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怨怒戴
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1 一苇网职业技能电子书系列项目管理项目管理技能简介准确估计时间规划简单的项目利用甘特图规划中小规模的项目关键路径分析以及 PERT 技术利用项目周期高效地规划中型项目利用规划与管理方法规划大型项目通过利益相关者分析与管理为您的项目获得支持一苇网苏 ICP 备号一苇网致力于成为首屈一指的职业生涯规划与辅导资源平台我们为每一位有志于卓越职业发展的人士量身定制职业生涯发展的解决方案, 并通过丰富的职业知识资源, 专业的生涯规划测评手段, 以及完善的课程体系与咨询辅导, 进行方案的实施

2 一苇网期望能够为每一位即将走上工作的大专院校学生以及社会从业人士提供踏上成功职业彼岸的神奇一苇, 因为我们相信, 拓展您的职业生涯, 您所需要学习的, 所需要掌握的首先是方法, 继而是学习这些方法的逻辑与结构而一苇网, 正是您系统性学习职业技能方法的资源平台! 一苇网集成了专业的心理测评分析系统, 以辅助您的职业生涯规划与职业技能学习一苇网的心理测评系统涵盖了职业规划性格特征工作行为模式以及领导特质等一系列专业的方法与工具, 这些心理测评工具的使用, 可以帮助您规划职业发展, 促进自我探索, 并进行持续生涯学习生涯规划是职业发展的基础, 而职业技能的提升则是基于职业规划的建议, 个人所必须做出的努力一苇网的职业技能电子书包括了实现职业发展的素质性技能, 因为我们相信, 比较起职业岗位或行业的专业知识, 素质技能更能够说服您的潜在雇主, 因为正是这些软的实力才能够帮助您去更高效地学习那些工作中的新课题, 接受生涯发展过程中的新挑战一苇网的管理咨询顾问与心理咨询顾问花费了很长的时间来构建这个资源平台, 因为我们相信, 每一个人都可以自主地管理并发展自己的职业生涯一苇网服务于院校学生, 公司职员与集团客户, 无论服务的对象是谁, 一苇网期待把世界通用的职业规划方法和职业技能用我们自己的语言介绍给大家, 这些方法和技能曾经帮助百万西方职业人士开拓职业生涯, 养成良好的职业习惯并获得职业的成功 ; 我们相信这些有效的工具和技能也能够为您的职业生涯带来巨大的不同! 一苇网最大的远景就是创建一个职业生涯发展的持续性评估与学习的平台, 这激励着我们在卓越的基础上不断追求完美凭借大量投入的时间与精力, 以及互联网的力量, 一苇网的职业数据库以及职业技能学习方案将为我们的项目提供了强有力的支持, 进而从同类竞争对手中脱颖而出一苇网 Version

3 目录 1 项目管理技能简介准确估计时间规划简单项目甘特图关键路径分析技术与 PERT 分析技术项目计划周期规划大型项目利益相关者分析利益相关者管理与规划...22 一苇网 Version

4 1 项目管理技能简介项目管理技能模块将介绍一些保证项目成功运行所需要的特殊技能, 主要将侧重在两个大方面 : 项目规划, 包括如何使用甘特图以及关键路径分析 ; 以及根据项目周期对项目进行整体规划, 我们将介绍以下工具 : 准确估计时间规划简单的项目利用甘特图规划中小规模的项目关键路径分析以及 PERT 技术利用项目周期高效地规划中型项目利用规划与管理方法规划大型项目通过利益相关者分析与管理为您的项目获得支持在本技能模块结束时, 您应该能够了解如何规划中小型的项目您也将能够知道如何使您的项目能够按时可控地完成当您在运作一个大型项目时, 您将能够识别哪些工作是最重要的, 哪些最终期限必须被达成 ; 您也将能够决定何时必须做出纠正措施以将偏离计划的项目拉回到正轨这些技能对于运作中小型项目已经足够, 它将帮助您在时间, 资源花费, 以及项目完成质量三者之间取得平衡但是在碰到大型项目时, 项目的复杂程度足以使一般的管理手段无法适用, 在这种情况下, 我们必须使用正式的项目计划与项目管理的方法论以协助我们的规划与管理对于这个特殊的技能, 我们将在本模块的最后部分予以介绍 2 准确估计时间项目管理基础的基础准确估计时间是管理好一个项目最基本的技能, 准确估计时间的重要性主要体现在以下两点 : 1. 时间估计将驱动设定项目的最终完成期限, 因此, 人们将以此评估您承诺的可靠性 ; 2. 时间估计也决定了项目的成本以及利润水平一般情况下, 我们大抵都会过高估计我们的能力而过低估计了项目的执行时间尤其是在一些我们不太熟悉的领域内, 我们就越容易做出这种错误的估计我们有可能忘记考虑某些因素, 比如未预料到的事件的发生, 或者未预先计划的却是非常重要的工作人们也通常不能完全准确预估一件工作的复杂程度本篇将介绍如何针对小型项目进行时间的估计时间预估同样也是学习其他一些管理中大型项目技能的重要输入, 比如甘特图与关键路径分析这些技能将帮助您将大型项目进行分解成可以被单独管理的小型子项目如何使用一苇网 Version

