前言 公文 處理公務有關的文書 關係公務處理的績效 處理公文 慎乎 / 一則小故事 公私部門不同的規範 ( 依法行政 / 創新價值 ) 文書處理手冊 - 行政院秘書處 99.3 版 公文製作與習作 - 文官所出版 ( 吳政次聰成 ) 2

簡要公文習作 //101/10/19 講授大綱 1. 前言 2. 公文製作的基本認知與態度 3. 公文處理程序 ( 公文流程管理 ) 與時效性 4. 公文結構與種類 5. 公文稿 的撰擬 6. 結語 1

前言 公文 處理公務有關的文書 關係公務處理的績效 處理公文 慎乎 / 一則小故事 公私部門不同的規範 ( 依法行政 / 創新價值 ) 文書處理手冊 - 行政院秘書處 99.3 版 公文製作與習作 - 文官所出版 ( 吳政次聰成 ) 2

公文製作的基本認知 扮演角色的地位 - 分層負責 ( 不能踰越 ) 順呼長官 ( 老闆 ) 的要求 - 可 / 可 時效 vs 品質 案字不能擺著 - 用力想 - 試著作 - 先陳核 重要案子先行提陳 交辦案件先做 注重公文品質 - 公文如同個人外表 ( 形象 形象 ) 3

公文製作的態度 ( 一 ) 公文為處理公務重要工具, 行文必須講求效率 態度要嚴正, 心情要平和, 事情處理才會合法合法 合理 合情合情 遇有爭議時, 更應以 對事不對人 之原則, 處處為雙方立場著想, 才不至於偏激或武斷情事發生 ( 專業 / 個人工具化 / 非人稱 ) 信 達 雅 vs 簡 淺 明 確 4

公文製作的態度 ( 二 ) 傳統的寫作強調 信 達 雅 信 - 依法行政, 不憑 法感 達 - 言簡意賅, 如 神盾 完整性 雅 - 精鍊優美, 善用經典文字如 渠 渠等 未讅 等, 及注重文體及外形結構與佈局 現行公文寫作四字訣 簡 淺 明 確 簡 化繁為簡, 撰擬 繕印繕印 閱讀均可節省時間及精力 淺 用語通達, 淺顯易懂, 能為一般社會大眾普遍瞭解 明 敘事清晰, 以求條理分明, 擺脫陳舊落伍程式用語 確 主旨明確 語氣肯定語氣肯定 時間時間 空間空間 數字精確 ( 格式正確 條理分明條理分明 要言不繁要言不繁 用詞精準 ) 文體使用較簡潔之半文言語體, 不適合用過於口語化 5

公文處理的程序 收文處理 文書核擬 發文處理 ( 覆閱 ) 文書保密 文書歸檔 文書處理流程圖 : 6

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公文結構與種類 依行文系統分 : 1. 上行文 ( 呈 函 ) 2. 平行文 ( 咨 函 書函 ) 3. 下行文 ( 令 函 公告 ) 依公文形式分 : 1. 令 呈 咨 函 書函書函 公告公告 簽 開會通知 2. 公務電話紀錄 新聞稿新聞稿 手令或手諭手令或手諭 報告報告 箋函 ( 便箋 ) 證書證書 說帖說帖 聲明稿聲明稿 澄清稿 8

依是否發文分 : 收 文 收文 ( 正本收辦 )- 創稿 要發文不必發文 確定發文種類 令 呈 咨 函 公告公告 其他 簽辦方式式以簽稿併陳先簽後稿稿代簽簽辦方式 小簽(角簽)小簽(便簽)大簽9

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本別檔號 :(12 號字 ) 保存年限 :(12 號字 ) 機關全銜 ( 文別 )(20 號字, 置中 )( 會銜公文機關排序 : 主辦機關 會辦機關 ) 機關地址 :(12 號字 )( 會銜時僅列主辦機關, 令 公告不須此項 ) 承辦人 : (12 號字 ) 電話 :(02) (12 號字 ) 傳真 :(12 號字 ) 電子信箱 :(12 號字 ) 郵遞區號 ( 數字依郵局規定 ) 地址 :(12 號字 ) 受文者 :(16 號字 ) ( 令 公告不須此項 ) 發文日期 :(12 號字 ) 發文字號 :(12 號字 )( 會銜機關排序 : 主辦機關 會辦機關 ) 速別 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 密等及解密條件或保密期限 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 附件 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 本文 :(16 號字 )( 令 : 不分段 但人事命令可例外 ; 公告 : 採三段式 : 主旨 依 據 公告事項 ; 函 書函等採三段式 : 主旨 說明 辦法 ) 正本 :(12 號字 )( 令 公告不須此項 ) 副本 :(12 號字 )( 如有含附件者, 方要註明 : 含附件或含 OO 附件 ) 署名或蓋章戳 ( 不限號字 ) 會銜公文 : 按機關排序蓋用機關首長簽字章 令 : 蓋用機關印信 機關首長簽字章 公告 : 蓋用機關印信 機關首長簽字章 函 : 上行文 署機關首長職銜蓋職章 平 下行文 機關首長簽字章 書函 一般事務性之通知等 : 蓋機關 ( 單位 ) 條戳 頁碼 (10 號字 ) 第 頁共 頁 11

