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1 会计基础第四部分 会计凭证与账簿 主讲教师 : 赵希辉 会计基础系列课程总体框架 会计基本原理 会计科目与账户 会计记账方法 会计凭证与账簿 账务处理程序 财产清查 财务报告与会计档案 资产的核算 负债和所有者权益的核算 收入 成本 费用和利润的核算 上海国家会计学院版权所有 2 会计凭证 会计账簿 第四部分会计凭证与会计账簿 会计凭证第一节会计凭证概述第二节第四节账簿的种类和意义 第七节账簿的更换和保管 3 4 第一节 会计凭证概述 第一节 会计凭证概述 一 会计凭证的概念 会计凭证简称凭证, 是记录经济业务, 明确经济责任的书面证明, 是登记账簿的依据 是会计核算的起始环节 经济业务 填制取得填制 账簿 二 会计凭证的作用 1 可以检查每笔经济业务的合法性和合理性 2 可以加强经营管理工作的岗位责任制 3 可以准确及时地反映经济业务的发生和完成情况 5 6 1

2 第一节 会计凭证概述 第二节 三 会计凭证的种类会 计凭证 填制程序与用途 一 的概念 是在经济业务发生时取得或填制的, 用以记录经济业务的发生和完成情况的书面证明 主要用途 : 进行会计核算的原始资料和主要依据 7 8 二 的种类 自制 (2) 按填制方法分类 一次凭证 第二节 (1) 按来源分类 累计凭证 ( 限额领料单 ) 汇总 外来 9 三 的基本内容 接收单位的名称 经济业务的内容 数量 金额等基本内容 第二节 的填制日期 10 的名称 填制单位名称 公章及有关人员签章 的编号 第二节 第二节 四 的填制要求 1 记录真实 : 的填制, 要由填制人或经办人根据经济业务的实际执行和完成情况填写, 不得伪造 变造 四 的填制要求 2 内容完整 : 填制的内容必须完整 齐全 凭证的填制日期 经济业务的内容 数量 金额都必须认真填写, 不得遗漏 经办人员及有关单位 人员要签名盖章

3 第二节 第二节 四 的填制要求 3 书写正确 : 文字摘要要简练, 数量 单价 金额计算要正确 ; 各种凭证必须连续编号, 以便考查 ; 凭证如果已有预先编号的, 在写错作废时, 应加盖 作废 戳记, 并保存不得销毁 ; 书写要符合规定 各种不能随意涂改 应按正确方法更正 四 的填制要求 4 编制及时 : 各种必须在经济业务发生时及时填写, 并应按规定的程序及时送交财务部门, 由财务部门加以审核并据以编制 第二节五 错误的更正 各种不能随意涂改 填写如有错误, 要使用正确的改错方法更正, 不得涂改 刮擦 挖补或用褪色水改 更正处应当加盖开出单位的公章 第二节五 错误的更正 对于数字发生错误的, 必须退回原开出单位重开, 并在更正处加盖更正单位公章及相关人员名章 不可在原错误处更正 对于文字发生错误的, 应退回原开出单位重开, 或在错误处进行更正, 并在更正处加盖更正单位公章及相关人员名章 一 的概念及作用 二 的种类 是会计人员根据审核无误的或 专用 汇总表填制的 反映经济业务内容 指明应记账户名称 方向 金额, 并直接作为记账依据的会计凭证 填制方法 复式 使用范围 通用 单式

4 三 复式的分类 使用范围 专用 通用 用途 收款凭证 付款凭证 转账凭证 专用 收款凭证收款凭证是用来记录现金和银行存款等货币资金收款业务的, 是根据有关现金和银行存款收入业务的填制的 专用 付款凭证 收讫 付款凭证是用来记录现金和银行存款等货 币资金付款业务的, 它是根据现金和银行 存款付款业务的填制的 收款凭证不仅作为, 也是出纳人员办理收款业务的凭证 出纳员办理收款后盖 收讫 章 注意 付款凭证不仅作为, 也是出纳人员办理付款业务的凭证 出纳员办理付款后盖 付讫 章 付讫 23 如果是银行存款和现金之间相互划拔的业务, 如将现金存入银行, 或者从银行提取现金的业务, 按我国会计实务的惯例应编制付款凭证, 不编制收款凭证, 更不能将一笔业务编制两张凭证 24 4

5 专用 转账凭证转账凭证 转账凭证是用来记录与现金 银行存款等货币资金收付款业务无关的转账业务 ( 即在经济业务发生时不需要收付现金和银行存款的各项业务 ) 的凭证, 它是根据有关转账业务的填制的 通用 通用是指各类经济业务共同使用的, 统一格式的 对于经营规模较小的单位, 为了简化会计凭证, 一般使用通用进行核算 四 编号的方法的编号方法有总字编号法 三类编号法 五类编号法和分数编号法 会计人员需要根据不同的采用相应的编号方法 四 编号的方法总字编号法 : 即将所有的不分业务内容顺序编号 适用于采用通用格式, 经济业务较少的单位 三类编号法 : 即按照收款业务 付款业务和转账业务分别顺序编号, 如收字 1 号 付字 1 号 转字 1 号, 适用于采用专用的单位

