SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 文档信息项目名称 : 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统名称 : 在线业务指导系统修订人 : 刘雯雯文档版本号 : 0.2 职位 : 文档版本日期 : 审核人 : 审核日期 : 文档分发列

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厄邴
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1 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统项目在线业务指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统项目组 2011 年 6 月

2 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 文档信息项目名称 : 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统名称 : 在线业务指导系统修订人 : 刘雯雯文档版本号 : 0.2 职位 : 文档版本日期 : 审核人 : 审核日期 : 文档分发列表分发人日期电话 / 传真 / 电子邮件接收人活动 * 归还日期电话 / 传真 / 电子邮件 * 活动类型 : 批准审核通知归档活动请求参加会议其他 ( 请详细说明 ) 文档版本履历版本号. 修订日期修订人审核人批准人修改内容刘雯雯初始版本刘雯雯修改版本刘雯雯修改版本客户最终用户签字客户项目经理签字 HP 项目经理签字

3 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 目录第一章系统概述系统简介系统介绍系统特点图示说明客户端配置业务 ( 处理 ) 流程... 6 第二章系统功能系统登录功能描述操作描述报建登记功能描述操作描述项目跟踪功能描述操作描述登陆系统查询功能上传文件操作查看文件操作文件著录操作打印归档目录操作文件导出操作保存与恢复操作施工用表挂接操作归档目录操作 ( 增删改查 ) 整理装订跟踪功能描述操作描述我的工作台在线咨询工程管理案卷管理工程跟踪管理工程状态动态跟踪文件收集进度信息管理公司管理归档目录分配建设工程档案查询... 31

4 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 房屋建筑工程类查询市政设施工程类查询修改密码档案员信息功能描述操作描述档案员培训反馈功能描述操作描述修改密码功能描述操作描述... 34

5 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 第一章系统概述 1.1. 系统简介建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理, 将电子文件的形成收集积累整理和归档纳入文件管理工作程序, 明确责任岗位, 指定专人管理摘自建设电子文件与电子档案管理规范 (CJJ/T ) 工程资料应与建筑工程建设过程同步形成, 并应真实反映建筑工程的建设情况和实体质量摘自建筑工程资料管理规程 (JGJ/T ) 应当严格按照国家有关档案管理的规定, 及时收集整理建设项目各环节的文件资料, 建立健全建设项目档案, 并在建设工程竣工验收后, 及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案摘自建设工程质量管理条例 1.2. 系统介绍为了规范建设工程资料的收集和整理, 确保建设工程资料的真实性完整性准确性和系统性, 该系统是以国家现行的规范标准及强制性条文为基础, 结合国家及江苏省的有关法律法规和行政规章以及建设厅等主管部门对工程技术资料的具体要求, 苏州工业园区档案中心用信息化的手段搭建一个与建设工程主体单位零距离服务的信息资源共享的在线建筑工程资料管理系统与在线业务指导平台, 实现工程资料的规范化和标准化的同时, 实现建设工程文件的前端控制和全程管理, 保障工程资料与建筑工程建设过程同步形成, 做到随时形成文件, 随时发布随时指导 1.3. 系统特点本应用系统具有如下特点 : 本系统完全依据城市建设档案著录规范 (GB/T ) 建设工程文件归档整理规范 (GB/T ) 建设电子文件与电子档案管理规范 (CJJ/T ) 建筑工程资料管理规程(JGJ/T ) 江苏省建筑工程资料管理规程和园区档案中心的建设工程归档内容和整理要求等标准规范进行系统设计

6 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 本系统结合园区档案中心及建设施工等单位的实际业务需求, 支持建设工程电子文件的全程管理, 在电子文件的全生命期内, 确保建设工程电子文件的真实性完整性与长期可读性, 并一体化地实现建设工程电子文件的孕育形成收集积累整理归档利用与档案移交的全部功能本系统以最新的江苏省建筑工程资料管理规程建筑工程资料管理规程 (JGJ/T ) 以及其他相关法规条文对施工资料的要求为依据, 集成了 600 多种施工用表, 所有用表完全按最新建筑工程资料档案管理的要求编排组卷本系统与园区档案中心在线业务指导系统共同使用, 实现与园区档案中心在线业务咨询在线工程报建档案预验收档案验收等功能 1.4. 图示说明 : 提示 : 注意 1.5. 客户端配置客户端采用 windows 系统,IE7.0 以上版本 ( 包括 IE7.0) 1.6. 业务 ( 处理 ) 流程流程说明 : 1 对于新建工程, 建设单位应在开工前到档案中心进行工程报建申请, 签定责任书并对相关的档案员进行备案登记

7 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2 在工程进度过程中, 建设单位应指导各总包分包施工监理等单位进行文件资料的收集与整理工作文件资料的收集和整理工作可以在在线系统中进行, 也可以委托专业公司进行整理建设工程资料的整理包括实体档案和电子档案, 从文件类型来看, 可以分为文字材料部分竣工图资料部分照片文件部分, 档案专项验收也从三个部分分别进行验收 3 在工程资料收集整理完成之后, 建设单位需要通过在线系统提交进行网上报验申请, 并将实体档案移交到档案中心窗口, 服务人员进行接收第二章系统功能 2.1. 系统登录功能描述在 WEB 游览器中打开系统主界面操作描述在 WEB 游览器地址栏输入系统地址如 : 进入系统登陆界面, 填写登陆名及密码, 点击登录进入系统, 如图 2-1

