适用于 Windows 的“WebEx 与 Lotus Notes 集成”用户指南 （WBS31）
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- 菊辩 闵
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1 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 (WBS31) 首次发布日期 : 2016 年 03 月 23 日 Americas Headquarters Cisco Systems, Inc. 170 West Tasman Drive San Jose, CA USA Tel: NETS (6387) Fax:
2 THE SPECIFICATIONS AND INFORMATION REGARDING THE PRODUCTS IN THIS MANUAL ARE SUBJECT TO CHANGE WITHOUT NOTICE. ALL STATEMENTS, INFORMATION, AND RECOMMENDATIONS IN THIS MANUAL ARE BELIEVED TO BE ACCURATE BUT ARE PRESENTED WITHOUT WARRANTY OF ANY KIND, EXPRESS OR IMPLIED. USERS MUST TAKE FULL RESPONSIBILITY FOR THEIR APPLICATION OF ANY PRODUCTS. THE SOFTWARE LICENSE AND LIMITED WARRANTY FOR THE ACCOMPANYING PRODUCT ARE SET FORTH IN THE INFORMATION PACKET THAT SHIPPED WITH THE PRODUCT AND ARE INCORPORATED HEREIN BY THIS REFERENCE. IF YOU ARE UNABLE TO LOCATE THE SOFTWARE LICENSE OR LIMITED WARRANTY, CONTACT YOUR CISCO REPRESENTATIVE FOR A COPY. The Cisco implementation of TCP header compression is an adaptation of a program developed by the University of California, Berkeley (UCB) as part of UCB's public domain version of the UNIX operating system. All rights reserved. Copyright 1981, Regents of the University of California. NOTWITHSTANDING ANY OTHER WARRANTY HEREIN, ALL DOCUMENT FILES AND SOFTWARE OF THESE SUPPLIERS ARE PROVIDED AS IS" WITH ALL FAULTS. CISCO AND THE ABOVE-NAMED SUPPLIERS DISCLAIM ALL WARRANTIES, EXPRESSED OR IMPLIED, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, THOSE OF MERCHANTABILITY, FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE AND NONINFRINGEMENT OR ARISING FROM A COURSE OF DEALING, USAGE, OR TRADE PRACTICE. IN NO EVENT SHALL CISCO OR ITS SUPPLIERS BE LIABLE FOR ANY INDIRECT, SPECIAL, CONSEQUENTIAL, OR INCIDENTAL DAMAGES, INCLUDING, WITHOUT LIMITATION, LOST PROFITS OR LOSS OR DAMAGE TO DATA ARISING OUT OF THE USE OR INABILITY TO USE THIS MANUAL, EVEN IF CISCO OR ITS SUPPLIERS HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF SUCH DAMAGES. Any Internet Protocol (IP) addresses and phone numbers used in this document are not intended to be actual addresses and phone numbers. Any examples, command display output, network topology diagrams, and other figures included in the document are shown for illustrative purposes only. Any use of actual IP addresses or phone numbers in illustrative content is unintentional and coincidental. Cisco and the Cisco logo are trademarks or registered trademarks of Cisco and/or its affiliates in the U.S. and other countries. To view a list of Cisco trademarks, go to this URL: Third-party trademarks mentioned are the property of their respective owners. The use of the word partner does not imply a partnership relationship between Cisco and any other company. (1110R) 2016 Cisco Systems, Inc. All rights reserved.