5 准确预估时间的第一步是完整地理解什么是您所需要达到的这意味着详细评估您的任务以确保没有遗漏的因素不可避免的, 那些复杂的隐藏比较深的问题将是我们最需要花时间进行处理的对象评估任务的最好的办法是将任务进行分解罗列, 分解任务的方法将会有助于您进行任务的细分一旦您获得了一份任务清单, 利用您最准确的估计, 估算完成这些子任务需要花费的时间, 并确保在您的估算中已经包括了诸如, 项目管理详细项目规划外部联系会议质量保证以及文书处理方面足够的时间同时, 也确保您已经将以下一些建议纳入到您的估算中 : 另外的一些紧急事件, 其优先级将超越其他事件 ; 事故以及紧急情况 ; 内部会议 ; 假期以及关键成员的疾病 ; 与客户的联络 ; 设备的不可预料的损坏 ; 原料未能及时供货 ; 其他中断现象 ; 质量检验后的返品 ; 这些因素将必然大幅延长您所预计的时间如果时间估计对于项目来说是至关重要的, 那么通过系统的方法将这些因素予以考虑是非常有效的可能的话, 也可以通过以往的经验来进行预估关键点如果您对于执行项目的时间估计过低, 您就有可能失去客户对您的信任如果您没有能够准确估计时间, 错失的不仅仅将是任务的最后期限, 还有可能影响与之相关的其他项目团队项目本身将丧失其盈利能力, 而其他任务也将不能如期开始准确预估时间的第一步是充分地了解您所面对的任务或者问题 ; 然后, 根据您的任务将其进行分解除了任务本身, 这张清单也需要包括那些比如会议回顾等项目管理性质的工作 ; 最后, 在估算的时候也请尽量考虑那些突发或偶发事件 3 规划简单项目时间短参与人数少的活动组合简单项目通常在一个短的时间周期内就能被完成, 它仅包括一个或很少几个人在典型情况下, 简单项目的任务很少与其他任务相关联, 因此项目本身相对来说简单而且易于被协调举个例子来说, 这种类型的项目可能是指协调一些人去参加一个讨论会, 或者制作一份市场计划, 或者增加一个简单的软件功能对于简单项目来说, 使用诸如甘特图或者关键路径分析这些方法可能过于复杂除非项目组成员曾经被培训过如何使用这些工具, 否则, 我们并不建议使用这些工具, 这将使得原本简一苇网 Version

6 单的项目被复杂化如何使用一些合适的时间表或者任务计划, 已经足以协调并执行简单项目这些手段或者方法仍然需要与项目组成员进行沟通, 以确保他们的理解与采纳通常来说, 建立一个后溯型的计划已经足够, 即 : 从项目必须被完成的时间点开始, 然后以颠倒的次序罗列所有的任务以及完成这些任务需要的时间无论您的项目规模如何, 请确保在您开始计划前, 与您的项目支持者 ( 指那些希望项目成功的人 ) 就项目的范围进行协调确认这将帮助您在项目计划或执行中, 拒绝那些对于项目范围的变化的要求, 这些在项目执行过程中产生的变化将严重地影响您的初始计划关键点简单项目通过使用简单的时间表或者任务计划已经足够同时, 这些时间表与任务计划需要与您的团队成员进行充分沟通以确保他们的理解与采纳在项目的运行过程中, 这些简单工具对于追踪项目进度以及纠正偏差已经能够提供足够的控制手段了 4 甘特图用以规划复杂项目甘特图是进行分析以及规划复杂项目的有用工具, 它将 : 帮助您规划出需要完成的各种任务 ; 提供您规划这些任务什么时候需要开始的基础 ; 允许您规划为了完成项目所需要的资源分配 ; 同时帮助您制定出项目的关键路径当项目在进行中时, 甘特图将帮助您时刻关注项目是否仍在控制之中如果项目一旦失控, 甘特图将指导您采取必要的纠正措施连续任务以及并行任务 : 一个关于项目计划的重要概念是一些任务的启动取决于另外一些任务的结束举一个简单的例子, 在设计完成之前就开始建造桥梁通常是不可行的这些依赖的任务需要依次地被完成, 每一个任务多多少少均依赖于上一个任务的完成我们可以把那些相互依赖的任务称之为连续任务或者线性任务 -Sequential Task 另外有一些任务不依赖于其他任务的完成, 这些任务可以在某个里程碑达到之前或之后的任何一个时间段内完成, 我们把这些任务称之为非依赖任务或者并行任务 -Parallel Task 如何使用一苇网 Version

7 构建一个甘特图, 可以采用以下手段 : 1. 根据计划罗列各个任务对于每一个任务, 不管这项任务是并行任务或者是连续任务, 列出最早的启动时间, 估计完成该任务所需要花费的时间如果本项任务是连续任务, 同时也列出这项任务所依赖的任务您将可以得到如下图所示的图表这个例子显示了一个关于客户定制软件的任务清单我们将在本篇以及关键路径与 PERT 的工具介绍里使用本例它将帮助您可以就两种方法进行比较图一 : 甘特图例, 规划一个客户定制软件项目任务 1. High level analysis 2. Selection of hardware platform 3. Installation and commissioning of hardware 4. Detailed analysis of core modules 5. Detailed analysis of supporting utilities 6. Programming of core modules 7. Programming of supporting modules 8. Quality assurance of core modules 9. Quality assurance of supporting modules 10.Core module training 11.Development of accounting reporting 12.Development of management reporting 13.Development of management analysis 可能开始的时间持续时间任务类型依赖于 week 1 5 days sequential week 1 1 day sequential 1 week 3 2 weeks parallel 2 week 1 2 weeks sequential 1 week 1 2 weeks sequential 4 week 4 3 weeks sequential 4 week 4 3 weeks sequential 5 week 5 1 week sequential 6 week 5 1 week sequential 7 week 7 1 day parallel 6 week 6 1 week parallel 5 week 6 1 week parallel 5 week 6 2 weeks sequential 5 14.Detailed training week 7 1 week sequential Documentation week 4 2 weeks parallel 13 一苇网 Version

