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1 SRM 電子發票平台操作說明 For Vendor

2 SRM 電子發票平台作業流程 5/1 可至系統維護 字軌區間與發票章設定 5/12 可於系統開立電子發票 開立作業 電子簽章 字軌區間與發票章設定 已驗收 未請款清單 開單作業 流程介紹 電子發票 折讓單 注意事項 Q & A 操作說明

3 電子發票實施作業要點 電子簽章 電子簽章具有 身分確認性 不可否認性 資料完整性 資料隱密性 A 可滿足電子發票實施要求 關貿憑證與網優 ikey 皆適用 3

4 電子簽章服務申請 有無憑證 無 有 Step1. Application 下載電子憑證申請表, 向關貿網路提出申請 台灣關貿服務窗口 - 客服 Mail ec.service@tradevan.com.tw - 客服專線 /1-6/30 申請簽章服務免費, 請於 5/11 前完成簽章服務申請及註冊憑證 Step2. Service Apply 申請系統電子簽章服務並完成繳費 Step3. Register 註冊電子簽章 開始使用電子簽章 2014/4/24 4

5 操作說明 字軌區間與發票章設定 上傳發票圖章 ( 更新可重複上傳 ) 2. 折讓單地址 ( 列印折讓單顯示 ) 設定字軌區間 ( 起迄皆為 8 碼數字 ) 4. 刪除字軌區間 ( 使用過無法刪除 )

6 操作說明 已驗收待請款清單 狀態電子發票 : 可至 6.2.1( 電子發票開立 ) 請款, 可至 6.2.1( 寄售電子發票開立 ) 請款, 供應商接收中, 群創接收中, 群創已接收非電子發票 : 可至 請款, 可至 請款, 供應商處理中, 群創處理中皆有 : 採購 BLOCK, 依原有作業方式, 未完全驗收, 群創駁回, 已開發票, 已作廢, 已刪除 藍色 : 群創作業黑色 : 供應商作業綠色 : 非 SRM 系統作業橘色 : 可重新開立發票紅色 : 超過 100 天未請款 2. 開立時可參考之查詢條件

7 開單作業 - 一般發票 供應商 群創庫房 群創驗收人員 群創會計 收貨 驗收 手開紙本發票 接收 SRM 進行三單批配 SAP 立帳

8 開單作業 - 電子發票 供應商 群創庫房 群創驗收人員 群創會計 費用類 ( 無料號 ) 收貨 有料號類 驗收 SRM 進行三單批配建議開立電子發票驗收完成開立 接收 SAP 立帳

9 電子發票 - 一般狀況 發票狀態 群創接收中群創已接收已開發票 開立發票 供應商於系統上開立電子發票 開立作業 - 電子發票開立 發票日期已過次月 10 號會計尚未立帳 系統強制接收發票可於 IR Overview 列印發票 會計已立帳 IR Overview 列印發票

10 電子發票 - 異常狀況 發票狀態 群創接收中群創已接收已開發票 發票作廢 開立後自覺發票有誤, 手動作廢發票 IR Overview- 作廢 開立折讓單 發票有誤, 告知 INX 會計須申請全額折讓 會計確認原因後開放給供應商做全額折讓申請 發票有誤, 手動申請全額折讓單 開立作業 - 折讓單開立 發生退貨 發生退貨, 系統自動作廢發票 發生退貨, 系統自動產生全額折讓單 發生退貨, 系統自動產生退貨折讓單 IR Overview- 接收 Debit Note Overview- 接收 Debit Note Overview- 接收 發票作業 折讓作業

11 6.2.2 IR Overview 發票作廢 供應商 群創庫房 群創驗收人員 群創會計 費用類 ( 無料號 ) 收貨 有料號類 驗收 SRM 進行三單批配開立電子發票 發票狀態 : 群創接收中 供應商開立發票後自覺有誤 會計未立帳 作廢 發票狀態 : 群創接收中 確認 發票狀態 : 已作廢 列印 供應商列印發票至國稅局申報 SRM 進行三單批配開立電子發票

12 6.2.2 IR Overview 發生退貨 供應商 群創庫房 群創驗收人員 群創會計 費用類 ( 無料號 ) 收貨 有料號類 驗收 SRM 進行三單批配開立電子發票 發票狀態 : 群創接收中 發生退貨, 系統自動作廢該發票 會計未立帳 接收 發票狀態 : 已作廢 列印 供應商列印發票至國稅局申報

13 6.2.1 開立作業 - 折讓單開立 供應商 SRM 進行三單批配開立電子發票 供應商自覺發票有誤, 欲開立折讓單後, 重新開立發票 發票狀態 群創接收中 群創會計 待會計過帳 供應商告知群創會計須全額折讓 群創已接收 立帳發票狀態 : 已開發票 查詢欲作廢之發票, 確認發票資料與狀態後, 開立全額折讓 折讓單狀態 : 群創接收中 立帳 折讓單狀態 : 已結案 列印 供應商列印折讓證明單至國稅局申報 SRM 進行三單批配重新開立電子發票

