32 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发说,Access 具有良好的支持二次开发特性无论是从应用还是开发的角度看,Access DBMS 都具有很多特性 1. 使信息易于查找和使用 Access 为简便地查找信息提供了易于使用的工具, 它可以提供与 Office

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妩卫
7 years ago
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1 第 2 章数据库管理系统 Access 基础本章学习目标学习 Access 关系型数据库管理系统的安装要点认识 Access 关系型数据库管理系统的功能构成学习 Access 的进入与退出操作, 学习使用 Access 的联机帮助功能学习 Access 数据库基本对象及其相关概念学习 Access 数据库系统的功能参数设置纵观图书馆管理信息系统 (LIBMIS) 的数据库对象构成美国 Microsoft 公司自推出其办公自动化应用软件 Office 以来,Office 系列产品正在逐步确立自己作为最有影响的应用程序套件的地位 Microsoft Office Access 是 Microsoft 公司把数据库引擎的图形用户界面和软件开发工具结合在一起的一个数据库管理系统它是 Microsoft Office 的一个成员, 分别包含于 Microsoft Office Professional Professional Academic 和 Professional Plus 三种不同的版本之中, 也可以 Microsoft Access 独立版本的形式发布本书所介绍的 Access 2010 各种功能都是基于 Microsoft Office Professional Plus 2010 版本来介绍的, 且只是介绍基本的 Access 数据库应用系统开发工具根据 Microsoft 公司的介绍, 无论用户是要创建一个个人使用的独立桌面数据库, 还是一个部门或整个公司使用的网络数据库, 在需要管理和共享数据时,Access 都能为使用数据库提供有力的支持 Access 不仅包括各种传统的数据库管理工具, 而且增加了与 Web 的集成, 这样可以很方便地在不同的平台和用户级上实现数据共享, 另外, 它还包括一些附加的对易用性的改进, 这样可以提高个人工作效率相信在你读完本书并身体力行地完成各项实践操作后, 也许你会发现上述介绍用语并不过分 2.1 Access 2010 基础 Access 的特性 Access 是一个基于关系型数据库模型建立的数据库管理系统软件 (DBMS) 它帮助用户方便地得到所需信息, 并提供强大的数据处理工具它可以帮助用户组织和共享数据库信息, 以便根据数据库信息作出有效的决策但是, 仅有这样一个数据库管理系统软件 (DBMS) 只能进行一些信息系统所需要的简单数据处理, 且对操作者有较高的操作技能要求因此, 数据库应用系统的开发者都是在 Access 数据库管理系统 (Access DBMS) 环境下编写相应的应用程序, 以形成一个能够满足应用需求且尽可能操作简单的应用系统, 这被称为二次开发应该

2 32 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发说,Access 具有良好的支持二次开发特性无论是从应用还是开发的角度看,Access DBMS 都具有很多特性 1. 使信息易于查找和使用 Access 为简便地查找信息提供了易于使用的工具, 它可以提供与 Office 软件包中的其他应用程序的一致性和完整性 2. 支持 Web 功能的信息共享 Access 具备 Web 应用功能, 使得 Access 可以通过企业内部网络 Intranet 简便地实现信息共享, 而且可以容易地将数据库定位到浏览器中, 还可将桌面数据库的功能和网站的功能结合在一起 3. 用于信息管理的强大解决方案工具高级用户和开发人员可以创建那些将 Access 界面 ( 客户端 ) 的易用性及 SQL 服务器的可扩展性和可靠性结合在一起的解决方案 4. 具有完备的数据库窗口可在 Access 容纳并显示多种数据操作对象, 增强了 Access 数据库的易用性并与 Office 软件包中其他应用软件的界面保持一致 5. 提供名称自动更正功能 Access 可以自动解决当用户重新命名数据库对象时出现的负面效应例如, 当用户重命名表中的字段时,Access 将自动在诸如查询的相关对象中进行相应的更改 6. 具有子数据表功能 Access 支持子数据表功能, 即可以使若干相关联的数据表显示在在同一窗口中, 生成一种嵌套式视图, 这样就可以在同一窗口中专注于某些特定的数据并对其进行编辑 7. 可以采用复制粘贴的方式与 Excel 共享信息用户只需简单地将 Access 对象 ( 表查询等 ) 从数据库容器复制数据, 然后粘贴至 Microsoft Excel 电子表中, 即可从 Microsoft Access 中将数据导出到 Microsoft Excel, 从而方便了这两个 Office 软件交换数据的操作 8. 共享组件的集成 Access 利用新的 Office Web 组件和位于浏览器中的 COM 控件, 为用户提供了多种查看和分析数据的方式 9.Microsoft SQL Server 交互性 Microsoft Access 支持 OLE DB, 使用户可以将 Access 界面的易用性与 Microsoft SQL Server 的后端企业数据库的可升级性相结合 Access 的安装与启动 1.Access 的安装由于 Microsoft Access 属于 Microsoft Office 办公软件包中的一个组件, 因此, 所谓安装 Microsoft Access, 实际上也就是安装 Microsoft Office 办公软件包在安装 Microsoft Office 办公软件包时, 当然应该根据应用上的需要, 选择其中的全部或部分功能进行安装在一般情况下, 可能出于以下两种不同的需求而必须安装 Microsoft Access (1) 为了运行 Access 数据库应用系统如果拥有了一份已经开发完成了的 Access 数据库应用系统, 安装 Access 只是为了运行这

