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1 公文書製作處理 主講人 : 中華工程股份有限公司 管理部黃國材

2 對話與分享 公文撰寫 隱含 傳達的訊息---? 個人專業 職能, 公司品牌 商譽 生活經驗 : 扣子理論 Me too V.S Make a difference 2

3 對話與分享 W h a t m a k e s l i f e %? I F. A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z IS EQUAL TO KNOWLEDGE Then K + N + O + W+ L + E + D + G + E = 96 % O n l y HARD WORK A T T I T U D E But H + A + R + D + W+ O + R + K = 98 % O n l y A + T + T + I + T + U + D + E = 100% So a person with the right ATTITUDE is always a WINNER 3

4 對話與分享 職場達人的模型 - 成功與失敗經驗的省思 技能態度 Skill Attitute 知識 Knowledge 素人 達人 85% 良好技能 + 正確態度 15% 專業知識 根 ( 專業知識 )+ 葉 ( 良好技能 )+ 花 ( 正確態度 )= 果實 ( 成功人士 ) 註 : 筆者參考卡內基資料整理 4

5 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式參 公文製作 5 把關鍵鑰匙肆 對內意思表示之公文伍 對外意思表示之公文陸 公文之用印與簽署柒 結語 5

6 壹 緒言 - 公文之定義 依學理通說或實務觀點 最廣義 : 文書處理手冊 ( 壹 總述 ) 文書 : 處理公務或與公務有關 + 不論其形式或性質如何之一切資料 廣義 : 公文程式條例 ( 第 1 條 ) 公文 : 處理公務 + 文書, 須具有一定之名稱與程式 狹義 : 刑法 ( 第 10 條 ) 公文書 : 公務員 + 職務上 + 製作之文書 6

7 壹 緒言 - 公文之定義 歸納定義簡稱為 公文 : 處理公務之文書, 因公務往來或溝通所使用之意思表示, 或記錄事實所涵蓋之資料, 無論其為公務員或非公務員身分, 只要是處理公務所為之文書皆稱之為 公文 隨着政府機關 社會團體及人民各種活動而存在 ; 亦是政府機關間與社會團體間, 乃至整個社會團體與個體間, 推行公務 溝通意見之重要工具 公部門之間, 公 私部門間處理公務, 相互溝通或記錄事實之一切資料 本簡報 ( 實務上 ) 係採最廣義之定義 7

8 壹 緒言 - 公文之要件 - 公文之充分必要條件 實質要件 : 公文內容所應具備之條件 須與處理公務有關 須收文者或發文者, 至少有一方是政府機關或團體 須有具體主張與明確目的, 使對方瞭解 可以收到預期效果 須正確認定事實適用法令 須用合宜之公文名稱與用語, 以達簡 淺 明 確效果 形式要件 : 公文於形式上應具備一定項目與格式 須有負責表示 ( 簽署 蓋印章戳 ) 須有時間表示 ( 製作及發文時間 加註文號 ) 須符合現行法定格式 ( 用紙 格式 項次 ) 須分段敘述, 並具實質意涵 ( 一定之作為或特定事務之告知 ), 表達方式為由左至右之橫書格式 程序要件 : 公文須循法定程序為之 ( 即要式行為 ) 須依權責製作處理 ( 分層負責明細表 ) 須循規定程序傳遞 ( 核閱層級 ) 8

9 依據法律規定 : 壹 緒言 - 公文類別 依公文程式條例 : 令 呈 咨 函 書函 其他公文 依內 外意思表示 :( 最重要分類 ) 對外意思表示 : 令 呈 咨 函 書函 公告, 其他公文 對內意思表示 : 簽 便箋 報告 等 依行文系統 : 上級機關 同級機關 下級機關及不相隸屬機關 : 上行文 平行文 下行文 斜行文等 ( 區別因素 : 機關層級 隸屬關係 ) 9

10 壹 緒言 - 公文類別 依發文動機 : 主動公文 ( 創稿 ) 被動公文 ( 復文 轉文 ) 依公文電子交換機制 : 電子公文 (90% 以上 ) 紙本公文 依電子交換公文 : 第 1 類電子公文 : 經由第三者 ( 公文電子交換服務中心 ) 集中處理, 具有電子認證 收方自動回復 加密等功能 第 2 類電子公文 : 屬點對點直接交換, 並具有電子認證 收方自動回 復 加密等功能 第 3 類電子公文 : 屬發文方登載於電子公布欄, 並得輔以電子郵件遞 告之, 不另行文 依簽與稿之關係 : 只簽不稿 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 10

11 依保存期限 : 壹 緒言 - 公文類別 永久保存 : 法令規定應永久保存者 其他有關重要事項而具有永久保存價值者 定期保存 :30 年 25 年 20 年 15 年 10 年 5 年 3 年 1 年 依機密等級 : 國家機密文書 : 絕對機密 極機密 機密 一般公務機密 : 密 依公文處理時限 : 最速件 1 天 ( 紅色 ) 速件 3 天 ( 藍色 ) 普通件 6 天 ( 白色 ) 限期公文及專案管制公文 30 日以上 6 個月以下 依公文屬性及適用範圍 : 稿本 正本 副本 抄本 影本或譯本 11

12 壹 緒言 - 公文撰寫之基本體認 基本認識 : 瞭解行文原因 依據 目的 立場 布局 基本態度 : 行文時態度要公正和平 ( 情緒 ) 立場穩妥 基本要求 : 文字應簡 淺 明 確 基本原則 : 行文時要堅守嚴謹依據 決定案件不得變更原 決定 應力求簡淺明確 須注意雙方之身分 要把握時限處理 段落要條理分明 儘量使用語體文 正確使用標點符號 12

13 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式 參 公文製作 5 把關鍵鑰匙肆 對內意思表示之公文伍 對外意思表示之公文陸 公文之用印與簽署柒 結語 13

