焦 點 話 題 上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 周 勝 輝 東 吳 大 學 企 管 系 講 師 恭 喜 您 注 意 這 篇 文 章! 那 表 示 您 想 要 找 到 有 效 率 的 工 作 方 法 我 們 天 天 戰 戰 兢 兢 地 到 辦 公 室 上 班 賺 錢, 最 主 要 的 是 養 活 自 己, 還 有 讓 家 人 過 著 快 快 樂 樂 的 日 子 這 個 願 望 簡 單 嗎? 看 起 來 平 常 不 過, 可 是 實 際 上 是 很 難 過 我 們 都 知 道 每 個 人 的 時 間 都 一 樣 的, 但 是 每 個 人 追 求 人 生 的 目 的 是 不 一 樣 的 所 以, 工 作 的 目 的 不 僅 僅 是 養 家 糊 口 而 已, 還 有 您 想 要 的 人 生 目 標 時 間 管 理 就 是 個 人 管 理, 也 是 工 作 績 效 管 理 這 牽 涉 到 我 對 工 作 目 標 的 制 定 方 法 的 草 擬 與 工 具 的 使 用, 也 就 是 從 抽 象 到 具 體 的 管 理 與 執 行 步 驟 講 到 時 間 管 理 總 是 有 那 麼 一 點 點 的 弔 詭, 為 什 麼 呢? 一 因 為 管 理 xx 時, 您 可 以 對 xx 增 加 減 少 或 消 滅, 而 時 間 卻 不 行 ; 有 時 可 以 對 xx 切 割 整 合 比 較 儲 存 統 計, 甚 至 於 排 序, 時 間 也 不 行 通 通 不 行 時, 那 麼, 時 間 管 理 是 不 是 騙 人 啊? 二 有 人 反 應 : 聽 某 某 人 演 講 時 間 管 理 的 技 巧, 照 他 的 方 法 做, 卻 沒 甚 麼 效 果 ; 也 看 了 幾 本 相 關 的 書 籍, 結 果 也 沒 甚 麼 改 善 結 論 是 時 間 管 理 是 騙 人 的 我 們 要 管 理 時 間 很 難, 畢 竟 當 您 在 看 這 本 書 時, 時 間 就 悄 悄 流 走 您 有 管 理 也 好, 沒 有 管 理 也 好, 它 都 不 等 人, 一 分 一 秒 向 前 奔 跑, 無 法 回 轉 也 無 法 控 制 所 以, 時 間 管 理 的 意 義 是 在 於 您 本 身 的 管 理, 也 是 對 您 處 理 事 務 的 管 理, 也 意 味 著 您 如 何 管 理 您 自 己, 安 排 業 務 工 作 與 生 活 品 質 所 以 時 間 管 理 並 不 弔 詭, 時 間 管 理 不 是 管 理 時 間, 而 是 整 理 思 考 執 行 任 務 規 劃 未 來 認 識 這 些 點 之 後, 您 的 時 間 就 可 以 輕 鬆 愉 快 地 管 理 壹 制 定 工 作 目 標 我 們 上 班 族 位 於 公 司 組 織 裡 面, 我 們 也 常 常 看 到 公 司 的 牆 壁 上 貼 一 些 標 語, 可 能 是 一 種 政 策 一 種 使 命 一 種 目 標 之 類 我 想 公 司 是 希 望 我 們 天 天 看 這 些 標 語 能 潛 移 默 化 地 嵌 入 到 我 們 的 腦 海 裡, 讓 員 工 們 達 成 一 致 性 的 行 為 使 命 通 常 是 組 織 存 在 的 理 由, 聲 明 組 織 在 這 個 社 會 上 的 責 任 與 義 務 然 後 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 23
