1 打造雲端辦公室 提升10倍工作效率 辦公室是在做什麼 開會討論 上網查資料 寫企劃案 接電話 連絡廠商與客戶 處理客戶訂單 出差行程安排

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1 雲端應用 講師 李澄益

2 1 打造雲端辦公室 提升10倍工作效率 辦公室是在做什麼 開會討論 上網查資料 寫企劃案 接電話 連絡廠商與客戶 處理客戶訂單 出差行程安排

3 2-1 下載Chrome瀏覽器 網址 搜尋關鍵字 Chrome 免PC硬體升級 雲端軟 體自動更新升級 電腦壞了 沒關係 換 電腦就可以正常工作

4 安裝完成後即可使用

5 2-2 登入Google Apps帳號 網址 搜尋關鍵字 gmail 1 輸入帳號 密碼 2 登入

6 2-3點選右上方的九宮格

7 2-4 Gmail通訊錄群組化 練習 群組名稱

8 2-5 撰寫一封信 1 2 點選 收件者 即可選擇 聯絡 人

9 填寫主旨 內文 1 2 幫助收件者了解信件的主旨 重要程度 內文: 說明 要傳達的訊息 建議寄件者以條列方式 寫作 講重點

10 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step01 在雲端硬碟 新增資料夾

11 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step02 輸入資料夾名稱

12 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step03 上傳檔案 將檔案拖曳至此 即可上傳檔 案

13 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step04 更改資料夾共用權限 1 3 2

14 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step06 變更

15 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step07 選擇知道連結的使用者 1 2

16 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step08 完成

17 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step09 回到Gmail 撰寫信件並點選 雲端硬碟插入檔案 將滑鼠移動到 + 符號 信件視窗會自動出現 點選 後 就進入雲端硬碟插入檔案的頁面了 之

18 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step10 點選 我的雲端硬碟 1 2 3

19 2-6 Gmail夾帶檔案 10G分享 將資料夾 檔案放置雲端硬碟 透過 Gmail夾帶 即可分享至 10G的容量 Step11 雲端硬碟夾帶檔案完成 輸入完信件收件人 主旨 內容 即可傳送

20 3.會議革命 一起上網寫會議記錄

21 會議革命 如何開一個有效率 有效果的會議? Google雲端會議提供一個創新的開會模式

22 間管理好幫手 雲端日曆 一 日曆分類清楚 了解每日行程 公司內部會議 客戶會議以綠色為主 演講與教學活動也獨立一個日曆 以粉色標示

23 時間管理好幫手 雲端日曆 二 貼心提醒 建立活動時可新增提醒與類型 如新增電子郵件提醒 時間到 時 您的信件中即會出現提醒信件 此時即可加入今日的重要 任務

24 3-1 雲端日曆~選定日期 通知開會 step1: 加入公司成員日曆 Tips 善用我的日曆 日常活動可以如何分類 1.帳號內建 2.工作表 3.公司 4.家庭 5.學習 6.社團 Tips 請先設定時區為 GMT+8 台北

25 3-1 雲端日曆~選定日期 通知開會 step2: 比對日曆確定開會日期 日期對比後 2/27是大家有空的

26 3-1 雲端日曆~選定日期 通知開會 step3: 建立活動輸入 內容 並傳送邀 請 Tips 活動內容 可以從 5W2H來思考 或是 1 人 2 事 3 時 4 地 5 物 輸入活動內容

27 3-1 雲端日曆~選定日期 通知開會 step4: 邀請對象收到 回覆是 否參加 回覆是否參加

28 3-2 開會前先將資料上傳 "雲端硬碟" 開會前先將資料 統一上傳會議共用的雲端資料夾 可減少會議時尋找檔案的時間 step1: 建立資料夾

29 3-2 開會前先將資料上傳 "雲端硬碟" step2: 資料夾共用給與會人員

30 3-2 開會前先將資料上傳 "雲端硬碟" step3: 新增使用者後即可完成邀請

31 共享的概念

32 共用設定

33 會議決議事項追踪 會議記錄格式標準化 多人一起做會議記錄 會議結束前10分鐘 與會人員確認會議記錄 寄出會議記錄給相關人員 秘書將決議事項列在試算表 持續追踪決議事項

