( 股 ) 公 司 電 子 公 文 系 統 操 作 手 冊 線 上 簽 核 與 安 裝 股 份 有 限 公 司 115 台 北 市 南 港 區 園 區 街 3-2 號 5 樓 之 3 TEL:02-27893389 傳 真 :02-27892568 中 華 民 國 1 0 1 年 3 月
目 錄... 0 第 一 章 安 裝 公 文 製 作... 3 1 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 6 前 置 設 定 )... 3 2 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 7 IE 8 前 置 設 定 )... 6 3 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 9 IE 10 前 置 設 定 )... 10 4 安 裝 公 文 製 作 前 (Office Word XP 2000 2003 設 定 )... 15 5 安 裝 公 文 製 作 前 (Office Word 2007 2010 設 定 )... 16 6 安 裝 公 文 製 作 程 式... 18 第 二 章 公 文 來 文 簽 收... 20 1 登 入 系 統... 20 2 線 上 稽 催... 21 第 三 章 公 文 製 作... 23 1 公 文 製 作... 23 2 公 文 暫 存... 25 3 夾 帶 電 子 附 件... 25 4 列 印 公 文 ( 紙 本 公 文 傳 遞 )... 27 第 四 章 公 文 流 程... 29 1 外 來 公 文 簽 收 ( 收 文 )( 承 辦 簽 收 )... 29 2 公 文 流 程 傳 遞 ( 收 文 )( 承 辦 )... 30 3 公 文 流 程 傳 遞 ( 收 發 文 )( 承 辦 )... 31 4 公 文 流 程 傳 遞 ( 發 文 )( 承 辦 )... 32 5 公 文 追 蹤... 34 6 公 文 經 手... 35 7 預 設 流 程... 35 8 簽 核 意 見 登 打 與 列 印... 37 9 主 管 授 權 決 行 作 業 : 簽 核 意 見 登 打 與 授 權 決 行... 38 10 承 辦 人 結 案 作 業... 39 11 資 料 查 詢... 41 第 五 章 其 他 功 能... 43 1 線 上 更 新... 43 2 常 用 字 集 設 定... 43 3 代 理 人 設 定... 44 4 自 訂 發 文 群 組... 45 5 基 本 資 料 設 定... 46 第 六 章 登 記 桌 操 作... 48 1 登 記 桌 收 件 匣 ( 會 辦 : 加 簽 )... 48 1
2 登 記 桌 收 文 作 業... 49 3 登 記 桌 結 案 作 業... 50 4 登 記 桌 查 詢 已 結 案 公 文... 51 5 登 記 桌 解 除 結 案 作 業... 53 2
第 一 章 安 裝 公 文 製 作 本 章 節 提 供 使 用 者 在 進 行 安 裝 YamiiFlow 公 文 製 作 程 式 前, 有 關 使 用 者 IE 瀏 覽 器 IE 6.0 IE 7.0 需 注 意 並 設 定 事 項 與 Office XP 2000 2003 2007, 進 行 Word 列 印 紙 本 時 需 配 合 之 設 定 相 關 安 裝 YamiiFlow 公 文 製 作 程 式 之 操 作 步 驟 1 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 6 前 置 設 定 ) 設 定 IE 6 瀏 覽 器 開 啟 IE 6 瀏 覽 器, 檢 視 工 具 列 中 是 否 有 Google 的 工 具 列 或 MSN 或 Web Search 等 不 同 種 類 工 具 列 請 在 Google 或 MSN 或 Web Search 的 字 樣 上 在 點 一 下, 則 字 樣 前 的 勾 勾 會 不 見, 且 工 具 列 也 會 消 失, 如 此 便 可 以 順 利 打 開 漢 龍 公 文 系 統 了 然 後 到 工 具 網 際 網 路 選 項 進 入 一 般 這 個 頁 面 的 設 定 中 3