公文處理時效 一般公文處理時限分別為 : 1 最速件:1 日, 會辦公文時效為 1 小時 ( 會多個單位可指明請求示明意見為何 ) 2 速件 :3 日, 會辦公文時效為 4 小時 3 普通件:6 日, 會辦公文時效為 8 小時 4 限期公文: 來文或相關規定有期限者, 依其規定 公文夾顏色區別 ( 不要穿錯衣服 ) 12

一 形式結構 公文結構 ( 一 ) ( 一 ) 簽 大簽用三段式 ( 主旨 說明 擬辦 ) 為原則, 小簽用條列式 ( 二 ) 報告 公務採三段式 ( 主旨 說明 擬辦 建議 請求 ) 為原則 ; 私務亦可用條列式 ( 三 ) 令 不分段, 但常任文官人事命令可例外 ( 四 ) 函 三段式 ( 主旨 說明 辦法 ) 為原則 ( 五 ) 書函 三段式 ( 主旨 說明 辦法 ) 為原則 ( 六 ) 公告 公示送達 三段式 主旨 依據 公告 ( 示 ) 事項或說明 ) 為原則 ( 七 ) 箋函 ( 公務書信 ) 1. 前文 包括姓或名字 職稱 稱謂 起首敬辭 ( 提稱 ) 起首應酬語 2. 正文 敘述欲告知與期望於對方之主要內容 3. 後文 結尾應酬語 結尾敬辭 署名 ( 蓋私章 ) 敬辭 日期 13

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經濟部加工出口管理處公告 中華民國 99 年 10 月 5 日經加三商字第 09901036780 號 主旨 : 公告本處暨各分處 99 年 9 月動產擔保交易 登記案計 13 件 ( 明細詳如附表 ) 依據 : 按動產擔保交易法第 8 條及同法施行細則 第 14 條之規定辦理 公告事項 : 一 本公告事項如有錯誤或遺漏時, 申請登記人應於公 告日起 30 日內, 向本處或分處申請更正, 逾期不予 受理 二 詳載標的物名稱 數量 估計價值等明細表, 張貼 在申請人住所或營業所在地之公共場所 處長 公出 副處長 代行 16

公文結構 ( 二 ) 二 內容結構 : 係指組成公文本文之內容, 其內容約分為 : 引據 申述 歸結等三部分 ( 一 ) 引據 : 即公文行文之依據, 主要之引據有法令 案例 事實 理論 來文等 ; 引據要詳明正確, 不能草率, 同時並應注意下列原則 : 1. 引據法令 : 應引用當時有效之法令, 且與該案確有關係 ( 依規明示 ) 2. 引據案例 : 應調閱已成立之原卷, 切勿憑記憶 3. 引據事實 : 所引述之事實正確存在 4. 引據理論 : 應引正確之理論且合法 合理 合情, 並為大眾所公認者 5. 引據來文 : 引據來文之方式約有 : (1) 全引 : 將全部抄引 ( ) (2) 節引 : 節錄重要部分文字, 不得刪改原文 ; 不重要的用刪節號來表達 (3) 撮引 : 將撮要簡述, 於文首加 略開 略云 略稱 略以 略謂 等文字 可刪改原文, 但不能變更原意 (4) 單引 : 一文指引敘一件 (5) 複引 : 一文輾轉連引多件 (6) 簡引 : 指引敘來文日期 發文字號 文別 案由或附件, 不引正文 17

主旨 : 有關台端申請自 96 年 4 月 00 日起歸建 1 案, 請依說明辦 理, 請查照 說明 : 一 依據國家通訊傳播委員會 96 年 8 月 00 日通傳人字第 09600000000 號函辦理 二 台端前借調國家通訊傳播委員會委員經奉准以留職停薪 辦理在案 並於借調期間經行政院令核予停職, 迄未撤 銷停職處分, 嗣依台端同年 8 月 16 日辭職書, 行政院復於 96 年 8 月 23 日以院授人力字第 0960020000 號令, 核准台 端辭職, 同時自 96 年 4 月 00 日生效 借調機關國家通訊傳 播委員會隨於同年月 29 日以通傳人字第 0960500000 號 函請本院辦理台端歸建事宜, 並附 96 年 4 月 00 日生效之離 職證明書 三 茲依前揭行政院令及國家通訊傳播委員會函, 同意溯自 96 年 4 月 12 日復職, 並自前揭行政院令准之日 (96 年 8 月 23 日 ) 復薪 ( 敘第 0 級本薪薪額 000 元 ) 18

公文結構 ( 三 ) ( 二 ) 申述 : 係依引據而加以詳細申述意見或理由, 使下文得以歸結 簡單的公文, 在引據之後, 即可寫歸結, 提出辦法或具體意見, 但亦可略作申述, 加強歸結力量 申述宜就事論事, 據理說理, 措辭精當, 層次分明, 前後連串, 論斷謹嚴 約有下列 3 種方式 : 1. 綜敘 : 依己意綜敘要旨 2. 併敘 : 將同性質之數個案件, 併敘於 1 文中 3. 列敘 : 用橫列法分敘理由, 又可分為 2 種 (1) 分段敘法 : 用頭上或末尾記數分敘 (2) 另列敘法 : 另起 1 列分別敘述 ( 三 ) 歸結 : 表明態度, 提出處理辦法或要求, 亦是本文之結束 引據 申述 歸結可轉化為 引論 申論 結論, 亦可用法律之適用公式 : 法條 + 事實 = 法律關係來表達 19

