關貿流通網系統使用手冊_家樂福

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莺居靳
5 years ago
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1 E-hub 系統使用手冊 for 家樂福關貿網路股份有限公司中華民國 105 年 5 月

2 目錄 1. 前言作業環境 Web_based 用戶 AP2AP 用戶服務項目申請流程登入系統系統管理功能權限設定資料存取權限設定用戶基本資料維護發票基本資料維護訂單下載商品資料庫電子發票作業發票號碼維護發票開立發票批次簽章銷項發票查詢發票批次作廢銷項媒體申報進項發票列印進項媒體申報發票上傳查詢... 23

3 9.10 發票重新轉入帳務作業帳務資料查詢帳務報表下載開立單據查詢如何使用收據? 收據開立作業銷項收據查詢退貨單下載退貨通知單報表下載退貨數量確認退貨單報表下載退貨數量差異報表下載退貨通知與退貨單通知設定

4 1. 前言全球在網際網路 (Internet) 風起雲湧的時刻, 莫不以 e 化或 DotCom 作為企業改革及邁入下一世紀的主要方向與策略在網際網路的環境上推展電子商務 (E-Commerce, EC) 及運用網路進行企業間資訊共享 (Information sharing), 已經成為全球企業主要應用目標及未來發展遠景商業上的活動如銷售訂購付款會計以及相關的作業管理都可透過網際網路來運作, 而電子商務時代的來臨也徹底地改變了傳統的商業模式企業間的夥伴關係 (business partnership) 透過電子商務從以往單純的供需關係發展成共存共榮的經濟共同體, 從設計市場需求及相關業務資料的交流與分享, 強化了企業間的合作 (collaboration) 而隨著全球運籌 (Global Logistics) 的趨勢及彈性快速應變 (Quick Response) 的要求下, 為了能在不提高存貨的情形下快速即時地滿足客戶的需求, 企業必須由以製造為主的時代進化成以需求鏈 (Demand Chain) 與供應鏈 (Supply Chain) 資訊整合為主的時代流通業為民生基礎產業, 舉凡貨物供銷配送運輸倉儲庫存等之作業效率皆會直接影響到企業獲利近幾年來拜科技進步之賜, 不僅電腦運算速度與日俱增, 處理大量資料已不再困難, 網際網路之發達更使得相隔兩地之資料傳遞舉手便可完成利用網路科技將買賣雙方緊密地結合在一起逐漸成為企業提升競爭力的不二法門, 政府也大力推動各項流通業 e 化專案, 期以網路科技推動整體流通產業的效率, 進而創造更多的商機為了協助流通零售通路及其供應商降低日常作業上的成本又能促進 ECR 的效益, 關貿網路建置一個完整且穩定的流通業資訊傳輸平台 ( 以下簡稱流通網 ), 期以開放式的網路平台架構, 除了讓多家通路可以更快速地導入電子化交易外, 也可讓供貨廠商方便地以單一介面與多家通路進行日常作, 達到供銷雙贏的目的流通網提供之服務主要以 Web-based 作業為主, 使得大部份的供應商只要透過 Browser 就可以很方便地與各零售通路進行資料交換此外, 考量供應商本身應用系統整合, 本服務亦提供以 AP2AP 方式與流通網直接連線進行資料交換, 而免除作業人員連線上網操作, 達到自動化交換資料, 並與其內部系統整合之目標 2

5 2. 作業環境 2.1. Web_based 用戶欲順利執行流通網各項系統功能, 您必須具備下列軟硬體設備 : (1) 個人電腦 (PC) 個人電腦 (PC) 或筆記型電腦 (Notebook) PentiumⅡ300 以上 CPU 主記憶體 (RAM)128MB 以上硬碟 (HardDisk) 剩餘空間 100MB 以上 (2) 上網設備 ( 具備下列任一即可 ) 撥接數據機 : 符合 V90 通訊協定之 56Kbps 數據機寬頻數據機 :ADSL 數據專線 (3) 網際網路連線帳號 : 請向各 ISP 申請, 如中華電信 (Hinet) 數位聯合 (Seednet) 或寬頻 / 固網業者等 (4) 中文視窗 (Windows) 系統,Windows 2000 以上, 須具備 Big-5 中文內碼 (5) 網際網路瀏覽軟體 (Browser): 建議為 IE10.0 以上版本, 解析度 (6) 電子信箱 ( address) (7) 憑證 : 如使用電子發票功能, 用戶需另行向政府認可之憑證管理中心 (CA) 申請憑證本服務提供之憑證中心有政府工商憑證中心 (MOECA) 及台灣網路認證中心 (TWCA) 如使用政府工商憑證中心之憑證則需另備讀卡機 2.2. AP2AP 用戶 (1) SEPower 軟體 : 為關貿提供之連線軟體, 其安裝作業功能及作業環境需求詳見 SEPower 使用手冊 (2) 請備置一個人電腦, 作為連線之前置處理機, 與流通網連線用, 有關個人電腦規格需求詳見 SEPower 使用手冊 (3) 訊息傳輸格式 : 為提供用戶使用 AP2AP 服務時, 流通網將提供之傳輸訊息類別及其訊息糖式, 用戶可據以開發整合於其應用系統之程式, 詳細規格詳見關貿流通 E-hub 訊息傳輸格式技術手冊 (4) 網路環境 : 以 Ethernet 連接接上網際網路之內部區域網路, 或以專線 ADSL 或數據機撥接外線電話方式連接網際網路 (5) 憑證 : 如使用電子發票功能, 用戶需另行向政府認可之憑證管理中心 (CA) 申請憑證以 AP2AP 方式傳輸電子發票者, 需使用台灣網路認證中心 (TWCA) 之憑證 3

