杭 州 网 上 档 案 馆 : 变 神 秘 为 便 民 杭 州 客 户 : 杭 州 网 上 档 案 馆 : 变 神 秘 为 便 民 行 业 : Government 部 署 国 家 : China 概 览 如 何 使 档 案 工 作 减 少 在 普 通 老 百 姓 心 中 的 神 秘 色 彩, 使 档 案 工 作 更 好 地 为 人 民 群 众 服 务, 各 地 档 案 系 统 一 直 在 探 索 不 同 的 手 段 近 年 来, 随 着 信 息 技 术 的 不 断 发 展, 加 强 信 息 化 建 设, 充 分 利 用 网 络 手 段 方 便 群 众 查 询 成 为 一 个 十 分 便 捷 的 手 段 业 务 需 求 : 随 着 阳 光 政 府 透 明 政 府 等 理 念 的 不 断 深 入, 政 府 信 息 公 开 制 度 也 正 在 个 国 各 地 展 开, 以 公 开 为 原 则, 不 公 开 为 例 外 的 要 求 使 得 档 案 馆 提 供 查 询 的 任 务 一 下 子 加 重 和 紧 迫 起 来 杭 州 市 作 为 政 府 信 息 公 开 推 进 的 比 较 早 的 城 市, 杭 州 市 档 案 馆 也 面 临 着 提 高 查 询 能 力 和 查 询 质 量 的 迫 切 要 求 解 决 方 案 : 在 IBM 的 内 容 管 理 平 台 上 共 同 构 建 一 个 基 于 网 络 的 现 代 化 网 上 数 字 档 案 馆 收 益 : 杭 州 市 档 案 馆 实 现 了 对 数 字 化 档 案 信 息 的 标 准 化 管 理, 实 现 档 案 接 收 移 交 鉴 定 销 毁 病 档 监 控 报 表 打 印 统 计 等 一 系 列 管 理 功 能, 这 些 相 对 模 块 化 的 功 能 设 计 最 终 形 成 了 一 个 有 效 的 管 理 整 体 成 功 案 例 IBM 用 先 进 实 用 的 国 际 化 管 理 思 想 和 创 造 性 帮 助 无 数 的 企 业 成 功 实 现 信 息 化, 跨 越 管 理 的 鸿 沟 和 创 造 持 续 的 竞 争 优 势, 为 公 司 创 造 了 实 实 在 在 的 经 济 效 益
如 何 使 档 案 工 作 减 少 在 普 通 老 百 姓 心 中 的 神 秘 色 彩, 使 档 案 工 作 更 好 地 为 人 民 群 众 服 务, 各 地 档 案 系 统 一 直 在 探 索 不 同 的 手 段 近 年 来, 随 着 信 息 技 术 的 不 断 发 展, 加 强 信 息 化 建 设, 充 分 利 用 网 络 手 段 方 便 群 众 查 询 成 为 一 个 十 分 便 捷 的 手 段 8 月 1 日, 杭 州 市 档 案 局 网 上 档 案 馆 的 第 一 期 工 程 正 式 投 入 运 行, 今 后 杭 州 市 民 将 更 多 地 享 受 到 足 不 出 户 查 询 档 案 的 便 利 提 起 档 案 馆, 人 们 总 会 想 起 一 排 排 的 档 案 柜, 数 不 胜 数 的 卷 宗, 总 有 一 种 神 秘 的 感 觉, 似 乎 档 案 馆 总 与 机 密 重 要 等 词 汇 联 系 在 一 起, 很 普 通 老 百 姓 隔 得 很 远 其 实 不 然, 档 案 馆 也 与 普 通 的 群 众 有 着 密 切 的 联 系, 比 如 结 婚 离 婚 证 明 介 绍 信 存 根 私 房 产 权 等 等 文 件, 很 可 能 你 就 会 需 要 和 档 案 馆 打 交 道, 你 也 可 以 利 用 档 案 馆 来 查 询 需 要 了 解 的 法 律 法 规 如 何 使 档 案 工 作 减 少 在 普 通 老 百 姓 心 中 的 神 秘 色 彩, 使 档 案 工 作 更 好 的 为 人 民 群 众 服 务, 各 地 档 案 系 统 一 直 在 探 索 不 同 的 于 段 近 年 来, 随 着 信 息 技 术 的 不 断 发 展, 加 强 信 息 化 建 设, 充 分 利 用 网 络 手 段 方 便 群 