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1 更新日期 : 再請釋有關利用中華 貴府擬以中華郵政電子郵遞 (epost) 傳遞之公文, 依 郵政電子郵遞院臺綜字第 105 年 7 月 22 日院臺綜字第 號函釋, 非屬 機關 (epost) 處理發文作 號公文電子交換作業辦法 第 3 條所定之電子交換, 亦非屬 業疑義一案 電報 電報交換或電傳文件方式, 自不適用 公文程式條 例 第 3 條第 5 項得不蓋用印信或簽署之規定, 仍應依同條 第 1 項規定蓋用印信或簽署 爰貴府擬以 epost 傳遞之公文, 係由已蓋用印信或簽署之機關公文掃瞄電子檔所列印, 應屬公文之複製品, 而非公文之原件 請釋有關利用中華郵 一 本案經交據電子交換管理事項管機關國家發展委員 政電子郵遞 (epost) 院臺綜字第 會檔案管理局 ( 以下簡稱檔案局 ) 查復略以, 依 機關 處理發文作業疑義一 號 公文電子交換作業辦法 ( 以下簡稱本辦法 ) 第 3 條規 案 定, 電子交換係指將文件資料透過電腦系統及電信網 路, 予以傳遞收受者 查 epost 之文件傳遞方式, 係 由發送者透過郵局提供之電腦軟體將紙本文件轉成 電子文件, 運用網路傳送至郵局, 由郵局列印紙本文 件再按址投遞 鑑於收受者並非透過電腦系統及電信 網路收受文件, 且收受之文件係由第三方 ( 郵局 ) 將 欲傳遞之原件重新列印之複製品, 爰非屬本辦法所定 之電子交換 另依 公文電子交換系統資訊安全管理 規範 第 4 點第 2 款規定, 公文電子交換系統之交換 層非使用檔案局開發之公文交換程式者, 為自建公文 交換中心,ePOST 並未向檔案局申請為自建公文交換 中心 綜上, 目前透過 epost 傳遞之公文尚不具備公 文電子交換之法定效力 二 貴府如擬利用 epost 處理發文作業, 宜洽檔案局瞭解 是否符合前開各項規定及 文書及檔案管理電腦化作 業規範, 以資周延 至該發文作業是否須依 印信 製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法 第 8 條第 1 項規定辦理一節, 茲因該傳遞方式寄發之公文非由機 關用印, 而係將印信拓模以電子檔案方式套印於文件 上, 爰應依上開規定向原製發機關報備 再請釋 公文程式條 一 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律 例 第 4 條第 2 項公院臺綜字第 效果歸屬於機關, 而機關之代表人為即為機關首長 文署名疑義一案 號 依 公文程式條例 第 3 條及第 4 條規定, 以機關名 義行文, 如有署名之需要, 除機關首長出缺係由代理 首長職務者署名外, 縱機關首長有不能視事事由, 仍 署首長姓名並由代行人附署, 以資辨, 亦即機關行 1

2 文有署名需要, 應由機關首長或出缺時之代理人署名, 為公文對外生效之形式要件, 其與公文之核決係依分層負責規定為之, 尚屬有別 另所提實務上各機關授權分層負責核決之公文, 仍繼續依 96 年 10 月 5 日停止適用之 行政機關分層負責實施要項 規定, 於公文上註依分層規定授權 ( 單位 ) 管決行等字樣一節, 上開字樣係機關公文於首長署名之外, 另行加註相關文字, 以利判別該件係授權單位管決行 以機關名義對外行文之公文, 並未變更上開機關公文應由機關首長署名之規定 二 至所提在符合 公文程式條例 第 4 條第 2 項首長因故不能視事之情形下, 公文署名宜與公文核決人實質相符, 以釐清行政責任一節, 按機關公文對外行文之簽署, 與公文係由首長或代理人核決無關, 仍應以發文當日首長在勤與否為依據 惟為避免產生機關首長因故不能視事期間公文實際核決人與公文署名不一致之情事, 有關首長請假前已核決之公文, 以及代理人於首長請假期間代行核決之公文, 均應依 文書處理手冊 第 38 點 ( 四 ) 規定, 於核決當日分配繕印竣事, 以求周延 此外, 為利後續查考, 有關首長因故不能視事期間之公文檔案, 各機關可依 檔案法 第 12 條第 2 項規定, 先行以電子方式儲存後再予銷毀 請釋有關發文後解密 一 有關機密文書機密等級之變更及解密程序, 文書處或附件已抽辦解密之院臺綜字第理手冊 第 73 點定有文, 依該點 ( 一 )2 規定, 存查案件, 可否免填 號機密文書未標示保密期限或解除機密條件者, 原核定附 機密文書機密等機關經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保級變更或註銷處理意密必要時, 應填具 機密文書機密等級變更或註銷處見表 及 機密文書理意見表 ( 以下簡稱處理意見表 ) 及 機密文書機機密等級變更或註銷密等級變更或註銷通知單, 陳奉核定後, 通知前曾紀錄單 一案受領該機密文件之受文機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序 同點 ( 一 )4 規定, 原核定機關經核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷者, 應將原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去, 並檢附已列資料經登記人簽章之紀錄單 ( 戳 ) 同點( 二 ) 規定, 機密文書已標示保密期限或解除機密條件者, 其保密期限已屆或條件成就時應依標示辦理變更或解密, 由檔案管理單位會商業務承辦單位依 2

3 ( 一 )4 規定辦理 依上開規定, 各機關經辦之機密文書如擬辦理機密等級變更或註銷, 應先確認是否為機密文書之原核定機關 機密文書有否標示保密期限或解除機密條件 機密文書保密期限是否已屆或解密條件是否成就, 並經簽奉核定後據以辦理 二 至所提為落實文書簡化, 擬免填附處理意見表及 機密文書機密等級變更或註銷紀錄單 ( 以下簡稱註銷紀錄單 ) 一節, 處理意見表係為辦理未標示保密期限或解除機密條件之機密文書解降密作業, 而填擬陳核之定型化表單, 其功能在取代簽之撰擬, 並無增加作業程序及紙張列印, 如機關業將處理意見表相關審查內容於簽之撰擬敘清楚 ( 一般存參或案情簡單之文件, 得於原件文中空白處簽擬 ), 亦可取代以表格方式陳奉核定 註銷紀錄單係檢附於解降密公文原件之表單, 亦可以蓋印章戳之方式辦理, 以本院為例, 即以刻印 行政院機密文書機密等級註銷戳記 蓋印於解密公文原件 請釋 公文程式條例 有關 公文程式條例 第 4 條第 2 項規定, 係就機關首 第 4 條第 2 項公文院臺綜字第長因故不能視事, 規範機關公文對外行文由代行人簽署, 署名疑義一案 號並以發文當日首長在勤與否為依據, 以權責 按機關公文對外行文, 依 文書處理手冊 第 11 點及第 12 點規定, 各機關為實施分層負責, 逐級授權, 依 中央行政機關組織基準法 規定, 得就授權範圍訂定分層負責細表 各層決定之案件, 其對外行文所用名義, 應分別規定, 凡性質以用本機關名義為宜者, 雖可授權第 2 層或第 3 層決定, 仍以機關名義行文 ; 凡性質以用單位名義為宜者, 可由單位管逕行決定, 並以該單位名義行文 依上開規定, 各機關對外行文, 除內部單位得基於授權以單位名義行文外, 餘均以機關名義為之 至機關公文對外行文之簽署, 與公文是否由機關首長核決無關, 公文之核決依手冊第 30 點 ( 二 ) 規定, 係由各機關依內部分層負責之規定辦理 有關他機關密件來文 按一般公務機密文書機密等級之變更或解密, 依 文所載保密期限過長, 院臺綜字第書處理手冊 第 72 點規定, 係原核定機關之權責 另依 惟已屆受文機關公文 號機密檔案管理辦法 第 18 條規定, 機密檔案未經解密, 不保存年限, 除涉及國得銷毀 依上開規定, 受文機關不得以機密文書已屆公文家機密文書外, 一般保存年限為由逕予解密或銷毀 惟受文機關如經檢討機密公務機密文書得否賦文書已無繼續保密必要, 得依 文書處理手冊 第 57 點及予受文機關權限檢討第 73 點 ( 一 )3 規定, 填具 機密文書機密等級變更或註銷 3

4 銷毀一案 建議單 建議原核定機關辦理解密 請釋 文書處理手冊 一 文書處理手冊 第 31 點 ( 四 ) 規定, 辦稿時之 附 有關公文附件 正院臺綜字第 件 欄位, 請註內容名稱 媒體型式 數量及其他 副本之填列規定一案 號 有關字樣 所謂其他有關字樣, 亦即除於該欄位具體 敘附件之內容名稱 媒體型式及數量外, 其他足資 表示該公文另有隨文附送之資料等文字, 俾利提醒受 文者注意 例如, 辦稿時如已於旨或說段內敘 附件之內容名稱 數量等情, 即可於 附件 欄位填 列 如文 如旨 或 如說 等字樣( 可 參考手冊附錄 6 之公文作法舉例 ); 如無附件, 該欄 位不必填列 二 文書處理手冊 第 31 點 ( 五 ) 規定, 正本 或 副本 分別逐一書全銜, 或以確之總稱概括表示 所謂總稱概括表示, 即例如本院行文所屬各機關 各地方政府及內部各單位, 可使用 各部會行總處署 各縣市政府 及 本院各單位 等總稱概括表 示 是以, 有關所提以勞動部行文勞動力發展署及其 所屬分署 就業中心為例之受文者及正副本寫法一節, 受文者應依個別行文對象, 書其全銜辦理 ; 正 本 或 副本 欄位除可採逐一列出並書全銜, 亦 可使用 本部勞動力發展署及其所屬各分署 就業中 心 等類似文字作為總稱摡括表示, 惟以總稱概括表 示時, 應輔以使用行文對象之清單附於文稿之後, 俾 利文書單位照單繕發, 避免錯漏 請釋有關 公文程式 一 依 公文程式條例 第 4 條第 2 項規定, 機關首長因 條例 第 4 條第 2 項院臺綜字第 故不能視事, 由代理人代行首長職務時, 其機關公文 規定疑義一案 號, 除署首長姓名註不能視事事由外, 應由代行人附 署職銜 姓名於後, 並加註代行二字 上開規定所稱 因故不能視事, 係指因故不能執行職務, 例如出國 請假等 又查 96 年 10 月 29 日院臺秘字第 號本院秘書處函釋略以, 機關公文對外行文之簽署, 與公文係由首長或代理人核決無關, 仍應以發文當日 首長在勤與否為依據 是以, 機關公文發文當日如首 長請假不在勤, 應依上開規定辦理 另依 公文程式 條例 第 1 條規定, 公文謂處理公務之文書, 文書 處理手冊 第 40 點 ( 三 ) 規定之各類依法應蓋用印信 之文件 ( 含是類公文以外文製發者 ) 係屬公文書, 是其 對外行文之簽署, 如遇首長不在勤之情事, 自應依 4

5 公文程式條例 第 4 條第 2 項規定辦理 惟為與國際 接軌, 依 94 年 10 月 11 日院臺秘字第 號 本院秘書處函釋規定, 證書 執照等類公文以外文 製發, 如雙方協 ( 約 ) 定其蓋用印信 章戳方式, 自可 依其方式辦理 二 至有關 公文程式條例 第 4 條第 2 項規定時空背景 久遠, 建請考量存在必要一節, 按 公文程式條例 第 4 條第 1 項及第 2 項係分別針對機關首長出缺或因 故不能視事等情, 規範機關公文對外行文由代理人或 代行人簽署, 以權責 機關首長因故不能視事既屬 實務上存在之情事, 為解決其對外行文簽署問題, 當 有確規範之必要 請釋人民向機關首長 依 文書處理手冊 第 4 點規定, 文書處理指文書自 陳情案應否登錄來文院臺綜字第收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程, 分為收文處理 者 日期 附件 案 號 ( 簽收 拆驗 分文 編號 登錄 傳遞 ) 文件簽辦 ( 由, 依檔案法規辦理 擬辦 送會 陳核 核定 ) 文稿擬判 ( 擬稿 會稿 核 歸檔一案 稿 判行 ) 發文處理 ( 繕印 校對 蓋印及簽署 編號 登錄 封發 送達 ) 及歸檔處理 ( 依 檔案法 及其相 關規定辦理 ) 等步驟 人民陳情案件, 依 文書處理手冊 第 1 點規定屬於公文書, 各機關於收受人民陳情案件後, 即應依上開文書處理流程辦理 另本院所屬各機關處理 人民陳情案件, 亦應依 行政院及所屬各機關處理人民陳 情案件要點 規定辦理 請釋 文書附件 規 一 依 文書處理手冊 第 23 點 ( 四 ) 及 ( 五 ) 規定, 附件 定在適用上之疑義範院臺綜字第 應不與公文分離為原則, 由總收文人員裝訂於文後隨 疇一案 號 文附送 ; 附件較多或不便裝訂者, 應裝袋附於文後, 並書 號附件字樣 ; 附件未到而公文先到者, 應 俟附件到齊後再分辦 ; 公文如為急要文件, 可先送承 辦單位簽辦 同手冊第 41 點 ( 一 ) 第 42 點 ( 四 ) 及 ( 五 ) 規定, 總發文人員對待發之公文, 應詳加檢查核 對, 如有附件不全者應退還補辦 ; 發文附件應由總發 文人員隨文封發, 凡體積較大數量過多之附件需另寄 者, 應在公文附件項下註附件另寄 是以, 機關於 收文或發文處理時, 均應以附件不與公文分離為原則 處理, 使來文承辦單位或正本受文者得以收取完整文 件, 俾利公文處理 正本受文者對於隨文附件之處理, 應視公文內容及附件性質等因素本於權責辦理, 並 無公文與附件不得分離處理之規定 5