规划任务现在使用这张甘特图草图来规划任务将连续性的任务按照要求的顺序进行规划, 确保相互依赖的任务不在其所依赖的任务完成前就开始可能的话, 基于避免将平行的任务与在关键路径上的连续任务相冲突的原则来规划平行任务在规划中,

8 在一张纸的抬头上写下日和周的信息, 并贯穿整个项目阶段, 将任务在纸上逐一列出下一步画出一个甘特图草图将每一个任务在纸上画出, 并显示其开始的最早时间每个任务的时间段用一个条块表示, 条块的长度即为任务需要花费的时间段在每一个任务的条块上, 标识出完成该任务所需要的时间目前并不需要考虑如何规划这些任务, 您所要做的就是画出草图下图即为本案例的甘特图草图 : 2. 规划任务现在使用这张甘特图草图来规划任务将连续性的任务按照要求的顺序进行规划, 确保相互依赖的任务不在其所依赖的任务完成前就开始可能的话, 基于避免将平行的任务与在关键路径上的连续任务相冲突的原则来规划平行任务在规划中, 确保您尽量使用您能够获得的资源, 避免过度使用资源同时在时间表中预留各种停顿时间 : 包括因质量造成的生产停顿, 或者由于出货问题造成的滞延等等 3. 介绍您的分析这个过程的最后一步是准备一份最终版本的甘特图, 经过修改后的甘特图见如下 : 一苇网 Version

不仅简化了制作过程, 同时也使得修改变得简单软件同样可以显示关于资源使用的柱状图关键点甘特图是项目规划的一个有用的工具它将帮助您评估一个项目的完成需要多少时间, 决定需要使用多少资源, 并规划项目任务完成的先后次序甘特图在规划项目任务之间的依赖关系时, 显得更为重要当项目在进行中时,

9 通过这张甘特图, 您可以发现 : 如果一切发展正常, 本项目将在 10 周内完成, 如果您希望尽快完成任务, 您需要 : 在项目开始的五周内安排一个分析师 ; 在项目的第四周后的六周内安排一个程序员 ; 在项目的第六周后的三周内安排一个程序员 ; 在项目的第七周与第九周安排质量保证人员 ; 在第七周结束时完成硬件安装 ; 对于支持模块的分析开发以及安装, 对于整个项目至关重要, 因此需要按时完成 ; 只要在第七周结束前完成, 硬件安装是优先度比较低的任务本篇介绍了怎样利用手工制作甘特图, 在实际工作中, 项目经理通常使用微软的 Project 进行甘特图的制作采用软件进行制作, 不仅简化了制作过程, 同时也使得修改变得简单软件同样可以显示关于资源使用的柱状图关键点甘特图是项目规划的一个有用的工具它将帮助您评估一个项目的完成需要多少时间, 决定需要使用多少资源, 并规划项目任务完成的先后次序甘特图在规划项目任务之间的依赖关系时, 显得更为重要当项目在进行中时, 甘特图可以帮助我们监控项目进度您将可以立即发现哪些任务需要在某个规定的时间段内完成, 同时, 也可以立即采取纠正措施将项目拉回正轨很多项目经理使用诸如微软 Project 的软件来进行项目的甘特图规划甘特图制作软件同样也可以计算项目花费资源的情况一苇网 Version

10 5 关键路径分析技术与 PERT 分析技术规划更加复杂的项目关键路径分析法和 PERT 分析技术是帮助规划大型复杂项目的有力工具这些技术开发于二十世纪五十年代, 当初主要用于控制大型的国防项目, 而目前已经成为众多复杂项目经常使用的技术了相比于甘特图技术,CPA( 关键路径分析法 ) 帮助您整体地规划一个特定项目中必须被完成的所有任务,CPA 分析是规划项目时间与资源的基础在项目的管理过程中,CPA 分析确保您持续关注项目目标的达成情况, 它也将帮助您在必要的时候采取措施将项目拉回到正确的轨道上使用 CPA 分析技术的益处在于 :CPA 可以正确地识别那些为了保证整个项目被按时完成所必须完成的各个子任务, 同时,CPA 技术也能帮助您去识别哪些子任务是可以被暂时拖延以释放资源去完成那些更重要的却已经被拖延的子任务 CPA 分析方法的劣势在于它并不像甘特图那样可以直接明了地观察到任务与时间之间的相对关系 CPA 技术对于某些人来说, 可能也是比较难以被理解的技术使用 CPA 技术进一步的益处在于它能够帮助您识别完成一个项目所需要的最短的时间如如果您需要加速以提前完成您的项目,CPA 技术帮助您识别哪些子任务的加速完成可以确保项目整体进度的提前, 这将大幅度地帮助您在完成项目的同时减少资源的投入如何使用类似于甘特图,CPA 技术的一个关键概念就是某些任务如果还没有被完成, 您就不能开始另外的一些任务, 因为这些任务之间是相关牵制的这些子任务需要一个一个地被完成, 因此, 也被称为线性任务还有一些子任务并不依赖于其他子任务的完成您可以在任何时候或者一些特定项目阶段完成以后, 再去处理这些子任务, 因此, 这些任务也被称为并行任务您可以按照以下的步骤绘制一个 CPA 图 1. 罗列需要完成的所有子任务对于每一个子任务, 列出该任务开始的最早时间预计完成需要花费的时间以及它是属于线性任务还是并行任务, 如果该项任务是线性任务, 请列出它所依赖的任务的序列号, 图一展示了该项目所包含的子任务的列表图一 : 任务列表 : 规划一个为客户定制软件的项目任务 1. High level analysis 2. Selection of hardware platform 可能的开始时间完成所需时间任务类型依赖于 week 1 5 days sequential week 1 1 day sequential 1 一苇网 Version

