公文寫作

公文寫作及 文書業務宣導 主講人 : 文書組詹佳惠 日期 :2018 年 04 月 18 日 ( 三 ) 時間 : 上午 10:10 ~ 11:00 地點 : 旺宏館 721 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 1

公文寫作 簡報大綱 1 3 基礎 公文 概念 結構 2 4 5 公文 撰擬 語法要領 常見 錯誤 2

基礎 概念 公文意義與要件 意義 實質要件 公文為處理公務之文書. 與處理公務有關. 至少有一方為機關. 須有具體主張與明確目的. 正確援引適用法規. 依權責製作處理. 依規定程序傳遞. 合於公文程式. 依分層負責規定授權決行. 負責之表示 ( 蓋印 簽署 副署 ). 時間之表示 ( 製作 發文時間 ) 程序要件 形式要件

基礎 概念 公文程式之類別 (1/2) 令呈咨函 公布法律 發布法規命令 解釋性規定與裁量基準之行政規則及人事命令時用 對總統有所呈請或報告時用 總統與立法院 監察院公文往復時用 機關間行文, 或人民與機關間之申請與答復時用 公告向公眾或特定之對象宣布周知時使用 4

基礎概念 公文程式之類別 (2/2) 其他 簽 : 承辦人員就職掌事項, 或下級機關首長對上級機關首長有所陳述 請示 請求 建議時使用 書函 : 甲 於公務未決階段需要磋商 徵詢意見或通報時使用 乙 舉凡答復內容無涉准駁 解釋之簡單案情, 寄送普通文件 書刊, 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 開會通知單 公務電話紀錄 報告 箋函或便箋 聘書 說帖 紀錄 5

基礎概念 行文系統 兩機關有隸屬關係, 下級行文給上級 上行文 同級機關或無隸屬關係的機關或機關與人民間公文往復 平行文 用語 稱謂 用印皆不同 上級機關行文所屬下級機關 下行文 6

基礎概念 文書處理流程 7

公文結構 函 ( 稿 ) 最速件 1 日 速件 3 日 普通件 6 日 依限辦理 國立清華大學函 ( 稿 ) 檔號 :04001/1 保存年限 :5 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :00-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 受文者 : 發文日期 : 中華民國 105 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 主旨 : 起首語 + 主要意旨 + 期望語 ( 具體扼要敘述目的與期望, 文字不分項且不超過 50 字為宜 ) 說明 : 一...( 就本案之事實 來源 理由 經過等作詳細之敘述, 文字可分項, 採階梯式排序 ; 如未分項, 緊接冒號後書寫 ) ( 一 ) 1 (1) 二 如有附件或正副本附件不同時, 列於說明最後一項, 並應列明附件之名稱及數量 辦法 : ( 向受文者所提出具體請求或方案, 無法在主旨簡述時 ) 正本 : 副本 : 如為機關, 應寫全銜 注意分項符號用法 依保存年限區分表 校長 ( 上行文 - 蓋職章 ; 平行 下行文 - 蓋簽字章 ) 8

公文結構 簽 文別 簽辦日期及單位 檔號及保存年限 主文 會簽單位 決行層級 ( 依分層負責明細表 ) @ 主旨 之擬辦屬原則性 概括性或方向性 @ 擬辦 段, 則提出具體作法, 細節之建議意見 9

公文語法 稱謂語 大院 大部 稱 謂 語 對受文者稱呼 或自稱用語 鈞部 鈞長鈞座 貴局 貴處貴公司 臺端 先生女士 本 該 職稱 有隸屬關係之下級對上級用 ( 如 : 本校對教育部 ) 對無隸屬關係之上級機關用 ( 如 : 本校對立法院 考試院 監察院 ) 對平行 下級及對人民團體用 對屬員 或人民 自稱 機關名稱如一再提及可稱 該 ( 如該局 ) 對職員則稱 該員 或 職稱 10

公文語法 期望或目的語 期望語發文者對受文者表達期望之用語 請鑒核請核示請鑒查請核備請備查 請查照請辦理惠復請查明惠復請查照轉知 請查照請照辦請辦理見復請查明見復請查照轉知 請上級機關或首長查核 指示使用 請平行機關知悉辦理時用 請下級機關知悉辦理時用 鑒核 - 報核案件 核示 - 請示案件 鑒查 - 僅供瞭解 核備 - 知悉供查考 11

