附 件 附 件 2 電 話 紀 錄 用 紙 格 式 49

文 書 處 理 手 冊 附 件 1 通 知 單 用 紙 格 式 48

附 件 附 件 2 電 話 紀 錄 用 紙 格 式 49

文 書 處 理 手 冊 附 件 3 分 項 標 號 書 寫 格 式 舉 例 50

附 件 附 件 4 簽 稿 會 核 單 51

文 書 處 理 手 冊 附 件 5 會 銜 公 文 會 辦 單 52

附 件 附 件 6 公 文 夾 註 : 四 邊 虛 線 表 示 由 外 向 內 摺 邊 公 文 夾 內 面 左 頁 印 說 明 及 注 意 事 項, 其 式 如 下 : 說 明 及 注 意 事 項 : 一 公 文 夾 專 供 機 關 內 各 單 位 遞 送 文 件 之 用 二 公 文 夾 上 須 填 明 單 位 名 稱 三 公 文 夾 顏 色 用 途 區 分 如 下, 各 機 關 並 得 視 實 際 需 要 自 行 訂 定 : ( 一 ) 紅 色 - 用 於 最 速 件 ( 二 ) 藍 色 - 用 於 速 件 ( 三 ) 白 色 - 用 於 普 通 件 ( 四 ) 黃 色 - 用 於 機 密 件 四 會 簽 ( 核 ) 時 限 如 下 : ( 一 ) 最 速 件 1 小 時 ( 二 ) 速 件 2 小 時 ( 三 ) 普 通 件 4 小 時 五 會 簽 會 核 應 依 次 傳 遞 53

文 書 處 理 手 冊 附 件 7 公 文 紙 格 式 3 3 一 本 格 式 以 A470~80 GSM(g/m2) 以 上 米 色 ( 白 色 ) 模 造 紙 或 再 生 紙 印 製 二 依 據 公 文 程 式 條 例, 如 以 電 子 交 換 方 式 行 之, 得 不 蓋 用 印 信 三 一 般 公 文 蓋 用 機 關 印 信 之 位 置, 以 在 首 頁 中 間 偏 右 上 方 空 白 處 用 印 為 原 則, 簽 署 使 用 之 章 戳 位 置 則 於 全 文 最 後 2.5 公 分 54

附 件 附 件 8 公 文 封 套 公 文 封 信 封 規 格 一 信 封 尺 寸 :( 容 許 誤 差 ±2 公 厘 ) ( 一 ) 大 型 信 封 - 長 353 公 厘 寬 250 公 厘 ( 二 ) 中 型 信 封 - 長 230 公 厘 寬 160 公 厘 ( 內 件 公 文 2 等 份 摺 叠 ) ( 三 ) 小 型 信 封 - 長 230 公 厘 寬 115 公 厘 ( 內 件 公 文 3 等 份 摺 叠 ) 二 紙 質 : ( 一 ) 大 型 信 封 採 用 100 GSM(g/m2) 以 上 模 造 紙 再 生 紙, 避 免 使 用 深 色 紙 ( 二 ) 中 小 型 信 封 採 用 80 GSM(g/m2) 以 上 模 造 紙 再 生 紙, 避 免 使 用 深 色 紙 三 製 作 規 定 : ( 一 ) 大 型 信 封 封 口 在 信 封 右 側, 中 小 型 信 封 封 口 在 信 封 上 側 ( 二 ) 中 小 型 信 封 可 採 透 明 口 洞 式, 其 口 洞 應 以 高 透 明 且 不 反 光 無 靜 電 之 玻 璃 紙 保 護, 開 窗 口 位 置 及 大 小 如 下 圖 : 1. 口 洞 大 小 : 長 100 公 厘 寬 45 公 厘 2. 口 洞 位 置 : 距 信 封 上 緣 50 公 厘, 距 信 封 左 緣 23 公 厘 3. 信 封 下 緣 起 20 公 厘 為 條 碼 噴 讀 區, 請 保 留 空 白 ; 勿 印 製 其 他 圖 樣 4. 郵 票 黏 貼 位 置 應 規 範 於 信 封 右 上 角 區 域 55

文 書 處 理 手 冊 附 件 9 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 處 理 意 見 表 裝 訂 線 檔 ( 機 關 全 銜 ) 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 處 理 意 見 表 號 原 機 密 案 件 日 期 文 號 文 別 案 由 受 文 機 關 抄 送 副 本 機 關 原 機 密 等 級 新 機 密 等 級 或 註 銷 變 更 機 密 等 級 理 由 備 陳 考 核 說 明 : 一 機 密 文 書 已 失 保 密 時 效, 或 因 有 關 機 關 之 建 議, 其 機 密 等 級 應 予 註 銷 或 變 更 者, 先 提 出 審 查 後, 填 此 表 陳 核 二 國 家 機 密 之 變 更 或 解 密 者, 依 國 家 機 密 保 護 法 第 10 條 第 1 項 規 定 為 之 一 般 公 務 機 密 文 書, 由 原 核 定 機 關 權 責 主 管 核 定 之 56