11 3. Installation and commissioning of hardware 4. Detailed analysis of core modules 5. Detailed analysis of supporting utilities 6. Programming of core modules 7. Programming of supporting modules 8. Quality assurance of core modules 9. Quality assurance of supporting modules 10.Core module training 11.Development of accounting reporting 12.Development of management reporting 13.Development of management analysis week 3 2 weeks parallel 2 week 1 2 weeks sequential 1 week 1 2 weeks sequential 4 week 4 3 weeks sequential 4 week 4 3 weeks sequential 5 week 5 1 week sequential 6 week 5 1 week sequential 7 week 7 1 day parallel 6 week 6 1 week parallel 5 week 6 1 week parallel 5 week 6 2 weeks sequential 5 14.Detailed training week 7 1 week sequential Documentation week 4 2 weeks parallel 将子任务设计为圈箭图关键路径分析采用所谓的箭圈图来表示圈代表了项目中的某个事件, 比如某个任务的开始或结束圈通常以数字表述以便于被识别两个圈之间的箭头线代表了完成该任务需要采取的动作对于该任务的描述通常写在箭头线的下方, 完成该任务所需要花费的时间通常标注在箭头线的上方所有的箭头线都是从左到右的一个非常简单的圈箭图如下所示 : 上图显示了高端分析这个任务从事件 1 开始, 结束于事件 2, 两个事件之间的箭头线显示了高端分析这个任务的描述, 本任务需要花费 1 周事件当某个任务不能在另一项任务完成之前开始, 我们采用以下的关联图来表示这种依赖关系一苇网 Version

在上图, 选择硬件与核心模块分析这两个任务不能在高端分析这个任务结束前开始同时, 上图也揭示了一些其他的信息 :

2 到 4 每个任务的箭线的长度并不代表本任务所需要花费的时间无论是需要一周还是两周, 他们那的箭线长度都是一样的在上例中,

任务 6 到 7 只有在其他三个事件完成之后, 才能开始进行您可以通过图五来观察整个项目的完整箭线图下图显示了本项目需要完成的所有任务,

12 在上图, 选择硬件与核心模块分析这两个任务不能在高端分析这个任务结束前开始同时, 上图也揭示了一些其他的信息 : 我们利用特殊的叫法来称呼 CPA 图上的任务, 比如, 核心模块分析这个任务我们通常称之为任务 2 到 3, 选择硬件这个任务则被成为任务 2 到 4 每个任务的箭线的长度并不代表本任务所需要花费的时间无论是需要一周还是两周, 他们那的箭线长度都是一样的在上例中, 您可以看到每个事件圈上面都有数字, 这些数字代表了这些事件可以被开始的最早时间在本例中, 时间的单位是周以下是另外一个例子 : 在这个例子中, 任务 6 到 7 只有在其他三个事件完成之后, 才能开始进行您可以通过图五来观察整个项目的完整箭线图下图显示了本项目需要完成的所有任务, 请注意每个事件圈的上部与下部多有一个数字这些事件圈下面的数字代表了本事件在保证项目以最短时间完成的基础上启动的最晚的时间一苇网 Version

13 您可以观察到, 事件 4 可以在第 1.2 周与第 7.8 周之间的任何时间点开始本事件开始的时间对于本项目来说并不是关键的但是, 如果项目需要在十周之内被完成, 那么任务 1 到 2, 2 到 3,3 到 4,4 到 5,5 到 6 以及 6 到 7 则必须按时完成, 这就是本项目的关键路径这些任务必须被仔细监控以保证这些任务被按时完成如果在关键路径上的任务被延迟, 项目经理必须采取紧急措施将项目拉回正规, 否则, 整个项目的时间将被延迟 3. 压缩任务您可以发现适当地缩短项目时间也是可能的在这种情况下, 您需要在项目的各个阶段上采取措施以缩短用时您可以在每个任务上组织足够多的资源以减少用时, 但是这样意味着额外的投入有效的方式是仅关注那些位于关键路径上的任务举个例子来说, 您可以将图五所示项目的完成时间缩短为 8 周在这种情况下, 您或许需要在任务 2 到 3 上投入两个系统分析师, 在任务 4 到 5 上投入两个程序员这样您就可以将项目的时间缩短 2 周, 但是项目本身也因此增加了投入的成本必须指出的是, 在项目的每个阶段上都增加一倍的投入也仅可能获得约 50% 的改善, 因为, 因投入额外资源而需要花费的协调时间也同时增加了请注意, 在本例中缩短了项目两周的时间, 同样也将任务 3 到 11, 任务 11 到 12 与任务 12 到 6 纳入到了关键路径中类似于甘特图,CPA 图也可以通过使用诸如微软 PROJECT 软件获得 4. PERT( 项目评审技术 ) PERT 是 CPA 技术的一个变形,PERT 技术采用了比较保守的时间预估方式 - 利用加权的方式进行时间预估采用 PERT 技术, 需要预测完成每个任务的最短时间最可能的时间以及最长的时间, 然后, 使用以下的公式来准确预估项目每个阶段所需要的时间一苇网 Version