公文稿 的撰擬 ( 一 ) 對內意思表示之公文 ( 簽 報告為主 )-. 簽陳 ( 簽 簽擬 ) 一 大簽 = 三段式 ( 主旨 + 說明 + 擬辦 ) 二段式 ( 主旨 + 說明或主旨 + 擬辦 ) 和一段式 ( 主旨 ) 等三種, 屬上行文 大簽有 2 種 : (1) 內部簽辦案件之 簽 ( 內簽 ), 簽末可不必敘明 敬陳 長官 (2) 下級機關之首長對其上級機關首長的 簽 ( 外簽 ), 簽末必須敘明 敬陳 長官 甲. 主旨段 = 起首語 + 本案 + 期望語即 ( 有關 關於 為辦理 簽擬 敬陳 )+ 本案 +( 請鑒核 請核示 請鈞閱 請核閱 請鑒察 請鈞參 ) 乙. 說明段 = 1. 引述語或引敘語 2. 依 引據 + 申述 + 歸結 要旨表達 ; 無法依 引據 + 申述 + 歸結 表達時, 就說明來文之緣由或主旨之緣由 ( 或採事實 + 原因 + 結果 ) 3. 陳述現況或問題, 針對來文之觀點或現狀作利弊因素分析 4. 提出承辦幕僚見解, 如要動支經費數目及預算科目 5. 其他補充說明或檢附相關附件及參考資料 丙. 擬辦段 = 提出具體可行方案 ( 即提出本案之具體處理方式 ), 以供長官核裁 二 小簽 = 條列式 ( 分一 二 三 項敘述 ) 20

簽之範例 : ( 一 ) 制式的簽 ( 大簽 ) 1. 內部單位簽辦案件之簽 ( 先簽後稿 ) 檔號 : ( 日期 ) 保存年限 : 簽於 處敬會 : 處 主旨 : 有關 科技有限公司申請延遲簽訂 縣戶役政資訊系統電腦軟硬體設備維護 勞務契約 1 案, 簽請核示 說明 : 一 依據 科技有限公司民國 年 月 日異議申請書辦理 二 本契約於 年 月 日開標, 由該公司得標, 並應於 年 月 日前辦理簽訂 契約手續 現該公司因戶役政資訊系統設備數量偏多及適逢公務人員週休二日及農曆 年前, 故無法於急促之時間內完全了解各戶役政單位設備使用的情形及維護前準備工 作, 申請延遲簽約 三 本縣戶役政資訊系統現仍由 股份有限公司依據原契約繼續維護 ( 如附件 ), 故延 遲簽約, 對本系統之維護, 尚無不良影響 四 綜上所述, 考量其申訴理由, 擬准予該公司延遲簽約 擬辦 : 奉核可後, 發函該公司於 年 月 日前辦理簽訂契約手續及繳納履約保證金, 違者將以政府採購法第 101 條第 1 項第 7 款予以處分 敬陳敬陳 秘書長 長 副 長副 長 長秘書長 職 ( 簽名或職名章 ) 謹簽職 ( 簽名或職名章 ) 謹簽 21

( 二 ) 非制式的簽 ( 小簽 )( 簽稿併陳 ) 一 市民 先生 年 月 日致 院長函, 檢送 10 份自製之時事封, 請院長惠賜簽名, 俾利保存一案 二 查 君自製之時事封係將院長 - 年間出席相關活動之剪報黏貼於信封, 並附郵票及 郵局章戳 本案係 君首次以郵寄信函方式索取院長簽名, 前 2 次 ( 年 ) 在院長至 公開場合親院長請求簽名 三 鑑於民眾來函請求院長簽名之案件尚無例可循, 如予簽名, 嗣後類此案件恐 將增加, 且民眾身分難以查證, 亦有流於詐騙案件使用工具之虞, 爰擬予以 婉復並檢還信封, 可否? 敬請 鈞核 ( 二 ) 報告 1. 公務報告 = 實務上皆比照大簽採用三段式來辦理, 即 主旨 + 說明 ( 經過或原因 ) + 請求或建議或擬辦 ( 例如 : 調查報告 研究 報告 考察報告 評估報告等使用 ) 2. 私務報告 =( 例如 : 出國進修 申請調職 退休 修讀碩博士 ) (1) 比照大簽採用三段式來辦理, 即 主旨 + 說明 ( 經過或原因 ) + 請求或建議或擬辦 (2) 亦可採用條列式 ( 分一 二 三 項敘述 ), 而以條列式為多 22

( 二 ) 私務 : 條列式報告 檔號 : 保存年限 : ( 日期 ) 報告於 處 一 職擬於本 ( ) 年報考 大學 研究所等系所博士班, 擬請准予報 考, 並依 部 年 月 日 台 字第 號函規 定, 於獲錄取後在進修期間給予公假及學分補助 二 倘蒙核可, 擬請 室核發 大學 服務機關同意所屬在職人員報考國 立 大學研究所證明書 1 份, 俾便辦理報名手續 三 謹併陳前開三系所簡章之報考說明影本各 1 件, 敬請核示 敬陳 長 職 ( 職名章或簽名 ) 謹簽 ( 三 ) 便箋或便條之範例 便箋或便條 一 本校第 次校務會議, 已修正通過貴中心組織規程, 茲經整理完竣, 特檢 附修正後規程如附件 二 請惠予檢視, 於本月 日以前交還本室, 俾陳報教育部備查 此致 育成中心 人事室 敬啟 月 日 23

