公文寫作 簡要說明 文書組 103/08/05
公文寫作簡要說明 壹 公文基本概念 貳 公文寫作方式 叄 其他注意事項 2
壹 公文基本概念 一 公文的意義與必備條件二 公文程式 ( 程序及格式 ) 三 公文的種類四 公文的行文系統 ( 以本校為例 ) 五 公文的結構 ( 以函為例 ) 3
壹 公文基本概念 一 公文的意義與必備條件 ( 一 ) 公文的意義 : 公文是處理公務的文書, 即機關之間處理公務往返之文書或機關與民眾間往返之文書 ( 二 ) 公文必須具備的三要件 1. 公文內容必須與公務有關 2. 公文處理者, 必須至少有一方為機關或團體 3. 必須符合一定的程式 ( 程序及格式 ) 4
壹 公文基本概念 二 公文程式 ( 程序及格式 ): 公文從收文 承辦 擬稿 核稿 決行 發文, 都有一定的製作 傳遞程序 ; 每一類公文, 都有特定的格式 三 公文的種類共分 6 種 ( 一 ) 令 : 發布行政規章 ; 發表人事 任免 遷調 獎懲時使用 ( 二 ) 呈 : 對總統有所呈情或報告時使用 ( 三 ) 咨 : 總統與立法院 監察院公文往復時使用 5
壹 公文基本概念 ( 四 ) 函 : 各機關處理公務, 有下列情形一之時使用 : 1. 上級機關對所屬下級機關有所指示 交辦 批復時 ( 下行文 ) 2. 下級機關對上級機關有所請求或報告時 ( 上行文 ) 3. 同級機關或不相隸屬機關間行文時 ( 平行文 ) 4. 民眾與機關間申請與答覆時 ( 平行文 ) ( 經常使用 ) ( 五 ) 公告 : 各機關就主管業務或依據法令規定, 向公眾或特定對象有所曉示 宣告 勸戒 請求時使用 ( 偶爾使用, 例如人事室之公告本校教師甄選錄取名單 ) 6
壹 公文基本概念 ( 六 ) 其他文書 1. 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 2. 開會通知單 : 召集會議時使用 3. 提案 : 對會議提出報告或討論事項時使用 4. 紀錄 ( 議程 ): 記錄會議經過 決議或結論時使用 5. 書函 : 於公務未決階段, 需要磋商 陳述及徵詢意見 協調或通報時使用, 舉凡答復簡單案情, 寄送普通文件 書刊 或一般連繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 函與書函之最大區別為 : 准駁性 的公文不能使用書函 7
壹 公文基本概念 6. 箋函或便箋 : 以個人或單位名義於洽商或回覆公務使用 7. 聘書 : 聘用人員時使用 8. 證明書 : 對人 事 物之證明時使用 9. 證書或執照 : 對個人或團體依法令規定取得特定資 格時使用 10. 契約書 : 當事人雙方意思表示一致, 成立契約關係 時使用 11. 定型化表單 ( 申請書 請假單等 ) 12. 公務電話紀錄 : 公務上使用電話聯繫 洽詢 通知 的通話紀錄 8
壹 公文基本概念 13. 手令或手諭 : 機關長官對所屬有所指示或交辦時使用 14. 報告 : 公務用報告, 如調查報告 評估報告 ; 或機關 內人員就個人事務有所陳情時使用 15. 說帖 : 詳述機關掌理事務辦理情形, 請相關機關或部 門予以支持時使用 16. 節略 : 對上級人員略述事情大要, 亦稱綱要 起首用 敬陳者, 末署 職稱 姓名 本校最常使用的文書種類為函 簽 開會通知單 9