3 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 33 个 Access 数据库应用系统在这种情况下, 只需在 Access 的一系列安装窗口中依次单击下一步按钮, 直至整个安装过程结束这就完成了所需要的 Access 安装操作 (2) 为了应用 Access 开发设计数据库应用系统如果是为了应用 Access 开发设计数据库应用系统, 就必须完整地安装 Access 数据库管理系统我们以 Microsoft Office Professional Plus 2010 版本为例, 说明如何在 Windows 7 操作系统环境下完整安装 Microsoft Access 2010 按照正常的安装操作步骤, 安装过程的第三步会出现 Microsoft officee 2010 安装选项对话框, 如图 2 1 所示, 这时, 必须正确地选择所需的安装功能选择安装功能的操作, 可以通过单击安装窗口中的 Microsoft Office 2010 各组件图标完成在每一个图标上单击, 都会有一个下拉式菜单, 包括从从本机运行从本机运行全部程序首次使用时安装和不可用四个菜单选项如何在这个下拉式菜单中进行选择, 将直接影响安装后各项功能的使用由于本书所介绍的内容并不是局限于 Access 的一般性应用, 而主要是介绍 Access 的开发性应用, 也就是说, 需要 Microsoft Access 的全部功能, 因此应该在 Microsoft Access 图标上单击, 并在其下拉菜单中选择从本机运行全部程序菜单选项, 如图 2 1 所示图 2 1 Access 2010 安装功能选择注意, 如果此处未能正确地选择从本机运行全部程序选项, 则在使用 Access 进行应用开发时, 会不断地得到 Access 的提示, 要求安装相关功能更有甚者连 Access 的帮助功能都不具备, 使用起来将会非常不方便 2.Access 的启动如同 Microsoft 公司的其他各种类型软件一样,Microsoft Office Professional Plus 2010 的安装程序也会自动修改 Windows 操作系统的注册表和开始菜单因此在 Microsoft Office Professional Plus 2010 安装完成以后, 即可在 Windows 操作系统的开始菜单中自动生成

4 34 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发一个程序组 Microsoft Office, 该程序组位于开始所有程序中启动 Access 的方法是, 顺序单击开始所有程序 Microsoft Office Microsoft Access 2010, 如图 2 2 所示图 2 2 启动 Access 的菜单为了方便使用, 也可将 Access 执行程序拖至 Windows 桌面, 以形成快捷方式如此, 即可双击位于 Windows 桌面上的快捷图标而启动 Access, 这也是一种更加常用的方式采用上述两种方式启动 Access 后, 即可进入 Access Backstage 视图 Access 后台视图, 如图 2 3 所示在 Access Backstage 视图中, 从左至右可以分为 3 栏 : 文件栏可用模板栏和空数据库栏其中, 文件栏实际上是一个菜单栏, 包括保存对象另存为数据库另存为打开关闭数据库和最近打开过的 Access 数据库等项目, 还包括信息最近所用文件新建打印保存并发布帮助以及选项退出等菜单项当单击文件栏中的新建菜单项时,Access Backstage 视图中右侧两栏的显示方如图 2 3 所示显然, 我们可以在 Access Backstage 视图中的可用模板栏内选中一个所需要的数据库模板, 然后在空数据库栏内设定数据库文件存放的文件夹及其文件名, 最后在空数据库栏内单击创建按钮, 进入一个空数据库的设计视图当然, 我们也可以在 Access Backstage 视图中的文件栏内单击一个最近打开过的 Access 数据库文件, 从而进入这个数据库的设计视图

5 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 35 图 2 3 Access Backstage 视图例如, 在如图 2 3 所示的 Access Backstage 视图中显示着一个名为 LIBMIS 的 Access 数据库对象, 单击即可打开这个图书馆管理信息系统数据库, 看到这个数据库的设计窗口, 如图 2 4 所示图 2 4 Access 数据库设计窗口如果需要新建一个 Access 数据库, 请参阅本章 2.5 节 Access 的功能区在 Access Backstage 视图中打开一个 Access 数据库, 所出现的窗口称为 Access 数据库设计视图在后续章节中我们会看到,Access 数据库设计视图是最主要的 Access 设计窗口之一,

6 36 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发所有 Access 对象的设计与运行都是以视图的形式在这个窗口中出现, 参见图 2 4 Access 数据库设计视图的窗口由以下 3 个区域组成 : (1) 功能区是一个包含多组命令且横跨窗口顶部的带状选项卡区域, 每一个选项卡区域中均包含相应的命令按钮, 我们可以单击某一个选项卡中的某一个命令按钮来执行一个特定的操作 (2) 导航窗格是一个位于窗口左侧的窗格, 其中显示着当前数据库中包含的所有二级对象, 包括表对象查询对象窗体对象报表对象宏对象和模块对象, 我们可以在导航窗格中选定需要的 Access 对象, 使其在位于窗口中部的工作区内打开 (3) 工作区是一个位于窗口中部的工作区域, 所有需要对之实施操作的 Access 对象都应该在这个区域中打开, 我们可以在导航窗格中选定一个 Access 对象使其在工作区内打开, 即可对其实施相应的操作 Access 数据库设计视图的功能区集中了 Access 的全部功能命令按钮, 在 Access 中所需进行的各种操作均可通过功能区中的功能按钮选项得以实现所有的功能命令按钮均被分布在各个选项卡区域内, 在不同的操作视图中, 功能区中的选项卡会不同实际上, 功能区中的 6 个选项卡是基本选项卡, 在不同视图中都基本相同, 它们是文件选项卡开始选项卡创建选项卡外部数据选项卡和数据库工具选项卡 1. 文件选项卡在一个 Access 数据库设计视图中, 如果单击功能区中的文件选项卡, 其数据库设计视图窗口形式如图 2 5 所示可见, 这就是一个已经打开一个名为 LIBMIS 的数据库的 Access Backstage 视图在这个视图中, 我们可以对这个数据库实施保存另存为关闭等基本操作, 还可以实施压缩并修复和用密码进行加密等操作图 2 5 文件选项卡视图 2. 开始选项卡在 Access 数据库设计视图中, 单击功能区中的开始选项卡, 其选项卡区域内的命令按钮布局如图 2 6 所示