公文語法 引述語 復 ( 稱謂 ) 函 復文時, 將對方前次來文引述於說明的首段 引述語 引據其他機關或受文者來文時之用語 依 ( 依據 )( 稱謂 ) 辦理於告知辦理之依據時用 ( 發文年月日字號及文別 ) 諒蒙鈞察 ( 對上級 ) ( 發文年月日字號及文別 ) 諒達 ( 對平行 ) ( 發文年月日字號及文別 ) 計達 ( 對下級 ) 就同一事後續行文, 如須表明前次的行文時, 引述於說明的首段 12

公文語法 附送語 / 經辦語 附送語 致送資料 文件之用語 附陳 檢陳 檢送 檢附 附送 對上級附送附件時用 對平行或下級機關附送附件時用 亦可當成起首語 經辦語 案情處理過程之聯繫用語 遵經 遵即 業經 經已 均經 迭經 旋經 嗣經 對上級機關或首長用 通用 13

公文語法 數字使用原則 阿拉伯數字 / 中文數字 用語類別 用法舉例 代號 ( 碼 ) 國民身分證統 ISBN 988-133-005-1 M234567890 臺秘字一編號 編號 發文字號第 0930086517 號 序數 日期 時間 第 4 屆第 6 會期 第 1 階段 第 1 優先 第 3 名第 6 次會議紀錄 民國 93 年 7 月 8 日 93 年度 21 世紀 公元 20 00 年 7 時 50 分 阿拉伯數字 電話 傳真 (02) 3356-6500 郵遞區號 門牌號碼 計量單位 100 台北市中正區忠孝東路 1 段 2 號 3 樓 304 室 150 公分 35 公斤 30 度 2 萬元 7.36 公頃土地 1.5 筆 統計數據 ( 百分比 金額 80 % 3.59 % 6 億 3,944 萬 2,789 元 639,4 人數 比數等 ) 42,789 人 1:3 14

撰擬 要領 基本原則 原 則 簡用語簡練清晰 淺 不用奇字 切忌用字艱深 明鮮明適切 格式正確 條理分明 要言不繁 用詞精準 正確 清晰 簡明 迅速 整潔 一致 完整 周詳 確時間 數字須精確

撰擬 要領 基本要求 認清角色 瞭解案情 充分資訊 確定角色, 才能以適當的語氣及程式寫作 應清楚地瞭解案情並詳加規劃, 提出具體建議或要求 公文寫作應考量所涉的法令及曾經有過的相關案例

撰擬要領 簽稿不同 一 格式架構不同 二 對象及目的不同 簽 為內部請示 建議用, 承辦人就職掌事項 有所陳述 請示 請求 建議時使用, 供長官瞭解案情並作抉擇之依據 稿 則是公文之草本, 依各機關程序核判後發出, 其主要用途為對外公務聯繫及交涉用 三 流程不同 稿 於決行判發後, 送文書組進行校繕及用印發文工作 簽 於決行後, 則直接歸檔, 並依裁示憑辦 17

撰擬要領 公文簽辦方式 須簽辦 須發文 以稿代簽 簽稿併陳 案情簡單照例承轉 僅為說明 或依法准駁 或限時辦發之案件 收文 先簽後稿 政策或重大案件 法律案 人事案 須簽辦 不發文 大簽 ( 制式簽 ) 小簽 ( 簡簽 ) 18

撰擬要領 先簽後稿 - 先簽 (1/2) 檔號 :04001/1 保存年限 :5 104 年 8 月 20 日簽於 00 處 00 組主旨 : 謹擬具本校 104 學年度校務發展檢討會議 規劃案, 簽請核示 說明 : 一 依本校 104 年 0 月 0 日第 0 次校務會報決議辦理 二 旨揭規劃內容摘述如下 : ( 一 ) 召開時間 :104 年 0 月 0 日 ( 星期 0) 上午 9 時至 25 日下午 4 時 ( 二 ) 召開地點 :00000 ( 三 ) 參加人員 : 副校長 等 32 人 ( 四 ) 經費 : 會議期間所需交通 食宿 保險及雜費費用, 由校控款支付 ( 五 ) 會議行程及會議議程如附件 1 2 擬辦 : 奉核可後, 擬發 開會通知單, 請參加人員準時與會 19