3 目录 入门 1 概述 1 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 3 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 概述 3 安装 WebEx 快捷会议工具 4 安装 WebEx 快捷会议工具 5 打开 WebEx 设置 对话框 5 设置 WebEx 快捷会议工具 选项 6 关于 帐户 标签页 6 关于 即时会议 设置标签页 7 关于 首选项 标签页 8 关于 工具 标签页 8 检查快捷会议工具版本 9 检查更新 9 卸载 WebEx 快捷会议工具 10 使用 开始 菜单命令卸载 WebEx 快捷会议工具 10 使用 控制面板 卸载 WebEx 快捷会议工具 10 安排会议 11 安排会议概述 11 在 Lotus Notes 中设置会议 11 邀请与会者 13 指定会议的重复模式 14 WebEx 与 Lotus Notes 集成 支持的重复模式 14 使用会议模板 17 代表其他主持人安排会议 19 替其他主持人安排会议概述 19 代表他主持人安排会议 19 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 iii
4 目录 代表其他主持人安排会议 19 管理会议 23 管理会议概述 23 编辑已安排的会议 23 编辑已安排的会议 24 代表其他主持人开始会议 24 取消会议 25 加入会议 25 iv
5 第 1 章 入门 概述 第 1 页 概述 WebEx 与 Lotus Notes 集成 是一种快捷方式 通过它您可以从 Lotus Notes 快速开始 添加或加 入 WebEx 在线会议 而无需使用 WebEx 站点 也就是您通常安排和加入在线会议的站点 WebEx 快捷会议工具 将在您登录 WebEx 站点时自动安装到您的计算机上 在有新的版本时 站点管理员 拥有系统管理员权限 就能控制您的快捷会议工具是否能自动更新到新版本 您也可 以手动安装快捷会议工具 有关更多信息 请参阅安装 WebEx 快捷会议工具 在安装 WebEx 快捷会议工具 后 Lotus Notes 中出现开始或加入会议的 WebEx 选项 WebEx 与 Lotus Notes 集成 在 Lotus Notes 中提供了以下功能 快速访问 WebEx 站点上的 我的 WebEx 其中包含您的个人会议列表 用户档案及其他帐 户选项 开始即时会议的 即时会议 命令 仅限 Meeting Center 和 Training Center 会议邀请模板 为了保证会议的安全性 WebEx 与 Outlook 集成 使用 128 位 SSL 安全套接字层 加密方式对 所有从 WebEx 站点发送和接收的数据进行加密 注释 Mac 版 WebEx 快捷会议工具 尚不支持 Lotus Notes 在使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 前 请确保您熟悉 Lotus notes 拥有 WebEx 站点上的用户帐 户以及您的 WebEx 站点支持 WebEx 与 Lotus Notes 集成 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 1
6 概述 入门 2
7 第 2 章 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 概述 第 3 页 安装 WebEx 快捷会议工具 第 4 页 安装 WebEx 快捷会议工具 第 5 页 打开 WebEx 设置 对话框 第 5 页 设置 WebEx 快捷会议工具 选项 第 6 页 关于 帐户 标签页 第 6 页 关于 即时会议 设置标签页 第 7 页 关于 首选项 标签页 第 8 页 关于 工具 标签页 第 8 页 检查快捷会议工具版本 第 9 页 检查更新 第 9 页 卸载 WebEx 快捷会议工具 第 10 页 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 概述 您可安装 WebEx 快捷会议工具 以使用快捷会议工具面板 Microsoft Office Web 浏览器 Microsoft Outlook 和 IBM Lotus Notes 立即开始或加入会议 或者使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 安 排会议 无需转至您的 WebEx 服务站点 在安装 WebEx 快捷会议工具 后 您可登录并设置 WebEx 帐户选项 设置即时会议和已安排的 会议的会议选项 设置 WebEx 快捷会议工具 面板的首选项以及选择要和 WebEx 服务结合使用 的快捷会议工具 该对话框包含以下标签页 帐户 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 3