6 二 舉例而言, 本院秘書長 104 年 7 月 30 日院臺綜字第 號函 ( 如附 ) 送本院所屬各機關 文書處理手冊 3 冊, 各正本受文者於收取公文及附件後, 即可本於權責決定附件 ( 文書處理手冊 3 冊 ) 之處理方式 請釋 文書附件 規 依 公文程式條例 第 10 條規定, 公文之附屬文件定之適用疑義一案院臺綜字第為附件, 附件在二種以上時, 應冠以數字 上開規定係述 號公文之附屬文件稱為 附件 另依 文書處理手冊 第 22 點 ( 二 ) 23 點 ( 三 ) 26 點 ( 一 ) 及 42 點 ( 四 ) 等規定及現行實務運作, 公文之附件並不限於文件性質之資料, 亦可能為現金 票據 有價證券或貴重物品等 至所提 文書正文 所生以文為憑之效力是否包括附件, 以及文書正文生效後之附件可否與正文相異處理一節, 因公文正 ( 副 ) 本受文者對於隨文附件之處理, 係視公文內容而定 請釋 洽悉 用語一 查 洽悉 一詞為文書之用語, 一般係使用於會議紀案院臺綜字第錄報告事項, 例如針對 計畫推動情形報告 或 號 本會委員人事異動報告, 紀錄文字載 : 決定 : 洽悉, 意指會議全體成員已瞭解 知悉報告內容 要求行政單位掛號郵 有關建議於公文信封上註記公文內容, 本處就同一案寄公文, 並於信封上院臺綜字第由已於本年 4 月 7 日函復立法院司法及法制委員會, 並副註記公文內容一案 號知先生在案 ( 本處 104 年 4 月 7 日院臺綜字第 號函, 諒達 ) 另有關建議行政單位掛號郵寄公文一節, 按 文書處理手冊 第 43 點規定, 交換傳遞 直接送達 郵遞等均為公文送達之方式, 各機關得視業務需要選擇遞送方式, 尚不宜統一規範採行掛號郵寄 ; 惟如選擇郵遞方式傳送公文, 依同點 ( 六 ) 規定, 人事命令 證件 有價證券 訴願文件及機密件等均應以掛號郵件寄發 立法院司法及法制委 按本院函頒之 文書處理手冊 附件 8 公文封套格式員會函轉民眾陳情要院臺綜字第 ( 例示, 非硬性規定 ), 僅在規範公文封信封規格 ( 尺寸求修正 行政程序法 號 紙質及製作規定等), 並無規定信封上須載公文內容 刑事訴訟法, 於物, 各機關得本於權責自行斟酌, 惟應確遵機密文書保密公文信封上註內容及個人資料保護相關規定 另手冊第 42 點規定, 經編號物一案待發之公文, 應由專人負責複檢附件是否齊全, 文與封是否相符後再封固, 並標速別, 登錄後送外收發人員遞送 機密件 最速件或開會通知應於封套上加蓋戳記 ; 機密件應另加外封套, 以重保密 發文附件應由總發文人員隨文封發, 凡體積較大數量過多之附件需另寄者, 應在公文附件項下註附件另寄, 並應在附件封面書某字號之附 6

7 件 各機關均應依上開規定, 由專人確認文與封相符後再予封發, 以資周延 公務員辦理公務之簽 一 簽為 公文程式條例 及 文書處理手冊 所稱之公 ( 或創簽 ) 是否屬公院臺綜字第文書, 屬其他公文 依 文書處理手冊 第 15 點 ( 文書及公文書應記載 號一 )6(5) 規定, 簽為承辦人員就職掌事項, 或下級機事項等相關疑義一案關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 所詢文書須記載事項, 依 文書處理手冊 第 20 點 ( 七 ) ( 八 ) 規定, 文書須記載年 月 日, 配合流程管理, 得註時間 ; 文書處理過程中之有關人員, 均應於文面適當位置蓋章或簽名, 並註時間 第 25 點 第 27 點及第 41 點亦就收發文處理之編號 登錄應注意事項訂有詳細規範 另依 檔案分類編案規範 第 2 點 ( 六 ) 及第 11 點規定, 檔號係指由檔案年度號 分類號 案次號 卷次號及目次號依序所組成之一組號碼 ; 檔案立案時應編訂檔號 有關檔案歸檔事宜, 依手冊第 44 點規定, 文書歸檔應依相關檔案法規辦理 ; 機關檔案點收作業要點 就歸檔及得不歸檔案件類型等均有文規定 至人民如有申請應用檔案之需要, 可依 檔案法 第 17 條規定, 以書面敘理由向原收文機關申請閱覽 抄錄或複製 二 基於政府資訊公開原則, 文書處理手冊及相關函釋等資訊均登載於 行政院全球資訊網 ( 資訊與服務項下之行政事務 ), 供各界瀏覽 臺端就文書處理如有相關疑義, 可上網瀏覽查詢 有關行為能力規範, 依 公文程式條例 第 1 條規定, 稱公文者, 謂處理建請檢討 公文程式院臺綜字第公務之文書, 其程式除法律別有規定外, 依該條例之規定條例 第 1 5 條規定 號辦理 ; 第 5 條規定, 人民之申請函, 應署名 蓋章, 並註研提意見一案性別 年齡 職業及住址 另依 行政程序法 第 36 條規定, 行政機關應依職權調查證據, 不受當事人張之拘束, 對當事人有利及不利事項一律注意 ; 同法第 40 條規定, 行政機關基於調查事實及證據之必要, 得要求當事人或第三人提供必要之文書 資料或物品 綜上, 行政機關於處理人民申請案時, 申請人是否具有行為能力, 除得依申請函所載年齡逕予判斷外, 應依職權審查之 公文程式條例 第 5 條雖未文規定申請函應載身分證統一編號, 惟行政機關基於調查事實及證據之必要, 仍得依 行政程序法 第 40 條規定, 要求當事人提供相關身分證 7

8 文件 至於 公文程式條例 第 1 條係定義及法律適用之規定, 與確認申請人是否具有行為能力無涉 當事人未要求保密, 查法務部 95 年 1 月 27 日法政字第 號函公文密等可否列 密院臺綜字第釋略以, 依現行法制, 公務機密 之核定, 係專屬政府 人民陳情案列 密 號機關之權責, 唯政府機關始得為之, 是民間團體之來函其, 應否標示保密期限上自訂有機密等級者, 對政府機關並無拘束效力 ; 民間團或解除機密條件一案體之來函是否為政府機關管業務應保密事項, 應由該受文機關視其性質 內容等依相關法令規定判斷之, 如有保密必要者, 應依規定或報請權責長官核定適當之機密等級 又 行政程序法 第 170 條第 2 項規定 : 人民之陳情有保密必要者, 受理機關處理時, 應不予公開 惟人民陳情案件有無保密之必要, 仍應由受理機關依相關法令規定辦理 綜上, 人民陳情案件是否列為一般公務機密文書之 密 等級, 應由受文機關視具體個案, 依相關法令規定本於權責判斷, 如經判斷列為 密 等, 自應依 文書處理手冊 第 53 點 第 60 點規定, 標示其保密期限及解密條件 本院公文未加註承辦 依 文書處理手冊 第 31 點 ( 十 )8 規定, 為提升人姓名疑義一案院臺綜字第公務溝通效率, 承辦人得審酌案情後於文稿中述聯絡方 號式 本院為便利機關或民眾與承辦人員溝通聯繫, 業將公文系統由原承辦人辦稿時自行點選聯絡方式, 調整為辦稿時即由系統動顯示承辦人姓名 聯絡電話等相關資訊 請釋受行政院監督之 按地方政府之文書處理, 係各級地方政府之組織及行地方政府, 於文書處院臺綜字第政管理事項, 依 地方制度法 規定屬地方自治事項 ; 理作業有無符合 公 號公文程式條例 係規範機關公文程式之法律, 適用範圍及文程式條例 規定, 於以文書處理公務之全國各機關 有關地方政府文書處理是否受行政院之監督作業有無符合 公文程式條例 規定, 應視具體個案據以一案判斷, 並由各該地方政府本於權責核處 又地方政府辦理自治事項如違背法律, 自得依 地方制度法 第 75 條規定由相關機關予以撤銷 變更 廢止或停止其執行 總統祭文 ( 含稿 ) 依 公文程式條例 第 1 條及第 3 條規定, 稱公文者是否屬公文程式條例院臺綜字第, 謂處理公務之文書 ; 機關公文, 視其性質, 蓋用印信或之公文疑義 號簽署 查 總統祭文 ( 含稿 ) 蓋用 總統之印, 係依 印信條例 第 3 條及第 15 條規定辦理, 並依 忠烈祠祀辦法 規定, 係於中樞祭典致祭時使用之文書, 需經收文或交辦 陳核 判發 校對 蓋印 發文 歸檔等文書處理流程, 其性質屬 公文程式條例 所稱處理公務之文書 8

9 請釋有關機密文書傳 按現行各機關處理機密性資料及文件, 依 行政院及遞方式之疑義院臺綜字第所屬各機關資訊安全管理要點 第 28 點規定, 不得以電 號子郵件或其他電子方式傳送 ; 機密性資料以外之敏感性資料及文件, 如有電子傳送之需要, 各機關應視需要以適當的加密或電子簽章等安全技術處理 另 文書處理手冊 第 62 點亦規定機密文書須密封按人工傳遞方式辦理 ; 至同點 ( 三 ) 有關因機關業務特性, 應使用經專責機關鑑定相符機密等級保密機制之規定, 現行實務上係指具國安性質之機密文件, 應使用國安單位提供之密碼電務設備 又手冊第 6 點規定, 機關公文以電子文件處理者, 其資訊安全管理措施, 應依 行政院及所屬各機關資訊安全管理要點 及 行政院及所屬各機關資訊安全管理規範 等安全規範辦理 各機關如有其他特殊需求, 得依需要自行訂定相關規範 此外, 為提升整體公文電子交換系統資訊安全, 本院已於 103 年 2 月 5 日函頒 公文電子交換系統資訊安全管理規範 綜上, 貴部如因業務亟需以電子方式傳遞機敏文書時, 應依上開相關規定建立安全維護機制, 始得據以辦理 請釋 文書處理手冊 按本院訂頒之 文書處理手冊 係為規範行政機關內 及 文書流程管理院臺綜字第部文書處理自收文或交辦起至發文 歸檔止全部流程所需作業規範 適用對象 號注意事項, 供本院及所屬機關於文書處理程序及格式上依及效力等疑義一案循之共同標準 ( 總統府 其他四院及地方政府之文書處理得參照或另訂相關規範, 據以遵循 ); 文書流程管理作業規範 係國家發展委員會 ( 組改前為本院研究發展考核委員會 ) 為因應各機關文書流程管制, 提高各機關公文處理時效而訂定之作業規範, 其性質與 文書處理手冊 相同, 均屬 行政程序法 第 159 條第 2 項第 1 款規定之 行政規則, 適用對象為本院及所屬機關 又上開手冊玖有關文書流程管理部分, 僅係原則性規範, 並於第 77 點強調除法令別有規定者外, 回歸文書流程管理相關規定 ( 即 文書流程管理作業規範 ) 為辦理依據 請釋政府機關學校收 依 文書處理手冊 第 4 點規定, 本手冊所稱文書處受人民陳情書或申請院臺綜字第理, 指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程 書, 該公文書之所有 號人民陳情書或申請書經機關學校收文, 由承辦人員辦畢後權歸屬疑義一案, 並依手冊第 44 點規定, 依相關檔案法規辦理歸檔 至陳情人如有應用檔案之需要, 可依 檔案法 第 17 條規定, 以書面敘理由向原收文機關申請閱覽 抄錄或複製, 各機關非有法律依據不得拒絕 9

10 請釋收受之機關人事 一 依 公文程式條例 第 12 條規定, 應保守秘密之公 令有無違反 公文程院臺綜字第 文, 其制作 傳遞 保管, 均應以密件處理之 一般 式條例 及 文書處 號 公務機密依 文書處理手冊 第 51 點 第 57 點及第 理手冊 之規定一案 72 點 ( 三 ) 等規定, 係指本機關持有或保管之資訊, 復如說, 請查照, 依法令或契約有保密義務者, 由原核定機關權責 管核定之 ; 各機關承辦人員處理一般文書, 應審核鑑 定是否具保密價值, 如確有保密必要, 應即改作機密 文書處理 是以, 先生來函影附之內政部警政署國道 公路警察局人事令是否應視為一般公務機密文書, 應 視相關人事法令是否有保密義務, 並由原權責機關予 以核定 二 至旨揭人事令是否違反偵查不公開原則 有洩露個資 之嫌及副本發文疑義等節, 因涉原權責機關及人事相 關法令 個人資料保護法 及 刑事訴訟法 等規 定, 業經本處函請內政部警政署 行政院人事行政總 處及法務部等機關查復略以, 本件人事令辭職事由註 記, 係依前行政院人事行政局 ( 現行政院人事行政總 處 )75 年 5 月 12 日七十五局參字第 號函 : 公務員因案在其所任職之機關及其上級機關審議懲 處未決定前, 可准其辭職, 惟應於免職令註辭職事 由 辦理 ; 另該人事令說二記載刑事案件之個人 資料是否違反 刑事訴訟法 偵察不公開之規定, 應 就具體個案情形加以認定 請釋地方政府可否依 本院訂頒之 文書處理手冊 適用對象為本院及所屬 業務性質增訂公文規院臺綜字第機關, 有關地方政府之文書處理, 係各級地方政府之組織 範一案 號及行政管理事項, 依 地方制度法 規定屬地方自治事項 地方政府可參照 文書處理手冊 或另訂相關規範, 據 以遵循 請釋 公文程式條例 按 公文程式條例 係規範機關公文之程式, 適用該 及 文書處理手冊院臺綜字第條例之機關原則上為以文書處理公務之全國各機關 ; 另 是否為地方政府於 號文書處理手冊 係提供本院及所屬機關於文書處理程序及 公文製作時之職務規 格式上依循之共同標準 有關地方政府之文書處理, 係各 範一案 級地方政府之組織及行政管理事項, 屬 地方制度法 規 定之地方自治事項, 地方政府可參照 文書處理手冊 規 定或另訂定相關規範, 據以遵循 請釋 公文程式條例 一 按 行政程序法 第 2 條第 2 項規定 : 本法所稱行 第 2 條 第 3 條及院臺綜字第 政機關, 係指代表國家 地方自治團體或其他行政 文書處理手冊 第 號 體表示意思, 從事公共事務, 具有單獨法定地位之組 10

