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1 Microsoft Office / PowerPoint 操作簡介 高立翰

2 一 OFFICE 套裝軟體簡介 2

3 簡介 辦公室應用軟體 大多數的電腦系統中必備的軟體之一 電腦初學者主要學習的軟體 日常生活亦可加以應用的軟體 軟體種類 以 Microsoft Office 系列為代表性的軟體 目前網路上也有免費的 Open Office 可供使用 支援程度目前仍是以 Microsoft Office 較高 3

4 Microsoft Office 軟體種類 MS Office 的前身 1982 年由 MicroPro 所推出的 WordStar, 為市場上主要的文書軟體 1983 年微軟推出 WordPerfect 在市場上競爭 其他也有相關軟體在市場上競爭, 如 PE2 等 1989 年微軟所推出的 Word 1.0 Windows 版, 才奠定了文書處理軟體的市場地位 1994 微軟將文書軟體 Word 及試算表軟體 Excel 整合為 Office 4.0 的套裝軟體中, 成為 Office 軟體整合的開端 爾後陸續有 Office 95, Office 97, Office 2000, 2003, 2007, 2010 等版本的推出, 皆不斷加入新的軟體整合與功能 4

5 目前 Office 2007/2010 中的主要軟體 Word 文書軟體 Excel 試算表軟體 PowerPoint 簡報軟體 Access 資料庫軟體 Outlook 電子郵件及工作行事曆 OneNote 記錄與筆記軟體 InfoPath 表單作業軟體 ( 互動式標記語言 ) Publisher 出版軟體 Etc. 如 Project, SharePoint (FrontPage) 等 5

6 三種最常用的 Office 軟體功能概要 Word 主要功能 文字輸入與編輯 文字格式調整 修改與增刪 基本表格與圖文編輯工作 PowerPoint 投影片的製作 投影片內容的播放 講義與簡報編輯 修訂及輸出 多媒體互動式簡報 Excel 主要功能 資料格式化與資料整理 資料計算 公式應用與設定 資料歸納與分析 簡單的統計分析 資料與圖表的轉換 6

7 Office 套裝軟體對公司經營的優缺點 優點 編輯與輸入工作可直接反應結果 所見即所得 (WYSIWYG), 又稱視覺化操作 軟體購買與建置價格相對較低 2010 家用版 :$5,290 中小企業版 :$10,890 專業版 :$17,490 操作介面與功能友善簡單 學習與訓練成本低 資料內容具有標準化格式 軟體不需要進行相互之間的資料轉換 ODBC(Open Database Connectivity, 開放式資料庫互連 ) 缺點 功能無法量身訂做 程式的應用風險高 ( 程式易受到未經授權的惡意使用 ) 無法即時修正軟體上的錯誤或更動軟體需求 資料的安全性較差 ( 資料容易受到盜取或竄改 ) 7

8 Office 軟體相關證照 Microsoft Office Specialist( 專家認證 ) Core- 標準認證 Expert- 專業認證 Master- 大師級認證 Microsoft Office Specialist Master Instructor (MOS MI 專業講師 ) Microsoft Business Certification(MSBC) Microsoft Certified Application Specialist (MCAS) Microsoft Certified Application Professional(MCAP) 自 2008 年以後以 MSBC 取代 MOS 及 MOS MI 認證 TQC e-office 由電腦技能基金會認證 8

9 二 POWERPOINT 軟體功能與基本 操作 9

10 前言 傳統簡報投影片 單張單調 保存不易 缺少互動 無法數位化分享 連結, 以及跨軟體應用 多媒體簡報軟體 可整合文字 圖像 聲音 影片等多媒體素材 可透過電腦直接播放 列印 交換與分享 可整合不同軟體的輸出結果 代表性軟體 : Microsoft PowerPoint, Apple Keynotes 等 10

11 開始進行簡報編製與正式報告前 11

12 PowerPoint 操作環境 主畫面 功能表列 功能分類 投影片窗格 預覽 / 索引 講義備忘 播映列 12

13 基本操作 (1/3) 開新檔案 空白範本 選擇範本主題 新增投影片 標題投影片 投影片內容 輸入投影片內容 大綱 文字 物件 其他 13

14 基本操作 (2/3) 文字輸入與版面配置 文字方塊的格式化與配置 文字輸入的技巧與排序 : 常用的快速鍵 Ctrl + C : Copy Ctrl + V : Paste Ctrl + X : Cut & Copy Ctrl + Z : 上一步 Ctrl + Y : 下一步 Tab (or Alt + Shift + right arrow) : 往下移一階層 Alt + Shift + left arrow : 往上移一階層 檔案播放與儲存 F5: 播放簡報 F12: 另存新檔 14