8 安装 WebEx 快捷会议工具 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 Meet Now 设置 已安排的会议 首选项 工具 安装 WebEx 快捷会议工具 如果管理员已为您的 WebEx 服务站点启用 WebEx 快捷会议工具 选项, 该站点上将自动安装所有 WebEx 快捷会议工具 此外, 如果有新的版本可用, WebEx 快捷会议工具 将会自动更新 该安装过程将安装所有可用的 WebEx 快捷会议工具 ; 但您可以随时更改首选项并选择与 WebEx 快捷会议工具 结合使用的应用程序, 还可通过设置 WebEx 设置 对话框中的选项更改其他 WebEx 帐户和会议首选项 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 选项, 第 6 页 如有必要, 也可手动下载并安装 WebEx 快捷会议工具 在安装 WebEx 快捷会议工具 之前, 请确保您的计算机满足以下最低系统要求 : 您必须拥有计算的管理员权限 有关支持的操作系统 浏览器和其他最低系统要求, 请参阅 WebEx 跨平台发行说明 Intel x86(pentium 400MHZ +) 或兼容处理器 在浏览器中启用 JavaScript 和 cookie 注释 如果您已安装旧版快捷会议工具, 需要先卸载该版本才能安装新版 在安装新版快捷会议工具前, 您可能还需要关闭 Microsoft Outlook 等应用程序及任意浏览器 必须重新启动这些应用程序, 您可能需要登录才能看到新界面 仅当站点管理员已为站点启用 Lotus Notes 选项时, WebEx 与 IBM Lotus Notes 集成 才会包含在 WebEx 快捷会议工具 的安装或下载中 系统管理员还可在站点上为计算机执行批量安装 有关更多信息, 请参阅位于上的 大规模部署 WebEx 快捷会议工具 的 IT 管理员指南 4
9 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 安装 WebEx 快捷会议工具 安装 WebEx 快捷会议工具 过程 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 步骤 5 步骤 6 步骤 7 登录 WebEx 站点 选择 Meeting Center 标签页 在左侧导航栏中的支持下, 选择下载 在 下载 页中的 WebEx 快捷会议工具 标题下, 选择下载 出现 文件下载 对话框 将安装程序保存到您的计算机上 安装文件的扩展名为.msi 运行安装文件并按说明操作 出现 WebEx 快捷会议工具 对话框 输入 WebEx 站点 URL 用户名和密码 接下来的操作 在您安装完成后并且已登录 WebEx 帐户, 请在 WebEx 设置 对话框中检查设置 有关更多信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 选项, 第 6 页 打开 WebEx 设置 对话框 使用以下一种方式打开 WebEx 设置 对话框 : 通过 开始 菜单打开 WebEx 设置 对话框 : 选择开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 设置 通过 WebEx 快捷会议工具 面板打开 WebEx 设置 对话框 : 如果 WebEx 快捷会议工具 面板尚未打开, 请执行以下操作之一 : 双击桌面上的 WebEx 快捷会议工具 图标 转至开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > WebEx 快捷会议工具 在 WebEx 快捷会议工具 面板中选择编辑 WebEx 设置 通过 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Note 打开 WebEx 设置 对话框 : 在 WebEx 菜单中选择帐户设置 通过 Microsoft Office Microsoft Word Microsoft Excel 或 Microsoft PowerPoint 打开 WebEx 设置 对话框 : 选择 WebEx 设置 5
10 设置 WebEx 快捷会议工具 选项 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 设置 WebEx 快捷会议工具 选项 过程 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 步骤 5 步骤 6 步骤 7 步骤 8 打开 WebEx 设置 对话框 在帐户标签页中, 通过指定 WebEx 站点的 URL 并输入用户名和密码来登录帐户 有关更多详细信息, 请参阅关于 帐户 标签页, 第 6 页 选择刷新 选择 即时会议 设置标签页 指定即时开始的会议的选项, 可通过 WebEx 快捷会议工具 面板 Microsoft Office 浏览器 右键菜单以及 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 开始该会议 有关更多详细信息, 请参阅关于 即时会议 设置标签页, 第 7 页 选择首选项标签页 指定 WebEx 快捷会议工具 面板的选项 有关更多详细信息, 请参阅关于 首选项 标签页, 第 8 页 选择工具标签页 步骤 9 选择要集成 WebEx 的应用程序 有关更多详细信息, 请参阅关于 工具 标签页, 第 8 页 关于 帐户 标签页 您可使用帐户选项登录 WebEx 站点 站点 URL: 输入要登录的 WebEx Meeting Center 站点的 URL URL 格式示例 : company.webex.com 注释 如果您输入不支持 TelePresence 集成的站点 URL, 可安排纯 WebEx 会议, 并且该站点同样提供相应的文档 用户名 : 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的用户名 密码 : 输入 WebEx 站点上的主持人帐户的密码 记住我的密码 : 保存输入的用户名和密码, 这样下次登录时无需再输入用户名和站点 URL 忘记密码?: 在 WebEx 站点上打开 忘记密码? 页, 可让您发送创建新密码的请求 更改密码 : 打开对话框, 可在其中指定新密码 语言 : 确认当前为 WebEx 站点选择的语言 6