14 稿 收 文 提陳 急要或案情重大文件 公文處理流程圖說明 貳 公文處理程序與簽辦方 ( 簽 ) 以稿代簽 擬辦陳核批示擬稿核稿判行 簽稿併陳 14

15 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 簽辦方式 步驟一判斷是否發文 要發文 收文 不必發文, 只簽不稿 步驟二發文種類 確定發文種類令 呈 咨 函 書函公告 其他公文 簽辦方式 步驟三簽辦方式 簽辦方式 以稿代簽 簽稿併陳 先簽後稿 小簽 ( 便簽 ) ( 條列式 ) 小簽 ( 角簽 ) ( 條列式 ) 旨大 簽說 ( 明三 段擬式辦 : ) 主 外 簽 內 簽

16 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 公文結構 : 整體結構與本體結構 整體結構 ( 行款 ): 意指公文行文之款式 公文標準規格 本體結構 : 意指公文之本文 94 年 1 月 1 日起採行橫書格式 16

17 1.5 公分 ( 如主旨 ; 如說明 ) 17

18 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 公文行款寫作方式說明 : 書寫方式 : 文字由左而右, 由上而下, 對左靠齊 裝訂方式 : 紙張對左對上靠齊後裝訂 分項條列標號 : 分項標號應另列縮格以全形書寫, ( ) 以半形書寫 第一層 : 一 第二層 : ( 一 ) 第三層 : 1 第四層 : (1) 第五層 : 甲 第六層 : ( 甲 ) 字型 : 中文標楷體 ( 英文 阿拉伯數字 :Times New Roman) 18

19 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 本體結構 本體結構 ( 本文 ) 內容結構引據申述歸結 形式結構 主旨 說明 ( 簽 報告 函 書函 ) 依據 ( 公告 ) 擬辦 ( 簽 ) 辦法 ( 函 書函 ) 公告事項 ( 公告 ) 19

20 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 本體結構 - 本文內容 ( 內容結構 - 布局 ) 引據 : 行文之依據主要有法令 案例 事實 理論 來文等 ; 引據要詳明正確, 引據方式有 : 全引 : 全部抄引 節引 : 重要部分用引號原文照錄, 不重要文字用刪節號表達, 不得刪改原文 如 : 依公務人員任用法第 9 條規定 : ( 第 1 項 ) 公務人員之任用, 應具有下列資格之一 : 一 依法考試及格 撮引 : 將撮要簡述, 於文首加 略開 略云 略稱 略以 略謂 等文字, 可刪改原文, 但不能變更原意, 不使用引號 如 : 依公務人員任用法第 9 條規定略以, 公務人員任用資格之一為依法考試及格 20

21 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 申述 : 依引據而加以詳細申述意見或理由, 使下文得以歸結 歸結 : 提出處理辦法或要求, 亦是本文之結束 21

22 貳 公文處理程序與簽辦方式 - 公文結構與行款 本體結構 - 公文本文之形式 ( 形式結構 - 分段 ) 令 : 不分段 函 書函 : 主旨 說明 辦法 ( 說明及辦法非絕對必要 ) 公告 : 主旨 依據 公告事項 便簽 : 條列式一 二 三 其他公文 : 依各別情形表述 22

23 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式 參 公文製作 5 把關鍵鑰匙 肆 對內意思表示之公文伍 對外意思表示之公文陸 公文之用印與簽署柒 結語 23

24 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 公文製作除應遵守特有程式及結構外, 更應暸解公文專門用語意義 用法 使用時機及相關關係, 期能正確表達運用 製作前必須瞭解 法定 或 相約俗成 之公文用語用字 法律統一用字表 法律統一用語表 公文書橫式書寫數字使用原則 標點符號用法等 5 種規範, 該等規範被統稱為公文製作 5 把關鍵鑰匙 24

25 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 依上行文 平行文及下行文性質, 將常用之公文用語列表說明如下 : 編號語別用語適用範圍備註 1 起首語 正文或主旨開頭慣用之發語詞 通用 : 為 為期 為辦理 關於 有關下行文用 : 所詢 檢附 檢發下行文 平行文用 : 檢送平行文用 : 函詢上行文用 : 檢陳上行文簽用 : 簽陳 奉 奉交下 制定 ( 法律 ) 訂定 ( 法規命令 行政規則 ) 修正 廢止 核釋 通用 公 ( 發 ) 布法律命令用或解釋性規定 特任 特派 任命 派 玆派 玆聘 僱 任用人員用 25

26 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 編號語別用語適用範圍備註 鈞 有隸屬關係的下級機關對上級機關用之, 如 鈞院 鈞部 鈞府 2 稱謂語 彼此禮貌上之代稱詞, 不必挪空 1 格 大 無隸屬關係的較低級機關對較高級機關用之, 如 大院 大部 貴 有隸屬關係及無隸屬關係之上級機關對下級機關 或無隸屬關係之平行機關, 或上級機關首長對下級機關首長, 或機關與社團間用之, 如 貴院 貴府 貴部 貴縣長 貴科長 貴會 貴社 貴單位 26

27 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 編號語別用語適用範圍備註 鈞長 鈞座 屬員對長官, 或有隸屬關係之下級機關首長對上級機關首長用之 臺端 機關或首長對屬員, 或機關對人民用之 2 稱謂語 彼此禮貌上之代稱詞, 不必挪空 1 格 先生 女士 君機關對人民用之 ( 例 : 先生 ) 本 機關學校社團或首長自稱, 如 本縣 本校 本縣長 職 ( 不必側書偏小, 與名字同一列 ) 屬員對長官, 或有隸屬關係的下級機關首長對上級機關首長自稱時用之 本人 名字 ( 不必側書偏小, 與名字同一列 ) 人民對機關自稱時用之 27