众 查 询 成 为 一 个 十 分 便 捷 的 手 段 国 家 制 定 的 全 国 档 案 信 息 化 建 设 实 施 纲 要 指 出, 十 五 期 间, 将 在 部 分 中 心 城 市 建 设 示 范 性 数 字 档 案 馆, 开 展 公 众 网 上 查 询 档 案 信 息 服 务 在 十 五 末, 将 依 托 公 众 信 息 网, 建 立 面 向 社 会 服 务 公 众 的 档 案 网 站, 逐 步 构 建 全 国 档 案 工 作 信 息 网 其 中, 杭 州 市 档 案 局 ( 馆 ) 与 深 圳 市 档 案 局 青 岛 市 档 案 局 天 津 开 发 区 档 案 局 和 江 苏 省 电 力 公 司 档 案 部 门 一 起 成 为 5 个 试 点 单 位 之 一, 走 在 了 全 国 的 前 列 杭 州 市 网 上 档 案 馆 不 仅 是 国 家 档 案 局 电 子 文 件 归 档 上 作 及 建 设 示 范 数 字 档 案 馆 试 点 工 程 乏 一, 也 是 杭 州 市 政 府 信 息 化 工 程 的 个 重 点 项 目 该 项 目 也 是 国 家 档 案 局 国 家 数 字 化 信 息 基 础 工 程 目 前 为 止 建 设 目 标 最 高 的, 包 括 档 案 的 数 字 化 档 案 的 管 理 档 案 的 利 用 档 案 的 发 布 四 个 方 而, 最 终 日 的 是 实 现 档 案 的 广 泛 利 用 整 个 项 目 工 程 共 分 为 三 期, 总 共 投 入 1300 多 万 元, 日 前 投 入 正 式 运 行 的 一 期 工 程 投 资 305 万 传 统 手 段 难 担 重 任 随 着 阳 光 政 府 透 明 政 府 等 理 念 的 不 断 深 入, 政 府 信 息 公 开 制 度 也 正 在 个 国 各 地 展 开, 以 公 开 为 原 则, 不 公 开 为 例 外 的 要 求 使 得 档 案 馆 提 供 查 询 的 任 务 一 下 子 加 重 和 紧 迫 起 来 杭 州 市 作 为 政 府 信 息 公 开 推 进 的 比 较 早 的 城 市, 杭 州 市 档 案 馆 也 面 临 着 提 高 查 询 能 力 和 查 询 质 量 的 迫 切 要 求 杭 州 市 档 案 局 与 杭 州 市 档 案 馆 实 行 两 块 牌 子, 一 套 班 子 杭 州 市 档 案 局 副 局 长 赵 建 国 说 : 以 前 档 案 馆 的 查 询 主 要 是 以 条 目 查 找 为 主, 能 实 现 全 文 查 找 的 还 非 常 少, 但 条 目 检 索 有 很 大 的 局 限 性, 很 多 时 候 文 件 的 标 题 中 不 可 能 涵 盖 所 有 重 要 的 内 容 杭 州 市 档 案 馆 希 望 能 够 实 现 全 文 检 索 赵 局 长 还 举 了 个 例 子 来 形 容 条 目 查 询 的 局 限 性, 今 年 杭 州 市 正 在 建 设 西 湖 博 物 馆, 希 望 能 建 设 一 个 西 湖 文 件 史 料 的 中 心, 能 够 为 国 内 外 提 供 有 关 西 湖 的 史 料, 成 为 一 个 西 湖 的 展 示 小 心 和 研 究 中 心, 杭 州 市 档 案 馆 在 西 湖 博 物 馆 的 建 设 中 需 要 提 供 史 料 汇 编 但 如 果 通 过 条 目 去 查 询 和 可 能 就 会 漏 掉 很 多 重 要 的 内 容, 比 如 每 年 杭 州 的 人 代 会, 市 长 的 工 作 报 告 中 必 然 会 提 到 与 西 湖 旅 游 相 关 的 下 作, 但 如 果 通 过 题 名 检 索, 就 得 不 到 这 方 面 的 内 容 了 因 此, 实 现 全 文 检 索 就 成 为 杭 州 市 档 案 馆 网 上 图 书 馆 的 重 要 口 标 而 且 用 条 日 进 行 档 案 管 理 的 话, 条 目 就 必 然 要 求 分 的 很 细, 基 本 上 要 求 4 级 条 目, 比 如 法 律 大 条 目 的 档 案 