壹 公文基本概念 四 公文的行文系統 ( 以本校為例 ) ( 一 ) 上行文 : 兩機關有隸屬關係, 下級行文給上級, 行文語氣應恭敬 例 : 本校 教育部國民及學前教育署 ( 二 ) 下行文 : 上級機關行文所屬下級機關, 語氣宜謙和 例 : 教育部國民及學前教育署 本校 ( 三 ) 平行文 : 同級機關或無隸屬關係的機關或機關與人民間的公文往復, 行文語氣宜不卑不亢 例 : 本校 其他學校 本校 新埔鎮公所 10
壹 公文基本概念 五 公文的結構 ( 以函為例 ) ( 一 ) 發文機關 : 製作本件公文的機關, 應用全銜 本校全銜 : 新竹縣私立內思高級工業職業學校 ( 二 ) 地址 聯絡方式 : 發文機關的地址及承辦人資料 ( 三 ) 受文者 : 行文對象 ( 四 ) 發文日期及發文字號 : 由收發文單位 ( 文書組 ) 統一處理 ( 五 ) 速別 : 希望受文機關辦理之速別, 有 最速件 速件 普通件 三種 ( 六 ) 密等 : 有 絕對機密 極機密 機密 密 四種, 如非密件, 則不須填註 ( 七 ) 附件 : 必須註明名稱及數量 11
壹 公文基本概念 ( 八 ) 本文 1. 主旨 : 是全文的精要, 說明行文的目的與期望, 應具體扼要, 不可分項分條 凡案情簡單者, 可用 主旨 一段完成 2. 說明 : 就事實來源或理由, 詳細敘述, 可分項敘述 3. 辦法 : 無法在 主旨 中向受文者提出的要求, 在本段 列舉 可因內容改用 建議 擬辦 核 示事項 等名稱 ( 九 ) 正本 : 行文之對象填列於此 ( 十 ) 副本 : 涉及之相關機關 單位或個人 ( 十一 ) 署名 : 以發文機關首長在公文最後一行簽署職銜和姓名 或加蓋職章 ( 十二 ) 印信 : 為防偽造及變造, 公文需蓋用印信或首長簽署 12
貳 公文寫作方式 一 寫作要領二 常用公文用語三 公文寫作注意事項 13
貳 公文寫作方式 一 寫作要領擬辦公文的來源 : 被動收到他機關的來文或本機關主動去文 ( 一 ) 認清對向 : 收文單位為何? 發文單位是那一個? 立場確定, 才能以適當的語氣及程式寫作 ( 二 ) 了解案情 : 對案情詳加規劃, 徹底瞭解, 衡情酌理, 提出具體要求, 即公文的主旨 14
貳 公文寫作方式 ( 三 ) 解釋清楚 : 為什麼要這樣做?, 即公文的 說明 部份, 宜條理分明 ( 四 ) 措辭簡要 : 提出具體可行的辦法或建議, 提綱挈領, 簡潔扼要, 清楚表達主題或訴求, 即公 文中的 辦法 或 建議 ( 五 ) 態度中正平和 : 上行文要恭謹誠懇, 平行文宜不卑不亢 ( 六 ) 公文用語宜簡鍊, 敘述應正確 清晰, 擬文要可行, 辦文宜迅速 15
貳 公文寫作方式 二 常用公文用語 ( 一 ) 稱謂語 - 對受文者稱呼或自稱用語 1. 有隸屬關係之機關 : 上級對下級稱 貴 ( 國教署稱本校 貴校 ); 下級對上級稱 鈞 ( 本校稱國教署 鈞署 ); 自稱 本 2. 對無隸屬關係之機關 : 上級稱 大 ( 本校稱立法院 大院 ), 平行稱 貴, 自稱 本 3. 對機關首長 : 上級對下級稱 貴, 自稱 本 ; 下級對上級稱 鈞長 ( 本校校長稱國教署長 鈞長 ; 本校同仁稱校長 鈞長 ), 自稱 本 或 職 16
貳 公文寫作方式 4. 機關 ( 或首長 ) 對屬員稱 台端 5. 機關對人民稱 先生 女士 或通稱 君, 對團體稱 貴, 自稱 本 6. 行文數機關或單位時, 如於文內同時提及, 可通稱為 貴機關 或 貴單位 ( 二 ) 請示語 : 請問 請教之衡量用語, 如 是否可行 是否有當 是否合宜 等 17