28 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 編號語別用語適用範圍備註 敬悉不必挪空一格 接獲平行機關或首長之公文, 於開始引敘完畢時用之 其表達方式 : 貴委員 華翰敬悉 已悉 接獲下級機關之公文, 其表達方式 : 貴單位陳請書於開始引敘完畢時用之 已悉 接悉 接獲民眾申請, 於開始引敘完畢時用之 其表達方式 : 臺端 申請書接悉 3 引述語或引敘語 引據來文之起敘語 - 發文時對其來龍去脈做一交代 案陳原為 案件陳報, 簡稱為 案陳 係下級機關或所屬內部單位, 將案件陳報給上級機關或首長核定後, 再以上級機關或首長名義對外行文 1. 對外行文時如正本機關有 2 個以上時, 通案性之處理 ; 如正本機關只有 1 個時, 為個案性之處理 2. 其表達方式 : 下屬機關或所屬內部單位 : 依本府人事處陳 函辦理 下機機關 : 依 部案陳 函辦理 28

29 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 編號語別用語適用範圍備註 請鑒核 請核示 請釋示 請鑒察 請核轉 請核備 請核准實施 請核准辦理 復請鑒核 對上級機關或首長用之 鑒 字不可寫成 鑑 字 7 期望或目的語 要求對方之祈使詞暨表示行文主旨之希望求詞 ( 不必挪空一格 ) 請查照 請詧照 請查照辦理 請查核辦理 請查照見復 請查照辦理見復 請同意見復 請惠允見復 請查照轉告 請查照備案 復請查照 對平行機關用之 詧 係對平行機關地位較高者用之 希查照 希照辦 希辦理見復 希轉行照辦 希切實辦理 悉查照轉告 希查照轉行照辦 希照辦並轉行所屬照辦 希依規定辦理 希轉告所屬切實照辦 對下級機關用之 29

30 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 公文用語用字 編號語別用語適用範圍備註 抄陳 對上級機關或首長用之 8 抄送語 致送抄件之用語 抄送 對平行機關 單位或人員用之 有抄件時用 抄發 對下級機關或人員用之 9 附送語 致送資料文件之用語 附陳 檢陳 對上級機關或首長用之 附 附送 檢附 檢送對平行及下級機關用之 有附件時用 10 結束語 全文之總結詞 謹呈 謹陳 敬陳 對總統簽用 於簽末對長官使用 僅用於 簽 或 便條 或 便箋 此致 此上 於便箋 ( 條 ) 用 30

31 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 法律統一用字表 制 ( 訂 ) 定法規時, 應符合法律統一用字 用語之規定 ( 按 :62 年 3 月 13 日立法院第 1 屆第 51 會期第 5 次會議及第 78 會期第 17 次會議認可 ) 用字舉例統一用字錯誤用字說明 公布 分布 頒布布佈 布 字已含 人 在內部: 發布 宣布 布置 布告 布達佈 : 佈道 傳佈 徵兵 徵稅 稽徵徵征徵指國家召集 ; 征指出兵征伐 部分 身分分份 不可計數用分, 如 : 身分證 一部分 大部分 本分 情分 過分 充分 水分可計數用份, 如 1 份 2 份 月份 股份 省份 31

32 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 法律統一用字表 用字舉例統一用字錯誤用字說明 袛 袛 只 副詞 : 只為祇之簡體字 並 並 并 連接詞 聲請 聲 申 對法院用 聲請 申請 申 聲 對行政機關用 申請 關於 對於 於 于 于為於的古字, 今統一用於字 給與 與 予 給與實物 給予 授予 予 與 給予名位 榮譽等抽象事物 紀錄 紀 記 名詞用 紀錄 記錄 記 紀 動詞用 記錄 事蹟 史蹟 遺蹟 蹟 跡 蹟指功業 前人或事務的遺痕, 如古跡 蹤跡 跡 蹟 跡指腳印 痕跡, 如足跡 跡象 蹤跡 糧食 糧 粮 粮是糧的俗字 覆核 覆 複 覆核係指由上級再審核一遍 復查 復 複 復查係指由原單位或當事人再審查一遍 複驗 複 復 複驗係指由不同單位或機關多方審驗 日據 據 治 維護國家主權和民族尊嚴 32

33 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 法律統一用字表 統一用語 說明 設 機關 單位 置 人員 職稱 如 : 教育部組織法 第四條 : 教育部設左列各司 處 室 : 如 : 司法院組織法 第九條 : 司法院置秘書長一人, 特任 ; 第九十八條 不寫為 : 第九八條 第一百條 不寫為 : 第一 條 第一百十八條 不寫為 : 第一百 一 十八條 自公布日施行 不寫為 : 自公 佈 之 日施行 處 五年以下有期徒刑自由刑之處分, 用 處, 不用 科 科 五千元以下罰金 處 五千元以下罰鍰 罰金用 科 不用 處 且不寫為 : 科五千元以下 之 罰金 罰鍰用 處 不用 科 且不寫為 : 處五千元以下 之 罰鍰 62 年 3 月 13 日立法院第 1 屆第 51 會期第 5 次會議認可 33

34 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 法律統一用字表 統一用語 制定 與 訂定 製定 製作 說明 法律之創制, 用 制定 ; 行政命令之制作, 用 訂定 書 表 證照 冊 據等, 公文書之製成用 製定 或 製作, 即用 製 不用 制 一 二 三 四 五 法律條文中之序數不用大寫, 即不寫為 : 壹 貳 參 六 七 八 九 十 百 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾 佰 仟 千 零 萬 準用 第 條 之規定 第二項 之未遂犯罰之 法律條文中之數字 零 萬 不寫為 : 万 法律條文中, 引用本法其他條文時, 不寫 本法 第 條, 而逕書 第 條 又如 : 違反第二十條規定者, 科五千元以下罰金 法律條文中, 引用本條其他各項規定時, 不寫 本條 第 項, 而逕書 第 項 如 : 刑法 第三十七條第五項 依第二項宣告褫奪公權者, 其期間自主刑執行完畢或赦免之日起算 但同時宣告緩刑者, 其期間自裁判確定時起算之 34

