适用于 Windows 的“WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成” 用户指南

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1 适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南首次发布日期 : 2015 年 08 月 19 日 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:

2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2015 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.

3 目录 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成 1 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成概述 1 入门指导 2 什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议 3 安排会议 5 安排会议概述 5 安排纯 WebEx 会议 6 安排纯 TelePresence 会议 7 安排 CMR 混合会议 7 在安排会议时添加 TelePresence 系统 9 关于 WebEx 高级设置 9 关于 TelePresence 高级选项 11 安排个人会议或纯音频会议 12 指定代理为您安排 WebEx 会议 15 指定代理为您安排 WebEx 会议概述 15 在 WebEx 站点上指定代理 16 在 Microsoft Outlook 中指定代理 16 为其他主持人安排会议 19 替其他主持人安排会议概述 19 为其他主持人安排会议或约会 20 代表其他主持人开始会议 20 编辑已安排的会议 23 编辑已安排的会议 23 取消已安排的会议 24 加入会议 25 加入会议概述 25 设置 WebEx 快捷会议工具 27 适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 iii

4 目录设置 WebEx 快捷会议工具概述 27 访问 WebEx 设置对话框 27 关于帐户标签页 28 关于即时会议设置标签页 29 关于已安排的会议标签页 29 关于工具标签页 31 iv

5 第 1 章 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成概述第 1 页入门指导第 2 页什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议第 3 页 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成概述支持 TelePresence 的 WebEx 快捷会议工具允许您从计算机上的各种应用程序快速安排开始和加入会议在安装快捷会议工具后您可获得 WebEx 快捷会议工具面板并与 Microsoft Outlook Microsoft Office Web 浏览器和即时消息程序集成本文档将描述适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成该 Outlook 加载项为您提供一种简便的方式来安排 CMR 混合会议什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议第 3 页受邀者可通过 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 系统加入会议在 Outlook 中安排 CMR 混合会议后受邀者将收到邀请电子邮件其中包含加入 WebEx 会议的链接及加入 TelePresence 会议的信息您还可以使用该集成安排纯 WebEx 会议或纯 TelePresence 会议当安排会议时您可在 Outlook 中邀请其他人或预约 TelePresence 会议室并添加视频呼入参加者您邀请加入会议的人不需要使用 WebEx 快捷会议工具或 WebEx 与 Outlook 集成即可加入会议通过该集成还可从 Outlook 快速访问以下功能 WebEx 帐户设置 WebEx 站点上的首选项页可在其中将安排权限指定给另一主持人即时会议按钮可让您开始纯 WebEx 即时会议无需事先安排适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 1

6 入门指导 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成为了保证会议的安全性, 该集成使用 128 位 SSL( 安全套接字层 ) 加密方式对所有发送至 WebEx 站点以及从站点检索的数据进行加密注释对于非 CMR 混合用户, 请参阅 Windows 版 WebEx 与 Outlook 集成用户指南以了解有关 WebEx 与 Outlook 集成的信息有关 Mac 版 WebEx 与 Outlook 集成的信息, 请参阅 Mac 版 WebEx 与 Outlook 集成用户指南入门指导在安装支持 TelePresence 的 WebEx 快捷会议工具后,Outlook 中将出现 "CMR 混合 " 集成选项注释当您及您的站点已启用 CMR 混合集成时,Outlook 集成界面与未启用 CMR 混合集成的用户所看到的界面有所不同下表将描述集成选项 : 选项安排会议可执行的操作可安排 : CMR 混合 WebEx 和 TelePresence 会议纯 WebEx 会议纯 TelePresence 会议个人会议或纯音频会议 WebEx 帐户设置注释对于 Outlook 2007, 选择 WebEx 按钮上的箭头以显示该选项对于 Outlook 2010, 选择安排会议按钮上的箭头以显示该选项在帐户标签页上编辑 WebEx 帐户信息, 例如 WebEx 站点 URL 及用户名和密码您可在其他标签页上指定即时会议和已安排会议的选项 2

7 WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议? 选项设置安排权限注释即时会议会议选项对于 Outlook 2007, 选择 WebEx 按钮上的箭头以显示该选项对于 Outlook 2010, 选择安排会议按钮上的箭头以显示该选项可执行的操作在我的 WebEx 档案页上指定代理以代表您安排或编辑会议有关详细信息, 请参阅指定代理为您安排 WebEx 会议, 第 15 页开始纯 WebEx 即时会议 - 即时会议是一种可随时开始的 WebEx 会议, 无需事先安排有关详细信息, 请参阅 WebEx 站点上的使用 WebEx 开始即时会议用户指南您可在 WebEx 设置对话框的即时会议标签页上指定即时会议选项有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具, 第 27 页在会议窗口中, 可切换会议选项按钮以显示或隐藏 WebEx 和 TelePresence 的安排选项什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议? 通过支持 TelePresence 协作会议室 (CMR) 混合集成的 WebEx 快捷会议工具,Cisco WebEx Meeting Center 和 Cisco TelePresence 可在联合会议中协同工作在 CMR 混合会议期间, 您可看到 WebEx 和 TelePresence 参加者发送的实时视频 WebEx 会议中的参加者列表将 TelePresence 参加者集中显示在一个标签中, 即 TelePresence 系统 TelePresence 系统中的参加者列表将分别显示每个 WebEx 参加者如果 TelePresence 参加者将 VGA 或 HDMI 线连接到笔记本上并开始屏幕共享, 包括 WebEx 参加者在内的所有参加者都能看到共享的内容如果 WebEx 主讲者开始共享, 包括 TelePresence 参加者在内的所有参加者都能看到共享的内容您可为 CMR 混合会议录制视频音频共享聊天及投票只需像在 WebEx 会议中那样按下录制即可, 录制文件将出现在我的 WebEx 区域中的我的文件我录制的会议列表下 CMR 混合会议将使用 MP4 格式视频的录制分辨率为 360p 3