11 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 关于 即时会议 设置标签页 区域设置 : 确认当前为 WebEx 站点选择的国家或区域设置 时区 : 确认当前为 WebEx 站点选择的时区 更改 WebEx 服务网站的设置 : 在 WebEx 站点上, 打开我的 WebEx > 我的档案页, 然后更改档案 刷新 : 刷新 WebEx 设置 对话框, 使其显示 WebEx 站点上的最新设置 关于 即时会议 设置标签页 即时会议选项将影响通过 WebEx 快捷会议工具 面板 Microsoft Office 浏览器 即时消息程序 右键菜单以及 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus Notes 即时开始的会议 会议模板 : 选择会议使用的模板 会议类型 : 选择要用于召开即时会议的 WebEx 会议类型 该选项只会列出站点及用户帐户可用的会议类型 使用我的个人会议室召开即时会议 : 缺省情况下, 选择使用个人会议室召开即时会议 会议主题 : 输入会议的主题或名称 会议密码 : 要求参加者输入您设置的密码后才能加入会议 您的站点可能要求所有密码都必须符合安全标准, 例如最短长度及字母 数字或特殊字符的最小数量 列在公开日历上 : 在 WebEx 服务站点的会议日历中列出该会议 仅适用于会议 销售会议和培训课程 有人加入时要求我批准 : 指定当有人尝试加入会议时, 在屏幕上出现 请求加入 对话框 仅适用于支持会话 音频连接 : 选择要使用的音频连接类型 : 无 : 指定会议中不包含音频连接, 或您将通过会议服务以外的方式向参加者提供会议中包含的音频连接的相关信息 WebEx 音频 : 指定会议中使用 WebEx 音频作为音频连接, 该连接方式允许您使用电话或计算机作为音频设备参加会议 如果选择该选项, 请选择以下 WebEx 音频选项 : 向与会者显示全球呼入号码 : 选择是否要提供免费或本地号码等号码列表, 位于其他国家或地区的与会者可以拨打这些电话号码连接音频 显示免费号码 : 如果站点提供免费号码并且您希望显示该号码以便与会者拨打该号码连接音频, 可选中该选项 注释 在开始会议后, 参加者可选择将计算机或电话作为音频设备 7
12 关于 首选项 标签页 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 其他电话会议 : 指定在会议中使用其他服务所提供的电话会议 您在文本框中输入的说明将在参加者加入会议时自动出现在其屏幕上 提示 参加者必须使用直线电话才能接听电话会议服务的来电 但是, 没有直线电话的参加者可通过拨打呼入电话号码加入电话会议, 该号码始终显示在会议窗口中 进入和退出声音 : 选择当与会者加入或离开音频连接时播放的声音 关于 首选项 标签页 首选项将决定 WebEx 快捷会议工具 中的某些功能 始终在桌面顶部 : 使 WebEx 快捷会议工具 面板显示在每个打开的应用程序或程序之上 在 Windows 启动后显示 WebEx 快捷会议工具 面板 在任务栏上显示 WebEx 快捷会议工具 图标 在快捷会议工具面板中显示安排功能 : 在面板上显示开始已安排的会议和安排会议的链接 选择其中任一链接可转至 WebEx 服务站点上的相应页面 缺省通讯录 : 选择一种电子邮件及安排程序作为缺省通讯录 WebEx 快捷会议工具 将与所选的电子邮件程序集成, 使您能够轻松获得联系人的电子邮件地址 在 WebEx 快捷会议工具 面板上进行选择可打开您在此所选的电子邮件程序中的通讯录 开始会议选项 允许我在会议开始时更改会议主题 允许我在会议开始时更改会议密码 关于 工具 标签页 工具选项可指定包含 WebEx 集成和快捷方式的程序 电子邮件和安排会议 : 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏和命令, 这些工具和命令可让您使用 Microsoft Outlook 或 IBM Lotus 中的联系人和日历并通过 WebEx 快捷会议工具 来安排会议或开始即时会议 Microsoft 在 Microsoft Office 中使用 WebEx: 将显示 WebEx 按钮, 这些按钮可让您通过 WebEx 快捷会议工具 开始即时会议, 并通过以下 Microsoft Office 应用程序自动共享所选的文件或文档 : Excel 8