7 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 37 图 2 6 开始选项卡命令按钮开始选项卡中的命令按钮可以分为 8 个命令组项 : 视图组项仅包含一个命令按钮视图, 是一个下拉菜单式按钮, 我们可以在这个下拉式菜单按钮中选定操作对象的特定视图剪贴板组项包含 4 个命令按钮, 分别是粘贴按钮剪切按钮复制按钮和格式刷按钮其中, 粘贴按钮是一个下拉菜单式按钮, 我们可以在这个下拉式菜单按钮中选择特定的粘贴方式排序和筛选组项包含 7 个命令按钮, 分别是筛选器按钮升序按钮降序按钮取消排序按钮选择按钮高级按钮和切换筛选按钮其中, 选择按钮和高级按钮分别是两个下拉菜单式按钮, 我们可以利用它们实施不同的选择和排序规则记录组项包含 7 个命令按钮, 分别是全部刷新按钮新建按钮保存按钮删除按钮合计按钮拼写检查按钮和其他按钮其中, 全部刷新按钮删除按钮和其他按钮分别是下拉菜单式按钮, 我们可以利用它们实施不同的数据记录操作方式查找组项包含 4 个命令按钮, 分别是查找按钮替换按钮转至按钮和选择按钮其中, 转至按钮和选择按钮是两个下拉菜单式按钮, 我们可以利用它们实现特定的查找功能窗口组项包含 2 个命令按钮, 分别是调整至窗体大小按钮和切换窗口按钮其中, 切换窗口按钮是一个下拉菜单式按钮, 我们可以利用它实现切换到不同窗口的功能文本格式组项包含一系列用于设置文本格式的命令按钮和用于设定文字字型 / 字号的下拉式文本框, 我们可以利用它们实现当前操作对象的文本格式设置功能中文简繁转换组项包含 3 个命令按钮, 分别是繁转简按钮简转繁按钮和简繁转换按钮我们可以利用它们实现当前操作对象的文字简繁转换功能 3. 创建选项卡在 Access 数据库设计视图中, 单击功能区中的创建选项卡, 其选项卡区域内的命令按钮布局如图 2 7 所示图 2 7 创建选项卡命令按钮创建选项卡中的命令按钮可以分为 6 个命令组项 : 模板组项仅包含一个命令按钮应用程序部件, 是一个下拉菜单式按钮, 我们可以

8 38 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发在这个下拉式菜单按钮中选定创建窗体对象时采用的特定模板表格组项包含 3 个命令按钮, 都具有创建一个 Access 表对象的功能它们分别是表按钮表设计按钮和 SharePoint 列表按钮单击表按钮, 将进入数据表视图作为创建表对象的窗口单击表设计按钮, 将进入数据表设计视图作为创建表对象的窗口, 这是我们最常用的方式 SharePoint 列表按钮是一个下拉菜单式按钮, 我们可以在这个下拉式菜单按钮中选择特定的 SharePoint 列表查询组项包含 2 个命令按钮, 都具有创建一个 Access 查询对象的功能它们分别是查询向导按钮和查询设计按钮单击查询向导按钮, 将进入新建查询向导对话框, 我们可以从中选择对应的查询向导来帮助我们创建查询单击查询设计按钮, 将进入查询设计视图作为创建查询对象的窗口, 这是我们最常用的方式窗体组项包含 6 个命令按钮, 都具有创建一个 Access 窗体对象的功能它们分别是窗体按钮窗体设计按钮空白窗体按钮窗体向导按钮导航按钮和其他窗体按钮单击窗体按钮, 将进入窗体对象的布局视图作为创建窗体对象的窗口单击窗体设计按钮, 将进入窗体对象的设计视图作为创建窗体对象的窗口单击空白窗体按钮, 也将进入窗体对象的布局视图作为创建窗体对象的窗口, 但是为一个空白窗体单击窗体向导按钮, 将进入窗体对象的窗体向导对话框, 使得我们可以在向导的帮助下逐步完成窗体的创建工作导航按钮是一个下拉菜单式按钮, 我们可以在这个下拉式菜单按钮中设定新创建窗体的格式模板其他窗体按钮也是一个下拉菜单式按钮, 我们可以在这个下拉式菜单按钮中设定新创建窗体的类型 : 多个项目类型数据表类型分割窗体类型模块对话框类型数据透视图类型或者数据透视表类型报表组项包含 5 个命令按钮, 前 4 个具有创建 Access 报表对象的功能, 第 5 个用于创建 Access 标签对象它们分别是报表按钮报表设计按钮空报表按钮报表向导按钮和标签按钮单击报表按钮, 将以当前数据表作为数据源, 进入报表布局视图单击报表设计按钮, 将进入报表设计视图, 这是我们最常用的方式单击空报表按钮, 将进入为设定数据源的报表布局视图单击报表向导按钮, 将进入报表向导的第一个对话框, 使得我们可以在其指引下逐步完成报表对象的创建操作单击标签按钮, 将进入标签向导的第一个对话框, 使得我们可以在其指引下逐步完成标签对象的创建操作宏与代码组项包含 4 个命令按钮, 均为针对 Access 宏对象和 Access 模块对象的功能按钮它们分别是宏按钮模块按钮类模块按钮和 Visual Basic 按钮单击宏按钮, 即可进入 Access 宏对象设计视图, 这将是我们最常用的方式单击模块按钮类模块按钮和 Visual Basic 按钮, 都将进入 VBE 视图 (Visual Basic 程序编辑视图 ) 4. 外部数据选项卡在 Access 数据库设计视图中, 单击功能区中的外部数据选项卡, 其选项卡区域内的命令按钮布局如图 2 8 所示图 2 8 外部数据选项卡命令按钮