選 項 選 第 一 個 : 每 次 查 閱 畫 面 時 設 定 自 訂 層 級 再 來 到 安 全 性 的 頁 面, 分 別 點 選 信 任 的 網 站, 然 後 按 下 方 的 自 訂 層 級 按 鈕, 會 出 現 如 右 方 的 畫 面, 請 檢 查 ActiveX 控 制 項 與 插 件 之 下 的 選 項 是 否 有 停 用 或 提 示 的 選 項, 將 停 用 或 提 示 的 選 項 變 更 為 啟 動 4
加 入 信 任 網 站 請 將 學 校 公 文 網 址 加 入, 例 如 :http://edoc.xxxx.edu.tw 即 可 然 後 按 下 新 增 確 定 或 ( 關 閉 ) ( 註 : 如 果 貴 機 關 公 文 網 頁 是 有 做 SSL 加 密, 為 https 網 址, 此 網 站 則 為 https://edoc.xxxx.edu.tw) 取 消 封 鎖 快 顯 倘 若 是 Windows XP 作 業 系 統 SP2 版 本 的 使 用 者, 請 將 瀏 覽 器 工 具 功 能 表 下 之 網 際 網 路 選 項 的 隱 私 權 的 封 鎖 快 顯 視 窗 功 能 取 消 即 可 5
選 頁 籤 選 項 進 階 後 再 至 設 定 區 勾 選 安 全 性 的 允 許 主 動 式 內 容 在 我 電 腦 上 的 檔 案 中 執 行, 再 按 確 定 離 開 即 可 2 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 7 IE 8 前 置 設 定 ) 設 定 IE 7 IE 8 瀏 覽 器 打 開 您 的 IE 7 瀏 覽 器, 於 空 白 的 地 方 按 下 右 鍵 觀 察 是 否 有 Google 的 工 具 列 或 MSN 或 Web Search 等 不 同 種 類 工 具 列 請 在 Google 或 MSN 或 Web Search 的 字 樣 上 在 點 一 下, 則 字 樣 前 的 勾 勾 會 不 見, 且 工 具 列 也 會 消 失 6
點 選 工 具 網 際 網 路 選 項 進 入 後, 請 到 一 般 這 個 頁 面, 在 瀏 覽 歷 程 記 錄 這 一 欄, 按 下 設 定 這 個 鈕, 會 出 現 下 方 畫 面, 將 選 項 調 整 為 每 次 造 訪 網 頁 時 進 入 信 任 的 網 站 的 自 訂 層 級 中, 將 ActiveX 控 制 項 與 外 掛 程 式 項 目, 若 預 設 為 停 用 7
或 提 示 選 項 請 調 整 為 啟 用 加 入 信 任 網 站 選 擇 信 任 的 網 站 選 項, 點 選 網 站 按 鈕 請 將 公 文 網 址 加 入, 例 :http://edoc.xxxx.edu.tw, 按 下 新 增 關 閉 PS: 若 此 區 域 內 所 有 網 站 需 要 伺 服 器 驗 證 為 打 勾 狀 態, 則 請 先 將 勾 選 點 掉 再 將 網 址 輸 入 ( 註 : 如 果 貴 機 關 公 文 網 頁 是 有 做 SSL 加 密, 為 https 網 址, 此 網 站 則 為 https://edoc.xxxx.edu.tw) 取 消 開 啟 快 顯 封 鎖 程 式 請 將 瀏 覽 器 工 具 功 能 表 下 之 網 際 網 路 選 項 的 隱 私 權 內 開 啟 封 鎖 快 顯 視 窗 程 式 功 能 取 8
