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1 香港教育學院 幼兒教育學院 SECE 資訊科技培訓工作坊 Microsoft Access 2000 入門篇工作坊 (5) 第 1 頁, 共 25 頁

2 目錄 香港教育學院 - 幼兒教育學院 : 資訊科技培訓工作坊 ( ) 1 目錄 2 第一部分 Access 術語 4 第二部分 Microsoft Access 2000 的介紹 5 1. Access 的介紹 5 A. 啟動 Access 5 B. Access 中的主要物件 5 C. Access 中的工具列介紹 6 D. 結束 Access 6 2. 建立資料表 6 A. 資料的種類 6 B. 定義欄位 7 C. 設定資料表的欄位屬性 8 D. 設定主索引 (Primary Key) 8 E. 儲存資料表設計 9 F. 修改欄位的名稱及屬性 9 G. 插入與刪除欄位 資料工作表的操作 10 A. 資料工作表 10 B. 新增 更改及刪除資料 11 C. 選取多項記錄 12 D. 改變資料工作表的外觀 12 E. 改變資料工作表文字的字型及顏色 關聯式資料庫 13 A. 認識關聯式資料庫 13 B. 編輯關聯 Access 中的查詢功能 15 A. 開啟舊檔 15 B. 設定查詢條件 尋找 取代 排序及篩選資料 17 A. 尋找資料 17 B. 取代資料 18 C. 排序資料 18 D. 篩選資料 19 E. 移除篩選 19 F. 檢視篩選 20 第 2 頁, 共 25 頁

3 7. Access 中的表單 21 A. 表單精靈 Access 中的報表 23 A. 報表精靈 23 第 3 頁, 共 25 頁

4 Access 術語 Microsoft Access 檔 Access 資料庫或 Access 專案檔 Access 資料庫在.mdb 檔中儲存資料庫物件和資料 專案檔不包含資料, 而且是用來連接 Microsoft SQL Server 資料庫 資料庫物件 Access 資料庫中包含許多物件, 例如資料表 查詢 表單 報表 資料頁 巨集和模組 資料工作表 以列欄格式顯示資料表 表單 查詢 檢視或預存程序中的資料 表單 供您放置控制項的 Access 資料庫物件, 這些控制項可用來採取行動, 或用來輸入 顯示和編輯欄位中的資料 匯入 將資料從文字檔 試算表或資料庫的資料表複製到 Access 資料表中 您可以用匯入的資料建立新的資料表, 也可以將它附加 ( 新增 ) 到資料結構相符的現存資料表中 索引 以索引鍵的值為基礎, 加速資料表中搜尋和排序的功能, 它可以強制資料表中列的唯一性 資料表的主鍵會自動製作索引 因為資料類型的關係, 有些欄位無法製作索引 報表 一種 Access 資料庫物件, 它會根據您的規定列印已設定格式並組織整理過的資訊 報表的例子包括銷售摘要 電話清單和郵寄標籤等 第 4 頁, 共 25 頁

5 Access 的介紹 A. 啟動 Access 1. 在開始選單選取 Micorsoft Access 來啟動 Access 2. 你將會看到如左圖的一個 Microsoft Access 對話視窗 3. 點選 Access 空白資料庫 來開啟一個空白的資料庫 4. 按 確定 鈕 5. 出現如左圖的 開新資料庫 對話視窗 6. 在 儲存位置 中選取要存放資料檔案的資料夾 7. 在 檔案名稱 輸入新的資料庫名稱 8. 再按 建立 鈕, 便會出現新的資料庫視窗 B. Access 中的主要物件介紹 1. 資料表 (Table) 2. 查詢 (Query) 3. 表單 (Form) 4. 報表 (Report) 第 5 頁, 共 25 頁

6 C. Access 中的工具列介紹 1. 開啟資料表 2. 檢視資料表設計 3. 新增資料表 4. 以大圖示方式顯示現有的資料表 5. 以小圖示方式顯示現有的資料表 6. 以清單方式顯示現有的資料表 7. 以詳細資料方式顯示現有的資料表 8. : 顯示關聯圖 D. 結束 Access 1. 在 檔案 功能表下拉選取 結束 指令, 便可結束 Access 建立資料表 A. 資料的種類 1. 文字 : 最多只能有 255 個字元 2. 備忘 : 最多能有 個字元 3. 數字 4. 日期時間 5. 自動編號 : 每新增一項資料, 此欄的 數值便會自動加 1 6. 是 / 否 第 6 頁, 共 25 頁