9 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 39 外部数据选项卡中的命令按钮可以分为 4 个命令组项 : 导入并链接组项包含 8 个命令按钮, 都用于提供导入数据或者链接外部数据的功能它们分别提供从已保存的数据中获取数据, 从 Excel 表中获取数据, 从另外一个 Access 数据库中获取数据, 从 OBDC 数据库中获取数据, 从文本文件中获取数据, 从 XML 文件中获取数据, 以及从其他诸如 SharePoint 列表 HTML 文档 dbase 文件等处获取数据等功能导出组项包含 9 个命令按钮, 都用于提供导出数据的功能它们分别提供将已保存的数据中导出到 Excel 表中文本文件中 XML 文件中 PDF 文档中电子邮件中另外一个 Access 数据库中等功能, 还可以用于将指定数据与指定的一份 Word 文档合并, 或者提供将指定数据导出到其他诸如 Word 文档 SharePoint 列表 OBDC 数据库 HTML 文档 dbase 文件中的功能收集数据组项包含 2 个命令按钮, 包括创建电子邮件按钮和管理答复按钮, 主要提供整合数据形成相关数据应用的功能 Web 链接列表组项包含 5 个命令按钮, 主要提供网络数据链接与共享的相关功能 5. 数据库工具选项卡在 Access 数据库设计视图中, 单击功能区中的数据库工具选项卡, 其选项卡区域内的命令按钮布局如图 2 9 所示图 2 9 数据库工具选项卡命令按钮数据库工具选项卡中的命令按钮可以分为 6 个命令组项 : 工具组项仅有 1 个命令按钮压缩和修复数据库, 就是用于针对当前数据库的压缩和修复操作宏组项包含 2 个命令按钮 :Visual Basic 按钮和运行宏按钮单击 Visual Basic 按钮将进入 VBE 视图 (Visual Basic 程序编辑视图 ) 单击运行宏按钮将弹出执行宏对话框, 以便操作者输入期望执行的宏对象名称关系组项包含 2 个命令按钮 : 关系按钮和对象相关性按钮, 单击关系按钮将进入 Access 关系设计视图单击对象相关性按钮可生成当前数据库中所有对象的相关性数据, 但是这项功能必须在设置了跟踪名称自动更正信息选项后方才有, 而在默认状态下是没有设置这一选项的移动数据组项包含 3 个命令按钮 : SQL Server 按钮 Access 数据库按钮和 SharePoint 按钮, 用于将当前数据库中的数据分别与上述三个数据库交换数据加载项组项仅有 1 下拉式命令按钮加载项按钮, 用于调用 Access 数据库加载项管理器在 Access 功能区中, 除了这 5 个基本选项卡之外, 当操作者选定不同的 Access 对象进行操作时, 还将会出现其他的功能区选项卡我们将在后续章节结合各自的应用场合予以说明其用途

10 40 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发 6.Access 功能区的折叠与展开在 Access 功能区的最右侧处有一个 Access 功能区折叠与展开按钮, 可用于展开或者折叠 Access 功能区当 Access 功能区呈展开状态时, 单击这个按钮可以折叠 Access 功能区 ; 当 Access 功能区呈折叠状态时, 这个按钮的箭头是向下的, 单击这个按钮可以展开 Access 功能区请尝试一下, 以后便于使用 Access 的导航窗格和工作区 1.Access 导航窗格在 Access 数据库设计视图中, 位于左部的即为 Access 导航窗格, 导航窗格中显示着当前数据库中的对象如图 2 10 所示导航窗格顶端是一个下拉式选项菜单, 可以从中设定导航窗格中的浏览类别和按组筛选方式图 2 10 Access 数据库设计视图中的导航窗格和数据表视图工作区设定浏览类别将设定导航窗格中显示对象的排列方式在设定浏览类别时, 可供选择的方式包括自定义对象类型表和相关视图创建日期和修改日期 5 项, 分别表示要求按照自定义方式排列按照对象类型排列等图 2 10 所示排列方式即为设定按照对象类型排列的情形设定按组筛选将设定导航窗格中显示哪些对象在设定按组筛选时, 可供选择的内容包括表查询窗体报表宏模块和所有 Access 对象 7 项, 可以组合方式多选图 2 10 所示按组筛选方式即为设定所有 Access 对象的情形在设定了按组筛选以后, 每一组对象显示的顶部均有一个分组折叠条, 标识着该分组对象的名称, 单击这个分组折叠条可以折叠或展开该分组例如, 在图 2 10 所示状态下, 当前数据库中的所有表对象均显示在导航窗格内, 如果这时单击表分组折叠条, 将导致表分组折叠起来, 不显示表对象, 而仅有表分组折叠条显示同样, 也可以单击查询分组折叠条, 展开查询分组, 显示当前数据库中的所有查询对象

11 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 41 对于任一个显示在导航窗格内的对象, 双击这个对象的名称, 使这个对象显示在 Access 数据库设计视图工作区中如此, 我们即可对其实施所需要的操作换句话说, 凡是需要操作的 Access 对象, 都应该在 Access 数据库设计视图工作区中进行 2.Access 数据库设计视图工作区工作区位于 Access 数据库设计视图中部, 是针对 Access 对象实时操作的区域不同 Access 对象的操作方式均不一样, 我们将在后续章节中逐一介绍 2.2 Access 2010 基本对象面向对象是当今计算机技术应用发展的主导程序员通过面向对象程序设计来实现所需要的各项功能, 操作员通过面向对象的操作来获取所需的操作结果因此, 理解并掌握对象的概念是学习当今计算机技术的基础在客观世界中, 可以将任何一个事物看成一个对象或者说, 客观世界是由千千万万个对象组成的一个数据库应用系统总是包含着若干个数据库, 因此, 一个数据库即为应用系统中的一个对象任一个对象都具有一系列的属性, 设定一个对象实际上也就是设定该对象的各个属性值不同的对象具有不同的属性例如, 一个 Access 数据库对象具有名字属性所有者属性创建日期属性等对于数据库对象而言, 有一个非常重要的属性叫成员属性, 设定其成员属性值, 即设定了该数据库对象是由哪些对象所组成的能够包含其他对象的对象, 被称为容器对象 Access 数据库对象是 Access 中的一级容器对象, 其中可以包含 Access 数据表对象查询对象窗体对象报表对象和宏对象 VBA 模块对象 Access 数据表对象查询对象窗体对象和报表对象都是数据库容器对象中的二级容器对象, 其间可以包含其他的一些对象, 而这些对象往往被称之为控件所谓面向对象的程序设计, 指的是在程序设计过程中逐个地创建对象, 并全面地描述所有对象的各项属性, 使所有用来构成系统的对象都具有系统所需要的属性值这些属性值包括数据的存储方式数据的表现形式各个对象之间的关系以及各个对象中所包含数据的操作规程 Access 实质上就是一个面向对象的可视化数据库管理工具, 它提供了一个完整的对象类集合我们在 Access 环境中的所有操作与编程都是面向这些对象进行的 Access 的对象是数据库管理的核心, 是其面向对象设计的集中体现用一套对象来反映数据库的构成, 极大地简化了数据库管理的逻辑图像通过面向对象的相关运算, 就可以操作一个数据库的所有部分因此, 学习 Access 首先需学习 Access 的对象, 以及这些对象的属性设置与操作方法本节先介绍 Access 各基本对象的概貌及其相关概念, 使大家对 Access 的基本对象有一个初步的认识在以后的各章节里, 将详细说明各个 Access 对象的属性与操作方法 Access 2010 数据库对象数据库对象是 Access 2010 的基本容器对象 (Container), 它是一些关于某个特定主题或目的的信息集合, 以一个单一的数据库文件 (*.accdb) 形式存储在磁盘中, 具有管理本数据库中所有信息的功能在这个文件中, 用户可以将自己的数据分别保存在各自独立的存储空间