14 最短时间 + 4 x 最可能时间 + 最长时间这种方式可以确保您所预估的时间是相对正确的关键点关键路径分析法是一种有效并且强大的评审工具, 它将帮助项目经理能够明确 : 什么任务必须被完成并行任务需要在何时进行项目需要花费的最短时间项目执行需要投入的资源任务的执行序列, 规划以及所要花费的时间任务的优先级对于缩短紧急项目可以采取的最有效的方法一个高效的关键路径分析可以帮助您清楚辨别执行项目中可能遇到的各种问题而 PERT 是 CPA 技术的一个变形,PERT 技术采用了比较保守的时间预估方式采用 PERT 技术, 需要预测完成每个任务的最短时间最可能的时间以及最长的时间 6 项目计划周期针对中型项目的计划流程计划周期的方法, 帮助将项目计划的各个方面整合成一个相互连贯的统一的流程通过使用这种计划结构, 您将可以确保您的项目计划已经被仔细斟酌过, 并且是禁得起考验, 也是具有成本效益的您也能够确保您可以吸取以往的一些经验与教训, 并融入到今后的计划以及决策过程中通过使用这种计划周期, 将帮助您解决一定复杂程度的项目对于那些长期的, 涉及众多人物的大型项目, 则需要使用一些更为规范系统性的方法以及策略来管理如何使用将项目的计划思考为一个周期, 而不是一个简单的直接的流程一旦您设计了一个项目计划, 您应该从各方面进行评估以衡量其成功的可能性这种计划的评估可能是需要花费成本或者需要使用到一些其他的分析工具这种分析的结果有可能会产生您所不期望的后果, 或者是显示项目花费过大, 又或是项目计划根本就行不通在这种情况下, 您需要回溯到这个计划周期的稍早阶段还有一种可能的情况是, 分析的结果显示最好的行动就是什么都不要做, 在这种情况下, 您就不得不放弃整个计划最后, 您需要将当前项目计划的教训或者心得, 反馈到您的下一个项目计划中图一显示了计划周期的流程 : 一苇网 Version

15 计划周期的各个阶段在下文进行详细描述 : 1. 分析机遇首先, 需要明确有哪些要做您将在下一个计划的阶段把这些再明确为一个正式的目标操作的一个方法是审视您目前的处境, 然后决定您如何改善以下有一些方法可以帮助您进行现状的分析 : SWOT 分析 :SWOT 分析方法是一种正式的分析您的优势与劣势, 以及您所面临的机遇与威胁的手段 ; 风险分析 : 风险分析的方法将帮助您审视项目风险, 以及您所处组织的劣势, 并且识别那些风险基于这些分析, 您可以制定风险规避的计划 ; 了解变化的压力 : 有可能, 其他一些人 ( 或者您的客户 ) 要求您改变您的管理风格 ; 也有可能您所处的环境正在变化, 而您必须回应这些变化这些压力可能来自于经济层面, 新的法律法规, 竞争, 民众态度的变化, 新的技术或者政府的更迭 2. 识别您计划的目标一旦您完成了关于变化所带来机遇的现实分析, 下一步就是准确决定您计划的目标了定义并明确您计划的目标有助于突出您计划的重点, 并且帮助您避免那些与项目本身无关的事宜一个目标的表述最好是简单准确的一个句子, 这会确保目标的制定是清晰明确的如果您在制定计划目标的时候碰上了困难, 可以试着问自己 : 一苇网 Version

16 我期望的未来是什么呢? 我期望为我的客户带来何种利益? 我在追寻什么回报? 我设定目标的标准是什么? 我, 或者我的组织坚信的价值是什么? 您可以把您的目标表述为愿景或者使命愿景表达了组织将带给其客户的利益所在, 比如, 一苇网的愿景可以被表述为 : 为我们的客户提供各种职业工具帮助他们更加高效地思考并工作以提升他们的生活质量虽然看起来这个表述很冗长, 但是它清楚表述了我们的目标使命将为愿景提出更加实际的表达以阐述如何达成远景一苇网的使命可以表述为 : 为我们的客户提供获得各种职业工具的一个结构化系统性便利的门户 3. 寻求各种可能性选项在这个阶段, 您应该可以了解您所处的境地以及您的期望那么, 下一步就是制定行动计划了在一苇网创造力的介绍篇章, 介绍了一系列强大的提升创造力的工具可以帮助您寻找各种选项在这个阶段, 最好花上一点时间去寻找尽可能多的选项通过花费一点时间去搜寻各种选项, 您可能会发现一些不易于被发现但却是不错的选项 ; 或者, 也可以通过这个阶段修正并完善您的好主意! 4. 确定最好的选项一旦您发掘了一些选项, 下一步就是确定最优的选项如果您拥有足够的时间与资源, 您当然可以逐一评估这些选项, 比如, 分析每一个选项的成本风险执行难度等等但是, 通常您并不能这样做两种有效的选择工具是网格分析法与决策树网格分析法在您需要考虑众多的因素的前提下帮助您决定选项 ; 而决策树则将帮助您通过思考不同行动所带来的不同结果而选择最优的方案 5. 详细计划当您开始详细的计划的时候, 您首先需要明确您目前所处的阶段与境地, 您需要达成的目的以及您所面对的各种选项您可能已经选择了一个对您来说是最优的选项详细的计划是一个如何通过最有效的方法以达成您定义目标的工作流程这也是一个确定在项目中谁做什么, 在何时何处怎样以及通过何种资源完成项目的一个流程在制定计划中, 一些诸如甘特图和关键路径分析的技术手段将帮助您确定工作重点, 时间期限以及资源分配当您关注您需要完成的任务, 请确保您也思考通过何种控制机制以监督项目的执行, 这些将一苇网 Version