消 選 頁 籤 選 項 進 階 後 再 至 設 定 區 勾 選 安 全 性 的 允 許 主 動 式 內 容 在 我 電 腦 上 的 檔 案 中 執 行, 再 按 確 定 離 開 即 可 9
3 安 裝 公 文 製 作 前 (IE 9 IE 10 前 置 設 定 ) 設 定 IE 9 IE 10 瀏 覽 器 打 開 您 的 IE 7 瀏 覽 器, 於 空 白 的 地 方 按 下 右 鍵 觀 察 是 否 有 Google 的 工 具 列 或 MSN 或 Web Search 等 不 同 種 類 工 具 列 請 在 Google 或 MSN 或 Web Search 的 字 樣 上 在 點 一 下, 則 字 樣 前 的 勾 勾 會 不 見, 且 工 具 列 也 會 消 失 點 選 工 具 網 際 網 路 選 項 10
進 入 後, 請 到 一 般 這 個 頁 面, 在 瀏 覽 歷 程 記 錄 這 一 欄, 按 下 設 定 這 個 鈕, 會 出 現 下 方 畫 面, 將 選 項 調 整 為 每 次 造 訪 網 頁 時 11
進 入 信 任 的 網 站 的 自 訂 層 級 中, 將 ActiveX 控 制 項 與 外 掛 程 式 項 目, 若 預 設 為 停 用 或 提 示 選 項 請 調 整 為 啟 用 加 入 信 任 網 站 選 擇 信 任 的 網 站 選 項, 點 選 網 站 按 鈕 請 將 公 文 網 址 加 入, 例 :http://edoc.xxxx.edu.tw, 按 下 新 增 關 閉 PS: 若 此 區 域 內 所 有 網 站 需 要 伺 服 器 驗 證 為 打 勾 狀 態, 則 請 先 將 勾 選 點 掉 再 將 網 址 輸 入 ( 註 : 如 果 貴 機 關 公 文 網 頁 是 有 做 SSL 加 密, 為 https 網 址, 此 網 站 則 為 https://edoc.xxxx.edu.tw) 取 消 開 啟 快 顯 封 鎖 程 式 12
請 將 瀏 覽 器 工 具 功 能 表 下 之 網 際 網 路 選 項 的 隱 私 權 內 開 啟 封 鎖 快 顯 視 窗 程 式 功 能 取 消 選 頁 籤 選 項 進 階 後 再 至 設 定 區 勾 選 安 全 性 的 允 許 主 動 式 內 容 在 我 電 腦 上 的 檔 案 中 執 行, 再 按 確 定 離 開 即 可 13
若 瀏 覽 器 為 IE10, 則 頇 另 外 於 工 具 相 容 性 檢 視 設 定 14
請 將 公 文 網 址 加 入, 例 :http://edoc.xxxx.edu.tw, 按 下 新 增 關 閉 1 2 3 4 安 裝 公 文 製 作 前 (Office Word XP 2000 2003 設 定 ) 設 定 WORD XP 2000 2003 巨 集 安 全 性 打 開 任 意 一 個 WORD 檔 案, 進 入 功 能 列 : 工 具 巨 集 安 全 性 然 後 將 安 全 性 選 擇 中 15
5 安 裝 公 文 製 作 前 (Office Word 2007 2010 設 定 ) 設 定 WORD 2007 巨 集 安 全 性 打 開 任 意 一 個 WORD 檔 案, 點 選 自 訂 快 速 存 取 工 具 列 : 其 他 命 令 選 擇 信 任 中 心 信 任 中 心 設 定 確 定 16
選 擇 信 任 位 置 新 增 位 置 確 定 瀏 覽 公 文 範 本 位 置 路 徑 :C:\HLDoc 確 定 17
