基 隆 市 公 共 汽 車 管 理 處 內 部 控 制 制 度 ( 第 一 版 ) 中 華 民 國 104 年 9 月 編 印
修 訂 紀 錄 版 本 修 訂 日 期 修 訂 類 別 修 訂 摘 要 ( 次 ) 修 訂 單 位 增 訂 作 業 項 目 刪 除 作 業 項 目 修 正 控 制 重 點 其 他 修 訂 1.0 104.09.02 本 處 內 部 控 制 制 度 初 版
目 次 壹 整 體 層 級 目 標 及 機 關 組 織 職 掌 -----------------------------------1 一 整 體 層 級 目 標 -----------------------------------1 二 機 關 組 織 職 掌 -----------------------------------1 貳 作 業 層 級 目 標 及 機 關 組 織 圖 -----------------------------------1 一 作 業 層 級 目 標 -----------------------------------1 二 機 關 組 織 圖 及 職 掌 -----------------------------------2 參 機 關 分 層 負 責 明 細 表 -----------------------------------2 肆 風 險 評 估 -----------------------------------3 一 風 險 辨 識 -----------------------------------3 二 風 險 分 析 -----------------------------------3 三 風 險 評 量 ---------------------------------4-5 伍 控 制 作 業 ---------------------------------5-6 陸 資 訊 與 溝 通 ---------------------------------6-7 柒 監 督 -----------------------------------7 捌 自 行 檢 查 之 表 件 格 式 -----------------------------------7 一 整 體 層 級 自 行 評 估 表 -----------------------------------8 二 作 業 層 級 自 行 評 估 表 -----------------------------------8 附 件
壹 整 體 層 級 目 標 及 機 關 組 織 職 掌 一 整 體 層 級 目 標 基 隆 市 公 共 汽 車 管 理 處 ( 以 下 簡 稱 本 處 ), 係 市 屬 交 通 事 業 單 位, 以 發 展 大 眾 運 輸 便 利 市 民 交 通 為 主 要 任 務 其 施 政 之 願 景 在 提 昇 本 處 服 務 品 質, 配 合 市 府 服 務 行 銷, 持 續 推 動 民 眾 滿 意 的 行 車 服 務, 提 供 友 善 的 網 路 服 務 創 新 服 務, 塑 造 專 業 便 捷 的 公 共 交 通 服 務 形 象 之 達 成 為 實 現 上 述 願 景, 本 處 設 計 內 部 控 制 制 度 之 整 體 發 展 目 標 如 下 : ( 一 ) 提 升 服 務 品 質, 深 化 服 務 績 效 ( 二 ) 便 捷 服 務 程 序, 確 保 流 程 透 明 ( 三 ) 探 查 民 意 趨 勢, 建 立 顧 客 關 係 ( 四 ) 豐 富 服 務 資 訊, 促 進 網 路 溝 通 ( 五 ) 創 新 服 務 方 式, 整 合 服 務 資 源 二 機 關 組 織 職 掌 為 貫 徹 上 項 施 政 任 務, 本 處 組 織 置 處 長 一 人, 承 市 長 之 命, 綜 理 處 務, 並 指 揮 監 督 所 有 員 工 ; 置 副 處 長 一 人, 襄 理 處 務 處 內 設 置 行 政 室 營 運 室 