17 机制包括诸如定期汇报, 质量保证以及成本控制等手段, 一个好的计划将是能够 : 明确表述目前现状 ; 明确项目目标 ; 仅使用可用的资源包含详细的任务计划, 包括这些任务计划的责任人, 优先级以及完成期限 ; 采用周密的控制手段以警示您在完成项目过程中可能碰到的困难 ; 识别各种风险, 并制定应变计划这将确保您在危机的情况下能够及时有效地应对思考过渡期的安排 - 这将帮助您在执行计划时保证各项任务的顺利进行 6. 对于计划以及其影响的评估一旦您完成了详细的计划, 下一步就是对于计划再次评估以决定计划是否值得被执行在此时, 请保持客观性 : 不论您花费了多少时间与资源完成了这个计划, 它仍然可能是不值得被执行的如果辛苦完成的计划不值得被执行, 这的确是一件令人沮丧的事情但是, 在这个阶段发现总比当您已经投入了资源与时间后才发现来得好在这个阶段, 评估您的计划确保您有机会再次评估其他机会的可行性, 或者搁置计划, 或者决定执行根据不同的情况, 以下一些技术能够帮助您评估计划的可行性 : PMI 工具 :PMI 是一个简单却有效的评估项目利与弊的工具这个工具包括将为项目加分的要点, 为项目减分的要点, 以及计划不确定性的含义与分数分列在三个数据栏里面每个要点都可以给予一个正的或者负的分数成本 / 收益分析 : 成本 / 收益分析是评估项目财务可行性的一个重要工具这个工具简单来说, 就是将项目计划中所规划的各种成本, 与项目所期待的收益进行比较力场分析 : 类似于 PMI 工具, 力场分析帮助您确定有利于您的计划以及不利于您的计划的各种影响力量, 最终帮助您进行计划的调整以提高项目成功的可能性现金流分析 : 在进行商业决策或者市场计划类项目计划时, 现金流分析是绝对有用的工具这个工具帮助您评估时间对于成本与收益的影响同时, 这个工具也帮助您评估与项目有关的各种现金流的影响程度通常我们使用数据表来进行现金流分析, 通过调整各种假设的因素, 您可以在数据表上立即了解您假设的变化带来的现金流的影响六顶思考的帽子 : 六顶思考的帽子是获得对于项目计划一个完美的看法以及其含义的有用技术它提供了一个合理地感性地乐观地悲观地并且创造性地审视计划的方法任何对于您计划的审视都必须基于常识, 如果您的分析揭示您的计划不能提供足够的收益, 那么, 您要么回到稍前计划周期的一个阶段, 或者就完全放弃这个流程 7. 执行变化一旦您已经完成了您的计划并感觉到很满意, 那接着就是执行了! 您的计划会指导您怎样完成这个计划的具体内容同时, 计划也能帮助您明确监督计划执行的控制机制与手段一苇网 Version

18 8. 关闭计划当您完成了您的计划, 您将可以关闭计划在这个阶段, 对于项目进行评估吸取教训也许是不错的主意! 评估当然也包括对您项目计划的评估如果您将要开始其他类似的项目, 也许可以做一个记录项目关注点的备忘录这样, 利用备忘录可以确保您在操作类似项目的时候, 可以始终记得那些教训或者好建议! 关键点计划周期是帮助您制定完美周全强壮的项目计划的一个流程第一步, 分析机遇, 帮助您确保您的计划基于实际第二步, 确定项目目标, 关注项目重点第三步, 寻求达成项目目标的各种选项通过花费一定的时间去寻找那些潜在的更优选项下一步就是确定最优的选项, 并基于此制定详细的计划以便执行评估您的计划确保它值得被执行如果不值得, 返回到项目计划稍前的阶段去改善您的选项或者选择另一个选项如果没有一个计划看起来成本可行或者效益可行, 那就坚决放弃! 一旦您明确了选项并评估了它强壮性, 那就执行它! 结束了项目后, 仔细评估项目执行的效果, 获得经验与教训以便今后的使用 7 规划大型项目 PMP 截至目前为止, 本章所介绍的项目管理技术仅适用于管理一些中小型的项目值得注意的是 : 这些项目管理的技术的管理范围有限, 对于一些大型的项目, 其复杂程度如果仅仅依靠这些技术的话, 很可能因此造成低效或者资源浪费, 甚至威胁到项目本身针对大型的项目, 项目管理技术上升到了一个新的层次大型项目通常依赖于一些项目管理的方法论, 这些方法论包括英国政府标准 PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments), 或者是美国项目管理协会 (PMI) 推出的 PMP 认证的相关技术 PRINCE2 是非常强大的项目管理工具, 它明确了每个人在项目中的角色, 确保项目的沟通路径清晰, 风险被识别并被控制 ; 同时, 它也设定了控制机制, 建立了成本考量, 时间规划与项目范围它将实际的项目管理手段融入了真正的项目管理中 PMP 是由美国项目管理协会 PMI 发起的项目管理专业人员资格认证, 其目的是为了给项目管理人员提供一个行业标准, 使全球的项目管理人员都能够得到科学的项目管理知识, 美国项目管理协会 (PMI) 一直致力于项目管理领域的研究工作, 全球 PMI 成员都在为探索科学的项目管理体系而努力今天,PMI 制定出的项目管理方法已经得到全球公认,PMI 也已经成为全球项目管理的权威机构, 其组织的项目管理资格认证考试也已经成为项目管理领域的权一苇网 Version