15 基本操作 (3/3) 插入不同類型的物件於投影片內容中 照片 向量美工圖案 圖案 ( 流程圖等 ) Smart Art ( 組織圖等 ) 圖表 ( 配合 Excel) 多媒體影音 繪圖格式與文字藝術師 圖層概念 15

16 操作範例 1: 圖片與圖案插入 16

17 操作範例 2: 圖案 動作與聲音 回到上一頁 播放音效 17

18 操作範例 3: 流程或組織圖的建置 系統流程圖 組織圖 18

19 三 PowerPoint 應用功能 19

20 投影片佈景主題與背景樣式 投影片的版面設定 版面大小 直式與橫式 佈景主題與背景 顏色的設定 背景圖案的設定 20

21 投影片母片設置 (1/2) 什麼是投影片母片? 是投影片階層中的頂層投影片 投影片母片的用途 儲存所有有關簡報佈景主題和投影片版面配置的資訊, 包括背景 色彩 字型 效果 預留位置大小和定位 可一致性的對投影片中主要元件內容進行調整 21

22 投影片母片設置 (2/2) 母片檢視與版面配置 新母片的設定 講義母片的設定 建立投影片範本 22

23 簡報圖表格式與排列 圖案的階層 圖層的概念 圖案背景與透明度 圖案位置與對齊 23

24 投影片的備忘稿 說明及列印 投影片備忘稿 頁首及頁尾 頁碼 頁尾說明 內容註解 列印選項 講義模式 備忘稿模式 彩色 灰階與黑白列印選項 24

25 投影片動畫與互動設計 多媒體影片及動畫的設計 優點 : 可使內容生動活潑 吸引注意力 缺點 : 增加簡報檔案容量 播放效率受影響 動畫元件 投影片動畫 標題文字動畫 圖形及其他物件的動畫 聲音與其他效果 動畫路徑 25

26 Ex. 動畫配置的自動套用 整頁模式 聲音 切換速度 整體投影片套用 物件動畫設定 動畫表現方式 母片元件設定 換頁設定 點按滑鼠 自動間隔 26

27 Ex. 自訂動畫 自訂動畫設定 文字的動畫效果 圖形物件的動畫效果 聲音及其他效果的控制 播放效果及速度 播放順序與時間控制 27

28 範例 1: 投影片 文字與圖形的動畫 天這麼黑, 風這麼大, 爸爸捕魚去, 為什麼還不回家? Fin 28

29 範例 2: 圖案與圖形的互動動畫設定 最近五年度中華電信現金股利發放趨勢 新台幣元

30 範例 3: 其他物件動畫設定 否則的話 30

31 投影片的播放設定 投影片的播放 自訂放映投影片數量與頁面 設定投影片的放映 使用者控制 自動播放 播放頁數 播放時間 投影片排練 其他設定 解析度 顯示位置 31

32 投影片存檔格式及發佈 存檔格式 一般簡報 播放檔 ( 設定投影片放映 ) 相容投影片 PDF 格式 ( 列印選項 ) 檔案發佈 轉為光碟或上網 轉為 Word 講義格式 32

33 其他細部設定 工具列自訂選項 自訂功能清單 日期與時間 超連結與動作 投影片輔助檢視 尺規 格線 比例 貼齊與對齊 33

34 簡報製作的小技巧 文字編排 圖形色彩 動畫特效 標題字體大小 30 級以上內文字體大小 20 級以上文字與背景的對比要強烈 大綱項目數量為 7±2 保持版面清爽 運用圖表呈現重要概念 一個圖像呈現一重要概念 使用樣版及投影片母片以便進行簡報整體性的變更 每張投影片採用一致性的切換特效 字體 字距 行距過小 文字內容過多 版面擁擠雜亂 選用過於明亮的背景色彩 過於複雜的圖像難以理解 圖像與內文無關 單張投影片呈現過多色彩 每張投影片風格不一致 單張投影片使用過多的動畫特效 34

35 操作練習 ( 一 ): 投影片的設置 1. 開啟投影片檔案並設定背景或主題 2. 製作投影片標題頁及內容頁 ( 約 2-4 頁 ) 1) 自我介紹 2) 簡單的學經歷背景 3) 興趣 4) 專長 3. 以內建的圖案 圖片或多媒體檔案進行投影片的美化 4. 製作完成後請上傳至網路學園 (elearn): 1) 檔案名稱 :HW02-( 學號 ).pptx 35

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