公文稿 的撰擬 ( 二 ) ( 一 ) 應依序先 敘明案由 + 再就有關 事項予以說明 + 最後提出 擬辦意見 ( 二 ) 應依 一文一事, 一項一意 之撰擬原則, 本著 引據 + 申述 + 歸結 之要旨用一 二 三的條列方式來表達 ( 三 ) 條列式之簽無主旨, 故其期望語或目的語多置於簽之結尾 簽之撰擬要領與內容 : 一 三段式 : 使用大簽 ( 制式的簽 ) 稿紙 (A4 紙 ), 要按照 主旨 說明 擬辦 三段式進行, 每段都有它的屬性及內容 : ( 一 ) 主旨 段其屬性為 何事?, 要表明 何事? 不可分項, 以 50-60 個字表明簽陳的目的及期望語, 文字要簡明 本段內容扼要敘述, 概括 簽 之整個目的與擬辦, 不分項, 一段完 故應包括 案由 及 擬辦 之簡述 如 函送民國 100 年政府機關辦公日曆表一案, 擬轉知同仁, 並提主管會議報告, 請核示 ( 二 ) 說明 段其屬性是 為何?, 要表明 為何? 就是要說明原因及理由, 並對案情之來源 經過與有關法規或前案, 以及處理方法之分析等, 作簡要之敘述, 並視需要分項條列 故本段之分項 : 甲. 首先敘述由來 ( 依據來文或業務章需要 ), 24

公文稿 的撰擬 ( 三 ) 乙. 其次說明來文之緣由或主旨之緣由, 丙. 第三針對來文之觀點或現狀作利弊因素分析, 丁. 第四提出承辦幕僚見解等, 如需動支經費時, 要敘明經費是如何估算? 總計多少? 由何科目動支如有相關之附件時應檢附並按順序標示, 因此說明段約三至五項完成 ( 三 ) 擬辦 段其屬性是 如何?, 要表明 如何? 就要提出具體可行方案,( 即提出簽擬之具體處理方式 ), 以供長官核裁, 此段不說理由, 亦不重覆前兩段內容, 為 簽 之重點所在, 意見較多時可分項條列, 避免與 主旨 重複 ( 扣緊主旨 ) ( 四 ) 能於 主旨 段完全表達擬辦意見者, 即不必再列 擬辦 故 簽 之各段應截然劃分, 說明 一段不提擬辦意見, 擬辦 一段不重複 說明 而主旨之後的擬辦 ( 期望語 ), 屬原則性 概況性或方向性之敘述 ; 而 擬辦 段, 則提出具體作法, 或細節之擬辦意見 二 條列式 : 對案情單純或經常性之公文, 多採 條列式 的簽擬以求簡化 ( 一 ) 條列式之簽應依據 一文一事, 一項一意 之撰擬原則, 本著 引據 申述 歸結 要旨條列表達 ( 二 ) 條列式之簽既無主旨, 故其期望語或目的語多置於簽之結尾 25

二 函 公文稿 的撰擬 ( 五 ) ( 一 ) 可分為下行函 平行函 上行函及人民申請函與機關答復函 ( 二 ) 結構依內容依內容 繁簡及需要繁簡及需要分為一段式 二段式 三段式 1. 一段式 ( 主旨 = 何事或做什麼?, 要顯示 何事或做什麼? 的內容, 應 = 起首語 + 本案 ( 處理情形 )+ 期望語或目的語 主旨之後的期望語, 屬原則性 概況性或方向性之敘述 文字以 50 至 60 個字完成為原則 2. 二段式 主旨 ( 何事或做什麼?)+ 說明 ( 為何或為什麼或原因?)) 或 ( 主旨 + 辦法 ) 或 ( 主旨 + 經過 ) 或 ( 主旨 + 原因 ) ; 主旨 = 起首語 + 本案 + 期望語或目的語 主旨之後的期望語, 屬原則性 概況性或方向性之敘述 ( 1 ) 說明 = 引述語或引敘語 ( 第一段 )+ 引据引据 申述申述 歸結歸結 ( 2 ) 說明 = 引述語或引敘語 ( 第一段 )+ 現況說明 ( 當案情必須就事實 來源 法規 理由 原則 前案 經過等作較詳細之敘述 )+ 分析利弊因素 + 發函單位見解, 採用 引據 申述 歸結 之方式來說明 (3) 說明 = 本段可分項列舉, 應注意因果與主從關係, 整體性或原則性列前, 細節性個別性列後 3. 三段式 ( 主旨 + 說明 + 辦法 ) 或 ( 主旨 + 說明 + 建議 ) 或 ( 主旨 + 說明 + 請求 ) 或主旨 + 說明 + 核復事項 ) 或 ( 主旨 + 說明 + 核示事項 ), 其中 主旨 ( 何事或做什麼?)+ 說明 ( 為何或為什麼或原因?)+ 辦法 ( 如何做或怎麼做?) 4. 辦法 請求請求 建議建議 核 ( 示 ) 復事項 = 向受文者提出具體要求無法在 主旨 內簡述時, 用本段來表達或列舉, 若有實際之具體作法可於此處條列式分項敘 26 述 故 辦法 段是表達或提出具體作法, 或細節之擬辦意見