12 42 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发中, 这些空间称作数据表, 可以使用联机窗体来查看添加及更新数据表中的数据, 可以使用查询来查找并检索所要的数据, 也可以使用报表以特定的版面布置来分析及打印数据, 还可以创建 Web 页来实现与 Web 的数据交换, 允许用户从 Internet 或 Intranet 上查看更新或分析数据库的数据总之, 创建一个数据库对象是使用 Access 建立信息系统的第一步工作 Access 2010 数据表对象数据表对象是 Access 中置于数据库容器中的一个二级容器对象, 用于存储有关特定实体的数据集合特定实体的数据集合可以这样理解 : 如在图书馆管理信息系统中, 图书的馆藏数据集合就可以设置成为图书数据表这样一个特定实体的数据集合, 而图书的借阅数据集合则可以设置成为借阅数据表这样一个特定实体的数据集合等对每个实体分别创建各自的数据表对象, 意味着每种数据只需存储一次, 这将提高数据库的效率, 减少数据操作错误数据表对象以行列格式组织数据, 表中一行称为一条记录, 一列称为一个字段可见, 创建数据表对象是用 Access 建立数据库应用系统工作的第二步 Access 2010 查询对象查询对象也是 Access 中置于数据库容器中的一个二级容器对象, 利用查询可以通过不同的方法来查看更改和分析数据, 也可以将查询作为窗体和报表的数据源最常见的查询对象类型是选择查询选择查询将按照指定的准则, 从一个或多个数据表对象中获取数据, 并按照所需的排列次序显示可见, 查询对象的功能是提供数据库操作人员与数据表中数据的交互界面查询对象的运行形式与数据表对象的运行形式几乎完全相同, 但它只是数据表对象包含数据的某种抽取与显示, 本身并不包含任何数据切记, 查询对象必须基于数据表对象建立 Access 2010 窗体对象窗体对象也是 Access 中置于数据库容器中的一个二级容器对象, 其间包含的对象称为窗体控件, 主要用于提供数据库的操作界面窗体对象的构成包括五个节, 分别是 : 窗体页眉节页面页眉节主体节页面页脚节及窗体页脚节 ( 关于窗体的设计与应用将在第 5 章中再作详细的讲解 ) 一般情况下, 只是使用其中的部分窗体节大部分窗体使用主体节页面页眉节和页面页脚节即可满足一般性应用需求窗体的功能较多, 大致可以分为以下三类 : (1) 提示型窗体显示一些文字及图片等信息, 没有实际性数据, 也基本没有什么功能, 主要用于数据库应用系统的主界面 (2) 控制型窗体设置相应菜单和一些命令按钮, 用以完成各种控制功能 (3) 数据型窗体用于实现用户对数据库中相关数据的操作界面, 是数据库应用系统中使用最多的窗体类型总之, 窗体对象应该是认真学习重点掌握的最主要的 Access 对象之一

13 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 Access 2010 报表对象报表是以打印的格式表现用户数据的一种有效方式 Access 以数据库容器中的二级容器对象形式提供报表对象, 使得用户可以控制报表上每个对象 ( 也称为报表控件 ) 的大小和外观, 并可以按照所需的方式选择所需显示的信息以便查看或打印输出报表中大多数信息来自基础的表查询或 SQL 语句 ( 它们是报表数据的来源 ) 报表中的其他信息存储在报表的设计中作为数据库应用系统的设计者, 应该为最终用户设计完善的报表对象实例, 使其能够通过系统的功能选择得到所需报表 Access 2010 宏对象 Access 的宏对象是 Access 数据库对象中的一个基本对象宏的意思是指一个或多个操作的集合, 其中每个操作实现特定的功能, 例如打开某个窗体或打印某个报表宏可以使某些普通的需要多个指令连续执行的任务通过一条指令自动完成, 而这条指令就称为宏例如, 可设置某个宏, 在用户单击某个命令按钮时运行该宏, 以打印某个报表宏可以是包含一个操作序列的一个宏, 也可以是若干个宏的集合所组成的宏组, 一个宏或宏组的执行与否还可以使用一个条件表达式进行控制, 即可通过给定的条件来决定在哪些情况下运行宏 Access 2010 模块对象 Access 的模块对象是 Access 数据库对象中的一个基本对象, 模块是将 Visual Basic for Applications(VBA) 的声明和过程作为一个单元进行保存的集合, 也就是程序的集合设置模块对象的过程也就是使用 VBA 编写程序的过程尽管 Access 是面向对象的数据库管理系统, 但其在针对对象进行的程序设计过程中, 结构化程序设计的模块化方法得到了完整的继承, 即模块中的每一个过程都应该是一个函数 (Function) 过程或者是一个子程序 (Sub) 过程在 Access 中,VBA 模块有两个基本类型 : 类模块和标准模块但有一点在这里应该提醒读者, 尽管 Microsoft 在其推出 Access 产品之初就将该产品定位为不用编程的数据库管理系统, 而实际上, 只要你企图在 Access 的基础上进行二次开发来实现一个数据库应用系统, 用 VBA 编写适当的程序就一定是必不可少的换句话说, 若需开发一个 Access 数据库应用系统, 其间必然包括模块对象 2.3 Access 2010 帮助系统 Access 2010 帮助系统的主要入口在 Access Backstage 视图中, 单击 Access Backstage 视图文件栏内的帮助按钮, 即可进入 Access 2010 帮助系统如图 2 11 所示在 Access 2010 帮助系统主入口界面上提供有一系列链接项, 使得我们可以寻求到各类帮助信息其中, 最主要的应该算是 Microsoft Office 帮助项目了单击 Microsoft Office 帮助链接, 即可进入 Access 帮助窗格, 如图 2 12 所示

14 44 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发图 2 11 Access 2010 帮助系统主入口界面图 2 12 Access 帮助窗格

