歡迎評鑑委員 蒞臨指導

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1 報告人 : 曾文義秘書 中華民國 100 年 10 月 19 日 1 公文如何寫? 什麼是一份好的公文? 怎麼把我的想法轉換成公文? P2 1

2 公文程式之類別 公文分為 令 呈 咨 函 公告 其他公文 6 種 : 令 : 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時使用 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 咨 : 總統與國民大會 立法院公文往復時使用 函 : 各機關處理公務有下列情形之一時使用 :(1) 上對下 ( 2) 下對上 (3) 同級機關 (4) 民眾與機關間時 公告 : 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定之對象宣布周知時使用 其方式得張貼於機關之公布欄 電子公布欄, 或利用報刊等大眾傳播工具廣為宣布 其他公文 : 其他因辦理公務需要之文書, 書函 開會通知單 公務電話紀錄 手令或手諭 簽 報告 聘書等 3 公文撰擬原則 一 文字簡淺明確二 態度嚴正平和三 語氣不卑不亢四 公文製作之基本原則 ( 摘列格式範本 P5~P9) P4 2

3 公文撰擬技巧一 段落分明 ( 二段式或三段式 ) 二 語意完整 ( 角度 立場及所提意見 辦法應周詳 可行 ) 三 體例一致 ( 程式 年份 數字 單位 符號 字體 行距 ) 四 整潔清晰 ( 一文一事 一案一夾, 文義清楚 肯定 ) 五 簡明扼要 ( 忌冗長赘述 重複 ) 六 正確合理 ( 避免錯漏 情緒 艱澀八股, 使用統一文字 ) 七 量化可行 ( 儘量以圖表 數字顯示績效 ) 八 通順連貫 ( 文辭通順, 語意連貫 ) 九 簽稿相符 ( 敘述前後呼應, 避免遺漏 相互矛盾之現象發生 ) 十 同稿並敘 ( 行文內容大同小異者, 儘量合併敘稿及在同一段落中表述完畢 ) P5 公文製作原則 - 擬稿 一 全形與半形字形標準 : ( 一 ) 分項標號 : 另列縮格以全形書寫, 括弧以半形為之 ( 二 ) 內文 : 1 中文字體及併同於中文中使用之標點符號應以全形為之 2 阿拉伯數字 外文字母以及併同於外文中使用之標點符號應以半形為之 括弧 () 以 半型為之 範例 分段項目符號應另列縮格以全形書寫 主旨 :ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ 說明 : ⁱ 一 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱ 二 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ( 一 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ( 二 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱ1 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱ2 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱ(1)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱ(2)ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱⁱⁱⁱ 甲 ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ ⁱⁱ( 三 )ΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟΟ P6 3

4 ( 一 ) ( 二 ) 公文製作原則 - 擬稿 ( 續 ) 二 公文橫式書寫數字使用原則 : 用語類別字體一般數字 ( 代碼 國民身分證字號 編號 發文字號 日期 時間 序數 電話 傳真 郵遞區號 門牌阿拉號碼 ) 伯數計量單位字統計數據描述性用語中文專有名詞數字慣用語 P7 公文製作原則 - 擬稿 ( 續 ) ( 三 ) 用語類別字體 法規條項款目 編章節款目之統計數據 法規內容之引敘或摘述 法規制訂 修正及廢止案之法制作業公文書 ( 如令 函 法規草案總說明 條文對照表等 ) 阿拉伯數字 中文 數字 P8 4

5 公文製作原則-擬稿(續) 三 請注意填列 (一)機關全銜 (二)文別 (三)承辦單位 (四)收文字號 1 如數件併辦者 均應一併填入 2 創稿者填 創 字 (五)聯絡方式 聯絡人 聯絡電話 電子郵 件及傳真 (六)郵遞區號 (七)地址 非眾所周知者 註明於正副本受 文者欄內 P9 公文製作原則-擬稿(續) (八)發文日期及字號 由發文人員蓋戳 (九)速別 普通件免填 (十)密等及解密條件或保密期限 非機密件免 填 (十一)附件 註明如文或如主旨 如說明 如 備註(開會通知單) (十二)會辦單位 3個以下會辦單位 會簽於 稿紙會辦單位欄內 若不敷使用或4個 以上會辦單位 請使用簽稿會核單 置 於簽稿之上 並於原稿會辦欄位註記如 簽稿會核單 字樣 P10 5