35 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 實務上常用公文語彙 文言語彙白話解釋 實務例句 俾以便請貴部切實如期完成該法修正草案, 俾提報行政院會審議 併 合在一起 併 = 兩者合在一起, 如 : 簽稿併陳 併予敘明 併科罰金 ; 並 = 位置相等, 如 : 並無不當 並行不悖 並駕齊驅 甫剛剛貴府甫升格為直轄市, 請迅將附屬機關組織規程報院核備 復 1. 答覆 2. 再次 1. 復臺端 年 月 日陳情書 2. 有關人身自由權, 憲法第 8 條定有明文 : 復依大法官會議 迭經常 屢次民眾迭有反應, 警察取締交通不力, 致車禍肇事逃匿頻仍 得 可有可無 1. 得 = 任意規定, 可有可無, 如沒有這樣做, 亦不違反規定 如 : 公文得分段敘述, 冠以數字, 採由左而右之橫行格式 2. 應 = 強制規定, 一定要這樣做, 如沒有這樣做就違反規定 如 : 公文應記明國曆年 月 日 機關公文應記明發文字號 殆 幾乎 恐怕 公務員收受賄賂, 刑法已定有處罰明文, 有關免予處分一案, 殆無可議之處 亟急切本案因事涉跨縣市共管事項, 亟需貴府鼎力襄助 遽突然 立即迫於我國與菲律賓關係遽然變動, 所請引進外勞, 礙難照准 35

36 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 實務上常用公文語彙 文言語彙白話解釋實務例句逕直接本案屬貴管業務, 請查明後逕復陳情人 迄 到 至今 本府 年 月 日 字第 號函諒蒙鈞察, 惟迄未見復 頃 不久 剛剛 本案頃獲行政院同意, 本府刻已積極規劃中 悉 知曉 全部 1. 月 日大函敬悉, 承囑關於.. 案, 刻已積極辦理中 2. 各機關至 12 月底未執行完成之工程剩餘款, 應悉數繳回國庫 咸 皆 都 邇來竊盜案頻傳, 民眾咸認為與失業率遽增 治安敗壞有關 旋 隨即 頃刻 本案經本縣都市計畫委員會審議通過後, 本府旋及報院備查 之 的 臺端所提之建議, 本府已轉稅務局研議並逕復之 臻 殊 達到 極其 非常 貴府所提興建小巨蛋計畫未臻完備, 俟環境影響評估報告通過後再議 貴屬劉員公爾忘私, 英勇救人, 殊堪嘉許, 特頒發獎金新臺幣 1 萬元整, 用茲嘉勉 滋 發生 生出 中輟生流連網咖, 易滋事端, 各校宜加強中輟生調查與輔導 往後 從此 有關公文橫式書寫資訊作業, 嗣經行政院函頒 公文書橫式書 嗣 ( 伺 ) ( 等待 : 如伺機 ) 寫推動方案, 可供參考 俟 等到 本案因年度預算已用罄, 俟辦理追加減預算通過後再予執行 抑 或 貴屬員工上班遲到抑有早退者, 人事單位應加強不定期查勤 36

37 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 實務上常用公文語彙 文言語彙白話解釋 旨揭 主旨所提過 ( 第一項所提 ) 實務例句 旨揭 性騷擾 係指性侵害犯罪以外, 對他人實施違反其意願而與性或性別有關之行為 贅述轉圜縝密庶幾 冗長的說明挽救周詳細密幾乎 滿 20 歲為成年, 民法第 12 條規定甚明, 至於其身心發展正常與否? 並不影響其已為成年之法律事實, 本案應毋庸贅述 臺端駕駛違規超速, 有照片可稽, 且已逾 15 日陳述意見之不變期間, 所請免予處罰, 尚無轉圜空間 國家考試評分標準影響考生權益甚鉅, 考選部於訂定試評規則時應力求公平縝密 有關由員工上班前打掃辦公廳環境一案, 本府員工庶幾無人反對, 故明年請賡續辦理 熟稔澈底明瞭為期考試周延合法公正, 各監試人員務請熟稔考試規則 甚鉅非常重大校園霸凌事件影響受害學生身心甚鉅, 各校應嚴加防治 挹注 注入 茲因教育預算逐年縮減中, 有關各校充實圖書 材料及設備等經費, 請發動校友樂捐予以挹注 囿於受限於本案囿於本鄉財源窘困, 謹請鈞府寬列預算惠予全額補助 誤植 繕入錯字 有關小巨蛋興建經費, 原函誤植為 新臺幣 16 憶 39,44 萬 2,789 元, 請更正為 新臺幣 6 憶 39,44 萬 2,789 元 37

38 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 實務上常用公文語彙 文言語彙白話解釋 諒達 計達 諒蒙鈞察 指針對前文平行機關應已收悉了 指針對前文下級機關應已收悉了指針對前文上級機關或首長應已收悉了 實務例句 本府 年 月 日 字第 號函諒達 本院 年 月 日 字第 號函計達 本所 年 月 日 字第 號函諒蒙鈞察 困難重重, 無法貴所所提興建公園化公墓經費補助案, 尚未通過環境影響評窒礙難行執行估, 恐窒礙難行, 請俟環境影響評估通過後再議 刻不容緩 不容許拖延 汛期將屆, 各縣 ( 市 ) 防洪物質之準備與演練已是刻不容緩 究其原因 考量其原由 貴縣競爭力評比殿後, 究其原因乃一級主管調動頻仍所致 綜上所述 總結上所言 ( 通常置於最後一項 ) 綜上所述, 主管人員是否實際負領導責任, 由各機關依個案實際情況予以審認 莫衷一是 無法決斷 實際負領導責任之主管人員得支領主管職務加給, 惟主管人員是否實際負領導責任莫衷一是, 由各機關依個案實際情況予以審認 莫此為甚 以此最嚴重 該員上班時間收受賄賂又上酒家, 公務員違法亂紀莫此為甚 38