8 什么是包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议? WebEx 和 TelePresence CMR 混合模式与 Outlook 的集成 4

9 第 2 章安排会议安排会议概述第 5 页安排纯 WebEx 会议第 6 页安排纯 TelePresence 会议第 7 页安排 CMR 混合会议第 7 页安排个人会议或纯音频会议第 12 页安排会议概述准备工作在使用 Outlook 中的 CMR 混合集成安排会议前请先仔细阅读以下内容该适用于 CMR 混合的 Outlook 集成将提供会议安排选项并非 WebEx 站点和 TelePresence 会议安排系统中出现的所有选项都可在该集成中使用该适用于 CMR 混合的 Outlook 集成并非支持 Outlook 中的所有重复周期选项此外该集成不支持在重复会议中创建例外会议或修改重复会议中的单个会议有关详细信息请参阅指定会议的重复模式在任何从 Outlook 发送的会议邀请中会议开始时间在缺省状态下按计算机上所设置的时区显示而不是 WebEx 站点首选项中设置的时区您可在 Outlook 中为会议指定不同的时区会议开始时间将正确显示在每个受邀者的 Outlook 日历中如果您在 WebEx 站点上安排会议会议时间将按您在站点首选项或安排页中设置的时区显示与计算机上设置的时区无关当您在 WebEx 站点上安排会议时只能安排纯 WebEx 会议无法安排包含 WebEx 和 TelePresence 的 CMR 混合会议如果需要编辑使用该 Outlook 集成安排的会议请在 Outlook 而非 WebEx 站点中编辑会议有关详细信息请参阅编辑已安排的会议第 23 页适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 5

10 安排纯 WebEx 会议安排会议注释若要安排 CMR 混合会议, 您的管理员需要为您的站点启用 CMR 混合, 并为您的帐户启用 CMR 混合及 Meeting Center Pro TelePresence 会议类型有关更多信息, 请联系管理员安排纯 WebEx 会议通过该 Outlook 集成, 您可安排 WebEx 会议, 无需转至 WebEx 站点过程步骤 1 在 Outlook 窗口中选择安排会议或者, 您可打开新的会议项并从工具栏选择添加 WebEx 和 TelePresence 按钮步骤 2 在会议选项面板中指定 WebEx 选项 : 确保收件人和地点框中没有包含 TelePresence 系统, 并且还允许 X 人使用视频设备加入中的数字为 0 选择允许其他人使用 WebEx: 该选项缺省情况下将被始终选中每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选择该选项输入针对 WebEx 受邀者的会议密码如果站点要求必须提供会议密码, 密码框一侧会出现星号注释 WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同要了解更多关于 PIN 的信息, 请参阅关于 TelePresence 高级选项, 第 11 页 ( 可选 ) 选择电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全 ( 可选 ) 通过选择候补主持人功能选择一个或多个候补主持人, 候补主持人可开始并主持会议, 直到您加入 ( 可选 ) 选择 WebEx 高级设置以指定其他详细信息, 例如音频连接和注册有关详细信息, 请参阅关于 WebEx 高级设置, 第 9 页步骤 3 在 Outlook 会议的收件人框中添加受邀者步骤 4 在 Outlook 会议的地点框中输入会议地点步骤 5 在主题框中输入会议主题步骤 6 指定会议开始时间和结束时间, 以及重复周期选项 ( 如有必要 ) 步骤 7 选择发送 6

11 安排会议安排纯 TelePresence 会议安排纯 TelePresence 会议通过该 Outlook 集成, 您无需使用 TelePresence 安排系统即可安排 TelePresence 会议过程步骤 1 在 Outlook 窗口中选择安排会议或者, 您可打开新的会议项并从工具栏选择添加 WebEx 和 TelePresence 按钮步骤 2 在会议选项面板中指定 TelePresence 选项 : 确保取消选中允许使用 WebEx 加入会议该选项在缺省情况下未被选中选择添加 TelePresence 会议室您选择的系统将被添加到会议窗口的收件人和地点框中有关详细信息, 请参阅在安排会议时添加 TelePresence 系统, 第 9 页 ( 可选 ) 在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量该选项可让您预留空间, 从而让更多人使用个人视频会议系统 ( 例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备 ) 加入会议您输入的数量不包括在收件人和地点框中添加的 TelePresence 系统您应当注意站点上的建议数量, 切勿超出该上限 ( 可选 ) 选择 TelePresence 高级设置以指定其他详细信息, 例如呼入和呼出设置有关详细信息, 请参阅关于 TelePresence 高级选项, 第 11 页步骤 3 在主题框中输入会议主题步骤 4 指定会议开始时间和结束时间, 以及重复周期选项 ( 如有必要 ) 步骤 5 选择发送安排 CMR 混合会议通过 Outlook 集成, 您可安排允许他人使用 WebEx Meeting Center 或 TelePresence 加入的 CMR 混合会议 7