15 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 45 还有一种方式进入如图 2 12 所示的 Access 帮助窗格, 即在 Access 窗口的右上角单击帮助按钮实际上, 我们使用更多的是通过单击这个帮助按钮进入 Access 帮助窗格熟练掌握 Access 2010 帮助系统的使用, 对学习或应用 Access 进行数据库应用系统开发是非常有益的可以将 Access 帮助系统提供的帮助形式分为三类 : 搜索帮助目录帮助和上下文帮助搜索帮助在 Access 帮助窗格上部, 有一个搜索文本框在这个搜索文本框内输入搜索关键词, 然后单击搜索文本框右侧的搜索按钮, 即可得到关于搜索关键词的帮助信息文本例如, 可以在 Access 帮助窗格上部的搜索文本框中输入关键字窗体, 然后单击搜索文本框右侧的搜索按钮, 即可获得如图 2 13 所示的搜索结果图 2 13 应用搜索帮助获得的窗体帮助文本目录帮助在 Access 帮助窗格中, 存在若干链接项这些链接项即构成 Access 帮助的目录我们可以根据需要单击其中的一个链接项, 即可进入一段相应的帮助文本窗格而在这些帮助文本窗格中, 又会有一些链接项, 可以使用它们继续获取进一步的帮助文本例如, 为了获得关于窗体的帮助文本, 即可以首先在 Access 帮助窗格中单击窗体链接项, 得到帮助文本, 如图 2 14 所示

16 46 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发图 2 14 应用目录帮助获得的窗体帮助文本在应用目录帮助获得的窗体帮助文本窗格内, 如果想进一步获取关于窗体控件的相关帮助文本, 还可以继续利用那些可以称为目录的链接项例如, 在图 2 14 所示的帮助文本中, 单击控件简介链接项, 可以获得关于窗体控件的帮助文本, 如图 2 15 所示图 2 15 应用目录帮助获得的控件简介帮助文本

17 第 2 章数据库管理系统 Access 基础上下文帮助事实上,Access 的帮助几乎是无处不在的在各个 Access 对象的设计视图中, 都会有简短的帮助信息伴随其左右例如, 我们可以进入图书数据表对象设计视图, 并令光标停留在图书编号字段名称处此时, 窗口的右下部就会出现一段帮助文本, 是关于数据表对象中字段名称的命名规则说明, 这就是上下文帮助, 如图 2 16 所示图 2 16 Access 上下文帮助示例 2.4 Access 2010 功能选项 Access 的结构属性 ( 如数据表视图的格式文字与数据的字体各类对象的显示模式数据库文件夹的默认存储位置数据库打开模式以及年份的位数等 ), 共计 107 个参数, 均由 Access 的功能选项默认值确定同时,Access 提供一个操作界面, 使用户可以修改 Access 的功能选项默认值, 以获取自己所期望的 Access 结构特征 Access 使用 Windows 注册表为每一个 Access 用户存储所有的默认属性值, 这就使每一个 Access 用户可以为自己定制喜爱的 Access 结构特征如果需要修改 Access 的功能选项值, 可以在 Access Backstage 视图中单击选项链接项, 即调用 Access 选项对话框, 如图 2 17 所示在 Access 选项对话框中, 我们可以查看或者修改 Access 的功能选项值, 以获取自己所期望的 Access 运行特征 Access 选项对话框左侧排列着 11 个链接, 单击任一个链接均会进入一个 Access 功能选项卡, 它们分别是 : 常规当前数据库数据表对象设计器校对语言客户端设置自定义功能区快速访问工具栏加载项和信任中心每一个选项卡上都显示着一些相关的功能选项值, 多数都允许我们予以修改在安装 Access 的时候,

18 48 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发 Access 即设定了所有这些功能选项的值, 称之为 Access 默认功能选项值绝大多数 Access 默认功能选项值都是不用修改的, 它们常常是设置合理的图 2 17 Access 选项对话框中的常规选项卡我们可以来看看其中的 3 个功能选项卡, 其上的功能选项参数可能是需要修改的 Access 2010 常规选项卡 Access 2010 常规选项卡上包含 3 组功能选项参数 : 用户界面选项创建数据库和对 Microsoft Office 进行个性化设置, 总共包括 10 个选项值, 都是可以根据我们自己的需要重新设置的, 如图 2 17 所示我们可以试着修改一些功能选项参数, 来观察这些功能选项参数的取值意义例如, 我们可以将配色方案由原设定值银色修改蓝色, 所引起的改变将是使得视图基本色改变为蓝色显然, 我们可以根据自己的喜好来设置这个配色方案值值得注意的是, 功能选项空白数据库的默认格式的默认参数值为 Access 2007, 而且没有 Access 2010 选项值这是因为这两个版本的 Access 数据库文件格式是相同的在这个选项设置中, 我们可以设置 Access 数据库文件格式为 Access 2007 以下版本的格式在 Access 2010 常规选项卡上, 建议修改功能选项参数默认数据库文件夹, 将其设置为我们自己创建的一个文件夹如此, 可以保证每次保存新创建的 Access 数据库文件时, 都可以将 Access 数据库文件自动保存到这个文件夹中本书的实例就是保存在 D:\LIBMIS 文件夹中的, 因此, 本书会将默认数据库文件夹功能选项参数值设置为 D:\LIBMIS Access 2010 数据表选项卡 Access 2010 数据表选项卡上包含 2 组功能选项参数 : 网格线和单元格效果和默认字体, 总共包括 10 个选项值, 主要用于定义 Access 数据表对象显示时的外观形式, 都是可以根据我们自己的需要重新设置的, 如图 2 18 所示

19 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 49 图 2 18 Access 选项对话框中的数据表选项卡 Access 2010 自定义功能区选项卡我们在节介绍了 Access 功能区中的 6 个基本选项卡上的命令按钮功能显然, 熟练地使用这些命令按钮将能够帮助我们有效地对 Access 对象实施操作功能区中这些选项卡上的命令按钮是否可以调整或者增减呢? 答案是肯定的, 可以在 Access 2010 自定义功能区选项卡上进行 Access 2010 自定义功能区选项卡分为左右 2 个主要部分和若干功能按钮, 如图 2 19 所示图 2 19 Access 选项对话框中的自定义功能区选项卡