8 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2.2. 报建登记功能描述建设单位, 注册一个工程信息, 同时提交工程项目报建申请操作描述第一步 : 在在线业务指导系统主界面点击报建登记, 如下图所示 : 图表 1 第二步 : 填写工程注册信息 1. 进入工程填写页面后, 填写正确的工程信息, 点击下一步, 自动保存并进入工程详细信息填写界面, 如下图所示

9 2. 填写相关建设单位的登录信息 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 )

10 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 3. 点击, 填写各相关单位档案员信息, 点击保存 4. 填写完成后, 打印责任书, 到此完成工程信息注册与提交报建申请

11 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) : 提示 : 建设单位在完成本单位档案员注册登记之后, 可以进入系统之后再对下属总包分包施工等单位档案进行信息录入与管理 2.3. 项目跟踪功能描述工程报建确认通过后, 建设单位按申请的用户名及密码登陆系统, 对新项目进行工程文件资料的收集与登记操作描述在首页的工作区点击项目跟踪按钮, 系统会显示当前需要进行文件登记的工程信息记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询用户还可以通过点击工程信息查看工程详细信息, 同时可以点击在线提问按钮, 发送消息给档案中心登陆系统具体操作步骤如下 : 第一步 : 登陆系统, 进入文件登记界面如下图 :

12 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 第二步 : 点击文件登记, 进入文件登记界面查询功能文件登记界面上方提供了快速查询文件的功能, 文件登记的状态采用不同的颜色进行区分, 用户可以点选不同状态的按钮之后点查询, 进行筛选查看某一类文件用户还可以通过选择文件类别的方式, 快速显示或定位相关的文件类别模板前期准备阶段的文件监理文件施工文件竣工图竣工验收文件等

13 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 上传文件操作 1. 选择一个归档目录, 点击上传文件按钮 2. 在弹出的文件选择框中, 点击游览按钮, 选择一份 PDF 文件, 点击打开, 如下图 3. 上传路径输入框显示待上传的文件路径时, 点击上传按钮, 上传文件查看文件操作 1. 用户选择一个归档目录, 点击查看, 查看挂接在该档案目录下的文件文件著录操作 1. 用户选择一个归档目录, 点击文件著录按钮, 进入文件著录页面, 参考下图

14 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 用户在文件著录界面, 可以填写详细的档案目录信息 3. 对已经完成文件著录的归档目录, 点击文件著录按钮, 可查看或编辑档案信息打印归档目录操作 1. 用户选择需要打印的归档目录, 点击目录打印按钮, 参考下图

15 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 用户选择打印机后, 点击打印按钮, 打印出归档目录文件导出操作 1. 选择需要导出的档案文件, 点击导出按钮, 参下图 2. 选择导出文件存放地址, 并命名, 点击保存按钮, 成功导出档案文件保存与恢复操作 1. 选择一个归档目录, 做部分修改, 点击保存按钮, 保存修改, 参考图 11 图 11

16 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 选择一个修改过的归档目录, 点击恢复按钮, 恢复归档目录的初始状态施工用表挂接操作 1. 选择一个归档目录, 点击施工用表按钮, 弹出施工用表挂接页面 2. 点击新增施工用表按钮, 弹出施工用表选择页面, 参考图 14 选择需要挂接在归档目录下的施工用表 3. 选择一个施工用表, 点击确定按钮, 被选择的施工用表, 挂接到归档目录下, 参考下图

17 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 4. 在施工用表挂接页面, 选择一个施工用表, 点击删除按钮, 被选定的施工用表从归档目录下删除 5. 在施工用表挂接页面, 选择一个施工用表, 点击著录按钮, 对已挂接到归档目录下的施工用表进行著录操作 6. 用户在完成施工用表著录操作后, 点击保存按钮, 保存著录的信息到施工用表上归档目录操作 ( 增删改查 ) 1. 用户进入文件登记界面, 点击新增按钮, 弹出填写归档目录信息页面, 参考 2. 填写完整归档目录信息后, 点击保存按钮, 完成归档目录新新操作选择一个用户自定义的归档目录 ( 非系统设定 ), 点击删除按钮, 完成归档目录删除操作选择一个归档目录, 点击编辑按钮, 弹出归档目录修改页面, 修改完归档目录信息, 点击保存按钮, 完成归档目录修改操作

18 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 4. 输入与归档目录相关的检索词, 点击查询按钮, 完成归档目录查询操作建设单位登记完工程的文件内容后, 委托给第三方整理公司进行整理委托给第三方整理公司后, 该工程会进入到文件整理环节 2.4. 整理装订跟踪功能描述操作描述建设单位档案员或第三方专业的文件整理公司, 实现工程档案的组卷功能在首页的工作区点击或菜单中的整理装订跟踪菜单, 系统会显示当前进行文

19 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 件整理的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息 1 点击档案组卷按钮, 系统显示档案组卷界面, 分别用列表方式显示已组卷档案与未组卷档案, 查看档案组卷情况 2 勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节, 即项目跟踪, 文件收集与登记环节 3 用户选择工程, 点击下载竣工图工具或下载照片工具按钮, 分别通过工具收集竣工图 CAD 文件和工程照片文件, 详细操作分别见照片收集工具和竣工图收集工具 4 点击提交按钮, 建设单位将整个工程的资料整理完毕移交给档案中心进行窗口报验环节只有第三方整理公司把整理好的档案移交给建设单位, 建设单位再提交到档案中心, 该工程会进入到窗口报验环节