完 成 Office Word 2007 設 定 6 安 裝 公 文 製 作 程 式 登 入 公 文 製 作 系 統 選 擇 個 人 設 定 線 上 更 新 步 驟 一 請 按 此 下 載 下 載 公 文 Web Client 製 作 方 式 一 : 可 選 擇 從 程 式 目 前 所 在 位 置 執 行 這 個 程 式 確 定 方 式 二 : 可 選 擇 將 將 程 式 存 到 磁 碟 可 以 存 放 到 桌 面 至 桌 面 找 到 NDSetup.exe 點 兩 下 進 行 安 裝 18
進 入 歡 迎 畫 面, 選 擇 下 一 步 安 裝 完 成, 請 選 擇 完 成 若 系 統 要 求 重 新 啟 動 電 腦, 請 執 行 重 新 啟 動 電 腦 捷 徑 項 目 : (1) 桌 面 (2) 程 式 集 漢 龍 電 子 公 文 漢 龍 電 子 公 文 製 作 19
第 二 章 公 文 來 文 簽 收 本 章 節 說 明 使 用 者 登 入 公 文 系 統 介 面 與 公 文 收 文 簽 收 之 介 面 1 登 入 系 統 點 選 桌 面 上 的 漢 龍 電 子 公 文 製 作 即 可 進 入 文 稿 製 作 系 統 或 執 行 程 式 集 的 漢 龍 電 子 公 文 製 作 亦 可 當 進 入 公 文 製 作 系 統 首 頁, 1. 點 選 進 入 學 校 公 文 系 統 主 機 依 據 您 所 屬 單 位 的 不 同, 給 予 登 入 帳 號 與 登 入 密 碼 後, 按 下 登 入 系 統 按 鈕 即 可 登 打 帳 號 及 密 碼 進 入 系 統 註 : 承 辦 人 員 請 熟 記 個 人 的 登 入 帳 號 密 碼 若 按 下 放 棄 登 入 按 鈕 會 關 閉 此 登 入 視 窗, 此 時 若 要 再 重 新 登 入, 請 再 次 點 選 登 入 系 統 按 鈕, 即 可 登 入 後 的 主 要 操 作 畫 面 介 紹 : 左 邊 區 塊 標 示 出 登 入 的 承 辦 人 員 名 稱 + 職 稱 與 功 能 區 中 間 區 塊 是 個 人 行 事 曆 右 邊 區 塊 為 公 佈 最 新 消 息 區 20
註 : 系 統 首 次 登 入 時 可 能 需 要 等 待 一 段 時 間, 原 因 為 頇 本 機 端 初 始 化 元 件 注 意 : 使 用 公 文 系 統 前 之 安 裝 與 設 定 必 頇 先 完 成 當 結 束 作 業 時, 必 頇 登 出 此 系 統, 請 點 選 登 出 系 統 : 2 線 上 稽 催 線 上 稽 催 是 針 對 承 辦 人 員 此 帳 號, 依 據 限 結 辦 日 期 計 算, 若 超 過 時 間, 會 於 使 用 者 登 入 系 統, 自 動 顯 示 跳 出 警 示 視 窗 ( 如 下 圖 ) 若 系 統 已 登 入, 可 直 接 進 行 查 詢 線 上 稽 催 資 訊 如 下 : 點 選 左 列 功 能 列 其 他 最 新 消 息 即 可 21
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第 三 章 公 文 製 作 本 章 節 為 說 明 使 用 Yamiiflow 公 文 製 作 相 關 操 作 方 式, 若 需 相 關 公 文 作 業 規 則 可 參 閱 文 書 處 理 手 冊 1 公 文 製 作 登 入 公 文 製 作 系 統 : 按 下 功 能 區 中 的 公 文 製 作 後, 右 側 出 現 所 有 可 供 使 用 的 公 文 製 作, 其 中 可 為 製 作 格 式 的 計 有 各 類 發 文 用 文 稿 函 書 函 公 告 令 開 會 通 知 單 與 簽 ( 自 創 簽 ) (1) 選 取 發 文 機 關 全 銜 (2) 正 本 : 可 利 用 輸 入 關 鍵 字 後, 點 選, 尋 找 正 確 全 銜 之 機 關 單 位 名 稱 (3) 副 本 : 可 直 接 點 選 點 選 按 鈕, 尋 找 內 部 單 位 (4) 可 拉 動 右 側 之 捲 軸 往 下 可 見 到 其 他 欄 位 註 解 : 有 箭 頭 符 號 的 欄 位 為 選 取 式, 如 速 別 等 其 他 無 箭 頭 之 欄 位 為 一 般 式, 頇 自 行 鍵 入 資 料 的 所 有 機 關 欄 位 前 輸 入 機 關 單 位 的 關 鍵 字 後, 點 選 按 鈕, 即 可 出 現 根 據 關 鍵 字 搜 尋 到 23