19 威认证希望了解更多的专业 PRINCE2 管理手段, 您可以访问英国官方 PRINCE2 获得更多资讯 ; 希望了解更多的专业 PMP 管理手段, 您可以访问美国项目管理协会获得更多资讯 8 利益相关者分析为您的项目争取支持利益相关者管理是我曾经服务的每个公司中项目获得成功的关键因素通过将正确的人士以正确的方式融入到您的项目中, 您可以为您的项目的成功带来与众不同的特点, 甚至是您的职业生涯当您在您的职业上取得越来越大的成功, 您所管理的项目也将影响到越来越多的人您影响的人越多, 那您所采取的行动也将会越来越大地影响到那些拥有权力的人士这些人士可能会对于您的项目提供强有力的支持, 但是, 他们也可能阻碍您的项目的执行成功的项目经理通常使用利益相关者管理的手段以获得支持, 这种技术确保使用者获得更大的成功可能性利益相关者分析, 是一种识别对于项目可能起到至关重要作用人士的一种技术然后, 您可以采用利益相关者管理等手段以获得这些重要人士的支持采用利益相关者分析技术的好处在于 : 您可以在项目初始阶段采纳那些权威人士的观点以改善您的项目计划这样做, 不仅仅是为您的项目获得支持, 同时, 权威人士的建议与观点也将提高您项目计划的质量 ; 获得权威人士的支持将为您的项目赢得更多的资源 ; 经常保持与您的项目利益相关者的沟通, 可以确保他们充分理解您的行动以及您所管理的项目将要带来的收益, 这也就意味着在必要的时候, 他们会积极地支持您! 如何使用利益相关者分析的第一步是识别您项目的利益相关者 ; 第二步是识别这些利益相关者的权力, 影响以及兴趣点, 通过这些您可以区别对待他们 ; 最后一步是建立对于最重要的利益相关者的正确认知, 以便于您可以理解他们可能的反应, 并基于此策略地规划您的行动以获得他们的支持您可以在利益相关者分析图上记录下您的分析当您使用了这个工具并建立了利益相关者分析图, 您可以使用利益相关者分析工具规划您与每位利益相关者沟通的手段, 以下简单地介绍利益相关者分析的步骤 : 1. 识别您的利益相关者利益相关者分析的第一步就是通过脑力风暴的方法分析您项目的利益相关者仔细思考哪些是可能影响到您的项目, 或者是您的项目可能影响到的人士下表显示了在您的项目或者工作中可能的利益相关者 : 老板股权人政府机构一苇网 Version

20 高级管理者同事您的团队合伙人供应商债权人贸易商媒体利益相关组织客户分析师公众潜在客户潜在招聘对象社区您的家庭记着, 利益相关者可能是组织或者个人, 但是最后您沟通的对象就是人请确保正确识别利益相关组织中的正确的利益相关个体 2. 区别您的利益相关者可能您现在手头上有了一长串的影响您的项目的人或者组织这些人可能有权力促进或者阻碍您的项目, 也有可能某些人对您的项目有兴趣, 而另外的一些人却毫无兴趣! 按照下图将您的项目的利益相关者勾画出来, 通过分析这些利益相关者对您项目的影响力以及他们的兴趣进行区分比如, 您的老板非常可能对于您的项目拥有决定权同时又非常感兴趣, 而您的家庭成员虽然对您的项目很感兴趣, 却毫无控制的权力, 这些利益相关者在图上的位置也就确定了您将采取的不同的行动 : 高影响力, 高兴趣 : 对于这个人群, 您必须充分与他们接触, 并尽量满足他们的要求 ; 高影响力, 低兴趣 : 对于这个人群, 您必须通过努力工作以满足他们的要求, 但是, 请尽量避免因为过多的信息使他们感到厌烦 ; 低影响力, 高兴趣 : 对于这个人群, 保持与他们的信息沟通以确保不产生突发的事件这个人群通常可以帮助到您 ; 低影响力, 低兴趣 : 对于这个人群, 持续监控他们, 但是却需要注意不要因为过多的信息使他们感到厌烦一苇网 Version

3. 理解您项目关键的利益相关者您需要深入地理解您项目关键的利益相关者您需要了解他们对于您的项目可能的感受与反应, 您同样也需要了解怎样将他们融入到您的项目中并积极与他们进行沟通以下是一些能帮助您理解您项目关键的利益相关者的一些问题 : 他们对于您项目财务的或者情感方面的关注点是什么? 这些关注点是积极的还是消极的? 他们的激励因素有哪些?

如果您相信您不太可能获得他们的支持, 您将如何管理他们有可能的阻碍行为? 还有什么可能被他们的观点所影响? 这些人是否可能凭本身的实力成为您项目的利益相关者?

21 3. 理解您项目关键的利益相关者您需要深入地理解您项目关键的利益相关者您需要了解他们对于您的项目可能的感受与反应, 您同样也需要了解怎样将他们融入到您的项目中并积极与他们进行沟通以下是一些能帮助您理解您项目关键的利益相关者的一些问题 : 他们对于您项目财务的或者情感方面的关注点是什么? 这些关注点是积极的还是消极的? 他们的激励因素有哪些? 他们需要从您的项目中获得何种资讯? 他们需要以何种方式获得您项目的资讯? 什么才是最恰当的信息传递方式? 他们目前对于您工作的评价如何? 这些评价是基于正确的信息吗? 什么才是影响他们观点的因素? 谁能够影响他们对您的观点? 这些人是否也可能成为您项目的关键利益相关者? 如果他们可能不能积极对待您的项目, 依靠什么才能重新获得他们的支持? 如果您相信您不太可能获得他们的支持, 您将如何管理他们有可能的阻碍行为? 还有什么可能被他们的观点所影响? 这些人是否可能凭本身的实力成为您项目的利益相关者? 与您的利益相关者直接沟通是获得以上问题答案的最佳方式, 人们通常直接表达他们的观点, 而直接的沟通也通常是建立良好关系的第一步您现在可以根据您的利益相关者分析图总结您的分析了您应该可以很容易地识别那些有助于或者阻碍您项目的利益相关者, 那些可能支持或者批评您项目的利益相关者您可以使用不同的颜色进行标注, 绿色代表支持者, 阻碍或者批评者使用红色, 而无关紧要者可以用橘红色表示在上图, 可以发现 : 您可能需要花费大力气以获得 Piers 与 Michael 的支持, 而对于 Janet 与 Amanda, 您需要持续保证他们对于您项目的支持! 举例一苇网 Version

