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些枫夕
4 years ago
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1 第五章發票管理 5-1 發票功能說明使用電子發票的優點 :1. 飯店系統直接連結發票機, 將消費開立出來 2. 每一筆開立的發票於系統中都會留存 3. 查詢方便 4. 可列印二個月一次的申報報表, 不用以人工方式填表飯店系統連結的發票系統有二種模式 : 電子式發票及三聯式發票電子式發票 : 飯店自行設計屬於自己風格的發票套印格式, 上面可以有飯店的聯絡資訊及飯店的 LOGO, 可以設計出自己的特色, 提升飯店的形象, 列印方式使用傳統的點矩陣印表機, 直接列印發票號碼消費項目金額等資料在套表發票上 ; 發票本身沒有發票號碼, 發票號碼由電腦列印三聯式發票 : 使用向國稅局購買的三聯式空白發票, 發票本身就有連號的發票號碼, 每盒二百五十張, 再由我們的系統套印發票號碼消費項目金額等資料到發票上 5-2 發票機安裝設定電子式發票機設定電子式發票機使用印表機來列印, 所以必需設定印表機, 且紙張大小一般為中一刀, 所以必需自訂紙張大小, 如果使用中一刀, 則印表機的紙張大小使用自訂紙張大小 ( 寛度 :2159 公厘高度 :1397 公厘 ), 如果工作站是 2000 或是 XP 自訂紙張的設定請參考 : 自訂印表機設定飯店系統參數設定飯店系統參數設定工作站設定作站設定 : 勾選發票開立工作站, 選擇電子式發票輸出印表機 ( 如範例為選擇 EPSON LQ-300 印表機, 如果是使用網路上的印表機, 例 :\\USER\EPSON LQ-300, 為使用電腦名稱為 USER 的 EPSON LQ-300 印表機 ), 如圖 5-2-1

起始結束號碼, 目前號碼不需設定系統會自動帶入, 櫃台編號不用設定, 如圖 5-2-2 ( 圖

2 ( 圖 5-2-1) 發票開立維護發票開立維護 : 開啓稽核營運 -> 營業報表 -> 發票開立維護點選發票號碼設定, 新增發票月份. 起始結束號碼, 目前號碼不需設定系統會自動帶入, 櫃台編號不用設定, 如圖 ( 圖 5-2-2) 三聯式發票機設定工作站設定工作站設定 : 於飯店系統 -> 系統管理 -> 參數設定 -> 工作站設定 -> 勾選發票開立工作站, 如圖 5-2-1

發票號碼設定發票號碼設定 : 使用三聯式發票機, 發票號碼不必像電子式需要設定, 只要於每次更換發票號時, 輸入第一張發票號碼即可, 每列印一筆發票後, 發票號碼會自動加 1 5-2-3

3 發票號碼設定發票號碼設定 : 使用三聯式發票機, 發票號碼不必像電子式需要設定, 只要於每次更換發票號時, 輸入第一張發票號碼即可, 每列印一筆發票後, 發票號碼會自動加飯店系統發票機功能設定其它週邊頁次其它週邊頁次 : 請選擇發票機設備名稱, 例如 : 柯達 ( 電子式套表 ) Start SP320( 三聯式發票機 ) 等等選擇下列是否勾選 : 如圖收款後自動進入發票開立作業 2. 是否一律開立三聯式發票 ( 三聯式均含稅 )( 如果沒有勾選時, 發票有輸入統編則為三聯式含稅, 反之則為二聯式, 無稅額 ) ( 圖 5-2-3) 設定發票項目設定發票項目 : 設定項目編號由 1 開始及發票項目名稱, 例如 :1 房租 2 餐飲等, 項目只能設定飯店可開立的營業項目, 不可以自行加入其它項目 ( 開立項目需向國稅局申請核可後方可使用 ) 如圖 ( 圖 5-2-4)

消費項目設定消費項目設定 : 設定那些消費項目要帶入發票項目, 例如 : 消費項目

4 消費項目設定消費項目設定 : 設定那些消費項目要帶入發票項目, 例如 : 消費項目 - 住宿要入到發票項目的住宿項目, 請選擇住宿再按修改, 點選發票開立項目右方的圖示, 選擇要入到先前設好的那一個發票項目, 依此類推去做設定, 如圖 ( 圖 5-2-5) 5-3 電子式發票系統操作說明發票開立作業 A. 散客於退房頁次或按滑鼠左鍵選擇發票開立進入開立作業 B. 團體發票開立由訂房作業, 先找出欲開立的團體訂單, 點選印表機圖示內的發票開立作業散客團體 ( 圖 5-3-1)