7 B. 定義欄位 1. 選取 資料表 物件 2. 然後選取 使用設計檢視建立資料表 3. 最後按下功能表上的 設計 按鈕 如左圖 來開啟資料表設計視窗 4. 在欄位名稱填上 學生編號 5. 然後在資料類型的欄位按一下滑鼠的左鍵, 在下拉的選單選取 數字 如左圖 6. 接著如左圖般輸入各項的欄位內容 第 7 頁, 共 25 頁

8 C. 設定資料表的欄位屬性 1. 在 學生姓名 的欄位中按一下滑鼠的左鍵 2. 在 欄位內容 中點選 一般 標籤 3. 在 欄位大小 中將長度改為 20 ( 即中英文合共可以有 20 個字 ) 如左圖 4. 在 是否出席 的欄位中按一下滑鼠 的左鍵 5. 在 欄位內容 中點選 一般 標籤 6. 在 預設值 中輸入 No 如左圖 D. 設定主索引 (Primary Key) 1. 作為主索引的欄位中的每一個值都必須是唯一的 不可重複 2. 要設定主索引, 首先點選該欄位名稱, 然後再按一下工具列上的 主索引 按鈕 3. 設定完成後, 在該欄位的旁邊會出現一個鑰匙符號 如左圖 第 8 頁, 共 25 頁

9 E. 儲存資料表設計 1. 要關閉設計檢視視窗, 先用滑鼠左鍵按一下在設計檢視視窗右上角的 關閉視窗 X 按鈕 2. 出現一個查詢是否儲存設計變更的視窗 按 是 按鈕 3. 出現如左圖的 另儲新檔 視窗 輸入資料表的名字, 最後按下 確定 便完成建立新的資料表 F. 修改欄位的名稱及屬性 1. 要修改欄位的名稱, 首先在該項欄位按一下滑鼠的左鍵, 如 學生編號, 使插入點出現 如左圖 2. 按鍵盤上的 Delete 鍵來刪除已輸入的文字, 然後再輸入想要的文字便可 3. 要修改欄位的屬性, 首先在該項欄位按一下滑鼠的左鍵, 如 學生名稱 4. 在 欄位屬性 中點選 一般 標籤 5. 最後在 必須有資料 中的下拉選單選取 是 便可 第 9 頁, 共 25 頁

10 G. 插入與刪除欄位 1. 要在 學生姓名 欄位與 是否出席 欄位之間加入一欄 聯絡方法 2. 首先在 是否出席 欄位中按一下滑鼠的左鍵 3. 然後在 插入 功能表下拉選取 列 指令便插入了一個新的欄位在 是否出席 欄位與 聯絡方法 欄位之間 4. 最後在 欄位名稱 輸入 聯絡方法, 並在其 資料類型 的下拉選單點選 備忘 便可 5. 要刪除欄位, 首先在 列選取器 上按一下 聯絡方法 來選取整個列 6. 然後在 編輯 功能表下拉點選 刪除, 聯絡方法 列便會被刪除 資料工作表的操作 A. 資料工作表 1. 對於資料庫中的各種物件如資料表 表單及查詢等都可以用以下的兩種方式來檢視 2. 資料表設計視窗 : 用來檢視資料表的結構, 以及相關屬性的設定 3. 按下 設計 按鈕, 會出現如左圖的 資料表設計視窗 第 10 頁, 共 25 頁