6 公文製作原則 - 擬稿 ( 續 ) ( 十三 ) 簽署及批示 : 由左而右, 由上而下簽署, 承辦人簽署在左上方, 主管批示在右下方 ; 如頇上陳院長, 批示欄留供核稿秘書 主秘 副院長及院長簽署或批示 承辦單位 ( 分機 : ) 批示 ( 第層決行 ) 承辦人 組長 單位核稿 單位副主管單位主管 核稿秘書主任秘書副院長院長 P11 6

7 公文製作原則-擬稿(續) (十四)正本及副本 逐一書明或以明確總稱 概括 (十五)章戳 使用院戳或院長簽名章 四 表格使用原則 編列為附件 五 公文遇有多個機關名稱不得併排 應按照 既定機關順序 由左至右依序排列 六 數個受文者有數機關公文內容大同小異者 同稿併敘 列出不同文字並註明某處文 字針對某機關 七 文末結束語使用 敬陳 長 字樣 P13 公文製作原則-擬稿 八 一頁以上文稿應裝訂妥當 並於騎縫處蓋 印騎縫章或職名章 又每頁之下緣頇加註 頁碼 簽最末一頁倘係僅供長官簽名核判 時 應加註案由 九 使用副本注意事項 (一)頇分行之公文儘量使用副本 避免重複 辦稿 (二)副本機關有頇處理事宜 應於文內敘明 提示 (三)副本機關頇送附件者 於機關名稱右側 註明 P14 7

8 公文製作原則 - 來文簽辦 一 簽署及批示位置 : ( 一 ) 存參及案情簡單公文, 於來文下方空 白位置簽辦及批示, 若案情複雜則頇 以簽或便箋辦理 ( 二 ) 簽署原則 : 同擬稿作法 二 會辦位置 : 於發文要件右方空白處 三 檔號分類號及保存年限 : 依檔案規定辦理 P15 公文製作原則 - 會銜公文 一 機關全銜 : 由左至右依主辦 會辦機關順序並以頓號區隔 二 發文字號 : 依主辦 會辦機關順序換行對齊書寫 三 蓋章戳 : 同上 四 聯絡方式 : 填寫主辦機關聯絡資料 P16 8

9 公文文書處理流程圖 公文結構 二 說明 : 就事實 依據 理由作較詳細的敘述 一 主旨 : 說明行文目的與期望, 力求具體扼要 三 辦法 ( 或擬辦 ): 提出具體的要求 P18 9

10 簽稿擬辦方式 於明顯適宜處註明, 双稿以上並應註明 稿 先簽後稿 先簽後稿 稿 P19 簽稿擬辦方式 ( 續 ) 一 先簽後稿 : ( 一 ) 制訂 訂定 修正 廢止法令案件 ( 二 ) 有關政策性或重大興革案件 ( 三 ) 牽涉較廣 會商未獲結論案件 ( 四 ) 擬提決策會議討論案件 ( 五 ) 重要人事案件 ( 六 ) 其他性質重要必頇先行簽擬案件 P20 10

11 簽稿擬辦方式 ( 續 ) 二 簽稿併陳 ( 一 ) 頇說明文稿內容或頇酌加析述以往 處理情形 ( 二 ) 依法准駁, 案情頇加說明 ( 三 ) 有時限性不及先行請示案件 三 以稿代簽 ( 一 ) 一般案情簡單 ( 二 ) 例行承轉公文 P21 簽稿擬辦方式 ( 續 ) 11

12 函 書函 使用區分 一 函 :( 正式性 ) 文末用首長簽名章 ( 一 ) 上級機關對下級機關有所指示 交辦 批復時 ( 二 ) 下級機關對上級機關有所請求或報告時 ( 三 ) 同級機關或不相隸屬機關間行文時 ( 四 ) 民眾與機關間之申請及答復時 二 書函 :( 非正式性 ; 代替過去的便函 備忘錄 簡便行文表等 ) 文末用機關條戳 ( 一 ) 公務未解決階段需要協商或通報時 ( 二 ) 簡單案情案件之擬復或寄送資料, 以及一般聯繫 查詢等事項之行文 P23 院戳 院長簽名章 使用區分 一 院長簽名章 適用範圍 : 函 令 公告 證明書 證書 執照 二 院戳 適用範圍 : 書函 開會通知單 表格化公文 P24 12