11 1 點規定所稱 機關 織 上開所稱 行政機關, 係以具有 獨立編制 涵義, 是否同 行 獨立預算 依法設置 及 對外行文 等 政程序法 第 2 條第 4 項認定標準 換言之, 該法所指之行政機關, 係採 2 項定義之 行政機 廣義說與實質說而不拘泥於機關之形式外觀, 亦即不 關 一案 限於行政院及所屬各機關, 其他單獨法定地位, 實質 上行使行政權具行政作用之組織, 於從事公共事務 行使公權力時, 均屬該法所稱行政機關 二 另 公文程式條例 係規範機關公文之程式, 適用該 條例之機關原則上為以文書處理公務之全國各機關 ; 文書處理手冊 係規範行政機關內部文書處理自 收文或交辦起至發文 歸檔止全部流程所需注意事項, 供本院及所屬機關於文書處理程序及格式上依循之 共同標準 綜上, 有關所詢 公文程式條例 第 2 條 第 3 條及 文書處理手冊 第 1 點所稱之 機關, 與 行政程序法 所稱之 行政機關, 其意涵及 規範事項並不相同 請釋政府機關認定人 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律 民致行政機關之陳情院臺綜字第效果歸屬於機關, 公文承辦人不須單獨對外承擔機關公文 書或申請書為個人信 號之責任 民眾如擬向各級行政機關提出申請或陳情案件, 件, 而非公文書等疑 應向該機關為之, 毋須以該機關所屬公務員之個人為行文 義一案 對象 惟各機關承辦人員收受其為指定收件人之民眾函件, 仍應檢視來文內容, 如與公務有關, 即應視同人民申請 或陳情案件予以簽辦, 俾有效解決民眾問題 請釋製作完成之公文 查 文書處理手冊 第 38 點至第 41 點已就待發文稿, 原文書流程經辦人院臺綜字第之繕印 校對 蓋印及簽署 編號, 登錄等發文處理訂定 員可否更改原收文登 號相關注意事項 另手冊第 77 點及第 80 點規定, 公文處理 錄之來文案由或已發 應重視時效及品質, 全面全程實施管制 ; 各機關對所收之 文之公文內容一案 公文, 應按收文號予以登錄管制 爰各機關製作公文自應 依上開規定辦理, 除於收文登錄時有誤 ( 漏 ) 繕文字 ( 號 ) 之情形外, 原文書流程經辦人員即不得更改原收文登錄 之來文案由 ; 已發文之公文, 除於繕發時內容有誤 ( 漏 ) 繕文字之情形外, 亦不得更改 請釋示 公文程式條 一 按人民與機關間往來公文蓋用印信方式, 依 公文程 例 立法規範, 有關院臺綜字第 式條例 第 3 條第 1 項規定, 得視其性質蓋用機關印 機關與人民往來公文 號 信或由機關首長署名 蓋職章或蓋簽字章 同條第 3 蓋用印信方式疑義一 項規定, 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文 案 時, 由該單位管署名 蓋職章 ; 其效力與蓋用該機 關印信之公文同 另依 文書處理手冊 第 12 點規 11

12 定, 各層決定之案件, 其對外行文所用名義, 應分別規定 凡性質以用本機關為宜者, 雖可授權第 2 層或第 3 層決定, 仍以機關名義行文 凡性質以用單位名義為宜者, 可由單位管逕行決定, 並以該單位名義行文 綜上, 機關單位對外行文, 均依上開規定辦理 二 查實務上各機關內部單位管, 除人事 計及政風等基於業務一條鞭性質, 申請製發領有職章外, 其餘未依 印信條例 相關規定請領職章 是以, 為因應現行實務處理文書之需要, 爰機關內部單位名義行文時, 得依 文書處理手冊 第 40 點 ( 三 )5 規定, 蓋用條戳 至部分機關之公文以章戳註或繕印 授權單位管決行 字樣, 係依本院訂頒之 行政機關分層負責實施要項 規定辦理, 惟該實施要項已於 96 年 10 月 5 日停止適用 請本處依 公文程式 一 文書處理手冊 係本院揆諸行政機關實務運作情形條例 規定, 對外行院臺綜字第, 於 印信條例 及 公文程式條例 等規定之外, 文, 依法簽署, 不再 號另行訂頒之行政規則, 俾供本院及所屬機關於文書處蓋用條戳一案 理程序及格式上有一致之依循標準 二 查實務上各機關內部單位管, 除人事 計及政風等基於業務一條鞭性質, 申請製發領有職章外, 其餘未依 印信條例 相關規定請領職章 爰此, 文書處理手冊 第 40 點 ( 三 )5 規定, 機關內部單位管依分層負責之授權, 逕行處理事項, 對外行文時, 由單位管署名, 蓋單位管職章或蓋條戳, 其於 公文程式條例 第 3 條第 3 項規定之外, 增列 蓋條戳 之規定, 係為因應現行實務處理文書之需要, 屬解釋性之補充規範 至來函影附之交通部公路總局函, 查該局為交通部所屬機關, 並非其內部單位, 是該局致交通部函, 係屬下級機關對上級機關之上行文, 其蓋印及簽署依 文書處理手冊 第 40 點 ( 三 )3 及 ( 七 ) 規定, 署機關首長職銜 姓名, 蓋職章 ; 副本之蓋印與正本同, 與機關內部單位基於授權而對外行文之情形有別 請釋示 公文程式條 依 公文程式條例 第 1 條及第 2 條規定, 稱公文者例 一案院臺綜字第, 謂處理公務之文書, 公文程式之類別有令 呈 咨 函 號 公告及其他公文 另 文書處理手冊 第 1 點規定, 文書指處理公務或與公務有關, 不論其形式或性質如何之ㄧ 12

13 切資料 凡機關與機關或機關與人民往來之公文書, 機關內部通行之文書, 以及公文以外之文書而與公務有關者, 均包括在內 手冊第 4 點規定, 文書處理指文書自收文或交辦起至發文 歸檔止之全部流程 是以, 機關因處理公務過程中登錄發 ( 來 ) 文者 案由 頁數 附件等資料, 即屬上開 文書處理手冊 所稱之文書 請釋 文書處理手冊 按 文書處理手冊 第 25 點 第 44 點係分別規範收 第 25 點登錄之來文院臺綜字第文處理有關編號 登錄及發文處理有關歸檔之應注意事項機關 文號 附件及 號 有關檔案管理單位歸檔點收之依據, 檔案法 及其施案由摘要是否亦為第行細則第 7 條規定, 各機關辦理檔案點收 保管及檢調事 44 點歸檔點收依據項, 其作業規範由檔案中央管機關定之, 國家發展委員一案會檔案管理局並據以訂頒 機關檔案點收作業要點, 以為各機關辦理檔案點收作業準據 依上開要點第 5 6 及 8 點規定, 各機關辦畢案件應併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔, 檔案管理單位應詳細核對歸檔清單所載項目與歸檔案件內容及數量是否相符, 經確認無誤後, 於歸檔清單上註記點收日期並簽章或蓋點收章備查 ; 歸檔清單則應記載文 ( 編 ) 號 旨或事由 承辦單位或人員 媒體類型及數量等事項 本處函蓋用條戳而不 對於人民陳情案件, 不論以機關名義或基於分層負責蓋用職銜簽字章疑義院臺綜字第, 經授權而以單位名義行文函復, 本院所屬機關及單位均一案 號本於合法 合理 迅速及確實原則, 審慎處理 有關所提本處函蓋用條戳疑義一節, 依 公文程式條例 第 3 條第 3 項規定, 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位管署名 蓋職章 ; 其效力與蓋用該機關印信之公文同 又 文書處理手冊 第 40 點 ( 三 )5 規定, 機關內部單位管依分層負責之授權, 逕行處理事項, 對外行文時, 由單位管署名, 蓋單位管職章或蓋條戳 基此, 本處 102 年 11 月 3 日函, 查係機關內部基於授權以單位名義對外行文, 依上開規定蓋用本處條戳, 於法令並無不合, 亦與現行立法 司法 考試 監察等四院內部單位對外行文之作法相同 有關先生所附總統府及交通部函文影本, 係屬以機關名義對外行文, 應蓋用首長職銜簽字章, 與本處係以機關內部單位基於授權對外行文有別 至所提 文書處理手冊 第 84 點規定, 係各機關因處理文書需要, 得依照該規定自行刻製 使用章戳之規範, 與上開規定並無衝突 請釋 公文程式條例 按 公文程式條例 係 中央法規標準法 第 4 條所 13

14 立法規範疑義一案院臺綜字第稱應經立法院通過, 總統公布之 法律, 又該條例第 號條後段規定, 公文程式除法律別有規定外, 依該條例之規定 是全國各級行政機關處理公文, 應依該條例規定辦理 另查該條例第 2 條第 1 項第 4 款及 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 ) 規定, 函 為各機關間公文往返, 或人民與機關間之申請與答復時使用, 惟人民與機關間之申請或答復案件不僅限於 函 之公文程式類別, 依 公文程式條例 第 2 條第 1 項第 6 款及 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 ) 規定, 亦得由權責機關以其他公文 ( 如書函或箋函等 ) 答復 至人民與機關間往來公文蓋用印信方式, 依 公文程式條例 第 3 條第 1 項規定, 得視其性質蓋用機關印信或由機關首長署名 蓋職章或蓋簽字章 同條第 3 項規定, 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位管署名 蓋職章 ; 其效力與蓋用該機關印信之公文同 ; 文書處理手冊 第 40 點 ( 三 ) 規定, 機關內部單位管依分層負責之授權, 逕行處理事項, 對外行文時, 由單位管署名, 蓋單位管職章或蓋條戳 是各機關辦理人民與機關間往來公文之蓋用印信, 即依上開規定辦理 詢問 文書處理手冊 依 文書處理手冊 第 15 點 ( 一 ) 規定, 函及簽均 相關問題一案院臺綜字第屬公文之一種, 其中 函 係各級機關間或民眾與機關間 號於處理公務時使用 ; 簽 係承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 另查 文書處理手冊 第 19 點 ( 三 ) 規定, 稿之撰擬 : 草擬公文按文別應採之結構撰擬, 其中函 ( 稿 ) 即為機關內部撰擬 函 之類別公文及待判發公文之草本 復查 簽呈 並非 文書處理手冊 規定之公文類別, 惟查該手冊附錄 4 標點符號用法表內有關夾註號之舉例欄位出現 簽呈 一詞, 審其文義與 簽 之定義相同 至 會辦 及 會辦意見 一節, 依 文書處理手冊 第 27 點 ( 五 ) 第 29 點 ( 一 ) 第 30 點 ( 一 ) 及第 33 點等規定略以, 會辦之公文, 受會單位應視同速件, 並依收發文程序辦理 ; 凡案件與其他機關或單位之業務有關者, 應會商或送會 其所稱 會辦, 即會商機關內部其他單位之意見, 他單位如於受會公文時簽擬加註意見, 即為 會辦意見 請釋 文書處理手冊 查 文書處理手冊 第 24 點 ( 二 ) 前段規定, 分文人 第 24 點所稱 組織院臺綜字第員應視公文之時間性 重要性, 依本機關之組織與職掌, 與職掌 承辦單位 號認定承辦單位並由各機關規定適當位置加蓋單位戳後, 依 14