撰擬要領 先簽後稿 - 後稿 (2/2) 國立清華大學開會通知單 ( 稿 ) 受文者 : 如出列席者發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 會議行程及會議議程各 1 份開會事由 : 召開本校 104 學年度校務發展檢討會議 開會時間 :104 年 8 月 24 日 ( 星期一 ) 上午 9 時至 25 日 ( 星期二 ) 下午 4 時開會地點 : 主持人 : 校長 聯絡人及電話 : ( ) 出席者 : 副校長 主任秘書 教務長 學務長 總務長 院長 所長 系主任 列席者 : 副本 : 備註 : 敬請攜帶會議行程及會議議程資料與會 20

撰擬要領 只簽不發 - 簡單例行案件 密等及解密條件或保密期限 : 收文簽辦單 擬辦 : 一 案係 00 大學來函更改該校通訊資料 二 本校電子公文系統已於收文日更新資料 三 文擬於清華公佈欄公告周知後存查 檔號 :04001/1 保存年限 :5 公文文號 :104000000 承辦單位 : 總務處文書組承辦人 : 王大同聯絡電話 : 21

撰擬要領 上行文 檔號 :04001/1 保存年限 :00 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 :000 字第 000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 00 研究推廣計畫書 1 份 計畫籌備會議紀錄 1 份 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :03-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢陳本校 00 研究推廣計畫書 暨計畫籌備會議紀錄各 1 份, 請鑒核 說明 : 依據鈞部 00 年 00 月 00 日台高教字第 0000 號函辦理 正本 : 教育部副本 : 22

撰擬要領 平行文 檔號 :04001/1 保存年限 :00 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 00 年 00 月 00 日發文字號 :000 字第 000 號速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 國立清華大學書函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :03-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 本校 00 系學生計 00 人, 訂於 00 年 00 月 00 日上午 00 時前往貴館參觀, 屆時請派員指 導, 請查照 說明 : 本案聯絡人 :000, 電話 :000000 正本 : 新竹市立美術館 副本 : 23

常見錯誤 上行文 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 最速件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文 國立清華大學書函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :03-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢送本校 行動科學計畫書 一式二份, 請查照 說明 : 依貴部 104 年 8 月 10 日高教字第 000 號函辦理 正本 : 教育部副本 : 教育部高教司 函 普通件 行動科學計畫書 1 式 2 份 檢陳 1 式 2 份 請鑒核 鈞部 刪除教育部高教司 24

常見錯誤 平行文 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 104 年度半年結算報告 1 份 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :03-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢陳本校 104 年度半年結算報告 1 份, 請鑒核 說明 : 依鈞部教育農林審計處 104 年 8 月 10 日 00 字第 0000 號函辦理 正本 : 審計部教育農林審計處副本 : 檢送 請查照 貴處 25

常見錯誤 數字 檔號 :04001/1 保存年限 :5 受文者 : 如行文單位發文日期 : 中華民國 104 年 00 月 00 日發文字號 : 速別 : 普通件密等及解密條件或保密期限 : 附件 : 如文 國立清華大學函 ( 稿 ) 機關地址 :30013 新竹市光復路 2 段 101 號承辦人 : 王小明電話 :03-0000000 轉 0000 傳真 :00-0000000 電子信箱 :0000@nthu.edu.tw 主旨 : 檢送貴公司捐贈本校清寒獎學金新臺幣 3 萬 6 仟元整自行收納款項收據 ( 受贈五字 001 號 ) 乙只, 請查照 正本 : 愛心股份有限公司副本 : 3 萬 6,000 元 1 紙 26

小提醒 對外行文係以本校立場行文, 請勿自稱 本系 本所 本院 本中心, 應稱 本校 本校除密件公文外, 已全面實施電子化, 請勿使用紙本進行簽核 致教育部公文, 請勿以其所屬之各級單位為正本或副本受文者 上行文 涉及准駁 ( 行政處分 ) 不宜使用書函格式 期望用語用於 主旨 段, 說明 段及 辦法 段不要重複敘述 同案若需行文上級機關及平行機關, 應分上行函與平行函辦理 公文簽辦後, 應隨時追蹤進度, 避免有在各單位會簽或會稿多時, 在最後陳核時, 要求長官立即核判情形 請就本身業務, 詳閱本校分層負責明細表 ( 秘書處網頁 ), 了解各類案件判行層級, 以增進公文傳送之效率 27