於 副 本 處, 點 選 出 現 如 下 圖 畫 面, 左 邊 框 : 列 出 內 部 單 位, 可 直 接 選 取 單 位, 例 如 : 依 據 是 否 夾 帶 附 件, 進 行 選 取 至 右 邊 框 選 取 後, 按 確 定 註 解 : 依 據 研 考 會 制 定, 發 送 公 文 之 正 本 機 關 必 含 附 件, 而 副 本 機 關 可 以 依 需 要 選 擇 是 否 含 附 件 若 本 文 無 附 件, 請 點 此 選 擇 按 鈕 若 本 文 含 附 件, 副 本 機 關 頇 收 到 附 件, 請 點 選 此 按 鈕 若 本 文 含 附 件, 副 本 機 關 無 頇 收 到 附 件, 請 點 選 此 按 鈕 當 輸 入 公 文 內 容 時, 提 供 一 個 鍵 入 全 形 標 點 符 號 與 常 用 字 集 的 快 速 捷 徑 選 單 首 先 將 游 標 移 到 欲 插 入 全 形 標 點 符 號 或 常 用 字 集 位 子, 點 選, 選 擇 一 個 適 當 的 標 點 符 號 或 字 集 後, 24
便 可 插 入 完 成 公 文 內 容 製 作, 建 議 點 選 儲 存 按 鈕, 系 統 會 提 供 本 稿 的 創 稿 文 號 紀 錄 至 公 文 暫 存 之 中 2 公 文 暫 存 公 文 暫 存 : 儲 存 公 文 製 作 尚 未 完 成 之 公 文, 之 公 文 草 稿 暫 存 可 進 行 之 作 業 :(1) 刪 除 : 點 選 刪 除 可 刪 除 此 份 公 文 (2) 複 製 : 點 選 複 製 可 複 製 此 份 公 文 (3) 修 改 : 點 選 主 旨, 可 進 入 繼 續 進 行 編 修 3 夾 帶 電 子 附 件 填 妥 公 文 內 容, 若 有 附 件 檔 案, 請 點 選 電 子 附 件 點 選 加 入 附 件 檔 案 ; 務 必 填 入 附 件 名 稱 的 內 容 ( 如 : ) 加 入 附 件 檔 案 (1) 點 選 選 擇 附 件 檔 名,( 2) 以 此 類 推, 加 入 檔 案 一 檔 案 二 完 成 後, 建 議 點 選 儲 存 25
( 承 上 圖 ) 檔 案 名 稱 命 名 : 請 控 制 在 20 字 元 內 ( 中 文 字 10 字 ) 系 統 欄 位 之 請 勿 以 英 文 數 字 為 起 始, 請 控 制 在 20 字 元 內 ( 中 文 字 10 字 ) 建 議 : 檔 案 大 小 請 小 於 1 M 若 有 含 電 子 附 件, 則 附 件 需 填 入 相 關 之 附 件 說 明 欲 檢 視 電 子 附 件, 可 至 公 文 暫 存 查 詢 尚 未 傳 送 出 去 的 公 文 草 稿 點 選 主 旨 進 入 檢 視 電 子 附 件 26
檢 視 電 子 附 件 (1) 可 進 行 開 啟 檢 視,( 2) 可 進 行 刪 除 維 護,( 3) 可 進 行 瀏 覽 欲 新 增 之 電 子 附 件,( 4) 確 認 公 文 完 成 點 選 儲 存 4 列 印 公 文 ( 紙 本 公 文 傳 遞 ) 輸 入 公 文 內 容 完 成 後,(1) 點 選 儲 存 ( 如 : 並 儲 存 後, 請 點 選 公 文 列 印, 進 行 列 印 紙 本 公 文 圖 示 ),(2) 當 資 料 皆 鍵 入 正 確 此 份 函 稿 的 資 料 會 轉 為 Word 文 件, 以 標 準 的 公 文 函 稿 格 式 呈 現, 如 右 圖 注 意 : 在 此,Word 僅 作 為 列 印 預 視 用, 所 以 在 Word 中 所 修 改 的 資 料 並 不 會 對 應 回 來 源 處, 亦 不 會 存 入 資 料 庫 27