附 件 附 件 10 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 紀 錄 單 裝 訂 線 ( 機 關 全 銜 ) 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 紀 錄 單 通 知 機 關 ( 原 機 密 案 件 核 定 機 關 ) 發 文 日 期 原 機 密 案 件 發 文 字 號 新 等 級 或 註 銷 登 記 人 ( 職 稱 ) ( 姓 名 ) ( 日 期 ) 發 文 日 期 發 文 字 號 說 明 : 一 機 密 文 書 機 密 等 級 奉 准 變 更 或 註 銷 時 先 調 出 原 卷 核 對 二 將 原 案 封 面 或 公 文 紙 上 所 標 機 密 等 級 以 雙 線 劃 去, 再 於 明 顯 處 浮 貼 已 列 明 資 料 經 登 記 人 簽 章 之 紀 錄 單 三 原 案 照 變 更 之 等 級 或 非 機 密 文 書 保 管 57

文書處理手冊 附錄1 行政機關公文製作表解 58

附 錄 1 附 行 錄 政 2 機 關 法 公 律 文 統 製 一 作 用 表 字 解 表 附 錄 2 法 律 統 一 用 字 表 中 華 民 國 62 年 3 月 13 日 立 法 院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會 期 第 5 次 會 議 及 第 78 會 期 第 17 次 會 議 認 可 用 字 舉 例 統 一 用 字 曾 見 用 字 說 明 公 布 分 布 頒 布 布 佈 徵 兵 徵 稅 稽 徵 徵 征 部 分 身 分 分 份 帳 帳 目 帳 戶 帳 賬 韭 菜 韭 韮 礦 礦 物 礦 藏 礦 鑛 釐 訂 釐 定 釐 厘 使 館 領 館 圖 書 館 館 舘 穀 穀 物 穀 谷 行 蹤 失 蹤 蹤 踪 妨 礙 障 礙 阻 礙 礙 碍 賸 餘 賸 剩 占 占 有 獨 占 占 佔 牴 觸 牴 抵 雇 員 雇 主 雇 工 雇 僱 名 詞 用 雇 僱 僱 用 聘 僱 僱 雇 動 詞 用 僱 贓 物 贓 臟 黏 貼 黏 粘 計 畫 畫 劃 名 詞 用 畫 策 劃 規 劃 擘 劃 劃 畫 動 詞 用 劃 蒐 集 蒐 搜 59

文 書 處 理 手 冊 用 字 舉 例 統 一 用 字 曾 見 用 字 說 明 菸 葉 菸 酒 菸 煙 儘 先 儘 量 儘 盡 麻 類 亞 麻 麻 蔴 電 表 水 表 表 錶 擦 刮 刮 括 拆 除 拆 撤 磷 硫 化 磷 磷 燐 貫 徹 徹 澈 澈 底 澈 徹 祗 祗 只 副 詞 並 並 并 連 接 詞 聲 請 聲 申 對 法 院 用 聲 請 申 請 申 聲 關 於 對 於 於 于 給 與 與 予 給 與 實 物 給 予 授 予 予 與 對 行 政 機 關 用 申 請 給 予 名 位 榮 譽 等 抽 象 事 物 紀 錄 紀 記 名 詞 用 紀 錄 記 錄 記 紀 動 詞 用 記 錄 事 蹟 史 蹟 遺 蹟 蹟 跡 蹤 跡 跡 蹟 糧 食 糧 粮 覆 核 覆 複 復 查 復 複 複 驗 複 復 60

附 錄 1 附 行 錄 政 3 機 關 法 公 律 文 統 製 一 作 用 表 語 解 表 附 錄 3 法 律 統 一 用 語 表 中 華 民 國 62 年 3 月 13 日 立 法 院 ( 第 1 屆 ) 第 51 會 期 第 5 次 會 議 認 可 統 一 用 語 說 明 設 機 關 置 人 員 如 : 教 育 部 組 織 法 第 五 條 : 教 育 部 設 文 化 局, 如 : 司 法 院 組 織 法 第 九 條 : 司 法 院 置 秘 書 長 一 人, 特 任... 第 九 十 八 條 不 寫 為 : 第 九 八 條 第 一 百 條 不 寫 為 : 第 一 00 條 第 一 百 十 八 條 不 寫 為 : 第 一 百 一 十 八 條 自 公 布 日 施 行 不 寫 為 : 自 公 佈 之 日 施 行 處 五 年 以 下 有 期 徒 刑 自 由 刑 之 處 分, 用 處, 不 用 科 科 五 千 元 以 下 罰 金 處 五 千 元 以 下 罰 鍰 準 用 第 條 之 規 定 罰 金 用 科 不 用 處, 且 不 寫 為 : 科 五 千 元 以 下 之 罰 金 罰 鍰 用 處 不 用 科, 且 不 寫 為 : 處 五 千 元 以 下 之 罰 鍰 法 律 條 文 中, 引 用 本 法 其 他 條 文 時, 不 寫 本 法 第 條 而 逕 書 第 條 如 : 違 反 第 二 十 條 規 定 者, 科 五 千 元 以 下 罰 金 第 二 項 之 未 遂 犯 罰 之 法 律 條 文 中, 引 用 本 條 其 他 各 項 規 定 時, 不 寫 本 條 第 項, 而 逕 書 第 項 如 刑 法 第 三 十 七 條 第 四 項 依 第 一 項 宣 告 褫 奪 公 權 者, 自 裁 判 確 定 時 發 生 效 力 制 定 與 訂 定 法 律 之 創 制, 用 制 定 ; 行 政 命 令 之 制 作, 用 訂 定 61