13 確實檢查錯漏 ( 別 ) 字 ( 一 ) 務請養成陳核前自行檢查校對的習慣, 特別留意 人名 地名 物名 日期 文號 數字 及 法規條文 等, 以免後遺問題與責任追究 ( 二 ) 請詳參熟悉 法律統一用字表 法律統一用語表 統一用字 ( 語 ) 之使用 P25 上行平行下行 請鑒核核示核定核備鑒察請察照 期望語使用原則 主旨頇有期望語 ( 說明免再使用 ) 請查照 ( 惠復或審核 核定目的主管機關有審核或核定之權責 ) 請備查 請查照 ( 辦理 ) 見 ( 逕 ) 復照辦參處 P26 13

14 尊稱使用原則 請正確使用尊稱 ( 一 ) 對隸屬關係之上級稱 鈞 ( 院 部 ) ( 二 ) 對無隸屬關係之上級稱 大 ( 院 部 ) ( 三 ) 對平行機關 ( 單位 ) 稱 貴 ( 院 部 ) ( 四 ) 對下級 ( 其他 ) 機關稱 貴 ( 局 處 ) ( 五 ) 箋函 : 注意對方之身分, 稱謂 提稱語 自稱 敬辭使用會有不同 P27 公文簽稿內提及之行事依據及重要 關鍵的文件必頇列為附件, 俾各級核稿人員參考 附件檢附原則 檢點整備附件 重點 簽稿之附件必頇分別標示清楚, 並以 附件箋 或 見出紙 齊序黏貼於右側頁緣 簽稿內文過多, 過於鎖細或可以圖表表達者, 均請以附件方式處理, 俾公文內容精簡嚴謹 P28 14

15 文稿內容具體明確 ( 一 ) 簽稿內容涉及人 事 時 地 物等事項, 必頇明確交代說明, 切勿籠統含混不清 ( 二 ) 主旨必頇統攝公文要旨及正確使用期望語 ( 三 ) 說明事實宜按時間順序, 扼要精簡 ( 過多的內容請以附件處理 ), 論證推理必頇依憑事實 ( 四 ) 擬辦事宜頇確實列明請示, 切勿混雜於說明中 ( 五 ) 注意來文要旨, 以免答非所問 P29 掌握公文時效品質 ( 一 ) 辦理要求他單位有時限回復的公文, 頇考量合理回復作業時間 ( 二 ) 頇於時限內發文或核示的公文, 應 自行持陳, 以免延誤時效 P30 15

16 會簽公文原則 ( 一 ) 前已會簽且無不同意見, 辦稿時勿再會, 但頇作為附件備考 ( 二 ) 若有不同意見先電洽溝通處理, 枝微末 節非屬重大事宜, 不宜再簽註意見 ( 三 ) 會簽的不同意見, 請再慎酌考量, 並予 修正彙整後再陳 ( 四 ) 無關單位權責勿送會, 並不得拒絕會簽 P31 核批回文複閱 ( 一 ) 用心體會批示事宜之旨意, 長官指示事宜務必辦理並回報 ( 二 ) 簽稿內批改過的字句請參酌整理運用, 以增進公文品質 P32 16

17 卷宗整潔 卷宗內外切勿書寫任何文字 印拓章戳或污損 卷宗上殘餘釘針於套陳公文時, 應予清除 P33 開會通知單 ( 一 ) 頇註明聯絡人名字 電話, 以便聯絡 ( 二 ) 附件 : 說明 ( 如備註 ) 附議程否? 附議案否? 需攜本通知單方便出入否? P34 17

18 受文者之書寫 ( 一 ) 用全銜, 不用簡稱 ( 二 ) 注意機關的排序 : 先中央 先機關單位 先外部 再地方 再個人 再內部 主辦單位最後 P35 P37 18

19 報告完畢 敬請指教 19

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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