12 安排 CMR 混合会议安排会议注释其他类型的 WebEx 会议将会为主持人和与会者提供不同的电子邮件邀请, 但如果您安排 CMR 混合会议, 您和与会者将收到相同的电子邮件邀请您的电子邮件邀请中不包含任何主持人机密信息, 例如主持人密钥或访问码如果您需要查看主持人密钥或访问码, 在电子邮件邀请中选择链接以转至 WebEx 站点上的会议信息页并登录以查看主持人详细信息如果您指定候补主持人, 此人可开始管理和录制会议但录制文件仍将发送给作为原主持人的您在安排会议时, 切勿在同一时间安排两个以上的会议, 因为您无法同时主持两个进行中的会议即使您允许候补主持人在您不在场的情况下开始会议, 您仍将被视为该会议的主持人, 除非您是主持人的代理有关代理的更多信息, 请参阅指定代理为您安排 WebEx 会议, 第 15 页过程步骤 1 在 Outlook 窗口中选择安排会议或者, 您可打开新的会议项并从工具栏选择添加 WebEx 和 TelePresence 按钮步骤 2 在会议选项面板中为 CMR 混合会议指定 WebEx 和 TelePresence 选项 : a) 选中允许其他人使用 WebEx 加入会议该选项在缺省情况下未被选中每当您安排会议并希望添加 WebEx 时都需要选中该选项 b) 选择添加 TelePresence 会议室您选择的系统将被添加到会议窗口的收件人和地点框中有关详细信息, 请参阅在安排会议时添加 TelePresence 系统, 第 9 页 c) 输入针对 WebEx 受邀者的会议密码如果会议要求必须提供密码, 密码框一侧会出现星号注释 WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同要了解更多关于 PIN 的信息, 请参阅关于 TelePresence 高级选项, 第 11 页 d) ( 可选 ) 选中电子邮件邀请中不包含密码以使会议更安全 e) ( 可选 ) 通过选择候补主持人功能选择一个或多个候补主持人, 候补主持人可开始并主持会议, 直到您加入 f) ( 可选 ) 选择 WebEx 高级设置以指定其他详细信息, 例如音频连接和注册有关详细信息, 请参阅关于 WebEx 高级设置, 第 9 页 g) ( 可选 ) 在添加视频呼入参加者中输入可呼入会议的额外视频呼入参加者的数量该选项可让您预留空间, 从而让更多人使用个人视频会议系统 ( 例如 Cisco TelePresence EX 系列及运行 Cisco Jabber Video 应用程序的设备 ) 加入会议您输入的数量不包括在收件人和地点框中添加的 TelePresence 系统您应当注意站点上的建议数量, 切勿超出该上限 8

13 安排会议在安排会议时添加 TelePresence 系统步骤 3 步骤 4 h) ( 可选 ) 选择 TelePresence 高级设置以指定其他详细信息, 例如呼入和呼出设置有关详细信息, 请参阅关于 TelePresence 高级选项, 第 11 页在 Outlook 会议的收件人框中添加 WebEx 会议的受邀者在 Outlook 会议的主题框中输入会议主题步骤 5 指定会议开始时间和结束时间, 以及重复周期选项 ( 如有必要 ) 在安排会议时添加 TelePresence 系统通过该 Outlook 集成, 您可将 TelePresence 系统轻松添加到您安排的会议中选择 TelePresence 会议室对话框中将显示组织中的所有 TelePresence 系统您无需对组织中庞大的全局地址列表进行搜索过程步骤 1 步骤 2 确保位于会议窗口中, 并已开启会议选项面板选择添加 TelePresence 会议室出现选择 TelePresence 会议室对话框步骤 3 浏览系统或使用以下方式之一进行搜索 : 搜索 : 输入部分会议室名称该方式不会按位置搜索位置 : 选择位置以只显示位于该位置的会议室步骤 4 步骤 5 选择要添加的系统选择会议室 > > 确定或者, 您可使用 Outlook 通讯录或会议室查找工具在组织的所有会议室中查找 TelePresence 系统但是, 配有 TelePresence 的会议室可能很难在列表中辨别, 其位置可能也不明确注释您选择的 TelePresence 会议室还必须列在 Cisco TelePresence Management Suite Extension for Microsoft Exchange (Cisco TMSXE) 中, 否则将无法预约关于 WebEx 高级设置这些选项可帮助您自定义 WebEx 会议的缺省设置如果管理员关闭了某些选项, 则这些选项将无法使用 9

14 关于 WebEx 高级设置安排会议选项... 服务类型会议密码电子邮件邀请中不包含密码在 WebEx 站点上列出该会议与会者可在会议开始时间之前 [X] 分钟加入会议用途选择要安排的会议的类型如果使用 WebEx 和 TelePresence 安排联合会议,TelePresence 为缺省会议类型指定加入 WebEx 会议时使用的密码如果您要求输入密码, 没有从邀请电子邮件加入或加入时没有登录 WebEx 站点的人必须提供密码才能加入会议从邀请电子邮件加入或加入时已登录 WebEx 站点的人无需提供密码即可加入会议电子邮件邀请中不包括密码如果选中该选项, 请通过其他方式向受邀者提供密码在 WebEx 站点上的会议日历中显示该会议允许受邀者在安排的开始时间之前一定的分钟数内加入会议注释如果不选中该复选框或者将该选项设置为 0 分钟, 受邀者必须在您开始会议之后才能加入音频和跟踪标签页选项... 会议类型用途选择参加者连接会议音频的方式 : 无 : 会议中没有音频您可以通过会议服务之外的方式提供音频 WebEx 音频 : 会议中包含集成音频服务选择以下选项之一或全部 : 向与会者显示全球呼入号码 : 提供其他国家的参加者可用来连接音频的呼入号码显示免费号码 : 提供参加者可用来连接音频的免费号码其他电话会议服务 : 会议中包含其他服务提供的音频您在文本框中输入的说明将出现在邀请电子邮件中仅使用 VoIP: 参加者通过计算机连接音频进入与退出声音如果您选择 WebEx 音频, 则还需选择以下选项之一 : 滴滴声 : 播放简单的声音播放姓名 : 在连接音频后, 参加者录下其姓名当参加者加入或离开会议时, 将会播放该姓名无声音 : 不播放声音 10