文 書 處 理 手 冊 統 一 用 語 說 明 製 定 製 作 書 表 證 照 冊 據 等, 公 文 書 之 製 成 用 製 定 或 製 作, 即 用 製 不 用 制 一 二 三 四 五 法 律 條 文 中 之 序 數 不 用 大 寫, 即 不 寫 為 壹 貳 參 六 七 八 九 十 肆 伍 陸 柒 捌 玖 佰 仟 百 千 零 萬 法 律 條 文 中 之 數 字 零 萬 不 寫 為 : 0 万 62

附 錄 4 標 點 符 號 用 法 表 附 錄 4 標 點 符 號 用 法 表 符 號 名 稱 用 法 舉 例 句 號, 逗 號 頓 號 用 在 一 個 意 義 完 整 文 句 的 後 面 用 在 文 句 中 要 讀 斷 的 地 方 用 在 連 用 的 單 字 詞 語 短 句 的 中 間 公 告 商 店 負 責 人 張 三 營 業 地 址 變 更 本 工 程 起 點 為 仁 愛 路, 終 點 為 1 建 什 田 旱 等 地 目 2 河 川 地 耕 地 特 種 林 地 等 3 不 求 報 償 沒 有 保 留 不 計 任 何 代 價 ; 分 號 : 冒 號 用 在 下 列 文 句 的 中 間 : 1 並 列 的 短 句 2 聯 立 的 復 句 用 在 有 下 列 情 形 的 文 句 後 面 : 1 下 文 有 列 舉 的 人 事 物 時 2 下 文 是 引 語 時 3 標 題 4 稱 呼 1 知 照 改 為 查 照 ; 遵 辦 改 為 照 辦 ; 遵 照 具 報 改 為 辦 理 見 復 2 出 國 人 員 於 返 國 後 1 個 月 內 撰 寫 報 告, 向 部 報 備 ; 否 則 限 制 申 請 出 國 1 使 用 電 話 範 圍 如 次 :(1) (2) 2 接 行 政 院 函 : 3 主 旨 : 4 部 長 :? 問 號 用 在 發 問 或 懷 疑 文 句 的 後 面 1 本 要 點 何 時 開 始 正 式 實 施 為 宜? 2 此 項 計 畫 的 可 行 性 如 何?! 驚 歎 號 用 在 表 示 感 嘆 命 令 請 求 勸 勉 等 文 句 的 後 面 1 又 怎 能 達 成 這 一 為 民 造 福 的 要 求! 2 來 努 力 創 造 我 們 共 同 的 事 業 共 同 的 榮 譽! 63

文 書 處 理 手 冊 符 號 名 稱 用 法 舉 例 引 號 用 在 下 列 文 句 的 後 面,( 先 用 單 引, 後 用 雙 引 ): 1 引 用 他 人 的 詞 句 2 特 別 著 重 的 詞 句 1 總 統 說 : 天 下 只 有 能 負 責 的 人, 才 能 有 擔 當 2 所 謂 效 率 觀 念 已 經 為 我 們 所 接 納 破 折 號 表 示 下 文 語 意 有 轉 折 或 下 文 對 上 文 的 註 釋 1 各 級 人 員 一 律 停 止 休 假 - 即 使 已 奉 准 有 案 的, 也 一 律 撤 銷 2 政 府 就 好 比 是 一 部 機 器 - 一 部 為 民 服 務 的 機 器 刪 節 號 用 在 文 句 有 省 略 或 表 示 文 意 未 完 的 地 方 憲 法 第 58 條 規 定, 應 將 提 出 立 法 院 的 法 律 案 預 算 案 提 出 於 行 政 院 會 議 () 夾 註 號 在 文 句 內 要 補 充 意 思 或 註 釋 時 用 的 1 公 文 結 構, 採 用 主 旨 說 明 辦 法 ( 簽 為 擬 辦 )3 段 式 2 臺 灣 光 復 節 (10 月 25 日 ) 應 舉 行 慶 祝 儀 式 64