11 4. 先點選要開啟的資料表名稱, 然後再按工具列上的 開啟 按鈕, 便可看到如左圖的 資料工作表 datasheet B. 新增 更改及刪除資料 1. 要新增資料, 首先在 學生編號 欄位中按一下滑鼠的左鍵, 出垷插入的浮標, 然後在欄中輸入 , 輸入完成後按一下鍵盤上 Enter 鍵, 使插入點移到下一個欄位 如左圖 2. 依同樣的方法來輸入其他的資料 3. 當完成新增第一項的資料後, 輸入點會自動移到下一項記錄的第一欄中 4. 要更新資料, 首先將滑鼠移到要修改的儲存格上, 直至滑鼠變成十字型時就按一下滑鼠的左鍵, 即可選取該儲存格 依同樣的方法來輸入其他的資料 5. 用鍵盤直接輸入想更新的資料便可 6. 要刪除資料, 首先選取要刪除的記錄 如要刪除第二項記錄 7. 按一下工具列上的 刪除記錄 按鈕 8. 出現如左圖的對話視窗, 按下 是 按鈕來確認刪除的動作 第 11 頁, 共 25 頁

12 C. 選取多項記錄 1. 假設要刪除第 3-5 項的記錄, 先將滑鼠移到第 3 項記錄左側的 列選取器 上 2. 以拖曳的方式往下拉選 3 項記錄 如左圖 D. 改變資料工作表的外觀 1. 在 格式 功能表下拉選取 資料工作表 指令 2. 出現如左圖的 資料工作表格式設定 視窗 3. 在中間的 範例 框中可以預覽設定的效果 4. 最後按下 確定 按鈕便可 E. 改變資料工作表文字的字型及顏色 1. 在 格式 功能表下拉選取 字型 指令, 出現如左圖的 字型 對話視窗 2. 在此可以改變工作表文字的字型及顏色 實習題 : 試建立一個名為 結果 的資料表 該資料表有三個欄位, StudentID AssigementID 及 Score, 三個欄位的資料類型均為 數字 第 12 頁, 共 25 頁

13 關聯式資料庫 A. 認識關聯式資料庫 1. 關聯式資料庫 Relational Database 的意義, 就是可以在資料表中建立之間的關聯性 關聯 必須是經由兩個資料表中有相同意義 相同資料類型的欄位來實現 2. 資料表間的關聯分別是以下兩種 : 3. 一對多關聯 : 最常見的關聯, 在甲資料表中的任何一項記錄, 可對應乙資料表中的多項記錄, 但在乙資料表中只有一項記錄可對應至甲資料表 例如每個學生都會有第一次 第二次的考試成績, 但每一個學生只有一項基本資料的記錄 4. 一對一關聯 : 在兩個資料表中, 能找出一項符合的記錄 例如每一個學生每個學期只會有一份成績表 B. 編輯關聯 1. 返回主視窗, 在 工具 功能表下拉點選 資料庫關聯圖 指令 出現如左圖的 資料庫關聯圖 視窗 在此可以看到各個資料庫的關聯 第 13 頁, 共 25 頁

14 2. 按下工具列上的 顯示資料表 按鈕, 出現如左圖的 顯示資料表 視窗 3. 點選 資料表 標籤 4. 選取要建立關聯的項目, 如 學生 5. 按一下 新增 按鈕 再按一下 關閉 按鈕來關閉 顯示資料表 視窗 6. 資料庫關聯圖 視窗會多了一個 學生 的視窗 如左圖 7. 將 學生 中的 StudentID 拖曳到 結果 中的 StudentID 8. 出現如左圖的 編輯關聯 視窗 9. 勾選 強迫參考完整性 10. 最後按下 確定 按鈕便會看到關聯的結果 第 14 頁, 共 25 頁

15 Access 中的查詢功能 A. 開啟舊檔 1. 首先重新啟動 Microsoft Access, 出現如左圖的 Microsoft Access 對話視窗 2. 點選 開啟現存的檔案 3. 然後再點選 TG_5D4.mdb, 最後按下 確定 鈕即可 2. 設定查詢條件 1. 首先點選 物件 欄中的 查詢, 然後再用滑鼠按點選右邊的 使用設計檢視建立新查詢 兩下 2. 出現如左圖的 顯示資料表 視窗 3. 點選 資料表 標籤, 然後點選 學生及課程 資料表 4. 按 新增 按鈕 再按 關閉 按鈕來關閉 顯示資料表 視窗 5. 出現如左圖的 查詢 1: 選取查詢 視窗 第 15 頁, 共 25 頁

