观看档案仿真照片 参观档案修裱 工作人员介绍档案扫描情况 讨论档案装具 参观档案盒制作设备及制作过程 与工作人员座谈 合影 美国国家档案馆外景 颜梓森 摄影 赠送礼物给美国国家档案馆

Transcription

1

2 观看档案仿真照片 参观档案修裱 工作人员介绍档案扫描情况 讨论档案装具 参观档案盒制作设备及制作过程 与工作人员座谈 合影 美国国家档案馆外景 颜梓森 摄影 赠送礼物给美国国家档案馆

3 目录总第 205 期 热点聚焦 作为一名光荣的档案工作者我庄严宣誓忠诚档案事业热爱档案工作严守档案法规加强档案管理 打造侨批品牌服务 海丝 建设丁志隆 报道 百年侨批走向世界大焕光彩 我省赴美国举办侨批档案展综述 海峡壮歌 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年 档案图片展 及 海峡壮歌 闽台抗战档案图片集 首发式在京举行 抗日志士李友邦事迹图片展 在厦门展出 闽台携手抗战 共谱海峡壮歌 中国人民抗日战争全景录 闽台卷 出版发行 新常态下 颜梓森 叶建强 叶建强 陈 风 封底 38 精通档案业务维护档案安全为充分发挥档案工作记载历史传承文明服务未来的作用而不懈努力为国家的繁荣昌盛贡献全部力量 中国档案工作者誓词 怎样认识档案工作新常态杨冬权漳州市重大活动档案的收集与利用漳州市档案局龙岩市档案工作服务生态文明建设龙岩市档案局宁德市推进美丽乡村档案规范化建设宁德市档案局厦门市开展小城镇建设档案工作厦门市档案局泉州市推动房屋征收补偿档案工作泉州市档案局福州市引导档案服务机构良性发展福州市档案局 业务广场 县级综合档案馆搬迁和运维使用及功能建设大家谈 浅谈基层档案行政执法的主要问题 刘公懿 以机制为保障 以执法为抓手 推进重点建设 项目档案工作规范管理提高档案利用服务窗口人员依法治档的意识和能力 卢灿荣林安娜 数字平台 纸质档案与电子档案共存管理初探何礼红 经验交流 百万档案搬迁记喻球如何做好医院文书档案管理工作唐长秀怎样做好基层央行档案管理工作孙伟平孙颖

4 基层公安机关依法治档之我见人事档案无用吗医德医风档案的管理与实践公路试验检测档案的管理与利用 何美华 钱惠云 黄淑丹陈锦清 学术探讨 公安档案信息化建设探索 陈 妃 43 浅说疾病预防控制档案管理 黄 敏 45 加强企业档案管理工作的思考 卢秀春 46 如何改进和提升基层档案行政执法监督工作 郑臣孟 48 数字档案信息安全保障体系构建研究新形势下人事档案管理刍议小议人大档案管理工作谈高职院校档案员的心理状态加强教师业务档案建设的探索党校与行政学院合并后档案管理的思考从外部环境入手提升依法治档的权威性 林秀丹林丹华贾江仙吴君君黄少婷杨健郑晓丹 主办单位 福建省档案局 福建省档案学会 总 编 丁志隆 副总编 雷乃明 韩文军 ( 兼执行编辑 ) 档苑心语 档案伴你一生吴信用 58 古往今来 周恩来与和平解决台湾问题的构想 两岸关系的神秘信使 随笔 廖心文 陈书良 于山水间, 遇见更好的自己 林林 64 彩页 百年跨国两地书 福建侨批档案展 在美国展出 ( 摄影 ) 封面省档案局局长丁志隆在美国举办的 颜梓森 32 百年跨国两地书 福建侨批档案展 开幕式上致辞 ( 摄影 ) 颜梓森 封二福建档案工作者访问美国国家档案馆 ( 摄影 ) 封三 海峡壮歌 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年 档案图片展 在北京展出 ( 摄影 ) 封底 抗日志士李友邦事迹图片展 在厦门展出 ( 摄影 ) 颜梓森 王春燕 出版发行 福建档案 编辑部 刊址福州市华林路 邮编 省政府大院 5 号楼 电话 传真 准印证号 ( 闽 ) 内资准字 K 第 030 号 印刷中共福建省委办公厅 出版日期 文印中心 单月 20 日 内部资料免费交流 封面刊名书法郑伟

5 热点聚焦 打造侨批品牌 服务 海丝 建设 丁志隆 侨批档案是我省首个入选世界记忆遗产的项目, 它的入选实现了我省世界自然遗产 文化遗产 非物质遗产和记忆遗产的 大满贯 侨批档案是世界记忆遗产, 也是福建的重要品牌 在进一步做好整理保护的同时, 也要在研究利用 服务我省发展方面发挥更大作用 ( 一 ) 侨批是海外华侨华人寄给国内家乡亲人的钱款与书信的合称, 也叫银信 批 是福建方言对书信的称呼, 主要分布在福建 广东一带侨乡 迄今为止, 目前发现最早的侨批是在 19 世纪中叶, 即清道光年间, 直至 20 世纪 70 年代归口中国银行管理为止, 历经一个半世纪 这些历经百年的海外华侨华人与国内眷属的跨国两地书, 是中国国际移民及其眷属共同形成的集体记忆, 是具有世界意义的珍贵文献遗产 2013 年 6 月, 由福建省政府 广东省政府联合代表中国政府申报的 侨批档案, 被联合国教科文组织列入 世界记忆名录, 成为目前我国 10 个入选 世界记忆名录 项目之一 自古以来, 福建人就有漂洋过海 过番谋生的传统 世界上凡是有人群的地方, 就有华人 ; 凡是有华人的地方, 就有福建人 目前福建在海外的华侨华人有 1580 万人, 分布在世界 188 个国家和地区 身居海外的华侨华人心系家人 情系故乡 他们以侨批这种特有的信款合一的方式, 与家乡和亲人保持着密切的经济 情感和信息联系 侨批档案呈现了广大华侨华人刻苦耐劳 自强不息 团结互助的拼搏精神和爱国爱乡 乐于奉献的高尚情操, 彰显了孝悌 信义等中国传统文化内核, 见证了中华文明与世界文明之间持续不断的交流与融合 ( 二 ) 在省委 省政府的支持下, 全省档案部门把申遗成功作为塑造品牌 服务发展的重要抓手, 在侨批档案的征集 整理 保护 研究 开发 利用方面做了以下工作并取得了初步成效 一是依托省档案馆成立福建侨批文化研究中心 召开了侨批档案申遗成功一周年学术研讨会, 将省档案馆侨批档案展改为永久固定展, 作为侨批档案文化展示和海外华侨华人子女夏 ( 冬 ) 令营的参观基地, 同时汇编出版 福建侨批文献汇编, 征集到散存于民间的珍贵侨批 2309 件, 将侨批从民间收藏上升到由省级政府部门有组织的收藏与管理 二是在境内外举办展览 在省侨务 外事部门的支持下, 目前已在美国 新加坡 菲律宾 印尼 泰国 马来西亚 柬埔寨等国近 20 个城市举办了 百年跨国两地书 福建侨批档案展 并在本省的福州 厦门 漳州 泉州 莆田等侨乡华侨农场 学校举办侨批展览 今年还应省政府的要求在第八届世界福建同乡会恳亲大会期间举办侨批展览, 并列入 中国 福建周 经贸文化交流系列活动之一赴泰国 柬埔寨办展 三是开辟境外档案征集工作的新路径 新做法 近几年在境外办展期间, 都收到了海外侨胞捐赠的侨批档案, 马来西亚华侨曾先生于今年 6 9 国际档案日 期间专程回国向省档案馆捐赠了 200 多件侨批档案, 其中大部分是侨批档案中比较稀缺和珍贵的 回批 在外办展期间, 我们还收集到一些华侨华人的历史资料 ( 三 ) 作为 21 世纪海上丝绸之路核心区, 国家对福建寄予厚望 中共福建省委关于制定福建省国民经济和社会发展第十三个五年规划的建议 提出, 要 传承商贸人文历史, 发挥海上海外优势, 努力成为推进 一带一路 建设的排头兵和主力军 积极开展海上丝绸之路文化遗产保护的申遗工作 福建侨批是福建侨乡移民活动的珍贵史料遗存, 我们要进一步做好侨批档案的研究和开发利用, 在服务我省发展方面发挥其独特的作用 3

6 热点聚焦 一是在我省 21 世纪海上丝绸之路核心区建设方面发挥作用 我们的先辈破海开洋, 沿着海上丝绸之路走向世界并生根发芽 花开四海, 携手共创了联通东西方的海上丝绸之路 凡有闽籍华人的地方, 就会产生侨批 福建的华侨华人是海上丝绸之路的参与者 建设者, 是中国与海上丝绸之路沿线国家交往的重要桥梁和纽带 而侨批档案作为华侨的历史记忆和华侨文化的组成部分, 侨批和海上丝绸之路有着不可分割的历史关系, 侨批的产生路径与海上丝绸之路高度契合, 是海上丝绸之路的重要历史见证, 在华侨华人的心中占据着独特的 不可替代的地位 目前我省档案部门馆藏侨批档案有近 6 万件, 其中与东南亚国家华侨华人往来的侨批居多 侨批这种发源于民间 独具特色的草根文献, 客观见证了近两百年来福建与世界移民运动 经济往来 文化交流的历史, 是我们研究社会经济 金融史 中国对外贸易史 中外关系史 海外移民史等的珍贵世界文献遗产 历史和文化是重要的合作纽带, 借助侨批档案, 我们可以融洽与 海上丝绸之路 沿线国家的关系 因此, 依托福建侨批文化研究中心的平台, 一方面加大对侨批文献的征集保护力度 ; 另一方面整合力量 ( 不仅省和有关市县档案部门要形成合力, 而且要联合有关研究部门 ), 提升侨批档案的研究水平 并将侨批档案作为我省一系列与 海上丝绸之路 有关的重要人文品牌之一, 加以保护 开发 利用, 服务我省 21 世纪海上丝绸之路核心区建设 二是在凝聚侨心侨智侨力方面发挥作用 侨批档案是侨文化的重要组成部分, 也是华侨华人爱国爱乡的见证 侨批档案申遗成功后, 我省档案部门先后在 7 个国家举办了展览, 反响很好 中国驻纽约大使馆参赞兼副总领事李民在 观展后指出, 侨批是真正的侨乡文化, 希望侨批展览能够到美国西部以及欧洲 澳洲等世界更多的侨社举办, 给海外的华人提供丰富的精神食粮, 增进对国家的认同 中国驻泰国大使馆张益明公使认为, 举办侨批展具有非常重要的现实意义, 对于宣传中华文化, 见证历史变迁, 凝聚侨胞心力, 起到了很好的作用, 是一件利国利侨的大事好事 中国驻印尼大使馆参赞兼总领事刘玉飞表示, 展览以图文并茂的形式展示侨批的产生 发展 繁荣与衰亡的历程, 真实而生动地彰显了海外华侨华人爱国爱乡 乐善好施的精神风貌, 对于凝聚侨心, 发挥侨力, 增进与海外华侨华人的情感 文化纽带联系, 具有十分重要的意义 她感谢福建省档案馆为此付出的辛勤努力, 希望能在侨居地多举办类似的展览 许多社团的侨领看了侨批后, 感慨侨批是中华忠孝文化的反映, 侨批的消失反映了中国社会的繁盛进步 印尼环球银行董事主席洪明辉看到展览中一首描述华侨辛苦打拼的歌谣时, 便拿起笔记簿在一旁认真记录, 并带着感情述说华侨打拼之不易 印尼东方音乐基金会筹委会副主席吴重洋见到了其父亲吴序山 1948 年写给家中兄长的侨批时, 欣喜万分, 对办展的工作人员连声感谢, 他还电话告知家住泗水的弟弟一定要去参观在泗水举办的侨批巡回展 世界华文文学家协会副理事长廖彩珍回忆起从小帮助华侨华人书写侨批的亲身经历, 讲述了侨批在沟通侨乡与侨居地所起的重要作用 展览唤起了老华侨华人刻骨铭心的记忆, 加深了华裔新生代对先辈漂洋过海 异国打拼的艰辛历程和爱国爱乡的赤子情怀的理解, 对于增进民心相通, 唤起华侨华人 华裔新生代对国家的认同, 凝聚侨心侨智侨力等起到了不可替代的作用 为此, 我们一方面要创建侨批文化宣传基地, 在省档案 馆及有关市县档案馆建设侨批档案文化陈列展, 并将其纳入我省侨务部门邀请 3 万名海外华裔青少年开展 中国寻根之旅 夏 ( 冬 ) 令营的参观基地 ; 另一方面积极参与政府的对外经贸文化交流活动, 继续赴境外举办侨批档案展 ; 与此同时, 加快侨批档案数字化工作, 建立网上展厅, 使侨批档案文献史料能被更多的公众有效利用 三是在传播中华文化 讲好福建故事方面发挥作用 侨批是中华民族的传统文化瑰宝, 作为维系海外华侨华人与家乡亲人的经济和情感的纽带, 福建侨批发源于民间, 流转于民间, 侨批不仅记录着家庭琐事 敬老扶亲 慈善公益等内容, 也记录着不同时期重要事件对侨乡社会的影响 如抗日时期的侨批, 其宣传戳也往往印有 抵制日货, 坚持到底 卧薪尝胆, 誓雪国耻 奉劝诸君要记得, 东洋货色买不得 如果买了东洋货, 便是洋奴卖国贼 等体现海外侨胞抗日热情的内容 侨批档案中保留了大量中华民族优秀传统文化的内核, 反映了中华传统的忠孝信义以及 海纳百川 爱国爱乡 乐善好施 敢拼会赢 的福建精神 泰国 新中原报 林宏社长谈起侨批, 说到动情处, 不禁老泪纵横, 他说 : 侨批是中华民族历史的悲情, 侨批的逐渐湮没正说明我们民族正在离开那个苦难的年代, 他还建议将侨批申报世界记忆名录成功之日, 作为中华民族的 孝恩节, 并在展览现场用泰语寄语泰华年轻人, 希望从侨批文化汲取养分, 在年轻一代的华侨华人中开展中华传统文化教育 因此, 我们可以通过编辑出版 侨批档案里的故事, 以及制作纪录片 影视片 动漫片等形式, 向海外华侨华人 向世界传播中华文化 讲好福建故事 ( 作者为福建省档案局局长 ) 4