下 要 分 清 楚 各 门 类 的 法 律, 而 利 用 计 算 机 管 理 的 话 就 可 以 进 行 大 流 水 作 业, 只 需 要 归 到 一 个 法 律 的 类 号 就 可 以 了 不 仅 仅 是 信 息 不 全, 手 下 查 询 的 流 程 也 比 较 繁 琐, 查 询 者 先 要 直 到 案 卷 目 录, 再 查 到 文 件 目 录, 根 据 文 件 目 录 记 录 的 档 案 档 号 信 息 查 到 档 案 在 库 房 的 存 放 地 址, 然 后 通 知 库 房 调 卷, 办 理 相 关
手 续 纸 质 文 件 给 检 索 调 阅 带 来 了 困 难, 而 且 在 这 个 过 程 中, 查 询 的 途 径 不 够 全 查 全 率 低 查 准 率 低, 容 易 出 现 文 件 丢 失 损 坏 或 无 法 找 到 所 需 的 资 料, 难 以 充 分 的 利 用 档 案 资 源 向 政 府 机 关 邮 门 和 公 众 提 供 良 好 的 服 务 而 且 档 寞 的 数 字 化 工 作 本 身 的 程 度 也 并 不 成 熟, 杭 州 市 档 案 局 ( 馆 ) 馆 藏 档 案 以 纸 张 的 存 储 介 质 为 主 (25 万 卷 x100 页 =2500 万 页 ), 辅 助 的 存 储 介 质 有 磁 带 ( 录 音 带 (98 盒 ) 影 像 带 (400 卷 合 规 格 有 3/4 和 1/2)), 黑 白 照 片 彩 色 照 片 (10000 张 ) 和 部 分 电 子 文 档 资 料, 主 要 的 管 理 检 索 模 式 仍 以 手 上 进 行 由 于 大 部 分 的 馆 藏 的 存 储 介 质 是 纸 质 文 件, 纸 质 文 件 不 仅 难 以 永 久 保 存 和 备 份, 极 易 受 到 外 界 的 环 境 的 损 坏, 而 且 占 用 的 大 量 空 间, 随 着 数 量 的 不 断 增 加, 仓 储 的 费 用 和 管 理 成 本 不 断 增 加 因 此, 在 建 设 网 上 档 案 馆 的 同 时, 档 案 的 数 字 化 工 作 也 要 加 快 步 伐 去 年,11 月 4 日, 杭 州 信 雅 达 股 份 有 限 公 司 与 杭 州 市 档 案 局 正 式 签 约 合 作, 在 IBM 的 内 容 管 理 平 台 上 共 同 构 建 一 个 基 于 网 络 的 现 代 化 网 上 数 字 档 案 馆 需 求 分 析 最 关 键 由 于 是 国 家 档 案 局 电 子 文 件 归 档 工 作 及 建 设 示 范 数 字 档 案 馆 的 试 点 工 程, 杭 州 档 案 局 在 网 上 档 案 馆 的 建 设 中 体 会 到 了 先 行 者 的 种 种 艰 难, 这 其 中 又 以 确 定 需 求 分 析 下 的 功 夫 最 大 信 雅 达 和 杭 州 市 档 案 馆 在 项 目 之 初 花 了 2 到 3 个 月 的 时 间 做 出 了 一 个 系 统 原 型, 然 后 再 同 档 案 局 的 每 个 业 务 处 室 进 行 沟 通, 对 功 能 细 节 和 流 程 进 行 了 多 次 改 动, 前 后 共 经 历 了 三 个 模 型, 有 人 笑 言 这 是 三 次 螺 旋 式 的 前 进, 最 后 确 立 了 档 案 数 字 化 综 合 应 用 平 台 和 档 案 局 办 公 和 业 务 管 理 应 用 平 台 相 结 合 的 模 式, 今 年 2 月 份 投 入 试 运 行,5 月 系 统 基 本 定 型 在 这 个 模 式 中, 档 案 数 字 化 综 合 应 用 平 台 是 项 目 的 核 心 应 用 平 台, 它 包 括 了 采 集 管 理 利 用 三 个 系 统, 并 提 供 了 权 限 管 理 角 色 管 理 基 本 数 据 维 护 等 应 用 这 个 平 台 基 于 IBM 的 DB2 内 容 管 理 软 件, 主 要 的 业 务 系 统 包 括 三 个 方 面 : 档 案 采 集 系 统 档 案 