15 安排会议关于 TelePresence 高级选项音频和跟踪标签页选项... 跟踪代码用途用于标识您的部门项目或您的企业希望与会议关联的其他信息跟踪代码可以是选填信息, 也可以是必填信息, 这取决于站点管理员的设置注册标签页选项... 需要与会者注册自动接受所有注册用途要求所有受邀者必须注册才能加入会议只有在您接受了注册请求后, 受邀者才能加入会议必须先取消选中与会者可在会议开始时间之前 [x] 分钟加入会议选项, 才可使用该选项自动接受所有注册请求如果未选中该选项, 您必须在 WebEx 站点上的我的 WebEx 中接受注册请求资源标签页选项... 信息标签页模板候补主持人在主持人加入会议之前自动播放演示用途为信息标签页选择一个模板, 该模板将在会议期间显示在内容查看器中信息标签页包含有关会议的信息, 包括会议主持人音频会议的电话号码和主持人密钥 ( 仅针对主持人 ) 注释只有具备一个或多个自定义的信息标签页模板时, 您才可以选择其他模板站点管理员可为 WebEx 站点添加模板选择一个或多个候补主持人其中一个候补主持人可开始并主持会议, 直到您加入只有具备 WebEx 站点主持人帐户的人才会列在该框中在主持人加入会议前自动播放供参加者观看的演示保存为缺省设置 : 选中该选项可将所有设置保存为缺省设置关于 TelePresence 高级选项这些选项可帮助您自定义 TelePresence 会议 11

16 安排个人会议或纯音频会议安排会议选项会议 PIN 帐单代码预约的系统 TelePresence 呼入和呼出设置可执行的操作创建数字密码以防止他人呼入 TelePresence 会议 PIN 包含在邀请电子邮件中受邀者必须输入 PIN 才能加入 TelePresence 会议 TelePresence 会议 PIN 和 WebEx 会议密码不同有关 WebEx 会议密码的更详细信息, 请参阅关于 WebEx 高级设置, 第 9 页如果管理员尚未指定该会议的帐单代码, 请输入该代码 TelePresence 的帐单代码与 WebEx 跟踪代码不同有关更详细信息, 请参阅关于 WebEx 高级设置, 第 9 页这些选项将决定预约的 TelePresence 系统在安排的开始时间到达后连接会议的方式 : 使用系统缺省选项 : 使用管理员指定的缺省连接方式自动加入 : 允许预约的系统在开始时间到达后自动连接会议选择要加入的会议 : 在预约的系统上提供显示会议和呼入信息的按钮如果选择该选项, 参加者可通过选择该按钮来加入会议对于不支持该选项的系统, 请向受邀者转发包含呼入信息的电子邮件邀请仅预约会议室 : 预约实体会议室, 但可以在开始后不与系统建立连接选择添加以指定预约的系统中未列出的设备或系统的连接方式呼入标签页选择连接类型 (SIP 音频或 SIP 视频 ), 然后指定可通过所选的连接类型呼入的人数该数量在技术上是指设备数 ; 如果四个人通过一个设备加入会议, 将被算作一人您可向受邀者转发邀请电子邮件, 其中包含呼入信息注释您在允许 X 人呼入中指定的可通过 SIP 视频连接方式加入的人数将对应会议选项面板上的还允许 X 人使用视频设备加入中的人数呼出标签页选择连接类型 (IP 视频 IP 音频 ISDN 视频 ISDN 音频 SIP 视频或 SIP 音频 ) 并输入受邀者的联系信息在安排的开始时间达到后将自动连接他们的设备编辑设置要编辑或删除已添加的连接方式, 根据情况选择编辑或删除安排个人会议或纯音频会议通过该 Outlook 集成, 您可安排 WebEx 个人会议 ( 站点使用 WebEx 音频 ) 或纯音频会议 ( 站点使用电话服务提供商 (TSP) 音频 ), 无需转至 WebEx 站点借助个人会议, 您可先开始音频部分, 但在需要的时候也可随时加入在线部分 12