20 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2.5. 我的工作台在线咨询功能描述建设单位及其下属单位人员档案中心人员之间互动平台, 对与工程档案相关的问题进行在线随时沟通操作描述发起提问 : 选择一个工程或档案目录, 点击在线提问弹出问题信息填写页面, 参考图 22, 填写完成问题信息, 点击提交按钮, 发布问题图 22 问题回复操作 : 用户进入我的工作台点击在线咨询, 或进入各环节操作页面点击问题列表, 进入问题列表页面, 参考图 23 图 23

21 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 选择需要回复的问题, 点击回复按钮, 弹出问题回复页面, 参考图 24, 填写完成回复信息, 点击提交按钮, 完成回复问题操作图工程管理功能描述建设单位对其下的工程进行管理

22 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 操作描述 1. 用户进入我的工作台, 点击工程管理按钮, 进入工程管理界面, 参考图 25 图用户点击新增按钮, 弹出工程信息填写页面, 参考图 26 图 26

23 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 3. 填写完成工程信息, 点击保存按钮, 完成新增工程操作 4. 用户选择一个工程, 点击删除按钮, 完成删除工程操作 5. 用户选择一个工程, 点击编辑按钮, 对一个工程信息进行编辑操作, 参考图 27 图 27

24 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 6. 修改完工程信息, 点击保存按钮, 完成工程信息修改操作案卷管理功能描述用户对本单位或下属单位的案卷进行管理操作描述 1. 用户进入我的工作台, 点击案卷管理按钮, 进行案卷管理界面, 参考图 28 图 28

25 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 点击案卷, 展开案卷下的所有档案, 参考图 29 图选择一个案卷, 点击上移按钮, 被选择的案卷上移一个位置 4. 选择一个案卷, 点击下移按钮, 被选择的案卷下移一个位置 5. 选择一个案卷, 点击拆卷按钮, 被选择的案卷拆成多个档案 6. 选择一个案卷, 点击案卷明细 ( 文件明细 ), 显示案卷的详细信息, 参考图 30 图 30

26 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2.6. 工程跟踪管理工程状态动态跟踪功能描述工程状态动态跟踪表中列出全部在建的建设工程资料收集的进展阶段, 用户可以通过这里选择查看每一个工程的跟踪进展情况, 进行实时了解操作描述在首页的工作区点击或菜单中的工程状态动态跟踪菜单, 系统会显示全部在建的建设工程资料收集的进展阶段的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息具体操作如下 : 1 在主界面点击工程动态跟踪或在左边的菜单中选择工程动态跟踪, 右边列表中显示在工程动态跟踪的工程项目, 如下图

27 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 用户进入工程动态跟踪模块, 点击每一行的跟踪按钮, 进入工程资料收集动态跟踪页面用户可以查看工程的全部业务指导过程中所涉及到的阶段和相关结果点击返回返回到上一窗口文件收集进度功能描述文件收集进度列出全部在建的建设工程资料收集的进展情况 %, 用户可以通过这里选择查看每一个工程的进展情况, 进行实时了解

28 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 操作描述在首页的工作区点击或菜单中的文件收集进度菜单, 系统会显示全部在建的建设工程资料收集的进展进度 % 如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击文件收集进度或在左边的菜单中选择文件收集进度, 右边列表中显示在文件收集进度的工程项目, 如图 49 图用户进入文件收集进度模块, 点击每一行的跟踪按钮, 进入工程资料收集动态跟踪页面, 参考图 49 用户可以查看工程资料收集的% 点击返回返回到上一窗口注意只有在在线系统进行收集登记的工程才能显示收集进度情况图 49

29 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2.7. 信息管理公司管理功能描述支持对各责任者单位的管理, 包括建设单位施工单位监理单位等等, 档案中心用户可以查看各单位的信息各单位的信息是由业主单位即建设单位进行维护, 建设单位对其下属公司进行管理操作描述在首页的工作区点击或菜单中的公司管理菜单, 系统会显示全部在单位的列表具体操作如下 : 1. 用户进入信息管理模块, 点击公司管理按钮, 进入公司管理界面, 图 50 图 50

30 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2. 用户点击新增按钮, 弹出公司信息填写界面, 如图 51 所示, 填写完成公司信息, 点击保存按钮, 完成公司新增操作图用户选择一个公司点击删除按钮, 删除一个公司信息用户选择一个公司, 点击编辑按钮, 对一个公司的信息进行编辑操作 : 建设单位在文件登记之前, 可进入公司管理模块, 新建施工单位监理单位信息, 通过归档目录分配功能将文件内容分配给施工单位与监理单位归档目录分配功能描述建设单位人员根据公司类型不同而分类出相应的归档目录, 供其下属单位的档案人员进行文件登记操作描述 1. 用户进入信息管理模块, 点击归档目录分配按钮, 进入归档目录分配页面, 参考图 38, 对公司信息进行管理 2. 用户进入归档目录分配页面, 选择工程, 然后点击归档目录用户划分按钮, 对选择的工程档案目录进行分配