15 依據之法規一案 序迅速分辦 復查機關權限及職掌係機關組織法規應包括 之事項, 此為 中央行政機關組織基準法 ( 以下簡稱基 準法 ) 第 7 條文規定, 基準法第 8 條第 1 項規定, 機關 組織以法律制定者, 其內部單位之分工職掌, 以處務規程 定之 ; 機關組織以命令定之者, 其內部單位之分工職掌, 以辦事細則定之 是以, 各機關之組織與職掌暨其內部單 位之分工, 係由其個別機關組織法規, 予以規範 請釋文書處理手冊規 按文書處理手冊係為規範行政機關內部文書處理自 範是否依 公文程式院臺綜字第收文或交辦起至發文 歸檔止全部流程所需注意事項, 供 條例 印信條例 號本院及所屬機關於文書處理程序及格式上依循之共同標 訂定一案 準, 屬 行政程序法 第 159 條第 2 項第 1 款規定之 行 政規則 有關所提 公文程式條例 及 印信條例, 其 係屬文書處理手冊之上位規範, 故各機關文書處理除依上 開 2 條例及其他法規 ( 如 國家機密保護法 機關公文 電子交換作業辦法 等 ) 外, 應依文書處理手冊辦理 監察院函, 為 多 一 按 政府資訊公開法 第 3 條所稱政府資訊, 係指政 次以書面向新竹市政院臺綜字第 府機關於職權範圍內作成或取得而存在於文書 圖畫 府陳情, 要求該府提 號 照片 磁碟 磁帶 光碟片 微縮片 積體電路晶 供勞工處承辦人彭先 片等媒介物及其他得以讀 看 聽或以技術 輔助方 生全名, 俾利向臺灣 法理解之任何紀錄內之訊息, 故倘僅單純公文承辦人 新竹地方法院提出訴 員之姓名而未與該文書結合者, 並不包括在內, 自非 訟, 惟未獲妥適處理 此處所稱之政府資訊 公文係以機關名義所為之公法 等情, 囑就文書處理 上意思表示, 其法律效果歸屬於機關, 公文承辦人員 相關規定回復一案 不需單獨對外承擔機關公文之責任, 且經查詢相關法 規, 並未要求公文應註承辦人員姓名及聯絡電話 惟為提升公務溝通效率, 公文承辦人員得依 文書處 理手冊 第 31 點規定, 於文稿中述聯絡方式, 至 於是否載列承辦人員全名, 行政機關得本於權責自行 決定 二 至所提要求提供承辦人員全名, 俾利提出訴訟一節, 依現行法令規定, 如檢舉人提出刑事告訴者, 只須指 所告訴之犯罪事實及表示希望訴追之意思, 即為已 足, 毋須指被告 ; 如欲提起國家賠償者, 係向公務 員所屬機關請求賠償 ( 國家賠償法 第 2 條第 2 項 第 9 條第 1 項規定參照 ), 而非公務員本人, 爰 是否知曉公務員全名, 並不影響檢舉人提起訴訟之權 益 請釋文書處理手冊第 按機密文書解密條件為 附件抽存後解密, 須適用 15

16 60 點 ( 三 ) 規定有關院臺綜字第於附件已完成機密等級及解密條件標示者, 旨揭手冊第 附件抽存後解密 號 60 點 ( 三 ) 已規定甚, 換言之, 是類機密文書原核定之適用疑義一案機關應依該規定於附件之適當位置處標示密等及解密條件或保密期限, 例如 : 密 ( 至 年 月 日解密 ) 又, 該手冊第 72 點 ( 三 ) 亦規定, 一般公務機密等級變更或解密之權責劃分, 係由原核定機關權責管核定 是以, 依貴局來函及所附相關資料所示, 原核定機關既已核定其機密文書之解密條件為 附件抽存後解密, 則該附件亦應同時於發文前依上開規定完成機密等級及解密條件之標示, 如未標示者, 受領該機密文書之機關自可依旨揭手冊第 73 點 ( 一 ) 規定, 以 機密文書機密等級變更或註銷建議單 向原核定機關建議確標示該附件之機密等級及解密條件, 惟仍未獲答復時, 似宜再以行文方式向該機關催復 請釋公文程式條例第 機關公文, 視其性質, 依公文程式條例第 3 條第 1 2 條規定, 對外與人院臺綜字第項規定蓋用印信或簽署 ; 又機關內部單位處理公務, 基於民往來或公眾有關之 號授權對外行文時, 同條第 3 項亦規定, 由該單位管署名公文, 應由機關首長 蓋職章, 其效力與蓋用機關印信之公文同 ; 另機關公文或單位管署名疑義以電報 電報交換 電傳文件或其他電子文件行之者, 同一案條第 5 項規定, 得不蓋用印信或簽署 復查公文書凡性質以用本機關為宜者, 應以機關名義行文, 以用單位名義為宜者, 可以該單位名義行文, 文書處理手冊第 12 點已規定甚, 並於第 40 點規定各類公文之蓋印及簽署應注意事項 是以, 所詢對外與人民往來或公眾有關之公文, 應由各機關視公文性質及機關內部單位基於授權得對外行文等, 依上開規定, 予以蓋用印信或簽署 請釋文書處理手冊第 按公文程式之類別, 公文程式條例第 2 條及文書處理 25 點登錄來文之收院臺綜字第手冊第 15 點均已定, 分為令 呈 咨 函 公告及其文日期 編號 來文 號他公文等 6 種 惟鑑於上述公文性質及及案情繁雜 難易者及日期 附件 案不一, 需有不同處理時限, 爰於該手冊第 78 點規定, 一由摘要之文書類別為般公文 人民陳請案件及訴願案件等各類公文處理時限基何疑義一案準, 俾利各機關實施管制, 促使公文依限辦結 是以, 各機關收受上述公文時, 應依手冊第 25 點有關編號 登錄應注意事項之規定辦理 請釋公文書可否以黑 按文書處理手冊第 40 點已定蓋印及簽署應注意事色列印相關職官章 院臺綜字第項, 惟針對蓋用方式及採用何種顏色, 並無一致性規定, 代替印信及電子簽章 號實務上各機關蓋用 印 關防 職章 之顏色為公文歸檔疑義一案紅色, 蓋用 簽字章 機關條戳 等章戳則以藍 黑 16

17 色為 再者, 依公文程式條例第 3 條第 5 項規定及機關 公文電子交換作業辦法第 5 條規定, 機關公文以電子交換 行之者, 得不蓋用印信或簽署 復查新北市政府公文簽署 章戳之顏色原為藍色, 為實施公文全程電子化, 節省行政 成本並提升公文處理效率, 自 102 年 4 月 15 日起, 該府 自行針對部分公文採以 新北市政府公文用紙 印製並由 機器印上黑色簽字章 ( 或條戳 ) 基此, 機關公文蓋用 簽字章 等章戳之顏色, 係由各機關本於權責自行決定 請釋 文書處理手冊 按旨揭所詢規定, 係考量各機關文書流程管理之實務 第 81 點規定, 各機院臺綜字第作業, 以本院研究發展考核委員會訂定之 文書流程管理 關對於文書流程管理 號作業規範 為作業準據, 文書處理手冊僅作原則性規範, 之各項作業應確實管 強調各機關應就文書流程管理之各項作業, 予以確實管制 制之 確實管制 定 是以 確實管制 之定義及其應符合要件, 則應依上開 義及確實應符合要件 作業規範所訂各章規定辦理 等疑義一案 請釋 公文程式條例 按 公文程式條例 僅規範機關公文之程序及格式 規定行政機關處理院臺綜字第旨揭所詢行政機關就管或非管事務之行文方式, 查 公務文書之收文機關 號行政程序法 第 17 條第 1 項規定, 行政機關對事件管轄, 依文書內容將政 權之有無, 應依職權調查 ; 其認無管轄權者, 應即移送有 事務交所屬機關辦理 管轄權之機關及通知當事人, 並依 文書處理手冊 第, 與將非管事務移 46 點 ( 二 ) 規定, 可逕以移文單移送管機關 管機關辦理, 二者 之行文方式疑義一案 請釋公文程式條例第 按旨揭條例第 3 條第 1 項 第 3 項規定, 係規範以機 3 條第 1 項 第 3 項院臺綜字第關名義或授權以單位名義對外行文, 其公文之蓋印或簽署 規定, 是否均屬文書 號事項 又文書處理手冊第 12 點亦就對外行文名義予以規 處理手冊第 30 點 ( 二 定, 各層決定之案件, 其對外行文所用名義, 凡性質以用 ) 所指 決定者 決 本機關為宜者, 雖可授權第 2 層或第 3 層決定, 仍以機關 行者 之署名疑義 名義行文 ; 凡性質以用單位名義為宜者, 可由單位管逕 行決定, 並以該單位名義行文 再者, 該手冊第 40 點 ( 一 ) 業規定各機關對外行文之公文, 須經機關首長或依分 層負責規定授權各層管判發, 始得蓋印或簽署 基此, 第 30 點 ( 二 ) 所指 決定者 係依各機關分層負責規定 之最後決定人, 對於文稿之判行, 決定者應於稿面予以簽 名或蓋章, 並予確批示後, 俾以辦理後續發文事宜 是 以, 所詢上開條例有關由機關首長或單位管署名之規定, 並非均為文書處理手冊第 30 點 ( 二 ) 所指之決定者 請釋文書處理手冊第 按旨揭所詢規定, 係規範文書陳核時應注意事項, 並 17

18 30 點規定, 公文核決院臺綜字第提醒初核者 覆核者 會核者及決定者, 應於稿面適當位 設置核稿人員之初核 號置簽名或蓋章, 以權責 覆核 會核其目的 疑義 請釋行政機關依公文 依公文程式條例第 2 條第 1 項 文書處理手冊第 15 程式條例 文書處理院臺綜字第點第 1 款規定, 公文類別依其性質分為令 呈 咨 函 手冊對外行文之公文 號公告 其他公文等 6 種 至法律文書之範圍, 則應依各該 書, 其性質是否屬法 法律之規定而定 爰行政機關依公文程式條例 文書處理 律文書疑義 手冊對外行文之公文, 其性質是否屬法律文書, 宜就個別 公文之內容依相關法律規定判斷之 請釋文書處理手冊第 按文書處理手冊第 28 點 ( 四 ) 規定 無法令規定而 28 點第 4 款規定 無院臺綜字第有慣例者依慣例, 係指相關承辦人員對於文書之擬辦, 法令規定而有慣例者 號如無法令規定而有行政慣例者, 依行政慣例處裡 ; 至民法 依慣例 是否同民法 第 1 條規定 法律所未規定者, 依習慣 ; 無習慣者, 依法 第 1 條 法律所未規 理, 則係就民事關係, 應先依法律規定, 如法律未規定 定者, 依習慣 ; 無習 者, 依多年慣行事實及普遍一般人確信之習慣, 無習慣者 慣者, 依法理 疑義, 則依法理判斷之, 爰二者規範事項及意旨並不相同 請釋機關公文歸檔相 一 依 公文程式條例 第 1 條 第 2 條規定, 稱公文者 關疑義 院臺綜字第, 謂處理公務之文書 ; 公文程式之類別包括令 呈 號 咨 函 公告及其他公文等 6 類 復依 文書處理手 冊 第 15 點 第 19 點規定, 其他公文, 係指其他因 辦理公務需要之文書, 如簽等 ; 簽之性質, 為處理公 務表達意見, 以供上級瞭解案情 並作抉擇之依據, 屬機關內部單位簽辦之公文, 並經承辦人簽擬後, 由各該層級之決定者, 依分層授權規定核決, 於文面 適當位置簽名或蓋章 ( 職名章 ) 有關案內提及多次 簽陳未經板橋榮家首長核定或最後決定並退件之各 該便簽, 依 公文程式條例 第 3 條規定, 難謂機關 公文且不能依法歸檔部分, 查機關公文, 指手冊第 40 點 ( 三 ) 規定, 監印人員就待發文件, 經檢點無 誤後蓋用印信 首長職銜簽字章或單位條戳, 包括令 公告 證書 呈 函及書函等 基此, 按上述相 關規定, 案內所附各該便簽, 係屬 其他公文 之簽, 由陳情人所屬單位管依分層授權規定核決或指示, 並簽名或蓋章, 非屬條例第 3 條所指之應蓋用印信 或簽署之 機關公文 二 查 97 年 12 月 24 日檔案管理局函略以, 各機關處理 公務或因公務產生之各類型公務紀錄資料, 應依檔案 18

19 法令相關規定歸檔管理 ; 另應就存置於業務單位足供 機關內外部使用之檔案, 審酌機關法定職能運作, 可 供業務參考或權責稽憑事項, 辦理歸檔 另 98 年 10 月 21 日該局函重申為健全檔案管理, 各機關應依 檔案法 第 13 條規定, 落實公務員職務移交或離職 時, 應將職務上掌管之檔案連同辦理移交, 並應保持 完整, 不得隱匿 銷毀或藉故遺失, 以釐清職務移交 者及接管者之權責 復依該局於 101 年 11 月 13 日函 復略以, 所詢辦理某項業務之簽, 當屬公文 ; 承辦人 簽辦過程之文稿, 如長官有批示意見但未核定或批示 重新簽辦者, 必要時, 得與最後核定稿併同歸檔, 供 作日後查考稽憑之用 綜上, 所詢各該便簽, 應由機 關依檔案法令規定及上開檔案管理局函釋, 予以審酌 認定 請釋文書處理手冊第 按手冊第 77 點規定, 係於 99 年 1 月 22 日修正該手 77 點規定公文處理院臺綜字第冊時所增訂, 基於各機關文書流程管理之實務運作及管理 之權責劃分 檢核 號措施, 均以 文書流程管理手冊 (99 年 8 月 4 日修正 教育與宣導規範目的 時, 名稱修正為 文書流程管理作業規範 ) 為作業準據 疑義 是以, 文書處理手冊對於第玖篇文書流程管理, 僅作原 則性規範, 並於本點強調除法令別有規定者外, 回歸上開 作業規範為辦理依據 請釋本院秘書處 按旨揭書函所述之 權責機關, 係就所詢機關發出 年 3 月 13 日院臺秘字院臺綜字第之公文書或機關間 單位間之公文書內容如有與事實不符 第 號書 號或曲解法令情形, 應視具體個案事實, 由製作該公文書之 函有關 權責機關 機關及有權解釋該公文書繫屬相關法令之機關, 予以認定 定義 法務部函, 為提升查 一 據貴部說, 現行司法實務運作, 檢察機關依 刑事 扣犯罪所得效能, 推院臺綜字第 訴訟法 規定請金融機構扣押金融帳戶, 係以函之形 動檢察機關以傳真方 號 式為之 貴部認為此等函, 雖非屬 公文程式條例 式函請金融機構扣押 第 2 條第 1 項第 4 款之 函, 但屬同條項第 6 款之 金融帳戶, 涉及 公 其他公文 查該 其他公文 之規定, 係上開條 文程式條例 及 機 例於 61 年 1 月 25 日修正公布時所增訂, 參照該條例 關公文傳真作業辦法 當時之修正意旨, 公文為處理公務之文書, 其程式事 之解釋, 請本處函 實上不限 令 等 5 類, 爰增列該款之概括規定, 俾 釋一案 使該條例未列舉之程式, 亦可取得法律上確之依據 是貴部既本於權責認定檢察機關請金融機構扣押金 融帳戶之文件, 係屬 其他公文, 即為該條例第 1 條所稱之公文書, 自可依同條例第 2 條第 2 項及 機 19