6 3. 服務項目 (1) 關貿流通 E-hub 系統網址 : (2) 系統服務時間 :24 小時全年無休 (3) 電話諮詢服務 (4) 關貿網路提供客戶服務專線 , 輸入貴公司的統一編號後即有專人為您服務 (5) 佈告欄 (Hot News) 關貿流通 E-hub 將在首頁的體系綜合佈告欄提供給您最新的系統公告 (6) FAQ ( 常見問題與解答 ) 關貿流通 E-hub 將把用戶經常詢問的問題加以整理後, 彙整編輯置於首頁的 FAQ, 以供用戶隨時瀏覽查詢或下載 4

7 4. 申請流程連線供應商關貿網路通路填申請表蓋公司大小章 fax 申請表郵寄正本核證系統帳號 / 密碼 fax / 通知證號函郵寄正本開始使用如有疑問, 請電洽圖 4-1 5

8 5. 登入系統於網址列輸入關貿流通 E-hub 網址後, 即可看到下列關貿流通 E-hub 首頁畫面 : 輸入證號核定函上用戶代碼與用戶密碼點選確定後, 即可登入系統看到下列畫面 : 6

功能權限設定系統管理之用戶權限設定畫面如下, 選擇要設定的子帳號後, 將要設定的功能從左邊新增到右邊, 設定完成之後點右上角的確定即可 6.2.

9 6. 系統管理用戶代碼後加上 M 者即為擁有管理者權限, 若申請多個帳號, 則其他帳號中並不會有 M 出現且, 申請多帳號時, 拿到證號核定函後, 需先以管理者身分登入, 至系統管理之功能權限設定將其他帳號的權限設定好之後, 其他帳號登入系統時才可以看到功能及資料 6.1. 功能權限設定系統管理之用戶權限設定畫面如下, 選擇要設定的子帳號後, 將要設定的功能從左邊新增到右邊, 設定完成之後點右上角的確定即可 6.2. 資料存取權限設定如需設定子帳號可看到之特定店別或廠編資料, 需進行資料存取權限設定畫面如下, 選擇要設定的子帳號後, 將要設定的廠編或廠編 + 店別從左邊新增到右邊, 設定完成之後點右上角的確定即可 7

帳號, 但是請記得於下方打勾決定要讓哪幾組 e-mail 收到通知, 或者是不需通知

10 6.3. 用戶基本資料維護若以系統管理者帳號登入, 可以看到其他帳號的資料並進行修改, 但是不能更改其密碼資料可設五組帳號, 但是請記得於下方打勾決定要讓哪幾組收到通知, 或者是不需通知 6.4. 發票基本資料維護於此處設定需要開立與接收電子發票的營業人統編相關資料點選新增即可新增資料, 畫面如下 : 如新增之資料只希望該帳號可以看到, 則點選用戶代碼 ; 如點選 GLN/ 廠編, 則同一公司之其他帳號都可以看到該筆資料另需設定開立電子發票時, 所使用之 8

11 憑證種類另外, 需設定此統編可以開哪些通路的發票, 請在下方的統一編號對應設定勾選此統編要開立發票的通路, 並設定是否要預設為發票抬頭, 每個通路可以預設一組統編為發票抬頭當所有統編基本資料資料都填好後, 點確定即可 7. 訂單下載廠編 : For 家樂福體系, 廠編出現的資料為廠商 GLN 號碼如果於使用者權限設定裡有設定該帳號可以看哪一間店或哪一個部門的訂單, 則在這裡會顯示出 GLN 號碼 + 店代碼或 GLN+ 部門代碼 For 其他體系, 則會出現廠編資料可依照體系別廠編店別訂單日期為查詢條件, 進行訂單資料查詢, 也提供以訂單號碼直接查詢的功能另, 系統提供依照訂單號碼訂單日期到貨日期 ( 送貨期間 ) 轉檔時間排序之功能, 且可自行選擇要由大至小或由小至大排序, 可選擇三種排序條件使用方式為 : 如第一個選訂單日期由大至小, 第二個選轉檔時間 ( 沒有勾由大至小 ), 則結果會是先用訂單日期由大至小去排序, 然後相同訂單日期的訂單會再用轉檔時間由小至大去排列 9