上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 - 周 勝 輝 / 頁 23~32 再 根 據 使 命 來 發 展 目 標, 組 織 的 目 標 就 是 使 命 的 基 礎, 並 提 供 更 多 的 細 節 而 根 據 目 標 來 發 展 策 略 與 戰 術, 接 下 來 最 基 本 的 是 一 般 的 作 業 程 序 甚 麼 是 策 略 與 戰 術 呢? 國 共 戰 爭 時, 毛 澤 東 勢 力 比 較 微 弱, 蔣 介 石 有 八 百 萬 的 將 兵, 如 果 直 接 對 戰, 當 然 毛 澤 東 會 一 敗 塗 地, 所 以, 毛 澤 東 的 策 略 是 以 鄉 村 包 圍 城 市, 製 造 勢 均 力 敵 的 態 勢, 不 怕 與 國 民 黨 鬥 爭 的 氣 勢, 但 是 他 的 戰 術 一 開 始 就 保 守 多 了, 不 要 硬 碰 硬, 以 萬 里 長 征 來 保 留 實 力, 採 取 打 帶 跑 的 戰 術, 免 得 被 一 舉 殲 滅 假 如 我 們 把 目 標 當 成 是 一 個 目 的 地, 策 略 是 一 種 計 畫, 計 畫 如 何 達 成 目 標, 所 以 要 到 達 目 的 地 需 要 一 張 地 圖, 這 就 是 策 略, 以 系 統 觀 來 看 待 這 個 目 標 至 於 戰 略 就 是 如 何 根 據 地 圖 來 到 目 的 地, 而 作 業 部 分 就 是 實 際 動 手 做 所 以 通 常 策 略 錯 誤, 戰 術 與 作 業 做 的 再 好 也 沒 用 在 此 我 們 舉 兩 個 例 子, 如 下 : 一 您 可 能 是 一 位 中 學 生, 希 望 未 來 有 份 好 工 作, 過 著 舒 適 的 生 活 1 使 命 : 享 受 舒 適 的 生 活 目 標 : 成 功 的 事 業, 優 渥 的 收 入 策 略 : 受 大 學 教 育 戰 術 : 選 擇 大 學 與 科 系, 並 決 定 如 何 籌 措 大 學 學 費 作 業 : 註 冊 買 書 選 課 研 習 二 假 如 您 是 一 位 上 班 族, 每 天 辛 辛 苦 苦 的 工 作, 您 只 希 望 您 的 子 女 能 快 快 樂 樂 的 成 長, 未 來 能 做 個 有 用 的 人 使 命 : 讓 孩 子 能 做 個 有 用 的 人 目 標 : 儲 存 孩 子 從 小 到 大 的 教 育 費 策 略 : 強 化 第 二 專 長, 然 後 兼 差 戰 術 : 上 補 習 班 或 自 修 作 業 : 網 路 搜 尋 買 書 上 課 上 圖 書 館 請 教 專 家 您 也 可 以 把 範 圍 縮 小, 以 您 目 前 的 任 務 為 主, 根 據 上 面 的 項 目 寫 下 來 吧! 您 會 有 另 外 一 番 滋 味, 原 來 自 己 慢 慢 在 規 劃 自 己 的 未 來 這 個 方 法 也 是 從 抽 象 到 具 體 的 步 驟, 越 往 具 體 越 清 楚, 也 越 能 成 功 執 行 24 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 /101 年 3 月
焦 點 話 題 貳 習 慣 影 響 時 間 管 理 的 效 率 與 持 續 性 猴 子 吃 香 蕉 被 電 的 實 驗 故 事 已 經 流 傳 很 久, 科 學 家 將 一 些 猴 子 關 在 一 個 密 閉 的 房 間 裏, 讓 實 驗 者 在 房 間 上 面 的 小 洞 放 下 一 串 香 蕉, 猴 子 看 到 之 後, 就 會 拿 來 食 用 接 下 來, 實 驗 者 用 另 外 一 種 方 式, 只 要 有 猴 子 去 拿 香 蕉 就 電 擊 他 們, 當 然 想 拿 香 蕉 的 這 群 猴 子, 就 被 電 到 吱 吱 叫, 所 以 不 敢 再 去 拿 香 蕉 吃 然 後 放 入 一 隻 新 猴 子, 抓 出 一 隻 舊 猴 子, 結 果 新 猴 子 看 到 香 蕉 當 然 要 去 拿 來 吃 看 看, 可 惜 的 是, 這 群 舊 猴 子 看 到 新 猴 子 的 動 作 時, 就 揍 它 一 頓 新 猴 子 就 不 敢 去 拿 香 蕉, 就 這 樣 一 隻 一 隻 地 交 換, 最 後 一 隻 新 猴 子 進 去, 它 當 然 也 要 去 拿 香 蕉 吃 此 時, 已 經 沒 有 舊 猴 子 了, 都 是 新 猴 子, 結 果 當 最 新 的 猴 子 去 拿 的 時 候, 這 群 新 猴 子 就 跑 去 揍 它 一 頓 如 果 被 揍 的 猴 子 會 講 話 的 話, 它 一 定 會 說 你 們 幹 嘛 動 粗 啊! 