20 關公文傳真作業辦法 第 5 條之規定, 得以傳真行之, 惟不宜再以 函 為之 至以傳真方式傳遞公文書, 應依上開辦法第 5 條 第 6 條及第 13 條等相關規定辦理 另查 臺灣高等法院檢察署公文傳真作業要點 就扣押令以傳真方式辦理已有規定 是以, 貴部推動檢察機關以傳真方式函請金融機構扣押金融帳戶, 自得依據上開辦法及要點, 會商金管會訂定傳真標準作業流程 傳真文書之標準內容格式及安全防護措施等相關規定, 俾供各級檢察機關遵循 二 政府為節能減紙 增進行政效能, 推動以電子交換作為公文傳遞方式, 已行之多年並頗具成效 且貴部為實施行政執行命令以電子公文方式送達及收受, 訂頒 法務部行政執行署各分署執行命令電子公文送達收受實施要點, 並於 100 年 10 月 6 日開始與各金融機構簽署實施, 對於推動政府與企業 (G2B) 公文電子交換, 已有相當成果 爰建議貴部邀集金融監督管理委員會及本院研究發展考核委員會會商, 有關檢察機關函請金融機構協助扣押金融帳戶之傳遞方式, 考量採取公文電子交換作業, 規劃建置相關平臺 請釋 文書處理手冊 按旨揭手冊係規範行政機關內部文書處理自收文或 對於文書處理流程院臺綜字第交辦起至發文 歸檔止全部流程所需注意事項之行政規則之經辦人員及決定者 號, 其並未規範機關公文之承辦人員及決定者等資料得否對有無規定對案件當事當事人公開, 茲以政府資訊公開法 行政程序法等相關法人不予公開疑義律業就上開事項定有規範, 自應依各該法律規定辦理 請釋文書處理手冊第 按公文用字應簡淺確, 公文程式條例 第 8 條已 28 點第 4 款 切實簡院臺綜字第有定 又查文書處理手冊第 28 點規範擬辦文書時所須之簽註 定義 號注意事項, 其中第 4 款對於文書之擬辦, 旨在提醒承辦人員應就全案經過予以查, 依據法令所作之簽註, 須切確 實在, 簡單白, 精簡扼要, 俾達上開條例規定之要求 建議本院回復民眾陳 按公文係以機關名義所為之公法上意思表示, 其法律情之公文加註承辦人院臺綜字第效果歸屬於機關, 公文承辦人不需單獨對外承擔機關公文姓名及聯絡電話 號之責任 另經查詢相關法規, 並無強制要求公文應註承辦人姓名及聯絡電話之規定 ; 復參見臺中高等行政法院 98 年度訴字第 23 號判決, 公文承辦人員姓名及聯絡電話尚非屬政府資訊公開法第 3 條規定行政機關應動公開之資訊, 且行政程序法第 47 條第 1 項規定, 公務員在行政程序中, 除基於職務之必要外, 不得與當事人或代表其 20

21 利益之人為行政外之接觸 惟為便利機關或民眾與承辦人員之溝通聯繫, 承辦人員得依文書處理手冊第 31 點規定, 經審酌案情後於文稿中述聯絡方式 請釋各機關職名章拓 按職名章之刻製及使用, 文書處理手冊第 84 點僅規模管理權責歸屬疑義院臺綜字第定各機關因處理文書需要, 得自行刻製後分交各有關單位 號或人員妥善使用 基於各機關負責所屬職員之遷調 異動等作業, 係人事單位權責, 實務上, 各機關職名章製發及管理規範亦由人事單位訂定, 並於該規範中訂有職名章拓模管理之規定 是以所詢各機關職名章拓模管理權責之歸屬, 自當由人事單位負責 請釋文書處理手冊第 旨揭手冊係規範行政機關內部文書處理自收文或交 20 點所訂權責之 權院臺綜字第辦起至發文 歸檔止全部流程所需注意事項, 供本院及所責 定義 依據法規 號屬機關在文書處理程序及格式上依循之共同標準 又該手及規範目的等疑義冊第 20 點規定, 旨在強調各機關為順遂完成文書處理各項作業, 內部單位在收文處理 文件簽辦 文稿擬判 發文處理及歸檔處理上所需辦理事項, 應依照各該機關之處務規程或辦事細則, 分層負責細表及內部分工情形等, 予以配合 請釋 文書處理手冊 查公文處理之檢核作業, 依該手冊第 77 點第 2 項規 第 77 點公文處理 院臺綜字第定, 除法令別有規定者外, 依文書流程管理相關規定辦理檢核 定義 號 目前各機關文書流程管理作業係以本院研究發展考核委員會訂定之 文書流程管理作業規範 為準據, 該規範第 13 章就公文檢核訂有詳細規定 是以, 各機關辦理檢核作業, 自得參考上開規範辦理 請釋政府為處理公務 按文書範圍之界定應視個案情形, 依其所應適用之法所使用之印信 戳記院臺綜字第令規定而定, 爰旨揭所詢是否均為文書, 尚無法一概而論 收據 支票 紙幣 號, 宜請就具體案情所生法令適用疑義, 逕向各該法令管 硬幣 宣傳品 黃機關洽詢 金 證券 車票等是否均為文書疑義請釋 文書處理手冊 查該手冊係就文書處理之程序及格式予以適度規範 第 77 點規定公文品院臺綜字第, 供作各機關共同遵循之標準 各機關處理公文時, 如符質, 是否指手冊第 號合該手冊作業規定, 即可提升公文品質 點 第 28 點規定請釋 文書處理手冊 為促使機關公文依限辦結, 爰於旨揭手冊第 77 點規 第 77 點規定所稱 院臺綜字第定, 實施全面全程管制, 俾以提高公文處理之時效及品質時效 品質 定 號 至全面全程管制之相關作業, 按本院研究發展考核委員義及 全面全程實施會所訂定之文書流程管理作業規範第 4 章 管制方法, 21

22 管制 涵義 公文時效管制作業應具備完整全程之管制範圍, 即全面全 程實施管制, 確保每一公文流程不致有所遺漏 全面管制 係指行政機關均應實施文書流程管理, 並將各單位列入管 制範圍 ; 全程管制則指公文從收文 ( 或創簽稿 ) 至發文 歸檔應全程列入管制 至時效要求則須符合上開手冊與作 業規範有關各類公文處理時限之規定 請釋 文書處理手冊 依 中央法規標準法 第 2 條及第 3 條規定, 法令係 第 28 點 ( 四 ) 規定院臺綜字第指法律及各機關發布之命令 所稱 法令 範疇 號 請釋 文書處理手冊 旨揭 辦結 一詞, 係指簽擬之公文經核定後, 無須 第 80 點第 3 款規定院臺綜字第繼續辦理, 該公文於文書流程中處於辦理結案之狀態 ; 有關 辦結 應 號應繼續辦理或尚未結案者, 仍應繼續管制, 則指案件尚 繼續辦理或尚未結案 有待辦事項, 仍應繼續追蹤至其辦理完畢時始能停止稽催 者, 仍應繼續管制 至所詢發文後 應繼續辦理或尚未結案 仍應繼續管制 定義, 是否指旨揭手冊第 81 點 以案管制 案件一節, 宜由 各機關視具體個案審酌認定, 並依該點所訂 以文管制 或 以案管制 之方式辦理 請釋 文書處理手冊 旨揭所詢相關規定係指公文程式條例 檔案法及其相 第 9 點規定, 文書院臺綜字第關法規 機關公文電子交換作業辦法 文書流程管理作業 處理電子化作業應與 號規範 文書及檔案管理電腦化作業規範等 檔案管理結合之相關 規定 詢問本院行文各機關 查旨揭手冊係本院於 99 年 1 月 22 日以院臺秘字第 下達 文書處理手冊院臺綜字第 號函修正發布, 屬 行政程序法 第 159 條 之文號 日期及效 號第 2 項第 1 款規定之 行政規則, 其適用對象為本院及 力等情 所屬機關 另依同法第 11 條第 2 項規定, 行政機關之組 織法規變更管轄權之規定, 而相關行政法規所定管轄機關 尚未一併修正時, 原管轄機關得會同組織法規變更後之管 轄機關公告或逕由其共同上級機關公告變更管轄之事項 以本院組織改造為例, 行政機關之新設倘係由現機關或 單位合併者, 其權限自隨同移轉存續於新設之機關 ; 至行 政機關之更銜亦由更銜後之機關承受原管轄權, 均無須再 行下達前已發生效力之行政規則 請釋 文書處理手冊 查 文書處理手冊 第 16 點 ( 二 ) 規定, 公文擬稿 第 16 點 ( 二 ) 有關院臺秘字第引敘來文或法令條文, 以扼要摘敘足供參證為度, 不宜僅 引敘來文或法令條文 號以 云云照敘, 自圖省事, 如必須提供全文, 應以電子, 以扼要摘敘足供參 文件 抄件或影印附送 該手冊第 19 點 ( 三 ) 亦規定, 證為度之涵義 承轉公文, 請摘敘來文要點, 來文過長仍請儘量摘敘, 無 22

23 法摘敘時, 可照規定列為附件 按 公文程式條例 第 8 條業規定公文文字應簡淺確, 文書處理手冊 上開規 定係規範公文擬稿如需引敘來文或法令條文, 應以足供參 證為原則進行扼要摘敘, 尚不宜全文引敘 ; 如有無法摘敘 或有提供全文之必要者, 可依規定列為附件隨文附送 請釋 數件來文歸屬 查 文書處理手冊 第 16 點 ( 二 ) 規定, 擬稿以一 同一事由 情形 院臺秘字第文一事為原則, 係指公文擬稿以處理一件來文或一個事件 號為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 ; 倘數件 來文歸屬同一事由, 如能符合第 16 點 ( 一 ) 規定之正確 清晰 簡 迅速 整潔 一致 完整等文字使用作業 要求者, 亦得併案辦理, 各機關得視案情予以活用 另為 推動文書簡化, 依 文書處理手冊 第 46 點 ( 三 ) 規定, 不同機關之來文, 案由相同其答復同者, 應併辦一稿, 分知各來文機關 是以, 各機關處理他機關來文 人民陳 情案件等各類文書, 如有數件來文之案由相同或答復相同 等情, 得依上開規定本於權責決定是否併案辦理 請釋 文書處理手冊 一 旨揭送文簿係供機關與機關間或機關內部單位間於公 第 22 點所稱送文簿院臺秘字第 文傳遞交換時作為公文收件之憑據, 便於日後查考之 之範疇 號 用 又鑑於機關之不同特性及作業方式, 其格式宜由 各機關自行規定 二 針對民眾陳情親至機關送文時, 因無送文簿, 則由該 機關填具送件回單予民眾收執, 或由民眾以送件之同 式副本 繕本或影本供作收件比對後蓋收件章, 其作 用等同於送件收據或送文簿之收件 詢問公文簽呈流程相 依 公務員服務法 第 2 條規定, 長官就其監督範圍 關疑義 院臺秘字第以內所發命令, 屬官有服從之義務 但屬官對於長官所發 號命令, 如有意見, 得隨時陳述 另查 文書處理手冊 第 30 點 第 35 點規定, 文書之核決權責, 決定者係依分層 負責規定之最後決定人, 文稿之判行按分層負責之規定辦 理 是以, 文書既經機關首長或依分層負責規定授權各層 之管決行, 即應依其批示決定辦理 至有關其他管可 否於機關首長決行後加註意見, 宜視機關首長之批示內容 及管加註之意見等進行研判, 如仍有疑義, 並得就相關 核決疑義陳請機關首長確認, 以求周妥 請釋 文書處理手冊 一 查 文書處理手冊 第 15 點至第 19 點係規範公文製 第 16 點 第 35 點院臺秘字第 作, 其中第 16 點為公文製作之一般原則, 其內容包 規定疑義 號 括文字使用之作業要求 擬稿注意事項 公文分段要 領及字形標準規定等 至擬稿注意事項所稱 一文一 23