訂金收款發票開立訂金收款發票開立 : 訂金收款新增後, 點選欲開立的訂金, 點選發票開立, 如下圖 ( 圖 5-3-2) 5-3-2 發票開立流程進入發票開立作業後, 系統會自行帶入發票號碼, 確認號碼後輸入統編,

按開立即可發票開立過後, 己開立金額會加上本次開立金額下方的已開金額及應開金額 ( 房間的消費總額不含代支 ) 可以知道該房間目前己開多少, 是否有溢開發票, 如圖 5-3-2 ( 圖 5-3-3)

5 訂金收款發票開立訂金收款發票開立 : 訂金收款新增後, 點選欲開立的訂金, 點選發票開立, 如下圖 ( 圖 5-3-2) 發票開立流程進入發票開立作業後, 系統會自行帶入發票號碼, 確認號碼後輸入統編, 信用卡號 ( 收款方式刷卡才要輸入 ), 收款方式, 卡別 ( 信用卡種類 ), 如果先前在消費科目設定內有設定發票開立入帳項目時, 項目及金額會自動帶入, 開立金額可手動修改調整, 檢查開立的所有項目沒有問題時, 按開立即可發票開立過後, 己開立金額會加上本次開立金額下方的已開金額及應開金額 ( 房間的消費總額不含代支 ) 可以知道該房間目前己開多少, 是否有溢開發票, 如圖 ( 圖 5-3-3) 手動新增發票開立項目 : 如果在先前沒有設定發票項目自動帶入, 請手動新增, 按快速鍵 F3 F4 或直接點選品名, 輸入單價及數量後按確定, 並檢查發票開立內容確定全部無誤時, 按發票開立, 發票開立後, 下次進入時發票號碼會自動加 1 號

6 ( 圖 5-3-4) 重印發票 ( 退房後為補印發票 ).). 發票作廢散客退房前於房間上按左鍵選擇已開立發票查詢; 退房後, 由已退房查詢找出該筆住房資料, 點選已開立發票查詢, 再按重印 ( 補開 ) 發票或是發票作廢團體由訂房作業, 先找出欲開立的團體訂單, 點選印表機圖示內的已開立發票查詢. 再按重印 ( 補開 ) 發票或是發票作廢重印發票只能重印同一張發票, 且內容不能修改稽核人員可以從事件檢視內, 查詢重開發票的資料, 以追踪是那一位櫃台操作的 5-4 發票開立維護 ( 會計操作 ) 一般為會計作業及稽核發票開立明細查詢先選擇欲查看的發票, 點選發票開立明細, 即可看到此一發票的明細 ( 圖 5-4-1) 手開發票輸入用來將手開發票輸入到系統內, 用以將手開和電子發票一併申報用手發票輸入電腦後, 電腦就可以記錄下每一張開立的手開發票, 以方便稽核人員查帳

( 圖 5-4-2) 5-4-3 分離稅額點選分離稅額後, 系統會詢問是否將所有二聯式發票分離稅額, 確定後, 會將所有稅額分離, 例如 : 開立二聯式發票 100 元時, 銷售額為 100 稅額 0; 分離後, 銷售額為 95 稅額 5 5-4-4

7 ( 圖 5-4-2) 分離稅額點選分離稅額後, 系統會詢問是否將所有二聯式發票分離稅額, 確定後, 會將所有稅額分離, 例如 : 開立二聯式發票 100 元時, 銷售額為 100 稅額 0; 分離後, 銷售額為 95 稅額發票作廢點選要作廢的發票, 按發票作廢後即可看到該發票號碼欄內的狀態內容為作廢, 欲取消作廢再按一次發票作廢即可 ( 圖 5-4-3) 發票開立報表之使用每二個月由會計列印發票開立報表報稅用 (3 月申報 1 2 月發票,5 月申報 3 4 發票依此類推 )

5-5 印表機自訂紙張設定本節自訂印表機設定, 適用於 WINDOWS 2000 系列 (SERVER/ 個人版均同 )