14 6.2.3 Debit Note Overview 發生退貨 供應商 SRM 進行三單批配開立電子發票 發票狀態 : 群創接收中 SRM 系統 群創會計待會計過帳 已過次月 10 號 系統產生全額折讓單 發票狀態 : 群創已接收 發生退貨 系統產生退貨折讓單 發生退貨 立帳 發票狀態 : 已開發票 接收 列印 折讓單狀態 : 已結案 立帳 折讓單狀態 : 供應商接收中 供應商列印折讓證明單至國稅局申報 Ps. 全額折讓單狀態為已結案後, 可於已驗未立報表查詢是否須重開立發票

15 操作說明 待處理清單 點選 6. Payment 會出現供應商與請款作業相關的待處理清單 2. 點選筆數, 可直接前往不同網頁進行查詢與處理

16 注意事項 無設定發票圖章無法設定發票簿, 即無法開立發票 TaxCode( 稅別 ) 有誤, 請勿開立發票, 立即通知採購 or 物控協助進行 TaxCode 異動流程 遵循 一發票一訂單 原則 遵循發票 序時序號 原則 每月 9 號前仍可開立上月發票, 10 號會進行強制接收, 使供應商可列印發票進行申報 初期上線會有過度時期, 供應商可於 已驗收未請款清單 狀態 欄位確認請款路徑 : 2014/05/05 新版 Notes E-PO 串簽上線後設定為電子發票請款之 PO, 如在 2014/05/05~2014/05/11 有驗收或收貨後需請款資料請等到 2014/05/12 電子發票開立作業上線後再上平台開立電子發票

17 常見問題 Q1: 我怎麼判斷 INX 開出的 PO 要走電子發票還是紙本發票? A1: 請至 已驗收未請款清單進行請款作業查詢, 可參考 SOP-P5 Q2: ikey 與關貿電子憑證的差別 A2 : ikey 的使用需透過隨身碟, 無法複製 備份 關貿電子憑證可以複製 備份給多台電腦使用, 無需繳交其他費用 Q3: 要如何申請關貿憑證? A3 : 於系統 Step1. Application 下載憑證申請表, 填寫完畢並用印後將紙本寄給關貿, 關貿確認後將傳真繳款單給供應商繳納, 接著取得憑證後即可申請系統服務

18 常見問題 Q4: 採購告知可開立發票, 為何至 開立時查詢不到可請款資料 A4: 請先至 查詢可開立的請款項目, 確認訂單狀態及參考廠區 稅別 付款條件 訂單類型等資訊, 再於 開立作業中查詢請款項目並開立電子發票 Q5: SRM 客服信箱 / 客服專線要如何取得? 客服專線 : #63619 客服信箱 : srm.service@innolux.com

19 Q & A

20 操作說明 字軌區間與發票章設定 發票章設定 - 說明 : 1. 請點選按鈕後, 選擇貴司發票章上傳, 即可完成此維護作業

21 操作說明 字軌區間與發票章設定 1 折讓單地址修改 - 說明 : 1. 於折讓單地址中輸入地址, 按下即可修改列印折讓單時顯示之地址

22 操作說明 字軌區間與發票章設定 1 2 字軌區間查詢 - 說明 : 1. 輸入查詢年份 月份等條件後, 按下即可查詢目前已維護之字軌區間

23 操作說明 字軌區間與發票章設定 * 注意 : 1. 無設定發票圖章無法維護發票起訖區間 2. 無設定發票簿無法開立發票 1 2 新增字軌區間 - 說明 : 1. 請輸入欲新增年份 月份 發票字軌 發票號碼起訖, 系統會自動帶出發票簿編號, 按下 即完 成此作業 限制條件 : 1. 發票號碼訖值不得小於起始值 2. 設定字軌區間 ( 起迄皆為 8 碼數字 ): 為 0~49,50~99,0~199,or50~199), 以 為單位, 不可隨意下區間, 且 發票起訖 區間, 不可重複

24 操作說明 字軌區間與發票章設定 1 刪除字軌區間 - 說明 : 1. 若維護的字軌區間設定有誤, 可直接勾選 DEL 的即可刪除此筆資料 限制條件 : 1. 若發票區間號碼已被使用, 則無法刪除, DEL 的將呈現反灰狀態

25 操作說明 開立台灣統一發票 Create CreateCs Create_Batch CreateCs_Batch

26 操作說明 Create 1 2 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成驗收之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 Create 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 廠區 TSG/Tablet 包含竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠, 廠區 MD 為竹南 T3.T4 廠

27 操作說明 Create 1 3 Mat(P/N) 左邊的方框打勾表示全選亦可單選 2 4 選取想開發票單號反灰表示未完成驗收說明 : 1. GR NO.(103) 為收貨單號, 相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表僅部份驗收, 待全部驗收即可勾選 2. 不同訂單不可開立在同張發票內, 亦即 一發票一訂單 3. GR Amount 不可進行修改, 若單價已進行下修, 會另走 GR 價差回溯流程