附 錄 5 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 附 錄 5 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 一 為 使 各 機 關 公 文 書 橫 式 書 寫 之 數 字 使 用 有 一 致 之 規 範 可 循, 特 訂 定 本 原 則 二 數 字 用 語 具 一 般 數 字 意 義 ( 如 代 碼 國 民 身 分 證 統 一 編 號 編 號 發 文 字 號 日 期 時 間 序 數 電 話 傳 真 郵 遞 區 號 門 牌 號 碼 等 ) 統 計 意 義 ( 如 計 量 單 位 統 計 數 據 等 ) 者, 或 以 阿 拉 伯 數 字 表 示 較 清 楚 者, 使 用 阿 拉 伯 數 字 三 數 字 用 語 屬 描 述 性 用 語 專 有 名 詞 ( 如 地 名 書 名 人 名 店 名 頭 銜 等 ) 慣 用 語 者, 或 以 中 文 數 字 表 示 較 妥 適 者, 使 用 中 文 數 字 四 數 字 用 語 屬 法 規 條 項 款 目 編 章 節 款 目 之 統 計 數 據 者, 以 及 引 敘 或 摘 述 法 規 條 文 內 容 時, 使 用 阿 拉 伯 數 字 ; 但 屬 法 規 制 訂 修 正 及 廢 止 案 之 法 制 作 業 者, 應 依 中 央 法 規 標 準 法 法 律 統 一 用 語 表 等 相 關 規 定 辦 理 65

文 書 處 理 手 冊 數 字 用 法 舉 例 一 覽 表 阿 拉 伯 數 字 / 中 文 數 字 用 語 類 別 代 號 ( 碼 ) 國 民 身 分 證 統 一 編 號 編 號 發 文 字 號 用 法 舉 例 ISBN 988-133-005-1 M234567890 附 表 ( 件 )1 院 臺 秘 字 第 0930086517 號 臺 79 內 字 第 095512 號 序 數 第 4 屆 第 6 會 期 第 1 階 段 第 1 優 先 第 2 次 第 3 名 第 4 季 第 5 會 議 室 第 6 次 會 議 紀 錄 第 7 組 阿 拉 伯 數 字 日 期 時 間 民 國 93 年 7 月 8 日 93 年 度 21 世 紀 公 元 2000 年 7 時 50 分 挑 戰 2008: 國 家 發 展 重 點 計 畫 520 就 職 典 禮 72 水 災 921 大 地 震 911 恐 怖 事 件 228 事 件 38 婦 女 節 延 後 3 週 辦 理 電 話 傳 真 (02)3356-6500 郵 遞 區 號 門 牌 號 碼 10058 臺 北 市 中 正 區 忠 孝 東 路 1 段 2 號 3 樓 304 室 計 量 單 位 150 公 分 35 公 斤 30 度 2 萬 元 5 角 35 立 方 公 尺 7.36 公 頃 統 計 數 據 ( 如 百 分 比 金 額 人 數 比 數 等 ) 80% 3.59% 6 億 3,944 萬 2,789 元 1 萬 500 元 639,442,789 人 1:3 66

附 錄 5 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 阿 拉 伯 數 字 / 中 文 數 字 中 文 數 字 用 語 類 別 描 述 性 用 語 用 法 舉 例 一 律 一 致 性 再 一 次 一 再 強 調 一 流 大 學 前 一 年 一 分 子 三 大 面 向 四 大 施 政 主 軸 一 次 補 助 一 個 多 元 族 群 的 社 會 每 一 位 同 仁 一 支 部 隊 一 套 規 範 不 二 法 門 三 生 有 幸 新 十 大 建 設 國 土 三 法 組 織 四 法 零 歲 教 育 核 四 廠 第 一 線 上 第 二 專 長 第 三 部 門 公 正 第 三 人 第 一 夫 人 三 級 制 政 府 國 小 三 年 級 專 有 名 詞 ( 如 地 名 書 名 人 名 店 名 頭 銜 等 ) 九 九 峰 三 國 演 義 李 四 五 南 書 局 恩 史 瓦 第 三 世 慣 用 語 ( 如 星 期 比 例 概 數 約 數 ) 星 期 一 週 一 正 月 初 五 十 分 之 一 三 讀 三 軍 部 隊 約 三 四 天 二 三 百 架 次 幾 十 萬 分 之 一 七 千 餘 人 二 百 多 人 法 規 條 項 款 目 編 章 節 款 目 之 統 計 數 據 事 務 管 理 規 則 共 分 15 編 415 條 條 文 阿 拉 伯 數 字 法 規 內 容 之 引 敘 或 摘 述 依 兒 童 福 利 法 第 44 條 規 定 : 違 反 第 2 條 第 2 項 規 定 者, 處 新 臺 幣 1 千 元 以 上 3 萬 元 以 下 罰 鍰 兒 童 出 生 後 10 日 內, 接 生 人 如 未 將 出 生 之 相 關 資 料 通 報 戶 政 及 衛 生 主 管 機 關 備 查, 依 兒 童 福 利 法 第 44 條 規 定, 可 處 1 千 元 以 上 3 萬 元 以 下 罰 鍰 67

