公文寫作與實務 衛生福利部主任秘書室 簡任秘書 陳依平 104.05.19 1
公文寫作與實務 公文基本概念 公文寫作原則 公文寫作實務 2
公文定義 公文要件 公文種類 公文程式 公文時效 公文基本概念 3
公文基本概念 公文定義 : 公文是處理公務的文書, 即機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾 民間團體間往返之文書 公文必須具備的三要件 : 1. 公文內容必須與公務有關 2. 公文處理者至少有一方為機關 3. 公文必須符合一定的程式 4
公文基本概念 公文種類共分為 6 種 ( 一 ) 令 : 公布法律 發布法規命令及人事命令 ( 二 ) 呈 : 對總統有所呈請或報告時使用 ( 三 ) 咨 : 總統與國民大會 立法院公文往復時使用 ( 四 ) 函 : 各機關處理公務 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告 3. 同級機關或不相隸屬機關間行文 4. 民眾與機關間之申請及答復 ( 五 ) 公告 : 各機關就主管業務, 向公眾或特定之對象宣布週知時使用 5
公文基本概念 ( 六 ) 其他文書 1. 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 2. 開會通知單 : 召集會議時使用 3. 提案 : 對會議提出報告或討論事項時使用 4. 紀錄 ( 議程 ): 記錄會議經過 決議或結論時使用 5. 書函 : 於公務未決階段, 需要磋商 陳述及徵詢意見 協調或通報時使用, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊 或一般連繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 6
公文基本概念 6. 箋函或便箋 : 以個人或單位名義於洽商或回覆公務使用 7. 聘書 : 聘用人員時使用 8. 證明書 : 對人 事 物之證明時使用 9. 證書或執照 : 對個人或團體依法令規定取得特定資格時使用 10. 契約書 : 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係時使用 11. 定型化表單 ( 申請書 請假單等 ) 12. 公務電話紀錄 : 公務上使用電話聯繫 洽詢 通知的通話紀錄 7
公文基本概念 13. 手令或手諭 : 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 14. 報告 : 公務用報告, 如調查報告 評估報告 ; 或機關內人員就個人事務有所陳情時使用 15. 說帖 : 詳述機關掌理事務辦理情形, 請相關機關或部門予以支持時使用 16. 節略 : 對上級人員略述事情大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 8
公文基本概念 公文程式 ( 程序及格式 ): 1. 公文從收文 承辦 擬稿 核稿 決行 發文 歸 檔, 都有一定的製作 傳遞程序 ; 亦即公文流程 2. 每一類公文, 都有特定的格式 9
公文基本概念 公文格式 ( 一 ) 以函為例 ( 二 ) 以會議紀錄為例 ( 三 ) 以開會通知單為例 10
公文基本概念 何謂 簽 先簽後稿 簽稿併陳 及 以稿代簽? ( 一 ) 簽 : 係指依案情需要提出具體處理意見或解決問題之方案簽請核示 簽應依 主旨 說明 擬辦 三段式辦理 ( 二 ) 先簽後稿 : 指案情內容複雜, 必須先行簽准後再辦稿之案件 11
公文基本概念 ( 三 ) 簽稿併陳 : 指簽及稿二者均需經由首長核准始得發 文, 可將簽與稿一併陳核 ( 四 ) 以稿代簽 : 直接以函稿代替 簽 遞送上級核決, 通常用於一般案情簡單, 或例行承轉之案件 12