公文稿 的撰擬 ( 六 ) 上行函 平行函平行函 下行函下行函 申請函之差異 : 一 稱謂語 : 對上行機關或長官稱 鈞 ; 對平行機關互稱 貴 但無隸屬機關較高級者則稱大 ; 對下行機關稱 貴 屬員稱 台端 ; 申請函對機關稱 鈞或貴, 自稱 本 本人 名字 二 行文語氣 : 上行函宜恭謹謙遜 ; 平行函宜不亢不卑 ; 下行函宜不驕不縱 三 引述語 : 上行函用 奉 奉悉 諒蒙鈞 ( 鑒 ) 察 ; 平行函用 准 敬悉 諒達 ; 下行函用 據 已悉 計達 ; 申請函用 接悉 四 期望語 : ( 一 ) 對上行機關用 : 請鑒核 請核示 請釋示 請鑒察 請核轉 請核備 請核准施行 請核准辦理 復請鑒核 ( 二 ) 對平行機關用 : 請查照 請詧照 請查照辦理, 請查核辦理 請查照見復 請查照辦理見復 請同意見復 請惠允見復 請查照轉告 請查照備案 請查照見復 復請查照 ( 三 ) 對下行機關用 : 希查照 希照辦 希辦理見復 希轉行照辦 希切實辦理 希查照轉告 希查照轉行照辦 希照辦並轉行所屬照辦 希依規定辦理 希轉告所屬切實照辦 五 抄 ( 附 ) 送語 : 上行函用 抄陳 附陳 檢陳 ; 平行函用 抄送 附送 檢送 ; 下行函用 抄發 檢附 附 六 署名用印 : ( 一 ) 上行函用 職銜 + 姓名 + 職章 ( 二 ) 平行函用 職銜 + 簽字章 或 職銜 + 職章 27 ( 三 ) 下行函用用 職銜 + 簽字章

瑕疵與說明 : 大簽 檔號 : 保存年限 : ( 日期 ) 簽於祕書處 主旨 : 檢陳 縣 98 年度第二次本府所屬機關及各鄉鎮市公所採購人員實務研 討會 實施計劃乙案詳如附件, 簽請核示 說明 : 一 為充實本縣各機關採購人員智識, 提升政府採購效率及品質, 以預防採購 缺失之發生, 藉此創造公平 公開之採購環境, 擬於九十八年五月三日假本 縣政府勞工育樂中心大教學室舉行研討會 二 研討會課程詳如如附課程表, 所需經費計新台幣 22,000 元整 ( 如實施計畫 捌經費分配概算表 ), 由本府一般行政 - 採購業務管理 - 業務費 - 一般事務 費 - 一般事務費項下勻支 三 本次研討會課程列入 公務人員終身學習護照 學習紀錄認證 6 小時 擬辦 : 奉核後, 擬依旨揭實施計劃執行並函文與會單位 敬陳 縣長 會辦 : 主計室 人事室 案例說明 :1. 敘述目的 時間 地點 ; 經費需求 動支科目 ; 其他重要事項 2. 本簽之格式 敘述順序 內容均符合規範 3 實施計畫之重點均能把握 4. 主旨 : 第二次 改為 第 2 次, 乙案 改為 1 案 5. 說明一 於九十八年五月三日改為 98 年 5 月 3 日 6. 計畫與規劃 7.6 億 3,944 萬 2,789 元 639,442,789 人 28

大簽 2 檔號 :98/980205 保存年限 :30 年 ( 日期 ) 簽於觀光交通處 主旨 : 有關 鎮都市計畫公三公園 ( 軍方所屬用地 ) 之地上農林作物改良物查 估費用為四一九 一 八元, 其辦理情形詳如說明, 簽請鈞長核示 說明 : 一 依據本府農業局本年 月 日府農務字第 0980101453 號函辦理 二 本府為使 鎮都市計畫公三公園 建設更趨完整, 於九十八年四月十七日 完成 段四六七 四八四及四八五等三筆土地 ( 軍方所屬用地 ) 之地上物查 估作業, 其所需經費為四一九 一 八元 ( 詳如附件一 ), 對於本案發放方 式, 基於 平等原則 擬比照九十四年度本府辦理 鄉都市計畫公三公 園 地上物發放五成救濟金, 若配合縣政推動如期施工再加發五成獎勵金 ( 詳 如附件二 ), 是否可行? 請核示 三 本案所需經費由九十七年度保留款三 九 七六四元支出, 不足部分一 九 三四四元, 因其中一位地上物所有人為無名氏, 農林改良物之救濟金為二 七 九五 元, 未來俟有人出面領取時, 再行簽請鈞長核示不足經費之來源, 目前先行辦理 部分 ( 一一 一五八元 ), 是否可行? 請核示 四 另本案用地因須與國防部軍備局簽訂委託維護管理同意書, 且開闢方式經鈞 長口頭指示 : 以簡易綠化方式處理 本局為利公園整體維護管理之進行, 擬洽 請 鎮公所與國防部軍備局簽訂該委託維護管理同意書, 並由 鎮公所進 行簡易綠美化, 是否可行? 請核示 擬辦 : 一 有關說明二 三內容, 簽請鈞長裁示, 俾利本局配合維護管理之進度, 辦理後 續事宜 二 另說明四內容, 經鈞長核示後, 據此辦理相關事宜 案例說明 :1. 主旨與擬辦要相互呼應 2. 主旨及說明之數字要改為 阿拉伯數字 3. 說明段二至四最後文字皆有 是否可行? 請核示 宜予刪除 29