13 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 检查快捷会议工具版本 PowerPoint Word 在 Internet Explorer 中显示工具栏 : 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏, 该工具来可让您从 Microsoft Internet Explorer 工具栏开始即时会议 在 Windows 的右键菜单中显示 WebEx 按钮 ( 需重启 ) 将显示 WebEx 命令, 该命令可让您从 Windows 资源管理器的右键快捷菜单开始即时会议并自动共享所选的文件或文档 Mozilla Firefox 在 Firefox 中显示工具栏 : 将显示 WebEx 快捷会议工具 栏, 该工具栏可让您从 Firefox 工具栏开始即时会议 检查快捷会议工具版本 过程 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 步骤 5 步骤 6 在 Windows 任务栏上, 右键单击快捷会议工具图标 在快捷会议工具菜单上, 选择关于 WebEx 快捷会议工具以查看当前已安装的版本 转至您的 WebEx 站点 选择支持 > 下载 在 关于 Meeting Center 下, 查看列出的快捷会议工具的版本号 如果已安装的版本不是站点上列出的最新版本, 在 下载 页上的 快捷会议工具 下选择下载以下载最新的版本 检查更新 如果您可接收 WebEx 快捷会议工具 的更新, 可查看更新是否可用 过程 步骤 1 步骤 2 在 Windows 任务栏上, 右键单击快捷会议工具图标 选择检查更新 系统会查看新的更新是否可用 如果没有可用的更新, 将显示说明已安装最新版本的消息 如果存在更新, 您可选择立即进行安装 9
14 卸载 WebEx 快捷会议工具 安装和设置 WebEx 快捷会议工具 注释 您还可以选择 Microsoft Outlook 中的 WebEx 安排会议菜单中的检查更新命令 卸载 WebEx 快捷会议工具 您可以通过 开始 菜单命令或 控制面板 卸载 WebEx 快捷会议工具 卸载快捷会议工具操作将从计算机中删除所有快捷会议工具及其快捷方式 如果要继续使用某些快捷会议工具而禁用其他工具, 可在 WebEx 设置 对话框中编辑相应选项 有关详细信息, 请参阅设置 WebEx 快捷会议工具 选项, 第 6 页 使用 开始 菜单命令卸载 WebEx 快捷会议工具 过程 步骤 1 选择开始 > 程序 > WebEx > 快捷会议工具 > 卸载 步骤 2 选择是以确认要卸载 WebEx 快捷会议工具 使用 控制面板 卸载 WebEx 快捷会议工具 过程 步骤 1 选择开始 > 设置 > 控制面板 步骤 2 双击添加 / 删除程序 步骤 3 选择 WebEx 快捷会议工具 步骤 4 选择删除 步骤 5 选择是以确认要卸载 WebEx 快捷会议工具 10
15 第 3 章 安排会议 安排会议概述 第 11 页 在 Lotus Notes 中设置会议 第 11 页 WebEx 与 Lotus Notes 集成 支持的重复模式 第 14 页 使用会议模板 第 17 页 安排会议概述 在使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排在线会议之前 请了解以下信息 WebEx 与 Lotus Notes 集成 中提供了基本的会议安排选项 因此 某些 WebEx 站点上的选 项无法在 WebEx 与 Lotus Notes 集成 中使用 对于这些额外的选项 WebEx 与 Lotus Notes 集成 将使用所选会议模板中的设置 WebEx 与 Lotus Notes 集成 并不支持 Lotus Notes 中的所有 重复 选项 在任何用 Lotus Notes 发送的会议邀请中 会议开始时间将以您计算机上所设置的时区显示 而 非 WebEx 服务中的站点首选项中的时区 在 WebEx 站点上 所有会议时间按您在站点首选项中设置的时区显示 与计算机上设置的时 区无关 有关设置您的站点首选项的详细信息 请参阅 WebEx 站点文档 在 Lotus Notes 中设置会议 WebEx 快捷会议工具允许您通过 Lotus Notes 安排会议 无需转至 WebEx 服务网站 要使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 设置在线会议 打开一个新的会议请求 然后指定会议信息和设置 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 11
![WebEx 设置 对话框中将显示消息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 安排会议 步骤 5 请执行以下操作之一 : 选择 Save and Send Invitations( 保存并发送邀请 ) 向与会者发送邀请 有关邀请与会者的详细信息,](/docs-images/75/72943511/images/16-1.jpg "请参阅邀请与会者 选择 Save as Draft( 保存草稿 ), 并邀请与会者稍后加入已安排的会议 注释您可以在安排会议后更改其任何设置 WebEx 快捷会议工具添加已安排的会议到 Lotus Notes 日历及 WebEx")