勞 安 室 人 事 室 政 風 室 會 計 室 五 室 及 機 料 課 修 理 廠 另 為 車 輛 調 度 設 有 總 站 及 12 分 站 其 組 織 分 工 情 形 及 職 掌 分 別 如 述 於 下 節 貳 作 業 層 級 目 標 及 機 關 組 織 圖 一 作 業 層 級 目 標 ( 一 ) 提 供 民 眾 良 好 優 質 便 利 舒 適 的 洽 公 環 境 ( 二 ) 提 供 民 眾 專 業 親 切 的 服 務, 建 立 優 質 形 象 ( 三 ) 候 車 站 牌 設 計 結 合 本 市 特 色, 達 到 推 廣 及 行 銷 城 市 之 目 的 ; 另 與 本 地 客 運 業 者 整 合, 以 共 桿 共 面 等 方 式, 達 到 公 共 設 施 減 量, 便 利 民 眾 搭 乘 服 務 ( 四 ) 適 時 調 整 行 車 班 次 路 線, 提 升 公 車 服 務 品 質 ( 五 ) 賡 續 辦 理 公 車 汰 舊 換 新 車 身 整 修 作 業 強 化 安 全 駕 駛 教 育 訓 練, 提 供 市 民 舒 適 安 全 的 公 共 運 輸 服 務 ( 六 ) 積 極 推 展 服 務 作 為, 爭 取 民 眾 之 認 同 與 肯 定 ( 七 ) 賡 續 辦 理 多 卡 通 電 子 票 證 系 統 及 智 慧 公 車 系 統, 提 供 民 眾 多 元 管 道 查 詢 服 務, 便 利 民 眾 搭 乘 及 轉 乘 資 訊 1
二 機 關 組 織 圖 及 職 掌 ( 一 ) 組 織 圖 ( 二 ) 職 掌 1. 營 運 室 : 掌 理 有 關 行 車 人 員 及 車 輛 管 理 調 配 站 務 督 導 營 運 業 務 規 劃 票 證 管 理 發 售 營 收 及 績 效 計 核 行 車 人 員 考 核 調 查 等 事 項 2. 機 料 課 : 掌 理 車 輛 購 置 檢 驗 登 記 器 材 及 油 料 標 購 等 事 項 3. 行 政 室 : 掌 理 文 書 庶 務 出 納 研 考 防 護 財 產 公 務 保 管 與 其 他 不 屬 於 各 單 位 之 事 項 4. 勞 安 室 : 掌 理 有 關 職 業 災 害 防 止 規 劃 勞 工 安 全 衛 生 管 理 行 車 人 員 考 核 調 查 肇 事 及 保 險 處 理 等 事 項 5. 人 事 室 : 掌 理 人 事 管 理 事 項 6. 政 風 室 : 掌 理 政 風 業 務 7. 會 計 室 : 掌 理 會 計 歲 計 及 統 計 事 項 8. 修 理 廠 : 掌 理 車 輛 保 養 修 理 事 項 參 機 關 分 層 負 責 明 細 表 請 參 閱 本 處 分 層 負 責 明 細 表 2
肆 風 險 評 估 一 風 險 辨 識 依 據 本 處 業 務 特 性, 考 量 欲 達 成 之 整 體 層 級 目 標 及 作 業 層 級 目 標, 參 考 風 險 管 理 及 危 機 處 理 作 業 手 冊 中 所 列 之 風 險 來 源, 及 施 政 計 畫 監 察 院 糾 正 ( 舉 ) 彈 劾 案 基 隆 市 審 計 室 建 議 及 輿 情 反 應 等 風 險 來 源, 進 行 辨 識 風 險 項 目 二 風 險 分 析 風 險 辨 識 後, 本 處 參 採 風 險 管 理 及 危 機 處 理 作 業 手 冊 中 之 風 險 評 估 工 具, 並 考 量 業 務 特 性, 訂 定 適 用 於 本 處 之 影 響 之 敘 述 分 類 表 ( 如 表 1) 及 機 率 之 敘 述 分 類 表 ( 如 表 2), 作 為 各 課 室 衡 量 風 險 影 響 程 度 及 發 生 機 率 之 參 考 標 準 並 據 以 計 算 風 險 值 風 險 值 之 計 算 方 式 為 影 響 程 度 及 發 生 機 率 之 乘 積 ( 風 險 值 = 影 響 程 度 * 發 生 機 率 ) 表 1 影 響 程 度 之 敘 述 分 類 表 等 級 3 影 響 程 度 非 常 嚴 重 2 嚴 重 1 輕 微 影 響 本 