漢 龍 大 學 按 下 Word 工 具 列 的 圖 示 執 行 列 印 即 可 28
第 四 章 公 文 流 程 1 外 來 公 文 簽 收 ( 收 文 )( 承 辦 簽 收 ) 按 下 功 能 區 中 的 收 件 匣 後, 右 側 區 域 顯 示 尚 未 簽 收 之 公 文 ( 外 來 文 ) 承 辦 人 員 可 先 點 選 連 結, 進 行 內 文 預 覽, 確 認 是 否 為 承 辦 公 文 點 選 連 結, 進 行 內 文 預 覽 ; 開 啟 外 來 文 呈 現 內 文 如 下 圖 29
( 狀 況 1) 若 確 定 欲 進 行 簽 收 : 1. 請 將 選 擇 之 公 文 勾 選 2. 按 下 公 文 簽 收 按 鍵 ( 如 圖 示 ) 後, 出 現 如 右 圖 ( 狀 況 2) 若 確 定 欲 退 文 改 分 之 公 文 : 1. 請 將 選 擇 之 公 文 勾 選 按 下 退 文 改 分 按 鍵 ( 如 圖 示 ) 即 可 2 公 文 流 程 傳 遞 ( 收 文 )( 承 辦 ) 承 上 步 驟, 若 為 承 辦 人 處 理 承 辦 外 來 文 1. 設 定 公 文 流 程 點 選 公 文 流 程 2. 選 擇 簽 核 名 單 ( 可 使 用 預 設 流 程 ) 3. 傳 送 目 的 串 簽 再 點 選 加 簽 以 此 類 推 完 成 流 程 設 定, 點 選 呈 核 ( 傳 送 ) 按 鈕 系 統 將 會 依 照 您 建 30
立 之 流 程 關 卡 進 行 傳 送 3 公 文 流 程 傳 遞 ( 收 發 文 )( 承 辦 ) 收 文 簽 收 後, 進 行 公 文 承 辦 收 件 匣 公 文 流 程 傳 遞 作 業 :( 公 文 類 別 : 全 部 ) 若 狀 態 為 串 簽 或 並 簽 進 行 公 文 簽 核 作 業 1. 進 行 公 文 確 認 簽 收 如 圖 1. 2. 線 上 檢 視 公 文 內 容 電 子 附 件 3. 進 行 公 文 簽 核 意 見 撰 寫 4. 進 行 呈 核 傳 送 或 退 文 31
註 : 儲 存 按 鈕 可 暫 存 簽 核 意 見 註 : 流 程 中 退 文, 選 擇 退 回 上 一 關 或 原 承 辦 人 2. 3. 簽 核 意 見 4. 4 公 文 流 程 傳 遞 ( 發 文 )( 承 辦 ) 製 作 公 文 製 作 完 成 一 份 公 文, 並 已 經 儲 存 取 得 創 稿 文 號 ( 注 意! 若 需 電 子 簽 核, 簽 核 狀 態 需 選 電 子 簽 核 ) 32
(1) 設 定 公 文 流 程 點 選 公 文 流 程 (2) 選 擇 簽 核 名 單 ( 可 使 用 預 設 流 程 ) (3) 傳 送 目 的 再 點 選 加 簽 以 此 類 推 完 成 流 程 設 定, 點 選 呈 核 ( 傳 送 ) 按 鈕 系 統 將 會 依 照 您 建 立 之 流 程 關 卡 進 行 傳 送 33
5 公 文 追 蹤 公 文 追 蹤 : 追 蹤 承 辦 人 尚 未 結 案 的 公 文, 點 選 可 查 詢 公 文 承 辦 與 簽 核 狀 況 34
6 公 文 經 手 公 文 經 手 : 可 查 詢 曾 經 辦 理 過 的 公 文 及 會 簽 項 目 ( 列 出 未 結 案 及 結 案 後 十 四 天 項 目, 若 以 完 成 結 案, 於 結 案 註 記 顯 示 ) 7 預 設 流 程 (1) 選 擇 預 設 流 程 性 質 與 輸 入 自 訂 流 程 之 名 稱 以 方 便 未 來 選 擇 (2) 點 選 新 增 (3) 出 現 如 右 圖 之 畫 面 (4) 點 選 流 程 編 號 : 例 如 P001 進 入 到 下 圖 35