點選未下載資料可以列出未下載之訂單資料進行列印查詢條件輸入好之後, 點選查詢, 即出現如下畫面 : 一頁十筆訂單資料, 可直接點選訂單號碼看訂單內容, 或可勾選多筆訂單點選訂單列印後一起列印, 但是一次最多可選 10 筆另外可點選訂單列印 ( 包含貨號 ), 訂單上除了商品條碼外還會有家樂福的商品貨號勾選訂單筆數之後點文字檔下載或貨號文字檔下載, 可以將該些訂單資

12 點選未下載資料可以列出未下載之訂單資料進行列印查詢條件輸入好之後, 點選查詢, 即出現如下畫面 : 一頁十筆訂單資料, 可直接點選訂單號碼看訂單內容, 或可勾選多筆訂單點選訂單列印後一起列印, 但是一次最多可選 10 筆另外可點選訂單列印 ( 包含貨號 ), 訂單上除了商品條碼外還會有家樂福的商品貨號勾選訂單筆數之後點文字檔下載或貨號文字檔下載, 可以將該些訂單資料轉成文字檔之後, 再匯入內部系統重複利用, 就不需要再將訂單資料重複登打至內部系統訂單文字檔格式採 Master/Detail 格式, 每列 M 開頭為單頭, D 開頭為明細, 分述如下 : (1) Master 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Master 註記 X M 2. 買方 X 3. 部門編號 X 4. 訂單號碼 X 5. 訂貨日期 X YYYYMMDD = 2002/9/28 6. 供應商編號 X 7. 送貨地點 X 8. 到貨日期 X 9. 到貨時間 X 10

13 10. 店訂單號碼 X 11. 店別 X (2) Detail 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Detail 註記 X D 2. 條碼 X 3. 每箱入數 N (8+0) 20 = 每組入數 N (8+0) 5. 訂貨箱數 N (8+0) 6. 訂貨入數 N (8+0) 7. 搭贈數量 N (8+0) 8. 單位 X Piece 9. 單價 N (8+2) = 貨號文字檔下載格式如下 : (1)Master 欄位長度起格迄格資料型態備註記錄別 X T1 異動別 1. 取消 X 5. 更新 9. 原始零售商代碼如為家樂福, 請填 X GLN, 如為店訂單, 則填分店 GLN 其他通路統編訂單號碼 X 送貨地點代碼 X 送貨地點 X 訂單日期 X YYYYMMDD 11

14 批次 ( 版次 ) X 送貨日期 X 送貨截止日期 X 供應商廠編 X YYYYMMDDHH MM YYYYMMDDHH MM 如為家樂福, 為供應商 GLN, 如為其他零售商, 則依各零售商訂單所填之供應商廠編 12. 部門編號 X 處理人員 X 訂單時間 X (2) Detail YYYYMMDDHH MMSS 欄位長度起格迄格資料型態備註記錄別 X T2 項次 N 商品條碼 X 商品貨號 X 商品名稱 X 商品規格 X 單價 N (7+4) 訂單數量 N 單位 X 包裝說明 X 包裝數 N 訂貨箱數 N 銷貨金額 ( 未稅 ) N (9+4) 贈品 N 12

15 15. 保留欄位 X 8. 商品資料庫 8.1 商品查詢可於此處查詢商品資料, 也可下載商品資料可輸入商品條碼搜尋商品資料, 輸入查詢條件後點確定即出現以下畫面 : 8.2 商品維護勾選異動註記即可修改商品中文名稱修改資料之後點修改即可 9. 電子發票作業 9.1. 發票號碼維護開立電子發票時可自行輸入發票號碼, 或由系統取得發票號碼如選擇由系統取得號碼, 則需先設定發票號碼範圍與字軌設定發票號碼範圍與字軌之方式為 : 13