34 Google雲端硬碟~將知識留在公司

35 更有效率進行資料彙整 節省1個人力成本 報告彙整-傳統模式 報告彙整-雲端模式 報告彙整人員 收取報告 寄出報告 報告彙整人員 提醒 核對 各單位到雲端輸入每月報表 缺點 沉重負擔 低產值 易出錯 優點 準時上傳 加速匯整 可查詢前幾月的資料

36 4.雲端硬碟~ 輕鬆搞定企劃簡報

37 4-1 雲端硬碟~工作效率倍增100% 特色 協同作業 提升專案完成效率(影片介紹) 點圖檔可開啟 Youtube影片 記得將字幕打開 ^.^

38 4-2 雲端企劃高手 企劃是針對未來的事 預先規劃並執行 過程中遇到問題再修正 直到達成目的 例 寫一本書 商業合作都需 要企畫

39 4-3 共享雲端企劃資料夾 練習 將企劃資料夾共享給其他人 讓參與此企劃的人 將資料蒐集與企劃案都放在此資料夾內 減少資料分散四處尋找的麻煩

40 4-4 雲端創作通用原則 1. 自己還在整理的資料 設 個人名稱的資料夾 以免資料四處散落 影響其他人 2. 針對 重要的資料夾 為了快速找到可以變色 或在資料夾標題標示 01 讓排序排在最前面 3. 善用 編號清單 減少 增加縮排 讓 文件格式統一可增加閱讀與合併文章的效率

41 4-4 雲端創作通用原則 練習 4. 協助修改錯別字避免刪除 內容 在雙方溝通後再行修改 或是以 註解 標示意見 由文件擁有 者自行更改內容 點選註解 寫下意見 反白文字

42 4-5 開始協同作業 例 一群朋友出去玩 各種費用由不同人支付 回國後一起分攤旅費 可利用雲端共同協作可以有效率的解決 問題 以香港為例 做法如下 step1: 建立試算表

43 4-5 開始協同作業 點選此位置即可重新命名 step2: 重新命名試算表

44 4-5 開始協同作業 step3: 表格設計完成後 就可以 邀請一同旅行的人來編輯

45 4-5 開始協同作業 及時儲存 step4: 試算表為即時儲存 當旅 費試算完成後 即可關閉 離開 點這裡可以看到有誰在線上 一同編輯

46 4-6 建立參考範本 複製 搬移文件 如果下次要用到類似的文件 即可使用建立副本的方式 step1: 建立副本

47 4-6 建立參考範本 複製 搬移文件 step2: 重新命名

48 4-6 建立參考範本 複製 搬移文件 step3: 移動位置 注意 使用整理的方式移動資料 只能移 動到我的雲端硬碟 如果要移到與我共用 直接拖曳檔 案即可 練習

49 4-7 Google試算表應用 試算表 團隊合作 公司需求 多人同時編輯 可以查詢編修記錄 即時互動討論 快速篩選資料 手機通知 閱讀 出差時可以上網 查詢資料 業務 生產 品管 倉儲 績效一級棒

50 優 點 Google可多人同時編輯 不受時間 空間 設備限制 Google雲端工作模式 台北 德國 小明 使用平版編輯 小珍 使用手機編輯 小王 使用PC編輯 台中 小李 使用NB編輯 美國 現在工作模式 只要有一人在編輯檔案 其他人就變成唯讀 無法編輯 若很多人都要更新資料 漫長等待不知什麼時侯才能輪到自己 在辦公室才能使用 不同地點無法使用 工作效率大打折扣

51 4-7 Google試算表應用 step1:在資料夾內 點選欲建立的檔案類型 命名檔案名稱 點擊即可編輯

52 4-7 Google試算表應用 step2:通知協作者 進入文件協同編輯 1 2 3

53 4-7 Google試算表應用 step3:所有協作者進入檔案 共同編輯文件 共同協作者

54 4-7 Google試算表應用 step4:可查看不同修訂版本內容 改善1 若有同事誤刪資料 只要儲存就無法找回資料 嚴重影響其他同事工作進行 改善2 不知道那一個帳號 在什麼時間 編修什麼資料 1.不同帳號 不同顏色 2.可以還原不同修訂版本 了解資料更動情況

55 4-7 Google試算表應用 step5:即時對話討論 工作更有效率 改善 要透過電話討論 1對1討論) 對方不一定在座位上 只要帳號登入查看報表 就會呈現小圖 示 可以知道目前有誰在線上查閱報表 使用對話框 可即時多人討論 溝通零距離