處 形 象 國 際 新 聞 媒 體 報 導 負 面 新 聞 臺 灣 新 聞 媒 體 報 導 負 面 新 聞 區 域 新 聞 媒 體 報 導 負 面 新 聞 目 標 達 成 成 本 財 物 損 失 民 眾 抗 爭 經 費 / 時 間 大 量 增 加 經 費 / 時 間 中 度 增 加 經 費 / 時 間 輕 微 增 加 大 於 一 千 萬 元 以 上 一 千 萬 ( 含 ) 以 下 至 一 百 萬 元 以 上 一 百 萬 元 以 下 大 規 模 遊 行 抗 爭 至 市 府 或 本 處 抗 爭 多 位 民 眾 電 話 抱 怨 人 員 傷 亡 法 律 / 機 關 處 分 人 員 死 亡 人 員 重 傷 人 員 輕 傷 依 法 懲 處 限 期 改 善 書 面 說 明 或 口 頭 回 應 表 2 機 率 之 敘 述 分 類 表 等 級 發 生 機 率 分 類 發 生 機 率 百 分 比 詳 細 描 述 3 幾 乎 確 定 2 可 能 1 幾 乎 不 可 能 61-100% 41-60% 0-40% 在 大 部 分 的 情 況 下 會 發 生 有 些 情 況 下 會 發 生 只 會 在 特 殊 的 情 況 下 發 生 3
三 風 險 評 量 經 風 險 分 析 結 果, 考 量 人 力 資 源 組 織 環 境 等 因 素 及 本 處 業 務 特 性 與 重 要 性 原 則, 由 本 處 內 部 控 制 專 案 小 組 召 開 會 議 研 商 後, 決 議 將 本 處 共 通 性 作 業 項 目 19 項, 個 別 性 作 業 項 目 8 項 共 27 項 ( 如 表 3), 列 入 本 處 內 部 控 制 制 度 風 險 圖 象 如 圖 1 所 示 表 3: 本 處 風 險 項 目 彙 總 表 項 次 單 位 風 險 代 號 風 險 名 稱 1 行 政 室 AE01 自 行 收 納 收 款 作 業 2 行 政 室 AE02 零 用 金 作 業 3 行 政 室 AE03 票 據 有 價 證 券 與 其 他 保 管 品 之 收 付 及 管 理 作 業 4 行 政 室 BE01 財 產 盤 點 作 業 5 行 政 室 BE02 市 有 被 占 用 不 動 產 之 管 控 及 處 理 作 業 6 行 政 室 GE01 行 政 管 考 作 業 7 行 政 室 KE01 資 訊 安 全 業 務 8 政 風 室 CH01 高 風 險 業 務 稽 核 9 政 風 室 CH02 公 職 人 員 財 產 申 報 作 業 10 政 風 室 CH03 公 務 員 倫 理 事 件 11 政 風 室 CH04 預 警 作 為 12 政 風 室 CH05 再 防 貪 機 制 13 政 風 室 CH06 危 安 狀 況 通 報 及 處 理 作 業 14 會 計 室 DG01 業 務 計 畫 及 預 算 之 編 製 作 業 15 會 計 室 ` DG02 分 期 實 施 計 畫 及 收 支 估 計 表 之 編 造 作 業 16 會 計 室 DG03 出 納 事 務 查 核 作 業 17 會 計 室 DG04 公 務 統 計 資 料 編 布 作 業 18 會 計 室 DG05 機 關 懸 帳 清 理 作 業 19 人 事 室 EF01 試 用 期 滿 送 審 作 業 20 營 運 室 LA01 客 運 收 入 繳 存 作 業 21 營 運 室 LA02 受 理 民 眾 申 訴 案 件 22 勞 安 室 LD01 交 通 事 故 處 理 作 業 23 機 料 課 LB01 車 輛 維 修 物 料 之 採 購 作 業 24 機 料 課 LB02 車 輛 維 修 物 料 之 領 用 及 管 理 作 業 25 修 理 廠 LC01 車 輛 保 養 26 修 理 廠 LC02 車 輛 整 修 27 修 理 廠 LC03 車 輛 救 濟 註 : 風 險 代 號 係 以 本 處 共 通 ( 個 別 ) 性 作 業 代 號 + 內 部 單 位 代 號 + 流 水 號 編 列 4