39 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 實務上常用公文語彙 文言語彙白話解釋 實務例句 彰明較著 非常明確 該員為反公務懲戒法員彰明較著, 實不宜寬恕之 惠示卓見 給予高見 有關 12 年國教計畫案, 請貴協會惠示卓見, 俾為實施參考 俾憑辦理 辦理依據 請貴所將該案計畫書及經費收支概算表送府, 俾憑辦理 為資周妥 本於權責本於職權 自行核處 尚無不同 前案可稽 兩案併陳 簽稿並陳 為求得周詳妥善 本於應有的職權與責任 自行決定及處理 完全相同 以前面的案例作為憑據 兩個方案文案一同陳閱 將簽與函稿同時陳閱 有關 H7N9 禽流感之防治, 為資周妥, 應從境外阻絕開始, 凡進入本國之旅客, 於機場應接受嚴格檢測, 始准予入關 有關貴校擬辦理戶外教學一案, 涉及教學教法 經費 交通及飲食安全等問題, 請本於權責 ( 職權 ) 自行核處 有關 88 水災受災戶住宅積水認定及補助額度, 請村里辦公處村里長本於權責 ( 職權 ) 自行核處 貴所結合各 鄉 ( 鎮 市 ) 公所與區公所之組織及職能尚無不同, 僅區公所係市政府之派出機關, 區長官派, 屬非法人團體 有關國中小學因縮編, 原擔任組長者, 現因縮編致已無擔任主管, 可否續領主管加給案? 與精省縮編無異, 有前案可稽 核四續建與否? 眾說紛紜, 意見分歧, 茲就續建與停建之利弊兩案併陳, 僅陳鈞長核示 本項促各縣 ( 市 ) 衛生局檢測澱粉含順丁烯二酸案, 因事涉全民飲食安全, 須限時辦發不及先行請示之案件, 特簽稿併陳 39

40 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 數字使用原則 常見數字表達方式區分為下列 4 種 : 阿拉伯數字 : 中文數字 : 一 二 三 四 五 六 七 八 九 十 國字數字 : 壹 貳 叁 肆 伍 陸 柒 捌 玖 拾百 千 萬 億 兆 羅馬數字 :I II III X L C D M 羅馬數字較為繁複不易辨識, 原則上僅用在編製書籍或報告之目次於頁碼時使用 40

41 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 數字使用原則 阿拉伯數字 中文數字 用語類別 用法舉例 代號 ( 碼 ) 國民身分證統一編號 編號 發文字號 ISBN M 院臺秘字第 號 附表 1 附件 1 臺 79 內字第 號 阿拉伯數字 序數 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會議室 第 6 次會議紀錄 第 7 組 日期 時間 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 2000 年 7 時 50 分 挑戰 2008 : 國家發展重點計畫 520 就職典禮 72 水災 921 大地震 911 恐怖事件 228 事件 38 婦女節 延後 3 週辦理 41

42 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 數字使用原則 阿拉伯數字 中文數字 用語類別 用法舉例 電話 傳真 (02) 郵遞區號 門牌號碼 100 臺北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 阿拉伯數字 計量單位 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 5 角 35 立方公尺 7.36 公頃 土地 1.5 筆 統計數據 ( 如百分比 金額 人數 比數等 ) 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,442,789 人 1:3 42

43 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 標點符號種類及用法 公文程式條例第 8 條規定 : 公文文字應簡淺明確, 並加具標點符號 加具標點符號目的在使受文者能迅速 正確瞭解公文內容, 進而達到行文效率 標點符號標明清楚 使用正確, 能使句讀明確, 便於閱讀與瞭解, 更可避免產生誤解與困擾 中文字體及併同於中文使用之標點符號, 應以全形 為之 43

44 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 標點符號種類及用法 符號名稱用法舉例 句號用在一個意義完整文句的後面公告 商店負責人張三營業地址變更, 逗 ( 點 ) 號用在文句中要讀斷的地方本工程起點為仁愛路, 終點為 頓號 用在連用的單字 詞語 短句的中間 建 什 田 旱等地目 河川地 耕地 特種林地等 不求報償 沒有保留 不計任何代價 ; 分號 用在下列文句的中間 : 並列的短句 2. 聯立的複句 知照改為查照 ; 遵辦改為照辦 ; 遵照具報改為辦理見復 出國人員於返國後 1 個月內撰寫報告, 向 部報備 ; 否則限制申請出國 44

45 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 標點符號種類及用法 符號名稱用法舉例 : 冒號 用在有下列情形的文句後面 : 下文有列舉的人 事 物 時 下文是引語時 標題 稱呼 使用電話範圍如次 : 接行政院函 : 主旨 : 部長 :? 問號 用在發問或懷疑文 句的後面 本要點何時開始正式實施為宜? 此項計畫的可行性如何?! 驚歎號 用在表示感歎 命令 請求 勸勉等文句的後面 又怎能達成這一為民造福的要求! 來努力創造我們共同的事業 共同的榮譽! 45

46 符號名稱用法舉例 叁 公文製作 5 把關鍵鑰匙 - 標點符號種類及用法 引號 用在下列文句引號內再次使用引號時, 先用單引, 後用雙引 : 1. 引用他人的詞句 2. 特別著重的詞句 總統說 : 天下只有能負責的人, 才能有擔當 所謂 效率觀念 已經為我們所接納 破折號 表示下文語意有轉折或下文對上文的註釋 各級人員一律停止休假 即使已奉准有案的, 也一律撤銷 政府就好比是一部機器 一部為民服務的機器 刪節號 用在文句有省略或表示文意未完的地方 憲法第 58 條規定, 應將提出立法院的法律案 預算案 提出於行政院會議 ( ) 夾註號 在文句內要補充意思或註釋時用的 公文結構, 採用 主旨 說明 辦法 ( 簽為 擬辦 ) 3 段式 臺灣光復節 (10 月 25 日 ) 應舉行慶祝儀式 46

47 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式參 公文製作 5 把關鍵鑰匙 肆 對內意思表示之公文 伍 對外意思表示之公文陸 公文之用印與簽署柒 結語 47