點選電子發票作業之發票號碼維護處, 則出現如下畫面 : 畫面上可以看到已設定好的發票號碼與字軌,

再點選刪除即可另, 若想修改發票號碼範圍, 則點選字軌處, 即可進行修改請注意,

16 點選電子發票作業之發票號碼維護處, 則出現如下畫面 : 畫面上可以看到已設定好的發票號碼與字軌, 如需新增則點新增發票字軌, 即出現如下畫面 : 選擇要設定的營業人公司名稱與體系後, 輸入發票字軌與號碼範圍, 設定好之後點選確定即可此後於開立電子發票時, 若選擇系統自動取得則系統將從設定好的範圍中自動取得發票號碼若需刪除已設定但完全未使用之字軌與發票號碼, 則先於刪除註記處勾選後, 再點選刪除即可另, 若想修改發票號碼範圍, 則點選字軌處, 即可進行修改請注意, 不可修改已過月份之發票號碼只可修改發票迄號, 且不能小於已使用號碼修改之後點確定即可 9.2. 發票開立要開立電子發票時, 則點選電子發票作業之發票開立其畫面如下 : 14

系統會出現訊息提醒尚有幾張單據未開立發票以及部分開立的單據筆數將查詢條件輸入後,

也可以修改商品名稱出 / 收貨數量與未稅單價出 / 收貨數量不可大於訂單數量且,

17 系統會出現訊息提醒尚有幾張單據未開立發票以及部分開立的單據筆數將查詢條件輸入後, 即會出現如下畫面, 可選擇要開立電子發票的訂單點選訂單號碼即出現如下畫面 : 先確認發票內容後簽章勾選要開立發票的品項後, 選擇營業人公司名稱, 輸入發票日期與發票號碼, 發票號碼可自行輸入或選擇由系統自動取得點選金額加總可以先計算銷售額與稅額另, 也可以修改商品名稱出 / 收貨數量與未稅單價出 / 收貨數量不可大於訂單數量且, 前張發票日期不可晚於目前開立發票日期, 且發票日期不可早於訂單日期如發票號碼為 AA 之發票日為 10 月 1 日, 則發票號碼 15

18 AA 之發票日不可早於 10 月 1 日此時可選擇先確認發票內容, 之後再進行批次簽章, 或直接進行發票開立動作如要先確認發票內容後簽章, 則點儲存發票內容, 點選儲存發票內容後會跳出確認訊息, 其畫面如下 : 確定資料無誤, 點選確定後即可如使用系統自動取得方式輸入發票號碼, 點選開立後出現如下畫面, 則需先至發票號碼維護設定發票字軌與號碼範圍再來開立發票直接進行發票開立及簽章作業勾選要開立發票的品項後, 選擇營業人公司名稱, 輸入發票日期與發票號碼, 發票號碼可自行輸入或選擇由系統自動取得點選金額加總可以先計算銷售額與稅額另, 也可以修改商品名稱出 / 收貨數量與未稅單價出 / 收貨數量不可大於訂單數量此時可選擇先確認發票內容, 之後再進行批次簽章, 或直接進行發票開立動作如要直接進行發票開立動作, 則點發票開立, 點選發票開立後會跳出確認訊息, 其畫面如下 : 16

19 確定資料無誤, 點選確定後即會另外打開一個視窗, 出現如下畫面 : 17

20 點選確認簽章後, 即會使用到憑證畫面如下 : 點選憑證名稱後, 點確定, 即會出現如下之輸入密碼的畫面 18

21 確認密碼無誤之後, 即會出現如下之電子發票簽章中畫面稍等一下之後, 即會出現如下之簽章完成畫面 19

9.3. 發票批次簽章於此處可進行已確認發票資料但尚未簽章之發票的批次簽章動作, 點選發票批次簽章即出現如下畫面 :

後即出現如下畫面, 如要下載則勾選該筆資料後點選預覽或點發票號碼超連結即可下載流程狀態為已簽章傳送中

22 9.3. 發票批次簽章於此處可進行已確認發票資料但尚未簽章之發票的批次簽章動作, 點選發票批次簽章即出現如下畫面 : 輸入查詢條件後點查詢即出現如下畫面 : 選擇憑證儲存方式, 之後再勾選要進行簽章之發票點選發票簽章後之步驟與發票開立功能點選發票開立後相同 9.4. 銷項發票查詢於此處下載已開立並簽章之電子發票資料點選銷項發票查詢後畫面如下 ; 輸入查詢條件點選查詢後即出現如下畫面, 如要下載則勾選該筆資料後點選預覽或點發票號碼超連結即可下載流程狀態為已簽章傳送中已接收的才可以下載另傳送政府平台的欄位如果有時間表示已上傳過資料給政府平台, 如想重新上傳, 請勾選該筆資料後點重送政府平台若要刪除尚未傳送之發票, 可點選該發票後面的刪除按鈕已確認已簽章和退回的發票才可以刪除 20