建議參考資源 文書處理手冊, 下載網址 : http://www.ey.gov.tw/news_content.aspx?n=950a35056632339b&sms=106241e966c56 3C0&s=AAA8C7F90478338A 本校文書組網頁整理之 公文製作範例 : http://document.web.nthu.edu.tw/files/11-1002-201.php 28

文書組 業務宣導 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 29

郵 件 郵件係透過單位進行轉交, 務必請寄件人書明收件人所屬單位 ( 系 所 中心 ), 勿僅以館 舍 室為收件地址 ; 為免影響公務進行, 非屬公務郵件, 儘量避免透過公務信箱傳遞 查詢郵局寄送之掛號信件或包裹, 請告知掛號號碼 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 30

發 文 附件如為現金 票據 有價證券或貴重物品, 應由承辦單位檢齊封固書明名稱 數量, 並在封口加蓋經辦人員印章隨同公文送交總發文人員辦理封發 國立清華大學 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 支票 1 紙金額 3 萬 6,000 元 蓋印 蓋印 31

機密公文傳遞及歸檔 機密公文簽核方式 : 紙本簽核 機密公文傳遞方式 : 請使用 機密文書傳遞公文封 進行傳遞 機密公文歸檔方式 送存歸檔前, 請先將紙本公文依照 文件產生日期 的先後順序進行排序 ( 原則 : 晚者在上, 早者在下 ), 並依序編寫頁碼及蓋騎縫章 請使用 機密檔案專用封套 裝封 封面上各欄位請確實填寫 案由或案名 : 請簡要摘錄事由, 以不洩密為原則 保密期限 : 請依 來文保密期限 填寫 創簽或創稿公文保密期限填寫原則 : 保密期限原則不超過保存年限 封套背面封口彌封 : 請加蓋職名章 ( 主要是蓋在上 下 左 3 邊的接縫線上 ) 併同 實體附件歸檔清單 送文書組歸檔 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 32

公文 ( 附件 ) 歸檔注意事項 一. 辦理公文附件歸檔時, 歸檔附件以原件為原則, 附件屬抽存續辦或不歸檔, 承辦人員應於本文敘明, 並於附件註記文 ( 編 ) 號, 簽奉機關權責長官核准 ; 俟其辦畢後, 承辦人員應依規定辦理附件歸檔事宜 二. 附件為下列物品, 得不辦理歸檔 1. 機關檔案點收作業要點第五點所列物品 現金 有價證券及其他貴重物品 司法訴訟有關物證 流質 氣體 易燃品 管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 易變質而不適長期保存之物品 2. 書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品 ( 如海報 ) 3. 為個人物品, 如學生證 個人公文等可由當事人收存 三. 以附件隨文寄出為不歸檔原因, 於規不符, 建議在附件寄出前製作複本歸檔 四. 不歸檔原因 ( 單位自存 已掃瞄成核參資料 影本歸檔 ) 五. 當來文有附件需自行下載時, 請下載後加入核參資料 33

機關檔案點收作業要點第五點所列物品 一. 現金 有價證券及其他貴重物品 二. 司法訴訟有關物證 三. 流質 氣體 易燃品 管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 四. 易變質而不適長期保存之物品 相關法規 機關檔案點收作業要點 機關檔案管理作業手冊第 7 章點收 34

檔案應用限制欄位 承辦公文應依法選擇公文之應用限制項目, 勿任意選擇 [ 不開放 ] 之欄位 依據檔案法第 17 條與第 18 條, 申請閱覽 抄錄或複製檔案, 機關非有以下情形, 依法不得拒絕 : 有關國家機密 有關犯罪資料 有關工商秘密 有關學識技能檢定及資格審查之資料 有關人事及薪資資料 依法令或契約有保密之義務 其他為維公共利益或第三人之正當權益者 因此, 承辦公文在選取檔號與保存年限的同時, 如無以上理由, 應於公文系統內的 [ 應用限制 ] 欄位選擇 [ 開放 ] 項 NATIONAL TSING HUA UNIVERSITY 2018/4/10 35

用 印 36

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