貳 公文寫作方式 ( 三 ) 期望及目的語 : 每件公文都有一定的期望及目的, 所以在 主旨 的最後用語, 請求對方 ( 受文者 ) 鑒查 核示 辦理或轉行, 它含有請求及期望之意 如對上級機關或首長用 請鑒核 請核示 ; 對平行機關用 請查照 ; 對下級機關用 請查照 請照辦 請辦理見復 等 ( 四 ) 准駁語 : 上級機關對下級機關審核各項規定或平行機關答覆請求時所作的用語叫做 准駁語 包括 : 1. 允准語 - 如 應予照准 准予備查 敬表同意 2. 駁復語 - 如 應予不准 應予緩議 礙難同意 18
貳 公文寫作方式 三 公文寫作應注意事項 ( 一 ) 寫 主旨 時, 應注意事項 1. 內容力求具體扼要, 敘述內容不分項, 一段完成, 用以說明行文目的與期望 2. 以本校行文教育部國民及學前教署為例, 稱謂語要用 鈞署, 鈞字前要空一格 主旨段後之期望詞語可套用 : 請鑒核 請核備 請核撥 等 19
貳 公文寫作方式 ( 二 ) 期望語應空格的寫法 意義及行文層級 1. 請鑒核 : 請閱鑒核定 ( 上行 ) 2. 請核示 : 請核准示知 ( 上行 ) 3. 請核備 : 請核准備查 ( 上行 ) 4. 請備查 : 請存備查閱 ( 上行 ) 5. 請核撥 : 請核准撥付 ( 上行 ) 6. 請鑒准核銷 : 請閱鑒並核准報銷 ( 上行 ) 7. 敬請鑒核示復 : 請閱鑒核准並回復示知 ( 上行 ) 8. 請查照 : 請查明而依照辦理 ( 平行 ) 9. 請同意惠復 : 請同意惠予回復 ( 平行 ) 10. 請查照惠允 : 請查明同意依照辦理 ( 平行 ) 11. 請查照辦理見復 : 請查明依照辦理並回復 ( 平行 ) ( 下行 ) 20
貳 公文寫作方式 ( 三 ) 附送語 1 對上級機關或首長 ( 函報國教署 ): 檢陳 附陳 2 對平行或下行機關 : 檢送 檢附 附 附送 ( 四 ) 結束語 1 對總統簽末用 : 謹呈 2 對其他首長 ( 校長 ) 簽末用 : 謹陳 敬陳 右陳 3 便條 便箋用 : 此致 此上 21
貳 公文寫作方式 ( 三 ) 在 說明 段內應注意事項 1. 若說明段內沒有項目可分, 就不必起另外一行, 直接從 說明 : 後開始敘述 2. 說明段內容可分幾項來說明, 項次寫法 : 第一層一 第二層 ( 一 ) 第三層 1. 第四層 (1) 3. 說明段中, 其分項內容過於繁雜或含有表格型態時, 則應編列為附件 22
貳 公文寫作方式 ( 四 ) 公文中 鈞 貴 台端 等字之擺放方式 1. 如在一行中間, 前應空一格 2. 如出現在一行之首, 則不必空格 3. 如出現在標點符號之後也不用空格 ( 五 ) 公文中經常出現的統一用字 ( 法律統一用字表 ) 少見字 古字 符號等應避免使用 23
貳 公文寫作方式 ( 六 ) 數字使用規則 : 以阿拉伯數字書寫之狀況 -( 公文書橫式書寫數字使用原則 ) 1. 日期 時間 :103 學年度 21 世紀 延後 2 週 2. 序數 : 第 2 會議室 第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 3. 發文字號 編號 : 竹內工總字第 1030000182 號函 附件 1 4. 計量單位 統計數據 ( 百分比 金額 人數 比數等 ): 80% 6 億 3,951 萬 2,456 元 60 人 1:3 5. 地址 :30505 新竹縣新埔鎮楊新路 1 段 40 號 24