资 源 管 理 系 统 和 档 案 资 源 利 用 系 统, 形 成 了 从 采 集 到 利 用 的 全 程 数 字 化 档 案 局 办 公 和 业 务 管 理 应 用 平 台 则 规 划 了 局 内 办 公 事 务 工 作 和 局 业 务 管 理 工 作 两 部 分 该 平 台 的 作 用 是 有 效 整 合 档 案 数 字 化 综 合 应 用 平 台 这 一 核 心 应 用, 为 用 户 提 供 统 一 的 应 用 界 面, 并 且 实 现 电 子 文 件 元 数 据 安 全 性 共 享 性 法 律 效 应 的 实 现, 并 且 实 现 办 公 事 务 工 作 包 括 机 关 公 文 管 理 ( 收 文 办 文 拟 文 发 文 传 阅 归 档 等 ) 和 事 务 管 理 ( 会 议 管 理 日 程 安 排 通 知 通 告 等 ) 等 功 能 这 样 的 系 统 规 划 充 分 体 现 了 杭 州 档 案 馆 突 出 服 务 的 信 息 化 建 设 理 念, 杭 州 市 档 案 局 副 局 长 赵 建 国 说 : 为 什 么 我 们 叫 网 上 档 案 馆, 而 不 是 一 般 所 说 的 数 字 档 案 馆? 我 们 的 考 虑 的 重 点 是 利 用 网 络 的 手 段 更 好 的 为 领 导 机 关 和 普 通 市 民 服 务, 而 不 是 把 侧 重 点 放 在 档 案 资 源 的 数 字 化 上 杭 州 市 档 案 局 对 网 上 档 案 馆 项 目 的 定 位 是 涵 盖 全 市 档 案 工 作 的 各 环 节, 以 建 立 全 市 档 案 数 字 化 综 合 应 用 平 台 为 重 点, 以 高 效 率 的 业 务 管 理 高 可 靠 的 资 源 服 务 为 宗 旨, 以 满 足 档 案 利 用 者 ( 单 位 或 个 人 ) 和 档 案 管 理 者 ( 全 市 各 档 案 馆 室 ) 需 求 为 目 标 来 建 设 实 施 以 用 为 先 全 程 信 息 化 档 案 数 字 化 综 合 应 用 平 台 作 为 网 上 档 案 馆 项 目 的 核 心, 首 先 从 档 案 资 源 的 数 字 化 开 始, 这 项 数 字 化 的 工 作 主 要 依 靠 档 案 采 集 系 统 实 现, 它 主 要 提 供 对 各 种 档 案 资 源 采 集 处 理 的 功 能 应 用 需 求, 系 统 能 在 档 案 来 源 和 档 案 载 体 存 在 多 样 性 的 情 况 下, 提 供 有 效 规 范 可 行 的 采 集 手 段 和
技 术, 形 成 完 善 的 数 字 化 采 集 规 范 和 保 障 体 系 目 前, 系 统 主 要 能 满 足 两 种 档 案 来 源 采 集 需 求, 一 种 是 对 党 政 机 关 通 信 网 内 各 机 关 单 位 档 案 室 的 数 据 和 其 他 单 位 档 案 室 的 不 同 电 子 格 式 的 文 件 档 案 数 据 接 收 另 一 种 则 是 对 馆 藏 档 案 进 行 数 字 化 加 工, 包 括 了 对 纸 质 视 频 资 料 声 频 资 料 ( 包 括 电 视 新 闻 实 时 ) 照 片 胶 片 等 不 同 实 体 档 案 的 数 字 化 标 准 处 理 ( 对 纸 质 文 件 数 字 化 处 理 过 程 中, 特 别 需 要 提 供 对 不 同 纸 张 质 量 和 不 同 字 迹 材 料 下 的 一 整 套 解 决 方 案 ), 采 集 系 统 还 很 好 的 满 足 了 数 字 化 采 集 过 程 中 对 档 案 资 料 原 始 性 完 整 性 真 实 性 保 障 的 要 求 记 者 在 杭 州 市 档 案 馆 看 到, 几 十 名 录 入 员 正 在 紧 张 对 馆 藏 的 档 案 资 源 进 行 录 入 扫 描 等 数 字 化 加 工, 据 了 解, 这 个 数 字 化 加 工 车 间 全 部 外 包 给 信 雅 达 公 司 运 作 档 案 资 源 数 字 化 完 成 以 后, 就 进 入 