6 四 编号的方法五类编号法 : 即按照现金收款 现金付款 银行存款收款 银行存款付款业务分别顺序编号, 如现收字第 号 银收字第 号 现付字第 号 银付字第 号 转字第 号 适用于采用专用且收付款业务较多的单位 四 编号的方法分数编号法 : 如果一笔经济业务需要填制一张以上的时, 的编号采用 1 分数连续编号, 如 转字 5 3 转字第 转字第 5 3, 表示一笔转账业务需连续编三张 五 附件及装订 除了结账和更正错误的可以不附外, 其他都必须附有并标明张数 期末装订成册 应该装在一起 但过多的, 可以单独装订, 只是需要注明附件另订 一 会计账簿的意义 1 定义: 账簿是以会计凭证为依据, 由具有一定格式 相互联结的账页所组成, 用于全面 连续 系统 科学地记录和反映各项经济业务的簿籍 设置和登记账簿是会计核算方法之一, 是会计核算工作的重要环节 会计账簿的作用 ( 意义 ) (1) 全面 系统反映各单位的经济活动情况 (2) 可以全面系统地反映各种会计要素的变化情况 (3) 可以为编制财务报告提供完整的数据资料

7 二 账簿的种类 ( 一 ) 账簿按用途分类 序时账 二 账簿的种类 ( 二 ) 账簿按外表形式分类订本账 账簿 分类账 账簿 活页账 备查账 卡片账 二 账簿的种类 ( 三 ) 账簿按账页格式分类 两栏式 1 序时账 ( 日记账 ) 序时账簿亦称日记账, 是按照经济业务发生的时间先后顺序, 逐日逐笔顺序登记的账 账簿 三栏式 多栏式 数量金额式 2 分类账 分类账簿也称分类账, 是对全部经济业务按照总分类账户和明细分类账户进行分类登记的账簿 备查账 又称辅助账簿, 是对某些在序时账簿和分类账簿中未能记载或记载不全的经济业务进行补充登记的账簿 第一, 它不是根据登记的 第二, 它注重用文字记叙某项经济业务的发生和注销 订本式账簿 指在启用之前, 就将若干账页固定地装订成册, 并对账页进行连续编号的账簿 优点 : 可以防止账页散失和被随意抽换缺点 : 不利于抽换多余账页 ; 补充不足账页以及分工适用 : 日记账 总账

8 活页式账簿指在启用之前和使用过程中, 不把账页固定地装订成册的账簿 优点 : 可以添加和抽换不足及多余的账页并进行分工缺点 : 不利于对记账内容进行控制适用 : 明细账 卡片式账簿指在一张张独立的硬质卡片上记录相关内容的账簿 ( 活页账的一种 ) 优点 : 可以添加和抽换不足及多余的账页并进行分工缺点 : 不利于对记账内容进行控制适用 : 固定资产明细账 一 账簿的基本结构 账簿 封面 ( 含封底 ) 起保护账页的作用, 封面上一般写账簿的名称及单位的名称 扉页 : 扉页上主要用来登载 账簿启用表 和 账户目录, 明确账簿启用日期 记账人员等内容 二 账簿的登记方法 1 三栏式现金 银行存款日记账的格式及登记 (1) 特点 : 设借贷余三栏 (2) 登记 : 逐日逐笔的进行登记 账页 : 账页的格式, 用来连续系统的进行会计核算 每日结出当日的余额 填制收付款凭证的日期 2004 年凭证 月日字号 现金日记账 填制收付款凭证中现金 银行存款的对方科目 摘要对应科目借贷余额 6 1 期初余额 收 1 收到货款应收账款 收 2 收到职工还款其他应收款 填制收付款 2 付 1 支付费用简要叙述业管理费用根据凭证填 凭证的号数务内容 2 本日合计 8000 制金额 逐笔计算余额 47 2 总分类账的格式 (1) 格式特点 : 设借 贷 余三栏, 并在余额栏前设余额方向栏 (2) 登记 : 二 账簿的登记方法 根据会计凭证逐日逐笔的进行登记 根据科目汇总表汇总进行登记 根据汇总进行登记 48 8