我 只 是 想 要 吃 香 蕉 而 已 我 相 信 這 群 猴 子 會 認 為 當 我 要 拿 香 蕉 的 時 候, 以 前 的 猴 子 也 是 這 樣 子 揍 我 們 這 就 是 傳 統, 傳 統 不 一 定 都 是 好 或 不 好, 您 必 須 追 究 原 因, 但 是 通 常 我 們 都 沒 有, 只 是 讓 傳 統 一 直 流 傳 下 去 在 辦 公 室 我 們 常 常 聽 前 輩 講 應 該 怎 麼 做 才 好, 在 我 們 是 菜 鳥 的 時 候, 也 會 照 著 他 們 的 教 法 去 執 行, 可 惜 的 是, 有 時 我 們 只 知 道 照 做 就 可 以 了 久 而 久 之 就 變 成 習 慣, 我 們 逃 不 出 來 了, 習 慣 就 成 為 自 然 我 們 也 就 喜 歡 在 這 個 舒 服 圈 裡, 不 想 改 變 也 不 想 改 善 因 為 舒 服 圈 太 舒 服 了, 改 變 之 後, 也 不 知 會 產 生 什 麼 效 果, 所 以 就 這 樣 持 續 下 去 同 樣 處 理 任 務 的 方 法, 同 樣 抱 怨 公 司 的 制 度, 同 樣 回 家 癱 坐 在 沙 發 上, 手 上 的 遙 控 器 不 經 意 地 按 上 下 轉 臺 鍵, 就 是 不 想 離 開 這 個 沙 發 工 作 的 傳 統 久 而 久 之 就 變 成 習 慣, 而 舒 服 圈 讓 我 們 不 想 改 變, 所 以 改 變 習 慣 確 實 是 困 難 的 一 件 事 尤 其 意 志 常 常 在 我 們 工 作 一 整 天 之 後, 消 耗 殆 盡, 更 不 想 改 變 任 何 事 情? 因 為 不 想 改 變 習 慣, 所 以 就 一 直 惡 性 循 環, 抱 怨 就 塞 滿 您 的 嘴 巴 如 果 有 一 天 您 發 現 您 必 須 改 變, 於 是 您 列 出 幾 項 改 變 清 單 : 一 三 個 月 戒 菸 完 畢 二 持 續 跑 步 3000 公 尺 三 吃 素 半 年 四 記 錄 任 何 事 情 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 25
上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 - 周 勝 輝 / 頁 23~32 五 每 天 看 電 視 不 要 超 過 1 小 時 六 上 網 不 要 超 過 2 小 時 如 果 您 列 了 這 麼 多 改 變 的 項 目 的 話, 我 想 您 注 定 失 敗, 因 為 太 多 目 標 會 模 糊 焦 點, 您 也 沒 有 那 麼 多 的 精 力 與 意 志 持 續 下 去 所 以, 改 變 習 慣 從 小 處 做 起, 而 且 一 次 一 樣, 利 用 工 具, 請 求 他 人 協 助, 然 後 就 是 堅 持 到 底 參 了 解 時 間 管 理 的 敵 人 - 干 擾 膨 脹 與 拖 延 我 們 人 的 意 識 只 有 一 個, 所 以 您 現 在 看 這 篇 文 章 時, 您 的 意 識 就 專 注 在 這 裡 但 是 潛 意 識 或 是 無 意 識 就 有 好 幾 個, 它 可 以 讓 我 們 一 心 多 用 當 我 們 在 開 車 的 時 候, 手 握 方 向 盤, 腳 踏 油 門 踏 板, 同 時 也 可 以 聽 音 樂, 也 可 以 跟 旁 邊 的 人 講 話 如 果 在 游 泳 的 時 候, 岸 邊 有 人 突 然 跟 您 講 等 一 下 游 完 之 後, 可 否 一 起 吃 個 飯? 