圖 1: 本 處 風 險 圖 象 風 險 等 級 分 布 圖 影 響 程 度 風 險 分 布 非 常 嚴 重 (3) 嚴 重 (2) DG01 DG03 DG04 DG05 EF01 LA01 LC01 AE01 AE02 AE03 BE01 BE02 GE01 KE01 CH01 CH02 輕 微 (1) CH03 CH04 CH05 CH06 DG02 LA02 LD01 LB01 LB02 LC02 LC03 幾 乎 不 可 能 (1) 可 能 (2) 幾 乎 確 定 (3) 發 生 機 率 註 : 本 圖 係 填 入 各 課 室 風 險 評 估 後 風 險 項 目 代 號 伍 控 制 作 業 本 處 依 據 風 險 評 估 結 果, 並 衡 量 業 務 之 重 要 性, 選 定 下 列 內 部 控 制 相 關 業 務 項 目, 其 共 通 性 業 務 計 19 項, 個 別 性 業 務 計 8 項, 合 計 27 項, 並 將 各 作 業 之 控 制 重 點 併 入 作 業 流 程 中 設 計, 簡 要 說 明 如 次, 完 整 內 容 可 參 閱 本 制 度 之 附 件 一 營 運 室 個 別 性 業 務 : ( 一 ) LA01 客 運 收 入 繳 存 作 業 ( 二 ) LA02 受 理 民 眾 申 訴 案 件 二 機 料 課 個 別 性 業 務 : ( 一 ) LB01 車 輛 維 修 物 料 之 採 購 作 業 ( 二 ) LB02 車 輛 維 修 物 料 領 用 及 管 理 作 業 三 修 理 廠 個 別 性 業 務 : ( 一 ) LC01 車 輛 保 養 ( 二 ) LC02 車 輛 整 修 ( 三 ) LC03 車 輛 救 濟 四 勞 安 室 個 別 性 業 務 : ( 一 ) LD01 交 通 事 故 處 理 作 業 五 行 政 室 共 通 性 業 務 : ( 一 ) AE01- 自 行 收 納 收 款 作 業 ( 二 ) AE02- 零 用 金 作 業 5
( 三 ) AE03- 票 據 有 價 證 券 與 其 他 保 管 品 之 收 付 及 管 理 作 業 ( 四 ) BE01- 財 產 盤 點 作 業 ( 五 ) BE02- 市 有 被 占 用 不 動 產 之 管 控 及 處 理 作 業 ( 六 ) GE01- 行 政 管 考 作 業 ( 七 ) KE01- 資 訊 安 全 業 務 六 人 事 室 共 通 性 業 務 : ( 一 ) EF01- 試 用 期 滿 送 審 作 業 七 會 計 室 共 通 性 業 務 : ( 一 ) DG01- 業 務 計 畫 及 預 算 之 編 製 作 業 ( 二 ) DG02- 分 期 實 施 計 畫 及 收 支 估 計 表 之 編 造 作 業 ( 三 ) DG03- 出 納 事 務 查 核 作 業 ( 四 ) DG04- 公 務 統 計 資 料 編 布 作 業 ( 五 ) DG05- 機 關 懸 帳 清 理 作 業 八 政 風 室 共 通 性 業 務 : ( 一 ) CH01- 高 風 險 業 務 稽 核 ( 二 ) CH02- 公 職 人 員 財 產 申 報 作 業 ( 三 ) CH03- 公 務 員 倫 理 事 件 ( 四 ) CH04- 預 警 作 為 ( 五 ) CH05- 再 防 貪 機 制 ( 六 ) CH06- 危 安 狀 況 通 報 及 處 理 作 業 陸 資 訊 與 溝 通 為 適 時 有 效 編 製 或 蒐 集 資 訊, 以 向 相 關 同 仁 溝 通, 使 其 確 實 履 行 職 責 或 瞭 解 責 任 履 行 情 形, 並 作 為 其 決 策 及 監 督 參 考, 本 處 乃 採 取 以 下 溝 通 方 式 及 內 容 : 一 溝 通 方 式 ( 一 ) 內 部 溝 通 : 運 用 內 部 資 訊 網 平 台 各 項 會 報 ( 議 ) 自 行 評 估 作 業 內 部 稽 核 工 作 及 教 育 訓 練 等 方 式, 主 動 且 及 時 告 知 本 處 全 體 同 仁 其 於 內 部 控 制 