主旨與說明段皆有 期望語 應予更正 縣政府函 函發文日期 : 中華民國 98 年 6 月 1 日 發文字號 : 府勞行字第 0980076048 號 主旨 : 函頒 縣失業者及其家庭急難救助方案 失業勞工子女就學補助 實施計畫, 請查照 說明 : 為協助非自願性失業勞工子女順利就學, 特針對設籍於本縣之縣民, 其負擔家庭主要生計責任, 因非自願性失業, 無法工作致生活陷入困 境, 其子女就讀於國內高中職以上各級學校者提供急難救助, 以維護其就學機 會與受教品質, 並減輕失業勞工家庭負擔 檢送 宜蘭縣失業者及其家庭急難 救助方案 失業勞工子女就學補助實施計畫 暨申請書各 1 份, 請查照並轉 知所屬 正本 : 本縣各鄉鎮市公所副本 : 本府秘書處 ( 文書科 ) 本府秘書處 ( 法制科 ) 本 府社會處 本府勞工處 縣長 勞工處處長 決行 改正 主旨 : 函頒 縣失業者及其家庭急難救助方案 失業勞工子女就學補助實施計 畫 暨申請書各 1 份, 請查照並轉知所屬 說明 : 為協助非自願性失業勞工子女順利就學, 特針對設籍於本縣之縣民, 其負擔家 庭主要生計責任者, 因非自願性失業, 無法工作致生活陷入困境, 其子女就讀於 國內高中職以上各級學校者提供急難救助, 以維護其就學機會與受教品質, 並減 輕失業勞工家庭負擔, 爰訂定旨揭要點 30

案情簡單時可將二段式改為一段式 縣政府函 發文日期 : 中華民國 98 年 7 月 2 日 發文字號 : 府社救字第 0980093677A 號 主旨 : 檢送 縣政府辦理六十五歲以上未滿七十歲中低收入 老人全民健康保險自付保險費補助作業要點 乙份, 請查 照 說明 : 本補助方案預計於 98 年 9 月開辦, 屆時請貴所配合辦理 正本 : 本縣各鄉鎮市公所 副本 : 本府秘書處 ( 文書科 ) 本府秘書處( 法制科 ) 本府社會處( 社會合 作科 ) 本府社會處( 社區發展科 ) 本府社會處( 福利服務科 ) 本 府社會處 ( 社會工作科 ) 本府社會處( 社會救助科 ) 縣長 社會處處長 決行 本案依分層負責規定授權主管處長決行 * 改正 主旨 : 檢送 縣政府辦理六十五歲以上未滿七十歲中低收入老人全 民健康保險自付保險費補助作業要點 1 份, 預計於 98 年 9 月開 辦, 屆時請貴所配合辦理, 請查照 31

引述語或引敘語, 依規範應置於 說明一 檔號 : 保存年限 : 司法院函 機關地址 :10048 台北市中正區重慶南路 1 段 124 號 承辦人 : 電話 :(02) - 傳真 :(02) - 電子信箱 : 郵遞區號 ( 數字依郵局規定 ) 地址 : 受文者 : 院 發文日期 : 中華民國 98 年 2 月 25 日 發文字號 : 院台大二字第 0980004725 號 速別 : 密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 函送本院大法官議決作成釋字第 655 號解釋之解釋文 解釋理由書 ; 大法官 提出之部分協同意見書, 大法官 大法官 分別提出之協同意見書及 大法官 大法官 分別提出之不同意見書各 1 份, 請查照 說明 : ㄧ 貴院為中華民國 96 年 7 月 11 日修正公布之記帳士法第 2 條第 2 項, 逾越憲法賦予立法院權限而侵犯考試權, 違反權力 分立原則 ; 且與憲法第 86 條第 2 項專門職業及技術人員執業資格, 應經考試院依法考選銓定之規定及司法院釋字第 453 號解釋相牴觸, 聲請解釋案, 業經本院大法官於 98 年 2 月 20 日第 1335 次大法官議決作成釋字第 655 號解釋之解釋, 除依法令公佈外, 資函送該號解釋文 解釋理由書及旨揭之意見書各 1 份供參 二 復貴院 97 年 5 月 8 日考臺組壹ㄧ字第 09700032161 號函 正本 : 院 32 院長