9 二 账簿的登记方法 3 明细分类账的格式 1) 三栏式明细分类账的格式及登记 (1) 特点 : 设借 贷 余三栏, 并在余额前选择余额方向, 该余额方向反映账户的性质 (2) 登记 : 逐日逐笔的进行登记 (3) 适用 : 只指供价值指标的核算内容, 如债权债务类明细账 ( 债权 债务明细账 ) 2004 年 凭证 摘要 借 贷 借或 月 日 字号 贷 6 1 期初余额借 售出商品款项未收 收回前欠货款 本月合计 借 余额 二 账簿的登记方法 2) 数量金额式明细分类账的格式及登记 (1) 特点 : 在借 贷 余三栏中分设单价 数量 金额栏 (2) 登记 : 逐日逐笔的根据及明细凭证进行登记, (3) 适用 : 不仅提供价值指标, 而且提供数量指标的核算内容, 如原材料 库存商品明细账 2004 年凭证摘要借贷余额 月日字号 数量 单价 金额数量 单价 金额数量 单价 金额 6 1 期初余额 购进 领用 5 30 本月合计 原材料明细账 二 账簿的登记方法 3) 多栏式明细分类账的格式及登记 (1) 特点 : 在借 贷 余三栏中分设专栏进行明细核算 (2) 登记 : 逐日逐笔的进行登记 (3) 适用 : 只提供价值指标, 适用于收入 费用 成本等核算内容 管理费用明细账 2004 年凭证 摘要 借 贷 余 月日 号 办公 人工 折旧 劳保 合计 购买办公品 计提工资费 计提折旧费 交纳劳保费

10 一 账簿的登记规则 一 账簿的登记规则 1 根据审核无误的会计凭证登记账簿 2 应将会计凭证的日期 凭证种类 编号 业务内容摘要 金额和其他有关资料逐项记入账内, 登记完毕后, 记账人员要在上签名或盖章, 并在的 账页 栏内注明所记账簿的页数, 或划 符号, 表示已经登记入账 3 记账必须使用蓝黑墨水或者碳素墨水书写 红色墨水只能在下列情况使用 : (1) 按照红字冲账的, 冲销错误记录 ; (2) 在不设借贷等栏的多栏式账页中登记减少数 ; (3) 在三栏式账户的余额栏前, 如未印明余额方向的, 在余额栏内登记负数余额 ; (4) 按照国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录, 如结账 划线 一 账簿的登记规则 一 账簿的登记规则 4 记账时, 必须按账户页次顺序逐页 逐行连续登记, 不得跳行 隔页 如果不慎出现跳行 隔页, 不得任意涂改, 应在空行 空页处用红色墨水划对角线注销, 或者注明 此行空白 此页空白 字样, 并由记账人员签名或者盖章, 以示证明 5 凡需结出余额的账户, 应当定期结出余额 结出余额后, 应在标明余额方向的 借或贷 栏内写 ~ 明 借 或 贷 的字样 没有余额的账户, 应在该栏内写 平 字, 并在余额栏 ( 元 位上 ) 内用 0 表示 现金和银行存款日记账必须逐日结出余额 公司名称 : 红星公司 应收账款明细账 二 错账更正的方法 划线更正法 2004 年凭证 摘要 借 贷 借 或 月日字号 贷 余额 红字更正法 6 1 期初余额借 售出商品款项未收 补充登记法 15 3 收回前欠货款 本月合计 借

11 1 错账更正的方法 划线更正法 (1) 适用范围划线更正法适用于结账前发现的, 正确, 但在过账过程中发生文字或数字错误的错账 1 错账更正的方法 划线更正法 (2) 更正方法先将错误文字或数字用单红线划去, 表示注销 ; 再在划线的上面用蓝字写上正确的文字或数字, 并由记账人员 ( 更正人 ) 及会计机构负责人在更正处盖章, 以明确责任 错账更正的方法 划线更正法 (3) 注意事项第一 文字错误可只划掉错误的字, 数字错误则需划掉整笔数字, 不能只划掉其中一个或几个写错的数字 第二 被划掉的文字或数字仍应清晰可辨, 不得涂成模糊一片 2 错账更正的方法 红字更正法 ( 一 ) (1) 适用范围㈠中使用的会计科目发生错误, 并已按错误凭证登记入账, 且和账簿记录相吻合 错账更正的方法 红字更正法 ( 一 ) (2) 更正方法及步骤 1 用红字金额编制一张与原错误内容一致的, 在摘要栏中注明 冲销某日 号凭证错误, 填制日期为错账的更正日期, 凭证编号按本日已编凭证顺序编写 2 用红字金额记入有关账户, 以冲销原来的错账 3 用蓝字编制一张正确的, 在摘要栏中注明 更正某日 号凭证错误 例企业管理部门 2003 年 1 月 15 日领用原材料 元 填制的及账簿记录如下 : 借 : 制造费用 贷 : 原材料 登记 登记 制造费用账户 原材料 账户 4 用蓝字登记有关账户, 以更正错账