中 所 扮 演 角 色 及 責 任, 落 實 內 部 控 制 制 度 遵 循 法 令 機 制, 並 建 立 異 常 情 事 通 報 管 道, 促 使 機 關 上 下 或 跨 單 位 資 訊 能 充 分 傳 達 ( 二 ) 外 部 溝 通 : 依 法 對 外 部 人 士 ( 如 民 意 機 構 主 管 機 關 民 眾 及 媒 體 等 ) 公 開 或 提 供 資 訊, 並 對 外 界 提 出 之 意 見 及 時 處 理 與 追 蹤 二 溝 通 內 容 將 本 處 內 部 控 制 ( 含 內 部 稽 核 ) 相 關 資 訊 以 紙 本 電 子 或 其 他 方 式 儲 存 管 理 與 傳 達, 俾 利 連 貫 及 支 援 四 項 組 成 要 點 包 括 : ( 一 ) 控 制 環 境 : 經 由 本 處 全 體 同 仁 宣 達 組 織 職 掌 及 整 體 層 級 策 略 目 標 等, 營 造 控 制 6
環 境 ( 二 ) 風 險 評 估 : 在 進 行 風 險 評 估 時, 將 內 部 控 制 制 度 之 品 質 納 入 考 量 因 素 ( 三 ) 控 制 作 業 : 以 書 面 訂 定 各 項 業 務 之 控 制 作 業, 使 本 處 全 體 同 仁 可 瞭 解 易 遵 循, 並 掌 握 控 制 重 點 ( 四 ) 監 督 : 依 各 項 文 件 檢 視 內 部 控 制 制 度 是 否 存 在 及 持 續 運 作, 並 依 自 行 評 估 與 內 部 稽 核 之 成 果 建 議 及 後 續 改 善 紀 錄 等 追 蹤 辦 理 情 形 柒 監 督 為 落 實 本 處 各 項 業 務 控 制 重 點 之 管 控, 並 降 低 風 險 以 達 成 目 標, 本 處 乃 採 取 以 下 監 督 機 制 : 一 例 行 監 督 : 由 本 處 內 部 各 單 位 主 管 例 行 督 導 各 項 業 務 二 自 行 評 估 : 每 年 藉 由 內 部 各 單 位 自 行 評 估 一 次 內 部 控 制 制 度 設 計 及 執 行 之 有 效 性, 其 中 整 體 層 級 自 行 評 估 表 由 內 部 控 制 專 案 小 組 辦 理 評 估, 評 估 結 果 應 簽 報 內 部 控 制 專 案 小 組 召 集 人 簽 名, 作 業 層 級 自 行 評 估 表 則 由 該 作 業 項 目 業 務 主 管 單 位 評 估, 評 估 結 果 由 單 位 主 管 簽 名 後 簽 呈 機 關 首 長 三 內 部 稽 核 : 本 處 由 內 部 控 制 專 案 小 組 辦 理 內 部 稽 核 工 作, 每 年 至 少 辦 理 一 次 內 部 稽 核 內 部 稽 核 工 作 包 括 : 擬 定 稽 核 計 畫 蒐 集 稽 核 佐 證 資 料 及 製 作 稽 核 紀 錄 等 事 項 ( 詳 詳 作 業 參 考 政 府 內 部 稽 核 應 行 注 意 事 項 辦 理 ); 另 本 處 人 事 室 政 風 室 會 計 室 及 行 政 室 已 依 相 關 法 令 規 定 辦 理 稽 核 或 評 估 者, 得 不 重 複 納 入 稽 核 計 畫 原 則 應 於 稽 核 工 作 完 成 後 二 個 月 內, 就 稽 核 發 現 之 優 缺 點 及 改 善 建 議 作 成 內 部 稽 核 報 告, 簽 報 機 關 首 長 核 定 後 送 各 相 關 單 位 參 考 捌 自 行 評 估 之 表 件 格 式 為 評 估 本 處 整 體 內 部 控 制 制 度 設 計 及 執 行 之 有 效 性, 故 將 內 部 控 制 之 組 成 五 項 要 素 納 入 機 關 整 體 層 級 自 行 評 估 表 中, 其 中 控 制 作 業 一 項, 並 納 入 作 業 層 級 自 行 評 估 表 中 進 行 評 估, 以 利 檢 視 實 際 作 業 是 否 依 程 序 執 行 及 有 無 疏 漏 重 要 環 節 每 年 至 少 自 行 評 估 一 次, 遇 有 特 殊 情 形, 得 隨 時 辦 理 如 業 務 性 質 有 按 月 或 按 季 辦 理 之 需 要 者, 各 單 位 得 自 行 訂 定 評 估 次 數 7
