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紬仇
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1 山东农业大学档案管理系统兼职档案员使用手册 2018 年 5 月

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3 1 登录 / 退出系统 1.1 访问系统用 360 浏览器极速模式访问或者访问山东农业大学档案资料中心主页数字档案进入档案系统的登陆界面, 如图 1-1 所示 : 1.2 登录系统图 1-1 在图 1-1 页面输入自己的用户名和密码初始用户名为六位工号, 密码为身份证号后六位点击登录按钮即可登陆到系统中, 系统界面如图 1-2 所示 : - 1 -

4 图退出系统在主界面右上角点击退出系统, 按提示退出档案管理系统 - 2 -

5 2 综合管理 2.1 修改密码在图 1-2 中点击综合管理, 系统打开综合管理界面, 如图 2-1 所示 : 图 2-1 在图 2-1 中点击个性设置, 系统打开界面如图 2-2 所示 : 图 2-2 在图 2-2 中点击菜单修改密码, 系统打开密码修改界面, 如图 2-3 所 - 3 -

6 示 : 图 2-3 在图 2-3 中按要求填写, 点击保存按钮, 系统提示保存成功后, 密码修改完成注 1: 为加强密码安全性, 新密码时要求必须包含数字字母组合并且长度不小于 6 位数, 如设置新密码不符合此要求则不能成功设置新密码注 2: 如忘记自己账户的密码, 需要联系档案管理员重置密码 - 4 -

7 3 档案著录进入档案系统后, 在首页面点击档案著录功能菜单, 可以打开档案录入界面, 如图 3-1 所示 : 3.1 档案录入图 3-1 点击图 3-1 中的文档整理, 系统打开文档整理界面, 如图 3-2 所示 : 图 3-2 通过展开图 3-2 左侧的树状结构, 可以找到档案系统设置的档案门类, 在 - 5 -

8 不同的档案门类下选择立卷档案的年度进行录入档案录入主要包括档案目录的录入修改删除调整, 原文上传和档案移交审核文件级档案录入界面如图 3-3 所示 : 图 3-3 案卷级档案录入界面如图 3-4 所示 : 添加图 3-4 (1) 添加归档文件 - 6 -

9 在图 3-3 中点击添加按钮, 系统打开目录添加界面, 如图 3-5 所示图 3-5 在图 3-5 中按照著录项录入信息后点击保存按钮, 系统提示保存成功, 则目录添加完成 (2) 添加归档案卷在图 3-4 中点击案卷级的添加按钮, 系统打开案卷目录添加界面, 如图 3-6 所示 : - 7 -

10 图 3-6 在图 3-6 中按照著录项录入信息后点击保存按钮, 系统提示保存成功, 则案卷目录添加完成在图 3-4 中点击文件级的添加按钮, 系统打开卷内目录添加界面, 如图 3-7 所示 : - 8 -

11 图 3-7 在图 3-7 中按照著录项录入信息后点击保存按钮, 系统提示保存成功, 则卷内文件目录添加完成存加使用存加功能可以连续录入档案目录, 可加快档案目录的著录速度在图 3-6 图 3-7 所示的档案目录著录界面, 按照著录项录入完档案信息后点击存加按钮, 系统会完成保存档案目录的功能, 并且会打开一个新的录入界面, 方便接着录入档案目录, 如图 3-8 所示 : - 9 -

12 图插入使用插入功能可以在所选目录前补录档案目录在图 3-3 中依次点击更多插入按钮, 系统打开插入界面, 如图 3-9 图 3-10 所示 : 图

13 图 3-10 在图 3-10 中按照添加功能, 将补录信息插入到档案系统编辑所示 : 使用编辑功能可以重新编辑档案信息在图 3-3 中点击编辑按钮, 系统弹出档案目录的修改界面, 如图 3-11 图 3-11 将需要修改的档案数据重新编写, 然后点击保存按钮即可完成档案目录的

14 修改删除使用删除功能可删除档案目录在图 3-3 中依次点击更多删除按钮, 系统弹出删除确认界面, 如图 3-12 图 3-13 所示 : 图 3-12 图 3-13 点击彻底删除按钮, 系统完成档案删除调整使用调整功能可以调整档案目录的先后顺序, 调整功能分为上调下调调整到三个功能在图 3-3 中选中要调整顺序的档案目录, 使用上调可以将目录顺序上调

15 一位, 使用下调可以将目录顺序下调一位, 使用调整到可以将目录调整到指定位置, 界面如图 3-14 所示 : 图原文挂接使用原文功能可以将电子原文挂接到指定档案目录在图 3-3 所示界面中, 先选中要挂接电子原文的档案目录, 然后点击原文按钮, 系统打开原文上传界面, 如图 3-15 所示 :

16 图 3-15 在图 3-15 中点击添加按钮, 按照系统提示选择要上传的电子原文, 系统提示上传成功, 则原文上传完成如图 3-16 所示 : 图 3-16 如果需要将上传的电子文件由 word 转换成 PDF 格式, 在图 3-16 中点击 PDF 转换按钮, 系统打开 PDF 转换界面, 如图 3-17 所示 :