23 9.5. 發票批次作廢如家福將電子發票退回, 則資料會被放在發票作廢功能中, 若真的需要作廢發票, 則可於此處進行發票作廢動作另如已進行簽章之電子發票也可於此處進行作廢動作點選電子發票作業之發票批次作廢則出現如下之畫面點查詢後畫面如下, 需先選取憑證儲存方式勾選要作廢的發票資料後點發票簽章進行簽章動作即可勾選要作廢之發票後, 點發票簽章將另外跳出一個視窗, 其畫面如下 : 21

24 畫面左上角會出現作廢二字, 表示為作廢發票後續簽章操作方式與發票簽章相同 9.6. 銷項媒體申報於銷項媒體申報功能處, 可以產生媒體申報檔可合併於營業稅媒體申報檔案中, 一同申報營業稅若為使用人工申報者, 可以列印發票明細表, 做為附件其畫面如下 : 選擇申報期間或申報月份後, 點選產生媒申檔, 將檔案儲存下來即可與其他營業稅媒體申報檔案合併進行網路或媒體報稅媒申檔的內容如下 : 點選產生媒申報表將產生查詢範圍中的發票明細表, 可以列印下來做為人工申報之附件點選產生媒申報表後即可下載檔案 22

9.7. 進項發票列印於此處可列印家樂福開立給貴公司的發票輸入查詢條件後點查詢即可點選查詢後出現如下畫面 :

進項媒體申報如要將家樂福開給貴公司的發票資料轉成媒體申報檔案或使用發票明細表去進

即可將檔案儲存下來與其他營業稅媒體申報檔案合併進行網路或媒體報稅點選產生媒申報表將產生查詢範圍中的發票明細表,

25 9.7. 進項發票列印於此處可列印家樂福開立給貴公司的發票輸入查詢條件後點查詢即可點選查詢後出現如下畫面 : 如要下載則勾選該筆資料後點選預覽或點發票號碼超連結即可下載 9.8. 進項媒體申報如要將家樂福開給貴公司的發票資料轉成媒體申報檔案或使用發票明細表去進行營業稅申報可在此處進行媒申檔下載或列印發票明細表, 其畫面如下 : 點選產生媒申檔即可將檔案儲存下來與其他營業稅媒體申報檔案合併進行網路或媒體報稅點選產生媒申報表將產生查詢範圍中的發票明細表, 可以列印下來做為人工申報之附件 9.9. 發票上傳查詢若貴公司是用 AP2AP 方式, 即透過 SEPower 上傳發票至關貿流通 E-hub, 當發使用 SEPower 將資料傳送出來之後想要知道是否上傳成功, 請在上傳後一個小時, 至 E-hub 點選發票上傳查詢進行查詢查詢畫面如下 : 23

查詢條件可以用上傳日期區間查詢也可以用單一發票號碼查詢輸入上傳發票之日期與時間後點查詢即可看到如下之畫面 : 於此處可以看到此段時間所上傳之成功與失敗之筆數也可直接整批下載失敗原因發票上傳失敗原因與處理方式 1. S001 : 無發票方負責人請檢查文字檔中發票方負責人欄位必須有資料 2.

S007 : 無發票號碼請檢查文字檔中發票號碼欄位必須有資料 7. S008 : 無發票日期請檢查文字檔中發票日期欄位必須有資料 8. S009 : 無訂單號碼請檢查文字檔中訂單號碼欄位必須有資料 9. S010 : 無受票方統編請檢查文字檔中受票方統編欄位必須有資料 10. S011 : 無發票方統編請檢查文字檔中發票方統編欄位必須有資料 11.

26 查詢條件可以用上傳日期區間查詢也可以用單一發票號碼查詢輸入上傳發票之日期與時間後點查詢即可看到如下之畫面 : 於此處可以看到此段時間所上傳之成功與失敗之筆數也可直接整批下載失敗原因發票上傳失敗原因與處理方式 1. S001 : 無發票方負責人請檢查文字檔中發票方負責人欄位必須有資料 2. S003 : 品項 (xxxx) 的商品條碼及商品代碼欄位空白品項 (xxxx) 的商品條碼或商品代碼其中之ㄧ必須要有資料, 請檢查文字檔中此兩欄位之一是否有資料 3. S004 : 數量非數字品項數量的欄位只接受數字, 不可有, 4. S005 : 單價非數字品項單價的欄位只接受數字, 不可有, 5. S006 : 金額非數字品項金額的欄位只接受數字, 不可有, 6. S007 : 無發票號碼請檢查文字檔中發票號碼欄位必須有資料 7. S008 : 無發票日期請檢查文字檔中發票日期欄位必須有資料 8. S009 : 無訂單號碼請檢查文字檔中訂單號碼欄位必須有資料 9. S010 : 無受票方統編請檢查文字檔中受票方統編欄位必須有資料 10. S011 : 無發票方統編請檢查文字檔中發票方統編欄位必須有資料 11. S012 : 無賣方 GLN/ 廠編請檢查文字檔中發票人 EAN code 欄位必須有資料 12. S013 : 總銷售金額太大請檢查文字檔中總銷售金額欄位資料是否正確 13. S014 : 總銷售金額非數字總銷售金額的欄位只接受數字, 不可有, 14. S015 : 總營業稅額太大請檢查文字檔中總營業稅額欄位資料是否正確 15. S016 : 總營業稅額非數字總營業稅額的欄位只接受數字, 不可有, 16. S017 : 總計金額太大請檢查文字檔中總計金額欄位資料是否正確 17. S018 : 總計金額非數字總計金額的欄位只接受數字, 不可有, 18. E001 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已送至通路, 不能作廢發票表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已送出給通路, 不能再上傳作廢發票, 需請通路將發票退回後才可作廢該張發票 19. 無此訂單號碼, 可能原因 : 發票日期必須在訂單日期之後或供應商編號 (GLN) 24