當 然 您 也 會 回 答 可 以 啊! 我 11 點 半 就 結 束 接 下 來, 就 持 續 游 泳 如 果 我 們 沒 有 潛 意 識 存 在 的 話, 我 們 就 有 可 能 在 跟 他 人 講 話 的 同 時, 忘 了 踩 煞 車 而 發 生 危 險, 也 有 可 能 手 停 止 划 水 而 沉 下 去 溺 斃 潛 意 識 隨 時 隨 地 注 意 身 旁 的 事 物, 真 是 不 可 多 得 的 助 手 但 是 會 造 成 分 心, 想 想 看 如 果 您 看 到 這 篇 文 章 時, 看 到 水 就 有 可 能 想 到 我 的 衣 服 還 沒 洗, 就 趕 快 找 出 髒 衣 服, 打 開 洗 衣 機 ; 如 果 您 看 到 開 車 就 想 到 我 要 開 車 到 大 賣 場 採 購, 就 真 的 開 車 去 採 購 的 話, 您 主 要 的 任 務 就 有 可 能 延 遲 下 去, 因 為 您 沒 有 分 類 與 規 劃, 所 以 一 直 都 在 做 雜 事 干 擾 與 聯 想 是 分 心 的 開 始, 很 不 幸 的 是, 潛 意 識 很 注 意 這 兩 件 事 就 好 像 打 開 雷 達 一 樣, 隨 時 掃 描 身 旁 的 事 物, 看 到 異 物 就 發 出 警 告, 看 到 甚 麼 情 況 就 告 知 您 必 須 處 理 甚 麼 事 於 是 我 們 的 腦 海 裡 就 迫 使 我 們 產 生 解 決 這 些 事 情 的 欲 望 干 擾 可 分 為 內 部 干 擾 與 外 部 干 擾 內 部 干 擾 就 如 上 面 所 說 的 一 些 聯 想 產 生 分 心 的 情 況, 而 中 斷 我 們 的 工 作 進 度 ; 而 外 部 干 擾 是 受 人 為 或 環 境 的 影 響, 一 樣 會 影 響 我 們 的 工 作 進 程 不 管 如 何, 這 兩 種 干 擾 都 會 影 響 我 們 的 時 間 管 理 根 據 調 查 在 上 班 時 間 之 中, 我 們 8 分 鐘 會 受 到 一 次 干 擾, 每 次 干 擾 5 分 鐘, 所 以 每 天 有 50-60 次 干 擾, 差 不 多 有 4 小 時 的 干 擾 時 間, 最 煩 惱 的 是,80% 都 是 無 意 義 的, 也 就 是 3 小 時 浪 費 掉 了 26 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 /101 年 3 月
焦 點 話 題 所 以, 您 可 以 用 底 下 方 法 改 善 : 一 工 作 位 置 不 要 在 同 事 進 進 出 出 的 地 方 - 如 門 口 轉 角 處 之 類 二 告 知 他 人, 我 只 在 某 時 段 有 空, 才 不 會 讓 同 事 打 斷 您 的 工 作 進 程 三 在 門 前 或 桌 子 上 或 隔 板 上 掛 上 " 工 作 中 " 或 " 請 勿 打 擾 " 的 告 示 四 使 用 肢 體 語 言 中 止 談 話, 如 只 轉 頭 不 轉 身, 手 拿 筆 寫 字 或 打 電 腦 等 五 利 用 結 束 用 語, 如 我 明 天 一 早 要 交 報 告 我 要 打 電 話 給 顧 客 等 六 定 時 檢 查 email 的 訊 息, 不 要 隨 時 檢 查 七 如 非 必 要 就 關 閉 即 時 通 訊 的 軟 體 除 了 干 擾 是 時 間 管 理 最 大 的 敵 人 之 外, 還 有 一 個 重 要 因 素, 是 時 間 的 膨 脹, 也 就 是 自 以 為 時 間 很 多 我 們 可 以 稱 為 帕 金 森 定 律, 是 在 1958 年 英 國 歷 史 學 家 與 政 治 學 家 西 里 爾. 