31 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 2.8 建设工程档案查询房屋建筑工程类查询功能描述查询在建工程的档案文件操作描述 1. 用户进入入库档案查询模块, 点击房屋建筑工程类按钮, 进行房屋建筑工程类档案查询, 参考图用户输入查询条件 ( 如 : 工程名称工程编号工程地址开工时间竣工时间规划许可证号施工许可证号工程状态等 ), 点击查询按钮, 查询出相关的工程 3. 选择一个工程, 点击明细按钮, 查询该工程的详细档案市政设施工程类查询功能描述查询在建工程的档案文件

32 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 操作描述 1. 用户进入入库档案查询模块, 点击市政设施工程类按钮, 进行房屋建筑工程类档案查询, 参考图 39 图用户输入查询条件 ( 如 : 工程名称工程编号工程地址开工时间竣工时间规划许可证号施工许可证号工程状态等 ), 点击查询按钮, 查询出相关的工程 3. 选择一个工程, 点击明细按钮, 查询该工程的详细档案 2.9. 修改密码档案员信息功能描述建设单位对档案员备案进行进行维护操作描述在首页的工作区点击或菜单中的档案员信息菜单, 系统会显示全部档案员的列表具体操作如下 :

33 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 1. 用户进入档案员管理模块, 点击档案员信息, 进入档案员管理界面 2 选择编辑操作, 弹出对话框, 对档案员备案信息进行填写档案中心人员填写档案中心维护的部分点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面档案员培训反馈功能描述档案中心通过短信方式与各单位档案员沟通, 及时发出培训信息及收集培训效果建设单位及时反馈培训情况操作描述在首页的工作区点击或菜单中的档案员培训反馈菜单, 系统会显示全部培训反馈信息的列表具体操作如下 :

34 SIP_DAAS_ 在线指导系统操作手册 ( 建设单位 ) 1. 用户进入档案员管理模块, 点击档案员培训反馈, 进入档案员培训反馈界面 2 选中一条记录, 点签到确认按钮进行确认 3 选择编辑操作, 弹出对话框, 对档案员培训反馈情况, 即是否签到进行确认点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面修改密码功能描述用户可自己修改各自的登陆密码操作描述点击修改密码, 输入新的密码, 点击保存确认

35 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统项目在线业务指导系统操作手册苏州工业园区数字档案馆信息平台系统项目组 2011 年 3 月 1

36 文档信息项目名称 : 苏州工业园区数字档案馆信息平台系统名称 : 在线业务指导系统修订人 : 刘雯雯文档版本号 : 0.2 职位 : 文档版本日期 : 审核人 : 审核日期 : 文档分发列表分发人日期电话 / 传真 / 电子邮件接收人活动 * 归还日期电话 / 传真 / 电子邮件 * 活动类型 : 批准审核通知归档活动请求参加会议其他 ( 请详细说明 ) 文档版本履历版本号. 修订日期修订人审核人批准人修改内容刘雯雯初始版本刘雯雯修改版本刘雯雯修改版本客户最终用户签字客户项目经理签字 HP 项目经理签字 2

37 目录第一章系统概述系统介绍系统特点图示说明客户端配置业务 ( 处理 ) 流程... 7 第二章系统功能... 7 第一节系统登录功能描述操作描述... 7 第二节系统首页功能描述操作描述... 8 第三节我的工作台在线咨询功能描述操作描述工程管理功能描述操作描述案卷管理功能描述操作描述可视化查询第四节工程跟踪管理报建确认功能描述操作描述项目跟踪功能描述操作描述整理装订跟踪功能描述操作描述窗口报验功能描述操作描述业务审核功能描述操作描述领导签字功能描述

38 操作描述移交入库功能描述操作描述工程状态动态跟踪功能描述操作描述文件收集进度功能描述操作描述第五节信息管理公司管理功能描述操作描述第六节档案员管理档案员信息功能描述操作描述档案员培训功能描述操作描述档案员培训反馈功能描述操作描述第七节统计表功能描述操作描述第八节系统管理角色管理功能描述操作描述用户管理功能描述操作描述修改密码功能描述操作描述权限管理功能描述操作描述问题分类功能描述操作描述施工用表功能描述

39 操作描述归档目录管理功能描述操作描述数据字典功能描述操作描述日志管理功能描述操作描述

40 第一章系统概述建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理, 将电子文件的形成收集积累整理和归档纳入文件管理工作程序, 明确责任岗位, 指定专人管理摘自建设电子文件与电子档案管理规范 (CJJ/T ) 工程资料应与建筑工程建设过程同步形成, 并应真实反映建筑工程的建设情况和实体质量摘自建筑工程资料管理规程 (JGJ/T ) 应当严格按照国家有关档案管理的规定, 及时收集整理建设项目各环节的文件资料, 建立健全建设项目档案, 并在建设工程竣工验收后, 及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案摘自建设工程质量管理条例 1.1. 系统介绍为了规范建设工程文件的收集和整理, 确保建设工程文件的真实性完整性准确性和系统性, 该系统是以国家现行的规范标准及强制性条文为基础, 结合国家及江苏省的有关法律法规和行政规章以及建设厅等主管部门对工程技术资料的具体要求, 芜湖市城建档案馆用信息化的手段搭建一个与建设工程主体单位零距离服务的信息资源共享的在线建筑工程资料管理系统与在线城建档案业务指导平台, 实现工程资料的规范化和标准化的同时, 实现建设工程文件的前端控制和全程管理, 保障工程资料与建筑工程建设过程同步形成, 做到随时形成文件, 随时发布随时指导 1.2. 系统特点本应用系统具有如下特点 : 本系统完全依据城市建设档案著录规范 (GB/T ) 建设工程文件归档整理规范 (GB/T ) 建设电子文件与电子档案管理规范 (CJJ/T ) 建筑工程资料管理规程(JGJ/T ) 等标准规范进行系统设计本系统结合档案中心及建设施工等单位的实际业务需求, 支持建设工程电子文件的全程管理, 在电子文件的全生命期内, 确保建设工程电子文件的真实性完整性 6