公文時效 : 公文基本概念 1. 公文處理時程 ( 一 ) 最速件 :1 日 ( 二 ) 速件 :3 日 ( 三 ) 普通件 :6 日 ( 四 ) 限期公文 : 依限辦理 2. 公文夾顏色 ( 一 ) 紅色 : 用於最速件 ( 二 ) 藍色 : 用於速件 ( 三 ) 白色 : 用於普通件 ( 四 ) 黃色 : 用於機密件 3. 公文會簽 會核時限 ( 一 ) 最速件 :1 小時 ( 二 ) 速件 :2 小時 ( 三 ) 普通件 :4 小時 ( 四 ) 會簽 會核應依序送會, 最後單位會畢後, 送還原承辦單位, 審視有無需修正或回應, 再送主任秘書室 請勿遺漏或未回應而逕送主任秘書室, 以免耽誤時間 13
公文寫作要領 公文寫作原則 常用公文用語 寫作注意事項 傳送注意事項 14
公文寫作要領 公文寫作原則 ( 一 ) 文字使用應儘量明白曉暢, 詞意清晰, 以達到公文程式條例第 8 條所規定 簡 淺 明 確 之要求 其作業要求 正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 ; 詳見文書處理手冊 15
公文寫作要領 公文寫作原則 ( 二 ) 認清對向 : 收文單位為何? 發文單位是那一個? 立場確定, 才能以適當的語氣及程式寫作 ( 三 ) 了解案情 : 對案情澈底瞭解, 衡情酌理, 提出具體要求, 即公文的主旨 ( 四 ) 解釋清楚 : 為什麼要這樣做?, 即公文的 說明 部分, 宜條理分明 16
公文寫作原則 ( 五 ) 措辭簡要 : 提出具體可行的辦法或建議, 提綱挈 領, 簡潔扼要, 清楚表達主題或訴求, 即公文中的 辦法 或 建議 ( 六 ) 態度平和 : 上行文要恭謹誠懇, 平行文宜不卑不亢, 下行文宜溫和真實 17
公文寫作原則 常用公文用語 ( 一 ) 稱謂語 - 對受文者稱呼或自稱用語 1. 有隸屬關係之機關 : 上級對下級稱 貴 ; 下級對上級稱 鈞 ; 自稱 本 2. 無隸屬關係之機關 : 上級稱 大 ; 平行稱 貴 ; 自稱 本 18
公文寫作原則 3. 對機關首長 : 上級對下級稱 貴, 自稱 本 ; 下級對上級稱 鈞長 ; 自稱 本 或 職 4. 機關 ( 或首長 ) 對屬員稱 台端 5. 機關對人民稱 先生 女士 或通稱 君, 對團體稱 貴, 自稱 本 6. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及, 可通稱為 貴機關 或 貴單位 19
公文寫作原則 常用公文用語 ( 二 ) 請示語 : 請問 請教之衡量用語, 如 是否可行 是否有當 是否合宜 可否 之處 等 20
公文寫作原則 常用公文用語 ( 三 ) 期望語 : 每件公文都有一定的期望及目的, 所以在 主旨 的最後用語, 請求對方 ( 受文者 ) 鑒查 核示 辦理或轉行, 它含有請求及期望之意 21
公文寫作原則 ( 三 ) 期望語的意義 1. 請鑒核 : 請閱鑒核定 2. 請核示 : 請核准示知 3. 請核備 : 請核准備查 4. 請備查 : 請存備查閱 5. 請核撥 : 請核准撥付 6. 請鑒准核銷 : 請閱鑒並核准報銷 7. 敬請鑒核示復 : 請閱鑒核准並回復示知 8. 請查照 : 請查明而依照辦理 9. 請同意惠復 : 請同意惠予回復 10. 請查照惠允 : 請查明同意依照辦理 11. 請查照辦理見復 : 請查明依照辦理並回復 22
公文寫作原則 常用公文用語 ( 四 ) 准駁語 : 上級機關對下級機關審核各項規定或平行機關答覆請求時所作的用語 包括 : 1. 准語 -(1) 對下級機關或首長 : 應予照准 准予照辦 准予 ( 同意 ) 備查 (2) 對平行機關 : 敬表同意 同意照辦 2. 駁語 -(1) 對下級機關或首長 : 恕難照准 應予免議 應予緩議 應毋庸議 應予駁回 (2) 對平行機關 : 恕難同意 無法照辦 歉難同意 23
公文寫作原則 常用公文用語 ( 五 ) 引述語 1. 復 函 答復時用 不可寫 : 復 函辦理 復 不可寫 覆 2. 依據 辦理 依據來源 (1) 對方來文 (2) 第三者來文 (3) 法令 (4) 批示 (5) 協商會議紀錄 根據 ( 最不客氣, 限引下級及法令 ) 依據 ( 引平行 ) 依 ( 引上級 ) 根據 案陳 辦理 依據 函轉 辦理 3. 依據 辦理兼復 函 24