(1) 點 選 簽 核 名 單 進 入 選 取 單, 選 擇 傳 送 關 卡 ( 如 下 圖 說 明 ) (2) 傳 送 目 的 (3) 點 選 加 簽 新 增 流 程 關 卡 至 顯 示 框 頁, 以 此 類 推 (4) 完 成 後, 點 選 儲 存 此 預 設 流 程 說 明 點 選 簽 核 名 單 進 入 選 取 單, 選 擇 傳 送 關 卡 說 明 36
8 簽 核 意 見 登 打 與 列 印 簽 核 意 見 登 打 於 公 文 內 容 下 方 之 簽 核 意 見 欄 位, 簽 核 意 見 可 點 選 見 配 合 公 文 流 程 關 卡 設 定 後, 點 選 核 稿 ( 傳 送 ) 暫 存 簽 核 意 ( 承 上 圖 ) 若 需 列 印 公 文 意 見, 點 選 公 文 簽 核 列 印 按 鍵, 如 功 能 列 : 檔 案 (F) 列 印 (P) 或 預 覽 列 印 (Y) 37
9 主 管 授 權 決 行 作 業 : 簽 核 意 見 登 打 與 授 權 決 行 主 管 於 收 件 匣, 進 入 公 文 內 容 檢 視 : 簽 核 意 見 登 打 於 公 文 內 容 下 方 之 簽 核 意 見 欄 位 簽 核 意 見 可 點 選 暫 存 簽 核 意 見 授 權 決 行 主 管, 點 選 或 按 鈕 核 稿 ( 傳 送 ) 38
( 承 上 圖 ) 若 需 檢 視 各 單 位 簽 核 意 見 內 容, 點 選 公 文 簽 核 列 印 按 鍵, 如 10 承 辦 人 結 案 作 業 登 入 公 文 系 統, 進 入 收 件 匣, 決 行 長 官 已 擲 回 之 公 文 欲 進 行 結 案 確 定 結 案, 請 點 選 按 鈕 39
顯 示 結 案 歸 檔 對 話 框 : 請 確 認 結 案 日 期 檔 案 類 別 決 行 層 次 ( 不 能 更 改 ): 系 統 會 自 動 帶 出 確 定 結 案, 請 點 選 確 定 40
系 統 提 示 已 完 成 結 案 注 意 : 完 成 結 案 歸 檔 之 公 文, 將 不 會 再 顯 示 於 收 件 匣 公 文 暫 存, 若 欲 查 詢 請 至 查 詢 曾 經 承 辦 的 已 結 案 歸 檔 之 公 文 11 資 料 查 詢 41
資 料 查 詢 承 辦 公 文 可 查 詢 承 辦 人 : 承 辦 中 公 文, 與 已 結 案 的 歷 史 公 文 可 查 詢 承 辦 人 : 承 辦 中 公 文, 與 已 結 案 的 歷 史 公 文 公 文 類 別 包 含 : 來 文, 創 文 42
第 五 章 其 他 功 能 1 線 上 更 新 系 統 WEB 安 裝 程 式 下 載 位 置 2 常 用 字 集 設 定 個 人 設 定 字 集 設 定 使 用 者 可 設 定 常 用 詞 彙 或 標 點 符 號 43
可 自 訂 個 人 字 集 設 定 (1) 選 擇 字 集 分 類 : 標 點 符 號 或 常 用 詞 彙 (2) 輸 入 內 容 (1) 再 點 選 新 增 按 鈕, 即 可 3 代 理 人 設 定 個 人 設 定 代 理 人 設 定 代 理 人 : 1. 選 擇 代 理 人 的 單 位 與 人 員 2. 設 定 代 理 時 間 3. 點 選 啟 動 作 4. 設 定 完 成, 請 點 選 儲 存 * 若 原 身 份 有 授 權 決 行 權 限, 代 理 啟 動 後, 授 權 決 行 權 限 也 將 移 轉 至 代 理 人 * 44
4 自 訂 發 文 群 組 個 人 設 定 預 設 群 組 (1) 可 自 訂 個 人 群 組 (2) 建 立 群 組 名 稱 (3) 點 選 按 鈕, 點 選 例 如 : 進 入 系 統 設 定 承 上 圖 (1) 新 增 其 他 機 關 單 位 : 於 輸 入 關 鍵 字, 例 如 : 軍 訓, 點 選 ( 如 下 圖 ) (2) 選 擇 機 關 單 位, 點 選 按 鈕, 設 定 完 成 後, 請 點 選 45