7 报 道 百年侨批走向世界大焕光彩 我省赴美国举办侨批档案展综述 金秋十月, 百年跨国两地书 福建侨批档案展 在美国纽约法拉盛政治大厦和华盛顿马里兰大学成功举办, 为两地的华侨华人奉上一幅幅珍贵的百年情感画卷 这次展览是受美国福建同乡联合会的邀请, 由福建省档案局 ( 馆 ) 长丁志隆为团长带队组团, 福建省档案馆联合省海外交流协会 美国侨商联合会 美国福建同乡联合会等, 于 2015 年 10 月 26 日至 11 月 1 日在纽约和华盛顿两地举办 在展览展出的几天里, 参观展览的美国社会各界人士及当地华侨华人络绎不绝, 展览广受赞誉 走向世界意义非凡福建侨批自 2013 年 6 月成功入选联合国教科文组织的 世界记忆名录 以来, 福建省档案部门积极打造这一具有区域特色的文化品牌, 先后在泰国 印尼 新加坡 菲律宾 马来西亚 柬埔寨等地举办侨批档案展和国际学术研讨会, 开展档案文化交流与合作, 深受当华侨华人欢迎 但这些展览仅局限于东南亚国家和地区 福建在海外的华侨华人共有 1580 万人, 遍布全球 188 个国家和地区, 世界上凡有人群的地方, 就有华人 ; 凡有华人的地方, 就有福建人 百年侨批只有再次飘洋过海, 走向全球各地, 才能真正重新焕发光彩, 真正体现侨批世界文献遗产的世界文化魅力 而这次展览正是实现这一历史非凡意义的重要里程 展示魅力打造品牌本次展览分 过番谋生赴重洋 云中谁寄锦书来 家书封封抵万金 世界记忆永流芳 四个部分, 以图文并茂的形式向华侨华人展示侨批的 产生 发展 繁荣与衰亡的史实, 真实讲述了华侨先辈飘洋过海 异国打拼的艰辛历程, 生动彰显了海外华侨华人爱国爱乡的赤子情怀和乐善好施的精神风貌, 以及蕴含在其中的孝悌 信义等博大精深的中华传统文化, 展现了侨批档案文化的独特魅力, 对于弘扬福建精神, 推动我省华侨文化建设, 积极打造福建侨批品牌, 起到了积极的作用 福建省档案局 ( 馆 ) 长丁志隆在此次展览开幕式上指出, 侨批见证了中华文明与世界各国文明的交流与融合, 是弥足珍贵的世界文献遗产 近年来, 在省档案馆成立福建侨批文化研究中心, 致力于更好地保护与开发这一世界文献遗产 并让世界更加了解中国侨批及其蕴含的精神财富 备受关注反响巨大美国两地的展览, 备受美国社会各界的高度关注 中国驻美大使馆参赞兼副总领事李民 美国侨商联合会主席郑棋 美国福建同乡联合会主席陈铭华 纽约市议员顾雅明以及当地华侨侨领 华侨华人 马里兰大学部分师生等千余人出席展览开幕式并参观展览 中国驻美大使馆参赞兼副总领事李民称侨批是写在汇款单上的家书, 他说, 从明末开始, 侨批文化在中国逐渐出现, 侨批的范围很广, 内容丰富, 大到讲述中国的辛亥革命 抗日战争, 小到家长里短的小事, 侨批是真正的侨乡文化, 他希望侨批展览能够走到世界各地的侨社, 给海外的华侨华人提供丰富的精神食粮 美国侨商联合会主席郑棋指出, 感谢福建省档案馆带来的美好回忆的历史纪录图片, 更加体会到祖国对海外华侨华人 的关心与关怀 ; 以历史为证, 我们的心与祖国息息相关 展览也吸引了美国当地华文主流媒体争纷报道 USC 美中影视文化传媒 美华传媒 美国侨报 世界日报 星岛日报 美国明报 以及相关网站均以大幅版面报道了展览及活动 凝聚侨心服务侨务侨批档案是世界记忆遗产, 是福建的重要品牌, 是我省华侨文化的重要组成部分, 它以家书形式, 搭起了海外华侨华人与家人 家乡沟通的桥梁与纽带, 其中蕴含的朴素而浓厚的亲情乡情深深打动了现场观众, 对于凝聚侨心 涵养侨务资源 服务侨务工作起到推动作用 纽约市议员顾雅明华侨观看展览后表示, 此次展览很有教育意义, 看了深受先辈们的奋斗精神所感动, 希望今后能多办些像这样的中国传统文化的展览宣传 华盛顿华侨叶秀川女士, 看完展后忍不住泪流满面, 主动要求到台上给各位华侨讲述她的感受 她激动地说, 这些侨批展示的内容太丰富 太感人了, 通过一封封侨批档案可以了解到老一辈华侨华人在海外是多么的刻苦勤奋, 多么的坚强拼搏 ; 经过努力, 如今华侨华人经济富裕了, 但他们在外心系祖国 为国争光的情愫没有改变, 他们的精神激励着年轻的一代 ; 侨批见证历史, 这是一次很有意义的展览 而祖籍长乐华侨陈和栋的一番话更让华侨们感同身受, 看到这些侨批让我更加感受到, 无论走到哪里, 都不要忘记自已是黑头发黄皮肤的中国人 ( 省档案局颜梓森报道 ) 5

8 报道 海峡壮歌 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年档案图片展 及 海峡壮歌 闽台抗战档案图片集 首发式在京举行 2015 年 10 月 22 日下午, 由福建省档案局 ( 馆 ) 联合全国台联等举办的 海峡壮歌 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年档案图片展 在北京台湾会馆隆重开幕 全国台联会长汪毅夫, 全国台联党组书记梁国扬, 民革中央副主席郑建邦, 台盟中央副主席苏辉, 全国政协港澳台侨委员会副主任喻林祥, 中国宋庆龄基金会联络部部长陈爱民, 北京市台联党组书记王兰栋, 福建省档案局 ( 馆 ) 巡视员林真, 中央统战部 国台办 北京市委统战部等相关部门的领导嘉宾, 以及参加 纪念台湾光复 70 周年大会 的台港澳海外嘉宾及在京各大新闻媒体 200 多人出席开幕式 全国台联党组书记梁国扬在致辞中说, 值此世界反法西斯胜利暨中国人民抗日战争胜利 70 周年 台湾光复 70 周年之际, 我们举办 海峡壮歌 纪念抗日战争胜利暨台湾光复 70 周年档案图 片展, 希望通过大量的原始档案和历史图片, 多角度全方位地讲述两岸同胞共同抗战的故事, 以此唤起海峡两岸同胞共同的历史记忆 展览以真切的历史事实, 告诉我们 : 海峡两岸从来都是相濡以沫的命运共同体! 台湾的光复, 是两岸同胞共同努力的结果 ; 台湾的光复, 从事实和法理上都确立了台湾作为中国领土和主权不可分割的一部分 ; 台湾的光复, 体现了台湾同胞光荣的爱国主义传统 以史为镜, 可知兴替, 两岸同胞尤其是青年人要牢记这段历史, 建立共同的历史观, 形成共同的国家认同感, 才能在新的历史时期继续推动两岸关系和平发展沿着正确方向前进 林真巡视员在开幕式致词中介绍了展览概况, 展览分为 日寇觊觎宝岛之殇 誓不从倭休戚与共 全面抗战共驱强敌 抗战胜利台湾光复 四个部分, 通过近 400 份原始档案和历史图片, 生动再现了从 1895 年日本侵占台湾 到 1945 年抗战胜利台湾光复期间, 闽台两地人民为了捍卫国家主权和领土完整, 维护民族尊严, 同仇敌忾 浴血奋战, 并最终赢得抗战胜利 台湾光复的海峡壮歌, 以及福建在台湾光复和台湾战后重建中所作出的特殊贡献 据悉, 作为中央统战部纪念台湾光复 70 周年系列活动之一, 此次展览还展出了 40 多件实物档案, 并首次展出了长约八米的 马关条约 复制件 五人上书 呈文复制件等一些新的史料文献, 进一步丰富了展览内容 为让观众更好地了解展览内容, 省档案馆还选派两名讲解员为台港澳海外嘉宾悉心讲解, 并赢得与会嘉宾的一致好评 开幕式当天, 还举行了由福建省档案馆编纂出版的 海峡壮歌 闽台抗战档案图片集 首发式 ( 省档案局叶建强报道 ) 6

9 新常态下 怎样认识档案工作新常态 杨冬权 认清当前身处何处, 才能认清今后怎么发展 对档案工作者尤其是各级档案部门领导者来说, 认清目前全国档案工作的基本状况或所处的位置, 对制定 十三五 的发展蓝图 明确 十三五 的奋斗目标和指导思想, 相当重要 目前我国档案工作到底处于一个什么状态呢? 我的基本判断是 : 以 2014 年 2 月中办 国办 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 ( 以下简称 意见 ) 发布为标志, 我国档案工作正处于一个以服务大局和服务民生为中心 以 三个体系 建设为重点 事业发展得到有力保障的新常态 所谓新常态, 我借用的是一个新的目前流行的热词, 我用它指的是在很多方面区别于以往 当前已不可逆转 今后还将相对稳定地 持续一个时期的新的情况 新的状态, 新的阶段 新的平台, 新的层次 新的台阶, 新的水平 新的境界, 新的格局 新的气派, 新的水平 新的存在 这一新常态, 是以往档案工作的新的升级版, 是对以往档案工作在继承基础上的开拓创新 发扬光大, 是全国档案工作者多年积累 共同奋斗的结果 这一新常态, 是我们今后开展档案工作所切实面临且必须考虑的基本情况 基本形势 基本起点, 今后, 我们必须站在这个新起点上, 继续引领档案工作的新发展 一 档案工作新常态的标志是什么? 我国档案工作新常态的显著标志是什么? 我认为是中办 国办 意见 的印发 为什么呢? 因为以下两个方面 第一, 意见 总结并肯定了前一时期我国档案工作的各种经验和做法, 从而确认了过去几年我们对档案工作的一些新认识 新提法, 确认了过去几年我们在档案工作中的一些新做法 新举措, 新创造 新实践, 使得这些新政策 新措施在今后一个时期, 还会继续得到继承 得以沿用 得到延续 如果说, 我们过去在档案工作中的一些新提法 新做法, 在 意见 发布前, 还没有得到全面认可 没有形成全面共识的话, 那么, 在 意见 发布后, 经过 意见 的总结和肯定, 在全国档案界以及全社会得到了全面认可, 形成了全面共识和统一认识 第二, 意见 提出了一些目前档案界尚未做 或正在准备做 或刚刚开始 7

10 新常态下 做的新的前瞻性 指向性 引导性政策, 画出了未来档案工作发展的路线图和大轮廓, 为未来档案工作指明了方向和道路, 将成为未来一个时期档案工作的指导和遵循, 必将奠定未来一个时期我国档案工作的新格局, 巩固并扩大我国档案工作的新疆界 新领域 新版图 在可预见的未来 10 年左右里, 我国档案工作都将会在 意见 所提出的大思路 大框架 大格局之下发展 为什么呢? 因为 意见 是除 档案法 以外我国档案工作的最高文件, 在可以预见的未来 10 年左右里, 很难再由中办 国办发布这样全面系统的专门论述档案工作的文件, 这一文件, 将在未来 10 年左右里继续生效 继续管用 这就使得此前几年与此后 10 年左右, 共同形成我国档案工作发展中的一个新的台阶 新的格局 新的阶段, 也就是本文所说的新常态 二 档案工作新常态的具体表现是什么? 档案工作新常态有些什么具体的表现呢? 我至少可以列出以下种种 1. 各级领导高度重视档案工作 如 : 1 习近平总书记在 2014 年专门就利用历史档案反击日右翼言论作出重要批示, 并多次圈阅档案工作文件 ;2015 年又多次批示 圈阅档案工作文件和档案专题材料 这种重视力度是前所未有的 和 2010 年, 胡锦涛同志在任总书记时, 先后对新时期档案工作者的楷模刘义权同志的事迹作出批示 到医院看望刘义权同志 观摩表现刘义权同志先进事迹的话剧 生命档案 这是史上空前的 3 在最近几年的总理 政府工作报告 中, 多次列入档案工作的内容 这是前所罕见的 年, 多位国务院领导就中国第一历史档案馆的新馆建设问题作出批示 这也是前所罕见的 年一年中, 党和国家领导人批示和圈阅档案工作文件的, 共有 40 多人次 数量之多前所未有 年中办 国办印发 关于加 强和改进新形势下档案工作的意见, 发到县级以上各级党委 政府, 这是 20 多年来第一次 文件提出了 5 个方面 20 多条指导意见, 其对档案工作认识之深刻 覆盖之广泛 指导之全面 要求之具体, 都是前所罕见的 之后, 各级地方党委 政府也陆续以两办名义发布实施意见, 提出了许多细化的 实际的 富有创造性的 能解决具体问题的 含金量 较高的措施 这种情况也是前所罕见的 年全国经济社会发展 十二五 规划中列入档案工作内容, 这是 20 多年前 六五 计划之后的第一次, 也是史所罕见的 8 各级党委 政府部门的主要领导和分管档案工作的领导, 经常出席档案部门的活动或对档案工作作出指示 提出要求, 有的省级分管领导一年当中几次甚至十几次关心支持档案工作 这种现象前所罕见 9 档案工作比较普遍地列入到各级党委 政府的工作报告 五年规划 专项规划 年度计划之中, 有的还列入年度考核中 这也是前所罕见的 2. 各级政府加大对档案工作的投入 如 : 1 国家发改委从 2010 年开始, 由中央投资补助建设中西部地区县级档案馆, 到 2015 年共投资 40 多亿元, 同时, 各级地方配套的资金则要数倍于此 在全国财政早已实行 分灶吃饭 的情况下, 中央和地方各级政府的这一支持力度是前所未有的 2 最近 10 年来, 财政部连续每年拨款 9000 万元, 用于全国重点档案的抢救和保护 其力度之大前所未有 3 国务院在汶川地震等大灾后的重点灾区重建计划中, 都把档案馆建设纳入其中, 这是前所未有的 4 汶川地震后, 财政部专门拨款 1000 多万元, 用于抢救从地震废墟中挖掘出来的破损档案 这也是前所未有的 5 国务院三峡办从三峡工程经费中, 专门拨出近亿元, 用于移民档案的接收和保护, 前所未有 6 财政部对中央档案馆和一史馆 二史馆的档案数字化经费, 都是需要多少拨多少, 充分满足 全力保障 很多地方政府对档案数字化经费也投入很大, 给予满足 档案工作专项经费的投入之大, 前所罕见 7 不少省份的财政明确按照档案数量, 给档案馆拨付每卷若干元的档案管护费 对档案日常管护工作的投入之大, 前所罕见 8 各级政府对档案馆现代化设备的经费投入巨大, 不少档案馆的现代化设备几乎是应有尽有, 有的甚至领先于世界, 令国外同行非常羡慕 3. 社会各方面积极参与档案工作 如 : 1 有关部门主动吸收档案部门参与有关重点工作 重大活动 如国务院三峡办吸收国家档案局参加三峡工程档案验收 ; 农业部等中央部委吸收国家档案局参加农村集体土地确权登记颁证工作领导小组并联合发布有关文件 一些地方党委 政府主动让档案部门拍摄重大活动或收集重大活动档案 各地的大型活动组委会, 如奥运会 世博会 亚运会 全运会等组委会, 吸收档案部门参加并提前介入档案收集工作 这种情况, 前所罕见 2 宣传部门积极宣传档案 各级档案部门举办档案展览 出版档案史料 拍摄电视纪录片 发布专题档案网络视频等, 各级媒体都积极报道, 主动宣传 有的媒体还与档案部门合办有关栏目或节目, 专门宣传档案 3 一些专业公司参与档案工作 近几年中, 不少社会上专业公司或中介机构, 通过政府购买服务 工程招标等形式, 为档案部门托管档案 整理档案 修复档案 扫描档案 编研档案 制作档案展览 拍摄档案电视片 维修保养档案设备等, 参与档案工作 这是前所未有的 4 很多家庭建立家庭档案 不少地方的档案部门积极创新, 大力推动家庭建档, 由点到面, 为很多家庭建立了家庭档案, 把档案工作渗透进了社会的细 8