28 點選 後會彈出下列視窗 5 限制 : 1. 必須先至 字軌區間與發票章設定維護相關資料 2. 發票號碼不得重覆開立 (SRM & 南廠電子發票平台 ) 3. 發票日期與號碼須符合序時序號 4. 發票號碼為 2 碼字軌 +8 碼數字 5. 每月 9 號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票 6. 電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將自動換算台幣總金額, 不可進行微調 6 說明 : 1. 點選 可至 IR Overview 頁面查詢 列印或作廢此發票 點選 可繼續開立發票 7

29 操作說明 Create_Batch 1 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成驗收之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 Create 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 廠區 TSG/Tablet 包含竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠, 廠區 MD 為竹南 T3.T4 廠

30 操作說明 Create_Batch 說明 : 1. 依據查詢條件, 按下 Search 後, 系統將可請款資料明細顯示於查詢結果 2. 供應商按下 Export 後, 將此份請款資料匯出成 excel 檔案, 即可進行批次編輯

31 操作說明 Create_Batch 4 說明 : 1. 開啟 Excel 後, 填寫發票簿號碼 發票日期, 字軌, 號碼和外幣匯率, 其餘欄位不可異動, 編輯完成後按下 Upload 上傳, 並進行電子簽章, 完成後系統會顯示上傳結果 限制 : 1. 必須先至 字軌區間與發票章設定維護相關資料 2. 發票號碼不得重覆開立 ( SRM & 南廠電子發票平台 ) 3. 發票日期與號碼須符合序時序號 4. 發票號碼為 2 碼字軌 +8 碼數字 5. 每月 9 號前可開立上月發票, 否則僅可開立當月份發票 6. 電子發票唯國內廠商使用, 當交易金額為外幣時, 需自行維護匯率, 系統將自動換算台幣總金額, 不可進行微調 7. 發票日期, 號碼等手動輸入欄位不可為全型英數字 8. 同張發票號碼發票日期 匯率必須相同 9. 上傳發票字軌須符合供應商維護之字軌區間設定, 且字軌與發票簿需具有對應關係 10. 上傳資料表名稱需為 "eirdetail " 6 5

32 6.2.2 IR Overview & Detail

33 操作說明 IR Overview 1 務必記得選取群創法人與廠區 2 點選 Query 查詢 作業說明 : 作廢 發票開立後發現有誤時, 若狀態為群創接收中時, 供應商可自行作廢此發票 接收 發票開立後發生退貨, 若狀態為群創接收中時系統自動作廢該發票, 狀態變供應商接收中, 待供應商接收完成作業 明細 查詢發票明細 列印 狀態為已開發票或發票作廢時, 供應商可自行列印此發票

34 操作說明 IR Overview 作廢 情況 : 發票開立後發現有誤時, 若狀態為群創接收中時, 供應商可自行作廢此發票 1 點選 後會彈出右圖視窗 2 點選 後會彈出右圖視窗 說明 : 1. 專案作廢核准文號非必填欄位 2. 必須填寫作廢原因 3 點選 後會彈出右圖視窗 說明 : 1. 當完成電子簽章作業後, 即完成申請作廢動作, 此時狀態會顯示群創接收中, 需待結報人員接收 4

35 操作說明 IR Overview 接收 情況 : 發票開立後發生退貨, 若狀態為群創接收中時系統自動作廢該發票, 狀態變供應商接收中, 待供應商接收完成作業 1 點選 後會彈出下圖視窗 2 說明 : 1. 當完成電子簽章作業後, 即完成確認動作, 此時狀態會顯示已作廢, 即可列印發票

36 操作說明 IR Overview 明細 1 點選後會彈出下圖視窗, 即可查詢發票明細資料

37 操作說明 IR Overview 列印 1 當狀態顯示已作廢 / 已開發票時, 可點選按鈕列印此發票, 首次列印表頭會顯示正本, 反之則顯示影本 已作廢 已開發票

38 操作說明 開立折讓單 1 2 3

39 操作說明 Debit Note Create 請輸入發票號碼查詢 1 2 說明 : 1. 請先輸入欲開立全額折讓之發票號碼進行查詢作業 2. 按下 Search 後, 系統將該筆發票資訊顯示於查詢結果, 即可進行開立作業

40 操作說明 Debit Note Create 4 3 匯出 Excel 檔 5 選擇正確電子憑證後再按確定 說明 : 按下按鈕後, 系統會彈出對話視窗確認進行開立作業, 接著需進行電子簽章功能, 完成簽章後狀態將顯示為群創接收中, 待結報人員確認

41 操作說明 Debit Note Create 4 說明 : 1. 點選 可至 Debit Note Overview 頁面查詢 列印此折讓證明單 點選 可留在此頁繼續開立其他折讓單

42 6.2.3 Debit Note Overview & Detail

43 操作說明 Debit Note Overview 可選擇折讓原因縮小查詢範圍 1 2

44 操作說明 Debit Note Overview 接收

45 操作說明 Debit Note Overview 明細 1

46 操作說明 Debit Note Overview 列印 1 當狀態顯示已結案時, 可點選按鈕列印折讓證明單

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