(3) 新 增 內 部 單 位 : 直 接 點 選 1. 出 現 內 部 單 位 選 取 單 位 畫 面 2. 選 擇 單 位, 設 定 完 成 後, 請 點 選 確 定 (4) 新 增 人 名 1. 於 輸 入 人 名, 2. 點 選, 3. 即 完 成 輸 入 直 接 輸 入 人 名 之 群 組 (5) 設 定 完 成 後, 請 點 選 儲 存 亦 可 進 行 刪 除, 調 整 群 組 設 定 5 基 本 資 料 設 定 個 人 設 定 基 本 資 料 一 設 定 個 人 資 料 : 1. 可 設 定 個 人 聯 絡 電 話 與 傳 真 號 碼 46
2. 確 定 輸 入 電 子 郵 件 啟 動 公 文 到 件 通 知 點 選 啟 動 設 定 完 成, 請 點 選 儲 存 47
1 登 記 桌 收 件 匣 ( 會 辦 : 加 簽 ) 第 六 章 登 記 桌 操 作 1 登 記 桌 收 件 匣, 若 有 其 他 單 位 不 知 道 需 傳 送 人 員, 由 登 記 桌 協 助 2 進 入 公 文 流 程, 可 進 行 加 簽 作 業 48
2 登 記 桌 收 文 作 業 1 點 選 登 記 桌 如 圖 進 入 登 記 桌 收 文 作 業 畫 面, 如 圖 2 登 記 桌 處 理 收 文 作 業 : 利 用 下 拉 式 選 單, 選 擇 承 辦 單 位 與 承 辦 人, 確 認 無 誤 後, 點 選 傳 送 如 圖 注 意 : 可 做 批 次 分 文 49
3 登 記 桌 處 理 移 文 / 退 文 作 業 : 利 用 移 文 勾 選 方 框, 如 圖 注 意 : 可 做 批 次 移 文 確 認 無 誤 後, 點 選 移 文, 如 圖 3 登 記 桌 結 案 作 業 1 狀 態 : 若 公 文 承 辦 完 成, 需 由 登 記 桌 進 行 結 案 者 點 選 結 案 歸 檔 如 圖 進 入 登 記 桌 結 案 作 業 畫 面, 如 圖 50
2 登 記 桌 處 理 結 案 作 業 : 確 認 可 結 案 之 公 文, 於 狀 態 列 會 顯 示 紅 字 待 結 案 請 登 記 桌 人 員 再 進 行 結 案 作 業 : 1. 確 認 分 類 號 2. 確 認 決 行 層 次 3. 確 認 判 核 日 期 是 否 有 誤 4. 勾 選 可 結 案 公 文 5. 點 選, 即 完 成 結 案 作 業 注 意 : 可 做 批 次 結 案 4 登 記 桌 查 詢 已 結 案 公 文 1 登 記 桌 查 詢 已 結 案 公 文 : 若 欲 查 詢 已 結 案 公 文, 請 點 選 右 上 方 之 查 詢 已 結 案 公 文 如 圖 51
2 登 記 桌 查 詢 已 結 案 公 文 : 輸 入 查 詢 條 件 結 案 類 別 結 案 日 期 公 文 主 旨, 點 選 開 始 查 詢 3 登 記 桌 查 詢 已 結 案 公 文 : 可 預 覽 查 詢 之 已 結 案 之 公 文 點 選 類 別 可 瀏 覽 公 文 之 內 容, 如 下 圖 所 示 4 預 覽 查 詢 之 已 結 案 之 公 文 查 詢 已 結 案 之 公 文 可 進 行 結 除 結 案 作 業 : 公 文 主 旨 52
5 登 記 桌 解 除 結 案 作 業 1 登 記 桌 解 除 已 結 案 公 文 作 業 : 依 據 查 詢 已 結 案 之 公 文, 若 呈 現 之 公 文 需 要 進 行 解 除 結 案 作 業, 可 進 行 結 除 結 案 作 業 : 利 用 解 除 勾 選 方 框, 如 圖 確 認 無 誤 後, 點 選 解 除 結 案, 如 圖 解 除 結 案 之 後, 再 依 照 結 案 作 業 程 序 進 行 結 案 注 意 : 可 做 批 次 解 除 結 案 53