11 新常态下 胞当中, 把档案工作的根深扎进了社会的最底层, 让档案工作广泛存在于千万家庭和亿万群众之中 家庭档案的建立之多, 前所未有 5 越来越多的人向档案馆捐赠档案 近几年, 国内知名人士或普通群众 海外华人 外国人士向我国各级档案馆捐赠档案的越来越多 6 一些民间收藏人士自愿与档案部门合作, 加入档案学会 向档案部门捐赠档案 与档案馆共办展览或合出图书等, 前所未有 7 一些企业家自愿出资建立档案基金 这种情况虽然不多, 但已有出现, 这是一种前所未有的新现象和好现象, 它将在未来不断增多 4. 档案机构和人员地位显著提高 如 : 1 档案机构部分升格 党的十七大和十八大期间, 在国家严格控制机构升格的大环境中, 仍有 3 个省级档案局馆和部分地 县档案局馆提了级别升了格, 提高到了应有的地位 2 档案人员普遍 参公 十一五 以来, 中央和少数省的档案人员由过去的事业编变为行政编, 由参照公务员管理到纳入公务员 ; 绝大多数地方的档案人员参照公务员管理, 地位得到应有提高 这是前所未有的 3 档案工作者的先进事迹由中央媒体宣传到全国 2007 年以来, 全国先后有 4 名档案工作者的先进事迹进入中央各大媒体的 时代先锋 栏目, 被宣传到全国, 家喻户晓 时代先锋 栏目, 是中央各大媒体共同设立 专门宣传各行各业先进模范人物的栏目, 档案工作者频繁进入这个栏目, 显示出社会对档案工作者是一视同仁的, 标志着档案工作者社会地位的显著提高 此外, 还先后有 2 名档案工作者荣获全国 优秀共产党员 光荣称号 其中, 刘义权同志不仅得到胡锦涛同志的亲切关心, 而且还由中宣部等中央部委联合组织在人民大会堂召开先进事迹报告会, 中央政治局常委等党和国家领导人接见报告团成员, 在京的中央国家机关 中央企 业 军队都派人参加了报告会, 会后, 报告团又到全国巡回报告 档案工作者的这些殊荣, 都是前所未有的 4 档案干部培训班进入中央党校和浦东干部学院 从 2009 年开始到现在, 国家档案局每年都在中央党校和浦东干部学院举办档案领导干部培训班 这是先于其他不少兄弟专业系统 让档案人员颇感光荣和自豪的, 前所未有 5. 普遍建设功能齐全的新型档案馆 近几年在中央投资的拉动下, 很多欠发达地区也配套一部分资金建了一批新的档案馆, 同时, 发达地区也由地方投资建了一批新档案馆 这些新档案馆, 基本都是面积达到国家标准和档案馆建筑设计规范, 功能齐全 达到 五位一体 要求, 具有电子文件备份中心 政府公开信息查阅中心 爱国主义教育基地等前所未有的新功能, 有的地理位置非常好, 有的还因其具有独特风格而成为当地的地标性建筑 还有一批省级档案馆面积超过 5 万平方米 地级档案馆面积超过 2 万平方米 县级档案馆面积超过 1 万平方米 这些新型档案馆建筑的崛起, 标志着我国档案事业的雄起 档案工作社会地位的拔起 它们改变了过去档案馆人员的角落感 简陋感 局促感 低人一等感, 也改变了过去人们对档案馆所存在的边角 低矮 破旧 简陋的印象 这种情况, 史所罕见 6. 电子档案与非电子档案并存 现在, 无论是档案馆, 还是档案室 ; 无论是存量档案中, 还是增量档案中, 都是既有传统的非电子档案, 也有新型的电子档案 特别是电子档案正在变得越来越多, 所占比例也越来越大, 越来越受到人们的关注 7. 政府公开信息进入档案利用体系 自 2008 年 政府公开信息条例 实施后, 各级国家档案馆普遍按照 条例 要求接收政府公开信息并设立政府公开信息查阅场所, 这使我国各级国家档案馆, 不仅具有历史档案可供利用, 而且还具有现行文件可供利用 ; 不只是档案资料利用中心, 而且也是政府公开 信息查阅中心 政府公开信息即现行文件进入档案利用体系, 扩大了档案馆的服务范围, 增强了档案工作的社会作用 它和此前几年已经不断开展的已公开现行文件利用工作一起, 使我国的档案利用出现了前所未有的大变化 8. 民生档案大量进入国家档案资源体系 在 建立覆盖人民群众的档案资源体系 和 服务民生 的思想指导下, 很多档案馆 档案室积极接收各种涉及民生的专业档案, 使大量民生档案进入国家档案资源体系 我国档案资源的成分发生了前所未有的重大变化 9. 档案管理全面走向自动化 智能化 很多档案馆自动报警 自动灭火 自动调控温湿度 自动调档还档 自动检索 自动利用 自动统计归位, 有些还是远程控制 远程自主利用的, 智能化水平不断提高 有的地方还提出建设 智慧档案馆, 进一步提高自动化 智能化水平 10. 档案资源科学整合 各级档案部门以各种形式对档案资源进行科学整合 有的把专业档案馆与综合档案馆进行合并, 对档案资源实体进行整合 有的把乡镇或专业档案馆作为国家档案馆的 分馆, 从体制上对档案资源进行整合 有的地方实行 村档镇管, 对农村档案资源实行集中管理 有的通过网络实行 跨馆查询出证, 在更大范围内实现虚拟形式的档案资源整合 共享 11. 人民群众成为档案利用主体 随着党和国家各项惠民政策的实施, 越来越多的普通百姓开始利用档案来享受惠民政策, 人民群众逐渐成为我国档案利用的主体 2007 年我到一些地方的档案馆调研时发现, 档案馆的利用者成分发生了历史性的变化, 普通百姓代替过去的公务人员 专家学者而成为档案馆利用的主体人群, 占了大多数, 成了主角 这一 利用拐点 形成后, 正不断扩大 各级行政服务中心 各级国家档案馆的档案利用主体, 都是为解决个人切身利益问题而利用档案的普通百姓 即使在不少机关 企业档案室, 利用者 9

12 新常态下 中也有很多是普通职工, 他们利用档案的目的是解决自己的民生问题 这种情况前所未有 12. 档案开发利用多渠道进行, 特别是运用新型大众传媒进行 各级档案部门在继续运用图书 报刊 展览等传统媒体开发档案资源的同时, 更加注重与时俱进, 创造性地广泛运用电视 计算机网络 手机等新型的大众传媒开发档案资源, 为档案开发插上现代传播技术的翅膀, 把档案开发利用的效益放大了成千上万倍 13. 档案宣传进入国家宣传的大平台 大网络 大体系, 上升为国家宣传, 成为国家宣传的一部分 这是前所未有的新景象 在档案工作者先进事迹的宣传方面, 2007 年卞峰煜同志的先进事迹 2009 年刘义权同志的先进事迹, 都是由新华社首先在其高级内部刊物 国内动态清样 上报道的 2007 年以来卞峰煜 刘义权 朱志伟同志的先进事迹, 也都是由中宣部根据国家档案局的意见而向中央各大媒体发出通知, 统一在 时代先锋 栏目中进行联合宣传的 2009 年在人民大会堂举行的刘义权同志先进事迹报告会, 也是由中宣部牵头组织的 此外, 中宣部还根据公安部门的意见, 在中央各大媒体的 时代先锋 栏目中, 宣传了公安档案工作者顾金钟同志的先进事迹 在档案内容的宣传方面, 2008 年国家档案局制作的关于西藏问题的 5 个档案专题网络视频的发布,2014 年吉林省档案馆的涉日档案宣传,2014 和 2015 年国家档案局制作的涉日问题的 6 个档案专题网络视频的发布, 都是由中宣部 中央外宣办等全国宣传主管部门通过发通知 召开中外记者新闻发布会 组织中外记者参观 组织召开相关学术研讨会等方式, 推介到国内外各主要媒体, 在国内外各种主流媒体 大众传播媒体上进行多媒体 联动式 立体化 连续滚动性宣传的 其中不少宣传得到总书记的批示和同意, 得到中央政治局常委和委员中多位主管领导的指导和协 调 2015 年国家档案局与有关单位合拍的 365 集文献电视片 抗战史上的今天, 中央档案馆 中央档案馆藏日本战犯笔供汇编 一书的编辑出版, 总书记和有关中央领导也分别作出批示进行指导和协调, 中宣部也按中央领导同志的批示进行了落实 在档案工作的宣传方面,2011 年建党 90 周年前夕, 中外记者走进中央档案馆 宣传活动, 是由外宣办安排 组织并主持的 14. 档案实体安全与信息安全共同成为档案安全的主题, 而且信息安全的重要性日益上升 随着电子档案数量的增多和档案与政府公开信息远程利用情况的更加普遍, 档案信息安全事故时有发生, 档案信息安全问题日益突出, 档案安全不但面临着档案实体的失密 受损 被盗 被毁等传统问题, 而且面临着档案信息的失密 被篡改 消失 读不出等新问题, 档案信息安全不但与实体安全共同成为档案安全的主题, 而且将会更加受到关注和重视 15. 新的专业档案不断形成和建立 随着经济社会发展的不断变化, 各种新的专业档案不断形成, 如城乡居民健康档案 城乡居民社会保障档案 集体林权制度改革档案 土地确权登记颁证档案 农产品检测档案 环境监测档案 专业合作社档案 外来人员居住积分档 案 社区矫正档案 领导干部和司法人员干预司法档案等等 各种新的档案形成后, 各级档案部门主动跟进, 制定管理办法, 进行业务指导和法律监督, 建立了许多前所未有的新的专业档案 16. 档案工作对经济社会发展的贡献率增大 近几年来, 随着社会各方面档案利用需求面的扩大和量的增加, 各级档案部门主动适应, 积极扩大服务领域, 更新服务方式, 提高服务质量, 努力满足日益大幅度增长的档案利用需求, 为领导决策 经济建设 政治稳定 社会治理改善 文化繁荣 环境保护 党的建设伟大工程的推进 国防和军队建设 祖国统一大业的推进等, 提供了大量档案, 档案的作用进一步充分发挥, 档案工作对经济和社会发展的贡献率大幅度提高 认识新常态, 是引领新常态的前提和基础 只有认清这些事实和基本情况, 认清这些逐步发展的趋势, 才能准确确立我们事业目前所处的坐标, 正确辨明我们前行的方向, 从而科学引领我们在 十三五 期间取得新的更大发展 这就是正确认识档案工作新常态的意义所在 ( 本文作者系全国政协委员 国家档案局原局长 中央档案馆原馆长 本文原载于 中国档案报 2015 年 10 月 12 日总第 2822 期第三版 ) 10

13 新常态下 漳州市重大活动档案的收集与利用 漳州市档案局 漳州是我省著名的侨乡和台湾祖居地, 被评为中国历史文化名城 全国文明城市 中国优秀旅游城市 国家园林城市 国家卫生城市 全国科技进步市三连冠 全国双拥模范城市五连冠 中国食品名城 世界食用菌罐头之都 中国女排的摇篮 漳州 110 的诞生地 建国以来, 党和国家领导人 外国元首常莅漳视察考察 改革开放以后, 海峡两岸重大经贸活动频繁, 在漳举办的活动中形成的档案资料, 客观记录了活动的真实原貌, 具有重要的保存价值 但由于种种原因, 漳州市档案馆对这些重大活动所产生的档案几乎全无保存, 是馆藏的 真空地带, 大多数重大活动档案仍散存在各单位或个人手中, 如不加强归集收藏, 随着时间推移和体制变动, 就有流失的危险 为了抢救保护历史性重大活动档案, 加强重大活动档案的完整收集和安全管理, 促进重大活动档案在经济社会发展中的有效利用, 我们认真开展重大活动档案的收集 ( 征集 ) 工作, 取得了明显成效 具体做法是 : 1. 高度重视, 加强组织领导 我市成立了由市委常委 秘书长和副市长挂帅, 市委办 市政府办 市档案局领导为副组长 各市直有关部门领导为成员的工作领导小组, 及时研究协调解决工作中存在的问题 针对人员和经费紧缺问题, 在市档案局增设技术科, 新增事业编制 2 名, 其中科级领导职数 1 名, 主要职能就是负责参与重大活动档案管理中摄像 摄影和档案指导等工作 市财政每年核拨 12 万元作为重大活动档案征集专项经费, 并列入同级财政预算, 从人财物方面为工作开展提供保 障 2. 采取措施, 加强规范管理 2012 年 6 月, 以 两办 名义印发 加强珍贵重要档案和重大活动档案收集 ( 征集 ) 工作的实施方案 ;7 月, 以市府名义印发 漳州市重大活动档案管理办法 管理办法中要求 : 一是重大活动举办承办单位在活动开展前要填报 漳州市重大活动告知表, 以便档案部门及时掌握情况, 提前介入 二是重大活动举办承办单位要负责重大活动档案的收集整理工作, 并按时间要求向市档案馆移交 三是制定具体的归档范围, 确定了 18 个项目为重点收集对象, 建立了 48 个牵头单位 责任单位和联络员名单, 使重大活动档案的每个环节都能有效运作, 确保重大活动档案的完整规范 四是制定奖励处罚措施 3. 主动服务, 加强监督指导 我们对全市 32 个重大活动档案重点单位进行专项督查指导 对各相关单位的档案人员进行培训, 同时在收集整理过程中加强业务指导, 确保重大活动档案管理取得实效 为推进实物档案的征集工作, 局主要领导亲自跑 两办 进行协调, 并利用开会 领导来馆视察参观等机会多次向市领导汇报工作, 引起了市领导的重视和支持 市 两办 等相关单位分 4 批次向市档案馆移交公务礼品档案 通过开展重大活动档案工作, 市档案馆重大活动档案馆藏取得显著成果 截至前年底, 共接收整理重大活动档案 24 项 629 卷 照片 多张, 电子档案 229 件 牌匾 21 个 公务礼品档案 231 种 413 件 这些档案在扩增市档案 馆馆藏的同时, 也为档案馆开展宣传教育活动提供了丰富的素材 2012 年以来, 通过采取档案宣传 大篷车 和固定展厅两种形式, 吸引更多群众走进档案 熟悉档案, 积极打造档案部门的爱国主义教育平台 一是走出去, 档案宣传 六进 基层 在党的十八大召开前后, 组织市县档案部门, 制作 77 块展板 刊出 1000 多张图片和文字说明, 运用 大篷车 形式 进社区 进公园 进学校 进军营 进企业 进农村 据不完全统计, 共有 10 万多人次参观 六进 活动得到市领导的批示肯定, 获全市 1263 党建创新竞赛 二等奖, 省档案局向国家局报送推荐全国档案宣传百例典型, 中国报道 中国档案报 等 10 多家新闻单位作了报道 二是请进来, 充分发挥档案馆阵地作用 2014 年初, 我们与市委群众路线教育实践办联合举办 党的生命线 中央苏区群众路线档案图片展, 全市 170 个机关事业单位组织干部参观, 其中市直机关处级单位参观率达 100%; 同时还举办 中国档案珍品展 百年跨国两地书 福建侨批档案展 党和国家领导人视察漳州图片展 田园都市 文化名城 漳州城市记忆展 漳州外事图片暨礼品展 等主题展 其中 见证 漳州对外开放 漳州外事图片暨礼品展 被市委 市政府列为 2015 年 两节 期间重要文化活动之一 此外, 我们利用收集 ( 征集 ) 到的重大活动档案资料, 编印 记忆 150 天 漳州市五大战役档案资料汇编, 为党委和政府提供决策参考, 并获全省档案编研成果二等奖 11

14 新常态下 龙岩市档案工作服务生态文明建设 龙岩市档案局 龙岩市是福建省的主要林区和内陆地区, 在生态省建设中起着重要的作用 党的十八大以来, 党中央 国务院先后作出推动生态文明建设的顶层设计和一系列重大决策部署, 龙岩市委 市政府高度重视, 制定实施生态市战略, 深入开展 生态建设年 活动, 在探索 绿色经济 生态家园 科学发展之路上取得重大进展和积极成效 我市各级档案部门坚持 服务为先 原则, 围绕 生态龙岩 目标, 主动作为, 强化服务, 建立健全生态建设档案管理机制, 充分发挥生态建设档案见证历史 资政襄政作用, 为推进全市生态文明建设保驾护航 市委 市政府实施生态市战略以来, 市档案局班子认真学习习近平总书记关于推进长汀水土流失治理的重要批示和省委 市委 市政府有关文件精神, 深刻领会实施生态市战略对于推动闽西加快崛起的重大意义, 充分认识到档案工作在生态文明建设中的重要作用, 在思路上勇于突破, 在实践中勇于开拓, 在工作中勇于创新, 紧紧围绕市委 市政府关于建设生态市 县 乡 ( 村 ) 目标要求的大局, 提出建立生态文明建设档案工作的新机制 找准档案工作服务生态文明建设新定位 开创服务新局面 各县 ( 市 区 ) 档案局也立足实际, 采取各种措施部署开展生态文明建设档案工作, 长汀作为全省生态建设档案工作试点县, 档案部门按照省市档案部门的工作部署, 积极开展生态文明建设档案管理的一系列试点工作, 及时总结经验做法, 有效提升生态文明建设档案收集 保管和利用等科学化 规范化水平 武平县档案局结合本地实 际, 部署开展以集体林权制度改革为重点的生态文明建设档案业务指导, 促进林权改革档案规范管理工作 2013 年, 市档案局将生态建设档案工作纳入议事日程, 印发 关于做好生态建设档案管理工作的意见, 部署开展全市生态建设档案规范化管理工作 市档案馆建立龙岩市生态建设专题档案, 接收环境污染治理业务档案和生态档案 1300 多卷 征集习近平视察闽西和长汀水土流失治理工作的照片 重要批示等资料 长汀县建立生态档案建设涉及部门成员单位联席会议制度, 各乡镇 各部门建立生态建设档案工作机制 ; 县档案馆建立 生态档案目录专题库 漳平市收集整理生态档案资料 永定区建立生态建设专题档案 各县 ( 市 区 ) 共收集整理林改档案近 6 万卷 市档案局安排业务人员开展生态建设档案工作业务指导和监管, 督促做好生态建设档案资料的收集整理和移交 2015 年 3 月, 龙岩市档案局印发开展生态建设档案管理工作执法检查通知, 对全市生态建设档案管理工作情况开展执法检查, 推进生态建设档案的建设 龙岩市档案部门在抓服务的同时注重实效 : 1. 服务生态经济 龙岩市县档案部门抓好档案服务生态经济这一主线, 为各类型产业及企业提供档案信息服务 如建立生态农业档案, 为发展现代生态农业服务 各县 ( 市 区 ) 档案局派出人员深入各生态农户 生态农庄 生态农业加工企业指导, 协助做好生态农业相关材料收集整理和建档 新罗区开展 美丽乡村 建档工作, 为区内获 美丽乡村 称号的村建立村级档案 ; 长汀县做好各生态文明示范乡镇 ( 示范村 示范户 示范点 ) 档案资料的收集归档工作, 并为县内特色农业建立专门档案 ; 连城县做好 新农村建设 档案工作, 做到一村一档 ; 武平县抓好与林改有关的档案工作, 为深化集体林权制度改革, 落实林改惠民政策提供便利 2. 服务生态环境 龙岩市县两级档案部门做好节能减排 植树造林 湿地保护 生态功能区建设以及饮用水保护 农田开发与整治等档案的收集整理和利用, 同时利用档案资料开展生态环境档案编研, 汇集生态文明材料汇编, 出版画册, 为决策者 科研等人员提供生态信息 3. 服务创建工作 根据 龙岩生态市建设 十二五 规划, 市县档案部门为市县 ( 市 区 ) 及各级创建生态市县 ( 市 区 ) 提供了大量的档案资料, 为创建工作做好服务 4. 服务生态文化 龙岩市县档案部门配合有关部门做好生态教育档案工作 : 一是配合做好以普及生态环境知识和增强环境保护意识为目的的学生生态环境教育档案建立工作 二是配合建立针对领导干部 企业员工 生态环境管理干部开展的加强生态环保和可持续发展知识的培训档案 三是配合 世界地球日 世界环境日 世界土地日 世界水日 等重大主题节日开展群众性生态科普教育活动, 并及时做好形成的各种档案资料的收集归档工作 四是配合有关部门建立健全生态示范区与生态科普基地的专门档案 12