56 4-7 Google試算表應用 step6:註解提醒 結合 通知 重要事情不會忘 改善1 要透過電話討論 1對1討論) 對方不一定在座位上 改善2 寫下註解 不會 通知 事情一多就忘了追蹤 容易出錯 1.看到問題 立刻留下註解提醒 大家 2.註解留言 互動討論真方便 3.收到 通知 點選即可回到試算表 非常方便

57 4-7 Google試算表應用 step7:註解+對象 直接通知對方 加速溝通效率 1.使用+號 指定通訊錄成員 2.收到 通知 點選即可回到試算表 查看 非常方便

58 4-8 使用篩選器檢視 直接篩選將影響其他人使用試算表 使用篩選檢視後 不會影響其他同事編輯工作 設定多組經常 閱讀篩選格式 讓篩選更智慧 選取範圍 建立篩選檢視器 畫面 命名 設定篩選條件 設定完成

59 4-8 使用篩選器檢視 設定多組經常閱讀格式 讓篩選更智慧 選取範圍 建立篩選檢視器 畫面 命名 設定篩選條件 設定完成

60 4-8 使用篩選器檢視 設定多組經常閱讀格式 讓篩選更智慧 建立篩選檢視器 畫面 選取範圍 2 變更篩選器名稱 輸入完成按enter 命名原則 人員編號 篩篩選條件 設定篩選 條件 2 3 命名 設定篩選條件 設定完成

61 4-8 使用篩選器檢視 設定多組經常閱讀格式 讓篩選更智慧 選取範圍 建立篩選檢視器 畫面 3.在篩選器檢視畫面時 不影響其他人的試算表畫面 也可以更新相關的數據資料 命名 設定篩選條件 設定完成 1.可以自行設定多組篩選模式 例 人員 金額 2.一人設定 多人共享 閱讀更有效率

62 4-9 表格有變更時 自動 通知我 改善1 報表何時更新不知道 改善2 必須多次打電話詢問同仁資料更新了嗎 增加大家的工作負擔 收到 更新通知時 才去查閱報表 可以節省 追問的時間

63 4-10 保護儲存格 即使資料頻繁更動 也不易出錯 改善1 大家都可以編輯 只要有人不小心更動 就會導致一連串錯誤 造成他人工作的不方便 改善2 微軟Excel是以密碼作保護 密碼外洩 忘記都會增加工作困擾 選取範圍 點選受保護範圍 命名 設定權限 設定完成

64 4-10 保護儲存格 即使資料頻繁更動 也不易出錯 選取範圍 點選受保護範圍 命名 設定權限 設定完成

65 4-10 保護儲存格 即使資料頻繁更動 也不易出錯 選取範圍 點選受保護範圍 命名 設定權限 設定完成 為保護區域命名 設定人員權限

66 4-10 保護儲存格 即使資料頻繁更動 也不易出錯 選取範圍 點選受保護範圍 未被授權者看到的保 護範圍以斜線顯示 命名 設定權限 設定完成

67 Hangouts視訊會議 跨區開會 修改文件 一次搞定 Google雲端工作模式 開啟 雲端硬碟 多人共同編輯 文件 10人同時 視訊會議 優點 視訊會議可以 減少員工交通往返的時間 成本 風險 可以做更有產值的事情 會議中 同時開 啟試算表 多人一起討論修改 大幅減少等待與再次修正資料的時間 會議後 直接將檔案轉寄給相關人員 速度就是競爭力

68 4-11 編輯完成 可直接 寄送給相關人員 真方便 傳送連結 可選擇多種 檔案格式 傳送附件

69 4-12 手機可以收到 通知 點擊後直接閱讀 修改 手機下載Google App軟體 可直接收到 信件通知 可以打開試算表 直接閱讀 修改 都是同步即時更新資 料

70 5.移動辦公~手機App商務應用

71 移動辦公室~不受時間 空間的限制 step1: 點選Google play step2: 陸續安裝Google+ 日 曆 雲端硬碟 Gmail 等應用程式 以雲端硬碟示範安裝 流程

72 移動辦公室~不受時間 空間的限制 step3: 接受並下載雲端硬碟 step4: 安裝完成即可使用

73 移動辦公室~不受時間 空間的限制 查詢文件 安排行程 收發Gmail 與粉絲互動

74 結語 創造理想的工作環境 激發工作熱情 重視目標管理 提升工作技巧 獲得更高的成效

75 補充資料 微軟外掛公式

76 1 每天進步 %

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