諾 斯 古 德. 帕 金 森 (Cyril Northcote Parkinson) 出 版 帕 金 森 定 律 (Parkinson's Law) 一 書 而 來 帕 金 森 認 為 有 人 一 封 信 可 以 寫 10 分 鐘, 也 有 人 可 以 寫 1 小 時, 這 要 看 看 有 多 少 時 間 而 定 所 以, 我 們 會 將 工 作 自 動 膨 脹, 如 果 時 間 實 在 太 充 裕, 他 就 會 放 慢 工 作 的 速 度, 或 者 找 一 些 無 關 痛 癢 的 任 務 來 用 掉 多 餘 的 時 間, 直 到 佔 滿 可 用 的 時 間 為 止 管 理 好 時 間 必 須 有 個 重 要 觀 念, 就 像 您 要 將 浴 缸 的 水 倒 掉 一 樣, 第 一 個 步 驟 是 關 掉 水 龍 頭, 否 則 水 會 越 倒 越 多 所 以, 減 少 問 題 的 產 生, 或 阻 擋 任 務 的 增 加 是 時 間 管 理 的 優 先 考 量 帕 金 森 定 律 是 自 我 感 覺 良 好, 因 為 您 可 能 很 多 問 題 並 未 發 現 就 怠 惰 下 來 ; 而 沒 有 關 掉 水 龍 頭 就 埋 頭 苦 幹 是 表 示 : 您 是 一 位 好 好 先 生, 接 受 所 有 的 任 務 如 果 您 能 夠 在 規 定 的 時 間 之 內, 完 成 全 部 的 任 務, 上 司 就 會 對 您 另 眼 看 待 ; 如 果 沒 有 的 話, 您 就 會 墜 入 地 獄 之 中 從 而 產 生 可 怕 的 拖 延 狀 況 拖 延 一 樣 會 對 工 作 產 生 很 大 的 殺 傷 力, 我 們 可 以 歸 納 為 以 下 的 狀 況 : ( 一 ) 不 知 如 何 向 同 事 說 不, 如 不 知 節 制 地 接 下 所 有 的 任 務 ( 二 ) 自 以 為 時 間 充 足, 如 帕 金 森 定 律 ( 三 ) 上 司 強 迫 的 工 作, 不 懂 得 如 何 說 明 工 作 狀 況 ( 四 ) 害 怕 犯 錯 與 批 判, 所 以, 以 拖 字 訣 應 付 ( 五 ) 追 求 完 美 而 產 生 壓 力, 每 天 心 神 不 寧, 任 務 因 為 小 事 而 一 拖 再 拖 拖 延 並 不 能 解 決 問 題, 所 以 我 們 必 須 克 服 拖 延 的 習 慣, 進 行 下 面 的 步 驟, 將 可 以 適 當 解 決 拖 延 問 題 : 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 27
上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 - 周 勝 輝 / 頁 23~32 1. 適 時 告 知 同 事 與 主 管 您 目 前 的 任 務 狀 況 與 進 度 2. 整 理 任 務, 由 重 要 的 事 情 開 始 3. 一 旦 開 始, 不 要 停 止 4. 訂 出 一 段 特 定 的 時 間 工 作 5. 不 可 找 藉 口 6. 設 定 截 止 期 限 肆 使 用 適 當 的 時 間 管 理 工 具 二 十 世 紀 初 有 一 位 俄 國 的 心 理 學 家 巴 夫 洛 夫 (Ivan Pavlov), 他 有 一 個 偉 大 的 發 現 - 制 約 反 應, 也 就 是 學 習 理 論 中 的 古 典 制 約 理 論 他 曾 經 做 一 個 實 驗, 他 讓 一 隻 狗 兒 看 到 食 物, 狗 兒 就 會 流 出 口 水 來 因 為 食 物 是 自 然 的 刺 激, 也 就 是 非 制 約 的 刺 激, 流 口 水 是 自 然 反 應, 也 就 是 非 