17 安排会议安排个人会议或纯音频会议注释当您安排个人会议或纯音频会议时, 您收到的主持人会议邀请中将包含主持人访问码, 可用来开始会议的音频部分对于个人会议, 还将包含主持人密钥, 可用来收回主持人权限对于某些电话服务提供商 (TSP) 音频帐户, 如果您安排两个相邻的 CMR 混合会议 ( 第二个会议被安排在第一个会议结束后立即开始 ) 并且 TelePresence 会议安排系统自动延长第一个会议直至超出预定的结束时间, 则第二个会议将自动结束, 原因是同一个 TSP 音频帐户和主持人访问码无法同时用于两个会议要解决该问题, 您可使用不同的主持人访问码设置两个 TSP 帐户, 并将这两个帐户分别用于安排第一个会议和第二个会议还可选择让管理员关闭 TelePresence 系统自动延长会议的选项过程步骤 1 在 Outlook 窗口中选择安排会议或者, 您可打开新的会议项并从工具栏选择添加个人会议或添加纯音频会议按钮步骤 2 在 WebEx 设置对话框中, 指定以下选项 : 步骤 3 步骤 4 a) 在音频 & 跟踪标签页中, 选择以下一种音频连接类型 : 如果您使用 WebEx 音频, 选择个人会议, 然后选择要使用的个人会议帐户如果没有指定个人会议帐户, 将需要生成一个帐户如果您使用电话服务提供商 (TSP), 选择电话会议服务, 然后选择要使用的个人会议帐户 b) ( 可选 ) 为个人会议的在线部分输入 WebEx 受邀者需要使用的会议密码如果站点要求必须提供会议密码, 密码框一侧会出现星号注释 WebEx 会议密码和您为 TelePresence 会议指定的 PIN 不同要了解有关 PIN 的更多信息, 请参阅关于 TelePresence 高级设置 c) ( 可选 ) 选中电子邮件邀请中不包含密码以增强会议在线部分的安全性 d) ( 可选 ) 选择一个或多个候补主持人, 候补主持人可开始并主持会议的在线部分, 直到您加入 e) ( 可选 ) 选择 WebEx 高级设置以指定其他详细信息, 例如音频连接和注册有关详细信息, 请参阅关于 WebEx 高级设置在 Outlook 会议的收件人框中添加受邀者在 Outlook 会议的主题框中输入会议主题步骤 5 指定会议开始时间和结束时间, 以及重复周期选项 ( 如有必要 ) 步骤 6 选择发送 13

18 安排个人会议或纯音频会议安排会议 14

19 第 3 章指定代理为您安排 WebEx 会议指定代理为您安排 WebEx 会议概述第 15 页在 WebEx 站点上指定代理第 16 页在 Microsoft Outlook 中指定代理第 16 页指定代理为您安排 WebEx 会议概述 WebEx 与 Outlook 集成允许您指定一名代理代表您安排或编辑会议例如如果您需要定期主持 WebEx 会议可让助手为您安排会议在被授予权限之后您的代理即可为您安排编辑取消和开始会议要指定一名代理为您安排会议请执行以下操作在 WebEx 站点上授予代理安排权限有关详细信息请参阅在 WebEx 站点上指定代理第 16 页在 Microsoft Outlook 中与代理共享您的日历有关详细信息请参阅在 Microsoft Outlook 中指定代理第 16 页重要事项您的代理使用 WebEx 快捷会议工具安排的会议将出现在您的日历中如果您想编辑会议必须使用相同版本的 WebEx 快捷会议工具您可随时取消代理的安排权限适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 15

20 在 WebEx 站点上指定代理指定代理为您安排 WebEx 会议在 WebEx 站点上指定代理要指定代理, 您可在 WebEx 站点上的我的 WebEx 首选项页中授予其安排权限您可直接从 Outlook 转至该页面如果您想在不使用 Microsoft Outlook 的情况下转至首选项页, 可登录 WebEx 站点, 然后选择我的 WebEx > 首选项除了在 WebEx 站点上授予安排权限之外, 您还必须在 Outlook 中与代理共享您的日历有关详细信息, 请参阅在 Microsoft Outlook 中指定代理, 第 16 页重要事项如果在 WebEx 站点上没有看到指定代理的选项, 请确保站点管理员已启用该功能您的代理还必须在 WebEx 站点上拥有 WebEx 主持人帐户您和代理的 WebEx 站点帐户的电子邮件地址必须与 Outlook 中的匹配过程步骤 1 请根据您的 Outlook 版本按以下步骤操作 : 在 Outlook 2010 中, 选择安排会议按钮上的箭头, 然后选择设置安排权限在 Outlook 2007 中, 选择 WebEx 按钮, 然后选择设置安排权限出现我的 WebEx 首选项页步骤 2 步骤 3 步骤 4 步骤 5 选择安排选项在安排权限下, 选择选择主持人在出现的选择主持人窗口中, 选择代理的电子邮件地址, 然后选择添加 > 确定在我的 WebEx 首选项页上选择保存在 Microsoft Outlook 中指定代理要指定代理, 您必须在 Outlook 中与其共享您的日历除了在 Outlook 中共享您的日历之外, 还必须在 WebEx 站点上授予安排权限有关详细信息, 请参阅在 WebEx 站点上指定代理, 第 16 页 16

21 指定代理为您安排 WebEx 会议在 Microsoft Outlook 中指定代理重要事项确保您共享的日历不在 Outlook 的个人文件夹中仅当您的日历位于公共文件夹时, 代理才可以访问您要指定的代理的姓名必须在 Outlook 的全球通讯簿中过程步骤 1 请根据您的 Outlook 版本按以下步骤操作 : (Outlook 2007) 选择工具 > 选项 > 代理标签页 > 添加选择代理的姓名, 然后选择添加 > 确定 (Outlook 2010) 选择文件 > 帐户设置 > 代理访问 > 添加选择代理的姓名, 然后选择添加 > 确定步骤 2 步骤 3 在代理权限对话框中, 选择日历列表中的编辑器 ( 可读取创建和修改项目 ), 然后选择确定选择确定 17