20 50 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发左侧部分上部是一个下拉式组合框, 我们可以从中选定功能区命令类别, 包括常用命令不在功能区中的命令和所有命令等 9 个类别若从中选定一个命令类别, 下部的列表框中就会显示这个类别所包含的命令左侧部分下部是一个列表框, 其中显示着在上部下拉式组合框中选定命令类别的所有命令我们可以从中选定需要添加到某一个功能区选项卡中的命令右左侧部分上部也是一个下拉式组合框, 我们可以从中选定功能区选项卡类别, 包括所有选项卡主选项卡和工具选项卡共 3 个类别若从中选定一个选项卡类别, 下部的列表框中就会显示这个类别所包含的所有选项卡右侧部分下部是一个折叠式列表框, 其中显示着在上部下拉式组合框中选定选项卡类别的所有选项卡我们可以从中选定某一个功能区选项卡中的某一个命令在 Access 2010 自定义功能区选项卡上, 我们可以完成以下操作 : 1. 新建选项卡首先, 将光标定位于一个主选项卡名称 ; 接着, 单击新建选项卡按钮即可在功能区中这个定位主选项卡的后面增加一个自定义选项卡, 并可以为其命名在这个新建的功能区选项卡上会存在一个命令分组, 但是其中没有任何命令 2. 在自定义选项卡上添加命令首先, 将光标定位于新建的选项卡上那个新建的命令分组名称处 ; 接着, 选定准备添加的命令 ; 然后, 单击添加按钮分组内添加命令的操作 3. 在功能区选项卡上删除命令 ; 即可完成在一个自定义功能区选项卡上的指定命令首先, 将光标定位于一个功能区选项卡上的那个准备删除的命令或者命令组名称处 ; 接着, 单击删除按钮的操作 4. 调整功能区选项卡的排列位置 ; 即可完成在一个功能区选项卡上删除指定命令或者命令分组如果我们需要调整功能区的左右排列位置, 则可以进入 Access 2010 自定义功能区选项卡首先, 将光标定位于这个需要向右移动一个位置的功能区选项卡名称处 ; 接着, 单击下移按钮, 即可完成将指定功能区选项卡右移一个位置的的操作反之, 如果需要左移一个位置, 则应该单击上移按钮, 以完成将指定功能区选项卡左移一个位置的的操作 2.5 Access 2010 数据库对象 Access 数据库文件 Access 数据库与传统的数据库概念有所不同, 它采用特有的全环绕数据库文件 (accdb 文件 ), 以一个单独的 Access 数据库文件存储一个数据库应用系统中包含的所有对象基于 Access 数据库文件的这一特点, 我们创建一个 Access 数据库应用系统的过程几乎就是创建一个 Access 数据库文件并在其中设置各种应用系统必需的各个 Access 数据库子对象的过程因此, 开发一个 Access 数据库应用系统的第一步工作是创建一个 Access 数据库对象, 其

21 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 51 操作结果就是在磁盘上生成一个扩展名为.accdb 的文件第二步工作则是在 Access 数据库中创建相应的数据表, 并建立各数据表间的连接关系然后, 再逐步创建其他必需的 Access 对象, 最终即可形成完备的 Access 数据库应用系统而整个数据库应用系统仅以一份磁盘文件的形式存储在文件系统中, 显得极其简洁这也是很多小型数据库应用系统开发者偏爱 Access 的原因之一实际上, 对 Access 数据库管理系统来说, 一个数据库对象是一个一级容器对象, 其他 Access 对象均置于该容器对象之中, 称为 Access 数据库子对象因此, 一个 Access 数据库对象是其他所有 Access 对象的基础, 即其他的 Access 对象必须建立在一个数据库对象之中由此, 我们可以将 Access 数据库文件理解为一个工程项目文件, 它记录着整个数据库应用系统的所有属性与特征创建 Access 数据库一般来说, 我们可以通过两种不同的操作方法来创建一个 Access 数据库对象 1. 创建空 Access 数据库启动 Access 后, 在图 2 3 所示的 Access Backstage 视图中, 我们需要三个步骤的操作 : (1) 选定空数据库图标, 参见图 2 3 (2) 设定新建数据库文件的文件存储路径及其文件名这需要单击 Access Backstage 视图右下部的浏览到某个位置来存放数据库按钮, 即可打开文件新建数据库对话框, 如图 2 20 所示在文件新建数据库对话框中, 首先应该正确选择保存位置, 它指定的是新建数据库文件所在的磁盘和文件夹, 图 2 20 所示为 D:\LIBMIS 接着在文件名列表框中输入一个合适的数据库文件名, 图 2 20 所示为 LIBMIS1 然后在保存类型列表框中选择 Microsoft Access 2007 数据库 (*.accdb), 一般情况下, 这就是默认类型, 可以不加修改图 2 20 Access 文件新建数据库对话框按钮 (3) 在完成了上述两项操作之后, 单击 Access 文件新建数据库对话框上的确定, 即返回 Access Backstage 视图, 参见图 2 3 这时, 需要单击 Access Backstage

22 52 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发视图右下部的创建按钮, 即可进入空 Access 数据库的设计视图窗口在这个窗口中显示的是上面指定名称的数据库容器对象, 如图 2 21 所示图 2 21 空 Access 数据库设计视图注意, 此时这个新创建的数据库容器对象中尚无任何其他数据库对象存在, 是一个空的数据库容器接下来需进行的工作就是在该数据库容器中创建所需的其他对象 2. 利用 Access 模板创建 Access 数据库启动 Access 后, 在图 2 3 所示的 Access Backstage 视图中, 我们还可以选定一个可用模板来快速创建 Access 数据库实际上, 空数据库本身就是一种 Access 数据库模板, 除此之外, 还有空白 Web 数据库最近打开的模板样本模板和我的模板等几个选项单击样本模板图标,Access 将显示 12 种已经安装到本机上的 Access 数据库模板供我们选择我们可以从 Access 提供的这些数据库模板中选择一个与即将创建的数据库形式相近的数据库模板, 然后单击创建按钮, 进入 Access 数据库设计视图中在这个创建过程中, 只要事先选择的数据库模板合适, 其创建过程将显得非常快捷, 因此选择合适的数据库模板是比较讲究的利用数据库设计向导创建的数据库对象, 其容器中会包含一些其他 Access 对象, 如表对象查询对象窗体对象报表对象宏对象和模块对象等, 但不会包含数据页对象可以通过修改这些 Access 对象使其符合需要, 从而减少数据库开发的工作量如果觉得可用模板提供的 Access 数据库模板均不能满足需要, 还可以通过 Internet 调用 Office.com 模板, 那里会有非常丰富的数据库模板资源可供选用本书不详细介绍使用数据库模板创建数据库的操作过程, 如果需要, 读者可以自己尝试 2.6 基于 Access 的图书馆管理信息系统 (LIBMIS) 在 1.5 节, 我们完成了图书馆管理信息系统 (LIBMIS) 的分析与设计过程, 接着就要开始进入这个小型数据库应用系统的实现过程了