17 图 3-17 在图 3-17 中点击选择文件按钮, 选择要转换格式的 word 电子文件, 然后点击开始转换按钮, 按照提示将生成的 PDF 文件保存即可完成 PDF 转换, 然后将生成的 PDF 文件上传 3.3 提交审核完成著录后就可以点击提交审核, 如图 3-18 所示 : 图

在图 3-18 中选中要移交给档案馆的档案目录, 然后点击提交审核按钮, 如果档案符合进馆要求, 审核人员会通过该申请, 显示通过审核 ; 如果不符合进馆要求, 审核人员会驳回申请, 兼职档案员可点击查看驳回原因, 进行重新编辑, 修改完成后可再次提交审核注 1: 提交审核后的档案会被锁定, 不能再次修改, 也不能再传原文注 2:

18 在图 3-18 中选中要移交给档案馆的档案目录, 然后点击提交审核按钮, 如果档案符合进馆要求, 审核人员会通过该申请, 显示通过审核 ; 如果不符合进馆要求, 审核人员会驳回申请, 兼职档案员可点击查看驳回原因, 进行重新编辑, 修改完成后可再次提交审核注 1: 提交审核后的档案会被锁定, 不能再次修改, 也不能再传原文注 2: 对应移交审核档案有 4 种状态, 初始状态正在审核通过审核审核驳回, 这 4 中状态在审核状态栏可以看到 3.4 打印目录所示 : 在图 3-3 所示界面中, 点击打印按钮, 系统弹出目录打印界面, 如图 3-19 图 3-19 在图 3-19 中选择目录, 然后点击打印按钮, 系统自动生成档案目录, 样式如图 3-20 所示 :

19 图

20 3.5 批量导入在档案录入界面, 点击数据导入按钮, 系统弹出 EXCEL 导入界面如所图 3-21 图 3-22 示 : 图 3-21 图

21 在图 3-22 中点击 EXCEL 模板下载导入模板, 点击选择文件按钮选择按模板格式填写的 EXCEL 表格, 然后点击导入按钮可以将模板中的数据导入到档案指定位置模板样式如图 3-23 所示 : 图 3-23 案卷级文件级目录导入模板样式如图 3-24 图 3-25 所示 : 图 3-24 图原文批量挂接本功能适用于批量电子原文的上传档案系统提供了两种批量挂接方式, 如图 3-26 所示 :

22 图前期准备一电子原文命名电子文件以档案编号命名 1) 文件级示例图 3-27 如图 3-27 所示, 档案编号为 XZTS XZTS-002, 那么电子原文的命名如图 3-28 所示 :

23 图 ) 案卷级示例图 3-29 如图 3-29 所示, 案卷编号是 XSXJ-001, 文件级目录序号分别为 1 和 2, 那么电子原文的命名如图 3-30 所示 :

24 图 3-30 二上传至 ftp ftp 的访问地址是 ftp:// ,ftp 的用户名为六位工号, 密码为身份证号后六位, 此用户名和密码不可自主修改, 有修改需求请联系档案馆直接在我的电脑的地址栏输入 ftp:// 访问 ftp, 如图 3-31 所示图 3-31 在图 3-31 中访问 ftp 会提示输入用户名和密码, 如图 3-32 所示 :

25 图 3-32 在中输入用户用和密码, 并选中保存密码选框, 然后点击登录按钮, 进入 ftp 页面, 如图 3-33 所示 : 图 3-33 ftp 界面下的文件夹是自己部门的简称, 将命名好的电子文件拷贝至文件夹, 前期准备工作完成批量挂接用 ftp 上传电子原文后在图 3-26 中点击原文上传 ( 卷 ) ( 或原文上传 ( 件 ) ), 系统打开界面如图 3-34 所示 :

图 3-34 在图 3-34 中待归档下将要批量挂接电子原文的档案门类对应的输入框中输入上传部门代码, 即 ftp 下文件夹的名称, 本示例为 dazx ( 档案资料中心 ), 然后点击导入按钮, 系统提示成功导入, 则电子原文批量挂接完成 3.6.

26 图 3-34 在图 3-34 中待归档下将要批量挂接电子原文的档案门类对应的输入框中输入上传部门代码, 即 ftp 下文件夹的名称, 本示例为 dazx ( 档案资料中心 ), 然后点击导入按钮, 系统提示成功导入, 则电子原文批量挂接完成补充说明一批量挂接适用于电子原文数量较多时使用, 少量的电子原文建议逐个挂接二批量挂接时系统提示成功导入只代表将命名正确的电子原文上传到档案系统, 命名不正确的不会上传, 所以需要在档案整理界面检查上传是否正确三经检查挂接无误后需要删除本次上传到 ftp 的电子文件, 否则在下次上传时还会将电子原文再次上传, 导致档案系统中电子原文重复挂接删除 ftp 电子原文时要保留初始文件夹, 以备下次挂接

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页

一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页第 1 页共 32 页 crm Mobile V1.0 for IOS 用户手册一登录 crm Mobile 系统 : 输入 ShijiCare 用户名和密码, 登录系统, 如图所示 : 第 2 页共 32 页二 crm Mobile 界面介绍 : 第 3 页共 32 页三新建 (New) 功能使用说明 1 选择产品第 4 页共 32 页 2 填写问题的简要描述和详细描述第 5 页共

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