48 肆 對內意思表示之公文 簽 ( 簽陳 簽擬 簽案 ): 對長官有所報告 請示或要求時使用, 即承辦人員基於本身職責處理公文時, 就有關事項經查明案情後, 依據法令規定簽註意見 報告案情或研擬處理方案, 提供上級瞭解後, 作為抉擇依據之文書 簽 屬於 上行文, 分為 大簽 與 小簽 2 種 : 大簽 : 採標準規格簽辦, 三段式 ( 主旨 + 說明 + 擬辦 ) 二段式 ( 主旨 + 說明或主旨 + 擬辦 ) 和一段式 ( 主旨 ) 等 3 種, 又分內簽 外簽 2 種 : 48

49 肆 對內意思表示之公文 內簽 : 內部單位簽辦案件之 簽, 係給本機關內部單位主管及首長核裁之簽 外簽 : 下級機關首長對其上級機關首長之 簽, 屬於對外發出之上行文, 簽末必須敘明 敬陳 長官 各段內容 : 主旨 段 = 起首語 + 本案 + 期望語 即 :( 有關 關於 為 為辦理 茲 茲以 檢陳 )+ 本案 + ( 請鑒核 請核示 請鈞閱 請鑒察 請鈞參 ) 說明 段 : 按 引據 + 申述 + 歸結 要旨表達 針對來文觀點陳述現況及問題 提出承辦幕僚見解 其他補充說明或檢附相關附件及參考資料 擬辦 段 = 提出具體可行方案 49

50 肆 對內意思表示之公文 大簽撰擬要領與內容 : 三段式 : 使用 A4 稿紙, 按 主旨 說明 擬辦 等 3 段撰寫, 每段各有其屬性內容 : 主旨 : 屬性 何事? (What), 不分項 以 個字表明簽陳目的及期望語, 文字簡明, 一段完成 說明 : 屬性 為何? (Why), 針對要說明之原因 理由 來源經過 相關法規 前案做敘述, 並視需要分項條列 : 擬辦 : 屬性 如何? (How), 要表明 如何? 就要提出具體可行方案, 以供長官核決, 故此段不說理由, 亦不重複前兩段內容, 為 簽 之重點所在, 意見較多時可分項條列, 應避免與 主旨 重複 50

51 肆 對內意思表示之公文 大簽撰擬要領內容 : 能於 主旨 段完全表達擬辦意見者, 即不必再列 擬辦 故 簽 之各段內容應截然劃分, 說明 一段不提擬辦意見, 擬辦 一段不重複 說明 主旨 段之期望語, 屬原則性 概括性或方向性之敘述 ; 而 擬辦 段期望語, 則提出具體作法, 或細節之擬辦意見 大簽之標準格式 ( 詳下圖 ) 51

52 大簽標準格式 ( 外簽 ) 肆 對內意思表示之公文 52

53 大簽範例 ( 內簽 ) 肆 對內意思表示之公文 53

54 54

55 肆 對內意思表示之公文 小簽 : 案情較為簡單或例行性時, 不需使用大簽規格辦理, 而直接於來文第 1 頁下半段空白角落處, 以條列式敘述簽辦處理意見 ( 即俗稱之角簽 ); 或使用 A4 紙張 便條紙附於來文第 1 頁之上, 直接以條列式一 二 三 條列方式簽擬處理意見 ( 即俗稱之便簽 ), 其順序為 : 依 引據 + 申述 + 歸結 要旨, 以一 二 三 條列方式簽擬 以條列方式簽辦, 故無主旨, 其期望語或目的語多置於簽之結尾處 55

56 簽 稿之關係 : 先簽後稿 : 肆 對內意思表示之公文 有關重大政策與人事案件 其他須先行簽請核示之案件 牽涉較廣, 會商未獲結論案件 簽稿併陳 : 文稿內容須另作說明或析述之案件 限期辦理不及先行請示之案件 此時將 簽與文稿 同時陳閱, 方便長官暸解案情, 據以判發, 以提昇公文處理效率, 稱為 簽稿併陳 以稿代簽 : 案情簡單, 文稿內容毋須另作說明 例行承轉之案件, 不需另行上簽者, 稱為 以稿代簽 56

57 稿之撰擬要領 : 撰擬參考要領 : 肆 對內意思表示之公文 按行文性質選用公文別, 函 書函 會議通知 等 應注意下列事項 : 訂有辦理或復文期限者, 請在 主旨 段內敘明 概括之期望語 請核示 請查照 請照辦 等, 列入 主旨, 不在 辦法 段內重複 ; 至具體詳細要求有所作為時, 請列入 辦法 段內 說明 辦法 分項條列時, 每項表達一意 文末首長簽署, 為尊重傳統禮貌 簡化起見, 首長職銜之右僅書 姓, 名字則以 表示 57

58 肆 對內意思表示之公文 擬稿應注意事項 : 引敘原文, 其直接語氣均改為間接語氣, 如 貴 鈞 等請改為 本 該 等 擬辦復文或轉行之稿件, 請將來文機關之發文日期及字號敘入, 俾便查考 文稿中多個機關名稱同時出現時, 按照機關順序依序排列 文或稿有 2 頁以上者請裝訂妥當, 並於騎縫處蓋 ( 印 ) 騎縫章或職名章, 同時於每頁要加註頁碼 擬辦 須研擬具體可行之意見或解決之辦法 若有可能, 應撰擬 2 個以上建議, 以便長官選擇 58

59 肆 對內意思表示之公文 若會文對象為其他單位或其他單位同仁, 應在簽紙會文欄內標示 敬會 單位 或 敬會 單位 先生 ( 或職稱 ) 等字樣 應預估行文時效, 使能在預定時間內完成 若會辦單位較多, 可將公文影印同時分送, 待收齊彙整後再作綜合簽陳 ; 收到會文應視為 最速件 辦理, 並應儘速退回主辦單位, 或送交下一個會文單位 簽中所提及相關檔案 附件 附表 單據等參考資料均應隨附 如數量較多時, 除依序排列外, 還要用浮貼條 ( 見出紙 ) 在附件的上方黏貼 附件 1 附件 2 等號數, 以利長官查閱 59