16 在 Lotus Notes 中设置会议 安排会议 过程 步骤 1 在 Lotus Notes 日历中, 选择 Schedule a Meeting( 安排会议 ) 并添加会议详细信息 显示带有添加 WebEx 会议按钮的 New Calendar Entry 标签页 步骤 2 步骤 3 步骤 4 指定会议常规信息, 例如主题 地点 受邀者以及会议重复模式 选择添加 WebEx 会议 出现 WebEx 设置 对话框 指定 WebEx 会议设置, 然后选择确定 如果您在为另一位主持人安排会议, WebEx 设置 对话框中将显示消息 您正在代表 [ 主持人姓名 ] 安排会议 步骤 5 请执行以下操作之一 : 选择 Save and Send Invitations( 保存并发送邀请 ) 向与会者发送邀请 有关邀请与会者的详细信息, 请参阅邀请与会者 选择 Save as Draft( 保存草稿 ), 并邀请与会者稍后加入已安排的会议 注释您可以在安排会议后更改其任何设置 WebEx 快捷会议工具添加已安排的会议到 Lotus Notes 日历及 WebEx 站点上的公共日历中 12
17 安排会议 邀请与会者 邀请与会者 当使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议时, 您可以通过在 Lotus Notes 通讯录中选择与会者来邀请他们 您还可以邀请不在 Lotus Notes 联系人列表中的与会者, 只需输入其电子邮件地址即可 一旦您邀请与会者参加一个已安排的会议, 其就会收到一封邀请电子邮件 该邀请包括有关会议的信息 ( 包括会议密码 ) 及一个链接, 与会者单击该链接就可以加入会议 过程 步骤 1 步骤 2 如果已使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议, 则在 Lotus Notes 日历中打开该日历项 选择通讯录图标并在受邀者面板上选择受邀者姓名或手动输入姓名 注释 所有您使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 邀请的与会者将不会出现在 WebEx 站点上的会议与会者列表中 有关在 Lotus Notes 中邀请与会者的其他信息, 请参阅 Lotus Notes 的帮助 13
18 指定会议的重复模式 安排会议 指定会议的重复模式 使用 Lotus Notes 重复选项, 您可以为会议指定一种重复模式 例如, 您可以指定在每周三下午两点召开会议, 直到某个特定日期为止 WebEx 与 Lotus Notes 集成 将会议安排在重复模式中指定的各个日期 但根据站点设置, 可能不支持某些 Lotus Notes 的重复功能 过程 步骤 1 如果已使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议, 则在 Lotus Notes 日历中打开该日历项 步骤 2 出现 Repeat Options 对话框 在对话框中指定选项, 然后选择确定 WebEx 与 Lotus Notes 集成 支持的重复模式 表 1:WebEx Meetings 下表将显示 Lotus Notes 的重复模式在 WebEx 中针对 WebEx 会议及 WebEx 个人会议的处理方式 类型 每日 Lotus Notes 选项 每 1 到 31 天 对应的 WebEx 会议选项 每 1 到 31 天 14
19 安排会议 WebEx 与 Lotus Notes 集成 支持的重复模式 类型 Lotus Notes 选项 对应的 WebEx 会议选项 每周 每 1 到 8 周的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 适用于 Meeting Centers: 每 1 到 8 周的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 适用于 Event Center 活动和 Training Center 培训课程 : 每周的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 周重复的会议, 且 X 大于 1, 在 Lotus Notes 中会议将按照您的指定安排, 但在 WebEx 站点上, 该会议将显示为每周重复的会议 每月每年自定义结束日期指定例外情况 每 1 到 12 个月的第 1 到 31 天 从月末开始计数 每 1 到 12 个月的 [ 第一个 第二个 第三个 第四个 最后一个 ] 每 1 到 10 年 自定义设置 从某日到某日 从某日开始持续 X 次 不移动 移至星期五 移至星期一 移至最近的工作日 删除 每 1 到 12 个月的第 1 到 31 天 不支持 每 1 到 12 个月的 [ 第一个 第二个 第三个 第四个 最后一个 ] 每年 如果您在 Lotus Notes 中安排一个每隔 X 年重复的会议, 且 X 大于 1, 在 Lotus Notes 中会将按照您的指定安排, 但在 WebEx 站点上, 该会议将显示为每年重复的会议 不支持 如果持续时间超过一年, 将转为一年 如果持续时间超过一年, 将转为一年 不支持 不支持 不支持 不支持 不支持 15