41 与长期可读性并一体化地实现建设工程电子文件的孕育形成收集积累整理归档利用与档案移交的全部功能本系统以最新的建筑工程资料管理规程 (JGJ/T ) 以及其他相关法规条文对施工资料的要求为依据, 集成了 1000 多种施工用表, 所有用表完全按最新建筑工程资料档案管理的要求编排组卷本系统实现与档案中心在线业务咨询在线工程报建档案验收等功能 1.3. 图示说明 : 提示 : 注意 1.4. 客户端配置客户端采用 windows 系统,IE7.0 以上版本 ( 包括 IE7.0) 1.5. 业务 ( 处理 ) 流程第一节系统登录功能描述第二章系统功能档案中心工作人员以管理员分配的权限登陆系统操作描述在 WEB 游览器地址栏输入系统地址如 : 进入系统登陆界面, 填写登陆名及密码, 点击登录进入系统, 如图 21 7

42 第二节系统首页功能描述系统首页提供了用户快速指引到具体的系统功能的操作操作描述用户通过选择我的工作台工程跟踪管理信息管理在建工程档案查询档案员管理统计表或系统管理下面的各项具体内容, 快速进入相关功能或者用户可以通过最上端的快捷按钮进入相关功能界面如图 22 8

43 图 22 第三节我的工作台在线咨询功能描述建设单位及其下属单位人员档案中心人员之间互动平台, 对与工程档案相关的问题进行在线随时沟通操作描述发起提问 : 选择一个工程或档案目录, 点击在线提问弹出问题信息填写页面, 参考图 23, 填写完成问题信息, 点击提交按钮, 发布问题图 23 9

44 问题回复操作 : 用户进入我的工作台点击在线咨询, 或进入各环节操作页面点击问题列表, 进入问题列表页面, 参考图 23 图 24 选择需要回复的问题, 点击回复按钮, 弹出问题回复页面, 参考图 25, 填写完成回复信息, 点击提交按钮, 完成回复问题操作图工程管理功能描述工程概况信息的列表查看与管理, 具有新增删除关联档案员填写责任书打印建设工程竣工档案登记表等功能 10

45 操作描述 1. 用户进入我的工作台, 点击工程管理按钮, 进入工程管理界面, 参考图 26 图用户点击新增按钮, 弹出工程信息填写页面, 参考下图 3. 填写完成工程信息, 点击保存按钮, 完成新增工程操作 11

46 4. 用户在列表中选择一个工程, 点击删除按钮, 完成删除工程操作 5. 用户选择一个工程, 点击编辑按钮, 对一个工程信息进行编辑操作, 参考图 27 图修改完工程信息, 点击保存按钮, 完成工程信息修改操作 7. 关联档案员的功能, 见下图, 用户选择档案员后点保存, 或重置 12

47 8. 选择填写责任书的功能, 用户可以进行责任书填写后打印 9. 建设工程竣工档案登记表选择后进行打印案卷管理功能描述用户对本单位或下属单位的案卷进行管理和进行相关的操作操作描述 1. 用户进入我的工作台, 点击案卷管理按钮, 进行案卷管理界面, 参考图 28 图点击编辑, 展开案卷信息并支持案卷信息的修改参考图 29 修改完成之后, 点保存, 选择关闭即退出编辑窗口图选择一个案卷, 点击上移一行按钮, 被选择的案卷排序上移一个位置 13

48 4. 选择一个案卷, 点击下移一行按钮, 被选择的案卷排序下移一个位置 5. 选择一个案卷, 点击卷内目录, 显示案卷的文件级信息, 参考图 30 点击上移一行按钮, 被选择的文件排序上移一个位置点击下移一行按钮, 被选择的文件排序下移一个位置选择关闭即退出编辑窗口图可视化查询提供用户进入可视化查询的功能具体操作详细见档案管理系统操作说明中相关城建档案可视化查询系统描述 / 第四节工程跟踪管理报建确认功能描述档案中心对建设单位提交的工程项目报建申请进行报建确认, 同时完成任务分配操作描述在首页的工作区点击或菜单中的报建确认菜单, 系统会显示当前需要报建确认的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息, 同时可以点击在线提问按钮, 发送消息给建设单位点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息 14

49 如果有待报建确认的记录, 在报建确认首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如报建确认 (1) 具体操作步骤如下 : 1. 查看工程注册信息, 确认工程合格后, 在报建确认主界面点击报建确认图点击确认并分配, 完成分配工程, 工程报建确认完毕该工程会进入到项目跟踪环节如果是重点工程, 需要在打钩确认图工程项目审核若不合格, 点击不通过, 在弹出的对话框选择确定该工程项目将被退回, 需重新申报资料图 33 15