16 6. 在第一個欄位的 欄位 下拉選取 StudentID 在 排序 欄位下拉選取 遞減排序 並勾選 顯示 7. 在第二欄的 欄位 下拉選取 StudentClassID 在 排序 欄位下拉選取 遞減排序 並勾選 顯示 8. 最後在第三個欄位的 欄位 下拉選取 Grade 在 排序 欄位下拉選取 遞減排序 勾選 顯示 9. 並在 準則 欄位輸入 =A 10. 按一下右上角的 X 來關閉查詢視窗, 會看到如左圖的對話視窗 11. 按一下 是 按鈕 實習題 : 試做出以下的查詢結果 : 1. 試用 課程 及 老師 資料表, 列出於 95 年度, 學分是 3 分的課程的老師名稱 課程名稱 上課地點 日期及時間 2. 試用 結果 及 學生資 料表, 根據下列的條件, 列出學生姓名 作業編號及分數 i. 根據學生的姓氏遞增排序 ii. 若學生的姓氏相同, 則根據作業編號作遞增排序 iii. 若作業編號相同, 則根據分數作遞增排序 iv. 作業編號小於 10 v. 分數大於 出現如左圖的視窗, 輸入查詢的名稱 13. 再按 確定 按鈕便可 14. 返回主視窗後, 只要用滑鼠該 查詢 的名稱兩下便可檢視查詢的結果 第 16 頁, 共 25 頁

17 尋找 取代 排序及篩選資料 A. 尋找資料 1. 將滑鼠移到 學生編號 欄中的任何 一個儲存格中, 按一下滑鼠的左鍵 2. 在 編輯 功能表下拉選取 尋找 指令 3. 出現如左圖的 尋找及取代 視窗 4. 在 尋找目標 欄位中輸入 3 5. 在 查詢 欄位中下拉選取 學生編 號 6. 在 符合 欄位中下拉選取 欄位的 任何部分 7. 按一下視窗右下角的 較多 按鈕 8. 在 搜尋 欄位中下拉選取 全部 9. 做完所有設定後, 按下視窗右上角的 尋找下一筆 來尋找下一筆符合的 記錄 10. 重複按 尋找下一筆 來檢視符合的記錄 11. 當全部的資料都尋找完畢, 便會出現如左圖的視窗來告訴使用者所有資料都已搜尋完畢 第 17 頁, 共 25 頁

18 B. 取代資料 1. 點選並開啟 作業 資料表, 然後將滑鼠移到 課程編號 欄中的任何一個儲存格 2. 在 編輯 功能表下拉選取 取代 指令 出現如左圖的 尋找及取代 視窗 3. 點選 取代 標籤, 在 尋找目標 欄位輸入 6 4. 在 取代為 欄位輸入 4 5. 在 查詢 欄位下拉點選 課程編號 6. 在 搜尋 欄位下拉選取 全部 7. 取消勾選 大小寫須相符 8. 取消勾選 欄位格式比對搜尋, 表示只要考慮資料類型即可, 不需要考慮顯示格式 9. 最後按下 全部取代 按鈕來取代所有資料 10. 出現如左圖的對話視窗, 按 是 鈕來確定取代 11. 除了全部取代, 還可以一筆一筆資料地取代 只要在步驟 9 時按下 尋找下一筆, 當尋找到想要取代的資料時, 再按下 取代 按鈕便可 C. 排序資料 1. 點選並開啟 結果 資料表, 然後在 記錄 功能表下選取 篩選, 再在子功能表點選 進階篩選 / 排序 指令 2. 出現如左圖的 結果篩選 1: 篩選 視窗 第 18 頁, 共 25 頁