一 整 體 層 級 自 行 評 估 表 基 隆 市 公 共 汽 車 管 理 處 內 部 控 制 制 度 整 體 層 級 自 行 評 估 表 年 度 自 行 評 估 單 位 : 檢 查 日 期 : 年 月 日 組 成 要 素 評 估 重 點 符 合 自 行 評 估 情 形 未 符 合 不 適 用 評 估 情 形 說 明 一 控 制 環 境 二 風 險 評 估 三 控 制 作 業 四 資 訊 與 溝 通 五 監 督 結 論 / 需 採 行 之 改 善 措 施 : 填 表 人 : 複 核 : 內 控 召 集 人 : 註 : 自 行 檢 查 情 形 除 勾 選 外, 有 未 符 合 者 必 須 於 說 明 欄 內 詳 細 記 載 檢 查 情 形 二 作 業 層 級 自 行 評 估 表 本 處 各 項 內 部 控 制 制 度 作 業 層 級 自 行 評 估 表 請 參 閱 本 制 度 之 附 件 8
附 件 本 處 之 作 業 流 程 包 含 內 部 各 單 位 之 業 務, 所 設 計 之 控 制 作 業 皆 併 入 作 業 流 程 中 設 計, 各 項 作 業 明 細 如 下 : 一 營 運 室 - 個 別 性 業 務 :( 一 )LA01 客 運 收 入 繳 存 作 業 ( 二 )LA02 受 理 民 眾 申 訴 案 件 二 機 料 課 - 個 別 性 業 務 :( 一 )LB01 車 輛 維 修 物 料 之 採 購 作 業 ( 二 )LB02 車 輛 維 修 物 料 領 用 及 管 理 作 業 三 修 理 廠 - 個 別 性 業 務 :( 一 )LC01 車 輛 保 養 ( 二 )LC02 車 輛 整 修 ( 三 )LC03 車 輛 救 濟 四 勞 安 室 - 個 別 性 業 務 :( 一 )LD01 交 通 事 故 處 理 作 業 五 行 政 室 - 共 通 性 業 務 :( 一 )AE01- 自 行 收 納 收 款 作 業 ( 二 )AE02- 零 用 金 作 業 ( 三 )AE03- 票 據 有 價 證 券 及 其 他 保 管 品 之 收 付 及 管 理 作 業 ( 四 )BE01- 財 產 盤 點 作 業 ( 五 )BE02- 市 有 被 占 用 不 動 產 之 管 控 及 處 理 作 業 ( 六 )GE01- 行 政 管 考 作 業 ( 七 )KE01- 資 訊 安 全 業 務 六 人 事 室 - 共 通 性 業 務 :( 一 )EF01- 試 用 期 滿 送 審 作 業 七 會 計 室 - 共 通 性 業 務 :( 一 )DG01- 業 務 計 畫 及 預 算 之 編 製 作 業 ( 二 )DG02- 分 期 實 施 計 畫 及 收 支 估 計 表 之 編 造 作 業 ( 三 )DG03- 出 納 事 務 查 核 作 業 ( 四 )DG04- 公 務 統 計 資 料 編 布 作 業 ( 五 )DG05- 機 關 懸 帳 清 理 作 業 八 政 風 室 - 共 通 性 業 務 :( 一 )CH01- 高 風 險 業 務 稽 核 ( 二 )CH02- 公 職 人 員 財 產 申 報 作 業 ( 三 )CH03- 公 務 員 倫 理 事 件 ( 四 )CH04- 預 警 作 為 ( 五 )CH05- 再 防 貪 機 制 ( 六 )CH06- 危 安 狀 況 通 報 及 處 理 作 業 註 : 1. 第 1 碼 為 共 通 性 業 務 代 號, 依 共 通 性 作 業 範 例 規 則 由 A 至 K 編 號 ; 個 別 性 作 業 從 L 開 始 編 號 ; 第 2 碼 起 為 本 處 內 部 單 位 代 號 ; 最 後 兩 碼 為 流 水 號 2. 下 一 頁 起 逐 一 放 入 各 單 位 之 作 業 流 程 說 明 表 及 流 程 圖 3. 各 單 位 之 作 業 流 程 說 明 表 及 流 程 圖 皆 以 其 代 號 編 碼 9