24 事 之原則, 係指公文擬稿以處理一件來文或一個事件為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 ; 倘數件來文歸屬同一事由, 如能符合上述第 16 點 ( 一 ) 規定, 正確 清晰 簡 迅速 整潔 一致 完整等文字使用作業要求者, 亦得併案辦理, 各機關得視案情予以活用 二 另查 文書處理手冊 第 35 點規定, 文稿之判行按分層負責之規定辦理 依 中央行政機關組織基準法 第 8 條規定, 各機關為分層負責, 逐級授權, 得就授權範圍訂定分層負責細表 是以, 中央各級行政機關依上開基準法規定, 得自行訂定分層負責細表據以遵循 請釋有關機關首長出 按 文書處理手冊 第 19 點, 稿 之性質為公文之國 副首長代行之公院臺秘字第草本, 有關文末首長簽署 敘稿時, 為求簡化, 首長職銜文函 ( 稿 ) 署名繕製疑 號之後僅書 姓, 名字則以 表示即可; 另機關公義文之簽署, 係以發文當日首長在勤與否為依據, 與函稿文末首長之署名方式無涉 請釋 公文程式條例 一 按 公文程式條例 第 8 條有關公文文字應簡淺確 第 8 條及 文書處院臺秘字第之規定, 為達到上開規定, 文書處理手冊 第 16 理手冊 第 16 條規定 號點 ( 一 ) 已訂有相關作業要求, 包括正確 清晰 簡疑義 迅速 整潔 一致及完整等 7 項, 並強調公文製作之文字使用應儘量白曉暢, 詞意清晰 二 另查 文書處理手冊 第 15 點至第 19 點係規範公文製作, 其中第 16 點為公文製作之一般原則, 其內容包括文字使用之作業要求 擬稿注意事項 公文分段要領及字形標準規定等 至擬稿注意事項所稱 一文一事 之原則, 係指公文擬稿以處理一件來文或一個事件為原則, 來文如係一文數事者, 得分為數文答復 ; 倘數件來文歸屬同一事由, 如能符合前述正確 清晰 簡等作業要求者, 亦得併案辦理, 各機關仍宜視案情予以活用 請釋有關 文書處理 所詢旨揭手冊規範承辦單位公文處理權責, 是否依行手冊 規範承辦單位院臺秘字第政程序法之規定一節, 查行政程序法第 11 條第 1 項規定公文處理權責範疇 號, 行政機關之管轄權, 依其組織法規或其他行政法規定之, 係規範行政機關之管轄權及管轄權不得隨意設定或變更之原則, 即針對機關與機關間管轄權限之劃分訂定原則 ; 旨揭手冊則係規範機關內部文書處理之原則性規定 至關於機關內部事務之分配及業務處理方式, 各機關自應 24

25 於權限內參照分層負責細表及旨揭手冊等相關規定辦理 又旨揭手冊係供各機關處理機關內部文書時, 作為程序及格式依循之共同標準, 而所詢第 28 點 第 30 點 第 32 點 第 33 點及第 35 點等規定, 僅係規範文書於簽辦及文稿擬判過程中應注意之事項 函詢 文書處理手冊 一 查公文書對外行文所用名義, 旨揭手冊第 12 點已規 有關公文製作之使院臺秘字第定甚, 凡性質以用本機關為宜者, 應以機關名義行用等疑義 號文 ; 以用單位名義為宜者, 可以該單位名義行文 是以貴校校內單位之開會通知單, 應視開會事由性質, 依上開規定決定行文所用名義 二 按 公文程式條例 第 1 條, 稱公文者, 謂處理公務之文書, 簽屬同條例第 2 條之其他公文, 並已於旨揭手冊第 15 點規範, 自應依手冊第 44 點規定辦理歸檔 各機關辦畢之案件, 依 機關檔案點收作業要點 第 5 點規定, 應送交檔案管理單位歸檔 三 各機關內部撰稿作業, 一文有數受文者時, 得參照旨揭手冊第 19 點規定, 就內容大同小異者, 同稿併敘, 將不同文字列出, 並註某處文字針對某受文者 文稿既經陳核判行, 文書單位即應依同手冊陸 發文處理之繕印 校對至封發 送達等規定辦理 請查內政部營建署 按人民向機關查詢行政法令等事項, 係屬行政程序法以書函蓋用署戳回復院臺秘字第第 168 條規定之陳情, 且依 行政院暨所屬各機關處理人民眾陳請釋疑事項之 號民陳情案件要點 第 8 點規定 ( 如附件 ), 各機關受理人作為是否合法疑義民陳情案件後, 得視情形以公文 電子公文或其他方式答復陳情人, 並未限制行政機關答復人民陳情案件之公文程式類別 ; 又鑑於函及書函均為公文程式條例第 2 條第 1 項第 4 款 第 6 款及文書處理手冊第 15 點規定處理公務之文書 基此, 本案內政部營建署針對臺端陳請釋疑事項, 自得依上開規定並參酌案情以函 書函或電子公文等方式回復 至所詢該署書函蓋用署戳之作法, 查與上開手冊第 40 點有關書函蓋用機關或承辦單位條戳之規定, 並無不合 地方政府以局處首長 按公文程式條例第 1 條規定, 公文係處理公務之文書箋函回復民眾詢問事院臺秘字第, 其類別除同條例第 2 條第 1 項第 1 至 5 款所定之令 呈項之作為是否合法疑 號 咨 函 公告外, 尚有其他因辦理公務需要之文書, 可義列為其他公文, 例如書函 箋函或便箋等 又查箋函之使用, 依文書處理手冊第 15 點規定, 係以個人或單位名義於洽商或回復公務時用之 是以, 各機關針對民眾詢問事 25

26 項, 自得依上開規定並參酌案情以妥適之公文類別回復 請釋會銜公文蓋印 按公文程式條例第 2 條及第 3 條第 1 項規定, 公文程規定疑義院臺秘字第式之類別分為令 呈 咨 函 公告及其他公文, 機關公 號文應視其性質分別蓋用印信或簽署 另查文書處理手冊第 40 點 ( 三 ) 亦就令 公告 呈 函 書函及開會通知單等, 分別訂其蓋印及簽署應注意事項 是以, 所詢會銜公文之蓋印或簽署, 自應依上開規定辦理 請釋公文書上之首長 文書處理手冊第 41 點已定蓋印及簽署應注意事項簽名章署名可否以印院臺秘字第, 各機關任何文件, 非經機關首長或依分層負責規定授權表機列印之黑色字體 號各層管判發者, 不得蓋用印信 至蓋用方式及字體採用格式取代現行藍色墨何種顏色, 並未規定 水用印方式之疑義請釋戳記格式之疑義 按戳記 印文之定義及其是否屬於法律所定文書之範院臺秘字第圍, 應視各該法律命令之規定內容而定, 是以戳記格式之 號態樣甚廣, 無法一概而論 至法律命令規定之戳記格式於刊用時變更致未符原規定, 或規定應刊用而未刊用, 有無違法且追究其刑責一節, 宜視具體事實做個案判斷 請釋政府行政機關 如擬一詞涵蓋同意承辦單位之擬辦意見及各層核稿公文書簽擬用語 擬院臺秘字第人員之加註意見, 如仍有疑義, 請逕向判行或該核稿人員如擬 之疑義 號請示 請釋中央各機關對外 有關機關公文蓋用印信或簽署, 公文程式條例 第發文管未蓋章之效院臺秘字第 3 條第 1 項定有以下 3 種, 蓋用機關印信, 並由機關首長力疑義 號署名 蓋職章或蓋簽字章 ; 不蓋用機關印信, 僅由機關首長署名, 蓋職章或蓋簽字章 ; 僅蓋用機關印信 又同條第 3 項亦規定, 機關內部單位處理公務, 基於授權對外行文時, 由該單位管署名 蓋職章, 其效力與蓋用機關印信之公文同 惟機關公文如以電報 電報交換 電傳文件或其他電子文件行之者, 同條第 5 項規定得不蓋用印信或簽署 台端所詢機關對外發文管未蓋章之效力, 應視具體個案事實, 由權責機關認定 建議修正文書處理 按機關辦理法規命令之訂定 修正 廢止之法制及刊手冊附件 6 有關 會院臺秘字第登本院公報作業, 須辦理發布令 報院函 送立法院查照銜公文會辦單 之說 號函 送本院公報編印中心預 ( 送 ) 刊公報書函及送其他機事項關知悉函等 6 稿 至文書處理手冊有關 會銜公文會辦單 之說二, 係就 2 以上機關會銜發布法規命令時, 對辦機關及受會機關處理有會銜必要文稿之文書處理作業流程規範, 是以發布令 報院函及送立法院查照函等有會銜必要文稿, 則依該流程辦理, 並無礙於辦機關另依本 26

27 院公報公文範例與流程所示, 辦理預刊及送刊公報之文書 處理 基此, 該手冊有關 會銜公文會辦單 之規定與本 院公報統一發行作業尚無不符之情形 政府機關官方網站使 旨揭 台 或 臺 字之使用, 文書處理手冊並無規 用 台 或 臺 字院臺秘字第定, 惟實務上 台 或 臺 字均常互用 至政府機關網 之疑義 號站對上開二字使用正體字或異體字有無統一規定, 宜洽詢 權責機關 請釋使用附件章疑義 按文書處理手冊第 31 點規定, 承辦人員於辦稿時, 院臺秘字第可參考附錄 6 之範例, 於 附件 欄中註內容名稱 媒 號體型式 數量及其他有關字樣 又各機關因處理文書需要, 得依照該手冊第 89 點規定自行刻製附件章, 於公文之 附件上蓋用 是以公文如已於文面上註附件之內容名稱 等字樣, 其附件未蓋用附件章, 尚不影響其效力 請釋分項標號規定之 文書處理手冊第 16 點 ( 四 ) 已定, 分項標號應另 疑義 院臺秘字第列縮格以全形書寫, 其格式可參考該手冊附件 4- 分項標 號號書寫格式舉例予以編排 至所詢 (1) 之後分項標號的 書寫方式, 該手冊並無規範, 各機關得視實際需要, 自行 增訂 請釋 公文程式條例 機關公文依 公文程式條例 第 3 條第 1 項規定, 應 第 4 條第 2 項規定院臺秘字第視其性質分別蓋用印信或簽署 是以機關名義對外行文時 之執行疑義 號, 由首長署名, 倘機關首長因故不能視事, 按同條例第 4 條第 2 項規定, 由代理人代行首長職務時, 機關公文除署 首長姓名註不能視事事由外, 應由代行人附署職銜 姓 名於後, 並加註代行二字 基此, 機關公文對外行文之簽 署, 與公文係由首長或代理人核決無關, 仍應以發文當日 首長在勤與否為依據 請釋機關首長因故 文書之核決如為決定者時, 依文書處理手冊第 30 點 不能視事 ( 差假 ), 機院臺秘字第規定, 係依分層負責規定之最後決定人於稿面適當位置簽 關一層公文文稿核判 號名或蓋章辦理 基此, 倘最後決定人為機關首長, 其因故 疑義 不能視事 ( 差假 ) 而由代理人代行首長職務時, 由代理人 依上開規定於稿面適當位置簽名或蓋章 另鑑於該首長因 故不能視事, 自不應使用其職名章 請釋使用副本疑義 查收受副本者, 公文程式條例 第 9 條已定, 應 院臺秘字第視副本之內容為適當之處理 副本如屬通知性質, 不需辦 號理, 亦無其他意見者, 基於文書簡化, 依 文書處理手冊 第 46 點規定, 不必行文答復 此外, 如要求副本收受 者作為時, 該手冊第 19 點亦規定, 發文機關可於說段 內列 基此, 收受副本之機關, 應依上開規定審視內容 27

28 請釋 文書處理手冊 文書處理相關釋例 妥為處理 是否屬 行政程序院臺秘字第行政程序法 第 159 條第 2 項第 1 款規定之 行政規則 法 規定之 行政規 號 則 疑義 請釋會議之 決議 與 結論 疑義 院臺秘字第 號 28 查該手冊係規範行政機關內部文書處理之規定, 屬 一 按 文書處理手冊 第 15 點規定, 紀錄係屬其他公 文之一, 且於記錄會議經過 決議或結論時使用 另 查內政部頒行之 會議規範, 對於會議議案之處理 均以 決議 稱之, 並未使用 結論 一詞 復查上 開規範第 20 條後段及第 47 條規定, 所謂 決議 係 指決定議論之事項或經由討論而表決之議案 至 結 論 一詞, 依詞彙所載, 係指對於某種事務, 最後所 下之論斷 二 綜上, 就會議 決議 與 結論 之意涵, 二者在決 定議論或事務之論斷上, 並無二致, 且實務上, 會議 決議 與 結論 常交互使用並見諸於各種紀錄中 請釋行政機關首長 所指機關首長批示 閱 之簽是否涉及不法情事, 應視具批示 閱 之簽如涉院臺秘字第體個案事實及所涉相關法令, 由權責機關認定 及不法, 得否逕認其 號 係批示 如擬 或 可 而送請法辦疑義 請釋行政機關將首長 批示 閱 之簽 ( 會院臺秘字第他公文 簽為承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上 議紀錄簽陳 ) 影送當 號級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 ; 紀錄為 事人之效力疑義 請釋刊刻職名章 按 文書處理手冊 第 15 點規定, 簽及紀錄係屬其 記錄會議經過 決議或結論時使用, 二者均屬機關內部作 業性質 至公文既經首長或依分層負責授權批定, 不論其 批示 閱 如擬 可 或僅簽名, 應即視為同意簽擬 意見 基此, 旨揭陳報會議紀錄之簽, 係屬機關內部文書 作業性質, 雖經首長批 閱, 其若未正式對外行文, 則 無對外發生效力問題 甲 ( 乙 丙 ) 章效力院臺秘字第點規定自行刻製職名章, 分交各有關單位或人員妥善使用 疑義 臺灣省政府請釋該省 各機關因處理文書需要, 得依照文書處理手冊第 號之 又該手冊第 30 點規定, 文書之核決, 於稿面適當位 置簽名或蓋章辦理, 是以蓋章等同簽名 至所詢職名章刻 製 甲 乙 丙 章及其效力問題, 該手冊並未規範, 各機關得視業務需要自行訂定相關規定辦理 一 省 ( 市 ) 各區車輛行車事故鑑定委員會依其職掌就行