22 在 Microsoft Outlook 中指定代理指定代理为您安排 WebEx 会议 18

23 第 4 章为其他主持人安排会议替其他主持人安排会议概述第 19 页为其他主持人安排会议或约会第 20 页替其他主持人安排会议概述以下内容仅适用于代理如果得到其他主持人授予的权限可代表该主持人安排会议例如如果您是某位需要定期举行 WebEx 会议的主管的行政助理该主管可指定您代为安排会议在得到其他主持人授予的安排权限之后您可代表该主持人安排编辑和取消会议在代表其他主持人安排会议之前请确保您具有 WebEx 主持人帐户要获取 WebEx 主持人帐户请与管理员联系已在 Outlook 中安装 WebEx 与 Outlook 集成实际主持人需执行以下操作在 WebEx 站点上授予您安排权限在 Microsoft Outlook 中选择您作为代理并与您共享其日历注释在代表其他主持人安排会议后如有必要您也可以为该主持人开始会议有关详细信息请参阅代表其他主持人开始会议第 20 页实际主持人可以随时取消您的安排权限适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 19

24 为其他主持人安排会议或约会为其他主持人安排会议为其他主持人安排会议或约会以下内容仅适用于代理要为其他主持人安排会议或约会, 首先该主持人需与您共享 Outlook 日历过程步骤 1 通过执行以下操作在 Outlook 中打开其他主持人的日历 : 步骤 2 步骤 3 a) 在文件菜单上, 选择打开 > 其他用户的文件夹出现打开其他用户的文件夹对话框 b) 输入实际主持人的姓名或选择姓名以选择实际主持人的姓名 c) 在文件夹类型列表中选择日历, 然后选择确定注释出现共享的日历有多种方法可打开其他人的日历, 这取决于您如何自定义 Outlook 中的视图有关详细信息, 请参阅 Microsoft Outlook 帮助如果并排查看多个日历, 请确保已单击选中实际主持人的日历在 Outlook 中打开一个新的会议要求或约会窗口, 然后制定会议的信息和设置您还可以编辑或取消您安排的会议有关详细信息, 请参阅编辑已安排的会议, 第 23 页及取消已安排的会议, 第 24 页代表其他主持人开始会议在您代表其他主持人安排会议后, 实际主持人会在其 Outlook 中收到确认电子邮件首先确保实际主持人仍在 Microsoft Outlook 中与您共享日历然后您可以从主持人的日历开始会议过程步骤 1 通过执行以下操作在 Outlook 中打开其他主持人的日历 : 步骤 2 a) 在文件菜单上, 选择打开 > 其他用户的文件夹出现打开其他用户的文件夹对话框 b) 输入实际主持人的姓名或选择姓名以选择主持人的姓名 c) 在文件夹类型列表中选择日历, 然后选择确定注释出现共享的日历有多种方法可打开其他人的日历, 这取决于您如何自定义 Outlook 中的视图有关详细信息, 请参阅 Microsoft Outlook 帮助双击其他主持人的日历中的会议项 20

25 为其他主持人安排会议代表其他主持人开始会议出现确认电子邮件步骤 3 要开始会议, 请按照该电子邮件中的说明, 并确保已登录 WebEx 站点上的 WebEx 主持人帐户 21

26 代表其他主持人开始会议为其他主持人安排会议 22

27 第 5 章编辑已安排的会议编辑已安排的会议第 23 页取消已安排的会议第 24 页编辑已安排的会议使用 WebEx 与 Outlook 集成安排会议后您可以使用 Outlook 随时对其进行编辑例如您可以更改会议的开始时间指定一个新密码邀请更多人以及选择不同的音频选项在编辑已安排的会议后 WebEx 与 Outlook 集成将发送更新的会议邀请并在 WebEx 站点上更新会议信息过程步骤 1 在您的 Outlook 日历中打开安排的会议项目步骤 2 进行更改例如要更改 WebEx 或 TelePresence 会议设置在会议选项面板上进行更改要添加或更改重复模式选择重复周期步骤 3 要发送更新的会议邀请并在 Outlook 日历中保存更新的会议选择发送更新注释如果您使用 WebEx 站点编辑或取消纯 WebEx 会议所做的更改不会显示在 Outlook 中例如如果您使用站点更改会议的开始时间 Outlook 日历中仍然显示原来的开始时间因此您应当只使用 Outlook 来编辑原先通过 Outlook 安排的纯 WebEx 会议如果使用 WebEx 与 Outlook 集成来修改重复会议的会议设置须将更改应用到整个系列会议例如如果您只对重复联合会议中的单次会议应用更改这些更改会在 Outlook 和 TelePresence 会议安排系统中生效但不会在 WebEx 站点上生效 Outlook 中的会议将被更新因此用户仍可在新的时间加入会议但在 WebEx 站点上仍显示原会议时间适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 23

28 取消已安排的会议编辑已安排的会议该 Outlook 集成将连接 WebEx 站点并更新站点上的会议取消已安排的会议如果使用 Outlook 集成安排会议, 可在 Outlook 中取消会议在 Outlook 中取消会议后,Outlook 集成将连接 WebEx 站点并从站点上删除会议过程步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 在 Outlook 日历中打开会议项选择取消会议在确认消息中选择是选择发送取消通知注释如果您使用 WebEx 站点编辑或取消纯 WebEx 会议, 所做的更改不会显示在 Outlook 中例如, 如果您使用站点更改会议的开始时间,Outlook 日历中仍然显示原来的开始时间因此, 您应当只使用 Outlook 来编辑原先通过 Outlook 安排的纯 WebEx 会议 24