23 第 2 章数据库管理系统 Access 基础 53 本书将以这个小型数据库应用系统作为实例贯穿始终, 逐步介绍应用 Access 数据库管理系统实现这个小型数据库应用系统的全过程为此, 我们先来了解一下 LIBMIS 包含的所有 Access 对象, 以便对于后续逐层次的学习有一个全面的认识 LIBMIS 的对象组成主要包括 : 一个数据库对象五个数据表对象六个查询对象七个窗体对象和三个报表对象, 以及一些辅助性的子窗体对象和宏对象数据库对象 LIBMIS 数据库对象是存储于磁盘上的一个数据库文件, 其文件名为 LIBMIS.accdb 数据库中的数据表对象集合图 2 22 所列为 LIBMIS 数据库中的数据表对象集合其中 5 个是图书馆管理信息系统必备的数据表对象, 它们分别是读者数据表借阅数据表图书数据表读者类别数据表和出版社数据表, 另外一些是本书后面将要用到的一些数据表对象图 2 22 LIBMIS 数据库中的表对象集合数据库中的查询对象集合图 2 23 中所列为 LIBMIS 数据库中的查询对象集合其中 6 个选择查询是图书馆管理信息系统必备的查询对象, 这些查询多数都依赖于对应的窗体这 6 个选择查询分别是读者基本数据查询读者借阅数据查询图书归还数据查询读者借阅数据分析查询图书借阅数据分析查询和超期归还数据查询另外一些是本书后面将要用于讲解的查询实例

24 54 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发图 2 23 LIBMIS 数据库中的查询对象集合数据库中的窗体对象集合图 2 24 中所列为 LIBMIS 数据库中的窗体对象集合其中 7 个是图书馆管理信息系统基本窗体对象, 其特征是窗体名称后不带数字, 且不被称为 XX 子窗体它们都可以由系统控制面板上的命令按钮单击进入运行而那些被称为 XX 子窗体的窗体也都是 LIBMIS 中的必备窗体, 它们都是那些基本窗体的子窗体另外, 那些名称后带有数字的窗体对象是本书后面将要用于讲解窗体设计方法的一些实例型窗体, 并非 LIBMIS 中所必备的图 2 24 LIBMIS 数据库中的窗体对象集合

25 第 2 章数据库管理系统 Access 基础数据库中的报表对象集合图 2 25 中所列为 LIBMIS 数据库中的报表对象集合此处所列报表对象都是基于相应窗体对象运行的, 在那些窗体对象上都安置有对应的命令按钮来驱动这些报表对象, 而这些报表对象所使用的数据都依赖于那些窗体对象的数据源图 2 25 LIBMIS 数据库中的报表对象集合数据库中的宏对象集合在 Access 中, 多个操作序列的运行可以通过宏或者选择 VBA 编程来实现在什么样的情况下使用宏, 在什么样的情况下使用模块, 没有一定之规根据作者的习惯, 在 LIBMIS 数据库中使用 VBA 多于使用宏, 且这些程序模块多数都是采用绑定于控件的 VBA 程序方法实现的本小节所列宏对象多数都是为了讲解相关知识点的需要, 而作为介绍实例建造的图 2 26 中所列为 LIBMIS 数据库中的宏对象集合图 2 26 LIBMIS 数据库中的宏对象集合

26 56 数据库技术 ( 第二版 ) Access 2010 及其应用系统开发 LIBMIS 的运行及功能在图书馆管理信息系统 (LIBMIS) 中设置了一个窗体控制面板作为系统主菜单, 是一个名为图书馆管理信息系统的窗体对象该主菜单由一个名为 AutoExec 的宏驱动一旦打开本数据库, 图书馆管理信息系统窗体就会自动运行其运行形式如图 2 27 所示图 2 27 LIBMIS 数据库控制面板图书馆管理信息系统窗体是 LIBMIS 数据库系统的控制面板, 它提供了该数据库应用系统的主菜单主菜单上设置有系统说明信息, 并设置有六个功能按钮, 分别调用六个不同的窗体, 以完成相应的管理功能窗体下端的退出按钮用于退出本系统关于本节所列各个数据库对象, 将在本书的后续章节一一详尽讲解, 并要求读者按照实例讲解逐一建立相信在读完本书并身体力行地完成 LIBMIS 中各个数据库对象后, 读者能够拥有一个简单的图书馆管理信息系统, 并真正掌握应用 Access 所提供的各项工具进行数据库应用系统二次开发的方法习题 2 1. 请说明 : 为了运行 Access 数据库应用系统, 应该如何安装 Access 2010; 为了开发 Access 数据库应用系统, 应该如何安装 Access 请说明 Access 2010 数据库对象中可以直接包含的 Access 基本对象以及这些 Access 基本对象各自的主要用途 3. 通过实际操作, 在 Access 2010 帮助系统中找到查阅 Access 宏对象中可以使用的全部操作列表写出该操作列表在帮助系统中的查阅目录 4. 如果需要利用 Access 数据库模板建立一个关于个人通讯录管理的 Access 数据库, 你认为应该选用哪一个数据库模板? 请尝试一下

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手册 doc 1. 2. 3. 3.1 3.2 3.3 SD 3.4 3.5 SD 3.6 3.7 4. 4.1 4.2 4.3 SD 4.4 5. 5.1 5.2 5.3 SD 6. 1. 1~3 ( ) 320x240~704x288 66 (2G SD 320x2401FPS ) 32M~2G SD SD SD SD 24V DC 3W( ) -10~70 10~90% 154x44x144mm 2. DVR106