50 2.4.2 项目跟踪功能描述提供档案中心人员对正在进行工程资料收集与登记的工程项目进行业务指导跟踪管理, 用户可以查看工程信息档案员信息文件登记收集情况操作描述在首页的工作区点击或菜单中的项目跟踪菜单, 系统会显示当前需要项目跟踪的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询用户可以通过点击工程信息查看工程详细信息, 同时可以点击在线提问按钮, 发送消息给建设单位点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息点击文件登记按钮, 系统会显示当前进行文件登记的记录, 但档案中心用户不具有编辑文件的职能如果有进行项目跟踪的记录, 在项目跟踪首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如项目跟踪 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击项目跟踪或在左边的菜单中选择项目跟踪, 右边列表中显示在跟踪的工程项目, 如图 34 图 34 16

51 2 勾选项目, 单击文件登记, 如下图所示, 查看文件登记情况用户可以通过选择文件类型快速筛选大类文件进行查看跟踪另外, 已登记预验通过再次提交不通过等条件文件分别用不同颜色区分如图 35 图 35 17

52 3 勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节, 即报建确认环节建设单位登记完工程的文件内容后, 委托给第三方整理公司进行整理委托给第三方整理公司后, 该工程会进入到文件整理环节整理装订跟踪功能描述对建设单位收集的工程文件资料, 档案中心查看第三方整理公司组卷纸质档案的整理和电子文件的整理的完成情况操作描述在首页的工作区点击或菜单中的整理装订跟踪菜单, 系统会显示当前进行文件整理的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息如果有待文件整理的记录, 在整理装订跟踪按钮上会显示记录数, 比如整理装订跟踪 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击整理装订跟踪或在左边的菜单中选择整理装订跟踪, 右边列表中显示在跟踪的工程项目, 如图 36 图 36 18

53 2. 点击档案组卷按钮, 系统显示档案组卷界面, 分别用列表方式显示已组卷档案与未组卷档案, 查看档案组卷情况如图 37 3 勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节, 即项目跟踪, 文件收集与登记环节只有第三方整理公司把整理好的档案移交给建设单位, 建设单位再提交到档案中心, 该工程会进入到窗口接收环节窗口报验功能描述提供服务窗口接收移交档案并给接收回执的功能建设单位在完成文件整理后, 以在线方式提交验收申请, 并通过服务窗口移交所有实体工程资料照片文件和竣工图文件电子文件通过移交光盘的方式移交相关资料操作描述在首页的工作区点击或菜单中的窗口报验菜单, 系统会显示当前需进行窗口接收的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息 19

54 如果有待窗口接收的记录, 在窗口报验首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如窗口报验 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击窗口报验或在左边的菜单中选择窗口报验, 右边列表中显示在跟踪的工程项目, 如图 38 图勾选合格工程, 点击窗口验收按钮, 进入窗口验收操作, 如下图 39 窗口人员可以进看该工程项目的所有案卷信息, 点卷内目录查看文件级信息案卷列表上面汇总该工程项目的移交的案卷数量便于窗口人员核查图点击窗口验收回执按钮打印窗口验收回执, 点击返回返回到上一窗口 4. 窗口验收完成的工程, 点击提交, 自动流转到业务内部业务审核阶段勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节, 即整理装订跟踪环节如图 40 图 40 20

55 只有窗口接收人员将验收合格的档案提交后, 该工程才会进入到窗业务审核环节业务审核功能描述窗口验收通过的工程将进入档案中心内部业务审查阶段, 即对移交的工程档案进行文字材料照片文件竣工图文件的齐全完整有效等进行审核审核不合格的档案可给予标识并会退到窗口接收阶段操作描述在首页的工作区点击或菜单中的业务审核菜单, 系统会显示当前需进行业务审核的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息如果有待业务审核的记录, 在业务审核首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如业务审核 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击业务审核或在左边的菜单中选择业务审核, 右边列表中显示在业务审核的工程项目, 如图 41 图 41 21

56 2. 勾选工程, 点击业务审核按钮, 进入业务审核操作, 如下图 42 业务人员可以看该工程项目的所有案卷信息, 点卷内目录查看文件级信息并通过分别选择文字材料审核竣工图审核照片审核特殊事项审核按钮进行审核记录, 填写验收情况 ( 通过不通过 ) 验收意见( 合格条件合格待合格 ) 审核通过的, 选择各专项验收单中的打印功能, 打印专项验收单专项验收全部能过的工程方可以打印验收意见书选择打印验收意见书打印验收意见书点击返回返回到上一窗口图专项验收完成的工程, 点击提交, 自动流转到领导签字环节勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节节如图 41 只有业务审核人员将各专项验收合格的工程提交后, 该工程才会进入到领导签字环节 22

57 2.4.6 领导签字功能描述业务审核通过的工程档案提交到领导签字, 领导确认后的工程档案可移交入库操作描述在首页的工作区点击或菜单中的领导签字菜单, 系统会显示当前需进行领导签字的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询在受理之前可以通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息如果有待领导签字的记录, 在领导签字首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如领导签字 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击领导签字或在左边的菜单中选择领导签字, 右边列表中显示在领导签字的工程项目, 如图 43 图勾选工程, 点击领导签字按钮, 进入领导签字操作, 如下图 44 领导可以看该工程项目的所有案卷信息, 点卷内目录查看文件级信息并通过分别选择文字材料审核竣工图审核照片审核特殊事项审核按钮查看审核记录, 确认的选择领导确认按钮确认通过, 该工程进入可以移交入库点击返回返回到上一窗口图 44 23