有誤表示查無此張訂單號碼, 請確認文字檔中發票人 EAN code 所填寫的廠商 GLN 是否正確 ; 發票日期是否在訂單日期之後 ; 此訂單是否已上網 ; 訂單號碼是否正確 20. E002 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已作廢發票, 無須再作廢表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已作廢, 不需重覆上傳作廢發票 21.

E004 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已作廢發票, 不能修改發票表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已作廢, 不能再次上傳發票 23.

27 有誤表示查無此張訂單號碼, 請確認文字檔中發票人 EAN code 所填寫的廠商 GLN 是否正確 ; 發票日期是否在訂單日期之後 ; 此訂單是否已上網 ; 訂單號碼是否正確 20. E002 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已作廢發票, 無須再作廢表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已作廢, 不需重覆上傳作廢發票 21. E003 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已送至通路, 不能修改發票表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已送出給通路, 不能再次上傳, 如要修改發票內容需請通路將此發票退回後才可再次上傳更新後的發票 22. E004 : 此 ban[xxxxxxxx], invoiceno[xxxxxxxxxx] 已作廢發票, 不能修改發票表示此發票號碼 [xxxxxxxxxx] 已作廢, 不能再次上傳發票 23. E005 : 此商品條碼有誤, 或可能有重複條碼,itemNo xxxx: [xxxxxxxxxx] 表示此發票中第 xxxx 個 item 的商品條碼有誤或重複出現, 有誤原因為對應此張發票的訂單中找不到有這個條碼 [xxxxxxxxxx] 的商品 24. E006 : 此買方商品代碼有誤, 或可能有重複,itemNo xxxx: [xxxxxxxxxx] 表示此發票中第 xxxx 個 item 的買方商品代碼有誤或重複出現, 有誤原因為對應此張發票的訂單中找不到有這個買方商品代碼 [xxxxxxxxxx] 的商品 25. E007 : 無此訂單號碼表示查無此張訂單號碼, 請確認此訂單是否已上網 ; 訂單號碼是否正確 26. E008 : 此發票可能除了贈品 ( 單價為 0) 外無其他品項表示此發票中除了單價為 0 的品項外, 沒有其他的品項了 9.10 發票重新轉入若想重新轉入上傳失敗之發票, 可使用發票重新轉入功能, 畫面如下 : 輸入查詢條件後點查詢即出現如下畫面 : 勾選要重新轉入的資料後點重新轉入即可 10. 帳務作業 25

將發票開立出去之後, 如果想要查詢發票狀態, 或某張訂單是否已開過發票以及想要列印發票匯總表做資料比對確認, 可以至帳務作業的帳務資料查詢功能進行查詢 10

輸入查詢條件後點選查詢, 其畫面如下, 發票 / 折讓 / 收據資料分成三個頁籤點選發票號碼, 可以看到該張發票的資料, 若為銷項發票,

28 將發票開立出去之後, 如果想要查詢發票狀態, 或某張訂單是否已開過發票以及想要列印發票匯總表做資料比對確認, 可以至帳務作業的帳務資料查詢功能進行查詢帳務資料查詢若想看發票 / 收據與折讓資料目前的狀態, 可至帳務作業之帳務資料查詢進行查詢另外可以依照店別單據號碼單據日期訂單編號異動日期做排序輸入查詢條件後點選查詢, 其畫面如下, 發票 / 折讓 / 收據資料分成三個頁籤點選發票號碼, 可以看到該張發票的資料, 若為銷項發票, 點選訂單號碼可以看到此訂單曾經開立過的所有發票資料點選流程狀態可以看到流程改變的歷程時間另於查詢頁可直接下載查詢條件下所有的帳務明細帳務清單與帳務清單文字檔帳務資料文字檔下載格式如下 : 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. 買方統編 X 26