12 更正 1 编红字冲销凭证 2 红字记账, 冲销错账 借 : 制造费用 贷 : 原材料 3 编蓝字更正凭证 借 : 管理费用 贷 : 原材料 制造费用 原材料 4 蓝字记账, 更正错账 管理费用 原材料 错账更正的方法 红字更正法 ( 二 ) (1) 适用范围㈡中使用的应借 应贷会计科目正确, 只是所记金额大于应记金额, 并已登记入账, 且和账簿记录相吻合 2 错账更正的方法 红字更正法 ( 二 ) (2) 更正方法及步骤 1 填制一张红字金额为正确与错误金额的差额的 ( 账户及对应关系均与原相同 ), 在摘要栏中注明 冲销某日 号凭证多记金额 2 用红字金额登记有关账户, 冲销多记金额 例企业管理部门 2003 年 1 月 15 日领用原材料 元 填制的及账簿记录如下 : 借 : 管理费用 贷 : 原材料 登记 登记 管理费用 原材料 更正 1 编红字冲销凭证 2 红字记账, 冲销多记金额 管理费用 借 : 管理费用 贷 : 原材料 原材料

13 3 错账更正的方法 补充登记法 (1) 适用范围中使用的应借 应贷会计科目正确, 只是所记金额小于应记金额, 并已登记入账, 且和账簿记录相吻合 3 错账更正的方法 补充登记法 (2) 更正方法及步骤 1 填制一张蓝字金额为正确与错误金额的差额的 ( 账户及对应关系均与原相同 ), 在摘要栏中注明 补充某日 号凭证少记金额 2 用蓝字登记有关账户, 补记少记金额 例企业管理部门 2003 年 1 月 15 日领用原材料 元 填制的及账簿记录如下 : 借 : 管理费用 贷 : 原材料 登记 登记 管理费用 原材料 更正 1 编蓝字补充凭证 2 蓝字记账, 补记少记金额 管理费用 借 : 管理费用 贷 : 原材料 原材料 第七节对账和结账一 对账对账就是对各种账簿记录进行核对, 做到账证 账账 账实相符, 保证账簿记录和会计报表数字真实可靠 1 账证核对 2 账账核对 第七节对账和结账二 结账结账是在将本期内所发生的经济业务全部登记入账的基础上, 按照规定的方法对该期内的账簿记录进行小结, 结算出本期发生额合计和余额, 并将其余额结转下期或者转入新账 结账的方法 : 月结 季结 年结 3 账实核对

14 第七节 对账和结账 第七节 对账和结账 月结 季结 方法与月结相同 2004 年 月日字号 会计科目 : 主营业务收入 凭证摘要借贷借或贷余额 本月合计 平 0 本年累计 1 1 平 0 年结会计科目 : 主营业务收入 2004 年 凭证 摘要 借 贷 借或贷 余额 月日 字号 12 1 收 1 销售 A 商品 收 3 销售 B 商品 收 1 销售 A 商品 收 3 销售 B 商品 转 25 结转当月损益 30 本月合计 平 0 ~ 30 转 25 结转当月损益 30 本月合计 平 ~ 0 本季合计 平 ~ 0 本年合计 平 ~ 第七节 对账和结账 第七节 对账和结账 三 账簿的更换 年终结账后, 在新的会计年度, 总账 日记账和多数明细账应当更换新账 更换新账时, 为了保证会计核算的连续性, 应将上年度的 年末余额 结转到新账簿上, 在新账簿的第一行摘要栏内填写 上年结转, 并在余额栏内填写年初余额数及余额方向 注意 有些财产物资明细账和债权债务明细账, 如固定资产明细账 原材料明细账等由于材料品种 规格和往来单位较多, 更换新账的工作量较大, 可以跨年度使用, 不必每年更换一次 备查账簿也可以连续使用 第七节 对账和结账 第七节 对账和结账 三 账簿的保管 三 账簿的保管 年终, 会计人员应对更换下来的活页账 卡片账装订成册, 顺序编号, 加具封面封底, 登记存档保管 采用电子计算机进行会计核算的单位, 应当保存打印出的纸质会计档案 当年形成的会计档案, 在会计年度终了后, 可暂由会计机构保管一年, 期满之后, 应当由会计机构编制移交清册, 移交本单位档案机构统一保管 ; 未设立档案机构的, 应当在会计机构内部指定专人保管 保管期满, 一定要按规定的审批程序, 报经批准后方可销毁

15 会计账簿要点回顾 凭证的概念和种类 的填制 的填制 账簿的概念和种类 错账更正 账簿的更换和保管 85 15

第七章 会计账簿 1 第一节 会计账簿概述 2 第二节 会计账簿的启用与登记要求 3 第三节 会计账簿的格式与登记要求 4 第四节 对账与结账 5 第五节 错账与更正的方法 6 第六节 会计账簿的更换与保管 2

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