58 3. 领导签字完成的工程, 点击提交, 自动流转到移交入库环节勾选工程项目, 单击退回则该工程退回到上一环节如图 43 只有领导签字确认后的工程, 该工程档案才会进入到移交入库环节移交入库功能描述经过业务审核与领导确认后的工程档案可以办理移交入库手续操作描述在首页的工作区点击或菜单中的移交入库菜单, 系统会显示当前需进行移交入库的工程的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息如果有待移交入库的记录, 在移交入库首页快捷进入方式上会显示记录数, 比如移交入库 (1) 具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击移交入库或在左边的菜单中选择移交入库, 右边列表中显示在领导签字的工程项目, 如图 45 图 45 24

59 2. 勾选工程, 点击档案入库按钮, 进入档案入库操作, 如下图 46 用户可以看该工程项目的所有案卷信息, 点卷内目录查看文件级信息选择档案入库按钮确认该工程移交入库点击返回返回到上一窗口图移交入库完成的工程, 在在建工程档案查询模块可以查看单击退回则该工程退回到上一环节如图工程状态动态跟踪功能描述工程状态动态跟踪表中列出全部在建的建设工程资料收集的进展阶段, 用户可以通过这里选择查看每一个工程的跟踪进展情况, 进行实时了解操作描述在首页的工作区点击或菜单中的工程状态动态跟踪菜单, 系统会显示全部在 25

60 建的建设工程资料收集的进展阶段的记录如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击工程动态跟踪或在左边的菜单中选择工程动态跟踪, 右边列表中显示在工程动态跟踪的工程项目, 如图 47 图用户进入工程动态跟踪模块, 点击每一行的跟踪按钮, 进入工程资料收集动态跟踪页面, 参考图 48 用户可以查看工程的全部业务指导过程中所涉及到的阶段和相关结果点击返回返回到上一窗口图 48 26

61 2.4.9 文件收集进度功能描述文件收集进度列出全部在建的建设工程资料收集的进展情况 %, 用户可以通过这里选择查看每一个工程的进展情况, 进行实时了解操作描述在首页的工作区点击或菜单中的文件收集进度菜单, 系统会显示全部在建的建设工程资料收集的进展进度 % 如果显示的工程太多, 可以输入工程名称或者工程档案编号进行查询通过点击工程信息查看工程详细信息点击档案员信息查看工程档案员登记的详细信息具体操作如下 : 1 在在线业务指导主界面点击文件收集进度或在左边的菜单中选择文件收集进度, 右边列表中显示在文件收集进度的工程项目, 如图 49 图用户进入文件收集进度模块, 点击每一行的跟踪按钮, 进入工程资料收集动态跟踪页面, 参考图 49 用户可以查看工程资料收集的 % 点击返回返回到上一窗口 27

62 图 49 注意只有在在线系统进行收集登记的工程才能显示收集进度情况第五节信息管理公司管理功能描述支持对各责任者单位的管理, 包括建设单位施工单位监理单位等等, 档案中心用户可以查看各单位的信息各单位的信息是由业主单位即建设单位进行维护, 建设单位对其下属公司进行管理操作描述在首页的工作区点击或菜单中的公司管理菜单, 系统会显示全部在单位的列表具体操作如下 : 1. 用户进入信息管理模块, 点击公司管理按钮, 进入公司管理界面, 图 50 图 50 28

63 2. 用户点击新增按钮, 弹出公司信息填写界面, 如图 51 所示, 填写完成公司信息, 点击保存按钮, 完成公司新增操作图用户选择一个公司点击删除按钮, 删除一个公司信息用户选择一个公司, 点击编辑按钮, 对一个公司的信息进行编辑操作第六节档案员管理档案员信息功能描述档案中心对档案员备案进行进行维护操作描述在首页的工作区点击或菜单中的档案员信息菜单, 系统会显示全部档案员的列表具体操作如下 : 1. 用户进入档案员管理模块, 点击档案员信息, 进入档案员管理界面, 图 52 图 52 29

64 2 选择编辑操作, 弹出对话框, 对档案员备案信息进行填写, 如图 53 档案中心人员填写档案中心维护的部分点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面图档案员培训功能描述档案中心维护档案员培训内容操作描述在首页的工作区点击或菜单中的档案员培训菜单, 系统会显示全部培训信息的列表具体操作如下 : 30

65 1. 用户进入档案员管理模块, 点击档案员培训, 进入档案员培训界面, 图 54 图 54 2 选择编辑操作, 弹出对话框, 对档案员培训信息进行修改, 如图 55 点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面图 55 2 选择新增操作, 弹出对话框, 新增一项培训, 如图 56 点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面选中一条培训记录, 选择删除, 则删除该条记录图 55 31

66 3 选择打印预览操作, 弹出预览框, 如图 57 将参加此项培训的档案员进行登记并打印出来图档案员培训反馈功能描述档案中心通过短信方式与各单位档案员沟通, 及时发出培训信息及收集培训效果操作描述在首页的工作区点击或菜单中的档案员培训反馈菜单, 系统会显示全部培训反馈信息的列表具体操作如下 : 1. 用户进入档案员管理模块, 点击档案员培训反馈, 进入档案员培训反馈界面, 图 58 图 58 32