29 各區車輛行車事故鑑院臺秘字第 車事故所為之鑑定意見書, 係與公務有關, 依 公 定委員會函送鑑定 號 文程式條例 第 1 條 第 2 條及 文書處理手冊 第 1 意見書是否應予簽署受文者 : 點等規定, 應為公文, 且屬 其他公文 之範疇 蓋印章戳或副署等交通部 ( 正本二 機關公文應依上開條例第 3 條規定規定蓋用印信或簽 疑義 ) 臺灣省政府 署, 且基於鑑定意見書係省 ( 市 ) 各區車輛行車事 ( 副本 ) 故鑑定委員會所為之意思表示, 為昭慎重及避免遭 變 ( 偽 ) 造, 請依上開規定就 車輛行車事故鑑定 及覆議作業辦法 有關鑑定意見書之蓋印或簽署部 分, 予以確規範 建議政府機關發文 目前依據 公文程式條例 第 6 條規定, 公文應記 日期採用西元紀年 院臺秘字第國曆年 月 日 ; 本院訂頒 文書處理手冊 第 20 點亦 號規定, 文書中記載年份, 以國曆為準, 惟外文或譯件, 得 採西元紀年 請釋公文用語等疑義 一 有關直接稱謂用語之使用, 文書處理手冊 第 18 院臺秘字第 點已就機關間行文之稱謂用語, 規定甚 基此, 所 號 詢縣市政府行文內政部 僑委會 體委會 內政部警 政署 教育部中部辦公室, 及直轄市政府教育局對教 育部之行文, 應先釐清發文者與受文者之間隸屬關係, 再依上開規定使用稱謂用語 二 有關印信之蓋用, 按前開手冊第 41 點, 僅規定蓋印 及簽署應注意事項, 至所詢 校長某某某 ( 職銜 姓 名 ) 可否蓋章或打字, 並無硬性規定 另公文署 縣立 國民中學校長 係屬機關首長全銜 姓名, 蓋職章之用法, 為 公文程式條例 所列 呈, 僅對總統有所呈請或報告時使用 三 有關數字用法, 依 公文書橫式書寫數字使用原則 第 2 點 第 4 點規定, 數字用語具一般數字意義 統 計意義者, 或以阿拉伯數字表示較清楚者, 使用阿拉 伯數字 但屬法規制定 修正及廢止案之法制作業者, 應依 中央法規標準法 法律統一用語表 等相 關規定辦理 據此, 所詢數字用法案例均具統計意義, 可使用阿拉伯數字表示, 即第 5 審查會 3 年 4 班 1 式 2 份 各 1 名 6 億 3,944 萬 2,789 人或 639,442,789 人 第 2 順位 惟如屬法規制定 修正 及廢止案之法制作業公文書 ( 如令 函 法規草案總 說 條文對照表等 ), 則宜使用中文數字 請釋公文簽擬疑義 一 查 公務員服務法 第 2 條及 公務人員保障法 第 院臺秘字第 17 條規定, 已定公務人員對於長官監督範圍內所 29

30 號 發之命令有服從義務, 倘若認為該命令違法, 則應 負報告之義務 承辦人員簽擬公文原即應依分層負 責相關規定, 陳請長官核定或判行, 至核稿應注意 事項, 文書處理手冊 第 32 點已規定甚 基此, 台端所詢單位管核稿時認為另有他項意見或較 妥當之處理辦法時, 除非該意見顯然違背法令或超 出其監督範圍外, 承辦人員仍應遵從長官指示, 重 行簽辦陳核 二 至台端所詢是否應於文稿表頭註記 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 等擬辦方式, 依前開 手冊第 19 點, 僅規定上述擬辦方式, 並無硬性規定 於何處註 惟為利長官核閱, 可依該手冊第 31 點 規定, 由承辦人員斟酌情形, 於稿面適當處予以註 請釋公務發文用詞 查本院訂頒之 文書處理手冊, 並無旨揭用語之規 為文憑辦 之含意院臺秘字第定 號 2 頁以上公文擬以 按 公文程式條例 第 11 條規定, 公文在 2 頁以上 電動騎縫密碼機打洞院臺秘字第時, 應在騎縫處加蓋章戳 ; 至其蓋用方式究係以 人工 方式取代蓋 ( 印 ) 騎 號 機器 或 套印 等何種方式為之, 並無硬性規定, 縫章戳, 是否符合 貴局可本於權責, 自行酌處 公文程式條例 第 11 條規定 交通部製發之駕駛 一 按 公文程式條例 第 2 條及 文書處理手冊 第 執照是否屬於文書處院臺秘字第 15 點規定, 交通部製發之駕駛執照係為其他公文之 理手冊規定之公文類 號 一種 又依同條例第 1 條 第 3 條及同手冊第 41 點 別, 以及其格式是否 等相關規定, 應依規定蓋用印信或簽署 應依 公文程式條例 二 查現行汽車駕駛執照蓋用 交通部駕駛執照製發之章 規定蓋用印信, 係該部 80 年 10 月 1 日邀集相關機關決定之格式 由於汽車駕駛執照已依一定程式製發, 且其他要件 均已具備, 尚不影響其效力 機密檔案解降密權責 一 按機密文書原核定機關因組織裁併或職掌調整, 致該 機關疑義 院臺秘字第 機密事項非其管轄者, 相關保護作業由承受其業務之 號 機關辦理 ; 無承受業務機關者, 由原核定機關之上級 機關或管機關為之, 文書處理手冊 第 74 點 (4 ) 規定甚 二 貴校保管臺灣省行政長官公署教育處之機密檔案, 因 年代久遠已失保密時效, 行文教育部中部辦公室建請 30

31 註銷機密等級, 該辦公室回復該檔案已移轉國史館存 放一案 依前開規定, 查國史館僅係檔案存放而非承 受業務之機關, 本案承受業務之機關應為教育部中部 辦公室, 基此, 應由該辦公室辦理機密等級註銷事宜 機關首長停職期間, 按 公務員懲戒法 第 5 條規定, 貴會首長因停職 公文蓋印及簽署疑義院臺秘字第依法不能執行職務, 已形同出缺, 有關公文之蓋印及簽 號署, 應依 公文程式條例 第 4 條第 1 項規定辦理 醫事審議委員會得否 一 按醫療法第 98 條及第 100 條規定, 醫事審議委員會 對外行文疑義 院臺秘字第 之設置, 旨在要求管機關應循特定程序遂行一定 號 事項及規定參與人員之身分資格, 惟並不因此改變 其任務編組之性質, 亦無具有獨立職掌及權能之可 能, 從而自當不得基於授權而以委員會名義對外行 文 二 本案係因於作用法規定機關組織所致, 中央行政機 關組織基準法施行後, 至多僅得於有公開 公平原 則及踐行一定程序需求之情形, 例外針對法定程序 或參與人員身分, 加以規範 前開規定體例已與現 行法制不符, 未來似宜配合組織改造進程, 適時檢 討修正 機關內部依據法律 一 按 公文程式條例 第 3 條第 1 項規定, 機關公文應 設立 由本機關以外院臺秘字第 視其性質, 依規定蓋用印信或簽署 同條第 3 項雖例 之專家學者所組成 號 外規定機關內部單位處理公務, 對外行文時, 由該單 超然行使職權之各種 位管署名 蓋職章, 其效力與蓋用該機關印信之公 委員會, 其作成之決 文同, 惟乃文規定以 基於授權 為要件 又依 議或決定, 得否以委 文書處理手冊 第 48 點有關行文之簡化, 各機關內 員會之名義對外行文 部單位接洽事項, 雖得對其他機關或其內部單位直接 疑義 行文, 惟仍限於 職掌範圍內之事項或依分層負責之 事項 二 中央行政機關組織基準法施行後, 法制作業上雖允許 作用法規因有公開 公平原則及踐行一定程序之需求, 而例外針對法定程序或參與人員身分加以規範, 惟 既不能直接規範任務編組之設置, 更無可能因此而使 任務編組具有獨立權能 蓋各該委員會之性質, 並非 機關內部單位, 其性質當為任務編組, 無須法律依據 即可組成 再者, 任務編組本無獨立職掌, 亦無超然 獨立行使職權之可能 綜上, 任務編組僅具諮詢功能, 性質上並非機關內部基於業務劃分職掌之單位, 亦 31

32 索取內政部 交通部 文書處理相關釋例 32 無授權或分層負責可能, 是以其作成之 決議 或 決定 應僅供行政機關參考, 無援用或比照前揭規定 以其名義對外行文之餘地 及臺北市政府之公文院臺秘字第其實際業務自行擬訂公文蓋用印信或簽署及授權辦法, 並 蓋用印信或簽署及授 號未強制規定應予訂定 復因 文書處理手冊 已就蓋印及 權辦法 查 公文程式條例 第 3 條第 4 項規定, 由各機關依 簽署訂有應注意事項, 目前各機關均參照上開規定辦理, 且旨揭 3 機關亦函復, 未另訂相關辦法 公文品質與責任歸屬 一 文書處理手冊 第 16 點 第 28 點 第 29 點 第疑義院臺秘字第 30 點規定, 均與公文品質有關, 至於該手冊中之其 號他規定, 對文書處理之品質及效率, 亦有直接關係 此外, 本院研考會亦訂有 文書流程管理手冊, 要求各機關辦理定期或不定期公文檢核 訓練與宣導等事項, 以增強公文作業功能及提高公文品質 二 文書處理手冊 旨在供各機關文書處理之作業規範 機關公文用印或簽署 方式疑義 及共同遵循標準, 並未課予法律責任 至於所指機關 公文書如有內容與事實不符或曲解法令情形一節, 應 視個案所涉相關作用法令, 由權責機關認定, 不在手 冊規範內 院臺秘字第印信或簽署, 有以下 3 種規定, 蓋用機關印信, 並由機 號 請釋證書 執照及 查 公文程式條例 第 3 條第 1 項, 機關公文蓋用 關首長署名 蓋職章或蓋簽字章 ; 不蓋用機關印信, 僅 由機關首長署名, 蓋職章或蓋簽字章 ; 僅蓋用機關印信 等 基此, 機關公文應視其性質依上開規定, 予以蓋用 印信或簽署 至 行政機關分層負責實施要領 第 11 點 後段規定, 係配合該條例第 3 條第 3 項之規定, 就各機 關內部單位基於授權處理公務且須以 機關名義 對外 行文者, 除由首長署名 蓋職章或蓋簽字章外, 亦得以 章戳註本案依分層負責規定授權 ( 單位 ) 管決行, 旨在闡該機關內部第 2 層及其以下各層管基於授權 決定處理之公文 按證書 執照及契約書係屬公文書之一種, 自應 契約書等, 如以外文院臺秘字第依 文書處理手冊 第 41 點規定, 蓋用機關印信及首長 製發之蓋用印信疑義 號職銜簽字章 基此, 是類公文如以外文製發, 即應蓋用 請釋 公告 製作成 附件以電子交換行文院臺秘字第 機關印信及外文製發之首長職銜簽字章或首長外文簽署 惟為與國際接軌, 是類公文以外文製發, 如雙方協 ( 約 ) 定其蓋用印信 章戳方式, 自可依其方式辦理 一 依 公文程式條例 第 2 條規定, 公告為公文之一種, 必要時得以電子文件行之 ; 該條例第 3 條及 機關

33 , 是否仍具效力疑義 號 公文電子交換作業辦法 第 5 條亦規定, 機關公文以 電子文件行之者, 得不蓋用印信或簽署 基此, 公告 自可依上開規定, 以電子交換方式行之, 不蓋用印信 或簽署 二 至所提加蓋印信之公告, 經掃瞄成附件檔隨文以電子 交換行文, 是否仍具效力一節, 按公告既經機關首長 或依分層負責授權批定, 並加蓋機關印信, 對外分行, 不論其呈現態樣為何, 其效力殆無疑義 照顧服務員之結業 一 有關結業證書格式欠缺機關全銜及字號一節, 依 證書格式疑義 院臺秘字第 文書處理手冊 第十四點規定, 證書係屬各機關得 號 視公務性質使用之其他類別公文 ; 至證書格式, 上 開手冊並未規定, 權責管機關自可自行訂定 是旨 揭結業證書應依權責管機關訂定之格式行之 二 有關結業證書格式蓋用印信疑義一節, 依 文書處 理手冊 第三十九點規定, 證書應蓋用機關印信及 首長職銜簽字章 是照顧服務員之結業證書, 應依 上開規定, 蓋用機關印信及首長職銜簽字章 至受託 單位可否於證書用印, 上開手冊並未規定 惟結業 證書係在給予受訓人員經考評及格之證, 如經權 責管機關核備並用印, 已具認證之效力, 受託單位 似毋需一併用印 收文包裝規定等 一 有關取消收文需以信封包裝之規定一節, 依本院訂頒 院臺秘字第 之 事務管理手冊 文書處理二十 簽收應注意事項 號 ( 四 ): 收件應注意封口是否完整, 如有破損護拆閱 痕跡, 應當面會同送件人於送件簿 單上, 註退還 或拒收 規定, 旨在規範機關收發人員如遇有以信封 包裝之文件, 應加以檢查, 避免收文後, 發生文件遺 漏之情事, 並未強制規定所有文件均應須以信封包裝 二 有關公務員可否統一佩帶 編號牌 一節, 按目前行 政機關因門禁管理或為民服務工作需要, 已製發有識 別證供所屬同仁佩帶, 至是否應統一佩帶 編號牌, 宜由各機關視業務性質及需要, 本於權責辦理 三 有關公務機關可否代轉公文一節, 查 事務管理手冊 並未規定, 民眾致機關之公文可透過郵遞 傳真 電子郵件等方式送達, 毋需親持辦理或經由其他公務 機關代轉 惟機關遇有不屬於本機關管業務或職權 範圍之來文, 則可依同手冊文書處理四十五 ( 二 ) 規 33