15 新常态下 宁德市推进美丽乡村档案规范化建设 宁德市档案局 宁德市列入中国传统村落名录的有 21 个村, 列为国家级 省级历史文化名镇名村的有 4 镇 12 村, 列为市级历史文化名村的有 41 村 为培育美丽乡村, 发挥典型村的示范带动作用, 宁德市档案局将省宜居办确定的 13 个省级美丽乡村和宁德市委确定的 23 个市级 典型特色村 县委书记挂钩村 以及 12 个国家 省级生态文化村作为档案工作示范村在全市范围内推广 我们的做法是 : 1. 强化领导, 推进美丽乡村档案工作规范化建设 市档案局成立领导小组, 制定工作方案, 提出目标任务, 明确方法步骤, 制发有关文件, 为开展乡村建档工作创造前提条件 2. 加大宣传 提高认识, 建立农村档案工作长效机制 在开展建档工作过程中, 我们发现各村存在的情况不尽相同, 有的村群众档案意识淡薄, 对档案不甚了解, 知之不多, 认识不到位 ; 有的村干部对档案工作虽有一定的认识但又不知从何处着手 ; 有的村新老班子交替不畅, 不愿意将资料交由新班子保管, 甚至一些村干部明确表示只有做好的档案移交给档案馆才肯将手头上的资料移交出来等, 由于乡村干部对档案工作认识问题, 造成了工作开展困难, 形成有档难归, 归档难管的局面 为此, 我们一是通过媒体和发放材料等形式, 向群众宣传美丽乡村档案建设工作的内容及意义, 加大对宣传活动的新闻报道力度, 增强档案工作的影响力 二是召集乡镇包村干部 村两委成员召开档案工作专题会议和专题培训班, 学习相关档案知识, 要求村干部针对本村档案工 作中存在的薄弱环节, 制定整改措施, 及时解决档案工作存在的经费 人员问题 三是市县档案部门召开座谈会进行交流和业务指导, 使村群众认识到加强档案规范化管理是形势和工作需要, 认识到农村档案工作是农村经济发展和改革变迁的历史见证, 是农民群众维护自身权益的重要凭证, 引导农民由 要我做档案 转变为 我要做档案 3. 率先试点, 推广典型, 探索美丽乡村档案建设模式 一是总结经验, 采取 立足村情, 试点先行, 稳妥推进 的办法, 发挥典型示范作用, 带动新农村建档工作的开展 如福安市穆云乡虎头村畲文化积淀深厚, 同时该村的水蜜桃为国家地理标志农产品, 该村每年三月三举办 桃花节畲歌会, 吸引各地无数游客前来参观 因此, 我们把畲文化和农业科技材料作为该村的特色档案进行重点收集, 不断拓展该村文化内涵和农业技术服务 ; 屏南县漈头村是 中国历史文化名村, 这里的科举文化 民俗文化 戏剧文化 武术文化 饮食文化以及文物古迹远近闻名, 享有屏南 " 四大书乡 " 之首的美誉, 村中建立的 农民耕读文化大观园 更是名闻遐迩 我们以反映该村文化元素为主线, 积极拓展收集范围 ; 蕉城区八斗村是老区基点村, 有着优良的党的革命传统, 形成和积累了许多党建档案材料, 清晰地记录了基层党建工作的发展历程 4. 把握重点, 突破难点, 促进乡村建设各领域全面建档 我们把村级建档重点放在村务公开 民主管理 农村基层组织建设 农业科技 农业经营 土地承包 林权改制 生态保护 农村社保 医保 农村文化建设 精神文明建设及美丽乡村发展规划 基础设施建设等的材料收集整理上, 全方位建档 其中, 农村征地档案关系村民切身利益, 是项目档案中既重要又薄弱的环节, 很多建设单位和乡镇村都没有保存征地档案, 征地材料大多零散存放在征地拆迁指挥部, 未经系统整理和规范移交, 征地拆迁指挥部因是临时机构, 一旦征地拆迁任务完成, 机构撤销 人员解散, 征地材料没有及时移交, 势必造成征地档案的流失, 为以后农村社会稳定带来隐患 因此, 我们把工作重心放在项目档案和征地档案上, 强调乡村干部与参建单位签合同时, 一定要把对档案收集 整理的标准要求, 套数 移交时间及经济控制措施纳入合同加以规范管理, 确保项目档案齐全完整 5. 服务民生是美丽乡村档案建设的主线 在具体工作中, 我们做好与农民相关的档案资料的整理, 尽量做到归档齐全完整, 方便群众查阅利用 对于涉及民生 群众关心的档案工作做到及时整理 随时查看, 避免了矛盾和纠纷 如周宁县某村与寿宁县某村发生山林纠纷引起官司, 村档案室及时查到原始证据, 为打赢官司起到决定性作用 又如一些村以前征地款公布不透明, 村财混乱, 群众意见大 通过理顺村级档案, 将村财村务 计生 低保 农村项目建设 征地赔偿等涉及群众利益的工作公开, 接受监督, 让群众明白, 还干部清白, 群众上访信访事件减少, 改善了干群关系 13

16 新常态下 厦门市开展小城镇建设档案工作 厦门市档案局 小城镇建设是事关经济社会发展的一件大事, 对于推进城镇化进程, 转移农村富余劳动力, 有效扩大内需, 优化产业结构, 全面建设小康社会有着十分重要的作用 根据省政府要求, 小城镇建设要构建成集行政 工业 教育 医疗 金融 商业 文娱 休闲 居住等为一体, 与中心城市连接便利的城市综合体 从 2010 年开始, 试点小城镇进入了如火如荼的规划建设中, 产生了各种不同载体不同类型的文件材料 我市同安区汀溪镇 翔安区新圩镇 集美区灌口镇 海沧区东孚镇先后被列入综合改革建设试点小城镇 为确保小城镇建设档案能得到有效收集整理与保管利用, 作为档案行政管理部门, 我们主动介入, 与相关部门沟通协调, 采取多种形式有效引导小城镇建设档案工作的有序开展 1. 制定规范, 确保小城镇建设档案工作有章可循 为更好地引导各小城镇建设办 综合改革建设试点小城镇及时做好小城镇建设档案工作, 规范全市小城镇建设档案工作, 维护小城镇建设档案真实 完整和安全, 促进档案工作有效地服务于小城镇的建设与发展, 我局组织人员深入四个试点镇与小城镇建设指挥部, 从小城镇规划审批 经济建设 生态环境建设 市 ( 镇 ) 政设施建设 精神文明建设 档案保管条件 档案管理情况 档案工作存在问题等方面全方位摸清小城镇建设的总体情况, 认真总结分析小城镇建设的发展规律与档案工作需求, 提出了 关于加强小城镇建设档案工作的意见 ( 以下简称 意 见 ), 并征求市法制办 市小城镇建设指挥部的意见, 不断进行修改补充完善, 以市委办公厅 市政府办公厅名义印发执行 意见 从五个方面提出了工作建议, 一是加强领导, 确保小城镇建设档案工作有序开展 ; 二是建立制度, 规范小城镇建设档案工作 ; 三是规范管理, 加强小城镇建设档案基础业务建设工作 ; 四是主动作为, 依法履行对小城镇建设档案工作的监督指导职责 ; 五是注重实效, 推进小城镇建设档案工作的科学发展 同时, 意见 规范了小城镇建设各门类档案整理方法, 为做好小城镇建设档案收集整理 保管利用工作铺砖引路 各试点镇根据市 区档案局要求, 结合本镇实际, 重新修订档案工作管理制度与业务规范, 确保档案工作有章可循 有序开展 2. 建立试点, 为小城镇建设档案工作提供经验 随着小城镇建设的不断深入, 生成的文件材料从量到类都与日俱增, 试点小城镇对档案服务需求越来越旺盛, 对档案规范管理要求也越来越迫切 因此, 我们在调研的基础上, 选取条件较成熟的新圩镇做为试点单位, 市区两级档案行政管理部门主动与小城镇建设指挥部取得联系, 争取镇领导对档案工作的支持, 采取选派专人指导 划拨业务经费等措施, 协助镇解决档案工作中出现的难点疑点问题, 引导新圩镇按规范做好档案工作 经过一年多的辛勤付出, 新圩镇档案门类涵盖了镇履行各项职能所产生的文件材料, 除文书 科技 会计 声像外, 还包括小城镇建设试点档案 土地增减挂钩档案 规划设计档案 征地拆迁档案 土地审 批档案 文化品牌档案等小城镇建设特色档案 3. 以点带面, 全面铺开小城镇建设档案工作 2013 年 11 月, 新圩镇档案工作现场交流会在镇机关召开, 各镇档案工作分管领导 主管领导 档案人员以及区档案工作的分管领导参加了会议, 并现场参观了档案室, 新圩镇档案工作起到了很好的示范推动作用 各镇在试点经验的引领下, 根据本镇工作实际, 采取不同措施保障小城镇建设档案工作的开展, 取得了很好的工作成效, 不仅确保小城镇档案收集齐全 保管安全, 而且还反哺小城镇建设, 为小城镇全面建设提供了积极有效的档案利用支持 4. 深度挖掘, 做好小城镇建设档案的利用服务工作 在市区镇共同努力下, 试点小城镇档案规范化建设初见成效 试点镇做到归档门类齐全 材料完整, 特别是收集了积淀深厚 富有地方特色和人文历史的档案资源, 保存中华文化的 根脉魂, 展示闽南文化的 精气神 ; 且大力推进档案信息化建设, 逐步建立健全档案检索体系, 创建信息服务平台, 通过计算机检索 网络检索和手工检索, 及时快捷地开展利用服务工作, 既当好党委 政府科学决策的参谋助手, 又最大限度地满足人民群众的档案利用需求 如新圩镇利用所保管的土地审批档案为土地增减挂钩工作提供服务, 开放了建房 低保 计生等关系人民群众生产生活的民生档案, 简化查询民生档案的程序 手续, 在保障档案的法律效果和公开范围的前提下为公众服务 14

17 新常态下 泉州市推动房屋征收补偿档案工作 泉州市档案局 2011 年 6 月, 泉州市政府办制发 泉州市房屋征收补偿档案管理暂行规定 ( 以下简称 规定 ), 规范征收补偿档案管理工作, 为推进房屋征收补偿档案工作打下了基础 2012 年, 泉州市设立晋江为试点地区 截止目前, 晋江市已完成 4 个征迁组团的档案收集整理工作, 并累计移交进馆档案 多卷, 房屋征收补偿档案工作成效初显 主要做法及成效是 : 1. 做到 三加强, 健全征收补偿档案工作机制 一是依靠当地党委政府, 在政策推动上下功夫, 通过制定规范文件促进房屋征收补偿档案工作 同时, 争取把房屋征收补偿档案工作列入当地党委政府专项议事日程和检查考核范围, 加强领导和协调, 建立党委政府统筹领导 房屋征收部门 ( 或是临时指挥部 ) 各负其责 档案部门监督指导协调的工作机制, 为做好房屋征收补偿档案工作提供组织保障 二是适应各地征迁特点, 根据已有规范制定档案工作方案, 通过细化制度标准, 建立岗位责任制度, 设立领导负责 专人执行的档案工作机构, 召开常态联席会议等措施, 将制度落实到各个环节 三是加强硬件建设 房屋征收部门 ( 或是临时指挥部 ) 设置专门档案室, 配备相关设施设备, 做好 八防 工作, 确保档案安全 2. 做到 三明确, 规范征收补偿档案管理 一是明确归档范围 规定 规定了房屋征收补偿档案的归档范围和保管期限表, 列举了征迁各环节的归档项目, 为明确档案收集范围提供了依据 二是明确分类方法 规定 中有关一户一档整理办法 区分管理类与 补偿类档案 档号编制方法等的规定, 为档案分类与整理提供了指导性意见 三是明确档案管理要求 规定 中明确了档案 建设 房屋征收三部门的管理职责, 特别是明确了房屋征收部门负责人为档案工作第一责任人, 以及对档案移交 保管 利用等都做出规定 3. 做到 三先行, 提升征收补偿档案工作水平 一是指导服务先行 房屋征收补偿档案工作是一项专业性 系统性较强的民生工程, 可供借鉴并符合本地区实际的现成经验较少, 需要档案部门提前做好指导服务工作, 才能解决基层档案工作的专业 短板, 确保房屋征收补偿档案在规范化的轨道上持续运行 如晋江市档案局将房屋征收补偿文件材料的归档要求前置于房屋征收与补偿计划任务下达前, 从而保证了整个组团项目档案的齐全完整和规范整理 二是中介监管先行 房屋征收补偿档案数量大, 大部分与项目同步导致归档时间紧迫, 单靠房屋征收部门 ( 或是临时指挥部 ) 人员在有限时间内完成不了整理工作, 因此, 借助档案中介服务机构成为形势所需 但有必要在其从事房屋征收补偿档案工作前予以严格监管, 才能确保档案整理的规范化和标准化 三是法制宣传先行 将档案法制宣传提前到房屋征收补偿工作开展前, 提升基层档案人员的自觉性, 让其严格遵守档案法律法规, 做好房屋征收补偿档案工作 泉州市档案局经常到房屋征收部门 ( 或是临时指挥部 ) 宣传 规定, 既提升了 规定 贯彻落实力度, 又减少了基层档案人员的抵触情绪 今后的主要任务是 : 1. 加强领导, 争取领导及部门的重视支持 泉州市档案局将依靠当地党委和政府, 切实加强对房屋征收补偿档案工作的领导和协调, 建立和完善工作机制 要推动各县 ( 市 区 ) 党委政府出台贯彻 规定 的措施, 加大投入, 为房屋征收补偿档案工作创造良好的环境 还要加强与建设主管部门的沟通与合作, 共同调研 共同制发文件 共同开展活动, 齐抓共管, 共同把房屋征收补偿档案工作真正开展好 特别是要争取他们在开展征迁工作的同时, 按照 规定 做好 三同步 管理 2. 加强对房屋征收补偿档案工作的业务指导和行政督查 要通过进行年度检查 专项检查 登记备案等形式, 促进房屋征收补偿档案的建立健全和规范管理 要深入建设主管部门, 加大对房屋征收补偿档案的业务监督指导力度, 提前介入, 帮助他们建立制度, 规范化开展建档工作 还要通过系统培训 督促检查 通报表彰等各种方式, 调动各方面如中介服务机构的积极性, 推进 规定 的贯彻落实, 巩固 规定 的执行效果 3. 注重房屋征收补偿档案移交进馆, 促进馆藏建设 今后, 泉州市档案局馆将把房屋征收补偿档案的接收置于突出地位, 把本行政区内的房屋征收补偿档案列入档案馆接收计划并按规定接收 对于因馆库受限而无法接收的档案, 档案局馆要加强与建设主管部门联系, 开展业务指导, 使其安全保管房屋征收补偿档案, 并通过报送目录, 开展 间接进馆 工作 15