制 約 反 應 接 著 在 狗 兒 的 旁 邊 搖 鈴, 這 隻 狗 兒 並 沒 有 流 口 水 的 現 象 然 後, 他 以 食 物 和 鈴 聲 一 起 出 現, 每 次 搖 鈴 時, 食 物 就 會 出 現 同 樣 的, 狗 兒 都 會 流 口 水, 最 後, 只 出 現 鈴 聲, 狗 兒 聽 到 鈴 聲 還 是 會 流 出 口 水, 這 時 候 狗 兒 是 經 由 鈴 聲 的 刺 激 而 流 出 口 水, 也 就 是 制 約 刺 激, 是 非 自 然 的 刺 激 行 為 狗 兒 所 產 生 的 這 種 反 應 就 叫 制 約 反 應 這 是 動 物 對 食 物 的 自 然 反 應, 也 是 對 鈴 聲 的 制 約 反 應, 轉 移 到 人 類 也 是 有 同 樣 的 心 理 和 生 理 的 感 受 當 有 些 人 喝 著 某 種 咖 啡 時, 是 不 是 有 一 種 心 曠 神 怡 怡 然 自 得 的 感 覺 ; 當 有 些 人 喝 著 某 種 提 神 飲 料 時, 會 不 會 覺 得 精 神 百 倍 精 力 充 沛, 體 力 永 遠 也 用 不 完 ; 當 小 朋 友 吵 著 要 去 某 家 速 食 店 的 時 候, 是 否 已 經 被 愉 快 氣 氛 所 感 染 我 們 都 被 制 約 了, 產 品 意 念 透 過 廣 告 的 播 放 制 約 我 們 的 行 為, 當 我 們 心 情 沮 喪 的 時 候, 就 想 喝 杯 咖 啡, 當 我 們 力 不 從 心 的 時 候, 就 想 趕 快 去 買 瓶 提 神 飲 料 補 充 體 力 這 些 食 品 的 廣 告 透 過 制 約 的 操 作, 讓 我 們 自 然 而 然 地 將 我 們 的 感 受 與 這 個 食 品 連 接 一 起 廣 告 影 片 內 容 成 為 一 種 工 具, 工 具 做 為 媒 介 來 達 成 某 種 目 標 時 間 管 理 也 是, 我 們 由 抽 象 的 目 標 到 具 體 的 操 作 實 踐 就 必 須 要 用 具 體 的 工 具 規 劃 與 記 錄 的 工 具 非 常 多, 包 含 紙 類 的 筆 記 本 便 利 貼 萬 用 手 冊 或 者 電 子 式 的 PDA 手 機 電 腦 網 路 等 等 沒 有 一 個 是 最 好 的, 各 有 其 優 缺 點, 所 以, 您 應 該 選 擇 一 個 適 合 您 的 簡 單 工 具 有 人 說 我 們 的 記 憶 大 都 不 是 很 好, 筆 者 認 為 並 非 記 憶 不 好, 而 是 有 些 記 28 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 /101 年 3 月
焦 點 話 題 憶 藏 在 深 處, 一 時 不 知 跑 去 哪 就 如 將 某 項 小 物 品 放 在 大 倉 庫 裡, 等 到 需 要 它 時, 卻 忘 了 它 身 在 何 處 如 果 我 們 有 一 張 物 品 放 置 圖, 每 樣 入 庫 的 物 品 都 會 登 錄 進 去, 我 們 就 可 以 根 據 這 張 圖 與 庫 存 表 找 到 這 項 小 物 品 所 以 我 們 缺 少 一 項 連 接 的 工 具, 有 這 項 工 具, 我 們 就 可 以 輕 易 地 想 起 此 時 利 用 工 具 將 這 項 資 訊 記 起 來, 就 是 很 好 的 時 間 管 理 的 開 始 資 訊 充 滿 我 們 的 工 作 環 境, 雖 然 我 們 有 許 多 事 情 要 做, 但 是, 也 有 許 許 多 多 的 訊 息 來 到 我 們 身 邊 這 些 訊 息 包 含 簡 報 會 議 記 錄 電 話 留 言 便 利 貼 電 腦 報 表 筆 記 信 函 出 版 品 電 腦 資 料 通 知 簽 呈 企 業 規 範 等 等 所 以, 常 常 看 到 我 們 