34 定, 逕以移文單移送管機關, 不必退還 四 有關 事務管理手冊 是否全國公務共通性採用一節, 依本院訂頒之 事務管理規則 第二條及第三條規定, 各機關之事務管理, 除法律另有規定外, 依本規則之規定 ; 本規則之規定, 於公營事業及公立學校適用之 是依據該規則訂頒之 事務管理手冊, 本院所屬各機關 公營事業及公立學校, 自應一體適用 五 有關處理民眾案件時限一節, 查人民申請案件, 依 事務管理手冊 文書處理八十之規定, 應按其性質, 區分類別 項目, 分定處理時限 ; 至人民陳情案件, 依 行政院暨所屬各機關處理人民陳情案件要點 第十一點之規定, 各機關應視業務性質分別訂定處理期限, 各種處理期限不超過三十日 是各機關自應依案件性質, 妥定期限處理 公文用語 紀 ( 記 ) 一 有關建議於 文書處理手冊 增訂會議紀錄內容及 錄 及 惠 字疑義院臺秘字第紀 ( 記 ) 錄 用語一節, 查本院訂頒之 事務管理規 號則 第十一篇集會管理第三百十三條已定, 議事紀錄, 應依其程序分別載下列之事 : 會議名稱及會次 ; 會議時間及地點 ; 席姓名 ; 紀錄姓名 ; 報告事項 ; 討論及決議事項 ; 選舉事項 ; 其他應行記載事項 各機關自可參照上開規定辦理, 似毋需於 文書處理手冊 另作規定 二 有關公文期望用語 惠 字之用法一節, 查前開手冊就公文期望及目的用語, 僅規定得視需要酌用 請 希 查照 等 至 惠 字之用語及用法, 並未作規定, 承辦人員可視案件性質斟酌使用 公文經收文編號後 有關公文經收文編號後遺失, 可否以簽准後之影本視遺失, 可否以簽准後院臺秘字第同正本辦理, 本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理並未之影本視同正本辦理 號規定, 惟依檔案管理局訂頒之 機關檔案點收作業要點 第八點第二項 ( 十 ) 規定之意旨, 各機關歸檔案件若未能以原件歸檔者, 應簽奉權責長官核准 基此, 公文影本如經權責長官核准, 應可視同正本辦理 機關收發人員簽收 一 查本院訂頒之 事務管理規則 旨在統一各機關之事私人信函及物品遺失院臺秘字第務管理, 原則以行政機關之事務為規範對象, 不應有法律 ( 賠償 ) 責任 號課予負擔法律 ( 賠償 ) 責任之規定 是建議修正上開規則, 課予機關收發人員簽收私人信函及物品遺失法律 ( 賠償 ) 責任, 尚非所宜 二 另依本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理二十 簽 34

35 收應注意事項規定, 機關外收發人員收到公文或函電, 應查對點收並登錄於外收文簿 文件封套上指定收 件人姓名者, 應另用送文簿登錄 準此, 機關收發人 員若代為簽收私人信函及物品, 應依上開規定辦理, 如有遺失者, 各機關自可本於權責究處 職名章使用時機等 依本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理九十一規定 疑義 院臺秘字第, 各機關因處理文書需要, 得依照規定自行刻製職名章, 號分交各有關單位或人員妥善使用之 至職名章刻製 甲 乙 章及其使用時機並無統一規定, 各機關得視業務 院臺秘字第需要自行訂定相關規定辦理 號 文書核擬及處理程序 依本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理三十 ( 三 ) 疑義 院臺秘字第規定, 會稿單位對於文稿有不同意見時, 應由辦單位綜 號合修改後, 再送決定 是本案財 單位既有不同意見, 自應依上開規定退回辦單位重擬, 不宜逕行陳核 公文之稱謂用語疑義 查本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理十六 ( 三 ) 院臺秘字第之 5 公文用語規定, 機關對人民稱 先生 女士 或通 號稱 君 台端 至稱謂用語 君 之用法, 雖有中外 之不同, 惟古今皆以 君 為尊稱他人之詞, 故公文用語 以 君 通稱人民或個人, 並無不妥 各級長官批示公文 依公文程式條例第八條規定, 公文用字應簡淺確 用語疑義 院臺秘字第至各級長官批示公文之用語, 查上開條例及本院訂頒之 號事務管理手冊 文書處理部分, 並未做硬性規定 惟公文 既經首長或依分層負責授權批定, 不論其批示 閱 院臺秘字第如擬 可 或僅簽名, 應即視為同意簽擬意見, 殆無疑 號義 行政處分書之正 副 一 查公文程式條例及行政程序法, 並未文規定行政處 本, 其各自法律效力院臺秘字第 分書是否應以公文之正本送達相對人, 惟行政處分既 之差異性 號 涉及受行政處分人民之權義事項, 其行政處分書自應 以公文之正本送達受行政處分之相對人為原則 至利 害關係人因非行政處分之直接相對人, 依上開條例第 九條 : 公文, 除應分行者外, 並得以副本抄送有關 機關或人民 ; 收受副本者, 應視副本之內容為適當之 處理 之意旨, 尚非不得以公文之副本送達行政處分 書, 利害關係人若不服該行政處分者, 自得依訴願法 第十八條規定及其他有關法規提起救濟 二 另公文之內容若涉及副本收受者之權義, 且符合行政 程序法第九十二條第一項 : 本法所稱行政處分, 係 35

36 指行政機關就公法上具體事件所為之決定或其他公 權力措施而對外直接發生法律效果之單方行政行為 之要件者, 該副本應即為行政處分, 其效力與以公文 正本送達之行政處分應無二致, 副本收受者若不服該 行政處分者, 亦得依相關法規提起行政救濟 定型稿上首長署名 一 查本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理三十九 蓋 可否直接套印發文 院臺秘字第 印及簽署應注意事項規定, 各機關任何文件, 非經機 號 關首長或依分層負責規定授權各層管判發者, 不得 蓋用印信 上述所謂蓋用印信包含 印 職章 首長簽字章 或 機關條戳 等 ; 至蓋用方式究係以 人工 機器 或 套印 等何種方式為之, 並無 硬性規定 二 有關定型稿之首長署名可否直接套印發文, 按定型稿 如已經機關首長或依分層負責規定授權各層管判 發者, 基於提升行政效率, 簡化人工作業, 自可參照 印信製發啟用管理換發及廢舊印信繳銷辦法 第八 條 : 各機關 學校及事業機構基於業務需要, 須將 印信拓模或縮小製模套印於文件者, 應經該機關首長 核准, 並依同辦法第五條之規定拓模二份向印信原製 發機關報備 製版及套印過程中, 應指定專人監督 ; 套印完畢後, 底片 印版應予銷毀或指定單位或人員 保管 之規定, 本於權責, 自行酌處 不合用印之公文書 依本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理三十九 ( 是否具有效力問題 院臺秘字第三 ) 之 3 規定 函 : 上行文署機關首長職銜 姓名, 蓋職 號章 平行文蓋職銜簽字章或職章 下行文蓋職銜簽字章 ;( 三 ) 之 4 亦規定 書函 開會通知單 移文單及一般 事務性之通知 聯繫 洽辦等公文, 蓋用機關或承辦單位 條戳 是公文何時蓋簽字章或條戳, 已有確之劃分 匿名向公家機關檢舉 一 依行政程序法第一百七十三條第一款規定, 人民陳情 信函是否具法律效力院臺秘字第 案無具體之內容或未具真實姓名或住址者, 得不予處 問題 號 理 另依本院訂定之 行政院暨所屬各機關處理人民 陳情案件要點 第三點第二項規定, 人民陳情以書面 為之者, 應載具體陳訴事項 姓名 國民身分證統 一編號或其他身分證件號碼及聯絡方式 ; 又第十四點 第一項第一款規定, 人民陳情案件無具體內容 未具 姓名或住址者, 受理機關得依分層負責權限規定, 不 予處理, 但仍應予以登記 是人民陳情或檢舉案件, 有匿名情事者, 依上開規定, 得不予受理 ; 惟機關如 36

37 仍予受理者, 亦非法所不許, 按匿名陳情或檢舉案件經機關受理者, 如查證屬實, 自應依相關法律程序辦理 ; 若查無實據, 則予結案存查 二 另機關公文信件外, 未書寫機關名稱及詳細地址, 是否藐視人民權益一節, 查本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理三十六( 六 ), 已定各機關對外行文應記載機關全銜及機關地址 是機關未於公文封上記載機關名稱及詳細地址, 收件人仍得從公文內知悉機關名稱及地址, 尚不致損及受文者之權益 公務機關收發文作業 一 有關公務機關收發文作業是否有統一規定一節, 查本統一規定院臺秘字第院訂頒之 事務管理手冊 文書處理, 已就收發文作 號業, 訂有統一之規定 二 有關可否要求公務員佩戴名牌一節, 基於尊重各機關內部行政管理, 目前並無強制規定所屬同仁佩戴名牌, 惟部分機關因門禁管理或為民服務工作需要, 有製發識別證, 供所屬同仁佩戴 文書處理蓋用印信 一 依印信條例第二條規定, 印信之種類包括國璽 印 疑義院臺秘字第關防 職章及圖記 ; 是 印 關防 或 職章 皆 號係印信之一種, 已規定甚 二 至上級機關或業務管機關就契約書等, 規定蓋用 印 及 職章, 是否符合印信條例及文書處理之規定, 依公文程式條例第三條第四項 機關公文蓋用印信或簽署及授權辦法, 除總統府及五院自行訂定外, 由各機關依其實際業務自行擬訂, 函請上級機關核定之 規定, 是各機關可依實際業務性質自行訂定蓋用印信辦法, 報上級機關核定後實施 契約書蓋用印信之 依公文程式條例第二條規定, 公文程式之類別包括令疑義院臺秘字第 呈 咨 函 公告及其他公文 至契約書, 查本院訂頒 號之 事務管理手冊 文書處理十四 ( 二 ), 已將之列為其他公文類別之一種, 得視公務性質使用之 又同手冊文書處理三十九 ( 三 ) 之 1 規定, 契約書等應蓋用機關印信, 其所稱印信, 係指印信條例第二條規範之各類印信 是契約書之用印, 各機關可參照印信條例第十五條之規定蓋用 非編制內人員 ( 如研 查本院訂頒之 事務管理手冊 文書處理二十六 ( 三究助理 ) 可否簽辦公院臺秘字第 ) 規定 : 負責辦某項業務之人員, 對其職責範圍內之文疑義 號事件, 認為必須以文書宣達意見或查詢事項時, 得自行擬辦 上開所稱人員, 並未做硬性規定 是研究助理等非 37

38 編制內人員, 可否簽辦公文, 請本於權責自行卓處 各機關收文編號登錄 按 文書處理手冊 二十三 ( 四 ): 總收文人員於每 作業 台 90 秘字第日下班前二小時收到之文件, 應於當日編號登錄分送承辦 號 單位 旨在規定總收文人員於每日下班前二小時所收到 之文件, 均應於當日分送承辦單位, 至上開時間後所收之 文件, 仍應登錄當日收文日期及文號 研修公文格式 查 文書處理手冊 規定速別 密等及解密條件 發 台 90 秘字第文日期 發文字號分行並列, 係考量公文得以簡格式呈 號 現, 並俾利其以電子方式製作 ; 令上開手冊十五 ( 五 ) 規 定, 各類公文以電子方式傳送時, 得以橫行格式製作, 則 各列可供填寫之空間有限, 並無合併實益 ; 且速別與密等 及解密條件二者定義不同, 如予合併將造成作業上困擾, 是宜維持現行格式 公文管理疑義 一 查 文書處理手冊 十四 ( 一 )6(1) 規定 : 書 台 90 秘字第 函 : 甲 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報 號 時使用 乙 代替過去之便函 備忘錄 簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情, 寄送 普通文件 書刊, 或為一般聯繫 查詢等事項行文時 均可使用, 其性質不如函之正式性 已確說書 函之意義及書函與函之區別 二 復查前開手冊三十九 ( 三 )4 規定 : 書函 開會通 知單 移文單及一般事務性之通知 聯繫 洽辦等公 文, 蓋用機關或承辦單位條戳 是書函應蓋用機關 或承辦單位之條戳 縣市政府一 二級 查 文書處理手冊 二十八 ( 二 ) 規定, 文書之核決 管核決公文, 決定台 90 秘字第, 於稿面適當位置簽名或蓋章辦理, 是各機關自得參照上 者應親筆簽名或加蓋 號 開規定, 訂定內部處理標準 職名章及加蓋代為決 行章之欄位疑義 公文格式增列機關 按公務人員製作之公文書, 係以機關名義所為之公法 承辦人員及聯絡電話台 90 秘字第上意思表示, 其法律效果歸屬於機關, 公文承辦人不需單 號 獨對外承擔機關公文之責任 是以, 現行公文格式之規定 除開會通知單外, 並未列有承辦人員姓名及電話 ; 惟為提 院臺秘字第升公務溝通效率, 本院 台八十九秘字第 號號函修正之 文書處理手冊 伍 文書核擬 二十九 ( 十 七 )9, 已增訂 : 承辦人員得於文稿中敘聯絡方式 之規定, 是各機關自得參照上開規定辦理 公文製作問題 一 依本院 文書處理手冊 十五 ( 二 )1(6) 規定, 38

39 台 90 秘字第函的結構, 採用 旨 說 辦法 三段式, 號案情簡單可用 旨 一段完成者, 勿硬性分割為二段 三段 ; 說 辦法 兩段段名, 均可因事 因案加以活用 二 復查同手冊公文作法舉例有關旨之用法, 函送 檢送 二者均有使用, 並無均用 函送 或將 檢送 改為函送之硬性規定 39