22 您可以尝试着在工作中建立您的利益相关者分析 - 不管是对于您目前的职位, 您正在从事的工作, 或者一个新的项目建立一个完整的利益相关者分析思考您是否与您的利益相关者持续保持高效的沟通, 您应该通过何种方式获得您项目利益相关者的支持, 或者重新赢回批评者的支持关键点当您的工作或者项目变得越来越重要, 您将不可避免地影响到更多的人其中一些人很有可能具有破坏您项目的权力或者目前的地位, 而另外一些人则可能是您工作或者项目的强有力的支持者利益相关者管理是您识别关键的利益相关者以获得他们的支持的流程在这个流程中分析是第一步, 通过分析您可以识别并开始理解您的最重要的利益相关者利益相关者分析的第一步就是通过脑力风暴的方法分析您的项目的利益相关者 ; 第二步是通过分析影响力与兴趣度区别这些利益相关者 ; 而最后一步则是理解您应该如何激励您的利益相关者以及您需要如何赢得他们的支持 9 利益相关者管理与规划规划与利益相关者的沟通一旦您已经完成了利益相关者分析的流程, 您应该已经获得了如何规划与您项目的利益相关者进行沟通的主要信息如何使用您将识别那些您工作或者项目中的利益相关者, 同时, 您也将把这些利益相关者在分析图上进行了明示第二步就是规划您的沟通方式以获得这些人对您项目的支持为了进行利益相关者规划, 您可以首先下载我们提供的免费的工作表, 这是一张包含以下内容信息的数据表 : 利益相关者的姓名交流的方式主要的兴趣点与事宜目前现状 - 赞成者, 支持者, 无关者, 批准者, 阻碍者期望的支持水平 - 高, 中, 或低期望的项目角色期望的行动需要的信息行动方案与交流使用这张数据表, 根据以下步骤完成您的规划流程 : 1. 根据影响力 / 兴趣度图更新本数据表基于您利益相关者分析时所制作的影响力 / 兴趣度图, 输入利益相关者的名字对一苇网 Version

23 于您工作或项目的影响及兴趣程度以及您所评估的他们的立场 2. 规划您针对利益相关者的处理手段您针对利益相关者所需要花费的时间取决与您项目及目标的复杂程度你所拥有的用于交流的时间以及您期望获得他们支持的程度思考您期望获得的帮助, 以及您将花费多少时间用于管理与交流对于项目的帮助可能体现在对于项目的资助, 专家建议, 材料评估等等 3. 思考您需要从每位利益相关者处获得什么其次, 根据您的数据表思考您需要获得这些利益相关者支持的程度以及您期待他们在项目所承担的决策, 思考您期望他们采取的行动根据这些内容, 在数据表中完成期待的支持, 期待的项目角色以及期待的行动这些栏 4. 识别您需要传递的信息接下来, 识别出那些可以说服这些利益相关者支持您项目的信息典型的信息将是那些能够说明您项目收益, 以及那些能够带来利润以及真实改善的措施 5. 识别行动方案与沟通方式最后, 得出哪些是您需要行动的措施以赢得并管理利益相关者的支持基于您所拥有的时间与资源, 识别您应该如何管理交流的方式首先, 重点关注那些高影响力 / 高关注度的利益相关者, 最后才是那些低影响度 / 低关注度的利益相关者, 设计出可行的方案以高效地与这些利益相关者进行沟通, 请注意交流的频度与信息传递的强度, 避免过渡交流, 反而适得其反思考如何持续保有您的支持者, 并采取行动以赢得您的批评者, 或瓦解您的批评者对于项目的反作用如果您需要获得那些对于您项目目前还没有兴趣的人的积极支持, 思考您应该采取何种措施以提升他们的关注度同时, 思考您的行动将如何影响到您的利益相关者适当的时候, 让人们及早了解可能发生的困难, 并与他们探讨如何减少这些苦难并管理这些困难发生后的影响小提示 : 通常, 仅可能早地去管理人们对于可能发生问题的期待是个不错的主意这将促使他们及早思考他们应当采取何种措施, 同时也保证了您的声誉一旦您已经完成了您的利益相关者规划, 现在就是行动的时候了正如实施其他的计划一样, 将计划分解为可以被单独执行的小计划并一个一个的击破将是一个不错的主意! 关键点当您所管理的项目变得越来越重要, 您将越有可能影响到更多的人其中一些人拥有足够的权力破坏到您的项目或者处境, 而另外一些人也有可能是您工作的支持者利益相关者管理是帮助您识别关键利益相关者并获得他们支持的流程利益相关者分析是第一步, 它将帮助您识别并开始了解最重要的利益相关者 ; 其次是根据影一苇网 Version

24 响度 / 兴趣度的方式区别利益相关者并将他们明示在图上 ; 最后, 试着去了解这些利益相关者的激励因素以及您将如何获得他们的支持一旦您完成了利益相关者分析, 接下来就是思考采用何种方式管理这些人士并获得您所需要的支持利益相关者规划可以采用我们刚才提到的数据表进行规划, 您可以根据以下的步骤来准备您的计划 : 1. 基于影响度 / 兴趣度图更新您的规划数据表 2. 思考您将采取何种利益相关者处理手段 3. 得出您需要从不同的利益相关者处需要获得何种支持 4. 识别您需要传递的信息 5. 识别您需要采取的行动以及沟通方式一个不错的利益相关者管理方法将帮助您很好地处理那些重大项目中经常出现的政治游戏, 它将帮助您赢得支持并消除影响项目进展的负面影响一苇网 Version

25 修订历史日期版本变更记录 2009 年 2 月 01 日 V 创建 2009 年 2 月 16 日 V 页面格式修正一苇网 Version

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