文 書 處 理 手 冊 阿 拉 伯 數 字 / 中 文 數 字 中 文 數 字 用 語 類 別 法 規 制 訂 修 正 及 廢 止 案 之 法 制 作 業 公 文 書 ( 如 令 函 法 規 草 案 總 說 明 條 文 對 照 表 等 ) 用 法 舉 例 行 政 院 令 : 修 正 事 務 管 理 規 則 第 一 百 十 一 條 條 文 行 政 院 函 : 修 正 事 務 管 理 手 冊 財 產 管 理 第 五 十 點 第 五 十 一 點 第 五 十 二 點, 並 自 中 華 民 國 一 百 零 三 年 二 月 十 六 日 生 效... 法 草 案 總 說 明 :... 爰 擬 具 法 草 案, 計 五 十 一 條 關 稅 法 施 行 細 則 部 分 條 文 修 正 草 案 條 文 對 照 表 之 說 明 欄 - 修 正 條 文 第 十 六 條 之 說 明 : 一 關 稅 法 第 十 二 條 第 一 項 計 算 關 稅 完 稅 價 格 附 加 比 例 已 減 低 為 百 分 之 五, 本 條 第 一 項 爰 予 配 合 修 正 68

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 69 附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 發 布 令 作 法 舉 例 裝 訂 線 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 令 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 修 正 自 由 貿 易 港 區 申 請 設 置 辦 法 第 十 條 附 修 正 自 由 貿 易 港 區 申 請 設 置 辦 法 第 十 條 院 長 ( 首 長 職 銜 簽 字 章 ) 印 信 位 置 ( 限 : 令 公 告 使 用 )

文 書 處 理 手 冊 裝 訂 線 函 稿 蓋 章 戳 參 考 範 例 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 函 ( 稿 ) 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 為 杜 流 弊, 節 省 公 帑, 各 項 營 繕 工 程, 應 依 法 公 開 招 標, 並 不 得 變 更 原 設 計 及 追 加 預 算, 請 轉 知 所 屬 照 辦 說 明 : 一 依 本 院 00 年 00 月 00 日 第 次 會 議 決 議 辦 理 二 據 查 目 前 各 級 機 關 學 校 對 營 繕 工 程 仍 有 未 按 規 定 公 開 招 標 之 情 事, 或 施 工 期 間 變 更 原 設 計, 以 及 一 再 請 求 追 加 預 算, 致 弊 端 叢 生, 浪 費 公 帑 辦 法 : 一 各 機 關 學 校 對 營 繕 工 程 應 依 法 公 開 招 標, 並 按 政 府 採 購 法 及 相 關 法 令 辦 理 二 各 單 位 之 工 程 應 將 施 工 圖 設 計 圖 契 約 書 結 構 圖 會 議 紀 錄 等 工 程 資 料, 報 請 上 級 單 位 審 核, 非 經 核 准, 不 得 變 更 原 設 計 及 追 加 預 算 正 本 : 臺 灣 省 政 府 福 建 省 政 府 臺 北 市 政 府 高 雄 市 政 府 副 本 : 抄 本 : 院 長 會 辦 單 位 承 辦 單 位 會 辦 單 位 決 行 註 記 : 簽 署 原 則 由 上 而 下, 由 左 而 右 簽 打 字 校 對 監 印 發 文 說 明 : 有 關 檔 號 保 存 年 限 收 文 日 期 收 文 字 號 承 辦 單 位 簽 名 批 示 會 辦 單 位 繕 打 校 對 監 印 電 子 公 文 交 換 機 制 及 其 他 安 全 控 管 等 項 目, 由 各 機 關 於 空 白 處 自 行 規 定 填 寫 位 置 條 碼 位 置 流 水 號 位 置 70

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 裝 訂 線 公 文 用 印 及 蓋 章 戳 參 考 範 例 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 臺 北 市 政 府 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 為 杜 流 弊, 節 省 公 帑, 各 項 營 繕 工 程, 應 依 法 公 開 招 標, 並 不 得 變 更 原 設 計 及 追 加 預 算, 請 轉 知 所 屬 照 辦 說 明 : 一 依 本 院 00 年 00 月 00 日 第 次 會 議 決 議 辦 理 二 據 查 目 前 各 級 機 關 學 校 對 營 繕 工 程 仍 有 未 按 規 定 公 開 招 標 之 情 事, 或 施 工 期 間 變 更 原 設 計, 以 及 一 再 請 求 追 加 預 算, 致 弊 端 叢 生, 浪 費 公 帑 辦 法 : 一 各 機 關 學 校 對 營 繕 工 程 應 依 法 公 開 招 標, 並 按 政 府 採 購 法 及 相 關 法 令 辦 理 二 各 單 位 之 工 程 應 將 施 工 圖 設 計 圖 契 約 書 結 構 圖 會 議 紀 錄 等 工 程 資 料, 報 請 上 級 單 位 審 核, 非 經 核 准, 不 得 變 更 原 設 計 及 追 加 預 算 正 本 : 臺 灣 省 政 府 福 建 省 政 府 臺 北 市 政 府 高 雄 市 政 府 副 本 : 院 長 會 辦 單 位 承 辦 單 位 會 辦 單 位 決 行 科 員 0723 0723 0900 科 員 1400 副 秘 書 長 0723 0910 0723 0920 註 記 : 簽 署 原 則 由 上 而 下, 由 左 而 右 簽 0723 1410 秘 書 長 0723 1430 副 市 長 0723 0930 市 長 0723 0940 局 長 0723 1100 印 信 位 置 ( 限 : 令 公 告 使 用 ) 0723 1530 0723 1600 0723 1700 0723 1800 71