60 報告 肆 對內意思表示之公文 報告之定義 : 機關所屬人員於處理公務時, 以書面陳述事實真相或偶發事件, 請求上級瞭解 ; 或機關所屬人員請求該機關協助解決其私人問題時, 得使用 報告 為之, 故 報告 屬上行文 報告之適用範圍 公務報告 : 調查報告 研究報告 評估報告等 機關所屬人員就個人私務有所陳報時使用 : 特殊長假如留職停薪 國外旅遊等使用 特殊事由如申請調職 自願退休 發給證明 在職進修等 60

61 報告之製作要領 肆 對內意思表示之公文 報告採行大簽所用之三段式為原則 : 主旨 說明 擬辦或請求, 亦可採用小簽之條列式為之 三段式之段名, 擬辦 段可依需要改為 建議 或 請求 若相關資料過多, 可採附件方式隨附, 重要證物亦須一併隨附 報告文頭之 於 字之右是要填列所在單位名稱, 如 人力處 法務處 或 財務處 等, 並非所在地點或建築物名稱 受文者 ( 即報告對象之長官 ) 不只 1 位時, 各級長官排列順序, 逐級平抬排列陳核 簽署者簽名自稱為 職 時, 職 與名字應置於同列 字元不縮小, 如蓋用報告人之職名章時, 則不必加 職 61

62 報告標準格式 肆 對內意思表示之公文 62

63 肆 對內意思表示之公文 便簽 : 定義 : 指機關 ( 組織 ) 內部單位間或機關相互間在簽辦業 務時, 常以 A4 空白紙簽陳案情時, 因尚在研商階段, 且 屬內部或機關相互間之磋商, 尚未形成正式措施, 因此適 用結構較簡單 不拘形式的便簽, 屬平行文, 可採條列式 或敘述式表達 用途 機關內部單位間簽辦案件, 徵求相關意見或相互間尚在研商階段時用之 次級機關向上級機關簽辦公文徵求意見 尋求支持之相互磋商或照會時使用 63

64 肆 對內意思表示之公文 便簽之標準格式 一 ( 本案是什麼?) 二 ( 請貴單位做什麼?) 此致 ( 單位 ) 敬啟民國 000 年 00 月 00 日 64

65 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式參 公文製作 5 把關鍵鑰匙肆 對內意思表示之公文 伍 對外意思表示之公文 陸 公文之用印與簽署柒 結語 65

66 函 伍 對外意思表示之公文 函 為應用最廣 最多之公文, 依公文程式條例第 2 條第 1 項第 4 款規定, 函 為各機關間公文往復, 或人民與機關間之申請答復時用之 故其適用範圍包括 : 有隸屬關係之上下級機關間 無隸屬關係之同級機關間 不相隸屬機關間及人民與機關間申請與答復時均用之 函之種類 : 有上行函 平行函 下行函 斜行函等 4 種 66

67 函之用途 伍 對外意思表示之公文 上行函 : 有隸屬關係之下級機關對上級機關有所請示 報告 請求時用之 平行函 : 無隸屬關係之同級機關互相洽辦 諮商 通報 答復時用之 下行函 : 有隸屬關係之上級機關對下級機關有所交辦 指示 批復時用之 斜行函 : 不相隸屬的機關互相洽辦 諮商 通報 答復時用之 67

68 製作要領 伍 對外意思表示之公文 應儘量使用詞意清晰文字敘述, 以達公文程式條例規定 簡 淺 明 確 要求, 且文句應正確使用標點符號 避免層層套敘來文, 若須引述來文, 僅摘述要點, 並應敘明來文機關發文日期 字號與文別, 俾以查考 避免使用艱深費解或模稜兩可詞句, 並應採語氣肯定 相互尊重之語氣 函的結構依內容 繁簡及需要分為一段式 ( 主旨 ) 二段式 ( 主旨 說明或主旨 辦法 ) 三段式 ( 主旨 說明 辦法 ), 案情簡單可採 主旨 1 段完成, 勿硬分割為 2 3 段 ; 辦法 段, 可因事 因案加以活用, 改為 建議 請求 擬辦 68

69 函之分段要領 伍 對外意思表示之公文 一段式 : 以 主旨 1 段來完成 1 件公文, 語氣要肯定, 具體扼要, 不必分項, 要正確使用點符號 主旨 的本質是 何事? 要顯示 何事?, 就應包括行文內容的目的及期望, 為全文精要, 文字以 50 至 60 個字完成為原則 二段式 : 以 主旨 段再加 說明 段 ( 為何?) 來完成 1 件公文 說明 段是當案情必須就事實或理由, 作較詳細之敘述, 無法於 主旨 段容納時, 用本段說明, 重點在於敘述為何而行文 說明 段通常列 3 至 5 項用以敘明 為何?, 內容旨在對案情內容來龍去脈陳述交代 依據現況作說明分析 69

70 各段格式 伍 對外意思表示之公文 段名 + 冒號 : 不冠數字, 如 - 主旨 : 說明 : 辦法 : 主旨 段不分項敘述, 文字應緊接於冒號之右書寫, 第 2 行起均不可超過冒號 說明 及 辦法 段如無項次, 文字緊接段名冒號之右書寫 ; 如須分項條列, 應另列縮 1 格書寫為一 二 三 ( 一 )( 二 )( 三 ) (1)(2)(3) 項目次序之排列方式採 階梯式 排列 說明 辦法 段中, 其分項條列內容過於繁雜, 或含有表格型態時, 應編列為附件 行文時如訂有辦理或復文期限者, 請在 主旨 內敘明 70