18 新常态下 福州市引导档案服务机构良性发展 福州市档案局 档案服务中介机构脱胎于档案行政管理部门, 是介于档案行政管理部门与社会之间的提供档案信息服务的一种新型档案机构 现阶段, 我国档案服务中介机构的发展仍不成熟, 存在的问题还很多, 导致档案服务中介机构发展革新停滞不前 因此, 档案行政管理部门和档案行业协会应扶植培育外包市场, 加强对档案服务中介机构的规范和监督, 引导档案服务中介机构良性发展 目前, 有近 30 家档案服务中介机构在福州市档案局备案 主营范围有档案整理 档案信息化 档案寄存与保管类等 这些机构承接了档案馆 档案室大量的档案外包服务 近年, 福州市档案局加大对档案服务中介机构的监管力度, 有效地加强了对档案服务中介机构事前 事中和事后的监督管理 通过召开座谈会 印发文件 与保密局联合开展保密检查 开展专项督查活动等形式, 对档案服务中介机构进行指导监督, 并通过举办培训班等为档案服务中介机构提供服务 目前档案服务中介机构存在的主要问题是 : 1. 档案服务中介机构缺乏行业管理 目前, 国家还尚未出台有关档案服务中介机构的法律法规 福建省 2005 年制定并施行的 福建省档案服务中介机构管理暂行办法, 但毕竟只是属于档案部门规章, 还没有上升到法的高度 在档案服务的执业标准 执业规则 专业人员素质 技术手段 组织模式等方面处于空白状态, 与国外相对成熟的档案服务中介机构相去甚远 这些档案服务中介机构内没有有效的管理制度, 没有有力的法规制约, 市场的发展前景不 容乐观 不少档案服务中介机构进入门槛低, 机构内部的管理水平差 ; 从业人员多从社会上招募临时人员, 经过简单的培训后就让其上岗 人员的专业素质无法得到保证, 专业水平低 现代信息技术不能掌握, 影响了档案业务外包市场的正常有序发展 由于没有形成有效的档案行政管理和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式, 目前档案服务中介机构基本处于中间地带 2. 档案服务中介机构服务手段比较单一 在福州市档案局备案的服务机构的业务范围有档案鉴定 评估 咨询等, 但因专业技术含量高还未普遍开展起来, 档案服务只是在低层次上徘徊 目前, 在档案业务外包市场上开展的比较好的档案服务项目是档案整理和档案数字化 档案数字化加工业务的开展是随着信息技术的不断发展而产生的 尤其是这几年, 国家信息化建设发展日新月异, 大数据 云时代的到来, 使档案信息化的需求更加迫切 相比较而言, 档案鉴定 档案评估 档案咨询等服务发展较慢, 档案服务手段比较单一 3. 档案服务中介机构秩序有待整顿 档案服务中介机构作为经工商注册的具有商业经营性质的企业, 有企业行为参与市场竞争, 必须独立经营 自负盈亏 因此, 为了争夺市场资源, 不少档案服务中介机构选择打价格战, 在招标过程中一味降低标价, 最终以低于市场的价格夺标 不规范的收费标准, 造成不正当的竞争 迫于成本压力, 档案服务中介机构开展档案服务时为了赶时赶工, 就自行降低服务标准, 档案服务质量得不到完全保障 由于无章可循, 整个档案服务市场恶性循环, 秩序相对 比较混乱 因此, 建立以档案行政管理部门和档案行业协会自律管理相结合的行业管理模式对档案服务中介机构进行管理, 迫在眉睫 为此, 要通过行业管理模式对档案服务中介机构进行管理, 要提高档案服务中介机构准入门槛, 加强对档案服务中介机构设立条件审查 资质评定及审查, 制定服务标准 价格 品质等规章制度 企业内部要建章立制, 形成规范的工作程序和激励约束机制 在档案局和档案行业协会的管理下, 共同促进档案业务外包市场的规范发展 同时, 档案局应与工商局联合加大对档案服务中介机构的监管力度 工商局依法对档案中介机构登记注册 年检审计, 对成立新的机构严格审批, 规范档案服务中介机构运作, 逐步推行行业资质制度, 以提高行业整体素质, 促进良性发展 档案局应依照法规对其业务活动进行监管, 依法制定规章, 明确其行为规范, 审查认定其执业资质, 并进行事后监督, 以营造公平公开的竞争环境, 制止恶意竞争, 为其逐步建立完善的信用体系, 为每个档案服务中介机构建立诚信档案 另外, 应从人员执业资格制度入手, 建立考核培训制度 加强职业道德建设, 提高从业人员素质和行业服务水平 委托档案服务外包业务的单位或个人应跟踪评价档案服务行为 加大媒体宣传力度, 征集社会的反馈意见, 若有档案服务中介机构违规违法行为, 相关部门要进行曝光, 情节严重的要提交司法部门处理 通过加大责任追究处罚力度, 促使档案服务中介机构遵纪守法, 规范服务 ( 作者 : 林碧军 ) 16

19 业务广场 县级综合档案馆 搬迁和运维使用及功能建设大家谈 编者按 : 为加强新馆搬迁后的运维使用, 拓展档案馆各项功能建设, 去年 9 月, 省档案局在漳州召开全省县级综合档案馆搬迁 运维使用及功能建设座谈会 省档案局副局长黄建峰出席会议并讲话, 全省市县级综合档案馆建筑功能设计评审委员会委员 各设区市档案局督导科 ( 处 ) 长及部分在建县级综合档案馆项目单位负责人参加了会议 黄建峰对我省县级综合档案馆项目建设和部分项目搬迁后的运维使用给予充分肯定, 并对下一阶段工作提出要求 : 一要科学谋划档案馆后续建设, 主要包括制定和完善档案馆搬迁方案 做好设备选型和布展 落实档案馆各项经费 加强档案资源建设 开展档案馆功能建设 加强人才队伍建设 做好档案馆建设项目档案的收集以及工程决算工作 ; 二要加强档案馆馆舍管理, 不能出租 出借, 更不能挪为其他单位的办公用房 ; 三要加快提升档案馆信息化水平, 既要加快数字档案馆 ( 室 ) 建设, 又要加快馆藏档案数字化速度 会议期间, 与会代表围绕新馆搬迁 搬迁后运维使用和功能建设进行了讨论交流 现将部分县区档案局馆长的发言刊载于此, 以供借鉴 ( 省档案局监督指导处陈亮 ) 南平市建阳区档案局局长郭建 生 南平市建阳区档案馆新馆 2013 年 11 月 19 日开工, 各项工作进展顺利, 争 取在 2016 年底前投入使用 我们计划从 4 个方面做好新馆建成后的档案馆搬迁 工作 : 一是加强领导, 统筹发挥好局馆 全体在职人员的作用 搬迁工作纳入局 馆阶段性的中心任务, 由局馆长负责抓 总部署, 副局馆长协助抓好具体工作任 务的组织落实, 局馆全体在职人员根据 工作需要, 分别编入搬运清理组 安保 运输组和核查接收组, 确保档案馆搬迁 工作有序 安全 高效进行 二是摸清 底数, 全面掌握档案馆搬迁的具体任 务 主要是摸清馆藏档案 资料和局馆 办公用品 基本设施设备的基本数量情 况, 为全面组织完成档案馆搬迁工作打 好基础 三是拟定计划, 有序部署安排 档案馆搬迁工作的开展 其中, 最主要 的任务是, 区别情况做好搬迁前各项准备工作 文书档案, 要基本保持各全宗档案的排列顺序和全宗号顺序, 实行整箱封固编号处理 ; 专门档案和资料, 要按有关分类顺序号, 实行分段打包编号处理 ; 办公用品和有关设施设备, 也要视情况在事先处理好报损手续的基础上, 采取适当编号造册方法, 避免不必要的损失和遗漏 搬迁工作采取向社会购买服务的方式, 雇请专业公司协助落实, 局馆人员主要分工搞好安全搬运中的交接和跟车管理 在具体搬迁工作中, 先安排落实资料 办公用品和设施设备的搬迁工作, 再安排文书档案和专门档案的分区搬迁上架工作, 努力实现档案馆搬迁能够做到搬得走 不会乱 恢复快 四是抓好善后, 确保局馆各项工作尽快投入正常运转 主要是根据新馆的功能建设要求, 全面规范协调各项 工作的管理制度 落实好搬迁有关文件材料归档 搞好安保措施 加强队伍建设, 并注意及时掌握和处理档案馆搬迁后出现的新情况 新问题 做好档案馆功能建设问题, 一是加强档案馆库的安全管理工作 根据国家级档案馆建设的安全管理要求, 统筹规划解决好新馆的安全设施设备配套和安全管理措施 制度的健全完善问题, 努力把档案馆建设成为全区各类永久长期重要档案的法定安全存放场所 ; 二是要加强全区各级各部门各类重要档案的接收进馆工作 要组织开展国家档案局 8 号令贯彻情况的档案行政执法督导检查, 开展 三重 档案和关系民生 关系社会治理各类重要档案进馆移交的档案行政执法检查, 努力把新馆依法建设成为全区各级各部门各类重要档案的集中保管基地 ; 三是推进馆藏档案的信息 17

20 业务广场 化建设 要努力加强电子文件和电子档 案的依法规范管理, 积极推进数字档案 馆 ( 室 ) 建设步伐, 争取到 2020 年实现 馆藏传统载体档案数字化达到 80% 以 上, 全区各部门各单位档案室传统载体 档案数字化达到 100%, 基本实现全区各 类重要电子文件及时归档和电子档案定 期移交区档案馆 四是改善馆藏各类档 案的利用环境条件 加强新馆利用服务 大厅便民设施和设备的软硬件建设, 加 强政府公开信息和馆藏档案的利用检 索 查阅条件改善, 为群众查询利用和 研究馆藏各类开放档案信息提供良好的 服务场所 ; 五是做好档案宣传和编研工 作 积极宣传贯彻党和国家的有关档案 工作方针政策和法律法规, 宣传普及档 案业务知识和业务技能, 宣传馆藏各类 重要档案在服务大局 服务中心 服务 民生 服务社会发展等方面的重要作 用 六是抓好队伍自身素质建设 按照 党政机关效能管理和简政放权 政企分 开的改革思路, 梳理规范局馆职能 岗 位和责任清单建设, 加强人才培养和岗 位业务交流, 推动新馆各项功能建设尽 快适应新形势的发展需要 诏安县档案局局长吴建平诏安县档案局局长吴建平 诏安县 档案馆新馆设备安装已将完成, 目前正 抓紧做搬馆准备 新馆搬迁后, 首先, 要着力加强档案资源建设 一是以人为 本, 加大接收民生档案 近年来, 查阅 婚姻 工资表 林权证 土地证 土地 承包合同 知青 任职 历史遗留问题 等涉及群众切身利益的民生档案资料快 速增加 下一步我局计划主动与民政 国土 城建等部门协调合作, 加强业务 指导, 加大接收力度整合民生档案资 源, 满足群众对民生档案的利用需求 二是加强对名人 名牌档案的征集 诏 安县是 中国书画艺术之乡 中国民 间文化艺术之乡 中国青梅之乡 中国海峡硒都 中国长寿之乡 原中央苏区县 著名的侨乡和重要台胞祖籍地 我馆将抓住诏安地方特色, 加强对反映诏安历史 具有诏安特色和保存价值的名人 名牌 名作 家谱 族谱等各类档案资料的接收征集, 设立专门展厅, 宣传弘扬诏安历史文化的发展进程 其次, 要着力做好档案服务工作 一要加强综合档案馆的各项利用和服务设施建设, 不断改善利用场所的硬件环境, 提高档案工作人员的服务意识 做到窗口服务优化, 接待程序规范, 打造现代 便捷 亲民的服务环境 二要加强档案信息化建设 整合开发档案信息资源, 利用计算机网络技术, 面向社会, 提高档案信息服务水平, 提高档案查阅利用效率, 为社会提供优质 高效 快捷的档案信息服务 第三, 以新馆为平台着力宣传诏安书画艺术文化 诏安县是 中国书画艺术之乡, 书画艺术源远流长, 形成独树一帜的诏安画派 当代有林林 沈福文 沈柔坚 沈耀初等诏籍书画大家, 现有诏籍中国美协会员 12 人 书协会员 20 人, 省级美协会员 71 人 书协会员 69 人, 习书作画和书画欣赏 收藏成为诏安县最重要的群众性文化活动 诏安县综合档案馆设有 2 个展厅 1 个多功能报告厅 1 个特藏库 我们将管好 用好这些配套设施来开展一系列内容丰富多彩 群众喜闻乐见的书画档案活动 : 一是举办书画展览, 诏安县民间有不少古书画 名人书画收藏家, 我馆将加强与民间收藏家联系, 联合举办一些有关诏安的古书画 名人书画展, 来提高广大群众对诏安书画文化的认识, 提升诏安书画的知名度, 营造一个和谐文明的氛围 二是利用多媒体演示室, 来播放有关诏安书画历史 书画文化 名家字画等宣传片, 让广大群众在收看视频中体验诏安的书画艺术, 来展现诏安书画文化的独特魅力 三是 借助诏安县档案信息网宣传诏安书画, 建网上展厅, 定期上传 更新诏安籍书 画家的作品 大田县档案局局长林如耀大田县档案局局长林如耀 大田县 档案馆新馆项目建设注重考虑功能设施 的配套和完善, 合理规划布局, 妥善安 排各类功能用房的位置, 最大程度满足 档案馆 五位一体 的功能定位和社会 公共文化服务的需求 第一, 爱国主义 教育基地突出教育性 在新馆建设中, 我们将最显著的部位作为展厅, 留足空 间 ; 设计上要求集建筑文化和建筑美学 于一身, 外观造型既要庄重大方, 又要 散发出深厚的文化内涵 使档案展厅成 为人们希望来 喜欢看的地方 第二, 档案安全保管基地突出安全性 在建设 过程中, 我们将 安全系数高 科技含 量足 操控性能好 作为馆库建设标 准, 以符合 档案馆建筑设计规范 和 档案馆建设标准 要求, 通过硬件上的 设施配备和软件上的制度规范, 严格按 档案消防 温湿度控制等 八防 要 求, 牢筑安全防范体系, 确保档案绝对 安全, 打造档案安全保管基地 第三, 档案利用服务中心突出服务性 在布局 服务大厅时, 为了方便群众查档利用, 我们将其设置在查阅便捷 光线明亮 视线开阔的位置 ; 在设计装修上, 将其 营造成宽松 舒适的环境, 为查档群众 提供更加人性化的服务, 设置了查档等 候区 阅览区和休息区 第四, 政府信 息公开中心突出时效性和权威性 在新 馆建设中, 我们按 中华人民共和国政 府信息公开条例 要求, 以依法服务 规范服务 高效服务 便捷服务为主 线, 利用电子文件的虚拟特点, 将相关 政府的电子文件档案信息资源 收集 过来, 通过软件管理系统, 将大量的政 府信息整合到一起, 形成一个大型的虚 拟档案信息资源数据库 通过统一服务 18