29 2. 賣方統編 X 3. 訂單號碼 X 4. 到貨日期 X 5. 發票號媽 X 6. 發票日期稅別 X 1: 應稅 2: 零稅 8. 銷售額 N 9. 稅額 N 3: 免稅總金額 N 狀態 X V: 開立 C: 已確認 D: 傳送中 E: 已接收 F: 退回 G: 作廢 12. 註記 X 狀態為退回時, 此位退回原因 13. 店別 X 若店別不只為一 10.2 帳務報表下載若要下載帳務彙總報表或明細報表可使用此功能家時填入值為 xxxxxxxxxx 27

開立單據文字檔下載格式如下 : (1) Master 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Master 註記 1 1 1 X M 2.

30 輸入查詢條件點下載彙總報表或下載明細報表即可 10.3 開立單據查詢若要查詢開立單據是否已開立發票, 可使用開立單據查詢功能, 另若要隱藏不需開立之資料, 也可下載文字檔或 CSV 檔開立單據文字檔下載格式如下 : (1) Master 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Master 註記 X M 2. 買方 X 3. 驗收單號碼 X 4. 驗收單日期 X YYYYMMDD = 2002/9/28 5. 供應商編號 X 6. 訂單號碼 X 7. 訂單日期 X 28

8. 店別 20 84 103 X 9. 總金額 14 104 117 N(9+4) 10. 備註 40 118 157 X 11. 保留欄位 40 158 197 X (2) Detail 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Detail 註記 1 1 1 X D 2. 條碼 14 2 15 X 3. 貨號 20 16 35 X 4. 品名 150 36 185 X 5.

31 8. 店別 X 9. 總金額 N(9+4) 10. 備註 X 11. 保留欄位 X (2) Detail 欄位長度起格迄格資料型態範例 1. Detail 註記 X D 2. 條碼 X 3. 貨號 X 4. 品名 X 5. 每箱入數 N (8+0) 20 = 每組入數 N (8+0) 7. 驗收箱數 N (8+0) 8. 驗收數量 N (8+0) 9. 搭贈數量 N (8+0) 10. 單位 X Piece 11. 單價 N (7+4) 12. 備註 X 13. 保留欄位 X 輸入查詢條件點查詢, 畫面如下 : 若要隱藏某筆資料則點選該筆資料後方的隱藏即可 29

32 11. 如何使用收據? 收據作業模式類似發票作業, 功能分為收據開立作業銷項收據查詢 11.1 收據開立作業點選收據開立作業後畫面如下 : 輸入查詢條件後點單開查詢即出現如下畫面 : 點訂單號碼後即出現如下之開立畫面 : 收據類別分為 [ 一般收據 ] 與 [ 農 ( 漁牧 ) 收據 ], 勾選商品品項, 按下 [ 金額加總 ] 按鈕可做商品的金額總計按下 [ 儲存收據內容 ] 按鈕後, 完成收據資料登錄 30

33 11.2 銷項收據查詢點選銷項收據查詢後畫面如下 : 輸入查詢條件後點查詢即出現如下畫面 : 勾選欲下載的收據後點預覽或直接點選收據號碼即可下載收據報表 31

34 12. 退貨單下載若需要下載家樂福提供的退貨單資料, 則可點選訂單作業中的退貨單下載, 輸入查詢條件後點選右上角查詢退貨單資料 ; 查詢條件可使用廠編店別退貨單通知日期區間以及退貨單號碼進行查詢僅能查詢退貨通知日期兩個月內的資料狀態可選擇待確認已確認已簽章已傳送已驗收操作畫面如下 : 輸入好查詢條件點選查詢後即會出現如下畫面 : 一頁會顯示十筆退貨資料, 退貨通知下載狀態空白表示該退貨通知單還沒有下載過, 若為 Y 則表示已下載過退貨通知單狀態若為待確認表示此退貨通知單尚未進行退貨數量的確認若狀態為已確認表示該筆退貨通知單已確認過數量但尚未簽章送出若狀態為已簽章代表已確認過數量並已進行簽章若狀態為已傳送代表已確認過數量並已進行簽章且資料已傳送給家樂福若狀態為已驗收代表家樂福已回傳實際退貨的資料簽章確認時間欄位若是空白, 表示尚未進行簽章轉檔時間為資料第一次轉入系統的時間最後異動時間為資料最後一次異動的時間 32

35 若須查詢未簽章退貨單, 其中狀態包含待確認已確認, 可點選未簽章查詢, 此查詢將會查出退貨通知日期 30 天內全部未簽章資料, 畫面如下 : 點未簽章查詢按鈕會先出現提示訊息點確定後即呈現查詢結果清單頁 12.1 退貨通知單報表下載 33