档 案 资 源 管 理 系 统, 它 能 对 所 有 采 集 所 得 的 数 字 化 档 案 资 源 提 供 管 理 服 务, 在 保 证 数 据 的 完 整 性 原 始 性 基 础 上, 完 成 对 大 量 档 案 资 源 的 有 序 管 理, 这 为 有 效 的 查 询 打 下 了 坚 实 的 基 础 有 了 这 个 系 统, 杭 州 市 档 案 馆 实 现 了 对 数 字 化 档 案 信 息 的 标 准 化 管 理, 实 现 档 案 接 收 移 交 鉴 定 销 毁 病 档 监 控 报 表 打 印 统 计 等 一 系 列 管 理 功 能, 这 些 相 对 模 块 化 的 功 能 设 计 最 终 形 成 了 一 个 有 效 的 管 理 整 体 在 杭 州 市 档 案 馆 的 档 案 库 房, 记 者 看 到 了 与 印 象 中 的 档 案 柜 不 一 样 的 现 代 化 档 案 柜, 据 赵 建 国 副 局 长 介 绍, 在 查 询 者 确 定 了 要 查 找 的 资 源 后, 它 所 在 的 档 案 柜 的 门 就 会 自 动 移 开, 大 大 节 省 了 查 询 的 人 力 和 时 间 档 案 资 源 管 理 系 统 还 能 够 对 不 同 来 源 不 同 格 式 的 数 字 档 案 进 行 规 范 化 工 作 包 括 电 子 文 件 元 数 据 规 范 数 据 交 换 规 范 文 件 的 语 言 格 式 数 据 交 换 的 物 理 存 储 介 质 规 范 和 数 据 交 换 的 逻 辑 格 式 规 范, 能 对 元 数 据 进 行 著 录 的 功 能, 在 元 数 据 中 记 录 有 文 件 在 设 计 形 成 传 递 维 护 整 个 工 作 流 程 的 全 部 情 况, 能 提 供 分 类 号 主 题 词 自 动 标 引 多 媒 体 档 案 标 引, 还 可 以 提 供 各 种 档 案 数 据 的 索 引 和 编 制 各 种 专 题 目 录 档 案 资 源 利 用 系 统 则 是 网 上 档 案 馆 的 重 头 戏, 这 是 建 设 网 上 档 案 馆 的 最 终 目 的, 是 对 档 案 资 源 提 供 利 用 服 务 的 功 能 模 块, 也 是 满 足 不 同 用 户 群 采 用 多 种 利 用 方 式 有 效 利 用 档 案 的 创 新 之 举 据 了 解, 一 期 工 程 的 目 标 主 要 是 面 向 党 政 网, 二 期 工 程 将 把 对 象 扩 大 到 普 通 的 市 民, 由 于 杭 州 市 已 经 成 功 的 实 施 了 市 民 邮 箱 工 程 档 案 资 源 利 用 系 统 提 供 了 强 大 的 快 速 有 效 的 查 询 方 式, 尤 其 是 处 于 国 内 领 先 水 平 的 全 文 智 能 检 索 功 能, 它 不 仅 能 够 满 足 市 级 机 关 各 单 位 和 社 会 公 众 查 询 利 用 档 案 资 源 的 需 要 并 提 供 各 种 查 询 审 批 功 能 和 系 统 日 志, 还 能 根 据 利 用 的 反 馈 情 况 进 行 相 关 信 息 的 统 计 工 作, 为 档 案 局 提 供 第 一 手 的 情 况 统 计 分 析 尽 管 目 前 的 信 息 公 开 还 面 临 着 一 些 法 律 法 规 上 的 难 题, 但 杭 州 市 档 案 局 的 网 上 图 书 馆 以 用 为 导 向, 实 现 了 档 案 工 作 的 全 程 信 息 化, 为 国 内 的 档 案 信 息 化 工 作 做 出 了 有 益 的 探 索 使 用 的 产 品 和 服 务 本 案 例 分 析 中 使 用 的 IBM 产 品 和 服 务 软 件 : DB2 Content Manager DB2 Content Manager is now known as Content Manager( 英 文 ) 更 多 信 息
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