21 业务广场 事项 管理制度 硬件设施 人员配置 等标准, 实现政府信息公开查阅服务场 所设置和运行标准化, 为群众提供咨 询 查询 公开申请和意见投诉办理三 项服务, 使群众在我们这里能够及时查 询到最具权威性的政府信息 第五, 电 子文件管理中心突出真实性 在新馆建 设中, 我们专门划出技术用房功能区, 成立 数据备份中心 和建立了档案集 成网络管理系统 建设安全 共享 高 效 便捷的电子文件中心, 确保电子文 件的真实性 上杭县档案局局长陈道红上杭县档案局局长陈道红 地方综 合档案馆是当地开展档案工作的基本阵 地 科学合理地进行功能设置, 直接决 定着其将来作用的发挥, 也关系到档案 馆本身和整体档案工作在区域内经济 政治 社会 文化发展中的地位, 因 此, 其定位问题极其重要 上杭新馆共 8900 平米, 对于功能规划和定位, 我们 是这样考虑的 : 第一, 档案资料收集和 管护基地 为实现这一功能, 上杭新馆 规划档案库房 2700 平米, 约占总建筑面 积的 30%, 完全可以达到今后 50 年的档 案收集保管需要 ; 用于接收 整理 数 字化加工等的用房约 600 平米, 约占总 建筑面积的 6.7%, 这里面包括 1 间 60 平 米的档案临时存放室 4 间 280 平米的整 理室 1 间 60 平米的档案消毒室 1 间 150 平米的数字化加工室和 1 间 50 平米 的数字档案馆机房, 能够较好地保证档 案整理 收集加工 档案数据化 档案 抢救保护功能的发挥 第二, 档案信息 编辑发布和提供利用中心 在档案作用 越来越被社会认识和重视的今天, 档案 信息的编辑发布和提供利用工作也越发 重要 也越发需要深化 作为行政区域 内集中保管档案的场馆, 理应责无旁贷 地扛起档案信息编辑发布和提供利用中 心的功能, 集中提供可靠的 真实的档 案信息, 以更好地提高档案利用效率, 发挥档案独特作用 我们新馆用于查档 阅档的面积约 3 间 300 平米, 能满足同时 约 50 人左右的查档阅档需要, 其中电子 阅档和编研室 2 间各 35 平米 新馆投入 使用后, 档案信息编辑发布和提供利用 将更加便捷高效 第三, 档案监督管理 扁平控制总部 地方级档案机构一般都 是局 馆合署办公, 人少事多 既要集 中管护档案, 又肩负着监督立档单位档 案工作的职责 鉴于此, 要在新馆建设 中同步建设数字化档案馆 通过建设数 字档案馆, 既实现馆内工作的网络化, 又实现对立档单位监督指导工作的网络 化 通过互联网平台 引进扁平化管 理, 构筑档案监管的新模式 新流程, 变以前的分散 到场监督指导为集成 远程监督指导, 从而实现减少管理层 次 拓宽管理幅度 提高工作效率的目 的 第四, 档案文化展示宣扬平台 在 地方国家综合档案馆舍建设时应更加注 重开放性与文化功能, 通过学术报告 文化展览 教育宣传等活动形式, 开展 爱国爱乡教育, 以此扩展档案馆的公共 文化服务领域, 淡化档案查阅的单一功 能, 以更贴近百姓生活, 满足社会文化 需求 我们新馆规划用于档案展示的用 房 3 间近 1000 平米, 约占总建筑面积的 11%, 投入使用后, 将显著发挥文化展示 功能, 提升办馆层次, 扩大在百姓中的 影响力 龙岩市永定区档案局局长张金源龙岩市永定区档案局局长张金源 永定区档案馆于去年 1 月竣工投入使 用 档案搬迁工作主要从四个方面进 行 第一, 领导重视, 做好预案 一是 制定出详尽具体的搬迁工作方案 为确 保档案馆搬迁有序安全, 我局及早安 排, 周密部署, 制定出搬迁工作方案, 落实了各科室 人员的工作职责, 并对 照方案进行了多方讨论论证, 以确保档 案搬迁过程中的有序安全 二是积极争取区政府领导的重视与有关部门的支持与配合 局领导及时向区政府分管领导和主要领导汇报, 提前落实经费, 为确保搬迁工作顺利实施提供财力保障 另外, 与派出所 交警部门沟通, 取得支持 三是在搬迁前, 组织人员清点档案, 认真做好台帐, 真正摸清馆藏档案底数, 为搬迁作准备 四是确定档案运输线路 对承运档案运输任务的单位提出要求, 并按规定线路运输, 确保档案安全 第二, 精心实施, 加强领导 局领导亲自抓, 做好发动工作, 统一认识, 上下形成合力, 共同做好搬迁工作 ; 成立搬迁功能小组, 分工明确, 责任到人, 把搬迁工作细化到人, 定数量, 定车次, 定顺序, 定人员, 严密组织, 精心实施 做到责任到位, 目标到位, 任务到位 并充分估计搬迁工作中可能遇到的问题与难点, 做好紧急预案, 做到有条不紊, 确保档案不乱 不少 不损 不污 第三, 做好档案库房布局及档案展览布展工作 我局及时确定整个档案馆办公及库房功能布局, 落实库房 八防 措施, 确定密集架安装进度 先后到省市档案馆学习考察档案展厅布展情况, 落实布展公司, 制定布展方案, 确保搬迁后能搞好专题展览 第四, 制定计划, 加强保护 搬入新馆后, 大量的档案保护工作要做, 根据轻重缓急制定计划, 对查找出来的问题逐一整改 一是按利用频度, 确定档案保护工作的进程 ; 总结档案利用规律, 根据档案利用率列出顺序, 逐步进行档案保护工作 二是进行档案信息数字化 根据本单位实际与财力状况, 制订中长期规划, 有计划地实施 三是对特种载体档案进行有效的保护 四是严密控制库房温湿度, 充分利用新馆设备设施, 发挥其功能, 确保库房的恒温恒湿, 并对馆藏档案进行一次全面消毒 19

22 业务广场 浅谈基层档案行政执法的主要问题 刘公懿 从目前来看, 基层档案行政执法工作存在许多问题, 严重影响了基层依法治档的开展 一 档案法律法规还不够完善 ( 一 ) 在档案安全方面基层档案保管条件差是个普遍现象, 有的保管条件还非常恶劣, 有的经当地档案行政管理部门多次进行执法检查, 多次要求限期整改, 虽然有的单位当场表态马上整改, 但却长期整改不到位, 而现有的档案法律法规又缺乏进行查处的依据, 造成档案行政管理部门比较难执行 比如 档案法 规定 : 明知所保存的档案面临危险而不采取措施, 造成档案损失的 才要追究法律责任 ; 档案管理违法违纪行为处分规定 规定, 导致档案安全事故发生的, 才能对有关人员给予行政处分 对这类基层单位普遍存在的问题却没有具体的 法律法规依据进行查处, 这是档案法律法规还不完善的地方 ( 二 ) 在档案收集方面基层档案普遍收集不齐全, 一些单位的业务档案 专门档案多数没有移交单位档案室保管, 而是分散在各科室甚至个人手中, 各单位向档案馆移交档案时实际上只移交文书档案, 多数业务档案 专门档案长期没有向档案馆移交, 如乡镇向档案馆移交的档案, 多数只有党委和政府的档案, 其他如民政 团委 妇联 财政 武装 经管等乡镇各部门的档案都没有收集齐全移交进馆, 有的乡镇连党的组织 纪检部门 人大工作档案都没有移交进馆 存在上述问题并不是各有关部门拒绝向单位档案室移交, 也不是单位拒绝向档案馆移交, 而是部门和个人不主动向档案室移交, 单位档案室也不向这些部门和个人收 集, 档案馆也不知各单位还有什么档案没移交, 有的是交多少收多少, 造成档案馆 ( 室 ) 的档案很不齐全 基层档案行政管理部门对这种情况多次检查, 多次提出整改也无任何作用, 对这种普遍存在的档案收集不全的突出问题, 档案行政管理部门也缺乏查处的具体的法律法规依据 ( 三 ) 在档案监管范围方面国家机关 团体 国有企业 事业单位等形成的档案是国家档案馆的接收范围, 也是各级档案行政管理部门主要监管对象, 但在 档案管理违法违纪行为处分规定 中应当承担纪律责任的有关人员只有公务员 依法授权 委托从事公共服务管理的公务人员和行政机关任命的企业 社会团体中的人员 而国有企业 事业单位人员的档案违法违纪行为则不在追究范围, 而这些人员若有 20

23 业务广场 档案管理违法违纪行为怎么办呢, 基层档案行政管理部门无法可依 而 档案管理违法违纪行为处分规定 规定 : 事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的, 按照 事业单位工作人员处分暂行规定 执行 但该规定全文找不到档案管理违法违纪处分的条文, 该规定实为一纸空文 ( 四 ) 在档案整理方面长期以来, 基层档案工作中最突出最普遍的问题是档案整理没有达到规范, 这既使档案无目可查, 又使档案无法向档案馆移交 有的乡镇多达十几二十年的档案没有规范整理, 有的机关 企业事业单位多年档案没有规范整理, 有的部分文书档案有规范整理, 但各部门形成的大量业务档案 专门档案没有规范整理, 而档案法律法规对没有规范整理档案的行为没有处分处罚的具体规定, 基层档案行政管理部门对此没有任何办法 而这个问题严重影响了档案的查找利用和档案的移交进馆, 以及馆 ( 室 ) 藏档案的完整齐全, 将会造成档案最终的丢失和损毁 因此, 必须要有对不规范整理档案的行为作出处分处罚的规定, 才能确保档案事业的发展 二 档案法律法规缺乏可操作性基层档案行政执法难以开展的重要原因之一是档案法律法规缺乏可操作性, 档案法 及其 实施办法 与 福建省档案条例 颁布多年, 由于其可操作性不强, 被各界认为是软法 基层档案行政管理部门对档案违法违纪行为没有可操作的具体规定执行, 也就很少查处档案违法违纪行为, 有的市县 ( 市 区 ) 档案行政管理部门从 档案法 颁布到现在, 没有查处一件档案违法违纪行为 从目前的 档案管理违法违纪行为处分规定 内容来看, 除了上述提到的几个方面内容没有纳入该规定外, 其可操作性也还有欠缺 因为档案的价值 数量 级别 密级等都有不同, 到底要达到什么价值的档案 要多少数量才要立案查处, 是一份短期 (10 年 ) 档案, 还是一份长期 (30 年 ) 档案, 还是一份永久档案才能立案查处? 到底要损毁多少卷短期档案, 多少卷长 期档案, 多少卷永久档案才算情节较重? 要什么情况下才算情节严重? 而且永久档案实际上还有价值不同, 同是永久档案的单位会议记录, 比如省委常委会议记录与乡镇党政联席会议记录就有很大差别, 这就与级别有关, 处分上也要有所区别 同样一份长期档案, 有密级的档案与无密级的档案也差别很大 因此, 档案管理违法违纪行为处分规定 虽出台, 但缺乏可操作性, 还要制定具体的操作规定, 使得该规定的每一条都有个立案标准 如擅自销毁档案的, 立案条件是擅自销毁短期档案 100 份以上 或长期档案 5 份以上 或永久档案 1 份以上 ; 情节较重的是擅自销毁短期档案 1000 份以上 或长期档案 50 份以上 或永久档案 5 份以上 ; 情节严重的是擅自销毁短期档案 100 卷以上 或长期档案 20 卷以上 或永久档案 5 卷以上等等 有了具体规定, 才有章可循, 有法可依 三 基层档案行政执法机构和队伍不能适应当前形势的需要 ( 一 ) 基层档案行政管理部门不能适应档案行政执法的需要 1. 自 文革 后, 基层档案行政机构 1981 年 3 月恢复,1983 年被撤销, 1984 年后相继恢复,1996 年档案局与档案馆合并, 由行政机构改为参公事业单位, 而某市各县 ( 市 区 ) 不再任命档案局长, 只任命档案馆长, 由于没有档案局长, 有的档案局不再履行档案局职能, 只履行档案馆职能, 个别档案局甚至不再挂档案局牌子, 经过当地各级领导的努力, 才逐步任命档案局长, 有的县有 10 年没有档案局长, 档案行政执法工作长期处于停止状态 1998 年 6 月起, 该市档案局 档案馆人员由原来的行政 职称两套工资制度改为全部参照国家公务员管理 ( 县级档案局 馆人员于 2008 年起参照国家公务员管理 ) 这种不稳定的基层档案行政管理部门严重影响了档案行政执法工作的开展 2. 目前基层档案局是事业单位, 不是法定的档案行政执法部门, 仅是当地政府委托的档案行政执法部门, 档案行政执法人员不是行政机构的公务员, 而是参公人员, 参公是一个将要取消的过渡时期的安排, 基层档案行政管理部门的执法人员是转为公务员还是事业单位人员目前还不确定, 在自身都还不能确定是公务员身份的情况下, 要开展档案行政执法工作比较困难 因此, 目前基层档案行政执法机构无法适应档案行政执法工作需要, 必须将档案行政管理部门改为政府行政机构, 档案执法人员为公务员, 才便于档案行政执法工作的开展 ( 二 ) 基层档案行政执法队伍不能适应行政执法的需要 1. 基层档案行政执法队伍对执法工作有畏难情绪 从档案执法对象来看, 都是本级各机关单位, 档案部门都有求于他们 受他们管理的多, 怎么能对他们进行大胆档案执法呢, 往往都是用商量的口气指出存在的不足, 有的甚至还要求档案局帮助解决档案整理 档案用品等问题 一些国有企业事业单位, 基层档案局往往也是指导多, 检查少, 执法更少, 有的县 ( 市 区 ) 档案局几年都没有开展档案行政执法活动, 只开展一些一般性的业务检查或督查工作, 所以多数县 ( 市 区 ) 甚至市级档案局到目前都没有一件档案行政执法处罚案件和处分案件 难道这些地方的档案管理都很好吗? 没有档案违法违纪案件吗? 显然不是, 只是基层档案局对档案行政执法工作有畏难情绪, 不敢大胆执法而已 2. 目前基层档案局与档案馆合为一个机构, 承担档案行政管理和档案保管利用两种职能, 很多县 ( 市 区 ) 档案局督导股只有一人, 只能应付日常工作, 若要开展档案行政执法也要两人以上, 一人怎么开展工作? 有的县 ( 市 区 ) 档案局持有档案行政执法证的只有一人, 根本无法执法 同时, 基层档案局的档案执法人员普遍缺乏行政执法方面的法律知识, 没有档案行政执法经验, 对档案行政执法的立案 取证 调查 听证 处罚标准等没有学习和研究, 无从把握, 无法适应基层档案行政执法工作的需要 ( 作者单位 : 龙岩市档案局 ) 21

24 业务广场 以机制为保障以执法为抓手 推进重点建设项目档案工作规范管理 卢灿荣 近年, 笔者在参加重点建设项目档案专项验收及在对重点建设项目档案工作进行检查指导时, 发现了一些如档案意识不强 项目档案归档不全 工程项目竣工后不申请档案专项验收等共性问题, 严重影响了重点建设项目档案工作管理水平的提高 为此, 笔者进行了专题调研, 思考了当前重点建设项目档案管理中存在的问题及原因, 以期探索做好重大建设项目档案工作的方向和路径, 达到促进重大建设项目档案健康发展之目的 一 龙岩市重点建设项目档案管理现状近几年, 为促进我市重点建设项目档案规范化管理工作, 确保项目档案的 完整 系统和有效利用, 龙岩市档案局加强对我市在建的国家 省 市重点建设项目档案工作管理 2006 年, 龙岩市档案局制发了 龙岩市重点建设项目档案工作分级管理暂行办法 ;2008 年制发了 龙岩市重点建设项目档案管理登记办法 龙岩市重点建设项目档案验收办法 龙岩市重点建设项目档案移交办法 ;2013 年, 龙岩市档案局等单位联合制发了 关于加强重点建设项目档案工作的意见, 这些为我市重点工程档案工作发展提供了有力保证 同时, 龙岩市档案局以 主动联系 积极参与 优质服务 严格监管 的态度和方式, 参与并主动与市住建局 市重点办等联系, 了解掌握重 点工程立项 施工建设情况, 不定期深入有关重点建设项目工地现场, 召集项目业主 代建单位 施工单位 监理单位档案管理人员召开座谈会, 宣贯国家 省 市有关重点建设项目档案工作的规定办法, 了解档案材料变动情况, 督促做好项目档案的收集整理 保管移交工作, 确保档案的齐全完整与安全 从近年情况看, 我市重点建设项目档案工作虽总体尚好, 基本能做到指定人员负责项目档案材料的收集 保管 利用等日常管理工作, 但仍存在建设单位领导对档案工作不重视 制度不健全 管理人员业务水平偏低 档案专项验收率低等问题, 影响了我市重点建设项目档案工作规范化进程 22

