施保证这些指引得到准确和有效的执行 第四十五条 学院将与采购员的教育和培训列入学院 年度工作计划中, 由学校 二级单位 ( 部门 ) 分别组织完 成 ; 对关键岗位人员的业务能力 工作业绩和职业道德每年 定期进行检查和评价 评价不称职的, 应调整岗位 第四十六条 学院按照 高等学校信息公开办法 ( 教 育部令第 29 号 ) 的规定制定和落实本校的采购公开制度 执行 广州科技贸易职业学院采购信息公开管理办法 ( 附 件 5) 第八章责任与追究 第四十七条 学院的院长作为学院的法定代表人, 对采 购项目的管理全面负责 ; 分管采购的副院长作为直接领导负责 ; 申购单位 ( 部门 ) 管理 采购招标等相关部门按照部门职能负责 ; 与采购活动各环节相关的人员按照岗位职责负责, 同时向上级负责 第四十八条 学院领导 学院二级单位部门负责人及采 购招标等关键岗位人员不得违规干预和插手采购活动 领导

13 干部不得作出违规的指示或者暗示, 与采购活动相关岗位人 员不得收受招标人 供应商各种形式的利益, 违者追究责任, 涉嫌违法犯罪的移送司法机关处理 第四十九条 学院负责采购决策 管理 执行的人员有 以下行为的应给予行政处分 : 未经授权或者超权限进行采购 ; 未经授权修改配置和技术指标 ; 伪造采购资料 ; 无合法正当理由, 拒不执行招标采购结果和合同, 严重影响学院建设或者造成学院我损失 上述行为情节严重的依法处理, 五年内不得参加采购工作, 情节较轻的进行诫勉 ; 根据违规行为的程度, 同时对其上级领导进行批评 追究责任 第五十条学院校内人员作为本校采购立项论证和购置论证专家时, 在论证过程中不能客观公正地发行职责或出现违规行为的, 由学院相关部门处理, 五年内不得参加与采购相关的工作 第五十一条 学院内负责受理采购投诉的人员, 对教职 工和代理机构 供应商的投诉和意见不依法依规处理的, 视 其情节和造成的后果, 对直接负责的单位 ( 部门 ) 负责人及 直接责任地进行诫勉或者行政处分 第九章附则 本办法自公布之日起实施

14 附件 :1. 广州科技贸易职业学院分散采购项目管理办法 2. 广州科技贸易职业学院教育信息化建设项目管理办法 3. 广州科技贸易职业学院小额工程项目管理办法 4. 广州科技贸易职业采购验收管理办法 5. 广州科技贸易职业采购信息公开管理办法 6. 广州科技贸易职业学院合同样本 抄报 : 广州市科学技术协会 广州科技贸易职业学院办公室 2015 年 7 月 10 日印发