公文寫作原則 常用公文用語 ( 六 ) 經辦語 1. 對直屬上級機關或首長 : 遵經 遵即 2. 其他各級機關 : 業經 旋經 迭經 均經 經已 ( 七 ) 附送語 1. 對上級機關或首長 : 檢陳 附陳 2. 對平行或下行機關 : 檢送 檢附 附 附送 25
公文寫作原則 常用公文用語 ( 八 ) 法律統一用語表 ( 九 ) 法律統一用字表 26
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 一 ) 如何寫 主旨 1. 表達行文之目的及期望 2. 內容力求具體扼要, 如敘明辦理時間或復文期限 3. 語氣肯定, 切勿模糊 4. 不必分段分項, 一段完成, 要有標點 5. 儘可能以不超過 50 字為原則 6. 敬語與期望語應列在主旨段 27
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 二 ) 如何寫 說明 1. 若說明段內沒有項目可分, 就不必另起一行, 直接從 說明 : 後開始敘述 2. 說明段內容可分幾項來說明, 其順序應按照一 二 三 ( 一 ) ( 二 ) ( 三 ) 1 2 3 (1) (2) (3) 等等 其位置要隔行在 明 之下方開始標示起, 最多 3 至 5 項 ; 宜摘述重點, 不宜長篇大論 28
公文寫作原則 ( 二 ) 如何寫 說明 3. 分項內容過於繁雜或含有表格型態時, 則應編列為附件 4. 事實 理由 法規 來文 前案 經過 5. 不重複主旨 不跨越辦法 6. 副本分行如有要求作為時, 應予註明 7. 附件名稱 數量應予以說明 29
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 三 ) 如何寫 辦法 1. 無法在 主旨 中向受文者提出的要求, 在本段列舉 可因內容改用 建議 擬辦 核示事項 等名稱 2. 能以 主旨 及 說明 段說明清楚, 就不須要 辦法 ; 能於 主旨 中說明清楚, 就不須要 辦法 及 說明 段 30
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 四 ) 如何寫行文單位 ( 正副本受文者 ) 1. 單位應寫全銜 2. 中央先地方後 3. 機關先個人後 4. 本單位列最後 ( 應稱 本 不必再寫全銜 ) 5. 個人稱先生 女士或君 31
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 五 ) 如何寫 附件 1. 附件應檢點清楚, 隨稿附送, 並用 檢送 檢附 附陳 等字樣敘明附件名稱及份數 2. 附件有 2 種以上時, 請分別標以附件 1 附件 2 3. 來文過長無法摘敘時, 應列為附件 4. 副本機關或單位如需給附件, 應在副本機關名稱後註明 ( 含附件 ) 32
公文寫作原則 寫作注意事項 ( 六 ) 如何寫 數字 : 以阿拉伯數字書寫之狀況 1. 日期 時間 :104 年 5 月 19 日 16 時 40 分 2. 代號 序數 :A123456789 201 會議室 第 8 屆第 7 會期 3. 發文字號 編號 : 衛部保字第 1041234567 號函 附件 1 4. 計量單位 統計數據 ( 百分比 金額 人數 比數 ): 80% 6 億 3,951 萬 2,456 元 60 人 1:3 33
公文寫作原則 5. 地址 電話 : 台北市忠孝東路 6 段 488 號 8590-6666 6. 法規內容之引述或摘述 : 依 辦法第 15 條規定辦理 7. 錢幣 : 應加幣別, 金額應用阿拉伯數字寫法, 最後一定要加上 元 字 如 : 新臺幣 1 億 2,345 萬 6,789 元 8. 公文中提及 支票壹紙 領據參紙 等, 一律改由阿拉伯數字表達, 如 : 支票 1 紙, 領據 3 紙 34