29 第 6 章加入会议加入会议概述第 25 页加入会议概述联合会议受邀者将收到同时包含 WebEx 和 Telepresence 加入信息的邀请电子邮件他们可通过以下方式之一加入联合会议 WebEx 的受邀者可从邀请电子邮件中的会议链接加入会议电子邮件中还提供会议密码如适用会议号及呼入电话号码预约的远程 Telepresence 系统将根据安排时指定的连接方式在会议开始时间连接到会议有关详细信息请参阅关于 TelePresence 高级选项第 11 页从个人视频设备呼入 TelePresence 会议的人可在邀请电子邮件中获取视频地址和会议 PIN 如适用 WebEx 会议受邀者将收到邀请电子邮件其中包含联合会议一节中描述的 WebEx 加入信息 TelePresence 会议受邀者将收到邀请电子邮件其中包含联合会议一节中描述的 TelePresence 加入信息适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 25

30 加入会议概述加入会议 26

第 7 章设置 WebEx 快捷会议工具设置 WebEx 快捷会议工具概述第 27 页访问 WebEx 设置对话框第 27 页关于帐户标签页第 28 页关于即时会议设置标签页第 29 页关于已安排的会议标签页第 29 页关于工具标签页第 31 页设置 WebEx 快捷会议工具概述要设置 WebEx 快捷会议工具选项在 WebEx 设置

31 第 7 章设置 WebEx 快捷会议工具设置 WebEx 快捷会议工具概述第 27 页访问 WebEx 设置对话框第 27 页关于帐户标签页第 28 页关于即时会议设置标签页第 29 页关于已安排的会议标签页第 29 页关于工具标签页第 31 页设置 WebEx 快捷会议工具概述要设置 WebEx 快捷会议工具选项在 WebEx 设置对话框中进行设置该对话框包含以下标签页帐户 Meet Now 设置已安排的会议工具访问 WebEx 设置对话框您可以通过 WebEx 或一些应用程序来访问 WebEx 设置对话框要从开始菜单访问 WebEx 设置对话框选择开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 设置要从 WebEx 快捷会议工具面板访问 WebEx 设置对话框选择编辑 WebEx 设置适用于 Windows 的 WebEx 和 TelePresence 与 Outlook 集成用户指南 27

关于帐户标签页设置 WebEx 快捷会议工具在 WebEx 快捷会议工具面板已经打开时, 要从 WebEx 快捷会议工具面板访问 WebEx 设置对话框, 请执行以下任一操作 : 双击桌面上的 WebEx 快捷会议工具图标转至开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 快捷会议工具要从 WebEx 快捷会议工具任务栏图标访问 WebEx 设置对话框

32 关于帐户标签页设置 WebEx 快捷会议工具在 WebEx 快捷会议工具面板已经打开时, 要从 WebEx 快捷会议工具面板访问 WebEx 设置对话框, 请执行以下任一操作 : 双击桌面上的 WebEx 快捷会议工具图标转至开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 快捷会议工具要从 WebEx 快捷会议工具任务栏图标访问 WebEx 设置对话框 : 1 右键单击 WebEx 快捷会议工具任务栏图标 2 从菜单中选择 WebEx 设置要从 Microsoft Outlook 访问 WebEx 设置对话框, 在 WebEx 菜单中选择帐户设置要从 Microsoft Office Microsoft Word Microsoft Excel 或 Microsoft PowerPoint 访问 WebEx 设置对话框, 选择 WebEx 设置关于帐户标签页您可使用帐户选项登录 WebEx 站点站点 URL: 输入要登录的 WebEx Meeting Center 站点的 URL URL 格式示例 : company.webex.com 注释如果您输入不支持 TelePresence 集成的站点 URL, 可安排纯 WebEx 会议, 并且该站点同样提供相应的文档用户名 : 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的用户名密码 : 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的密码记住我的密码 : 保存您输入的用户名和密码, 这样下次登录时无需再输入用户名和站点 URL 忘记密码?: 在 WebEx 站点上打开忘记密码? 页, 可让您发送创建新密码的请求更改密码 : 打开可指定新密码的对话框语言 : 确认当前为 WebEx 站点选择的语言区域设置 : 确认当前为 WebEx 站点选择的国家或区域设置时区 : 确认当前为 WebEx 站点选择的时区更改 WebEx 服务网站的设置 : 在 WebEx 服务站点上, 打开我的 WebEx > 我的档案页, 然后更改档案刷新 : 刷新 WebEx 设置对话框, 使其显示 WebEx 站点上的最新设置 28

33 设置 WebEx 快捷会议工具关于即时会议设置标签页关于即时会议设置标签页即时会议设置将影响您在 Microsoft Outlook WebEx 快捷会议工具面板及其他应用程序中使用即使会议功能开始的即时会议选项... 会议模板会议主题会议密码在 WebEx 站点上列出该会议会议类型用途选择即时会议使用的模板输入即时会议的缺省主题指定加入 WebEx 会议时使用的密码如果您要求输入密码, 没有从邀请电子邮件加入或加入时没有登录 WebEx 站点的人必须提供密码才能加入会议从邀请电子邮件加入或加入时已登录 WebEx 站点的人无需提供密码即可加入会议您的站点可能要求所有密码都必须符合安全标准, 例如最短长度及字母数字或特殊字符的最小数量在 WebEx 站点的公开会议日历中列出该会议选择参加者连接会议音频的方式 : 无 : 会议中没有音频您可以通过会议服务之外的方式提供音频 WebEx 音频 : 会议中包含集成音频服务选择以下选项之一或全部 : 向与会者显示全球呼入号码 : 提供其他国家的参加者可用来连接音频的呼入号码显示免费号码 : 提供参加者可用来连接音频的免费号码其他电话会议服务 : 会议中包含其他服务提供的音频您在文本框中输入的说明将出现在邀请电子邮件中仅使用 VoIP: 参加者通过计算机连接音频跟踪代码用于标识您的部门项目或您的企业希望与会议关联的其他信息跟踪代码可以是选填信息, 也可以是必填信息, 这取决于站点管理员的设置关于已安排的会议标签页这些选项可帮助您自定义 WebEx 会议的缺省设置如果管理员关闭了某些选项, 则这些选项将无法使用 29