文 書 處 理 手 冊 會 銜 公 文 機 關 印 信 蓋 用 續 頁 表 發 文 日 期 : 發 文 字 號 : 主 旨 : 2 3 4 5 6 7 說 明 :2 以 上 機 關 之 會 銜 公 文 用 印 時, 得 依 本 表 蓋 用 72

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 2 段 式 函 作 法 舉 例 ( 平 行 文 ) 裝 訂 線 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 立 法 院 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 如 文 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 函 送 公 文 程 式 條 例 第 條 第 條 第 條 修 正 草 案 及 中 央 法 規 標 準 法 第 條 修 正 草 案, 請 查 照 審 議 說 明 : 一 鑑 於 國 際 間 交 往 日 愈 密 切, 文 書 資 料 來 往 頻 繁, 歐 美 文 字 都 是 由 左 而 右 橫 式 排 列, 國 內 目 前 直 式 書 寫 如 遇 引 用 外 文 或 阿 拉 伯 數 字 時, 往 往 形 成 扞 格 為 與 國 際 接 軌, 並 兼 顧 電 腦 作 業 平 臺 屬 性, 使 公 文 制 作 更 具 便 利 性, 進 而 提 升 公 文 處 理 效 率, 爰 擬 具 公 文 程 式 條 例 第 條 第 條 第 條 修 正 草 案 及 中 央 法 規 標 準 法 第 條 修 正 草 案 二 經 提 本 (00) 年 00 月 00 日 本 院 第 0000 次 會 議 決 議 : 通 過, 送 請 立 法 院 審 議 三 檢 送 公 文 程 式 條 例 第 條 第 條 第 條 修 正 草 案 及 中 央 法 規 標 準 法 第 條 修 正 草 案 條 文 對 照 表 ( 含 總 說 明 )1 份 正 本 : 立 法 院 副 本 : 院 長 73

文 書 處 理 手 冊 2 段 式 函 作 法 舉 例 ( 下 行 文 ) 裝 訂 線 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 臺 北 市 政 府 工 務 局 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 檔 號 : 保 存 年 限 : 臺 北 市 政 府 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 臺 北 市 環 境 美 化 會 報 設 置 要 點 自 00 年 00 月 00 日 廢 止, 請 查 照 說 明 : 依 據 本 府 人 事 處 案 陳 貴 局 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 函 辦 理 正 本 : 臺 北 市 政 府 工 務 局 副 本 : 臺 北 市 政 府 工 務 局 公 園 路 燈 管 理 處 市 長 74

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 2 段 式 函 作 法 舉 例 ( 上 行 文 ) 裝 訂 線 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 行 政 院 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 普 通 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 如 主 旨 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 人 事 行 政 總 處 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 為 配 合 行 政 院 組 織 改 造, 因 應 機 關 名 稱 及 機 關 代 碼 異 動, 於 院 授 權 代 擬 代 判 事 項 沒 有 變 更 部 分, 申 請 異 動 發 文 代 字 號, 並 檢 附 申 請 表 及 附 件 各 1 式 2 份, 請 鑒 核 正 本 : 行 政 院 副 本 : 人 事 長 ( 蓋 職 章 ) 75

文 書 處 理 手 冊 會 銜 函 作 法 舉 例 裝 訂 線 00000 檔 號 : 保 存 年 限 : 教 育 部 國 防 部 內 政 部 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 行 政 院 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 字 第 0000000000 號 字 第 0000000000 號 速 別 : 普 通 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 修 正 條 文 修 正 總 說 明 及 修 正 條 文 對 照 表 主 旨 : 全 民 國 防 教 育 軍 事 訓 練 課 程 折 減 常 備 兵 役 役 期 與 軍 事 訓 練 期 間 實 施 辦 法 第 條, 業 經 教 育 部 會 銜 國 防 部 內 政 部 於 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 以 字 第 號 字 第 號 字 第 號 令 修 正 發 布 施 行, 除 另 函 立 法 院 查 照 外, 謹 檢 陳 修 正 總 說 明 修 正 條 文 對 照 表 及 修 正 條 文 各 1 份, 請 備 查 說 明 : 一 本 案 無 須 英 譯 二 旨 揭 辦 法 依 行 政 程 序 法 第 151 條 第 2 項 準 用 第 154 條 第 1 項 規 定, 公 告 刊 登 於 00 年 00 月 00 日 行 政 院 公 報 第 卷 第 期, 完 成 預 告 正 本 : 行 政 院 副 本 : 部 長 ( 蓋 職 章 ) 部 長 ( 蓋 職 章 ) 部 長 ( 蓋 職 章 ) 76