25 业务广场 二 当前重点建设项目档案工作存在的问题 ( 一 ) 档案工作 可有可无 从业主单位层面看 笔者认为, 重点建设项目档案管理工作的责任主体为项目业主单位 但从近年重点建设项目档案管理工作的汇总情况看, 各项目业主单位的有关领导和工作人员档案意识淡薄, 认为档案工作不会创造任何经济效益 不会为自己的工作带来任何闪光点, 属于 可有可无 的工作 大部分业主单位没有将项目档案工作纳入工程项目的同布置 同检查 同验收进程, 也没有像重视项目建设的质量 安全等问题一样重视档案工作 安全第一 质量高于一切, 这些标语口号在各项目工地上随处可见, 将工作重点放在项目建设的质量 进度 资金调度及安全生产上, 对于业主单位来说, 是首要工作, 这本无可厚非 但在项目建设过程中, 对项目档案工作不重视 不支持, 等到档案部门提出要项目档案专项验收时, 为应付验收, 投入大量人力 物力, 突击填补如施工记录 监理记录等各类档案材料等种种现象, 在当前的项目建设中也是普遍存在的, 如此一来, 直接导致项目工程档案的系统性 准确性 真实性得不到有效保障 从参建单位层面看 重点建设项目工程不同于一般的建设工程, 它由许多具体单位工程组合而成, 大到项目主体工程小到绿化 护坡等附属工程, 既有设计及土建工程 也有机械设备安装工程等, 重点建设项目工程档案的种类也呈现出繁杂 多样 巨量的特性 且由于参加工程建设的单位多, 使得重点项目工程档案的构成也较复杂, 除了文字材料外还有图纸 照片以及录音 录像材料等等 笔者在检查督导中发现, 一些设计单位 施工单位 监理单位认为 指定专人负责档案收集管理工作纯粹是浪费企业人力资源, 工程档案在工程结束后统一收集就行了, 却不知, 重点建设项目从开始设想到方案论证 工程设计 招投标 施工 监理 竣工验收 工程审计 交付使用等整个程序所形成的大量文字材料 图纸 照片等之 间是有机相连 环环相扣的, 一步错则步步错, 而且各设计 施工 监理企业技术人员具有流动性, 平时没有做到专人收集的结果就是档案分散在各部门和个人的手中,2 3 年工程竣工时再收集就容易出现部分档案材料 无处可寻 的窘迫局面 部分项目现场施工单位没有设置专门档案室, 或是虽有设置档案室但却堆放了许多物品成为 杂物间, 或是一个房间隔出一半作档案室, 另一半成为接待室 泡茶室, 人员杂且抽烟或使用电器, 存在严重的安全隐患, 甚至在档案局工作人员检查指出问题时采取敷衍了事的态度, 不愿意积极配合 ( 二 ) 人员素质 参差不齐 笔者在日常的检查督导及各项目业主报送的 重点建设项目档案管理登记表 统计分析结果中发现, 重点建设项目档案管理人员只有少数是专职人员并经过档案部门组织的业务培训, 而大部分档案管理人员都是临时抽调且身兼数职, 有的由负责施工管理人员兼任, 有的由单位基建部门人员兼任, 既没参加过正规的档案业务知识培训 ( 部分虽有参加培训, 但因工作忙等原因无法参与实践操作, 基本上过段时间就忘光 ), 又忙于应付日常工作, 基本不可能在工程档案管理业务学习上花时间 下功夫 有些设计 施工 监理单位寄希望于 请专业档案服务机构整理, 认为不需要花费人力物力去学习工程档案业务知识, 管理不规范, 往往出现工程档案材料的收集 整理与工程施工建设进度相脱节, 档案整理归档处于相对滞后的状态, 工程档案材料在技术人员的办公桌上 椅子边地板上堆成山, 呈现零散状态 有的工程档案管理人员对档案材料提供利用管理不严格, 是个人就可以来拿, 不按规定办理利用登记手续, 容易造成工程材料损坏 篡改 遗失 工程档案管理人员素质参差不齐, 直接造成档案归档不齐全 整理不规范 材料的真实性和准确性不够, 导致重点工程档案不能真实反映情况, 不能发挥应有的依据及凭证作用, 给日后的维护和利用带来困难 ( 三 ) 联合监管 貌合神离 一方面, 重点建设项目档案管理体制上还存在一定问题 如国家 省 市三级发改 档案部门虽有出台相关文件规定 未经档案验收或档案验收合格的项目, 不得通过项目的竣工验收 省以下各级政府投资主管部门组织验收的项目, 由同级档案行政管理部门组织项目档案的验收, 但这些规定仅是部门规定, 不属于法律法规 地方条例及国务院规章范围, 档案法 福建省档案条例 对重点建设项目档案专项验收工作未明确规定, 档案部门行政执法的依据略显不足, 对相应的部门 相关的人员缺乏一定的约束机制 在实际工作中,80% 左右的重点建设项目都在档案专项验收前通过了消防 住建 环保等其他验收 同时, 由于重点建设项目业主大都是政府机关事业单位或国有企业, 碍于人情或出于不损害单位面子等原因, 针对重点建设项目档案的行政执法多半停留在口头上, 对未开展档案专项验收就完成竣工验收的 项目档案不进行规范整理的行为不采取强有力措施予以约束, 如此以来, 造成恶性循环, 都认为不整理档案或不进行专项验收不会有任何问题 另一方面, 各工程项目的主管单位 建设单位 业主单位在重点建设项目档案管理及专项验收工作中缺乏主动性 如,2013 年龙岩市档案局 龙岩市住房和城乡建设局 龙岩市重点项目开发建设管理办公室联合联合制发了 关于加强重点建设项目档案工作的意见, 规定 住建部门在重点工程建设项目竣工验收备案时, 应查验工程档案专项验收认可文件, 凡未经工程档案专项验收或工程档案专项验收不合格的工程建设项目, 不予办理工程竣工备案手续 ; 重点项目办负责在部署 检查重点建设项目工作的同时部署 检查项目档案工作 但在实际工作中, 重点办的工作人员只能在例行检查中偶尔提及档案工作, 且因对重点建设项目档案工作不熟悉无法提出更多的要求 ; 住建部门因受 权力清单清理 及 简化审批流程 等限制, 仅要求列入城建档案馆 23

26 业务广场 接收范围的工程档案需经过城建档案馆验收档案后方可办理备案手续 实际上, 城建档案管理机构接收的档案数量仅占整个项目工程档案的 1/3(2015 年 5 月 1 日新国标 GB/T 建设工程文件归档规范 正式实施后, 仅占 1/ 5), 不属于城建档案管理机构接收的其他项目档案整理是否规范 项目档案是否通过档案行政管理部门组织的专项验收, 住建部门则不作要求, 致使 80% 以上的重点建设项目不需要通过档案专项验收也可通过工程项目验收或备案, 国家 省 市出台的 重点建设项目档案验收办法 等相关规定则流于文字, 档案行政管理部 作为档案部门, 只能是根据每年发布的重点工程项目名单, 积极主动去联系项目各相关单位, 督促做好重点建设项目档案验收工作, 收效甚微 三 解决重点建设项目档案管理工作的对策 ( 一 ) 加强协调重点建设项目, 涉及部门众多, 做好重点建设项目档案工作不仅需要档案行政管理部门不断努力和自我加压, 更需要党委政府和有关主管部门的支持和配合, 为重点建设项目档案工作的开展提供良好的氛围和环境, 共同推动档案事业的和谐发展 各级党委 政府要把重点建设项目档案工作列入重要议事日程, 及时研究 解决重点建设项目档案工作中出现的重点难点问题, 成立重点建设项目领导小组时, 把档案部门纳入其中, 定期召开联席会议, 通报情况 部署工作, 真正形成档案行政管理部门与相关主管部门协同 高效的工作机制 ; 档案行政管理部门应加强纵横联系, 积极主动和相关主管部门沟通协调, 努力构造和谐互助环境, 对本地重大建设项目的开竣工及进展情况及时沟通 协调运作, 促进重大建设项目档案收集齐全 分类科学 管理规范, 确保重大建设项目档案验收无遗漏 ( 二 ) 提前介入一是及时指导 重大建设项目档案验收办法 第六条第四款规定 : 项目 主管部门 各级档案行政管理部门应加强项目档案验收前的指导和咨询, 必要时可组织预检 档案行政管理部门应在重点建设项目工程建设初期, 主动与建设单位沟通情况, 对项目档案管理体制 档案人员配备 相关管理制度制定 档案库房及各类保管设备配置等提出要求, 引导他们把重点建设项目档案管理工作引入正轨 二是加强培训 根据项目建设工期的进展, 有针对性的开展设计 施工 监理等不同过程参建单位档案管理人员 技术人员的业务培训, 提高档案管理人员 技术人员对项目建设过程中形成的文件 图表 声像 合同 技术等文件材料的收集 整理 立卷 归档的规范化管理水平 如龙岩市档案局每年在 档案人员岗位培训班 开设 科技档案管理 课程, 并于 2013 年举办了一期 重点建设项目档案管理培训班, 组织 80 多家重点建设项目档案管理人员学习档案收集 整理 验收等知识, 取得显著成效 三是治理源头 档案行政管理部门要根据重点建设项目工程进展情况, 有计划 有重点 分批次地开展档案工作巡回检查, 发扬 不怕苦不怕累 的精神, 把办公室搬到工程现场, 建立重点建设项目单项工程档案验收制度, 增加项目档案单项验收程序 在工程进度检查和工程质量检查时, 同时检查项目档案管理情况, 发现问题及时纠正 在项目的中间验收 单项工程验收 工程质量验收和工程交工验收时, 同时增加项目档案验收程序, 使项目档案工作落实在每一个具体环节, 规范在每一个单项工程, 从而确保重点建设项目档案的完整 准确 系统和安全 ( 三 ) 严格执法一是突出 过程执法 档案行政管理部门应在重点建设项目档案管理情况登记 日常性工作指导及检查的基础上全面 准确地掌握各重点建设项目进展情况及档案管理情况, 每年组织重点建设项目档案管理情况专项执法检查, 重点针对在建项目, 督促有关部门和项目业主单位按照国家有关规定加强项目档 案管理工作, 确保项目档案工作与建设工作同步开展 如龙岩市档案局 2015 年下发了 关于开展重点建设项目档案专项执法检查的通知, 要求各项目业主单位报送项目档案管理工作情况, 存以备查, 并选择 3 5 家档案管理工作不到位的进行执法检查 在执法检查中, 发现问题不讲情面, 严格制发相关执法文书, 认真落实检查结果, 对拒不整改或整改不到位的, 联合纪检监察部门 劳动人力部门严格按照 一法一例 及 档案管理违法违纪行为处分规定 予以处理, 将检查结果 处理结果在适当范围内予以通报, 为各项目业主单位 施工及监理单位制作 负面清单, 增强他们抓好项目档案的形成 积累 收集 归档等各个工作环节的自觉性, 确保项目档案的完整与安全 二是严把 竣工验收 档案行政管理部门在项目工程结束前, 应提醒项目主业单位申报项目工程档案专项验收 在工程竣工验收前, 指派业务人员深入工程现场进行指导, 帮助建设单位查找问题, 落实整改意见, 把问题解决在正式验收前, 为工程正式验收打好基础 验收时, 严格档案验收工作程序, 对项目档案的整理 归档工作进行严格把关, 发现问题及时提出整改意见, 坚持原则, 不徇私情, 以保证重点建设项目档案验收质量 同时, 由于建设项目竣工验收后, 还要进行竣工决算编制 资产交付 工程审计等工作, 在此期间, 将继续产生需归档保存的项目档案, 档案行政管理部门应继续跟踪服务, 指导项目业主单位将竣工验收后形成的竣工报告 会议纪要 审计材料等材料收集整理, 及时归档 推行项目档案验收质量总结制度, 档案行政管理部门应在项目档案全面验收结束后, 对验收项目 管理过程 验收结果等分行业 分地区进行全面系统的分析总结, 审视各管理及验收环节的利弊得失, 汲取经验教训, 进一步改进工作方法, 优化工作程序, 提高各项管理措施的有效性和可操作性, 为今后继续开展项目档案竣工验收工作提供借鉴 ( 作者单位 : 龙岩市档案局 ) 24

27 业务广场 提高档案利用服务窗口人员依法治档的意识和能力 林安娜 档案利用服务窗口是档案部门直面利用者, 提供档案信息查阅服务, 展示档案部门服务水平的一线岗位, 应当依法建立健全相关利用制度, 依法提供档案信息 窗口人员除了必须具备一定业务能力 服务水平, 还应当具有一定法律意识, 并在实际工作中提高自身依法治档的意识和能力 一 档案利用服务窗口人员依法治档情况现状分析 ( 一 ) 法律意识较为薄弱在档案提供利用工作中, 虽然依法 建立了责任明确 流程清晰 操作规范的规章制度和工作标准, 但实际工作中, 窗口人员常常只讲馆内制度, 不提法律法规, 法律意识较为薄弱 更有甚者, 在提供档案信息利用时, 犯了 人治思想 的错误, 有熟人查档, 一路绿灯, 致使一些档案利用服务窗口工作出现纰漏 这些虽然是少数现象, 但却普遍存在, 主要还是个人法律意识薄弱造成的 ( 二 ) 法律知识较为欠缺有些档案利用服务窗口人员对档案 部门法律法规不熟悉, 虽已编制 查档指南, 将窗口工作职责 办事时限 办事程序等公开, 建立首问负责制 一次性告知制 限时办结制 责任追究制等, 但在接待利用者时, 常常只能讲到照章办事, 具体是依照 档案法 档案法实施办法 还是 福建省档案条例 福建省国家档案馆管理办法 等其他法律法规, 就说不上来了 还有就是对专门档案的法律法规不熟悉, 例如 婚姻登记档案管理办法 中关于婚姻登记档案利用的具体规定不清楚, 在提 25

28 业务广场 供利用服务时就比较迷茫 窗口工作中有时候制度 程序略显苍白, 而直接引用法律的条款, 更具有说服力 另外, 个别档案部门领导不重视窗口服务 缺乏对窗口人员的关心和督促, 加之一线服务窗口日常工作繁重 接待利用者素质层次不同, 使得有些档案利用服务窗口不仅在依法治档方面存在问题, 甚至基本的提供利用服务都难以正常开展 二 提高档案利用服务窗口人员依法治档的意识和能力的意义 ( 一 ) 有助于提高政府公信力档案利用服务窗口是政府施政便民的一座桥梁, 窗口人员提高依法治档的意识和能力, 能够正确地依法提供档案查阅服务, 第一时间满足利用者需求, 解决利用者查阅档案信息的问题, 让利用者切实感受取得档案凭证 查考价值, 提高公众对档案利用服务窗口的信赖, 进而提高政府公信力 ( 二 ) 有助于推动档案事业依法治档的落实提高窗口人员依法提供档案信息查阅服务的意识和能力, 不仅关系到档案利用服务窗口工作的规范化 法治化, 更关系到依法治档工作的推进和全面落实 只有实现档案利用服务窗口的依法治档, 才能实现整个档案事业的依法治档 ( 三 ) 有助于提升档案窗口服务水平和形象档案利用服务窗口人员能够以清晰的法律意识和专业的法律知识服务利用者, 提供优质高效便民的档案信息查阅服务, 这对维护档案及档案工作自身形象, 在社会上形成良好影响与口碑, 增强人们对档案工作的信任 理解与尊重起着十分重要的作用, 人人都会对这样的服务点赞 反 之, 无法可依 有法不依的窗口服务, 只能得到利用者一致差评 三 提高档案利用服务窗口人员依法治档的意识和能力的对策 ( 一 ) 档案部门应当重视档案利用服务窗口依法治档工作档案部门应当认清档案利用服务窗口不仅是提供档案信息查阅, 同时也是档案部门对外宣传的平台, 通过这个平台能够实现潜移默化的档案法律宣传 档案部门应当重视这个平台的功能拓展, 将依法治档理念融入档案利用服务窗口的创新管理中, 提高窗口人员依法治档的意识和能力 ( 二 ) 加大依法治档宣传力度, 培育档案利用服务窗口人员的法律意识档案部门要把普法作为重要任务抓紧抓好, 通过法制宣传日 档案法律知识竞赛 窗口服务技能大比拼等活动, 在窗口人员思想上培育法律意识 不仅对社会做好宣传, 在档案部门内部更应当落实到位, 特别是档案利用方面的法 律条款, 增强档案窗口利用服务人员依法治档的观念, 让窗口人员学会运用法治思维开展档案信息利用服务, 提高档案法律意识, 在窗口工作中形成法律环境 ( 三 ) 加强依法治档制度建设, 完善档案利用服务窗口责任制通过加强制度建设, 建立责任追究制, 将职责和责任落实到窗口岗位每个人, 能增强档案利用服务窗口人员的法制观念和法律意识, 规范档案利用服务窗口人员的服务行为, 促进其依法提供档案查阅服务, 减少和避免档案信息提供利用服务工作中的随意性和盲目性 同时, 将制度或法律条款张贴在档案查阅场所 公布在网络上, 为社会公众参与档案利用创造条件 提供方便, 既调动各方面积极性, 也使档案利用服务工作沿着法治轨道健康发展 ( 四 ) 加强窗口人员法律业务培训, 把依法治档工作落到实处应该关心档案利用服务窗口人员的成长 进步, 积极为窗口人员创造学习条件 搭建学习平台, 鼓励其多参加档案法律法规知识培训班, 多学习, 多交流, 从根本上解决窗口人员不懂法的问题 ( 五 ) 加强与法律部门的合作, 扩大档案利用服务窗口的服务范畴有条件的档案利用服务窗口可以通过设置法律服务专区, 摆放常用法律书籍, 提供法律阅览服务 ; 有针对性地编辑 档案法律法规 宣传品, 将涉及民生民情 利用频繁的如婚姻法规等政策编辑其中, 为利用者提供方便高效的法规政策 ; 与法律部门合作, 公布法律援助中心联系方式, 为有需求的市民提供服务 ( 作者单位 : 连江县档案局 ) 26