20 WebEx 与 Lotus Notes 集成 支持的重复模式 安排会议 表 2:WebEx 个人会议 类型 每日 Lotus Notes 选项 每 1 到 31 天 对应的 WebEx 个人会议选项 每天 每周 每 1 到 8 周的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每 1 到 8 周的 :[ 星期日, 星期一, 星期二, 星期三, 星期四, 星期五, 星期六 ] 每月 每 1 到 12 个月的第 1 到 31 天 从月末开始计数 每个月的 [ 第一个 第二个 第三个 第四个 最后一个 ][ 星期天 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 不支持 每 1 到 12 个月的 [ 第一个 第二个 第三个 第四个 最后一个 ][ 星期天 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 每周的 [ 星期天 星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六 ] 每年自定义结束日期指定例外情况 每 1 到 10 年自定义设置从某日到某日从某日开始持续 X 次不移动移至星期五移至星期一移至最近的工作日删除 不支持不支持如果持续时间超过一年, 将转为一年 如果持续时间超过一年, 将转为一年 不支持 不支持 不支持 不支持 不支持 16
21 安排会议 使用会议模板 注释 在删除或修改 Lotus Notes 中的重复会议时, 请注意以下事项 : 当您编辑重复会议时 ( 例如重新安排日期或更改会议选项 ), 必须将单个会议实例的更改应用于所有会议实例, 这样才能使该更改在 WebEx 站点上生效 如果您仅将更改应用于单个会议实例, 该更新将在 Lotus Notes 中生效, 但不会在站点上的日历中生效 如果您取消重复会议中的单个会议实例, 该实例将在 Lotus Notes 中删除, 但依然保留在 WebEx 日历中 您必须在 Lotus Notes 中删除重复会议中的所有实例才能在日历中删除该会议 使用会议模板 会议模板中保存了所有首选项, 因此可以通过选择模板来快速安排或开始在线会议, 而无需重复设置每个安排的会议 但是模板中不保存主题 密码以及日期和时间设置 如果您从未在本地计算机的快捷会议工具中指定过缺省会议模板, 缺省值则由 WebEx 站点中的设置决定 您在本地计算机的快捷会议工具中指定了缺省会议模板后, 缺省值则由本地设置决定 使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议时, 您可以选择您在 WebEx 站点上保存的任何会议模板 注释 虽然 WebEx 与 Lotus Notes 集成 只提供一部分可用于在线会议的选项, 但是在模板中已对所有选项进行预设, 不论这些选项是否显示在 WebEx 与 Lotus Notes 集成 中 例如, 如果您在模板中设置了特定的与会者权限, 这些权限将应用到会议中 WebEx 与 Lotus Notes 集成 不能使用与会者权限设置 安排会议后, 您不能更改其模板 过程 步骤 1 要查看模板的详细信息, 在 Lotus Notes 的工具栏上, 选择配置, 然后选择会议模板 17
22 使用会议模板 安排会议 出现 WebEx 站点上已保存的会议模板的列表 步骤 2 选择一个模板, 然后选择查看 18
23 第 4 章 代表其他主持人安排会议 替其他主持人安排会议概述 第 19 页 代表他主持人安排会议 第 19 页 替其他主持人安排会议概述 如果其他主持人授予您必要的权限 则可以代表该主持人安排会议 例如 如果您是某位需要定期举行 WebEx 会议的主管的行政助理 该主管可指定您代为安排会议 您可以为该主持人安排 编辑及取消会议 代表他主持人安排会议 在您代表其他主持人安排 WebEx 会议前 请确保您和这位主持人都拥有 WebEx 主持人帐户 并且 都在计算机上安装了相同版本的 WebEx 快捷会议工具 实际主持人需执行以下操作 将权限授予要在 WebEx 站点上安排 WebEx 会议的主持人 如果您是实际主持人 请转至我的 WebEx > 首选项 > 安排选项 在 安排权限 框中 输入您要允许代表您安排会议的主持人的 电子邮件地址 将权限授予要在 Lotus Notes 日历中安排 WebEx 会议的主持人 要实现这一目的 主持人可在 Lotus Notes 中将其他人选为代表 代表其他主持人安排会议 如果其他主持人授予您必要的权限 则可以代表该主持人安排会议 如果你正在代表其他主持人安排会议 WebEx 设置 对话框中将会出现消息 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 19
24 代表其他主持人安排会议 代表其他主持人安排会议 过程 步骤 1 在 日历 菜单上, 选择操作 > 更多 > 打开他人日历 步骤 2 步骤 3 步骤 4 出现 日历 对话框 选择其它, 然后选择主持人姓名 提示当您下一次为该主持人安排会议时, 只要您的许可依然有效, 就可直接从 Calendar 菜单选择主持人姓名 主持人的日历以标签页形式显示在您的日历上 在主持人的日历上选择日期和时间 出现 日历项 对话框 选择 日历项 对话框左上角的添加 WebEx 会议 安排会议 出现 WebEx 设置 对话框 20
25 代表其他主持人安排会议 代表其他主持人安排会议 如果你正在代表其他主持人安排会议, WebEx 设置 对话框中将会出现消息 步骤 5 安排会议 21
26 代表其他主持人安排会议 代表其他主持人安排会议 22