36 若需下載 / 查看退貨通知單內容, 可直接點選退貨通知單號碼, 或直接勾選多筆退貨資料後再點選退貨通知單列印一次最多可 10 筆資料一起下載點選退貨通知單號碼, 或直接勾選多筆退貨資料後再點選退貨通知單列印後畫面如下 : 點退貨通知單報表下載按鈕後可下載退貨通知單報表的 PDF 檔,PDF 檔畫面如下 : 12.2 退貨數量確認 34

退貨通知單內容必需確認接受退貨數量後再簽章送出給家樂福, 故若退貨通知單狀態顯示為待確認則代表該筆退貨單尚未確認退貨數量請點勾選欲輸入確認數量的退貨通知單並點選上方的批次確認數量 / 傳送後進入退貨數量確認畫面, 一次最多可勾選 10 筆退貨通知單, 確認畫面如下 : 確認數量的欄位會自動帶入退貨通知單的數量, 數量只可改低不可改高, 且若不接受退貨也必須將數量改成

37 退貨通知單內容必需確認接受退貨數量後再簽章送出給家樂福, 故若退貨通知單狀態顯示為待確認則代表該筆退貨單尚未確認退貨數量請點勾選欲輸入確認數量的退貨通知單並點選上方的批次確認數量 / 傳送後進入退貨數量確認畫面, 一次最多可勾選 10 筆退貨通知單, 確認畫面如下 : 確認數量的欄位會自動帶入退貨通知單的數量, 數量只可改低不可改高, 且若不接受退貨也必須將數量改成 0 若確認退貨數量無誤即可在確認數量畫面中點選上方的簽章並傳送請注意! 在簽章之前可點選多次儲存內容, 點儲存之後狀態會變成已確認但是簽章僅能簽章一次, 簽章成功狀態即會變成已簽章, 系統會在隔天凌晨將資料傳送給家樂福點選簽章並傳送後的畫面如下 : 必須點選簽章按鈕進行簽章簽章完成後出現如下畫面, 退貨通知單狀態變成已簽章並且有簽章確認時間 : 35

38 12.3 退貨單報表下載當家樂福回傳退貨資料後, 可自行至清單列表中列印退貨單請注意! 退貨通知單狀態為已驗收才可列印退貨單點選退貨單號碼, 或直接勾選多筆退貨資料後再點選退貨單列印後畫面如下 : 點退貨單報表下載按鈕後可下載退貨單報表的 PDF 檔,PDF 檔畫面如下 : 36

39 12.4 退貨數量差異報表下載只要曾經修改並且儲存確認數量後即可列印數量差異報表, 一次只能下載一張退貨單的差異報表勾選該張退貨單並點數量差異報表按鈕後即出現如下畫面 : 若退或數量與退貨通知單確認數量不同時, 退貨單數量會呈現紅色若家樂福尚未回傳最後退貨數量則退貨單數量將呈現 0 若要下載 PDF 報表則點選退貨數量差異報表下載,PDF 檔畫面如下 : 37

12.5 退貨通知與退貨單 e-mail 通知設定當退貨通知單與退貨單轉入系統時, 系統會即時發送 e-mail 通知, 若要收到此 e-mail 通知請至系統管理的用戶基本資料維護維護 e-mail 信箱請先在維護好 e-mail 信箱後, 需再到退貨通知方式勾選是哪幾組 e-mail 信箱要收到

40 12.5 退貨通知與退貨單通知設定當退貨通知單與退貨單轉入系統時, 系統會即時發送通知, 若要收到此通知請至系統管理的用戶基本資料維護維護信箱請先在維護好信箱後, 需再到退貨通知方式勾選是哪幾組信箱要收到通知另, 當退貨通知單轉入系統時, 會發退貨通知單通知, 退貨通知單的單號都是由數字組成當家樂福將已確認的退貨資料傳至系統後, 會再發退貨單通知, 退貨單的單號第一碼是 T 開頭且若廠商於收到退貨通知單後的 48 小時內都沒有點閱, 則系統將再次發出通知 38

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PowerPoint 簡報 Update:2019/02 憑證小幫手操作說明 1 憑證小幫手簡介憑證小幫手為 AP 版的憑證中心, 提供使用者在 Windows 與 MAC 平台進行 ( 電腦版 ) 憑證申請與更新憑證匯入憑證匯出檢查憑證電腦檢測操作說明公告等功能, 以便使用者對憑證進行相關的管理請點選 Windows 版 - 操作說明 Mac 版 - 操作說明 2 憑證小幫手操作說明 Windows 版