67 2 选中一条记录, 点签到确认按钮进行确认 3 选择编辑操作, 弹出对话框, 对档案员培训反馈情况, 即是否签到进行确认, 如图 59 点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面图 59 第七节统计表功能描述系统提供在线指导系统中的各种在建工程动态信息的统计, 主要包括了一级二级档案员汇总培训计划汇总培训信息汇总责任书汇总报建登记汇总表工程档案移交入库汇总项目状态跟踪重点项状态跟踪文字材料档案验收情况图纸档案验收情况照片档案验收情况项目验收情况汇总验收意见书发放汇总在线业务指导情况汇总等等统计报后的操作步骤基本一致, 此处只以一级档案员汇总统计报表的操作为例进行描述 33

68 2.7.1 操作描述具体操作如下 : 1. 用户进入统计模块, 点击一级档案员汇总统计, 进入一级档案员汇总统计界面, 图 60 图在通用查询中, 用户可以输入条件查询出需要统计的信息, 然后选择打印预览预览打印相关报表, 图 61 图 61 34

69 第八节系统管理角色管理功能描述由系统管理员维护系统中涉及的角色信息操作描述具体操作如下 : 1. 用户进入系统管理模块, 点击角色管理, 进入角色管理界面, 图 62 图 62 2 选择编辑操作, 弹出对话框, 对角色信息进行编辑, 如图 63 点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面图 63 35

70 2 选择新增操作, 弹出对话框, 新增一个角色点保存确认, 选择返回将返回到上一级界面选中一条记录, 选择删除, 则删除该条记录角色用户管理功能描述建设单位对公司及其下属公司档案员进行管理操作描述 1. 用户进入系统管理模块, 点击用户管理, 进入用户管理页面, 如图 64 所示 2. 用户点击新增按钮, 弹出用户填写页面, 完成用户信息填写, 点击保存按钮, 新增一个用户. 3. 用户选择一个用户, 点击删除按钮, 删除一个用户. 4. 选择一个用户, 点击编辑按钮, 进入用户信息编辑页面, 不选中是否有效选择框, 点击保存按钮, 完成档案员作废操作如图 65 所示图 65 36

71 5. 用户选择一个已作废的档案员, 点击编辑按钮, 进入用户信息编辑页面, 选择是否有效选择框, 点击保存按钮, 完成档案员启用操作修改密码功能描述支持用户修改密码功能操作描述点击修改密码, 输入新的密码, 点击保存确认权限管理功能描述为用户设置系统使用权限操作描述点击权限管理功能, 选择单位和角色, 对每个角色勾选是否有查看新增删除修改的权限, 如图 66 图问题分类功能描述在线咨询的问题分类维护 37

72 操作描述 1. 点击新增按钮, 弹出填写页面, 完成问题填写, 点击保存, 点击删除按钮, 则删除一个问题 ; 2. 用户选择一个问题, 点击编辑按钮, 进入问题信息编辑页面, 选中可回复人员, 点击保存, 如图 67 图施工用表功能描述维护系统中涉及的施工技术资料统一用表模板与归档目录的对应关系系统初始化时会处理, 但是日常工作中, 如果涉及到新增模板, 可以参照如下操作操作描述 1. 选择施工用表模块管理功能 2. 用户点击新增按钮, 弹出施工用表页面, 填写表名, 导入施工用表, 点击保存按钮, 新增一个施工用表 ; 如图 8 图 68 38

73 3. 用户选择一个施工用表, 点击删除按钮, 删除一个施工用表 ; 4. 用户选择一个施工用表, 点击编辑按钮, 进入施工用表编辑页面, 填写表名, 导入施工用表, 点击保存按钮归档目录管理功能描述维护系统中涉及的建设工程归档目录内容系统初始化时会处理, 但是日常工作中, 如果涉及到新增, 可以参照如下操作操作描述 1. 单击归档目录功能, 进入归档目录管理界面 2. 用户点击新增按钮, 弹出归档目录界面, 填写文件名, 导入文件, 点击保存按钮, 新增一份归档目录文件 ; 3. 用户选择一份文件名, 点击删除按钮, 删除一份归档目录文件 ; 4. 用户选择一份文件名, 点击施工用表挂接按钮, 导入施工用表到该文件目录下 ; 5. 用户选择一份归档目录文件, 点击编辑按钮, 进入归档目录编辑页面, 填写后, 点击保存按钮数据字典功能描述维护系统中涉及的数据字典内容, 系统初始化已经处理, 但是日常工作中, 如果涉及到新增或修改, 可以参照如下操作操作描述 1. 单击数据字典功能, 进入数据字典管理界面 2. 选择类型, 列表中给出数据类型的数据列表如图 69 图 69 39

74 3. 用户点击新增按钮, 弹出新增界面进行新增, 点击删除则删除记录选择编辑就当行记录进行修改日志管理功能描述跟踪记录系统用户操作过程, 主要记录用户名创建时间操作 IP 系统被操作的内容及时间, 以及操作 IP 操作描述 1. 单击日志管理功能, 进入日志管理界面 2. 选择操作时间, 列表中给出操作日志数据列表如图 70 选择记录, 点删除可以将记录删除图 70 40

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页第 1 页共 32 页 crm Mobile V1.0 for IOS 用户手册一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页二 crm Mobile 界面介绍 : 第 3 页共 32 页三新建 (New) 功能使用说明 1 选择产品第 4 页共 32 页 2 填写问题的简要描述和详细描述第 5 页共

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