8 ( 圖 5-4-4) 如果 5-4-4, 勾選查詢方式依發票號碼查詢 : 輸入發票號碼區間查詢依日期區間查詢 : 輸入日期區間查詢輸入查詢方式後, 選擇是否勾選含作廢發票或只印手開發票查詢統一編號及稅籍編號如果有輸入, 報表就會列印出來 5-5 印表機自訂紙張設定本節自訂印表機設定, 適用於 WINDOWS 2000 系列 (SERVER/ 個人版均同 ) WINDOWS XP WINDOWS2003, 不適用於 98 ME 等系統 ( 從印表機內容去自訂紙張大小 ) ( 圖 5-5-1)

( 圖 5-5-2) 注意 : 圖 5-5-2 的格式描述, 自訂是給予此格式的一個名稱, 也可以設成中一刀標籤或發票等, 用以區別印表機的紙張格式,

9 ( 圖 5-5-2) 注意 : 圖的格式描述, 自訂是給予此格式的一個名稱, 也可以設成中一刀標籤或發票等, 用以區別印表機的紙張格式, 如果目前設成發票, 則往後的自訂均要選擇發票在欲設定的印表機驅動程式上按右鍵選內容, 設定如下 : 1. 點選裝置設定值, 曳引送紙選擇發票, 如圖點選進階 -> 列印預設值 -> 進階 -> 修改紙張大小選擇發票以及列印品質選 180*180( 列印速度較快,360*360 列印品質較高但速度慢 ), 如圖點選一般 -> 列印喜好設定 -> 進階 -> 修改紙張大小選擇發票以及列印品質選 180*180 ( 圖 5-5-3)

10 ( 圖 5-5-4) 5-6 電子發票申請辦法申請電子式統一發票廠商必須提供之文件 : 1. 電子式統一發票防弊措施操作手冊 -> 靈知提供 2. 申請文件 -> 會計師事務所代為填寫申請文件 3. 發票套印格式 -> 電子式發票需提供發票套印格式, 客戶自己提供 4. 發票機型號及手冊 -> 電子式發票機提供印表機型號 ; 三聯式發票機提供機器型號, 並附上手冊電子式統一發票防弊措施 1. 每位使用者皆需使用個人之帳號及密碼, 方能進入資訊管理系統 2. 開立每張統一發票均記錄開立人員之帳號 3. 一個發票號碼只能印出一張發票, 不能重覆列印 4. 印表機卡紙時, 必須將發票作廢, 並以新發票號碼重新開立發票 5. 稅捐機關所配發之發票號碼均須輸入電腦, 發票開立時, 電腦會檢查發票號碼是否在配號之範圍內 6. 若發票號碼用完, 則無法開立發票 7. 統編檢查 : 例如 : 統一編號邏輯乘數 ( 此數固定 )( 與統一編號上下對應相乘 ) 乘積乘積之和 ( 乘積若超過兩位則個位與十位相加 ) =40 ( 將相加之和再相加 ) 若能被 10 整除則符合邏輯發票號碼 : 前二碼為字軌, 後 8 碼為數字 8. 檢查號碼 :( 此檢查號碼計算公式不得公開 ) 月 X 日 X 發票號碼後 2 碼, 取最後 2 位數為 [ 檢查號碼 ] 例如 : 發票號碼月份 5 日 14 公式 : 5 X 14 X 36 = 2520 檢查號碼為 20

DeskJet F2180 DeskJet F4185 Deskjet F4280 DeskJet D2460 OK N/A N/A DeskJet 1660 OK ( 無提供 Win 2000 驅動 ) N/A N/A PSC 1315 Photosmart 2575 Photosmart C13

DeskJet F2180 DeskJet F4185 Deskjet F4280 DeskJet D2460 OK N/A N/A DeskJet 1660 OK ( 無提供 Win 2000 驅動 ) N/A N/A PSC 1315 Photosmart 2575 Photosmart C13 DPR-1061/1020/2000 印表機相容測試清單 * 若您所查詢之印表機不在以下列示清單中的話, 代表該印表機為不支援或該型號尚未測試驗證, 建議先與印表機廠商確認您所使用的印表機是否可支援搭配列印伺服器及網路列印使用相關資訊 : 1. 以下為實際通過 DPR-1061 測試的型號以多功能事務機為主, 並必須搭配 PS-Software 中的 PS-Link 軟體使用, 一般印表機 ( 噴墨,