19 3. 在第一個欄位中的 欄位 下拉選取 AssignmentID, 而 排序 則下拉選取 遞增排序 4. 在第二個欄位中的 欄位 下拉選取 Score, 而 排序 則下拉選取 遞減排序 如左圖 5. 最後在 篩選 功能表下拉點選 套用篩選 / 排序 指令才可以使所做的設定生效 6. 要移除篩選, 可以在 記錄 功能表下拉選取 移除篩選 / 排序 來使設定失效 D. 篩選資料 1. 點選並開啟 學生及課程 資料表, 在 記錄 功能表下拉選取 篩選 然後再點選 依表單篩選 指令 2. 出現如左圖的 學生及課程 : 表單篩選 視窗 3. 在 課程編號 欄位下拉選取 1 及在 成績 欄位下拉選取 A 4. 然後在資料表的左下角點選 或 頁次 5. 在 或 頁次裡的 學生編號 欄位下拉選取 姜凡訊 6. 最後在 篩選 功能表下拉選取 套用篩選 / 排序 指令便可 E. 移除篩選 1. 在 表單篩選 視窗中, 要移除篩選, 可在 編輯 功能表下拉選取 刪除索引標籤 2. 在資料表時, 可以在 記錄 功能表下拉選取 移除篩選 / 排序 指令, 便能使篩選功能失效, 令資料工作表視窗回復原始的顯示內容 第 19 頁, 共 25 頁

20 F. 檢視篩選 A. 在 記錄 功能表下拉選取 篩選, 然後再選取 進階篩選 / 排序 指令 B. 出現如左圖的 篩選 視窗 實習題 : 試用 結果 資料表篩選出 作業編號 是 1 的記錄, 並將所有 遲交 欄位中的 YES 取代為 NO 第 20 頁, 共 25 頁

21 Access 中的表單 A. 表單精靈 1. 表單 和 資料表 同樣是用來顯示資料的, 兩者差異在於顯示方式的不同 2. 對於入門的使用者, 可以用 表單精靈 來做出表單 3. 首先點選 物件 欄中 表單, 如左圖 然後再用滑鼠按右邊的 使用表單精靈建立新表單 兩下 4. 出現如左圖的 表單精靈 視窗 5. 在 資料表 / 查詢 下拉選取所用的資料表 6. 在 可用的欄位 中點選要用的欄位, 然後按下 > 按鈕來將欄位加入 選取的欄位中 7. 按 下一步 按鈕 8. 出現如左圖的 表單精靈 視窗, 點選 單欄式 9. 再按 下一步 按鈕 第 21 頁, 共 25 頁

22 10. 出現如左圖的 表單精靈 視窗 11. 選取所想要的樣式, 如 工業 12. 按 下一步 按鈕 13. 出現如左圖的 表單精靈 視窗 14. 輸入表單的標題名稱 15. 點選 開啟表單來檢視或輸入資料 16. 按 完成 按鈕便可看到如左圖的表單 實習題 : 試用 學生 這個資料表建立一個表單 i. 表單的名稱為 : 學生名單 ii. 包含下列的資料 :StudentID, Last Name, First Name, Address, Phone No, Name iii. 使用表格式面板 iv. 樣式為 水彩 第 22 頁, 共 25 頁

23 Access 中的報表 A. 報表精靈 1. 點選 物件 欄中的 報表, 如左圖 然後在右邊按滑鼠兩下來點選 使用精靈建立報表 2. 或在點選 報表 物件後, 按一下 新增 按鈕, 然後點選 報表精靈, 並在下拉選單選取 資料表 : 學生 3. 出現如左圖的 報表精靈 4. 在 資料表 / 查詢 下拉選取所用的資料表, 如 資料表 : 學生 5. 在 可用的欄位 中點選要用的欄位, 然後按下 > 按鈕來將欄位加入 選取的欄位中 6. 按 下一步 按鈕 7. 如左圖般點選 StudentID, 然後按 > 按鈕 8. 按 下一步 按鈕 第 23 頁, 共 25 頁

24 9. 看到如左圖, 在第一欄中下拉選取 LastName 10. 然後按 下一步 按鈕 11. 在如左圖的視窗的 版面配置 區域點選 分層式 12. 在 列印方向 區域點選 直印 13. 按 下一步 按鈕 14. 在這個視窗點選 粗體 來作為標題的樣式 15. 按 下一步 按鈕 第 24 頁, 共 25 頁

25 16. 在這個視窗輸入報表的標題 17. 按 完成 按鈕 18. 這個便是利用 報表精靈 來建立的報表 實習題 : 使用 老師 資料表, 試建立一個如最後一頁所顯示的報表 本課堂的教材可在下列網址下載 : 第 25 頁, 共 25 頁

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