29 数字平台 纸质档案与电子档案共存管理初探 何礼红 电子信息及互联网科学技术的发展与普及, 对包括档案管理在内的各行各业均带来深刻影响 新时期的档案管理也应朝着电子化 信息化的方向发展, 但在很长时期内, 作为传统的纸质档案, 仍必须与电子档案同时存在, 这样才能更好地为社会经济建设提供服务 一 纸质档案与电子档案的优缺点纸质档案就是以纸张为信息记录载体的档案, 在我国使用已近 2000 年的历史, 它对人类社会, 特别是对我国的历史文化 人文传统等都具有深远的影响, 它可信度高, 不易被篡改, 纸质档案常会成为法律界的 证据, 且方便利用者阅读, 至目前仍是我国档案管理的主要存在形式 但纸质档案也有不足 之处 : 一是纸质档案归档 立卷 装盒的工作量大且效率低 ; 二是纸质档案占用库房的空间大, 不利于查找 ; 三是容易受到潮湿 高温等因素影响, 使字迹模糊 纸张发霉等, 从而导致资料或信息丢失 ; 四是在同一时间地点纸质档案只能一个人使用, 不能实现资源共享 电子档案是随着计算机技术 扫描技术 数字摄影技术等发展而产生的一种新型档案信息形态, 它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储并通过网络互连, 形成一个有序的档案信息库, 实现资源在网络上共享 其优点主要有 : 一是打破了纸质档案固定场所固定时间的限制 ; 二是打破纸质档案 有形 的观念, 在 计算机环境下形成了 无形的信息资源, 人们可以把同一份文件通过复制 下载 网络传递 利用移动硬盘等方法将一份文件变成多份, 在不同时间 地点实现资源共享 但电子档案信息容易被篡改, 电子文件容易被删除, 且易受破坏, 受电脑病毒 黑客高手等的攻击, 也极易因潮湿与高温等造成损坏 二 纸质档案与电子档案在管理上的不同 1. 在存储介质上 纸质档案是以纸质作为载体的一种档案, 如保存备查的公文图纸 信札 电报 户籍 账册 契约 证书 书稿 日记 笔记 家谱的原本和原稿 27

30 数字平台 等 由于历史原因, 当前主要的档案文献资料都是采用纸质材料为载体进行保存, 特别是一些机密性较高的机关文件, 大多采用纸质文件存档 而电子档案是利用智能信息处理技术, 将传统的以纸张 录音带 录像带为存贮介质的各种原始档案资料, 通过扫描 压缩 转化等手段转换成图片文件 声音文件和录像文件, 再运用各种存储管理技术将他们存贮于各种介质上, 并可通过各种方便的查询手段迅速检索出所需要的档案资料 2. 在收集归档上 纸质档案的收集是文书处理部门清理已处理完毕的文件材料, 将其中具有查考利用价值的文件收集齐全按照文件之间在来源 内容 时间 形式等方面的历史联系进行分类 组卷后移交档案部门 电子文件则必须在文件办理结案后随时归档, 或在某一时间定时统一归档, 由文件形成部门通过网络传送给档案部门, 并用电子数码签名封签认证, 由档案工作人员接收登记 3. 在鉴定工作上 纸质档案的价值鉴定, 必须在归档前进行, 通常是对档案进行逐份逐页地审查文件, 以判明其保管价值和保管期限 电子档案的鉴定, 从内容上说, 与纸质档案的鉴定是一致的, 主要也是判断其保存价值和保管期限, 但多了一项技术鉴定, 包括可读性鉴定 无病毒鉴定和介质鉴定等 4. 在安全保管上 纸质档案等传统档案的存储对象是纸张 磁带 胶卷 图片等物理载体, 这些载体占用空间大, 对库房温湿度要求极高, 还要有防火 防水 防潮 防霉等 " 八防 " 电子档案在传统的安全管护上, 特别要注重除尘 防火 防紫外线 防高度磁场和电场的设施, 同时还要严格做好防病毒工作 同时, 纸质档案与电子档案还在查 阅利用 分类整理等方面存在较多的不同 三 纸质档案将与电子档案长期并存 1. 提升思想认识 电子档案从起草 修改到印发都在计算机上进行, 它具有便于修改 便于复制的特性, 还具有开放 易于检索 便于利用等特性, 这样利于档案信息资源更广泛更高效地服务于社会各方面的需求 早在 2000 年, 国家档案局就将加快档案信息化建设 加快现有档案的数字化进程列入 全国档案事业发展 十五 计划 并推出了 全国档案信息化建设实施纲要, 对电子档案建设的时间 电子化的规模等都提出了明确的要求 2015 年, 国家档案局办公室发出了关于征求 数字档案馆可信数字资源长期保存需求规范 等 3 项行业标准意见的函, 这些都表明, 推进电子档案建设已是大势所趋 但同时, 传统的纸质档案由于具有无法替代及容易鉴定等特性, 同时极具法律效力, 在各种机构中都有着非常权威的地位, 在这一点上, 与电子档案相比, 有着非常大的优势, 所以在发展电子档案的同时也更应该加强对纸质档案的管理水平 所以, 在很长的一段时间 内, 电子档案将与纸质档案共存管理 2. 强化传统纸质档案的管理力度 由于传统纸质档案有着极强的稳定性 安全性, 同时也有着无可替代性, 在法律意义上, 传统档案中的字体 字迹 图像 印章等等信息, 有助于档案内容的鉴别, 也可作为 呈堂证供, 有着电子档案不能比拟的法律效力, 在司法等领域有非常强的权威性, 而电子档案因其转移方便使得其在这一方面劣势尽显 另外, 传统纸质档案以纸张为主要存储载体, 形式简单直观, 可识别性强, 因此, 当前仍应强化纸质档案管理力度 3. 加大复合型人才队伍培养力度 当前互联网技术的飞速发展, 社会深层次的变革, 都对新时期的档案管理工作提出了新的更高要求, 因此, 我们要加强档案专业人员队伍建设, 相关部门要加大档案管理工作人员的培训与培养力度, 让管理人员在熟悉传统档案管理流程的同时, 也能熟练掌握互联网技术, 具备相关技能, 成为新时期的档案管理工作者 ( 作者单位 : 周宁县科技局地震工作站 ) 28

31 经验交流 百万档案搬迁记 喻球 厦门市国土房产测绘档案管理中心 ( 以下简称中心 ) 于 2015 年 8 月 13 日迁入新址,120 万卷档案也于 8 月 20 日完成了搬迁任务, 实现了 安全 有序 高效 的搬迁目标 档案搬迁不易, 百万档案搬迁更是难, 为了实现搬迁目标, 我们是这样做的 : 一 思想上高度重视中心领导十分重视此次档案搬迁工作, 多次召开专题会议进行研究部署, 最终确定了 委托搬家公司 分管领导负责 保管科指挥并全程监督 档案 从架子到架子 一步到位 不影响档案利用 的搬迁模式 中心曾在 2001 年经历过一次 20 万卷档案的搬迁, 当年全员上阵, 忙得人仰马翻, 所有参与过的 同志都记忆犹新, 不但切身体会到档案搬迁不易, 而且积累了一定搬迁经验 如今面对六倍于当年的量, 大家从思想上高度认识到此次搬迁的难, 从心理上作好了艰苦奋斗的准备 二 准备工作充分 ( 一 ) 外出取经 2014 年 5 月, 中心组织人员前往福建省档案馆专程学习档案搬迁经验, 省档案馆的同志热情周到, 毫无保留地传授经验, 让我们收获多多, 尤其宝贵并在日后发挥极大作用的经验是 : 用专门订制的纸箱作为档案搬运时的装具, 并且要特别注意打包牢固, 以免运输途中开裂 ( 二 ) 摸清家底要搬家, 第一步就得摸清家底 浩 浩荡荡 120 余万卷档案, 分布在不同楼层的 21 个大小不一的库房内, 虽说有基础台账, 但是增量档案每天都在发生, 加上一些因历史档案类型复杂 系统数据误差等原因造成账物未能达到高度一致, 所以有必要进一步摸清家底, 补充完善台账 我们花了一个月时间, 整理出了以类别及库房为线索的完整的档案台账及存放清单 ( 三 ) 规划新库如何将 120 万卷档案合理安放到新库房, 该如何布局? 在大楼在建 但密集架招标完成后, 我们就开始了 纸上谈兵 对着图纸来规划 档案怎么存放最合理? 怎样规划最高效? 这是一个十分重要的课题, 以往我们因为档案增量快 库房面积不足而不断扩建临时 29

32 经验交流 库房, 无法做到统筹规划, 导致经常倒架或临时加柜存放, 或浪费空间, 或浪费人力, 档案存放不系统 现在新库房集中而宽敞, 可以大做文章, 但是库房建设规划要求满足未来 20 年的增量需求, 所以绝不能大手大脚, 仍然要节约使用空间 按规划, 新库预留 40% 面积作为今后备用, 其余 5 个库房安装密集架供现在使用 我们对照图纸标明的库房位置 面积, 密集架排列方式及数量, 结合现有档案具体情况, 设计未来档案存放布局 : 新的房地产权属档案有 110 万卷左右, 而且是按权证号顺序排列, 增量规律为每年约 8 万, 安排在 号 3 个大库刚好 ( 每个库容量约 50 万卷 ), 并可满足未来 5 年增量需求 ;4 号库有三个区域, 每个区域约可存放 10 万卷, 分别用来存放历史档案 土地管理档案 机关档案等三大类别刚好, 每个区域还有预留空间可满足未来 5 年的增量需求 ;5 号库是图纸库, 有四大区域, 其中一个即可满足现有图纸存放需求, 考虑到户地原图利用率较高, 我们选择最外面靠入口的区域存放 今后条件成熟时, 还可以利用一个区域来建立特藏室, 将馆藏珍贵的房地产契约契证从众多卷宗中挑选出来集中存放, 剩余的 2 个区域可满足未来 5 10 年的增量需求 ( 四 ) 密集架定位库房规划大方向定了, 还得细化到密集架定位 同样 纸上谈兵, 对照图纸, 以库为单位, 所有密集架以列为计数单位, 从里至外编流水号, 每列中的 节 格 的档案排列顺序为 : 从上到下, 从左至右, 列与列之间按 S 形首尾相接顺序排列档案 按通常做法, 密集架定位得具体到 格 的案卷起止号, 但是我们的档案很特殊, 绝大部分档案是按权证号流水排列的, 权证号又存在实体档案存放在同安工作站以及因发证系统误差造成的一些空号 漏号情况, 如果按常规每格 固定数量 ( 案卷号 权证号 ) 起止 ) 来预定位排列, 将造成很大空间浪费 目前权证号已发至 125 万号以上, 而 110 万号以内的档案已归档较齐全, 即使有缺号, 基本也不会再移交, 为了节约空间, 我们计划将 110 万号以内的档案按每格的实际容量排满, 每卷档案又厚薄不一, 所以无法预先设定每格起始号码 但是如果不定位, 档案搬过来就不方便甚至无法上架 经过反复思考 研究和讨论, 我们采取了这样的方式 : 鉴于新库除了图纸库以外, 其余所有密集架的规格都一样, 每格净长度均为 90 厘米, 因此可以订制与 格 的空间同样尺寸的纸箱, 按权证号顺序装满, 依次编箱号 同样, 新库也在每格标上从 1 开始编号 ( 为了兼顾牢固和美观, 用小标签贴在格里面的挡板上 ), 这样不但方便箱号对应格号上架, 而且不受箱号搬运顺序的影响, 大大提高了档案上架速度 其余少量档案有二种类型, 一种是图纸, 订制专门的大箱子, 按图纸类别装, 预计 60 箱, 编一个流水号, 图纸库对应区域定位即可 ; 其他档案按档案分类号顺序依次排列装箱, 统一按一个大流水号编箱号, 计划使用 4 号库来存放, 分别在 3 个区域中定位, 每两类之间按前一类的递增规律预留空间, 同样在对应的位置按顺序贴上与箱号一致的格号, 预留空格不贴号 大约有 1600 箱 为了区分不同的流水编号, 我们分别印制了红色和蓝色的不干胶标签, 红色编号为 号, 有大小规格两套, 将分别用于新的权属登记档案箱子 ( 约 110 万卷 1.1 万箱,) 及新库密集架格上 ; 蓝色编号为 , 同样有大小两套规格, 将分别用于其他档案 ( 约 10 万卷 ) 箱子及新库密集架上 ; 图纸箱因数量少且规格特殊不易混淆, 用手工编箱号即可 ( 五 ) 市场调查 这次档案搬迁, 新旧大楼距离不远, 又呈直线, 只有 10 分钟车程, 因此中心决定让社会上的搬家公司来承接此次任务 开始, 我们联系了一些搬家公司做方案和报价, 结果方案做得普遍简单, 都当作一般物品搬运的模式操作, 而且报价极高, 有的甚至开出了上百万元的天价 我们根据以往的工作经验及当前市场劳动力的价格, 认真分析和测算了每箱档案从下架 装箱 打包 搬运 运输, 到拆箱 上架等工作流程需要花费的时间和体力, 加上企业税费及基本利润, 得出约 30 万元的价格 ( 之后也作为公开招标的控制价格 ) 在心里有底之后, 我们约谈了四家较有名的搬家或家政公司, 详细介绍了我们的搬家任务和具体要求, 着重强调档案搬家的特殊性, 那就是要确保安全 通过沟通交流, 双方都有了初步认识和了解, 有些搬过档案的公司也表示认同档案搬迁高标准 严要求的特殊性, 不能一味追求速度, 而要保证安全 讲求质量 最后进入公开招标程序, 一家约谈过的公司中标, 这家公司无论规模 实力 口碑都不错, 特别是有过搬运较大量档案的经验, 日后的事实证明, 这是一个良好的合作伙伴 ( 六 ) 制定方案 120 万卷档案怎么搬? 面对门类纷杂 分布散乱 数量巨大的档案家当该如何运作? 之前这确实是个难题, 但是在做了以上准备工作之后, 就有了一个清晰的思路 : 1. 先订制纸箱, 根据新库密集架规格订制可以容纳约 100 卷档案的纸箱 1.3 万个, 另外加做 120 个大型的图纸箱 ( 用来装图纸及其他大型号档案 ) 2. 库房过道堆满了已接收尚未完成扫描和装订的档案 ( 正在外包整理中 ), 必须先行清理, 分配 400 个纸箱 ( 配套印制绿色不干胶标签 400 张 ) 先行打包, 连同外包整理公司 本中心管理及审卷人员一并先行搬到新楼办公, 这 30