27 第 5 章 管理会议 管理会议概述 第 23 页 编辑已安排的会议 第 23 页 代表其他主持人开始会议 第 24 页 取消会议 第 25 页 加入会议 第 25 页 管理会议概述 当您使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议后 您可以管理该会议 包括 修改会议 您在 Lotus Notes 中对会议所作的更改将自动在 WebEx 站点上更新 以会议主持人身份开始会议 在 Lotus Notes 中取消会议 同时也会从服务站点中删除该会议 作为会议与会者加入会议 编辑已安排的会议 使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议后 可随时使用 Lotus Notes 对其进行编辑 例如 您 可以更改会议的开始时间 指定新密码 选择不同的电话会议选项等 在编辑已安排的会议后 WebEx 与 Lotus Notes 集成 将向此会议的所有受邀与会者发送一封更新的会议邀请 并在 WebEx 站点上更新会议信息 适用于 Windows 的 WebEx 与 Lotus Notes 集成 用户指南 WBS31 23
28 编辑已安排的会议 管理会议 重要事项 如果您使用 WebEx 站点而不是 WebEx 与 Lotus Notes 集成 编辑会议, 则您所作的更改将不会显示在 Lotus Notes 中 例如, 如果使用您的站点更改了会议的开始时间, 则 Lotus Notes 日历中的开始时间并不会改变 因此, 建议您只使用 Lotus Notes 编辑会议 当您使用 Lotus Notes 编辑重复会议时, 必须将单个会议实例的更改应用于所有会议实例, 这样才能使更改在 WebEx 站点上生效 如果您仅将更改应用于单个会议实例, 则 Lotus Notes 中会进行更新, 但 WebEx 日历不会更新 注释 您不能为已安排的会议更改模板 编辑已安排的会议 过程 步骤 1 步骤 2 步骤 3 步骤 4 在 Lotus Notes 日历上, 找到要编辑的会议, 然后打开日历项标签页 在 会议 屏幕上编辑信息并更改选项 选择编辑 WebEx 会议, 然后在 会议设置 对话框中编辑 WebEx 特定选项 选择保存并发送邀请 您的会议已在站点上更新 代表其他主持人开始会议 使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 安排会议后, 您可以通过以下方式之一开始该会议 : 在您的 Lotus Notes 日历上, 打开会议项, 然后选择开始按钮, 或复制并粘贴会议链接以在 Web 浏览器中开始会议 注释 出现在日历项中的链接仅适用于会议主持人 出现在与会者邀请中的是另一个链接, 与会者可以单击该链接加入会议 登录到 WebEx 站点, 然后从 我的会议 页开始会议 有关在 WebEx 站点上开始已安排会议的更多信息, 请参阅站点上的文档 24
29 管理会议 取消会议 取消会议 要取消您使用 Lotus Notes 安排的在线会议, 只需使用 Lotus Notes 中的取消选项即可 所有受邀者将自动收到取消通知 您的会议也已在站点上删除 重要事项 如果您在 Lotus Notes 中安排会议, 应该在 Lotus Notes 中直接取消 但如果您尝试在 WebEx 站点上取消, 则它不会在 Lotus Notes 中取消 如果您取消重复会议中的单个会议实例, 则该实例将在 Lotus Notes 中删除, 但依然保留在 WebEx 日历中 您必须在 Lotus Notes 中取消重复会议中的所有会议实例, 这样才能在日历中删除该会议 有关在 Lotus Notes 中取消会议的更多信息, 请参阅 Lotus Notes 的帮助 加入会议 如果会议主持人使用 WebEx 与 Lotus Notes 集成 邀请您参加会议, 您将接收到一封包含链接的邀请电子邮件, 选择该链接即可加入会议 您也可以通过 WebEx 站点直接加入会议 使用邀请电子邮件加入会议 当您收到某会议的电子邮件邀请, 您可以使用以下一种方式加入会议 : 您可选择电子邮件邀请中的链接加入会议 如果您在使用计算机时选择邀请中的链接, 您将在计算机上加入会议 如果您在移动设备上选择邀请中的链接, 并且已安装 Cisco WebEx Meetings 移动应用程序, 将被重定向移动应用程序加入会议 如果您没有在线加入会议而是希望通过电话加入, 可拨打会议邀请中的号码呼入会议 会议邀请中包含您在加入会议时可能需要的其他信息, 如会议号或访问码 会议密码和数字形式的会议密码 ( 如果您通过视频系统或电话加入 ) 如果您是主持人并需要主持人密钥和主持人访问码, 请选择电子邮件邀请底部的链接 从 WebEx 站点加入会议 除了从 Lotus Notes 日历中的链接加入会议, 您还可以通过以下方式之一直接从 WebEx 站点加入会议 : 在 欢迎 页上, 输入会议号 登录 WebEx 站点, 转至 Meeting Center > 我的会议页或我的 WebEx > 我的会议页, 在列表中选择您受邀参加的会议, 然后选择会议名称加入 除了使用电子邮件程序加入会议, 您还可以转至 WebEx 站点 如果会议为公开会议, 可在站点上使用会议日历或其他会话列表找到该会议项 如果会议为非公开会议, 则在站点上输入其会议号 您可以通过邀请电子邮件获取会议号, 也可以直接从会议主持人处获取 25
30 加入会议 管理会议 有关如何在 WebEx 站点上加入会议的更多信息, 请参阅站点上的文档 26
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