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 書 函 作 法 舉 例 裝 訂 線 00000 檔 號 : 保 存 年 限 : 臺 北 市 國 民 中 學 書 函 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 臺 北 市 立 動 物 園 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 主 旨 : 本 校 年 級 學 生 計 00 人, 訂 於 00 年 00 月 00 日 前 往 貴 園 參 觀, 屆 時 請 派 員 指 導, 請 查 照 說 明 : 本 案 本 校 聯 絡 人 :, 電 話 :(00)0000-0000 正 本 : 臺 北 市 立 動 物 園 副 本 : 臺 北 市 政 府 教 育 局 ( 臺 北 市 國 民 中 學 條 戳 ) 77

文 書 處 理 手 冊 箋 函 作 法 舉 例 ( 稱 謂 ) 提 稱 語 : 承 蒙 蒞 臨 本 會 舉 辦 之 行 政 院 101 年 學 術 研 討 會, 送 陳 行 政 院 101 年 學 術 研 討 會 環 境 資 源 食 品 安 全 暫 時 性 處 分 - 風 險 治 理 規 範 之 研 究 一 書 2 冊, 敬 請 惠 予 斧 正 耑 此 順 頌 文 祺 ( 自 稱 語 ) 敬 啟 00 年 00 月 00 日 78

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 交 辦 ( 議 ) 案 件 通 知 單 作 法 舉 例 裝 訂 線 00000 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 交 辦 ( 議 ) 案 件 通 知 單 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 部 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 影 附 原 函 ( 含 附 件 ) 及 意 見 表 1 份 主 旨 : 部 部 會 銜 函 報 跨 國 境 人 口 販 運 防 制 及 被 害 人 保 護 辦 法 草 案 一 案, 奉 交 貴 機 關 研 提 意 見, 於 文 到 7 日 內 見 復, 請 查 照 說 明 : 本 案 係 依 部 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 部 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 會 銜 報 院 函 辦 理 正 本 : 部 署 委 員 會 委 員 會 副 本 : ( 行 政 院 條 戳 ) 79

文 書 處 理 手 冊 催 辦 案 件 通 知 單 作 法 舉 例 裝 訂 線 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 催 辦 案 件 通 知 單 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 部 部 會 銜 函 報 跨 國 境 人 口 販 運 防 制 及 被 害 人 保 護 辦 法 草 案 一 案, 業 經 本 院 00 年 00 月 00 日 以 字 第 0000000000 號 交 議 案 件 通 知 單, 奉 交 貴 機 關 研 提 意 見, 請 剋 日 見 復, 請 查 照 正 本 : 部 署 委 員 會 委 員 會 副 本 : ( 行 政 院 條 戳 ) 80

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 移 文 單 作 法 舉 例 裝 訂 線 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 如 文 ( 原 本 隨 文 發 出, 並 影 印 存 卷 ) 檔 號 : 保 存 年 限 : 行 政 院 移 文 單 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 主 旨 : 縣 政 府 函 院, 為 落 實 憲 法 保 障 地 方 自 治 之 意 旨, 以 及 考 量 中 央 行 政 機 關 組 織 基 準 法 第 5 條 第 3 項 規 定, 不 得 以 作 用 法 明 定 機 關 組 織 之 精 神, 建 請 將 國 民 教 育 法 納 入 規 範 地 方 政 府 應 設 特 定 或 專 責 組 織 之 作 用 法 律 進 行 檢 討 一 案, 因 案 屬 貴 管, 移 請 卓 辦 正 本 : 部 副 本 : 部 處 ( 含 附 件 ) 局 ( 行 政 院 條 戳 ) 81

文 書 處 理 手 冊 裝 訂 線 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 作 法 舉 例 檔 號 : 保 存 年 限 : ( 機 關 全 銜 ) 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 密 ( 註 銷 後 解 密 ) 附 件 : 主 旨 : 有 關 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 函 等 件 ( 如 附 一 覽 表 ), 建 請 惠 予 註 銷 其 機 密 等 級 說 明 : 旨 揭 函 文 因 考 量 時 代 變 遷 因 素, 檔 案 內 容 於 今 已 無 國 家 安 全 之 考 量, 且 經 國 家 發 展 委 員 會 檔 案 管 理 局 審 選 鑑 定 列 入 國 家 檔 案 移 轉 之 檔 案, 建 請 惠 予 註 銷 原 機 密 等 級 正 本 : 副 本 : ( 條 戳 ) 本 例 說 明 : 視 案 情 內 容 及 主 旨 所 述 機 密 等 級 決 定 建 議 單 之 密 等 82

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 裝 訂 線 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單 作 法 舉 例 檔 號 : 保 存 年 限 : ( 機 關 全 銜 ) 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單 地 址 :00000 臺 北 市 路 000 號 聯 絡 方 式 :( 承 辦 人 電 話 傳 真 e-mail) 00000 臺 北 市 區 路 段 000 號 受 文 者 : 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 速 別 : 最 速 件 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 附 件 : 主 旨 : 有 關 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 函 等 件 ( 如 附 一 覽 表 ), 原 列 密 等 級, 業 已 註 銷 正 本 : 副 本 : ( 條 戳 ) 83