貳 公文寫作方式 6. 法規內容之引述或摘述 : 依 辦法或施行細則第 15 條規定辦理 7. 錢幣 : 應加幣別, 金額應用阿拉伯數字 寫法, 最後一定要加上 元 字 如 : 新臺幣 1 億 2,345 萬 6,789 元 8. 公文中提及 支票壹紙 領據參紙 等, 一律改由阿拉伯數字表達, 如 : 支票 1 紙, 領據 3 紙 25
貳 公文寫作方式 ( 七 ) 數字使用規則 : 以中文數字書寫之狀況 1. 描述性用語 一次補助 ; 一次退休金 ; 三大討論主題 ; 前一年 ; 一分子 ; 第三部門 ; 公正第三人 ; 國小三年級 ; 會計系二年級 ; 第二專長 ; 每一位同仁 ; 一套規範 26
貳 公文寫作方式 2. 慣用語 ( 如星期 比例 概數 約數 ): 7 月 21 日 ( 一 ) 7 月 21 日 ( 星期一或週一 ); 正月初五 ; 三軍部隊 ; 三讀通過 ; 約三 四天 ; 二三百架次 ; 幾千萬分之一 ; 七千餘人 ; 二百多人 3. 法規制定 修正及廢止案之公文書 : 例如 修正 事務管理手冊 財產管理第十五點, 並自發布日生效 前述條文有關法規之作業時, 其內容數字部分不宜更動 4. 專有名詞 : 三國演義 伊麗莎白二世 五南書局 27
貳 公文寫作方式 ( 八 ) 正 副本受文者 ( 行文單位 ) 的寫法 1. 校外機關應寫全銜 如 : 國教署 教育部國民及學前教育署勞動署 勞動部勞動力發展署環保署 行政院環境保護署新竹女中 國立新竹女子高級中學 28
貳 公文寫作方式 2. 中央機關先寫, 地方機關其次, 個人再次之 如 : 教育部 新竹縣政府教育處 教授 3. 校內單位列最後, 但應稱 本校, 不用再寫 全銜 ; 而第 1 個校內單位必定要寫 本校 二 字, 以後單位可不再寫本校 錯誤寫法 -- 副本 : 總務處 正確寫法 -- 副本 : 本校總務處 人事室 會計室 4. 副本不能排列 1 2 3 錯誤寫法 -- 副本 :1. 教務處 2. 總務處 3. 學務處正確寫法 -- 副本 : 本校教務處 總務處 學務處 29
貳 公文寫作方式 5. 行文正本給 教育部國民及學前教育署 副本 國教署高中及高職教育組 或 國教署主計處 科長 等, 此種寫法會造成一案多文, 反而使受文機關內部分文及辦文時間拖延與資源浪費 錯誤寫法 -- 正本 : 教育部國民及學前教育署 副本 : 國教署高中及高職教育組 國教署主計處 科長 正確寫法 -- 正本 : 教育部國民及學前教署 6. 對上級機關, 為示尊重, 以不發送副本為宜 30
貳 公文寫作方式 ( 九 ) 處理附件應注意之事項 1. 附件應檢點清楚, 隨稿附送, 並用 檢送 檢附 檢陳 等字樣敘明附件名稱及份數 2. 附件有 2 種以上時, 請分別標以附件 1 附件 2 3. 來文過長無法摘敘時, 應列為附件 4. 附件以附給正本收文者為主, 副本機關或單位如需給附件, 應在副本項內之機關或單位名稱後註明 ( 含附件 ) 31
貳 公文寫作方式 ( 十 ) 附件 在公文的表示方式 1. 如主旨 如說明 如說明一 2. 直接註明附件名稱及數量 3. 附件如來不及或不能隨稿附送時, 請註明 附件另陳鈞長核示 字樣 ( 電子簽核意見欄 ) 4. 有時間性之公文, 其附件不及隨文送出者, 請註明 文先發, 附件另送, 並與文書組聯繫, 洽知發文號碼, 備於補送附件時註明 附件另寄 亦類此 5. 無 32