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簽 主旨 : 擬函建議銓敘部修正公務人員任用法草案第 17 條第 2 項之有關參加簡任官等訓練 增列主管或相當職主管或相當職務資格條件限制規定 1 案 說明 : 一 銓敘部為落實公務人員考績旨, 發揮績效考核之積極功能, 前擬具公務人員考績 法 ( 以下簡稱考績法 ) 修正草案, 業於 99 年 5 月 20 日立法院初審通過, 預計於 101 年 1 月 1 日起實施 本案考績法倘修正通過, 公務人員陞遷法 ( 第 11 12 條 ) 及公 務人員任用法 ( 第 17 條 ) 之部分條文亦將同步配合修正 二 查現行公務人員任用法第 17 條第 1 項規定 : 公務人員官等之晉升, 應經升官等考 試及格, 同條第 2 項規定 : 經銓敘部銓敘審定合格實授現任薦任第九職等職 務人員, 具有下列資格之一, 且其以該職等職務辦理之年終考績最近三年二年列 甲等 一年列乙等以上, 並已晉敘至薦任第九職等本俸最高級後, 再經晉升簡任 官等訓練合格者, 取得升任簡任第十職等任用資格, 不受前項規定之限, 復查旨揭之修正草案第 17 條第 1 項雖與現行相同, 惟同條第 2 項則修正為 : 經銓 敍部銓敍審定合格實授現任薦任第九職等主管或相當職務人員, 具有下列資格之 一, 且其以該職等主管或相當職務辦理之年終考績最近三年列甲等以上, 並已晉 敍至薦任第九職等本俸最高級後, 再經晉升簡任官等訓練合格者, 取得升任簡任 第十職等任用資格, 不受前項規定之限制, 茲因本院係學術研究機關, 除總辦事處有主管職務 ( 如科長 ) 之建制, 至各研究單位則無科長職務, 緃有亦 僅係館 室主任之兼職, 且本院之館 室主任係本院依權責派兼, 性質非屬銓敘 審定之主管職務, 故未必符合主管機關所認定之 主管或相當職務人員 資格條 件, 爰未來公務人員任用法修正草案第 17 條如併考績法審查通過, 除現行已取得 34

或具備簡任任用資格條件者外, 對於本院各單位之行政技術人員之陞遷影 響可謂不小, 尤其研究單位之行政技術人員如欲參加簡任官等訓練者 ( 例 如薦任編審及分析師職務 ) 影響較大, 因所 ( 處 ) 研究中心並無科長職 務之建制, 另對於總辦事處亦有影響 ( 例如薦任秘書及專員職務 ), 故凡 擔任職務列等為薦任第七職等至第九職等職務或薦任第八職等至第九職等 職務, 倘無科長職務之歷練經驗及服務滿二年以上 ( 依草案條文對照表說 明, 以下簡稱對照表 ), 則未來僅有參加簡任升官等考試及格取得簡任任 用資格一途 三 依對照表之說明, 主管機關修法之目的係考量現行升官等條件較寬鬆, 致許多符合簡任升官等條件卻尚未任主管職務人員, 亦得參加簡任升官 等訓練, 與公務人員職務逐級陞遷之概念相違且浪費訓練資源, 又參酌 考試院文官制度興革規劃方案亦建議 : 應修正任用法有關升簡任官等 之基本條件, 增設曾任薦任第九職等主管職務滿二年以上之經歷等條 件, 以陞遷歷練結合簡任升官等訓練, 提昇簡任文官人力素質, 爰將 曾任 主管職務 納為第 2 項升簡任官等條件之一 云等 復依修正草 案第 17 條第 10 項規定 : 第 2 項所稱相當薦任第九職等主管職務之範 圍, 應於施行細則中明定之, 得知 相當薦任第九職等主管職務之範 圍 未來仍會於該法細則中明定, 惟由對照表所列舉之相當職務人員, 本院研究單位如薦任編審等職務, 尚非其定義之相當職務人員 擬辦 : 本案主管機關係以行政機關逐級陞遷之概念為思維, 未能考量學術研 究機關之組織與特性, 本院研究單位較乏主管職務歷練機會, 本案如 奉核可, 擬建議主管機關銓敘部明瞭本院之組織特性與需要, 審慎研 酌, 放寬學術研究機關相當職務人員須經主管職務歷練始能參加簡任 訓練之限制, 以利本院研究業務之推動, 當否? 謹請核示 35

簽 主旨 : 有關擬建議銓敘部修正或放寬公務人員任用法 ( 草案 ) 第 17 條第 2 項規 定, 參加簡任官等訓練增列須現任薦任第九職等主管或相當職務人員 之條件限制 1 案 說明 : 一 銓敘部為落實公務人員考績意旨, 發揮績效考核之積極功能, 前擬具公 務人員考績法 ( 以下簡稱考績法 ) 修正草案, 業於 99 年 5 月 20 日立法院 初審通過, 預計於 101 年 1 月 1 日起實施 本案考績法倘修正通過, 公務 人員陞遷法 ( 第 11 12 條 ) 及公務人員任用法 ( 第 17 條 ) 之部分條文亦 將同步配合修正 二 該草案第 17 條第 1 項雖與現行條文相同 ( 即 : 公務人員官等之晉升, 應經 升官等考試及格 ), 惟同條第 2 項則修正為 : 經銓經銓敍部銓部銓敍審定合格實 授現任薦任第九職等主管或相當職務人員, 具有下列資格之一, 且其以 該職等主管或相當職務辦理之年終考績最近三終考績最近三年列年列甲等以上, 並已晉敍 至薦任第九職等本俸最高級後, 再經晉升簡任官等訓練合格者, 取得升 任簡任第十職等任用資格, 不受前項規定之限制受前項規定之限制, 茲因本院係 學術研究機關, 除總辦事處置有科長 ( 薦任第九職等 ) 外, 各研究單位 則未置有科長職務, 研究單位分析師 薦任編審薦任編審 薦任技正等職務將無薦任技正等職務將無 從以主管職務經歷參加訓練 ; 又是類人員亦非旨揭草案所定合格實授 現任現任 薦任第九職等之相當職務人員, 而無法參訓 爰未來公務人員任 用法修正草案第 17 條如併考績法審查通過, 除現行已取得或具備簡任任 36 用資格條件者不受影響外, 對本院各研究單位之行政技術人員之陞遷影 響甚大