文 書 處 理 手 冊 裝 訂 線 簽 簽 作 法 舉 例 ( 下 級 機 關 首 長 對 上 級 機 關 首 長 用 ) 00 年 00 月 00 日 於 ( 機 關 或 單 位 ) 檔 號 : 保 存 年 限 : 主 旨 : 部 為 亞 洲 開 發 銀 行 請 撥 付 亞 洲 蔬 菜 研 究 發 展 中 心 補 助 新 臺 幣 00 元, 擬 准 動 支 本 年 度 第 二 預 備 金, 簽 請 核 示 說 明 : 部 函 為 銀 行 以 亞 洲 開 發 銀 行 請 自 該 行 B 帳 戶 我 國 繳 付 本 國 幣 股 本 內 支 付 亞 洲 蔬 菜 研 究 發 展 中 心 新 臺 幣 00 元, 業 已 先 行 墊 撥, 上 項 亞 洲 蔬 菜 研 究 發 展 中 心 補 助 費, 本 年 度 未 列 預 算, 既 由 銀 行 墊 付, 請 准 在 00 年 度 第 二 預 備 金 項 下 撥 還 歸 墊 又 本 案 事 關 涉 外 重 要 案 件, 特 專 案 簽 辦 擬 辦 : 擬 准 照 部 所 請 在 本 年 度 中 央 政 府 總 預 算 第 二 預 備 金 項 下 動 支 敬 陳 副 長 長 職 ( 日 期 及 時 間 ) 會 辦 單 位 : ( 蓋 職 章 ) 謹 簽 承 辦 單 位 會 辦 單 位 決 行 註 記 : 簽 署 原 則 由 上 而 下, 由 左 而 右 簽 84

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 簽 作 法 舉 例 ( 機 關 內 簽 用 ) 裝 訂 線 簽 稿 併 陳 00 年 00 月 00 日 簽 於 資 訊 管 理 處 檔 號 : 保 存 年 限 : 主 旨 : 辦 理 推 動 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 研 習 營, 謹 附 稿, 簽 請 核 判 說 明 : 一 依 據 公 文 橫 式 書 寫 資 訊 作 業 實 施 計 畫 第 5 點 實 施 方 式 暨 推 動 時 程 之 ( 三 ) 辦 理 二 擬 訂 於 00 年 00 月 00 00 日 假 公 文 交 換 G2B2C 服 務 中 心 辦 理 2 場 次 研 習 營 ( 研 習 營 日 程 表 詳 如 附 件 ), 如 奉 核 可, 擬 函 請 各 部 會 及 地 方 政 府 派 員 參 加 85

文 書 處 理 手 冊 公 告 作 法 舉 例 1 裝 訂 線 內 政 部 公 告 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 檔 號 : 保 存 年 限 : 主 旨 : 公 告 民 國 00 年 出 生 的 役 男 應 辦 理 身 家 調 查 依 據 : 徵 兵 規 則 公 告 事 項 : 一 民 國 00 年 出 生 的 男 子, 本 (00) 年 已 屆 徵 兵 年 齡, 依 法 應 接 受 徵 兵 處 理 二 請 該 徵 兵 及 齡 男 子 或 戶 長 依 照 戶 籍 所 在 地 ( 鄉 鎮 市 區 ) 公 所 公 告 的 時 間 地 點 及 手 續, 前 往 辦 理 申 報 登 記 本 例 說 明 : 一 張 貼 於 機 關 公 布 欄 之 公 告, 須 蓋 用 機 關 印 信 及 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名 二 刊 ( 登 ) 載 於 政 府 公 報 其 他 出 版 品 或 電 子 公 布 欄 之 公 告, 免 蓋 用 印 信 免 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名 86

附 錄 6 公 文 作 法 舉 例 公 告 作 法 舉 例 2 裝 訂 線 財 政 部 公 告 發 文 日 期 : 中 華 民 國 00 年 00 月 00 日 發 文 字 號 : 字 第 0000000000 號 檔 號 : 保 存 年 限 : 主 旨 : 公 示 送 達 本 部 通 知 君 承 受 訴 願 之 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 函 依 據 : 訴 願 法 第 47 條 第 3 項 與 行 政 訴 訟 法 第 81 條 及 第 82 條 規 定 公 告 事 項 : 一 公 告 期 間 :20 日 二 君 住 居 所 他 遷 不 明, 致 主 旨 所 列 之 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 通 知 承 受 訴 願 函 無 法 送 達 三 君 得 於 公 告 期 間 內, 逕 向 本 部 訴 願 審 議 委 員 會 ( 地 址 : 市 路 號 樓, 電 話 :02-00000000 分 機 0000) 承 辦 人 員 領 取 該 函 正 本 訴 願 人 姓 名 及 身 分 證 字 號 訴 願 人 最 後 戶 籍 地 址 公 文 書 日 期 及 文 號 市 區 里 鄰 路 巷 號 00 年 00 月 00 日 字 第 0000000000 號 87

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