貳 公文寫作方式 ( 十一 ) 撰寫 簽 及 函 ( 稿 ) 的一般原則 1. 簽 及 稿 的性質 (1) 簽 是幕僚對長官處理公務表達意見, 以供上級了解案情, 並作抉擇之依據, 所以 簽 是 人對人 ( 非對機關 ) 的公文 (2) 稿 為公文之草本, 依規定程序核判後發出 在擬稿時, 為簡化起見, 稿末校長職銜後可僅書姓, 名字以 表示, 此含尊重諱稱其名之意, 即 ( 湯 )-( 紙本簽核時 ) 註 : 簽 與 稿 的關係 (1) 先簽後稿 : 先上 簽 說明案件的處理意見, 等長官核示後, 再依照指示撰寫公文稿, 多使用在法令 政策性 重大興革 重要人事財務案件 33
貳 公文寫作方式 (2) 簽稿並陳 : 簽與稿同時遞送上級核決, 使用在下列情況之一 : 1) 文稿內容需另為說明, 或對有關案件以往處理情形須加分析敘述的案件 2) 依法准駁, 但案情特殊, 須加說明的案件 3) 須限時辦發, 來不及先行請示的案件 (3) 以稿代簽 : 直接以文稿代替 簽 遞送上級核決, 用於一般案情簡單, 或例行承轉的案件 34
叄 其他注意事項 一 不適合電子公文簽核系統必須以紙本傳遞之公文 : 人事案 經費案及各類請購申請單 經費核銷單 財產異動單 獎學金申請單 採購契約書 各項合約書 工程案件 無法掃描成電子檔之附件公文 附件有表單需核章之公文 密件 附件無法附加於公文系統 ( 檔案太大 ) 之公文等, 以紙本傳遞 35
叄 其他注意事項 二 公文處理時程 最速件 :1 日 速件 :3 日 普通件 :6 日 限期公文 : 依限辦理 36
叄 其他注意事項 三 公文夾顏色 紅色 : 用於最速件 藍色 : 用於速件 白色 : 用於普通件 黃色 : 用於機密件 四 公文會簽 會核時限 最速件 :1 小時 速件 :2 小時 普通件 :4 小時 37
叄 其他注意事項 五 公文會簽 會核流程 電子公文簽核系統會簽, 建議由承辦人員擬辦後呈單位主管 ( 主任 ) 簽核 ; 再由單位主管 ( 主任 ) 決定送會簽單位 ( 人員 ) 會簽完畢公文回到單位主管, 再由單位主管陳校長批示 紙本文書會簽 會核請依序送會, 請勿遺漏而逕送秘書室, 以免耽誤時間 38
叄 其他注意事項 六 簽署原則 : 由左而右, 由上而下 在紙本公文稿或公文之首頁下方, 由左而右, 由上而下簽署, 分成三排, 左排為承辦單位, 中間為會辦單位, 右排為決行者 簽註意見後蓋職名章並押日期以示負責 ( 如下圖示 ) 39
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叄 其他注意事項 七 請各單位簽辦人員務必細讀附件, 並將重點列出給主管參考, 重點為 : 時程 人員 ( 或對象 ) 經費 過去經辦與否或經驗等 八 如有人名 單位名 日期 星期 時間 數字 ( 尤其是經費 ) 務必再檢視兩次 41
叄 其他注意事項 九 其他影印公文或各項文書時請務必留意 : 簽核之意見 及 章戳 須影印清楚完整, 不可模糊或截角 十 對外文書, 本校校名務必使用 全銜 : 新竹縣私立內思高級工業職業學校 42
叄 其他注意事項 十一 電子公文簽核代理人設定 : 落實代理人制度, 請假 出差無法簽辦公文時, 請事先於公文系統中設定代理人, 並於期限內辦妥公文 ( 稍後說明如何設定 ) 43
參考資料 44
本校收文處理流程 : 45
46
http://163.19.9.241/ischool/publish_page/0/ ( 內思首頁 ) http://admin.savs.hcc.edu.tw/tw/ ( 電子公文簽核系統 ) 47