的 桌 上 堆 滿 這 些 資 料, 要 用 的 時 候 就 拚 命 搜 尋, 事 情 就 會 延 宕 下 來 這 些 訊 息 只 要 透 過 整 理 與 分 類 並 找 個 空 間 大 都 能 處 理 完 畢 除 了 外 在 的 訊 息 之 外, 還 有 我 們 自 己 產 生 的 概 念 或 雜 事 之 類, 通 常 我 們 會 利 用 筆 記 本 便 利 貼 白 紙 或 者 電 子 式 工 具 記 錄 下 來, 以 便 將 來 能 執 行 這 些 條 列 式 的 清 單 當 然, 記 錄 下 來 的 事 情 最 好 能 整 理, 將 類 似 的 事 情 歸 類 一 起, 長 時 間 與 短 時 間 的 任 務 要 有 區 別, 這 樣 才 會 有 效 率 收 集 概 念 是 很 重 要 的 事 情, 以 前 我 在 辦 公 室 時, 我 都 用 廢 棄 的 白 紙 背 面, 裁 切 成 八 等 份 來 記 錄, 或 者 直 接 寫 在 桌 曆 上 外 出 就 帶 筆 記 本, 但 是 有 點 大, 所 以 攜 帶 有 點 不 方 便 有 次 我 到 朋 友 的 辦 公 室, 剛 好 聊 到 時 間 管 理 的 議 題, 他 說 他 們 公 司 有 一 種 筆 記 本 很 好 用, 我 拿 來 試 用 一 下, 真 的 不 錯, 滿 適 合 攜 帶 與 記 錄 當 然, 您 也 可 以 動 手 自 己 製 作 一 本 類 似 的 小 筆 記 本 筆 記 本 的 紙 張 有 三 種 顏 色, 我 將 它 定 義 為 : 白 色 : 我 要 做 的 事 藍 色 : 我 交 代 給 人 的 事 紅 色 : 主 管 交 代 的 事 您 可 以 根 據 您 使 用 的 需 要, 以 時 間 分 重 要 程 度 分 任 務 分 都 可 以 此 筆 記 本 紙 張 還 有 一 項 重 要 的 功 能, 是 每 張 分 成 四 等 份, 每 一 等 份 都 可 以 撕 下 來, 這 樣 可 以 減 少 紙 張 的 浪 費, 也 方 便 整 理 歸 納 非 常 適 合 任 務 管 理, 跟 一 般 的 筆 記 本 不 同 我 將 它 可 以 用 的 功 能 敘 述 如 下 : 一 整 張 概 念 表 達 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 29
上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 - 周 勝 輝 / 頁 23~32 此 筆 記 本 為 長 方 形, 適 合 手 握 與 書 寫, 所 以 我 們 可 以 左 手 握 住 筆 記 本, 將 概 念 寫 在 紙 上 ( 如 圖 1) 二 一 等 份 的 概 念 填 寫 紙 張 已 裁 好 四 等 份, 我 們 可 以 將 雜 事 記 錄 下 來, 並 可 撕 下 來 做 分 類 或 分 派, 在 適 當 的 時 間 與 地 點 執 行 已 完 成 就 可 以 將 此 任 務 丟 棄 ( 如 圖 2) 三 使 用 曼 陀 羅 方 法 曼 陀 羅 是 一 種 九 宮 格 思 考 法, 中 心 格 填 入 主 題 或 問 題 點, 其 它 八 格 填 入 跟 中 心 主 題 相 關 的 想 法 ( 如 圖 3) 四 矩 陣 法 分 析 很 多 管 理 手 段 是 用 矩 陣 的 四 格 表 示 法, 清 楚 明 瞭 是 它 的 特 點, 所 以, 我 們 可 以 容 易 表 達, 而 讀 者 也 能 很 快 進 入 狀 況 ( 如 圖 4) 圖 1: 整 張 概 念 圖 例 圖 2: 一 等 份 圖 例 圖 3: 曼 陀 羅 方 法 圖 例 圖 4: 矩 陣 法 圖 例 五 金 字 塔 法 應 用 此 法 是 以 一 個 主 題 標 示 在 上, 並 向 下 延 伸 論 點, 論 點 必 須 符 合 邏 輯 思 考 與 MECE 的 概 念 2 ( 如 圖 5) 六 繪 製 邏 輯 樹 類 似 金 字 塔 法, 它 是 以 橫 向 作 為 表 達 方 式, 透 過 議 題 的 確 定, 向 右 發 展 論 點 ( 如 圖 6) 30 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 /101 年 3 月