寫作注意事項 公文寫作原則 ( 七 ) 如何寫 數字 : 以中文數字書寫之狀況 1. 描述性用語 : 一律 一致性 一流大學 第二專長 前一年 公正第三人 國小三年級 會計系二年級 2. 慣用語 ( 如星期 比例 概數 約數 ): 星期一 週二 十分之一 二百多人 正月初五 三讀通過 約三 四天 3. 法規制訂 修正及廢止 : 財產管理第五十點 第五十一點, 並自中華民國九十三年二月十六日生效 4. 專有名詞 : 三國演義 伊麗莎白二世 五南書局 35
公文寫作實務 傳送注意事項 ( 一 ) 會稿 : 若送會單位較多時, 請採用 簽稿會核單 ( 二 ) 常有最速件在各單位旅行多時, 送到主任秘書室則十萬火急, 佇立在旁要求立刻判行情況, 請儘量避免 ( 三 ) 同仁應詳閱 分層負責權責劃分表 ( 可至人事處網頁瀏覽 ), 了解各類案件判行層級, 以增進公文傳送之效率 ( 四 ) 公文送出後, 應注意追蹤至結案為止 36
公文寫作實務 公文寫作實務一 常用規定二 常見錯誤三 寫作理念 37
公文寫作實務 常用規定 ( 一 ) 101 年 01 月 13 日衛署企字第 1010760031 號函 ( 二 ) 101 年 07 月 25 日主任秘書室請辦單 ( 三 ) 103 年 08 月 13 日衛部秘字第 1032161377 號函 本部公文處理作業手冊 員工入口網站 ( 四 ) 103 年 12 月 12 日衛部秘字第 1032162312 號函 (103.12.03 請辦單 ) ( 五 ) 104 年 03 月 12 日衛部聯字第 1043860001 號函 ( 六 ) 行政院 104 年 03 月 25 日院臺綜字第 1040127907 號函 ( 七 ) 行政院 104 年 04 月 28 日院臺綜字第 1040130453 號函 38
公文寫作實務 常見錯誤 ( 一 ) 公佈 公布 ( 二 ) 必須品 必需品 ( 須 must 需 need) ( 三 ) 部份 部分 ( 四 ) 迫不急待 迫不及待 ( 五 ) 莫明其妙 莫名其妙 ( 六 ) 明了 明瞭 39
公文寫作實務 常見錯誤 ( 七 ) 戰戰競競 戰戰兢兢 ( 八 ) 渡日如年 度日如年 ( 九 ) 抵觸 牴觸 ( 十 ) 貫澈 貫徹 ( 十一 ) 徹底 澈底 ( 十二 ) 會整 彙整 ( 十三 ) 穫得 獲得 40
公文寫作實務 常見錯誤 ( 十四 ) 身份證 身分證 ( 十五 ) 惟獨 唯獨 ( 十六 ) 失踪 追踪 失蹤 追蹤 ( 十七 ) 按步就班 按部就班 ( 十八 ) 提昇 提升 ( 旭日東昇 ) ( 十九 ) 規畫 規劃 ( 二十 ) 格遵 恪遵 41
公文寫作實務 常見錯誤 ( 二十一 ) 復函未引述來函日期或文號 ; 或引述錯誤 ( 二十二 ) 簽案時, 在主旨後使用 請查照 ( 二十三 ) 正 副本受文單位以簡稱稱之 ( 二十四 ) 會議紀錄未列主席 紀錄人 出列席者 ( 二十五 ) 陳核空間狹窄, 致長官幾無批示空間錯誤態樣 1 錯誤態樣 2 42
公文寫作實務 常見錯誤 ( 二十六 ) 以下簡稱 及 下同 用法錯誤態樣 1 錯誤態樣 2 錯誤態樣 3 錯誤態樣 4 錯誤態樣 5 ( 二十七 ) 挪抬 ( 二十八 ) 退稿補附完畢, 未將原指示便條紙附上 ( 二十九 ) 文中所引述之文書 法條 簽呈等資料未一併附陳供參 ( 三十 ) 會議室地址錯誤態樣 1 錯誤態樣 2 錯誤態樣 3 43
公文寫作實務 常見錯誤 ( 三十一 ) 復函說明欄引敘來文機關全稱 ( 三十二 ) 牛頭不對馬嘴 ( 三十三 ) 文不對題 ( 三十四 ) 未於騎縫處加蓋職章 ( 三十五 ) 未於註明簽稿併陳 44
公文寫作實務 常見錯誤 ( 三十六 ) 漏寫附件 ( 三十七 ) 未以簽之主體簽文錯誤態樣 1 錯誤態樣 2 ( 三十八 ) 附件序號有誤 ( 三十九 ) 來函先後順位 ( 四十 ) 會議紀錄漏寫散會 45
公文寫作實務 寫作理念 ( 一 ) 先溝通 ( 二 ) 問原委 ( 三 ) 尋前例 [ 循前例 ] ( 四 ) 多請教 ( 五 ) 參資料 ( 六 ) 勿筆戰 ( 七 ) 忌互咬 46
敬請指教 47