34 关于已安排的会议标签页设置 WebEx 快捷会议工具选项... 服务类型会议密码电子邮件邀请中不包含密码在 WebEx 站点上列出该会议与会者可在会议开始时间之前 [X] 分钟加入会议用途选择要安排的会议的类型如果使用 WebEx 和 TelePresence 安排联合会议,TelePresence 为缺省会议类型指定加入 WebEx 会议时使用的密码如果您要求输入密码, 没有从邀请电子邮件加入或加入时没有登录 WebEx 站点的人必须提供密码才能加入会议从邀请电子邮件加入或加入时已登录 WebEx 站点的人无需提供密码即可加入会议电子邮件邀请中不包括密码如果选中该选项, 请通过其他方式向受邀者提供密码在 WebEx 站点上的会议日历中显示该会议允许受邀者在安排的开始时间之前一定的分钟数内加入会议注释如果不选中该复选框或者将该选项设置为 0 分钟, 受邀者必须在您开始会议之后才能加入音频和跟踪标签页选项... 会议类型用途选择参加者连接会议音频的方式 : 无 : 会议中没有音频您可以通过会议服务之外的方式提供音频 WebEx 音频 : 会议中包含集成音频服务选择以下选项之一或全部 : 向与会者显示全球呼入号码 : 提供其他国家的参加者可用来连接音频的呼入号码显示免费号码 : 提供参加者可用来连接音频的免费号码其他电话会议服务 : 会议中包含其他服务提供的音频您在文本框中输入的说明将出现在邀请电子邮件中仅使用 VoIP: 参加者通过计算机连接音频进入与退出声音如果您选择 WebEx 音频, 则还需选择以下选项之一 : 滴滴声 : 播放简单的声音播放姓名 : 在连接音频后, 参加者录下其姓名当参加者加入或离开会议时, 将会播放该姓名无声音 : 不播放声音 30

35 设置 WebEx 快捷会议工具关于工具标签页选项... 跟踪代码用途用于标识您的部门项目或您的企业希望与会议关联的其他信息跟踪代码可以是选填信息, 也可以是必填信息, 这取决于站点管理员的设置注册标签页选项... 需要与会者注册自动接受所有注册用途要求所有受邀者必须注册才能加入会议只有在您接受了注册请求后, 受邀者才能加入会议必须先取消选中与会者可在会议开始时间之前 [x] 分钟加入会议选项, 才可使用该选项自动接受所有注册请求如果未选中该选项, 您必须在 WebEx 站点上的我的 WebEx 中接受注册请求资源标签页选项... 信息标签页模板候补主持人在主持人加入会议之前自动播放演示用途为信息标签页选择一个模板, 该模板将在会议期间显示在内容查看器中信息标签页包含有关会议的信息, 包括会议主持人音频会议的电话号码和主持人密钥 ( 仅针对主持人 ) 注释只有具备一个或多个自定义的信息标签页模板时, 您才可以选择其他模板站点管理员可为 WebEx 站点添加模板选择一个或多个候补主持人其中一个候补主持人可开始并主持会议, 直到您加入只有具备 WebEx 站点主持人帐户的人才会列在该框中在主持人加入会议前自动播放供参加者观看的演示保存为缺省设置 : 选中该选项可将所有设置保存为缺省设置关于工具标签页工具选项可决定包含 WebEx 集成和快捷方式的应用程序 31

36 关于工具标签页设置 WebEx 快捷会议工具选项... Microsoft Outlook IBM Lotus Notes 在 Microsoft Office 中使用 WebEx 用途... 显示 WebEx 按钮和命令, 可使用 Microsoft Outlook 中的联系人和日历通过 Microsoft Outlook 安排会议和开始即时会议不适用于支持 TelePresence 的 WebEx 快捷会议工具显示 WebEx 按钮, 可通过以下 Microsoft Office 应用程序开始即时会议并自动共享所选的文件或文档 : Excel PowerPoint Word 在 Internet Explorer 中显示工具栏在 Windows 的右键菜单中显示 WebEx 按钮 ( 需重启 ) 在即时消息程序中使用 WebEx 在 Firefox 中显示工具栏显示 WebEx 按钮, 可通过该按钮从 Microsoft Internet Explorer 工具栏开始即时会议显示 WebEx 命令, 可通过该命令从 Windows 资源管理器的右键快捷菜单开始即时会议并自动共享所选的文件或文档显示 WebEx 按钮和命令, 可通过该按钮及命令从即时消息程序开始即时会议您可选择以下一个或多个即时消息程序 : AOL Google Talk Lotus Sametime Skype Windows Messenger Yahoo Messenger 显示 WebEx 按钮, 可通过该按钮从 Firefox 工具栏开始即时会议 32

Panaboard Overlayer help

Panaboard Overlayer help Panaboard Overlayer Image Capture Software for Electronic Whiteboard (Panaboard) ... 3... 5... 6... 13...14 Panaboard Overlayer 1. 2. 3. 4. 4-1. 4-2. [ / ] ( ) 4-3. 5. 6. 6-1. 6-2. [ / ] ( ) 7. Panaboard