焦 點 話 題 圖 5: 邏 輯 樹 圖 例 1 圖 6: 邏 輯 樹 圖 例 2 我 們 每 天 的 任 務 太 多 了, 所 以 必 須 先 整 理 這 些 任 務 與 收 集 這 些 概 念, 再 來 就 是 彙 整 與 執 行 我 們 可 以 將 收 集 來 的 概 念 或 任 務 分 成 : ( 一 ) 馬 上 動 手 處 理 : 簡 單 的 任 務, 在 短 時 間 可 以 處 理 例 如 : 電 話 通 知 協 調 出 貨 ( 二 ) 瑣 碎 問 題 : 短 時 間 無 法 解 決, 必 須 挪 出 一 段 時 間 專 門 處 理 例 如 : 整 理 文 件 ( 三 ) 規 劃 問 題 : 需 要 長 時 間 思 考 與 作 業 的 問 題 例 如 : 年 度 銷 售 計 畫 拓 展 新 店 計 畫 行 銷 企 劃 ( 四 ) 訊 息 通 知 : 只 是 一 種 通 告 並 不 需 要 行 動, 這 種 通 告 不 是 存 檔 就 是 丟 入 垃 圾 桶 的 選 擇 任 務 來 了 必 須 思 考 馬 上 動 手 做, 拖 越 久 越 不 利, 後 面 的 任 務 會 一 直 來 當 然 記 下 所 有 事 情 是 怕 有 所 遺 漏, 而 以 後 會 一 直 想 起 此 事 所 以, 我 們 可 以 利 用 上 面 的 筆 記 本 ( 當 然 您 也 可 以 根 據 需 求 找 出 適 當 的 筆 記 本 ) 所 述, 將 重 要 概 念 記 錄 下 來, 方 便 分 類 與 執 行, 進 而 增 加 我 們 處 理 任 務 的 效 率 伍 結 語 最 後 我 再 簡 述 一 下 內 容, 時 間 管 理 概 念 與 工 具 要 追 求 簡 單, 不 然 您 會 無 法 持 續, 所 以 : 一 您 要 知 道 您 的 目 標, 不 管 是 工 作 目 標 還 是 人 生 目 標 二 您 要 培 養 您 的 習 慣, 從 小 與 從 少 開 始, 否 則 您 沒 辦 法 堅 持 下 去 三 您 要 認 知 如 何 解 決 干 擾 膨 脹 與 拖 延 的 問 題 四 您 要 找 到 適 當 與 簡 單 的 時 間 管 理 工 具, 紙 本 式 或 電 子 式 的 都 可 以 五 您 要 從 記 錄 開 始 做 您 的 時 間 管 理 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 31
上 班 族 的 時 間 管 理 秘 訣 - 周 勝 輝 / 頁 23~32 註 釋 : 1. 史 蒂 文 生 (Willian J.Stevenson) 著 ; 何 應 欽 編 譯 (2007) 作 業 管 理 臺 北 : 麥 格 爾 希 爾 出 版 2. MECE(Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive) 是 麥 肯 錫 提 出 的 方 法 論, 可 以 讓 我 們 所 提 出 的 論 點 彼 此 獨 立, 絕 無 遺 漏 3. 此 文 有 部 分 內 容 節 錄 筆 者 所 著 的 數 位 時 間 管 理 達 人 與 業 務 人 的 5 功 秘 笈, 碁 峰 公 司 出 版 32 臺 北 市 終 身 學 習 網 通 訊 56 期 /101 年 3 月