三 依對照表之說明, 主管機關修法之目的係考量現行升官等條件較寬鬆, 致許多符合簡任升官等條件卻尚未任主管職務人員, 亦得參加簡任升官等 訓練, 與公務人員職務逐級陞遷之概念相違且相違且浪費訓費訓練資源, 又參酌考試 院文官制度興革規劃方案亦建議 : 應修正任用法有關升簡任官等之基本 條件, 增設曾任薦任第九職等主管職務滿二年以上之經以上之經歷等條件, 以陞遷 歷練結合簡任升官等訓結合簡任升官等訓練, 提昇簡任文官人力素質素質, 爰將曾任 主管職 務 納為第 2 項升簡任官等條件之一 云等 復依修正草案第 17 條第 10 項規定 : 第 2 項所稱相當薦任第九職等主管職務之範圍, 應於施行細則 中明定之, 據悉 相當薦任第九職等主管職務之範圍相當薦任第九職等主管職務之範圍 未來仍會於該法 施行細則中明定, 惟由對照表所列舉之相當職務人員, 本院研究單位分析 師 薦任編審薦任編審 薦任技正等職務薦任技正等職務, 尚非其定義之相當職務人員 擬辦 : 本案主管機關係以行政機關逐級陞遷之概念為思維, 未能考量學術研 究機關組織與職務設置之特性, 擬建議主管機關銓敘部審慎研議, 修 正或放寬公務人員任用法草案第 17 條第 2 項規定參加簡任官等訓練須現 任薦任第九職等主管或相當職務人員之條件限制, 以維本院是類人員 之權益, 當否? 謹請核示 37

函 主旨 : 有關貴部修正公務人員任用法草案第 17 條第 2 項規定參加簡任官等訓練須現任薦任第九職等主管或相當職務人員之條件限制, 建請予以再修正或放寬 1 案, 請查照惠辦 說明 : 一 貴部為落實公務人員考績意旨, 發揮績效考核之積極功能, 前擬具公務人員考績法 ( 以下簡稱考績法 ) 修正草案, 經考試院函請立法院審議 本案考績法倘修正通過, 旨揭草案第 17 條亦將同步配合修正 二 該草案第 17 條第 1 項雖與現行條文相同, 惟同條第 2 項則修正為 : 經銓敍部銓部銓敍審定合格實授現任薦任第九職等主管或相當職務人員, 具有下列資格之一, 且其以該職等主管或相當職務辦理之年終考績最近三終考績最近三年列年列甲等以上, 並已晉敍至薦任第九職等本俸最高級後, 再經晉升簡任官等訓練合格者, 取得升任簡任第十職等任用資格, 不受前項規定之限制受前項規定之限制, 茲因本院係學術研究機關, 除總辦事處置有科長 ( 薦任第九職等 ) 外, 各研究單位則未置有科長職務, 是類人員將無從以主管職務經歷參加訓練 ; 又是類人員亦非旨揭草案所定合格實授 現任現任 薦任第九職等之相當職務人員, 而無法參訓 爰未來公務人員任用法修正草案第 17 條如併考績法審查通過, 除現行已取得或具備簡任任用資格條件者不受影響外, 對本院各研究單位之行政技術人員之陞遷影響甚大 三 建請貴部審慎研酌並考量本院組織與職務設置之特性, 修正或放寬公務人員任用法草案第 17 條第 2 項規定參加簡任官等訓練須現任薦任第九職等主管或相當職務人員之條件限制, 以維本院是類人員之權益 正本 : 銓敘部 副本 : 本院人事室 38

中央研究院人事室核稿人員應行注意事項 應行注意事項 : 1. 內容 體例是否正確詳密 2. 簽稿是否相符 3. 前後案情是否連貫 4. 有關單位是否會洽 5. 所填稿件之核判層次 公文類別 密等 速別是否妥當 6. 數字 金額 名稱 標點符號及引用法規條文是否正確 7. 文詞是否順暢 用詞是否洽當 有無錯別字 8. 重要文稿之陳列, 應責成主辦人員親自遞送 責任區分 : 1. 文稿內所引用人名 地名 數字 金額 機關名稱 年 月 日文號 引錄條文等 其他相關資料內容 函稿之速別 保存年限 密等及公文之裝訂 公文夾之使用等發生錯誤, 由科長負責 2. 條文法理是否正確, 文稿是否通順, 由科長 簡任秘書負責 3. 公文時效之監督, 由簡任秘書負責 4. 整個簽函稿之方向與佈局, 由主任負責 39

結語 面對公文 接受公文 處理公文 放下公文 少林寺掃地僧在藏經閣學武林絕學 ; 勤讀文稿, 精研法令規章 態度決定高度, 即使身處基層試站在機關高度 致廣大而盡精微, 極高明而道中庸 一首詩共勉 : 公文寫得好, 長官沒煩惱 ; 公文寫得棒, 上級漸漸胖 ; 公文寫得差, 老闆買板擦 ; 公文寫得壞, 主管天天踹 以上大部分資料選自 : 張甫任 楊安城, 公文製作與習作精論, 前程出版,2010.02 40