71 伍 對外意思表示之公文 概括性之期望語或目的語 : 請查照 請照辦 等應列入 主旨 之最末, 不能在 說明 辦法 段內重複 ; 至於具體詳細之要求或方案, 則列入 辦法 段內 如有附件, 請在 主旨 或 說明 段內敘述附件名稱及份數 受文者 指正本或副本收文機關或團體, 應書寫 全銜, 而非 簡銜, 例如 中工 為簡銜, 而 中華工程股份有限公司 則為全銜 文末首長簽署, 擬稿時, 為簡化起見, 首長職銜下僅書 姓, 名字則以 表示, 以維屬員對長官不直書 姓名 之傳統禮貌 71

72 伍 對外意思表示之公文 上述各段可簡化為 : 一段式 ( 主旨 ): 起首語 + 本案處理情形 + 期望語或目的語 二段式 ( 主旨 說明 或 主旨 辦法 ): 主旨 : 起首語 + 本案 + 期望語或目的語 說明 : 第 1 段 : 引述語或引敘語 ( 對本案之來龍去脈作說明 ) 其寫法可歸納為復文 轉文 創文 : 復文 : 復來文機關 年 月 日字號及文別 轉文 : 依 ( 依據 根據 ) 來文機關 年 月 日字號及文別辦理 創文 : 依憲法或 法第 條規定辦理 72

73 三段式 : 伍 對外意思表示之公文 上行函 : 主旨 說明 建議 或 主旨 說明 請求 或 主旨 說明 辦法 平行函 : 主旨 說明 辦法 下行函 : 主旨 說明 核復( 示 ) 事項 或 主旨 說明 公告事項 或 主旨 說明 辦法 其中 主旨 段 ( 何事?) 說明 段( 為何?) 辦法 段 ( 如何?) 註 : 三段式較不常見, 因為具體辦法若需敘述較多時, 則以附件方式為之 73

74 函之格式 伍 對外意思表示之公文 74

75 伍 範對例外意思表示之公文 75

76 伍 對外意思表示之公文 書函 書函之用語 用字與 函 相同, 僅款式 結構較具彈性, 當公務未決階段, 尚需磋商 徵詢意見 協調時 ; 或因機關處理簡單 例行性 通報而使用之文書, 或政府機關答復簡單案情時使用 ; 或寄送普通文件 書刊或一般聯繫 查詢等情況須行文時, 即可使用簡便之 書函, 不必鄭重其事地使用 函 故書函用途很廣, 不受行文系統與層級之限制, 應用起來靈活方便 76

77 伍 對外意思表示之公文 製作要領 : 書函之結構比照 函 之作法 一段式 ( 主旨 ): 起首語 + 本案處理情形 + 期望語或目的語, 二 段式 ( 主旨 說明 或 主旨 辦法 ), 三段式 ( 主旨 + 說明 + 辦法 ) 說明段之引述語可於文句最後加上 敬悉 已悉 接悉 收悉 等接件語 書函皆應以機關或單位名義發文, 文末蓋 機關或單位條戳 書函與函之區別 使用時機 : 公務已達成熟階段時使用 函 ; 尚在磋商 試探階段時使用 書函 受文對象 : 函 受文者大多為 機關, 對 個人 亦可 ; 書函 受文者大多為 個人, 對 機關 亦可 行文系統 : 函 行文系統須受層級限制 ; 書函 則可直接行文, 不受層級限制 署名用印 : 函 因受行文系統之不同蓋用機關首長職章或簽字章 ; 書函 則蓋機關條戳 77

78 伍 對外意思表示之公文 書函之規格 : 採分段式為之 78

79 壹 緒言 課程大綱 貳 公文處理程序與簽辦方式參 公文製作 5 把關鍵鑰匙肆 對內意思表示之公文伍 對外意思表示之公文 陸 公文之用印與簽署 柒 結語 79

80 陸 公文之用印與簽署 印信之使用 印信 : 舊稱大印, 依印信條例第 2 條規定, 分為 國璽印 關防 職章 圖記 等 5 種 用印與簽署準則 : 用印是使公文發生效力之程序, 各機關任何文件, 非經機關首長或依分層負責規定授權各層主管判發者, 不得蓋用印信 請參閱印信條例 ( 專書第 457 頁至第 461 頁 ) 80

81 用印範例 陸 公文之用印與簽署 81

82 職場倫理密碼 : 應用篇 對總經理 ( 長官 ) 在 或 Line 等群組中之稱謂與署名 正式用語 :( 以 G-mail 聯絡 ) 總經理 (OO 長官 ) 鈞鑒 ( 勛鑒 ): ( 內文 ). 職黃國材謹陳 ( 敬陳 敬上 ) 簡便口語 ( 非正式 ) :( 以 Line 聯絡 ) 報告總座 ( 總經理早安 ): ( 內文 ).( 謹 ) 回報如上 職黃國材 ( 敬上 回報 ) 82

83 柒 結語 公文代表機關, 亦即代表機關品質, 更是個人品質能力的代表, 自應謹慎以對 擬簽或函稿時, 多運用引據 申述 歸結或起 承 轉 合方式辦理 起 :( 引據 ) 扼要點出本案目的 承 :( 申述 ) 法令規定 事實經過 轉 :( 申述 ) 綜合研判或分析 合 :( 歸結 ) 結論或建議 擬辦 簽 函 或 書函 稿陳核前, 自我檢視至少 1 次 : 格式完備否? 陳述周延否? 文字通順否? 稱謂正確否? 錯字出現否? 數字無誤否? 標點符號用對否? 引據正確清楚否?( 來文日期 文號, 法規名稱 條次 條文內容, 節引 撮引 ) 83

84 84

85 Learning Is Earning 敬請指教! 賜教專線黃國材

第一篇文概說第七章公文的用語及標點符號公本篇內容 第一章 緒論 第二章 公文的意義 第三章 公文與高 普 特各類考試 第四章 公文程式之意義及演變 第五章 公文之分類及其行文系統 第六章 公文之結構與行款 第一篇 第一章緒論 003 第一章緒論 等 等 004 最新應用公文 第一篇 第二章公文的意義 005 第二章公文的意義 第一節 一 須為公務員製作之文書 二 須為公務員 職務上 製作之文書 006

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